Tempo di conservazione contabile di archivio. Come conservare i documenti di carta? Quali documenti vengono trasmessi all'archivio

Doveri dei contribuenti (tasse di tasse)

1. Sono richiesti contribuenti:

8) per quattro anni per garantire la sicurezza dei dati contabili e altri documenti necessari per il calcolo e il pagamento delle imposte, nonché i documenti che confermano il reddito ricevuto (per le organizzazioni - anche le spese prodotte) e le tasse a pagamento (mantenute);

Se ci sono motivi sufficienti che svolgono un'ispezione di motivi sufficienti per ritenere che i documenti che indicano la Commissione dei reati possano essere distrutti, nascosti, modificati o sostituiti, il sigillo di questi documenti è effettuato nel modo di cui all'articolo 94 del presente Codice , sull'atto redatto da questi funzionari. Nell'atto sul fissaggio dei documenti, la necessità di scavi deve essere motivata e viene fornita un elenco di documenti studiati. Il contribuente ha il diritto quando i documenti sono notati per fare commenti che devono essere inseriti nell'atto. I documenti sequestrati devono essere numerati, posati e fissati con la stampa o la firma del contribuente (agente fiscale, pagatore della collezione). In caso di rifiuto del contribuente (agente fiscale, pagatore della collezione), il sigillo o la firma sono fatti dei documenti disegnati a riguardo, è fatto un segno speciale. Una copia dell'atto sulla secassaggio dei documenti viene trasmessa al contribuente (agente fiscale, pagatore della collezione).

1. Il fissaggio dei documenti e degli articoli è effettuato sulla base di una decisione motivata del funzionario dell'autorità fiscale che effettua l'audit fiscale di uscita.

La decisione specificata è soggetta all'approvazione da parte del capo (suo deputato) dell'autorità fiscale, che ha preso la decisione di condurre un audit fiscale.

2. Non è permesso produrre la sicurezza dei documenti e degli articoli di notte.

3. La ricezione di documenti e articoli è realizzata in presenza di comprensibile e persone che producono una secessione di documenti e articoli. Nei casi necessari, uno specialista è invitato a partecipare alla produzione di recesso.

Prima dell'inizio dello scavo, l'autorità fiscale pubblica il decreto sulla produzione di scavi e spiega a quelli presenti dai loro diritti e obblighi.

4. La persona ufficiale dell'autorità fiscale offre una persona che ha una secessione di documenti e articoli, dona loro volontariamente, e in caso di rifiuto, la rientranza è forzatamente.

Se una persona non riesce a fare, rivelare i locali o altri luoghi in cui i documenti e gli articoli sono soggetti a recesso, il funzionario dell'Autorità fiscale ha il diritto di farlo da solo, evitando la causalità di stitichezza, porte e altro elementi.

5. I documenti e gli elementi che non sono collegati al tema dell'audit fiscale non sono soggetti a ritiro.

6. Sulla produzione di recesso, le convulsioni dei documenti e dei soggetti includono un protocollo in conformità ai requisiti di cui all'articolo 99 del presente Codice e del presente articolo.

7. I documenti e gli elementi sequestrati sono elencati e descritti nel protocollo di rientranza sia nell'aggiunta ad esso con un'indicazione accurata dei nomi, delle quantità e dei singoli segni di oggetti e, se possibile, il costo degli articoli.

8. Nei casi in cui le misure di controllo fiscale non sono sufficienti copie di documenti della persona ferita e le autorità fiscali hanno una ragione sufficiente per ritenere che i documenti originali possano essere distrutti, nascosti, corretti o sostituiti, il funzionario dell'autorità fiscale ha il diritto di ritirare i documenti originali nel modo prescritto dalla procedura fornita per questo articolo.

Quando il ritiro di tali documenti, le copie sono fatte da loro, che sono certificate dall'ufficiale ufficiale dell'autorità fiscale e sono trasferite alla persona da cui vengono ritirate. Se è impossibile effettuare o trasmettere copie effettuate simultaneamente con il sequestro dei documenti, l'autorità fiscale li trasmette a una persona che è stata ritirata dai documenti entro cinque giorni dal sequestro.

9. Tutti i documenti e gli articoli sequenziali sono presentati ad altre persone che partecipano alla produzione di scavi e, se necessario, sono confezionati nel luogo di rientranza.

I documenti sequestrati devono essere numerati, posati e fissati con la stampa o la firma del contribuente (agente fiscale, pagatore della collezione). Nel caso di un rifiuto del contribuente (agente fiscale, una tassa di raccolta), il sigillo o la firma sono effettuati dai documenti disegnati su questo nel protocollo sullo scavo, viene effettuato un segno speciale.

10. Una copia del protocollo sulla sicurezza dei documenti e degli articoli viene assegnata al ricevimento o ha inviato una persona che ha questi documenti e articoli.

E.v. Waitman.Esperto della rivista di corriere fiscale russa, con la partecipazione di specialisti del FTS della Russia
Journal "Corriere fiscale russo", №6 per il 2009

Tutte le operazioni economiche condotte da qualsiasi organizzazione dovrebbero essere emesse da documenti esclusivi. Sono documenti contabili primari e servono come base per la contabilità. Ciò si dice al paragrafo 1 dell'articolo 9 della legge federale del 21.11.96 n. 129-FZ (di seguito denominato la legge n. 129-FZ). Inoltre, gli stessi documenti sono utilizzati per calcolare e pagare le tasse e le tasse. Spesso, l'archivio dei documenti per tutto il tempo di attività dell'azienda è così voluminoso che i nuovi documenti non hanno nessun posto dove ospitare. Quindi, dovresti capire quanto tempo necessario memorizzare determinati documenti. Forse alcuni di loro sono ora di distruggere

Documenti contabili

La durata totale della conservazione dei documenti contabili primari, i registri contabili e le relazioni contabili sono stabiliti nell'articolo 17 della legge n. 129-FZ. Dice che i documenti denominati dovrebbero essere conservati almeno cinque anni. Per determinare il tempo di conservazione dei tipi specifici di documenti, è necessario essere guidati dall'elenco dei documenti di gestione tipici presentati nelle attività delle organizzazioni, indicando il tempo di archiviazione approvato da Rosarhiva il 6 ottobre 2000 (di seguito - la lista). Le informazioni sui tipi più comuni di documenti sono presentate nella tabella seguente.

Nota: i termini stabiliti nella lista non devono essere conteggiati dalla data del documento e dal 1 ° gennaio del prossimo anno. Ciò è registrato nel paragrafo 2.9 istruzioni sull'applicazione dell'elenco approvato da Rosarhiva il 6 ottobre 2000 (di seguito indicato come istruzioni). Ad esempio, il calcolo del periodo di stoccaggio dei casi compilato dal workshop nel 2008, inizia il 1 ° gennaio 2009.

Inoltre, l'organizzazione, tenendo conto delle specifiche dell'attività, ha il diritto di aumentare la durata della conservazione dei documenti rispetto al termine stabilito nell'elenco (paragrafo 2.11 delle istruzioni). Una soluzione simile è rilasciata da ordine da parte della testa della società o sancisce la sua politica contabile.

Dichiarazioni fiscali e documenti di calcolo fiscale

Durata durante il quale l'organizzazione è tenuta a mantenere la segnalazione fiscale, stabilita nel paragrafo 170 dell'elenco. Pertanto, le dichiarazioni fiscali annuali devono essere memorizzate di almeno dieci anni, trimestrali - almeno cinque anni, mensilmente - almeno un anno. Se non vi è alcun reporting annuale (ad esempio, IVA), le dichiarazioni fiscali trimestrali e mensili devono essere mantenute almeno dieci anni. La segnalazione mensile in assenza di trimestre dovrebbe essere mantenuta almeno cinque anni.

