ذات يوم تأتي اللحظة التي يكون فيها رجل أعمال فردي أو شركة ذات مسؤولية محدودةيجب إصدار فاتورة لمن يقدم الخدمات للدفع مقابل هذه الخدمات بالذات. ماذا تفعل في هذه الحالة؟ ما هي الوثيقة التي يجب تقديمها؟ كيف ترتبها بشكل صحيح؟ هناك عدد من الإجابات على هذه الأسئلة ، والتي سننظر فيها معك في هذه المقالة.
استمارة معتمدةللفواتير لا. لذا رجل أعمال فرديأو شركة ذات مسؤولية محدودة الحق في التوصل إلى نموذج يتم فيه وصف الخدمات المؤداة. هو الحساب الذي هو أساس الدفع عن طريق التحويل المصرفي. لا يوجد نموذج معتمد ، ولكن يجب أن يكون هناك عدد من التفاصيل الإلزامية في المستند.
الفاتورة هي مستند صادر عن مقاول أو بائع للخدمات أو البضائع المقدمة. يجب أن يحتوي هذا المستند إلزامي التفاصيل المصرفيةوقائمة بالأعمال المنجزة أو الخدمات أو السلع المعروضة. الغرض من هذا المستند هو إخطار الطرف المقابل بالعمل المنجز أو الخدمات أو حجوزات السلع ، فضلاً عن الحاجة إلى تحويل الأموال إلى التفاصيل المحددة.
غالبًا ما يتم طرح هذا السؤال من قبل أعضاء مجلس الإدارة ورؤساء الشركات. في كثير من الأحيان ، تتم المعاملات دون مشاركة الفواتير بين المديرين. ما هو الشيء الصحيح الذي يجب أن يفعله المحاسب في هذه الحالة؟ وثيقة "الفاتورة" لا ينظمها أي قانون. توافق على إمكانية العثور على تفاصيل الدفع أيضًا في مستندات أخرى. ستكون هذه المستندات: اتفاقية أو فاتورة ، أو ربما حتى بطاقة الشركة حيث تحتاج إلى تحويل الأموال. لكن هذه المستندات ليست أساس الدفع (باستثناء الحالات التي يتم فيها تحديد جداول الدفع في العقود). يجعل الحساب التسويات بين الأطراف المقابلة أكثر دقة. لهذا السبب ، فإن جميع المحاسبين يؤيدون مثل هذه الوثيقة ، حتى لو لم ينص عليها العقد. هناك طريقتان حيث تكون الفواتير ضرورية ببساطة: إذا لم يحدد العقد المبلغ المطلوب دفعه وإذا كانت "الفاتورة" إلزامية لإصدارها في العقد.
يمكنك إنشاء مستند فاتورة في أي برامج المحاسبةأو في الخدمة عبر الإنترنت "أعمالي". باستخدامه ، يمكنك إصدار فاتورة للدفع تلقائيًا في غضون ثوانٍ قليلة. في هذه الحالة ، لا يتعين عليك التفكير في التصميم الصحيح لكل حقل. سيقوم النظام بعمل كل شيء من تلقاء نفسه. بعض خطوات بسيطةوالفاتورة جاهزة. حلقة الوصل.
يمكنك تحويل الفاتورة إلى الطرف المقابل للدفع فيها شكل ورقي(في هذه الحالة ، يجب أن تكون تواقيع المدير ، والمحاسب ، وأحيانًا توقيع الشخص الذي أصدر الفاتورة ، وكذلك ختم المنظمة). يمكن إصدار الفاتورة بتنسيق في شكل إلكترونيعبر TCS [الخدمة عبر الإنترنت "My Business"] (في هذه الحالة ، سيوقع مشغل TCS المستند من قبل الأشخاص المسؤولين في المؤسسة التي تصدر فاتورة الدفع). يمكن وضع الفاتورة على ورقة فارغة ، أو يمكن إجراؤها على ورق ذي رأسية ، الشيء الرئيسي هو أن كل شيء التفاصيل المطلوبةشركة ذات مسؤولية محدودة أو رجل أعمال فردي.
