قائمة الوثائق التي يجب على كل محاسب معرفتها. ما هي المستندات الأساسية. طرق تصحيح القيود الخاطئة في سجلات المحاسبة

المستندات هي نقطة البداية للمحاسبة.

التوثيق المحاسبي هو جزء من نظام التوثيق الإداري للمؤسسة وفقًا لمصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا (OKUD) ، المعتمد بموجب قرار Gosstandart of Russia بتاريخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299.

يمكن تقسيم المستندات المحاسبية إلى ثلاثة مستويات: مستندات المحاسبة الأولية ، وسجلات المحاسبة ، ووثائق إعداد التقارير المحاسبية.

دعنا نتناول وثائق المحاسبة الأساسية. هذه هي المستندات التي تسجل حقائق المعاملات التجارية. يجب إعداد مستند المحاسبة الأساسي في وقت إجراء المعاملة ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا - فور اكتمالها.

تمت الموافقة على نماذج من الوثائق من قبل الجهات الحكومية. تسمى هذه الأشكال من المستندات القياسية أو الموحدة.

تصنف المستندات المحاسبية وفق عدة معايير:

بالميعاد:

إداري. على سبيل المثال: أوامر بشأن السياسة المحاسبية ، ومنح الإجازة ، والمخزون ، وما إلى ذلك.

تبرير (تنفيذي). على سبيل المثال: الطلبات النقدية الواردة والصادرة ، ونقل البضائع ، والفواتير ، وسندات الشحن ، والأفعال ، وسندات الشحن ، وما إلى ذلك. الفاتورة هي مرفق لملاحظات الشحن. يتم وضعها لصالح مكتب الضرائب

مستندات المحاسبة. على سبيل المثال: كشوف المرتبات ، وحساب راتب الإجازة ، وحساب استحقاقات العجز المؤقت ، وحساب الإهلاك وغيرها.

المستندات المجمعة - تحتوي على كلا العنصرين. على سبيل المثال ، أوامر التدفق النقدي.

في مكان التجميع:

داخلي. على سبيل المثال: بوليصة الشحن للتحويل الداخلي ، PKO ، RKO ، الأفعال.

خارجي. على سبيل المثال: TTN ، فاتورة

حسب درجة تعميم المعاملات التجارية ؛

الأولية. على سبيل المثال: PKO ، RKO ، TTN ، act ، بوليصة الشحن.

ملخص. على سبيل المثال: التقرير النقدي ، تقرير المبيعات ، تقرير المصاريف ، تقرير المواد.

بأمر الاستخدام ؛

مره واحده. على سبيل المثال: PKO، RKO، act.

تراكمي. على سبيل المثال: ورقة السياج اليومية ، بطاقة الحد السياج.

2.2. متطلبات مستندات المحاسبة

تتكون المستندات من مؤشرات منفصلة تسمى التفاصيل (من الكلمة اللاتينية "مطلوب ، ضروري").

تحدد مجموعة تفاصيل المستند شكله.

لكي تفي الوثيقة بالغرض منها ، يجب أن يتم إعدادها وفقًا للنموذج المعتمد لهذه الفئة من المستندات.

ولكن على أي حال ، يجب أن يحتوي المستند على التفاصيل الإلزامية التالية:

اسم الوثيقة (نموذج)

كود النموذج

تاريخ إعداد

اسم المنظمة التي جمعت الوثيقة

عدادات المعاملات التجارية

أسماء ومناصب الأشخاص المسؤولين وتوقيعاتهم الشخصية.

إذا كان المستند مستندًا خارجيًا ، فبالإضافة إلى التوقيعات الشخصية ، يجب لصق الطابع الدائري للمؤسسة على المستند.

يحتوي المستند الإلكتروني على نفس المعلومات الموجودة في المستند الورقي ، ويمكن عرض محتوى المستند الإلكتروني على شاشة الكمبيوتر. يمكن طباعة مستند إلكتروني على الورق. يمكن إعادة إنتاج مستند إلكتروني في عدد كبير من النسخ المتطابقة تمامًا ، ويمكن إرساله على الفور إلى كمبيوتر آخر في جزء آخر من العالم باستخدام البريد الإلكتروني.

لكن المستند الإلكتروني أسهل في التزوير من المستند الورقي ، ما لم يتم ، بالطبع ، اتخاذ تدابير أمنية خاصة.

يمكن حل مشاكل الحماية من تزوير المستندات الإلكترونية. في روسيا ، كما هو الحال في العديد من البلدان الأخرى في العالم ، تم اعتماد قانون التوقيعات الإلكترونية ، بهدف حل هذه المشكلة.

تستخدم المستندات الإلكترونية بالفعل على نطاق واسع في اتصالات الشركات مع البنوك والسلطات الضريبية.

يتم فحص جميع المستندات في قسم المحاسبة بعناية من ثلاث جهات: القانونية ، من حيث التنفيذ ، الحساب.

يتم تسجيل المستندات التي تم التحقق منها في سجل المستندات.

لا يسمح بالتصحيحات النقدية والوثائق المصرفية. لا يمكن تصحيح بقية مستندات المحاسبة الأساسية إلا بالاتفاق مع المشاركين في العمليات التجارية ، والتي يجب تأكيدها بتوقيعات نفس الأشخاص الذين وقعوا على المستندات ، مع الإشارة إلى تاريخ التصحيحات.

في الوقت الحالي ، يتم إيلاء اهتمام خاص لتوحيد وتوحيد الوثائق. توحيد المستندات هو تطوير نموذج موحد للوثائق في روسيا لتسجيل المعاملات التجارية المتجانسة في مختلف المنظمات. في روسيا ، تم توحيد أشكال المستندات النقدية والوثائق المصرفية وما إلى ذلك.

إنها إلزامية لجميع مجالات النشاط. إلى جانب التنسيق ، يعد توحيد المستندات أمرًا مهمًا. التوحيد القياسي هو إنشاء نفس الأحجام القياسية للأشكال القياسية للوثائق القياسية. عند إجراء المحاسبة ، من المهم إنشاء سير عمل عقلاني ، أي نظام أمثل لتكوين المستندات المحاسبية وقبولها للمحاسبة والتنقل عبر المؤسسة وتخزينها الحالي ونقلها إلى الأرشيف. يوفر هذا درجة عالية من الموثوقية المحاسبية مع الحد الأدنى من استثمار الوقت والمال.

ما هي المستندات التي تخص الابتدائي ، يجب أن يعرفها كل محاسب. هذا يرجع إلى حقيقة أن هذه الوثائق هي أساس المحاسبة. إنها تثبت حقيقة تنفيذ عمليات ذات طبيعة اقتصادية. يحتاج أخصائي المحاسبة المبتدئ إلى معرفة ماهيته ، وما هي المستندات الأساسية ، وكيفية إعدادها وتخزينها. خلاف ذلك ، لا يمكن تجنب المشاكل مع السلطات التنظيمية.

يمكن للكيانات القانونية ورجال الأعمال من القطاع الخاص تحويل الأموال لبعضهم البعض فقط على أساس وثائق أولية معينة. من المفترض أن يتم إعداد الأساسي حتى قبل مرور المعاملة التجارية ، ومع ذلك ، لا يستبعد التشريع إمكانية إعدادها لإكمال المعاملة ، ومع ذلك ، يجب أن تكون هناك أسباب وجيهة لذلك.

يجب أن تتضمن كل من مستندات المحاسبة الأساسية والموحدة التفاصيل التالية: اسم النموذج ؛ التاريخ والمكان حيث تم وضعها ؛ الاسم الكامل للشركة التي أعدتها ؛ ما هي الحسابات المستخدمة لتحويل الأموال ؛ الاسم الكامل للموظف المسؤول ، إلخ.

ما الذي يحتاجون إليه

المستندات الأساسية (PD) هي عنصر إلزامي للمحاسبة. يتم وضعها في سياق المعاملات التجارية وتكون بمثابة دليل على أن هذه المعاملات قد اكتملت. عند إجراء معاملة ، قد يتم تضمين عدد مختلف من المستندات الأولية: يعتمد ذلك على تفاصيل تنفيذها.