Le scadenze per lo stoccaggio dei documenti, sulla base della quale l'organizzazione calcola le tasse e le tasse, non sono chiaramente stabilite ovunque. Solo al comma 8 del paragrafo 1 dell'articolo 23 del codice fiscale della Federazione Russa, è indicato che i contribuenti sono richiesti per quattro anni per garantire la sicurezza dei documenti necessari per calcolare e pagare le tasse. I documenti nominati, in particolare, includono i dati contabili e contabili fiscali, nonché altri documenti che confermano il ricevimento di reddito, spese, pagamento e ritenzione fiscale.

Un requisito simile è stabilito al comma 5 del paragrafo 3 dell'articolo 24 del codice fiscale della Federazione Russa per gli agenti fiscali. Per quattro anni, devono garantire la conservazione dei documenti necessari per calcolare, tenere premuto e trasferire le tasse.

Che data è questo termine di quattro anni? Il Ministero della Finanza della Russia ritiene che il corso di questo periodo inizia dopo il periodo di segnalazione (tasse) in cui il documento è stato utilizzato per l'ultima volta per elaborare la segnalazione fiscale, la competenza e il pagamento delle tasse, la conferma del reddito e delle spese ricevute (Lettera dal 18.10.2005 n. 03-03 04/2/83).

Nota

Per aziende di azioni congiunte - Regole speciali

Durata, durante le quali le società di azioni congiunte dovrebbero mantenere i loro documenti, sono stabiliti nei regolamenti della procedura e dei tempi di conservazione delle società congiunta, approvate dalla decisione del servizio fiscale federale della Russia datata il 16 luglio 2003 n. 03- 33 / PS. Quindi, le dichiarazioni contabili annuali sono obbligate a mantenere costantemente, cioè durante l'intero periodo del lavoro dell'organizzazione. I documenti di stoccaggio continui includono anche:

• documenti sulla creazione, riorganizzazione della società;
• carta della compagnia trasformata in esso modifiche e aggiunte;
• certificato di registrazione dello Stato della società;
• decisioni sul rilascio di titoli, prospetti delle emissioni di titoli;
• protocolli delle riunioni generali degli azionisti;
• protocolli delle riunioni del Consiglio di Amministrazione (Scheda di Vigilanza);
• elenchi di persone affiliate della società;
• disposizioni su rami e uffici rappresentativi della Società;
• protocolli del Consiglio (Direzione) della Società, le decisioni del Direttore (Direttore Generale, Presidente) della Società;
• votanti votanti;
• cONCLUSIONI DELLA COMMISSIONE DI AUDIT (revisore dei revisori) della Società, ecc.

Supponiamo che la società di azioni congiunta sia liquidata. Se ha un contratto con l'istituzione di Rosarhiva, documenti del periodo di stoccaggio permanente e per la composizione personale trasmette all'archivio di stato.

Se non vi è alcun rapporto contrattuale con l'archivio, l'archivio statale è obbligato ad adottare solo i documenti sul personale dei dipendenti della Società. Il luogo di conservazione dei restanti documenti è determinato dal Presidente della Commissione Liquidazione o dal Trustee di fallimento.

Se una società azionari congiunta cessa di attività a causa di una riorganizzazione, l'originale dei suoi documenti può essere trasferita solo a una delle società di nuova creazione (di norma, società con il valore più alto delle risorse nette)

La base fiscale e l'ammontare delle imposte sono determinate alla fine del periodo fiscale (paragrafo 1 dell'art. 55 del codice fiscale della Federazione Russa). Per le tasse di maggioranza, questo periodo è l'anno del calendario. L'eccezione è IVA, il periodo fiscale in cui il trimestre. Pertanto, la durata di conservazione dei documenti necessari per calcolare e pagare le tasse dovrebbe essere considerata dal giorno successivo alla fine del periodo fiscale.

Esempio 1.

LLC "Giacint" è stato registrato nell'aprile 2004. L'organizzazione applica il sistema fiscale complessivo.

Il quadrientino Durante il quale Hyacinth LLC dovrebbe archiviare documenti relativi ai calcoli sull'imposta sul reddito, l'ESN, la tassa di proprietà delle organizzazioni del 2004, è il periodo dal 1 ° gennaio 2005 al 31 dicembre 2008. Di conseguenza, i documenti utilizzati per calcolare le imposte specificate per il 2005, l'organizzazione sarà tenuta a mantenere fino al 31 dicembre 2009.

Piano di lavoro per i conti contabili, altri documenti di politica contabile, nonché i programmi di elaborazione dei dati dovrebbero essere memorizzati almeno cinque anni dopo l'anno, in cui sono stati utilizzati per compilare la contabilizzazione dell'ultima volta (paragrafo 2 dell'articolo 17 della legge n. 129-FZ)

Fino al 2008, il periodo fiscale dell'IVA è stato istituito come un mese di calendario e per determinate categorie di contribuenti - come un trimestre (articolo 163 del codice fiscale della Federazione Russa)

I contribuenti sono obbligati a presentare alle autorità fiscali e ai loro funzionari i documenti necessari per calcolare e pagare le tasse (sub. 6 pag. 1 dell'art. 23 del codice fiscale della Federazione Russa)

Gli agenti fiscali sono obbligati a presentare all'autorità fiscale ai propri documenti contabili necessari per il monitoraggio della correttezza del calcolo, della deduzione e del trasferimento delle imposte (sub. 4 del paragrafo 3 dell'art. 24 del codice fiscale della Federazione Russa)

La perdita rilevata dai risultati del 2001 (fino a quando l'entrata in vigore del codice fiscale 25 della Federazione Russa) può essere rinviata al futuro in un importo non superiore all'importo di una perdita, che è la numerazione 1 luglio 2001 (clausola 4 dell'articolo 10 della legge federale del 06.08 .2001 № 110-фз)

Allo stesso tempo, nel quadro dell'uscita dell'uscita audit fiscale, un periodo non superiore ai tre anni di calendario che precede l'anno, che ha preso una decisione sulla conduzione di un audit (paragrafo 4 dell'articolo 89 del codice fiscale della Federazione Russa). Ad esempio, l'audit fiscale designato il 31 dicembre 2008 può coprire il 2005-2007 e continuare il massimo entro sei mesi del 2009. Quindi, per tutto il tempo di controllo, l'organizzazione è obbligata a mantenere i documenti relativi ai calcoli fiscali per il periodo controllato. Ma è così obbligata a farlo secondo la legge n. 129-FZ. Dopo tutto, la base per il calcolo delle imposte, di regola, è gli stessi documenti contabili primari utilizzati per riflettere le operazioni contabili. La durata minima di scaffale di tali documenti è di cinque anni (clausola 1, articolo 17 della legge n. 129-FZ). Si scopre che, secondo la legislazione sulla contabilità, durante l'anno in corso, l'organizzazione è obbligata a mantenere i documenti relativi ai calcoli fiscali e per tali periodi che le autorità fiscali non possono controllare non può più.

Soprattutto lo stoccaggio della conservazione degli acquisti di acquisti e libri di vendita. È installato nei paragrafi 15 e 27 delle regole per condurre riviste di riviste e fatture di fatture di fatture, libri di acquisti e libri di vendita nei calcoli sull'imposta sul valore aggiunto approvato dal decreto del governo della Federazione Russa del 02.12. 2000 n. 914. La sua durata minima - cinque anni completi con ultimi record in questi documenti.

