Предприниматели и организации, которые продают товары или оказывают услуги населению, принимая к оплате наличные деньги или банковские карты, обязаны осуществлять расчеты только через кассовый аппарат. Все случаи, когда кассовый аппарат допускается не использовать, специально перечислены в законе.
Одним из таких случаев является оказание услуг населению. В такой ситуации как индивидуальный предприниматель, так и организация имеет право (а иногда и обязаны) использовать БСО. Часть этих бланков имеет утвержденные формы, а в остальных случаях организация может разработать собственную форму БСО , используя обязательные реквизиты.
Помимо обязательных реквизитов, которые должен содержать бланк, основным требованием к ним является их изготовление типографским способом, с использованием специального оборудования, обеспечивающего непрерывную нумерацию бланков. Приобретая такие бланки (типовой или самостоятельно разработанной формы), организация или предприниматель обязаны обеспечить их учет, для чего используется книга учета БСО.
Многие предприниматели ищут форму книги учета БСО, но на сегодняшний день утвержденной и единственно правильной формы такой книги не существует.
Есть книги, отпечатанные типографским способом, но они не всегда имеются в продаже и не всегда будут удобны любой организации. Поэтому в качестве книги учета можно использовать любую «амбарную книгу» и даже обычную школьную тетрадь.
Журнал учета бланков строгой отчетности позволяет задокументировать поступление и использование бланков, относящихся к строгой отчетности. Обычно на левой стороне книги отмечают поступление бланков, которые закупаются в типографии, указывая при этом их номера. А на правой стороне по мере использования бланков их списывают.
Причиной списания бланков, помимо их использования, может быть порча, о чем также делается соответствующая запись. Возможно также списание неиспользованных бланков, которые по какой-либо причине не будут дальше использоваться.
Таким образом, проверив книгу учета БСО, контролирующая организация может установить «судьбу» каждого конкретного бланка.
Порядок оформления и ведения книги учета должен быть утвержден локальным актом организации или предпринимателя. В этом документе должно быть названо конкретное должностное лицо, которое принимает на себя ответственность за получение, надлежащее хранение, учет и выдачу для использования в организации бланков строгой отчетности. С этим должностным лицом заключают договор о полной материальной ответственности. Именно это должностное лицо и делает записи в книге учета по мере поступления и выбытия бланков.
Срок хранения книги учета законодательно нигде не зафиксирован. Однако из срока хранения корешков, испорченных и списанных бланков, который составляет 5 лет, можно сделать вывод, что книга учета должна храниться, соответственно, не меньше, чем последние бланки, записи о которых в ней содержатся.
Таким образом, в приказе об учете и использовании бланков можно установить срок хранения книги учета как 5 лет со дня последней записи в ней. После этого срока книга вместе с корешками и испорченными и списанными бланками подлежит уничтожению. Кроме того, уничтожение книги возможно не ранее месяца после последней инвентаризации.
Заполнение книги, предназначенной для учета БСО, часто вызывает трудности именно потому, что типовой ее формы не существует. Закон содержит только наиболее общие требования. Так в Положении №359, регламентирующем правила ведения расчетов без использования кассовой техники, написано, что книга учета должна быть прошита и полностью пронумерована, каждый лист должен быть подписан руководителем (предпринимателем) и главным бухгалтером и иметь оттиск печати организации (предпринимателя).
Что касается ведения записей в книге учета, то они могут выполнять в достаточно свободной форме. При поступлении бланков выполняется запись, которая должна содержать сведения об организации, откуда поступили бланки, дату, а также в обязательном порядке, номера поступивших бланков. Если бланки (как это бывает чаще всего) скреплены в книжки, то достаточно записать номер первого и последнего бланка в блоке.
В книге учета совершенно не обязательно делать записи о каждом блоке, выданном покупателю. Обычно бланки выдаются лицу, ведущему непосредственный расчет с населением в количестве, достаточном для работы в течение определенного периода. Если это отдельные бланки, то можно выдавать и каждый день, если скрепленный блок, то выдается целый блок. При этом опять же фиксируется дата, номера выданных бланков, обязательны подписи лица, ответственного за правильное ведение книги учета, и лица, получившего бланки.
Далее бланки могут либо использоваться по прямому назначению, тогда ответственное лицо сдает заполненные корешки. Бланки могут быть испорчены. В таком случае в книге учета делается соответствующая запись с указание причины и номера испорченного бланка, а сам испорченный бланк также должен сохраняться.
Иногда возникает вопрос, что делать предпринимателю, который работает один, каким образом вести книгу учета? Кто и кому будет выдавать бланки? Чаще всего советуют все равно иметь две графы, для выдавшего и для получившего БСО, в которых предприниматель расписывается сам. Таким образом, об выдает БСО сам себе, но при этом не нарушается порядок учета и можно наглядно увидеть все операции по движению БСО.
