La contabilità è la divisione più cartacea di qualsiasi azienda. Ma devi sbarazzarti di tutti i tipi di documenti con competenza. Dovrebbero essere conservati per almeno diversi anni. E alcuni documenti non possono essere distrutti per 75 anni! Quindi quanto tempo dovrebbero "vivere" i documenti contabili?Quanto tenere i documenti
Naturalmente, i documenti devono essere conservati almeno per il tempo richiesto dagli ispettori fiscali durante la verifica. Sulla base della clausola 4 dell'articolo 89 del Codice Fiscale della Federazione Russa, può essere verificato un periodo non superiore a tre anni civili che precedono l'anno della decisione sulla revisione. Ciò significa che devono essere conservati i documenti dei tre anni precedenti.
Nel frattempo, la normativa fiscale aggiunge un anno in più a questo periodo. Secondo il comma 8 del paragrafo 1 dell'articolo 23 del Codice Fiscale della Federazione Russa, i contribuenti sono obbligati a garantire la sicurezza dei documenti necessari per il calcolo e il pagamento delle tasse per quattro anni. Questi includono dati contabili e di contabilità fiscale, nonché documenti che confermano la ricezione del reddito, l'esecuzione delle spese e il pagamento (ritenuta d'acconto) delle imposte. Un requisito simile è stabilito per gli agenti fiscali (sottoclausola 5, clausola 3, articolo 24 del Codice Fiscale della Federazione Russa). E da quale momento va conteggiato il quadriennio?
Le tasse sono calcolate in base ai risultati dei periodi fiscali (clausola 1 dell'articolo 55 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Si scopre che il periodo di quattro anni dovrebbe essere contato dal giorno successivo alla fine del periodo d'imposta. Prendiamo ad esempio l'IVA: fino a che data è necessario conservare i documenti relativi al calcolo di questa imposta per il IV trimestre 2004? Il quadriennio avrà inizio il 1° gennaio 2005 e terminerà il 31 dicembre 2008. Si scopre che nel 2008 è necessario archiviare documenti dal 2004. Cioè, un anno che non si qualifica per l'ispezione in loco.
I periodi di conservazione dei documenti sono stabiliti anche dalla normativa in materia contabile. Dall'articolo 17 della legge federale del 21 novembre 1996 n. 129-FZ "Sulla contabilità" (di seguito - la legge sulla contabilità) segue che:
- i documenti contabili primari, i registri contabili ei rendiconti finanziari devono essere conservati per i periodi stabiliti dalle norme degli affari archivistici di Stato, ma non inferiori a cinque anni;
- i documenti di politica contabile ei programmi informatici per l'elaborazione dei dati devono essere conservati dall'organizzazione per almeno cinque anni a decorrere dall'ultimo anno in cui sono stati utilizzati per la redazione del bilancio.
Qualche eccezione alla regola generale
Quindi, come regola generale, è necessario conservare i documenti per almeno cinque anni. Questo è il periodo massimo stabilito dalla legge sulla contabilità. Allo stesso tempo, la profondità massima di una verifica fiscale è di tre anni. Pertanto, è particolarmente importante osservare la sicurezza dei titoli relativi al calcolo delle imposte, proprio durante questo periodo. Se non hai abbastanza documenti, diciamo, cinque anni fa, puoi essere multato solo per aver violato le regole per l'archiviazione dei documenti.
Nel frattempo, in alcuni casi, il periodo di conservazione dei documenti è determinato in base a regole speciali. Di conseguenza, l'assenza di documenti, anche, ad esempio, sei anni fa, può portare a multe per sottostima del pagamento delle tasse. Esaminiamo separatamente tali situazioni.
"Primario" per la proprietà acquisita... I documenti per l'acquisto di immobilizzazioni devono essere conservati indipendentemente dalla vita utile di questi oggetti. Dopotutto, sono necessari documenti per confermare il valore iniziale ai fini del calcolo dell'ammortamento e dell'imposta sulla proprietà. Inoltre, senza il "primario" l'impresa non potrà confermare il valore dell'immobile al momento della vendita. Inoltre, questo vale sia per le immobilizzazioni che per altri beni (lettera del Ministero delle finanze della Russia del 15 settembre 2005 n. 03-03-02 / 84).
Requisito speciale per le aziende non redditizie... Il contribuente dell'imposta ha diritto a ridurre la base imponibile dell'esercizio in corso per le perdite di periodi d'imposta precedenti secondo le modalità previste dall'articolo 283 del TUIR. Le perdite possono essere prese in considerazione per i prossimi 10 anni. Poiché il capitolo 25 del codice fiscale è in vigore dal 2002, la perdita di quest'anno può essere utilizzata per ridurre il carico fiscale della società fino al 2012 compreso. Inoltre, l'articolo 10 della legge federale n. 110-FZ del 6 agosto 2001 consente il riconoscimento delle perdite rilevate alla fine del 2001.
