По закону все коммерческие компании и предприниматели, принимающие в качестве оплаты за услуги и товары наличные денежные средства, должны применять в своей деятельности кассовые машины. Но это еще не все – работа с контрольно-кассовой техникой подразумевает под собой соблюдение кассовой дисциплины и проведение периодических ревизий.
Под ревизией кассы принято понимать ряд мер, которые проводят контролирующие органы или ИП и руководство организаций для проверки того, насколько соответствуют операции с наличными средствами, осуществляемые кассирами и работниками бухгалтерских отделов, требованиям закона.
Для того, чтобы в процессе будущей ревизии кассы, которая неизбежно рано или поздно последует, не нашлось каких-либо серьезных ошибок и недочетов, следует с самого первого дня работы с кассовой техникой тщательно придерживаться кассовой дисциплины. Под ней подразумевается обязательная фиксация всех операций с наличными средствами в , работа с приходно-расходными ордерами, ведение расчетно-платежной ведомости и т.д.
Кроме того, все ИП и предприятия должны отвести для кассы специально огороженное место или даже выделить отдельный кабинет для того, чтобы не допустить проникновения посторонних людей к контрольно-кассовой технике и тем самым исключить вероятность различных правонарушений. Следует помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное обучение.
Проводить ревизию кассы могут:
Раньше, до 2012 года, проверять контрольно-кассовую дисциплину в организациях и ИП могли представители банковских структур, но сейчас у них это право отсутствует.
Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства предприятия или индивидуальным предпринимателем для внезапной проверки работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение и проводятся на основании изданного приказа. Однако, закон учитывает и те случаи, когда ревизия кассы является обязательной процедурой. Это:
Кроме того, ревизия обязательно должна проводиться как минимум по итогам полугодия, а еще лучше – ежеквартально или ежемесячно, в самом начале или конце месяца.
Инициация ревизии обязательно должна сопровождаться соблюдением определенного ряда условий. В частности, если ревизию решило провести руководство предприятия, то должен быть издан соответствующий внутренний приказ. Если же решение о проведении ревизии приняли контролирующие органы, то есть либо налоговая служба, либо Росфиннадзор, то они должны заранее уведомить проверяемую организацию или ИП о надвигающейся проверке. При этом в уведомлении, как и в приказе, обязательно должны быть прописаны сроки ревизии, а также состав и полномочия ревизионной группы. Участники ревизии со стороны контролирующих структур непосредственно перед тем, как приступить к ревизии, обязаны предоставить руководству компании свои удостоверения личности. Только после этого им могут быть предъявления все необходимые (в том числе конфиденциальные) документы, а также финансовая наличность в кассе.
Как правило, ревизоры стремятся к тому, чтобы проверка соответствовала следующим параметрам:
Ревизия кассы всегда проходит в связке с ревизией кассовой дисциплины, в несколько шагов.
Четкое следование этому алгоритму позволяет получить точные сведения о положительных и отрицательных сторонах в финансовой деятельности фирмы, поэтому переоценить роль данной процедуры сложно.
Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом . Сведения, которые должны быть в нем указаны:
Внимание! При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.
Важно! По результатам проверки ревизоры вполне могут обратиться в следственные органы, если найдены какие-либо крупные правонарушения, злоупотребления и т.п. деяния.
Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних контролирующих структур.
Ревизия – это система контрольных действий комплексного характера. Предметом данного контрольного мероприятия являются все вопросы финансовой деятельности и денежного обращения подконтрольного субъекта. Ревизия проводится Счётной палатой РФ в отношении получателей бюджетных средств федерального бюджета, в порядке ведомственного контроля в отношении подведомственных органов и организаций, при смене материально ответственных лиц.
Проверка – единичное контрольное действие, носит тематический, узконаправленный характер. Предметом контрольного мероприятия являются отдельные вопросы финансовой деятельности и денежного обращения подконтрольного субъекта. Проверка проводится в порядке административного надзора федеральными службами, подведомственными Министерству финансов РФ.
Наблюдение (мониторинг) – это дистанционное ознакомление по документам учёта и отчетности с финансовой деятельностью и денежным обращением на постоянной основе. Мониторинг применяется Счётной палатой РФ в целях сбора и анализа информации о предмете и деятельности объекта аудита на системной и регулярной основе.
