Справка о доходах является очень важной как для самого предприятия, так и для его сотрудников. Именно поэтому важно знать, как сделать справку 2-НДФЛ, поскольку бухгалтерия отчитывается с ее помощью перед налоговой службой, а работникам документ, подтверждающий выплату налогов на доходы физических лиц, может пригодиться при получении кредита, оформлении визы либо для налогового вычета.
Справка составляется индивидуально на каждого сотрудника. В большинстве случаев предприятия используют электронную форму документа 2-НДФЛ, так как это более удобно и такой шаблон просто заполнять и легко хранить. Для бухгалтерии предприятия составление справок о доходах является очень важным и ответственным заданием. Здесь нужно учесть все нюансы, чтобы не допустить ошибки и не получить от Федеральной налоговой службы внушительный штраф.
Бухгалтер должен всегда быть в курсе событий, ведь законодательство часто меняется. Чтобы не допускать ошибок при заполнении документов, необходимо своевременно читать все новости, которые будут полезны для работников бухгалтерии.
В 2016 году появилось несколько нововведений, которые касаются заполнения справки 2-НФДЛ. Изменения 2016 года требуют от предпринимателей отчетности за каждый квартал. Для этого будет использоваться документ 6-НФДЛ. Однако старая форма, то есть 2-НФДЛ, не отменяется. Ее все так же нужно заполнять на каждого сотрудника компании ежегодно и сдавать до даты, установленной российским законодательством.
На сегодняшний день подавать подобный отчет нужно до конца марта, хотя еще в прошлом году этот период был на один месяц больше.
Налоги на доходы физических лиц с больничных и отпускных выплат теперь перечисляются в том же месяце, когда деньги были получены работником. Это важное нововведение, за невыполнение которого можно получить серьезный штраф.
Еще в прошлом году компании, в которых работало более 10 сотрудников, были обязаны предоставлять отчеты по справкам 2-НДФЛ исключительно в электронном варианте. Теперь право сдавать в налоговую бумажные справки есть у предприятий, в которых официально трудоустроено менее 25 работников.
Бухгалтерия компании должна помнить о том, что каждая ошибка в документах может вылиться в серьезный штраф. Справку по форме 2-НФДЛ это правило не обходит стороной. Сдача отчета с недостоверной информацией выльется в штраф в размере 500 руб. на каждого работника. Однако тут имеется один важный нюанс. Если ошибку бухгалтеру удалось найти до того, как налоговая выписала штраф, санкции не применяются.
Документ в формате 2-НФДЛ составляется каждый год на всех сотрудников предприятия. Работники бухгалтерии должны заполнить бланк отдельно на каждого официально трудоустроенного сотрудника.
Стоит заметить, что подобные документы должны подавать не только организации, но и индивидуальные предприниматели, которые производят налоговые выплаты за своих подчиненных, работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам.
Отчеты 2-НДФЛ сдаются в налоговое отделение по месту регистрации компании либо ИП. Если организация ведет свою деятельность в нескольких регионах, справки подаются там, где расположен главный офис, но отдельным филиалам и обособленным предприятиям разрешается сдавать отчет в свое отделение ФНС.
Очень важно правильно составлять и заполнять справку, в противном случае это может вылиться в штраф в 500 руб. за каждый неверный документ. Кроме того, нужно успеть уложиться в срок. Если справки не будут предоставлены сотрудникам налоговой инспекции до конца марта, за каждый документ назначается штраф в размере 200 руб.
Доходы в документе указываются и в рублях, и в копейках. А вот сумму налоговых отчислений нужно округлять. Как правило, в бухгалтерии используется округление НДФЛ до целых рублей.
Сам процесс составления справки имеет несколько особенностей. Как составить справку 2-НДФЛ, должен знать каждый бизнесмен, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
Начинается заполнение с поля «Признак», где выбирается код 1 или 2. Первая цифра ставится при обычной подаче документа, а вторая - если с сотрудника невозможно удержать сумму налога.
Код ОКАТО с позапрошлого года стал именоваться ОКТМО. Это одно и то же, поэтому заполняется как обычно.
Следует отметить и «Статус налогоплательщика». Здесь указывается определенный код, который зависит от того, является ли сотрудник налоговым резидентом. В первом случае ставится цифра 1, а во втором - 2. В отдельную категорию под кодом 3 российское законодательство выделило иностранных граждан, работающих на территории РФ, которые имеют высокий уровень квалификации.