قائمة العمليات التي يجب إجراؤها أثناء المعاملة:

1. توقيع عقد مع المستلم. إذا كان دائمًا ، يمكنك توقيع عقد واحد لعدة معاملات ، ومع ذلك ، في هذه الحالة ، من المفيد مناقشة توقيت العمل وتسلسل عمليات التسوية والفروق الدقيقة الأخرى على الفور.
2. الفواتير للدفع.
3. الدفع المباشر ، والتأكيد عليه هو شيك (أو سلعة) أمين الصندوق ، إذا كنا نتحدث عن الدفع النقدي ، أو أوامر الدفع ، إذا تم تحويل الأموال عن طريق التحويل المصرفي.
4. عندما يتم شحن البضائع ، يقوم المقاول بتسليم الفاتورة إلى العميل.
5. بعد تقديم الخدمات بالكامل ، يجب على المقاول استلام عمل مكتمل من العميل

الأنواع الموجودة

هناك 6 أنواع رئيسية من محاسبة PD ، والتي تُستخدم غالبًا عند إجراء معاملات مختلفة:

العقد	ينص العقد على حقوق والتزامات أطراف الصفقة. يمكن صياغة العقد لتقديم الخدمات أو بيع البضائع. لا يستبعد القانون المدني إمكانية إبرام اتفاق شفوي ، ولكن يجب أن نتذكر أن الوثيقة الموقعة من قبل طرفين فقط هي التي يمكن أن تحمي حقوق ومصالح الطرف المتضرر في السلطة القضائية في حالة حدوث أي مشاكل ، بما في ذلك عدم - وفاء الطرف الآخر بالتزاماته.
عرض الفاتورة	يشير هذا المستند إلى المبلغ الذي يجب على العميل دفعه من أجل تلقي الخدمات أو الأعمال. عندما يتم السداد ، فهذا يعني أن العميل يوافق على الشروط التي وضعها المقاول. لا يوجد نموذج محدد لهذا المستند ، لذلك قد يختلف العرض التقديمي من بائع لآخر. ومع ذلك ، يجب أن نتذكر أن المستند يجب أن يحتوي بالضرورة على اسم المستند نفسه ؛ بيانات الدفع؛ اسم السلع والخدمات وتكلفتها. يمكنك تحضيره في برنامج 1C. الفاتورة ليس لها قيمة من حيث المحاسبة وتقديم التقارير إلى السلطات التنظيمية ، فهي تحدد السعر الذي حدده البائع فقط. ليس من الضروري وضع ختم وتوقيع عليها ، ولكن إذا أرادت الشركة التحوط وحماية نفسها ، فمن الأفضل القيام بذلك. في حالة انتهاك أي مصالح أو حقوق للمشتري ، يحق له المطالبة بإعادة الأموال من البائع.
وثائق الدفع	هذا تأكيد على حقيقة أن العميل قد دفع الفاتورة الصادرة عن الشركة المصنعة. هناك أنواع مختلفة من هذه المستندات: طلبات الدفع ، والأوامر والشيكات ، ونماذج الإبلاغ الصارمة.
قائمة التعبئة	قابل للتطبيق في الحالات التي تحتاج فيها إلى إكمال شراء وبيع الأصول الملموسة. يجب أن يتم تنفيذ هذه الورقة من نسختين. يحتاج البائع إليها لعرض عملية البيع ، ويحتاجها المشتري لإرسال البضائع المستلمة. يجب أن تتطابق المعلومات الواردة في الفاتورة والفاتورة تمامًا. في هذا المستند ، يجب أن يكون ختم البائع والمشتري إلزاميًا.
التصرف في أداء العمل أو تقديم الخدمات	وثيقة على الوجهين. لا يؤكد فقط حقيقة العمل المنجز ، ولكن أيضًا السعر الذي تم دفعه مقابل المنتج أو الخدمة. تعمل هذه الورقة أيضًا كدليل على أن الأطراف قد وفوا بالكامل بالتزاماتهم تجاه بعضهم البعض وليس لديهم مطالبات متبادلة.
فاتورة	وثيقة مهمة هي ، بمساعدة يتم وضع أساس قبول مبالغ ضريبة القيمة المضافة المقدمة للخصم. من الواضح أن هذا المستند مهم جدًا لتلك الهياكل التي تدفع ضريبة القيمة المضافة.

قائمة وثائق المحاسبة الأولية

لذلك ، تبدو قائمة وثائق المحاسبة الأساسية كما يلي:

اتفافية	يتم إبرامها مع العميل كتابة. من المهم أن نقول إن القانون لا يحظر الشكل الشفهي لمثل هذا العقد ، ومع ذلك ، يفضل الأطراف في كثير من الأحيان إصلاح الحقوق والالتزامات المنصوص عليها في الاتفاقية على الورق.
التحقق من	يحتوي على تفاصيل الدفع واسم البضائع التي يتم شراؤها.
شيك (سلعة أو نقدًا) أو شكل من أشكال الإبلاغ الصارم	تصدر في حالة الدفع نقدا. في حالة الدفع غير النقدي ، يظل مشتري المنتج أو الخدمة مع مستند الدفع كتأكيد للدفع ، وهو معتمد من قبل الهيكل المصرفي.
ملاحظة شحنة	صدر وقت شحن البضائع.
فعل تقديم الخدمات أو أداء العمل	يتم توفيرها بعد تقديم الخدمات بالكامل.

يتم تقديم تعريف "مستند المحاسبة الأساسي" في المادة 60-1 من قانون الضرائب الروسي: المستندات الأولية هي دليل موثق على إجراء معاملة أو وجود حدث يمنح الحق في تنفيذها. يمكن أن تكون هذه المستندات في شكل ورقي أو إلكتروني. تستند المحاسبة على وثائق مماثلة.

تنص المادة 60-2 على نماذج هذه المستندات والمتطلبات المقدمة لتسجيلها.

قانون معياري آخر يحدد الوثائق الأولية ، كما يحدد أشكالها - قانون المحاسبة والتقارير المالية.

روسيا بلد يتغير فيه التشريع الخاص بالمحاسبة ودفع الضرائب من وقت لآخر. بالنظر إلى حقيقة أنه يمكن تغيير النماذج أو استكمالها ، فمن الضروري تتبع التغييرات التي تمت الموافقة عليها من قبل مختلف الوكالات الحكومية ، بما في ذلك وزارة المالية. لذلك ، على سبيل المثال ، في بداية عام 2019 ، تمت الموافقة على نموذج شهادة المحاسبة ، والتي كان لها سابقًا نموذج تعسفي.

ينص القانون الإداري على عدد من العقوبات لعدم وجود وثائق أولية في المنظمة ، وهي محددة في المادة 276 من القانون.

تعليمات عامة للاستخدام

PD هي الأساس لبدء المحاسبة عن معاملات معينة وإجراء إدخالات في سجل المحاسبة. يعمل هذا المستند كدليل مكتوب على حقيقة تنفيذ معاملة تجارية.

هذه المستندات المحاسبية الأولية ، التي لم تتم الموافقة على نماذجها رسميًا ، يتم اعتمادها من قبل رئيس المنظمة من خلال إصدار أمر مطابق. يجب أن تحتوي على جميع التفاصيل الإلزامية التي ينص عليها القانون.

يجب إعداد هذه الوثائق على الورق ودعمها بتوقيع الشخص الذي قام بإعداد المستند. في حالة استخدام مستند إلكتروني ، يجب توقيعه بتوقيع إلكتروني.

الأشكال الموحدة من PD ليست ملزمة للاستخدام. الاستثناء هو المستندات النقدية ، والتي تمت الموافقة عليها من قبل الهياكل المعتمدة.

يجب أن يحتوي نموذج PD على البيانات الإلزامية التالية:

• عنوان الوثيقة ؛
• التاريخ الدقيق للعملية ؛
• ما الذي تتكون منه العملية التجارية من حيث النوع والقيمة ؛
• اسم الهيكل الذي يتألف منه المستند ؛
• معلومات حول الأشخاص المسؤولين عن ضمان تنفيذ المستند بشكل صحيح.

تنقسم هذه الوثائق إلى المجموعات التالية:

• محاسبة الأجور؛
• محاسبة المعاملات النقدية المنفذة ؛
• محاسبة الأصول الثابتة.
• محاسبة أعمال البناء والإصلاح.

قواعد التعبئة

يجب إعداد وثائق الإبلاغ بدقة ووضوح.

القواعد الأساسية:

• يُسمح باستخدام أقلام الحبر والحبر ، ويمكنك استخدام أجهزة الكمبيوتر والآلة الكاتبة ؛
• من الضروري إعداد مثل هذه الوثائق في الوقت الذي يتم فيه التخطيط للمعاملة فقط ؛
• يُسمح بإعداد المستندات بعد تنفيذ العملية ، إذا كانت هناك أسباب موضوعية لذلك ؛
• تنعكس جميع التفاصيل الممكنة في المستند ؛
• في حالة عدم وجود أي معلومات ، يمكنك وضع شرطات.

في عام 2019 ، يتم استخدام النماذج القياسية لإعداد PD. تنقسم الوثائق إلى خارجية وداخلية.

تتلقى المنظمة الأولى من الخارج: من الوكالات الحكومية ، والمنظمات العليا ، والهياكل المصرفية ، والسلطات الضريبية ، إلخ. أمثلة على المستندات الخارجية: الفواتير أو أوامر الدفع أو المطالبات. أما بالنسبة للوثائق الداخلية ، فيتم وضعها مباشرة في المنظمة.

إذا تم ملء المستند بشكل غير صحيح ، فستواجه المنظمة صعوبات في تحديد القاعدة الضريبية ، وقد يؤدي ذلك إلى خلافات مع خدمة الضرائب.

تصحيح المحتوى

يحدث أنه حتى المحاسب المتمرس ، الذي قام بإعداد مستند أكثر من مرة ، يرتكب خطأ. يمكن تصحيحه فقط عندما لا ينعكس المستند في المحاسبة ، أي أنه لم يتم ترحيله. يجب أن نتذكر أن إجراء التصحيحات بضربة واحدة أمر غير مقبول.

يمكنك فقط استخدام الطرق الثلاث التالية:

• دخول إضافي
• طريقة الانعكاس
• طريقة التدقيق.

يتم تطبيق الأخير في حالة حدوث خطأ في سجل المحاسبة ، بينما لا ينطبق على مراسلات الحسابات. هذه الطريقة مناسبة للاستخدام قبل وضع الميزان. في هذه الحالة ، يجب شطب الرقم الخطأ أو أي علامة أخرى بخط رفيع ، ويجب الإشارة إلى القيمة الصحيحة بجانبه. أشر على الجانب - "الإيمان المصحح" ، ثم ضع التاريخ والتوقيع.

سيكون الإدخال الإضافي مناسبًا إذا تم التقليل من قيمة المعاملة التي يتم تنفيذها.

تتضمن طريقة الانعكاس تصحيح إدخال غير صحيح برقم سالب. يشار إلى الرقم غير الصحيح بالحبر الأحمر ، ويتم الإدخال الصحيح على الفور ، والذي يتم إجراؤه باللون المعتاد.

إيضاحات بشأن قانون المصالحة

لا تتعلق إجراءات التوفيق قانونًا بالوثائق الأولية ، وبالتالي لا يتم تنظيمها من خلال الوثائق التنظيمية. يعرضون التسويات التي تم إجراؤها لفترة معينة بين الشركات التي تتمتع بوضع كيان قانوني أو رواد أعمال فرديين.

يتم استخدام هذا النوع من الوثائق بمبادرة من المحاسبين ، لأنه بمساعدتها يمكن حل عدد من القضايا الخلافية ، والتي تحمي مصالح المنظمة.

في أي الحالات يكون من المهم إعداد تقرير التسوية:

• عندما يكون لدى البائع مجموعة واسعة من البضائع ؛
• في حالة منح دفعة مؤجلة ؛
• إذا كان سعر المنتج مرتفعًا ؛
• إذا كانت هناك علاقة منتظمة بين الطرفين.

يمكن استخدام هذا المستند في المحكمة في حالة حدوث نزاع بين الطرفين.

فترات التخزين

الحكم المتعلق بتخزين الوثائق الأولية مكرس على المستوى التشريعي.

يتم توفير شروط تخزين مختلفة لأنواع مختلفة من المستندات:

لسنة واحدة	من الضروري الحفاظ على المراسلات مع السلطات التنظيمية حول شروط إيداع وثائق الإبلاغ.
5 سنوات على الأقل	يتم تخزين الوثائق النقدية والأوراق مثل الميزانية العمومية للربع ، وتقرير المنظمة مع المذكرة التوضيحية للربع ؛ محضر الاجتماع بشأن اعتماد الميزانية العمومية ربع السنوية ؛ الوثائق الأولية ودفتر النقدية ؛ المستندات الخاصة بالنظام والمحاسبة غير النظامية وغيرها.
10 سنوات على الأقل	يجب الاحتفاظ بالميزانية العمومية السنوية وقائمة الجرد ورصيد التحويل والفصل والتصفية والمستندات الأخرى.
75 سنة على الأقل	يتم الاحتفاظ بالحساب الشخصي لكل موظف وكشوف المرتبات.

البنوك اليوم لايف

المقالات المميزة بهذه العلامة دائما ذات صلة... نحن نشاهد هذا

والتعليقات على هذا المقال يتم الرد عليها بواسطة محام مؤهلو المؤلف نفسهمقالات.

تعد المستندات الأولية لتقرير المحاسبة أهم ارتباط في سير عمل أي شركة. بدونها ، لن يكون من الممكن فقط حساب جميع الإيصالات والمصروفات والإيصالات بشكل صحيح ، ولكن أيضًا لحساب الخصومات بشكل صحيح (والأكثر من ذلك - لتأكيد الضريبة) لمكتب الضرائب. ما هو "الأساسي" وما هي متطلباته؟ دعونا نفهم ذلك.

من الضروري فهم ما هو مفهوم بشكل عام من خلال هذا التعريف. لذا ، فإن مستندات المحاسبة الأساسية هي تأكيد للمعاملات التجارية التي تتم في المؤسسة ، والتي أحدثت أي تأثير اقتصادي. هذه وثيقة داعمة - على سبيل المثال ، نوع من الفاتورة.

هذه الوثائق مهمة ليس فقط للمحاسبة في مجال المحاسبة. إنها ضرورية للامتثال لقوانين الضرائب وتأكيد جميع المعاملات المنفذة. بمساعدة المستندات الأولية ، يمكنك تحديد مقدار التزامات الشركة تجاه الدولة. سيطلب مكتب الضرائب هذه الشهادات للتحقق من صحة الحسابات.

يجب إعداد المستندات الأساسية فور إجراء العملية ، أو فور الانتهاء منها. لكن الأخير - فقط إذا لم تكن هناك فرصة للتعامل مع الأعمال الورقية في هذه العملية.

ومن الجدير بالذكر أن مثل هذه التأخيرات غير محبذة للغاية ولا يُسمح بها إلا في حالات استثنائية.

ما هو "الأساسي"

يشير هذا النوع من المستندات إلى تلك التي تؤكد الإجراءات ذات الطبيعة الاقتصادية التي تم تنفيذها بالفعل. على سبيل المثال ، شراء مخرطة جديدة. بدون الوثائق الأولية التي يمكنها تأكيد هذا الإجراء أو ذاك ، من المستحيل إدخال المصروفات / الدخل أو استلام شيء ما في دفتر الأستاذ.

يمكن أن تكون المستندات الأساسية إلكترونية وورقية - لا يوجد فرق. الميزة الوحيدة لتدفق المستندات الإلكترونية: التوقيع الإلكتروني مطلوب للتأكيد. ومع ذلك ، قد تقيد بعض الشركات استخدام الفرص الرقمية. بموجب شروط العقد أو في بعض الحالات التي ينظمها القانون ، من الممكن طلب توفير ورقة "أساسية" فقط.

يجب أن يحتوي مستند المحاسبة الأساسي على جميع المعلومات اللازمة لمحاسبة النشاط الاقتصادي. خلاف ذلك ، قد تكون هناك مشاكل تتعلق بالضريبة. إذا لم يكن من الممكن تأكيد أي نفقات أو دخل ، فقد يزيد مقدار الخصومات.

مثل هذه الوثيقة هي دليل على حقيقة أنه تم اتخاذ إجراء في اقتصاد المنظمة أثر على الحالة الاقتصادية.

قائمة وثائق المحاسبة

ومن المثير للاهتمام ، أن المستندات المحددة لا تنظمها التشريعات ، لذا يمكنك الاختيار من بين مجموعة متنوعة من الخيارات المقبولة. سيؤدي هذا إلى تعديل راحة إعداد التقارير. ولكن أي نوع من "الأولية" هناك؟

1. اتفافية... يحتوي على الشروط المحددة للمعاملة التجارية. يسرد جميع الفروق المالية والمسؤوليات المالية لجميع الأطراف المعنية للتنفيذ.
2. قائمة التعبئة... قائمة بجميع الخدمات المقدمة أو البضائع المنقولة. يتم الاحتفاظ بها مع كل مشارك في المعاملة - يجب عمل نسخ.
3. شهادة قبول... يؤكد أن الخدمة قد اكتملت بالكامل وأن جودتها تلبي المتطلبات المتفق عليها. يؤكد هذا القانون قبول العمل المنجز ، وبالتالي الموافقة الكاملة للعميل.
4. رقم شهادة القبول OS-1... على عكس المستند السابق ، يتم استخدامه في إصلاح التدابير مع إدخال / إخراج الأصول الثابتة.
5. التحقق من... تأكيد الجاهزية للدفع مقابل منتج أو خدمة. قد تحتوي الفاتورة على شروط إضافية وقائمة أسعار للخدمات المقدمة. أيضًا ، يسمح لك هذا المستند بإعادة الأموال.
6. قسيمة الراتب... يتم استخدامه في حل المهام المنزلية المتعلقة بالأفراد. أي أن جميع حالات الدفع تؤخذ في الاعتبار في هذه البيانات. من الضروري أن تدرج في كشوف المرتبات ليس فقط ، في الواقع ، الراتب. ولكن أيضًا جميع المكافآت والعمل الإضافي والحوافز و "الحقن" النقدي الأخرى في الموظف.
7. المستندات النقدية... مطلوب لتسجيل المعاملات المالية لبيع السلع أو الخدمات. لا تشمل هذه الفئة دفتر النقدية فحسب ، بل تشمل أيضًا أوامر الإيصالات والنفقات.

اقرأ أيضا:

ماذا يجب أن يفعل المقترض إذا تم إلغاء ترخيص البنك المقرض الخاص به؟

بطبيعة الحال ، يتم وضع كل هذه الوثائق بطرق مختلفة ، اعتمادًا على القواعد والإجراءات المعمول بها. يتم تحديد القواعد الأساسية ، ويجب الالتزام بها عند إنشاء أساسي.

تصنيف الوثائق "المنظمات الأساسية"

هناك عدة طرق لتصنيف السجلات المحاسبية. هذا يبسط بشكل كبير التعريف وسير العمل نفسه. يحدث التجميع وفقًا لمبادئ وخصائص معينة.

لذلك ، يتم تقسيم المستندات الأساسية:

1. بالميعاد... المخصصات إدارية - التوكيلات وأوامر الدفع ؛ تنفيذي / قسيمة - كشوف المرتبات وأعمال العمل المنجزة ؛ المستندات المحاسبية - البيانات والحسابات والشهادات ؛ مجتمعة - الطلبات النقدية والتقارير المسبقة والمطالبات ؛ وأشكال المساءلة الصارمة - التذاكر الموسمية ودفاتر الإيصالات وما إلى ذلك.
2. حسب حجم محتوى البيانات... يتم تضمين المستندات الأولية الفعلية - أوامر النقد والإيصالات ؛ والوثائق الأولية الموحدة - تقارير نقدية لفترة معينة وكشوف.
3. بالمناسبة تنعكس المعاملات التجارية... أبرزت لمرة واحدة - التقارير النقدية ؛ والتراكمية - الكشوفات والحد من بطاقات السياج.
4. في مكان التجميع... وهي مقسمة إلى داخلية (كل ما تصدره المنظمة) وخارجية (يتم استلامها من الموردين والمتعاقدين الخارجيين وما إلى ذلك).

يعكس هذا التصنيف الشامل جميع المستندات الأولية التي قد يواجهها قسم المحاسبة عند إعداد التقارير.

سجلات المحاسبة الابتدائية

يجب تسجيل كل مستند أساسي يستلمه قسم المحاسبة. لذلك ، هناك سجلات محاسبية خاصة. هذه جداول عد خاصة مصنوعة في شكل معين. هناك حاجة إلى جمع معلومات حول المعاملات التجارية على الحسابات وعدم الخلط في كومة من الشهادات والفواتير وما إلى ذلك.

سجلات المحاسبة مختلفة. عادة ، يتم تقسيمها إلى الفئات التالية:

1. بالميعاد.يتضمن ذلك التسلسل الزمني (يتم تسجيل المستندات كما تظهر) ، ومنهجية (يتم تسجيل الأساسي مع مراعاة خصائص التجميع الخاصة به). يُطلق على الجمع بين هذين النوعين اسم السجلات المتزامنة - من الناحية المثالية ، هذا ما يجب أن تفعله المحاسبة.
2. عن طريق تعميم البيانات.تندرج السجلات المتكاملة (من الخاص إلى العام) والمتباينة (من العام إلى الخاص) ضمن هذه الفئة.
3. في المظهر.كل شيء بسيط للغاية - يتم تقسيمهم وفقًا للشكل المادي للسجل. يمكن أن يكون في شكل بطاقة أو كتاب أو وسائط إلكترونية وما إلى ذلك.

ستؤدي الصيانة الصحيحة لسجلات المحاسبة إلى تبسيط المهمة إلى حد كبير ومنع العديد من المشكلات.

متطلبات التوثيق الأساسي

نظرًا لأن العنصر الأساسي هو جزء مهم من تدفق مستند المحاسبة ، فمن الضروري توخي الحذر الشديد بشأن صيانته وتعبئته. هناك متطلبات وقواعد ومعايير معينة يجب الالتزام بها.

اقرأ أيضا:

كيف تبدأ التداول في البورصة - اختيار وسيط

ما يجب أن يكون في المرحلة الابتدائية

يجب إنشاء مستندات المحاسبة الأولية وفقًا لمعايير معينة حتى تقبلها السلطات الضريبية دون مشاكل ، وفي المستقبل لا يواجه أحد أي مشاكل. لذلك ، في المرحلة الابتدائية ، من الضروري الإشارة إلى المعلومات التالية:

1. اسم وثيقة معينة.
2. تاريخ إعداد.
3. اسم الفاعل الذي (أو نيابة عنه) يتم تنفيذ هذا الإجراء أو ذاك.
4. ما هو جوهر الصفقة التجارية.
5. عدادات المعاملات التجارية. هناك نقود أو عينية. إذا كان طبيعيًا - يجب أن تشير إلى كيفية قياسه.
6. الأشخاص المسئولون عن حسن سير العملية وإعداد المستندات الخاصة بها. تأكد من الإشارة إلى المواقف.
7. توقيعات الأشخاص المعنيين واسمهم الكامل ومعلومات أخرى تساعد في التعرف عليهم.

إن وجود كل هذه البيانات ضروري ليس فقط لتأكيد تنفيذ العملية بالفعل. ستسمح المعلومات المحددة في الوثيقة ، إذا لزم الأمر ، بالتحقق من جميع المؤشرات ، والاتصال بالجهات الفاعلة وتوضيح بعض النقاط.

قواعد لإعداد الوثائق الأولية

من المهم أن تتذكر أنه عند إنشاء مثل هذه المستندات ، لا يكفي مجرد مراعاة البيانات التي يجب أن تحملها. تحدد القواعد قواعد معينة للحفاظ على هذه الأوراق المالية وإنشاءها. إذا تم انتهاكها ، أو كان لدى مفتشي الضرائب شكوك ، فلن يضطروا فقط إلى إعادة المستند ، ولكن أيضًا دفع غرامة كبيرة. خاصة إذا كانت المخالفة ليست الأولى.

1. اكتب بدقة بدون أخطاء (بما في ذلك علامات الترقيم) والبقع. تجنب الأخطاء المطبعية في المستندات الإلكترونية.
2. يمكنك استخدام أي مقابض. لكن يُنصح باختيار تلك التي لن تلطخ عند الكتابة - سيؤدي ذلك إلى إذابة الأوساخ على الورق ، وهو أمر غير مقبول.
3. من الضروري إعداد المستندات بالفعل في حالة الافتراضات بأنه سيتم تنفيذ نوع من المعاملات التجارية. كملاذ أخير (وهو أمر محبط للغاية) ، يمكنك وضع وترتيب الأساسي بعد العملية مباشرة.
4. يجب تكرار جميع البيانات المحسوبة المقدمة في شكل رقمي بالكلمات.
5. إذا لم تكن هناك بيانات لملء التفاصيل في النموذج الأساسي ، فيجب عليك وضع شرطة هناك. يمنع منعا باتا ترك أسطر فارغة.

من المهم أن تتذكر أنه كلما كان المحاسب أكثر مسؤولية في ملء المستندات الأولية ، قلت المشاكل التي ستواجهها المنظمة في المستقبل.

ماذا لو تم ارتكاب خطأ بالفعل؟

في الحالة التي يكون فيها من الضروري تصحيح هذا المستند الأساسي أو ذاك ، فأنت بحاجة إلى معرفة ما يمكنك وما لا يمكنك فعله. لذلك ، عند تصحيح الأخطاء ، يمكنك:

1. اشطب البيانات غير الصحيحة وحدد البيانات الصحيحة بجانبها. من الضروري التوقيع على الشخص الذي قام بتصحيح المعلومات ، وكذلك الإشارة إلى "صدق المصحح" والتاريخ المحدد الذي تم فيه إجراء التعديل.
2. قم بعمل إدخالات إضافية. يتم استخدامه إذا تم تسجيل القيم الإجمالية للمعاملات ، ولكن نتيجة لذلك تبين أنها أعلى قليلاً. في هذه الحالة ، من الضروري كتابة الأرصدة في مستند جديد وأخذها في الاعتبار في فترة التقرير الحالية أو التالية.
3. عكس ما بعد. أي ، قم بتصحيح الإدخال باستخدام القيم السالبة: اكتب بيانات غير صحيحة مع لصق أحمر ، ثم حدد القيم الصحيحة بجانبها.

وثائق المحاسبة الأولية

(مستندات السجل الأساسية باللغة الإنجليزية) - وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي بشأن المحاسبة والوثائق الداعمة ، والتي يجب استخدامها لإضفاء الطابع الرسمي على جميع المعاملات التجارية التي تجريها المنظمة ، والتي يتم إجراؤها على أساسها ، والتي تم وضعها في ذلك الوقت من الصفقة التجارية أو مباشرة بعد إتمامها وتأكيد حقيقة المعاملة المقابلة. منذ تسجيل P. u.d. هي بداية التسجيل المحاسبي للمعاملات التجارية ، فهي تشكل أساس المعلومات المحاسبية ، وتزود المحاسبة بالمعلومات اللازمة لعكس كامل ومستمر للأنشطة الاقتصادية للمنظمة. إلى P. o.d. تشمل الطلبات والعقود وشهادات القبول وأوامر الدفع والإيصالات النقدية وأوامر الخصم والفواتير والفواتير والأوامر والإيصالات وإيصالات المبيعات والمستندات الأخرى المماثلة. يتم تنظيم المعلومات الواردة في نظام التوزيع العام وتجميعها في عملية الاحتفاظ بسجلات المحاسبة.

معلومات أساسية عن P. o.d. التي أنشأها القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" ** (المادة 9). جراب. تؤخذ في الاعتبار إذا تم إعدادها وفقًا للنموذج الوارد في ألبومات النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية. يجب أن يحتوي ملف Psd ، الذي لم يتم توفير شكله في هذه الألبومات ، على: اسم المستند ؛ تاريخ تجميعها. اسم المنظمة التي تم وضعها نيابة عنها ؛ محتوى الصفقة التجارية ؛ أدوات قياس المعاملات التجارية من الناحية المادية والنقدية ؛ أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن أداء المعاملات التجارية وصحة تسجيلها ؛ التوقيعات الشخصية لهؤلاء الأشخاص. فقط في حالة وجود جميع التفاصيل المدرجة في مستند المحاسبة ، يمكن اعتبار المستند مستند دفع ، يؤخذ في الاعتبار ويكون تأكيدًا مستنديًا لحقيقة المعاملة التجارية. لا يحظر تضمينها في P. وغيرها ، بالإضافة إلى التفاصيل الإلزامية. قد تضع التشريعات متطلبات خاصة لتجميع أنواع معينة من مستندات الدفع. على سبيل المثال ، يتم تحديد قواعد إعداد الفواتير من خلال الإجراء الخاص بالمحافظة على دفاتر يومية الفواتير عند حساب ضريبة القيمة المضافة ، والتي وافقت عليها حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 29 يوليو 1996 ، رقم 914.

تتم الموافقة على أشكال المحاسبة الشخصية المستخدمة لتسجيل المعاملات التجارية التي لا يتم توفير نماذج قياسية من المستندات لها ، وكذلك نماذج المستندات الخاصة بالبيانات المالية الداخلية عند اعتماد السياسة المحاسبية للمؤسسة.

يمكن للشركات الصغيرة استخدام الأشكال المعيارية المشتركة بين الأقسام لإدارة الأعمال لتوثيق العمليات ، ونماذج الإدارات ، وكذلك النماذج التي تم تطويرها بشكل مستقل فيما يتعلق بالمعايير المقابلة ، والتي تحتوي على إلزامية وتضمن دقة الانعكاس في محاسبة المعاملات المنجزة. يتم التحقق من مستندات الدفع التي يتلقاها قسم المحاسبة في مؤسسة تخضع للأعمال التجارية الصغيرة للتأكد من اكتمالها وصحة تسجيلها وفي المحتوى من وجهة نظر شرعية العمليات الموثقة والربط المنطقي للمؤشرات الفردية.

تتم الموافقة على قائمة الأشخاص الذين لديهم محاسب شخصي بالاتفاق مع كبير المحاسبين. كقاعدة عامة ، هؤلاء الأشخاص هم موظفون في قسم المحاسبة وإدارات التوريد والمبيعات والخدمات التعاقدية وبعض الخدمات الأخرى. Pd ، التي تضفي الطابع الرسمي على المعاملات التجارية مع الصناديق النقدية ، يتم توقيعها من قبل رئيس المنظمة وكبير المحاسبين أو الأشخاص المفوضين من قبلهم.

جراب. يجب أن يتم إعدادها في وقت العملية ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا ، بعد اكتمالها مباشرة. يتم ضمان تسجيل نظام التوزيع العام عالي الجودة في الوقت المناسب ، ونقلها إلى تلك التي تم إنشاؤها للتفكير في المحاسبة ، فضلاً عن موثوقية البيانات الواردة فيها ، من قبل الأشخاص الذين قاموا بإعداد هذه المستندات والتوقيع عليها. عمل تصحيحات للنقدية والحسابات المصرفية. غير مسموح. إلى بقية P.U.d. لا يمكن إجراء التصحيحات إلا بالاتفاق مع المشاركين في العمليات التجارية ، والتي يجب تأكيدها بتوقيعات نفس الأشخاص الذين وقعوا على هذه المستندات ، مع الإشارة إلى تاريخ التعديلات.

للتحكم في معالجة البيانات المتعلقة بالمعاملات التجارية وتبسيطها على أساس P. يتم تجميعها. أنها تحتوي على بيانات عن المعاملات التجارية المسجلة في المستندات الأولية ، فضلا عن المؤشرات المجمعة الجديدة. من خلال تجميع مستندات المحاسبة الموحدة ، من الممكن تقليل عدد الإدخالات في حسابات المحاسبة. تتضمن المستندات الموحدة ، على سبيل المثال ، قوائم التجميع ، وجداول التطوير ، وبيانات تخصيص التكلفة ، والتقارير أو البيانات المتعلقة بحركة المنتجات ، والمواد الخام ، والمواد ، إلخ.

جراب. لا يجوز الاستيلاء عليها إلا من قبل هيئات التحقيق والتحقيق الأولي ومكتب المدعي العام والمحاكم ومفتشي الضرائب وشرطة الضرائب على أساس قراراتهم وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي. في مثل هذه الحالات ، أو لمنظمات أخرى الحق ، بإذن وبحضور ممثلي الهيئات التي تقوم بمصادرة مديرية الأمن العام ، في عمل نسخ منها توضح أسباب وتاريخ الحجز.

قاموس القانون الكبير... Academic.ru. 2010.

شاهد ما هي "مستندات المحاسبة الأساسية" في القواميس الأخرى:

وثائق المحاسبة الأولية- (مستندات السجل الأساسية باللغة الإنجليزية) وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي بشأن المحاسبة ، والمستندات الداعمة التي يجب استخدامها لإضفاء الطابع الرسمي على جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة ، والتي على أساسها ... موسوعة القانون

وثائق المحاسبة الأولية- (وثائق المحاسبة الأولية) دليل مكتوب على حقائق الحياة الاقتصادية. تعكس جميع البيانات المستخدمة في المحاسبة. جراب. يتم إعدادها إما في شكل موحد (مستندات محاسبية ... ... قاموس الاقتصاد والرياضيات

وثائق المحاسبة الأولية- دليل كتابي على حقائق الحياة الاقتصادية. تعكس جميع البيانات المستخدمة في المحاسبة. جراب. يتم إعدادها إما في شكل موحد (مستندات لحساب المواد ، أوامر الدفع ، ... ... دليل المترجم الفني

وثائق المحاسبة الأولية- يجب إضفاء الطابع الرسمي على جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة مع المستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الاحتفاظ بالمحاسبة. يتم قبول المستندات المحاسبية الأولية لـ ... ... المفردات: المحاسبة ، الضرائب ، قانون الأعمال

المستندات المحاسبية الأولية- (وثائق المحاسبة الأولية باللغة الإنجليزية) - دليل مكتوب على حقائق الحياة الاقتصادية. أنها تعكس البيانات التي يتم استخدامها للمحاسبة. متطلبات P. o.d. ينعكس في القانون الاتحادي "في ... ... القاموس الموسوعي المالي والائتماني

وثائق المحاسبة الأولية- 1. يجب إضفاء الطابع الرسمي على جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة من خلال المستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الاحتفاظ بالمحاسبة ... المصدر: القانون الاتحادي ... ... المصطلحات الرسمية

مستندات المحاسبة موسوعة القانون

انظر وثائق المحاسبة الأساسية ... قاموس القانون الكبير

وثائق المحاسبة الأولية- يجب إضفاء الطابع الرسمي على جميع العمليات التجارية المنفذة من خلال المستندات الداعمة ، وهي مستندات محاسبية أولية ، يتم على أساسها الاحتفاظ بالمحاسبة ... قاموس موسوعي - كتاب مرجعي لرئيس المؤسسة

وثائق المحاسبة الموحدة- راجع مستندات المحاسبة الأساسية ... موسوعة القانون

كتب

• تجارة. كتيب محاسب لمؤسسة تجارية + قرص مضغوط ، Agafonov MN .. بالنسبة لمحاسب سوق صغير ومجمع تجاري ، نقطة تجارة الجملة أو العمولة ، شبكة بيع بالتجزئة ومتجر صغير ، سيساعد هذا الدليل العملي في إنشاء والمحافظة على المحاسبة بشكل صحيح ...

أنت لا أحد بدون قطعة من الورق! وبقطعة من الورق - رجل أعمال حسن النية ويدير أعماله باحتراف. أو محاسب كفء يساعده. يعد التنفيذ الصحيح للوثائق في المحاسبة أمرًا مهمًا لتشكيل البيانات المحاسبية ولتحديد الالتزامات الضريبية للمؤسسة. وإذا كنت تريد حماية أثمن شيء ، فلا تتعامل مع المستندات بتساهل ، وادرس بعناية المتطلبات التي يجب أن تفي بها. على الأقل اقرأ هذا المقال لتبدأ!

يحتاج متخصصو خدمات المحاسبة وممثلو الشركات الصغيرة الذين يحتفظون بالسجلات بأنفسهم إلى معرفة المتطلبات الأساسية لإجراءات إنشاء المستندات ومعالجتها ونقلها وتخزينها.

1. مفهوم الوثيقة

2. أنواع مستندات المحاسبة الأولية

3. نماذج المستندات المحاسبية الأولية

4. اعتماد المستندات المحاسبية الأولية

5. التفاصيل الإلزامية لوثائق المحاسبة

6. تسجيل المستندات في المحاسبة

7. التوكيل الرسمي لتوقيع المستندات الأولية

8. جدول تدفق المستندات المحاسبية

9. سجل الوثائق الأولية

10. تصحيح المستندات المحاسبية

11. تخزين المستندات المحاسبية

12. مسؤولية تخزين الوثائق الأولية

لذا ، دعنا نذهب بالترتيب.

1. مفهوم الوثيقة

لم يتم الكشف عن مفهوم "المستند" في اللوائح المحاسبية. دعنا نستخدم التعريف الذي وضعه GOST R ISO 15489-1-2007:

وثيقة: معلومات قابلة للتحديد مسجلة على وسيط ملموس ، تم إنشاؤها واستلامها وتخزينها بواسطة منظمة أو فرد كدليل عند تأكيد الالتزامات القانونية أو الأنشطة التجارية (البند 3.3 من GOST).

ما هي الوثائق الأساسية؟ المستندات الأساسية هي المستندات التي تحتوي على معلومات أولية حول العمليات والعمليات. هذه هي المستندات التي يتم على أساسها إجراء القيود المحاسبية.

وثائق المحاسبة الأولية- هذه هي المستندات التي تضفي الطابع الرسمي على حقائق الحياة الاقتصادية (البند 1 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ بتاريخ 06.12.2011 "بشأن المحاسبة").

الشرط الرئيسي في إعدادها هو أن الوثائق الأولية يجب أن يتم إعدادها عند ارتكاب حقائق الحياة الاقتصادية ، أو فور الانتهاء منها (إن أمكن).

أمثلة على المستندات الأساسية:

• الطلبات النقدية الواردة والصادرة ،
• مذكرة شحنة (في شكل TORG-12) ،
• تقرير مسبق
• المعلومات المحاسبية.

2. أنواع مستندات المحاسبة الأولية

لا يوجد تصنيف متناسق أو تجميع للوثائق المحاسبية في أي قانون معياري.

يمكن تمييز الأنواع التالية من مستندات المحاسبة الأولية ، اعتمادًا على:

1. اماكن التجميع:

• داخلي،
• خارجي،

1. نماذج المستندات المستخدمة:

• موحد (تم إنشاؤه من النماذج الواردة في ألبومات النماذج الموحدة) ،
• غير قياسي (تم إنشاؤه وفقًا للنماذج التي طورتها المنظمة بشكل مستقل) ،

1. نوع ناقل المعلومات:

• ورق،
• الكتروني

1. حجم المعلومات:

• الأولية،
• موحدة ،

1. نوع الأصول والخصوم ، المجالات المحاسبية:

• لمحاسبة الأصول الثابتة ،
• المحاسبة عن المخزونات ،
• لحساب المستحقات ودفع الأجور ،
• لمحاسبة المعاملات النقدية ،
• البعض الآخر متشابه.

3. نماذج المستندات المحاسبية الأولية

يعني تسجيل المستندات في المحاسبة استخدام كل من النماذج المطورة بشكل مستقل والموحدة. منذ عام 2013 ، أصبح استخدام معظم النماذج الموحدة اختياريًا.

يتم اعتماد جميع أشكال المستندات الأولية من قبل رئيس المنظمة. حاليا الأنواع التالية من النماذج الموحدة إلزامية:

1. بشأن محاسبة المعاملات النقدية (قرار لجنة الدولة للإحصاء بتاريخ 18.08.1998 رقم 88 ، مرسوم بنك روسيا بتاريخ 11.03.2014 رقم 3210-U) ،
2. بشأن محاسبة العمال والأجور (قرار لجنة الدولة للإحصاء بتاريخ 05.01.2004 رقم 1) ،
3. بشأن محاسبة خدمات نقل البضائع (مرسوم حكومي بتاريخ 15.04.2011 رقم 272 ، مواثيق لأنواع مختلفة من النقل).

أيضًا ، لأمر الدفع نموذج قياسي ، جميع حقوله هي نحن.

عند رسم نماذج موحدة ، يتم ملء جميع الأسطر (الأعمدة) المتوفرة. في حالة عدم وجود أي مؤشرات ، يتم وضع شرطة فيها.

مثال 1.

قام المورد بتسليم المواد ، وقدم TORG-12 والفاتورة ، والتي تم ملء السطور الأخيرة منها كـ "خدمات توصيل" ، ولا توجد مستندات أخرى.

العواقب المحتملة - عدم قبول الخصومات لمصاريف ضريبة القيمة المضافة وضريبة الدخل ، والاعتراف بالمعاملة على أنها وهمية (خيالية) ، لأن حقيقة المعاملة (حقيقة تسليم المواد ، وربما شراء المواد نفسها) لم يكن كذلك تم تأكيد. مطلوب بوليصة الشحن.

لا تزال تستخدم أشكال موحدة غير ملزمة في المنظمات. بناءً على الاحتياجات الداخلية للشركة ، يمكن تعديل هذه الأشكال وجعلها أكثر ملاءمة ومناسبة لعكس حقائق اقتصادية محددة.

على سبيل المثال ، يمكنك إزالة سمة "موقع الطباعة" ، ورفض استخدام علامة "أمامي / خلفي".

4. اعتماد المستندات المحاسبية الأولية

تلتزم المنظمة بالموافقة على نماذج مستندات المحاسبة الأولية المستخدمة في سياستها المحاسبية (البند 4 من PBU 1/2008 "السياسة المحاسبية للمنظمة"). يجب أن نتذكر أن مجرد الربط بأحد ألبومات النماذج الموحدة للوثائق لا يكفي.

يجب أن تسرد السياسة المحاسبية (المرفقة بالسياسة المحاسبية) مستندات محددة من ألبومات النماذج الموحدة التي ستستخدمها الشركة ، بالإضافة إلى قائمة بالأشخاص الذين يحق لهم توقيع المستندات الأولية (معلومات وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم. PZ-10/2012).

يمكن العثور على مثال لتسجيل تطبيق للسياسة المحاسبية في مقالتنا "". نماذج من النماذج المعدة ذاتيًا مرفقة بالسياسة المحاسبية مع تفسيرات لملئها.

يمكن أيضًا الموافقة على النماذج من قبل اللوائح المحلية الأخرى. على سبيل المثال ، طلب الموافقة على المستندات الأولية. يجب تضمين إشارة إلى مثل هذا الأمر في السياسة المحاسبية.

5. التفاصيل الإلزامية لوثائق المحاسبة

متطلبات المتطلبات الإلزامية لوثائق المحاسبة الأوليةالتي أنشأها القانون الاتحادي "في المحاسبة". لا يوجد سوى 7 تفاصيل من هذا القبيل:

1. عنوان الوثيقة ،
2. تاريخ إعداد الوثيقة ،
3. اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بتجميع المستند ،
4. محتوى حقيقة الحياة الاقتصادية ،
5. قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي مع الإشارة إلى وحدات القياس ،
6. أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن الصفقة ،
7. توقيعات الأشخاص المسؤولين مع فك التوقيع.

يمكن استخدام بعض المستندات التي ليست مستندات محاسبة أساسية على هذا النحو.

عندما تنعكس هذه المستندات في نفقات الإيجار ، فإن هذه المستندات هي عقود وأعمال إيجار. وفقًا للمادتين 611 و 622 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، في هذه الحالة ، من الضروري وضع إجراءات ثنائية لقبول وتحويل كائنات المحاسبة.

مثال 4.

تستأجر الشركة مساحات مكتبية. المستندات التي سيتم على أساسها حساب الإيجار الشهري هي اتفاقية الإيجار ووثيقة قبول ونقل الملكية المؤجرة.

وفقًا للمادة 753 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، يمكن استخدام الأفعال الانفرادية كوثائق أولية.

6. تسجيل المستندات في المحاسبة

ضع في اعتبارك الحالات الخاصة التي غالبًا ما يتم مواجهتها عند إعداد المستندات.

رفض الأختام

الغرض من الختم هو التصديق على توقيع الشخص المسؤول.

اعتبارًا من 04/07/2015 ، لا يُطلب من المنظمات أن يكون لها ختم. يجب الإشارة إلى المعلومات حول الختم في ميثاق الشركة (القانون الاتحادي رقم 82-FZ بتاريخ 06.04.2015).

الختم مطلوب فقط في الحالات التي ينص عليها القانون الفيدرالي.

• التوكيل الرسمي لتمثيل مصالح كيان قانوني في المحكمة (المادة 53 من قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي ، المادة 61 من قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي) ،
• المستندات المقدمة إلى سلطات الجمارك (311-بتاريخ 27.11.2010) ،
• فعل حادث أثناء العمل (المادة 230 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ،
• شهادة المستودع المزدوج (المادة 913 من القانون المدني للاتحاد الروسي).

الختم ليس شرطًا إلزاميًا ، ولكن يمكن توفيره من خلال نموذج المستند الأساسي المعتمد من قبل رئيس المنظمة (خطاب وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 08/06/2015 رقم 03- 01-10 / 45390).

مستندات باللغات الأجنبية

يتم قبول المستندات باللغة الروسية فقط للتسجيل (البند 9 من الأمر الصادر عن وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم 34 ن).

يجب أن تكون هناك ترجمة إلى اللغة الروسية وترجمة سطرية. لا يلزم التصديق على الترجمة (خطاب وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 20.04.2012 رقم 03-03-06 / 1/202). الحالات التي تتطلب ترجمة موثقة منصوص عليها في اتفاقية لاهاي لعام 1961.

عدادات غير روبل في المستندات الأولية

يجوز عكس بيانات التكلفة في المستندات المحاسبية بالروبل والعملة والوحدات التقليدية.

للمقارنة ، في المحاسبة الضريبية ، تم تحديد شرط ملء الفواتير عند إجراء التسويات بالروبل فقط بموجب المرسوم الحكومي رقم 1137 المؤرخ 26 ديسمبر 2011 (البند 1 من إجراءات ملء الفواتير).

المستندات الأساسية الإلكترونية

يسمح لك القانون الفيدرالي "بشأن المحاسبة" بإعداد المستندات الأولية في شكل ورقي وإلكتروني.

يجب أن يحتوي المستند الإلكتروني على جميع التفاصيل الإلزامية لوثائق المحاسبة والتوقيع الإلكتروني (ES).

هناك ثلاثة أنواع من التوقيعات الإلكترونية - بسيطة ومحسنة غير مؤهلة ومحسنة مؤهلة. تعتبر وزارة المالية في الاتحاد الروسي أنه من الممكن استخدام أي توقيع إلكتروني (خطاب وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 12.09.2016 رقم 03-03-06 / 2/53176).

7. التوكيل الرسمي لتوقيع المستندات الأولية

يحق لموظف المؤسسة التوقيع عند إعداد إحدى المستندات:

• الطلب على حق التوقيع ،
• توكيل رسمي لتوقيع المستندات الأولية (المواد 185 - 189 من القانون المدني للاتحاد الروسي).

على عكس الأمر المتعلق بالحق في التوقيع ، يمكن أيضًا إصدار توكيل رسمي لتوقيع المستندات الأولية إلى مواطن ليس موظفًا في المنظمة.

باتفاق الطرفين ، يمكن استخدام الفاكس للتوقيعات (المادة 160 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، تعريف محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 17 ديسمبر 2009 رقم VAS-16259/09).

8. جدول تدفق المستندات المحاسبية

جدول سير العمل هو وصف في شكل رسم تخطيطي أو جدول لإجراءات إنشاء المستندات ونقلها ومعالجتها وتخزينها. يمكن الموافقة على الجدول الزمني كملحق للسياسة المحاسبية ، وفي شكل قانون معياري محلي. في الحالة الأخيرة ، يجب أن تحتوي السياسة المحاسبية على إشارة إلى مثل هذا الفعل.

