Utilizarea cardurilor de plastic în călătoriile de afaceri este un fenomen din ce în ce mai popular. Este convenabil și practic. Am aflat cât de legitim este folosirea cardurilor de plastic în călătoriile de afaceri.

În procesul de procesare a călătoriilor de afaceri, precum și în etapa de anulare a cheltuielilor de călătorie, contabilul are multe întrebări. La prima vedere, totul este simplu. Atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri, trebuie să vă ghidați de articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, precum și de Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri (aprobat de Guvernul Federației Ruse de 13 octombrie 2008, Nr. 749). Trebuie amintit că, în conformitate cu articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse, cheltuielile unei organizații reduc profitul impozabil numai atunci când au ca scop generarea de venituri, sunt justificate economic și documentate. Valoarea cheltuielilor asociate unei călătorii de afaceri este determinată de un contract colectiv sau de reglementare locală. O serie de documente unificate aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 nr. 1 sunt destinate înregistrării călătoriilor de afaceri.

În prezent, sunt răspândite cardurile de plastic corporative, care sunt proprietatea organizației, sau mai bine zis, sunt legate în mod specific de contul curent al companiei. Contractul cu banca este încheiat de o organizație (client), iar deținătorul cardului este o persoană fizică care acționează ca reprezentant autorizat al companiei. Toate acestea rezultă din prevederile „Regulamentului privind emiterea cardurilor bancare și tranzacțiile efectuate cu carduri de plată” (aprobat de Banca Centrală a Federației Ruse la 24 decembrie 2004, nr. 266-P).

Totul conform regulilor

Deci, clauza 10 din Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri prevede că salariatului i se acordă un avans în numerar pentru a plăti costurile de călătorie și închiriere și costurile suplimentare asociate locuirii în afara locului de reședință permanentă (alocație zilnică). Un avans poate fi emis atât în ​​numerar, cât și prin emiterea unui card corporativ (clauza 2.5 din Regulamentul de emitere a cardurilor bancare).

După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să raporteze asupra cheltuielilor efectuate prin depunerea unui raport în avans la departamentul de contabilitate al organizației cu atașarea tuturor documentelor care confirmă aceste cheltuieli.

În consecință, un card bancar corporativ este echivalentul emiterii unui avans de numerar unui angajat, cu singura diferență că suma avansului poate fi nelimitată - acesta este tocmai unul dintre avantajele utilizării cardurilor corporative în decontări cu persoane responsabile. „Plastic” este legat de un cont, care poate fi reîncărcat cu ușurință dacă este necesar; cardul vă permite să economisiți fonduri în timpul transportului, este convenabil în calcule.

Întrucât persoana responsabilă este o persoană anume, iar majoritatea documentelor pentru procesarea unei călătorii de afaceri sunt personalizate, răspunsul la întrebarea dacă deținătorul cardului poate plăti facturile la hotel și biletele pentru toată lumea este evident. Cine a primit avansul îl cheltuiește și raportează și direcția de cheltuire a fondurilor. Într-adevăr, clauza 11 din Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă, aprobată prin Decizia Consiliului de Administrație al Băncii Centrale a Federației Ruse nr. 40 din 22 septembrie 1993, interzice transferul de numerar emis împotriva unui persoană către alta.

Dacă, totuși, deținătorul cardului plătește cheltuielile altei persoane, primul va raporta cheltuielile efectuate, iar al doilea va trebui să transfere suma în numerar unui coleg, întrucât principiul: „primit în cont - raport” nu a fost anulat.

Contul de grup al hotelului încalcă regulile pentru furnizarea de servicii hoteliere, iar atașarea unui document eliberat unei alte persoane încalcă procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar

Anterior, „Regulamentul privind procedura de emitere a cardurilor bancare de către instituțiile de credit și decontările pentru tranzacțiile efectuate cu utilizarea acestora” (aprobat de Banca Centrală a Federației Ruse din 9 aprilie 1998, nr. 23-P) a stabilit că fondurile debitate din contul unei persoane juridice ca urmare a unui număr de tranzacții sunt considerate a fi emise de o entitate juridică împotriva unui titular de card corporativ. Până în prezent, Regulamentele nu conțin o astfel de prevedere, însă, în conformitate cu clauza 1.4 din Regulament, un card bancar este recunoscut ca tip de card de plată și este un instrument de decontare fără numerar destinat persoanelor fizice, inclusiv persoanelor juridice autorizate. , pentru a efectua tranzacții cu fonduri deținute de emitent, în conformitate cu legislația Federației Ruse și acordul cu emitentul.

Repet: costurile sunt suportate de persoana fizică care este reprezentantul întreprinderii, ceea ce înseamnă că el este persoana responsabilă.

A plăti sau a nu plăti?

Neath nu reprezintă o crimă în faptul că facturile de hotel și biletele de călătorie sunt achiziționate pe cheltuiala unui card corporativ. De exemplu, cetățeanul Ivanov a fost numit titular de card - el a fost cel care l-a primit în ajunul plecării sale într-o călătorie de afaceri. Grupul de călători de afaceri este format din trei persoane. Ivanov a plătit din contul de card al companiei costul cazării la hotel și cheltuielile de călătorie pentru trei persoane. Ordinul de trimitere a lucrătorilor într-o călătorie de afaceri a fost emis în formularul nr. T-9a (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1). Ordinul precizează că sursa de finanțare o constituie fondurile organizației acumulate pe un cont special de card, iar limita acestora este indicată. Ordinul șefului privind rambursarea cheltuielilor de deplasare către angajați, pe lângă limitele de cheltuire a fondurilor pentru călătorie și închiriere de locuințe, prevede posibilitatea rambursării acestor cheltuieli cu ajutorul unui card de plastic corporativ.

Curtea a IX-a de Arbitraj a indicat posibilitatea anexării la raportul de avans a unui bon eliberat altei persoane, cu condiția ca fondurile să fie utilizate efectiv pentru nevoile angajatorului (Rezoluția din 8 octombrie 2007 nr. 09AP-12853/2007-). AK). Instanța a reținut că încălcarea prevederilor clauzei 11 din Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar nu constituie un temei pentru recunoașterea sumelor primite în contul veniturilor salariatului și reținerea impozitului pe venitul personal.

Atunci când trimiteți un grup de angajați într-o călătorie de afaceri, toată lumea poate primi un card bancar corporativ deschis într-un singur cont de card special al organizației și poate face toate cheltuielile pentru ei înșiși, precum și să raporteze la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri fără a încălca actualul legislație. În magazine, hoteluri, etc., un angajat al organizației va primi documente care confirmă costurile suportate folosind un card corporativ eliberat pe numele său. Astfel de documente sunt facturile de cazare la hotel, biletele de călătorie, chitanțele, cecurile, facturile etc. Ele trebuie să fie însoțite de originalele taloanelor, chitanțele de la terminale electronice și bancomate. Un angajat al companiei va depune toate aceste documente la departamentul de contabilitate al întreprinderii împreună cu un raport prealabil.

Cerințele pentru contul hotelier sunt stabilite prin decretul guvernului Federației Ruse din 25 aprilie 1997 nr. 490 „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru furnizarea de servicii hoteliere în Federația Rusă”. La înregistrarea unui sejur la hotel, antreprenorul emite o chitanță (cupon) sau alt document care confirmă încheierea unui contract de prestare de servicii, care trebuie să conțină:

- numele contractantului (pentru întreprinzătorii individuali - prenume, nume, patronim, informații privind înregistrarea de stat);

- numele, prenumele, patronimul consumatorului;

- informatii despre camera pusa la dispozitie (spatiu in camera);

- pretul camerei (spatiu in camera);

- alte date necesare la latitudinea contractantului.

Vă rugăm să rețineți: contul de grup hotelier încalcă regulile de furnizare a serviciilor hoteliere, iar atașarea (ca confirmare a cheltuielilor călătoriei de afaceri) a unui document eliberat unei alte persoane încalcă procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar.

Există o singură cale de ieșire: ca fiecare călător să emită un card corporativ separat sau să folosească vechea procedură și să emită un avans de numerar pentru cheltuielile de călătorie de la casieria organizației către angajații care nu sunt deținători de carduri corporative. Acest lucru va evita posibile dispute cu autoritățile fiscale.

Tamara Sudaraeva, consultant financiar senior al firmei de avocatură „Tax”

• Politica de personal, cultura corporativa

CONFERINȚA INTERNET

23.05.2016 - 31.05.2016

Cheltuieli complicate: călătorie și ospitalitate

Carduri corporative într-o călătorie de afaceri

Ekaterina Mokhova:

- 1/ Plata cheltuielilor de deplasare si divertisment se realizeaza de catre angajatii companiei atat cu ajutorul cardurilor bancare personale cat si prin carduri corporative. Ce documente justificative trebuie depuse la departamentul de contabilitate daca biletul achizitionat prin magazinul online a fost platit: - cu card bancar personal? - un card corporativ al companiei? 2/ La plata cheltuielilor de divertisment cu card bancar personal sau corporativ, este necesara, pe langa cec, sa se depuna la departamentul de contabilitate ca document de confirmare si un talon de la post-terminal? 3/ Este posibilă rambursarea angajatului pentru cheltuielile de divertisment prin transferul de bani pe un card bancar personal, dacă cheltuiala în sine a fost plătită în numerar? 4 / Este posibil să conectați cardul bancar corporativ al organizației la aplicația Yandex.Taxi pentru plata călătoriilor de afaceri la întâlnirile cu partenerii? Trebuie să primesc o chitanță de la șofer în acest caz?

„Cartea principală”:

- 1) În cazul în care biletul a fost achitat cu cardul bancar personal al angajatului, acesta trebuie să întocmească un raport în avans. Trebuie să atașați o imprimare a comenzii din magazinul online, precum și o copie a biletului electronic / chitanței de itinerar. Ar trebui să fie clar din aceste documente pentru ce anume a fost plătit și de către cine. Managerul trebuie să aprobe un astfel de raport de cheltuieli.

Dacă costul unui bilet de avion este plătit de pe un card bancar corporativ, cel mai simplu mod este să întocmești și un raport în avans. Deoarece chiar dacă angajatul nu solicită rambursarea cheltuielilor sale, acesta trebuie să contabilizeze banii cheltuiți din cardul corporativ. Raportul trebuie să includă și o copie a extrasului bancar de confirmare a plății, precum și o tipărire a comenzii din magazinul online și chitanța electronică a biletului / itinerarului.

2) Cheltuielile luate în considerare în impozitare trebuie documentate. Cecul KKT este documentul principal care confirmă astfel de cheltuieli. Așadar, chiar dacă nu există nicio fișă/verificare a terminalului POS, acest lucru nu ar trebui să ducă la refuzul recunoașterii cheltuielilor.<ст.252 НК РФ>.

3) Organizația poate rambursa angajatului cheltuielile de divertisment prin transferul de bani pe un card bancar personal. În acest caz, nu contează cât de exact a fost plătită cheltuiala în sine - în numerar sau fără numerar. Legislația actuală nu conține nicio restricție cu privire la acest punctaj.

Nu uitați că angajatul trebuie să întocmească un raport de avans (dacă i s-a acordat un avans) sau să scrie o cerere de rambursare a cheltuielilor, care va indica ce cheltuieli au fost plătite de angajat și în ce scopuri. Iar documentele care confirmă cheltuielile de divertisment trebuie atașate raportului/aplicației.

4) Da, puteți „conecta” cardul bancar corporativ al organizației la aplicația Yandex.Taxi pentru a plăti călătoriile de afaceri la întâlnirile cu partenerii.

Puteți cere chitanță, dar chiar dacă taximetristul nu vă dă chitanță pe hârtie, puteți tipări datele pentru o anumită călătorie în contul personal al aplicației electronice taxi. O astfel de imprimare trebuie să fie certificată de un angajat responsabil (de exemplu, un contabil) cu indicarea funcției sale și a datei semnăturii. Împreună cu extrasul de cont bancar, o astfel de imprimare va confirma costurile cu taxiul.

Rețineți că într-una dintre întrebările adresate anterior la această conferință a fost deja luată în considerare problema confirmării călătoriilor prin serviciile de taxi care furnizează doar documente electronice (vezi răspunsul specialistului Ministerului Finanțelor V.A.Bulanteva).

Ca orice alt card bancar, este deschis pentru o anumită persoană. Dar particularitatea este că această persoană trebuie să fie un angajat al companiei care a încheiat un acord pentru eliberarea unui astfel de card.

Băncile pot emite carduri corporative de debit și credit (clauza 1.5 din Regulamentul privind emiterea cardurilor de plată și tranzacțiile efectuate cu utilizarea acestora, aprobat de Banca Rusiei la 24 decembrie 2004 nr. 266-P).

Posesorul unui card de debit (plata) poate efectua tranzactii in limita sumei stabilite de banca. Aceste decontari se fac pe cheltuiala banilor societatii in contul acesteia. Folosind un card de credit, deținătorul poate efectua tranzacții pe cheltuiala banilor furnizați de bancă în limita stabilită în conformitate cu termenii contractului de împrumut.

Atât acele carduri, cât și alte carduri corporative pot fi fie înregistrate, fie fără nume. Cardurile personalizate sunt emise pentru un anumit angajat al companiei. Nenumite sunt emise companiei. Oricare dintre următoarele poate folosi un astfel de card. După cum arată practica, organizațiile folosesc în principal carduri de debit cu o limită pentru fiecare card pentru diferite categorii de cheltuieli și descoperit de cont.

Cum să obțineți un card

Pentru, compania trebuie să încheie un acord cu banca. Trebuie să-i atașați:

• lista angajaților care vor folosi cardul. Semnăturile acestora trebuie să fie certificate de sigiliul companiei;
• copiile pașapoartelor angajaților pe numele cărora sunt emise cardurile;
• acorduri privind utilizarea cardurilor în forma stabilită de bancă, completate și semnate personal de către angajați.

Un card bancar corporativ este eliberat direct deținătorului indicat de companie în cererea de emitere a unui card bancar sau unui reprezentant al companiei care acționează în baza unei procuri.

Procedura de utilizare a cardurilor corporative

Pentru ca angajații să poată opera liber cu carduri corporative, organizația trebuie să elaboreze un regulament privind procedura de utilizare a acestora (partea 1 a articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). În el vă recomandăm să instalați:

• o listă de cheltuieli și tranzacții care pot fi efectuate de un angajat folosind un card corporativ;
• limitele de plată pentru cardurile corporative;
• perioada după care angajatul trebuie să returneze cardul;
• procedura de depunere a unui raport de către deținătorii de card cu privire la sumele cheltuite;
• perioada in care salariatul trebuie sa depuna un raport prealabil la firma cu anexarea documentelor justificative;
• o listă de documente care sunt acceptate ca confirmare a costurilor suportate.

În plus, este necesar să se aprobe lista posturilor persoanelor ale căror atribuții de muncă implică utilizarea cardurilor corporative (clauza 1 a articolului 847 din Codul civil al Federației Ruse). Angajații ale căror posturi sunt enumerate în listă trebuie să fie familiarizați cu regulamentul prin semnare (partea 2 a articolului 22 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pentru a exclude cazurile de pierdere a cardurilor corporative, precum și utilizarea abuzivă sau furtul de fonduri, este necesar să se organizeze în cadrul companiei o contabilitate pentru acceptarea și emiterea cardurilor bancare corporative (articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). Pentru aceasta, este recomandabil să se elaboreze un registru, care să reflecte următoarele date: numerele cardurilor, numele complete ale deținătorilor acestora, datele transferului și returnării cardurilor. Faptul de emitere și returnare a unui card corporativ va fi confirmat de către angajatul care l-a primit, și de către cei care țin evidența datelor cardului.

Cardurile bancare personalizate corporative pot fi în mâinile deținătorilor, sub rezerva respectării cerințelor de securitate. Toate cardurile corporative fără nume sunt păstrate în seiful companiei. De regulă, cardurile fără nume sunt emise unui angajat pentru a îndeplini o anumită sarcină - pentru a plăti pentru călătorie, divertisment sau alte cheltuieli.

Ce cheltuieli se pot face cu cardul

Conform clauzei 2.5 din Regulamentul nr. 266-P, o persoană juridică poate efectua cu ajutorul cardurilor bancare, în special, următoarele operațiuni:

• primiți numerar pentru decontări în Rusia legate de activitățile unei persoane juridice, inclusiv plata cheltuielilor de călătorie și divertisment;
• efectuați plăți în ruble legate de activitățile unei persoane juridice, inclusiv plata cheltuielilor de călătorie și divertisment în Federația Rusă;
• primiți valută străină în numerar în străinătate pentru a plăti cheltuielile de călătorie și divertisment;
• plătiți cheltuielile de călătorie și divertisment în valută străină în afara Federației Ruse.

Un contabil de companie are adesea o întrebare: poate un călător de afaceri să folosească un card corporativ în străinătate pentru a plăti pentru servicii în numele organizației însăși? Și dacă da, cum efectuează banca autorizată controlul valutar al acestor tranzacții?

Legea federală nr. 173-FZ din 10 decembrie 2003 „Cu privire la reglementarea valutară și controlul valutar” nu stabilește restricții privind tranzacțiile valutare între rezidenți și nerezidenți.

În consecință, un angajat detașat în străinătate, care acționează în numele și în numele organizației sale, poate folosi, teoretic, un card corporativ pentru a plăti serviciile.

Reglementările în vigoare anterior privind procedura de emitere a cardurilor bancare de către instituțiile de credit (aprobate de Banca Rusiei la 9 aprilie 1998 nr. 23-P) conțineau o prevedere conform căreia, atunci când se efectuează tranzacții valutare cu carduri corporative, o prevedere legală entitatea a fost obligată să prezinte la banca autorizată justificarea operațiunii, inclusiv o declarație de cheltuieli. Nu există o astfel de cerință în Regulamentul nr. 266-P în vigoare în prezent.

În același timp, Clauza 2.5 din Instrucțiunea Băncii Rusiei nr. 138-I din 4 iunie 2012 prevede că, atunci când valută străină este debitată dintr-un cont curent folosind un card bancar, un certificat de tranzacție valutară nu este depus la un banca autorizata. Cu excepția cazului efectuării de tranzacții valutare care necesită pașaportul tranzacției. Reamintim că la efectuarea tranzacțiilor valutare, pașaportul de tranzacție poate fi omis dacă suma totală a contractului nu depășește echivalentul a 50 de mii de dolari SUA la cursul de schimb oficial de la data încheierii contractului (clauza 5.2 din Instrucțiunea nr. 138I).

Astfel, organizația are dreptul de a plăti cu un card bancar corporativ pentru serviciile în străinătate în valută.

Raportați despre cheltuirea banilor pe un card corporativ

În prezent, nu există reglementări care să stabilească ce document trebuie să întocmească un angajat al companiei pentru a confirma cheltuirea fondurilor pe un card corporativ. Prin urmare, organizația poate utiliza forma unificată a raportului de avans nr. AO-1.

Notă. Forma raportului anticipat a fost aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 1 august 2001 nr. 55.

Societatea are, de asemenea, dreptul de a elabora propriul formular de raport (clauza 4 al articolului 9 din Legea nr. 402-FZ), care trebuie anexat la politica contabila (paragraful 4 al clauzei 3 al articolului 21 din Legea nr. 402-). FZ, clauza 4 din PBU 1/2008).

Când un angajat are venituri din impozitul pe venitul personal

Atunci când efectuați plăți către carduri corporative, trebuie să vă amintiți că angajatul trebuie să contabilizeze fondurile primite: să prezinte un raport în avans cu documente justificative.

Dacă un angajat nu raportează în timp util cu privire la cheltuirea fondurilor sau nu returnează fondurile retrase de pe card, el are venituri impozabile cu impozitul pe venitul personal (Rezoluția Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse nr. 14376/12). din 5 martie 2013, FAS Districtul Siberia de Vest din 19 februarie 2014 anul Nr. A45-25321 / 2012). Deși, în opinia unor judecători, lipsa documentelor justificative privind cheltuirea fondurilor emise pe un raport sau restituirea acestora la casierie nu constituie dovada că astfel de sume pot fi atribuite veniturilor angajaților (Rezoluția Primei Curți de Arbitraj). de Apel din 11 aprilie 2013 Nr. A43- 14173/2012, decizia Curții de Arbitraj din Regiunea Nijni Novgorod din 31 ianuarie 2013 Nr. А43-14173 / 2012).

Trebuie să respect limita de decontare?

Clauza 6 din Ordonanța Băncii Rusiei nr. 3073-U din 7 octombrie 2013 restricționează plățile în numerar între persoane juridice, persoane juridice și antreprenori. Limita este de 100.000 de ruble. sub un singur contract.

Folosirea unui card bancar corporativ este o plată fără numerar. Prin urmare, suma plății poate depăși 100.000 de ruble dacă angajatul plătește pentru bunuri (muncă, servicii) cu ajutorul unui card.

Cu toate acestea, retragerea de numerar de către un angajat de pe card înseamnă primirea de fonduri contra raportului. Și, deoarece persoana responsabilă efectuează plăți suplimentare în numele companiei, astfel de numerar în calcule ar trebui să fie utilizate în limita limită.

Amenda pentru încălcarea limitei de decontare pentru o companie este de la 40.000 la 50.000 de ruble, pentru un funcționar - de la 4.000 la 5.000 de ruble. (Articolul 15.1 din Codul de Contraventii Administrative RF).

Contabilitatea tranzactiilor cu carduri corporative

Contabilitatea tranzacțiilor cu utilizarea cardurilor corporative trebuie ținută în contul 55 „Conturi speciale în bănci”. Pentru o contabilitate mai convenabilă a tranzacțiilor cu carduri corporative, pentru acest cont este deschis un subcont „Carduri corporative”. Este recomandabil să efectuați o contabilitate analitică pentru acest subcont pentru fiecare card corporativ primit.

Notă. Prezența și mișcarea numerarului în valută străină sunt contabilizate separat.

Exemplul 1. Firma a trimis un angajat într-o călătorie de afaceri. În același timp, i s-a dat un card corporativ, creditat din contul curent de 45.000 de ruble. La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul a depus un raport de cheltuieli.

Costurile au fost:

• 16.000 RUB - pentru calatorie;
• 30.000 RUB - pentru cazare;
• 6300 RUB - indemnizație zilnică;
• 3500 RUB - cheltuieli de distractie.

DEBIT 55 subcont „Card corporativ”
CREDIT 51

• 45.000 RUB - fondurile sunt creditate pe card;

DEBIT 71
CREDIT 55 subcont „Carte corporativă”

• 45.000 RUB - fondurile au fost debitate de pe card atunci când au fost plătite de către un angajat în formă fără numerar sau în caz de retragere de numerar;

DEBIT 26 CREDIT 71

• 52.300 RUB - se reflectă cheltuielile călătoriei de afaceri;

DEBIT 44 CREDIT 71

• 3500 RUB - cheltuielile de divertisment au fost anulate;

DEBIT 71 CREDIT 50

• 10 800 RUB - a făcut decontarea finală cu salariatul.

Folosind un card corporativ, puteți efectua plăți în valută. Apoi va fi folosit contul 57.

Exemplul 2. Să modificăm datele din exemplul anterior. Să presupunem că angajatul a fost trimis într-o călătorie de afaceri.

Pentru achiziționarea de valută, 36.900 de ruble au fost transferate din contul curent, 900 de dolari SUA au fost creditați pe card. Cursul de schimb la data achiziției era de 40 de ruble / USD. Cheltuieli:

• 24.000 RUB (600 USD x 40 ruble / USD) - cheltuieli de trai;
• 12.000 RUB (50 USD x 40 ruble / USD x 6 zile) - diurnă.

