إدارة وقتك.
وقت القائد ومبادئه استخدام فعال.
قيم عامل الوقت.
مبادئ الاستخدام الفعال للوقت.
قواعد التنظيم الشخصي والانضباط الذاتي.
طرق دراسة وتحليل استخدام المدير للوقت.
قيم عامل الوقت.
تُمنح القوة بمرور الوقت فقط لأولئك الذين اكتسبوا السلطة على أنفسهم ، وأتقنوا القدرة على إدارة أنفسهم ، واحترام الوقت.
أظهرت دراسة ميزانية الوقت من قبل المديرين الألمان أن 8٪ فقط منهم لا يحتاجون إلى وقت إضافي ، بينما البقية تتطلب من 10 إلى 100٪ من الوقت الإضافي.
أجرى A. McKenzie مقابلات مع الآلاف من المديرين وتوصل إلى استنتاجات. من بين مائة مدير:
· واحد فقط لديه الوقت الكافي.
العاشر يأخذ 10٪ المزيد من الوقت.
· أربعون مديرا يحتاجون 25٪ من الوقت الإضافي؛
· البقية يغيبون عن 50٪ من الوقت.
يمكن أيضًا قول ما يلي عن معنى الوقت:
· الوقت لا رجوع فيه.
· لا يمكن مضاعفة الوقت.
· لا يمكن تراكم الوقت.
· لا يمكن نقل الوقت.
· الوقت يمر بلا رجعة.
يجب أن يكون القائد قادرًا على تقدير عوامل الوقت. لسوء الحظ ، في أي مجال من مجالات العمل ، يمكنك أن ترى أن الكثير من وقت العمل وغير العمل يقضي بشكل غير منتج.
الوقت غير المستخدم يموت بشكل نهائي.
أخطاء نموذجية للقائد.
1. تأجيل البت في المشكلة إلى الغد
هذا الخطأ هو الأكثر شيوعًا. سبب رئيسيفي مثل هذه الحالة ، افتقارنا إلى التركيز والتردد وعدم اليقين. يجب حل المشكلة على الفور دون تأجيلها لوقت لاحق.
إنه يساعد دائمًا في مثل هذه الحالة:
أ) صياغة مكتوبة للمهام الفورية ، وتعريف جوهر المشكلة ؛
ب) بناء "شجرة الأهداف".
2) عدم إنجاز المهمة
من حيث الإنتاجية اليومية وإنتاجية العمل والسلامة الجهاز العصبيمن المفيد أكثر أن تبدأ أخيرًا الكثير من الأشياء التي لا يزال يتعذر إكمالها.
3. السعي لفعل كل شيء دفعة واحدة
حل العديد من المشاكل في نفس الوقت هو الأكثر طريق صحيحللتوتر والعصاب.
حتى لا تقفز الأفكار بين الحالات. فقط ما هو مرتبط مباشرة بالمسألة قيد النظر يجب أن يكون مطروحًا على الطاولة.
4. الرغبة في فعل كل شيء بنفسك.
في كثير من الأحيان ، يقضي المدراء التنفيذيون وقتهم وطاقتهم في القيام بالعمل الذي يمكن أن يعهدوا به إلى مرؤوسيهم. يُدفع للمديرين المال للتنسيق الفعال لأنشطة مرؤوسيهم ، بدلاً من العمل معهم.
5. عدم القدرة على التفريق الصحيح بين الوظائف بين المرؤوسين
أكثر علاج فعاللمكافحة ازدواجية الوظائف هو توافر توصيف وظيفي واضح ومفصل مرتبط الرسم التخطيطي الهيكليالمنظمة والأهداف المتغيرة لأنشطتها.
6. الرغبة ، في حالة الفشل ، في إلقاء اللوم على المرؤوسين
مهمة القائد هي تحديد الأسباب الموضوعية للفشل ، وليس البحث عن كبش فداء.
7. التجاهل التام لقضايا التنظيم والتخطيط للتنظيم والتخطيط العمل الشخصي.
8. المدير يعتقد ذلك تنظيم فعالوقته الشخصي هو في الأساس مستحيل.
المدير مسؤول مسؤولية كاملة عن نجاح بناء الأعمال والاستراتيجية وأساليب التطوير وصنع القرار وتنظيم سياسة شؤون الموظفين والعديد من المسؤوليات الأخرى.
ضع في اعتبارك الأخطاء النموذجية التي يرتكبها المدير.
1. إذا تمت زيارتك من قبل أي فكرة ثورية ، فمن المفيد مناقشتها مع الفريق أولاً. حتى لو بدا لك أن "جميع التحركات قد تم احتسابها" وكنت متأكدًا من أن فكرتك ستعمل لصالح عملك ، فلا يزال يتعين عليك الاستماع إلى رأي الفريق والاستماع إلى جميع التعليقات والإضافات.
ماذا يفعل القائد المعتاد للثقة الزائدة؟ يجمع اجتماعًا ، ويتحدث عاطفياً عن فكرته وخطة العمل الإضافية ، مخموراً برؤية النتيجة ، ويتفاعل بشكل سلبي مع تحذيرات الموظفين ويرفض النظر في التعليقات. نعم ، نجاح الأعمال مستحيل دون المخاطرة والإيمان قوتها الخاصة، ولكن لا يزال الأمر يستحق الاستماع إلى رأي الموظفين.
