Недостачи возникают при различных обстоятельствах: по естественным причинам при производстве, транспортировке, хранении ценностей, при наличии виновных лиц или же при неизвестных и неопределенных виновниках. При фактах недостачи должна проводиться инвентаризация имущества. Проводки по списанию недостачи при инвентаризации будут зависеть от причины недостачи.
Списание недостачи происходит со счета учета ценностей (10, 41, 43…) в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Затем в зависимости от причин недостачи производится списание затрат с кредита 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
Сумма недостачи в рамках установленных норм естественной убыли списание на расходы на производство или продажу;
Установлен виновник недостачи - списание на счет виновника и возмещение из заработной платы виновника или за счет внесения виновником в кассу суммы недостачи;
Виновник не установлен (в том числе по причине отказа судом в его признании) списание в прочие расходы.
По кредиту счета 94 проводятся те же суммы, которые были отнесены в дебет этого счета.
Списание недостач при хранении и транспортировке ценностей в рамках норм естественной убыли приравнивается к материальным расходам и подлежит учету при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.
Списание недостач при инвентаризации осуществляется следующими проводками:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки |
|---|---|---|---|
| Списание недостачи в пределах норм | |||
| 96 | 94 | При наличии резерва на списание недостачи | |
| 44 | 94 | При отсутствии резерва на списание недостачи | Сумма недостачи в лимитах нормы |
| Списание недостачи сверх норм за счет виновного лица | |||
| 73.2 | 94 | Списание недостачи на счет виновного лица в рамках балансовой стоимости недостающего имущества | Сумма недостачи сверх лимита нормы в рамках балансовой стоимости недостающих товаров |
| 73.2 | 91.1 | Если сумма взыскания с виновных лиц больше балансовой стоимости недостающего имущества | Разница между балансовой стоимостью недостающих товаров и суммой взыскания |
| Списание недостачи при неустановленных виновных лицах | |||
| 91.2 | 94 | Списание недостачи на финансовый результат | Сумма недостачи |
Документом-основанием для данных проводок является бухгалтерская справка-расчет.
Отсутствие виновных лиц необходимо подтверждать документально. Обосновывающими документами будут постановление о приостановлении уголовного дела, оправдательный приговор и т.д. (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных Приказом № 49 Минфина России от 13.06.1995).
На счета по учету расходов на продажу (затрат на производство), как и на счет 91, стоимость испорченных или недостающих материальных ценностей списывается по их фактической себестоимости.
Необходимо ли восстанавливать НДС при списании недостачи сверх норм? Недостачи уже не могут быть использованы в деятельности предприятия, поэтому в соответствии с п. 2 ст. 171 НК РФ НДС по данному имуществу должен быть восстановлен (письма Минфина России № 03-04-11/308 от 18.11.2005 ; № 03-04-11/132 от 06.05.2006;
В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.
Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.
В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.
Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.
Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.
Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.
Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?
В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.
Инвентаризация - лучший друг бухгалтера
В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:
Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.
В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.
В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.
Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.
Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».
Порядок документального оформления списания недостач и излишков
Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.
Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.
Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.
Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .
Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.
Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .
Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.
Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.
Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.
Бухгалтерский учет излишков
Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.
Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.
При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:
Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.
В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.
Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».
При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:
Дебет счета 91.2 10 «Материалы».
При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:
Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».
Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету
Бухгалтерский учет недостач
Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.
При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.
Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:
Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.
В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.
Например:
Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.
В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:
Налоговый учет излишков
Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.
В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.
Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).
Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.
При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).
Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.
Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.
Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.
Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.
Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.
При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.
Налоговый учет недостач
Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.
Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).
Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).
Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.
Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.
При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.
Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:
При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.
В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.
При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.
Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете - финальная стадия проверки активов и обязательств компании. И она чрезвычайно важна, ведь от того, правильно ли вы разнесете результаты, зависит ни много ни мало достоверность вашей отчетности. А за ее искажение предусмотрен штраф. Как оформить и отразить результаты инвентаризации, читайте в материале ниже.
Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.
Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.
Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:
Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.
Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:
Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.
Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.
Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22 .
Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23 .
До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.
Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:
В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.
Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:
Такие ведомости составляются в 2 экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.
Расхождения могут быть следующих видов:
ВНИМАНИЕ! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.
Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26 .
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).
Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:
Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:
Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:
Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):
Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:
Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.
Любая недостача материальных ценностей на предприятии будет рано или поздно выявлена. Основной задачей таких мероприятий есть выявление отсутствия товара на складе или другого имущества предприятия. Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по списанию недостачи материалов выявленных в ходе .
Для проведения инвентаризации создается специальная опись и комиссия, которая будет проводить мероприятие. Инвентаризация может проводиться на складах или внутри любого помещения.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Выявление недостачи материалов | Сумма недостачи | Инвентаризационная опись ИНВ-3
Сличительная ведомость ИНВ-19 Бухгалтерская справка-расчет |
Некоторая готовая продукция имеет свойство уменьшаться в своем весе или объеме. Например, для колбасы существует своя нома усушки, которая берется во внимание при учете. Для компенсации таких потерь на некоторых предприятиях существуют специальные фонды.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Списание недостачи в пределах норм, когда существует резерв на списание потерь | Бухгалтерская справка-расчет | |||
| Списание недостачи в пределах норм, когда отсутствует резерв на списание потерь | Сумма недостачи в пределах норм | Бухгалтерская справка-расчет |
При хранении товара списание может возникать в результате лома, потери или боя. Такая убыль также подлежит списанию, но при возмещении виновным лицом.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Списание потери материалов за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости | Сумма недостачи в пределах балансовой стоимости материалов | Бухгалтерская справка-расчет | ||
| за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости, когда сумма ко взысканию больше рыночной стоимости потерь | Разница между объемом взыскания и стоимостью в балансе | Бухгалтерская справка-расчет |
Когда потери были вызваны, например, чрезвычайной ситуацией (пожар, стихийные бедствия) расходы переносятся на будущий подотчетный период.
Размещено на сайте 16.06.2009
Факты недостачи и порчи ценностей не являются редкостью для хозяйствующих субъектов. Причинами могут стать объективные факторы, как, например, форс-мажорные обстоятельства, а также и субъективные факторы, выражающиеся в низкой квалификации персонала, и даже умысел материально ответственных работников или сторонних лиц. Такое многообразие факторов предопределяет различия в порядке учета расчетов.
Недостача или порча имущества может быть выявлена при проведении инвентаризации или в процессе осуществления текущей деятельности. В последнем случае также назначается инвентаризация (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Инвентаризационная комиссия устанавливает причины возникновения ущерба, наличие условий для наступления материальной ответственности работников, определяет точный размер ущерба и сумму ущерба, подлежащую взысканию с виновных лиц. Ущерб определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом износа. Если день причинения ущерба установить невозможно, то сумма ущерба определяется на день обнаружения. В дальнейшем указанная сумма не изменяется даже в том случае, если произойдет значительное изменение рыночных цен на дату рассмотрения дела в суде.
Для определения рыночной цены согласно разъяснениям Минфина России и налоговой службы используются официальные источники информации (издания органов статистики, ценообразования), а также привлечение экспертов и специалистов, в том числе независимых оценщиков (письмо Минфина России от 29.03.2007 № 03-02-07/1-144, п. 11 ст. 40 НК РФ).
В бухгалтерском учете порядок отражения недостач определен пунктом 3 статьи 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ и пунктом 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.
Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При обнаружении недостач и порчи ценностей записи производятся по дебету счета 94 с кредита счетов учета ценностей:
1) по недостаче и полной порче основных средств отражается их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом начисленной амортизации);
2) по недостаче и полной порче товарно-материальных ценностей — их фактическая себестоимость;
3) по частично испорченным материальным ценностям — сумма определившихся потерь и т. п.
По кредиту счета 94 отражается списание недостачи в зависимости от наличия виновного лица:
1. За счет виновных лиц — в корреспонденции с дебетом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба». Разница между стоимостью недостающих (испорченных) ценностей, зачисленной на счет 73, и их стоимостью, отраженной по дебету счета 94, относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере взыскания указанная разница списывается со счета 98 в кредит счета 91, субсчет «Прочие доходы».
Фактическая себестоимость недостающих ценностей на складе составляет 20 тысяч рублей. Рыночная стоимость — 25 тысяч рублей. Виновное лицо (кладовщик) представило обязательство по добровольному погашению суммы недостачи. Бухгалтерские проводки приведем в таблице 1.
Установлена недостача объекта основных средств, переданного в эксплуатацию, с первоначальной стоимостью 16 тысяч рублей. Объект состоит в количественном учете. Бухгалтерские проводки приведем в таблице 2.
2. При отсутствии виновных лиц, а также при отказе суда во взыскании вследствие необоснованности исков — в корреспонденции с дебетом счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы».
В налоговом учете убытки от недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, могут быть учтены в составе внереализационных расходов (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Факт отсутствия виновного лица должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти, в том числе органами прокуратуры, следствия и дознания. В качестве документа, подтверждающего факт отсутствия виновного лица, может быть признано постановление о приостановлении предварительного следствия (письмо Минфина России от 02.05.2006 № 03-03-04/1/412).
Без документального подтверждения факта отсутствия виновного лица нельзя признать убыток по недостаче в целях налогообложения прибыли. То же относится к случаю отказа работодателя от взыскания суммы ущерба с виновного лица. В этих случаях в учете возникает постоянная разница и соответствующее ей налоговое обязательство (п. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»). Величина постоянного налогового обязательства равна произведению остаточной стоимости и ставки налога на прибыль, действующей на отчетную дату (Дт 99 «Прибыли и убытки» Кт 68 «Расчеты с бюджетом»).
При обнаружении недостачи или порчи имущества (далее — ущерб) к ответственности привлекаются виновные лица. Материальная ответственность работников установлена главой 39 Трудового кодекса РФ.
Материальная ответственность не наступает, если ущерб возник в случаях: непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости, необходимой обороны, неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий по хранению имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).
При наличии вины возмещению подлежит прямой действительный ущерб: сумма недостачи имущественных ценностей, стоимость испорченных материалов и оборудования, расходы на ремонт поврежденного имущества, уплаченные суммы штрафов и иных санкций. При этом предусмотрены следующие виды ответственности:
1. Материальная ответственность в пределах среднего месячного заработка работника (ст. 241 ТК РФ).
2. Полная материальная ответственность (ст. 242 ТК РФ).
Взыскание суммы ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению руководителя организации. Распоряжение должно быть издано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба.
Обратим внимание на то, что работодатель имеет право полностью или частично отказаться от взыскания ущерба с виновного лица (ст. 240 ТК РФ).
Взыскание должно производиться через суд в следующих случаях:
Истечение месячного срока;
Несогласие работника в добровольном порядке возместить ущерб в сумме свыше его среднего месячного заработка;
Отказ от возмещения ущерба при наличии письменного обязательства работника о добровольном возмещении ущерба.
Срок исковой давности для направления заявления в суд составляет три года с момента, когда стало известно о факте ущерба (ст. 196, 200 ГК РФ).
На практике часто возникают вопросы о порядке расчета среднего месячного заработка в целях взыскания ущерба. В статье 139 ТК РФ указывается, что для всех случаев определения размера средней заработной платы, предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок его исчисления. Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение № 922), устанавливает особенности порядка исчисления средней заработной платы (среднего заработка) для всех случаев определения ее размера, предусмотренных ТК РФ. Но, по существу, Положение № 922 определяет порядок сохранения за работником среднего заработка, а не взыскания. Таким образом, имеются два варианта расчета.
Первый вариант — воспользоваться расчетом по Положению № 922:
Средний месячный заработок = (Сумма фактически начисленной зарплаты за расчетный период / Количество фактически отработанных дней в расчетном периоде) x Количество рабочих дней в месяце причинения ущерба.
В этом случае размер среднего месячного заработка будет переменной величиной, которая зависит от количества рабочих дней в месяце причинения (обнаружения) ущерба.
Ущерб в сумме 40 тысяч рублей причинен в январе 2009 года. За январь — декабрь 2008 года: сумма фактически начисленной зарплаты 360 тысяч рублей, количество фактически отработанных дней — 250. В январе 2009 года — 16 рабочих дней. Сумма, подлежащая взысканию: (360 000 руб. / 250 раб. дн.) x 16 раб. дн. = 23 040 рублей.
Условия аналогичны условиям примера 3, за исключением одного: ущерб обнаружен в июле, в котором 23 рабочих дня. Сумма, подлежащая взысканию: (360 000 руб. / 250 раб. дн.) x 23 раб. дня = 33 120 рублей.
Таким образом, рассмотрев два примера с разными датами причинения (обнаружения) ущерба, мы видим, что разница в сумме взыскания составляет 10 080 рублей.
Средний месячный заработок = Сумма фактически начисленной зарплаты за расчетный период / 12 месяцев.
При таком расчете размер среднего месячного заработка не зависит от того, в каком месяце причинен (обнаружен) ущерб.