Анализ – это системное и пофакторное исследование эффективности финансовой деятельности и денежного обращения на основе предполагаемых к реализации плановых и фактически достигнутых по результатам показателей. Например, Счётной палатой РФ проводится анализ эффективности использования бюджетных средств.
Обследование – это оценка общего состояния финансовой деятельности и денежного обращения с использованием опроса и анкетирования, которые проводятся в начале аудиторской проверки, при публичных слушаниях об эффективности использования бюджетных средств в странах с сильными демократическими институтами и влиятельным гражданским обществом.
Виды ревизий и проверок:
внутренние (проводятся силами внутренних контролёров)/внешние.
документальные (по документам)/ фактические (по фактическим обстоятельствам деятельности).
Внутренняя фактическая проверка – инвентаризация, а внешняя фактическая проверка – это осмотр. В ревизии документальный и фактический контроль совмещён.
плановые (по утверждённому плану) и внеплановые (по информации о наличии подлежащих проверке обстоятельств для применения мер принуждения).
фронтальные (сплошная проверка документов и фактических обстоятельств) и выборочные.
комплексные и тематические.
Порядок проведения и оформление:
Приказ (распоряжение) либо решение о проведении (назначении) контрольного мероприятия – принимается для проведения выездной налоговой проверки. Определяет состав проверяющих, подконтрольные субъекты, предмет контрольного мероприятия, проверяемый период, метод и срок, должна быть подпись руководителя, который назначил.
По окончании выездной проверки составляется справка о проведённом (оконченном) контрольном мероприятии – проверочные действия после неё не проводятся, так как дата её составления – последний день проверки.
После составления справки - акт контрольного мероприятия и иная рабочая документация. Отражают выявленные нарушения, которые подтверждаются документацией. Акт должен быть вручён проверяемому лицу под расписку (со всеми приложениями), чтобы он мог представить возражения. Акт имеет доказательственное значение – должны быть соблюдены требования об относимости и допустимости.
вводная часть – фактические данные.
описательная часть – фактические обстоятельства со ссылками на подтверждающие документы, их правовая оценка и выводы.
итоговая часть – о квалификации и денежном выражении, предложения по устранению нарушений, вопросы связанные с ознакомлением акта, о вручении акта или отправлении по почте.
Акт должен быть подписан всеми проверяющими, которые указаны в приказе и налогоплательщиком, который может отказаться от подписи – делается соответствующая оговорка в акте.
Предоставление возражений – сейчас 1 месяц
Ревизия магазина продуктов создает определенные сложности при проведении.
Приходится выбирать один из методов:
Каждый из этих вариантов скрывает в себе как преимущества, так и отрицательные стороны. Например, закрытие магазина даже на несколько часов снизит дневную выручку, а значит нанесет компании убытки. За проведение ревизионных мероприятий после работы членам комиссии и материально-ответственным лицам придется заплатить сверхурочные, а если совмещать торговлю с проверкой товарных остатков, пострадает точность последней.
Специально для магазинов - товароучетная и кассовая программа Бизнес.Ру Розница. Автоматизированное место кассира, поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС, работа с весовыми товарами, складской учет и аналитика продаж.
Но все же руководству организации нужно контролировать запасы материальных ценностей, а бухгалтерии - иметь актуальные и достоверные учетные данные. Поэтому выбор одного из этих способов - не прихоть, а необходимость. На практике эти способы успешно совмещаются и чередуются, что делает общую картину достоверной.
Частота проведения ревизии в продуктовом магазине зависит от предпочтений собственников организации. Никакие отдельные нормативно-правовые акты этот вопрос не регулируют. Компания должна самостоятельно разработать график и прописать его в учетной политике на год (этот документ предусмотрен для всех компаний без исключения).
Кроме того, на практике проводят внеплановые ревизии по мере необходимости. Обязательной является только ежегодная проверка товарных ценностей, в силу Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Ее обычно проводят в конце года, но не в отдельно взятом магазине, а по всей компании.
Для объявления начала ревизионных мероприятий в магазине достаточно внутреннего приказа руководителя компании. Правильная ревизия в магазине предусматривает назначение специальной комиссии, члены которой должны быть поименно перечислены в приказе. В состав комиссии входят товароведы, представители бухгалтерии и другие сотрудники.