Tuttavia, se la società trasferisce le perdite al futuro, durante l'intero periodo di utilizzo di questo vantaggio, è obbligata a conservare i documenti che confermano l'importo della perdita subita (clausola 4 dell'articolo 283 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Questa regola consente alle autorità fiscali di richiedere i documenti sulle perdite pregresse che l'azienda dichiara nella dichiarazione dei redditi per il periodo in corso. Sulla base di ciò, il Ministero delle finanze della Russia in una lettera datata 3 aprile 2007 n. 03-03-06 / 1/206 spiega che la cancellazione delle perdite è possibile solo su presentazione di documenti primari che confermano il risultato finanziario ottenuto.
È vero, il volume delle perdite può essere confermato da verifiche fiscali precedentemente condotte, durante le quali è già stato indagato il "primario" ad esse correlato. In questo caso non è richiesta la verifica documentale ripetuta. E' questa la conclusione raggiunta dalla Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa con sentenza del 6 giugno 2008 n. 6899/08.
Aggiungiamo che l'obbligo di conservare i documenti per le perdite durante l'intero periodo della loro cancellazione vale anche per i contribuenti dell'imposta agricola unificata (clausola 5 dell'articolo 346,6 del Codice Fiscale della Federazione Russa) e per i "semplificatori" (clausola 7 dell'articolo 346.18 del Codice Fiscale della Federazione Russa).
Cancellazione di crediti inesigibili. E in questo caso, i documenti dovranno essere conservati per più di cinque anni.
Ricordiamo: ai sensi del comma 2 del paragrafo 2 dell'articolo 265 del Codice Fiscale della Federazione Russa, gli importi dei crediti inesigibili sono equiparati alle spese non operative del contribuente come una perdita ricevuta nel periodo di rendicontazione (fiscale). Tali spese riducono la base imponibile nel calcolo dell'imposta sul reddito. Naturalmente, se ci sono documenti giustificativi.
Pertanto, i documenti contabili primari che giustificano l'importo dei crediti caratterizzano il valore dei diritti di proprietà ritirati, ovvero l'importo della spesa. Pertanto, il conto alla rovescia del periodo di conservazione di tali documenti deve essere riavviato dal momento della cancellazione del credito inesigibile. Se i documenti vengono distrutti in anticipo, la società perderà il diritto di riconoscere i crediti inesigibili come spese, poiché non sarà in grado di confermarne l'importo all'erario.
Durata della conservazione dei documenti da parte delle società per azioni... Quando si archiviano i documenti, le società per azioni devono essere guidate dai regolamenti approvati dalla risoluzione della Commissione federale per il mercato dei valori mobiliari del 16 luglio 2003 n. 03-33 / ps. In particolare, secondo questo documento normativo, sono tenuti a mantenere costantemente lo statuto e il bilancio annuale. Cioè, per tutta la vita dell'azienda. E in caso di liquidazione della società, i documenti di conservazione permanente e il personale vengono trasferiti all'archivio di stato. Questo è se un contratto è stato concluso con lui. Se non c'è accordo con l'archivio, allora è obbligato ad accettare per l'archiviazione solo documenti sul personale dei dipendenti dell'azienda. Il luogo di conservazione dei restanti documenti è determinato dal presidente della commissione di liquidazione o dal commissario fallimentare.
Rapporti fiscali... La società deve conservare le dichiarazioni fiscali annuali per almeno 10 anni e le dichiarazioni fiscali trimestrali, se annuali, per cinque anni. Ciò è determinato dal paragrafo 170 dell'Elenco dei documenti tipici di gestione generati nell'attività delle organizzazioni, con l'indicazione dei periodi di conservazione, approvato da Rosarchiv il 6 ottobre 2000 (di seguito Elenco dei documenti tipici di gestione) unitamente al paragrafo 2.4 .2 delle Istruzioni per l'uso dell'Elenco. Le relazioni trimestrali devono essere conservate per almeno 10 anni, se non ci sono relazioni annuali (ad esempio per l'IVA). Ma i rapporti mensili in assenza di moduli trimestrali devono essere conservati per 5 anni.
Fatture, libri di acquisto e vendita. Secondo le clausole 15 e 27 delle Regole per la conservazione dei registri delle fatture ricevute ed emesse, dei libri di acquisto e dei libri di vendita ... approvato dal governo della Federazione Russa n. 914 del 2 dicembre 2000, i libri di acquisto e i libri di vendita dovrebbero essere conservati per cinque anni interi dalla data dell'ultima registrazione. Cioè, questi titoli per il IV trimestre del 2004 dovrebbero essere mantenuti anche per tutto il 2009.
