Корпоративная карта Сбербанка используется для хранения средств компании, но выпускается на имя сотрудника, который имеет право использовать эти деньги на нужды компании. Такие средства выделяются под отчет, поэтому необходимо предоставлять в бухгалтерию документы, подтверждающие использование финансов по назначению.
Основное назначение такой карты – облегчить процесс расходования средств и упростить контроль за этими расходами.
С технической стороны это обычная дебетовая карточка , однако есть вариант открытия кредитного счета для предприятия, который также будет выполнять функции корпоративного.
Такой инструмент хранения и управления средствами предприятия актуален для лиц, отправляющихся в командировки, где может возникнуть необходимость в плановых или непредвиденных расходах.
Возможен выпуск одного из четырех видов «пластика»:
В последнем случае сотрудник может обналичивать любые суммы. Первые два варианта считаются наиболее распространенными и выпускаются для всех организаций, которые имеют собственный лицевой счет. При необходимости счет можно пополнять валютой и использовать «пластик» в других странах для безналичного расчета.
Стандартный срок действия – три года. В зависимости от установленных организацией лимитов можно тратить либо неограниченные суммы, либо использовать определенный бюджет. При этом для варианта корпоративной карты Сбербанка «Бюджетный» действуют определенные лимиты по снятию и выдаче наличных средств.
Планируете взять кредит? Тогда вам интересно будет узнать о разнице между аннуитетными и дифференцированными платежами по кредиту – !
При использовании таких карт руководству организации нет необходимости выдавать наличные командированным сотрудникам. Особенно это актуально в случаях, когда невозможно сразу определить, сколько денег понадобится на представительские и хозяйственные расходы или при выезде человека за границу.
Кроме того, можно отметить следующие преимущества:
Все операции, связанные с денежными средствами, проводятся в защищенном режиме с использованием технологий MasterCard SecureCode и Verified by Visa, что гарантирует дополнительную защиту от злоумышленников при проведении безналичных расчетов и проведении операций в интернете.
1. Перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником организации по корпоративной карте, принадлежащей организации
Использование корпоративных карт в осуществлении хозяйственной деятельности любой организации очень удобно и с каждым годом увеличивается количество организаций, применяющих их в своей деятельности.
Для того чтобы использовать корпоративную банковскую карту в организации, целесообразно издать положение об использовании такого банковского продукта, которое установит перечень должностей сотрудников, имеющих право использовать данную карту, лимиты расчетов по данной карте, а также перечень расходов, которые каждый сотрудник может осуществлять с использованием данной карты, ответственность за ее утерю и иные необходимые для осуществления контроля операции.
Для исключения возможных споров с сотрудниками, необходимо в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ ознакомить под роспись всех сотрудников, имеющих право использовать эту карту.
Для учета движения корпоративных карт необходимо разработать и утвердить формы первичных документов, на основании которых будет осуществляться учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон N 402-ФЗ).
В учетной политике целесообразно прописать способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008), а также методологию учета, о чем будет сказано в настоящей статье
Перечень расходов, которые могут быть включены в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую базу, определяется по общим правилам согласно положениям ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).
Для бухгалтерского учета операций с корпоративными банковскими картами применяются счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках». Списание денежных средств с банковской карты отражается проводкой по кредиту счета 51 «Расчетный счет» или 55 «Прочие счета в банках» в корреспонденции с дебетом счетов учета расчетов или расходов в зависимости от отражаемого в бухгалтерском учете события хозяйственной жизни.
Перечень операций, которые могут быть совершены физическим лицом по банковской карте установлены в Положении об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (утв. Банком России 24.12.2004 N 266- П) (ред. от 10.08.2012) (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) (далее по тексту Положение N 266-П).
Согласно п. 2.3 указанного Положения клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:
Клиент - физическое лицо может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.
Клиент - физическое лицо, являющийся резидентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет предоставляемого кредита в валюте Российской Федерации без использования банковского счета.
