В организации положением об оплате труда предусмотрены единовременная выплата к отпуску и материальная помощь, которая выплачивается вместе с отпускными. Материальная помощь до 4000 руб. не облагается НДФЛ. Если сумма больше, то НДФЛ удерживается. Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ рассмотрели как отразить выплаченные суммы в 6-НДФЛ.
Расчет 6-НДФЛ содержит два раздела:
Порядок заполнения отдельных строк раздела 2 Расчета 6-НДФЛ разъяснен налоговой службой (смотрите, например, , ):
То есть в том числе исходя из положений дата фактического получения дохода, дата удержания НДФЛ и дата перечисления НДФЛ в бюджет - это три самостоятельные даты, каждая из которых определяется на основании отдельных норм указанной главы.
При этом порядок определения указанных дат зависит от вида выплачиваемого налогоплательщику дохода.
В общих случаях дата фактического получения доходов в денежной форме определяется как день выплаты (перечисления на банковский счет) такого дохода ().
Какой-либо особый порядок исчисления, удержания и уплаты НДФЛ с сумм единовременной выплаты к ежегодному отпуску не предусмотрен.
Доход в виде единовременной выплаты к ежегодному отпуску, полагаем, представляет собой, по сути, поощрительную (стимулирующую) выплату .
Статья 129 ТК РФ определяет стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) как один из элементов заработной платы (оплаты труда работника).
В целях исчисления НДФЛ в отношении дохода в виде оплаты труда предусмотрено специальное положение, согласно которому датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) ().
Однако, по мнению Минфина России, выраженному , для целей применения под доходом в виде оплаты труда понимается непосредственно вознаграждение за выполненные трудовые обязанности. В связи с этим дата фактического получения дохода в виде стимулирующей выплаты (в письме - премии) должна определяться в соответствии с как день выплаты этого дохода. Указанная позиция подтверждена Минфином России , являющемся ответом на запрос ФНС России.
Отсюда можно сделать вывод, что единовременная выплата к отпуску, носящая стимулирующий, поощрительный характер, отражается в разделе 2 Расчета 6-НДФЛ следующим образом:
Таким образом, материальная помощь к отпуску отражается в разделе 2 Расчета 6-НДФЛ аналогично единовременной выплате к отпуску:
Отметим, как было сказано выше, расчет по форме 6-НДФЛ заполняется только в отношении исчисленных и удержанных сумм налога (именно налога, а не доходов). При расчете НДФЛ с сумм материальной помощи НДФЛ исчисляется только с разницы между фактически выплаченной помощью и 4000 рублей. Следовательно, в Расчет 6-НДФЛ должны попадать только данные о доходах, с которых фактически исчисляется налог (т.е. именно часть материальной помощи, фактически подлежащая налогообложению, а не вся сумма материальной помощи)., ).
Удержание НДФЛ с отпускных также производится на дату их выплаты (). Соответственно, даты, отражаемые по строке 100 и по строке 110 раздела 2 Расчета 6-НДФЛ, в отношении таких выплат тоже будут совпадать.
Однако порядок определения даты перечисления в бюджет НДФЛ, удержанного с отпускных (а также пособий по временной нетрудоспособности), с 2016 года регулируется специальной нормой - абзацем вторым : при выплате таких доходов налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
Это означает, что срок перечисления НДФЛ с доходов в виде отпускных определяется как последнее число месяца, в котором фактически произведена выплата отпускных, например, если в июле - 01.08.2016 (с учетом ), в августе - 31.08.2016 и т.д.
Таким образом, если отпускные работнику, а также единовременная выплата и материальная помощь к отпуску выплачиваются ему в один день, то и удержать НДФЛ с данных сумм организация должна в тот же день, но срок перечисления НДФЛ с сумм отпускных отличается от сроков перечисления налога с сумм единовременной выплаты и материальной помощи. В таком случае на сумму отпускных отдельно заполняются строки 100-140 , а на единовременную выплату и материальную помощь к отпуску - другие строки раздела 2 Расчета 6-НДФЛ.