يمكن تحديد إجراء الفواتير من خلال شروط الاتفاقية أو التصرف كما هو مستند مستقل... كقاعدة عامة ، تتم طباعة المستند في نسختين. يتم إرسال نسخة واحدة للطرف المقابل للدفع (بواسطة البريد الإلكتروني، بواسطة TCS أو شخصيًا في متناول اليد) ، وتبقى النسخة الثانية شركة ذات مسؤولية محدودة أو رائد أعمال فردي. يمكن إصدار الفاتورة للدفع النقدي والدفع غير النقدي. في التمرين، دفع نقداغالبًا ما يحدث بدون احتساب. في حالات فردية، على سبيل المثال ، في حالة مثيرة للجدل أو حالات الصراع، تعمل الفاتورة كمستند يحتوي على قوة قانونية- في حالة عرضه على المحكمة.
عند إجراء أي معاملة ، من المهم جدًا أن تتوفر المستندات الختامية ، سواء في شركة ذات مسؤولية محدودة أو لرجل أعمال فردي. ما هي المستندات الختامية؟ هذه هي المستندات التي تؤكد حقيقة الصفقة المكتملة. يجب ألا تكون هذه المستندات متاحة فحسب ، بل يجب أن تكون متوفرة أيضًا التصميم الصحيح... حتى لا يكون لدى الشركاء سوء فهم وسوء فهم ، يجب توضيح جميع الفروق الدقيقة بعناية في العقد مباشرةً. ليس من الضروري الإشارة إلى توفر المستندات المطلوبة عند إجراء المعاملة.
المستندات الختامية مطلوبة ليس فقط لدفع المعاملة ، بل هناك حاجة إليها لتأكيد المعاملة كتابيًا. هناك عدة أنواع من المستندات الختامية لمثل هذه التأكيدات. هذه المستندات ضرورية لمنظمتك أو لرائد الأعمال الفردي من أجل عكس الحقيقة صفقة مكتملة- دخلك. وبالنسبة للطرف المقابل ، فهي ضرورية لتعكس الحقيقة - نفقته. إذن ، قائمة المستندات الختامية:
1. تأكيد على الوفاء بعقد التسليم:
المستندات الرئيسية لتأكيد حقيقة تسليم المواد والسلع والمواد الخام هي الفاتورة. النموذج الموحد لسند الشحن هو TORG-12 ، إذا كان لديك نموذج خاص بك ، والذي تم إصلاحه في السياسة المحاسبيةمشروع ، يمكن استخدامه أيضًا كوثيقة شحن. يجب وضع بوليصة الشحن من نسختين متطابقتين. أحدهما يبقى مع المورد والآخر مع المشتري. يعكس تفاصيل الأطراف المقابلة ، وعدد وتاريخ الشحن ، وقائمة البضائع المشحونة ، والتوقيعات الأشخاص المسؤولينوختم المنظمة. يجب تقديم بوليصة الشحن في الأصل.
إذا كان في بعض فترة انتقاليةلديك نسخة من الفاتورة ، لا يزال عليك طلب الأصل. هذا حقيقة قانونيةغير قادر حتى على تغيير العقد بين الأطراف المقابلة.
2 - تأكيد حقيقة الخدمات المقدمة:
الوثيقة الرئيسية لتأكيد حقيقة الخدمات المقدمة هي الفعل. شكل موحد من هذه الوثيقةغير موجود. كما في حالة سند الشحن ، يتم تحرير القانون من نسختين ، واحدة لكل طرف. برغم من شكل موحدلا ، يجب أن تكون التفاصيل المطلوبة موجودة في القانون. تفاصيل الأطراف المقابلة ، وعدد وتاريخ الخدمات المقدمة ، واسم الخدمة ، ووحدة القياس وتكلفة الخدمة ، وكذلك تواقيع الأشخاص المسؤولين عن العملية. بخلاف الفاتورة ، يحتوي هذا المستند على بند يوافق فيه العميل تمامًا على الخدمات المقدمة وليس لديه أي مطالبات للمقاول. يجب أيضًا تقديم الفعل في الأصل. لكن في هذه الحالة ، هناك استثناءات. إذا كانت أعمال الخدمات المقدمة ليست كذلك شرط أساسيوهذا واضح في القانون ، ثم غيابهم جائز. يحدث هذا غالبًا عند إبرام عقود إيجار أو عرض.
