По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.
Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
Итак, начнём
Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:
Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание - по кредиту.
Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:
Почему я сказал активов ? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:
Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.
Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ "Выдача наличных"):
В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу":
Проводка получилась такой:
В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).
В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета":
Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу":
Проводка получилась такой:
Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.
После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:
При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ "Выдача денежных документов":
А на закладке "Денежные документы" указывает этот самый билет:
Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):
Отдельно упомяну:
Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.
Это такая печатная форма в которой указывается:
Вот вам пример формы АО-1:
Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).
Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет":
Пробежимся вкратце по его закладкам:
Заполняем закладку "Авансы":
Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.
Заполняем закладку "Товары" (купили кучу всего и поставили на десятку):
Вот проводки этой закладки:
Заполняем закладку "Оплата"(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):
Вот проводки:
Примеры заполнения закладки "Прочее".
Оплата услуг связи:
Оплата объявлений в газете:
Списание суточных и долга за командировочных билетов:
Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):
Кстати, на закладках "Товары" и "Прочее" присутствует галка "СФ", если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная.
on 2014-05-26Какие конкретно документы считаются Финансовыми?
* Приобрести книгу возможно у партнеров компании 1С. Свяжитесь с партнером, который обслуживает вашу организацию, и сделайте заказ, сказав ему код книги — 4601546070173.
К финансовым документам относятся оплаченные ЖД, авиа- и другие перевозочные билеты, талоны на бензин, путевки на отдых и лечение, почтовые марки и иные подобные бумаги, имеющие финансовую оценку.
Такие активы, находящиеся в кассе организации, в сумме фактических затрат на их приобретение учитываются на счете 50
Касса, субсчет 50-3 Финансовые документы (Инструкция по применению Замысла квитанций бухучёта денежно-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Министерства финансов России от 31.10.2000 № 94н). направляться подчернуть, что Инструкция по применению Замысла квитанций требует вести аналитический учет финансовых документов по их видам. В программе 1С:Бухгалтерия 8 КОРП для учета данных операций созданы особые документы, отчёты и журналы.
Принятие к учету финансовых документов отражается документом Поступление финансовых документов (меню Касса — Поступление финансовых документов). В нем предусмотрены следующие виды операций:
Документ содержит две закладки — От кого и Финансовые документы. В зависимости от вида операции на закладке От кого выбирается:
На закладке Финансовые документы выбираются один либо пара финансовых документов из одноименного справочника и указывается их количество. Цена билетов, талонов и др. заполнится на основании данных справочника Финансовые документы.
Для документа Поступление финансовых документов предусмотрена печатная форма Приходный ордер.
Выбытие финансовых документов отражается документом Выдача финансовых документов (меню Касса — Выдача финансовых документов). В документе предусмотрены следующие виды операций:
В зависимости от вида операции документ будет содержать две либо три закладки.
На закладке Кому смогут выбираться:
На закладке Финансовые документы указываются передаваемые документы (методом выбора из одноименного справочника), их сумма и количество возврата.
Для документа Выдача финансовых документов предусмотрена печатная форма Расходный ордер. В соответствии с действующими нормативными документами по учету кассовых операций в Российской Федерации в программе создан Отчет по перемещению финансовых документов.
Разглядим оформление операций с финансовыми документами на двух примерах, чаще всего видящихся в практике организаций: выдача и приобретение перевозочных билетов работникам, направляемым в командировку; приобретение горюче-смазочных материалов по талонам.
Учет перевозочных билетов, купленных для командированных сотрудников
На данный момент везде распространены случаи, в то время, когда билеты получает не работник, которому деньги выдаются на командировочные затраты в подотчет, а организация у перевозчика либо у агентства, являющегося посредником по распространению билетов перевозчика.
Организация 11.01.2010 перечислила Агентству с расчетного счета предоплату 14 160 руб. (в т. ч. НДС 18 %) за билеты Компании на перевозку пассажира.
Билеты, купленные Агентством, накладную на их счёт и передачу-фактуру на ту же сумму 15.01.2010 привез в организацию курьер Агентства. Авиабилеты (2 шт.), на бланке которых указана цена перевозки 5 900 руб. в тот же сутки поступили в кассу организации, а 18.01.2010 были выданы из кассы сотруднику, направленному в командировку. По окончании командировки 25.01.2010 работником был составлен задаточный отчет.
В программе перечисление безналичных денежных средств оформляется документом Платежное поручение. В сумме, перечисляемой Агентству, содержится как цена получаемых билетов, каковые будут оприходованы документом Поступление финансовых документов (а, следовательно, на эту сумму контракт с агентством должен быть вида Другое), так и плата за услуги Агентства, приобретение которой будет отражаться документом Поступление услуг и товаров (соответственно, с агентом должен быть оформлен контракт вида С поставщиком). Это необходимо учитывать, в то время, когда на основании платежного поручения будут создаваться документы Списание с расчетного счета. В случае если из соглашения с Агентством светло, какая часть относится к цене услуги, а какая — к цене билета, то по операции перечисления денег должно быть создано два документа Списание с расчетного счета. один с видом операции Оплата поставщику. второй с видом Другие расчеты с агентами.
Предположим, что из контракта нельзя определить указанные доли (как раз таковой вариант будет рассмотрен в данной статье). Тогда относим всю сумму предоплаты на контракт вида С поставщиком (рис. 1).
Рис. 1. Списание денег с
расчетного счета
В бухгалтерском учете документ сделает проводку:
Дебет 60.02 Кредит 51 — 14 160 руб. — на сумму предоплаты Агентству.
Принятие перевозочных документов к учету отражается записью по дебету субсчета 50.03 в корреспонденции с кредитом счета 76.09. Оформит операцию документ Поступление финансовых документов с видом операции Поступление от поставщика (наряду с этим создается и выбирается контракт вида Другое). Оценка билетов, находящихся в кассе, обязана соответствовать стоимости перевозки, поскольку как раз эту сумму возможно будет получить от перевозчика при расторжения контракта, оформленного билетом.
Организация оплатила не только цена перевозки, но и цена одолжений по приобретению билетов. Агентство завершило оказание собственной услуги, доставив билеты, владеющие требуемыми чертями, клиенту, и как раз сейчас в конфигурации оформляется документ Приобретение услуг и товаров на цена услуги. Так как услуга взята, НДС, входящий в ее цена, возможно принять к вычету. Для этого необходимо ввести сведения о счете-фактуре Агентства (на закладке или по гиперссылке Счет-фактура).
Проводки, каковые сделает документ в бухгалтерском учете, представлены на рис. 2.
Рис. 2. Бухгалтерские проводки по документу приобретения одолжений
По окончании совершённых операций, в учете остаются две задолженности — дебиторская по счету 60.02 (предоплата) и кредиторская по счету 76.09 на сумму взятых авиабилетов.
Эти задолженности относятся к соглашениям различных видов. Произвести зачет данных задолженностей необходимо посредством документа Корректировка долга.
Перед направлением работника в командировку ему из кассы организации выдается задаток — в этом случае в виде перевозочного билета. Эта операция регистрируется документом Выдача финансовых документов (рис. 3).
Рис. 3. Выдача финансовых документов в подотчет
По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Ответом Правления ЦБ России 22.09.1993 № 40).
Бухгалтер на базе представленных работником документов образовывает задаточный отчет, на закладке Авансы которого указываются подотчетные суммы, а на закладке Другое — оплата купленных работником одолжений, к каким относятся и затраты по проезду к месту назначения и обратно.
Показывая суммы, за каковые отчитывается работник, на закладке Авансы документа Задаточный отчет необходимо выбрать регистратор, которым производилась выдача подотчетных сумм. Среди других им возможно документ Выдача финансовых документов. Информацию об авиабилетах вносятся на закладку Другое.
Компания, делавшая перевозку, может предъявить клиенту НДС, входящий в цену услуги. Сумма НДС, уплаченная налогоплательщиком по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, принимаемым при исчислении налога на прибыль организаций, подлежит вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Право на вычет появляется по окончании утверждения начальником организации авансового отчета работника.
В случае если наряду с этим перевозчик предъявил счет-фактуру, то организация может принять НДС к вычету на базе предъявленного счета-фактуры. Для этого необходимо поставить флажок (галку) в графе СФ предъявлен авансового отчета, указать номер и дату счета-фактуры, а после этого совершить либо записать задаточный отчет. Счет-фактура наряду с этим будет создан машинально.
В будущем сведения о предъявленной сумме НДС попадут в документ Формирование записей книги приобретений.
В случае если счета-фактуры нет, то НДС, выделенный отдельной суммой в бланке билета, кроме этого возможно принять к вычету, поскольку в соответствии с пункту 10 Правил ведения изданий учета взятых и выставленных квитанций-фактур, книг продаж и книг покупок при расчетах по налогу на добавленную цена, утвержденных Распоряжением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, при приобретении одолжений по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге приобретений регистрируются заполненные в соответствии с правилами бланки строгой отчетности (либо их копии) с выделенной отдельной строчком суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.
Так как в общем случае наличие счета-фактуры — это одно из необходимых условий, каковые должны соблюдаться при принятии НДС к вычету, то программа не разрешит осуществить вычет, в случае если сведения о счете-фактуре не будут в нее внесены. Но для того чтобы особого документа, как бланк строгой отчетности (БСО) для целей НДС в конфигурации не предусмотрено, исходя из этого под документом Счет-фактура полученный направляться осознавать и конкретно счет-фактуру, и БСО.
Так, в случае если НДС принимается к вычету на основании перевозочного билета (при отсутствии счета-фактуры), необходимо поставить в графе СФ предъявлен флажок, свидетельствующий о том, что предъявлен бланк строгой отчетности, указать дату БСО, а в графе Номер СФ возможно указать не только номер бланка, но и его наименование (рис. 4).
Рис. 4. Отчет о расходах на проезд. НДС по билетам принимается к вычету
По окончании исполнения этих операций программа в печатной форме книги приобретений показывает бланк строгой отчетности, и требование Распоряжения № 914 будет выполнено.
Учет талонов на бензин
Вероятны разные варианты заправки автомобиля ГСМ. На некоторых компаниях горючее для заправки автомобиля приобретается водителями, которым для этого выдаются под отчет финансовые средства. Другие организации, осуществив перечисление поставщику, покупают у него особые талоны на нефтепродукты.
Потом водители по этим талонам приобретают у поставщика ГСМ и заправляют ими транспортные средства.
Для приобретения 100 талонов на бензин организация перечислила 23 600 руб. а также НДС — 3 600 руб. Талоны были оприходованы в кассе. Для заправки транспортных средств в январе было передано водителю 60 талонов, по каждому из которых возможно взять 10 л бензина.
По представленному в конце месяца акту АЗС в январе было отпущено 500 л топлива по 50 талонам.
С поставщиком бензина должен быть оформлен контракт вида С поставщиком. так как в документе Списание с расчетного счета (вид операции Оплата поставщику) он будет выбираться в качестве контракта, по которому перечисляются финансовые средства. Задолженность поставщика, появившаяся наряду с этим на счете 60.02 (в корреспонденции со счетом 51), обязана числиться в учете организации до момента получения горюче-смазочных материалов.
Оприходование талонов на бензин (финансовых документов) в кассу производится документом Поступление финансовых документов с видом операции Поступление от поставщика. Наряду с этим должен быть выбран контракт вида Другое и возможно указан счет расчетов — 76.09.
направляться подчернуть, что контракты поставщика возможно объединить в группу, под которой будет пониматься настоящий подписанный с поставщиком соглашение.
На закладке Финансовые документы документа Поступление финансовых документов выбираются приходуемые в кассу организации талоны (рис. 5). При проведении документа появляется задолженность по кредиту перед АЗС по счету 76.09.
Рис. 5. Оприходование в кассу талонов на бензин
Выдача талонов водителям из кассы организации регистрируется документом Выдача финансовых документов. Наряду с этим выбирается вид операции Выдача подотчетному лицу.
В конце месяца работники организации, которым были выданы талоны, отчитываются об их расходовании. Для данной цели в программе составляется задаточный отчет, на закладке Авансы которого выбирается подотчетная сумма по документу, зарегистрировавшему выдачу талонов (рис. 6).
Рис. 6. Выбор документа, оформившего выдачу финансовых документов
Так как с поставщиком бензина составляется неспециализированный документ, которым подтверждается купля-продажа ГСМ в целом за месяц, и к нему выдается единый счет-фактура, то по каждому авансовому отчету лучше регистрировать не поступление бензина, а погашение задолженности. Для этого направляться заполнить закладку Оплата. выбрав контрагента и контракт вида С поставщиком. При проведении авансового отчета задолженность по счету 60.02 увеличится.
Оприходование бензина производится документом Поступление услуг и товаров. С его помощью вводятся кроме этого информацию о предъявленном организации поставщиком счете-фактуре.
В будущем бухгалтер рассчитывает, сколько бензина израсходовано водителями по нормам и сверх норм. Бензин, использованный в пределах норм, списывается на затраты, принимаемые для целей налогообложения, а израсходованный сверх норм — на затраты, не принимаемые при расчете налога на прибыль. И в том, и в другом случае списание ГСМ на затраты регистрируется документом Требование-накладная.
По окончании совершённых операций в бухгалтерском учете организации останутся числиться задолженности, связанные с покупкой ГСМ, по контрактам двух различных видов: дебетовая по счету 60.02 и кредитовая по счету 76.09.
Так как операции согласно расчетам за бензин закончены, задолженности возможно погасить взаимозачетом посредством документа Корректировка долга.
Денежные документы – это документы, которые организация уже оплатила, но услуги по ним еще не предоставлены. Эти документы хранятся в кассе предприятия. Например: талоны на бензин, талоны на питание, марки почтовые, оплаченные железнодорожные и авиабилеты и т.д.
Учет денежных документов в 1С 8.3 ведется на счете 50.03.
Для оформления поступления денежных документов в 1С Бухгалтерия 3.0 (8.3) предусмотрен документ Его без труда можно отыскать в разделе Банк и касса – Поступление денежных документов:
Перейдем в журнал Поступление денежных документов. Для создания нового документа используется кнопка Создать:
Для начала заполним шапку документа:
Теперь можем перейти к заполнению формы документа. Она состоит из 2 вкладок: От кого и Денежные документы.
Заполним вкладку Денежные документы. Чтобы заполнить таблицу документа, необходимо нажать Добавить и внести реквизиты:
Заполним вкладку От кого . Ее реквизиты будут меняться в зависимости от выбора вида операции в шапке.
Если был выбран вид Поступление от поставщика необходимо заполнить реквизиты:
Если был выбран вид Поступление от подотчетного лица заполним реквизиты:
Если был выбран вид Прочее поступление:
После занесения в документ всей необходимой информации, необходимо провести документ в 1С 8.3, используя кнопку Провести:
Если все было заполнено корректно, то программа 1С 8.3 сформирует необходимые проводки. Их можно посмотреть, используя Дт/Кт:
В нашем примере проводки корректны – от поставщика (76.09) на счет «Денежные документы» (50.03):
Документ Поступление денежных документов имеет печатную форму Приходный ордер. Чтобы вывести на экран макет печатной формы, необходимо нажать кнопку Приходный ордер в верхнем меню документа:
Документ Выдача денежных документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 создается также как и поступление из раздела Банк и касса – Выдача денежных документов:
Переходим в журнал Выдача денежных документов. Для создания нового документа в 1С 8.3, используется кнопка Создать:
Документы выдачи заполняется аналогично поступлению. При заполнении шапки документа заполнению подлежат реквизиты:
Вид операции – из выпадающего списка необходимо выбрать:
По аналогии с поступлением заполним форму документа. Она также состоит из 2 вкладок: Кому и Денежные документы.
Заполним вкладку Денежные документы. Чтобы заполнить таблицу документа необходимо нажать Добавить и заполнить реквизиты:
Реквизиты вкладки Комубудут меняться в зависимости от выбора вида операции в шапке документа Выдача денежных документов.
Если был выбран вид Возврат поставщику заполняются реквизиты:
При выборе вида операции Возврат поставщику на форме документа появится еще одна вкладка, которую необходимо заполнить – Счета доходов и расходов. Без выполнения данного условия документ в 1С 8.3 не проведется. Она нужна для того, чтобы отразить в учете разницы между суммой возврата и учетной стоимостью денежных документов. На вкладке необходимо заполнить реквизиты:
Если был выбран вид Выдача подотчетному лицу:
Если был выбран вид Прочая выдача заполняются реквизиты:
После занесения в документ всей необходимой информации, необходимо провести документ, используя кнопку Провести:
При корректном заполнении, программа 1С 8.3 сформирует необходимые проводки. Их можно посмотреть, нажав на Дт/Кт:
В нашем примере проводки корректны – Дт 71.01 Кт 50.03:
Документ Выдача денежных документов имеет печатную форму Расходный ордер. Чтобы вывести на экран макет печатной формы, следует нажать Расходный ордер в верхнем меню документа:
На экран выводится макет печатной формы Расходный ордер:
Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.
Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.
Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.
В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.
Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».
Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.
Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.
Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.
Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.
Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».
Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.
На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.
Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:
Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».
Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.
Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.
Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:
