Необходимость в организации внутреннего финансового контроля оговорена в статье 19 ФЗ от 6 декабря 2011 года №402. Контроль касается операций, связанных с деятельностью предприятия. Порядок его осуществления оговаривается в учетной политике.
Рассмотрим цели осуществления локального финансового контроля:
Внутренний контроль позволяет своевременно обнаружить ошибки и исправить их самостоятельно. В перспективе это поможет компании избежать штрафов и санкций.
Рассмотрим основные задачи финансового контроля:
Контроль базируется на этих принципах:
Соблюдение всех этих принципов обязательно.
В процессе контрольных мероприятий проверяются эти аспекты:
Проверяется наличие ошибок в документах. После обнаружения они оперативно исправляются.
Порядок проведения внутреннего контроля в обязательном порядке прописывается в учетной политике предприятия. Зафиксировать порядок в документах можно на этапе создания компании. Альтернативный вариант – издание отдельных актов. Порядок реализации контроля может быть зафиксирован в отдельном приказе.
Контрольные мероприятия исполняются различными путями:
Выбор конкретного пути определяется ожидаемым масштабом работ, возможностями организациями, наличием структурных подразделений, наличием специалистов.
Внутренний контроль осуществляется на этих уровнях:
Порядок осуществления контроля регулируется положением о работе отдела по контрольным мероприятиям. Работа ревизора будет также регламентирована этим положением. Документ должен быть утвержден приказом руководителя. На его основании базируется работа структурного подразделения.
ВАЖНО! Если Внутренний контроль осуществляется разными сотрудниками и подразделениями, ответственность разграничивается на основании локальных актов, должностных инструкций.
В процессе проведения контрольных мероприятий используются следующие инструменты:
Финансовый контроль можно доверить специальной комиссии, сторонним компаниям.
Комплексный контроль включает в себя эти формы проверочных мероприятий:
ВАЖНО! Текущий и предварительный контроль можно включить в текущую деятельность сотрудников. Последующий контроль имеет смысл доверить сотруднику, который специализируется именно на контрольных мероприятиях.
ВНИМАНИЕ! Желательно исполнить все виды контрольных мероприятий. Для этого к работе приобщаются подразделения, отдельные сотрудники, специальная комиссия. Однако это возможно только в том случае, если компания располагает соответствующими ресурсами.
Предварительный контроль нужен для принятия решения о проведения операции. Занимаются им руководители компании, заместители, главбухи, представители юридического отдела. В рамках предварительного контроля проводятся эти мероприятия:
Предварительный контроль включает в себя анализ соответствия соглашений плану деятельности, проверку всех форм отчетности (бюджетная, статистическая и прочая) до момента подписания документов.
Текущий контроль включает в себя повседневное исследование расходования средств, заполнения бухгалтерской документации. Состоит из таких мероприятий, как:
Текущий контроль проводится регулярно. Осуществляется он представителями отделов бухучета.
Осуществляется он после завершения той или иной операции. Предполагает проверку всех сопутствующих документов. Рассмотрим методы последующего контроля:
Последующий контроль – заключительный этап внутренней проверки. Желательно поручить его специальной комиссии. Состав ее указывается в соответствующем положении. Если требуется, состав можно изменить. В дальнейшем контроль проводится путем плановых и внеплановых проверок.
Требование организовать внутренний контроль хозяйственной деятельности сформулировано в ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в п. 6 Инструкции № 157н. Финансовый контроль позволяет учреждениям эффективно использовать бюджетные средства, вести достоверный бухгалтерский учет и представлять в контролирующие органы корректную отчетность.
В первую очередь нужно оценить предстоящий объем работ и денежные ресурсы, необходимые для организации внутреннего финансового контроля. Важно определить и количество задействованных сотрудников: один человек на все учреждение, ответственные работники в ключевых отделах (кадровая служба, экономический отдел, бухгалтерия), комиссия из компетентных сотрудников или даже выделенный отдел с полным спектром обязанностей и штатным расписанием. Многое в принятии решения зависит от масштаба учреждения и объемов хозяйственной деятельности.
Можно проводить несколько видов контроля:
Первые два вида проходят внутри подразделений, этот контроль ложится на плечи работников согласно их трудовым функциям, а вот для последующего контроля должны быть выделены отдельные сотрудники — ревизионная группа или комиссия.
Следующий шаг в организации внутреннего контроля — разработка и утверждение нормативных актов, которые определят порядок работы ревизионного отдела/группы, обозначат обязанности ответственных сотрудников. Если эти функции возложены на одного сотрудника, можно составить общее положение и внести дополнения в должностные инструкции. Если контролирующие функции будут выполнять специалисты из разных подразделений, то в положения об этих отделах нужно внести соответствующие изменения, равно как и в должностные инструкции сотрудников. Если контроль будет вести отдельная группа/отдел, потребуется еще и положение об отделе внутреннего контроля. В любом случае новые документы должны быть утверждены приказом руководителя учреждения и обязательно прописаны в учетной политике.