Все работники магазина, в том числе директор магазина, также участвуют в ревизии, но в члены комиссии не входят. Ведь они несут материальную ответственность за товар.
Для корректного подсчета товарных запасов комиссии нужна ведомость с внесенными в нее товарными учетными остатками. Остатки по бухучету бухгалтер вносит на дату проведения ревизии. Это очень важно, поскольку только таким способом возможно правильно определить излишки или недостачу.
По итогам проверки комиссия должна будет составить акт, а вот ломать голову над тем, как посчитать ревизию в магазине, будут уже представители бухгалтерии.
Рассмотрим несколько способов проведения проверки товаров в торговой точке более детально. Самый точный из них - закрыть магазин на «переучет» и все досконально посчитать.
В этом случае лучше всего подготовить ревизионную ведомость по товарным группам, например:
Если сличать наличие товара в таком порядке, можно сделать это быстрее. Ведь члены комиссии могут разделиться и проверять каждый свою группу. Но можно и просто переписывать весь товар, который находится на полках и в холодильниках по порядку.
В этом случае пользоваться подготовленной ведомостью будет сложнее и номенклатуру придется писать вручную. Это увеличивает время проверки, но дает больше шансов выявить излишки. Опись необходимо составлять в двух экземплярах, попутно проверяя соответствие цен (при необходимости).
Плюсы этого метода заключаются в его точности и полном отсутствии погрешности (никто не сможет купить или переместить товар во время ревизии), а минус - в необходимости закрыть магазин на длительное время.
Конечно, можно провести такой переучет ночью, когда торговая точка и так не работает, но это также создает дополнительные проблемы руководству - всем участникам мероприятия придется заплатить сверхурочные. А это, как известно, зарплата в двойном размере. Кроме того, работники должны будут дать свое письменное согласие на переработку, а этот факт нужно будет оформить отдельным приказом.
С программой для автоматизации магазина продуктов Бизнес.Ру Розница вам удастся сократить время простоя магазина из-за полной ревизии. Это достигается удобным и понятным интерфейсом который оптимизирует весь процесс ревизии в пару кликов!
Но иногда ревизия с закрытием магазина попросту невозможна.
Если магазин работает круглосуточно, провести полную ревизию практически невозможно. Ведь она потребует закрытия не на один, а на несколько дней. Или к ней придется привлечь значительное число персонала.
Поэтому применяют метод выборочной проверки:
И тот и другой случай не дает полной картины единовременно. То есть, если даже делать поэтапную ревизию всех отделов и товарных групп, данные окажутся актуальны на разные даты.
Поэтому ведомости нужно будет подготовить по отдельному запросу именно на день проведения ревизии конкретного подразделения. А в начале проверки нужно обязательно указывать в ведомости точное время. Ведь магазин продолжает работать, а значит товар из проверяемой группы может находиться у покупателя и быть еще не оплачен к началу ревизии.
Такой способ ревизии еще называют скользящим.
Для его проведения нужно проработать несколько очень важных моментов в системе учета:
Все эти моменты непосредственно влияют на возможные итоги скользящей проверки, поэтому должны быть максимально отработаны перед ее началом. Важно понимать, что при таком методе проведения ревизии в любом случае будет присутствовать погрешность.
Задачей бухгалтеров и контролеров является ее минимизация. Для этого желательно еще на стадии подготовки к ревизии вычислить допустимый коэффициент потерь по товарной группе или возможное расхождение. Желательно рассчитать такой коэффициент по каждой группе товаров отдельно.
Он будет зависеть от параметров магазина:
Традиционно на весовой товар коэффициент расхождения ставят больше, чем на фасованный. Некоторые магазины самообслуживания даже закладывают определенный процент потерь на кражи со стороны покупателей. И персонал возмещает недостачу только в том случае, если она окажется выше такого допустимого процента.
Можно контролировать остатки товаров на полках магазина, не прибегая к прямому пересчету. Для этого у каждого товара должен быть штрих-код, внесенный в учетную базу. Штрихкод-ревизию проводят с применением специальных учетных программно-аппаратных комплексов.
Например, сервис Бизнес.Ру обладает всем необходимым функционалом, который упростит сбор, классификацию и обработку данных, а также поможет составить и заполнить необходимую документацию в пару кликов. Сервис имеет совместимость с современным кассовым оборудованием что значительно расширяет его спектр применения.