Anche per le fatture è previsto un periodo di conservazione di cinque anni. La base è la clausola 150 dell'Elenco dei documenti di gestione tipici.
Allo stesso tempo, sebbene le autorità fiscali abbiano il diritto di richiedere documenti che servano come base per il calcolo delle tasse e la conferma del loro pagamento, ma solo in conformità con la legislazione in materia di imposte e tasse. E il suddetto Elenco non è incluso in esso. Di conseguenza, ad esempio, nel 2009, la richiesta dell'amministrazione finanziaria di presentare una fattura per il 2004 può essere ignorata.
Periodo di validità di numerosi altri documenti. I periodi di conservazione per una serie di altri documenti sono stabiliti da uno speciale organo esecutivo federale - Rosarchiv (clausola 3 dell'articolo 6 della legge federale del 22 ottobre 2004 n. 125-FZ, Risoluzione del governo della Federazione Russa di giugno 17, 2004 n. 290). E spesso superano i cinque anni. Si faccia riferimento al già citato Elenco dei documenti tipici di gestione.
Il contabile riguarda principalmente la sezione 4 "Contabilità e rendicontazione", nonché le sezioni 7 "Rapporti di lavoro" e 8 "Personale". Abbiamo riassunto in una tabella le singole voci della Lista.
La tabella contiene documenti con un periodo di conservazione di un anno. Ma se questi titoli appartengono al "primario", allora secondo la normativa sulla contabilità, devono essere conservati per almeno cinque anni.
Come conservare e distruggere correttamente i documenti
Una commissione permanente di esperti dovrebbe selezionare i documenti per l'archiviazione e la distruzione, nonché fissare le scadenze. Comprende gli specialisti più qualificati delle principali divisioni strutturali e uno dei principali dipendenti dell'azienda viene nominato presidente.
Come conservare... L'archiviazione dei documenti è un elemento del flusso di lavoro e pertanto deve essere regolata dalla politica contabile (clausola 5 della PBU 1/98 "Politica contabile dell'organizzazione"). In questo caso, si dovrebbe essere guidati dal Regolamento sui documenti e sul flusso di lavoro in contabilità (approvato dal Ministero delle finanze dell'URSS del 29 luglio 1983, n. 105, di seguito - il Regolamento). Ma nella parte che non contraddice la normativa vigente. L'articolo 6.1 del Regolamento prevede che i documenti primari, i registri contabili, le relazioni ei bilanci contabili siano soggetti a trasferimento obbligatorio in archivio. I documenti primari elaborati vengono completati mensilmente (clausola 6.4 del Regolamento).
Il luogo di conservazione dei documenti della società è determinato in modo indipendente. Di norma, questo è l'ufficio della società. Nota che puoi conservare i documenti fuori dall'ufficio - questo non è proibito dalla legge. Ad esempio, è possibile utilizzare i servizi di società archivistiche specializzate, che spesso sono sia più redditizie che più affidabili. Ma le società per azioni una serie di documenti (ad esempio, lo statuto e le relazioni annuali) devono essere conservati esclusivamente presso la sede del loro organo esecutivo (clausola 2 dell'articolo 89 della legge federale del 26 dicembre 1995 n. 208-FZ "Sulle società di capitali").
Naturalmente, il posizionamento di un archivio cartaceo richiede uno spazio per uffici, che diventa costantemente più costoso. Pertanto, è più facile archiviare elettronicamente i documenti contabili e fiscali. Questa possibilità è prevista dagli articoli 9 e 10 della legge contabile e dall'articolo 314 del codice fiscale della Federazione Russa. Ciò è stato confermato dal Ministero delle finanze della Russia in una lettera del 24 luglio 2008 n. 03-02-07 / 1-314.
Tuttavia, i funzionari hanno spiegato che le informazioni sui supporti della macchina dovrebbero essere archiviate utilizzando una firma digitale elettronica. In conformità con le disposizioni della legge federale del 10 gennaio 2002 n. 1-FZ "Sulla firma digitale elettronica", tale firma equivale a una firma autografa in un documento cartaceo. Per la gestione elettronica dei documenti, l'azienda realizza un sistema informativo aziendale. È servito da un centro di certificazione che garantisce l'uso delle firme digitali nei documenti elettronici.
