1.2. Учет включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.
1.3. Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда:
полнота и достоверность учетной информации;
оперативность;
документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;
Совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;
соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.
1.4. Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.
1.5. Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.
1.5.1. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.
Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.
1.5.2. Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
"Поступление документов в библиотечный фонд",
"Выбытие документов из библиотечного фонда",
"Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода".
Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл.
1.6. Суммарный и индивидуальный учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.
1.7. Статистическая информация о формировании библиотечного фонда по итогам года представляется в Главный информационно-вычислительный центр Минкультуры России.
II. Единицы учета библиотечного фонда2.1. Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета.
Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет - годовой комплект и название.
Дополнительными единицами учета фонда являются годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица); для электронных документов - единица памяти данных.
2.2. Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров.
III. Учет документов по видам и категориям 3.1. Печатные издания и неопубликованные документыК печатными изданиям относятся тиражированные издания, полученные печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленные: книги, брошюры, журналы, продолжающиеся издания, листовые издания, газеты, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно-технические и технические документы, авторефераты диссертаций.
К неопубликованным документам относятся рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в соответствии с нормативными и правовыми актами по учету архивных документов и настоящим Порядком.
3.1.1. Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:
каждое отдельное издание (книга, брошюра);
каждое входящее в конволют издание;
Каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие;
каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;
каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);
отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение.
3.1.2. Документы, выполненные рельефно-точечным шрифтом (шрифтом Брайля), учитываются в экземплярах и названиях.
Экземпляром для данного вида изданий является каждая из книг комплекта, объединенных общим названием.
Как одно название учитывается комплект издания, независимо от числа входящих в него книг.
3.1.3. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.
Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством.
Как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.
Каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название.
Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как отдельное название.
3.1.4. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях.
Как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях.
Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.
3.1.5. Изоиздания (альбомы, комплекты, отдельные листовые издания) и рельефно-графические пособия для слепых и слабовидящих учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитывается каждый лист (выпуск) серии изоизданий, не объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой).
Листовые издания, объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой, оберткой), учитываются как один экземпляр и одно название.
3.1.6. Нотные издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельные экземпляры и отдельные названия учитываются:
самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте);
3.1.7. Картографические издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются:
атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датированных выпусков;
каждый выпуск серийного издания карты или атласа.
Как один экземпляр и одно название учитывается карта, изданная на нескольких листах (подлежащих склейке), объединенных общим заглавием.
Многотомные (многолистовые) картографические издания, объединенные общим заглавием, учитываются по количеству томов и одному названию.
Отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения картографические приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам) учитываются единым комплектом с основным изданием.
3.1.8. Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях.
Как один экземпляр и одно название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в объединяющей их издательской папке (обложке) при наличии на папке общей цены, содержания всего издания, единых выходных данных.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие специальные виды документов, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они объединены одной издательской папкой (обложкой).
Как один экземпляр и одно название учитываются:
депонированная научная работа (комплект, состоящий из двух экземпляров работы) и сопроводительные документы;
Для конструкторской документации единицей учета является чертеж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту).
3.1.10. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.
3.1.11. Факсимильное издание учитывается как оригинал.
3.2. Аудиовизуальные документыК аудиовизуальным документам относятся фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы.
3.2.1. Единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название.
Как отдельный экземпляр учитываются:
диск - для грампластинок;
Катушка, кассета или бобина - для магнитных фонограмм;
кассета - для видеодокументов;
кадр - для фотодокументов (диапозитивов, слайдов);
бобина - для кинофильмов.
Как одно название учитываются:
отдельно выпущенная грампластинка, кассета либо комплект (альбом) грампластинок, кассет, объединенных общим названием;
магнитная фонограмма на одной катушке (кассете), магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием;
отдельно изданный фонодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием;
кинофильм, диафильм независимо от числа составляющих частей или кадров (для комплекта диапозитивов).
3.2.2. Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к различным изданиям и выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания, могут учитываться как отдельные экземпляры.
3.3. Документы на микроформахК документам на микроформах относятся микрофильмы и микрофиши.
3.3.1. Единицами учета документов на микроформах являются экземпляр и название.
Экземпляром для документов на микроформах являются: рулон - для микрофильмов; фиша - для микрофиш.
Как одно название учитывается комплект микрофильмов или микрофиш, объединенных общим заглавием, независимо от числа составляющих частей.
3.3.2. Общий объем фонда документов на микроформах учитывается по количеству рулонов и фиш, включая копии разных поколений (архивные/резервные и пользовательские).
3.4. Электронные документыК электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее - инсталлированные документы); документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы).
3.4.1. Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.
3.4.1.1. Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск).
Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания.
Как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.
3.4.1.2. Как одно название учитываются:
отдельно выпущенный компакт-диск;
каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;
комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;
изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию.
3.4.1.3. В документах на флеш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.
3.4.2. Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.
3.4.3. Единицами учета сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
IV. Учет поступления документов в библиотечный фондДокументы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки).
4.1. Документы принимаются по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.
