Ali veste, kaj je načrtovanje in kako pomembno je načrtovanje? Menijo, da ko porabite malo časa za načrtovanje in organizacijo delovnega dne, prihranite veliko več časa zaradi dobre usklajenosti dogodkov in pravilnega zaporedja nalog. Nobenega dvoma ni, da načrtovanje prinaša veliko koristi in koristi.
Znana statistika na lestvici celotnih organizacij, po kateri so znanstveniki ugotovili. Tisti uradi, ki se ukvarjajo s strateškim načrtovanjem, so dolgoročno uspešnejši in finančno premožnejši od svojih konkurentov, ki se s strateškim načrtovanjem ne ukvarjajo. Načrtovanje dneva je v bistvu enako načrtovanje, vendar na taktični ravni. Načrtovanje je močno orodje za doseganje ciljev vsakega sodobnega uspešnega človeka. Torej, tukaj so glavne prednosti načrtovanja:
ZAKAJ POTREBUJETE NAČRTOVANJE
1. Načrt delovnega dne. Nič ne bo ostalo brez pozornosti.
Na žalost, kljub dejstvu, da so naši možgani najmočnejše orodje pri delu, je naš spomin zelo omejen. So ljudje z boljšim spominom, so ljudje s slabšim spominom. Spomin je mogoče razviti. Ko pa je veliko stvari za postoriti, lahko kakšen posel uide naši pozornosti. In kot veste, je hudič v podrobnostih.
Znanstveniki verjamejo, da so povprečni človeški možgani sposobni imeti v mislih sedem predmetov (plus/minus dva). Poleg tega je to zelo optimistična ocena.
Poleg tega, da ne bomo ničesar pozabili, se tudi razbremenimo stresa – nehamo se obremenjevati in postavljati vprašanja “ali sem naredil vse za danes?”. Osebno trenutno pišem ta članek po načrtu v dnevniku.
2. Z načrtovanjem časa boste naredili več.
Prednosti načrtovanja očitno. Ko vse delo premislite vnaprej, vas po eni strani v procesu dela ne odvrne od tega. Po drugi strani pa imate več časa, ki ga lahko porabite bodisi za dodatno delo bodisi predčasno odidete iz službe. Oboje v bistvu pomeni povečano produktivnost. Menijo, da priprava načrta za dan ne traja več kot 10 minut ob skodelici jutranje kave. In prihranek časa je vsaj dva sasa. V enem mesecu lahko s tem prihranite do 40 ur dela, kar je enako polnemu polnemu tednu.
3. Načrtovanje delovnega dne vam pomaga določiti prednostne naloge
Na primer, danes sem najprej napisal dva članka, za katera bom prejel 1000 rubljev za vsakega. Nato sem napisal splošen članek na zanimivo temo in posvetil tudi publikaciji, ki jo berete. Vse to delo je na seznamu prioritet. Ker imam jasen načrt dela za ta dan, ne izgubljam časa z neprednostnimi nalogami. Posledično pomembne zadeve ne bodo pozabljene ali preložene na pozneje. Bodimo pošteni do sebe. Pomembne stvari pogosto prelagamo na pozneje, na jutri. To pomeni, da mnogi od nas trpijo zaradi odlašanja.
4. Dnevni načrt razbremeni stres in roke
Prednosti načrtovanja Prav tako je v tem, da se nehamo obremenjevati s tem, kaj moramo storiti danes, nerazumljivo veliko stvari, ki bi jih morali narediti včeraj. Izberete si izvedljiv obseg in delate dan za dnem, s čimer se popolnoma izognete rokom in neskončnemu stresu, ker za nekaj nimate časa. Posledično postane potek dela predvidljiv in obvladljiv.
Ste že slišali za? V bistvu vam načrtovanje delovnega dne omogoča, da to načelo uporabite sebi v prid, kar pomeni, da lahko naredite večkrat več. Najprej opravimo samo najpomembnejše dale. imamo dobro premišljen načrt. Potem bo mogoče opravljati sekundarne naloge ali jih celo točkovati. Načrtujte svoj dan in naj vam to postane navada, vendar jo dajte drugim ljudem. To še posebej velja za nove in kompleksne projekte.
Za delo se porabi toliko časa, kolikor ga je na razpolago oziroma se vsako delo opravi v predvidenem času. Ta načela in pravila za načrtovanje delovnega dne so psihološko upravičena in so se izkazala v različnih življenjskih situacijah.
Vodje se zavedajo naslednjega vzorca: za delo se porabi toliko časa, kolikor ga je na voljo, to pomeni, da je vsako delo opravljeno v času, ki mu je namenjen.
Načela in pravila za načrtovanje delovnega dne, ki vam jih predstavljamo, niso zavezujoča. Mnogi od njih se vam morda zdijo neresni. Vendar so psihološko upravičeni in so se izkazali v različnih življenjskih situacijah. Ni treba uporabiti vseh načel. Poskusite uporabiti vsakega od njih, poiščite svoj stil - tako bo najbolje za vas.
Torej mora biti organizacija delovnega časa v skladu z osnovnim načelom: "Delo mora ubogati mene in ne obratno." Pravila za načrtovanje delovnega dne lahko razdelimo v tri skupine:
1. Začnite dan s pozitivnim odnosom. Poskusite najti pozitiven začetek vsakega dneva, saj je miselnost, s katero se začnete spopadati z izzivi, ki so pred vami, bistvena za vaš uspeh. Vsako jutro si postavite tri vprašanja:
Ustvarjanje pozitivnega odnosa običajno ne traja več kot dve minuti. Privoščite si ti dve minuti, preden začnete svojo "standardno jutranjo rutino".