Алгоритм работы достаточно прост:
1. Промаркировать весь товар специальными этикетками со штрих-кодами или использовать маркировку производителя.
2. Установить на складе и кассах специальные терминалы сбора данных, оснащенные сканером штрих-кодов.
3. Интегрировать эти терминалы с учетной системой (в идеале с программой учета остатков в бухгалтерии).
Автоматизированная система контролирует поступление товара на полки магазина, а также их реализацию поштучно. Для перепроверки остатков бухгалтеру достаточно просто отсканировать все товары на полке. Сделать это может продавец без участия бухгалтера или членов комиссии.
Данные немедленно поступают на компьютер бухгалтерии и обрабатываются. Такой метод позволяет составить отчет, соответствующий требованиям действующего законодательства и содержащий данные о количественном составе (ассортименте продукции) по учету, и о том, сколько товаров было фактически проверено. Разница между этими данными сразу видна в отчете.
Этот способ особенно хорош для циклической ревизии, когда каждая группа товаров проверяется по очереди, хоть каждый день. Для этого даже заводят в программу специальный график, которого будут придерживаться продавцы. Таким образом, можно проводить полную ревизию всего продуктового магазина даже несколько раз в месяц.
После того как мы разобрались, как провести ревизию в магазине продуктов, разберемся с тем, что делать с полученными данными.
Обычно у директора есть информация:
Для того чтобы определить текущий остаток по учету к исходному остатку, прибавим приход и вычтем из него расход. К последнему относятся продажи, возвраты и списание товаров. Итоговый остаток сравнивается с фактическим по каждому товару отдельно.
Таким образом, можно увидеть расхождения по каждому наименованию. Если фактический остаток меньше учетного - получилась недостача, если больше - излишек. В идеале не должно быть ни того, ни другого.
Однако на практике встречается не так уж и часто. Поэтому после проведения ревизии подводят сводный итог. Выводят общую сумму недостачи, общую сумму излишков и отнимают из большей величины меньшую. Если больше оказалось излишков, то материально-ответственные лица не пострадали, а если - недостача, то они должны будут ее возместить.
Порядок обычно прописан в договорах материальной ответственности сотрудников, которая бывает как индивидуальной, так и коллективной.
Что касается товарных номенклатур, то по каждой из них по результатам ревизии нужно скорректировать остатки. Излишки оприходовать, а недостачу списать. Это задача бухгалтера, который ведет учет. Для этого ему необходим акт и решение, принятое после рассмотрения акта специальной ревизионной комиссией.
Из Закона N402-ФЗ следует, что расхождения, выявленные при ревизии, необходимо учесть в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата проведения контрольных мероприятий. Это правило действует даже в том случае, если все итоговые документы оформлены уже следующим периодом.
Например, при итоговой ревизии магазина за 2017 год, которую провели в декабре, но ведомость оформили и подписали уже в январе 2018 года, данные по бухучету бухгалтер оформляет декабрем.
.Методы финансового контроля
Органы внутреннего финансового контроля
Органами внутреннего финансового контроля являются ревизионные комиссии, создаваемые в акционерных обществах, иных коммер-
ческих и некоммерческих организациях, учреждениях. Подразделения внутреннего финансового контроля могут именоваться и по-другому, например контрольно-ревизионными отделами или департаментами. Иногда применяется название «внутренний аудит». Но это не вполне точное использование термина «аудит», поскольку здесь не может идти речь о предпринимательской деятельности.
В действующем законодательстве компетенция органов внутреннего контроля очерчена довольно скупо. Так, в Законе «Об акционерных обществах» сказано только, что ревизионная комиссия (ревизор) избирается для осуществления контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества общим собранием акционеров в соответствии с уставом общества. Более предметно их компетенция определяется уставом общества, а порядок деятельности - внутренним документом общества (обычно - положением), утверждаемым общим собранием акционеров.
Таким образом, собственник вправе существенно ограничить возможности контролеров. С точки зрения интересов граждан, общества и государства здесь нужны более полные и определенные правовые установки, как это и сделано во многих развитых странах.
К основным методам финансового контроля относятся ревизия и проверка.
Правом назначения ревизий и проверок пользуются Президент Российской Федерации, обе палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Главное контрольное управление Президента Российской Федерации, феде-итьные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации. Ревизии могут назначать правоохранительные органы: суды, прокуратура, милиция, Федеральная служба безопасности, должностные лица этих органов в пределах своей комле-^нции, руководители органов государственного финансового контроля.
Таким же правом пользуются собственники и органы управления акционерными обществами, другими коммерческими и некоммерческими организациями в соответствии с утвержденными уставами и положениями.
В случае необходимости проведения финансовой ревизии или проверки названные руководители, учреждения, органы власти и уп-
Равления, собственники дают поручения соответствующим органам финансового контроля.
Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности, целесообразности и эффективности всех совершенных в проверяемом периоде хозяйственных и финансовых операций, а также законности и правильности действий должностных лиц при их осуществлении.
Проверка - единичное контрольное действие или исследование состояния дел на определенном участке деятельности объекта контроля.
В учебной и иной литературе можно встретить расширительное толкование понятия метода финансового контроля. Сюда относят, кроме ревизии и проверки, обследование, анализ, другие действия, которые совершает ревизор или инспектор органа финансового контроля, чтобы получить необходимую информацию и оценить ее. Иногда сам контроль делят на документальный (формальный) и фактический. Под первым понимают изучение учетных, бухгалтерских, распорядительных и других документов, под вторым - ознакомление с состоянием проверяемых объектов, наличием товаров, денег в кассе и т.п.
Правомерность и логичность таких подходов сомнительны. В самом деле, разве можно, например, провести проверку или ревизию, не анализируя необходимые документы и данные, не сравнивая отчетные показатели с фактическим положением (наличием продукции, денег в кассе, товаров на складе)?
Вместе с тем вполне обоснованно, когда в практике, в частности, в деятельности Счетной палаты Российской Федерации, контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации пользуются термином контрольные мероприятия, объединяя в нем ревизии, проверки, экспертизу и другие виды деятельности, которыми заняты эти органы.
Понятие «ревизия» имеет историческое происхождение. Оно перешло в практику финансового контроля советских времен по наследству из дореволюционной России. Государственный деятель, известный российский реформатор начала прошлого века СЮ. Витте писал, например, что для правильного хода государственного хозяйства необходимо осуществление самостоятельного, независимого контроля над поступлением и расходованием казенных сумм путем проведения периодических и внезапных ревизий сохранности этих сумм.
В условиях современной России ревизия продолжает оставаться наиболее эффективным и достоверным методом финансового контроля особенно для целей последующего контроля. При наличии на проверяемом объекте всех необходимых документов и качественной рабо-
проверяющих ревизия может дать исчерпывающий ответ об использовании средств в проверяемом периоде. Именно поэтому, когда асследуются экономические преступления, назначается ревизия финансово-хозяйственной деятельности интересующих следствие объектов в целом или по основным вопросам этой деятельности.
Полная комплексная ревизия включает следующие проверки:
■ операций с денежными средствами;
- расчетных и кредитных операций;
Расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;
Правильности планирования и расходования средств на содер
жание бюджетных учреждений, формирования и использования ими
внебюджетных средств;
■ ■ сохранности основных средств и нематериальных активов и опе
раций с ними;
Сохранности производственных запасов, товарно-материальных
ценностей и операций с ними;
Расчетов по оплате труда и начисления налогов;
Формирования себестоимости продукции (работ, услуг);
Формирования финансовых результатов;
Организации и состояния бухгалтерского учета и внутреннего
(ведомственного) контроля.
Естественно, что в практической деятельности различных органов государственного финансового контроля проведение контрольных мероприятий имеет отличия, определяемые задачами и функциями органов, их фактическими возможностями. Это находит отражение и закрепляется в таких регулирующих деятельность контрольных органов документах, как Регламент Счетной палаты Российской Федерации, Инструкция о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Минфина России, положения
С России, издаваемые в целях реализации требований Налогового кодекса, и др.
Тем не менее можно выделить и изложить некоторые основные моменты, в большей или меньшей степени являющиеся типичными Для всех органов. О них и пойдет речь ниже.