Документ, который регулирует вопрос об оказании материальной помощи работнику конкретной организации, называется коллективным договором. Именно он в некоторых случаях является основным регулятором такого рода выплат, как материальная помощь к отпуску.
Помимо этого, в коллективном договоре могут быть указаны условия предоставления материальной помощи иного вида, ее размеры и порядок начисления. Для работника вопросы о выплатах решаемы достаточно просто: если в коллективном договоре включена норма об оказании матпомощи, в том числе и к отпуску, работник имеет право на получение пособия в соответствии с нормами составленного договора. В том случае, когда об этом ничего не сказано в данном документе, работник может написать заявление на получение такой выплаты, но работодатель принимает решение – предоставлять ее или нет – только на свое усмотрение. Причиной тому служит тот факт, что само определение понятия «материальная помощь» в законодательстве РФ отсутствует и даже не упоминается как термин в Трудовом кодексе.
Как написать работнику заявление на получение материальной помощи к отпуску, есть ли какой-то образец соответствующего бланка? Нет, как такового бланка может и не быть, поэтому можно оформлять его в произвольной форме, главное, писать от руки. Составляется заявление по согласованию с бухгалтером предприятия на имя руководителя, начальника или директора. В заявлении не указывается размер выплаты по конкретному случаю, ведь он должен определяться руководством лично.
Дело в том, что в кодексе налоговой службы такой термин упоминается без четких определений. Наличие данного пункта в коллективном договоре позволяет проверяющим в определенных случаях считать такие выплаты премиальными или стимулирующими (несмотря на то, что называться они будут «материальной помощью»). А это означает, что они могут считаться частью заработной платы, которая подлежит налогообложению. Именно поэтому для работодателя этот вопрос является несколько сложным.
Работодателю приходится решать, из каких средств будет производиться выплата отпускной материальной помощи, как вносить ее в бухгалтерский учет и в отчет для налоговой. Ведь именно с налоговыми инспекторами в большинстве своем могут возникать проблемы.
Чаще всего предприятия относят любые денежные выплаты своим работникам к материальной помощи, не считая заработной платы, чтобы избежать включения ее в статью оплаты труда. Причиной тому служит тот факт, что налог на прибыль несколько меньше единого социального налога. Зная это, сотрудники налоговой службы могут начать поиски признаков безосновательного отнесения выплат такого характера к материальной помощи.
Вопросов не возникает, когда материальная помощь касается выплат по случаю болезни или лечения в связи с производственными травмами, а также когда руководители выплачивали денежные средства тем сотрудницам, которые находятся в декретном отпуске. Но если говорить о выплатах помощи к отпуску, то это может вызвать неоднозначные взгляды со стороны налоговых служб. И чтобы избежать лишних споров с сотрудниками этой инстанции, необходимо учесть некоторые моменты:
Налоговым кодексом Российской Федерации установлен перечень видов дохода, которые не подлежат обложению НДФЛ (ст. 217 НКРФ):
В пункте № 28 статьи 217 говорится, что выплаты в виде материальной помощи, оказанной работодателем подчиненным, не облагаются налогом только в том случае, если размер такового пособия не превышает четырех тысяч рублей (4 000 руб.) за весь налоговый период. В том случае, если материальная помощь к отпуску превышает предел установленный буквой закона, НДФЛ должен быть удержан в установленном порядке.
Правительство РФ в нынешнем году стало строже рассматривать бюджет отпускных, так как в предыдущие годы часто возникали случаи, когда недобросовестные руководители всячески уклонялись от выплат отпускной материальной помощи. Сегодня любая организация должна одобрять заявления на отпуск от работников и выплат к нему.
Многие учреждения при выплате заработной платы ориентируются не только на должностной оклад. Дополнительно в трудовом договоре отмечаются другие виды стимулирующих и социальных выплат.
Увеличить уровень зарплаты можно с помощью премии, надбавок, компенсационных перечислений и доплат. Также к мерам поддержки относится материальная помощь к отпуску.
Перед уходом на отдых в некоторых бюджетных организациях работник получает дополнительные средства. Выплата их производится на основании коллективного договора и законодательных норм.