Инвентаризация БСО осуществляется одновременно с инвентаризацией наличности в кассе в предусмотренные законом сроки, которые составляют не реже одного раза в год, перед подготовкой годовой отчетности. Также инвентаризация может быть назначена приказом руководителя с различными целями и в сроки, им определенные. Обязательным является проведение инвентаризации при смене лиц, несущих материальную ответственность.
В процессе инвентаризации производится сверка записей в книге учета и номеров использованных и испорченных бланков.
Таким образом, книга учета БСО – важный инструмент учета и контроля движения бланков, относящихся к строгой отчетности. Ее правильное ведение позволяет с честью выдержать любую внешнюю проверку и поддерживать дисциплину внутри организации.
Приглашаем посмотреть видео, в котором рассматривается, что такое БСО и правила их учета.
Бланком строгой отчетности является первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку, и использующийся при наличных денежных расчетах с покупателями за товары (услуги, работы) без применения кассового аппарата (ст. 1.1 , ст. 2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ ).
Бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету по их наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов (п. 13 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359).
Для коммерческих организаций и предпринимателей в настоящий момент законодательством РФ форма книги учета бланков строгой отчетности не установлена. Организация может разработать самостоятельно журнал учета бланков строгой отчетности, с указанием в нем всех обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Данную форму журнала необходимо будет закрепить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 ).
Так же за основу можно взять книгу учета бланков строгой отчетности (код формы по ОКУД 0504045), утвержденную Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н , которая предназначена для использования в своей деятельности бюджетными учреждениями.
Скачать унифицированную форму книгу учета бланков строгой отчетности для бюджетных учреждений можно по ссылке
Листы книги учета бланков строгой отчетности должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (при ее наличии) (
Бланки строгой отчетности (БСО) – документы, которые используются для оформления расчетов наличными денежными средствами, или расчетов с использованием платежных карт. Бланки строгой отчетности приравниваются к кассовым чекам. Так, бланками строгой отчетности являются: квитанции, проездные документы, путевки, абонементы и пр. БСО могут использовать организации или индивидуальные предприниматели при оказании услуг населению.
Порядок использования бланков строгой отчетности прописан в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 года №359 – далее Положение.
Рассмотрим порядок применния, хранения, уничтожения бланков строгой отчетности, а также ответственность за нарушение порядка их применения.
Бланки строгой отчетности применяются организациями и предпринимателями оказывающими населению платные услуги и заменяют кассовый чек.
При оказании каких услуг, налогоплательщики – организации и индивидуальные предприниматели, могут не использовать ККТ? Специалисты Минфина в своих письмах №03-01-15/1-42 от 03 февраля 2009 года, №03-01-15/1-29 от 27 января 2009 года, а также в других письмах разъясняли, что к таким услугам относятся те виды услуг, оказываемых населению, которые включены в классификатор ОКУН, утвержденный постановлениемГосстандарта России от 28 июня 1993 года №163.
Однако, такие разъяснения ухудшали положение многих налогоплательщиков. Ведь со временем расширяется сфера деятельности, появляются все новые и новые виды услуг, которые не включены в ОКУН.
И вот, в 04 апреля 2012 года Минфин в письме №03-01-15/3-74 дает разъяснения, согласно которым, виды оказываемых населению платных услуг не ограничиваются видами услуг, включенными в ОКУН.
В нормативных актах по сей день не приведен исчерпывающий перечень видов деятельности по оказанию услуг населению, при которых можно не применять ККТ, ограничившись выдачей бланков строгой отчетности (БСО).
Таким образом, налогоплательщики в самостоятельном порядке могут определить, могут ли использовать в своей деятельности БСО, не применяя кассовую технику. Разумеется, при этом следует руководствоваться здравым смыслом. Поскольку если вид деятельности можно лишь с натяжкой причислить к оказанию услуг населению, то используя БСО, налогоплательщики рискуют попасть в категорию нарушителей действующего законодательства, порядка использования ККТ, со всеми вытекающими последствиями в виде санкций и административной ответственности. Также бланки не используются при продаже населению товаров.
Организации и предприниматели самостоятельно разрабатывают бланки и утверждают их форму приказом руководителя.
Обязательные реквизиты, которые должны содержать БСО, указаны в третьем пункте Положения:
Здесь мы не рассматриваем утвержденные формы БСО для отдельных видов деятельности, таких как оказание услуг по перевозке пассажиров,оказание услуг учреждениями культуры и т.д. Для определенных видов деятельности, утверждены специальные формы БСО, которые применяются только организациями, оказывающими подобные услуги.
Лишь перечислим виды утвержденных бланков строгой отчетности, применяемых организациями, оказывающими соответствующие услуги.
|
Название БСО |
Вид услуги |
Код услуги по ОКУН |
|
Туристская путевка |
||
|
Квитанция на получение страховой премии (форма №А-7) |
страхование |
|
|
Залоговый билет |
Услуги ломбардов по выдаче займов под залог имущества |
|
|
Сохранная квитанция |
Услуги ломбардов по хранению имущества |
|
|
Квитанция на оплату услуг газификации и газоснабжения |
Услуги по газификации и газоснабжению |
|
|
Квитанция на оплату ветеринарных услуг |
Ветеринарные услуги |
|
|
Билеты разных видов |
Услуги ж/д транспорта |
|
|
Кинобилет |
Услуги учреждений кино и кинопроката |
|
|
Билет абонемент экскурсионная путевка |
Услуги театрально-зрелищных предприятий, концертных организаций, коллективов филармонии, услуги цирковых предприятий, зоопарков, музеев, парков (садов) культуры и отдыха и т.д. |
051200-051400, 052000, 053000 |
|
Маршрут/квитанция к электронному пассажирскому билету и багажная квитанция в гражданской авиации |
Услуги пассажирского воздушного транспорта |
|
|
Квитанция электронного многоцелевого документа |
Услуги пассажирского транспорта, в т.ч. дополнительные услуги по провозу багажа, грузов воздушным транспортом |
Остальные налогоплательщики, оказывающие платные услуги населению другого характера, разрабатывают бланки строгой отчетности самостоятельно.
Для того, чтобы использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности, исполльзуемые вместо применения кассового аппарата, необходимо учесть следующие требования. Самостоятельно разработанные БСО должны:
Обратите внимание!
Бланки (БСО), изготовленные иным способом, не могут заменить чек ККТ. Нельзя использовать бланки, изготовленные на компьютере и распечатанные на обычном принтере.
Часто встречается вопрос, задающийся налогоплательщиками –
Нет, если организация не вправе по виду деятельности применять бланки строгой отчетности, то кассовый чек, при отключении электричества бланком строгой отчетности заменять нельзя.
Ранее для замены кассового чека в этом случае, использовался специальный бланк, утвержденный Минфином. Однако, с вступлением в силу Закона №54-ФЗ от 22 мая 2003 года, применение этого бланка является неправомерным. Поскольку Закон не содержит указаний по применению специального бланка, заменяющего чек ККТ при отключении электричества.
Таким образом, ранее используемый в таких случаях бланк, не применяется, поскольку это противоречит действующему законодательству. А в случае отключения электроэнергии за неприменение кассового аппарата организация и ответственные лица привлекаются к ответственности по статье 14.5 КоАП.
Да, кассовую технику могут применять как организации, осуществляющие виды деятельности, для которых официально разработаны формы БСО, так и организации разработавшие БСО самостоятельно. При этом при наличных расчетах с населением, за оказанные услуги, можно выдавать либо кассовый чек, либо бланк строгой отчетности.
Между тем, для отдельных видов деятельности, нормативными актами установлен специальный порядок, при котором, они обязаны использовать БСО, без применения ККТ. Так, Закон №196-ФЗ от 19 июля 2007 года, регулирующий деятельность ломбардов, обязал, организации, оказывающие услуги ломбардов, использовать утвержденные бланки: залоговые билеты и сохранные квитанции. Таким образом, ломбарды не вправе использовать ККТ вместо бланков строгой отчетности.
Нет, приходный кассовый ордер не может заменить бланк строгой отчетности, поскольку форма ПКО не соответствует требованиям, предъявляемым к БСО и предназначен для других целей. Выдавая физическим лицам вместо БСО квитанцию к ПКО, организация нарушает законодательство и к нему могут быть применены санкции по ст.14.5 КоАП РФ, за нарушение порядка применения ККТ. Поскольку нарушения в области применения БСО, приравниваются к нарушениям порядка применения кассовой техники.
Нет, организации и индивидуальные предприниматели, применяющие самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности, дополнительно регистрировать их не должны ни в ИФНС, ни в каких либо других органах.
Законодательство, регулирующее порядок применения БСО, и порядок осуществления наличных расчетов, не содержит норм, обязывающих налогоплательщиков регистрировать БСО в государственных структурах. Минфин дает аналогичные разъяснения в письмах №03-01-15/8-250 от 25 ноября 2010 года и №03-01-15/11-297. Самостоятельно разработанная форма БСО утверждается внутренним приказом руководителя.
И так, организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие населению платные услуги, вправе не применять кассовый аппарат, выдавая физическим лицам вместо кассового чека бланк строгой отчетности, подтверждающий получение наличных денежных средств.
Как отразить в такие бланки?
Порядок учета и хранения БСО регламентируется указаниями, утвержденными протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ №4/63-2001 от 29 июня 2001 года. Однако, поскольку нормативно-правовые акты, на основании которых составлены Указания, утратили свое действие, Указания в настоящее время применяются в части, не противоречащей Положению №359.
И так, руководитель организации внутренним приказом утверждает форму разработанных бланков строгой отчетности и назначает сотрудника, который будет нести ответственность за хранение и выдачу бланков. С этим сотрудником заключается договор о материальной ответственности. Храниться бланки должны по правилам, определенным для хранения денежных документов.
Бланки строгой отчетности принимаются к учету, на основании акта приемки. Акт утверждается руководителем и подписывается комиссией. В свою очередь, состав комиссии утверждается приказом руководителя. Такой порядок определен Положением №359.
Учет бланков осуществляется в книге учета бланков документов. Форму книги также, можно разработать самостоятельно.
В бухгалтерском учете приобретение бланков строгой отчетности отразите следующим образом:
Для аналитического учета БСО предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности», к которому можно открыть субсчета по местам хранения и по ответственным лицам. На счете 006 отражается условная стоимость бланков, которая может составлять фактическую их стоимость, либо условную, например равную 1 рублю. При этом, порядок формирования условной оценки БСО следует отразить в учетной политике.
Движение бланков фиксируется в заборно-контрольных листах, на основании которых данные по движению БСО в организации отражаются на счете 006. По окончании месяца данные контрольно-заборных листов сверяются с книгой учета БСО. Такой порядок установлен Протоколом №4/63-2001.
В бухгалтерском учете движение БСО отражается в следующем порядке:
После заполнения бланка строгой отчетности, он приравнивается к первичным документам. В случае, когда БСО оплачены организацией, и до их выдачи являются доказательством неисполненных обязательств перед организацией, бланки приравниваются к денежным документам. Для их учета предназначен счет 50-3 «Денежные документы». К таким БСО относятся следующие виды бланков:
Затраты организации, связанные с приобретением БСО, отражаются в учете в зависимости от применяемой системы налогообложения.
Дебет 10 Кредит 60 – БСО отражены в составе ТМЦ;
Дебет 19 Кредит 60 – выделен НДС со стоимости БСО;
Дебет 68.1 Кредит 19 – сумма НДС принята к вычету.
Дебет 006 – отражено в условной оценке приобретение БСО;
Дебет 20 (44) Кредит 10 – переданы БСО для использования;
Кредит 006 – списана стоимость использованных бланков.
Учет НДС при приобретении БСО
Обратите внимание!
НДС по БСО организация может принять к вычету, если соблюдены следующие условия:
Такие условия содержатся в 171 статье Налогового кодекса.
Если организация не является плательщиком НДС, либо бланки используются в деятельности, не облагаемой налогом, сумма налога включается в стоимость бланков (п.2 ст.170 НК РФ).
Налог на прибыль и расходы на приобретение БСО.
Учет расходов на приобретение бланков, зависит от вида бланков строгой отчетности.
Для отдельных бланков предусмотрен особый порядок учета. Например, приобретение чековых книжек и связанные с их приобретением затраты включаются в состав расходов, связанных с банковскими услугами (пп15, п.1, ст.265 НК РФ). Хотя указанная статья Кодекса регламентирует учет у организаций, применяющих УСН, Минфин в письме №03-11-04/2/139 от 25 мая 2007 года дал именно такие разъяснения, однако такой порядок учета затрат на приобретение БСО, могут и организации, применяющие общий налоговый режим. Такой вывод следует из п.2 ст.346.16 Кодекса.
При этом, затраты, связанные с приобретением чековых книжек, включаются в состав расходов в момент их фактической оплаты, как при методе начисления, как и при кассовом методе, такой порядок следует из подпункта 3 пункта 7 статьи 272 и пункта 3 статьи 273 Кодекса.
Однако, чековые книжки все таки не относятся к тем бланкам строгой отчетности, которые применяются вместо ККТ. Порядок отражения расходов на изготовление собственных бланков, Налоговым кодексом не предусмотрен.
Затраты, связанные с приобретением или изготовлением бланков строгой отчетности, приравниваемым к чекам ККТ, исходя из положений пп.2 п.1 ст.254 Кодекса, можно включить в состав материальных расходов, поскольку такие расходы напрямую связаны с деятельностью связанной с оказанием услуг.
Также, эти затраты можно включить в состав прочих расходов, как расходы на приобретение канцелярских товаров, согласно пп.24 п.1 ст.264. Специалисты главного финансового ведомства в письме № 03-03-02-04/1/123 от 17 мая 2005 года дает именно такие рекомендации. Указанное письмо адресовано организациям применяющим упрощенный режим, однако никаких противоречий и запретов для применения налогоплательщикам на общей системе, не имеется.
Таким образом, в состав каких расходов будет включать затраты на приобретение БСО, организация решает самостоятельно, предварительно закрепив порядок в учетной политике.
Очевидно, что налогоплательщики применяющие УСН и уплачивающие налог с совокупного дохода, расходы на приобретение БСО не учитывают в налогооблагаемой базе, поскольку никакие расходы, кроме страховых взносов и суммы фиксированного платежа (для ИП), налоговую базу этой категории налогоплательщиков не уменьшают.
Рассмотрим порядок учета у налогоплательщиков, уплачивающих налог с разницы между доходами и расходами.
Учет расходов на БСО здесь также зависит от вида указанных бланков.
Так, бланки строгой отчетности, форма которых утверждена официально, и которые применяются только в строго определенной отрасли, учитываются в особом порядке. Так, порядок учета чековых книжек нами был рассмотрен выше, организации, применяющие УСН, учитывают расходы на приобретение специальных БСО в том же порядке.
Что касается бланков строгой отчетности, которые применяются вместо кассового аппарата, то учет связанных с ним затрат в законодательстве не прописан. Поэтому, организации и предприниматели на УСН, могут их учитывать либо в расходах, связанных с приобретением канцелярских товаров, либо в материальных расходах. При этом НДС по бланкам плательщики единого налога включают в стоимость БСО. Затраты на приобретение БСО включаются в состав расходов только после их фактической оплаты.
Поскольку плательщики вмененного налога, расходы по деятельности на ЕНВД не учитывают, уплачивая налог с вмененного дохода, расходы, связанные с приобретением БСО не влияют на размер налога.
Налогоплательщики, применяющие общую систему, бланки строгой отчетности могут использовать как в деятельности, переведенной на уплату ЕНВД, так и в деятельности на общем режиме.
Поэтому, стоимость БСО, выданных при оказании услуг на ОСНО, учитывается в порядке, предусмотренном для обычной системы. Ведь выдавая вместо чека ККТ бланк строгой отчетности, можно четко определить, какое количество бланков использовано в разных видах деятельности. Поэтому расходы на БСО, при осуществлении разных видов деятельности на разных системах налогообложения, учитываются раздельно, путем прямого подсчета.
Однако, если в отдельных случаях организация не может четко установить, в какой деятельности использовано то или иное количество бланков, расходы следует распределить пропорционально доходам, по каждому виду деятельности. Такой порядок установлен пунктом 9 статьи 274 Налогового кодекса.
Так, сложности в классификации расходов по БСО по видам деятельности могут возникнуть при определении сумм расхода по чековой книжке. Поскольку по расчетному счету выдается одна чековая книжка, а не несколько на каждый вид деятельности.
Как определить долю доходов от вида деятельности
Рассчитывается доля доходов по виду деятельности по следующей формуле
Расходы, связанные с приобретением БСО, относящиеся к деятельности на ОСНО, рассчитайте по следующей формуле
|
Учитываемые в расходах по ОСНО затраты на приобретение БСО |
Доля доходов по деятельности на ОСНО |
Доля расходов на приобретение БСО, относящаяся к деятельности на ЕНВД рассчитайте следующим образом
|
Доля расходов на БСО по деятельности на ЕНВД |
Совокупная сумма расходов на БСО (без НДС) |
Доля расходов на БСО по деятельности на ОСНО |
Распределять расходы на приобретение бланков по видам деятельности следует по итогам каждого месяца. Доля расходов, которая относится к деятельности на общей системе, включается в состав затрат, в соответствии с принятым в организации порядком учета таких затрат, нарастающим итогом в течение года. Доля расходов на БСО, относящихся к деятельности на вмененке, налоговую базу не уменьшают. Точно также, НДС в доле этих расходов, не принимается к вычету.
Порядок определения суммы НДС по распределяемым расходам определен в п.4 ст.170 НК РФ.
Определить сумму НДС принимаемому к вычету, можно по следующей формуле
|
НДС, по расходам на БСО, принимаемый к вычету |
НДС в стоимости всей суммы расходов на БСО |
Стоимость реализованных товаров, облагаемых НДС ____________________________ Совокупная стоимость всех отгруженных товаров за тот же период |
Сумму НДС, в доле расходов, по деятельности на общей системе, организация принимает к вычету, а НДС в доле расходов по деятельности на ЕНВД, включается в сумму расходов, которая, в свою очередь, относясь к деятельности переведенной на уплату вмененного налога, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.
Рассмотрим порядок оформления бланка строгой отчетности в зависимости от осуществления расчетов.
Бланки строгой отчетности применяются при наличных расчетах с населением без применения кассового аппарата. При осуществлении расчетов, когда покупатель (подразумевается покупатель услуг, поскольку при реализации товаров, кассовый чек нельзя заменить БСО), расплачивается наличными деньгами, либо осуществляет оплату платежной картой, продавец выписывает ему бланк строгой отчетности. Рассмотрим порядок оформления БСО в зависимости от способа расчетов.
При получении наличных средств от физического лица, оформляя БСО, следует действовать в следующем порядке:
Если физическое лицо расплачивается с помощью платежной карты, оформляя БСО, действуйте следующим образом:
Случается, что покупатель расплачивается частично платежной картой, частично наличными деньгами.
В этом случае, получив деньги и карту заполните бланк, совершив операцию с платежной картой, держите наличные деньги, полученные от покупателя, на виду. Поставьте подпись на бланке строгой отчетности, приложите к нему сдачу и платежную карту и все вместе отдайте покупателю, озвучив сумму сдачи.
Обратите внимание!
При оформлении БСО, независимо от способа оплаты: с помощью платежной карты или наличными деньгами, следует заполнить копию бланка, которая остается в организации. Если же копия не заполняется, то в форме бланка должна быть предусмотрена отрывная часть, дублирующая основные реквизиты основной части БСО.
Исключением являются следующие случаи:
Поскольку организации и предприниматели, применяющие БСО для замены чека, изготавливая бланки строгой отчетности типографским способом, уже включают в них все необходимые реквизиты, при оформлении расчетов с покупателями, остается лишь проставить дату, сумму оплаты и подпись, копия заполненного бланка остается в организации.
Копии использованных бланков или отрывных корешков упаковываются в мешки, которые опечатываются и хранятся в течение пяти лет. Через пять лет, по истечении месяца со дня проведения инвентаризации использованные копии БСО уничтожаются, о чем составляется акт о списании использованных бланков строгой отчетности.
Акт подписывается членами комиссии, присутствующими при уничтожении бланков. Комиссия назначается приказом руководителя.
Уничтожение копий использованных БСО, по которым истек установленный срок хранения, а также испорченных и некомплектных бланков, может осуществиться следующими способами:
Способ, которым уничтожаются бланки, выбирается исходя из количества уничтожаемых БСО.
Порядок уничтожения установлен п.19 Положения №359.
Нарушение порядка использования и сроков хранения БСО является правонарушением, за которое предусмотрена налоговая ответственность, в соответствии со ст.106 НК РФ, и административная ответственность по ст. 2.1 КоАП.
Ответственность за невыдачу БСО
Невыдача бланка строгой отчетности приравнивается к непробитию чека. За такое нарушение предусмотрена административная ответственность по ст. 14.5 и 23.5 КоАП:
- На организацию – от 30 до 40 тыс. рублей;
- На руководителя – от 3 до 40 тыс. рублей;
- На виновное лицо (кассир-операционист) – от 1,5 до 2 тыс.рублей.
За отсутствие бланков строгой отчетности ответственность предусмотрена ст. 120 Налогового кодекса, такое нарушение является грубым нарушением правил учета доходов и расходов.
Организации и ИП, оказывающие услуги населению , независимо от выбранной системы налогообложения , имеют право не применять кассовый аппарат , а вместо кассовых чеков выдавать своим клиентам бланки строгой отчетности.
Обратите внимание , выписывать БСО можно только за оказание услуг физлицам и индивидуальным предпринимателям. При расчетах с организациями необходимо выдавать кассовые чеки.
Ранее, перед заказом БСО, необходимо было убедиться, что коды вашей деятельности есть в ОКУН (общероссийском классификаторе услуг населению). Но, с 1 января 2017 года на смену этому справочнику введены в действие новые классификаторы – ОКВЭД2 (029-2014) и ОКПД2 (ОК-034-2014) .
В том случае, если нет однозначного понимания, можно ли использовать БСО или нет, лучше всего обратиться в местную налоговую инспекцию и уточнить данный вопрос.
В зависимости от вида оказываемых услуг бланки строгой отчетности могут называться по-разному: квитанции, билеты, путевки, абонементы и т.д. Разными могут быть и формы БСО.
За использование бланков строгой отчетности в предпринимательской деятельности отвечает Постановление Правительства от 06.05.2008 г. № 359 . До принятия этого закона бизнесмены имели право применять только формы БСО, утвержденные Минфином РФ.
На данный момент (2018 год) организации и ИП могут сами разрабатывать ту форму бланка строгой отчетности, которую им будет удобно использовать в деятельности, но при условии, что она будет содержать перечень обязательных реквизитов .
Для некоторых видов деятельности существуют формы БСО, разработанные государством. В этих случаях собственные бланки применять нельзя :
Обратите внимание , с 1 июля 2019 года большинству ООО и ИП придется перейти к использованию БСО в новом, электронном формате. Для этого потребуется приобрести специальное автоматизированное оборудование, а именно ККТ, предназначенную для формирования бланков БСО и печати их на бумажных носителях. Новые БСО в электронном виде будут передаваться в налоговую и направляться на электронную почту покупателю (либо в виде смс).
Изготовить бланки строгой отчетности можно двумя способами:
Стоимость БСО в типографии составляет примерно 3 руб. за шт. (но она может быть другой в зависимости от региона, вида бланка и объема тиража). Как правило, в типографиях для каждого вида услуг уже есть разработанные шаблоны БСО (стоимость макета – примерно 100 рублей).
Если ни одна из готовых форм вам не подойдёт, то можно найти бесплатный шаблон в Интернете и принести в типографию свой разработанный бланк.
В дальнейшем вам потребуется вести строгий учет распечатанных бланков. Поэтому перед их изготовлением проверьте, чтобы каждый БСО имел свой уникальный идентификатор, состоящий из серии и шестизначного номера (например, «АА-000001» ).
Для более простого учета, делайте в типографии для каждой новой партии БСО свою серию (она может быть произвольной «АА» , «АБ» и т.д.). Номером бланка будет его порядковый номер в заказе.
Под автоматизированной системой подразумевается устройство внешне похожее на кассовый аппарат, но с несколько другим функционалом.
Такие устройства должны обеспечивать защиту бланков от несанкционированного доступа, а также идентифицировать, фиксировать и сохранять информацию по всем операциям с бланками в течение не менее 5 лет (в том числе уникальный номер и серию).
Купить автоматизированную систему можно примерно за 5 000 рублей в специализированных магазинах, где продают кассовые аппараты. Устройства для печати БСО не относятся к контрольно-кассовой технике, поэтому ставить их на учет в ФНС не нужно.
Обратите внимание , БСО – это документы строгой отчетности, поэтому их нельзя распечатывать на обычном принтере. Также не стоит пользоваться услугами сайтов, предлагающих подготовить «особые» формы бланков, которые можно просто распечатать в домашних условиях.
Используя в деятельности бланки строгой отчетности, вы получаете следующие преимущества :
В свою очередь, у бланков строгой отчетности есть свои недостатки :
Одним из важных условий использования БСО является обеспечение их сохранности и ведение правильного учета.
В зависимости от способа изготовления бланки необходимо учитывать по-разному:
Бланки, изготовленные в типографии, должен принять работник, ответственный за их хранение, учет и выдачу (либо сам руководитель или ИП). С этим работником должен быть заключен договор о материальной ответственности.
Во время принятия БСО необходимо проверить соответствие фактического количества бланков, а также их серий и номеров с данными, указанными в сопроводительных документах из типографии. После этого нужно составить акт приемки БСО .
Акт должен быть подписан руководителем организации (ИП) и членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии утверждается соответствующим приказом.
Хранить бланки необходимо в металлических шкафах, сейфах или в специально оборудованных помещениях в условиях исключающих их порчу и хищение.
Контроль над соблюдением правил использования бланков строгой отчетности осуществляют работники Федеральной Налоговой службы. В случае проверки вам необходимо будет предоставить инспекторам на проверку книгу учета БСО или информацию из автоматизированной системы о количестве выпущенных бланков.
За выявление нарушений, связанных с использованием бланков строгой отчетности, а также за невыдачу БСО клиентам предусмотрен штраф по статье 14.5 КОАП РФ:
Также, за несоблюдение порядка и сроков хранения бланков строгой отчетности, для ИП и должностных лиц организаций предусмотрен штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (статья 15.11 КОАП РФ).
Кроме этого, за отсутствие БСО (как первичного документа) предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ.
В типографии наша организация заказывает бланки строгой отчетности (ЕНВД - квитанции на гостиницу и автостоянку) и ОСНО- путевки на охоту. Мы ведем в бухгалтерии два журнала учета бланков строгой отчетности (они прошиты и пронумерованы) по приходу и передаче по накладной материально ответственным лицам БСО по номерам а так же журнал списания БСО (.. БСО учитываются в бухгалтерском учете на счете 10.06 не по номерам, а по количеству. и так же списываются. Мы не используем счет 006 (бланки строгой отчетности). Является ли это нарушением ведения бухучета и правил учета БСО? Какие штрафы предусмотрены? Организация по организационной форме - является СОНКО -это упрощенный вид ведения бухучета,(без применения двойной записи).
Да, это является нарушением правил ведения учета БСО и учета в целом по забалансу.
Налоговый орган может попытаться привлечь организацию к ответственности за отсутствие забалансового учета со ссылкой на статью 120 НК РФ.
Грубое нарушение правил учета доходов и расходов – это отсутствие в организации первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета. Кроме того, грубым нарушением признается систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в учете и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений организации (абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ).
А вот судьи указывают, что информация, подлежащая отражению в бухгалтерской отчетности на забалансовых счетах, не влияет на формирование актива и пассива баланса, а также не является доходом или расходом организации (Постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1181-09, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 21.06.2005 № А40-14510/05-80-45, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 29.07.2008 № А19-566/08-20-Ф02-3528/08, Западно-Сибирского округа от 08.09.2004 N Ф04-6301/2004(А75-4445-14)). Поэтому привлечь организацию по этому основанию к ответственности нельзя.
Чтобы не порождать споры, забалансовый учет все же лучше вести.
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.
Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности
При оказании платных услуг населению организация может вместо применения ККТ оформлять расчеты бланком строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Поступление
Бланки строгой отчетности изготавливаются типографским способом или формируются с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного ).
Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:
Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.
Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:
Поступление БСО оформите в тот же день актом приемки. Его можно составить, например, по форме , утвержденной протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001 . Акт должен быть утвержден руководителем организации и подписан членами комиссии по приемке бланков строгой отчетности. Состав комиссии по приемке БСО закрепите приказом руководителя организации. Такие правила предусмотрены в пункте 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .
О том, может ли организация использовать самостоятельно разработанные бланки, см. В каких случаях можно использовать бланки строгой отчетности при расчетах наличными .
Хранение
Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами и Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .
О том, как хранить и уничтожать бланки строгой отчетности, см. Как выписывать, хранить и уничтожать бланки строгой отчетности при расчетах наличными .
Ситуация: нужно ли при организации учета и хранения бланков строгой отчетности применять указания, утвержденные протоколом Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001
Бухучет: приобретение БСО
Приобретение бланков строгой отчетности отразите в бухучете проводками:
Дебет 10 (15) Кредит 60
– отражено поступление бланков строгой отчетности;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 10 (16)
– переданы бланки строгой отчетности в подразделения организации для использования (в момент передачи бланков под отчет).
Такие правила устанавливает пункт 22 указаний, утвержденных Протоколом ГМЭК от 29 июня 2001 г. № 4/63-2001 , и пункт 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 .
Поступление бланков строгой отчетности отразите и на забалансовом счете 006 . Объясняется это тем, что за движением таких документов нужен дополнительный контроль (План счетов). За балансом БСО отражайте в условной оценке. Такие правила установлены в Инструкции к Плану счетов . Условная оценка может равняться фактической цене или любой другой стоимости, например 1 руб. Порядок определения условной оценки закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 4 ПБУ 1/2008).
Бухучет: движение БСО
В бухучете движение бланков строгой отчетности отразите проводками:
Дебет 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– оприходованы бланки строгой отчетности в забалансовом учете в условной оценке;
Дебет 006 субсчет «БСО в подразделении» Кредит 006 субсчет «БСО в бухгалтерии»
– переданы бланки строгой отчетности под отчет сотруднику подразделения;
Кредит 006 субсчет «БСО в подразделении»
– списаны бланки строгой отчетности в забалансовом учете.
Помимо бланков, выдаваемых покупателям вместо чека ККТ, на счете 006 учитывайте:
После того как БСО заполнен, он становится первичным документом. Если такой документ был оплачен за счет организации и указывает на неисполненное обязательство по отношению к ней, то такие документы называются денежными и учитываются на счете 50-3 «Денежные документы». К таким документам относятся:
Пример отражения в бухучете и при налогообложении поступления и использования бланков строгой отчетности
ООО «Альфа» занимается оказанием услуг прачечной и использует бланки строгой отчетности.
23 августа «Альфа» приобрела 100 бланков строгой отчетности «Наряд-заказ» , общая стоимость которых составила 236 руб., в том числе НДС – 36 руб. За оставшуюся часть месяца было выдано 28 бланков. Учет материалов организация ведет без применения счетов 15 и 16. На забалансовом счете бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб.
Доходы и расходы «Альфа» определяет методом начисления. Налог на прибыль платит помесячно. В связи с тем, что порядок учета расходов на бланки строгой отчетности в главе 25 Налогового кодекса РФ не установлен, в учетной политике для целей налогообложения «Альфы» было закреплено, что эти расходы включаются в состав материальных и являются косвенными при расчете налога на прибыль.
Приобретение бланков отразили в учете следующими проводками:
Дебет 10 Кредит 60
– 200 руб. (236 руб. – 36 руб.) – оприходованы бланки строгой отчетности;
Дебет 19 Кредит 60
– 36 руб. – выделен НДС с приобретенных бланков;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 36 руб. – принят к вычету НДС по бланкам;
Дебет 006
– 100 руб. – оприходованы бланки строгой отчетности за балансом в условной оценке;
Дебет 20 Кредит 10
– 56 руб. (200 руб./шт. : 100 шт. х 28 шт.) – переданы бланки строгой отчетности ответственному лицу;
Кредит 006
– 28 руб. – списаны выданные клиентам бланки строгой отчетности.
Данные бланки, изготовленные типографским способом, бухгалтер отразил в книге учета бланков строгой отчетности .
В налоговом учете стоимость 28 выданных бланков в сумме 56 руб. была учтена в расходах в августе.