Обеспечивать стабильную работу системы контроля за финансами — обязанность главы учреждения. Не реже одного раза в год под его руководством должны проходить оценка и пересмотр системы внутреннего контроля.
После подготовительных работ и определения ответственных наступает этап разработки плана мероприятий. Их удобно сгруппировать по направлениям, например:
По каждому из направлений разрабатываются и указываются формы и сроки проведения всех видов контроля, а также исполнители. План формируется на весь календарный год. Именно он станет отправной точкой для программы проверки, по которой будет действовать ревизионная комиссия.
Последующий контроль учреждение может реализовать через проверки — плановые и внеплановые.
Для плановых проверок учреждение устанавливает периодичность самостоятельно, но не реже, чем это требует бюджетное (бухгалтерское) законодательство (п. 20 Инструкции № 157н, п. 1.5 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
На что смотрят в ходе плановой проверки:
Потребность во внеплановой проверке возникает, когда появляется сигнал о нарушениях. В зависимости от сложности вопроса контрольная проверка может быть сплошной или выборочной. Сплошная проводится, если нарушения отмечены в сфере кассовых и банковских операций, оплаты труда, подотчетных средств и пр. Это трудоемкий процесс, он подразумевает детальное изучение всей совокупности первичной бухгалтерской документации и/или отчетной документации.
Выборочная проверка позволяет получить данные, основываясь на анализе небольшого числа документов. Сложность составляет сама выборка. Для анализа ревизионная комиссия должна выделить несколько групп элементов (счета-фактуры, договоры, реестры, акты, выполненных работ и пр.) с определенным временным интервалом за произвольный период времени. Главное требование — выборка должна быть репрезентативной.
Что проверяет ревизионная комиссия:
Результаты разных видов контроля следует оформлять по-разному. Для описания недочетов, выявленных во время предварительного и/или текущего контроля, достаточно служебной записки на имя руководителя учреждения. В нее можно включить рекомендации, как устранить нарушения и не допускать их впоследствии. Если контроль осуществляют сами сотрудники, то в положении о внутреннем контроле стоит указать периодичность, с которой должна проводиться проверка по каждому из отделов.
А вот результаты последующего контроля комиссия фиксирует в отдельном акте и направляет его руководителю учреждения вместе с сопроводительной запиской. Документы должны подписать все члены комиссии.
В акте проверки обязательно должны быть зафиксированы:
Виновники нарушений должны в срок, определенный положением о внутреннем контроле, представить в письменном виде свои объяснения руководителю. Основываясь на акте ревизионной комиссии, бухгалтер разрабатывает план мероприятий, который позволит устранить недочеты, с указанием сроков и ответственных лиц, а затем и отчитывается перед руководством учреждения о реализации плана.
Очень важно выстроить четкую, понятную и прозрачную систему внутреннего финансового контроля. Она состоит из множества элементов, затрагивает деятельность многих сотрудников и эффективна, только если работают все ее составляющие в комплексе.
Действующим законодательством не предусмотрено санкций за сам факт отсутствия в организации внутреннего контроля. При этом если отсутствие в организации внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни повлечет за собой нарушение правил ведения бухучета и искажение данных бухгалтерской и налоговой отчетности, то организация может быть привлечена к ответственности (административной и налоговой) и оштрафована. Возможные размеры штрафов приведены ниже в рекомендации.
Как организовать ведение бухучета
Ответственность за нарушение правил ведения бухучета
За грубое нарушение правил ведения бухучета налоговая инспекция может оштрафовать организацию по Налогового кодекса РФ. Так, грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов признаются отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухучета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в бухучете активов и хозяйственных операций.
Если организация допустила такое нарушение в течение одного налогового периода, то размер штрафа составит 10 000 руб. А если в течение нескольких, то размер штрафа увеличится до 30 000 руб. Если при этом организация еще и занизила налоговую базу, то в бюджет придется отдать 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
Есть также мера наказания и для должностных лиц организации. Она прописана в Кодексе РФ об административных правонарушениях. Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности . За такие действия предусмотрен штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. Повторное нарушение грозит штрафом от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет.
Наказание по заявлению налоговой инспекции назначает суд ( , КоАП РФ).
В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (). Поэтому виновным в нарушении обычно признают главного бухгалтера (бухгалтера с правами главного). Руководителя же признают таковым, только если:
в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);
учет и расчет налогов вела сторонняя специализированная организация (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);
причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен ().
Если руководитель организации не организовал ведение бухучета, то суд может признать такие действия как злоупотребление полномочиями. А если при этом еще докажут, что он преследовал корыстные цели, то суд может приговорить его к ответственности по
Внутренний финансовый контроль (ВФК) в учреждении поможет эффективно использовать бюджетные деньги, трудовые и материальные ресурсы. Задача ВФК– обнаружить ошибки, исправить и не допустить их в дальнейшем. В статье найдете готовые образцы Положения, карты и журнала внутреннего финансового контроля.