În contabilitate s-au făcut următoarele înregistrări:

DEBIT 57 subcont „Card corporativ în ruble”
CREDIT 51

• 36.900 RUB - se transferă fonduri pentru cumpărarea de valută;

DEBIT 55 subcont „Card corporativ în valută”
CREDIT 57

• 36.000 RUB ((600 USD + 50 USD x 6 zile) x 40 ruble / USD) - valuta a fost creditată;

DEBIT 91 subcont „Alte cheltuieli”
CREDIT 57

• 900 RUB (36.900 - 36.000) - reflectă costul conversiei rublelor în dolari americani;

DEBIT 71

• 12.000 RUB (50 USD x 40 ruble / USD x 6 zile) - au fost retrase fonduri de pe card pentru a plăti diurna;

DEBIT 71
CREDIT 55 subcont „Card corporativ în valută”

• 24.000 RUB (600 USD х 40 ruble / USD) - fondurile în valută străină au fost debitate de pe card pentru a plăti hotelul;

DEBIT 26 CREDIT 71

• 36.700 RUB (36 700 + 700) - cheltuielile de deplasare ale persoanei raportoare sunt reflectate pe baza raportului anticipat.

Notă. Pentru ziua călătoriei în Rusia, diurna este stabilită conform normelor stabilite pentru călătoriile de afaceri în Federația Rusă (700 de ruble).

Deoarece fondurile bănești ale companiei au fost convertite în valută străină în suma cheltuielilor de călătorie ale angajatului și transferate pe cardul corporativ la data plății pe card, diferențele de curs valutar nu apar în contabilitate (clauzele 4, 5, 9 din PBU 3/2006, anexa la PBU 3/2006).

Notă! Cheltuielile cu cardul trebuie documentate. În caz contrar, inspectorii vor considera fondurile cheltuite de angajații firmei drept venit impozabil.

Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, în loc de „numerar”, administrația companiei are dreptul să îi elibereze un card de plastic corporativ. Acest lucru este foarte convenabil în multe cazuri.

Cardurile de plastic corporative pot fi folosite atât în ​​Rusia, cât și în străinătate. Cu ajutorul lor, este posibilă plata cheltuielilor de călătorie atât în ​​ruble, cât și în valută (clauza 2.5 din Regulamentul Băncii Centrale a Federației Ruse din 24 decembrie 2004 nr. 266-P (denumit în continuare Regulamentul) ). În consecință, cardurile sunt în ruble și valută. Mecanismul de utilizare a acestora este destul de simplu. Banca deschide un cont special de card (SCS, cont de afaceri) și compania transferă fonduri către acesta (se emite un card de decontare (de debit)). Dacă banca oferă clientului un împrumut, iar suma este creditată în contul special specificat, cardul se numește credit. Despre profesionisti Companiile au dreptul de a cumpăra valută numai dacă au un cont în valută (clauza 2 al articolului 14 din Legea din 10 decembrie 2003 nr. 173-FZ „Cu privire la reglementarea valutară și controlul valutar”). Când utilizați „plastic”, nu este nevoie să îl deschideți: este suficient un cont de ruble. Cert este că tranzacțiile cu carduri corporative pot fi efectuate într-o altă monedă decât moneda contului (clauza 2.6 din Regulament). Dacă firma are un cont în valută, atunci cardul va fi și el util. Într-adevăr, atunci când îl folosește, compania nu trebuie să schimbe moneda emisă (de exemplu, în dolari SUA) cu moneda țării călătoriei. În consecință, organizația nu va pierde la cursul de schimb. Un alt avantaj este că compania poate reînnoi contul de card în orice moment, chiar și atunci când angajatul se află deja pe teritoriul unei țări străine. Acest lucru este relevant dacă se dovedește brusc că este necesar să se prelungească durata călătoriei de afaceri. card valutar... La reflectarea tranzacțiilor cu carduri corporative se folosește contul 55 „Conturi speciale în bănci”. În acest caz, se deschide un subcont „Conturi speciale de card”. Pentru comoditate, compania poate deschide subconturi separate pentru fiecare card. Pentru contabilitatea tranzacțiilor valutare, datele executării acestora au o importanță deosebită. Conversia valutei străine în ruble se efectuează la data tranzacției în valută străină (creditarea valutei în cont sau anularea acesteia), precum și la data întocmirii situațiilor financiare (clauza 7 din PBU 3/ 2000). Data rambursării datoriei persoanei responsabile în termeni de sume în valută este considerată data aprobării de către conducătorul companiei a raportului de avans al salariatului (Anexa la PBU 3/2000 „Lista Datelor Efectuării Anumite Tranzacții în Moneda straina").

Exemplul 1 Kirov-Grad LLC îl trimite pe A. V. Kondrashov în Statele Unite ale Americii (Chicago) în perioada 5-9 decembrie 2006 (excluzând zborul). Costul unei plăți în avans pentru o călătorie de afaceri este (normele de cheltuieli pentru plata diurnei de subzistență sunt stabilite prin decretul Guvernului Federației Ruse din 13 mai 2005 nr. 299, normele pentru închirierea locuințelor - prin ordinul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 2 august 2004 nr. 64n): - diurnă - 360 USD. SUA (72 USD) 5 zile); - plata în avans pentru închirierea locuinței - 1300 USD (260 USD) pentru 5 zile). Pe 4 decembrie, organizația a transferat 1.660 USD din contul său curent în valută într-un cont special de card (SCA). Biletul de avion a fost achiziționat în avans și costul acestuia nu este inclus în cheltuielile angajatului. Un raport prealabil cu toate documentele necesare (factura hotelului, cecuri, chitante etc.) a fost depus la departamentul de contabilitate in data de 11 decembrie 2006 (in aceeasi zi, seful a aprobat-o). Potrivit raportului și extraselor bancare, pe 5 decembrie, Kondrashov a retras integral diurna și a plătit și cazarea la hotel (1.300 USD). Cursul de schimb oficial al dolarului la cursul Băncii Centrale a Federației Ruse la:

• 4 decembrie - 27 ruble / USD;
• 5 decembrie - 27,4 ruble / USD;
• 11 decembrie - 28 de ruble / USD.

Contabilul Kirov-Grad LLC a reflectat aceste operațiuni în următoarele înregistrări: 4 decembrie:Debit 55 subcont 4 „Cont card special” Credit 52 „Conturi valutare”- 44 820 de ruble. (1660 ruble) 27 ruble / USD) - USD sunt transferați într-un cont special de card; 5 decembrie:Debit 71 "Decontari cu persoane responsabile" Credit 55-4- 45 484 de ruble. (1660 USD) 27,4 ruble / USD) - se reflectă eliberarea de fonduri din raportul pentru diurnele și închirierea spațiilor rezidențiale (se reflectă retragerea fondurilor din contul cardului bancar corporativ); Debit 55-4 Credit 91-1 „Alte venituri”- 664 de ruble. (1660 USD) (27,4 ruble / USD - 27 ruble / USD)) - este reflectată diferența pozitivă de curs de schimb pe contul de card la data tranzacției; 11 decembrie:Debit 71 Credit 91-1- 996 de ruble. (1660 USD) (28 ruble / USD - 27,4 ruble / USD)) - s-a făcut reevaluarea cheltuielilor de călătorie (se reflectă diferența de curs valutar în contul de contabilizare a decontărilor cu persoane responsabile); - 46 480 de ruble. ((45 484 + 996) sau (1660 USD) 28 ruble / USD)) - cheltuielile de călătorie au fost anulate. Vă rugăm să rețineți: dacă compania a transferat fonduri către SCS într-o sumă mai mare decât cheltuielile reale de călătorie (de exemplu, 2.000 USD), atunci la data aprobării raportului anticipat, contabilul ar trebui să reevalueze soldul de fonduri de pe card. cont: Debit 55-4 Credit 91-1- 204 ruble. ((2000 USD - 1660 USD)) (28 ruble / USD - 27,4 ruble / USD)) - se reflectă diferența pozitivă de curs valutar pe contul cardului bancar corporativ.

... si rublaCard de plată. Dacă un angajat folosește un card de ruble pentru a plăti cheltuielile locale de călătorie, atunci, de regulă, nu există probleme.

Exemplul 2 Kirov-Grad LLC trimite un angajat într-o călătorie de afaceri locală. Fonduri în valoare de 10.500 de ruble au fost transferate în contul special din contul curent al organizației. Angajatul nu le-a cheltuit pe toate. Comisionul băncii pentru deservirea contului este de 20 de ruble. Debit 55-4 Credit 51 „Conturi de decontare”- 10.500 de ruble. - fondurile sunt transferate într-un cont special de card; Debit 71 Credit 55-4- 10.000 de ruble. - au fost debitate fonduri din contul de card pentru plata cheltuielilor de deplasare; Debit 20 (25, 26, 44) Credit 71- 10.000 de ruble - cheltuielile de călătorie au fost anulate; Debit 91-2 „Alte cheltuieli” Credit 55-4- 20 de ruble. - reflectă comisionul băncii pentru deservirea unui cont special de card; Debit 51 Credit 55-4- 480 de ruble. - restituirea soldului sumelor neutilizate în contul curent.

Dar atunci când utilizați un card de ruble în străinătate, trebuie să acordați atenție mai multor puncte. Deci, atunci când un angajat retrage bani de la un bancomat sau plătește cheltuieli în valută străină, banca îi vinde la propriul curs, retrăgând echivalentul corespunzător din contul de ruble. În acest caz, apare o diferență la data vânzării. Se formează din cauza abaterii ratei de vânzare a valutei străine de către banca emitentă de la cursul oficial al Băncii Rusiei. Data tranzactiei in valuta este considerata data debitarii din contul societatii a fondurilor necesare conversiei.

