Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Министерство образования и науки Российской Федерации
НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ «НИНХ»
Бизнес-колледж
о прохождении производственной практики
по ПМ.01 Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации
г. Новосибирск 2015г.
Введение
1.1 Учетная политика организации
1.3 Разработка и согласование с руководством организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации
2. Ведение бухгалтерского учета имущества организаций
Заключение
Приложение
денежный кассовый учет
Введение
Актуальность производственной практики.
Целями производственной практики являются:
Формирование практических профессиональных умений по документированию хозяйственных операций и ведению бухгалтерского учета имущества организации;
Приобретение первоначального практического опыта по виду профессиональной деятельности документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации для последующего освоения общих и формирования профессиональных компетенций.
Задачами производственной практики являются:
Расширение, углубление и систематизация знаний и умений, полученных при изучении мдк 01.01 практические основы бухгалтерского учета имущества организации;
Получение первоначального практического опыта по документированию хозяйственных операций и ведению бухгалтерского учета имущества организации;
Ознакомление с особенностями документирования хозяйственных операций и ведения бухгалтерского учета имущества организации;
Обработка первичных бухгалтерских документов;
Разработка и согласование с руководством организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации;
Проведение учета денежных средств, оформление денежных и кассовых документов;
Формирование бухгалтерских проводок по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
Автоматизированная обработка учетной информации;
Оформление и защита отчета по учебной практике.
Производственная практика проводится в камеральной форме, на базе учебной лаборатории автоматизации бухгалтерского учета Бизнес - колледжа НГУЭУ.
Объектом производственной практики является организация документирования бухгалтерского учета и практические основы бухгалтерского учета имущества организации ОАО «Завод «Экран»
Предмет - документирование хозяйственных операций и документооборот, организация бухгалтерского учета имущества организации
1. Документирование хозяйственных операций
1.1 Учетная политика экономического субъекта ОАО «Завод «Экран»
Учетная политика - совокупность способов ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, избранных организацией в соответствии с условиями хозяйствования.
Ведение бухгалтерского учета в Обществе осуществляется специализированной учетной службой (бухгалтерией), возглавляемой главным бухгалтером, в которую передаются все первичные документы в сроки, указанные в графике документооборота.
Должностные обязанности участников учетного процесса определяются в соответствии с должностными инструкциями учетных работников.
Система бухгалтерского учета
Общество применяет автоматизированную систему бухгалтерского учета - программный продукт 1С «Предприятие 8.0».
Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций Общества ведется в рублях и копейках.
1.2 Обработка первичных бухгалтерских документов
В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России, а также формы разработанные Обществом. В унифицированных формах заполняются реквизиты, обязательные по Федеральному закону от 06.12.11г. №402-ФЗ. Иные реквизиты могут заполняться по необходимости. Перечень форм разработанных Обществом (за исключением форм, согласованных с контрагентами в договорах) приведены в приложении к настоящей учетной политике.
Документооборот совершается по утвержденному графику документооборота.
Право подписи первичных учетных документов устанавливается внутренними организационно-распорядительными документами Общества.
Правила и порядок организации документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных документов регламентируется Правилами документооборота (Приложение 1), в том числе:
* порядок создания первичных документов;
* порядок проверки первичных документов;
* порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете;
* порядок передачи документов в архив.
Ответственный за организацию и осуществление внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности является главный бухгалтер. Осуществление внутреннего контроля регламентируется положением о внутреннем контроле и управлению рисками.
Служба внутреннего контроля не создается в связи с нецелесообразностью.
Внешний контроль за состоянием бухгалтерского учета в Обществе осуществляет ревизионная комиссия, утвержденная годовым собранием акционеров.
1.3 Разработка и согласование с руководителем организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации
При ведении бухгалтерского учета Обществом используется Рабочий план счетов, разработанный на основе Плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н с учетом специфических требований применяемого программного продукта.
Общество применяет журнально-ордерную систему бухгалтерского учета. В качестве регистров бухгалтерского учета используются формы, предусмотренные в программе для ведения бухучета 1С «Предприятие 8.0». Образцы применяемых форм приведены в приложении к настоящей учетной политике. Регистры бухучета в течение отчетного периода формируются в электронном виде в программе для ведения бухучета 1С «Предприятие 8.0», в срок не позднее трех месяцев по окончании календарного года распечатываются на бумажный носитель и подписываются бухгалтером.
Регистры бухгалтерского учета содержат следующие обязательные реквизиты:
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
2. Ведение бухгалтерского учета имущества организации
2.1 Проведение учета денежных средств, оформление денежных и кассовых документов
Бухгалтерская отчетность Общества составляется в порядке и в сроки, предусмотренные Федеральным Законом от 06.12.11г. №402-ФЗ “О бухгалтерском учете” и другими нормативными актами Российской Федерации, регламентирующими ведение бухгалтерского учета и отчетности.
Общество представляет бухгалтерскую отчетность заинтересованным пользователям:
годовую - в сроки, установленные законодательством, но не позднее трех месяцев после окончании отчетного года.
Бухгалтерская отчетность составляется в тысячах рублях.
Общество представляет бухгалтерскую отчетность по формам отчетности, рекомендованным к применению Минфином РФ.
2.2 Формирование бухгалтерских проводок по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета
Бухгалтерская проводка- двойная одновременная запись суммы операции в дебет и кредит разных счетов и будет называться проводкой в бухгалтерском учете.
