Norme hrambe knjigovodskih listin v arhivu. Shranjevanje davčnih dokumentov. Kaj grozi podjetju, če kršite roke za hrambo dokumentov

Dejavnosti in velikosti Vsako podjetje je dolžno imeti na razpolago arhiv. Tu je shranjena vsa dokumentacija, ki jo nameravamo shraniti. Tukaj so letna poročila in blagajniške knjige ter računi in potrdila ter poročila o plačilnih listah, inventarne liste itd. Omeniti velja, da je rok uporabnosti računovodskih dokumentov neposredno odvisen od njihove narave. Nekateri dokumenti morajo biti v arhivu organizacije 75 let, drugi - le eno leto. Vse te omejitve določa zakon. Poglejmo, kakšni so roki za nekatere pomembne dokumente.

Zakonodajni okvir za arhivistiko

Obdobje hrambe knjigovodskih listin je urejeno s številnimi zakoni. Tako je bil 22. oktobra 2004 podpisan še en zvezni zakon, številka 125. Ime te določbe je "O arhivih". Za organizacije je še posebej pomemben sedemnajsti člen. V njem je zapisano, da so vsa podjetja dolžna spoštovati predpise, pravilnike in druge zakone, ki določajo časovna obdobja, v katerih morajo biti določeni papirji arhivirani. Obstajajo tudi prejšnji predpisi, ki določajo rok hrambe knjigovodskih listin. Na primer, zakon Ruske federacije pod številko 129. Njegovo ime je "O računovodstvu". Veljati je začela 21. novembra 1996. Prvi odstavek sedemnajstega člena tega sklepa določa, da so vsa podjetja, ne glede na razloge, dolžna hraniti primarne in druge knjigovodske listine ter poročila in registre tako dolgo, kot jim to določi arhiv države. . Vendar pa obdobje za večino dokumentov ne sme biti krajše od petih let.

Razlika v odločitvah

Davčna zakonodaja ima svoje postulate. Eden od njih je triindvajseti člen kodeksa, oziroma osmi pododstavek prvega odstavka. Navaja pogoje shranjevanja računovodske dokumentacije, pa tudi drugih papirjev, in sicer:

1. Uporablja se za izračun in poznejše plačilo davkov.
2. Potrdilo o prejemu dohodka.
3. Navedba nastanka stroškov.
4. Dokazila o plačilu davkov.

Za vse kategorije davkoplačevalcev so ti roki štiri leta. Lahko bi pomislili, da si ti zakoni nasprotujejo. Vendar velja spomniti, da prva sodba velja v računovodskem pravu, druga pa v davčnem pravu. Ker mora organizacija upoštevati oba kodeksa, je treba izbrati rok, to je pet let.

Drugi pomembni zakoni in predpisi

Obdobje hrambe knjigovodskih listin urejajo tudi naslednji zakoni:

1. Odobreno in podpisano 6. februarja 2002 s strani vodstva Zveznega arhiva "Osnovna pravila za delo arhivov organizacije."
2. Odobren 6. oktobra 2000 "Seznam standardnih dokumentov upravljanja, ustvarjenih v dejavnostih organizacij, z navedbo obdobij shranjevanja."
3. Podpisalo Ministrstvo za finance ZSSR "Pravilnik o dokumentih in poteku dela v računovodstvu" pod številko 105, ki je začel veljati 29. julija 1983.

Dvanajst mesecev in pet let

Minimalni rok hrambe knjigovodskih listin je eno leto. Tako obdobje je predvideno samo za ločeno kategorijo vrednostnih papirjev, ki vključuje korespondenco z ustreznimi organi o času poročanja. Rok hrambe gotovinskih dokumentov je pet let. Poleg njih naj bi bili podobno dolgo v arhivu še naslednji papirni mediji:

1. Bilance stanja za četrtletje.
2. Poročila organizacije za četrtletje leta s priloženimi pojasnili.
3. Glavna knjiga.
4. Vsi zapisniki sestankov za razpravo, kot tudi odobritev bilanc stanja za četrtletje in poročil za isto obdobje.
5. Šahovske revije.
6. Blagajne in dokazne (primarne) listine.
7. Pregledi (obtočni in akumulativni) na računih bilance stanja (analitičnih in sintetičnih).
8. Vsi dokumenti nesistemskega in sistemskega računovodstva (kontrolne in pomožne knjige, revije, kartotečne omare).
9. Revizijska dejanja finančnih in gospodarskih dejavnosti podjetja ter vse vrste primarnih materialov zanje.
10. Karte, kartotečne omare in knjige o poslovanju z odgovornimi osebami.