2. الثقة بالنفس والقدرة على تحمل المخاطر والمهارات المهنية هي دائما من بين صفات القائد الناجح. لكن إذا تحولت ثقتك بنفسك إلى اقتناع لا يتزعزع بأنك على حق ، فهذا خطأ كبير يتعارض بشكل كبير مع العمل. عندما يُثني قائد واثق من نفسه عن فكرته "العمياء" ، فإنه لا يريد الاستماع إلى أي شخص ، وبعد ذلك ، عندما لا تبرر النتيجة نفسه ، يدفع القائد كل شيء إلى مرؤوسيه ، متهماً إياهم بأنهم منظمة فاشلة.
3. في كل شركة ، بمرور الوقت ، هناك موظفون يحاولون إبلاغ المدير بالأخطاء التي ارتكبها - قرارات خاطئة ، واستراتيجيات غير ناجحة ، وتنظيم غير فعال ، وما إلى ذلك. يجب على القائد الذكي أن يستمع ويستخلص استنتاجاته الخاصة ، ولكن للأسف ، يتجاهل معظم القادة هذه التعليقات. وعادة ما يقولون أيضًا: "إذا لم يكن أحدهم سعيدًا بشيء ما هنا ، فأنا لا أحمل أحدًا". هذا غير منطقي على الأقل ، لأن مثل هذا القائد يحرم نفسه من فرصة تصحيح أي أوجه قصور في عمله ، وكذلك الحصول على قيمة.
4. الخطأ التاليهو منع الموظفين من حل الصغيرة بشكل مستقل حالات المشكلةوحتى عدم القدرة على إبداء الرأي. بالطبع ، يجب ألا تمنح الحرية الكاملة لموظفي شركتك ، لكن لا يجب أن تحظر تمامًا تنظيم جزء معين من العمل. على العكس من ذلك ، من خلال السماح للعمال بممارسة مهاراتهم وحل المشكلات الصغيرة ، فإنك تعلمهم المسؤولية.
5. الانفعالات العاطفية للمدير تقلل بشكل كبير من معنويات الموظفين. حتى لو أخطأ موظفك ، يجب أن تستمع إليه أولاً ، ثم تشرح كيف في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى التصرف في مثل هذا الموقف - سيكون هذا أكثر فاعلية لموظفيك من مجرد الصراخ ، والتخلي عن اللغة الفاحشة.
6. خطأ كبير آخر يرتكبه العديد من المديرين هو أنهم يوبخون مرؤوسيهم باستمرار ولا يمدحونهم أبدًا. نعم ، هناك أوقات يرتكب فيها الموظفون أخطاء ويجب توبيخهم ، ولكن من أجل تحسين فعالية موظفيك ، يجب أن تتعلم الثناء على موظفيك.
7. قد ينشأ التضارب بين الموظفين بسبب خطأ المدير. على سبيل المثال ، إذا خلق ظروفًا غير متكافئة لموظفيه ، واحدة عن طريق فرض رسوم نسبة أكبرمن غيرهم. يمكن التعبير عنها أيضًا في الإذن بالمغادرة بمفردهم الشؤون الشخصيةبالنسبة لبعض الموظفين ، بينما يُطلب من الآخرين كتابة بيان. إذا كنت ترغب في تجنب الخلافات بين الموظفين ، تعامل مع الجميع على قدم المساواة.
8. يحدث أن يشغل اثنان من الموظفين نفس المنصب ، على سبيل المثال ، المشغلين كتابة الكمبيوتر... هنا ، غالبًا ما يرتكب المديرون خطأ إثقال كاهل واحد فقط من الموظفين. هذا يرجع إلى حقيقة أن أحدهم ، على سبيل المثال ، يؤدي وظيفته في كثير من الأحيان أو بشكل أسرع. يمكن أن تتسبب تصرفات المدير هذه في عدم الرضا بين الموظفين ، وبالتالي ، من الأفضل إعطاء الموظفين العمل على قدم المساواة أو فصل أولئك الذين تعتبرهم غير ضروريين.
9. من المهم أن نتذكر أن العمل هو مسؤولية. بادئ ذي بدء ، أمامك. غالبًا ما يحدث أن يأخذ المدير صديقًا أو صديقة للعمل. نعم ، بالطبع من العملي جدًا عندما يكون لديك شخص ما للتحدث معه في وقت فراغك ، أو الخروج إلى مقهى أثناء استراحة الغداء ، لكن من الواضح أن هذا لن يساعد في تطوير شركتك. في العمل ، لا ينبغي أن يكون لديك أصدقاء إلا إذا كانوا محترفين من الدرجة الأولى. لا تضع تعاطفك الشخصي على حساب احترافية شركتك.
10. عدم مسؤولية القائد يمكن أن يتسبب في انخفاض ربح شركتك. من المقبول عمومًا أن الموظفين فقط هم من يمكنهم نسيان الأمر وتجاهل الأمر وإبطاء إصدار التقرير. ولكن غالبًا ما تكون هناك مواقف يقوم فيها المدير بنفس الشيء. إذا كانت سمعتك مهمة بالنسبة لك ، فمن المنطقي أن تضع وعودك دائمًا في الاعتبار.