Использование предоплаченной карты клиентом — физическим лицом осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона РФ N 161-ФЗ от 27.06.2011 N 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (далее - Федеральный закон РФ N 161-ФЗ) за счет остатка электронных денежных средств в валюте Российской Федерации и (или) в иностранной валюте.
Клиент - физическое лицо, являющийся нерезидентом, может осуществлять с использованием кредитных карт указанные в настоящем пункте операции за счет предоставляемого кредита в валюте Российской Федерации, иностранной валюте без использования банковского счета.
Согласно п. 2.4 указанного Положения N 266-П клиенты — физические лица с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета, валюты предоставленного кредита, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета, кредитном договоре. Клиенты - физические лица с использованием предоплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денежных средств. При совершении указанных в настоящем пункте операций валюта, полученная кредитной организацией — эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - физического лица.
Согласно п. 2.5 Положения N 266-П клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции:
Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.
Кредитная организация - эмитент обязана определить максимальную сумму наличных денежных средств в валюте Российской Федерации, которая может выдаваться клиенту - юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одного операционного дня для целей, указанных в настоящем пункте. Кредитной организации - эмитенту рекомендуется установить для клиента - юридического лица, индивидуального предпринимателя возможность получения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для целей, указанных в настоящем пункте, в сумме, не превышающей 100 000 рублей в течение одного операционного дня.
Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием предоплаченных карт перевод электронных денежных средств, возврат остатка электронных денежных средств в соответствии с требованиями Федерального закона N 161-ФЗ.
Согласно п. 2.6 указанного Положения клиенты - юридические лица, индивидуальные предприниматели с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица, индивидуального предпринимателя, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета. При совершении указанных в настоящем пункте операций валюта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридического лица, индивидуального предпринимателя. Клиенты - юридические лица, индивидуальные предприниматели с использованием предоплаченных карт могут осуществлять переводы электронных денежных средств в валюте, отличной от валюты остатка электронных денежных средств.
Согласно п. 2.7 Положения N 266-П в случае отсутствия или недостаточности денежных средств на банковском счете при совершении клиентом операций с использованием расчетной (дебетовой) карты клиенту в пределах лимита, предусмотренного в договоре банковского счета, может быть предоставлен овердрафт для осуществления данной расчетной операции при наличии соответствующего условия в договоре банковского счета.
Согласно п. 2.8 Положения N 266-П кредитные организации при осуществлении эмиссии расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут предусматривать в договоре банковского счета, кредитном договоре условие об осуществлении клиентом операций с использованием данных карт, сумма которых превышает:
Расчеты по указанным операциям могут осуществляться путем предоставления клиенту кредита в порядке и на условиях, предусмотренных договором банковского счета или кредитным договором с учетом норм настоящего Положения.
При отсутствии в договоре банковского счета, а в кредитном договоре - условия предоставления клиенту кредита по указанным операциям погашение клиентом возникшей задолженности осуществляется в соответствии с законодательством РФ.
В соответствии с пп. б п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ) валюта РФ - средства на банковских счетах. Иностранная валюта - денежные знаки в виде банкнот, казначейских билетов, монеты, находящиеся в обращении и являющиеся законным средством наличного платежа на территории соответствующего иностранного государства (группы иностранных государств) - пп. а п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ.
Иностранная валюта является разновидностью валютных ценностей (п. 5) ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).
Отчуждение резидентом в пользу нерезидента валютных ценностей, валюты РФ на законных основаниях, а также использование валютных ценностей, валюты РФ в качестве средства платежа является валютной операцией (пп. б п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).
Исходя из этого, оплата корпоративной картой в иностранной валюте является валютной операцией, следовательно, для отражения в бухгалтерском учете данной операции необходимо применять ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее по тексту ПБУ 3/2006).
ПБУ 3/2006 устанавливает особенности формирования в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности информации об активах и обязательствах, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в том числе подлежащих оплате в рублях, организациями, являющимися юридическими лицами по законодательству РФ (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений) - п. 1 ПБУ 3/2006.
Перечень возможных операций по карте предлагаем в таблице N 1.
Таблица N 1. Перечень возможных операций по карте.