Shranjevanje letnih obračunov

Najmanj deset let je treba hraniti:

1. Bilance, kot tudi poročila organizacije za leto. Tem morajo biti priložena pojasnila.
2. Popisni opisi.
3. Prenos in ločevanje stanja.
4. Primerjalne izjave.
5. Likvidacijske bilance stanja. Pojasnila in druge priloge morajo biti obvezno priložene k njim.
6. Knjige, za katere se vodi evidenca stavb in objektov.
7. Zapisniki sej, na katerih so bile obravnavane oziroma potrjene bilance in poročila za letno obdobje.
8. Vse vrste materialov, ki vsebujejo informacije o popisu struktur, zgradb.
9. Zapisniki sej, na katerih so bile obravnavane primerjalne liste popisnih procesov.

Najdaljše obdobje

Najdaljše obdobje, petinsedemdeset let, mora voditi osebni račun vsakega zaposlenega. Če takšnih dokumentov ni, jih nadomestijo izjave, na katerih so izdane plače. Znano je, da se osnovna sredstva bremenijo stanja po polni amortizaciji po določenem času. Po zakonu je treba njihove potne liste hraniti popolnoma enako obdobje.

Vsak računovodja ve, da je treba vse primarne dokumente hraniti določeno obdobje. V velikih podjetjih obstajajo posebni arhivi za shranjevanje map z računovodskimi listinami. S prihodom elektronskega upravljanja z dokumenti določenega dela dokumentov ni mogoče natisniti, temveč shraniti v elektronski obliki. Ne glede na izbrani način shranjevanja primarne dokumentacije morate delati v skladu z roki, ki jih določa zakon. O njih bomo povedali spodaj.

Splošne informacije o obdobjih shranjevanja primarnih dokumentov vsebuje zvezni zakon z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ. Ta del zakonodajnega akta določa, da se mora primarna evidenca hraniti najmanj pet let. Izraz je lahko višji - in kakšen točno je rok uporabnosti določenega dokumenta, bo povedal ukaz Ministrstva za kulturo Ruske federacije. Ta dokument vsebuje tabelo s pogoji hrambe primarnih računovodskih dokumentov, davčnih registrov, kadrovskih dokumentov in druge dokumentacije. Tabela vsebuje 1003 pozicije z izrazi po vrstah dokumentov.

Obdobje hrambe primarnih dokumentov v računovodstvu v letu 2017 se ni spremenilo.

Ne zamenjujte pogojev hrambe primarnih dokumentov s pogoji hrambe davčnih knjigovodskih listin. Na primer, račun je davčni dokument in ga je mogoče hraniti le štiri leta (odstavek 1 člena 8 Davčnega zakonika Ruske federacije).

Upoštevajte, da se obdobje shranjevanja primarnih dokumentov v računovodstvu ne šteje od datuma sestave dokumenta, temveč od začetka novega poročevalskega leta (pismo Ministrstva za finance Ruske federacije).

Na primer, račun je bil sestavljen 24.08.2017. Minimalno obdobje hrambe je pet let. To pomeni, da takega računa ni mogoče uničiti pred 01.01.2023.

Obdobje hrambe nekaterih dokumentov je odvisno od dejstva preverjanja. Na primer, vnaprejšnja poročila je treba hraniti pet let. Če jih v tem obdobju davčni organi niso preverili, se obdobje poveča (Odredba Ministrstva za kulturo Ruske federacije z dne 25. avgusta 2010 št. 558).

Najdaljše obdobje shranjevanja je določeno za kadrovske dokumente (naloge, kartice za zaposlene), različne dokumente o plačah. Te evidence je treba hraniti najmanj 75 let.

Shranjujte elektronske dokumente v Diadocu – varneje je kot na osebnem računalniku. Vsi dokumenti so shranjeni v več kopijah na različnih strežnikih, kar onemogoča izgubo podatkov. Brezplačno ocenite možnosti Diadoca v okviru promocije »Neomejeno 2 meseca«.