Nota inoltre che, secondo il paragrafo 150, l'elenco delle organizzazioni di fattura espositiva e ricevuta dovrebbe memorizzare almeno cinque anni. Tuttavia, se c'erano disaccordi con i verificatori durante la tassa o altro audit, la fattura deve essere mantenuta prima della decisione finale sui risultati di questo test.

Nonostante il fatto che le fatture debbano essere conservate per almeno cinque anni, l'organizzazione non è obbligata a presentare su richiesta dell'autorità fiscale della fattura, il cui periodo di archiviazione di quattro anni è già scaduto. Ad esempio, avendo ricevuto una richiesta per l'ispettorato fiscale sulla presentazione della fattura per il 2004, il contribuente (Agente fiscale) non può essere eseguito.

ESEMPIO 2.

Usiamo la condizione di esempio 1. Ad esempio, fino al 2008, il periodo fiscale su IVA per LLC "Hyacinth" era un mese di calendario.

I libri di acquisti e libri di vendita per aprile 2004 L'organizzazione dovrebbe essere conservata fino al 30 aprile 2009 (a condizione che gli ultimi record siano stati effettuati nell'aprile 2004).

La durata di scaffale di cinque anni delle fatture non valide e ricevute è calcolata dal 1 ° gennaio dell'anno successivo all'anno della loro compilazione - dal 1 ° gennaio 2005. Cioè, le fatture datate aprile 2004, Hiacint LLC è obbligata a mantenere fino al 31 dicembre 2009.

Dal 2004-2007, il periodo fiscale per l'IVA per la Società è stato un mese di calendario, una durata di scaffale di quattro anni di altri documenti necessari per il calcolo dell'IVA è determinata in relazione a ogni mese. Periodo di stoccaggio minimo obbligatorio di documenti utilizzati dall'organizzazione per il calcolo dell'IVA per aprile 2004 - dal 1 ° maggio 2004 al 30 aprile 2008.

La durata di scaffale di quattro anni dei documenti relativi al calcolo dell'IVA per il primo trimestre del 2008, inizia il 1 ° aprile 2008 e termina il 31 marzo 2012. Libri di acquisti e libri Vendite per il primo trimestre del 2008, la società sarà tenuta a mantenere fino al 31 marzo 2013 (se gli ultimi record in essi sono stati effettuati nel marzo 2008) e fatture per questo periodo - fino al 31 dicembre 2013 .

Quindi, i documenti contabili primari devono essere conservati almeno cinque anni. Tuttavia, in alcune situazioni, i documenti di acquisizione dovrebbero essere mantenuti molto più a lungo.

Situazione 1. L'organizzazione trasferisce perdite per il futuro

Conformemente all'articolo 283 del Codice Fiscale della Federazione Russa, la Società, che è un pagatore di imposta sul reddito, ha il diritto di ridurre la base fiscale dell'attuale periodo fiscale nell'ammontare della perdita ottenuta con la tassa precedente periodi. La perdita può essere trasferita al futuro per dieci anni a seguito del periodo fiscale in cui è stato ottenuto (paragrafo 2 dell'art. 283 del codice fiscale della Federazione Russa).

Durante l'intero periodo di perdita di perdite, l'organizzazione dovrebbe archiviare documenti che confermano l'importo della perdita sostenuta. Ciò è detto al paragrafo 4 dell'articolo 283 del codice fiscale della Federazione Russa. In una lettera dal 04/03/2007 n. 03-03-06 / 1/206, il Ministero delle Finanze della Russia ha spiegato che la cancellazione delle perdite è possibile solo quando presentano documenti primari confermando il risultato finanziario ottenuto.

Sono stabiliti requisiti simili per i pagatori di imposta e organizzazioni agricole unificate che applicano un sistema di tassazione semplificato. Quando si trasferiscono perdite al futuro, sono anche tenuti a memorizzare i documenti che confermano l'importo della perdita sostenuta e l'importo su cui la base fiscale è stata ridotta per ciascun periodo fiscale. Questo è indicato al paragrafo 5 dell'articolo 346.6 e paragrafo 7 dell'articolo 346.18 del codice fiscale, rispettivamente.

ESEMPIO 3.

Azaliya LLC è un contribuente di profitto. Alla fine del 2003 è stata ottenuta una perdita nella contabilità fiscale dell'organizzazione. La sua quantità è stata trasferita al futuro durante le parti 2006-2008 in parti.

Secondo i requisiti della legislazione fiscale, i documenti contabili primari richiesti per calcolare l'imposta sul reddito per il 2003, l'organizzazione è stata tenuta a essere conservata per quattro anni - fino al 31 dicembre 2007. Poiché l'importo della perdita del 2003 ha ridotto le basi fiscali del 2006-2008, la Società continua a memorizzare i documenti specificati. Deve mantenerli per quattro anni dopo la fine del 2008 (l'anno scorso, la base delle tasse è stata ridotta dall'importo della perdita degli anni passati) - fino al 31 dicembre 2012.

Situazione 2. Le perdite rilevate degli anni passati o dei debli sono cancellati

Le perdite dei periodi di imposta passati identificati dal contribuente nell'attuale rapporto di reporting o fiscale sono pari ai costi di non decorrizione sulla base del comma 1 del paragrafo 2 dell'articolo 265 del codice fiscale della Federazione Russa. In altre parole, tali perdite riducono la base fiscale per la tassa sul reddito in cui sono state identificate.

Inoltre, la quantità di debiti senza speranza equalizza anche gli importi dei debiti senza speranza, e nel caso in cui l'organizzazione costituisca una riserva per debiti dubbi, la quantità di debiti senza speranza, non coperti a spese della riserva (Sub. 2 del paragrafo 2 di Arte. 265 del codice fiscale della Federazione Russa).

Come regola generale stabilita al paragrafo 1 dell'articolo 252 del codice fiscale della Federazione Russa, quando si calcola la tassa sul reddito, è possibile riconoscere solo tali spese che sono documentate. Significa che tenersi in considerazione ai fini della tassazione della perdita degli anni passati, identificati nell'anno in corso o scrivere debiti senza speranza, l'organizzazione dovrebbe avere documenti di conferma pertinenti. Inoltre, è obbligato a mantenere questi documenti almeno quattro anni dopo la fine dell'anno, la base delle tasse è stata ridotta dall'ammontare della perdita specificata o ha scritto il debito senza speranza.

Situazione 3. L'organizzazione possiede mezzi di base

Supponiamo, di proprietà dell'azienda c'è uno strumento fondamentale che è stato acquistato più di dieci anni fa. Sembrerebbe che la durata di conservazione dei documenti sulla sua acquisizione e la messa in servizio sia già scaduta.

Tuttavia, tali documenti devono essere mantenuti durante l'intero utilizzo utile dell'oggetto. Dopotutto, durante questo periodo, l'organizzazione addebita il deprezzamento delle tasse e della contabilità. Per riconoscere le detrazioni di deprezzamento, durante l'intero periodo di ammortamento, deve avere documenti che confermano l'acquisizione di un oggetto e messa in servizio.

Inoltre, dal valore residuo delle immobilizzazioni, la società paga la tassa sulla proprietà. Pertanto, sono necessari anche documenti denominati per sostenere gli insediamenti su questa tassa.