أخطاء الإدارة النموذجية للقادة الروس
في معظم الحالات ، لا يدمر المنافسون أو الأزمات الأعمال ؛ بل أخطاء المديرين هي التي تدمر العمل. يبدو أنه قد كتب الكثير عن هذا الأمر لدرجة أن الجميع يعرف كل شيء ، لكن العديد من المديرين يواصلون التحرك على نفس الطريق بإصرار يحسد عليه. ملتوية في السماء ، هم غافلون عن الأشياء "الواضحة". وهم يخطئون.
ما هي الأسئلة التي يمكنك أن تجد إجابات عليها في هذه المقالة:
بغض النظر عن حقيقة أن كمية كبيرةكتب عن إدارة الأعمال ، لا يتوقف القادة عن ارتكاب الأخطاء الإدارية. حتى الرؤساء التنفيذيين المتمرسين ليسوا محصنين ضدهم. في هذه المقالة ، سأحلل سبب حدوث ذلك.
لقد اتخذ العديد من رواد الأعمال والمديرين هذا الموقف الآن: إذا انتهت الأزمة (كساد ، ركود ...) ، فسنبدأ في إطلاق مشاريع تنموية ، لكن الوقت مبكر جدًا الآن. متى تنتهي الأزمة؟ في عصر التغيير هذا سؤال بلاغي لأن الأزمة لن تنتهي أبدا. بتعبير أدق ، سيتم استبدال أحدهما بآخر ، ولكن في منطقة مختلفة. كل عمل له عوامله المهمة الخاصة به ، ويحدِّد تأثيرها السيناريو الذي ستتطور وفقًا له الأحداث. أمثلة على هذه العوامل: التوسع في الشركات الصينية بضائع المستهلكين، انضمام روسيا إلى منظمة التجارة العالمية ، ارتفاع أسعار الطاقة ، نقص متزايد في الموظفين في سوق العمل ، انخفاض كارثي في قيمة الأصول الثابتة ، نشاط مبتكرالمنافسين. قم بتقييم المدة التي يمكن أن تستمر فيها هذه العوامل وما قد يؤدي إليه تأثير هذه العوامل ، وستفهم: إذا لم تتخذ على الفور التدابير الأكثر حسماً ، فلن يكون لعملك ببساطة مستقبل.
كثير من الناس ينسون المنافسة. لكن خلال الأزمة ، تزداد الأمور سوءًا. بينما تنتظر بعض الشركات وقتها ، تنشط شركات أخرى. انتبه جيدًا لتحركات منافسيك. المعيار (افعل ذلك بنفسك) ، اتصل بأخصائي ذكاء تنافسي... سوف تجد ، كما اتضح ، أن الحياة تغلي في كل مكان. يقوم البعض بإغراء عملائك ببطء بعيدًا لأنك توقفت عن القتال من أجلهم. وجد آخرون لأنفسهم مكانة جديدةوإتقانها بنشاط عندما تكون غير نشط. لا يزال آخرون يفلسون ، ويهرع عملاؤهم بحثًا عن مورد جديد ، لكنك لا تفعل شيئًا لجعلهم يأتون إليك ، وتذهب الطلبات إلى الآخرين.
يعلم الجميع ما هو النظام البيئي. في الطبيعة ، كل شيء متوازن (أو يسعى لتحقيق التوازن). يرجى ملاحظة: حجم كل حيوان أو نبات يختلف كثيرا حدود محدودة... الاقتصاد هو أيضا "نظام بيئي". توجد نباتات وحيوانات ، وهنا متاجر ومطاعم ومصانع. العديد من رواد الأعمال دمرهم الهوس الهائل. يجب أن تكون واضحًا جدًا بشأن مكانك في السوق ومكانتك وحدود التطوير الخاصة بك. إذا كانت لديك موارد مجانية ، فمن الأفضل إنشاء عمل آخر أو نقل العمل الحالي إلى مناطق أخرى ، لكن لا تنفخه. خلاف ذلك ، سوف تكون خاملا السعة الإنتاجية، وسيتعين عليك الاحتفاظ بجهاز إداري كبير ، وهذا يؤدي إلى زيادة التكاليف وانخفاض في الأرباح.
والأكثر ضررا هو الافتقار إلى الطموح. إذا كان عملك أصغر مما يسمح به السوق ، فسيأخذ شخص آخر الحصة التي لم يتم الوصول إليها. ستزداد المنافسة ، والتي ستنتهي عاجلاً أم آجلاً بإخراجك من السوق. لذلك ، يجب أن يكون العمل الحجم الأمثلمن حيث مكانتها في النظام الاقتصادي.
يجب أن نتذكر دائمًا أن أي عمل هو كائن حي. لنأخذ جسم الإنسان. لنا حياة طبيعيةتوفير مجموعة متنوعة من الأنظمة الوظيفية: الجهاز العصبي ، والدورة الدموية ، والجهاز الهضمي ، ونظام التنظيم الحراري ، وما إلى ذلك. الشيء نفسه هو الحال في المؤسسة. عادةً ما تكون الأنظمة الوظيفية الرئيسية للشركة هي المبيعات والإنتاج والقدرات والموارد والموظفين والتحفيز والاقتصاد والتمويل والإدارة ، تكنولوجيا المعلومات، الأمان ، الاقتصاد (يتم إعطاء الأسماء وفقًا لمجالات المسؤولية ؛ لم يتم سرد الأنظمة الفرعية). التوظيف خاص للغاية بالصناعة.