E cosa fare con i documenti se la società viene liquidata? Quindi i documenti sul personale vengono trasferiti dalla commissione di liquidazione per l'archiviazione negli archivi statali o comunali. E possono essere trasferiti all'archivio anche altri documenti d'archivio, i cui termini di conservazione temporanea non sono scaduti, stipulando un accordo con esso. Oppure conservalo altrove. Si noti che è vietato semplicemente distruggere questi documenti dalla clausola 9.7.3 delle Regole di base per gli archivi delle organizzazioni, approvate con la decisione del Consiglio Rosarkhiv del 6 febbraio 2002. E per evitare possibili problemi con le forze dell'ordine, è meglio non farlo.
Quando un'azienda viene riorganizzata, i documenti vengono trasferiti all'organizzazione o alle organizzazioni successorie legali. Se c'è una separazione di una nuova organizzazione, viene trasferita alle questioni relative al profilo delle sue attività, nonché ai file personali e agli account personali dei dipendenti che si sono trasferiti per lavorare in questa organizzazione.
Come distruggere... La distruzione dei documenti è formalizzata da un atto approvato dal capo dell'organizzazione.
Allo stesso tempo, non è necessario indicare i dettagli di tutti i documenti nell'atto per lo smaltimento dei documenti. Questa conclusione deriva dal paragrafo 2.4.5 delle Regole di base per gli archivi delle organizzazioni. Queste regole forniscono una forma unificata dell'atto sull'assegnazione dei documenti per la distruzione. E in esso puoi inserire una singola voce per un gruppo di documenti simili. Quali documenti sono considerati omogenei, la società ha il diritto di determinare in modo indipendente. Ad esempio, possono essere documenti con lo stesso nome, ad esempio fatture.
Secondo la legge, le cartelle con i documenti da distruggere devono essere trasferite per il riciclaggio (smaltimento). Ad esempio, un'azienda di riciclaggio. Il trasferimento delle carte è redatto da una fattura. Il carico e la rimozione per lo smaltimento vengono effettuati sotto la supervisione di un dipendente che garantisce la sicurezza dei documenti nell'organizzazione.
L'approccio alla distruzione dei documenti può essere più semplice. Diciamo che usa un distruggidocumenti per questo. Inoltre, i documenti possono essere bruciati o semplicemente gettati via. Tuttavia, va tenuto presente che la combustione non autorizzata è una violazione della legislazione ambientale. Anche buttare via la documentazione non necessaria è rischioso. Ad esempio, secondo il diritto del lavoro, un datore di lavoro è obbligato a proteggere i dati personali dei dipendenti. E altri titoli potrebbero interessare i concorrenti.
Responsabilità per violazione delle regole di conservazione dei documenti
Ai sensi dell'articolo 120 del TUIR, l'assenza da parte del contribuente di documenti primari, o l'assenza di fatture, o registri contabili è considerata una grave violazione delle regole di contabilizzazione delle entrate e delle spese e degli oggetti d'imposta. Tale violazione fiscale comporta una multa di RUB 5.000. Ma solo a condizione che la "carenza" dei documenti nominati fosse scoperta solo per un periodo d'imposta. In caso contrario, il contribuente verrà multato di almeno 15.000 rubli. Se la mancanza di documenti ha portato a una sottovalutazione della base imponibile, il contribuente rischia una multa del 10% dell'imposta non pagata, ma non inferiore a 15.000 rubli. La sicurezza dei documenti non è ignorata dalla normativa penale. In base al paragrafo 1 dell'articolo 325 del codice penale della Federazione Russa, il sequestro, la distruzione, il danneggiamento o l'occultamento di documenti ufficiali per interesse personale può essere punito con la reclusione fino a un anno. Ma, naturalmente, le forze dell'ordine dovranno dimostrare un tale interesse. Infine, il modo in cui l'azienda rispetta la legislazione archivistica può essere verificato dai dipendenti delle autorità archivistiche. Secondo l'articolo 13.20 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa, la violazione delle regole per l'archiviazione, il completamento, la registrazione o l'utilizzo di documenti d'archivio minaccia i funzionari con un avvertimento o una multa da 300 a 500 rubli.
Come viene distribuita la responsabilità della conservazione dei documenti?
Il capo della società e il capo contabile sono responsabili della conservazione dei documenti. Inoltre, in base alla Legge Contabile, il direttore è responsabile dell'organizzazione del deposito, in particolare della presenza di locali speciali, armadi con serratura, casseforti. E il capo contabile garantisce la sicurezza dei documenti e il loro trasferimento nell'archivio. A tal fine può nominare responsabili (artt. 6.6 e 6.2 del Regolamento). Ad esempio, nel tempo, le informazioni riflesse sulla carta possono andare perse (dissolvenza). In questo caso, devi occuparti di fare copie di questi documenti e certificarli con il sigillo dell'azienda. Questa raccomandazione deriva dalla lettera del Ministero delle finanze della Russia del 3 aprile 2007 n. 03-03-06 / 1/209.