Порядок начисления и выплаты заработной платы отражается в ТК РФ. Статья 136 отмечается нормы, согласно которым отпускные на счет работника должны поступить на позднее, чем за трое суток до начала отпуска. Другие компенсационные начисления не прописываются на законодательном уровне.
Статьями 135 и 144 устанавливается возможность дополнительных выплат, которые могут перечисляться организациями работнику. Гражданин может получить надбавки и компенсации.
Выплата предусматривается:
Для некоторых работников нормы предусматриваются не только трудовым, но и другими видами законодательств. Так, статья 50 федерального закона «О государственной гражданской службе» отмечает, что сотрудники имеют право на получение других выплат. Одной из них является материальная помощь к отпуску.
Важно помнить, что материальная помощь и единовременная выплата являются разными понятиями. Помимо зарплаты сотруднику полагаются дополнительные надбавки. Они могут быть поощрительными и социальными.
Поощрительные средства являются стимулирующими. Они переводятся однократной в год в связи с уходом сотрудника в отпуск.
Социальные поощрения помогают решить затруднительные моменты.
Обычно выплата происходит при:
Сумма, которая будет внесена, определяется руководством учреждения. Начальник должен ориентироваться на финансовое состояние организации.
Дополнительные выплаты предусматриваются для работников организаций:
Важным условием является отметка о поощрении во внутренних нормативно-правовых актах.
Материальная помощь, которая выдается перед уходом в отпуск, может быть начислена только при наличии письменного, составленного работником, заявления. Этот этап является первым при оформлении выплаты.
На законодательном уровне отсутствует форма заявления для такого случая. Поэтому составлять его можно по своему усмотрению. Можно не готовить отдельный документ, а отметить просьбу о начислении выплаты в заявлении, составляемом при уходе в отпуск.
Сумма, которую получит работник, может варьироваться в зависимости от норм локальных актов учреждения.
Размер меняется в связи с:
Также на размер могут повлиять характеристика лица как работника. В бюджетных организациях ориентируются на стаж трудовой деятельности.
Основные условия расчета выплаты отмечаются в:
Так, госслужащим положена выплата материальной помощи в сумме двух окладов работника по среднему значению за месяц. Остальные бюджетники могут получить один–три оклада.
Расчет суммы производит бухгалтерия. Во внимание принимается только размер оклада без дополнительных премий и выплат.
При оформлении материальной помощи в качестве поощрительной выплаты за какие-либо заслуги, отдельное заявление не составляется. Просьба о выплате отражается в документе на отпуск. Обязательно прописывается его длительность.
При наличии материальных затруднений у работника составляется отдельный документ. Он направляется на имя директора. Важно подтвердить проблемы документально, чтобы увеличить шансы на положительное решение руководства.
В заявлении можно отметить желаемую сумму помощи. Но важно предварительно согласовать ее с руководством. Если сделать это невозможно, то конкретного размера помощи прописывать не нужно.
Документ имеет свободную форму.
При составлении можно ориентироваться на образец заявления, представленный ниже:
Генеральному директору
ООО «Наряд-компания»
И.В. Лихоманову
от специалиста отдела
по работе с клиентами
С.В. Коробанова
Заявление
На основании заявления №35-А прошу оформить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 12 апреля 2017 года по 15 мая 2017 года. Также прошу выплатить мне материальную помощь в размере двух должностных окладов. Причиной выплаты является регистрация брака, которая состоится 28 апреля 2017 года, а также оздоровление в санатории. Справку из Отдела ЗАГС и копию путевки в учреждение предоставляю.
01.04.2017 года __________________ С.В. Коробанов
Многие документы, которые используют кадровики в своей повседневной деятельности, имеются в приложениях к Постановлению Госкомстата РФ № 1 «Об утверждении унифицированных форм», изданному 5 января 2004 года. Но приказ об оказании работнику материальной помощи среди них отсутствует. Поэтому создавать документ можно по своему усмотрению. Важно отметить в приказе основные моменты.
Среди них выделяют:
Порядок составления документа определяется внутренними правилами организации. Так как подобные документы являются типовыми, можно ориентироваться на уже имеющиеся приказы.