يجب أن تحتوي مؤسستك أيضًا على كل شيء الأنظمة المطلوبة(مع مراعاة خصوصيات العمل) ، ويجب تصحيح عملهم إلى حد الكمال. غالبًا ما يرتكب القادة الذين يفهمون هذا خطأً آخر: إنهم يضخمون الدولة. يعتقد الكثير من الناس أنه لكل نظام وظيفي تحتاج إلى إنشاء قسم أو على الأقل تعيين موظف. نتيجة لذلك ، يمكن لموظفيهم المثاليين الوصول بسرعة إلى حجم جهاز الإدارة ، على سبيل المثال ، السكك الحديدية الروسية (عدة آلاف) واستهلاك جميع الأرباح. هذا هو، بطبيعة الحال، سخيف. ما الذي يفعله المدراء إذن؟ إنهم ببساطة يتخلون عن أنظمة معينة ، مثل التسويق (بمعنى أبحاث السوق المنهجية) أو أنظمة الأمان. ومع ذلك ، لا ينبغي للمرء أن يعتقد أن المشروع المكون من خمسة أشخاص غير قابل للاستمرار. دعك ميزانية متواضعة، فموظفين صغيرين لا يزال بإمكانك إقناع شركتك بتنفيذ جميع مهام الوظائف المطلوبة... كيف؟ يمكنك تقليل حجم العمليات ، وجذب شركات الاستعانة بمصادر خارجية ، والجمع بين المسؤوليات (ومع ذلك ، هناك قيود: يجب أن تأخذ في الاعتبار الإمكانات البشرية، قدرة كل موظف ، وبالطبع على عدم الجمع بين المسؤوليات غير المتوافقة) ، يتولى عددًا من الوظائف.
كل شركة · تصنيع أو تجارة · لديها قسم مبيعات. وإذا كان لديك واحد ، فأنت بحاجة أيضًا إلى قسم تسويق (أو مسوق). ولكن لا ينبغي بأي حال من الأحوال الجمع بين وظائف هذه الأقسام. تتمثل مهمة قسم المبيعات في إبلاغ العملاء ، والتفاوض بكفاءة ، وإبرام عقد ، وما إلى ذلك. ولكن لتحديد الأهداف ، لتحديد حجم المبيعات - لا ينبغي تضمين هذه الوظائف تحت أي ظرف من الظروف في اختصاصه. بخلاف ذلك ، ينشأ تضارب في المصالح: لن يرغب مديرو المبيعات في تحمل التزامات متزايدة ، حيث إنها تنطوي على قدر كبير من المسؤولية.
من أجل وضع الخطط بشكل صحيح (وعدم إنتاج المزيد من المنتجات ، على أمل عبثًا في زيادة الطلب ، أو ، على العكس ، أقل مما يتطلبه السوق) ، نحتاج إلى نظامي بحوث التسويق... يجب ألا يهتم الأشخاص الذين يتعاملون معهم بتشويه النتائج (سواء لأعلى أو لأسفل). في هذه الحالة مدير عامسيكون صانع القرار المسؤول قادرًا على الاعتماد على معلومات موضوعية تمامًا.
إذا لم يكن هناك أشخاص آخرون مسؤولون في المؤسسة ، فستعمل أنت فقط ، ويمكن مساواة جميع موظفيك بالجداول وأجهزة الكمبيوتر. بعد كل شيء ، مرؤوسوك هم منفذون ، وهم يتصرفون بأمر ، وإذا لم يكن هناك أمر ، فلا يوجد عمل. إنهم ، بالطبع ، يحبونك ، لكنهم في نفس الوقت يراقبون بهدوء كيف تكافح ، ويركضون إليك في أي قضية. كان لي أحد معارف ، رجل أعمال شاب. مباشرة بعد التخرج ، بدأ تجارة الأسماك (الصغيرة بالجملة). كان خاضعًا لخمسين موظفًا ، يديرهم بمفرده: من وماذا يحمل ، وأين وماذا يلتقط. من المثير للاهتمام أنه درس بدرجة في الإدارة. ومع ذلك ، كان يصطف كل صباح لمدة ساعتين أو ثلاث ساعات للحصول على التعليمات. ثم ذهب لحل المشاكل: لم يقرر أحد أي شيء ، ولم يستطع أحد ولم يرغب في تحمل المسؤولية. لمدة ثلاث سنوات من العمل دون أيام عطلة وعطلات ، تحول إلى شخص يعاني من التعذيب الشديد والدمار العاطفي. أخيرًا لم يستطع تحمل ذلك ، ألقى كل شيء وغادر في مكان ما.
كثيرًا ما نسمع من القادة العبارة التالية: "إذا كان الشخص صالحًا ويمكن الوثوق به ، فإن الأمور تسير ، ولكن إذا كان الشخص السيئ ينهار". في بعض الأحيان يضيفون إلى مثل هذا البيان: "لدينا عمل محدد" نظام فعالالإدارة ، ولكن حقيقة أن الأشخاص الخطأ يتم توظيفهم. بالطبع من الجودة الشخصيةيعتمد الكثير من الموظفين في مجال الأعمال. لكن ليست هناك حاجة لإغراء الأشخاص الذين يفتقرون إلى السيطرة ، وإثارة السخط على الظلم ، والسماح لهم بالتهرب من المسؤولية (على سبيل المثال ، بسبب عدم وجود توصيف وظيفي). السؤال هنا بالتحديد هو إنشاء نظام إدارة فعال (مكوناته - البحث والتخطيط وإعداد الإنتاج وتنظيم وتنسيق العمل والمحاسبة والرقابة والمكافأة والعقاب).
لنتحدث عن بناء فريق الإدارة. هناك نقيضان: يعتمد بعض المديرين على الاحتراف والبعض الآخر على التفاني الشخصي. الحقيقة في المنتصف.
لسوء الحظ ، في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، نادرًا ما يتم إجراء تقييم الاحتراف ونادرًا ما يتم الاهتمام الجاد بالتنمية إدارة شؤون الموظفين... نتيجة لذلك ، يتأقلم الشخص مع حل المهام الحالية ، ولكن متى وضع صعبإما أنه لا يرى المشكلة إطلاقاً ، أو أنه ضائع ، لأنه لا يستطيع الكشف عن الأسباب.
ومع ذلك ، فإن الاحتراف وحده لا يكفي. لا يرغب المدير الأعلى الحديث دائمًا في اتخاذ القرار المهام الصعبة... عندما ينشأ موقف حاد ولكي تنقذ الموقف ، عليك أن تعمل لأيام وتتحمل المسؤولية وتتصرف بحسم ، يتراجع ويقول إنه لن يتأقلم ، رغم أنه في الحقيقة يفكر في نفسه: "لماذا أحتاج هذا ؟ " لذلك ، يجب على الرئيس التنفيذي اختيار الأشخاص للفريق بالطريقة التي يتم بها اختيار الأشخاص للذكاء. الاحتراف والموثوقية على نفس القدر من الأهمية.
لتقييم مصداقية الشخص ، تحتاج إلى اكتشافه إعدادات الهدف... إنه شيء يجب معرفته والقدرة على ذلك ، وهو شيء آخر تريده. هل موظفك المستقبلي مصمم على العمل فيه القوة الكاملة، هل لديه حاجة للتطوير وتحقيق الذات؟ ما الذي يريد تحقيقه في الحياة ، وما الذي يثير اهتمامه وكيف يرتبط ذلك بشركتك؟ هذا كله مهم جدا ربما يرى الوظيفة مؤقتة (للعودة إلى أوقات أفضل)؟ بالطبع ، لن يقول هذا بشكل مباشر ، لكن بمعرفة إعدادات الهدف ، ستصل إلى هذا الاستنتاج بنفسك. من ناحية أخرى ، سترى ما يمكنك ربطه ، وكيفية ربط شخص ما بالشركة. على سبيل المثال ، إذا أراد أحد المتخصصين أن يصبح مهنة كقائد ، فامنحه فرصة: حدد المهام الصعبة ، وشارك الخبرة - ثم يمكنك الاعتماد على تفانيه في الأوقات الصعبة.
بالإضافة إلى ذلك ، عند التوظيف (أو الترقية) ، تحتاج إلى معرفة: لحل المهام التي يكون الشخص مستعدًا للإجابة عليها ، وكيف سيتصرف ، ولماذا هو متأكد من النتيجة؟ قلة من الناس يمكنهم الإجابة بشكل واضح عما هم على استعداد للإجابة عنه في مكان العمل. يريد معظمهم أن يكونوا ضامنين (يركضون هناك ، ويحضرون هنا) ، ويتقاضون رواتبهم كقادة. لكن الجزء الأمامي من المسؤولية هو المضمون الحقيقي عقد التوظيفصاحب العمل مع الرئيس (نائب ، رئيس الوحدة). ولكن ، لنفترض أن المدير يضرب نفسه في الصندوق ويقول إنه يتعهد برفع مستوى المبيعات إلى المستوى الذي حددته. من السهل جدًا تقييم قدرته على تحقيق النجاح: يكفي أن تسأل مقدم الطلب عن المشاكل التي قد يواجهها ، وما الذي سيتعين عليه التغلب عليه ، وما الذي سيحتاجه لذلك. أي شخص لم يحل مثل هذه المشاكل سوف يجيب ببساطة: "نعم ، لا مشكلة!"
بمساعدة هذه المقالة ، يمكنك التعامل مع القصور الذاتي لعادات العمل التي تتراجع ، وتطبق الجزرة وتلتصق بشكل صحيح لزيادة تحفيز مندوبي المبيعات ، والتقاط "المنشطات" التي ستنشط الموظفين لفترة طويلة.
دعنا نحلل المشترك أخطاء إداريةالشركة والفريق وطرق إصلاحها.
لقد شاهدت مؤخرًا مناقشة على الويب: هل ينبغي لرئيس قسم المبيعات التعامل مع المبيعات شخصيًا. انقسمت الآراء. أعتقد ذلك: هناك مفاهيم "ينبغي" و "يجوز". يمكن للمدير البيع ويجب أن يكون قادرًا على القيام بذلك. لكن لا ينبغي أن أفعل ذلك على الإطلاق. لها وظائف أخرى.
إذا فعلت كل شيء بنفسك ، فلن يتعلم الموظفون العمل. لن يتعامل المرؤوسون على الفور مع المهام التي تفوضهم بها ، ولكن بدون تفويض ، فإنك محكوم عليك بضغط الوقت.
نشرنا في هذا المقال خوارزمية التفويض التي ستساعدك على التخلص من الروتين والتوقف عن العمل على مدار الساعة. سوف تتعلم من يمكنه ومن لا يمكن تكليفه بالعمل ، وكيفية تعيين مهمة بشكل صحيح لإكمالها ، وكيفية التحكم في الموظفين.
إذا كان قسم المبيعات في طور الإنشاء أو كان هناك تناوب للموظفين في الشركة ، فيمكن للمدير أن يلتقط العمل مع هذا العميل أو ذاك. ولكن ليس في كل وقت. تتمثل وظائف المدير في التخطيط وتحديد المهام والتحكم في الأداء وتحقيق النتائج وسيكون من الخطأ وضع المبيعات الشخصية في قائمة المهام الإلزامية للمدير.
من المعتقد أنه لا يمكنك السيطرة على الموظفين ، لأن الناس لا يحبون أن تتم مراقبتهم باستمرار. السيطرة الكاملة قادرة على اجتياح القائد بالكامل. لكن هل هو كذلك؟ بعد كل شيء ، لا يمكن ترك أي شيء دون انتباه. يحدد التحكم حجم فرص تنفيذ الخطة.
عندما يبني قائد بعض مجالات العمل ، ثم ينقلها إلى الإدارة شخص مسؤول، هناك ذروة. ثم يمكنك أن تقول: "أنت ترى ، أنا لا أتحكم في أي شيء - وكل شيء يعمل هناك." لكن ما الذي سبق ذلك؟ ربما تحكم جيد. قبل أن تتمكن من تعليم طفلك المشي بمفرده ، تحتاج إلى المساعدة والتحكم في كل خطوة.
على سبيل المثال ، أجرى مصنع محلي مؤخرًا تدقيق مبيعات وكشف عن مشاكل لم يفكر فيها حتى من قبل. اتضح أن مؤشرات الأداء الرئيسية غير صحيحة. سأل الرئيس التنفيذي في الاجتماع المدير المالي، ما إذا كان يمكنه التحقق من مقدار الأموال الموجودة في حساب الشركة. أجاب الممول بأنه يستطيع ذلك ، لكنه لم يفعل ذلك من قبل. اتضح أن الشخص الأول في الشركة لا يتحكم في الشؤون المالية. إنه يعرف عدد البضائع التي تم شحنها ، ولكن مقدار الأموال التي وصلت - لا. وهذا خطأ لا شك فيه للمدير في إدارة التقارير. لأنه يجب عليه التحكم في هذه المؤشرات ونقل المعلومات إلى الشخص الأول.
عدم المبالغة في السيطرة هو خطأ المدير. هناك حاجة إلى التحكم الكامل حتى يبدأ قسم المبيعات في العمل بشكل منهجي ومتناغم.
من الطبيعي أن يفعل الإنسان ما يحبه ويستمتع به. لماذا ا؟ لأنه عندما تفعل ما تريد ، تحصل على نتائج. وعندما تحصل على نتائج ، تشعر بالرضا. التقيت بالمديرين التنفيذيين الذين أعطوا الأولوية لساحة التزلج المفضلة لديهم - المبيعات. لذلك ، يقود المدير بعض عملاء VIP ، ويفتح بنفسه الفروع ، ويدرب الفريق. ومع ذلك ، فهو لا يشارك في التخطيط والتطوير والتحليل. وبناءً على ذلك ، فإن بعض الخيارات تتلاشى ببساطة. وصحيح أن القائد يشارك في جميع وظائف الإدارة.
أنصح كل مدير بمعرفة أسلوب التزلج المفضل لديه ، ولكن ليس التركيز عليه ، ولكن أن يتحرك في اتجاه نقاط النمو.
كل شركة لديها فريق مبيعات متمرس يعمل في مجال الأعمال التجارية منذ إنشائها. إنهم يعتبرون أنفسهم آلهة من أوليمبوس ، يُسمح لهم بتحديد من يعمل في الشركة وماذا يفعل.
الخطأ هو أن القائد في كثير من الأحيان لا يبتكر الشركة ويعيد تنظيمها ، لأن "المحاربين القدامى في المبيعات" يعارضونها. إنه يعتمد على آراء الموظفين الذين هم بالفعل غير فعالين أو ببساطة لا يريدون التغيير. لكنه يفعل ذلك لأنهم اعتادوا البيع بشكل جيد ، وما إلى ذلك. ومؤخرًا ، أجل المدير أتمتة الأعمال بسبب التناقضات مع "خبراء المبيعات المخضرمين" في الشركة. ونتيجة لذلك ، أدى ذلك إلى الركود. لم تكن الشركة قادرة على التكيف مع الحقائق وفقدت جزءًا من السوق. بدون نظام CRM في الوقت الحاضرمن الصعب إدارة المبيعات بفعالية.
يجدر الاستماع إلى هؤلاء المديرين الذين عملوا في الشركة لفترة طويلة ، لكن عليك اتخاذ القرارات بنفسك. غالبًا ما يكون الموظفون معاديين للابتكارات لأنهم لا يعرفون ما يمكن توقعه من إعادة التنظيم. الابتكار يعني أنه يجب عليك التغيير والتصرف بشكل مختلف عما تفعله دائمًا. هل سيريد المديرون الذين يجلسون في "مكان دافئ" هذا؟
في حين أن الشركة صغيرة وتوظف من خمسة إلى سبعة أشخاص ، فإن مبدأ "الأسرة" ساري المفعول. تصدر الأوامر شفهيا ولا تولد بيروقراطية ورقية. لكن هذا أمر سيء لقسم المبيعات والأعمال بشكل عام. عندما يتم إرسال الأوامر والمهام والتعليمات شفهياً ، يبدأ تشويه المعلومات بكل العواقب المترتبة على ذلك. لأن شخصًا ما أساء فهمه ، أو سمعه ، وما إلى ذلك.
أوصي بإنشاء اتصال مكتوب. لهذا هناك موارد مختلفةفي شكل دردشات. يمكن أن تكون هذه محادثة مع قسم المبيعات في WhatsApp و Skype و Viber و Telegram وما إلى ذلك. للراحة ، أنصحك باستخدام النماذج المعدة مسبقًا.
يُعتقد أن الناس لا يريدون فعل أي شيء. هذه في الواقع أسطورة. يريد الناس دائمًا أن يفعلوا شيئًا ويسعون جاهدين ليكونوا مفيدين ، حتى دون أن يدركوا ذلك. تكمن المشكلة في أنهم لا يعرفون كيف يكونون مفيدين لهم ، ولا يمتلكون الأدوات اللازمة ، ولا يمتلكون الكفاءات.
نما العديد من الممارسين إلى المديرين التنفيذيين ، ولكن في نفس الوقت ظلوا في النقطة التي بدأ منها النمو. أي أن الموظف مسؤول بالفعل عن قسم المبيعات ، لكن رأسه لا يزال في المبيعات الروتينية. إنه يؤدي بالفعل بعض الوظائف الجديدة ، لكنه لا يشك في بعضها. على سبيل المثال ، يشارك رئيس قسم المبيعات في التخطيط وتحديد المهام ، لكنه في نفس الوقت لا يتحكم في التنفيذ. ونتيجة لذلك ، يبدأ هو نفسه في تنفيذ المهام الموكلة إليه. المحصلة النهائية: لا يريد رفع البدائل. إنه فقط لا يفهم ماذا يفعل بعد ذلك. يخشى المدير أن يكون عاطلاً عن العمل إذا قام بنقل بعض وظائف التحكم والتخطيط وتنسيق الفريق والتدريب والمبيعات. لذلك ، نلتقي بمديرين يشكون من "الحمل الزائد" ، لكنهم لا يفعلون شيئًا لتقليله.
يحتاج المديرون إلى تعاطي المنشطات بشكل مستمر. من المهم الحفاظ على الإثارة من أجل التعامل بفعالية مع الاعتراضات والتعامل مع الرفض. لذلك ، يجب على القائد إنشاء الألعاب باستمرار ، وإخراج الجوائز ذات الصلة.
أعرف عشرات الأمثلة عندما أخطأ المدير في الفوز بجائزة في لعبة مبيعات. والمشكلة ليست أن الجوائز سيئة - لا ، إنها ببساطة غير مناسبة. على سبيل المثال ، من أجل تنفيذ الخطة ، وعد المدير بالذهاب إلى نادي البولينج. كان الفريق من الإناث. وبالنسبة لبعض الفتيات اللواتي لديهن مانيكير جميل ، لم يكن هذا النوع من الحفلات مناسبًا. كان من الأسهل عليهم عدم تنفيذ الخطة. مثال آخر - وعد القائد بقفزة بالمظلة. لكن هذا دافع محدد. كان من الأفضل فعل العكس: إجبار أولئك الذين لم يفوا بالخطة على القفز بالمظلة.
لا تخلط بين "المنشطات" في شكل ألعاب والدوافع المالية التي تنطوي على نسبة مئوية من المبيعات. يمكن للمدير أن يبتكر لعبة شهريًا للحصول على أفضل ثلاث نتائج للمبيعات ويضع معايير لها اعتمادًا على تفاصيل المبيعات. على سبيل المثال ، يمكنك وضع خطة للمجموعة الحسابات المستحقة، من خلال كمية البضائع المباعة ، وما إلى ذلك. ويمكن أن تكون أيضًا لعبة من أجل "أكبر عملية إعادة بيع" أو "أعلى متوسط فاتورة" ، وما إلى ذلك.
بالنسبة لدقة الحصول على "الجائزة المرغوبة" ، يتم حلها بمساعدة عمل بسيط- مقابلة الموظفين. وليس من الضروري إشراك الجميع. الشيء الرئيسي هو إجراء مقابلات مع أولئك الذين يفعلون شيئًا ما حقًا وإعطاء نتيجة جيدة.
في كثير من الأحيان ، يعتقد القادة أن لديهم جدولًا زمنيًا خاصًا ، وما لا يسمحون للفريق بفعله ، يفعلونه بأنفسهم. على سبيل المثال ، يتأخرون عن العمل أو يستخدمون الكثير من وسائل التواصل الاجتماعي. المشكلة هي أن الفريق يقرأ عن غير قصد نمط سلوك القائد. المدير هو المنصب الذي يعطي عددًا من الحريات وفي نفس الوقت يفرض قيودًا. يجب أن يكون قائد المبيعات ذا مصداقية وأن يكون قدوة حسنة.
هناك مثل هذه الحكاية عندما يلتقي زعيمان ويقول أحدهما للآخر: "كيف حالك مع الفريق؟" فيجيب: "كما تعلم ، بطرق مختلفة". الأول يقول: "وأنا أستخدم العصا والجزرة ، أنا أغيرهما فقط. و كيف حالك؟" - "حسنًا ، عادةً ما أستخدم العصا" - "تستخدم الجزرة." يجتمعون في غضون شهر ، والثاني يسأل صديق كيف حالك. يجيب: "كما تعلمون ، من حيث المبدأ ، لم يتغير شيء. الشيء الوحيد هو أنه من غير الملائم ضرب خبز الزنجبيل ".