Pogoji hrambe elektronskih dokumentov

Zakon določa, da se primarna organizacija lahko izda v papirni obliki in v elektronski obliki (5. del zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ). Če je elektronski dokument sestavljen v skladu z zakonom, veljajo zanj enaki roki hrambe kot za papirni dokument.

En sam program za shranjevanje dokumentov v elektronski obliki ne obstaja. Tako lahko plačilne naloge hranimo v bančnem sistemu stranka-banka. Primarni dokumenti, kot so računi, UPD-ji, akti, se lahko hranijo v računovodskem programu ali servisu, preko katerega poteka elektronsko upravljanje dokumentov. Prav tako je hramba elektronskih dokumentov možna v posebnem elektronskem arhivu ali v oblaku. Elektronske dokumente lahko shranjujete na različne načine, naloga glavnega računovodje je zagotoviti njihovo varnost in berljivost tudi leta pozneje.

Torej, povzamemo. Na vprašanje, kakšno je minimalno obdobje hrambe primarnih računovodskih listin, ki ga določa zakon, lahko varno odgovorimo - pet let. Roki hrambe elektronskih dokumentov se lahko izračunajo iz rokov hrambe papirnih dokumentov. Ti datumi se ujemajo. Izbrani način hrambe dokumentov se mora odražati v računovodski politiki.

V članku boste našli že pripravljeno tabelo o pogojih shranjevanja računovodskih, davčnih in drugih dokumentov v organizaciji. Če dokumente uničite prej, grozijo globe in dodatni stroški.

Obstajajo dokumenti, ki jih mora ustanova hraniti trajno, na primer računovodske politike. Tabela z rokom uporabnosti vam bo pomagala ugotoviti, katere papirje lahko zavržete. Konec koncev ima vsak različne roke. Če se zmotite z rokom in arhiv prej uničite, bo zavod oglobljen.

Koliko let hraniti dokumente o davkih in računovodstvu

Obdobje shranjevanja računovodskih listin in drugih primerov, ki nastanejo med gospodarsko dejavnostjo katerega koli gospodarskega subjekta, je določeno na zakonodajni ravni.

Trajanje skladiščenja je urejeno z naslednjimi zakonodajnimi akti:

• Davčni zakonik Ruske federacije;
• Zvezni zakon "O računovodstvu" z dne 12.2011 št. 402-FZ (v nadaljnjem besedilu - Zvezni zakon št. 402);
• Zvezni zakon "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji" z dne 22. oktobra 2004 št. 125-FZ (v nadaljnjem besedilu Zvezni zakon št. 125).
• Seznam standardnih upravljavskih dokumentov, potrjenih z odredbo Ministrstva za kulturo z dne 25. avgusta 2010 št. 558 (v nadaljnjem besedilu seznam).

Po teh predpisih se večina davčnih in knjigovodskih listin hrani 5 let od dneva njihove veljavnosti.

Določijo se lahko drugi časovni okviri, katerih trajanje je več ali manj kot 5 let:

• 1 leto - za mesečno poročanje;
• 3 leta - za četrtletna poročila o prejemu deviznih sredstev in plačilih;
• 4 leta za račune;
• 10 let - pogodbe, akti o prodaji premičnin.
• 15 let - tožbe, sodne odločbe in odredbe.
• 25 let ali trajno - statutarni dokumenti.

Zvezni zakon št. 402 in seznam določata posebna obdobja za shranjevanje računovodskih dokumentov v organizaciji. Tabela v prejšnjem razdelku jih ureja za vsako postavko (skupino) posebej.

Tabela: pogoji hrambe računovodskih in davčnih listin

Če želite preveriti, ali je papirje mogoče zavreči, vam bo pomagala tabela rokov uporabnosti:

* Trajanje hrambe ne sme biti krajše od 10 let (to velja za organizacije, ki niso viri pridobivanja državnih, občinskih arhivov).

Odgovori na priljubljena vprašanja na to temo:

Kako dolgo hraniti kadrovske dokumente

Roki za kadrovsko dokumentacijo so določeni s Seznamom. Razpon je od 12 mesecev do 50 (75) let. Obstajajo primeri, ki jih je treba hraniti trajno, torej dokler pravna oseba opravlja svojo dejavnost.

