ستمنحك هذه المادة فكرة عن:
مستخدمو المعلومات المحاسبية ؛
وظائف المؤسسة لتنظيم المحاسبة ؛
مستندات المحاسبة الأولية وأنواعها وتفاصيلها الإلزامية ؛
تدفق ثيقة؛
سجلات المحاسبة وأنواعها.
الحسابات المحاسبية وهيكلها ؛
مخطط عمل مبسط لحسابات الأعمال التجارية الصغيرة ؛
أشكال مختلفة من تنظيم المحاسبة.
وفقًا للمادة 9 من قانون "المحاسبة" ، يجب إضفاء الطابع الرسمي على جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة مع المستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الاحتفاظ بالمحاسبة.
وثائق المحاسبة الأوليةيتم قبولها للمحاسبة إذا تم وضعها في النموذج الوارد في ألبومات النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية ، ويجب أن تحتوي المستندات ، التي لم يتم توفير شكلها في هذه الألبومات ، على التفاصيل الإلزامية التالية:
المستند الأساسي هو دليل مكتوب على معاملة تجارية (الدفع مقابل البضائع ، والصرف النقدي مقابل تقرير ، وما إلى ذلك).
يمكن للمؤسسة في سياق أنشطتها استخدام أشكال مطورة بشكل مستقل من المستندات الأولية ، مع مراعاة المتطلبات المحددة للمستندات الأولية. تمت الموافقة على نماذج هذه المستندات بموجب الأمر المتعلق بالسياسة المحاسبية للمؤسسة.
يمكن تقسيم جميع المستندات الأولية إلى المجموعات التالية:
الوثائق التنظيمية والإدارية- هذه أوامر وتعليمات وتعليمات وتوكيلات وما إلى ذلك. تسمح هذه المستندات بإجراء معاملات تجارية معينة.
الوثائق الداعمة- يشمل ذلك الفواتير والمتطلبات والإيصالات وشهادات القبول وما إلى ذلك. تعكس هذه المستندات حقيقة الصفقة التجارية ويتم إدخال المعلومات الواردة فيها في سجلات المحاسبة.
بعض الوثائق متساهلة ومبرئة. وتشمل هذه ، على سبيل المثال ، أمر نقدي للمصروفات ، وكشوف المرتبات ، وما إلى ذلك.
مستندات المحاسبةشغلها محاسب. من بينها تقارير ومراجع مختلفة. يتم تسجيل المعلومات الواردة فيها أيضًا في سجلات المحاسبة.
سجلات المحاسبةهي أوراق مهيأة خصيصًا لتسجيل بيانات الاعتماد وتجميعها. في المظهر ، فإن سجلات المحاسبة هي:
وفقًا لأنواع السجلات المنتجة ، يتم تقسيم السجلات إلى:
حسب درجة تفصيل المعلومات الواردة في سجلات المحاسبة فهي:
يجب التحقق من المستندات الأساسية التي يتلقاها قسم المحاسبة (المحاسب):
من أجل السلوك الصحيح للمحاسبة الأولية ، تم تطويره واعتماده جدول سير العمل، والذي يحدد ترتيب وتوقيت حركة المستندات الأولية داخل المؤسسة ، واستلامها في قسم المحاسبة. قد يحتوي جدول حركة مستندات المحاسبة الأولية على الشكل التالي:
يجب عمل السجلات في المستندات الأولية عن طريق ضمان سلامة هذه السجلات للوقت المحدد لتخزينها في الأرشيف.
بعد القبول ، يتم نقل المعلومات من المستند الأساسي إلى سجلات المحاسبة ، ويتم وضع علامة على المستند نفسه لاستبعاد إمكانية استخدامه المزدوج (على سبيل المثال ، يتم وضع تاريخ القيد في السجل المحاسبي).
يمكن إعداد مستندات المحاسبة الأولية والموحدة على الورق ووسائط الكمبيوتر. في الحالة الأخيرة ، تلتزم المنظمة بعمل نسخ من هذه المستندات على الورق على نفقتها الخاصة للمشاركين الآخرين في العمليات التجارية ، وكذلك بناءً على طلب الهيئات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، المحكمة ومكتب المدعي العام.
تلتزم المنظمات بالاحتفاظ بمستندات المحاسبة الأولية وسجلات المحاسبة والبيانات المالية للفترات المحددة وفقًا لقواعد تنظيم شؤون أرشيف الدولة ، ولكن ليس أقل من خمس سنوات.
لتقديمها إلى الأرشيف ، يتم اختيار الوثائق بترتيب زمني ، وتجميعها ، وربطها ، وحفظها في مجلدات. تقديم المستندات إلى الأرشيف مصحوب بشهادة.
الحساب هو طريقة لتجميع وعكس التغييرات في الأموال (الممتلكات) ومصادرها والتزامات المؤسسة.
تنعكس المعاملات على الحسابات في العداد النقدي ، أي يتم تقدير جميع الممتلكات ومصادرها والتزاماتها (ديون) المؤسسة ، ويتم تسجيل قيمتها في الحسابات.
يمكن لصناديق المؤسسة إما أن تزيد أو تنقص. لحساب منفصل للزيادة والنقص في الأموال ، ينقسم الحساب إلى قسمين. يسمى الجانب الأيسر من الحساب مدين، ويسمى الجانب الأيمن من الحساب الإئتمان.
بيانيا ، يتم تقديم الحساب عادة في شكل جدول يتكون من عمودين:
اعتمادًا على ما ينعكس في الحسابات ، يمكن أن تكون:
تشغيل حسابات نشطةتنعكس محاسبة أموال المؤسسة وحركتها (على سبيل المثال ، الأصول الثابتة ، ومخزونات الإنتاج ، والمنتجات النهائية ، والنقد ، والتسويات ، وما إلى ذلك).
يتم زيادة الحساب النشط في المدين ، أي أن المعاملات التي تزيده تنعكس في الجانب الأيسر (الخصم) من الحساب.
رصيد الحساب النشط - الرصيد في نهاية الفترة وبدايتها - هو أيضًا مدين.