Cosa fare con i documenti scaduti?
"Ascolta, buttiamo tutto via", mi ha detto il regista, indicando uno scaffale pieno di scatole con documenti di 7 anni. E io gli ho risposto: "Non è così semplice, a volte il periodo di conservazione dei documenti in un'organizzazione è di diversi decenni". Il direttore mi ha creduto e la nostra carta da macero nativa ha continuato a raccogliere polvere sugli scaffali dell'archivio. Fino alla prossima volta, quando sorgerà la domanda sull'acquisto di un nuovo rack, allora sistemeremo tutto e lasceremo solo quei documenti il cui periodo di conservazione nell'organizzazione non è ancora scaduto.
Per quanto tempo deve essere conservata la documentazione?
La necessità di conservare i documenti è indicata dalla legge federale del 22.10.2004 N 125-FZ "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa". Sono inoltre presenti tre elenchi che approvano i termini di conservazione dei documenti in archivio per le persone giuridiche pubbliche e private nei vari campi di attività. La documentazione delle società di capitale deve essere conservata in conformità al Regolamento sulla procedura e sui termini di conservazione degli atti delle società di capitale, approvato. Con decreto della Commissione federale per il mercato dei valori mobiliari della Federazione Russa del 16 luglio 2003 N 03-33 / ps.
Periodi specifici per la tenuta dei registri
La durata di conservazione più breve è di 1 anno, quella massima è di 75 anni. Non li indicherò per nome per ogni documento, di cui ce ne sono molti. Oltre alle scadenze stabilite per i documenti comuni, come il personale, la gestione finanziaria, contabile, fiscale ed elettronica dei documenti, i documenti specializzati in vari campi dell'industria, della medicina e della sicurezza hanno i propri termini per l'archiviazione dei documenti in un'organizzazione. Considera i periodi durante i quali dovrebbero essere conservati i documenti più comuni che esistono in qualsiasi organizzazione.
Periodi di conservazione per documenti comuni
I termini di conservazione dei documenti presso l'impresa indicata di seguito iniziano dalla fine dell'anno di riferimento o dall'anno in cui sono stati emessi i documenti. I documenti costitutivi, le licenze, i brevetti, i passaporti delle transazioni non possono essere distrutti e devono essere conservati in modo permanente.
Documenti del personale:
Documenti finanziari:
Come pulire i residui di carta?
Nel tempo, l'organizzazione accumula un'enorme quantità di documentazione varia. Per non impantanarsi nelle carte, è necessario creare una commissione (di solito composta da tre persone), che conduca un esame di valore e scomponga le carte nelle seguenti categorie, a seconda di quali termini di conservazione dei documenti in l'organizzazione sono previste per loro:
Procedura per la distruzione dei documenti
Quando i documenti vengono distrutti, viene redatto un atto. Non esiste una forma unificata per questo tipo di atti, è redatto in una forma libera, sancita dall'ordine del capo. Dovrebbe indicare non solo il nome e tutti i dettagli dell'organizzazione, ma anche, di solito sotto forma di tabella, indicare i nomi dei documenti (casi), il periodo in cui sono stati creati, il numero di fogli o, se il il volume del caso sotto un nome è grande, quindi il numero di volumi ... Nello stesso atto, puoi aggiungere colonne della fattura per la ricevuta di trasferimento dei documenti per la distruzione.
I periodi di conservazione dei documenti contabili nell'organizzazione sono determinati dalla legge contabile e da un elenco speciale. Dal nostro articolo imparerai a conoscere la durata del periodo di conservazione, nonché le specifiche per determinare il tempo di conservazione dei singoli documenti in varie situazioni.
Qualsiasi contabile sa che ogni documento emesso in azienda o ricevuto da controparti ha un suo valore e deve essere conservato. Sulla base delle informazioni contenute nei documenti primari, viene effettuata la contabilità e viene compilata la contabilità. La verifica dei dati contabili e contabili da parte di tutte le autorità di regolamentazione viene effettuata secondo documenti primari.
Tutta la contabilità e le relazioni primarie devono essere mantenute entro i termini previsti dalla legge.
I periodi di conservazione dei documenti contabili sono regolati dalla legge "On Accounting" del 06.12.2011 n. 402-FZ e dall'elenco approvato con ordinanza del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25.08.2010 n. 558.
Confrontando i periodi di conservazione dei documenti contabili indicati nell'elenco e nella legge n. 402-FZ, si possono trarre le seguenti conclusioni:
Pertanto, quando si decide il destino di una fattura, di un bilancio o di un rendiconto contabile, è necessario procedere principalmente dai termini indicati nell'elenco. Inoltre, il periodo di conservazione non può essere inferiore a 5 anni.