Leta 2016 je bila sprejeta sprememba zveznega zakona št. 125, ki je vplivala na osebne datoteke za osebje. Po uveljavitvi sprememb veljajo naslednji roki:

• 75 let za vse kadrovske dokumente, ki so bili poslani v arhiv pred 1. 1. 2003.
• 50 let za zadeve, dokončane in deponirane leta 2003 in kasneje.

Podjetje mora hraniti:

• Naročila za osnovno dejavnost;
• Predlogi za varstvo pri delu v zvezi z izboljšanjem delovnih pogojev in seznami delovnih mest, kjer so nevarni in škodljivi dejavniki.
• Revizijski protokoli kadrovske službe.
• Lokalni predpisi glede osebnih podatkov;
• Osebne mize itd.

Izvirnike osebnih dokumentov zaposlenih je treba hraniti do zahteve. Če ostanejo neprevzeti, jih pošljejo v arhiv za 75 let.

Krajši roki so določeni za:

• 1 leto - za urnike počitnic;
• 3 leta - nalogi za službena potovanja;
• 5 let - časovni listi in naročila, za katere ni določeno drugo obdobje (bonije, opomini itd.).
• 10 let - kolektivne pogodbe.

Opomba!Če dokumenti, navedeni na tem seznamu, vsebujejo informacije o delu v škodljivih in nevarnih pogojih, se trajanje njihovega shranjevanja poveča na 75 let.

Če imate kakršna koli vprašanja o pogojih shranjevanja katerega koli dokumenta, si oglejte celotno tabelo pogojev v beležki.

Hranjenje dokumentov v elektronski obliki

V primeru dolgotrajnega shranjevanja datotek na papirju vedno obstaja nevarnost njihove izgube ali poškodbe (selitev, nesreča ipd.), zato jih mnoga podjetja podvajajo v elektronski obliki. Te datoteke je mogoče tudi arhivirati. Za to metodo morate upoštevati številne nianse:

• Prenos se lahko izvede s pošiljanjem po komunikacijskih kanalih ali neposrednim prenosom elektronskih medijev.
• Ni vam treba tiskati datotek.
• Potrebno je narediti popis prenesenih datotek. V njem morate določiti način prenosa informacij (prevoznik).
• Preden pošljete digitalizirane datoteke v shranjevanje, se morate prepričati, da niso poškodovane in da na medijih ni virusov.
• V arhivu morajo biti ustvarjeni pogoji za hrambo in razmnoževanje takih spisov.
• Dokumenti morajo biti posredovani na dveh medijih, ki se med seboj podvajata.
• Elektronske arhive je treba pregledati vsaj enkrat na pet let.

Za prenos v uničenje elektronskih dokumentov, ki jim je potekel rok hrambe, sestavite akt o dodelitvi dokumentov v uničenje.

Opomba! Papirje z rokom trajanja nad 10 let je treba prenesti v arhivsko hrambo. Druge dokumente lahko shranite na delovnem mestu. Enako velja za papirnate medije.

Kako izračunati rok hrambe dokumentov

Obdobje hrambe dokumenta se šteje od trenutka njegovega poteka ali zaključka poročevalskega obdobja (leta). Odštevanje obdobja, v katerem je treba hraniti dokument, se praviloma začne 01. januarja leta, ki sledi letu, v katerem je dokument potekel.

Pri tem obstaja več izjem:

• Organizacija pripozna terjatve kot neizterljive. Obdobje hrambe spremnih dokumentov bo 4 leta od konca obdobja, v katerem se je to zgodilo.
• Poslovni subjekt je utrpel škodo. Dokumenti, ki to potrjujejo, se hranijo ves čas, dokler se upošteva izguba.
• Nakup nepremičnine, ki se amortizira. Listine na njem je treba hraniti še 4 leta po odpisu.

Kaj storiti s knjigovodskimi listinami, če je rok hrambe potekel?

Ko dokument poteče, ga je mogoče uničiti. Običajno se v ta namen enkrat letno opravi popis arhivskega gradiva. Odstranjevanje knjigovodskih listin s potečenim rokom trajanja mora potekati strogo v skladu z zahtevami predpisov. Nemogoče je odstraniti in uničiti datoteke iz arhiva, ne da bi izpolnili zahtevane dokumente.

Kako uničiti stare papirje

Uničenje datotek s pretečenim rokom hrambe poteka na naslednji način:

• Ustanovi se posebna komisija s predsednikom na čelu. Vključuje vodjo (odgovornega) za arhiv podjetja ter zaposlene, ki oblikujejo in hranijo spise (računovodje, kadroviki, tajnice itd.). V nekaterih primerih je lahko povabljen uslužbenec Rosarchiva.
• Komisija izbere spise, katerih rok hrambe je že potekel. Uvrščeni so na poseben seznam in sestavljen je akt "O uničenju dokumentov".
• Na podlagi akta vodja podjetja izda odredbo o uničenju, v kateri določi čas, kraj in način odstranitve papirjev.

Če je količina majhna, jih lahko uničite sami, sicer je bolje, da se obrnete na specializirano organizacijo.

Praviloma se uničenje izvaja z uporabo drobilnika.

Datotek ni mogoče uničiti na naslednji način:

• Zažgite na prostem ali v zaprtih prostorih.
• Odstranite (odvrzite) skupaj z odpadki v celotnem zabojniku.

Opomba! Zakonodaja podjetij ne zavezuje k uničenju dokumentov takoj po preteku roka hrambe. Poleg tega je priporočljivo, da nekaterih dokumentov ne uničite, dokler ni opravljen davčni inšpekcijski nadzor.

Odgovornost za kršitev rokov skladiščenja

V primeru kršitve pogojev skladiščenja je zagotovljena naslednja odgovornost:

• Za odsotnost računovodskih in davčnih dokumentov za eno obdobje se naloži globa v višini 10.000 rubljev.
• Za odsotnost teh dokumentov za dva ali več obdobij se globa poveča na 30.000 rubljev.
• Če je pomanjkanje dokumentacije povzročilo zmanjšanje davčne osnove, se krivcu naloži globa v višini 40.000 rubljev ali 20% premalo plačanega zneska davka.

To določa člen 120 davčnega zakonika Ruske federacije.

Poleg tega člen 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije predvideva kaznovanje krivega uradnika. Globa v tem primeru je 2000 - 3000 rubljev.

Pogoji shranjevanja dokumentov so določeni v Seznamu tipičnih upravnih arhivskih dokumentov, ki nastanejo med dejavnostmi državnih organov, lokalnih oblasti in organizacij, z navedbo pogojev shranjevanja, odobrenega z odredbo Ministrstva za kulturo Rusije z dne avgusta 25, 2010 N 558, njegov učinek pa velja za organizacije katere koli oblike lastništva.

To vprašanje si zastavljajo vsi brez izjeme podjetniki, ki so pred kratkim odprli podjetje in niso razumeli zapletenosti sistema. Kako dolgo torej hraniti dokumente LLC, leto, dve ali več? To vprašanje lahko podrobno razumete tako, da preberete točko za točko zveznega zakona št. 125-FZ "O arhiviranju v Ruski federaciji".

Roki hrambe knjigovodskih listin so različni. Kaj lahko povemo, če združimo vse podtočke? Računovodske listine je treba hraniti v LLC vsaj toliko časa, dokler obstaja možnost, da jih bo zahteval davčni nadzor. V skladu s členom 89 davčnega zakonika Ruske federacije je treba preveriti obdobje, ki ni daljše od treh let pred odločitvijo o izvedbi te revizije. Se pravi, hranimo zagotovo tri leta, potem pa se začne najbolj zanimivo.

23. člen Davčnega zakonika Ruske federacije, pododstavek 8 odstavka 1, nas jasno obvešča, da morajo davkoplačevalci hraniti dokumentacijo, ki potrjuje izračun davka, štiri leta in nič manj. To je to, gospodje. Ne tri leta, ampak štiri, skrbno hranimo knjigovodsko dokumentacijo in skrbimo, da se ne izgubi niti en kos papirja.

Katere konkretne dokumente imamo najraje in jih hranimo kot punčico očesa?

• davčni računovodski podatki;
• dokumenti, ki potrjujejo dohodek;
• dokumentarna dokazila o stroških;
• dokazilo o davčnem odtegljaju;

Računovodstvo potrjuje tudi pravila za shranjevanje primarne dokumentacije. V skladu z odredbo "O računovodstvu" št. 129-FZ je treba računovodske izkaze hraniti, kot je navedeno v pravilih državnega arhiviranja. Vendar ne manj kot pet let po tem, ko so bila zadnjič sestavljena računovodska poročila.

Kar se zgodi? In dejstvo, da ste dokumente dolžni hraniti strogo za obdobje, v katerem jih lahko davčna služba zahteva za preverjanje. To so tri leta. Če po pregledu nimate dokumentov, starih pet let, vas lahko oglobijo zaradi neustrezne hrambe dokumentov in nič več.

A v računovodski in davčni džungli ni vse tako preprosto in pregledno. Obstaja dokumentacija, ki bi jo morali hraniti veliko dlje od obdobij, o katerih smo pravkar razpravljali. Kaj so ti dokumenti?

1. Primarni dokumenti za pridobitev nepremičnine. Te dokumente hranimo tako dolgo, kot želimo. Za kaj je. Prvič, amortizacija. Drugič, pri prodaji nepremičnine morate nekje vzeti potrdilo o njeni začetni vrednosti7, prav tako ne pozabite na davek na nepremičnine.
2. Osnovna sredstva. Za nedonosna podjetja 283. člen davčnega zakonika določa pravilo za zmanjšanje davčne osnove tekočega obdobja zaradi izgub iz prejšnjega davčnega obdobja. Dokumentacija bi to seveda morala potrditi. Izgube se lahko upoštevajo deset zaporednih let, kar pomeni, da morajo biti listine urejene (4. odstavek 283. člena). Davčni inšpektorji imajo pravico zahtevati primarne dokumente, ki potrjujejo finančni rezultat, da potrdijo podatke o izgubah, navedenih v predloženi izjavi.
3. Za podeželska podjetja, ki delujejo z enotnim kmetijskim davkom, je treba hraniti tudi dokumente o izgubah v celotnem obdobju njihovega odpisa. Člen 346.6 odstavek 5 Davčnega zakonika Ruske federacije.
4. Za osebe, ki delajo na tako imenovani "poenostavitvi", UST. Člen 346.18 odstavek 7 Davčnega zakonika Ruske federacije.
5. Za odpis neizterljivih terjatev so potrebne tudi dokazne primarne listine davčne službe. Uničenje dokazil odvzame podjetju pravico do priznanja slabe terjatve kot odhodka, ker ne bo ničesar za potrditev zneska.
6. O delniških družbah ne bomo veliko govorili, saj je še vedno zvenelo vprašanje, kako dolgo je treba hraniti dokumente LLC in ne OJSC. Torej, na kratko, v JSC je treba hraniti dokumente za davčno poročanje - letne računovodske izkaze, pa tudi listino, dokler podjetje obstaja. Če gre podjetje v likvidacijo, se dokumenti pošljejo v državni arhiv. Za ta postopek potrebujete predhodno sklenjeno pogodbo z arhivom. Če takega dogovora ni bilo, pride v arhiv samo dokument o osebju podjetja. Kje bo shranjena preostala dokumentacija, bo odločil predsednik likvidacijske komisije ali morda stečajni upravitelj.
7. Podjetje mora hraniti letne davčne napovedi najmanj 10 let. četrtletno - pet let, to je v prisotnosti letnega.
8. Če četrtletnih poročil ni, se najmanj pet let hranijo tudi mesečna poročila.
9. Nabavne in prodajne knjige, račune je treba hraniti polnih pet let od dneva zadnjega vpisa v dnevnik. Oddelek 15.27 Pravil za vodenje računovodskih dnevnikov. V Seznamu standardnih dokumentov vodenja je klavzula o računih, tam piše, da se morajo prav ti računi hraniti pet let in to je to.

Še enkrat, davčni organi bi morali pri inšpekcijskih pregledih voditi zakonodajo o davkih in pristojbinah. In seznam ni vključen.

delam sklep: kako dolgo morate hraniti dokumente LLC? Izkazalo se je, da nič manj kot pet let, glede na osnovna sredstva in na splošno ves čas obstoja podjetja. Upoštevati je treba obdobje hrambe dokumentov od prvega januarja po letu, v katerem so bili ustvarjeni.

Kako shraniti papirne dokumente?

V računovodski politiki podjetja mora biti določeno, kako in kje naj se hrani dokumentacija, pa tudi odgovorna oseba za izvajanje tega odstavka ali celo komisija, sestavljena iz najbolj usposobljenih delavcev.