تشغيل الحسابات السلبيةتعكس مصادر أموال المؤسسة (على سبيل المثال ، رأس المال المصرح به أو رأس المال المصرح به ، والأرباح) والتزامات الشركة (على سبيل المثال ، قرض مصرفي ، والأجور غير المدفوعة ، وما إلى ذلك).
يزيد الحساب السلبي على الائتمان ، أي المعاملات التي تزيده تنعكس في الجانب الأيمن (الائتمان) من الحساب.
رصيد الحساب الخامل - الرصيد في نهاية الفترة وفي بدايتها - يُضاف أيضًا.
تشغيل حسابات نشطة سلبيةيمكن أن يكون الرصيد إما دائنًا أو مدينًا.
اعتماد مخطط الحسابات المحاسبي من قبل وزارة المالية.
تختلف النماذج المحاسبية في عدد السجلات المستخدمة والغرض منها والمظهر والمحتوى.
هناك ثلاثة أشكال رئيسية للمحاسبة:
أبسط شكل هو "" ، حيث يتم تسجيل أي عملية على مستند أساسي (أو مجموعة من العمليات المتجانسة) في كتاب "Journal-main" ، الذي يجمع بين سجل معاملات الأعمال (السجل الزمني) والحسابات التركيبية (سجل منهجي) . كتاب "Magazine-main" يبدو كالتالي:
أولاً ، يتم تسجيل أرصدة الحسابات في بداية فترة إعداد التقارير في دفتر الأستاذ هذا ، ثم - جميع المعاملات على المستندات ، وبعد ذلك يتم تحديد معدل دوران فترة إعداد التقارير (في هذه الحالة ، يتم التحقق من صحة الإدخال: المبلغ يجب أن يكون معدل دوران الفترة المشمولة بالتقرير مساويًا لمجموع معدل الدوران على الخصم من جميع الحسابات ومقدار المبيعات على ائتمان جميع الحسابات) ويتم الكشف عن أرصدة الحسابات في نهاية فترة التقرير. يتم وضع الرصيد النهائي بناءً على أرصدة الحسابات.
يستخدم هذا النموذج في المؤسسات التي لديها عدد قليل من الموظفين وعدد صغير من العمليات. يمكن لمحاسب واحد الاحتفاظ بكتاب.
يبدو مخطط المحاسبة "دفتر اليومية" كما يلي:
استمارة تسجيل أمر الذكرىعلى أساس الحفظ المنفصل للسجلات كرونولوجية ومنهجية. يتم تسجيل القيود المحاسبية من خلال وثائق خاصة - أوامر تذكارية ، يتم إعدادها على أساس المستندات الأولية. يتم تسجيل أوامر الذكرى في مجلة خاصة (سجل زمني) ويتم على أساسها إدخالات دفتر الأستاذ(تسجيل منهجي).
تم إنشاء نموذج حساب دفتر الأستاذ مع تفصيل للدين والائتمان لكل حساب مقاصة ويبدو كما يلي:
يُطلق على دفتر الأستاذ في هذا النموذج أيضًا اسم رقعة الداما.
في حسابات دفتر الأستاذ العام ، يتم أخذ التحولات الحالية فقط في الاعتبار لفترة إعداد التقارير. لذلك ، وفقًا لبيانات حسابات دفتر الأستاذ العام ، يتم تجميع ورقة متجددة لحسابات المحاسبة الاصطناعية (في هذه الحالة ، يتم التحقق من اكتمال وصحة تسجيل المعاملات التجارية ؛ إجمالي عمليات التداول على الخصم والائتمان من حسابات مقارنة بإجمالي دفتر الأستاذ). كما تحدد أرصدة الحسابات في نهاية فترة إعداد التقارير التي يتم إعداد رصيد جديد لها.
مقارنة بالمجلة الرئيسية ، لا يحد نموذج أمر الذكرى من عدد المعاملات المسجلة ، ويحدد التغييرات في الأموال في الحسابات ، ويوسع إمكانيات تقسيم العمل بين موظفي المحاسبة وأتمتة المحاسبة.
مخطط هذا الشكل من المحاسبة هو كما يلي:
ومع ذلك ، في هذا الشكل من المحاسبة ، يتم تكرار نفس الإدخالات عدة مرات في سجلات محاسبية مختلفة ، مما يزيد من حجم العمل. هناك نسخة مبسطة من هذا النموذج للشركات الصغيرة - باستخدام أوراق المحاسبة: الأصول الثابتة ، رسوم الاستهلاك المتراكمة (الاستهلاك) ؛ مخزون الإنتاج والمنتجات النهائية ؛ تكاليف الإنتاج؛ النقد والأموال المستوطنات والعمليات الأخرى ؛ التسويات مع الموردين ؛ أجور.
البيان عبارة عن حساب محاسبي ، يعكس الرصيد الافتتاحي ، وتحولات الفترة المشمولة بالتقرير على الخصم والائتمان بناءً على المستندات المقسمة حسب الحسابات المقابلة ، والرصيد في نهاية فترة التقرير. على سبيل المثال ، يبدو شكل بيان المحاسبة عن النقد في مكتب النقدية كما يلي:
يتم تلخيص بيانات البيانات في ورقة الشطرنج ، والتي على أساسها يتم تجميع ورقة الدوران. وفقًا لقائمة المبيعات ، يتم وضع ميزان.
مخطط النموذج المبسط للمحاسبة هو كما يلي:
في شكل طلب دفتر اليومية للمحاسبةيتم وضع البيانات التراكمية وجداول التطوير على أساس الوثائق الأولية. في هذه الحالة ، يتم تسجيل المعاملات المتجانسة المتعلقة بحساب معين في المجلات بترتيب زمني وفقًا للحسابات المقابلة. في نهاية الشهر ، تحسب كل مجلة إجمالي عمليات التداول على الحسابات المقابلة. هذه المجاميع هي إدخالات محاسبية (مذكرات تذكارية) للإدخالات في حسابات دفتر الأستاذ العام.
تسمى المجلات التراكمية بدفاتر يومية. تستند دفاتر الطلبات على الائتمان ، أي يتم إجراء سجلات المعاملات على ائتمان حساب معين بالتوافق مع الخصم من حسابات مختلفة.
يبدو سجل الطلب كما يلي:
يتم تحويل إجمالي معدل الدوران الشهري من دفاتر اليومية إلى حسابات دفتر الأستاذ العام ، والذي يحتوي على النموذج التالي:
يتم تحويل معدل دوران الائتمان إلى حساب دفتر الأستاذ العام بمبلغ إجمالي واحد شهريًا ، حيث يتم تضمينه في نموذج موسع في دفتر يومية الطلب. يتم تسجيل معدل دوران المدين في حساب دفتر الأستاذ العام بالمراسلات مع حسابات أخرى. في حساب دفتر الأستاذ العام ، يتم جمع معدل دوران المدين أثناء ترحيل البيانات من دفاتر يومية مختلفة. عند الانتهاء من ترحيل عمليات التداول من دفاتر يومية الأوامر إلى حسابات دفتر الأستاذ العام ، يتم حساب الإجماليات على الخصم من كل حساب ، ويتم تحديد الرصيد في نهاية الشهر ويتم تجميع الرصيد.
يمكن تقديم نموذج طلب دفتر اليومية للمحاسبة بالشكل التالي:
يتم عمل جميع السجلات المحاسبية على أساس المستندات الداعمة ذات الصلة.
وثيقة(المعلومات الموثقة) هي المعلومات المسجلة على حامل المواد مع التفاصيل التي تسمح بالتعرف عليها. بصفته حاملًا للمواد ، يُسمح باستخدام أي كائن مادي مناسب لإصلاح وتخزين الكلام أو الصوت أو المعلومات المرئية عليه ، بما في ذلك في شكل محوّل. ومع ذلك ، لأغراض الأعمال الورقية في المحاسبة ، لا تنطبق سوى ناقلات الورق أو المعلومات الآلية. ترد هذه القاعدة في لائحة المحاسبة والإبلاغ في الاتحاد الروسي (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 29 يوليو 1998 رقم 34 ن مع التعديلات والإضافات اللاحقة). في الحالة الأخيرة ، تلتزم المنظمة بعمل نسخ من هذه المستندات على الورق على نفقتها الخاصة للمشاركين الآخرين في العمليات التجارية ، وكذلك بناءً على طلب الهيئات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، المحكمة ومكتب المدعي العام.
يتم إعداد المستندات المحاسبية في الغالب وفقًا لأشكال موحدة ، والتي بسبب الحاجة إلى تبسيط تدفق المعلومات في الاقتصاد الوطني ، لضمان قابلية المقارنة بين بيانات المحاسبة والإبلاغ الخاصة بالمنظمات المختلفة (أو منظمة واحدة لفترات مختلفة) ، واكتمالها وموثوقيتها ، والقضاء على ازدواجية المعلومات.
التوثيق المحاسبي هو جزء من نظام توثيق إدارة المنظمة وفقًا لمصنف وثائق الإدارة لعموم روسيا (OKUD) ، المعتمد بموجب قرار Gosstandart of Russia رقم 229 بتاريخ 12/30/93.
عموما مستندات المحاسبةيمكن تقسيمه إلى ثلاثة مستويات: وثائق المحاسبة الأولية ، وسجلات المحاسبة ووثائق التقارير المحاسبية... يتوافق هذا التدرج تمامًا مع تعريف سير العمل في المحاسبة ، وتسلسل ومنطق توثيق الأنشطة الاقتصادية للمؤسسة.
وثائق المحاسبة الأولية، على أساسها يتم الاحتفاظ بالمحاسبة ، هي المستندات التي تسجل حقائق المعاملات التجارية.
سجلات المحاسبةتهدف إلى تنظيم وتجميع المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة ، من أجل انعكاسها في الحسابات المحاسبية وفي البيانات المحاسبية.
القوائم الماليةهو نظام موحد للبيانات المتعلقة بالممتلكات والمركز المالي للمنظمة ونتائج أنشطتها الاقتصادية ، تم تجميعه على أساس البيانات المحاسبية في النماذج المحددة (وفقًا لـ PBU 4/99 "البيانات المحاسبية للمنظمة" ، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم 43 ن بتاريخ 06.07.99 وأمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم 67 ن بتاريخ 22.07.03 "بشأن أشكال البيانات المالية" مع التعديلات اللاحقة و الإضافات).
داخل كل مستوى ، المستندات ليست متجانسة. يعتمد حجم العمل المحاسبي في المؤسسة في جميع مراحل معالجة المستندات على حجم سير العمل- عدد المستندات التي استلمتها المنظمة والتي أنشأتها لفترة معينة. في الوقت نفسه ، فإن بنية سير العمل مثيرة للاهتمام من حيث التكوين والغرض وأنواع المستندات.
وبالتالي، حسب التكوين من المعتاد تقسيم المستندات إلى ملفات واردة(استلمتها المنظمة) ، صادرة (وثائق رسمية مقدمة من المنظمة للمستجيبين الخارجيين) و داخلي(مجموعة من الوثائق الرسمية لا تتعدى المنظمة التي أعدتها).
الوثيقة تستوفي مكانة المسؤول, لوتم إنشاؤه من قبل كيان قانوني أو فرد ، رسميًا ومعتمدًا وفقًا للإجراءات المعمول بها.
يسمح لك تصنيف المستندات حسب تكوينها وتحليل هيكلها على هذا الأساس بتقييم نسبة أحجام سير العمل الداخلي والخارجي في المنظمة ، لتحليلها درجة استقلالية المؤسسة(بعد حساب نسبة وحدات المعلومات الواردة والمعلومات الداخلية) ، تقدير نشاط دوران المنظمة في البيئة الخارجية(بحصة المستندات الصادرة).
بالميعاد
تنقسم المستندات إلى مستندات إدارية وتنفيذية ومجمعة ومحاسبية.
إداريتحتوي المستندات على أوامر وتعليمات بشأن الإنتاج وأداء بعض العمليات التجارية (أمر من رئيس المؤسسة والأشخاص المفوضين من قبله لتنفيذ العمليات التجارية).
تنفيذيالمستندات تؤكد حقيقة المعاملات التجارية. وتشمل هذه أوامر الاستلام (أعمال القبول) للمواد ؛ أفعال قبول الأصول الثابتة والتخلص منها ؛ وثائق قبول العمال للمنتجات المصنعة ، إلخ. يتم التوقيع على المستندات التنفيذية من قبل الأشخاص المسؤولين عن أداء المعاملات التجارية وصحة تنفيذها في المستندات. على سبيل المثال ، مديرو المتاجر ، مديرو المستودعات (أمناء المخازن) ، رؤساء العمال ، إلخ.
مجموعالوثائق الإدارية والتنفيذية. وتشمل هذه الطلبات النقدية الواردة والصادرة ؛ كشوف رواتب لإصدار الراتب لموظفي المؤسسة ؛ تقارير مسبقة للأشخاص المسؤولين (المسافرين من رجال الأعمال) ، إلخ.
مستندات المحاسبةيتم تجميعها في حالة عدم وجود مستندات أخرى لسجلات المعاملات التجارية ، أو عند تلخيص ومعالجة المستندات التنفيذية والإدارية. وتشمل هذه الشهادات وأوراق التوزيع وحسابات الاحتياطي والبيانات المحاسبية وما إلى ذلك.
يكشف هذا التصنيف عن الحاجة إلى التسجيل المستندي لعدد من الأنشطة الاقتصادية ، والتي يتم تجاهل تسجيلها في معظم الحالات من قبل المحاسبين الممارسين. وبالتالي ، يجب تأكيد إجراءات المحاسب المتعلقة بتنفيذ الحسابات المنهجية ، وفقًا لمبدأ التسجيل ، من خلال المستندات المحاسبية ذات الصلة ومصدقة بتوقيع كبير المحاسبين.
حسب فترة المعاملات التجارية المسجلة
تنقسم المستندات المستخدمة في المحاسبة إلى لمرة واحدة وتراكمية.
لمرة واحدةتضفي المستندات الأولية الطابع الرسمي على كل معاملة تجارية ويتم وضعها في خطوة واحدة.
تراكمييتم إعداد المستندات خلال فترة معينة من خلال التراكم المستمر للمعاملات التجارية المتجانسة. في نهاية الفترة ، يقومون بحساب مجاميع المؤشرات المقابلة. أمثلة على المستندات التراكمية: أوامر العمل الشهرية لأسبوعين ؛ بطاقات حدية لإطلاق المواد من مستودعات الشركة ، إلخ. الوثائق التراكمية هي عنصر من عناصر المرحلة الأولى من منهجية وتعميم المعلومات المحاسبية.
حسب درجة تعميم المعلومات
تنقسم المستندات المحاسبية إلى أساسية وموحدة.
ابتدائييتم وضع المستندات لكل عملية في وقت تكليفها. وتشمل هذه المستندات الخاصة باستلام المواد في المؤسسة وإطلاقها من مستودعات الشركة إلى ورش العمل ؛ على شحن المنتجات للعملاء ؛ على استحقاق الراتب للموظفين مقابل المنتجات المصنعة أو العمل المنجز أو الخدمة المقدمة ، إلخ.
المستندات الموحدةتلخيص المؤشرات عن طريق التجميع المناسب لها ، والتنظيم من المستندات الأولية (على سبيل المثال ، كشوف رواتب عمال المتجر ، والمؤسسة ككل ، وما إلى ذلك). تختلف المستندات المجمعة عن المستندات المتراكمة في أن المستند الموحد يتم إعداده على أساس المستندات الأولية وهو ملخص لها ، والمستند التراكمي هو مستند أساسي يتم تجميعه تدريجيًا... تتضمن المستندات الموحدة أيضًا جميع السجلات المحاسبية ، ويمكن اعتبار الوثيقة الموحدة النهائية بيانات مالية.
المرحلة الأولى من توثيق حالة الأعمال في المنظمة هي المحاسبة الأولية ، والتي تمثل المرحلة الأولى من الإدراك النظامي وتسجيل العمليات الفردية التي تميز العمليات التجارية والظواهر التي تحدث في المؤسسة. أهدافها هي: اقتناء واقتناء وإنفاق الموارد المادية ؛ استخدام موارد الوقود والطاقة ؛ وقت التطبيع والعمل ؛ انتاج العمال بالقطعة؛ تكاليف الإنتاج؛ حركة المنتجات شبه المصنعة ومخلفات العمل الجاري ؛ حجم الإنتاج وشحنه وبيعه ؛ التسويات مع الموردين والمشترين والعملاء والبنوك والسلطات المالية والمؤسسين ، إلخ. في هذه المرحلة من العمل المحاسبي ، تنعكس المعلومات الأولية حول العمليات والظواهر الاقتصادية التي تنشأ في العديد من المجالات ، في ورش العمل والمستودعات ونقاط قبول وشحن المنتجات النهائية والأقسام الأخرى للمؤسسة في المستندات الأولية.
يجب إضفاء الطابع الرسمي على جميع المعاملات التجارية التي تقوم بها المنظمة مع المستندات الداعمة. تعمل هذه المستندات كوثائق محاسبية أولية على أساسها يتم الاحتفاظ بالمحاسبة.
وثائق المصدرالمستخدمة في وصف المعاملات التجارية ، تشكل مصفوفة معلومات واحدة تتم معالجتها باستخدام نفس الإجراءات المحاسبية. علاوة على ذلك ، تمت إضفاء الطابع الرسمي على بعض الوثائق على المستوى الاقتصادي القطاعي أو العام. يتم وضع هذه الوثائق على نماذج موحدة معتمدة من قبل لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي أو الوزارات والإدارات القطاعية.
تعد النماذج الإدارية لوثائق المحاسبة الأولية إلزامية للاستخدام فقط في المؤسسات التابعة لهذه الأقسام ، ومع ذلك ، إذا كان شكل المستند يلبي احتياجات المنظمات الأخرى ، فيمكنهم اعتمادها.
في جميع الحالات الأخرى ، تلتزم المنظمات بتطوير أشكال مستندات المحاسبة الأولية بشكل مستقل بالكمية والشكل اللذين تكونان ضروريين لتعكس الأنشطة الاقتصادية للشركة. في الوقت نفسه ، يجب إضفاء الطابع الرسمي على المستندات التي أنشأتها المنظمة بشكل مستقل بحيث يوفر محتواها بشكل كامل المعلومات اللازمة لمهام المحاسبة.
المتطلبات الأساسية لشكل المستند الأساسي:
1. يسمح لك بوصف حقيقة واحدة من الحياة الاقتصادية للمنظمة بشكل موثوق
2. يظل هيكل المستند ثابتًا لفترة طويلة إذا كانت ظروف تشغيل المنظمة مستقرة نسبيًا.
3. تم استبعاد الغموض في تفسير المعلومات الواردة في الوثيقة.
4. الرسالة مشفرة لسهولة المعالجة وأمن المعلومات.
5. أدوات قياس المعلومات الواردة في الوثيقة (النقدية و / أو العينية) تضمن الموثوقية اللازمة ودقة ووضوح المعلومات. يجب تجنب الإفراط في تفصيل البيانات أو تنقيحها وكذلك عدم كفايتها.
6. الوثيقة مكملة لوثائق أخرى ، ولا تكررها.
7. تحتوي الوثيقة على أقل قدر ممكن من المعلومات الزائدة عن الحاجة - عادة ما تكون معلومات غير مستخدمة قدر الإمكان ، والتي يتم تضمينها في النموذج الأصلي "فقط في حالة".
8. شكل المستند مناسب لمعالجته في بيئة النموذج المستخدم.
9. شكل المستند مناسب للعرض والمعالجة في بيئة إلكترونية (على جهاز كمبيوتر).
10. الشكل هو نفسه بالنسبة لجميع الحقائق المتجانسة للنشاط الاقتصادي في مختلف أقسام المنظمة (بما في ذلك منفصلة).
11. أعدت في الوقت المناسب.
عند تطوير أشكال وثائق المحاسبة الأولية ، ينبغي للمرء أن يأخذ في الاعتبار أحكام المادة 9 من القانون الاتحادي رقم 129 المؤرخ 21 نوفمبر 1996 "بشأن المحاسبة" (مع التعديلات والإضافات).
البند 2 من هذا الفن. ينص على قبول مستندات المحاسبة الأولية للمحاسبة إذا تم إعدادها بالشكل الوارد في ألبومات النماذج الموحدة ، ويجب أن تحتوي المستندات ، التي لم يتم توفير شكلها في هذه الألبومات ، على التفاصيل الإلزامية التالية:
أ) اسم الوثيقة ؛
ب) تاريخ إعداد المستند (المستند غير المؤرخ ليس له قوة قانونية ، بالإضافة إلى ذلك ، في هذه الحالة من الصعب إحالة حقيقة النشاط الاقتصادي إلى فترة تقرير محددة لأغراض المحاسبة المالية والضريبية) ؛
ج) اسم المنظمة التي تم إعداد الوثيقة نيابة عنها ؛
هـ) أدوات قياس المعاملات التجارية من الناحية المادية والنقدية.
و) أسماء مناصب الأشخاص المسؤولين عن أداء المعاملات التجارية وصحة تسجيلها.
ز) التوقيعات الشخصية للأشخاص المشار إليهم (من الممكن أيضًا فك تشفير التوقيعات).
يتم اعتماد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين. علاوة على ذلك ، فإن المستندات التي تضفي الطابع الرسمي على المعاملات التجارية مع الأموال موقعة من قبل رئيس المنظمة وكبير المحاسبين أو الأشخاص المفوضين من قبلهم.
يجب إعداد مستند المحاسبة الأساسي في وقت إجراء المعاملة ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا - فور اكتمالها.
متطلبات كبير المحاسبين لتوثيق المعاملات التجارية وتقديم المستندات والمعلومات اللازمة لقسم المحاسبة إلزامية لجميع موظفي المنظمة. بدون توقيع كبير المحاسبين ، تعتبر المستندات النقدية ومستندات التسوية والالتزامات المالية والائتمانية غير صالحة ولا ينبغي قبولها للتنفيذ.
يمكن إعداد مستندات المحاسبة الأساسية على الورق ووسائط الكمبيوتر. في الحالة الأخيرة ، تلتزم المنظمة بعمل نسخ من هذه المستندات على الورق على نفقتها الخاصة للمشاركين الآخرين في العمليات التجارية ، وكذلك بناءً على طلب الهيئات التي تمارس الرقابة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي ، المحكمة ومكتب المدعي العام.
للتحكم في معالجة البيانات المتعلقة بالمعاملات التجارية وتبسيطها على أساس مستندات المحاسبة الأولية ، وثائق المحاسبة الموحدة ، والتي تشمل على وجه الخصوص الدفاتر النقدية وتقارير السلع وسجل المعاملات التجارية والمذكرات التذكارية ودفاتر الطلبات ودفتر الأستاذ العام وسجلات المحاسبة الأخرى. الوثيقة النهائية الموحدة هي البيانات المالية.
© 2015-2019 الموقع
جميع الحقوق تنتمي إلى مؤلفيها. لا يدعي هذا الموقع حقوق التأليف ، ولكنه يوفر الاستخدام المجاني.
تاريخ إنشاء الصفحة: 2016-04-15
ما هي المستندات التي تخص الابتدائي ، يجب أن يعرفها كل محاسب. هذا يرجع إلى حقيقة أن هذه الوثائق هي أساس المحاسبة. إنها تثبت حقيقة تنفيذ عمليات ذات طبيعة اقتصادية. يحتاج أخصائي المحاسبة المبتدئ إلى معرفة ماهيته ، وما هي المستندات الأساسية ، وكيفية إعدادها وتخزينها. خلاف ذلك ، لا يمكن تجنب المشاكل مع السلطات التنظيمية.
يمكن للكيانات القانونية ورجال الأعمال من القطاع الخاص تحويل الأموال لبعضهم البعض فقط على أساس وثائق أولية معينة. من المفترض أن يتم إعداد الأساسي حتى قبل مرور المعاملة التجارية ، ومع ذلك ، فإن التشريع لا يستبعد إمكانية إعدادها لإكمال المعاملة ، ومع ذلك ، يجب أن تكون هناك أسباب وجيهة لذلك.
يجب أن تتضمن كل من مستندات المحاسبة الأساسية والموحدة التفاصيل التالية: اسم النموذج ؛ التاريخ والمكان حيث تم وضعها ؛ الاسم الكامل للشركة التي أعدتها ؛ ما هي الحسابات المستخدمة لتحويل الأموال ؛ الاسم الكامل للموظف المسؤول ، إلخ.
المستندات الأساسية (PD) هي عنصر إلزامي للمحاسبة. يتم وضعها في سياق المعاملات التجارية وتكون بمثابة دليل على أن هذه المعاملات قد اكتملت. عند إجراء معاملة ، قد يتم تضمين عدد مختلف من المستندات الأولية: يعتمد ذلك على تفاصيل تنفيذها.
قائمة العمليات التي يجب إجراؤها أثناء المعاملة:
هناك 6 أنواع رئيسية من محاسبة PD ، والتي تُستخدم غالبًا عند إجراء معاملات مختلفة:
| العقد | ينص العقد على حقوق والتزامات أطراف الصفقة. يمكن صياغة العقد لتقديم الخدمات أو بيع البضائع. لا يستبعد القانون المدني إمكانية إبرام اتفاق شفوي ، ولكن يجب أن نتذكر أن الوثيقة الموقعة من قبل طرفين فقط هي التي يمكن أن تحمي حقوق ومصالح الطرف المتضرر في السلطة القضائية في حالة حدوث أي مشاكل ، بما في ذلك عدم - وفاء الطرف الآخر بالتزاماته. |
| عرض الفاتورة |
|
| وثائق الدفع | هذا تأكيد على حقيقة أن العميل قد دفع الفاتورة الصادرة عن الشركة المصنعة. هناك أنواع مختلفة من هذه المستندات: طلبات الدفع ، والأوامر والشيكات ، ونماذج الإبلاغ الصارمة. |
| قائمة التعبئة |
|
| التصرف في أداء العمل أو تقديم الخدمات | وثيقة على الوجهين. لا يؤكد فقط حقيقة العمل المنجز ، ولكن أيضًا السعر الذي تم دفعه مقابل المنتج أو الخدمة. تعمل هذه الورقة أيضًا كدليل على أن الأطراف قد أوفت بالكامل بالتزاماتها تجاه بعضها البعض وليس لديهم مطالبات متبادلة. |
| فاتورة | وثيقة مهمة هي ، بمساعدة يتم وضع أساس قبول مبالغ ضريبة القيمة المضافة المقدمة للخصم. من الواضح أن هذا المستند مهم جدًا لتلك الهياكل التي تدفع ضريبة القيمة المضافة. |
لذلك ، تبدو قائمة وثائق المحاسبة الأساسية كما يلي:
| اتفافية | يتم إبرامها مع العميل كتابة. من المهم أن نقول إن القانون لا يحظر الشكل الشفهي لمثل هذا العقد ، ومع ذلك ، يفضل الأطراف في كثير من الأحيان إصلاح الحقوق والالتزامات المنصوص عليها في الاتفاقية على الورق. |
| التحقق من | يحتوي على تفاصيل الدفع واسم البضائع التي يتم شراؤها. |
| شيك (سلعة أو نقدية) أو شكل من أشكال الإبلاغ الصارم | تصدر في حالة الدفع نقدا. في حالة الدفع غير النقدي ، يظل مشتري المنتج أو الخدمة مع مستند الدفع كتأكيد للدفع ، وهو معتمد من قبل الهيكل المصرفي. |
| فاتورة | صدر وقت شحن البضائع. |
| فعل تقديم الخدمات أو أداء العمل | يتم توفيرها بعد تقديم الخدمات بالكامل. |
يتم تقديم تعريف مفهوم "مستند المحاسبة الأساسي" في المادة 60-1 من قانون الضرائب الروسي: المستندات الأولية هي دليل موثق على إجراء معاملة أو وجود حدث يمنح الحق في تنفيذها. يمكن أن تكون هذه المستندات في شكل ورقي أو إلكتروني. تستند المحاسبة على وثائق مماثلة.
تنص المادة 60-2 على نماذج هذه المستندات والمتطلبات المقدمة لتسجيلها.
قانون معياري آخر يحدد الوثائق الأولية ، كما يحدد أشكالها - قانون المحاسبة والتقارير المالية.
روسيا بلد يتغير فيه التشريع الخاص بالمحاسبة ودفع الضرائب من وقت لآخر. بالنظر إلى حقيقة أنه يمكن تغيير النماذج أو استكمالها ، فمن الضروري تتبع التغييرات التي تمت الموافقة عليها من قبل مختلف الوكالات الحكومية ، بما في ذلك وزارة المالية. لذلك ، على سبيل المثال ، في بداية عام 2019 ، تمت الموافقة على شكل من أشكال شهادة المحاسبة ، والتي كانت في السابق ذات شكل تعسفي.
ينص القانون الإداري على عدد من العقوبات لعدم وجود وثائق أولية في المنظمة ، وهي محددة في المادة 276 من القانون.
PD هي الأساس لبدء المحاسبة عن معاملات معينة وإجراء إدخالات في سجل المحاسبة. يعمل هذا المستند كدليل مكتوب على حقيقة أن معاملة تجارية قد تم تنفيذها.
هذه المستندات المحاسبية الأولية ، التي لم يتم اعتماد نماذجها رسميًا ، يتم اعتمادها من قبل رئيس المنظمة من خلال إصدار أمر مطابق. يجب أن تحتوي على جميع التفاصيل الإلزامية التي ينص عليها القانون.
يجب إعداد هذه الوثائق على الورق ودعمها بتوقيع الشخص الذي قام بإعداد المستند. في حالة استخدام مستند إلكتروني ، يجب توقيعه بتوقيع إلكتروني.
الأشكال الموحدة من PD ليست ملزمة للاستخدام. الاستثناء هو المستندات النقدية ، والتي تمت الموافقة عليها من قبل الهياكل المعتمدة.
يجب أن يحتوي نموذج PD على البيانات الإلزامية التالية:
تنقسم هذه الوثائق إلى المجموعات التالية:
يجب إعداد وثائق الإبلاغ بدقة ووضوح.
القواعد الأساسية:
في عام 2019 ، تُستخدم النماذج القياسية لإعداد PD. تنقسم الوثائق إلى خارجية وداخلية.
تتلقى المنظمة الأولى من الخارج: من الوكالات الحكومية ، والمنظمات العليا ، والهياكل المصرفية ، والسلطات الضريبية ، إلخ. أمثلة على المستندات الخارجية: الفواتير أو أوامر الدفع أو المطالبات. أما بالنسبة للوثائق الداخلية ، فيتم وضعها مباشرة في المنظمة.
إذا تم ملء المستند بشكل غير صحيح ، فستواجه المنظمة صعوبات في تحديد القاعدة الضريبية ، وقد يؤدي ذلك إلى خلافات مع خدمة الضرائب.
يحدث أنه حتى المحاسب المتمرس ، الذي قام بإعداد مستند أكثر من مرة ، يرتكب خطأ. يمكن تصحيحه فقط عندما لا ينعكس المستند في المحاسبة ، أي أنه لم يتم ترحيله. يجب أن نتذكر أن إجراء التصحيحات بضربة واحدة أمر غير مقبول.
يمكنك فقط استخدام الطرق الثلاث التالية:
يتم تطبيق الأخير في حالة حدوث خطأ في سجل المحاسبة ، بينما لا ينطبق على مراسلات الحسابات. هذه الطريقة مناسبة للاستخدام قبل وضع الميزان. في هذه الحالة ، يجب شطب الرقم الخطأ أو أي علامة أخرى بخط رفيع ، ويجب الإشارة إلى القيمة الصحيحة بجانبه. أشر على الجانب - "الإيمان المصحح" ، ثم ضع التاريخ والتوقيع.
سيكون الإدخال الإضافي مناسبًا إذا تم التقليل من قيمة المعاملة التي يتم تنفيذها.
تتضمن طريقة الانعكاس تصحيح إدخال غير صحيح برقم سالب. يشار إلى الرقم غير الصحيح بالحبر الأحمر ، ويتم الإدخال الصحيح على الفور ، والذي يتم إجراؤه باللون المعتاد.
لا ترتبط إجراءات التوفيق قانونًا بالوثائق الأولية ، وبالتالي لا يتم تنظيمها من خلال الوثائق التنظيمية. يعرضون التسويات التي تم إجراؤها لفترة معينة بين الشركات التي تتمتع بوضع كيان قانوني أو رواد أعمال فرديين.
يتم استخدام هذا النوع من الوثائق بمبادرة من المحاسبين ، حيث يمكن بمساعدتها حل عدد من القضايا الخلافية ، والتي تحمي مصالح المنظمة.
في أي الحالات يكون من المهم إعداد تقرير التسوية:
يمكن استخدام هذا المستند في المحكمة في حالة حدوث نزاع بين الطرفين.
الحكم المتعلق بتخزين الوثائق الأولية مكرس على المستوى التشريعي.
يتم توفير شروط تخزين مختلفة لأنواع مختلفة من المستندات:
| لسنة واحدة | من الضروري الحفاظ على المراسلات مع السلطات التنظيمية حول شروط إيداع وثائق الإبلاغ. |
| 5 سنوات على الأقل | يتم تخزين الوثائق النقدية والأوراق مثل الميزانية العمومية للربع ، وتقرير المنظمة مع المذكرة التوضيحية للربع ؛ محضر الاجتماع بشأن اعتماد الميزانية العمومية ربع السنوية ؛ الوثائق الأولية ودفتر النقدية ؛ المستندات الخاصة بالمحاسبة النظامية وغير النظامية وغيرها. |
| 10 سنوات على الأقل | يجب الاحتفاظ بالميزانية العمومية السنوية وقائمة الجرد ورصيد التحويل والفصل والتصفية والمستندات الأخرى. |
| 75 سنة على الأقل | يتم الاحتفاظ بالحساب الشخصي لكل موظف وكشوف المرتبات. |
تعتمد صحة المحاسبة والاستنتاجات الإضافية منها على جودة المستند الأساسي والمعلومات الواردة فيه.
يتم تجميع المعلومات الواردة في المستندات الأولية المقبولة للمحاسبة وتنظيمها في سجلات المحاسبة ، والتي يتم اعتماد أشكالها أو متطلباتها من قبل الهيئة المعتمدة. يتم تحويل بيانات سجلات المحاسبة في شكل مجمع إلى البيانات المالية.
تحدد الإدارة الأشخاص المخولين بالتوقيع على المستندات المحاسبية. في هذه الحالة ، يمكن إنشاء تسلسل هرمي للتوقيع اعتمادًا على المنصب الذي تشغله ، ومقدار المال ، ونطاق العملية وجوهرها.
يجب على الشركات أو المنظمات التي تستخدم التوقيعات الإلكترونية وضع الضمانات والضوابط المناسبة فيما يتعلق بالحق في استخدام التوقيعات الإلكترونية والوصول إليها. (17)
متطلبات إعداد الوثائق الأولية
1. يجب أن تتم الإدخالات في المستندات الأولية باستخدام الحبر والقلم الرصاص الكيميائي ومعجون قلم الحبر الجاف واستخدام الآلات الكاتبة ومعدات الميكنة والوسائل الأخرى التي تضمن الحفاظ على هذه الإدخالات للوقت المحدد لتخزينها في الأرشيف.
يحظر استخدام قلم رصاص بسيط في الكتابة.
يجب أن يوافق رئيس المنظمة ، بالاتفاق مع كبير المحاسبين ، في شكل أمر على قائمة الأشخاص المخولين بالتوقيع على مستندات المحاسبة الأولية.
يتم ضمان التنفيذ في الوقت المناسب وعالي الجودة لوثائق المحاسبة الأولية ، ونقلها في الوقت المناسب للتفكير في المحاسبة ، وكذلك موثوقية البيانات الواردة فيها من قبل الأشخاص الذين قاموا بإعداد هذه المستندات وتوقيعها.
يجب أيضًا تنظيم حركة المستندات الأولية في المحاسبة (الإعداد أو الاستلام من كيانات الأعمال الأخرى ، وقبول المحاسبة ، والمعالجة ، والنقل إلى الأرشيف) من خلال الجدول الزمني ، الذي تمت الموافقة عليه بأمر من الرئيس.