Supponiamo che l'organizzazione abbia deciso di vendere proprietà ammortizzate. Secondo il comma 1 del paragrafo 1 dell'articolo 268 del codice fiscale, ha il diritto di ridurre il reddito ricevuto dalla vendita sul valore residuo di questa proprietà. Ma il valore residuo dell'oggetto dovrebbe essere confermato dai documenti pertinenti.

Pertanto, anche se l'organizzazione che possiede la proprietà ammortizzabile non lo pianifichi da vendere, documenti sull'acquisizione di questa proprietà, metterlo in funzione, il calcolo degli importi degli ammortamenti è consigliabile mantenere in tutto il lavoro dell'azienda.

In caso di realizzazione di altre proprietà (ad eccezione dei titoli, prodotti di produzione propria, prodotti acquistati), l'organizzazione riduce il reddito ricevuto sul prezzo di acquisto o sulla creazione di questa proprietà (sotto. 2 del paragrafo 1 dell'art . 268 del codice fiscale della Federazione Russa). Naturalmente, a condizione che possa confermare il prezzo specificato. In assenza di tali documenti, la Società non ha il diritto di ridurre la base fiscale per l'imposta sul reddito sull'importo dei costi per l'acquisizione della proprietà, poiché tali costi non sono conformi ai requisiti del paragrafo 1 dell'articolo 252 del codice fiscale della Federazione Russa. I tempi della conservazione di questi documenti in questo caso non importa. Una posizione simile è riportata nella lettera del Ministero della Finanza della Russia del 15 settembre 2005 n. 03-03-02 / 84.

Conservazione dei documenti

Le spese sono rilevate come i costi dei contribuenti ragionevoli e documentati e nei casi stipulati nell'articolo 265 del codice fiscale della Federazione Russa, danni sostenuti da loro (paragrafo 1 dell'art. 252 del codice fiscale della Federazione Russa)

Per scopi fiscali, il valore residuo degli oggetti di proprietà ammortizzabile è determinato dalle norme di cui al paragrafo 1 dell'articolo 257 del codice fiscale della Federazione Russa

L'elenco dei documenti della società azionario congiunto, che dovrebbe essere conservato nella posizione dell'organismo esecutivo, è istituito al paragrafo 1 dell'articolo 89 della legge federale del 26.12. 95 № 208-фз

Le condizioni in cui l'EDP nel documento elettronico equivale alla propria firma nel documento sul documento su carta, immagazzinato all'articolo 4 della legge federale del 10 gennaio 2002 n. 1-FZ "sulla firma digitale elettronica"

Organizzazioni i cui documenti non sono soggetti alla ricezione agli archivi statali o comunali, distruggere i documenti con periodi di stoccaggio scaduti senza coordinamento con le autorità di archiviazione (clausola 3.9 delle istruzioni)

La responsabilità di organizzare lo stoccaggio dei documenti contabili, i registri contabili e le relazioni contabili sono a carico del capo dell'organizzazione (clausola 3 dell'articolo 17 della legge n. 129-FZ)

Il luogo di archiviazione dei documenti ogni organizzazione determina indipendentemente. Di norma, la maggior parte dei documenti è pubblicata nell'ufficio dell'azienda. Con notevoli quantità di documentazione, è consigliabile allocare un luogo speciale per l'archivio o addirittura affittare una stanza separata dove i documenti elaborati non sono più utilizzati nel lavoro corrente.

Un'altra opzione è di trasferire documenti per lo stoccaggio in un'azienda di archiviazione specializzata. Tuttavia, se l'organizzazione è una società azionaria congiunta, quindi deve tenere conto della seguente funzionalità. Al paragrafo 2 dell'articolo 89 della legge federale del 26 dicembre 1995 n. 208-FZ afferma che un certo numero di documenti dovrebbe essere conservato nel luogo di trovare il suo corpo esecutivo. Tali documenti, in particolare, includono report contabili, documenti contabili, documenti che confermano i diritti dell'azienda sulla proprietà sul suo bilancio.

Naturalmente, nel tempo, il volume degli archivi di qualsiasi organizzazione aumenta, sono necessari nuovi locali per accoglierli. Forse è più conveniente memorizzare documenti non in carta, ma in forma elettronica?

Tale opportunità è prevista direttamente per i documenti contabili primari e i registri contabili (clausola 7 dell'articolo 9 e paragrafo 1 dell'art. 10 della legge n. 129-FZ). Inoltre, nell'articolo 314 del codice fiscale della Federazione Russa, si afferma che i registri contabili fiscali sono condotti su carta, elettronicamente o qualsiasi media macchina. Ciò dovrebbe garantire la loro protezione contro le correzioni non autorizzate.

In una lettera dal 27/07/2008 n. 07/07/07 / 1-314, il Ministero delle Finanze della Russia ha spiegato che è consentito la conservazione dei documenti primari, contabili e documenti contabili e imposte in formato elettronico, se non diversamente fornito da Gli atti giuridici normativi della Federazione Russa e, a condizione che i documenti elettronici CSSED utilizzando la firma digitale elettronica (EDS).

Le regole di base degli archivi delle organizzazioni sono approvate dalla decisione del Collegio Rosarhiva del 06.02.2002 (di seguito - le regole di base). Nel paragrafo 2.3.1 delle norme di base, è stato stabilito che ogni anno è necessario condurre un esame dei valori dei documenti, cioè per determinare i tempi del loro archiviazione e selezionare i documenti per lo stoccaggio a lungo termine e distruzione.

Distruzione e smaltimento dei documenti

Documenti, il periodo di stoccaggio è scaduto, l'organizzazione ha il diritto di distruggere in modo indipendente (rottura manualmente o con l'aiuto di un trituratore, buttare via, bruciare) o trasferire a disposizione a una società specializzata impegnata nel riciclaggio di materie prime secondarie . L'elenco dei documenti da distruggere o lo smaltimento è approvato dal capo dell'organizzazione. Può essere decorato sotto forma di un ordine o ordine della testa o sotto forma di un atto sviluppato dalla società in modo indipendente. Di seguito è riportato un campione esemplare di tale atto.

Immagine. Esempio di legge sui documenti di selezione per la distruzione

Inoltre, l'organizzazione può utilizzare un campione di un atto sull'attività sulla distruzione della distruzione dei documenti non soggetti a stoccaggio. La sua forma approvata nell'appendice n. 4 alle regole di base.

Quando si elabora un elenco di documenti distrutti, non è necessario indicare i dettagli di ciascun documento. Ciò deriva dalle disposizioni della clausola 2.4.5 delle regole di base. Dice che gli affari omogenei (documenti) contribuiscono all'atto secondo l'intestazione generale, indicando il numero di casi assegnati a questo gruppo (ad esempio, i rapporti anticipati per il 2000).

Il trasferimento dei documenti per lo smaltimento è redatto dalla fattura, che indica la data di trasferimento, il numero di documenti trasmessi (il numero di cartelle, scatole, ecc.) E il peso della carta per rifiuti di carta. L'esportazione di caricamento e smaltimento è effettuata sotto il controllo del dipendente responsabile della sicurezza dei documenti nell'organizzazione (pagina 2.4.7 delle regole di base).

Se la società distrugge i documenti da solo, questo fatto, dichiara un atto separato sulla distruzione dei documenti. Poiché non esiste una forma unificata, è anche compilata in una forma arbitraria. Va notato che la distruzione dei documenti sulla scadenza del periodo di conservazione è il diritto, e non la responsabilità dell'organizzazione (vedere la lettera del Ministero della Finanza della Russia del 18 ottobre 2005 n. 03-03-04 / 2/83). In altre parole, la società può continuare a memorizzare documenti anche dopo le scadenze per il loro spazio di archiviazione obbligatorio.