ООО «Наряд-компания»
Москва 5.04.2017
Приказ о выдаче сотруднику материальной помощи
В соответствии с положением «О выплате заработной платы и оказании материальной помощи работникам ООО «Наряд-компания», которое было утверждено Приказом № 74 28 сентября 2001 года, а также в связи со свадьбой и лечением специалиста отдела по работе с клиентами С.В. Коробанова
ПРИКАЗЫВАЮ:
Основания для составления данного приказа:
Генеральный директор ООО «Наряд-компания» ________________ И.В. Лихоманов
С приказом ознакомлен ________________________ / С.В. Коробанов/
С приказом ознакомлена ________________________ /Г.П. Скоморохова/
Часто бухгалтеры не знают, входит ли материальная помощь в список выплат, к которым применяется налогообложение. В статье 217 НК РФ отмечается, что НДФЛ не начисляется, если сумма не превышает 4 тысяч рублей. Остальные выплаты предусматривают вычет налога.
Отдельным вопросом является удержание страховых взносов из суммы. В соответствии с пунктом 1 статьи 236 НК отчисления в различные фонды производятся, если выплата входит в список объектов обложения ЕСН. Стоит помнить, что некоторые суммы, например, алименты, не подлежат уменьшению за счет сборов.
Законодательно отмечается, что отчисления в ФСС должны производиться. Это связно с тем, что материальная помощь причисляется к доходу физического лица.
Госслужащим предусматриваются особенные условия труда и стимуляции. Ведь они испытывают повышенные психологические нагрузки и риски. Поэтому для таких работников выделяется материальная поддержка, регулируемая федеральным законодательством.
В соответствии с пунктом 6 части 5 статьи 50 ФЗ №79 материальная помощь является дополнительной выплатой к отпускным. Норма действует в отношении всех работников и не предусматривает исключений.
Размер помощи определяется не финансовым состоянием учреждения, а нормами закона. Сумма отмечается в пункте 14 Приказа Министерства труда РФ №163н. Она равняется двум окладам работника независимо от его трудового стажа. Право появляется после отработки служащим полугода.
Помощь полагается только при наличии заявления. Оно составляется отдельно от отпускного. При этом выплаты проводятся только к основному отпуску. Поэтому код платежа предусматривается только один.
Получить матпомощь могут и муниципальные служащие. Отличие в выплате состоит в том, что сумма определяется на местном уровне в зависимости от состояния бюджета.
Отказать в выплате материальной помощи руководитель может в том случае, если она не предусматривается внутренними учреждения. В остальных случая отказ можно расценивать как нарушение законодательства.
По закону отказать в выплате материальной помощи можно, если:
Учитывать необходимо положения локальной документации учреждения. На них и нужно ориентироваться при определении возможности выплаты.
Руководитель обязан вовремя перечислить материальную помощь лицу. Если он не будет соблюдать сроки, то его можно привлечь к ответственности. Прежде всего начисляется пеня за просрочку, а также возможно судебное разбирательство в соответствии со статьей 236 ТК РФ.
Чтобы не попасть в неприятную ситуацию, начальник должен быть полностью уверен в возможности выплаты. Также необходимо соблюдать сроки перечисления средств.
Они могут быть:
Материальная помощь является добровольным делом. Но если работодатель дает утвердительный ответ в отношении ее, то важно правильно подготовить документацию.
Одним из способов как-то поощрить работника является выплата ему материальной помощи, которая может быть добавкой к отпускным. Если требуется назначить сотруднику денежное поощрение, то нужно понимать, что операции в бухгалтерии и кадровом отделе должны осуществляться на основании трудового и налогового законодательства. Такой вид пособия от работодателя, как материальная помощь к отпуску, оформляется в 2016 году через подачу заявления, пример которого следует изучить отдельно. Также необходимо отдельно изучить порядок самих выплат, их размеры, правила выдачи работнику.
, на предприятиях, в организациях, фирмах относят к денежным суммам, которые выплачиваются подчиненному регулярно или одноразово не за фактически отработанное время, не в связи с выполнение трудовых функций, а по ряду других причин.