لتحذير كل من المديرين وفناني الأداء من العواقب السلبية غير المتوقعة ومن أجل توفير الوقت عند البحث عن المعلومات ، من الضروري ، بعد تلقي المستندات التنظيمية ، إنشاء قاعدة تسجيل للمستندات الأولية.
هذا يعني أن جميع المستندات الأولية الصادرة والمملوءة في قسم المحاسبة يجب أن يكون لها معرف خاص بها - رمز (لمرة واحدة ، رقم فريد) ، يتم تعيينه لها أثناء التسجيل الإلزامي في إحدى دفاتر التسجيل ، والتي يجب فتحها في كل مؤسسة.
إجراءات تحرير المستندات:
تتطلب المستندات الأساسية التي تم إنشاؤها بطريقة آلية تأكيدًا خاصًا لموثوقية البيانات التي تم الحصول عليها ، أي ترخيص وحماية البيانات المسجلة من الحصول غير المصرح به على معلومات عنها. يمكن إرسال أي نوع من المستندات بالفاكس ، ولكن ليس مستند المحاسبة الأساسي ، لأنه لا يحتوي على تأكيد على صحتها. يتحمل الأشخاص الذين أصدروا ووقعوا هذه المستندات مسؤولية إنشاء المستندات في الوقت المناسب وبجودة عالية ونقلها في الوقت المناسب للتفكير اللاحق في المحاسبة.
المحاسبة الأولية في مؤسسة التصنيع هي أساس معلومات للإدارة ، حيث تعتمد جودتها بشكل مباشر على جودة المحاسبة. المحاسبة الأولية هي مجموعة معقدة من المعلومات والعمليات المنطقية مع المستندات المصاحبة لأي تدفقات مادية ومالية وعناصرها من مدخل الإنتاج والمرافق الاقتصادية للمؤسسة والشركة ككل.
وبالتالي ، فإن الوثائق الأولية هي ناقلات للمعلومات حول جميع الأشياء والموضوعات الصناعية والاقتصادية وتفاعلاتها وتسمح بإجراء تقييم شامل لجميع عوامل التحكم: الكمية والنوعية والمالية.
في الممارسة الحالية ، تُفهم المستندات المحاسبية الأولية على أنها أوراق تعكس حقائق الحياة الاقتصادية (إبرام المعاملات ، وحركة السلع والمواد ، وما إلى ذلك). يتم إعدادها في وقت المعاملات أو بعد إتمامها لتأكيد الوقائع التي حدثت. على أساسها ، يقوم المحاسب بإدخال إدخالات في البرنامج المحاسبي للمؤسسة ، ويقبل المبالغ للمحاسبة الضريبية.
وفقًا لتوضيحات وزارة المالية ، يحق للشركة أن تحدد بشكل مستقل أشكال "الأولية" التي يجب استخدامها. القرار المتخذ ثابت في السياسة المحاسبية للمنظمة. تبين الممارسة أن كيانات الأعمال تستخدم أحد الخيارات الثلاثة:
لا ينطبق حق كيانات الأعمال في تطوير أشكال "أولية" بشكل مستقل على الأنواع التالية من المستندات:
بالنسبة لهم ، تقدم وزارة المالية نماذج موحدة باعتبارها إلزامية.
إذا لم تحدد الشركة التي دخلت في الصفقة شكل "أساسي" في العقد ، يحق للطرف المقابل تقديم المستندات وفقًا لعيناته الخاصة. لتجنب الأسئلة من الهياكل التنظيمية ، يجب على الشركة أن تكتب في سياستها المحاسبية أنها تقبل النماذج الورقية التي طورها الموردون والمشترين.
الأهمية! إن وجود "كيان أساسي" يتوسط في عملية معينة هو مطلب إلزامي لانعكاسه في المحاسبة والمحاسبة الضريبية.
حسب الفن. 9402-FZ ، يجب أن تحتوي مستندات المحاسبة الأولية على التفاصيل الإلزامية التالية:
يتم تحديد قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية من قبل رئيس المنظمة. تم إصلاحه بأمره.
تحتوي النماذج المنفصلة على تفاصيل إضافية فيما يتعلق بالقائمة القياسية. على سبيل المثال ، في بوليصة الشحن ، يجب تسجيل المعلومات المتعلقة بالسيارة ومالكها وسائقها.
هل أحتاج إلى وضع ختم المنظمة على "الابتدائي"؟ هذا ليس شرطًا إلزاميًا ، ولا يمكنك الاستغناء عنه فقط إذا تم توفير وجوده من خلال عينة منصوص عليها في السياسة المحاسبية للشركة.
لا ينشئ التشريع الحالي قائمة مغلقة لوثائق المحاسبة الأولية لعام 2018. يتم تحديد تنوعها من خلال نطاق الكيان التجاري. بالنسبة لإحدى الشركات ، ستكون هناك حاجة إلى مذكرة شحنة ، بالنسبة لشركة أخرى - فعل شطب الأدب من المكتبة.
تشمل أكثر أنواع التوثيق شيوعًا ما يلي:
القائمة أعلاه من وثائق المحاسبة الأساسية ليست كاملة. تستخدم الشركات من مختلف خطوط الأعمال النماذج اللازمة لتعكس معاملاتها.
اعتمادًا على طريقة التنفيذ ، فإن "الأساسي" هو الورق والإلكتروني. يتم استخدام الخيار الثاني في الشركات حيث يتم تكوين إدارة المستندات الإلكترونية. يساعد على تبسيط وتسريع معالجة أوراق العمل ، لتصحيح التفاعل بين الأطراف المقابلة.
وفقًا للتشريعات الحالية ، يتم تخزين جميع أنواع "الأولية" في الشركة لمدة خمس سنوات. يبدأ العد التنازلي من نهاية السنة المشمولة بالتقرير. على سبيل المثال ، يجب تخزين الأوراق الصادرة في 2018 حتى عام 2023 ضمناً. سيؤدي انتهاك هذه القاعدة إلى إجراءات مع مصلحة الضرائب ، وفرض عقوبات على المنظمة.
