Организация обязана предоставлять сотрудникам отпуска в соответствии с графиком или для ухода за родившимся ребенком. Обычно это не вызывает проблем у руководства.
Если собирающийся в отпуск трудящийся выполняет значимую работу и из работающих сотрудников его некем заменить, работодатель вправе произвести прием работника на время отпуска основного работника.
За временно отсутствующим сотрудником его рабочее место закрепляется.
Организовать замену сотрудника компании работодатель должен в соответствии с законодательством о труде.
Для этого предусмотрено 4 способа:
При трудоустройстве соискатель должен написать заявление.
В нем обязательно указываются:
Работодатель регистрирует документ и заводит на нового труженика личную карточку.
Согласно ст. 59 ТК РФ при приеме нового работника на должность отсутствующего с ним должен оформляться трудовой договор на конкретный срок.
В нем указывают:
Помимо соглашения, директор издает распоряжение о приеме нового труженика в организацию. Он составляется по унифицированной или закрепленной нормативными актами компании форме.
Документ должен содержать сведения о временном выполнении обязанностей из-за отпуска основного работника. Для этого в приказ нужно включить пункт о том, что срок трудовой деятельности временного сотрудника заканчивается при выходе на работу основного.
Условия трудоустройства и характер работы должны свидетельствовать о временных трудовых отношениях.
Кадровики оформляют трудовую книжку оформленного лица. Сведения о приеме на работу вносятся в нее без указания того, что гражданин трудится вместо временно отсутствующего работника.
Если основной сотрудник будет находиться в отпуске не дольше двух месяцев, то трудовое соглашение оформляется на такой срок. Статья 289 ТК запрещает устанавливать новому труженику испытательный срок. За каждый месяц работы ему положено 2 дня оплачиваемого отпуска.
Согласно ст. 70 ТК, если соглашение с принятым работником имеет срок 2-6 месяцев, его можно установить испытание длительностью не более двух недель.
Порядок составления трудового соглашения на определенный срок регламентируют ст. 58 и 59 ТК.
В документе обязательно прописываются временные рамки его действия. В случае замещения находящегося в отпуске работника дата его возвращения на работу не всегда известна. При этом окончанием действия соглашения будет являться момент выхода основного труженика.
Имеющий определенный срок документ можно расторгнуть по определенным основаниям:
Трудовое соглашение составляют письменно в двух экземплярах. В нем расписываются обе стороны, и ставится печать компании.
Текст документа содержит следующие разделы:
Для оформления соглашения соискатель должен предъявить бумаги:
В договоре указывают, из чего складывается заработок работника: оклад, премии, доплаты и т. д.
Для замещения отсутствующих декретниц работодатель может принять нового работника на период родового листка нетрудоспособности либо до момента их выхода, т. е. до окончания отпуска по уходу за ребенком.
Если сотрудница решит уволиться от работодателя до даты официального возвращения на работу, то трудовое соглашение с временным тружеником можно не переоформлять. Оно становится бессрочным автоматически.
Действие соглашения прекращается на основании приказа формы Т-8. Администрация не обязана информировать временного сотрудника о скором увольнении (ст. 79 ТК).
Декретный отпуск работницам оформляется на основании больничного листка. По нему же определяют период ее отсутствия. Затем сразу предоставляют отпуск по уходу за малышом.
Стандартный период декрета составляет 140 дней, при осложненных родах он может продлеваться врачом. Время ухода за ребенком к этому сроку не относится и оформляется по заявлению сотрудницы.
На основании ст.59 ТК на период отсутствия работницы руководитель вправе принять временного труженика. Для этого составляется соответствующий приказ.
В него нужно включить обязательные сведения:
Документ составляет отдел кадров и утверждает директор. Работника нужно ознакомить с ним под подпись в течение трех дней с момента трудоустройства.
При совмещении должностей для исполнения обязанностей декретницы приказ готовят в свободной форме. Работник, который будет временно выполнять необходимые функции, должен добровольно согласиться на это. Необходимо получить от него заявление.
Перед изданием распоряжения к трудовому соглашению основного труженика кадровики оформляют дополнительное.
Приказ на прием работника на время отпуска основного работника может иметь следующую формулировку:
«Оформить совмещение должности делопроизводителя бухгалтеру Ивиной И. И. на время декрета (либо до выхода на работу) Журовой Л. П. с 12 апреля 2019 года.