В силу п. 1 стат. 19 Закона № 402-ФЗ и п. 6 Инструкции № 157н все учреждения обязаны организовывать проверку своей деятельности. Такая процедура позволяет эффективно использовать средства бюджета, обеспечить высокое качество учета, а также достоверность отчетности. Рассмотрим, что включает внутренний государственный финансовый контроль, по каким правилам или стандартам проводится.
Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении направлен на достижение организацией своих целей, предотвращение отклонений от установленного порядка, обеспечение корректности учета, отчетности. Особенно актуально данное мероприятие для учреждений со сложной организационной структурой, включающей филиалы или подразделения.
Про последние изменения в порядке контроля читайте в статье журнала
Система проверки должна охватывать все операции, сделки и события, которые могут влиять на результат деятельности или перемещение денег. При разработке плана ревизионных мероприятий для собственного применения можно использовать федеральные стандарты для аудиторской деятельности. В процессе выбора конкретных действия нужно учитывать требования в области финансов:
Это обусловлено тем, что все учредители (РБС и ГРБС) обязаны проверять свои подчиненные структуры. Параллельно учреждения подвержены ревизии со стороны государства или местных органов власти. Основной целью мероприятий является проверка:
При разработке системы ВФК нужно учитывать требования следующих нормативно-правовых актов:
Положение о внутреннем финансовом контроле составляется для утверждения порядка осуществления внутреннего финансового контроля. Допускается оформление этого регламента в виде отдельного раздела учетной политики учреждения. Предварительно, нужно определить, кто именно будет проводить процедуру. Вариант зависит от объема и срочности работ, общего положения дел в учреждении, организационной структуры:
Порядок ВФК должен включать следующие основные нюансы проверки:
Учреждение может добавить в положение любые сведения, включая план внутреннего финансового контроля ведения учета в соответствии с нормативными требованиями. Главное – согласовать текст положения с ГРБС.
Смотрите и скачайте образец положения:
При подготовке к осуществлению ВФК необходимо разработать карту внутреннего финансового контроля. Здесь приводятся сведения о должностном работнике, ответственном за соблюдение сроков, периодичность операций. Дополнительно указываются способы и методы проверок и т.д. В карте требуется привести все виды операций, за выполнение которых отвечает отдельное подразделение.
Документ формируется до начала очередного года. Корректировки вносятся в следующих ситуациях:
Отчет о результатах внутреннего финансового контроля предназначен для фиксации информации о выявленных нарушениях и недостатках, данных об источниках рисков неисполнения бюджета, рекомендаций по исправлению. По итогам проведенного внутреннего мероприятия можно заполнить протокол или служебную записку. К документу прикладывается перечень мер по устранению обнаруженных нарушений и рекомендации по их дальнейшему предотвращению.
Стандарты осуществления внутреннего муниципального финансового контроля подразумевают оформление результатов. Для этого составляется заключение; а при внешней ревизии – акт. Документы заполняются произвольно. От работников, по вине которых произошли недоработки, требуется предоставить письменные объяснения руководителю организации.
В журнале внутреннего финансового контроля учреждения приводят:
Согласно стандартам внутреннего финансового контроля, в документе приводятся итоговые результаты исследования правомерности ведения организацией деятельности. Дополнительно отражаются выводы о качестве тех хозяйственных операций, которые влияют на эффективное распоряжение бюджетными средствами.
Оформлять журнал обязано то подразделение учреждения, которое назначено ответственным за исполнение бюджетных процедур. Заполняется документ на основании сведений от проверяющего ведомства. Бланк можно формировать произвольно. Рекомендуется использовать для примера стандарт Казначейства РФ по Приказу № 475 от 16.12.16 г. В этом нормативно-правовом акте утвержден сам бланк и порядок его составления.
Допускается оформление журнала в электронном формате или «на бумаге». Электронный способ позволяет группировать нарушения по периодам их возникновения, типам и прочим критериям. Посредством использования программы доступны идентификация времени записи; защита от доступа посторонних; внесение отметок о нарушениях.
Порядок осуществления внутреннего муниципального финансового контроля предусматривает заполнение соответствующих сведений в пояснительных записках. Такие формы прикладываются к годовой бухотчетности (ф. 0503760) учреждения и бюджетной отчетности (ф. 0503160). В таблице № 5 приводятся данные о результатах проведенных в отчетном периоде проверочных мероприятий, а также рекомендации по устранению недоработок.
На законодательном уровне санкции за отсутствие у организации системы внутреннего контроля финансовой отчетности напрямую не утверждены. Но финансовый орган может в любое время посетить учреждение для изучения его системы контроля. По результатам такой проверки ревизоры могут вынести предписание или представление. Если никаких замечаний к ревизии нет, бланк не заполняется.
В документе указывается на наличие нарушений. Если не исполнить предписание (представление), нарушителю грозит ответственность. В настоящее время размер штрафной санкции составляет:
Обратите внимание! При проведении внутренних проверок виды ответственности можно предусмотреть для субъектов процедуры в рамках их обязанностей. Для лиц, виновных в недостатках, нарушениях и искажениях, как правило, вводится дисциплинарная ответственность по ТК РФ. Оценкой адекватности и эффективности системы, контролем за ее соблюдением занимается специальная комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации.
