В процессе инвентаризационной проверки контролирующей комиссией составляются описи. При выявлении несовпадения фактических данных о наличии учитываемых объектов с учетными сведениями организации заполняются сличительные ведомости, в которых фиксируются как излишки, так и недостачи, обнаруженные при инвентаризации.
У лиц, ответственных за сохранность фактически отсутствующих активов, руководству организации надлежит выяснить причины и обстоятельства их утраты. В соответствии с полученными объяснениями необходимо принять решение о том, будет ли произведено списание недостающих объектов за счет виновных лиц или утрата будет отнесена на издержки производства и обращения.
Составление сличительных ведомостей – первый этап оформления недостачи при инвентаризации.
Сличительные ведомости возможно составить двумя способами:
Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета.
Следующий этап оформления недостачи - выяснение причин и обстоятельств ее возникновения.
На основании факта убытка, отраженного в сличительных ведомостях, руководство организации в соответствии со ст. 247 ТК РФ обязано потребовать у сотрудника, в чьем ведении находились утраченные ценности, объяснения в письменном виде. Необходимо это для решения вопроса об источниках возмещения недостачи, вскрытой при инвентаризации, а именно есть ли основания относить недостачу на ответственное лицо.
У сотрудника в соответствии со ст. 193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.
Объяснительная записка адресуется на имя руководителя организации или непосредственного руководителя лица, допустившего недостачу. Предпочтительно, чтобы она была написана от руки, а не распечатана. В записке обязательно указываются должность, фамилия и инициалы написавшего ее сотрудника. Удостоверение записки его личной подписью также обязательно.
В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.
Пример 1: «Недостача 17 банок краски «Белила цинковые» производства Ивановского лакокрасочного завода была обнаружена мною при вскрытии ящика, полученного 13.09.2016 по товарной накладной №145 от ООО «Мир красок», о чем мною была составлена докладная записка на имя начальника склада Иванова А.П. Копию прилагаю».
Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.
Пример 2: «Предполагаю, что недостающие в витрине-холодильнике 857 грамм сосисок молочных производства Томаровского мясокомбината съела кошка, которая была обнаружена мною в витрине-холодильнике в 14-00 25.10.2016 после моего возвращения с обеденного перерыва. В 13-00 холодильник мною был закрыт, но во время обеденного перерыва уборщица Петрушко Г.И. мыла стекла в витрине-холодильнике и забыла его закрыть».
Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».
Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер.
Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.
Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.
Решение руководителя закрепляется в приказе. Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.
Если в недостаче виноват сотрудник, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи водяного счетчика марки «В123» вследствие утери его слесарем-сантехником ООО «Теплая компания» Семеновичем С.С. приказываю удержать из заработной платы Семеновича С.С. 10 000 (десять тысяч рублей)».
Если недостача возникла в результате естественной убыли, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи в размере норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252, списать 1,5 т ананасов стоимостью 70 000 руб. на издержки производства».
Если недостача произошла по вине неустановленных лиц, то текст приказа может быть следующим: «Бухгалтерии ООО «Теплая компания». В связи с выявлением недостачи трех бутылок масла растительного «Слобода» стоимостью 300 руб. вследствие кражи их из торгового зала неустановленными лицами списать выявленные убытки на финансовый результат».
Скачать образец приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации
Недостача – это физическое отсутствие денежных и материальных средств, включая товары и основные средства, выявленное в результате проведения контрольных процедур, ревизии, инвентаризации (термин 172 ГОСТ Р 51303-2013, утв. Приказом Росстандарта от 28.08.2013 № 582-ст). Одно дело, когда виновники недостачи известны и готовы ее компенсировать. А если виновные лица отсутствуют? О списании недостачи при отсутствии винновых лиц расскажем в нашем материале.
Для учета недостачи предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». На этом счете обобщается информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи.
Обнаруженная при инвентаризации недостача имущества отражается по дебету счета 94 с кредита счетов:
Если предпринятые организацией меры не позволили выявить виновных лиц, ответственных за недостачу, то сумма недостачи, отраженная на счете 94, подлежит списанию на основании приказа.
Если недостача образовалась сверх норм естественной убыли или нормы по недостающему имуществу не утверждены, недостача относится в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».
НДС со списываемого недостающего имущества, который раньше был принят к вычету, восстанавливать не нужно, ведь НК не упоминает недостачу в числе случаев, когда НДС подлежит восстановлению (п. 3 ст. 170 НК РФ, Письма ФНС от 17.06.2015 № ГД-4-3/ , от 21.05.2015 № ГД-4-3/).