Доплату за совмещение двух должностей утвердить в размере 30% от оклада делопроизводителя».
Документ с подписью руководителя служит основанием для начисления заработка сотруднику. Для работ по совмещению табель не ведется. Зарплата начисляется в установленном в распоряжении размере: фиксированной суммой либо в процентах к окладу.
В трудовую книжку сведения о совмещении должностей не вписывают. Если в отпуск уходит директор, и у него нет заместителя, временно исполнять его обязанности может один из руководителей структурных отделов. При этом составляется соответствующий приказ.
Выполнять работу отпускника может вновь принятый человек со стороны или какой-либо сотрудник организации. При этом существует 2 варианта: замещение и совмещение.
Согласно ст. 72.2 ТК под замещением понимается временный перевод одного из трудящихся компании на место ушедшего в отпуск лица. В этом случае переведенный сотрудник выполняет только функции отсутствующего работника, а свои обязанности - нет. Однако его заработок соответствует сделанной им работе.
Замещение оформляется распоряжением формы Т-5 ли Т-5а.
В статье 60.2 ТК говорится о совмещении. Оно может быть по одинаковой должности или по разным. Например, секретарь часто выполняет функции кадровика. При этом варианте замены сотрудник выполняет как свои обязанности, так и отсутствующего лица.
Соответственно трудится он больше и помимо своей обычной зарплаты получает доплату за совмещение. Ее величина указывается в дополнительном трудовом соглашении и зависит от сложности, объема и специфики труда (ст. 151 ТК).
При оформлении совмещения кадровый работник должным учитывать некоторые нюансы:
Итак, законодательство РФ разрешает руководителям пополнять недостающие единицы штата временными работниками. Эта процедура должна быть грамотно оформлена с соблюдением всех норм трудового права.
"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2009, N 9
Вопрос: В организацию был принят работник на период ежегодного отпуска основного сотрудника. Затем работник согласился заменить другого сотрудника на период его отпуска. Как в этом случае следует поступить: уволить и заключить новый договор, продлить срок работы приказом или заключить дополнительное соглашение?
Ответ: На период отсутствия сотрудника, находящегося в ежегодном отпуске, работодатель вправе принять другого работника, заключив с ним срочный трудовой договор. Это следует из ст. 59 ТК РФ. В ней сказано, что срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы. Обязательным условием срочного трудового договора является указание срока действия и обстоятельств, которые послужили основанием для заключения такого договора. Поскольку не всегда возможно определить точное время выхода основного работника на работу (в частности, в связи с продлением отпуска из-за болезни), в договоре фиксируется, что сроком окончания трудового договора будет являться выход на работу основного работника. После выхода основного работника на работу заключенный с заменявшим его лицом срочный трудовой договор должен быть прекращен в связи с истечением его срока (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При этом днем увольнения будет являться последний рабочий день, предшествующий дню выхода из отпуска основного работника. В последний день работы сотруднику необходимо выплатить все причитающиеся суммы и выдать трудовую книжку. Напоминаем, что предупреждать его за три дня о прекращении срочного трудового договора не следует на основании ст. 78 ТК РФ, которая устанавливает данное исключение именно для случая оформления срочного договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.
В случае, когда работник-срочник согласился заменить еще одного сотрудника, возможны два варианта оформления дальнейших трудовых отношений.
В первом варианте первоначальный срочный трудовой договор с таким работником прекращается, ему выплачиваются все причитающиеся суммы, далее заключается новый срочный трудовой договор.
Второй вариант поможет избежать длительной процедуры увольнения и принятия работника заново. Трудовой кодекс не запрещает вносить изменения в трудовой договор вне зависимости от его вида (срочный или бессрочный), в частности изменения, касающиеся срока окончания договора. Это значит, что до окончания срока действия трудового договора можно внести изменения путем составления и подписания соответствующего соглашения между работником и работодателем.
При заключении дополнительного соглашения о продлении срока трудового договора следует учитывать некоторые нюансы.
Во-первых, в соглашении необходимо указать именно изменение первоначального срока, а не его продление, так как ст. 72 ТК РФ предоставляет работодателям право изменять условия трудового договора, а продление срока возможно только в случае беременности временной сотрудницы (ч. 2 ст. 261 ТК РФ).