2. Dober zajtrk in brez naglice – v službo. Brez spanja, brez zajtrka, čimprej v službo – takšen začetek lahko samo pokvari dan! Ne recite, da nimate časa za lagoden zajtrk, to je stvar razvrščanja (le zgodaj morate iti spat, da boste dovolj spali in pojedli obilen zajtrk).
3. Delo začnite istočasno. To je element samodiscipline, ki prispeva k mobilizaciji sil.
4. Preverite svoje načrte za dan. Uporabite metodo analize ABC (ABC) ali Eisenhowerjev princip. Ugotovljeno je, da desetminutna priprava na delovni dan prihrani do dve uri delovnega časa. Torej osvojite ti dve uri! Poleg tega pri načrtovanju delovnega dne upoštevajte naslednje pravilo: načrtovati ne smete več kot 60% svojega časa, 40% pa je rezervni sklad za nepričakovane in nujne zadeve.
5. Lotite se posla brez kopičenja. Moral bi kategorično zavrniti takšen "jutranji ritual", kot so večkratni pozdravi, dolgotrajne razprave o najnovejših novicah itd. Seveda so potrebni socialni stiki in niste robot. Lahko pa jih prestavite na manj stresne ure, kot sta kosilo in popoldne.
6. Najprej - ključne naloge. Delovni dan začnite z nalogami skupine A, vse ostalo lahko počaka. Ne pregledujte najprej korespondence – dohodna poslovna pošta le redko obravnava zadeve, ki imajo najvišjo prioriteto in jih je treba zaključiti takoj.
7. Načrt dneva uskladite s tajnico. Tajnica, če jo imate, je vaš najpomembnejši partner pri ustvarjanju optimalnih pogojev za aktivnosti. Prvi čas v delovnem dnevu mu posvetite, pa čeprav le nekaj minut. Tajnica bi morala biti seznanjena z vašimi zadevami. Z njim uskladite vse datume, prioritete in načrte za dan. Dobra tajnica podvoji učinkovitost svojega šefa, slaba tajnica pa jo zmanjša za polovico.
1. Pripravite svojo mizo za delo. Iz tabele odstranite vse nepotrebne papirje za reševanje nalog skupine A. Na namizju ne sme biti več kot šest dokumentov hkrati. To je psihološko upravičeno: prvič, dodatni papirji absorbirajo čas, in drugič, red na mizi spodbuja red v mislih.
2. Postavite roke. Včasih so naloge dodeljene vam, saj ste tudi vi nekomu podrejeni. Tako se roki, postavljeni za rešitev problema, zelo pogosto sprejmejo brezpogojno, tudi če se ne ujemajo dobro z vašimi načrti. In moramo jih poskušati prilagoditi našim interesom in "času kupčije". Skratka, zahtevajte dvakrat več časa, kot je potrebno za dokončanje določene naloge; to je pogosto lažje, kot si mislite. Kar zadeva dodeljevanje nalog podrejenim, vam svetujem, da jim namenite približno tretjino manj časa, kot je po vašem mnenju potrebno za rešitev problema. Če je to dovolj, boste prihranili čas, če ne, pa še vedno ne boste izgubili.
3. Izogibajte se dejanjem, ki povzročajo povratni učinek. Številni voditelji se nagibajo k temu, da se ukvarjajo z vedno več novimi primeri, problemi in idejami ter s tem povzročijo ustrezno reakcijo na svoja dejanja, kar lahko vpliva na časovni razpored. Na primer, zelo pogosto, ko je enkrat sodeloval (iz čistega interesa) na sestanku, vodja prejme dodatne naloge, ki niso predvidene v njegovem načrtu. Lahko se mu kaj zaupa, vključi v delovno skupino ipd. Zato je najbolje, da vsa dejanja (pisma, telefonske pogovore, dogovarjanje o rokih ipd.) še enkrat preverite z vidika njihove nujnosti in nevarnosti. odgovora.
4. Zavrnite dodatna pereča vprašanja, ki se pojavijo. V vsakem podjetju, v vsakem oddelku se pojavijo različne vrste nujnih okoliščin ali nepredvidenih situacij. Ne smemo pozabiti, da odvračanje pozornosti zaradi tako imenovanih nujnih okoliščin povzroči, da za nekaj časa pozabimo na načrtovane pomembne stvari. Ali je vredno to storiti - odločite se za vsak primer posebej, odvisno od okoliščin.
5. Izogibajte se nenačrtovanim impulzivnim dejanjem. Praviloma impulzivno odstopanje od sestavljenega načrta zmanjša produktivnost. Torej, če želite med delom nekaj narediti (na primer telefonirati), razmislite, ali se vam to splača.
6. Vzemite si odmore pravočasno. Kratki odmori pri delu so vsekakor nujni, njihova pogostost in trajanje sta individualna. Glavna stvar je, da jih izvajate redno.
7. Majhne homogene naloge združite v skupine in jih izvajajte v serijah. Ukvarjajte se z rutinskim delom in malenkostmi z združevanjem homogenih nalog v delovne bloke. Šest blokov po 10 minut za telefonske klice, kratki sestanki paradoksalno vzamejo več časa kot en blok po 60 minut. Zakaj? Ker šestkrat naredite ustrezno pripravo za homogeno aktivnost. Podobna opravila torej združite v bloke, vendar naj ne bodo predolgi (bolje 30-60 minut).