4.1.1. Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов.
4.1.2. Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582) <1>.
<1> Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 26 янв. 1996 г. N 14-ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 1996 г. - N 5, ст. 410. - С. 1110 - 1296.
4.1.3. Прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляется актом о приеме документов взамен утерянных. В акте указывается фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны.
4.2. Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.
4.3. Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.
4.3.1. Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в книге суммарного учета библиотечного фонда или в другом виде регистра согласно п. 1.5.2.
Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.
4.3.2. Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре в соответствии с показателями п. 5.3.1, с указанием даты загрузки поступлений в систему.
4.3.3. Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.
При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.
4.4. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.
4.4.1. Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.
Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке.
Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.
4.4.2. Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.
Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке.
4.4.3. Индивидуальный учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни и отнесенных к категории сейфового хранения, осуществляется в специальном регистре, в котором, кроме традиционных показателей, дается описание внешнего оформления документа. Каждый лист регистра сопровождается итоговой записью с указанием даты ее составления и количества описаний на листе.
4.4.4. В регистрах индивидуального учета в примечаниях указывается наличие и вид приложения к основному документу, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, маргиналий, дефектов и т.п.). При наличии паспорта документа дается отсылка к нему. В примечаниях может указываться принадлежность документа к категории книжных памятников.
4.4.5. Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.
4.4.6. Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.
В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).
В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите "название" проставляется единица.
4.5. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.
4.6. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
4.7. Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.
4.8. На принятых первичных учетных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особо ценного движимого имущества (далее - ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества.
4.9. Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.
4.10. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав библиотечного фонда как объект особо ценного движимого имущества, передаются учредителю.
V. Учет выбытия документов из библиотечного фондаДокументы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.
5.1. Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.
Непрофильность документов устанавливается на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки. По причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов), излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.
5.1.1. Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.
5.1.2. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.
5.2. Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н, зарегистрированным в Минюсте России 01.02.2011, N 19658.
В Акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов.
5.3. К Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда (далее - список), который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.
Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.
Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.
5.4. К Акту о списании по причине утраты и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения - протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба - финансовый документ о возмещении ущерба).
Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция установленного образца.
5.5. При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки.
При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.
5.6. Акт о списании по одной из причин, указанных в п. 5.1, с приложенным списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, утверждается руководителем учреждения.
5.7. После утверждения Акта о списании осуществляются мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда.
5.7.1. Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.
В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Документ прилагается к Акту о списании со списком.
5.7.2. Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или реализации физическим и юридическим лицам.
5.8. После завершения мероприятий, предусмотренных Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр Акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда.
На основании Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда библиотечное подразделение и бухгалтерия вносят изменения в соответствующие учетные документы.
5.9. Акты о списании регистрируются в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом виде регистра суммарного учета выбытия документов, принятом в библиотеке).
5.10. В регистрационной книге (или другом виде регистра индивидуального учета документов, принятом в библиотеке) проставляется номер и дата Акта о списании.
5.11. Все исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: специальным штемпелем должны быть погашены штампы библиотеки.
5.12. Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.
На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).
5.13. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.
5.14. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.
VI. Учет итогов движения библиотечного фонда6.1. Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов.
Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.
Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года.
6.2. Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности.
Итоговые данные об обменном фонде не включаются в общие показатели библиотечного фонда.
VII. Проверка наличия документов библиотечного фонда7.1. Проверка наличия документов библиотечного фонда (далее - проверка фонда) производится в обязательном порядке:
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации библиотеки.
Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.
7.2. Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:
документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, - ежегодно;
фонд редких и ценных книг - один раз в 5 лет;
фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц - один раз в 5 лет;
фонды библиотек от 50 до 200 тысяч учетных единиц - один раз в 7 лет;
Фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц - один раз в 10 лет;
фонды библиотек от 1 до 10 миллионов учетных единиц - один раз в 15 лет;
Фонды библиотек от 10 до 20 миллионов учетных единиц - один раз в 20 лет;
фонды библиотек свыше 20 миллионов учетных единиц - 1 миллион экземпляров в год.
Плановая проверка фонда библиотеки может осуществляться поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.
7.3. Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.
Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета.
7.4. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.
В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки. Акт с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
7.5. При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.
VIII. Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда8.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства.
8.2. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", зарегистрированным Минюстом Российской Федерации 08.09.2010, N 18380.
8.2.1. Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).
8.2.2. В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда.
8.2.3. В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки).
8.2.4. До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.
На сайте «Zakonbase» представлен ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 08.10.2012 N 1077 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА" в самой последней редакции. Соблюдать все требования законодательства просто, если ознакомиться с соответствующими разделами, главами и статьями этого документа за 2014 год. Для поиска нужных законодательных актов на интересующую тему стоит воспользоваться удобной навигацией или расширенным поиском.
На сайте «Zakonbase» вы найдете ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 08.10.2012 N 1077 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА" в свежей и полной версии, в которой внесены все изменения и поправки. Это гарантирует актуальность и достоверность информации.