Убытки от недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц могут быть учтены в составе внереализационных расходов при документальном подтверждении соответствующим уполномоченным органом того, что виновные лица отсутствуют (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Таким документом может быть постановление ОВД о приостановлении предварительного следствия по причине того, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (п. 1 ч. 1 ст. 208 УПК), или о прекращении уголовного дела, если виновное в хищении лицо не установлено (ст. 239 УПК РФ). Подтвердить факт отсутствия виновных лиц, к примеру, в розничных магазинах самообслуживания, можно и на основании постановления об отказе в возбуждении уголовного дела (Письмо Минфина от 09.06.2014 № 03-03-06/1/27629)
Первоначально
Инвентаризация является инструментом контроля за имуществом и обязательствами организации. Ежегодная проверка помогает вести учет прихода/расхода, следить за недостачей, сравнивая текущее состояние с отображаемым в бухгалтерских документах, и планировать развитие компании в будущем.
Инвентаризация является обязательной ежегодной процедурой - за это отвечает 402 статья Федерального Закона РФ. Оформление и содержание приказа о проверке регламентировано в постановлении Министерства Финансов под номером 49. Правила проведения процедуры описаны там же.
Первоначально руководитель организации объявляет о создании специальной комиссии по проверке. В нее входят:
На комиссию накладывается обязанность провести ревизию, для чего им выдаются актуальные документы, и подвести итоги.
Необходимо отметить, что комиссия не может состоять менее чем из двух человек, а ответственные материально сотрудники не принимают участия в проверке, но знакомятся с результатами, а оформленные ими расписки учитываются при составления отчета. Отсутствие даже одного из членов установленной комиссии приведет к невозможности проведения проверки.
Если в процессе проведения инвентаризации была обнаружена недостача, сотрудника, который допустил это, привлекают к материальной ответственности. Однако процесс взыскания ущерба нужно провести в соответствии со специальным регламентом - грамотно оформить результаты проверки, создать отдельную комиссию для расследования конкретно этого случая недостачи и потребовать у работника объяснительную. Если этого не сделать, попытка взыскать с работника материальный ущерб будет признана незаконной. Если работник был признан виновным, то издается приказ, по которому он обязывается возместить нанесенный материальный ущерб организации.
Недостача может быть двух видов:
Как правило, этот показатель нормируется постановлением РФ, в котором указано, что часть имущества может со временем прийти в негодность в связи с несовершенными технологиями изготовления, условиями хранения, перевозки и климата. Если недостача укладывается в этот показатель, материальная ответственность сотрудника не наступит. Однако нормативы этого постановления относятся не ко всем видам имущества.
Приказ о списании по результатам проверки возможен, если показатель убыли имущества не превышает установленную законом норму.
Если показатель недостачи превышает допустимый по закону, то разницу между этими двумя показателями будет выплачивать материально ответственный работник. То же самое произойдет, если вид имущества, по которому обнаружена недостача, не входит в перечень, указанный в государственном постановлении.
Если комиссией не установлено виновное лицо или показатель нехватки имущества укладывается в заданный законодательством, оформляется приказ о списании отсутствующих ценностей как прочих расходов организации.
Процесс инвентаризации в бюджетном учреждении ничем не отличается от аналогичного в небюджетных организациях. По описанным выше принципам собирается комиссия, проводится оценка имущества и обязательств организации, составляется отчет и выполняется списание недостачи с привлечением к материальной ответственности виновных сотрудников. Отличие в том, что за результатами проверки следят тщательнее, поскольку финансы и прочее имущество является собственностью государства, а не частного лица или общества акционеров.
Основные принципы проведения инвентаризации в школе почти ничем не отличаются от тех, что приняты в других организациях:
Особенности проведения инвентаризации в школе заключаются в фактически полном отсутствии расписок и прочих нематериальных активов. Все прочие элементы проверки соответствуют общему стандарту.
Инвентаризация является инструментом контроля за имуществом и обязательствами организации. Ежегодная проверка помогает вести учет прихода/расхода, следить за недостачей, сравнивая текущее состояние с отображаемым в бухгалтерских документах, и планировать развитие компании в будущем.
Инвентаризация является обязательной ежегодной процедурой - за это отвечает 402 статья Федерального Закона РФ. Оформление и содержание приказа о проверке регламентировано в постановлении Министерства Финансов под номером 49. Правила проведения процедуры описаны там же.
Первоначально руководитель организации объявляет о создании специальной комиссии по проверке. В нее входят:
На комиссию накладывается обязанность провести ревизию, для чего им выдаются актуальные документы, и подвести итоги.
Необходимо отметить, что комиссия не может состоять менее чем из двух человек, а ответственные материально сотрудники не принимают участия в проверке, но знакомятся с результатами, а оформленные ими расписки учитываются при составления отчета. Отсутствие даже одного из членов установленной комиссии приведет к невозможности проведения проверки.
Если в процессе проведения инвентаризации была обнаружена недостача, сотрудника, который допустил это, привлекают к материальной ответственности. Однако процесс взыскания ущерба нужно провести в соответствии со специальным регламентом - грамотно оформить результаты проверки, создать отдельную комиссию для расследования конкретно этого случая недостачи и потребовать у работника объяснительную. Если этого не сделать, попытка взыскать с работника материальный ущерб будет признана незаконной. Если работник был признан виновным, то издается приказ, по которому он обязывается возместить нанесенный материальный ущерб организации.
Недостача может быть двух видов:
Как правило, этот показатель нормируется постановлением РФ, в котором указано, что часть имущества может со временем прийти в негодность в связи с несовершенными технологиями изготовления, условиями хранения, перевозки и климата. Если недостача укладывается в этот показатель, материальная ответственность сотрудника не наступит. Однако нормативы этого постановления относятся не ко всем видам имущества.
Приказ о списании по результатам проверки возможен, если показатель убыли имущества не превышает установленную законом норму.
Если показатель недостачи превышает допустимый по закону, то разницу между этими двумя показателями будет выплачивать материально ответственный работник. То же самое произойдет, если вид имущества, по которому обнаружена недостача, не входит в перечень, указанный в государственном постановлении.
Если комиссией не установлено виновное лицо или показатель нехватки имущества укладывается в заданный законодательством, оформляется приказ о списании отсутствующих ценностей как прочих расходов организации.
Процесс инвентаризации в бюджетном учреждении ничем не отличается от аналогичного в небюджетных организациях. По описанным выше принципам собирается комиссия, проводится оценка имущества и обязательств организации, составляется отчет и выполняется списание недостачи с привлечением к материальной ответственности виновных сотрудников. Отличие в том, что за результатами проверки следят тщательнее, поскольку финансы и прочее имущество является собственностью государства, а не частного лица или общества акционеров.
Основные принципы проведения инвентаризации в школе почти ничем не отличаются от тех, что приняты в других организациях:
Особенности проведения инвентаризации в школе заключаются в фактически полном отсутствии расписок и прочих нематериальных активов. Все прочие элементы проверки соответствуют общему стандарту.
Для взыскания денежных средств с работника составляется приказ о недостаче при инвентаризации (образец поможет внести все данные верно). Этот порядок используется, если нанесенный ущерб не выше ежемесячной зарплаты. Если же сумма больше, а сам работник выплачивать ее отказывается, то руководитель организации должен обратиться в суд. Сделать это нужно не позднее чем через 1 год после выявления недостачи. Если речь идет о коллективной ответственности, то после инвентаризации недостачи удержание с работников проводится в соответствии со степенью вины каждого из них. Во внимание берут и другие факторы:
Все это влияет на размер выплачиваемых сумм работников.
Внимание
В этом случае можно сделать запись Дебет 94 Кредит 98.3, если виновное лицо найдено и сумма ущерба будет взыскана с него. После погашения недостачи с 98 счета ее списывают на прочие расходы.
Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Списание недостачи в пределах норм 96 94 При наличии резерва на списание недостачи Сумма недостачи в лимитах нормы 44 94 При отсутствии резерва на списание недостачи Сумма недостачи в лимитах нормы Списание недостачи сверх норм за счет виновного лица 73.2 94 Списание недостачи на счет виновного лица в рамках балансовой стоимости недостающего имущества Сумма недостачи сверх лимита нормы в рамках балансовой стоимости недостающих товаров 73.2 91.1 Если сумма взыскания с виновных лиц больше балансовой стоимости недостающего имущества Разница между балансовой стоимостью недостающих товаров и суммой взыскания Списание недостачи при неустановленных виновных лицах 91.2 94 Списание недостачи на финансовый результат Сумма недостачи Документом-основанием для данных проводок является бухгалтерская справка-расчет.
Важно
Проводится инвентаризационная проверка посредством пересчитывания, перевеса, измерения материальных ценностей:
При инвентаризации достигают и некоторых дополнительных целей: Выявляют неиспользуемые объекты Для их последующей реализации Обнаруживают ценности С несоответствующим сроком годности либо подпорченные товары Проверяют обеспечение Сохранности имущества Инвентаризационная проверка может быть полной (сплошной) либо частичной (выборочной). Также такие проверки разделяются на плановые и внезапные.
Недостача в пределах естественной убыли и сверх нормСчет 94 в бухгалтерском учете Счет 94 бухгалтерского учета - это активный счет «Недостачи и потери от порчи ценностей», предназначен для отражения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных или других ценностей, в том числе денежных средств, выявленных при производстве, хранении или продаже. Но не все недостачи относятся на счет 94: Важно! По счету 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» относят все недостачи, кроме потерь от чрезвычайных событий.
Недостача – это несоответствие фактического наличия учётным данным. Рассмотрим причины недостач: Недостачи и потери выявляются при проведении:
По дебету счета 94 учитывается стоимость недостач и потерь с кредита счетов в зависимости от вида имущества.
Инфо
Когда работник признает свою вину и берет на себя обязательство возместить ущерб, и возникает этот внереализационный доход. Если же в ходе проверки не были установлены ответственные лица, а списать недостачу на естественную убыль нельзя (она превышает ее), то используется следующая проводка списания недостачи при инвентаризации:
Она применима и в том случае, если в судебном порядке было отказано во взыскании недостачи с виновного лица.
Причем сотрудник отказаться не вправе, в течение двух рабочих дней он обязан предоставить докладную записку на имя непосредственного начальника либо главного руководителя. Записка может составляться от руки или быть напечатанной.
Главное, чтобы присутствовала личная подпись подателя и расшифровка инициалов от руки. Оформляется сей документ на официальном бланке организации.
Докладная записка подается вместе с актом проведенных работ. В ней указывается непосредственно факт, послуживший причиной создания документа (выявление недостачи при проверке) и причины возникшей ситуации (почему образовалась недостача).
Готовую докладную записку сотрудник передает непосредственному начальнику, который проставляет на ней дату приема и присваивает документу регистрационный номер. Выявленные недостачи отображаются в бухучете на дату проведения инвентаризационной проверки.
При оплате «детских» больничных придется быть внимательнее Листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 7 лет будет оформляться на весь период болезни без каких-либо ограничений по срокам. Но будьте внимательны: порядок оплаты «детского» больничного остался прежним! < …
Онлайн-ККТ: кому можно не торопиться с покупкой кассы Отдельные представители бизнеса могут не применять онлайн-ККТ до 01.07.2019 года. Правда, для применения этой отсрочки есть ряд условий (режим налогообложения, вид деятельности, наличие/отсутствие работников).
Так кто же вправе работать без кассы до середины следующего года? < … Главная → Бухгалтерские консультации → Инвентаризация Обновление: 12 декабря 2016 г.
Они зависят от следующих факторов:
Например, если предприятие закупает сыпучие материалы, то изменение их общего веса вследствие транспортировки вполне объяснимо. Оформление недостачи при инвентаризации в этом случае связано со списанием несоответствий на естественную убыль.
Но существует определенная норма естественной убыли. Она определяется на законодательном уровне и пересматривается каждые 5 лет.
Сейчас действуют показатели, закрепленные в письме Минфина №03-03-06/1/783, вступившего в силу еще 8 ноября 2007 года. Если в результате инвентаризации выявлена недостача, то ее размеры сравнивают с действующими нормами.
Выше нормы списать недостачу на естественную убыль нельзя.
Иногда в период осуществления процесса по инвентаризации выявляется недостача или излишество товаров. Какие действия следует предпринять учреждению при инвентаризации и как возместить итоговый ущерб? Можно ли использовать излишки товаров или списать их количество, выявленное в категории по недостачи?
В первую очередь, если была выявлена нехватка товара, нужно оформить документ, подтверждающий нарушение условий Акт о недостаче считается официальным документом, который отражает точное количество товара, несоответствующего в накладных. Похожий документ создается не только при отправке или приеме товара. Если норма не превышается, недостающая продукция списывается. Если количество превышает итоговый товар, ответственность возлагается на тех, кто хранит продукцию или виноват в его утери или порче. В таком случае убытки возмещаются им.
Если показатели по бухгалтерскому учету и данные по инвентаризации разнятся, оформляется ведомость. Представляет собой документ, в котором отражаются все итого инвентаризации при потере учетной информации. Сумма нехватки или излишек продукции в подобных ведомостях отмечается по аналогичной схеме бухгалтерского учета.
На базе итоговых результатов деятельности комиссии, которая оформляет протокол, работодатель принимает решение о возмещении ущерба. Создается соответствующий приказ об инвентаризации и удерживаются денежные средства с виновных лиц.
Если существующие меры, которые были предприняты компанией, не позволили выявить ответственных или виновных лиц, то итоговая сумма нехватки товара списывается на основании предварительно созданного приказа. Если итоговая сумма оказалась выше нормы текущей прибыли или норма по недостающему имуществу не утверждается, то недостача относится в дебет согласно счету под номером 91. Иными словами, относится к прочим расходам.
НДС со счета, который раньше был принят для вычета, не нужно восстанавливать, так как не упоминает в собственном учете ситуацию, когда этот коэффициент подлежит восстановлению.
По сравнению с предыдущим годом, в налоговом учете никаких изменений не произошло. Чтобы рассмотреть правильное списание по результатам инвентаризации, следует привести пример.
Пример:
При проведении инвентаризации в оптовой компании были обнаружены излишки товаров. По причине отсутствия первичных документов на схожий товар, к стоимости привлекалась сторонняя компания. Стоимость товаров, которые оказались в излишке, по оценкам составила 3,5 миллиона рублей. Стоимость услуг оценщика составила 249,6 тысяч рублей, включая НДС 41,6 тысяч.