لماذا يكره موظفو الخطوط الأمامية الاجتماعات؟ لأنه في الاجتماع ، يرتبون لاستخلاص المعلومات ، والذي يحضره أولئك الذين نفذوا الخطة وأولئك الذين لم يفعلوا ذلك. لكن كلا الجانبين يستمع إلى السلبية. عندما يتم الاحتفال بمن ينجحون في الخطة ، تكون النتيجة تجمعًا مختلطًا. لا يكون للجزر والعصي معًا نفس التأثير بشكل منفصل.
كيف يمكن للمدير تجنب مثل هذا الخطأ في إدارة الموظفين؟ الاجتماع هو دائما تلخيص. ماذا فعلوا ، ما الذي تعاملوا معه ، وما هي الصعوبات التي حلوها ، وما هي النتائج التي حققوها ، والخطط للمستقبل - وعدم مناقشة المشاكل. والتنسيق (اجتماع ، اجتماع تخطيط ، إحاطة) هو استخلاص المعلومات وخطة لكيفية تسوية الموقف. لذلك ، يجب فصل العصا والجزرة بشكل واضح. ليست هناك حاجة لإعطاء الجزرة والضرب على الفور بالسوط - سيظل السوط في الذاكرة.
لتقييم المؤشرات ، يجدر استخدام الرسوم البيانية. يهتم رئيس قسم المبيعات بالاتجاهات. من الممكن عدم تتبع المؤشرات كل يوم ، ولكن من الممكن تقييم وتحليل الموقف بناءً على الاتجاهات. ومع ذلك ، لا يمكنك النظر إلى الاتجاهات بدون الرسوم البيانية.
في كثير من الأحيان ، يقوم قادة المبيعات بتحليل مؤشرات الأداء الرئيسية باستخدام جداول البيانات. إنها تظهر صعودًا وهبوطًا ، لكنها لا تظهر الاتجاه الذي كان عليه قبل بدء الركود الشامل أو الارتفاع. (رسم).يحصل مدير المبيعات على لوحة معلومات بها جدول للفواتير وملخصات العروض التقديمية وعدد العملاء الذين تم الاتصال بهم وأيًا كان. بدون لوحة القيادة هذه ، ليس لدى مدير المبيعات أي شيء ليقيمه. الخلاصة: ترجمة المؤشرات الرئيسية لقسم المبيعات إلى شكل بياني.
قد يكون هناك مخرج: أولاً ، تفويض أكبر قدر ممكن من السلطة إلى المرؤوسين ، واتخاذ قرار على عاتق معظم الأشخاص فقط. موضوعات هامة؛ ثانيًا ، في عصرنا ، عندما يشتكي الجميع من تدفق الورق ، الطريقة الوحيدةلتقليلها ، يجب أن تكون جادًا بشأن الأعمال الورقية.
نحن نتحدث عن تلك الأوراق المالية المفيدة ، والتي بدونها لا يمكن التفكير في إدارتها اليوم: يأتيحول تقنيات التخطيط والمحاسبة حول وصف الوظيفة، والبروتوكولات ، والأرشفة ، وما إلى ذلك ، دون حفظ هذه الوثائق بالترتيب ، يتزايد التدفق الفوضوي للأوراق الأخرى عشرة أضعاف. يعتقد المدير أن التنظيم الفعال لوقته الشخصي ، من حيث المبدأ ، مستحيل.
الدافع وراء ذلك هو حقيقة أنه ، القائد ، لا يعتمد على نفسه ، بل يعتمد على الآخرين والظروف.
يذكر سيفرت ثلاثين من أهم أسباب إضاعة الوقت.
30 كنس الوقت تحديد الهدف غامض. عدم وجود أولويات في العمل. تحاول أن تفعل الكثير دفعة واحدة. عدم وجود فهم كامل للمهام المقبلة وطرق حلها. سوء التخطيط يوم عمل... الفوضى الشخصية ، مكتب "متناثرة". الإفراط في قراءة المراسلات. نظام الملف السيئ. عدم وجود الدافع (عدم الاكتراث بالعمل). يبحث عن السجلات والمذكرات والعناوين ، أرقام الهواتف... قلة التعاون أو تقسيم العمل. مدمرة اتصالات هاتفية... الزوار غير المخطط لهم. عدم قول لا. معلومات غير كاملة ومتأخرة. عدم الانضباط الذاتي. عدم القدرة على إتمام الأمر. الانحرافات (ضوضاء ، إلخ). اجتماعات مطولة. الإعداد غير الكافي للمحادثات والمناقشات.
عدم التواصل (التواصل) أو عدم الدقة استجابة... ثرثرة في مواضيع خاصة. مؤانسة مفرطة. سجلات العمل المفرطة. متلازمة التسويف. الرغبة في معرفة كل الحقائق. فترات الانتظار الطويلة (على سبيل المثال ، موعد). التسرع ونفاد الصبر. نادر جدا تفويض (إعادة التكليف) للشؤون. السيطرة غير كافية على حالات الاستعانة بمصادر خارجية.