بمساعدة خدمة الإنترنت "أعمالي" ، يمكنك أيضًا إنشاء إجراء إكمال أو فاتورة TORG-12 بسرعة. ما عليك سوى بضع ثوانٍ وبضع نقرات بالماوس للتحضير الوثائق اللازمةوإرسالها عبر الإنترنت. يمكنك الوصول مجانًا إلى الخدمة الآن من خلال اتباع الرابط.
الفواتير والأفعال هي المستندات التي تؤكد حقيقة المعاملة. بدون هذه المستندات ، تعتبر المعاملة غير مكتملة وغير كاملة. يحدث أن المدير قد يواجه إهمال موظفيه. على سبيل المثال ، قد لا تقبل السلطات الضريبية النفقات المقبولة على نسخ المستندات ، وسيتعين عليك فرض ضرائب إضافية. في الواقع ، في هذه الحالة ، لم يكن لديك الحق في خصم المبالغ التي لم تؤكدها المستندات الأصلية. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون هناك غرامات على عدم وجود المستندات نفسها.
بالتفاعل مع بعضها البعض ، تقوم الكيانات التجارية بتسديد المدفوعات بموجب الاتفاقيات المبرمة عن طريق تحويل الأموال من حساب إلى آخر. لمعرفة التفاصيل التي يجب استخدامها ولتحديد الغرض الذي يتم السداد من أجله ، يجب على أحد أطراف العلاقة إصدار فاتورة للدفع. مع استخدام هذه الوثيقة أن المدفوعات غير النقدية... يمكنك أدناه تنزيل نموذج فاتورة للدفع لعام 2019 في برنامج excel and word مجانًا ، وكذلك التعرف على عينة من الملء.
تتضمن الفواتير توفير المقاول أو البائع للمشتري أو العميل وثيقة خاصة، والتي تعكس التفاصيل المصرفية ، بالإضافة إلى قائمة السلع والأعمال والخدمات مع فك تشفير من وحدة القياس والكمية وسعر الوحدة والمبلغ الإجمالي.
هذا النموذج مع المدفوعات غير النقديةكل من المنظمات ورجال الأعمال. تكمن القيمة الرئيسية للحساب في حقيقة أنه يعمل كأساس لملء مستندات الدفع ، ولا سيما أمر الدفع.
عندما تصل دفعة إلى مؤسسة ائتمانية للتنفيذ ، يقوم موظفو البنك بفحص محتوى المعاملة. إذا كان الغرض من الطلب يحتوي على رابط إلى فاتورة الدفع و / أو الاتفاقية ، فإن مثل هذا المستند لديه فرصة أفضل للتنفيذ في في أسرع وقت ممكن.
قيمة الحساب للبائع (المؤدي) رائعة أيضًا. من ناحية أخرى ، يشير الموضوع بالضبط إلى المكان الذي يجب تحويل الأموال إليه مقابل السلع والخدمات. من ناحية أخرى ، فإن الحساب لديه فترة صلاحية. يحدد تاريخ الاستحقاق للدفع ، بالإضافة إلى التزام المنظمة بالاحتفاظ بالبضائع المفوترة.
عندما يتم السداد مقابل العناصر المفوترة مسبقًا ، فقد يسمح ذلك للمشتري بممارسة حقه في شراء العنصر في سعر قديموالذي كان قبل ارتفاع أسعار المنتجات.