Ревизии и проверки проводятся в соответствии с планами работы органов финансового контроля или внезапно в случае возникновения такой необходимости, в частности по поручению прокуратуры. В пла-
или поручении указываются объект, на котором следует провести проверку, и тема проверки. Объекты для плановых проверок на дан-
я конкретный период выбирают в соответствии с установленными а коном, иными нормативными документами порядком и периодич-
Ностью или на основе предварительной информации о допускаемых нарушениях финансовой дисциплины, которой располагает контрольный орган.
Для проведения ревизии или проверки устанавливается определенный срок. Они могут проводиться силами одного ревизора или группы (бригады) ревизоров, если нужно, с привлечением экспертов, специалистов по отдельным вопросам. Из-за большого объема подлежащего проверке материала и необходимости затраты значительного времени на практике чаще назначают проверки конкретных вопросов.
Ревизия и проверка обязательно проводятся по программе (перечню основных вопросов), который утверждает руководитель, назначивший ревизию, или другое должностное лицо по его поручению.
Составление программы, подготовительный период, планирование ревизии и проверки являются важным этапом, который во многом определяет успех или неудачу предстоящего мероприятия. На этом этапе необходимо прежде всего изучить имеющиеся по данной теме, касающиеся назначенного объекта законодательные и нормативные документы. Обычно работники контрольных органов хорошо ориентированы в таких вопросах, но конкретизация и пополнение правовых знаний перед проверкой - обязательное условие. Подлежат изучению или основательному ознакомлению также общеэкономические, региональные и отраслевые особенности деятельности проверяемого объекта, организация и технология производства, структура капитала, размещение акций, деятельность на рынке, взаимоотношения с собственными подразделениями и филиалами.
На этапе подготовки важно понять и предварительно оценить применяемый организацией, где предстоит проверка, метод ведения бухгалтерского учета, ее юридические и финансовые обязательства, организацию системы внутреннего контроля.
Для всего этого используют самые разнообразные доступные источники информации, включая статистические данные, публикуемые финансовые отчеты, материалы различных совещаний, семинаров, конференций, консультации с органами, ранее проводившими проверки, и многое другое. Практическая трудность состоит в том, что детальная подготовка требует значительного времени, которого в условиях обычно большой загруженности контрольных органов не хватает.
Составленная в ходе подготовки программа, как правило, должна включать наименование объекта и тему ревизии (проверки), ее цель, период, подлежащий изучению, срок проведения, состав ревизионной группы, экспертов, перечень непосредственно охватываемых провер-
кой подразделений, конкретные вопросы, подлежащие ревизии, основные источники информации, порядок проведения мероприятия и оформления результатов.
Программа должна быть выполнена полностью. Однако в ходе работы ревизоры самостоятельно определяют необходимость и возможность применения тех или иных ревизионных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, обеспечивающих надежность сбора требуемых доказательств. Но в любом случае, чтобы получить доказательные ответы на поставленные в программе вопросы, ревизор должен провести ряд действий, которые для каждой ревизии и проверки одинаковы и обязательны.
Начинают ревизию обычно с проверки учредительных и регистрационных документов организации. Затем переходят к изучению и анализу плановых, отчетных, бухгалтерских и других документов. Здесь ревизор должен установить законность и правильность операций, отраженных в документах, подлинность самих документов, их соответствие установленным формам, безошибочность содержащихся в них расчетов. Эта работа продолжается практически в ходе всей ревизии. Одновременно ревизор обязан удостовериться в действительности совершения тех или иных операций, получения или выдачи указанных в документах денежных средств и материальных ценностей, фактического выполнения работ или оказания услуг.
Он делает это путем сопоставления бухгалтерских записей по учету с оправдательными (первичными) документами и соответствующими исходными данными. Записи, документы.и фактические данные по одним операциям сличается с записями, документами и фактическими данными по связанным с ними другим операциям, например, натуральных показателей отчетности - с данными о затратах денежных средств и материальных ценностей.
В этих же целях прибегают к проведению встречных проверок. Они -тоят в сличении имеющихся в ревизуемой организации записей, Документов и данных с соответствующими записями, документами и Данными, находящимися в тех организациях, от которых получены которым выданы денежные средства, материальные ценности и Документы, выписок банка по счетам организации с подлинными записями по этим счетам в банке и т.п.