Во-вторых, если срок договора меняется из-за того, что сотрудник переходит на новую должность или в другое подразделение, в соглашении об изменении срока необходимо упомянуть еще и о переводе на другую работу, так как согласно ст. 72.2 ТК РФ работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года, а в случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого сотрудника на работу, но только по соглашению сторон, заключенному в письменной форме.
Е.С.Конева
Эксперт журнала
"Отдел кадров
бюджетного учреждения"
Подписано в печать
Поговорим про оформление срочного трудового договора. Какие условия должны быть сформулированы в срочном трудовом договоре?
При составлении срочного трудового договора обязательно нужно указать причину, по которой он заключается на определенный срок (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Заключение срочного трудового договора правомерно только в тех случаях, когда условия или характер предстоящей работы не позволяют устанавливать трудовые отношения на неопределенный срок (ч. 2 ст. 58 ТК РФ).
Перечень оснований заключения срочного трудового договора частью 1 статьи 59 Трудового кодекса. В их число входит, в частности, такое основание: «На время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы» (абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ).
В срочном трудовом договоре может быть следующая формулировка:
«Настоящий срочный трудовой договор заключен в соответствии с частью 1 статьи 59 Трудового кодекса РФ на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы, продавца цветов Розовой Раисы Петровны, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет».
Можно ли указывать данное основание, если должность временно вакантна? Разберемся на примере.
Пример 1
В компании есть вакантная должность. Работодатель решил принять на эту должность временного работника.
Можно ли в срочном трудовом договоре записать: «На время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы»?
Такая запись неправомерна. Если должность вакантна, принять на нее временного работника можно на других законных основаниях. Например, можно заключать с работником срочный трудовой договор на время выполнения временных (до двух месяцев) работ (абз. 3 ч. 1 ст. 59 ТК РФ).
Нередко временная работница, заменяющая молодую маму, сама уходит в декрет. На ее место также приходится брать временную замену. Как в этом случае сформулировать основание заключения второго срочного трудового договора? Нужно перечислить всех заменяемых работниц. Как это оформить, покажем на примере.
Пример 2
Продавец цветов Р.П. Розова находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. На ее должность по срочному трудовому договору принята Г.И. Василькова. Через некоторое время она также уходит в отпуск по беременности и родам. Работодатель вынужден временно взять нового продавца, Ф.Б. Ромашкину. На чье место ее оформить и как правильно сформулировать основание заключения срочного трудового договора?
Основание для срочного трудового договора с продавцом цветов Ф.Б. Ромашкиной будет иметь сложную структуру, так как в нем должны быть указаны все временно отсутствующие работницы.
Запись в ее трудовом договоре может иметь следующую формулировку: «Настоящий срочный трудовой договор заключен в соответствии с частью 1 статьи 59 Трудового кодекса РФ на время исполнения обязанностей отсутствующих работников, за которыми в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы, а именно:
— продавца цветов Розовой Раисы Петровны, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;
— продавца цветов Васильковой Галины Игоревны, находящейся в отпуске по беременности и родам».
Лето — время отпусков. Согласно графику отпусков постоянные работники один за другим уходят в отпуск, возвращаются из отпуска. Если их функциональные обязанности совпадают, казалось бы, удобно взять одного временного заместителя, который по очереди заменит всех отпускников. Как в этом случае сформулировать основание заключения срочного трудового договора?
В соответствии с абзацем 2 части 1 статьи 59 Трудового кодекса срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей одного отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы. Другими словами, вновь принятый работник должен выполнять должностные обязанности этого конкретного сотрудника на время его отсутствия. Если с ним был заключен срочный договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, то он прекращается с выходом замещаемого (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).
Нельзя принять работника для замены поочередно нескольких отсутствующих постоянных работников. Каждый раз при выходе основного специалиста срочный трудовой договор должен быть расторгнут и заключен новый для замещения другого отсутствующего работника.
Срочный договор может быть заключен на период, не превышающий пяти лет (п. 2 ч. 1 ст. 58 ТК РФ).
Условие о сроке трудового договора — обязательно (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В трудовом договоре должна быть указана дата начала работы и дата (или момент) ее окончания.
Момент окончания трудового договора может быть привязан:
К определенной дате;
Событию.
Определенная сторонами дата окончания действия трудового договора должна быть прямо указана в его тексте. Пункт договора будет выглядеть так: «Срок окончания трудового договора — 25 сентября 2014 года».