نظرًا لأن المعلومات المشار إليها في الفاتورة واردة أيضًا في مصادر أخرى ، على سبيل المثال ، في العقد بشكل أساسي ، فهي ليست وثيقة إلزامية للتسجيل. لذلك ، يمكن للأطراف الاستغناء عن الفواتير.
ومع ذلك ، قد تكون هناك حالات عندما تحتوي العقود المبرمة على شرط أن يتم الدفع على أساس الفاتورة.
في مثل هذه الحالات ، يجب على المورد أو المقاول تزويد الطرف الآخر بفاتورة. يؤدي الدفع بموجب هذا المستند من قبل الدافع إلى الوفاء بالتزامات الدفع الخاصة به. بعد كل شيء ، يحدد الحساب مبلغ وشروط أداء الالتزامات. الحساب هو شكل إلزاميوفي الحالات التي لا يحتوي فيها العقد على بند بشأن التكلفة الإجماليةالمعاملات.
في كثير من الأحيان في الممارسة العملية هناك حالات عندما العلاقة التعاقديةذات طبيعة طويلة الأجل ، وفي فترات زمنية محددة يصدر أحد الأطراف فاتورة أخرى يتم سدادها. بعد ذلك ، يفي الطرف الأول بالتزاماته ، ويقوم المستفيد في نهاية الشهر بإعداد المستندات التي تؤكد حقيقة تنفيذه.
المشتري أو العميل ، بعد العثور على المنتجات أو الخدمات التي يحتاجون إليها ، يلجأ إلى الشركة التي تعمل كبائع أو عميل وتقديم طلب لهم. هذا الأخير يعد اتفاقًا مناسبًا ، وعلى أساسه ، يصدر فاتورة القائمة المطلوبةالسلع والأشغال والخدمات.
يمكن إصدار الفاتورة على الفور في وقت إعداد العقد ، أو إعدادها بعد توقيع الأطراف على الاتفاقية. قد يُعهد بتجميعها إلى محاسب أو مدير مبيعات أو أي شخص مختص آخر مسؤول عن ذلك.
بعد ذلك ، يتم نقل المستند إلى ممثل المشتري أو العميل. يمكنك أيضًا إرسال فاتورة عن بُعد. في مؤخرايتم استخدام هذه الطريقة كثيرًا ، خاصةً عندما تتاح للشركات فرصة استخدام النظام إدارة المستندات الإلكترونية.
انتباه!بمجرد وصول الفاتورة إلى الطرف الطالب ، يجب ذلك المواعيد النهائيةحول الدفعة. بعد استلام الأموال لحساب البائع أو العميل ، يتم تنفيذ الأخير المنصوص عليها في العقدالمسؤوليات.
على أساس الفاتورة المدفوعة يمكن إصدارها للمشتري المستندات التالية:
اعتمدت قواعد البنك المركزي شكلاً صارمًا لأمر الدفع - مستند يحول الأموال من كيان تجاري إلى آخر. الامتثال إلزامي تمامًا.
أحد حقول الدفع هو "تفاصيل الدفع". هي تصادف أن تكون جزء لا يتجزأ، ووفقًا للقواعد ، يجب الإشارة هنا إلى سبب تحويل الأموال.
كقاعدة عامة ، يتم تسجيل المعلومات لغرض الدفع ، والتي من خلالها يمكن تحديد الغرض من التحويل بشكل لا لبس فيه.
على سبيل المثال ، يمكنك هنا كتابة:
وفقًا للقواعد ، يجب ألا يتجاوز عدد الأحرف في حقل الدفع 210 حرفًا.
انتباه!في حالة الإشارة إلى المعلومات المتعلقة بالدفع بشكل غير صحيح ، وتم بالفعل إضافة الأموال إلى المورد ، يجب عليك كتابة خطاب. يشير إلى أن الغرض من الدفع المشار إليه في أمر الدفع خاطئ ، ويتم توفير صياغة جديدة.