Responsabilità per la perdita di documenti

Imposta. La mancanza del contribuente dei documenti primari, delle fatture o dei registri contabili è considerata una grave violazione delle norme per il reddito e le spese contabili e le strutture fiscali. Per tale violazione nell'articolo 120 del codice fiscale, è responsabile sotto forma di una multa di:

5000 strofinarsi., - Se non ci sono documenti per un periodo fiscale;

15 000 strofinati. - in assenza di documenti in più di un periodo fiscale;

10% della quantità di tasse non retribuite, ma non meno di 15.000 rubli, - se a causa della mancanza di documenti, la base fiscale è stata sottovalutata.

Inoltre, se il contribuente (pagatore della raccolta, agente fiscale) non presenterà documenti o altre informazioni sulla richiesta dell'ispezione fiscale, una multa di 50 rubli viene addebitata da esso. Per ogni documento imprevisto (paragrafo 1 dell'art. 126 del codice fiscale della Federazione Russa).

Amministrativo. La violazione delle regole di stoccaggio, ritiro, contabilità o utilizzando documenti d'archivio comporta un avvertimento o un'istituzione di un ammendo amministrativo sui funzionari dell'importo da 300 a 500 rubli. Questo è indicato nell'articolo 13.20 del codice amministrativo. Per la violazione dell'ordine e dei termini di stoccaggio dei documenti contabili sui funzionari, può essere imposto una sanzione amministrativa nell'ammontare da dal 2000 a 3000 rubli. (Art. 15.11 Codice amministrativo della Federazione Russa).

Penale. Il rapimento, la distruzione, il danno o l'occultamento dei documenti ufficiali commessi da mercenari o altri interessi personali sono puniti con una multa fino a 200.000 rubli. o nella quantità di salari o altri proventi di detenuti per il periodo fino a 18 mesi o lavori correttivi per un massimo di due anni, o arrestati per un massimo di quattro mesi o la reclusione per un massimo di un anno (paragrafo 1 dell'art. 325 di Il codice penale della Federazione Russa)

Poiché le pratiche mostrano, in quasi tutte le moderne imprese nazionali, il maggior volume di documentazione genera contabilità. Comprensione: è in questo dipartimento che lavora con il denaro e ciascuna del genere ha bisogno di fissazione ufficiale sulla carta. Inoltre, il periodo di stoccaggio dei documenti primari nell'organizzazione è istituito legalmente, e quindi non sarà possibile liberarsi di "pezzi" non sarà così possibile, dovranno tenerli almeno diversi anni e solo dopo quello distrugge. A proposito, il processo di sbarazzarsi della carta dei rifiuti non è facile, ha un numero di caratteristiche specifiche. Su tutto questo - oltre.

Documenti, documenti ...

Se porti le statistiche sul numero di documenti prodotti, si scopre che in quasi tutte le moderne imprese nazionali di contabilità - questa è una fonte dell'80-90% dei documenti cartacei. Non è solo necessario memorizzarli. Le restrizioni definiscono non solo ciò che la durata minima di conservazione dei documenti contabili primari è corretta (di solito varia da cinque anni a un decennio), ma anche in quali condizioni dovrebbero essere questi oggetti. Allo stesso tempo, dovrebbe essere ricordato che esiste una divisione di documentazione per lo stoccaggio temporaneo e permanente.

Tuttavia, come spettacoli di pratiche, non in ciascun responsabile della società sono interessati a affrontare le complessità di cui i tempi di archiviazione per i documenti primari. Per sbarazzarsi di te stesso da mal di testa, puoi utilizzare i servizi di aziende di archiviazione specializzate. In tale solida, sanno esattamente quale tipo di documenti quanto tempo dovrebbe essere memorizzato, in quali condizioni, soggetti a quali regole. Inoltre, tale organizzazione ha capacità tecniche per distruggere attendibili per lo stoccaggio della documentazione, quando la timeline è scaduta. È davvero conveniente, ma vale la pena. Se si desidera salvare, dovrai evidenziare una stanza speciale nell'ambito dell'archivio e approfondire la durata per la conservazione dei documenti contabili primari nell'organizzazione per legge.

Voglio - non voglio

Il problema, a proposito, non sorge da zero. Le leggi vigenti stabiliscono il tempo di archiviazione dei documenti contabili primari e nel quadro di qualsiasi impresa devono essere osservati. Dalla legge ne consegue che qualsiasi entità giuridica esistente ha assegnato i doveri di preservare la documentazione. Ciò significa che non svolge il ruolo dell'attività - se si tratti di un imprenditore privato, da solo leader, o una grande preoccupazione, devono ancora prendersi cura dello stoccaggio delle relazioni contabili e di altre documentazione. È importante studiare la legislazione sull'argomento delle scadenze stabilite per lo stoccaggio di documenti primari elettronici, carta, in modo che in caso di situazione dei conflitti con il contraente o quando si controlla l'autorità di controllo, non è interessato. Inoltre, la non conformità con gli intervalli di tempo stabiliti dalla legge può provocare una notevole ammenda durante il controllo. La normativa vigente contiene regolamenti che disciplinano la durata minima dei documenti contabili primari. È importante che il business sia sicuro, e la condotta degli affari nel nostro paese si distingueva per la legalità, conforme alle regole stabilite.

Qual è il termine per lo stoccaggio di documenti primari elettronici, il documento è stabilito ora, racconta la 125a legge federale, adottata nell'ottobre 2004. Sulla base del titolo, è dedicato agli archivi e alle attività corrette. È in questo documento ufficiale che sono considerate le peculiarità del deposito dei documenti ufficiali prodotti dal dipartimento contabile. Qui puoi trovare entrambe le funzionalità che consentono di distinguere tra la documentazione di deposito temporaneo e costante e le scadenze caratteristiche di uno o di un altro tipo di documenti.

Chi si applica?

Le responsabilità per il rispetto del tempo minimo di stoccaggio dei documenti primari sono assegnate a:

• istanze del governo locale;
• agenzie governative;
• imprenditori;
• imprese;
• persone Leader Attività imprenditoriali.

Osservare la legge dovrà essere applicata alla documentazione di archiviazione, compreso il relativo personale. L'intero intervallo di carta specificato nella legge deve essere in un luogo sicuro. Oltre alle leggi federali, le peculiarità dello stoccaggio dei documenti primari e dei registri contabili sono interessati in una serie di documentazione normativa che agisce sia nel paese nel suo complesso che in ogni singola regione. Tuttavia, il documento più importante è la 125a legge sopra menzionata, che fornisce un elenco completo della documentazione che regola la durata della memorizzazione dei documenti contabili.

Legge al numero 129

Nel 1996, è stata rilasciata una legge federale dedicata alle specifiche della contabilità. Indica che la contabilità può formare la sua documentazione su carta, oltre a utilizzare varie macchine utensili. Allo stesso tempo, l'azienda deve necessariamente rendere le copie della documentazione su carta, in modo che tutti i partecipanti alle operazioni abbiano accesso ai dati su di loro. Se l'unità di controllo richiede l'accesso alla documentazione, i rappresentanti della Società sono obbligati a fornire. Il diritto a questo è sia i dipendenti dell'ufficio del procuratore e dai rappresentanti della Corte.