Il periodo di conservazione dei documenti contabili di cui all'art. 29 della Legge n. 402-FZ, concerne, tra l'altro, i principi ei principi contabili della società, inclusi i documenti esistenti in forma elettronica. Anche quest'ultimo non può essere distrutto entro un periodo di 5 anni. Il periodo di conservazione decorre dall'anno successivo a quello del loro ultimo utilizzo (clausola 2 dell'articolo 29 della legge n. 402-FZ).
Imparerai quale EDS il primario elettronico dovrebbe firmare dal materiale "I documenti primari elettronici devono essere firmati dall'UKEP" .
LLC Landshaftny Design, fondata diversi anni fa, si è affermata saldamente nel suo segmento di mercato. La parte contabile del lavoro è stata eseguita da un team di 4 persone. Ad ogni specialista sono state assegnate specifiche aree contabili e il capo contabile è stato incaricato della rendicontazione e dell'interazione con i controllori.
Negli ultimi periodi di lavoro del reparto contabilità, negli armadi e nei retrobottega si è accumulato un numero incalcolabile di cartelle con documentazione. È tempo di occuparsi di loro.
La maggior parte delle organizzazioni primarie erano atti di lavoro eseguiti: sulla base di queste, le entrate dell'azienda venivano regolarmente determinate, riflesse nei suoi rendiconti finanziari.
Leggi la registrazione degli atti di completamento in questo articolo .
Importi significativi di depositi cartacei sono stati fatture per materiali acquistati, cambiali, buste paga e relative liquidazioni.
Un rack separato era completamente pieno di registri contabili, dichiarazioni, rapporti al fondo pensione e all'assicurazione sociale, nonché moduli statistici.
Ciascun ragioniere ha compilato un elenco di casi con documentazione contabile per la sua area e il capo contabile ha sistematizzato tutte le informazioni in un'unica tabella, una delle cui colonne ha dedicato ai tempi standard di conservazione dei documenti estratti dall'elenco.
|
Documento di LLC "Landscape Design" |
Periodo di validità secondo l'elenco, approvato con ordine n. 558 |
|
Atti di lavoro eseguiti su appalto per l'attività principale |
Entro 5 anni dalla scadenza del termine per il quale è stato concluso il contratto |
|
Contratti e accordi aggiuntivi ad essi |
Entro 5 anni dalla data di scadenza (se non diversamente specificato in altri articoli dell'elenco) |
|
Procura per ricevere denaro e merci e materiali |
Almeno 5 anni |
|
Fogli per l'emissione di stipendi, benefici, assistenza materiale e altri pagamenti |
Non meno di 5 anni e, in assenza di account personali, non meno di 75 |
|
Registro delle informazioni sul reddito delle persone fisiche |
Almeno 75 anni |
|
Contratti di lavoro e tessere personali dei dipendenti |
Per 75 anni |
|
Schede presenze, registri orari |
Almeno 5 anni (almeno 75 anni in condizioni di lavoro pericolose, difficili e pericolose) |
|
Informazioni sul reddito delle persone fisiche |
Almeno 5 anni, e se non ci sono conti personali o libri paga - almeno 75 anni |
|
Rendiconto annuale (finanziario) |
Costantemente* |
|
Politica contabile, piano dei conti, modulistica dei documenti contabili primari |
Almeno 5 anni |
|
Contabilità generale, fogli fatturato, carte conto, ecc. |
Almeno 5 anni |
|
Schede contabili cespiti |
Almeno 5 anni dopo la liquidazione dell'impianto |
|
Dichiarazioni IVA, trasporti, terreni, utili |
Almeno 5 anni |
|
Segnalazione all'FSS |
I calcoli annuali sono costanti * e trimestrali per 5 anni |
|
Reporting alla Cassa pensione |
Almeno 5 anni e, se l'organizzazione non dispone di conti personali e registri delle buste paga, almeno 75 anni |
|
Informazioni individuali nella FIU per i dipendenti |
Almeno 75 anni |
|
Segnalazione alle statistiche: |
Costantemente*. |
|
Corrispondenza su sanzioni e ammende inflitte alla società |
Almeno 5 anni |
Non ignorare il segno * nella tabella. Significa che il documento deve essere conservato per tutto il tempo in cui l'azienda opera.
Tutta la documentazione indicata nella tabella si riferisce direttamente o indirettamente alla contabilità, pertanto, i termini eccedenti il periodo di conservazione di 5 anni previsto dalla legge n. 402-FZ, il capo contabile di LLC Landshaftny design aumentato ai limiti indicati nell'elenco .