При организации встречных проверок возникает необходимость рибегать к помощи коллег-ревизоров, работающих на территории
их субъектов Российской Федерации, просить проверить доку-
Нты, имеющиеся в местных организациях. Минфином России уста-
°влен порядок, в соответствии с которым КРУ Минфина в субъектах
Дерации обязаны оказывать друг другу такую помощь. Ассоциация
Контрольно-счетных органов Российской Федерации организует подобное взаимодействие среди своих членов.
Чтобы получить необходимые доказательства, ревизору приходится пользоваться и методами фактической проверки - требовать проведения инвентаризаций, заниматься с участием специалистов пересчетом, взвешиванием и обмером сырья, материалов и готовых изделий, оценкой качества продукции и соблюдения технологии. Это нужно, чтобы установить действительный расход, правильность списания сырья и оприходования готовой продукции, установления норм естественной убыли при хранении и транспортировке материальных ценностей, получить другие требующиеся подтверждения.
Один из важнейших разделов ревизии - проверка соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета денежных средств и материальных ценностей, организации их охраны и обеспечения сохранности. Здесь используют, в частности, счетные проверки бухгалтерских отчетов и балансов для установления достоверности отчетных данных, выявления и устранения искажений и ошибок, оценивают обоснованность и правильность расчетов и данных для определения отчетных показателей работы организации, определения фондов заработной платы, уровня себестоимости продукции и услуг.
Проверка правильности и полноты начисления и уплаты налогов - не прямая обязанность ревизора, но если он в ходе ревизии встретится с какими-либо нарушениями в этом отношении, то должен поставить вопрос о передаче материалов в налоговые органы.
При проведении ревизии обязательна проверка состояния внутреннего контроля в организации. Хорошая постановка внутреннего контроля способствует успешной деятельности организации и может помочь решению задач ревизии.
В современных условиях все чаще организации ведут учет с использованием полной или частичной компьютерной обработки данных. Естественно, что для проведения ревизии в таких условиях ревизоры должны обладать определенной подготовкой или использовать работу экспертов.
Результаты ревизии (проверки), как правило, оформляются актом, который подписывают ревизоры, руководитель и главный бухгалтер ревизуемой организации, а в необходимых случаях - ранее работавшие в ревизуемой организации руководитель и главный бухгалтер, ко времени работы которых относится период, охваченный ревизией.
В некоторых случаях, определенных нормативными документами, процедура подписания акта руководителем и главным бухгалтером может быть заменена процедурой их ознакомления с содержание акта,
что конечно, менее правильно. Но ни один из действующих правовых документов не допускает того, чтобы результаты ревизии остались неизвестными тем, кого проверяли, как это было принято в деятельности некоторых контрольных органов советского периода. Таков один из путей обеспечения объективности и точности контроля.
Акт ревизии - документ, имеющий четко очерченные параметры. Он должен содержать ответы на все вопросы, поставленные в программе ревизии.
В содержании акта ревизии ревизующие обязаны соблюдать объективность, точность используемых данных и описания выявленных фактов, ясность и грамотность изложения. Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных,имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок и проверок действительности совершения операций, других ревизионных действий, заключений специальных экспертиз и привлеченных специалистов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.
Не допускается включение в акт ревизии выводов ревизующих и других лиц, предположений и фактов, не подтвержденных документами, сведений из следственных материалов и ссылок на показания, данные следственным органам, не перепроверенных ревизующими материалов внутреннего (ведомственного) контроля. В акте ревизии ревизующие не должны давать правовую и морально-этическую оценку действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой и других организаций, квалифицировать их поступки, намерения и цели, применять понятия и фразы, имеющие заведомо оценочный или обвинительный смысл.
Акт ревизии состоит*из текста акта и приложений к нему, на которые имеются ссылки в тексте (документы, копии документов, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т.п.).
Обязательно в акте ревизии приводятся полное наименование проверяемой организации с указанием ведомственной принадлежности, ее финансовые и другие реквизиты (коды бюджетной классификации, идентификационный номер налогоплательщика, номера счетов в банках и т.д.), общие данные о ее деятельности. Указывают период и сроки проведения ревизии, кем и на каком основании она проведена. Справочно сообщается, когда и кем проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных ранее недостатков и нарушений.