يجب أن يتضمن جدول تدفق المستندات ما يلي:

• شروط تسجيل ونقل ومعالجة وتخزين الوثائق ،
• وظائف الأشخاص المسؤولين عن العمليات المحددة في جدول تدفق المستندات (البنود 5.4 ، 5.6 من أمر وزارة المالية بتاريخ 29 يوليو 1983 رقم 105).

9. سجل الوثائق الأولية

إن الاحتفاظ بمجلة محاسبة المستندات الأولية هو بالأحرى قاعدة لسير العمل العقلاني ، وليس المحاسبة.

لتسجيل المستندات الواردة / الصادرة ، مطلوب مثل هذا السجل للمستندات الأولية. ننصحك بالاحتفاظ بمجلة كهذه حتى في حالة الاحتفاظ بالمحاسبة دون استخدام برنامج محاسبة.

عند استخدام برنامج 1C ، على سبيل المثال ، يمكن إنشاء وطباعة سجل المستندات في أي وقت. لذلك سيتم تشكيل سجل مستندات الموردين كـ "سجل المستندات" إيصال (قانون ، فاتورة) "، سجل المستندات النقدية باسم" سجل المستندات النقدية ".

في المحاسبة ، على عكس الضرائب ، فمن الممكن انعكاس لحقيقة الحياة الاقتصادية في غياب الوثائق الأوليةبشرط أن يصلوا لاحقًا.

في هذه الحالة ، تنعكس حقيقة الحياة الاقتصادية في المحاسبة بالقيمة المقدرة... عند استلام المستند ، لا يتم عكس الترحيل الذي تم إجراؤه مسبقًا ، ولكن يتم تصحيحه فقط حتى تاريخ استلام المستند.

تم تأكيد هذا النهج في الوثائق التالية:

1. PBU 21/2008
2. أمر وزارة المالية المؤرخ 28 ديسمبر 2001 رقم 119 ن "تعليمات منهجية لحساب قوائم الجرد" (القسم الفرعي 5 من القسم 1)
3. قرار القوات المسلحة RF بتاريخ 08.07.2016 رقم AKPI16-443.

استثناء لهذا الأمر هو المستندات الخاصة بالمعاملات الوسيطة. يجب على الوسيط تقديم جميع المستندات الخاصة بالمعاملة. إذا تم إعداد التقرير الخاص بالمعاملة مع وجود أخطاء أو عدم دقة ، يمكن للمدير تقديم اعتراض فقط في غضون 30 يومًا من تاريخ استلام التقرير (المادتان 999 ، 1008 من القانون المدني للاتحاد الروسي).

10. تصحيح المستندات المحاسبية

أحيانًا ما يكون تسجيل المستندات في المحاسبة مصحوبًا بأخطاء وعدم دقة. في هذه الحالة ، الإصلاحات مطلوبة.

يُحظر إجراء التصحيحات نقدًا ومستندات مصرفية فقط (على سبيل المثال ، أوامر الدفع الورقية). يمكن تغيير كافة المستندات الأخرى.

يتم تصحيح المستندات المحاسبية على النحو التالي:

1. يتم شطب الإدخال غير الصحيح بسطر واحد حتى تتمكن من قراءة العلامة المشطوبة ،
2. يشار إلى القيمة الصحيحة بجانبه ،
3. يتم لصق الإدخال "ثابت" ،
4. يتم وضع تاريخ التصحيح وتوقيع الشخص الذي وضع المستند مع فك تشفير توقيعه.

يتم تحديد هذه القواعد بموجب القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" رقم 402-FZ (البند 7 من المادة 9) وأمر وزارة المالية المؤرخ 29 يوليو 1983 رقم 105.

لا تحتاج لوضع الختم. الاستثناء هو التصحيحات على شهادة عدم القدرة على العمل ، والتي يتم التصديق عليها بختم.

يجب أن يتم التصحيح من قبل الشخص الذي وضع الوثيقة. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، على سبيل المثال ، استقال الشخص ، فسيتم إجراء التصحيح بواسطة الموظف ، الذي تم تعيينه حديثًا ، أو مشرفه المباشر.

11. كيفية تخزين وإتلاف المستندات المحاسبية

يتم تحديد إجراء تخزين المستند بأمر من وزارة الثقافة بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558. مدة التخزين الإجمالية للوثائق وفقًا للمادة 29 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" هي 5 سنوات. المدير مسؤول عن تنظيم تخزين المستندات.

يتم تعيين فترات التخزين الممتدة للعديد من المستندات:

يمكن إتلاف المستندات المحاسبية إذا انتهت فترة تخزينها (البنود 2.3 ، 4.11 من أمر وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526). يتم اتخاذ قرار التدمير من قبل لجنة الخبراء ، والتي يمكن إنشاؤها سنويًا ، أو يمكن أن تعمل على أساس دائم.

بناءً على فحص المستندات ، يتم أولاً وضع المقترحات لتخصيص المستندات غير الخاضعة للتخزين ، ثم يتم وضع قانون تخصيص لإتلاف المستندات غير الخاضعة للتخزين. يتضمن القانون المستندات التي انتهت فترة تخزينها بحلول 1 يناير من العام الذي تم فيه وضع القانون.

يجب أن يوافق الرئيس على الفعل.

يمكنك إتلاف المستندات:

1. على المرء... في هذه الحالة ، من الضروري وضع قانون بشأن إتلاف المستندات. يجب أن يشير هذا الفعل إلى المستندات والكمية والطريقة التي تم إتلافها ،
2. NS ثم نقل إلى منظمة متخصصة للتدمير... في هذه الحالة ، يتم إعداد فاتورة تشير إلى عدد المستندات المنقولة ووزنها (البند 2.4.7 من قواعد Rosarchiv ، التي تمت الموافقة عليها بقرار من Rosarkhiv Collegium بتاريخ 06.02.2002). في هذه الحالة ، يتم وضع قانون إتلاف المستندات من قبل منظمة متخصصة.

12. مسؤولية تخزين الوثائق الأولية

تحدد المادة 15.11 من القانون الإداري للاتحاد الروسي عقوبات التعامل مع المستندات الأولية.

يتم فرض العقوبات على الانتهاك الجسيم لمتطلبات المحاسبة ، بما في ذلك البيانات المحاسبية (المالية).

واحد من الانتهاكات الجسيمة للمحاسبةهو:

"لا يوجد لدى الكيان الاقتصادي مستندات محاسبية أولية ، و (أو) سجلات محاسبية ، و (أو) بيانات محاسبية (مالية) ، و (أو) تقرير مراجع حسابات عن البيانات المحاسبية (المالية) (إذا كان تدقيق المحاسبة (المالية) الإبلاغ إلزامي) خلال فترات التخزين المحددة لمثل هذه المستندات ".

مقادير الغرامات:

1. على المسؤولين بمبلغ يتراوح بين خمسة آلاف وعشرة آلاف روبل ،
2. للعمولة المتكررة - على المسؤولين بمبلغ يتراوح بين عشرة آلاف وعشرين ألف روبل أو تنحية لمدة سنة إلى سنتين.

في الوقت نفسه ، من الضروري مراعاة حقيقة أنه عند التحقق من عدم وجود مستندات أولية ، سيتم فهم الحالة عند وجود مستندات ، وهناك عدد كافٍ منها ، ولكن يتم وضعها في نماذج لم تتم الموافقة عليها.

المسؤولية الضريبيةلعدم ضمان سلامة المستندات الأولية ، تم أيضًا إنشاء قانون الضرائب للاتحاد الروسي (المادة 120):

1. خلال الفترة المشمولة بالتقرير - ما يصل إلى 10 آلاف روبل ،
2. لأكثر من فترة ضريبية واحدة - ما يصل إلى 30 ألف روبل ،
3. إذا تم التقليل من قيمة القاعدة الضريبية - 200 ٪ من مبلغ الضريبة غير المدفوعة (مساهمة) ، ولكن ليس أقل من 40 ألف روبل.

إذا كان لا يزال لديك أسئلة حول تنفيذ المستندات الأساسية في المحاسبة ، فاطرحها في التعليقات أدناه.

تسجيل المستندات في المحاسبة: الأهم