Considerando che l'azienda non ha ancora festeggiato il suo 5° anniversario dall'inizio dei lavori, nessuno dei documenti presentati nella tabella può essere distrutto. Per liberare i locali ingombranti del reparto contabilità, è stato allocato un apposito armadio, dove sono stati riposti i documenti in attesa della scadenza del periodo di conservazione.
Nelle attività pratiche di LLC "Landshaft Design" si sono verificati casi di vendita di immobilizzazioni in perdita. Ai fini della contabilità e della contabilità fiscale delle immobilizzazioni vengono utilizzati gli stessi documenti. La differenza sta solo nella rilevazione dei costi connessi alla loro dismissione. Questo fatto deve essere preso in considerazione anche quando si determina il tempo di conservazione dei documenti.
Ad esempio, 2 anni fa, l'azienda ha acquistato un'auto VAZ-21102 (codice OKOF 15 3410010). Procedendo dal fatto che secondo la classificazione delle immobilizzazioni appartiene al 3° gruppo di ammortamento, la vita utile (SPI) è stata fissata in 5 anni. A causa di guasti costanti, si è deciso di vendere l'auto a qualsiasi prezzo offerto. I proventi della vendita si sono rivelati inferiori al valore residuo della proprietà e la perdita dalla vendita secondo i principi contabili fiscali entro 3 anni (il restante SPI) sarà presa in considerazione in modo uniforme nel calcolo dell'imposta sul reddito.
IMPORTANTE!Le sfumature della contabilizzazione fiscale delle perdite derivanti dalla vendita di immobilizzazioni si riflettono nella clausola 3 dell'art. 268 del Codice Fiscale della Federazione Russa.
Leggi le caratteristiche del raggruppamento delle spese ai fini della contabilità fiscale in questo Materiale .
Pertanto, tutti i documenti relativi alla formazione del valore iniziale e residuo, il periodo dell'SPI, i contratti e gli atti di vendita, nonché i certificati e i calcoli per la contabilizzazione delle perdite derivanti dalla vendita di immobilizzazioni devono essere conservati per almeno 4 anni dopo la fine dell'inclusione della perdita specificata nella base imponibile. ... Ciò è dovuto al fatto che durante l'audit, le autorità fiscali hanno il diritto di esaminare i documenti per 3 anni prima dell'audit. Pertanto, i documenti sul cespite specificato dovranno essere conservati per almeno 9 anni.
Il caso considerato non è l'unico in cui si allungano i periodi di conservazione dei documenti. Nella prossima sezione, presentiamo altre situazioni.
Se LLC Landshaftny Design ha lavorato con una perdita e ne ha tenuto conto nel calcolo dell'imposta sul reddito, i documenti dovrebbero essere conservati per l'intero periodo di riporto della perdita più 4 anni dopo che è stato completamente ammortizzato. Allo stesso tempo, è impossibile sbarazzarsi della fonte primaria che conferma la perdita ricevuta o di altri certificati e calcoli, sulla base dei quali è stata trasferita questa perdita.
Ad esempio, i documenti contabili e fiscali per una perdita ricevuta nel 2018 e contabilizzata nei prossimi 10 anni dovranno essere conservati fino alla fine del 2032.
Il periodo di conservazione dei documenti contabili dovrà essere allungato anche nel seguente caso. LLC Landshaftny Design ha fornito servizi al cliente, che non ha pagato per il lavoro svolto in tempo e non ha risposto a lettere e reclami. La società non è stata esclusa dal registro di stato, ma non ha nemmeno rimborsato il suo debito. Landshaftny Design LLC è stata in grado di prendere in considerazione i crediti senza speranza solo nel 2018 e tutti i documenti dell'organizzazione relativi a questa situazione dovranno essere conservati fino alla fine del 2022.
Fatture, atti di lavoro svolto, buste paga, relazioni - questi e molti altri documenti contabili devono essere conservati dai contribuenti entro i termini stabiliti da un apposito elenco. È impossibile ridurre questi termini, ma in alcuni casi è necessario aumentare (quando si trasferiscono perdite, si cancellano crediti inesigibili, si vendono immobilizzazioni in perdita).
I documenti contabili primari, i rendiconti finanziari e i rapporti di revisione sugli stessi sono soggetti a conservazione. Ti diremo come, dove e quanto devi conservare gli archivi.
Come regola generale, il periodo di conservazione dei documenti contabili è di 5 anni, tuttavia, i singoli documenti devono essere conservati per un tempo più lungo o permanente. I periodi di conservazione dei documenti contabili sono fissati nel Codice Fiscale della Federazione Russa, Legge Federale n. 402-FZ del 6 dicembre 2011, nonché nell'elenco approvato con ordinanza del Ministero della Cultura della Russia del 25 agosto, 2010 n. 558. La contabilità e l'archiviazione dei documenti devono essere organizzate dal capo dell'impresa.