Проводки формируются на основании существующих документов (например “Расходной накладной”)
Проводки формируются для проведенных документов более не подверженных изменению, т.е. документов находящихся в состоянии “Заблокирован” - данный тезис не является по настоящему справедливым, поскольку проводки можно сформировать для документа в любом состоянии, но для обеспечения целостности данных примем это за правило.
Проводки можно сформировать:
в виде итоговых сумм за определенный период;
в виде итоговым сумм по документам по дням;
в детализированном виде (товар, цена, количество, сумма) по документам.
Каждый документ в системе создан на основании “шаблона”, что позволяет указать для шаблона метод формирования проводок. Для любого документа можно указать собственный метод формирования проводок. Для каждого документа можно указать признак “Формировать бухгалтерские проводки”.
Таким образом были сформированы бухгалтерские проводоки по учету имущества организации ОАО завод «Экран» на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
2.3 Автоматизированная обработка учетной информации в организации
Системы Автоматизированной Обработки Информации (САОИ) представляют собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в цифровом выражении об имуществе, обязательствах ОАО завод «Экран» и их движении путем сплошного, непрерывного документального учета всех операций.
Перед системами автоматизированной обработки информации стоят следующие задачи:
Формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении;
Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразности; наличием и движением имущества; использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
В данном курсе будут рассмотрены следующие программные продукты:
Текстовый редактор MS Word.
Табличный процессор MS Excel.
Квартальный отчет 1ДФ.
Персонифицированный учет
Автоматизированная обработка информации позволяет оперативно получать в режиме запроса (в реальном времени) различного рода справки, сводные ведомости, личностные и профессиональные характеристики, сведения о служебных перемещениях и многое другое, что позволит поднять на более высокую ступень всю работу с кадрами руководителей.
Автоматизированная обработка информации по учету основных средств создает предпосылки для отказа от ручного ведения картотеки, освобождения работников бухгалтерии от выполнения ручных операций по учету поступления и выбытия основных средств, расчета амортизационных отчислений, составления вручную бухгалтерских записей и отчетных форм.
Автоматизированная обработка информации по сводному синтетическому учету предполагает в качестве обязательного условия перевод на автоматизированную обработку всех участков бухгалтерского учета. Обработка информации на данном участке имеет свои особенности.
Автоматизированная обработка информации предъявляет повышенные требования к качеству работы канала связи, которое определяется скоростью передачи информации и ее достоверностью.
Особенностью автоматизированной обработки информации по учету производственных запасов является необходимость оперативной обработки многих документов.
Для автоматизированной обработки информации о надежности данные с первичных форм учета переносятся на специальные карты учета неисправностей, разработанные с учетом автоматизированной обработки.
Предприятия, осуществляющие автоматизированную обработку информации, имеют большое количество персонала, ведущего сбор и проверку данных, составление и ведение различного рода классификаторов и шифраторов. Достаточно сказать, что на заводах, добившихся определенных успехов во внедрении АСУП, такие подразделения достигают по численности 50 и более человек.
Создание автоматизированных систем управления и обработки информации. Индустриальный подход к автоматизированной обработке информации определяет и вид цены на нее - оптовая. Это касается в первую очередь отчетной информации, индивидуальные затраты на сбор и обработку которой близки к общественно необходимым затратам. К аналитической информации, потребительские свойства которой увеличиваются и процесс формирования которой носит индивидуальный характер, что отражается в более высоких затратах, применим договорный подход в ценообразовании. В уровне цены отражается и временной аспект предоставления информации, поскольку ее обработка в пакетном режиме более длительная, но дешевле, чем в диалоговом режиме.
Если в организации применяется автоматизированная обработка информации, то напротив каждой строки в специально отведенном поле могут быть проставлены соответствующие коды. Система кодирования должна быть разработана самой организацией или предусмотрена в используемом ею программном обеспечении.
Разработка и внедрение системы автоматизированной обработки информации осуществляются в очередности, установленной техническим заданием. Содержание первой очереди системы определяется составом задач учета, анализа, планирования и оперативного управления, наиболее поддающихся автоматизации и имеющих существенное значение для принятия управленческих решений в предприятии. В процессе разработки последующих очередей системы происходят наращивание исходного комплекса функциональных задач, расширение и интеграция информационного и математического обеспечения, модернизация комплекса технических средств. При создании первой очереди ЭИС техническое задание разрабатывается на всю систему, а технический и рабочий проекты - на задачи и подсистемы, входящие в состав первой очереди системы.
Заключение
Производственная практика по бухгалтерскому учету, является важным этапом подготовки студента. Передо мною была поставлена цель научиться самостоятельно изучать данные, характеризующие деятельность предприятия ОАО завода «Экран», а также научиться подбирать, изучать и обобщать материалы действующих предприятий. В процессе прохождения преддипломной практики я не только закрепил, но и углубил полученный теоретический объем знаний. Также я изучил механизм функционирования предприятия, получить необходимые практические данные.
В процессе прохождения учебной практики я:
Ознакомилась с организацией предприятия, его структурой, технологией, основными функциями производственных и управленческих подразделений, учредительными документами, составить краткую экономико-организационную характеристику предприятия.
Научилась заполнять такие документы как: Счет фактура, расходный кассовый ордер, авансовый отчет, журнал регистрации, приходный кассовый ордер, и т.д.
Ознакомилась с учетной политикой предприятия и внутренними нормативными документами, изучить организацию бухгалтерского учета: построение учетного аппарата; формы бухгалтерского учета; первичный учет и документооборот; взаимосвязь аналитического и синтетического учета.