Для некоторых видов дохода применяют специальные коды. Выплаты, которые поступили в качестве оплаты за выполнение трудовых обязанностей, отмечаются как 2000. Вознаграждение по гражданско-правовому договору - 2010. Деньги, которые будут получены в качестве пособия по болезни, имеют кодировку 2012. А код 4800 предусматривает все остальные выплаты, не учтенные инструкцией. Бухгалтер обязан знать все коды, которые применяются при составлении справки 2-НДФЛ. Однако если здесь будет допущена ошибка, штрафные санкции за это не предусмотрены.
В первую очередь стоит заметить, что в данной справке не должно быть информации за ненужный период, бумага по форме 2-НДФЛ составляется исключительно на один год, не более, вносить в нее информацию сразу за два отчетных периода нельзя.
Справка о доходах должна отражать лишь ту прибыль, на которую российское законодательство предусмотрело выплату НДФЛ. К примеру, здесь не отражается информация о денежных средствах, полученных сотрудницей по беременности и родам, а также по дальнейшему уходу за малышом.
Если сотрудник отработал неполный год, на него справка 2-НДФЛ составляется с учетом тех месяцев, в которые фактически совершалась трудовая деятельность.
Отдельно нужно сказать о таких случаях, когда заработная плата была выплачена в одном году, а налоги уже в следующем. Тут возможно два варианта развития событий.
Если налоговые отчисления были выплачены до конца периода, в который нужно подать справку 2-НДФЛ, то есть до 1 апреля, то эту сумму можно внести в документ. Если налоги были перечислены позже, значит, и фиксируются средства уже в следующем документе.
Так как отпускные выплаты и деньги, которые сотрудник получает в виде компенсации из-за временной нетрудоспособности, являются самым обычным доходом, с них обязательно уходят отчисления в государственную казну в виде налогов.
Тут может возникнуть путаница, если сотрудник ушел в отпуск либо на больничный в одном месяце, а вернулся на рабочее место уже в другом.
В такой ситуации бухгалтер должен помнить о том, что данные о доходах вносятся в справку 2-НДФЛ в том месяце, когда был оформлен отпуск либо документ о временной нетрудоспособности.
Сделать справку несложно. Однако основные и самые важные строки заполняются цифрами в соответствии с тем, сколько денег было начислено сотруднику, сколько с этой суммы ушло в налоговую и сколько работник получил на руки.
Если же данная информация искажается и это делается умышленно, например, увеличивается доход работника для получения кредита, это уже подделка справки 2-НДФЛ, за которую следует уголовная ответственность. Подробнейшая пошаговая инструкция заполнения бланка по форме 2-НДФЛ прописана в приказе ФНС РФ № ММВ-711/485 от 30 октября 2015 года.
Документ составлен максимально подробно, поэтому бухгалтер сможет здесь отыскать ответ на любой вопрос о том, как делается справка 2-НДФЛ.
Чаще всего справки 2-НДФЛ выдаются сотруднику при увольнении, так как их требуют на новом месте работы для занесения начальных данных. Но бывают и другие случаи, когда она требуется. Например, в банках при получении кредитов.
В программах 1С ЗУП и 1С Бухгалтерия предприятия (8.3) справка формируется в виде документа и, соответственно, ее можно распечатать. Посмотрим пошаговую инструкцию, как это сделать в каждой из программ.
В данной конфигурации можно сформировать справки двух видов:
Воспользуемся демонстрационной базой данных, которая поставляется в комплекте поставки программы. В ней уже имеются начисления и выплаты сотрудникам, и сформировать справку нам не составит особого труда. Тем, у кого чистая база данных, придется и сделать ему . Как это сделать, я описывал в предыдущих статьях.
Итак, заходим в меню «Налоги и взносы», далее переходим по ссылке «2-НДФЛ для сотрудников» и попадаем в форму списка справок. В этом окне нажимаем кнопку «Создать». Реквизиты формы, которые необходимо заполнить обязательно, подчеркнуты красным пунктиром. Фактически это организация, сотрудник и год, за который нужна справка.
В середине документа находится крупная кнопка «Заполнить». После заполнения необходимых реквизитов нажимаем на нее. Программа заполнит документ:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Замечу, что документ можно сформировать в разрезе ОКАТО/КПП и ставок налога или сводно. Для выбора варианта служит поле «Формировать». В случае выбора печати справки в разрезе ОКАТО/КПП нужно правильно заполнить соответствующий реквизит, находящийся ниже.
На закладке «Личные данные» можно отредактировать личные данные сотрудника. Если после редактирования данные будут отличаться от введенных ранее (например, при оформлении приема на работу), то программа выдаст предупреждение. Но документ все равно можно будет провести и распечатать.
Чтобы распечатать документ, нужно нажать кнопку «Справка о доходах (2-НДФЛ)». В качестве примера часть печатной формы справки:
Кстати! Сейчас вышла новая форма справки 2-НДФЛ согласно приказу ФНС от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@. Применять её необходимо с 08.12.2015. Если Вы еще не обновились — . Релизы с новыми формами справки 1С ЗУП — 3.0.25 (2.5.98), 1С бухгалтерия — 3.0.43 (2.0.65).
Обратите внимание, что в шапке документа присутствует запись «Не для передачи в налоговый орган».
Все верно, ведь мы формировали справку 2-НДФЛ для сотрудников. Теперь посмотрим, как сформировать подобную справку для ИФНС.
Формирование таких справок производится в пункте 2-НДФЛ для передачи в ИФНС в разделе «Налоги и взносы».
Если Вы изучаете программу в демонстрационной базе данных, то, нажав кнопку в форме списка «Создать» и затем кнопку «Заполнить» (предварительно заполнив все обязательные реквизиты), Вы увидите список сотрудников, а не форму для заполнения данных по одному сотруднику.
Не пугайтесь, так и должно быть. Если Вы запишете документ и нажмете кнопку «Печать», то увидите список форм для печати. Дело в том, что в налоговую в основном (или помимо справки) требуется реестр справок. Как раз в этом документе он формируется, и можно его распечатать. Реестр прилагается к файлу, выгруженному на электронный носитель.
Чтобы сформировать и выгрузить файл, нужно нажать кнопку «Выгрузить»:
Если у организации подключена и настроена возможность выгрузки отчетности через интернет, нужно воспользоваться кнопкой «Отправить».
Печатная форма справки 2-НДФЛ по каждому из сотрудников практически не отличается от вышеуказанной.
После того как справки будут приняты налоговым органом, нужно поставить флажок «Справки приняты в налоговый орган и архивированы». После этого в списке документ будет отмечен «галочкой».
Наверно больше половины всех трудоустроенных граждан рано или поздно сталкивались с необходимостью получения документации о своих доходах. Эту функцию выполняет справка 2-НДФЛ, которая содержит в себе всю информацию о налогоплательщике за указанный в ней период. С развитием информационных технологий людей все чаще интересует вопрос, как получить в налоговой справку 2-НДФЛ онлайн. И можно ли её распечатать и скачать через личный кабинет на сайте налоговой службы или портала госуслуг, как это сделать и куда нужно зайти. Недавно ФНС разместила на своем сайте актуальную информацию на этот счет.
Аббревиатура НДФЛ расшифровывается как – налог на доходы физического лица. Сюда относят любые доходы и прибыль, вне зависимости от источника их получения – работа в бюджетной организации, у ИП и другое.
Справка 2-НДФЛ была разработана специальным образом, чтобы указывать всю актуальную информацию о налогоплательщике. Визуально документ включает в себя следующие блоки информации:
Рассматриваемый документ выдаёт налоговый агент, в лице которого выступает работодатель. Такая справка обычно необходима для оформления кредита, предъявления сведений в судебные органы, при оформлении визы и многих других ситуациях.
В 2014 году на сайте ФНС появилось сообщение, в котором говорилось о получении данных о справке 2-НДФЛ онлайн (вот точная ссылка – https://www.nalog.ru/rn53/news/activities_fts/4645858/). Тогда большинство пользователей прочли информацию невнимательно или увидели то, что хотели увидеть. А именно – возможность скачать и распечатать 2-НДФЛ онлайн в личном кабинете.
На самом деле плательщикам предоставляли лишь данные о сданной справке как обязательстве налогового агента (информация о доходах, вычетах и др). Скачать этот документ не представлялось возможным, как и использование его электронного варианта вместо бумажного носителя.
На многих форумах длительное время обсуждалась эта новость и изобретались даже варианты скачивания справки. К примеру, некоторые пользователи давали «инструкции», как получить 2-НДФЛ онлайн через личный кабинет. Для этого предлагалось навести курсор мышки на значок «версия для печати» и скачать документ в формате PDF. Или просто сделать скриншот экрана со справкой и распечатать ее на принтере. Но все эти усилия были тщетными по одной простой причине – распечатанный файл не мог иметь юридической силы без оригинальной подписи налогового агента.
С ноября 2017 года у каждого обладателя личного кабинета на официальном сайте ФНС России появилась реальная возможность получить справку 2-НДФЛ онлайн. Конечно, при условии, что соответствующий работодатель её сдавал в налоговую.
Документ теперь можно не только просматривать, но и скачать + сохранить на свой компьютер для последующей распечатки.
Доступные форматы файлов – pdf и xml. Кроме того, справка о доходах физлица будет подписана усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС.
Поскольку теперь появилась легальная и официальная возможность получить справку о доходах онлайн, главное преимущество в том, что больше не нужно идти в бухгалтерию по месту работы (нынешней или прошлой), чтобы получить справку 2-НДФЛ о своих доходах.
Кроме того, новшество даёт возможность сразу направить справку 2-НДФЛ в электронной форме. Например, в банк.
Учтите, что некоторые пользователи и даже сайты уверяют в возможности получения справки через портал госуслуги https://www.gosuslugi.ru . На самом деле это невозможно. Данный сайт не предоставляет сведений о налогах своим пользователям, а вместо этого приводит только ссылку для перехода на сайт ФНС России.
Таким образом, ушли в прошлое времена, когда 2-НДФЛ выдавал только работодатель и только в бумажном варианте.
2 НДФЛ выдается работникам в двух случаях: при увольнении и по запросу. После того, как сотрудник организации обратился с такой просьбой, у бухгалтера есть три дня для того, чтобы сделать справку 2 НДФЛ. Самой распространенной бухгалтерской программой является 1С ЗУП или Бухгалтерия. Как правило, в организации подключена одна из двух версий этих конфигураций: 8.2 или 8.3. Рассмотрим, как подготовить документ в обеих программах.
Для того, чтобы сформировать 2 НДФЛ в 1С этой версии необходимо перейти на вкладку “Налоги”.
В программе предусмотрено формирование отчета двух видов:
Если документ подготавливается по просьбе работника, выбирается последний пункт. После этого откроется окно, содержащие в себе все сформированные справки, здесь создается новый документ. Необходимо выбрать ФИО работника и период, за который будут загружены сведения. Остальные данные формируются при автоматическом заполнении.
Обязательные реквизиты организации в программу вносятся при настройке конфигурации, а данные по сотруднику при его приеме на работу. Сведения о доходах, налоговых вычетах и НДФЛ загрузятся из платежных ведомостей.
После заполнения, информацию необходимо проверить. Данные по вознаграждениям и вычетам можно сравнить с расчетными листками, а сумму налога рассчитать, умножив общий доход, за исключением налоговых вычетов, на налоговую ставку (как правило, 13%). 1С 8 в 2 НДФЛ разрешает и ручное заполнение, для этого нужно включить режим редактирования.
Для того, чтобы сформировать документ в этой программе нужно выполнить следующий алгоритм: зайти в меню “Зарплата”, затем перейти на “Учет НДФЛ и ЕСН”, после выбрать “Сведения о доходах физических лиц 2 НДФЛ”. В открывшемся окне нужно добавить новый файл, для этого нажимаем на соответствующую кнопку.
Самостоятельно нужно заполнить:
После этого нужно выбрать сотрудника и сформировать справку.
Справка 2 НДФЛ в ЗУП 8.3 также формируется двух видов: для сотрудника и ИФНС. Порядок формирования отчетности очень похож на подготовку справки в предыдущей конфигурации. Нужно зайти в меню “Налоги и взносы” и выбрать необходимый тип справки. Затем через кнопку “Создать” формируется документ.
Поля, которые необходимо заполнить обозначены красным пунктиром, это:
Когда указанные реквизиты выбраны, необходимо нажать кнопку “Заполнить” и все остальные поля программа заполнит автоматически. Остается только проверить на наличие ошибок и распечатать.
Чтобы вывести на печать, нажмите на кнопку “Справка о доходах 2 НДФЛ”, появится заполненный бланк, утвержденной формы. В верхнем правом углу будет отметка о том, что данный документ не предоставляется в налоговый орган.
Если справка 2 НДФЛ из 1С формируется для ИФНС, в первоначальном меню нужно выбрать этот тип документа.
Федеральной налоговой службе России требуется информация обо всех доходах и налогах физических лиц, поэтому после заполнения обязательных реквизитов, программа сформирует справки списком по всем работникам.
Обязательными реквизитами являются:
Помимо самих справок 2 НДФЛ в ЗУП формируется и реестр документов, который также предоставляется в инспекцию. В программе отчетность выглядит, как список сотрудников, по каждому расписана информация о полученных вознаграждениях и удержанных налогах. Если дважды щелкнуть мышью на какого-нибудь человека, по нему откроется отдельный документ.
Файл с отчетностью можно выгрузить из 1С (через кнопку “Выгрузить”) для электронной передачи данных. При выгрузке необходимо заполнить сведения о налоговом органе. Если электронный документооборот настроен через саму программу, нажмите кнопку “Отправить”, как только отчетность будет принята налоговой инспекцией, в 1С это отмечается соответствующей галочкой.
Отчетность в системе можно сформировать в разрезе ОКАТО/КПП, что удобно для компаний, имеющих обособленные подразделения, так как в этом случае реквизиты отличаются у головного офиса и филиала.
Важно! Отчетность подается в инспекцию по местоположению организации или обособленного подразделения.
Алгоритм формирования 2 НДФЛ в 1С, несмотря на различие версий, очень похож. Программа отделяет две ситуации, когда документ необходимо сотруднику и когда он сдается в инспекцию в виде отчетности. В первом случае он формируется на каждого человека, во втором – списком на всех физических лиц. 1С позволяет не только подготовить и распечатать документ, но также выгрузить и даже отправить файла через интернет в ИФНС.
Многие наши сограждане, в том числе и индивидуальные предприниматели, время от времени задаются вопросом, где взять справку 2-НДФЛ. Ответ на этот вопрос попробуем дать в этой статье.
Данная справка является формой официального подтверждения дохода физического лица и содержит информацию о полученных им доходах, а также сумме удержанного с них налога. Чаще всего сделать справку 2-НДФЛ необходимо для предъявления в банки для получения кредита, в государственные органы для получения мер социальной поддержки, а также в иных ситуациях, требующих подтверждения платежеспособности и уровня доходов гражданина.
Отметим, что ранее доходы подтверждались справкой работодателя в произвольной форме, но на сегодняшний день в большинстве случаев требуется именно форма 2-НДФЛ.
Ответ на вопрос, как получить справку 2-НДФЛ, содержится непосредственно в налоговом законодательстве. В частности, Налоговый кодекс РФ указывает на то, что любой работодатель является налоговым агентом и на нем лежит обязанность по заполнению справки 2-НДФЛ своим работникам.
Причем данное заполнение осуществляется в обязательном порядке раз в год для представления в налоговые органы, а также неограниченное число раз самому работнику на основании поданного им заявления. Поэтому круг лиц, которые выдают справку, обозначен предельно четко – только работодатели, независимо от организационно-правовой формы. Отметим, что предприниматель не является по отношению к самому себе работодателем, поэтому он не может выдать себе справку по форме 2-НДФЛ.
Однако далеко не всегда предприниматель может раскрыть свой статус, например, многие банки отказывают в кредитовании индивидуальным предпринимателям. В такой ситуации ИП иногда ищут способы заказать справку 2-НДФЛ.
Подобные услуги оказывают некоторые юридические и бухгалтерские компании. Например, в интернете можно за считанные минуты найти, где сделать справку. Нередко эти фирмы находятся в других регионах, поэтому стоимость справки может быть в ряде случаев весьма значительна. Кроме того, на стоимость влияет и срок, за сколько делается документ, а также размер дохода, указанный в нем.
Отметим, что если справка нужна для предъявления в госорганы, например, для службы судебных приставов, её стоимость может оказаться выше, чем для документа в кредитное учреждение. Безусловно, что в таких фирмах делается поддельная справка 2-НДФЛ; чем же грозит использование подобного документа?
Подделка справки 2-НДФЛ создает угрозу привлечения лица, его использующего, к уголовной ответственности по ст. 327 УК РФ «Подделка документов». Однако судебная практика такова, что судам не удается в полной мере инкриминировать данное преступление в ситуации с использованием подложной справки, поэтому обвинительные приговоры крайне редки.
Как правило, такие ситуации возникают в случае заведомого отказа от погашения кредиторской задолженности, если же подделка 2-НДФЛ нужна для добросовестного заемщика, то неприятности маловероятны. На сегодняшний день банки не имеют возможности точной проверки подлинности справки, так как налоговые органы не вправе разглашать информацию о налогоплательщиках.