Но, выбрав этот вариант ограничения срока действия трудового договора, необходимо иметь в виду, что, возможно, в договор придется вносить изменения, продлить или сократить срок его действия, оставлять рабочее место незанятым, искать иной выход, если временный работник не сможет дальше трудиться в вашей компании или не согласится уволиться раньше.
Нужно продлить. Например, срочный трудовой договор оформлен с 1 апреля по 18 августа 2014 года. Именно такие даты стоят в больничном по беременности и родам постоянной работницы. Однако, к сожалению, роды у работницы оказались осложненными, и ей положено не 70 календарных дней после родов, а 86. Придется продлевать срочный трудовой договор с временным работником на 16 календарных дней.
Продлить нужно, но невозможно. Другая ситуация. Основной работник ушел в отпуск с 1 по 28 августа 2014 года. На этот срок временно принят другой сотрудник. Отпускник заболел. Срочный трудовой договор нужно продлить, но временный работник уже получил письменное приглашение занять постоянное рабочее место в другой компании, продлевать временную работу он не намерен. Работодателю придется опять искать замену.
Досрочное расторжение. Еще один случай. Работник направлен в служебную командировку с 7 июля по 31 августа 2014 года. На это время - оформление срочного трудового договора с другим работником. Командировочное задание выполнено к 31 июля. С 1 августа 2014 года командированный готов приступить к основной работе. Без согласия временного работника прекратить с ним срочный договор нельзя.
Как видим, указание конкретной даты окончания срочного трудового договора не всегда удобно для работодателя.
Целесообразнее не ограничивать срочный трудовой договор рамками точных дат, а указывать событие, с которым связано окончание договора, заключенного для замены временно отсутствующего работника. Таким событием может быть выход на работу основного работника по окончании отпуска, командировки, временной нетрудоспособности. С возвращением заменяемого сотрудника на работу действие срочного трудового договора прекращается (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).
В трудовом договоре может быть следующая формулировка: «Трудовой договор действует до момента выхода на работу основного работника Г.И. Васильковой, находящейся в отпуске по уходу за ребенком».
Нужно ли устанавливать испытательный срок при заключении срочного трудового договора?
При заключении срочного трудового договора работнику можно установить испытательный срок. Испытание работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе — это не обязательное, а дополнительное условие трудового договора. Оно может быть включено в трудовой договор только по соглашению сторон (абз. 3 ч. 4 ст. 57 и ч. 1 ст. 70 ТК РФ). Если это условие отсутствует в договоре, значит, работник принят на работу без испытания (ч. 2 ст. 70 ТК РФ).
Случаи, когда испытание не проводится, перечислены в части 4 статьи 70 Трудового кодекса. Например, нельзя устанавливать испытательный срок несовершеннолетним работникам и беременным женщинам. Также испытание не проводится, если срок трудового договора не превышает двух месяцев.
Установление испытательного срока в этих случаях, а тем более увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания (ч. 1 ст. 71 и п. 4 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) может быть признано неправомерным.
Если испытание допустимо по общему правилу, его продолжительность не должна превышать трех месяцев (ч. 5 ст. 70 ТК РФ).
До шести месяцев испытательный срок может быть увеличен для замещающих должности:
Организаций и их заместителей;
Главных бухгалтеров и их заместителей;
Руководителей и иных обособленных структурных подразделений.
При заключении трудового договора на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель (ч. 6 ст. 70 ТК РФ).
Заработная плата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты (ч. 1 ст. 129 ТК РФ).
Размер зарплаты временно замещающего сотрудника устанавливается в срочном трудовом договоре при приеме на работу (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Законодательство запрещает дискриминацию работников при выплате им заработной платы (п. 3 ст. 37 Конституции РФ, ст. 132 ТК РФ). Статьей 22 Трудового кодекса предусмотрена обязанность работодателя обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности.
Работники с одинаковыми наименованиями должностей и трудовыми функциями не могут иметь разные размеры окладов или ставки. В общем случае при сохранении на период временного замещения условий труда основного работника временному работнику устанавливается тот же размер оплаты труда — базовое вознаграждение (оклад или тарифная ставка).
Оклад представляет собой фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 4 ст. 129 ТК РФ).
Оклад временному заместителю, как правило, определяется в соответствии с действующим в компании штатным расписанием.