Ознакомилась с формами контроля, существующими на предприятии, и оценить систему внутреннего контроля, с целью выявления достоверности бухгалтерской информации и бухгалтерской отчетности.
Изучила степень автоматизации учетно-аналитической работы на предприятие и ее организацию.
Список использованных источников
1. Бабаев Б.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. - М.: Проспект, 2010.
2. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2009.
3. Палий В.Ф., Палий В.В. Финансовый учет: Учебное пособие. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2010.
4. Терентьева Т.В. Теория бухгалтерского учета: Учебное пособие. - М.: Вузовский учебник, 2008.
5. Широбоков В.Г., Грибанова З.М. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2010.
6. Гражданский кодекс РФ, части I - III.
7. Федеральный закон от 21. 11. 1996 г. № 129-фз «О бухгалтерском учете».
8. Приказ Минфина РФ от 29. 07. 1998 г. № 34н об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета в Российской Федерации.
9. Приказ Минфина РФ от 09. 12. 1998 г. № 60н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)».
10. Приказ Минфина РФ от 20. 12. 1994 г. № 167 об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство» (ПБУ 2/94)».
11. Приказ Минфина РФ от 10. 01. 2000 г. № 2н об утверждении положения по Бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000)».
12. Приказ Минфина РФ от 06. 06. 1999 г. № 43н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99)».
13. Приказ Минфина РФ от 09. 06. 2001 г. № 44н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01)».
14. Приказ Минфина РФ от 30. 03. 2001 г. № 26н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01)».
15. Приказ Минфина РФ от 25. 11. 1998 г. № 56н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «События после отчетной даты» (ПБУ 7/98)». 7
16. Приказ Минфина РФ от 28. 11. 2001 г. № 96н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Условные факты хозяйственной деятельности» (ПБУ 8/01)».
17. Приказ Минфина РФ от 06. 05. 1999 г. № 32н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99)».
18. Приказ Минфина РФ от 06. 05. 1999 г. № 33н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99)».
19. Приказ Минфина РФ от 13. 01. 2000 г. № 5н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Информация об аффилированных лицах» (ПБУ 11/2000)».
20. Приказ Минфина РФ от 27. 01. 2000 г. № 11н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Информация по сегментам» (ПБУ 12/2000)».
21. Приказ Минфина РФ от 16. 10. 2000 г. № 92н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет государственной помощи» (ПБУ 13/2000)».
22. Приказ Минфина РФ от 16. 10. 2000 г. № 91н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» (ПБУ 14/2007)».
23. Приказ Минфина РФ от 02. 08. 2001 г. № 60н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию» (ПБУ 15/01)».
24. Приказ Минфина РФ от 02. 02. 2002 г. № 66н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Информация по прекращаемой деятельности» (ПБУ 16/02)».
25. Приказ Минфина РФ от 19. 11. 2002 г. № 115н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет расходов на научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы» (ПБУ 17/02)».
26. Приказ Минфина РФ от 19. 11. 2002 г. № 114н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» (ПБУ 18/02)».
27. Приказ Минфина РФ от 10. 12. 2002 г. № 126н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет финансовых вложений» (ПБУ 19/02)».
28. Приказ Минфина РФ от 24. 11. 2003 г. № 105н об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Информация об участии в совместной деятельности» (ПБУ 20/03)».
29. Приказ Минфина РФ от 31. 11. 2000 г. № 67н об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению.
30. Приказ Минфина РФ от 26. 12. 2002 г. № 135н об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды.
31. Приказ Минфина РФ от 13. 11. 2003 г. № 91н об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств.
б) дополнительная литература:
32. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета. - М.: Март, 2006.
33. Безруких П.С., Комисарова И.П. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.
34. Бухгалтерский учет. Практикум: Учебное пособие / под ред. Ларионова А.Д. - М.: Проспект, 2010.
35. Вещунова Н.Л. Налоги Российской Федерации. - СПб.: Питер, 2009.
36. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. - М.: Проспект, 2010.
37. Ворожбит О.Ю. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - Владивосток: ВГУЭС, 2009.
38. Ивасенко К.В. Основы теории бухгалтерского учета: Учебное пособие. - Тюмень: ТГУ, 2006.
39. Новодворский В.Д., Пономарева Л.В. Составление бухгалтерской отчетности. - М.: 8 Бухучет, 2004.
40. Пашук Н.К. Бухгалтерская (финансовая) отчетность (учебное пособие) - Тюмень, ТГУ, ИДПО, 2004. - 289 с.
41. Соколов Я.В. Основы теории бухгалтерского учета. - Финансы и статистика, 2006.
Размещено на Allbest.ru
...Организация работы аппарата бухгалтерии. Анализ учета денежных средств организации и наличие видов счетов в банке. Оформление и учет кассовых операций, денежных документов и переводов в пути организации. Цели, порядок и периодичность инвентаризации.
отчет по практике , добавлен 16.03.2017
Формирование учетной политики. Формы первичных учетных и кассовых документов. Регистры бухгалтерского учета, организация документооборота. Рабочий план счетов. Порядок проведения инвентаризации. Бухгалтерская отчетность, изменение учетной политики.
курсовая работа , добавлен 27.05.2016
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета. Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций. Порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества.
контрольная работа , добавлен 29.10.2006
Понятие первичных документов. Регистры бухгалтерского учета. Реквизиты и классификация первичных учетных документов. Документирование хозяйственных операций. Этапы создания системы управления документооборотом. Стандартизация первичных документов.