2. Оплата командировочных расходов работниками организации в иностранной валюте на территории России и за ее пределами по рублевым корпоративным картам. Особенности учета
Как говорилось выше, допускается оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами РФ по корпоративной карте, эмитированной как в валюте РФ, так и в иностранной валюте (п. 2.5 Положения N 266-П).
Исходя из норм п. 5.2 Инструкции ЦБ РФ от 04.06.2012 N 138-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением» (далее - Инструкция N 138-И), при осуществлении резидентом валютной операции по сделке (контракту, кредитному договору), сумма обязательств по которому не превышает в эквиваленте 50 тысяч долларов США, связанной со списанием валюты РФ с расчетного счета резидента в валюте РФ, паспорт сделки не составляется.
Пунктом 3.1 Инструкции N 138-И установлено, что резидент при осуществлении валютной операции, связанной со списанием валюты РФ со своего расчетного счета в валюте РФ, открытого в уполномоченном банке, представляет в уполномоченный банк одновременно следующие документы: распоряжение о переводе денежных средств, предусмотренное нормативным актом Банка России, регулирующим правила осуществления перевода денежных средств (далее - расчетный документ по валютной операции); документы, связанные с проведением валютной операции, указанной в расчетном документе по валютной операции.
В то же время п. 3.3 Инструкции N 138-И расчетный документ по валютной операции не составляется и не представляется резидентом в уполномоченный банк при осуществлении резидентом валютных операций с использованием банковских карт.
Исходя из вышеизложенного, резидент при осуществлении валютных операций в валюте РФ с использованием банковских карт представляет в уполномоченный банк документы, связанные с проведением валютной операции без составления и представления расчетного документа по валютной операции. При этом срок представления в банк документов, связанных с проведением валютных операций с использованием банковских карт Инструкцией N 138-И напрямую не предусмотрен. По нашему мнению, такой срок следует согласовать с уполномоченным банком до начала осуществления валютных операций. Также рекомендуем согласовать перечень представляемых в банк документов (например, счетов, актов, подтверждающих произведенные работниками расходы).
В случае если оплата с рублевой корпоративной карты происходит на территории РФ, особенности ведения бухгалтерского и налогового учета отсутствуют.
Для правильного же отражения в налоговом и бухгалтерском учете операций по оплате с рублевой корпоративной карты за территорией РФ любых расходов необходимо ответить на несколько вопросов.
По нашему мнению, право собственности на валютные ценности переходит на организацию в момент получения валюты его сотрудником из банкомата с рублевой корпоративной карты (или в момент осуществления им валютного платежа с рублевой корпоративной карты).
Сначала право собственности на валюту переходит на организацию, а потом организация выдает валюту в подотчет своему сотруднику.
Это вывод обоснован следующим.
Согласно ст. 30 Федерального закона от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банковской деятельности» отношения между кредитными организациями и их клиентами осуществляются на основе договоров.
Согласно п. 1 ст. 845 Гражданского кодекса Российской Федерации по договору банковского счета банк обязуется принимать и зачислять поступающие на счет, открытый клиенту (владельцу счета), денежные средства, выполнять распоряжения клиента о перечислении и выдаче соответствующих сумм со счета и проведении других операций по счету.
Договор об использовании банковского счета заключен именно с юридическим лицом, поэтому все отношения по поводу договора (снятие денег со счета, конвертация денежных средств и т. п.) имеют место именно между банком и юридическим лицом. Корпоративная карта привязана к счету и фактически является только средством платежа.
Согласно положениям ст. 140 Гражданского кодекса РФ рубль является законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации.
При этом валютные ценности - иностранная валюта и внешние ценные бумаги имеют иной правовой режим (в частности, не являются платежным средством на территории России за некоторым исключением) согласно положениям статей Федерального закона от 10.12.2003 N 173- ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Таким образом, рубли и валюта - это разные объекты гражданских прав, в том числе имеющие разную стоимостную оценку в разные периоды времени. При этом указанная разница также должна быть отражена в бухгалтерском и налоговом учете.