Ные примеры и суммы нецелевого использования средств федерального или иного бюджета по статьям бюджетной классификации, хищений, недостач, других злоупотреблений должностных, материально ответственных и иных лиц. В акте следует показать общий размер документально подтвержденного ущерба, выявленного ревизией, другие последствия вскрытых нарушений, фамилии, должности лиц, которыми они допущены, сведения для начисления штрафных санкций за нецелевое использование бюджетных средств.
Если в ходе ревизии установлены возможности улучшения показателей финансово-хозяйственной деятельности организации, более эффективного использования выделяемых ей бюджетных средств, это тоже должно быть отражено.
В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации акт ревизии (проверки) может быть оспорен руководством ревизуемой организации или отдельным гражданином в суде.
Особенностью документального оформления действий по осуществлению налогового контроля и его результатов является составление в одних случаях протоколов, а в других - актов. Протоколом оформляются показания свидетеля, осмотр, выемка документов и предметов, актом - результаты выездной проверки. Акт оформляется не позднее двух месяцев после составления справки, которой завершается проведение выездной проверки.
Работа государственных контролирующих органов, аудиторов или подобных им структур, создаваемых внутри компаний, может выражаться в проведении проверок и ревизий. Что они собой представляют?
Проверка - это метод контроля деятельности организации, который заключается в изучении ее документов и оценке качества отчетности за конкретный период. Главная цель контролирующих органов в данном случае - выявить формальные несоответствия источников, отражающих финансовые и хозяйственные операции фирмы, требованиям законодательства и локальных нормативных актов.
Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, выездными и камеральными. В чем особенности каждого их типа?
Плановые проверки проводятся в соответствии с графиком, который заранее известен проверяемой фирме. Если данные мероприятия выполняются государственными органами, то их расписание обычно заблаговременно опубликовывается - например, на сайте ведомства.
Внеплановые проверки, в свою очередь, проводятся не по графику, а по причине объективной необходимости. К примеру, если в контролирующее ведомство поступила информация о том, что предприятие что-то нарушает.
Выездные проверки предполагают визит контролирующих лиц на территорию проверяемого объекта, требуют обеспечения доступа инспекторов к документам, которые находятся в архиве организации и в общем случае не передаются за пределы фирмы.
Камеральные проверки - те, которые проводятся без выезда контролирующих лиц на территорию проверяемой организации. В этом случае изучаются документы, находящиеся в распоряжении ведомства, осуществляющего контроль.
Ревизия , как и проверка, также является методом контроля деятельности организации. Но ее особенность в том, что контролирующие органы могут не только смотреть документы и отчетность фирмы, но и изучать фактическое содержание ее хозяйственных операций. При ревизии нередко используется большое количество инструментов - начиная от формальной сверки документов и заканчивая контрольной закупкой товаров.
Главные цели ревизии - выявление ошибок в системе финансового и хозяйственного управления организацией, а также допущенных нарушений норм законов, под юрисдикцию которых попадает коммерческая деятельность фирмы. При этом для их достижения в числе прочих мер, как правило, применяется анализ документов - то есть производится проверка, которая становится частью ревизии.
Как и проверки, ревизии также могут быть плановыми и внеплановыми. Но практически всегда они выездные, поскольку контролирующим органам, как правило, требуется доступ в производственные помещения проверяемых организаций.
Основное отличие проверки от ревизии в том, что первый метод контроля - в достаточной мере узкий по содержанию, а второй - широкий. При проверках исследуются главным образом документы. При ревизии - могут изучаться также и хозяйственные процессы, фактическое содержание хозяйственной деятельности фирмы.
Но стоит отметить, что на практике содержание проверок (особенно если речь идет о работе государственных контролирующих органов) может быть очень емким. Например, визит инспекторов Роспотребнадзора нередко бывает весьма обстоятельным. Ведомство способно проверить не только документы, но также, как вариант, и качество товаров или оказываемых компанией услуг. Проверка Роспотребнадзора будет, таким образом, фактически ревизией.
Еще один важный нюанс, на который полезно обратить внимание, - разграничение контрольных мероприятий на проверки и ревизии свойственно главным образом бюджетной сфере. То есть если речь идет о контроле над деятельностью частных предприятий (со стороны государственных, аудиторских или внутрикорпоративных структур), для обозначения соответствующих ему мероприятий почти всегда используется термин «проверка».
Изучив то, в чем разница между проверкой и ревизией, отразим выявленные нами критерии в небольшой таблице.