Mimogrede, dokumentacije ni treba hraniti v pisarni. Zakon ne prepoveduje izbire drugih mest za shranjevanje, na primer specializiranih arhivskih podjetij. Toda delniška družba mora po zakonu hraniti dokumente, kot so letna poročila in statut, točno tam, kjer je sedež. Mimogrede, hramba dokumentacije v elektronski obliki je zakonsko dovoljena z majhnim pridržkom, da morajo imeti dokumenti elektronski podpis osebe, odgovorne za sestavo dokumenta. Za hrambo dokumentacije v elektronski obliki podjetje oblikuje informacijski korporativni sistem. Oskrbuje jo certifikacijski center, ki zagotavlja uporabo elektronskega podpisa v elektronskih dokumentih.

Dolgoročno shranjeni dokumenti se sčasoma poslabšajo in zbledijo. Da bo njihova vsebina čitljiva, morajo skrbeti osebe, odgovorne za hrambo, in jih pravočasno kopirati.

Ob likvidaciji podjetja se dokumenti, ki so predmet dolgoročne hrambe, arhivirajo. Če se podjetje reorganizira, se dokumenti prenesejo na organizacijo naslednico. Novo podjetje ob izčlenitvi prejme osebne mape zaposlenih, ki so prešli v novo strukturo, in dokumente, povezane z obsegom novega podjetja.

Uničenje dokumentov. Če želite uničiti dokument, morate najprej sestaviti akt, ki ga bo podpisal vodja podjetja, in šele nato lahko nadaljujete neposredno z uničenjem dokumentov. Poleg tega v aktu ni treba skrbno prepisati vsakega od dokumentov, ki gredo v uničenje. Dovolj je, da prepišemo imena homogenih skupin. Kar se šteje za homogene skupine, je treba obravnavati neodvisno. Na primer, računi - se lahko štejejo za homogene dokumente itd.

Kako pravilno uničiti dokumente?

Samo zažgati? Odgovor je napačen. V tem primeru lahko popolnoma dobite težave z okoljskimi storitvami.
Reciklirati kot odpadni papir? Možnost je dobra, ni pa zagotovila, da konkurenčno podjetje ne bo imelo dokumentov, kar ni dobro. Da se to ne bi zgodilo, je treba mape z dokumenti oddati v reciklažo z računom. Poleg tega mora biti izvoz dokumentov izveden pod nadzorom uslužbenca podjetja, odgovornega za shranjevanje dokumentov.

Prav tako ga ni mogoče preprosto zavreči, saj je delodajalec po zakonu dolžan varovati osebne podatke zaposlenih.

Kaj je ostalo? Najbolj pravilno bi bilo uporabiti poseben stroj za uničevanje papirja. Na splošno je vaša odločitev, kako se boste znebili odvečnih papirjev.

Da bi se izognili želji po predčasnem olajšanju vašega dokumentarnega arhiva, bom dodal, da se odsotnost računovodskih registrov ali računov za davčno obdobje šteje za hudo kršitev in se kaznuje z globo pet tisoč rubljev.

In to je, če dokumenti manjkajo za eno davčno obdobje. V hujših primerih globa ne bo več 5.000, ampak 15.000 rubljev.

Če je davčna osnova podcenjena zaradi izgube dokumentov, ki potrjujejo dohodek, bo davkoplačevalec plačal globo v višini 10 odstotkov zneska neplačanega davka in ne manj kot istih 15.000 rubljev.
Mimogrede, v kazenskem pravu obstajajo točke glede hrambe računovodskih listin. Če se dokaže poškodovanje listin iz osebnega interesa, lahko vpleteni ostane v zaporu najmanj leto dni. Če se želite podrobneje seznaniti s tem odstavkom, glejte 1. odstavek 352. člena Kazenskega zakonika Ruske federacije za več podrobnosti.

Upoštevajte tudi, da imajo predstavniki arhivskih organov pravico preveriti ustreznost hrambe arhivske dokumentacije v vaši organizaciji. In tukaj ste lahko v skladu s členom 13.20 Zakonika Ruske federacije o kršitvah pravil za shranjevanje, računovodstvo in pridobivanje ter uporabo arhivskih dokumentov kaznovani z globo od 300 do 500 rubljev ali upravnim vsiljevanje.

Direktor podjetja je odgovoren za ustvarjanje prostorov za hrambo dokumentov in predvsem za arhiviranje, glavni računovodja pa mora te iste dokumente urejeno hraniti in jih pravilno prenašati v arhiv.