لا يحدد التشريع أي شكل ثابت من فاتورة الدفع. في الواقع ، لكل كيان تجاري الحق في تطوير كيانه الخاص النموذج الخاصمن هذه الوثيقة. في هذه الحالة ، من المهم أن تحتوي على التفاصيل المصرفية الخاصة بالمستلم. مال، إلى جانب المبلغ الكاملللدفع.
على الفاتورة فارغة ، يمكنك وضع أي منها معلومة اضافيةللمشتري - على سبيل المثال ، حول العروض الترويجية الجارية أو المستقبلية للمنتجات. استخدام واسعلديه اتفاقية فاتورة - مستند يحتوي على بيانات عن الدفع مقابل البضائع ، وفي نفس الوقت يعمل كاتفاقية لصفقة.
يمكنك أيضًا وضع سطر على المستند ، والذي سيحدد فترة صلاحية الأسعار في الفاتورة.
إذا غيرت الشركة تفاصيل الدفع الخاصة بها ، فيمكنك في العنوان كتابة رسالة حول هذا الموضوع ، بالإضافة إلى وضع عينة من أمر الدفع.
في الجزء العلوي من المستند ، يتم عادةً وضع معلومات حول البائع. يتم كتابة اسم الكيان التجاري وأكواده TIN و KPP هنا ، العنوان القانوني، التفاصيل المصرفية الكاملة (الاسم مؤسسة ائتمانية، BIK ، حساب التسوية والمراسل).
إذا كان المورد والمرسل غير متطابقين ، فيمكنك أدناه وضع خطوط إضافية لوضع تفاصيل هذا الأخير. خلاف ذلك ، لا يمكنك الإشارة إلى ذلك على الإطلاق في المستند ، أو كتابة "هو نفسه".
بعد ذلك ، بجانب اسم المستند ، تحتاج إلى كتابة رقمه بالترتيب وتاريخ الملء.
فيما يلي معلومات عن الدافع. عادةً ما يتم وضع اسمها ورموز TIN و KPP وعنوان الموقع هنا. بالإضافة إلى ذلك ، قد لا يكون متلقي البضاعة والشخص الذي سيدفع ثمنها هو نفسه. يكتسب أساسىفي الحالة التي تدفع فيها الشركة الأم مقابل السلع أو الخدمات ، ولكن في الواقع يتلقى الفرع السلع والمواد. في هذه الحالة ، تحتاج إلى ملء كلا الحقلين بشكل صحيح - "الدافع" و "المرسل إليه".
في حالة إصدار فاتورة للعمل أو الخدمات ، يتم عادةً شطب حقلي "المرسل" و "المرسل إليه".
بعد ذلك ، في شكل جدول ، يشار إلى معلومات حول السلع أو الخدمات المقدمة. يحتوي كل سطر على الاسم ووحدة القياس وعدد الوحدات التي سيتم تسليمها وسعر الوحدة ومعدل ضريبة القيمة المضافة والمبلغ والمبلغ الإجمالي للصنف. ينتهي الجدول بسطر "الإجمالي" ، الذي يلخص الإجمالي لجميع العناصر للتسليم.
أسفل الجدول ، يتم تكرار المبلغ الإجمالي مرة أخرى في شكل رأس المال ، وكذلك مبلغ ضريبة القيمة المضافة. إذا لم تكن الشركة هي الدافع لها ، فيجب الإشارة إلى عبارة "غير مستبعدة من ضريبة القيمة المضافة" أو "معفاة من ضريبة القيمة المضافة".
زعيم و رئيس الحساباتيتم توقيع المستند ، وبعد ذلك يتم وضع ختم على الحساب.
فاتورة الدفع ليست وثيقة صعبة الإعداد. ومع ذلك ، يمكن للمحاسبين عديمي الخبرة ارتكاب خطأ في ذلك. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه يمكن تجنبها كلها تقريبًا إذا أصدرت فاتورة للدفع باستخدام أي حزمة برامج (1C ، Businesspack ، إلخ).
في عدد أخطاء محتملةيشمل:
