В чем заключается работа менеджера по закупкам и что делает этот человек? Некоторые руководители считают, что на этой должности можно сэкономить и вообще отменить ее, взвалив вопросы по закупкам на бухгалтерию или маркетологов. В небольших компаниях, которые не производят регулярных закупок, это действительно так. Но если вам нужно выстроить четкую стратегию закупок, наладить тесные связи с поставщиками, добиться поставок точно в срок и по минимальной цене, то вам просто необходим грамотный и профессиональный менеджер по закупкам.
Обязанности данного специалиста зависят от сферы деятельности компании, в которой он работает. В идеале, он должен найти качественного поставщика нужной продукции (сырья), который предлагает оптимальную цену и качество, а также несет ответственность за сроки поставок.
Качественный менеджер по закупкам подберет надежных поставщиков и договорится о скидках
Менеджер должен уметь разговаривать с людьми, подстраиваться под них и убеждать. Профессионалы часто могут договориться с партнерами об отсрочках по платежам, о введении системы “бери и плати” вместо “плати и бери”, о возврате нереализованной продукции и др. Этот человек должен держать в голове большие объемы информации и правильно пользоваться ей. Он же составляет план закупок определенных групп товаров, а также общую стратегию с учетом производственных мощностей, размера складов или сезонности продаж.
Обратите внимание: в некоторых сферах бизнеса продажи продукции достаточно прогнозируемые, поэтому менеджер составляет линейный план закупок и придерживается его.
Такая ситуация может быть на небольшом производящем предприятии. Оно закупает сырье, перерабатывает его и продает готовую продукцию в полном объеме.
В других случаях (а таких большинство) продажи не прогнозируемые и нелинейные. Как пример: ювелирная продукция, парфюмерия, различные эксклюзивные товары, брендовая одежда и обувь, шубы и др. Здесь необходимо точное планирование для получения максимальной прибыли.
Главной задачей данного специалиста является оптимизация и упрощение процесса закупок товаров/сырья. Он должен точно знать, сколько и чего необходимо для производства/продаж в конкретный период времени. Грубо говоря, должностная инструкция менеджера по закупкам — это свод правил, которые говорят сотруднику, как эффективно выполнять свои обязанности и обеспечивать появление товаров в нужном месте в заданное время. Менеджер должен не допустить возникновения вынужденных простоев и потерь доходов компании.
Читайте также: Открытие расчётного счёта Альфа-Банк для ООО и ИП
На данный момент наши ВУЗы не выпускают специалистов такого профиля, хотя потребность в них растет с каждым годом. Обычно в профессию приходят из маркетологов, офис-менеджеров, логистов и продажников . Эти люди так или иначе связаны с закупками, поэтому повышая свои навыки, становятся хорошими специалистами.
Менеджер по закупкам должен составить эффективную стратегию и найти лояльных поставщиков
Стать менеджером по закупкам можно и без высшего образования. Но вы вряд ли сможете устроиться в крупную компанию. Там наличие корочки (желательно профильной) является обязательным условием. Лучше всего, если у вас будет экономическое и психологическое образование. Работа предусматривает составление графиков и отчетов, работу с финансами, проведение регулярных встреч с людьми разного возраста и социального положения. Достаточно часто люди этой профессии уезжают в командировки — им приходится искать поставщиков из других регионов и даже стран. Поэтому в дополнение к вышеперечисленным навыкам необходимо хорошее знание иностранных языков (обязательно английского и бонусного китайского, немецкого, турецкого, итальянского).
Сейчас есть достаточно много различных курсов повышения квалификации и обучения построению стратегий закупок. Пройдя их, вы получите необходимую корочку и сможете быстрее погрузиться в специфику этой важной и интересной профессии.
В должностные обязанности менеджера по закупкам входит:
Многие считают, что следить за наличием нужного сырья/продукции на складе означает просто забить их под завязку, договорившись с поставщиком о выгодных условиях. Но это не так. Этим вы свяжете свободные средства и увеличите расходы на складские услуги. Грамотный менеджер по закупкам понимает это, поэтому товары/сырье приходят на склады в то время и в том количестве, в котором они нужны. Это также сокращает размер оборотных средств и повышает прибыль компании.
У менеджера по закупкам может быть хороший карьерный рост
Давайте разберем требования к правильному менеджеру по закупкам:
Менеджер по закупкам – сотрудник, который должен быть в штате любого предприятия, осуществляющего торговую деятельность. Он лучше всех осведомлен, как правильно вести с поставщиками переговоры и настроить их на дальнейшее сотрудничество, где выгоднее всего совершить закупку товара, как выработать наиболее подходящую стратегию для фирмы.
Оглавление:
Данная сфера деятельности связана с поиском поставщиков и осуществлением закупок, изучением рынка, решением различных проблем.
На работу менеджера влияет вид торговли и направление. В том случае, если деятельность компании может позволить заблаговременно рассчитать и определить реализацию товаров, то его обязанности будут заключаться только лишь в совершении закупок согласно плану. А когда есть необходимость в приобретении эксклюзивных или сезонных вещей, дорогой косметики, украшений, тогда на менеджера возлагается ответственность за поиск товаров и расчет объемов продаж за минимальный период.
Основной целью менеджера является поиск и выработка конкретной стратегии для осуществления закупок, а также определение некоего равновесия между закупкой и продажами. Конечно же, сотрудник также должен следить за тем, чтобы реализуемый товар соответствовал потребностям покупателя и продавался в минимальные сроки на прибыльных условиях.
Административный аппарат компаний, как правило, отдает предпочтения работникам с высшим образованием. Придается значение профилю, который наиболее близок к деятельности фирмы (например, медицинский, химический, строительный). В некоторых случаях большим преимуществом является экономическое направление.
Бывают ситуации, когда на предприятии сотрудник переквалифицируется с другой должности на эту. Например, из отдела логистики, маркетинга, менеджера по продажам и прочее. Все зависит от личностных качеств и потенциала конкретного человека.
К сотруднику выдвигаются такие основные требования:
В некоторых организациях предъявляемым требованием является знание иностранного языка (в случае работы с компаниями других стран).
Пожалуй, самое важное требование к менеджеру – это умение находить общий язык с разными людьми. Данное качество необходимо ввиду постоянных переговоров с поставщиками, дегустаций и оценивания товаров.
Важный факт
Для работы менеджеру по снабжению необходимо знать программу 1С. От знаний и умений работать в ней зависит правильность составления и ведения отчетности.
Потребность в наличии квалифицированного сотрудника на предприятиях растет каждый день. Востребованным становятся те специалисты, которые могут разрабатывать наиболее подходящую и выгодную концепцию, учитывая факторы рынка, сферы деятельности, показатели продаж.
Наиболее ценны те сотрудники, которые способны держать в памяти большое количество информации и быстро давать оценку ситуации.
Должностные обязанности сотрудника включают в себя множество функций, которые напрямую зависят от сферы деятельности предприятия. В качестве основных можно выделить:
Стоит отметить, что в каждой компании должностные обязанности менеджера по снабжению определяются согласно пожеланиям и предпочтениям руководства. Поэтому перечень может быть либо дополнен, либо существенно сокращен за счет делегирования некоторых функций другим сотрудникам.
Некоторые фирмы считают менеджера по снабжению исполнительным сотрудником, который четко выполняет поставленные перед ним задачи. В других применяется иной подход – ему предоставляется возможность оказывать влияние на стратегию закупок. Кто-то видит в этом возможность для реализации собственных идей и подходов, дальнейшего карьерного роста, а кто-то – страх ошибиться.
Однако, к основным преимуществам данной профессии относят:
Но существуют также нюансы, которые считаются отрицательной стороной профессии. А именно:
Для того, чтобы стать профессионалом в сфере менеджмента, необходимо обладать исключительными навыками плодотворного взаимодействия с поставщиками и способностями к достижению поставленных целей. Нужно уметь вести переговоры, а также договариваться о предоставлении скидок, рассрочек, возможностей возврата нереализованного товара.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера по закупкам.
1.2. Менеджер по закупкам принимается и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора по представлению категорийного менеджера.
1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно категорийному менеджеру.
1.4. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее высшее (специальное) образование или опыт закупочной деятельности (логистической деятельности).
1.5. Менеджер отдела закупок в своей деятельности руководствуется:
– действующим законодательством РФ;
– внутренними нормативными документами компании;
– Положением об отделе закупок;
– настоящей должностной инструкцией и прилагаемыми к ней документами.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
– организационно-распорядительные документы вышестоящих руководителей, касающиеся работы коммерческого отдела;
– рынок (условия, бренды, цены, логистические особенности и т. п.), конкурентов, конкурирующие товарные марки, ассортимент поставляемых товаров;
– стандарты и технические условия на закупаемую продукцию;
– порядок заключения и оформления договоров на поставку продукции;
– правила оформления отгрузочных документов и документов на оплату товара; – стандарты хранения, транспортировки и отгрузки продукции со склада;
– этику и порядок делового общения;
– порядок отчетности о проделанной работе;
– методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, персональных компьютеров;
– правила внутреннего трудового распорядка.
2. Функциональные обязанности
2.1. Организация работы с поставщиками:
– поиск новых и потенциальных поставщиков;
– ведение коммерческих переговоров с поставщиками в интересах компании;
– оперативное реагирование на информацию, поступающую от поставщиков, и доведение ее до сведения категорийного менеджера;
– мотивация поставщиков на работу с фирмой;
– создание баз данных поставщика и ведение досье поставщика;
– ведение балансов поставщиков, обеспечение наиболее благоприятных для компании финансовых условий, предоставляемых поставщиком;
– недопущение дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками.
2.2. Планирование и аналитическая работа:
– создание ежемесячных планов поставок на основе анализа складских запасов, оборачиваемости склада, прогнозов продаж;
– корректировка планов и заказов в связи с изменениями ситуации. Предоставление информации об этих изменениях во все заинтересованные структуры компании;
– анализ статистических данных закупок, определение наличия и потребности в материалах на текущий момент и на будущие периоды, оптимизация складских запасов;
– предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела и фирмы;
– составление прогнозов по поставкам продукции на склад.
2.3. Обеспечение бесперебойного снабжения компании товарами:
– организация поставок: заказы, сверка с подтверждениями заказов, контроль готовности товара и своевременности оплат,
предоставление необходимой документации и информации для транспортного и таможенного отделов;
– окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад;
– обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством;
– контроль, анализ и оптимизация складских запасов по вверенному товарному направлению, поддержка сбалансированного складского запаса по ассортименту вверенного товарного направления;
– обеспечение своевременного информирования всех заинтересованных структур компании о товаре, об изменениях в товарной и ценовой политике поставщиков;
– обеспечение бесперебойных информационных потоков по состоянию поставок и во всех обозначенных электронных базах компании;
– создание, пополнение и корректировка инструкций по приему, хранению и перемещению по складу товара;
– обеспечение компании действующими сертификатами по вверенному товарному направлению.
3. Ответственность
Менеджер по закупкам несет ответственность за следующее.
3.1. Неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ.
3.2. Обеспечение выполнения месячного плана закупок.
3.3. Проведение сделок и заключение договоров по закупкам продукции с организациями и частными лицами.
3.4. Выполнение приказов, распоряжений и поручений категорийного менеджера и генерального директора компании.
3.5. Небрежное заполнение источников информации.
3.6. Передача информации, рассматриваемой как коммерческая тайна, лицам, не имеющим непосредственного отношения к работе компании с данной информацией.
3.7. Получение персональных бонусов от поставщиков, не заявленных непосредственному руководству и/или руководству компании.
4. Полномочия
Менеджер отдела закупок имеет право на следующее.
4.1. Внесение предложений по вопросам определения коммерческой политики в отношении состава и изменения ассортимента, продвижения товаров и брендов, разработки политики взаимоотношений с поставщиками – по вверенным товарным направлениям.
4.2. Запрос и получение от других подразделений компании необходимой информации, в том числе финансово-аналитических отчетов о деятельности компании – по вверенным товарным направлениям.
4.3. Самостоятельное проведение переговоров и переписки с поставщиками с представлением интересов компании по вопросам, касающимся поставок, ввода на рынок новых товаров и товарных направлений, проведение различных мероприятий по продвижению товара, финансовых взаимоотношений.
4.4. Внесение предложений по оптимизации работы отдела закупок.
4.5. Личное посещение любых помещений компании, используемых непосредственно под склад и реализацию вверенного товарного направления.
4.6. Требование от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4.7. Установление взаимоотношений с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов по закупкам, входящих в компетенцию менеджера по закупкам.
5. Критерии эффективности работы
5.1. Оценка эффективности работы менеджера отдела закупок производится категорийным менеджером.
5.2. Эффективность деятельности оценивается по следующим критериям:
– выполнение планов по маржинальной прибыли;
– выполнение норматива по оборачиваемости;
– выполнение плана закупок;
– соблюдение нормативов товарного запаса;
– другие критерии, важные для работы компании (указать).
6. Условия работы
6.1. Режим работы менеджера по закупкам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в компании, и трудовым договором.
6.2. В связи с производственной необходимостью менеджер по закупкам может выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6.3. При отсутствии менеджера отдела закупок (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) его права и обязанности приказом категорийного менеджера возлагаются на другого сотрудника отдела.
С инструкцией ознакомлен:
___________________ ______________________
Каждой организации торговли необходим высокопрофессиональный менеджер по закупкам. По идее, никто, кроме такого работника, не знает, как находить лучших поставщиков, проводить переговоры, налаживать длительное сотрудничество, выстраивать идеальную стратегию закупок.
Менеджер по закупкам – работник, функциями которого являются обеспечение организации требуемыми товарами, анализ рынка, поиск и контроль поставщиков, решение таможенных и транспортных проблем.
Исходя из направления, в котором ведется бизнес, определяются обязанности менеджера по закупкам.
Мы подготовили статью, которая:
✩покажет, как программы слежения помогают защитить компанию от краж;
✩подскажет, чем на самом деле занимаются менеджеры в рабочее время;
✩объяснит, как организовать слежку за сотрудниками, чтобы не нарушить закон.
С помощью предложенных инструментов, Вы сможете контролировать менеджеров без снижения мотивации.
Когда род деятельности позволяет заранее просчитывать и определять с высокой точностью продажи всего перечня продукции, тогда роль менеджера будет сведена к предельно четкому исполнению плана закупок.
В случаях, когда имеется потребность в эксклюзивной закупке одежды, обуви, мебели, парфюмерии, ювелирных изделий и прочем, функция снабженца будет заключаться в поиске товара, в оптимальных объемах, которые будут реализованы в самые короткие сроки.
В среде менеджеров по закупкам имеются такие знатоки своего дела, которые обладают уникальными навыками эффективного сотрудничества с людьми и умением всегда добиваться поставленной цели. Плодами их работы будут лучшие поставщики, всегда готовые реализовать для вашей компании качественный продукт с минимальной стоимостью, а также предоставить рассрочку платежей и возможность вернуть нереализованный товар.
Основными задачами менеджера по закупкам становятся определение общей стратегии закупок, выявление баланса между закупаемым и реализуемым товаром, контроль того, чтобы продаваемый товар удовлетворял запросы покупателя и, как следствие, продавался быстро и на выгодных условиях.
На рынке вакансий накопилось огромное количество должностей для специалистов в области снабжения. Как правило, они имеют некоторые отличия в своих функциях, которые отражаются в самом названии вакансии. Так, например, существуют категорийный менеджер, менеджер товарного направления, продакт-менеджер, менеджер по закупкам, менеджер по снабжению. Зачастую название должности совсем не определяет обязанностей, которые в действительности необходимо будет выполнять. Это приводит к тому, что претенденты составляют резюме под определенную должность, а фактически в глазах работодателя квалификация работника значительно падает, а специалисты по подбору персонала затрачивают гораздо большее количество времени и трудовых ресурсов на поиски претендентов на должность.
В абсолютном большинстве случаев в производственных компаниях снабженец принимает непосредственное участие в процессе расчета нормативов производственных запасов, занимается поиском поставщиков, ведет переговорный процесс, держит под контролем доставку и хранение сырьевых продуктов, проводит работу по росту инвестирования в материально-техническую базу.
В крупных торговых компаниях работники отделов снабжения обладают масштабным функционалом: категорийные менеджеры, продакт-менеджеры, бренд-менеджеры. И помимо всех этапов процесса закупки в их зону ответственности входит ассортиментная политика компании, товарооборот и ценообразование.
Мнение эксперта
Сергей Макаренко,
генеральный директор ЗАО « Вюрт-Русь»
На мой взгляд, создание большого отдела закупок на старте работы не оправдано. Первый важный шаг – это поиск клиентов. На этой стадии приоритетом будет развитие продаж. Ввиду небольших объемов на этапе внедрения на рынок компании закупки можно осуществлять даже на не самых выгодных условиях. Гораздо важнее в это время изучить рынок. Специалист по закупкам здесь необходим для реализации технических функций.
В недавнем прошлом у нас открылась дочерняя организация. Ведение закупок было поручено генеральному директору. Позднее в штат приняли работника, которому вменили в обязанности работу с товаром от поиска поставщиков до хранения на складе. Фактически это был логист, главное, что он должен был делать – это налаживать выгодные схемы импортирования продукта. На следующем этапе развития компании, когда она перешла к динамичному росту, потребовался дополнительный профессионал, с новым видением работы подразделения. Хороший менеджер по закупкам – это специалист в области предпринимательства и коммерции, находящий предельно выгодные пути работы без страха риска.
В полной мере закупочный отдел начинает работать, когда фирма определилась и заняла свою нишу на рынке, уверенно закрепилась на своей позиции, сегментировала свои интересы, структурировала цепочку продаж. Залогом высокой конкурентоспособности является высокое качество товара, тщательно выверенный перечень продукции, грамотное ценообразование. Большинство этих задач решается работой отдела закупок. Грамотный снабженец умеет находить нужных поставщиков и товары высочайшего качества, достигать договоренности о выгодных ценах на сырье. Способности этого работника во многом будут определять перспективу организации в своей рыночной нише.
Последний период нашей деятельности обусловлен фазой развития, что потребовало замены закупщика-логиста на предприимчивого работника. В данный момент наш рост составляет от 40 до 50% в год. При работе предыдущего специалиста наш потолок не превышал 25%. Хочу отметить, что экономическая обстановка за это время не изменилась. Человек, про которого я говорю, первоначально был назначен на должность менеджера по продуктам. Со временем он освоил весь наш ассортимент, а это 3000 единиц в компании и 50 000 единиц общий объем нашего концерна. Мы нацелены на 15 000, а отдел закупок – это звено, которое отвечает за выполнение поставленной цели.
В резюме отмечу, что скорость принятия решений закупщиком определяет уровень продаж. Работники отдела продаж очень субъективны в своей работе. Оправдание низким продажам они найдут всегда. Поэтому сейчас продает закупщик.
К ключевым навыкам менеджера по закупкам относятся:
Это фундамент, на котором менеджер сможет построить свою работу в новой фирме и выполнять свои обязанности с высокой степенью качества.
Для хороших результатов в работе менеджеру по закупкам и снабжению требуется не только большой объем знаний, но и умение и постоянная готовность принимать на себя ответственность.
К должностным обязанностям менеджера по закупкам можно отнести:
Функции менеджеров по закупкам в разных компаниях разительно отличаются.
В более конкретном виде к функциям менеджера по закупкам относят :
Но это тоже открытый перечень функций. К обязанностям менеджера по закупкам можно отнести большее количество рабочих операций в зависимости от направления деятельности каждой организации.
В ресторанном бизнесе снабженец следит за исполнением сроков поставки продуктов, контролирует наполнение склада, ищет новых поставщиков с выгодными условиями работы и более низкими ценами, ведет документацию.
Работник, ответственный за закупку зерна, занимается мониторингом рынка, проводит аукционы и тендерные закупки. Кроме того, он должен на высоком уровне ориентироваться в специфике рынка по покупке и продаже зерна.
В этом направлении работы менеджер, помимо основных обязанностей, должен разбираться в реализуемой предприятием продукции ввиду ее специфичности. Без правильного представления о продаваемых товарах невозможно работать эффективно и результативно.
При работе в строительной отрасли важно уметь ориентироваться на рынке с целью поиска материалов высокого качества, при этом по выгодным для компании ценам. Оптимизация затрат – важнейший инструмент в этой отрасли.
Без коммуникативных навыков невозможно соответствовать требованиям агентства. Хорошим бонусом для претендента будет владение иностранными языками.
Помимо этого, в должностных инструкциях менеджера по закупкам всегда присутствуют обязанности по контролю . Это проведение постоянного диалога с поставщиками, контроль над оборотом закупаемого сырья, знание документооборота:
Одно из главных требований к любому менеджеру по закупкам, а в производственной сфере особенно, это хорошее знание рынка поставщиков. Он всегда должен быть в курсе актуальных событий, регулярно присутствовать на отраслевых выставках и других аналогичных мероприятиях. Знание своего продукта – это определяющий критерий в работе, так как именно снабженец обеспечивает компанию ассортиментом и влияет на качество продукции. Работа менеджера по закупкам зачастую непосредственно отражается на процессе изготовления конечного продукта. Поэтому следующим важнейшим знанием для закупщика будет знание технологии производства. Объем предстоящей работы соискатель может оценить, имея представление о масштабах бизнеса предприятия.
Когда компания не намерена рассматривать претендентов, приходящих с менее сложных рынков, необходимо в объявлении о вакансии установить границы для соискателей. Выставляя определенные критерии, работодатель оптимизирует процесс поиска кандидата. Еще важно в объявлении конкретизировать характер деятельности, например производство, а еще отрасль, масштабы деятельности, даже если не раскрывается наименование компании.
Требования, предъявляемые к кандидатам
На первом этапе отбора претендентов установление возрастных рамок позволит отсеять слишком молодых и не опытных соискателей, а также возрастную категорию, имеющую, как правило, более низкую мотивацию. Но это близкий к идеальному вариант. В действительности специфика отрасли уже очень сильно ограничивает круг поиска претендентов. Не следует сильно ограничивать предельный возраст, так как в этой категории большее количество опытных претендентов. Ведь данная работа не требует большого количества поездок, командировок, зато необходимы коммуникативные навыки, опыт ведения переговорного процесса, а профессионализм в этой работе приходит с возрастом.
Возрастной ограничитель поможет, если в обязанности менеджера входит продвижение и продажи. Выполнение этой работы предполагает командировки, активное участие в разного рода выставках, презентациях, семинарах. Такие условия характерны для малого и среднего бизнеса, когда работа не предполагает узкой специализации. Претендентам старше 50 лет подобная нагрузка не всегда подходит.
Каждому работодателю присуще свое субъективное представление о том, что на определенных должностях должны трудиться мужчины, а на других – женщины. Зачастую такие выводы обусловлены личным удачным/неудачным опытом. Но все же стоит объективно разделить личностные и гендерные особенности людей. Если замена специалиста потребовалась ввиду того, что женщина-менеджер была неэффективна в переговорном процессе или неверно выбрала закупочную стратегию, это не означает, что отныне нужно выбирать на должность только мужчину. При отборе больший акцент необходимо ставить на мотивацию, целеустремленность, умение убеждать. Но если рынок действительно специфичен, применение гендерных фильтров будет оправдано. Например, в строительстве объективно лучше работать мужчине, а в косметологии – женщине.
Опыт, безусловно, важнейший критерий отбора, он, как известно, лишним не бывает. Но его также важно правильно применить. Надо помнить, что чем выше опыт, тем выше оплата труда. Поэтому высокие требования к стажу для рядового специалиста в большом закупочном отделе не оправданы. На освоение основных функций работнику потребуется от 6 месяцев до одного года. За это время можно освоиться в своем рыночном сегменте, детально изучить свой товар, познакомиться со всеми поставщиками. Поэтому устанавливать требование о трехлетнем стаже бессмысленно. Несомненно, в стремительно развивающихся отраслях профессионализм приобретается с опытом, и чем дольше человек работает, тем большим профессионалом он становится. Логично, что с ростом профессионализма, необходимо увеличивать заработную плату. Без мотивации прогресс не возможен. Поэтому при выборе претендента на руководящую должность требования к соискателю должны повышаться, так как здесь уже необходим управленческий опыт.
Установление требования к образованию, например наличие высшего технического образования, оправдано, когда компания занимается как продажами, так и производством собственного продукта, и специалисту-закупщику надо участвовать в производственных процессах, в которых он должен разбираться. Поэтому минимальное требование – иметь техническое образование, пройти курсы менеджера по закупкам, в идеале знать конкретное производство – без этого претендент просто не справится со своими задачами.
Сфера закупок отличительна тем, что характеризуется многозадачностью и требует широкого видения. Поэтому менеджеру по закупкам компании необходимо обладать такими навыками, как внимательность, аналитический ум, умение выстраивать стратегии, работать с большим объемом информации, исполнять работу в срок. Менеджер должен быть предельно организован, всегда соблюдать сроки поставок, только тогда он может рассчитывать на рост заработной платы и продвижение по карьерной лестнице. Закупки – это одна из самых больших статей расходов для организации. Компании ценят своих закупщиков за умение экономить, совершать выгодные сделки и, как следствие, увеличивать прибыль компании.
Естественно, менеджер отдела закупок должен быть отличным коммуникатором, легко находить подход и контактировать с людьми, уметь вызывать доверие к себе, быть убедительным. В этой сфере как рыбы в воде будут чувствовать себя молодые, амбициозные и энергичные сотрудники.
Соискателю для этой работы необходимы базовые знания о материалах и сырьевых продуктах, об условиях их транспортировки и хранения. Современная действительность также диктует требования к хорошему владению компьютером и базовыми программами, необходимыми для работы.
Регламент закупки – это первое и главное, что должен знать и безукоризненно исполнять менеджер по закупкам. Как правило, этот процесс состоит из следующих этапов:
Уровень зарплаты менеджера по закупкам зависит от объема охвата рынка компанией, опыта и профессионализма работника, уровня ответственности. Высокооплачиваемые специалисты обладают навыками ведения переговоров с разными поставщиками и на разных уровнях, в том числе на иностранных языках. Специалисты этой категории способны запоминать и анализировать серьезные объемы информации. Средний размер оплаты труда менеджеров по закупкам колеблется от 25 000 до 100 000 рублей.
Средняя заработная плата менеджера по закупкам :
Уровень заработной платы очень сильно разнится в зависимости от региональной расположенности, так в Москве средняя зарплата составляет 60 000 руб., в Санкт-Петербурге - 50 000 руб., в Волгограде - 32 000 руб., в Воронеже - 33 000 руб., в Екатеринбурге - 41 000 руб., в Казани - 33 000 руб., в Красноярске - 37 000 руб., в Нижнем Новгороде - 35 000 руб., в Новосибирске -38 000 руб., в Омске - 32 000 руб., в Перми - 35 000 руб., в Ростове-на-Дону - 35 000 руб., в Самаре -36 000 руб., в Уфе - 33 000 руб., в Челябинске - 35 000 руб.
Диапазон I
Для начала работы в данном направлении необходимо высшее образование, владение программой «1С», знание методик и принципов управления товарными запасами. Претенденты на должность менеджера по закупкам в Москве без опыта работы могут рассчитывать на заработную плату от 35 000 рублей, в Санкт-Петербурге – от 29 000 рублей.
Диапазон II
С годовым стажем работы соискателям в Москве предлагают 40 000 - 55 000 руб., в Санкт-Петербурге -33 000 - 45 000 руб. Но при этом специалисту необходимо знать правила оформления документов, иметь опыт ведения переговоров, навыки взаимодействия с транспортными компаниями. Желательно, чтобы менеджер по закупкам имел опыт работы с группами товаров по профилю компании-работодателя. Дополнительным плюсом также послужит знание английского языка, что также повышает ценность работника для работодателя.
Диапазон III
Специалисты с двухлетним стажем работы могут рассчитывать на более высокий уровень оплаты. Предполагается, что специалисты этой категории успеют наработать опыт с несколькими поставщиками одновременно. Кроме того, должен быть опыт работы с таможенными органами. В этом диапазоне заработная плата в Москве может достигать 70 000 рублей, а в Санкт-Петербурге - 57 000 рублей.
Диапазон IV
Специалисты с самой высокой квалификацией должны находить и налаживать выгодные взаимоотношения с новыми иностранными поставщиками, обладать навыками работы с большими товаропотоками. В некоторых компаниях требуется знание международных правил торговли «Инкотермс». Уровень заработной платы в этой категории в Москве достигает 130 000 рублей, в Санкт-Петербурге доходит до 110 000 рублей.
|
Регион |
Диапазон I |
Диапазон II |
Диапазон III |
Диапазон IV |
Медиана |
|
(без опыта работы менеджером по закупкам) |
(с опытом работы от 1-гогода) |
(с опытом работы от 2-хлет) |
(с опытом работы от 3-хлет) |
(средняя заработная плата) |
|
|
70 000 - 130 000 |
|||||
|
Санкт-Петербург |
57 000 - 110 000 |
||||
|
Волгоград |
|||||
|
Екатеринбург |
|||||
|
Красноярск |
|||||
|
Нижний Новгород |
|||||
|
Новосибирск |
|||||
|
Ростов-на-Дону |
|||||
|
Челябинск |
Мнение эксперта
Сергей Макаренко,
генеральный директор компании «Вюрт-Русь», Москва
Главный критерий для премирования зависит от выполнения плана продаж. Помимо этого, можно использовать дополнительные коэффициенты. В нашем случае «коэффициент сервиса». Он определяет, какой процент заказов был выполнен сразу. Наш уровень не менее 96-97%. В перспективе после полноценного развития отдела могу предоставить работникам годовую премию от прибыли, рассчитанной до налогообложения. Привязка всех параметров работы подразделения к заработной плате, на мой взгляд, неправильное решение. В этом случае заработная плата становится непрозрачной. Решение сотрудником многофакторной задачи невозможно с одновременным просчетом бонусов.
Мнение эксперта
Олег Рубцов,
начальник отдела закупок ТД «Кристалл-Лефортово», Москва
Нашим работникам закупочного отдела установлен определенный оклад. Вижу смысл выплачивать бонусные премии по итогам выполнения очень сложных контрактов. При этом оплату труда сотрудников нельзя ставить в зависимость от количества закупаемых товаров. При выявлении существенного переизбытка товара от одного из поставщиков, явных причин которому нет, стоит подумать, имеется ли личная заинтересованность закупщика, ответственного за этот блок.
Выбор кандидатов предпочтительно проводить по двум ступеням. На первой - кадровые специалисты должны провести собеседование с менеджером по закупкам и тестирование с целью определить личностные характеристики, соответствие корпоративным правилам. Вторым шагом проводится собеседование с руководителем отдела, который выявляет степень профессионализма, квалификации и деловые навыки.
Традиционно на собеседовании соискатели решают несколько задач, которые подбираются для каждой должности, учитывая функции и задачи, предусмотренные инструкцией менеджера по закупкам.
Несколько методик составления практических заданий
Кандидатам на занятие должности более широкого профиля, обязанности которой предусматривают еще и планирование поставок, добавляют дополнительные кейсы. Работникам отдела закупок вменяется в обязанности не только заключение договоров, согласование цены, порядка оплаты, сроков и условий поставок, но и организация полной логистической цепи. Исходя из этих условий составляется кейс.
Так, менеджеры по закупкам в логистике любой компании могут вспомнить неожиданно возникавшие проблемы с транспортом, требующие принятия срочных решений.
Вводные данные в кейсе приблизительно такие: возник недостаток материалов, требуемых для непрерывной работы производства ввиду внезапной задержки железнодорожного транспорта.
Товар транспортируется в полувагонах насыпью. Причины простоя железнодорожного состава не установлены, задержка уже составляет 5 дней, срок поставки сдвинут на неопределенный срок. Складские запасы закончатся через пару дней. Железная дорога не дает конкретной информации, вероятно, просрочка составит еще 4 дня.
Вопрос: определите возможные варианты решения проблемы.
Соискателю предоставляется время обдумать вопрос, после чего он выдвигает свои предложения.
Из предложенных способов решения задачи складывается представление о поведении сотрудника в реальных условиях. От предложенных вариантов, времени на обдумывание, способности ориентироваться в заданном вопросе зависит результат собеседования.
В предложенном кандидатом решении сразу обнаружится его знание основ логистики и имеющийся реальный опыт. В условиях задачи оговаривается перевозка сыпучих грузов, следовательно, у претендента должен возникнуть вопрос, какой автотранспорт выбрать, как и где его найти и пр.
Посредством вопросов менеджеру по закупкам выявляется способность претендента определять последствия принятых решений для предприятия, выявляется понимание основных бизнес-процессов.
Показательным будет пример с заключением договора на поставку материалов или оказание услуг. Кандидат должен обозначить критерии, которые он возьмет в расчет, выбирая поставщика, также необходимо расставить приоритеты. Из полученных ответов сложится понимание о принципах работы потенциального работника.
Примером может послужить ситуация с выбором различных условий платежа. В качестве вариантов берем условие оплаты со скидкой или без нее, но предлагаем отсрочку платежа от одного до двух месяцев. Кандидат должен рассказать, какие платежи ему известны, какой из предложенных вариантов он выберет и почему. Его решение достаточно ясно покажет наличие реального опыта в заключении договоров и контрактов, практики ведения переговоров, осознания значимости этих моментов для предприятия.
Для кандидатов на должность менеджера по закупкам, в чьи обязанности будет входить планирование поставок сырья, дается кейс, взятый из реального опыта, с которым соискатель может столкнуться в своей практике. Ему выдаются такие данные :
Руководствуясь предложенными данными, кандидат должен :
Решение этой задачи показывает наличие у претендента знаний по вычислению. Некоторые тестируемые соискатели предлагают такие решения, из которых понятно, что человек не владеет даже основами математики. Логисту в своей работе и планировании процессов понимание основ логики и знания математики критически важны.
Решением задачи также выявляются опыт работы с разными видами транспорта (железнодорожный, автомобильный, контейнерный), понимание специфики перевозок, единовременной поставки. Бывает, что претенденты предлагают поставку целым железнодорожным составом или автоколонной, не понимая очевидных отрицательных последствий. Компания будет оплачивать простой транспорта при разгрузке, если не получится выполнить ее единовременно.
Претендентам на должность специалистов по импорту, работающим с закупками, а также доставкой и таможенным оформлением, в своей работе не раз придется столкнуться с разного рода проблемами, варианты которых даются кандидатам с предложениями предоставить свое видение решения.
Затруднения вызывает кейс с расчетом претензий к поставщику. В международных поставках затраты на логистику значительно выше внутренних. Специалист, самостоятельно организующий транспортировку и таможенное оформление, знает, как складываются затраты. К непосредственной стоимости могут добавиться транспортные расходы, таможенные пошлины, затраты на хранение и прочее. Менеджер по закупке товара должен предусмотреть эти расходы. Эти знания открываются при решении задания «расчет претензии». Исходные данные будут такими: стоимость в инвойсе, объем отбракованного по какой-либо причине товара, размер дополнительных затрат.
Даем два варианта расчетов:
Тест-кейсы подходят не для всех областей работы. Когда решаются вопросы работы с транспортом и ведением закупок, реальное владение ситуацией и ориентирование в этой области проверяется тестированием соискателя непосредственно на рабочем месте.
Как правило, на этот этап выходят два-три кандидата, показавшие хорошие результаты на предварительном этапе. Кандидат знакомится с работой отдела, пробует работать, в процессе задает вопросы коллегам и руководителю. После этого претендент выходит еще раз на разговор с руководителем, отвечает на вопросы и задает свои. В результате такого внедрения в рабочий процесс у руководителя складывается понимание об опыте, знаниях и реальной заинтересованности кандидата в этой работе.
Обязательным для претендента является уверенное пользование компьютером, знание программ, Excel в особенности. В резюме все указывают, что являются уверенными пользователями компьютера, на должном уровне владеют разными программами. Но зачастую это неправдивая информация.
Для проверки этой информации кандидатов тестируют, проверяя выполнение заданий в разных программах. Простые тесты определяют уровень знаний кандидата и показывают, насколько профессионально и быстро будет выполняться работа в будущем.
Проводя собеседование с использованием тест-кейсов, выявляются деловые качества, определяется уровень профессионализма, которые невозможно объективно оценить на основе одного только резюме. Вопросы, возникающие у кандидата в процессе тестирования, позволяют сделать объективные выводы о соответствии должности, на которую он претендует.
Работодателю всегда важно выбрать лучшего на практике кандидата, а не человека с формальным опытом и красиво написанным резюме. Выгодный для работодателя претендент должен обладать реальными навыками, опытом и хорошими знаниями, стремиться приносить пользу в процессе своей деятельности.
Компания «Вюрт-Русь» - дочернее предприятие немецкого концерна Wurth - была основана в 1993 году. Занимается продажами большого ассортимента стандартных крепежей и монтажных элементов, химическую продукцию, расходные материалы, электрический, пневматический и ручной инструмент. Кроме этого реализует системы складирования. Подразделения компании имеются в Воронеже, Казани, Краснодаре, Набережных Челнах, Нижнем Новгороде, Ростове-на-Дону, Самаре, Саратове, Сочи, Тольятти и Ярославле.
Олег Рубцов работал в области закупок в компаниях «Русский сувенир-2000», ТД «Холдинг-Центр», Global USA. В ТД «Кристалл-Лефортово» работает с 2001 года. Торговый дом «Кристалл-Лефортово» основан в 1999 году как эксклюзивный дистрибьютор ОАО «Московский завод «Кристалл». Штат предприятия насчитывает более 500 сотрудников. Годовой оборот более 500 млн долл. США, объем продаж за период работы вырос до 85 млн в год. Объем прямых продаж (в розничные магазины и сети без посредников) - 65 млн бутылок в год.
Должностная инструкция менеджера (специалиста) по закупкам содержит требования со стороны работодателя к квалификации сотрудника, определяет правила назначения, освобождения его от должности, порядок подчинения. В документе прописаны функциональные обязанности, права работника, его ответственность.
1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом директора организации по представлению начальника отдела закупок.
2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.
3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела закупок.
4. Во время отсутствия менеджера по закупкам функциональные обязанности, ответственность, права, переходят к иному должностному лицу, о чем фиксируется в приказе по организации.
5. Менеджер по закупкам должен знать:
6. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
1. Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.
2. Реализует плановые показатели по обороту установленных групп товаров.
3. Осуществляет поиск поставщиков, изучает новые предложения от них, разрабатывает и обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.
4. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.
5. Размещает заказы у поставщиков.
6. Осуществляет документальное оформление сделок.
7. Отслеживает этапы выполнения заказов.
8. Осуществляет контроль исполнения обязательств сторон.
9. Принимает участие в приеме товаров и оформлении соответствующих документов.
10. Отслеживает оборот товара в организации, совместно с другими отделами.
12. Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.
13. Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.
14. Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.
15. Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.
16. Составляет и обосновывает планы закупок товаров.
17. Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.
Менеджер по закупкам имеет право:
1. Самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции.
2. Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.
3. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
4. Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.
5. Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.
6. Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.
Менеджер по закупкам несет ответственность за:
1. Результаты принимаемых решений и собственных действий.
2. Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.
3. Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
4. Умышленное предоставление недостоверной информации.
5. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
6. Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.
7. Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
8. Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.