Exemplul 3 Să folosim datele exemplului 1 cu singura diferență că lui A.V. Kondrashov i s-a emis un card bancar de ruble. Banca comercială emitentă din 5 decembrie este de 27,6 ruble / USD. Contabilul Kirov-Grad LLC trebuie să facă următoarele înregistrări suplimentare: 5 decembrie:Debit 71 Credit 55-4- 45 484 de ruble. (1660 USD) 27,4 ruble / USD) - la data cheltuielii, se reflectă anularea sumei de valută la cursul Băncii Centrale a Federației Ruse; Debit 91-2 Credit 55-4- 332 de ruble. (1660 USD) (27,4 ruble / USD - 27,6 ruble / USD)) - reflectă diferența negativă dintre cursul de schimb al Băncii Rusiei și al băncii emitente pentru moneda încasată la bancomat;

Card de credit... Calculele pentru creditul „plastic” reflectă la fel ca și primirea unui împrumut obișnuit de către companie.

Exemplul 4 OOO Kirov-Grad a primit o linie de credit de la bancă în valoare de 100.000 de ruble. timp de 1 an la 10 la sută pe an. Conform termenilor contractului, dobânda se percepe doar pentru creditul utilizat efectiv. Un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri în Rusia. Valoarea cheltuielilor de călătorie a fost de 10.000 de ruble. După călătoria lui A. V. Kondrashov, compania a returnat o parte din datorie băncii. Debit 55-4 Credit 66 „Decontări pentru împrumuturi și împrumuturi pe termen scurt”- 10.000 de ruble. - fondurile împrumutate reflectate primite pe un cont special de card; Debit 71 Credit 55-4- 10.000 de ruble. - au fost anulate fonduri pentru plata cheltuielilor de călătorie dintr-un cont special de card; Debit 20 (25, 26, 44) Credit 71- 10.000 de ruble. - cheltuielile de călătorie au fost anulate; Debit 66 Credit 51- 10.000 de ruble. - A reflectat rambursarea unei părți a datoriei conform contractului de împrumut; Debit 91-2 Credit 66- 83,3 RUB (10.000 RUB x 10% / 12 luni) - a fost percepută dobândă lunară la împrumut; Debit 66 Credit 51- 83,3 ruble. - se afiseaza dobanda pentru imprumut.

ImpozitareaCheltuieli de calatorie. Acestea se referă la alte cheltuieli legate de producție și vânzare (paragraful 12 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Rețineți că cheltuielile unui angajat precum plata serviciilor unui bar, restaurant, portar, curățătorie chimică, room service (curățenie), plata apelurilor telefonice etc. nu vor reduce baza impozabilă (scrisoarea Ministerului Finanțelor din Federaţia Rusă din 3 iulie 2006 Nr. 03- 03-04 / 2/170). Fondurile scoase din cardul utilizat pentru aceste nevoi sunt considerate cheltuieli personale ale calatorului (conturi de primit catre companie). După întoarcerea din călătorie, angajatul va trebui să le returneze companiei. Atunci când utilizați un card de credit, baza de impozitare pe venit este redusă cu valoarea dobânzii la împrumut. Aceste costuri sunt clasificate ca nefuncționale (paragraful 2 al clauzei 1 din articolul 265 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Diferențele de schimb. Diferențele de curs valutar includ fie cheltuieli neoperaționale (paragraful 6 al paragrafului 1 al articolului 265 din Codul fiscal al Federației Ruse), fie veniturile neexploatare (paragraful 2 al articolului 250 din Codul fiscal al Federației Ruse). Acestea sunt reflectate de la data vânzării (cumpărării) a monedei (paragraful 7, alineatul 4 al articolului 271 din Codul fiscal al Federației Ruse, paragraful 6 al paragrafului 7 al articolului 272 din Codul fiscal al Federației Ruse). Cu toate acestea, aceste diferențe pot reduce baza de impozitare pe venit doar dacă angajatul a cheltuit banii primiți în scopuri oficiale. În caz contrar, costurile nu vor fi recunoscute ca justificate economic (clauza 1 a articolului 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

este importantÎn ordinul șefului cu privire la rambursarea cheltuielilor de călătorie către angajați, pe lângă limitele de cheltuire a fondurilor pentru călătorie și închiriere de locuințe, ar trebui să se prevadă că se efectuează compensații, inclusiv prin utilizarea unui card de plastic corporativ. Acest lucru va evita posibile dispute cu autoritățile fiscale.

este important Toate fondurile debitate din contul de card sunt considerate emise în contul angajatului - deținătorul cardului.

este important Destul de des, autoritățile fiscale amendează o companie pentru informarea prematură cu privire la deschiderea (închiderea) unui cont de card special (clauza 2 a articolului 23, clauza 1 a articolului 118 din Codul fiscal al Federației Ruse). Judecătorii nu îi susțin însă pe inspectori (deciziile Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Nord-Vest din 31 octombrie 2005 în dosarul nr. A52-2151 / 2005/2, din 21 iunie 2005 în dosarul nr. A52- 46 / 2005/2). Arbitrii consideră că SCS nu este un cont bancar curent în sensul articolului 11 din Codul fiscal. Într-adevăr, atunci când este deschis, un acord de cont bancar nu este încheiat (articolul 845 din Codul civil al Federației Ruse).

A. Bunina, auditor