При этом скачать ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 08.10.2012 N 1077 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА" можно совершенно бесплатно, как полностью, так и отдельными главами.
2012 г. N 1077 г. Москва "Об утверждении Порядка учета
документов, входящих в состав библиотечного фонда"
Приказ о Порядке учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
г. Москва "Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав
библиотечного фонда"
Дата подписания: 08.10.2012
Дата публикации: 22.05.2013 00:00
Регистрационный N 28390 Во исполнение пункта 6 статьи 12 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 1, ст. 2, 2004, N 35, ст. 3607, 2007, N 27, ст. 3213, 2008, N 30 (ч. 2), 3616, N 44, ст. 4989, 2009, N 23, 2774, N 52 (1 ч.), ст.
6446) приказываю:
1. Утвердить Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда (приложение).
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря заместителя Министра культуры Российской Федерации Г.П. Ивлиева.
Министр В. Мединский Приложение Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда I. Общие положения
1.1. Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению его сохранности.
1.2. Учет включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.
1.3. Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда:
полнота и достоверность учетной информации;
оперативность;
документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;
соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.
1.4. Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.
1.5. Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.
1.5.1. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.
Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.
1.5.2. Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал.
Допускаются различные модификации книги суммарного учета.
Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
"Поступление документов в библиотечный фонд", "Выбытие документов из библиотечного фонда", "Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода".
Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл.
1.6. Суммарный и индивидуальный учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.
1.7. Статистическая информация о формировании библиотечного фонда по итогам года представляется в Главный информационно-вычислительный центр Минкультуры России.
II. Единицы учета библиотечного фонда
2.1. Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета.
Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет - годовой комплект и название.
Дополнительными единицами учета фонда являются годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица); для электронных документов - единица памяти данных.
2.2. Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров.
К печатным изданиям относятся тиражированные издания, полученные печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленные: книги, брошюры, журналы, продолжающиеся издания, листовые издания, газеты, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно-технические и технические документы, авторефераты диссертаций.
К неопубликованным документам относятся рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научноисследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в соответствии с нормативными и правовыми актами по учету архивных документов и настоящим Порядком.
3.1.1. Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:
каждое отдельное издание (книга, брошюра);
каждое входящее в конволют издание;
каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие;
каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;
каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);
отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение.
3.1.2. Документы, выполненные рельефно-точечным шрифтом (шрифтом Брайля), учитываются в экземплярах и названиях.
Экземпляром для данного вида изданий является каждая из книг комплекта, объединенных общим названием.
Как одно название учитывается комплект издания независимо от числа входящих в него книг.
3.1.3. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.
Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством.
Как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.
Каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название.
Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как отдельное название.
3.1.4. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях.
Как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях.
Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.
3.1.5. Изоиздания (альбомы, комплекты, отдельные листовые издания) и рельефнографические пособия для слепых и слабовидящих учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитывается каждый лист (выпуск) серии изоизданий, не объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой).
Листовые издания, объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой, оберткой) учитываются как один экземпляр и одно название.
3.1.6. Нотные издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельные экземпляры и отдельные названия учитываются:
самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте);
3.1.7. Картографические издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются:
атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датированных выпусков;
каждый выпуск серийного издания карты или атласа.
Как один экземпляр и одно название учитывается карта, изданная на нескольких листах (подлежащих склейке), объединенных общим заглавием.
Многотомные (многолистовые) картографические издания, объединенные общим заглавием, учитываются по количеству томов и одному названию.
Отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения, картографические приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам) учитываются единым комплектом с основным изданием.
3.1.8. Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях.
Как один экземпляр и одно название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в объединяющей их издательской папке (обложке) при наличии на папке общей цены, содержания всего издания, единых выходных данных.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие специальные виды документов, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они объединены одной издательской папкой (обложкой).
Как один экземпляр и одно название учитываются:
депонированная научная работа (комплект, состоящий из двух экземпляров работы) и сопроводительные документы;
Для конструкторской документации единицей учета является чертеж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту).
3.1.10. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.
3.1.11. Факсимильное издание учитывается как оригинал.
3.2. Аудиовизуальные документы.
К аудиовизуальным документам относятся фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы.
3.2.1. Единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название.
Как отдельный экземпляр учитываются:
диск - для грампластинок;
катушка, кассета или бобина - для магнитных фонограмм;
кассета - для видеодокументов;
кадр - для фотодокументов (диапозитивов, слайдов);
бобина - для кинофильмов.
Как одно название учитываются:
отдельно выпущенная грампластинка, кассета либо комплект (альбом) грампластинок, кассет, объединенных общим названием;
магнитная фонограмма на одной катушке (кассете), магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием;
отдельно изданный фонодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием;
кинофильм, диафильм независимо от числа составляющих частей или кадров (для комплекта диапозитивов).
3.2.2. Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к различным изданиям и выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания, могут учитываться как отдельные экземпляры.
3.3. Документы на микроформах.
К документам на микроформах относятся микрофильмы и микрофиши.
3.3.1. Единицами учета документов на микроформах являются экземпляр и название.
Экземпляром для документов на микроформах являются: рулон - для микрофильмов; фиша - для микрофиш.
Как одно название учитывается комплект микрофильмов или микрофиш, объединенных общим заглавием, независимо от числа составляющих частей.
3.3.2. Общий объем фонда документов на микроформах учитывается по количеству рулонов и фиш, включая копии разных поколений (архивные/резервные и пользовательские).
3.4. Электронные документы.
К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компактдиски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационнотелекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее - инсталлированные документы); документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы).
3.4.1. Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.
3.4.1.1. Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск).
Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания.
Как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.
3.4.1.2. Как одно название учитываются:
отдельно выпущенный компакт-диск;
каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;
комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;
изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию.
3.4.1.3. В документах на флеш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.
3.4.2. Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.
3.4.3. Единицами учета сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
IV. Учет поступления документов в библиотечный фонд Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки).
4.1. Документы принимаются по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.
4.1.1. Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов.
4.1.2. Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582)1.
4.1.3. Прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным, оформляется актом о приеме документов взамен утерянных. В акте указываются фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны.
4.2. Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.
4.3. Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.
4.3.1. Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в книге суммарного учета библиотечного фонда или в другом виде регистра согласно п. 1.5.2.
Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.
4.3.2. Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре в соответствии с показателями п.5.3.1, с указанием даты загрузки поступлений в систему.
4.3.3. Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.
При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.
4.4. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.
4.4.1. Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.
Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке.
Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные:
наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.
4.4.2. Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.
Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке.
4.4.3. Индивидуальный учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни и отнесенных к категории сейфового хранения, осуществляется в специальном регистре, в котором, кроме традиционных показателей, дается описание внешнего оформления документа.
Каждый лист регистра сопровождается итоговой записью с указанием даты ее составления и количества описаний на листе.
4.4.4. В регистрах индивидуального учета в примечаниях указывается наличие и вид приложения к основному документу, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, маргиналий, дефектов и т.п.). При наличии паспорта документа дается отсылка к нему. В примечаниях может указываться принадлежность документа к категории книжных памятников.
4.4.5. Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.
4.4.6. Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.
В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).
В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите "название" проставляется единица.
4.5. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.
4.6. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
4.7. Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.
4.8. На принятых первичных учетных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особо ценного движимого имущества (далее - ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества.
4.9. Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.
4.10. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав библиотечного фонда, как объект особо ценного движимого имущества, передаются учредителю.
V. Учет выбытия документов из библиотечного фонда Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.
5.1. Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.
Непрофильность документов устанавливается на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки. По причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов), излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.
5.1.1. Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.
5.1.2. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.
5.2. Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной Приказом Минфина России от 15.12. 2010 N 173н, зарегистрированным в Минюсте России от 01.02.2011 N 19658.
В Акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов.
5.3. К Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда (далее - список), который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.
Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.
Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.
5.4. К Акту о списании по причине утраты и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба финансовый документ о возмещении ущерба).
Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция установленного образца.
5.5. При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки.
При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.
5.6. Акт о списании по одной из причин, указанных в п.5.1, с приложенным списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, утверждается руководителем учреждения.
5.7. После утверждения Акта о списании осуществляются мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда.
5.7.1. Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья. Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.
В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Документ прилагается к Акту о списании со списком.
5.7.2. Документы (списанные объекты библиотечного фонда), исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или реализации физическим и юридическим лицам.
5.8. После завершения мероприятий, предусмотренных Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр Акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда.
На основании Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда библиотечное подразделение и бухгалтерия вносят изменения в соответствующие учетные документы.
5.9. Акты о списании регистрируются в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом виде регистра суммарного учета выбытия документов, принятом в библиотеке).
5.10. В регистрационной книге (или другом виде регистра индивидуального учета документов, принятом в библиотеке) проставляется номер и дата Акта о списании.
5.11. Все исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены:
специальным штемпелем должны быть погашены штампы библиотеки.
5.12. Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения.
Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.
На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).
5.13. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.
5.14. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда, как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю.
Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.
VI. Учет итогов движения библиотечного фонда
6.1. Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов.
Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.
Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года.
6.2. Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности.
Итоговые данные об обменном фонде не включаются в общие показатели библиотечного фонда.
VII. Проверка наличия документов библиотечного фонда
7.1. Проверка наличия документов библиотечного фонда (далее - проверка фонда) производится в обязательном порядке:
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации библиотеки.
Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.
7.2. Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:
документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни - ежегодно;
фонд редких и ценных книг - один раз в 5 лет;
фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц - один раз в 5 лет;
фонды библиотек от 50 до 200 тысяч учетных единиц - один раз в 7 лет;
фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц - один раз в 10 лет;
фонды библиотек от 1 до 10 миллионов учетных единиц - один раз в 15 лет;
фонды библиотек от 10 до 20 миллионов учетных единиц - один раз в 20 лет;
фонды библиотек свыше 20 миллионов учетных единиц - 1 миллион экземпляров в год.
Плановая проверка фонда библиотеки может осуществляться поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.
7.3. Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.
Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета.
7.4. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.
В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки. Акт с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
7.5. При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.
VIII. Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда
8.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения дело-производства.
8.2. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", зарегистрированным Минюстом Российской Федерации 08.09.2010 N18380.
8.2.1. Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).
8.2.2. В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда.
8.2.3. В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки).
8.2.4. До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.
Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 26 янв. 1996 г. N 14ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. - 1996 г. - N 5, ст. 410. - с.1110 Материал опубликован по адресу: http://www.rg.ru/2013/05/22/fond-dok.html
«СОДЕРЖАНИЕ журнала «Вопросы литературы» за 1975 год (№ 1-12) ИДЕОЛОГИЯ. ЭСТЕТИКА. КУЛЬТУРА Анастасьев Н., Зверев А. Зачем критика? (Литературно-публи цистические заметки) - 7. Дубровин А. Как большевистский партбилет - 11. Зверев А. Сказки технического века (Курт Воннегут: от предви дения к действительности) - 2. Кин Ц. Вся литература - роман- 10. Марков Д. Социалистический реализм - новая эстетическая си стема - 2, Молчанов В. Бегство в зеркало - 6. Черноуцан, И. Завещано Лениным - 1. i,...»
« ЛИНГВОКУЛЬТУРАХ» Фамилия Год рождения, Место основной Ученая степень, Основные работы работы, ее адрес шифр и за последние 5 лет (не более 15) с почтовым наименование имя Гражданство индексом, специальности, должность, ученое звание отчество телефон, e-mail ФГБОУ Доктор «КарачаевоДжаубаева 1962, 1. Джаубаева Ф.И. Языкотворчество русских писателей как...»
« Тюменского филиала ОАО СИ «Сибспецпроектреставрация» ОТЧЕТ О НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЕ Историко-культурные изыскания земельных участков (камеральный этап) под объект ВЛ 10кВ № 1 и № 2 от ЗРУ-10 Технологическое Пуровской технологической площадки (площадь 3,8725 га) Тюмень 2015 РЕФЕРАТ Отчет 23 с., 2 граф. прил. ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ...»
««Наука и образование: новое время» № 6, 2015 Бакуменко Елена Викторовна, заведующий детской библиотекой – филиалом №4, МБУК «ЦСДБ», г.о. Самара «ЭКО-МЫ!» В ДЕТСКОЙ БИБЛИОТЕКЕ Экология стала самым громким словом на Земле, громче войны и стихии. Оно характеризует собой одно и то же понятие вселенской беды, никогда прежде не существующей перед человечеством. Распутин В.Г. Сегодня, в эпоху стремительного прогресса и глобальной техногенной катастрофы, стали невольно задумываться: «Как сохранить...»
«·сти, общественно-политическим, социально-культурным и экологическим вопросам (доклад, сообщение, презентация, дискуссия, беседа за круглым столом и т. д.), письменное научное сообщение на темы, связанные с научной работой магистран та 4) и/или аспиранта (научная статья, тезисы доклада, реферат, аннотация), использова 5) ние этикетных форм научного общения. Целевые установки иноязычной подготовки определяют и содержание обучения. Обучение различным видам речевой деятельности в предполагаемых...»
«Ученые записки Таврического национального университета им. В.И. Вернадского Серия «Филология. Социальные коммуникации» Том 26 (65) № 3 – С.157-161. УДК 81’221:007:008 Особенности невербального поведения журналиста в разных культурах Борисенко В. А. Таврический национальный университет им. В.И. Вернадского, г. Симферополь, Украина В данной статье приведены основные типы и формы невербального поведения человека, представлены нюансы межкультурной невербальной коммуникации и датся сравнительный...»
«ГЛАВА 2 Конкурентные преимущества региональной кооперации и национальная конкурентоспособность избранных стран АТР 2.1. Интеграционные объединения восточноазиатских стран и Австралии Восточная Азия вступила на путь развития интеграционных процессов позднее других регионов мира, и в отличие от практики Европы и Северной Америки, где интеграционные процессы начинались с торговой либерализации, отправной точкой восточноазиатской интеграции стало финансовое сотрудничество в рамках так называемой...»
«УДОВЛЕТВОРЁННОСТЬ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН КАК ФАКТОР ПОВЫШЕНИЯ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИЗКУЛЬТУРНОГО ВУЗА Волгоград, 2012 Министерство спорта Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Волгоградская государственная академия физической культуры» УДОВЛЕТВОРЁННОСТЬ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН КАК ФАКТОР ПОВЫШЕНИЯ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИЗКУЛЬТУРНОГО ВУЗА МОНОГРАФИЯ Волгоград, 2012 УДК 378.9...»
«Почетный комитет Сопредседатели Почетного комитета: Александр Авдеев министр культуры РФ Валентина Матвиенко председатель Совета Федерации Члены Почетного комитета: Пьер Берже Роберт Делзелл Пьер Лакотт Участники Ольга Литвинова Баронесса Элен де Людингаузен Санкт-Петербургский государственный музей театрального Джон Ноймайер и музыкального искусства Михаил Пиотровский Государственный Эрмитаж Гелен Тесмар Государственный Русский музей Беттина фон Сименс Валерий Фокин Санкт-Петербургская...»
«Книжная выставка Образ Русского Севера Русский Север, архангельское Поморье, издавна является хранилищем неоценимых культурных сокровищ, созданных народом. Архангельский Север – край самобытный. Он замечателен и интересен не только удивительной своей нежной, неброской, неприметной на первый взгляд красоте природой. Он славен людьми – сильными, мужественными, исполненными чувства человеческого достоинства, благородства и доброты, никогда не выставляемой напоказ душевной красоты. Наш Север – край...»
« Начинаем наши парламентские слушания на тему Государственная культурная политика и вызовы времени. Прежде всего, я хотел бы поздравить всех собравшихся с прошедшим Днем работника культуры, поскольку так или иначе все, кто здесь собрался, могут себя с уверенностью назвать работниками культуры. И в преддверии наступающего Дня театра хочу...»
«Центр проблемного анализа и государственноуправленческого проектирования В.И. Якунин, В.Э. Багдасарян, С.С. Сулакшин Новые технологии борьбы с российской государственностью Москва Научный эксперт УДК 321.01.(066) ББК 66.0в7 Я 49 Якунин В.И., Багдасарян В.Э., Сулакшин С.С. Я 49 Новые технологии борьбы с российской государственностью: монография. 3-е изд. исправл. и дополн. - М.: Научный эксперт, 2013. - 472 с. ISBN 978-5-91290-211-6 В работе проанализирована эволюция широкого спектра...»
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам , мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный Приказом Минкультуры России от 08.10.2012 N 1077 (далее - Порядок N 1077), вступил в силу с 02.06.2013. Данный документ разработан в соответствии с п. 6 ст. 12 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле" и применяется для обеспечения учета, комплектования, хранения и использования документов, входящих в состав библиотечных фондов. Рассмотрим его основные положения.
Объекты и единицы учета. Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из него, независимо от вида носителя. В соответствии с разд. III Порядка N 1077 такими документами являются:
- печатные и неопубликованные издания (книги, брошюры, периодические издания, нотные издания и пр.);
- аудиовизуальные документы (фонодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы);
- документы на микроформах (микрофильмы и микрофиши);
- электронные документы (документы, размещенные на жестком диске компьютера, на внешних технических средствах).
Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет - годовой комплект и название. Дополнительные единицы учета - метрополка, подшивка, единица памяти данных (для электронных документов).
Учет документов библиотечного фонда осуществляется в регистрах суммарного и индивидуального учета в установленном порядке. Необходимо отметить, что формы регистров в Порядке N 1077 не приводятся. Следовательно, такие формы разрабатывают сами учреждения. При этом отметим, что образцы названных форм приведены в ранее действовавшей Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590. Считаем, что их можно использовать при разработке и утверждении своих внутренних первичных учетных документов (регистров индивидуального и суммарного учета, а также других первичных документов для учета библиотечного фонда).
Учет поступления документов. При приобретении документов (подписке, дарении, пожертвовании, поставке обязательного экземпляра и т.д.) они принимаются к учету на основании первичных учетных документов (накладной от поставщика, акта о приеме документов).
Документы, поступающие в библиотеку, первоначально подлежат суммарному учету. Они фиксируются в книге суммарного учета или другом регистре согласно п. 1.5.2 Порядка N 1077.
Далее осуществляется индивидуальный учет документов путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. При этом регистрационные номера исключенных из фонда документов вновь принятым документам не присваиваются. Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке согласно п. 4.4 Порядка N 1077.
Новшеством данного Порядка является то, что теперь при поступлении документов в библиотечный фонд на первичных учетных документах проставляется запись, подтверждающая категорию поступивших документов: особо ценное движимое имущество или иное движимое имущество. Здесь необходимо отметить, что отнести документы к категории особо ценного движимого имущества могут только бюджетные и автономные учреждения, у казенных учреждений такой категории нет.
Учет выбытия документов. Документы выбывают из библиотеки по причине утраты, ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, непрофильности. Основанием для выбытия служит акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144), к которому прилагается список исключаемых объектов библиотечного фонда и иные подтверждающие документы в соответствии с разд. V Порядка N 1077.
После утверждения акта о списании исходя из п. п. 5.7.1, 5.7.2 Порядка N 1077 проводятся следующие мероприятия:
- документы, исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или реализации физическим и юридическим лицам;
- документы, исключенные по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья;
- исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством РФ.
При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.
После завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании, первый экземпляр акта со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда, для фиксации в регистрах суммарного и индивидуального учета.
Учет итогов движения библиотечного фонда. Итоги движения фондов подводятся согласно разд. VI Порядка N 1077. Итоговые данные фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются в органы статистики.
Инвентаризация библиотечного фонда. Плановая инвентаризация проводится в следующие сроки (п. 7.2 Порядка N 1077):
- документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, - ежегодно;
- фонд редких и ценных книг - раз в 5 лет;
- фонды библиотек до 50 тыс. учетных единиц - раз в 5 лет;
- фонды библиотек от 50 до 200 тыс. учетных единиц - раз в 7 лет;
- фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц - раз в 10 лет;
- фонды библиотек от 1 до 10 млн учетных единиц - раз в 15 лет;
- фонды библиотек от 10 до 20 млн учетных единиц - раз в 20 лет;
- фонды библиотек свыше 20 млн учетных единиц - 1 млн экземпляров в год.
Обращаем внимание, что по сравнению с ранее действовавшей Инструкцией об учете библиотечного фонда периодичность проверки документов по некоторым позициям увеличилась.
Сроки хранения документов. Эти сроки устанавливаются в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 и на основании п. 8.2 Порядка N 1077.
Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда.
В течение 10 лет хранятся акты о списании.
В течение 5 лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд.
До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.
В соответствии со статьей 9.2 Федерального закона от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" и статьей 3 Федерального закона от 3 ноября 2006 г. N 174-ФЗ "Об автономных учреждениях" постановляет:
1. Утвердить Порядок определения видов и перечней особо ценного движимого имущества государственных бюджетных и автономных учреждений города Москвы согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Признать утратившими силу пункты 1, 2.1, 5 постановления и приложение 1 к постановлению Правительства Москвы от "О совершенствовании правовых актов города Москвы, регулирующих деятельность государственных учреждений города Москвы".
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Мэра Москвы в Сергунину Н.А.
Мэр Москвы
С.С. Собянин
Приложение
к постановлению Правительства
ОПРЕДЕЛЕНИЯ ВИДОВ И ПЕРЕЧНЕЙ ОСОБО ЦЕННОГО ДВИЖИМОГО
ИМУЩЕСТВА ГОСУДАРСТВЕННЫХ БЮДЖЕТНЫХ И АВТОНОМНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
ГОРОДА МОСКВЫ
1. Виды особо ценного движимого имущества государственных бюджетных и автономных учреждений города Москвы (далее - бюджетные и автономные учреждения) могут утверждаться правовыми актами органов исполнительной , осуществляющих функции и полномочия учредителя бюджетных и автономных учреждений, по согласованию с .
2. Виды особо ценного движимого имущества бюджетных и автономных учреждений определяются исходя из родовых признаков движимого имущества, необходимого для использования бюджетными и автономными учреждениями в соответствии с основными видами деятельности учреждений.
3. Решение об утверждении перечня особо ценного движимого имущества бюджетного и автономного учреждения может быть принято руководителем органа исполнительной , осуществляющего функции и полномочия учредителя, с учетом предложений соответствующего бюджетного или автономного учреждения.
Утверждение перечня особо ценного движимого имущества бюджетных и автономных учреждений осуществляется приказами руководителя органа исполнительной , осуществляющего функции и полномочия учредителя, или в порядке, установленном правовым актом соответствующего органа исполнительной , руководителем бюджетного или автономного учреждения.
4. При утверждении перечня особо ценного движимого имущества бюджетных и автономных учреждений в него подлежат включению:
а) движимое имущество, балансовая стоимость которого превышает размер, установленный органом исполнительной , осуществляющим функции и полномочия учредителя бюджетного или автономного учреждения, в интервале от 50 тыс. руб. до 500 тыс. руб., в зависимости от особенностей и отраслевой специфики основных видов деятельности соответствующих подведомственных учреждений;
б) движимое имущество, отчуждение которого осуществляется в специальном порядке, установленном законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе музейные коллекции и предметы, находящиеся в собственности города Москвы и включенные в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации, библиотечные фонды, отнесенные в установленном порядке к памятникам истории и культуры, документы Архивного фонда Российской Федерации;
в) иное движимое имущество, виды которого определены в соответствии с пунктами 1 и 2 настоящего Порядка, в том числе без которого осуществление бюджетным и автономным учреждением предусмотренных его уставом основных видов деятельности будет существенно затруднено или невозможно.
При этом к особо ценному движимому имуществу не может быть отнесено имущество, которое не предназначено для осуществления основных видов деятельности бюджетных и автономных учреждений, а также имущество, приобретенное государственными бюджетными и автономными учреждениями за счет доходов, полученных от осуществляемой в соответствии с уставом деятельности.
5. Ведение перечня особо ценного движимого имущества осуществляется бюджетным и автономным учреждением города Москвы.
Перечень особо ценного движимого имущества бюджетного и автономного учреждения включает в себя индивидуально-определенные вещи и формируется на основании сведений бухгалтерского учета государственных учреждений о полном наименовании объекта, отнесенного в установленном порядке к особо ценному движимому имуществу, его балансовой стоимости и инвентарном (учетном) номере (при его наличии) в соответствии с результатами специально проведенной для указанных целей инвентаризации имущества соответствующего учреждения.
Утвержденный перечень особо ценного движимого имущества в обязательном порядке направляется в в течение семи дней.
«Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», утвержден Приказом Минкультуры России от г Вступил в силу с г. «Инструкция об учете библиотечного фонда» от г. 590 Отменена Приказом Минкультуры России от г. 623
* Представляет только основы учета библиотечного фонда, общие и обязательные для разных типов библиотек. * Должен обеспечивать соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
В «Порядок учета» впервые включены электронные сетевые документы трех категорий: документы, размещаемые на жёстком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно- телекоммуникационные сети (далее – сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее – инсталлированные документы); документы, размещённые на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее – сетевые удалённые документы)
Учет ведется в традиционном и (или) электронном виде в регистрах. Регистры индивидуального учета – регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документов, топографическая опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами. Регистры суммарного учета – книга суммарного учета, листы суммарного учета, журнал.
4. Поступление документов 4.1.По первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений Кроме того, поступление библиотечного фонда может оформляться следующими документами: - актом о приёме документов (при поступлении на безвозмездной основе...) : обязательные экземпляры безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников при приеме документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным; Договором пожертвования в соответствии с ГК РФ (ст.574, 582) (с указанием его назначения «для пополнения библиотечного фонда»)
4.8. На первичных учетных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особого ценного движимого имущества (ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества (ОИДИ). ____________________ А К Т N От «_____»___________ 2013 г. Настоящий акт составлен ______________________________________ о приеме в библиотечный фонд документов, как в объект особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) ГБУК КемОНБ им. В.Д. Федорова для пополнения библиотечного фонда. Документы получены от ______________________________________ в количестве ___ экз. _______ на сумму________________руб._____коп. ______________________________________________________________ (сумма прописью) Документы записаны под номерами: Члены комиссии: ________________ _______________
Счета на которых отражаются в бухгалтерском учёте принятие к учёту объектов БФ: * "Внутриведомственные расчёты по приобретению основных средств"; * "Прочие доходы" (ко всему прочему при выявлении в ходе инвентаризации неучтённых объектов; при поступлении объектов в виде дара, пожертвования); * "Доходы от поступлений от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации" (при безвозмездном получении в рамках движения объектов между учреждениями разных уровней бюджетов); * "Доходы от операций с активами" (при поступлении книг от читателей взамен утраченных).
Учет выбытия документов из библиотечного фонда 1. Сокращен перечень причин исключения документов. Значительно расширено понятие «непрофильность» 2. Вместо нескольких форм актов об исключении документов из фонда, введена одна обязательная к использованию форма «Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда» (код). Выбытие списанных объектов библиотечного фонда 3. в «Порядке учета» представлена процедура исключения документов из фонда как особо ценного движимого имущества (ОЦДИ), отличная от процедур списания ОЦДИ. Направление выбытия документов 1 1. Передача в обменный фонд (с отражением на забалансовом учете) 2.Реализация 3. Передача в пункт приема вторсырья, металлолома, драгоценных материалов 4.Утилизация библиотекой 5.Безвозмездная передача
Контрольная функция учредителя заключается в мониторинге изменений состава фонда и в предупреждении его необоснованного сокращения, как тенденции к постепенному исчезновению Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда, как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.
Проверка наличия документов библиотечного фонда Проверка БФ согласно п Порядка 1077 производится в обязательном порядке: - при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов; - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; - при реорганизации или ликвидации библиотеки. Такие случаи, как смена материально ответственного лица и передача фонда библиотеки или ее части в аренду, теперь не являются обязательными для проведения проверок библиотечного фонда.
Изменилась периодичность плановых проверок БФ, п Порядка фонд редких и ценных книг - один раз в 5 лет; фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц - один раз в 5 лет; фонды библиотек от 50 до 200 тысяч учетных единиц - один раз в 7 лет; фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц - один раз в 10 лет; фонды библиотек от 1 до 10 миллионов учетных единиц - один раз в 15 лет; фонды библиотек от 10 до 20 миллионов учетных единиц - один раз в 20 лет; фонды библиотек свыше 20 миллионов учетных единиц - 1 миллион экземпляров в год. в "Инструкции об учете библиотечного фонда«, Приказ Министерства культуры РФ п.10.2 от 2 декабря 1998 г. N наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, - ежегодно; - редчайшие фонды - один раз в 3 года; - ценные фонды - один раз в 5 лет; - фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет; - фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет; - фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц - один раз в 10 лет; - фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц - поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.
По завершении проверки составляется акт о результатах проведения проверки наличия документо БФ, в котором указываются сведения о количестве документов БФ (п Порядка 1077): - по данным учёта; - имеющихся в наличии; - отсутствующих в БФ по неустановленной причине.
Учет электронных документов 3.4. К электронным документам относятся: документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно- телекоммуникационные сети (далее - сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее - инсталлированные документы); документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее - сетевые удаленные документы).
2.2. Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления - в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу. (электронные сетевые локальные документы должны храниться в библиотеке в виде БД, основанной на технологиях веб- программирования, позволяющих как минимум присваивать ключевые слова и поддерживающих хранение информации) Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.