курсовая работа , добавлен 12.12.2012
Реформирование бухгалтерского учета в России. Значение первичного наблюдения. Классификация бухгалтерских документов. Требования, предъявляемые к заполнению первичных документов. Проверка, унификация, хранение, порядок изъятия у организации документов.
курсовая работа , добавлен 13.07.2011
Правила организации кассы на предприятии. Основные виды документов, являющихся основанием для совершения кассовых операций. Порядок учета движения денежных средств в бухгалтерии организации. Правила проведения инвентаризации денежных средств в кассе.
курсовая работа , добавлен 17.07.2013
Принципы организации учета денежных средств на предприятии, его нормативное обоснование. Ведение кассовых операций и операций по банковским счетам, денежных документов организациями, пути их совершенствования в ООО "Региональная Сырьевая Компания".
курсовая работа , добавлен 19.11.2009
Источники собственных средств и заемных средств. Уставный капитал. Ведение счетов бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет на предприятии. План организации бухгалтерского учета. Бланки форм первичных документов.
реферат , добавлен 20.09.2007
Характеристика учетной политики организации, которой закреплена совокупность способов бухгалтерского учета, используемых обществом. Особенности и методы ведения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, журнала хозяйственных операций.
курсовая работа , добавлен 12.05.2010
Организация работы бухгалтерской службы. Документирование хозяйственных операций. Первичные документы. Регистры бухгалтерского учета. Учет кассовых операций. Учет запасов. Учет основных средств. Инвентаризация. Хранение документов бухгалтерского учета.
Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документирование - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.
Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение.
Первичный учет представляет собой единый повторяющийся во времени организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания и хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.
Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.
Документирование служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.
Первичное документирование возникло не сразу с появлением двойного бухгалтерского учета. Ранее первичное наблюдение осуществлялось в ходе записи данных о фактах хозяйственной деятельности в мемориальные книги, которые постепенно были заменены бумажными первичными документами, составляемыми отдельно от любых регистров бухгалтерского учета.
Сегодня появляются новые информационные возможности документирования фактов хозяйственной деятельности, их регистрации и архивирования. Первичная информация на бумажных носителях постепенно вытесняется более современными средствами фиксации и передачи данных, которые со временем будут применяться все шире.
Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией.
Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях.
Документы имеют и контрольное значение, т. к. дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности организации. Документы используют для анализа результатов работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая применяется в управлении.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
В Положении по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:
Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций, т. к. ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась.
Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты:
Для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции.
В первичные учетные документы можно вносить исправления (кроме банковских и кассовых). В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма, пишется исправленный текст и (или) сумма. Зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», поставлена дата исправления, подтверждено подписью лиц, подписывающих документ.
Законом РФ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности определено, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В таком случае должен быть составлен новый документ.
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать, т.е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: по назначению, порядку составления, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения. Классификация документов представлена на рис. 6.1 .
По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные.
Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.
Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат в бухгалтерском учете основанием для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.
Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.
По порядку составления документы бывают первичными и сводными.
Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.
По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.
Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.
По месту составления документы бывают внутренними и внешними.
Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.
Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
По порядку заполнения документы можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.
Документы, составленные ручным путем , заполняются вручную.
Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники , автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
Все поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обработке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме и арифметически.
Образцы оформления отдельных документов представлены в приложениях 3 и 4 учебного пособия.
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105, под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, принятие их к учету, обработка и передача в архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Таким образом, документооборот в бухгалтерском учете организации включает все стадии движения первичных документов. Эффективный документооборот в организации - залог обеспечения полноты и достоверности бухгалтерской информации, ее безопасности.
Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, учетных регистров и форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы обработки документов и порядок их хранения.
Документооборот должен способствовать рациональному и экономному ведению бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив, т.е. документооборот) должно регламентироваться графиком (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. Он должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:
В начале составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за продажи (маркетологи)). В официальном порядке они информируются о правилах оформления первичных документов и сроках представления данных документов в бухгалтерию. Зачастую это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур достигает нескольких месяцев. Целесообразно оформить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.
Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.
Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.
На этом же этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Возможны ситуации, когда некоторые документы учитываются два раза. Например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой без оприходования через склад и вновь списан на расходы. В данном случае нарушены правила документооборота о необходимости отражения движения всех материалов через склад.
Задачей главного бухгалтера является оптимизация (или разработка) собственно документооборота и технологии обработки получаемой информации. В структуре документооборота выделяют две составляющие: документооборот внутри организации и документооборот внутри бухгалтерии. При этом устанавливается:
После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. При этом график документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повышает эффективность учетной работы.
В общем виде график документооборота имеет следующий вид (рис. 6.2 ).
Особого внимания заслуживают вопросы автоматизации первичного документооборота. Разработаны системы, позволяющие создавать первичные документы в электронном виде, переносить в компьютер документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации.
Потенциальными пользователями таких систем являются предприятия, в которых объем документооборота составляет хотя бы несколько документов в течение дня. Главной целью автоматизации управления документооборотом является создание единого информационного пространства предприятия, где документы не ассоциированы с местом их хранения и благодаря этому легкодоступны, что позволяет, в свою очередь, добиться высвобождения сотрудников предприятия от ручной работы с документами. По статистике применение автоматизированных систем управления документами дает возможность сэкономить до 30-40% рабочего времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.
Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, контроля за исполнением документов и т.д.
Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Документ на машинном носителе приобретает юридическую силу при условии выполнения следующих требований (в соответствии с ГОСТом 6.10.4-84.). Он должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТа, а информация закодирована в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. При отсутствии в них необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых классификаторов.
Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.
Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.
Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты:
Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.
Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.
Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта.
Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.
Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе, содержащий указание, что этот документ является подлинником.
Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.
Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.
Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.
В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.
Отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах) формируют информационные ресурсы организации, которые являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. По отношению к информационным ресурсам организация может выступать как в качестве собственника, так и в качестве пользователя.
Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Оно осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
Кроме вышеуказанных условий, документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу также после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (порядок придания юридической силы документам на машинных носителях рассмотрен в одноименной главе настоящего издания). Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации.
Информационные ресурсы, являющиеся собственностью организаций, включаются в состав их имущества в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации. В ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов» определено, что исключительное авторское право на базы данных относится к разряду нематериальных активов организации и, следовательно, подлежит постановке на учет на счете 04 «Нематериальные активы» в оценке в соответствии с требованиями раздела II этого же документа. Единицей бухгалтерского учета является инвентарный объект, то есть в данном случае - совокупность прав, возникающих из права собственности на одну базу данных. Основным признаком, по которому один инвентарный объект идентифицируется от другого, служит выполнение им самостоятельной функции в производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо использовании для управленческих нужд организации.
Право собственности на средства обработки информации не создает права собственности на информационные ресурсы, принадлежащие другим собственникам. Документы, обрабатываемые в порядке предоставления услуг или при совместном использовании этих средств обработки, принадлежат их владельцу. Принадлежность и режим производства продукции, создаваемой в этом случае, регулируются договором.
Порядок хранения документов о деятельности организации определен Федеральными законами от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Налоговым кодексом РФ, другими нормативными актами.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Согласно требованию подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета, документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
Существуют документы, которые подлежат более длительному хранению. Для лицевых счетов работников, содержащих расчеты заработной платы, срок составляет 75 лет (иные так называемые «документы личного состава», не относящиеся к бухгалтерским, должны храниться в архиве кадровой службы). Документы, подтверждающие используемые организацией льготы, должны сохраняться в течение всего срока их применения (в случае использования льготы по налогу на прибыль - это все документы, подтверждающие доходы и расходы в периоде возникновения льготируемого убытка).
Кроме того, существуют так называемые документы постоянного хранения, которые следует сохранять до момента ликвидации организации. К ним относятся:
Даже если какой-то из документов хранить уже не обязательно, нормативными актами может быть предусмотрена специальная процедура экспертизы перед уничтожением или передача уполномоченным органам.
Административная ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения архивных документов установлена Кодексом административных правонарушений в виде штрафа от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда.
Изъятие документов
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 100 Положения по ведению бухгалтерского учета).
Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Начальным этапом бухгалтерского учета является документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных учетных документов. Малые предприятия применяют для документирования хозяйственных операций формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, ведомственные формы, а также самостоятельно разработанные бланки, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.
Документирование в бухгалтерском учете используется как способ первичной регистрации и юридического оформления наблюдаемых объектов, т.е. способ первичного отражения влияния свершившихся фактов хозяйственной жизни на состояние объектов бухгалтерского наблюдения. На этой стадии учетной работы, представляющей собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций (фактов), сведения в первичных документах должны отражаться достоверно, иметь доказательность. Учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то его составление обязательно сразу после окончания хозяйственной операции.
Документы различаются как по форме, так и по показателям, определяющим содержание регистрируемых в них операций. Основные показатели документов, характеризующие сущность операций, называются реквизитами.
Реквизиты представляют собой информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку (вид материала, единица измерения и т.д.). Реквизиты подразделяются на качественные реквизиты (признаки) и содержательные (показатели). Качественные (признаки) реквизиты отображают объекты учета (наименование материала и пр.); содержательные реквизиты -- характеристику объекта учета (сорт, типоразмер материала и т.д.).
При группировке учетных документов по назначению их подразделяют на распределительные, исполнительные (оправдательные), документы бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительными называют документы, которые содержат приказ или распоряжение на свершение какой-либо хозяйственной операции. К ним относятся различные приказы и письменные распоряжения руководителя организации и руководителей структурных подразделений, доверенности на получение материальных ценностей для организации, чеки на получение денег из банка и т.п. Распорядительные документы служат основанием для выполнения определенного хозяйственного действия и не содержат в себе подтверждения фактов совершения хозяйственных операций.
Исполнительные (оправдательные) документы подтверждают совершившийся факт. К таким документам относятся приходные ордера для оформления приема материалов на склад, приемо-сдаточные накладные, различные квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Исполнительные документы составляются в момент совершения операций и являются основанием учетных записей.
Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют. Они составляются на основании распорядительных и исполнительных (оправдательных) документов и являются техническим средством для систематизации учетных записей.
Документами бухгалтерского оформления являются также документы, составленные бухгалтером для подготовки и упрощения учетных записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (бухгалтерские справки, расчеты и т.п.). Такие документы используются только в бухгалтерии данной организации. Содержание и формы этих документов зависят от технических средств, используемых в учетной работе, сущности и перечня показателей синтетического и аналитического учета.
Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе признаки нескольких видов документов -- предположим, признаки распорядительных документов на совершение хозяйственных операций и исполнительных, удостоверяющих факт выполнения операции, например требования на отпуск материалов со склада, рабочий наряд. Кассовый расходный ордер является одновременно распорядительным, исполнительным и документом бухгалтерского оформления. Применение комбинированных документов в практике бухгалтерского учета весьма распространено.
При группировке учетных документов по объему отражаемых хозяйственных операции (порядку формирования) различают первичные и сводные документы.