Случаи полной материальной ответственности, определенные статьей 243 ТК РФ:
Полная ответственность определена ТК РФ или иными федеральными законами;
Ценности вверены работнику на основании договора или получены им по разовому документу;
Имеет место умышленное причинение ущерба;
Имеет место причинение ущерба в состоянии различных видов опьянения;
Судом установлен факт совершения преступных действий;
Соответствующим государственным органом установлен факт совершения административного проступка;
Имеет место разглашение охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и др.);
Имеет место причинение ущерба не при исполнении служебных обязанностей.
С работниками, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество, заключаются письменные договоры о полной материальной ответственности. Перечень должностей и работ, выполняемых работниками, с которыми заключаются письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 № 85.
Руководитель организации несет полную материальную ответственность за причиненный им ущерб на основании статьи 277 ТК РФ.
Стоимость объекта основных средств, который выбывает при выявлении недостачи или порчи активов в результате инвентаризации, подлежит списанию с бухгалтерского учета (п. 29 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»). Недостача основных средств отражается в Сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств по форме № ИНВ-18, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Основанием для внесения записей в бухгалтерский учет является приказ руководителя организации об утверждении результатов инвентаризации. Остаточная стоимость недостающего основного средства списывается с кредита счета 01, субсчет «Основные средства в эксплуатации», в дебет счета 01 «Выбытие основных средств», а затем в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Начисление амортизации прекращается начиная с месяца, следующего за месяцем выбытия (п. 22 ПБУ 6/01, п. 2 ст. 259 НК РФ).
При недостаче объекта основных средств первоначальной стоимостью до 20 тысяч рублей (по основным средствам, приобретенным до 1 января 2008 года, — до 10 тыс. руб.) все документы оформляются в том же порядке. После ввода в эксплуатацию такой объект не имеет стоимостной оценки. Соответственно, его выбытие в результате недостачи не отражается в бухгалтерском и налоговом учете.
Недостача основных средств относится на виновных лиц. Виновное лицо может быть:
Работником организации, тогда для расчетов используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
Иным лицом, тогда для расчетов используется счет 76.2 «Расчеты по претензиям».
Если виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки списываются на издержки производства и обращения (Дт 91.2 Кт 94).
Если объект основных средств был застрахован, то сторонняя страховая организация, в которой застрахован объект основных средств, возмещает ущерб в размере, установленном договором страхования (ст. 947 ГК РФ).
Первоначальная стоимость угнанного автомобиля составляет 360 тысяч рублей. Начислена амортизация 216 тысяч рублей. Согласно договору страхования автомобиля до окончания срока действия договора осталось 5 месяцев. Сумма начисленной, но не включенной в расходы страховой премии по договору страхования автомобиля составляет 6 тысяч рублей. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 3.
Угнанный автомобиль может быть найден и возвращен организации. Существуют два варианта постановки на учет возвращенного автомобиля.
Первый — восстановить ранее списанную первоначальную стоимость и начисленную амортизацию.
Второй — провести рыночную оценку стоимости автомобиля (п. 10 ПБУ 6/01).
Если остаточная стоимость основного средства больше суммы страхового возмещения, то разница в целях бухгалтерского учета относится на виновное лицо, а при его отсутствии или отказе суда во взыскании — признается прочими расходами. При отсутствии документального подтверждения факта отсутствия виновного лица прочие расходы подлежат зачислению на счет прибылей и убытков организации (п. 15 ПБУ 10/99).
Порядок учета недостач и порчи материалов установлен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания). Недостача или порча (брак) материалов могут быть установлены:
При получении материалов от поставщика;
При оприходовании материалов на склад;
При выдаче в эксплуатацию;
В процессе эксплуатации;
Во время проведения инвентаризации.
Расхождения между фактическим наличием имущества и учетными данными, выявленные по результатам проверок и инвентаризаций, отражаются в страховых организациях в следующем порядке: суммы недостачи и порчи (брака) учитываются по их фактической себестоимости. Фактическая себестоимость включает в себя договорную (учетную) цену материалов и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этим материалам. Учет расчета доли транспортно-заготовительных расходов устанавливается организацией самостоятельно.
По результатам инвентаризации оформляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Сумма недостачи по фактической себестоимости материалов списывается с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При возможности использования или продажи с уценкой испорченных материалов одновременно проводится списание материалов и оприходование материалов по рыночным ценам с учетом их фактического состояния. Таким образом, сумма потерь от порчи уменьшается (п. 29 Методических указаний).