8. Racionalno dokončajte, kar ste začeli. Izogibajte se preskokom v delu in vedno poskušajte začeto delo pripeljati do konca. Odvračanje od glavnega dela vam vzame čas, saj ko se vrnete k njemu, morate znova ponoviti, kar ste enkrat že naredili.
9. Uporabite časovne reže. Ne puščajte nezasedenih nenačrtovanih terminov (npr. čakanje v šefovi čakalnici, neuporaben sestanek, ki se ga morate udeležiti). Ko to storijo, se vprašajte: "Kako lahko kar najbolje izkoristim te minute?"
10. Privoščite si mirno uro (čas zase). Dobro se je izkazalo, da si vsak dan rezervirate eno tiho ali zaprto uro, med katero vas nihče ne more motiti. To je čas nemotene koncentracije. Dajte ga v načrt, to bo znatno povečalo vašo produktivnost. Za ta čas se izolirajte od zunanjega sveta, bodisi s pomočjo tajnice, ali preprosto zaprite vrata, potem ko ste opozorili, da vas ni. Zaprto uro izkoristite za pomembne, a nenujne, dolgotrajne opravke ali za tiste, ki se izgubijo v vrvežu dneva.
11. Kontrola rokov in načrtov. Med sestanki in drugimi aktivnostmi se v skladu s Paretovim načelom pogosto 80 % odločitev sprejme v 20 % časa. Spremljajte svoj čas in ga ne prihranite za ponovno preverjanje načrtov v smislu spreminjanja prioritet.
1. Dokončajte razveljavljeno. Vse majhne stvari, ki ste jih začeli (ogled korespondence, narekovanje pisem in zapiskov), poskušajte dokončati v enem dnevu. Odlašanje z njihovo izvedbo lahko povzroči dodatne stroške dela, ko morate odpraviti "blokado".
2. Spremljanje rezultatov in samokontrola. Brez nadzora in samokontrole je organizacija dela nepredstavljiva. O nadzoru bomo podrobneje govorili v enem od naslednjih člankov. Medtem se bom omejil na to, kar bom rekel: primerjava načrtovanega z narejenim in analiza odstopanj od načrtov je nepogrešljiv pogoj za normalno delo.
3. Načrtujte naslednji dan. Načrt za naslednji dan je najbolje narediti večer prej. Samoumevno je, da to ne odpove njegovega obveznega jutranjega ponovnega pregleda.
___________________________________________________________
Upoštevanje teh preprostih pravil upravljanja s časom vam bo omogočilo, da boste svoj čas porabili učinkovito in ga boste še vedno imeli na zalogi. No, če zanemarite svoj čas, vam tudi dobra čarovnija ne bo pomagala vrniti izgubljenega. Cenite čas!
Pomislite na svoje največje neuspehe v življenju. Prepiri, nesporazumi, ki so vam spremenili celotno življenje v negativni smeri. Neuspeli izpiti, razgovori za službo itd. Razlogi za takšne neuspehe so podobni, praviloma so posledica slabe priprave in nepremišljenih dejanj, spodaj bomo pogledali, kako narediti vse in načrtovati svoj dan / teden.
Kaj se bo zgodilo, če bo športnik mesec dni pred olimpijskimi igrami prenehal trenirati - spretnosti in mišična moč bodo znatno oslabele in zasedel bo eno zadnjih mest. Tako kot v športu je tudi v vsakem poslu potrebna dobra priprava, brez katere so možnosti za uspeh močno zmanjšane.
Ključni dejavnik pri pripravi je načrtovanje "Pravilo 6 R": Pravilno izvedeno načrtovanje preprečuje poslabšanje delovanja.
Spodaj bom podal 7 načinov, kako narediti vse s pomočjo pravilnega načrtovanja dneva, tedna.
Najprej si poglejmo, kako delujejo naši možgani. Ugotovljeno je bilo, da lahko obdržimo pod nadzorom največ 7+-2 primera ali pomembnih misli v glavi. Če želite to preveriti, preštejte, koliko krogov je prikazanih na slikah:
|
 |
 |
| riž. eno | riž. 2 | riž. 3 |
 |
 |
| riž. štiri | riž. 5 |
Najverjetneje je za določitev števila predmetov na slikah 1, 3 in 4 dovolj en pogled.
In za številki 2 in 5 en pogled ni bil dovolj, treba je bilo šteti ločeno. Manjši kot so predmeti, lažje jih je upravljati. Meja možganov nastopi, ko število postane večje od 7+-2.
Enako je z mislimi, hkrati v glavi lahko shranimo največ 7 + -2 opravila, ostalo pozabimo.
Kupiti morate darilo za rojstni dan ljubljene osebe;
- Plačajte internet, dokler ni izklopljen.
Ko ste prišli v službo:
Ugotovite, da morate danes pripraviti poročilo;
- Vstopil sem, kolega je prosil, naj vrže predlogo pogodbe;
- Po jutranjem načrtovalnem sestanku me je šef prosil, naj naredim 3 stvari.
Glava je že polna, a čas se ne ustavi, lahko vas pokliče stranka, ljubljena oseba, sodelavec, zgodi se kakšna nepredvidena situacija itd. Kaj se zgodi v takem primeru? Nekaj pozabimo. Če pozabimo kupiti hrano v trgovini, potem se seveda ne bo zgodilo nič strašnega, lahko pa pozabite na nekaj pomembnejšega: ne pridite na pomemben sestanek, vzemite zdravila itd.