Первичными называются документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни в момент их свершения. Эти документы находятся в самом начале технологической цепочки учетного процесса. Они составляют основу первичного учета, ибо в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путем предварительного наблюдения и измерения. К первичным относится большая часть учетных документов, оформляющих хозяйственные операции (например, приходные и расходные кассовые ордера, приемные акты, накладные и др.).
Сводные документы фиксируют данные о фактах хозяйственной жизни из нескольких первичных документов. Применение сводных документов связано с необходимостью обобщения данных первичных документов и получения укрупненных показателей либо получения дополнительных сведений об учитываемых хозяйственных операциях и отражения их в бухгалтерском учете в соответствующих разделах. Примером сводного документа могут быть отчеты кассира (кассовые отчеты), которые обобщают сведения приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним документов; товарные отчеты, составляемые на основе первичных документов по приходу и расходу материальных ценностей, и др.
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовыми считаются документы, которые применяются только для однократного оформления и отражения хозяйственных операций: приходные и расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов со склада. (Приложение 1)
Накопительными называются документы, которые используются для многократного оформления и отражения в них однородных хозяйственных операций на протяжении какого-либо периода (за неделю. декаду, месяц): лимитные карты; лимитно-заборные карты, используемые для оформления отпуска материалов со склада одному и тому же получателю -- цеху, производственному участку; двухнедельные рапорты о выработке и др. Использование накопительных документов способствует значительному сокращению документации.
По месту составления документы делятся на внешние и внутренние.
Внешними считают документы, которые составлены за пределами данной организации, т.е. документы, поступающие от других организаций: счета -- платежные требования поставщиков; выписки банка по расчетным и валютным счетам; исполнительные листы суда и т.п.
Внутренними являются документы, которые независимо от их назначения составляются внутри данной организации.
К учету принимаются только правильно оформленные документы (унифицированные или разработанные в организации).
Унифицированными являются типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления одноименных (однородных) хозяйственных операций во всех хозяйствующих субъектах: приходные и расходные ордера, авансовые отчеты, счета -- платежные требования и др. Они обязательны для применения всеми организациями независимо от форм собственности и видов деятельности организаций.
Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования постановки учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций. Унифицированные формы первичной учетной документации могут составляться на бумажных или машинных носителях информации. Правительство Российской Федерации постановлением от 08.07.97 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат Российской Федерации функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Документы, составленные автоматизированным способом, требуют специального подтверждения полученных данных, что достигается распечаткой копий документов на бумажных носителях, и оформления подписями должностных лиц, предусмотренными соответствующими формами документов. Юридическая доказательность документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться и электронной цифровой (кодовой) подписью в соответствии с действующим порядком. Во всех других случаях, когда документы, форма которых не представлена в альбомах унифицированных форм, приобретают правовую юридическую доказательность при наличии обязательных реквизитов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».
При документировании хозяйственных операций документы должны быть составлены доброкачественно, содержать достоверные данные об объеме и сроках совершения хозяйственных операций. За достоверность данных несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.
Документы должны заполняться четко, ясно, чернилами или при помощи технических средств. В них не допускаются подчистки и неразрешенные способы исправления написанных данных. Допущенные в документах ошибки необходимо исправлять путем зачеркивания неправильного текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочесть исправленное и написанные сверху правильные данные. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. В ряде документов (банковских, кассовых) никакие исправления не допускаются. Их оформление регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. утвержденным Центральным банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Так, в учетных документах на прием и выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью, при этом запись начинается с заглавной буквы, чтобы не допускать приписок. Такой порядок распространяется и на учетные документы по отпуску материальных ценностей.
За выпиской некоторых учетных документов устанавливается специальный контроль путем заполнения корешков чеков, квитанций ордеров, выписки документов под копирку. Этот контроль осуществляется с целью не допустить совершения неправильных и незаконных операций, предотвратить по возможности случаи растрат, хищений и других злоупотреблений должностными лицами.
Чтобы одни и те же документы не могли быть использованы дважды, некоторые из них подлежат гашению, например кассовые ордера, доверенности и др. Гашение производится штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также учетных документов, связанных с начислением и выплатой заработной платы.
Учетные документы, составленные в установленном порядке, передаются в бухгалтерию для дальнейшей их обработки и отражения в учете оформленных ими операций. После использования документы передаются на хранение в архив.
Процесс движения учетных документов от момента их выписки (составления, возникновения), оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры и до сдачи их в архив на хранение называют документооборотом.
Организация документооборота предусматривает разработку схем и графиков движения учетных документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет, кому и куда передает для контроля, обработки и группировки.
бухгалтерский учет затраты калькуляция
1. Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum - свидетельство, доказательство).
Документ является носителем юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств. На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке первичные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.
Отсутствие документов, даже на первый взгляд незначительных, или неверное их оформление может привести к серьезным проблемам во взаимодействии партнерами по бизнесу, наемными работниками, контролирующими органами, учредителями. Поэтому одним из главнейших правил бухгалтера должно быть следующее: нет документа - нет операции. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели, а также организации, применяющие УСНО, освобождены от ведения бухгалтерского учета, им не стоит пренебрегать этим правилом, поскольку в налоговом учете документальное подтверждение каждой хозяйственной операции имеет решающее значение.
Каждый факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
Документы, оформленные в электронном формате, по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:
Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:
Кроме того, на основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.
Предварительный контроль - это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.
Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции.
Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.
Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.
Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (кредитуемыми) счетами.