Если работодатель выявил ответственного лица за недостачу, он вправе его уволить. Как правило, это делается по собственному желанию. Для этого нужно уведомить его за 14 дней об увольнении. Если нет никаких оснований для того, чтобы сотрудника задерживать, это можно сделать сразу. Однако в двухнедельный период сотрудник должен передать ценности, за которые он ответственен по трудовому договору
Материальные ценности передаются на базе акта приема. В период подписания акта договор по материальным ценностям прекращает собственное действие в том случае, если работник не считает материально ответственной личностью. При передаче ценностей работодатель должен успеть в течение двухнедельного периода. Если это не было осуществлено, руководитель компании больше не сможет задерживать сотрудника.
Подобный тип документа относится к служебным кадровым типам. Сдавать необходимо или в отдел кадров или секретарю руководителя.
Объяснительная составляется от руки или на специальном листе в виде внутреннего нормативного акта предприятия. Включает в себя две основы:
При этом сотрудники просят, чтобы все документы были написаны от руки. Это перестраховывается от обвинений. Бывали ситуации, когда сотрудники не признавали объяснительную, написанную ими же на компьютере.
Каждая организация, имеющая дело с перечнями товарно-материальных ценностей, рано или поздно сталкивается с такими моментами, предполагающими деятельность по их списанию.
В качестве причины могут выступать самые разнообразные перечни факторов, к примеру, истекшие эксплуатационные сроки, возникновение многочисленных поломок, когда техника выходит из рабочего состояния, теряет свои качественные особенности, портятся товары.
Особенности проведения списаний
Процесс по списыванию товарно-материальных ценностей осуществляется на основе инструктивных указаний, разработанных организациями.
Каждое материально ответственное лицо, работающее с перечнем подобных ценностей, обязано предоставить письменное подтверждение факта подробного ознакомления с ними. Процедура по выбытию товарно-материальной ценности предполагает обязательное оформление приказов по списаниям.
Процесс их составления является свидетельством того, что материал либо иная ценность не может подлежать дальнейшему эксплуатированию. подтверждантся это составленным комиссионным актом списания.
Специфика составления приказов
С целью решения подобных вопросов. Следует заняться составлением специальных комиссий, занимающихся анализами материала, изучением материальной ценности, подлежащей обязательным списаниям.
Когда проведена комиссионная проверка, производится оформление всех необходимых документов. Для создания комиссий по списаниям, следует подговорить специальные приказы руководителей (директоров) компаний (предприятий).
Приказы подготавливают ответственными по данным проблемам сотрудниками при помощи фирменных бланков с последующей регистрацией. В бланках с приказами следует в обязательном порядке привести следующие перечни сведений:
Кроме того, приказы также могут включать в себя списки с обязанностями, выполняемыми комиссионными членами либо ответственным лицом по выполнению приказов. Далее, когда приказы уже составлены, они утверждаются директорами и визируются.
Перечни лиц, указанных в приказах, должны завизировать свидетельство своего ознакомления с приказами. Затем производится обязательное регистрирование официальных бумаг, указываются их номера и ставятся даты по оформлению.
Ниже расположен типовой бланк и образец приказа о списании тмц вариант которого можно скачать бесплатно.
В результате инвентаризации обнаружены излишки и недостача ТМЦ. Виновных лиц нет. Необходимо составить приказ руководителя о списании недостачи за счет прибыли. Нужен образец приказа
Возможно составить по аналогии с приказом:
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» версия для упрощенки
Закрытое акционерное общество «Альфа»
ПРИКАЗ № 6 3 *
г. Москва 19.11.2013
В связи с профессиональным праздником
(Днем бухгалтера)
приказываю выплатить премию за счет прибыли, полученной по итогам девяти месяцев 2013
года, следующим сотрудникам:
– главному бухгалтеру А.С
. Глебовой
– в размере 10 000
руб.;
– бухгалтеру В.Н.
Зайцевой
– в размере 5000
руб.
Генеральный директор ___________________А.В. Львов
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
Мардиев Арам, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».
Инвентаризация является инструментом контроля за имуществом и обязательствами организации. Ежегодная проверка помогает вести учет прихода/расхода, следить за недостачей, сравнивая текущее состояние с отображаемым в бухгалтерских документах, и планировать развитие компании в будущем.
Инвентаризация является обязательной ежегодной процедурой - за это отвечает 402 статья Федерального Закона РФ. Оформление и содержание приказа о проверке регламентировано в постановлении Министерства Финансов под номером 49. Правила проведения процедуры описаны там же.
Первоначально руководитель организации объявляет о создании специальной комиссии по проверке. В нее входят:
На комиссию накладывается обязанность провести ревизию, для чего им выдаются актуальные документы, и подвести итоги.
Приказ о списании по результатам проверки возможен, если показатель убыли имущества не превышает установленную законом норму.
Если комиссией не установлено виновное лицо или показатель нехватки имущества укладывается в заданный законодательством, оформляется приказ о списании отсутствующих ценностей как прочих расходов организации.
Процесс инвентаризации в бюджетном учреждении ничем не отличается от аналогичного в небюджетных организациях. По описанным выше принципам собирается комиссия, проводится оценка имущества и обязательств организации, составляется отчет и выполняется списание недостачи с привлечением к материальной ответственности виновных сотрудников. Отличие в том, что за результатами проверки следят тщательнее, поскольку финансы и прочее имущество является собственностью государства, а не частного лица или общества акционеров.
Особенности проведения инвентаризации в школе заключаются в фактически полном отсутствии расписок и прочих нематериальных активов. Все прочие элементы проверки соответствуют общему стандарту.
Организацией (ООО), применяющей общую систему налогообложения, на территории РФ для дальнейшей реализации был приобретен товар. Данный товар хранился на складе организации. При проведении инвентаризации была обнаружена недостача товара. Виновное лицо не установлено. Каков порядок списания недостачи? Как данная операция отражается в бухгалтерском учете? Следует ли восстанавливать НДС по недостающему товару?
В соответствии с положениями п. 5 ст. 8, п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ), п. 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее — Методические указания по учету МПЗ), п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение), для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Документами, являющимися основаниями для списания товара в результате недостачи, являются:
— документы по учету результатов инвентаризации, предусмотренные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, такие как приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), сличительная ведомость (форма N ИНВ-19); постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26 (ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26));
— письменные объяснения работника, виновного в недостаче (при отсутствии виновного лица — объяснения материально ответственного лица);
— бухгалтерская справка-расчет по определению сумм недостач в пределах норм естественной убыли;
— постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого (п. 31 Методических рекомендации по учету МПЗ).
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция), для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Списание недостающего товара со счета его учета отразится проводкой:
Дебет 94 Кредит 41 «Товары»
— установлена недостача товара в ходе инвентаризации.
В соответствии с п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ, п. 30 Методических указаний по учету МПЗ, п. 28 Положения выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета в виде недостачи имущества и его порчи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.
Таким образом, при отсутствии виновных лиц суммы, учтенные на счете 94, списываются в следующем порядке:
Дебет 20 (26, 44) Кредит 94
— списана недостача в пределах норм естественной убыли;
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 94
— списана недостача сверх норм естественной убыли.
На основании п. 29 Методических указаний по учету МПЗ суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.
Таким образом, в отличие от порядка списания стоимости запасов при их отпуске в производство и ином выбытии (п. 16 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»), предусматривающего возможность выбора организацией способа их оценки, недостачи материально-производственных запасов оцениваются только по фактической себестоимости.
Напомним, в соответствии с п. 2 ПБУ 5/01 товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц, и предназначенные для продажи.
Полагаем, что для оформления бухгалтерских записей по отражению выявленной недостачи и ее списания необходимо составить бухгалтерскую справку с указанием в ней сумм выявленной недостачи, недостачи в пределах и сверх норм естественной убыли и соответствующих этим суммам корреспонденции счетов. Бухгалтерская справка должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
В соответствии с Инструкцией для обобщения информации о торговых наценках (скидках, накидках) на товары в подразделениях розничной торговли, если их учет ведется по продажным ценам, предназначен счет 42 «Торговая наценка».
При использовании организацией счета 42, при списании товаров, выбывших в результате недостачи, в учете делается запись:
Дебет 94 Кредит 42
— списана сумма торговой наценки по товарам, выбывшим в результате недостачи.
Затем эта сумма списывается на счет 91:
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 94.
Пункт 3 ст. 170 НК РФ содержит перечень ситуаций, при которых суммы НДС, принятые к вычету налогоплательщиком по товарам (работам, услугам), в том числе основным средствам и нематериальным активам, имущественным правам, подлежат восстановлению. Данный перечень является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Недостача товара, обнаруженная в процессе инвентаризации, к числу случаев, перечисленных в п. 3 ст. 170 НК РФ, не относится. Таким образом, у организации отсутствует обязанность восстановить ранее предъявленные к вычету суммы НДС по недостающим товарам. Этого мнения в большинстве случаев придерживаются и арбитражные суды (смотрите, например, решение ВАС РФ от 19.05.2011 N ВАС-3943/11, определения ВАС РФ от 21.10.2009 N ВАС-13771/09 и от 21.06.2007 N 7016/07). В приведенном решении ВАС РФ, в частности, указано, что списание (уничтожение) товарно-материальных ценностей в связи с их утратой, порчей, недостачей, браком не является основанием для восстановления сумм налога в бюджет.
Арбитражная практика, складывающаяся в пользу налогоплательщика, многочисленная. Смотрите также, например, постановления ФАС Московского округа от 13.12.2011 N Ф05-12737/11 по делу N А41-36345/2010, Поволжского округа от 10.05.2011 N Ф06-2876/11, ФАС Северо-Западного округа от 03.09.2009 N А56-5351/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 27.05.2009 N Ф04-3164/2009(7499-А27-34), определение ВАС РФ от 21.06.2007 N 7016/07. ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 01.10.2010 по делу N А27-1420/2010 сослался на решение ВАС РФ от 23.10.2006 N 10652/06, в котором указано, что обязанность по уплате в бюджет ранее правомерно принятой к зачету суммы НДС должна быть предусмотрена законом, между тем недостача товара, обнаруженная в процессе инвентаризации имущества, или имевшее место хищение товара к числу случаев, перечисленных в п. 3 ст. 170 НК РФ, не относится.
Однако, по мнению Минфина России, при обнаружении недостачи товарно-материальных ценностей НДС восстанавливать к уплате в бюджет не нужно только в пределах, не превышающих нормы естественной убыли, установленные для данной категории товаров (письмо Минфина России от 24.04.2008 N 03-07-11/161).
Если же потери превышают нормы естественной убыли (или они не предусмотрены для данного вида товара), ситуация с восстановлением НДС следующая.
Официальная позиция финансового и налогового ведомств состоит в том, что согласно п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным для осуществления операций, облагаемых НДС. В свою очередь, пп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ предусмотрено, что суммы НДС, принятые к вычету налогоплательщиком по товарам (работам, услугам), в том числе по ОС и НМА, имущественным правам, подлежат восстановлению в случае дальнейшего использования таких товаров (работ, услуг и т.д.) для осуществления операций, указанных в п. 2 ст. 170 НК РФ (не облагаемых НДС). Кроме того, по мнению финансового органа, на основании норм ст.ст. 39 и 146 НК РФ выбытие товаров по причинам, не связанным с реализацией или безвозмездной передачей, например, списание недостающих товаров, объектом обложения НДС не является. Таким образом, поскольку в случае недостачи товары уже не могут быть использованы для осуществления облагаемых НДС операций, то «входной» НДС по ним подлежит восстановлению и уплате в бюджет. При этом восстановить сумму налога необходимо в том периоде, когда недостающие ценности списывают с учета (письма Минфина России от 05.07.2011 N 03-03-06/1/397, от 24.04.2008 N 03-07-11/161, от 01.11.2007 N 03-07-15/175, от 31.07.2006 N 03-04-11/132, ФНС России от 20.11.2007 N ШТ-6-03/899@).
Таким образом, решение о том, восстанавливать или не восстанавливать НДС по недостающему товару, организации необходимо принять самостоятельно. В случае принятия решения не восстанавливать НДС, учитывая наличие многочисленной арбитражной практики, организации, скорее всего, придется отстаивать свою позицию в суде.
При принятии решения о восстановлении НДС в бухгалтерском учете делается запись:
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДС»
— восстановлен НДС.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Медведь Светлана
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Необходимо отметить, что комиссия не может состоять менее чем из двух человек, а ответственные материально сотрудники не принимают участия в проверке, но знакомятся с результатами, а оформленные ими расписки учитываются при составления отчета. Отсутствие даже одного из членов установленной комиссии приведет к невозможности проведения проверки.
Если в процессе проведения инвентаризации была обнаружена недостача, сотрудника, который допустил это, привлекают к материальной ответственности. Однако процесс взыскания ущерба нужно провести в соответствии со специальным регламентом - грамотно оформить результаты проверки, создать отдельную комиссию для расследования конкретно этого случая недостачи и потребовать у работника объяснительную. Если этого не сделать, попытка взыскать с работника материальный ущерб будет признана незаконной. Если работник был признан виновным, то издается приказ, по которому он обязывается возместить нанесенный материальный ущерб организации.
Недостача может быть двух видов:
Как правило, этот показатель нормируется постановлением РФ, в котором указано, что часть имущества может со временем прийти в негодность в связи с несовершенными технологиями изготовления, условиями хранения, перевозки и климата. Если недостача укладывается в этот показатель, материальная ответственность сотрудника не наступит. Однако нормативы этого постановления относятся не ко всем видам имущества.
Если показатель недостачи превышает допустимый по закону, то разницу между этими двумя показателями будет выплачивать материально ответственный работник. То же самое произойдет, если вид имущества, по которому обнаружена недостача, не входит в перечень, указанный в государственном постановлении.