Poleg tega, več stvari kot imamo v glavi, slabše postajajo naše analitične sposobnosti, saj se energija porablja za pomnjenje informacij.
Notebook - odpravlja vse zgoraj opisane težave in ima naslednje prednosti v primerjavi z delom iz spomina:
1) Zapisovanje je vedno hitrejše od pomnjenja. Na primer, zapisovanje na mobilni telefon je 10-100-krat hitrejše od pomnjenja. Tudi s poslom.
2) Varčevanje z energijo. Da ne bi pozabili pomembnega, se pogosto spomnimo, za to se porabi energija. Notebook rešuje to težavo.
3) Zanesljivost. Kar je napisano s peresom, se ne da posekati s sekiro. Vsak posel je mogoče pozabiti v ozadju utrujenosti, čustev ali drugih stvari. Če pa so naloge zapisane, potem je pozabljanje veliko težje.
Seznam opravil lahko vodite na navadnem listu, beležnici, vendar je bolje, če je to zvezek, saj ima koledar. Seznam dnevnih nalog je lahko na računalniku ali papirju. Najpomembneje je, da ga imate, saj je osnova za načrtovanje, kot je temelj hiše. Če hiša nima temeljev, potem je največ, kar je mogoče zgraditi, majhna enonadstropna konstrukcija brez ogrevanja iz plastike ali vezanega lesa. Tudi pri načrtovanju seveda lahko brez seznama nalog za dan ali zvezka, vendar boste v svojih zmožnostih močno omejeni.
Najpomembnejša stvar na seznamu opravil ali v zvezku je seznam stvari, ki jih morate opraviti čez dan. Drugi najpomembnejši del je koledar, v katerem si lahko ogledate naloge, ki jih morate na določen dan opraviti. Zato je zvezek boljši od običajnega seznama, ker je tam koledar.
Najpomembnejše pri delu z rokovnikom ali zvezkom je, da delamo po vnaprej izdelanem načrtu. Če želite to narediti, redno pregledujte svoj zvezek in ugotovite, ali ste naredili vse, kar ste načrtovali za danes. Seznam si lahko ogledate, ko dokončate trenutno nalogo. Zelo pomembno je, da v rokovnik shranite pomembne stvari, ki jih morate opraviti danes.
Če pride nova naloga in ni nujna, si jo najprej zapišite v zvezek in nadaljujte šele, ko pride do nje. Vsaka nova naloga se zdi zelo pomembna in začnemo se lotevati vsega po vrsti: pregledovati pošto, telefonirati itd. Toda takoj, ko začnete najprej zapisovati vsa dohodna opravila v zvezek, boste ob tem vnosu ugotovili, da so pomembnejše naloge.
Vse gibe desne strani telesa nadzira leva hemisfera možganov, ki je odgovorna za logiko. Ko z desno roko pišemo novo nalogo, aktiviramo levo poloblo naših možganov, ki je odgovorna za logiko. Aktiviranje logike pri pisanju z desno roko nam bo pomagalo pri boljših odločitvah.
Če si pred začetkom dela vse zapisujete v zvezek, boste čez dan opravili najpomembnejše naloge in se uprli stranskim opravilom, ki vas nenehno motijo.
Vse načrtovane naloge je treba izvesti po pomembnosti in nato po času izvedbe. Začnite z najpomembnejšimi in postopoma preidite na manj pomembne. Zapišite naloge v svoj današnji načrt po pomembnosti, nato jih razvrstite po nujnosti in začnite delati z najvišjo prioriteto.
Na primer, prijatelj vas je poklical na klepet. Telefonski klic, nujna zadeva, saj trenutno zvoni telefon, a morda ni pomembno. Če imate pomembnejše naloge, na primer pripraviti poročilo o delu, potem je bolje, da najprej opravite več in pomembnejše naloge, zlasti poročilo, nato pa, če je čas, pokličite nazaj in se pogovorite s prijateljem. . Ne pa obratno, sicer zaradi nepomembnega klica morda ne boste imeli časa za pomembnejše stvari.
Pomembnost pred nujnostjo. Nujnih nalog se lotite le, če obvladate situacijo in ste prepričani, da boste imeli čas za vse pomembnejše.
Elektronskih zvezkov je ogromno. Elektronski dnevnik ima nedvomne prednosti pred papirnatimi:
A. Prihranite čas. Na elektronskem dnevniku vam ni treba prepisovati nalog iz prejšnjega dne v tekočega, z njim pa lahko delate tako na računalniku kot na telefonu ali tablici, pri čemer sinhronizirate podatke na vseh napravah.
B. Količine in hitrost: V elektronski dnevnik lahko zelo hitro prepišete veliko količino podatkov za nadaljnje delo. Na primer: zvečer želite speči bananino pito in si morate pred odhodom v trgovino zapisati potrebne sestavine. Če imate elektronski rokovnik, potem lahko v nekaj sekundah hitro kopirate celoten recept iz interneta v dnevnik. Hkrati pa boste za ročno pisanje samo sestavin na list papirja potrebovali več časa kot za celoten recept v elektronski obliki. In v trgovini bo dovolj, da vklopite dnevnik na telefonu, da hitro razumete, kaj kupiti.
B. Priročnost. Neprijetno je uporabljati navaden zvezek v prevozu, v trgovini, na počitnicah, v teh krajih je težko zapisovati in gledati zapiske, ker je papirnati dnevnik velik in potrebujete 2 roki, da ga odprete. Toda elektronski zvezek na telefonu bo vedno z vami, kjer koli že ste: prevoz, trgovina, ulica. V računalniku lahko hitro delate zapiske in jih nato sinhronizirate, da imate te zapiske v telefonu v nekaj sekundah.
Načrt delovanja za naslednji dan naredite vnaprej, najboljši čas je konec delovnega dne, preden greste domov. To preprosto dejanje vam bo pomagalo bolje spati, saj je pogosto vzrok za nespečnost to, da zvečer v spominu preletimo vse pomembne stvari, ki jih moramo narediti jutri, da jih zjutraj ne pozabimo. In prav te misli nam preprečujejo, da bi se sprostili in mirno zaspali, a če si zapišete vse svoje načrte, si zagotovite ne le miren spanec, ampak tudi večer.
Poleg tega, ko naredite načrt vnaprej, bo vaša podzavest vso noč nenehno delala na tem, kako najbolje narediti načrtovano. Rešitev kompleksnih težav se vam lahko porodi ob zajtrku, na poti v službo ali celo sredi noči. Zjutraj se najpogosteje porodijo nove ideje in ta čas boste kar najbolje izkoristili, le seznam opravkov za naslednji dan morate napisati vnaprej.
Mimogrede, če imate vprašanja, na katera želite dobiti odgovor, potem preden zaspite in zaprete oči, si jih zastavite, po možnosti na glas in takoj zaspite. In zjutraj se pripravite, da takoj zapišete vse misli, ki se lahko pojavijo v trenutku, ko se zbudite ali kasneje.
Naredite si načrt dneva tako, da delo, ki zahteva veliko energije, pade na vrhunec vaše aktivnosti, ko imate veliko energije in ste čim bolj produktivni. Praviloma se vrhunec aktivnosti začne zjutraj, saj imate po spanju veliko moči in sveže glave, vendar se zgodi, da se lahko vrhunec aktivnosti pojavi tudi podnevi in celo zvečer.
Energijsko najbolj potratne dejavnosti so stvari, za katere ni talenta. Običajno so to stvari, ki si jih najbolj ne želite početi. Te naloge pri upravljanju časa imenujemo žabe, ker je te naloge neprijetno začeti opravljati. Pri upravljanju časa obstaja pravilo – začni dan z žabo, torej iz neprijetne afere. To pravilo vam bo omogočilo učinkovitejše delo, saj imate običajno zjutraj največ moči, te sile pa so izjemno pomembne za opravljanje najbolj neprijetnega dela.
Navedel bom primer iz življenja, imam tehnično miselnost, zato so mi eksaktne vede, kot so: fizika in matematika lahke, težje pa je s humanitarnimi predmeti, zato sem se v šoli pogosto pripravljal na angleščino. test zjutraj. Vstajal sem 1-2 uri pred šolo in se učil angleščino. Zjutraj sem imela največ energije, zato sem takrat lažje opravila težko nalogo, za katero sem imela najmanj talenta. Rezultati priprav so presegli vsa moja pričakovanja, dobila sem odlično ali dobro pri predmetu, ki mi ni bil všeč.
Načrtujte najbolj neprijetne naloge za vrhunec aktivnosti, na primer zjutraj, in videli boste, kako boste naredili več in vaša osebna učinkovitost se bo povečala.
P.S.Če imate kakršne koli težave ali vprašanja o prebranem članku, pa tudi o temah: psihologija (slabe navade, izkušnje itd.), prodaja, poslovanje, upravljanje časa itd., me vprašajte, poskušal vam bom pomagati. Možno je tudi svetovanje preko Skypea.
P.P.S. Lahko se udeležite tudi spletnega usposabljanja "Kako pridobiti 1 uro dodatnega časa". Napišite komentarje, svoje dodatke;)
 |
|
Zdravo! V tem članku bomo govorili o načrtovanju delovnega dne.
Danes se boste naučili:
V 21. stoletju se je življenjski ritem opazno pospešil in še naprej pridobiva zagon. Če je bilo prej za uspeh potrebno opraviti eno količino dela, je treba zdaj za uspeh narediti veliko več. In ljudje se začnejo soočati s pomanjkanjem časa. Če se vsak dan pehaš za vsemi dnevnimi opravili, ki nam jih nalaga življenje, sploh ni časa.
Načrtovanje delovnega dne je orodje, ki pomaga ne le učinkovito izkoristiti delovni čas, ampak ga tudi zmanjšati. To ni banalen seznam opravil, ki jih je treba izpolniti v strogem vrstnem redu. Načrtovanje je zmožnost izbire, kaj je treba narediti, zakaj in kdaj.
Zato dobro načrtovanje ne le strukturira vse, kar počnete v enem dnevu, ampak tudi sprosti vaš čas. Najprej morate narediti najpomembnejše - to je glavno pravilo. Koristno je za vsako osebo, ki ima prosti čas v službi in nima jasnega urnika, da si čas pravilno razporedi.
Načrtovanje delovnega časa vključuje:
Določanje prednosti vam pomaga razumeti, čemu je treba posvetiti pozornost, kaj se lahko reši samo od sebe in katero težavo je treba preprosto prezreti. Čas in informacije so postali veliko bolj dragoceni kot prej in jeziti se na nekaj, kar ne daje rezultata, je nesmiselna stvar.
Izbira pomembnih nalog- skoraj enako kot prioriteta, le v enem delovnem dnevu. Izberete, kaj bo prineslo pomemben rezultat, kaj je treba storiti nujno in kaj je mogoče odložiti.
Iskanje najboljših načinov za reševanje težav je zelo pomembna točka. Pri načrtovanju morate razmisliti ne le o tem, kaj boste naredili, ampak tudi o tem, kako to najbolje narediti. Hkrati je pomembno ne samo prihraniti čas, ampak narediti vse čim hitreje in učinkoviteje.
Delo s prostim časom vključiti tudi v načrt dela. Imate na dan prosti 2 uri, ki ju lahko porabite za nekaj? O tem lahko poveste svojemu šefu in on vas bo naložil z delom, lahko se izobražujete ali pa se potrudite za razvoj lastnega projekta.
Vsakdo, ki se je kdaj ukvarjal s freelancerstvom, poslom ali »delom po mili volji« (kot taksi), razume pomembnost urejanja stvari čez dan. Toda na primer večina pisarniških delavcev ne meni, da je treba načrtovati svoj delovni dan.
Pravzaprav je glavni razlog za načrtovanje delovnega dne povečanje lastne učinkovitosti. Če prisluhnete lastnemu telesu, lahko razumete, da so nekatere stvari za vas bolje enkrat, nekatere pa drugič. Na primer, bolj priročno vam je, da po kosilu kličete v druga podjetja, saj ste se že zbudili, vendar še niste imeli časa, da bi se utrudili, monotono delo pa je zvečer opravljeno hitreje, zato je bolje, da odložite informacije o vožnji v bazo podatkov za 5-6 ur.
Načrtovanje delovnega dne ne upošteva le osnovnih elementov reševanja problemov, temveč tudi osebne preference vsakega posameznika. Upravljanje časa ni bilo narejeno tako, da bi vsem vsilili enak vzorec visoke uspešnosti. Svoje naloge morate prilagoditi značilnostim svojega telesa.
Organiziranje in načrtovanje dneva vam omogoča, da naredite več v krajšem času, pri čemer ostane čas za stvari, ki jih imate radi.
Vsak mora imeti možnost načrtovati svoj delovni dan. Tako lahko prihranite čas in delate bolj učinkovito. Toda obstajajo 3 kategorije ljudi, ki so preprosto dolžni sodelovati pri osebnem načrtovanju.
. Najbolj nediscipliniran delavec je svobodnjak. Nima jasnega urnika in le rok ga opomni, da je čas, da se usede in nekaj naredi. Zato je za freelancerje, ki delajo z več strankami, zelo pomembno, da načrtujejo svoj delovni dan. Pogosto se izkaže, da se nova naročila pojavijo z razliko enega ali dveh dni in če odlašate do zadnjega, se lahko zgodi, da ne boste imeli časa delati na dveh projektih.
poslovneži. Tukaj je vse skoraj enako kot pri freelancingu. Še posebej, če gre za spletno poslovanje. Po eni strani ste lahko mirni doma, ko vaši zaposleni delajo, po drugi strani pa se bo ta pristop neizogibno izkazal za neuspešnega. Na zahodu med poslovneži cveti kult deloholizma. Menijo, da če ne delaš 60 ur na teden, potem si len in nimaš kaj početi v poslu.
Voditelji. Vodja ne bo vedno poslovnež. Lastnik podjetja ne more aktivno sodelovati v zadevah svojega podjetja, vendar njegov direktor prevzame odgovornost za delovanje celotnega mehanizma. Zato morajo vodje srednjih in velikih podjetij svoj čas učinkovito izkoristiti, saj je od njihovih odločitev na dolgi rok odvisna prihodnost podjetja. Načrtovanje delovnega dneva vodje je način za najbolj učinkovito razporeditev časa med strateško pomembnimi nalogami.
Obstaja veliko načinov, kako pravilno načrtovati svoj delovni dan. Toda eden najučinkovitejših Eisenhowerjeva matrica. Njegovo bistvo je naslednje.
Obstajajo 4 kvadratki:
kvadrat A mora biti skoraj vedno prazna. S pravilnim načrtovanjem bi morale biti vse pomembne naloge v kvadratu B in izvedene, ko se približujejo A.
Kvadrat B To so pomembne stvari, ki vam bodo pomagale doseči vaš cilj. To vključuje vse naloge, ki jih je treba opraviti v 1 delovnem dnevu.
Kvadrat C pomeni nujne in nepomembne zadeve, ki jih je treba prenesti na druge osebe. Vrhunski primer nujnih, a nepomembnih stvari je klic potencialne stranke. To zmore zaposleni, raje se posvetite drugim stvarem.
kvadrat D, pomeni, da obstajajo nenujne in nepomembne stvari, ki vas ne približajo cilju, ne dajejo pozitivnih čustev in načeloma niso potrebne. V to polje zapišite vse neuporabne ideje.
Ta razdelitev nalog glede na njihovo pomembnost in nujnost vam omogoča, da razumete, na kaj je treba biti pozoren med delovnim dnem in kaj lahko varno pozabite. Matrica ne pomaga samo v delovnih procesih, ampak tudi v vsakdanjem življenju. Če se želite naučiti angleščine, je za vas zanimiva in vam bo pomagala pri vaši karieri - to je kvadrat B. Če pa se želite učiti španščine samo zaradi znanja - je to D, na kar lahko mirno pozabite to.
Obstaja več pravil, kako učinkovito organizirati svoj delovni dan. Zaradi udobja bomo dan razdelili na 3 dele:
Jutro je najpomembnejši korak. Od tega, koliko ste spali, kako ste vstali in kaj počeli, bo odvisno vaše razpoloženje, psihološki odnos in uspešnost.
Načela "pravega" jutra vključujejo naslednje:
Glavni potek dela je sestavljen iz naslednjih nalog:
Konec delovnega dne temelji na naslednjih načelih:
Če ste vodja, potem morate med delovnim dnem tesno sodelovati s svojo tajnico.
Ne pozabite, da so to splošni nasveti. Ne upoštevajo vaših individualnih značilnosti. Če vam je bolj priročno opravljati nujno delo popoldne in ne zjutraj, je to vaša pravica. Če veliko in težko nalogo raje opravite zadnjo in to nikakor ne vpliva na vaše razpoloženje en dan, naj traja.
Načrtovanje delovnega dne naj bo individualno.
Kljub dejstvu, da je praksa upravljanja s časom trdno zasidrana v naših življenjih, večina ljudi pri načrtovanju delovnega dne dela pogoste napake. Tukaj je nekaj izmed njih.
Napaka 1. Napačna prednostna naloga.
Eisenhowerjeva matrica nam pove, da moramo opraviti pomembne stvari. Toda marsikdo zlahka zamenja, kaj je zanj pomembno. Kvadrat A, ki naj ostane prazen in odgovoren za nujne in pomembne zadeve, pogosto zamenjujejo s C, kjer so se nakopičile nepomembne zadeve, ki zahtevajo takojšnjo pozornost.
Pomembno si je zapomniti, da morate energijo porabiti izključno za tisto, kar vam je v danem trenutku pomembno. Delati morate za prihodnost, ko bo stvari mogoče odložiti in pravilno načrtovati.
Napaka 2. Preveč časa se porabi za malenkosti.
Da bi pojasnili, zakaj je najprej treba narediti »osnovo« in šele nato malenkosti, bomo uporabili Paretov zakon. Pravi, da 20% truda daje 80% rezultatov. To pomeni, da ko delate na nečem pomembnem, porabite 20% truda in dosežete 80% rezultata. Ko delate na majhnih stvareh, dobite 4-krat manj rezultatov in porabite 4-krat več energije.
Oglejmo si majhen primer. Začeti morate oglaševalsko kampanjo. Če ustvarite 10 oglasov, izberete ključne besede in besedne zveze zanje in jih objavite na pripravljenih spletnih mestih, bo to 20% dela, ki bo dalo 80% rezultata. Toda če porabite čas za urejanje pisav in slik, izbiranje in poliranje besednih zvez ter iskanje dodatnih platform za oglaševanje, boste porabili veliko več truda. Vse to bo treba storiti, vendar po začetku oglaševalske akcije, ko dosežete prvi rezultat.
Napaka 3. Pomanjkanje časa za osebne zadeve.
Vsak človek bi moral imeti osebno življenje in svobodo izbire poklica. Če imate veliko dela in ne najdete ene ali dveh ur za svoj hobi, potem je to slabo načrtovanje lastnega dneva. Razporejanje delovnega časa ni pomembno samo zato, ker vam omogoča, da naredite več. Daje vam priložnost, da brez naglice počnete, kar imate radi.
direktorNačrte za leto naredite spomladi, načrte za dan - zjutraj
kitajski pregovor
komu: lastniki, najvišji menedžerji, direktorji
Ko nimate načrta, so vaša dejanja kaotična
Vsak od nas, menedžerjev, razmišlja: koliko je mogoče povečati produktivnost? Podatki, pridobljeni empirično v mojem podjetju, so pokazali, da se je po uvedbi dnevnega planiranja in poročanja učinkovitost ekipe povečala za ~ 40 %.
Ni skrivnost, da v povprečnem ruskem podjetju zaposleni porabite za delo v najboljšem primeru 3-4 ure na dan od 8. Vendar se vsi delajo, da tako mora biti. Vodja se zadovolji s predstavami v obliki nasilne dejavnosti, takoj ko pogleda v pisarno nekoga.
In podrejeni ... Kaj pa podrejeni? S takim stanjem so več kot zadovoljni: med delovnim časom lahko rešite kup osebnih težav, naročite v spletnih trgovinah, klepetate po telefonu in družbenih omrežjih s prijatelji in družino. Nič čudnega, da pravijo, da 80 % ljudi dela tako učinkovito, kolikor jih kompetentno vodi.
Sklep je banalen in hkrati grozljiv v svoji preprostosti: da bi povečali učinkovitost podjetja za 40 %, je dovolj, da zaposleni delajo vsaj 6,5-7 ur na dan(ja, osem je že akrobatika!).
Toda kako razumeti: kdo od zaposlenih klepeta na družbenih omrežjih in kdo nenehno ustvarja rezultate? Naj ostane ves čas za vami? Nemogoče! Tu priskočijo na pomoč dnevni načrti in poročila o opravljenem delu, ki so obvezni za vsakega zaposlenega.
Če zelo na kratko, je pomen dnevnih načrtov in poročil naslednji: zaposleni sestavi načrt dela za vsak dan glede na 8-urni delovnik in poroča ob koncu delovnega dne za vsako opravljeno nalogo (porabljen čas, rezultat). itd.).
Vsaka dobra tehnologija ima koristi za obe strani. Pogovorimo se o tem.
Velika osebna in profesionalna nadgradnja: Veščina načrtovanja je nujna na vseh področjih in življenje izven dela ni izjema.
V prihodnje bomo govorili le o načelih dnevnega in tedenskega planiranja ter zahtevah za načrte. Ločeni članki so posvečeni:
Pri svojem delu uporabljam tudi tehnologijo dnevnega načrtovanja in poročanja. Poročam sam sebi - vzemi ga v službo, če nimaš komu poročati. S tem moja osebna učinkovitost se je podvojila(Ali je to šala!). Tudi zaradi izvajanja prioritetnejših nalog, saj sem se prej lotil tistih, ki so mi najprej prišle na misel.
In zelo uporaben vpogled. Ko začnete načrtovati, je v fazi načrtovanja veliko lažje razmišljati: ali je to vaša naloga, ali ni bolje, da jo prenesete? Ko sem se že lotil naloge in sem sredi njenega izvajanja ugotovil, da bi bilo lepo delegirati, jo je že veliko težje »spustiti« iz sebe.
Opozarjam vas na dejstvo, da je treba nadzirati izvajanje načrta, časovni okvir opravljenih nalog in kakovost rezultatov.
Veliko vodij si je polomilo zobe, ko so poskušali izvajati dnevne načrte in poročila, in tukaj je razlog:
Zastavljeno nalogo, ki traja več kot 3 ure (razen udeležbe na dogodkih in sestankih), razdelimo na manjše, ki jim je začetna dodeljena kot osnovna.
Za primer prednostne tabele, ki zaposlenim pomaga pri upravljanju lastnega načrtovanja, sledite 2 preprostima korakoma:
1) Napišite podroben komentar na članek(obrazec za komentarje se nahaja čisto na dnu članka, glejte posnetek zaslona https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Delite svoje izkušnje z izvajanjem podrejenega načrtovanja (ni nujno uspešno).
2) Oddajte povpraševanje da prejmem primer prednostne tabele prek svojih osebnih računov družbenih medijev:
Primer prikazuje načrt, ki ga zaposleni izdela v sistemu Bitrix24. Posnetek zaslona prikazuje samo prvih šest nalog, ostale niso ustrezale zaslonu. Izbrani stolpci: 1 - ime opravila; 2 - rok; 3 - načrtovani čas izvedbe.
Po obvladovanju dnevnih planov zaposleni preidejo na tedensko planiranje. Hkrati je dnevno načrtovanje ohranjeno, vendar močno poenostavljeno, saj. v tedenskem načrtu so naloge razdeljene po dnevih. Če s svojimi podrejenimi ne načrtujete dnevnega načrtovanja, morda načrtujejo svoj teden kot na spodnji sliki.
Najbolj priljubljeno vprašanje: "V kakšni obliki naj podrejeni delajo načrte?" V idealnem primeru morate v sistemu narediti načrte v obliki nalog, kjer se bodo v prihodnje spremljali časi izvedbe in generirala poročila. Po mojem mnenju je danes za to najbolj primeren sistem Bitrix24.
Kaj pa, če ima vaše podjetje drugačen sistem zastavljanja nalog? Pomislite, kako z njegovo pomočjo organizirati načrtovanje na podlagi zahtev za načrte, ki sem jih oblikoval. In tudi če sploh nimate sistema za nastavitev in obračunavanje nalog, ni pomembno. V mojem podjetju so bili dolgo časa načrti za dan in za teden izdelani v ločenih besedilnih datotekah v formatu GoogleDocs (zelo priročno za urejanje in razpravo). In šele čez nekaj časa smo popolnoma prešli na delo v Bitrix24.
Bodisi pridobite pooblastilo za postavljanje takšnih nalog v okviru projektne podrejenosti ali pa se o dodatku naloge dogovorite z neposrednim vodjem izvajalca.
Pomembno si je zapomniti: čas ni guma. Ko pride nova naloga, "potisne" drugo nalogo iz načrta. Prioritete pri dodeljevanju nalog so stvar pristojnosti neposrednega vodje.
Vodja nadzoruje načrtovanje svojih neposredno podrejenih (primer: vodja oddelka analizira načrte zaposlenih v oddelku), vendar ne nujno vsak dan. Za lojalne zaposlene (1 leto po začetku izvajanja rednega vodenja v vašem podjetju ne bo več drugih) je lahko pogostost preverjanja 1x v 3 dneh, 1x tedensko.
Veliko je odvisno od položaja in izkušenj posameznega zaposlenega. In tudi na vrsto načrtovanja, ki se uporablja poleg dnevnih in tedenskih načrtov: mesečno načrtovanje projektov, strateški načrti projektov. Če eden od zaposlenih potrebuje stalen "popoln nadzor", si zastavite vprašanje: "Ali potrebujete takega zaposlenega?"
Načrtovanje dela za svoje podrejene in spremljanje njegovega izvajanja sta neposredni odgovornosti vodje. Da bi obvladali to funkcijo, priporočam, da se lotite »črpanja« svojih managerskih kompetenc. Za pomoč pri članku "".
Pomembno je oceniti, ali ima vaše podjetje »zamik« za menedžerje pri delu v smeri »proizvodnje«. Najprej mora vodja dodeliti čas za vodenje podrejenih., proizvodnja rezultatov - na drugem mestu in po principu preostalega časa. Če vodji namenite dovolj časa za upravljanje, hkrati pa si še vedno prizadeva doseči rezultate z lastnimi rokami, medtem ko se njegovi podrejeni hladijo, je to dober strokovnjak, a slab vodja.
Bralci tega članka tudi berejo
Kako oceniti uspešnost zaposlenih ob koncu delovnega dne z dnevnimi poročili: metoda "analize in komentarji"
Kako uvesti redni management v vašem podjetju (1. del): cilji, osnovna načela, priprava pred zagonom