С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести, помимо бухгалтерского, еще и налоговый учет.
Подтверждением данных налогового учета являются:
Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.
В ходе осуществления хозяйственной деятельности организации используется довольно большое количество документов, которые различаются по назначению и способу отражения в них хозяйственных операций. В связи с этим документы принято классифицировать по различным признакам: по назначению, по степени обобщения (порядку составления), по способу охвата фактов хозяйственной жизни, по месту составления, количеству учетных позиций, характеру фактов хозяйственной жизни.
Существует несколько признаков классификации документов.
По назначению документы делятся на:
Распорядительные документы содержат распоряжения на совершение хозяйственной операции: доверенность - на получение материальных ценностей; банковский чек - на получение денег со счета в банке; приказы на зачисление работников на работу, на их увольнение, на предоставление работнику отпуска и др. В распорядительных документах нет факта выполнения хозяйственной операции, а значит, записи по счетам бухгалтерского учета не производятся.
Исполнительные (или оправдательные ) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные отчеты и др.).
Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет амортизации (износа) основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.
Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.
По характеру документируемых операций различают документы:
По объему отраженных хозяйственных операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.
Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.).
Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).
Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.
По месту составления документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.)
По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные . Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).
По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках и др. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.
В Российской Федерации с целью однозначности понимания и единообразия оформления до 1 января 2013 года существовала система стандартов документов, определяющая требования, предъявляемые к ним.
Стандарты основаны на унификации - то есть разработке требований к документам, отражающим однородные операции, совершаемые на различных предприятиях, и на стандартизации - установлении строгих ограничений в отношении размеров и правил размещения надписей в документах.
1 января 2013 г. вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в дальнейшем - Закон). Согласно данному Закону отменяется единая унификация первичных учетных документов.
Законодатель установил только обязательные реквизиты первичного учетного документа:
Формы первичных учетных документов, применяемые экономическим субъектом, должны быть утверждены Приказом руководителя предприятия. Следует отметить, что существуют документы, которые не могут быть изменены организацией в силу действия иных регламентирующих документов. Например, в Положении Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм: кассовые ордера, формы кассовой книги. Применение этих форм необязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций во исполнение соответствующих регламентаций. Иными словами, у организации нет выбора в данном случае. Такие документы необходимо будет либо заполнять вручную, либо дорабатывать программное обеспечение с целью дополнить его собственными печатными формами, что приведет к дополнительным - финансовым, человеческим, временным и т.п. затратам.
С 2013 года изменяется также требование об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. В частности пункт о подписи документов руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, отсутствует. Нет также указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Тем не менее, в перечне обязательных реквизитов в ст. 9 Закона № 402-ФЗ указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события. Следовательно, необходимо предусмотреть определенные действия по установлению такой ответственности. Полная или частичная передача прав и любых полномочий, в том числе и подписание документов, осуществляется на основании доверенности. Также исполнение определенных функций можно возложить на сотрудника приказом или должностной инструкцией.
Для переходного периода предусмотрено следующее положение: в случае, если законодательством РФ или договором установлено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в электронном виде.
Согласно требованиям Закона является положение о первичных учетных документах, согласно которому формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
3. Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.
Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.
Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации. Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.
Схемы (графики) документооборота по форме могут быть различными (таблица 1). Каждое предприятие самостоятельно выбирает тот порядок документооборота, который максимально позволяет контролировать движение ценностей, своевременное выполнение обязательств и т.д.
Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.
Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций.
От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).
Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.
Одним из основных принципов ведения бухгалтерского учета является то, что хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).
Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка.
Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учетной документации, относятся:
1) к учету принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.
В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждаемые Государственным комитетом РФ по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово-закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц). Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;
2) первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.
Кроме перечисленных обязательных реквизитов, в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усиленииконтрольного, познавательного и оперативного значения документов:
Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после его окончания;
В первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условие совершения операций, т. е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов;
Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;
Заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам:
1) по назначению:
распорядительные - документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);
оправдательные - документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансированный отчет);
бухгалтерского оформления - документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплаты труда);
комбинированные - документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда);
материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);
денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);
расчетные - используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура);
3) по объему отраженных операций:
первичные - документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
сводные - документы, предназначенные для обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйствен-
ных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира);
4) по способу использования:
разовые - документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);
накопительные - используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта);
5) по числу учитываемых позиций:
однострочные - документы, содержащие одну учетную позицию;
многострочные - документы, содержащие две или более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость);
6) по месту составления:
внутренние - документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);
внешние - документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования-поручения);
7) по способу заполнения:
Заполняемые вручную;
Заполняемые при помощи средств вычислительной техники.
Кроме того, все перечисленные виды учетной документации можно условно сгруппировать по следующим признакам:
организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
финансово-расчетные - документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и рас-
четах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
документы по снабжению и сбыту - материальные документы.
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и проверка по существу.
Проверка по форме позволяет убедиться, что для оформления конкретной хозяйственной операции был использован бланк соответствующей формы и все реквизиты документа заполнены.
Арифметическая проверка предназначена для выявления ошибок, которые могли возникнуть при заполнении документа. Если ошибки допущены в документах, служащих для оформления кассовых операций (приходные и расходные кассовые ордера), и банковских документах (чеках, платежных поручениях и др.), то данные документы к учету не должны приниматься, а подлежат составлению заново независимо от характера ошибки, поскольку исправления в кассовых и банковских документах запрещены.
Проверка по существу необходима для того, чтобы установить законность и целесообразность совершаемой хозяйственной операции.
Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, к исполнению приниматься не должны. В случае поступления в бухгалтерию таких первичных документов главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Первичные документы изымаются на основании мотивированного постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества изымаемых документов.
Любым предприятиям (будь то маленький магазин или солидная корпорация со множеством подразделений) невозможно управлять, если там не налажен учет - бухгалтерский, оперативный, статистический. У любого вида учета есть своя основа - документ. Как не бывает дома без фундамента, так не бывает и учета без документов, а грамотное и эффективное управление невозможно без всестороннего анализа информации, полученной посредством бухгалтерского, оперативного и статистического учета.
Первичные документы по своей сути различны, однако их можно разделить на два вида. Первый - документы-основания (договоры, счета, счета-фактуры, заявки на обслуживание), регламентирующие операции с контрагентами (клиентами). Эти документы создаются в системе для увязки сопроводительных документов на движение товаров, услуг и платежных документов, а поэтому не требуют разноски по счетам. Второй вид документов - сопроводительные документы (накладные, акты, складские ордера, платежные поручения, кассовые ордера и т. д.), сопровождающие движение товаров (услуг) и денежных средств. К такого рода документам могут быть отнесены проводки, отражающие в стоимостном выражении суть операции.
Документы-основания в большинстве своем относятся к оперативному учету, в то время как сопроводительные документы имеют отношение ко всем видам учета. Документы-основания могут находиться в одном из трех состояний: оформляемые, исполняемые и закрытые. Оформляемые используются только для планирования закупок и продаж и не включаются в хозяйственный оборот, по ним не производится контроль регламента выполнения. Исполняемые документы используются для формирования на их основе накладных и актов на работу (услуги), а также включаются в контроль сроков исполнения и расчета штрафов. Над документом в состоянии «Исполняемый» можно проводить любые действия: вводить даты фактической оплаты и поставки товара; формировать накладные и акты на услуги, связанные с данным документом, а также платежные документы; выписывать складские ордера, связанные с накладными. Документ в таком состоянии можно назвать рабочим, так как он является основой создания цепочки связанных с ним сопроводительных документов.
После выполнения регламента (оплаты и проведения товара со складов) документ может быть переведен в состояние «Закрытый». В этом качестве он системой не обрабатывается (хранится в архиве). Закрытие документа-основания производится на основании данных отчета по исполняемым договорам только в том случае, если по нему нет задолженности.
Проверить использование документов-оснований можно автоматически. Документы, по которым после указанной даты не было никаких операций, после подтверждения пользователя удаляются из системы.
Создание сопроводительных документов по исполняемому документу-основанию может быть осуществлено одновременно с помощью специальной функции. В любом из сопроводительных документов по желанию пользователя существует возможность создания счета-фактуры (практически вся информация о ней заполняется автоматически из предшествующего документа), а из счета-фактуры проведенная операция может быть зарегистрирована в книге закупок или продаж.
В управлении продажами вся цепочка документов «счет > накладная > складской ордер» может быть создана при выписке счета без дополнительных переходов.
Накладные и акты, сформированные автоматически, доступны для последующего редактирования, необходимость в котором может возникнуть в случае неполной поставки либо поставки по нескольким сопроводительным документам. При формировании очередного сопроводительного документа по документу-основанию система автоматически учитывает ранее произведенные поставки. При создании накладных на отпуск осуществляется контроль наличия отпускаемых товаров по разрезам хранения: склад - материально-ответственное лицо - партия. Для облегчения работы при большом потоке документов существует возможность формирования складских ордеров как по отдельной накладной, так и по группе накладных.
В случае обнаружения несоответствия характеристик товара указанным в накладной, например брака, истечения срока годности и т. д., предусмотрено формирование возвратной накладной и складского ордера.
В связи с тем, что оформление первичных документов, регламентирующих сделку, может выполняться в разное время и разными сотрудниками, полезно периодически проверять их соответствие. Система предлагает ряд возможностей для всестороннего контроля.
Реализованы функции контроля соответствия документов-оснований и накладных, накладных и складских ордеров. В результате их выполнения формируются отчеты разной степени подробности. По запросу программы можно включать в отчеты только документы, по которым выявлены несоответствия.
Если по документу-основанию на продажу суммы платежа были разнесены по позициям накладных, то в отчете присутствует графа «Оплата», где приводятся суммы оплаты по каждой накладной.
При автоматическом формировании платежных документов из модулей контура оперативного управления предоставляется возможность выбрать вид платежного документа (рублевый или валютный), задать дату, откорректировать сумму (по умолчанию принимается неоплаченный остаток от общей суммы документов-оснований), сформировать платежные документы по группе выбранных документов.
Дальнейшая работа с платежным документом - ввод даты оплаты и выполнение проводок - осуществляется в контуре бухгалтерского учета. Безусловно, платежные документы можно вводить непосредственно в контуре бухгалтерского учета и при этом устанавливать их связь с документами-основаниями. Во всех случаях возможен как один платеж по нескольким документам, так и несколько платежей по одному документу.
Более того, реализован учет взаиморасчетов товарами (услугами), причем несколькими способами. Во-первых, можно оформить бартерный договор, включив в него два ранее оформленных исполняемых договора: на закупку и на продажу. На основании установленной связи между договорами осуществляется погашение взаимной задолженности по платежам. Во-вторых, можно связывать накладную на отдых с договором на закупку, и наоборот, тогда и в дебетовой, и в кредитовой части отчета по исполняемым договорам будут присутствовать товарно-сопроводительные документы.