Если в период отсутствия основного работника в компании проведена индексация, оклад временного заместителя может оказаться выше. Повышенный размер оклада должен быть сохранен и в будущем, когда на работу вернется основной работник.
По письменному соглашению сторон допускается изменение любых ранее определенных сторонами условий трудового договора (ст. 72 ТК РФ), оклада. В частности, по соглашению сторон любому работнику, в том числе и временному, может быть увеличен оклад. Однако при этом необходимо иметь в виду, что у работников с одинаковыми наименованиями должностей и трудовыми функциями не может быть разных размеров окладов (ст. 22 и 132 ТК РФ).
Помимо оклада, временному работнику могут быть установлены различные доплаты и надбавки, премии и иные выплаты. Статья 3 Трудового кодекса позволяет предоставлять отдельным работникам преимущества в зависимости от их деловых качеств.
Если временный работник имеет более высокий уровень образования, больший опыт, более высокую квалификацию, ему могут быть установлены доплаты и надбавки в увеличенном размере по сравнению с размером доплат и надбавок, которые были установлены основному работнику.
И напротив, некоторые выплаты из тех, что получал основной работник, могут быть не назначены, например за выслугу лет.
Общая сумма начислений временному заместителю может отличаться от зарплаты основного работника.
Работник, который трудится по срочному трудовому договору, имеет такое же право на ежегодный оплачиваемый отпуск, как и постоянный работник. Ему в общем порядке предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы и заработка (ст. 114 ТК РФ).
Продолжительность отпуска составляет не менее 28 календарных дней за рабочий год (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у замещающего временного работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).
По семейным обстоятельствам и разным уважительным причинам работнику на основании его письменного заявления может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью, установленной трудовым законодательством Российской Федерации и правилами внутреннего трудового распорядка работодателя (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Сотрудник, временно замещающий отсутствующего работника по срочному трудовому договору, является застрахованным лицом (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ и п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Поэтому он имеет право на все пособия, выплачиваемые за счет средств социального страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также на случай травматизма.
Для оформления приказа о приеме на работу можно воспользоваться унифицированной формой № 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Если срок окончания действия трудового договора определен не конкретной датой, а указанием на событие, в соответствующем поле бланка нужно указать:«По дату выхода временно отсутствующего работника», а в поле «Условия приема на работу, характер работы» — «На время исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника».
Оформление увольнения временного заместителя, принятого на период отсутствия основного работника, имеет некоторые особенности.
Если срочный трудовой договор был заключен на время выполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, условием для его прекращения является выход основного работника на работу (ч. 3 ст. 79 ТК РФ).
В общем случае датой расторжения договора будет являться день, предшествующий дню выхода на работу основного сотрудника.
Если на момент выхода основного работника его заместитель был в отпуске, последним рабочим днем временного сотрудника будет последний день его отпуска (ч. 3 ст. 127 ТК РФ).
Оформить досрочный выход на работу постоянного работника необходимо документально. Если это произошло по воле самого работника, он должен уведомить о своем решении работодателя, написать заявление. Этот документ является основанием для издания приказа о досрочном выходе отсутствующего сотрудника на работу.
Если досрочный выход осуществляется по инициативе работодателя, он должен подготовить соответствующий документ, например приказ о досрочном отзыве из отпуска, о досрочном прекращении командировки и т. д.
Приказ о досрочном выходе основного сотрудника на работу будет основанием для издания приказа о прекращении срочного трудового договора с временным заместителем.
Приказ о прекращении срочного трудового договора работодатель может составить по унифицированной форме № Т-8. В графе «Основание» указываются реквизиты приказа о выходе на работу основного работника. Также работодатель вправе составить этот приказ в произвольной форме.
Работник имеет право расторгнуть срочный договор до истечения срока его действия (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Никаких особенностей расторжения договора в этом случае законодательством не предусмотрено.
Работник должен письменно предупредить работодателя о своем намерении не позднее чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ), а сотрудник, замещающий руководителя организации, — не менее чем за месяц (ст. 280 ТК РФ). Если же работник заключил трудовой договор на срок до двух месяцев, срок предупреждения — три календарных дня (ч. 1 ст. 292 ТК РФ).
Кроме того, он вправе отозвать свое заявление в течение всего срока предупреждения об увольнении (ч. 4 ст. 80 ТК РФ).