При инвентаризации на складе выявлена недостача бланков строгой отчетности в количестве 1000 штук общей стоимостью 2 тысячи рублей. Недостача отражена в Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19. От материально ответственного лица получены объяснение и заявление об удержании суммы долга из причитающейся ему заработной платы. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 4.
Учет расчетов по недостаче и порче (браку) материалов при приемке материалов, поступивших в страховую организацию, имеет некоторые особенности. При выявлении недостачи в момент получения материалов от поставщика оформляется Акт о приемке материалов по форме № М-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Указанный акт применяется в случае приемки материалов:
С расхождениями по количеству и качеству;
С расхождениями по ассортименту;
Без документов.
Недостача и порча (брак) учитываются по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость недостач и порчи (брака) учитывается по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям», при списании ее с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (по конкретному поставщику). Если к моменту обнаружения недостачи или порчи (брака) расчеты с поставщиком не были произведены, то оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных по вине поставщика материалов. Страховая организация — покупатель должна письменно сообщить об этом поставщику. В этом случае неуплаченные суммы недостач и потерь (брака) на расчетах по претензиям не отражаются (п. 59 Методических указаний).
В случаях, когда иск страховой организации к поставщику или транспортной компании, перевозившей материалы, судом не удовлетворен полностью или частично или когда отсутствуют основания для предъявления претензии (например, при стихийных бедствиях), такие суммы недостач списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Оплачены изготовление бланков в сумме 100 тысяч рублей и их транспортировка — 10 тысяч рублей. При приемке бланков страховой организацией выявлена недостача на сумму 15 тысяч рублей и брак на сумму 5 тысяч рублей. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 5.
| Суть операции | Проводка | Сумма (руб.) |
| Оплата бланков | Дт 60 Кт 51 | 100 000 |
| Оплата транспортировки | Дт 60 Кт 51 | 10 000 |
| Поступление бланков (80 000 + (80 000 / 100 000 x 10 000)) | Дт 10 Кт 60 | 88 000 |
| Выявление недостачи бланков и предъявление претензии к транспортной организации (15 000 + (15 000 / 100 000 x 10 000)) | Дт 76.2 Кт 60 | 16 500 |
| Выявление брака и предъявление претензии к поставщику (5000 + (5000 / 100 000 x 10 000)) | Дт 76.2 Кт 60 | 5500 |
| Поступление денежных средств от поставщика по претензии на брак | Дт 51 Кт 76.2 | 5500 |
| Отказ суда во взыскании средств с транспортной организации | Дт 94 Кт 76.2 | 16 500 |
| Списание недостачи в связи с отказом суда (расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль) | Дт 91.2 Кт 94 | 16 500 |
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 и доведен до всех предприятий и организаций письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18.
Инвентаризация наличных денежных средств в кассе проводится в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров. Кроме того, ревизию кассы имеют право проводить учредители, вышестоящие организации, аудиторы. Банки также проверяют соблюдение организациями Порядка ведения кассовых операций.
При проведении ревизии кассы осуществляется полистный пересчет денежной наличности и денежных документов в кассе. Производится сверка фактически предъявленных остатков денежных средств и денежных документов с данными учета. Составляется акт инвентаризации по форме № ИНВ-15. При обнаружении недостачи (излишка) в акте отражаются сумма и обстоятельства возникновения.
Кассир или другой работник, исполняющий обязанности кассира, несет полную индивидуальную материальную ответственность за недостачу денежных средств и денежных документов в кассе организации. Не следует забывать, что возможность полного взыскания существует только при соблюдении всех необходимых условий, а именно: наличии приказа о приеме на работу кассира (приказа о возложении исполнения обязанностей кассира), договора о полной индивидуальной материальной ответственности кассира, письменного подтверждения факта ознакомления кассира с Порядком ведения кассовых операций, объяснения по факту недостачи (акта об отказе дачи объяснений).
Выдача денег из кассы, не подтвержденная расходным кассовым ордером или распиской получателя в расходном кассовом ордере, в оправдание остатка наличных денежных средств в кассе не принимается. Эти суммы считаются недостачей и взыскиваются с кассира.
При инвентаризации наличных денежных средств в кассе фактически предъявлены наличные денежные средства в сумме 48 тысяч рублей, в то время как по данным Кассовой книги остаток наличных денежных средств составляет 70 тысяч рублей. Расходные кассовые ордера, подтверждающие выдачу денежных средств из кассы, не предъявлены. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 6.
Недостача в кассе может возникнуть при обнаружении фальшивых купюр. Если фальшивые купюры выявляются кассиром в момент поступления денег в кассу, то кассир не имеет права принять их. На практике такие купюры обычно выявляются при сдаче денежных средств в банк. При возникновении сомнений в подлинности купюр работником банка оформляются акт и мемориальный ордер. Купюры направляются на экспертизу. При подтверждении факта подделки купюры изымаются, а страховой организации выдается копия акта экспертизы. Акт является основанием для признания недостачи.
Кассир несет полную материальную ответственность за недостачу денежных средств в кассе. Он должен представить письменное объяснение причин недостачи. При отсутствии в кассе детектора валют признать кассира виновным лицом проблематично. В этом случае недостача списывается за счет собственных средств организации.
На ситуацию не влияет выяснение обстоятельств — от кого конкретно фальшивые купюры поступили в кассу. Например, денежные средства за отчетный день поступили в кассу только от одного страхового агента. Агента нельзя признать виновным лицом, так как после того, как кассир подписал приходный кассовый ордер и принял деньги, ответственность за все последствия несет именно он.
В кассу страховой компании поступили 35 тысяч рублей. Деньги сдаются кассиром в банк. Работником банка при пересчете обнаружены три сомнительные купюры номиналом 1000 рублей каждая. Экспертиза подтвердила подделку. В кассе имеется детектор валют. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 7.
Сохраним условия примера 4, но предположим, что в кассе отсутствует детектор валют. Издано распоряжение руководителя о списании недостачи за счет собственных средств. Бухгалтерские проводки представлены в таблице 8.
Денежные средства на расчетном счете банка, у которого отозвана лицензия, находятся в зоне риска. Решение об отзыве лицензии публикуется Банком России в «Вестнике Банка России» в недельный срок со дня принятия решения. Не позднее следующего дня после отзыва лицензии в банке назначается временная администрация. В течение 15 дней со дня отзыва лицензии Банк России должен обратиться в арбитражный суд с требованием о ликвидации банка. Суд определяет, присутствуют ли у банка признаки банкротства. При их наличии банк признается несостоятельным и возбуждается процедура банкротства, при отсутствии — суд инициирует процедуру принудительной ликвидации банка и назначает ликвидатора.
Страховая организация должна направить в адрес временной администрации требование по обязательствам банка с приложением заверенной копии договора банковского счета. В течение 30 рабочих дней заявление рассматривается и вносится в реестр требований кредиторов, после чего заявителю направляется уведомление с указанием размера и очередности удовлетворения требования.
В случае банкротства или принудительной ликвидации банка страховая организация должна направить требование конкурсному управляющему или ликвидатору. Требование удовлетворяется за счет имущества банка в порядке очереди. В первую очередь производятся расчеты с вкладчиками. Если активов банка не хватает, чтобы удовлетворить требования кредиторов в пределах одной очереди, то средства между ними распределяются пропорционально сумме требования каждого кредитора.
Остаток денежных средств в проблемном банке можно отразить в качестве дебиторской задолженности с момента отзыва лицензии банка: Дт 76.2 «Расчеты по претензиям» Кт 51 «Расчетные счета». Возможно, что при отсутствии активов банка потребуется списать долг как безнадежную задолженность.
В бухгалтерском учете при списании долгов, нереальных для взыскания, следует руководствоваться пунктами 11 и 14 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н и пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. Такие долги отражаются в составе прочих расходов: Дт 91.2 «Прочие расходы» Кт 76.2 «Расчеты по претензиям». К прочим расходам относятся суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания. Величина прочих расходов соответствует сумме указанной дебиторской задолженности, отраженной в бухгалтерском учете.
Согласно подпункту 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ убытки, полученные в отчетном (налоговом) периоде в виде суммы безнадежных долгов, относятся к внереализационным расходам. В соответствии с пунктом 2 статьи 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными для взыскания) признаются те долги, по которым истек срок исковой давности, а также по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации. Для признания задолженности безнадежной законодательством определены следующие основания:
Истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);
Невозможность исполнения обязательства (ст. 416 ГК РФ);
Прекращение обязательства на основании акта органов государственной власти и органов местного самоуправления (ст. 417 ГК РФ);
Ликвидация организации (ст. 419 ГК РФ).
Списать долг при ликвидации банка можно только после внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ (письмо Минфина России от 04.09.2008 № 03-03-06/1/505). Страховая организация должна запросить у налоговых органов выписку из ЕГРЮЛ. Наличие выписки является основанием для списания дебиторской задолженности банка на внереализационные расходы для целей налогообложения. Налогооблагаемая база по налогу на прибыль уменьшается в том периоде, в котором оформлена запись о ликвидации банка (письмо Минфина России от 21.08.2006 № 20-12/74624).
Если ликвидационная комиссия не признала требование страховой организации, то следует обратиться с иском в суд. В ином случае списать задолженность в качестве безнадежной ко взысканию будет невозможно в связи с отсутствием документального подтверждения долга (письмо УФНС по г. Москве от 27.12.2007 № 20-12/124748).
Если страховая организация не предъявит требование по обязательствам банка, то списать задолженность банка в сумме денежных средств на расчетном счете в целях налогообложения прибыли возможно только по истечении срока исковой давности. Проведение мероприятий по признанию задолженности безнадежной при этом не требуется (письма Минфина России от 21.02.2008 № 03-03-06/1/124, от 30.09.2005 № 03-03-04/2/68, постановление ФАС СЗО от 21.07.2008 по делу № А56-18812/2006).
Следует учесть, что при включении долга в реестр требований кредиторов списание задолженности в целях налогообложения производится только после завершения конкурсного производства (письмо Минфина России от 21.04.2006 № 03-03-04/1/380).
Работник организации, получивший денежные средства под отчет на командировочные расходы, обязан не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки представить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Окончательный расчет предусматривает сдачу в кассу остатка неиспользованного аванса или получение перерасхода из кассы.
Срок представления отчета по авансам, полученным на административно-хозяйственные и операционные расходы, законодательством не установлен. Указанный срок устанавливается приказом (распоряжением) руководителя организации и находит отражение в учетной политике организации.
В случае, если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованного аванса, необходимо руководствоваться статьей 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы для погашения задолженности работника. В частности, из заработной платы могут производиться удержания для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, а также в других случаях. Решение об удержании оформляется в форме приказа или распоряжения. Однако указанное решение может быть принято не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Согласие работника на удержание неиспользованного аванса из заработной платы оформляется письменно. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).
Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету от 10.06.2009 составил 16 тысяч рублей. Установленный срок для возврата неиспользованного аванса — 5 рабочих дней с даты утверждения авансового отчета. Издано распоряжение от 30.06.2009 об удержании неиспользованного аванса из заработной платы работника. Оклад работника составляет 30 тысяч рублей. Получено письменное согласие работника на удержание. Бухгалтерские проводки представим в таблице 9.
Сумма не истребованной в установленные сроки дебиторской задолженности по подотчетным суммам относится к внереализационным расходам (п. 12 ПБУ 10/99). Доход работника в сумме списываемой задолженности подлежит обложению подоходным налогом (п. 1 ст. 210 НК РФ). При списании задолженности уволенного работника у страховой организации возникает обязанность в течение одного месяца письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержания налога и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Остаток невозвращенного аванса по подотчетной сумме после увольнения работника составляет 8 тысяч рублей. Задолженность списывается по истечении срока исковой давности. Бухгалтерские проводки представим в таблице 10.
Недостача денежных средств, выявленная при инвентаризации расчетов со страховыми посредниками по заключенным договорам страхования, отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом расчетов со страховым посредником. При этом необходимо проверить своевременность и полноту начисления страховых премий по указанным договорам страхования (Дт счета 77.5 Кт счета 92). Письменное обязательство страхового агента о погашении недостачи, соглашение сторон или решение суда будут основанием для списания суммы недостачи на счет 76.2 «Расчеты по претензиям».
Установлена недостача денежных средств (страховых премий) по заключенным договорам страхования у страхового агента на сумму 60 тысяч рублей. Оформлен акт инвентаризации. По решению суда с агента подлежат взысканию 61,5 тысячи рублей, в том числе недостача в сумме 60 тысяч рублей и госпошлина 1,5 тысячи рублей. Бухгалтерские проводки представим в таблице 11.
Л.И. Баранова, ОАО «СК “Русский мир”», руководитель службы внутреннего аудита