Creazione, Conservazione In conformità con il tempo di conservazione dei documenti contabili primari, la fornitura di richiesta deve essere conforme alle forme stabilite nei regolamenti. I documenti devono essere indirizzati alla persona richiedente in forma di carta. Se ciò consente alle funzionalità utilizzate nel lavoro delle macchine, se tutti i partecipanti sono d'accordo, la segnalazione può essere inviata in forma elettronica. È anche consentito dalle attuali leggi del nostro paese.

Negozio secondo le regole

La 129a legge federale contiene una menzione dell'obbligo di rispettare i tempi dello stoccaggio dei documenti contabili primari. In particolare, nel 17 ° articolo, è menzionato che qualsiasi entità giuridica deve necessariamente archiviare una documentazione simile, compresi registri e report. Il tempo dell'intervallo temporale è fissato dalle regole che disciplinano il caso d'archivio a livello di stato. La durata di questo periodo non può essere inferiore a 5 anni.

Un tempo speciale per la memorizzazione dei documenti primari è stabilito per la regolazione delle politiche contabili della documentazione e alcune altre categorie (programmi utilizzati sulle informazioni di elaborazione delle macchine, il piano di lavoro dei conti). Naturalmente, la durata qui è anche cinque anni (in alcuni casi, questo periodo può essere installato di più), ma il periodo comincia a contare dal momento in cui l'impresa ha fatto ricorso a questo documento per l'ultima volta. Il capo dell'entità giuridica è la persona che, secondo la legge, è affidata allo stoccaggio di tutta la documentazione necessaria in conformità con gli intervalli di tempo. Ciò significa che qualsiasi capo istruito e responsabile deve conoscere la durata di conservazione dei documenti primari nella contabilità, se vuole mantenere la situazione nell'azienda sotto il suo controllo.

Poiché le pratiche mostrano, in molte organizzazioni conducono regolarmente un inventario della documentazione ufficiale e gli atti normativi locali stabiliscono i responsabili della memorizzazione di documenti di persone con cui le istanze di ispezione stanno effettivamente interagendo quando si controllano la conformità alle regole del business dell'archivio.

Creazione e stoccaggio: tutto secondo le regole

Sulla base della legislazione vigente, i ragionieri possono formare sia la documentazione primaria che consolidata non solo su carta, ma anche in forma elettronica; Allo stesso tempo, gli obblighi per creare copie cartacei sono assegnati a un'entità giuridica e, se richiesto dalla persona interessata che verifica l'autorità di inviare documenti cartacei all'indirizzo il prima possibile. La compilazione e lo stoccaggio devono essere eseguiti nella forma stabilita da atti normativi esistenti.

Qual è il termine per la conservazione dei documenti primari nella contabilità, l'ordine di questo processo, racconta l'elenco della documentazione, considerando i tipici documenti di gestione che stanno emergendo durante il lavoro di qualsiasi impresa. Tali sono stati stabiliti nel 2010 nel documento approvato dal Ministero della Finanza e del Rosarhiv. Inoltre, è necessario tenere conto dei requisiti del codice fiscale, che regolano che in ogni cittadino del nostro paese è affidato a una conservazione di quattro anni della documentazione contabile. Questo vale per i documenti associati al componente di consumo, dei ricavi, oltre a confermare il pagamento delle tasse.

Vieni al punto con la mente

L'organizzazione corretta del processo in conformità con il tempo di archiviazione dei documenti contabili primari prevede un approccio professionale, attirando il personale responsabile della contabilità della documentazione, elaborare direttamente le informazioni sull'organizzazione del flusso di lavoro. Attualmente, non ci sono praticamente luoghi di apprendimento specializzato nel caso dell'archivio, quindi trovare uno specialista davvero di alta qualità non è spesso facile. D'altra parte, la legislazione progressiva richiede che le scadenze per lo stoccaggio dei documenti contabili primari resistendo, altrimenti possiamo affrontare multe categoricamente sgradevoli. L'opzione ottimale con un flusso di documenti sufficientemente volumetrico è la creazione nello stato del dipartimento responsabile per lo stoccaggio dell'archivio e garantendo una formazione regolare responsabile della documentazione personale delle risorse interne della documentazione del personale. Ciò ti consentirà di mantenere sotto il controllo delle innovazioni stabilite nelle leggi e rispettare tutti i requisiti.

Un'alternativa, che consente anche di tenere conto della durata di conservazione dei documenti primari e rispettarlo nella sua attività lavorativa è la cooperazione con il mediatore che si impegna a preservare i titoli dei clienti. Tuttavia, scegli una società di archivio per te - questo non è anche il compito più facile. È necessario analizzare attentamente tutte le opzioni disponibili per dare la preferenza a un'azienda affidabile e non preoccuparti che possa chiudere e l'edificio sta bruciando.

Caratteristiche di stoccaggio di alcuni tipi di documentazione

Come segue dalla legislazione vigente, l'archivio deve trasmettere documentazione primaria, nonché registri, report e documenti di bilancio. Tutte queste categorie di documentazione ufficiale dovrebbero essere tenute nei locali contabili all'archivio all'archivio, mentre l'entità giuridica è obbligata a fornire tutte le condizioni per la sicurezza dei documenti: gli armadietti dovrebbero essere chiusi, antincendio e altra sicurezza - seguire. All'interno dell'azienda, un documento speciale è assegnato una persona responsabile della sicurezza della documentazione.

Se la società è utilizzata, in base alla legge, questi documenti dovrebbero essere tenuti in una cassaforte o in un armadio speciale, una stanza che chiude e garantisce la sicurezza della documentazione. La documentazione primaria dell'attuale intervallo temporaneo, elaborato manualmente, dovrebbe essere raccolta tenendo conto della cronologia nei registri, che vengono quindi inviati all'archivio per la conservazione permanente.

Cos'altro fare attenzione?

Durante la memorizzazione di estratti conto bancari, ordini in contanti e report di avanzamento, è necessario mantenere tutte le documentazione con la cronologia e intrecciata per lo stoccaggio sistematizzato congiunto. Alcune specifiche categorie di documenti (report di turni, workshop) possono essere memorizzati, non vincolanti, ma posati in cartelle in modo che nulla abbia perso e non è stato utilizzato con obiettivi disonesti.

La conservazione della documentazione, così come la direzione tempestiva dell'archivio, è principalmente la zona di responsabilità del contabile principale, anche se se necessario, i regolamenti locali possono contenere la delegazione dell'autorità a un'altra persona. L'emissione di documentazione primaria, segnalazione, bilancio è possibile solo in alcuni casi in presenza di un ordine ufficiale del contabile capo. In generale, le unità strutturali non hanno accesso ai documenti contabili. Il sequestro della documentazione è possibile solo se vi è una richiesta specializzata degli organismi d'insapevoli, navi o altri casi che hanno poteri pertinenti per legge. Allo stesso tempo, è necessario fornire un decreto ufficiale compilato in conformità alla legislazione. Quando il ritiro, è necessario compilare un protocollo, una delle cui copie riferiscono al rappresentante dell'organizzazione sotto il dipinto.

La durata di conservazione dei documenti primari si riflette nella tabella seguente.

Caratteristiche del flusso di documenti

Il termine "flusso di documenti" è usato per un complesso di fattori associati al movimento della documentazione dalla creazione della carta prima di trasferirla a un business di archivio. Lo sviluppo di un grafico è l'area di responsabilità del capo contabile, anche se in alcune imprese è delegato a uno specialista di flusso di documenti. Tuttavia, come dimostra la pratica, l'inclusione di un tale grafico nella politica contabile dell'organizzazione è la più corretta, che viene quindi approvata dall'ordine appositamente pubblicato firmato dal funzionario principale della società.

Con l'aiuto del grafico, è possibile coordinare e semplificare l'attività di pianificazione nell'impresa. Il programma della gestione dei documenti della documentazione primaria è un elenco di artisti, intervalli temporanei, nel quadro di cui i documenti devono essere diretti mediante contabilità, nonché le scadenze per le quali sono elaborate i contabili. Piegare i periodi di reporting sono necessariamente descritti, compresi i rapporti di equilibrio. Spesso, le politiche contabili contiene la regolamentazione dei termini per lo stoccaggio dei documenti primari, e questo periodo o uguale alla legge stabilita, o è nominato grande se è richiesta la specificità della società. Quando viene consegnata la segnalazione per l'anno, la documentazione è preparata dalla procedura stabilita e viene trasmessa all'archivio. Allo stesso tempo, è presi in considerazione che in futuro potrebbe essere necessario estrarre dati utili dal volume trasferito alla memoria. Per fare ciò, è consuetudine dividere i casi sulla cartella, il raggruppamento è spiegato dal contenuto. Assicurati di assegnare un'intestazione pertinente.

Caratteristiche Casi di stoccaggio.

Tutta la documentazione formata durante le attività dell'impresa, come sopra menzionata, è divisa in previsto per lo stoccaggio temporaneo e permanente. Durante il trasferimento di titoli nell'archivio, ognuna di queste categorie dovrebbe essere passata separatamente, senza mescolare i documenti ufficiali in alcune cartelle. Allo stesso tempo, le copie devono essere conservate separatamente dall'originale. Anche in cartelle separate dovranno ordinare la documentazione, mostrando report, piani per l'anno e gli alloggi, per mese. Una cosa dovrebbe contenere un pezzo di documentazione.

Per raggruppare un caso, è possibile utilizzare i documenti generati in un periodo (trimestre, anno, mese). L'eccezione è le cosiddette categorie transitorie - ad esempio, gli affari personali, la cui chiusura non è cronometrata per l'anno del calendario. Se il caso contiene la documentazione generata in diversi mesi, è necessario separare ogni mese dall'altro foglio speciale ogni mese, fissandolo, quale periodo ha il blocco che va oltre. Allo stesso tempo è permesso di raggruppare in una cosa fino a 250 fogli. La cartella nello spessore può essere di 4 cm e meno.

Cos'altro fare attenzione?

Come si può vedere dalle regole dell'archivio, se la documentazione ha una domanda, tale (indipendentemente dal momento che è stata composta) dovrebbe essere unita dalla documentazione che accompagnano. In generale, la sequenza per l'archivio della documentazione contabile è molto importante, quindi deve essere osservato rigorosamente. Di norma, in primo luogo posizionano la segnalazione, quindi le note esplicative, dopodiché il saldo, integrato dai documenti allegati.

Quando si organizzano lo stoccaggio dei conti personali dei dipendenti della Società, è necessario allocare un caso separato per questo, in cui la documentazione è distribuita nel corso degli anni con rigorosa osservanza della cronologia. Una corrispondenza annuale è formata in cartelle con un'indicazione dell'anno calendario e sono anche sistematizzate in conformità con le date. Ogni richiesta deve seguire la risposta ad esso.

Alcune caratteristiche

Il tempo di conservazione previsto nel codice fiscale può differire da tali norme che sono indicate nelle leggi che regolano le attività contabili. Quando si osserva una tale discrepanza, si consiglia principalmente di osservare quell'intervallo di tempo, che ci consentirà di usarlo se necessario, per usarlo, anche se una delle regole esistenti è già stata rilasciata. Inoltre, le autorità uditive non dovranno lamentarne. È inoltre necessario ricordare la lista speciale pubblicata nel 2000, indicando la durata dello stoccaggio di alcuni gruppi di documentazione specifici. Questo elenco è regolarmente aggiornato e integrato, quindi il ragioniere principale dell'impresa e del dipartimento responsabile del flusso di lavoro dovrebbe seguire le informazioni topiche.

Se il tempo di conservazione è stato violato, la responsabilità di essa è stata assegnata al capo della Società, nonostante il fatto che la questione della conservazione sia inclusa principalmente nella zona di responsabilità del contabile principale. In caso di ordine, la durata dello stoccaggio è violata, l'azienda è prescritta una multa. Per un funzionario, la punizione varia normalmente entro due o tremila rubli. Ma se la documentazione primaria non è condotta affatto, possono punire una multa di cinquemila rubli per questo e altro ancora.

Pertanto, la legge federale "sulla contabilità" stabilisce che i documenti primari dovrebbero essere conservati nell'impresa "durante i termini stabiliti in conformità con le regole dell'organizzazione del business dell'archivio statale, ma almeno cinque anni" (articolo 17). Poiché questa legge regola i problemi contabili, significa che questo requisito si applica esattamente ai documenti contabili.

Conservazione dei documenti fiscali

Il codice fiscale suggerisce che "i dati contabili e altri documenti necessari per calcolare e pagare le imposte dovrebbero essere conservati per 4 anni (articolo 23). E i documenti che confermano l'importo della perdita trasferiti al futuro conformemente all'articolo 283 del Codice Fiscale della Federazione Russa dovrebbe essere mantenuto durante "tutti i tempi fino a quando l'organizzazione riduce la base fiscale del periodo fiscale corrente per le quantità precedenti perdite."

Importante

Questo materiale è un estratto da beratore "Documenti primari".

Ilteratore "Documenti primari" è diventata la prima pubblicazione in Russia, in cui si raccolgono assolutamente tutte le informazioni sulla progettazione di "primaria". Disponibile entrambi e elettronico Versione del cuscinetto.

Come dividere i documenti primari a coloro che sono necessari per la contabilità e quelli che confermano la correttezza del calcolo e del pagamento delle tasse, non conoscono gli ispettori fiscali o i ragionieri. In sostanza, stiamo parlando degli stessi documenti. Sembrerebbe che la contraddizione sia ovvia.

Un altro punto di vista dal ministero della finanza della Russia. In una lettera del 9 febbraio 1999 n. 04-01-10, funzionari di questo dipartimento "ha spiegato" che non c'è contraddizione qui. Si tratta di documenti diversi: alcuni sono necessari per scopi contabili, altri - a fini fiscali. Ma ancora una volta, non una parola su come dividere i documenti primari sulla contabilità e sulla tassa.

Pertanto, se ci sono dubbi, al fine di evitare incomprensioni, mantenere i documenti primari contabili e fiscali per 5 anni.

Requisiti della legislazione d'archivio

Non dovrebbe essere dimenticato che in aggiunta alla legge "sulla contabilità" e il codice fiscale, il tempo di conservazione dei documenti regola la legislazione archiviatica. Pertanto, nell'elenco dei documenti tipici di archivio di gestione generati nelle attività delle organizzazioni, con un'indicazione del tempo di conservazione (approvato dall'ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 n. 558) in dettaglio, che Carta quanto tempo deve essere memorizzato.

Per i documenti contabili primari, questo elenco stabilisce anche una durata di conservazione di 5 anni. Ma i documenti sulla contabilità del personale (compresi i conti personali dei lavoratori (e nella loro assenza - le dichiarazioni calcolate (regolamento e pagamento))) L'elenco obbliga a memorizzare 75 anni.

Le scadenze per la conservazione dei documenti nelle società congiunte sono state istituite dal decreto della Commissione federale sul mercato dei titoli del 16 luglio 2003 n. 03 33 / PS.

Dove archiviare i documenti elaborati, le organizzazioni sono determinate indipendentemente. Così puoi:

• mantenere i documenti sulla società;
• documenti dell'assice per lo stoccaggio nell'archivio (stato o privato).

Responsabilità per violazioni di documenti Storage

Se l'ispettorato fiscale scoprirà che non si dispone di documenti primari, fatture o registri contabili (tasse) contabilità, ha il diritto di finfiare la tua azienda.

La dimensione del bene per una tale violazione (articolo 120 del codice fiscale della Federazione Russa):

• 10.000 rubli, se non vi sono documenti contabili o fiscali relativi a un periodo fiscale;
• 30.000 rubli, se non vi sono documenti contabili o tasse per diversi periodi fiscali;
• 20% della quantità di tasse non pagate, ma non meno di 40.000 rubli, se la mancanza di documenti ha comportato l'impresa della base fiscale.

Tieni presente che si riferisce alle autorità fiscali solo negli ultimi tre anni, e devi conservarli quattro anni. E ciò significa che finfando la propria azienda ai sensi dell'art. 120 del Codice Fiscale della Federazione Russa per la mancanza di documenti contabili o fiscali per l'ultimo (quarto), le autorità fiscali non hanno diritto.

Inoltre, una sanzione amministrativa può essere imposta a una violazione dell'ordine e dei tempi di conservazione dei documenti dell'account sul capo della Società. La dimensione della multa varia da 2000 a 3000 rubli (articolo 15.11 del codice amministrativo della Federazione Russa).

Si prega di notare: questa penalità può essere sovrapposta come non conformità con la legislazione contabile sulla procedura e il temporizzazione della conservazione dei documenti contabili e per la violazione dei requisiti imposti dal codice fiscale per memorizzare i documenti di contabilità fiscale.

Se le autorità fiscali rilevano che hai violato le regole per la memorizzazione delle credenziali, hanno il diritto di creare un protocollo su questa violazione e inviarlo al giudice mondiale, che deciderà, imporre una multa sulla testa della tua azienda o meno.

Il giudice globale può punire per violazione dei documenti per la conservazione dei documenti e sull'iniziativa del personale del servizio di archivio. La punizione può essere sotto forma di un avvertimento o bene. La dimensione di una multa imposta sui cittadini è da 100 a 300 rubli; Sui funzionari - da 300 a 500 rubli (articolo 13.20 del codice amministrativo della Federazione Russa).

Sotto una violazione del tempo di conservazione dei documenti in questo caso è inteso come una violazione dei termini stabiliti nell'elenco dei documenti di gestione del modello generati nelle attività delle organizzazioni (approvate dall'ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa di 25 agosto 2010 n. 558).

In molte regioni della Russia, vi sono una legislazione storica, che prevede la responsabilità amministrativa di violare le regole per la memorizzazione dei documenti di archiviazione. A Mosca, ad esempio, questa è la legge di Mosca del 28 novembre 2001 n. 67 "sul fondo di archivio di Mosca e Archivi".

Tuttavia, ricordare: le autorità regionali possono stabilire la responsabilità amministrativa solo all'interno della legge e solo per violazioni della legislazione locale. Allo stesso tempo, la dimensione dell'ammenda per i funzionari non può superare i 50.000 rubli (articolo 3.5 del codice di reati amministrativi).

Se le autorità locali cercano di completarti sulla base delle norme stabilite dalla legge, ma da un altro documento normativo (decreto, decreto, decreto), o per violazioni della legislazione non regionale e federale, o nella quantità di più di 50.000 rubli, contattare la Corte: hai tutte le possibilità di vincere il caso.

Qualsiasi ragioniere sa che tutti i documenti primari devono essere memorizzati un certo periodo di tempo. In grandi aziende, ci sono archivi speciali per la memorizzazione di cartelle con documenti contabili. Con l'avvento della gestione elettronica dei documenti, una certa parte dei documenti non può essere visualizzata, ma per memorizzare in formato elettronico. Indipendentemente dal metodo selezionato per la memorizzazione della documentazione primaria, è necessario lavorare in conformità con lo stato legale. Su di loro e racconta di seguito.

Le informazioni generali sul tempo di conservazione dei documenti primari sono contenute nella legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ. Questa parte della legge legislativa afferma che è necessario mantenere il primario almeno cinque anni. Il termine può essere più alto e quale periodo di periodo di conservazione da un particolare documento dirà l'ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa. Questo documento ha una tabella con lo stoccaggio di documenti contabili primari, registri fiscali, documenti del personale e altre documentazione. La tabella mostra 1,003 posizioni con scadenze per tipo di documenti.

La durata di conservazione dei documenti primari nella contabilità nel 2017 non è cambiata.

Non confondere il tempo di archiviazione dei documenti primari con lo stoccaggio dei documenti di contabilità fiscale. Ad esempio, una fattura è un documento fiscale, e può essere memorizzato solo quattro anni (paragrafi 8 del paragrafo 1 del Codice Fiscale della Federazione Russa).

Tieni presente che la durata di conservazione dei documenti primari nella contabilità non è considerata dalla data di elaborazione del documento, ma dall'inizio del nuovo anno di reporting (la lettera del Ministero della Finanza della Federazione Russa).

Ad esempio, il sovraccarico è composto 08/08/2017. Secondo le regole, il periodo minimo di stoccaggio è pari a cinque anni. Quindi, tale fattura non può essere distrutta prima del 01.01.2023.

Il tempo di conservazione di alcuni documenti dipende dal fatto dell'ispezione. Ad esempio, i rapporti anticipati devono essere memorizzati per cinque anni. Se le autorità fiscali non li hanno controllati durante questo periodo, il termine aumenta (l'ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25 agosto 2010 n. 558).

Il periodo massimo di stoccaggio è impostato per i documenti sul personale (ordini, carte per i dipendenti), vari documenti salariali. Tenere tali documenti richiedono almeno 75 anni.

Tenere i documenti elettronici nel Diadeke - è più sicuro che su un personal computer. Tutti i documenti sono memorizzati in diverse copie su server diversi, il che rende impossibile le informazioni sulla perdita. Valutare le sfide del diadema gratuitamente sull'azione "illimitata per 2 mesi".

Scadenze per lo stoccaggio di documenti elettronici

La legge afferma che il Primario può essere rilasciato in carta e in elettronica (parte 5 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ). Se il documento elettronico è decorato in conformità con la legislazione, si applica allo stesso tempo di archiviazione per l'opzione carta.

Non esiste un singolo programma per la memorizzazione di documenti in formato elettronico. Pertanto, gli ordini di pagamento possono essere conservati nel sistema bancario Client-Bank. I documenti primari, come spese generali, UPS, ACTS, possono essere memorizzati in un programma contabile o servizio attraverso il quale si verifica il flusso di documenti elettronico. Anche la memorizzazione dei documenti elettronici è possibile in un archivio elettronico speciale o nel cloud. È possibile memorizzare documenti elettronici in modi diversi, il compito di Chubby è quello di garantire la sicurezza e la leggibilità ancora più anni.

Quindi, riassumere. Sulla questione di come la conservazione minima dei documenti contabili primari è stabilita dalla legge, può essere risposto in sicurezza a cinque anni. Il tempo di archiviazione dei documenti elettronici può essere calcolato dal tempo di archiviazione dei documenti cartacei. Queste timeline coincidono. Il metodo selezionato di memorizzazione dei documenti deve essere riflesso nelle politiche contabili.