Основные принципы проведения инвентаризации в школе почти ничем не отличаются от тех, что приняты в других организациях:
Виновных не нашли Если же ни одна из форм списания не подходит организации, и найти виновных руководителю не удалось, то отражение недостачи при инвентаризации связывается с финансовыми результатами. Именно на них в этом случае списываются убытки. В ситуациях, когда недостача товаров связана с основной деятельностью предприятия, может возникнуть вопрос с уже уплаченным НДС. Не все бухгалтера знают, что в этом случае делать с налогом. Если на предприятии образовалась недостача при инвентаризации, НДС подлежит восстановлению. Сделать это нужно в том налоговом периоде, когда она была выявлена. Недостача при инвентаризации: проводки Установление причин недостачи – не единственный вопрос, стоящий перед бухгалтером и руководителем организации. Понимание корня проблемы может дать ответ на вопрос, как списать недостачу при инвентаризации.
Причины недостач:
Видео-справка «Бухучет по счету 94»: основные проводки, учет В данном видео коротко рассказывается про ведение учета по счету 94 » Недостачи и потери от порчи ценностей», разбираются основные проводки и примеру учета. Ведет преподаватель сайта «Бухгалтерский и налоговый учет для чайников», главный бухгалтер Гандева Н.В. ⇓ Счет 94 в бухгалтерском учете в инфографике. Типовые проводки На рисунке ниже представлен бухгалтерский счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и типовые проводки к их учету.
Для того чтобы увеличить картинку нажмите на нее.
Внимание
Инвентаризация помогает сверить фактическое наличие материальных ценностей с данными учета. Но иногда в процессе проверки выявляется недостача. Что делать в этом случае, как списать недостачу и как отразить это в учете? В процессе хозяйствования немало предприятий сталкиваются с недостачей материальных ценностей. Таковая может возникнуть не только при хищениях, но и при ошибках учета или за счет естественной убыли.
Как документально оформить недостачу при инвентаризации, и каким образом отобразить ее в учетной документации? Любое предприятие, обладающее материальными ценностями, время от времени проводит инвентаризацию.
Важно
Недостачи можно списать на прочие расходы (Дебет 91.2 Кредит 94). Такую операцию проводят, если превышены нормы естественной убыли. Если найдено виновное лицо, то такую недостачу взыскивают (Дебет 73.2 Кредит 94).
Товарно-материальные ценности:
2. Основные средства:
3. Прочие - по фактическим убыткам, то есть приводится сумма определившихся потерь.
Виды недостач и потерь:
Нормируемые потери и недостачи К нормированным потерям и недостачам относят естественную убыль при хранении или перевозке (усушка, разлив, утряска и так далее) и обусловленную физическими и химическими свойствами.
При фактах недостачи должна проводиться инвентаризация имущества. Проводки по списанию недостачи при инвентаризации будут зависеть от причины недостачи. Подходы к списанию недостачи Списание недостачи происходит со счета учета ценностей (10, 41, 43…) в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Затем в зависимости от причин недостачи производится списание затрат с кредита 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей»: — сумма недостачи в рамках установленных норм естественной убыли списание на расходы на производство или продажу; — установлен виновник недостачи – списание на счет виновника и возмещение из заработной платы виновника или за счет внесения виновником в кассу суммы недостачи; — виновник не установлен (в том числе по причине отказа судом в его признании) списание в прочие расходы.
Старые «прибыльные» ошибки иногда можно исправить в текущем периоде Если организация обнаружила, что в одном из предыдущих отчетных (налоговых) периодов при исчислении налога на прибыль была допущена ошибка, исправить ее текущим периодом можно, только если соблюдены два условия. < … Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Но иногда эти 11 месяцев не такие уж и отработанные.
< … Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя. Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < …
Инфо
ПРИКАЗ О списании недостачи товаров в пределах норм естественной убыли 1. По результатам инвентаризации остатков сырья на складе, проведенной на основании приказа от 12.12.16г. № 314 на охлаждаемом складе, расположенном по адресу: г. Новосибирск, ул. Советская, д. 1 выявлена недостача при хранении навалом товаров (свеклы).
Данная недостача в денежном выражении составляет 2500 (Две тысячи пятьсот) руб., что соответствует нормам естественной убыли, утвержденным приказом Минсельхоза России от 28 августа 2006г. № 268.2. На основании изложенного приказываю недостачу товаров (свеклы) в пределах норм естественной убыли в сумме 2500 (Две тысячи пятьсот) руб. списать на затраты производства. 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Генеральный директор И.И.
Пересортица Недостача имеющихся запасов в бухучете отображается только после взаимозачетов по пересортице. Если и после нее остается недостача, то ее списывают на естественную убыль, но только по тем наименованиям, где была выявлена недостача. Использовать пересортицу можно далеко не всегда. Если была выявлена недостача товаров по результатам проведенной инвентаризации, то произвести взаимный зачет недостач и излишков можно в исключительных случаях, если они были выявлены в одном отчетном периоде.
Причем ответственным за оба наименования должен быть один человек, а их количество и наименования должны быть одинаковыми. Еще до момента проведения пересортицы ответственным лицом составляется объяснительная о недостаче при инвентаризации, образец которой позволит оформить документ правильно. В этом случае МОЛ объясняет допущенную пересортицу.