Quindi, secondo il Codice Fiscale, il contribuente deve garantire la conservazione dei documenti contabili e dei dati contabili fiscali per almeno quattro anni, necessari per il calcolo e il pagamento delle imposte, nonché i documenti che attestano il pagamento delle imposte, le spese sostenute e reddito percepito. Tuttavia, è prevista una procedura diversa, ad esempio, per i documenti che confermano la perdita ricevuta dalla società. In questo caso, i documenti giustificativi devono essere conservati per tutto il tempo fino al completo rimborso dell'importo della perdita.
L'elenco, approvato dall'ordine del Ministero della Cultura della Russia del 25 agosto 2010, contiene documenti d'archivio standard, nonché i periodi durante i quali dovrebbero essere conservati. Nella tabella puoi vedere i termini di conservazione dei documenti contabili nell'organizzazione. Tutti i documenti sono divisi in sezioni. Quindi, nella sezione 4 "Contabilità e rendicontazione" puoi vedere per quanti anni sono conservati i documenti contabili: ad esempio, i documenti relativi alla locazione di un immobile di una società devono essere conservati a tempo indeterminato (permanente), e la corrispondenza contenente informazioni sulla fornitura di servizi a pagamento deve essere conservata per 5 anni. Nella sottosezione 4.1 "Contabilità e rendicontazione" è inoltre possibile visualizzare i periodi di conservazione dei documenti analitici per bilanci, documenti di politica contabile e altri.
I file di archiviazione temporanea, che hanno un tempo di conservazione inferiore a 10 anni, di solito non vengono restituiti all'archivio dei documenti contabili dell'azienda. Di norma, rimangono nelle divisioni strutturali dell'organizzazione e, non appena scadono i termini di prescrizione dei documenti contabili, distrutto... Su base obbligatoria, i documenti contabili di conservazione perpetua (permanente) ea lungo termine, che supera i 10 anni, vengono trasferiti alla conservazione dell'archivio dell'organizzazione.
Le organizzazioni sono tenute a rispettare la procedura di conservazione dei documenti contabili, per garantire la sicurezza dei documenti entro i termini stabiliti dalla legge. Secondo la legge, solo gli enti statali, gli enti di autogoverno locale di un distretto municipale, un distretto urbano e un distretto interno sono obbligati a creare i propri archivi.
Secondo la legge creare un proprio archivio per la conservazione dei documenti è un diritto, non un obbligo dell'azienda. Pertanto, se l'impresa non dispone di un proprio archivio, è possibile concludere un accordo sulla conservazione dei documenti con l'archivio comunale di stato. L'organizzazione ha il diritto di scegliere qualsiasi archivio statale o comunale, nonché un museo o una biblioteca per conservare i propri documenti. In questo caso, è consigliabile concludere un accordo con l'archivio situato nel luogo di effettiva ubicazione dell'organizzazione.
Per archiviare documenti contabili, un'organizzazione ha il diritto di creare il proprio archivio.
A seconda del numero e del volume di documenti che prevedi di archiviare, puoi creare un archivio come:
A seconda della composizione dei documenti che devono essere trasferiti all'archivio per la conservazione (documenti contabili e non), possono essere creati i seguenti tipi di archivi:
In questo caso, l'archivio deve essere dotato di un locale separato che soddisfi tutti i requisiti per la conservazione dell'archivio, dotato delle attrezzature e del personale necessari.
Come archiviare correttamente i documenti contabili? I casi che includono documenti di conservazione permanente o documenti di conservazione a lungo termine (che devono essere conservati per 10 anni o più) sono soggetti a registrazione completa. Il disegno completo è:
Per quanto riguarda le pratiche che sono state conservate per meno di 10 anni, conviene effettuare la registrazione parziale: è possibile non sistematizzare i documenti della pratica, non apporre la numerazione e le iscrizioni di certificazione.
Per quanti anni e come è necessario conservare i documenti contabili in formato elettronico? Gli stessi periodi di conservazione si applicano ai documenti elettronici. Tuttavia, la conservazione dei documenti elettronici presenta alcune peculiarità. Devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
Nel processo di conservazione dei documenti contabili elettronici nell'archivio dell'organizzazione, è necessario eseguire periodicamente il controllo tecnico delle condizioni fisiche e lavorative dei portatori di documenti elettronici. Il controllo deve essere effettuato almeno una volta ogni cinque anni. Se vengono stabiliti cambiamenti nello stato dei media che possono influire sulla sicurezza delle informazioni, quindi con la decisione del capo, è necessario lavorare per trasferire documenti elettronici su nuovi media.