В п. 2.6 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 N 266-П (Зарегистрировано в Минюсте России 25.03.2005 N 6431) установлено, что клиенты - юридические лица с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета юридического лица в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета. При совершении указанных операций валюта, полученная кредитной организацией - эмитентом в результате конверсионной операции, перечисляется по назначению без зачисления на счет клиента - юридического лица.
Однако это не означает, что хозяйственной операции по конвертации валюты осуществлено не было. Согласно положениям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. И должен быть отражен в бухгалтерском учете.
Следует отметить, что при использовании рублевых корпоративных карт организации необходимо учитывать, что коммерческий курс обслуживающего банка, применяемый при конвертации валюты, как правило, значительно отличается от официального курса ЦБ РФ, что будет являться дополнительным расходом организации. Организация вправе учесть такие затраты как внереализационные расходы при исчислении налога на прибыль на основании пп. 6 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ.
Также за выполнение конверсионных операций по поручению клиента банк может удержать вознаграждение, если такое условие оговорено в договоре банковского счета, которым предусмотрены расчеты с использованием дебетовой (расчетной) карты. Этот момент также важен при определении того, в счет организации или третьего лица (работника) осуществляться конвертация.
Бухгалтерский учет. Основные принципы и особенности
Бухгалтерский учет операций с корпоративными банковскими картами зависит от счета, к которому такая карта «привязана». Если карта «привязана» к одному из расчетных счетов компании, то расчеты, проведенные с ее использованием, отражаются на счете 51 «Расчетный счет». Если для расчетов открыт отдельный счет, то такой счет в бухгалтерском учете является счетом 55 «Прочие счета в банке».
Все списания денежных средств с корпоративной банковской карты, произведенные уполномоченными лицами компании (получение наличных и безналичные расчеты), отражаются проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчетный счет» (55 «Прочие счета в банках»), в случае, если происходит списание рублей.
В случае если сотрудник получил с карты иностранную валюту, то с учетом вышесказанного относительно одномоментного перехода права собственности на валютные ценности сначала к организации, а потом от организации к подотчетному лицу, данный факт хозяйственной жизни необходимо отразить в учете. В связи с отсутствием в российских стандартах бухгалтерского учета (РСБУ) методологии учета данной операции, применяемый метод необходимо в учетной политике закрепить. По нашему мнению, для отражения покупки валюты, можно использовать транзитный счет, например счет 57 с определенной идентификацией (Д57 К55) и отражением суммы в валюте за подотчетным лицом по курсу ЦБ РФ и отражением в расходах разницы в курсах покупки и конвертации (Д71, 91.2 К57). Основанием для данной операции должен быть документ из банка, подтверждающий проведение данной операции.
Далее со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» средства списываются на счета учета расчетов (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»), или счета учета расходов (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства и хозяйства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») в зависимости от существа события хозяйственной жизни и первичных документов.
Учитывая, что первичные документы могут быть составлены на иностранном языке, то необходимо сделать построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», ст. 68 Конституции РФ), который может быть осуществлен как профессиональным переводчиком, так и сотрудником организации, владеющим иностранным языком (письмо Минфина РФ от 20.04.12 N 03-03-06/1/202)
Обращаем внимание на следующие особенности. Как говорилось выше, данная операция относится к валютной, соответственно организации необходимо применять ПБУ 3/2006.
В соответствии с п. 4, 5 и 6 ПБУ 3/2006 в бухгалтерском учете аванс, выданный в валюте, отличной от валюты РФ, учитывается в рублях по официальному курсу ЦБ РФ, установленному на дату выдачи денег из кассы. На основании п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006 пересчет валютной задолженности в рубли на конец отчетного периода или на дату утверждения авансового отчета не производится. То есть расходы подотчетного лица отражаются в учете по курсу ЦБ РФ на дату выдачи.
Однако есть исключения. В случае если выявлен перерасход аванса или аванс израсходован не полностью, то к данным суммам будет применяться курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.
Остаток подотчетных сумм сотрудник должен сдать в кассу организации в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы (п. 26 Постановление от 13 октября 2008 года N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»). Неизрасходованную валюту следует оприходовать в кассу с пересчетом в рубли по курсу на день возврата работником денег (п. 20 ПБУ 3/2006 и п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Налоговый учет. Основные принципы и особенности
Положительной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разница, возникающая при дооценке имущества в виде валютных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при уценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (п. 11 ст. 250 НК РФ).
Отрицательной курсовой разницей в целях налогового учета по налогу на прибыль признается курсовая разница, возникающая при уценке имущества в виде валютных ценностей и требований, стоимость которых выражена в иностранной валюте, или при дооценке обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте (пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
При этом указанными нормами НК РФ из состава внереализационных доходов и расходов исключены курсовые разницы, возникающие от переоценки выданных авансов.
Датой осуществления командировочных расходов в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ признается дата утверждения авансового отчета.
До момента, определенного пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, предприятие должно иметь выписку с рублевого счета и данные банка о конвертации валюты. На основании документов из банка, подтверждающих проведение конвертации, разница между курсом ЦБ и курсом конвертации валюты в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ и п. 2 ст. 250 НК РФ отражается в расходах в НУ.
Для примера бухгалтерского и налогового учета корпоративной карты приводим таблицу с уловными цифрами.
Таблица N 2. Бухгалтерский и налоговый учет на условных цифрах и условных примерах
Корпоративную карту. Расскажем о нюансах таких расчетов.
Корпоративная карта - это карта, держателем которой является сотрудник компании, на выпуск такой карты. Банки могут выпускать дебетовые и корпоративные карты (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного 24 декабря 2004 г. № 266-П).
Держатель дебетовой (расчетной) карты может совершать операции в пределах банком суммы Данные расчеты совершаются за счет денег компании, находящихся на ее счете. С использованием кредитной карты держатель может совершать операции за счет денег, предоставленных банком в установленном лимите в соответствии с условиями кредитного договора.
И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника туристической компании. Неименные выпускаются на компанию. Такой картой может пользоваться любое из подотчетных лиц.
Как показывает практика, турфирмы в основном используют дебетовые карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.
Чтобы оформить корпоративную карту, турфирма должна заключить договор с банком. К нему необходимо приложить:
Корпоративная банковская карта выдается непосредственно держателю, указанному туристической компанией в заявлении о выдаче банковской карты, или компании, действующему на основании доверенности.
Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, турфирме необходимо разработать положение о порядке их использования (ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). В нем рекомендуем установить:
Кроме того, необходимо утвердить список должностей лиц, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ). Сотрудники, должности которых перечислены в списке, должны быть ознакомлены с положением под подпись (ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Чтобы исключить случаи утери корпоративных карт, а также нецелевое использование или хищение денежных средств, необходимо организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для этого целесообразно разработать регистр, в котором отражаются следующие данные: номера карт, Ф. И. О. их держателей, даты передачи и возврата карт. Факт выдачи и возврата корпоративной карты будет подтвержден сотрудником, ее получившим, и тем, кто ведет учет данных карт.
Именные корпоративные банковские карты могут находиться на руках у держателей при условии соблюдения ими требований безопасности. Все неименные корпоративные карты хранятся в сейфе компании. Как правило, неименные карты выдают сотруднику для выполнения определенного задания - оплаты командировочных, представительских или других расходов.
Согласно пункту 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо может осуществлять с использованием банковских карт, в частности, следующие операции:
У бухгалтера турфирмы часто возникает вопрос: может ли командированный сотрудник использовать за рубежом корпоративную карту для оплаты туристских услуг от имени самой организации? А если может, каким образом банк осуществляет валютный контроль таких операций?
Федеральным законом от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не установлены ограничения на проведение валютных операций между резидентами и нерезидентами. Следовательно, командированный за границу сотрудник, действующий от имени и по поручению своей организации, теоретически может использовать корпоративную карту для оплаты туристских услуг.