На разных предприятиях иногда еще такие выплаты могут называть премиями, пособиями, однако, они чаще всего, именуются материальной помощью. Только вот в трудовом законодательстве нет такого термина, как «материальная помощь, добавочная к отпускным». В ст.129 ТК РФ этот вид помощи озвучивается как – надбавка, компенсация, доплата либо иной какой поощрительный вид материальной поддержки.
Условно подразделяют единовременную финансовую помощь на две категории:
К поощрительным одноразовым надбавкам к отпуску работника в России относят ту выплату, которую обычно осуществляют в конце года. И она является одним из инструментов стимулирования работоспособности сотрудников. Но ее могут выплачивать также и несколько раз в году, по усмотрению работодателя. Такая выплата положена чаще всего работникам, переживающим следующие жизненные ситуации:
Есть все же еще один вид, который следует выделить отдельно – это прибавка к отпускным по результатам работы. В этом случае человек просто получает надбавку, если он имеет перед компанией трудовые заслуги. Кроме этого существует еще и отдельный вид выплат, предусмотренный для тружеников бюджетной сферы. Для выдачи прибавки к отпуску не играет роли, какая это организация, какой формы собственности и уровня. Это может быть индивидуальный предприниматель, юридическое лицо, коммерческая компания, а может быть государственное либо муниципальное учреждение.
Выплата материальной помощи, являющейся компенсацией либо прибавкой к отпускным, должна осуществляться всегда в рамках установленных нормативов. Все нормы прописываются в законодательных и правовых положениях, которые регулируют как сам процесс, так и правильность оформления. В целом можно выделить следующие основные такие законодательные положения:
По поводу материальной единоразовой помощи законодательство говорит следующее:
Материальную помощь к отпуску, что оформляют 1 раз в году, статья ТК РФ № 135 или 144, могут также определять как надбавку, которая обязательно должна быть предварительно учтена в коллективном договоре, трудовом соглашении, либо иными документами внутреннего распорядка (распоряжениями, приказами, положением и премировании). По поводу налогообложения и выплаты взносов по страхованию с суммы, большей установленной в нормативах, основным законодательным документом здесь также будет и Письмо Министерства финансов РФ №03-03-06/4/44144 от 22.10.13г. К этому стоит также добавить еще и п.11 ч.1 ст.9 норматива №212-ФЗ от 24.07.09.
Заявление в таком деле – это база, основа основ, чтобы начать процедуру оформления денежной помощи сотруднику. Без подачи запроса от работника работодатель может лишь выплачивать поощрительные надбавки. Но если речь идет о финансовой поддержке социального характера, то тогда обязательно нужно написать заявление на материальную помощь в бухгалтерии или кадровом отделе. Так как выплата эта не является обязанностью работодателя, и он может ее осуществлять по своему желанию, то она оформляться должна через заявление подчиненного.
Образец заявления сегодня используется такой же, как и в прошлых годах, и составляется не на типовом бланке, а на обычном листке. Форма документа свободная и не имеет унифицированных бланочных нормативов. Чтобы иметь более полное представление о том, как написать грамотное такой первичный документ, нужно просто внимательно изучить любой шаблон. Писаться такое заявление может как от руки, так и на компьютере, с последующей печатью. Можно выделить следующие основные критерии документа, которые в обязательном порядке должны присутствовать в текстовом содержании:
Подразделение, отдел, где работает подчиненный, и его табельный номер следует прописывать сразу же под персональными данными подающего заявку. Само название документа всегда пишется посреди строки, ниже, под «шапкой» документа. Одобрение заявления работодателем механически выглядит посредством резолюции, которую он проставляет на свободном месте документа.
Все решения по поводу размеров денежной помощи принимаются непосредственно руководство предприятия, организации, фирмы. На решение руководства по поводу, сколько прибавить денег к отпускным выплатам, в первую очередь, всегда будет влиять финансовый климат компании. Поэтому если работник пишет заявление, полагая, что ему заплатят двойную сумму отпуска, он может сильно ошибиться и получить меньше. Но это касается не всех случаев, обычно классическая надбавка составляет размер оклада – двойной либо одинарный, на усмотрение работодателя. Двойной оклад может получить один раз в году сотрудник бюджетной организации.
Доплата к отпускным рассчитывается пропорционально:
Налогообложение не влияет на такие размеры сумм, которые выдаются в объеме менее 4000 руб., и, наоборот, если помощь выдавалась в размере, превышающем 4000 руб., тогда она будет облагаться налогом НДФЛ. В целом с суммы, превышающей лимит, будут взиматься следующие обязательные взносы и налоговые платежи:
Все случаи с выплатами материальной помощи, добавочной к отпускным, оформляются также еще и специальным приказом. Сам образец приказа представляет собой бланк, написанный, заполненный по правилам кадрового делопроизводства. В нем должны быть четко отражены не только размеры сумм, но также еще и дата выдачи с основанием – причиной назначения такой выплаты. В уже составленный и подписанный руководителем приказ ничего добавлять нельзя.
Получать материальную денежную помощь от работодателя можно, но делается этой всегда через подачу заявления (кроме некоторых исключительных случаев) и изданием соответствующих приказов. Очень важной деталью является то, что размер и периодичность таких выплат должны быть указаны в коллективном договоре предприятия, либо иных документах, регламентирующих внутренний распорядок и правила. Размер материальной помощи к отпускным выплатам для не бюджетников устанавливается по решению руководства предприятия, а для бюджетников отдельным федеральным законом.
Основным документом, регулирующим оказание материальной помощи работникам организации, является коллективный договор. В нём должны быть закреплены возможные причины оказания матпомощи, размеры, порядок предоставления. Например, тонкий бюрократический момент: необходимо ли заявление работника или приказ издаётся только на основании колдоговора, обязательна ли такая выплата или лишь возможна, участвует в принятии решения о выплате только руководитель или также представительные органы – совет коллектива, профсоюз и так далее.
Таким образом для работника ситуация с этой выплатой решается просто: если в колдоговоре норма об оказании материальной помощи к отпуску закреплена, то выплата должна производится в полном соответствии с положениями договора. Если нет, то можно написать заявление, а дальше – на усмотрение работодателя.
Для работодателя дело обстоит несколько сложнее.
Необходимо решить из каких денег должна быть произведена выплата материальной помощи к отпуску , каким образом проводить в бухгалтерском учёте и как учитывать при уплате налогов. Чаще всего проблемы возникают именно с налоговиками. Основной вопрос: относить ли данную выплату к расходам по оплате труда или нет. Если эти суммы отнесены к оплате труда, то должны уменьшать базу для налога на прибыль. Одновременно – увеличивать базу для ЕСН. Если же выплата является именно матпомощью, то возникает обратная ситуация. Помимо этих налогов, матпомощь к отпуску будет облагаться НДФЛ.
Предприятия часто заинтересованы в том, чтобы отнести любые выплаты помимо основной зарплаты к материальной помощи и не включать их в оплату труда, поскольку налог на прибыль меньше ЕСН. В связи с этим налоговики могут искать признаки необоснованного отнесения таких выплат к материальной помощи.
Следует отметить, что само определение понятия «материальная помощь» отсутствует в законодательстве, а в Трудовом Кодексе не упоминается даже как термин. В Налоговом же кодексе материальная помощь упоминается без чёткого определения. Эта ситуация и даёт проверяющим повод в некоторых случаях считать выплату стимулирующей или премиальной (даже если она названа материальной помощью) и на этом основании считать её частью заработной платы.
Если в отношении матпомощи, оказываемой по случаю болезни, рождения ребёнка, и т.д., вопросов обычно не возникает, то выплата помощи к отпуску может вызвать неоднозначное толкование.
Чтобы избежать в дальнейшем ненужных осложнений, желательно учесть основные моменты:
Выплата материальной помощи к отпуску не должна быть прописана в колдоговоре как регулярная обязательная выплата (т.е. как часть системы оплаты труда);
Оказание материальной помощи к отпуску никак не должно быть увязано с заслугами работника, т.е. помощь не должна носить характера премии, её размер не должен зависеть от успехов в работе и т.д.
Выплату желательно осуществлять из средств нераспределённой прибыли предыдущих периодов (с уже уплаченными налогами), или из специального фонда, не имеющего отношения к фонду оплаты труда.