Ранее действовавшее Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт (утверждено Банком России 9 апреля 1998 г. № 23-П) содержало норму, согласно которой при совершении валютных операций с использованием корпоративных карт юридическое лицо было обязано в течение одного месяца с даты совершения операции представить в уполномоченный банк обоснование операции, в том числе отчет о расходах. В действующем в настоящее время Положении № 266-П подобного требования нет.
При этом пунктом 2.5 Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. № 138-И определено, что при списании иностранной валюты с расчетного счета с использованием банковской карты справка о валютной операции в уполномоченный банк не представляется. Кроме случая осуществления валютных операций, требующих оформления паспорта сделки. Напомним, что при совершении валютных операций паспорт сделки можно не оформлять, если общая сумма контракта не превышает в эквиваленте 50 тыс. долл. США по официальному курсу на дату заключения контракта (п. 5.2 Инструкции № 138-И).
Таким образом, организация вправе оплачивать корпоративной банковской картой туристские услуги за рубежом в иностранной валюте.
В настоящее время нет нормативных актов, устанавливающих, какой документ должен составить сотрудник компании, чтобы подтвердить расходование денежных средств по корпоративной карте. Поэтому турфирма может использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Также компания вправе разработать собственную (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), которую надо привести в приложении к бухгалтерской учетной (подп. 4 п. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).
Производя выплаты на корпоративные карты, надо помнить, что сотрудник должен отчитаться за полученные денежные средства: представить авансовый отчет с подтверждающими документами.
Если сотрудник своевременно не отчитался о расходовании денежных средств или не вернул снятые денежные средства с карты, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 г. № 14376/12, ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2014 г. № А45-25321/2012). Хотя, по мнению некоторых судей, отсутствие подтверждающих документов о расходовании выданных под отчет денежных средств или возврате их в кассу не является доказательством того, что такие суммы можно отнести к доходам работников (постановление Первого апелляционного суда от 11 апреля 2013 г. № А43-14173/2012, решение Арбитражного суда от 31 января 2013 г. № А43-14173/2012).
Пунктом 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У ограничены расчеты между юридическими лицами, юридическими лицами и предпринимателями наличными денежными средствами. Лимит составляет 100 000 руб. по одному договору.
Использование корпоративной банковской карты - это безналичный расчет. Поэтому сумма платежа может превышать 100 000 руб., если сотрудник оплачивает товары (работы, услуги) посредством карты.
Однако снятие наличных денег сотрудником с карты означает получение денежных средств под отчет. И поскольку подотчетное лицо осуществляет дальнейшие платежи от лица турфирмы, такие наличные денежные средства в расчетах должны использоваться с учетом лимита.
Штраф за нарушение лимита расчетов для туристической компании составляет от 40 000 до 50 000 руб., для должностного лица - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Бухгалтерский учет операций с корпоративными картами необходимо вести на счете 55 «Специальные счета в банках». Для более удобного учета операций по корпоративным картам к этому счету открывают субсчет «Корпоративные карты». Аналитический учет по данному субсчету целесообразно вести по каждой полученной корпоративной карте. Наличие и движение денежных средств в инвалюте учитываются обособленно.
Пример 1
Турфирма направила сотрудника в командировку. При этом ему выдали корпоративную карту, зачислив на нее с расчетного счета 45 000 руб. По возвращении из командировки сотрудник представил авансовый отчет.
Расходы составили:
- 16 000 руб. - на проезд;
- 30 000 руб. - на проживание;
- 6300 руб. - суточные;
- 3500 руб. - представительские расходы.
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта» КРЕДИТ 51
- 45 000 руб. - зачислены средства на карту;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта»
- 45 000 руб. - списаны средства с карты при оплате сотрудником в безналичной форме или в случае снятия наличных средств;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 52 300 руб. - отражены командировочные расходы;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
- 3500 руб. - списаны представительские расходы;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 10 800 руб. - произведен окончательный расчет с сотрудником.
С помощью корпоративной карты можно осуществлять расчеты в инвалюте. Тогда будет использоваться счет 57.
Пример 2
Изменим данные предыдущего примера. Предположим, что сотрудник был направлен в загранкомандировку.
На покупку валюты с расчетного счета было перечислено 45 900 руб., на карту было зачислено 900 долл. США. Курс валюты на дату покупки составил 50 руб/USD (условно).
Расходы составили:
- 30 000 руб. (600 USD х 50 руб/USD) - затраты на проживание;
- 15 000 руб. ((50 USD х 50 руб/USD х 6 дн.) - суточные за время за границей (российские суточные в примере опустим).
В учете сделаны следующие проводки:
ДЕБЕТ 57 субсчет «Корпоративная карта в рублях» КРЕДИТ 51
- 45 900 руб. - перечислены денежные средства на покупку валюты;
ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте» КРЕДИТ 57
- 45 000 руб. ((900 USD + 50 USD) - зачислена валюта;
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 57
- 900 руб. (45 900 - 45 000) - отражены расходы на конвертацию рублей в доллары США;
- 15 000 руб. - сняты с карты денежные средства для оплаты суточных;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта в валюте»
- 30 000 руб. - списаны с карты средства в инвалюте на оплату отеля;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 45 000 руб. - отражены командировочные расходы подотчетного лица на основании авансового отчета.
Так как денежные средства компании конвертировались в иностранную валюту в размере командировочных расходов сотрудника и перечислялись на корпоративную карту на дату расчетов по карте, курсовые разницы в учете не возникают (п. 4, 5, 9 ПБУ 3/2006, приложение к ПБУ 3/2006).
Корпоративная карта - бухгалтерский учет по ней связан с некоторыми нюансами, вызывающими вопросы у бухгалтеров, впервые сталкивающихся с этим финансовым инструментом. В этой статье дадим ответы на частые вопросы, возникающие, когда начинают использовать корпоративные карты.
Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:
Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).
Сама карта является собственностью банка, ее выдавшего. Поэтому на счетах бухучета предприятия, для которого она выпущена, факт выдачи карты сотруднику не отражается. Предприятие может вести учет таких карт в специальном журнале либо формировать перечень доверенностей, выданных сотрудникам на получение карты в банке. В случае необходимости подтвердить получение сотрудниками карт документ (например, реестр на выпуск карт) может быть запрошен у банка.
Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.
Подобный регламент в том числе поможет в случаях:
Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.
Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.
Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.
Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.
По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.
Да, можно. При соблюдении ряда условий:
Подробнее с условиями удержаний из зарплаты .
В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:
Примечание |
|||
Пополнение корпоративной карты |
Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету |
||
Использование кредитных средств банка |
Для кредитной карты и овердрафта |
||
Списана оплата услуг или комиссия банка по карте |
|||
|
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк |
||
25, 26, 44, 60, 76 |
Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам |
Проводка делается на дату принятия отчета |
|
Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов |
|
||
Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника |
На дату получения отчета банка |
||
Начислены проценты за пользование кредитными средствами |
Для кредитных карт и овердрафта |
||
Погашен кредит по кредитной карте |
Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте |
О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье « Мошенничество с использованием платежных банковских карт » .
Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.
Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. Карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат социального характера. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой , так и кредитной .
Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в банк соответствующие документы.
Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению.
Плюсы использования корпоративных карт для организации:
Сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;
Не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;
Управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;
Возможность совершать платежи на сумму свыше 100 тыс. рублей. В соответствии с указанием ЦБ РФ от 20 июля 2007 года № 1843-У , расчеты наличными деньгами в РФ между организациями, в том числе индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. рублей. Расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам – таким образом, данное ограничение на операции с корпоративными картами не распространяется;
С помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;
Круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах ;
Возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;
Снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;
Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.
Годовое обслуживание одной корпоративной карты в российских банках в среднем стоит от 1 тыс. рублей. Например, в банке «Авангард» годовое обслуживание карты MasterCard Business стоит 900 рублей, а MasterCard Gold – 2 тыс. В Санкт-Петербургском Индустриальном Акционерном Банке (СИАБ) годовое обслуживание карты Visa Business будет стоить 1 тыс. рублей.
Банки могут устанавливать по карте неснижаемый остаток по счету. Так, в банке «Авангард» он равен 10 тыс. рублей.