Правильное планирование рабочего времени. Как эффективно планировать рабочее время. Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

Модернизация общественно-экономической сферы, а также внедрение новых систем хозяйствования порождают потребность в качественно новых методах обновления фондов предприятий.

В условиях спада кредитно-финансовых отношений и урезания инвестиций государства в экономику возникает необходимость в других видах вливаний в производственную сферу. Именно поэтому стоит детально изучить вопрос о том, что такое лизинг, и понять, по каким принципам он происходит.

Для чего изучать лизинговые операции?

Главной целью данной статьи является исследование природы и сущности лизинговых процессов, моделей, видов и форм их проявления в условиях современной национальной экономики.

Что такое лизинг простыми словами? Это сдача объектов долгосрочного пользования (автомобилей, зданий, оборудования, самолётов и т. д.) в аренду, то есть передача комплекса прав на владение и использование недвижимого или движимого имущества на определённый (или бессрочный) период за финансовую компенсацию.

Данный процесс чаще всего состоит из трёхстороннего комплекса отношений, в которых лизинговая компания является посредником между производителем оборудования и компанией (либо физическим лицом), заинтересованной в его использовании.

Что такое лизинг и лизинговая сделка?

Рассматриваемое в статье экономическое понятие достаточно сложное, поэтому количество определений его велико. В переводе с английского языка глагол to lease обозначает процесс сдавания имущества во временное пользование. Обобщая мнения многих авторов, можно сделать следующий вывод о том, что такое лизинг.

Данный экономический термин включает в себя совокупность процессов по инвестированию (привлечению) финансовых ресурсов, при которых один субъект отношений (лизингодатель) обязуется приобрести у производителя определённое имущество с целью последующей передачи его в пользование лизингополучателю на определённый срок за финансовое вознаграждение.

Осуществляется данный процесс посредством сделки, которая представляет собой комплекс договоров между производителем (продавцом) предмета лизинга, лизингодателем и лизингополучателем.

Предметом такой сделки могут быть транспортные средства, здания, сооружения, прочее движимое и недвижимое имущество, целые комплексы и предприятия, используемые в предпринимательстве. Также объектами данных договоров могут быть земельные участки и прочие природные ресурсы, если это не запрещено законодательством.

Схема проведения операции

Ответить на вопрос о том, что такое лизинг, поможет изучение методологических основ проведения сделки. Общий механизм выглядит следующим образом:

Пользователь (в дальнейшем – лизингополучатель) обращается в лизинговую компанию с заявкой на необходимое оборудование.
Компания, предоставляющая данную услугу, оценивает ликвидность операции. После этого производится закупка оборудования (объекта лизинга) у его производителя либо реализатора.
После того как лизингодатель стал обладателем оборудования, он передаёт его во временное пользование лизингополучателю, получая за это периодические платежи.

Кто выступает субъектами лизинговых отношений?

Сторонами сделки могут выступать:

Производитель (продавец) имущества – юридическое или физическое лицо, которое заключает договор купли-продажи с лизингодателем, согласно которому предоставляет ему предмет отношений (оборудование) в обусловленный срок за определённое вознаграждение.
Лизингополучатель – юридическое или физическое лицо, которое по условиям договора обязуется оплатить услуги лизингодателя и получить за это оборудование на определённый срок по условиям, которые определены данным соглашением.
Лизингодатель – юридическое или физическое лицо, которое приобретает (за собственные либо привлечённые денежные ресурсы) в собственность определённое имущество, а затем предоставляет его же на некоторый срок за финансовое вознаграждение в форме предмета лизинговой сделки во временное пользование лизингополучателю. При этом право на объект договора может как переходить в руки лизингополучателя, так и оставаться у лизингодателя, в зависимости от специфики соглашения.
Кредитные институты (банки, сообщества), которые предоставляют финансовые ресурсы на приобретение оборудования по договору.

А также прочие специализированные субъекты: страховые компании и Российская Ассоциация лизинговых компаний («Рослизинг»).

Какими функциями обладает «Рослизинг»?

Данное объединение представляет собой совокупность банков, лизинговых компаний и других экономических институтов, которые входят в состав Российской Ассоциации лизинговых компаний и осуществляют следующие виды деятельности:

Координация деятельности и объединение средств компаний-участниц с целью проведения максимально выгодных проектов.
Взаимодействие с государственными органами с целью определения наиболее важных стратегических направлений лизинга.
Разработка нормативно-правовых актов, регулирующих лизинговую деятельность.
Активное участие в международных процессах экономической интеграции.

В Российской Федерации законодательно урегулирован как лизинг для физических лиц, так и для юридических. При этом его субъектом могут быть резиденты и нерезиденты государства, а также предприятия с иностранным капиталом.

Объекты лизинга

Как предоставление основных фондов компаниям, так и лизинг для физических лиц подразумевают передачу в пользование оборудования, которое можно условно подразделить на следующие большие группы:

Сельскохозяйственное (трактора, комбайны).
Транспортное (автомобили, самолёты, суда, железнодорожные вагоны).
Строительное (краны, бетономешалки, леса).
Оборудование связи (спутники, радиостанции и т. д.).

Какие виды различают?

Финансовый – вид лизинга, который предусматривает полный возврат стоимости предмета передачи. При этом сумма переданных денежных средств разделяется на цену оборудования и доход лизингодателя. Таким образом, условием финансового лизинга является переход оборудования по окончании срока сделки в собственность лизингополучателя.
Оперативный – это договор, по которому срок передачи предмета лизинга меньше амортизационного периода. В отличие от финансового, по истечении срока договорённости оборудование возвращается лизингодателю. Часто такой вид отношений используется при одноразовых акциях, когда нецелесообразно приобретение оборудования.

В какой форме проходят лизинговые сделки?

Для того чтобы понять, что такое лизинг оборудования, необходимо исследовать основные его формы:

Прямой. Сделка, при которой по окончании срока действия договора аренды полный пакет прав на предмет сделки переходит в руки арендатора (лизингополучателя).
Возвратный. Что такое лизинг с возвратом? Это операция, при которой лизингополучатель продаёт свои фонды лизингодателю, сразу же возвращая их в форме долгосрочной аренды. Используется в случае нехватки оборотных средств у предприятия-арендатора. По истечении срока действия сделки права на предмет лизинга возвращаются лизингополучателю.
Смешанный. При таком виде лизинга требуемое арендатору имущество приобретается за счёт долевых взносов участников сделки. По окончании срока действия договорных отношений права на оборудование переходят лизингополучателю, стартовая доля вложений которого обычно не превышает 25 процентов.

Виды лизинговых платежей

Что такое лизинг для физ. лиц? Во-первых, это довольно сложная процедура, вызывающая множество вопросов, особенно касающихся способов оплаты за оборудование. Схема возмещения одинакова для юридических и физических лиц и осуществляется посредством лизинговых платежей. Данное понятие включает в себя сумму компенсации за использование предмета сделки. Производятся платежи посредством следующих методов:

Фиксация общей суммы. Сумма договора делится на равные части и выплачивается ежегодно в течение срока его действия.
Авансовый метод. При заключении договора вносится авансовый платёж, который в нём указан, остальная часть выплачивается согласно предыдущему методу.
Метод минимальных платежей. В сумму оплаты включается расчёт амортизации за весь период, а также различные вознаграждения лизингодателя, предусмотренные им.

График выплат прописывается в договоре лизинга. Выплаты могут производиться ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно.

Что такое лизинг автомобиля?

Сравнительно новым продуктом на рынке финансовых услуг для населения является автомобильный потребительский лизинг. С каждым днём он обретает всё больше сторонников. Давайте разберёмся в том, что такое лизинг автомобиля для частных лиц.

Прежде всего, это очень удобный и выгодный метод приобретения транспорта. Фактически человек берёт в аренду авто с правом последующего выкупа. Также данная услуга популярна для юридических лиц, которым бывает удобнее оформить покупку несколькими платежами.

Что такое лизинг автомобиля? Для населения это возможность пользоваться машиной сразу после оформления пакета документов и внесения первоначального взноса. На сегодняшний день данную услугу могут оказать не только специализированные фирмы, но и банки, а также автодилеры.

Процедура получения автотранспорта

Предоставление клиентом паспорта, водительского удостоверения и заполнение специальной заявки.
Заключение между клиентом и лизингодателем договора аренды транспорта с правом выкупа, а также договора купли-продажи транспортного средства между лизинговой компанией и поставщиком автомобиля.
Выплата первоначального взноса клиентом в размере 20-30% от стоимости предмета сделки.
Страхование клиентом автомобиля по тарифам КАСКО и ОСАГО.
Регистрация автомобиля специалистами лизинговой компании в ГИБДД, а также проведение технического осмотра.
Передача транспортного средства компанией в пользование потребителю.
Клиент, согласно условиям договора, производит регулярные платежи, по истечении срока техника переходит в его владение.

Кто может купить автомобиль таким способом?

Получить авто в аренду с последующим правом выкупа может любой гражданин, который имеет опыт предпринимательства. Причём предпочтение отдаётся кандидатам с успешным опытом лизинговых операций с достаточным финансовым потенциалом.

Очень важно рассмотреть все подводные камни, которые имеет автомобильный лизинг для физических лиц. Отзывы людей, которые воспользовались данной услугой, содержат как позитивные, так и негативные свидетельства.

Плюсы автолизинга

Возможность приобретения не только легкового автомобиля, но и грузового, а также спецтехники. При этом неважно, новая техника либо подержанная приобретена в салоне или у частника.
Для заключения лизинговой сделки достаточно минимального пакета документов, при этом уровень требовательности к клиентам невысок.
Оформление автомобиля происходит на срок до 5 лет, по истечении которого средство можно выкупить по остаточной стоимости. Также возможен и досрочный возврат предмета сделки.
Условия приобретения и сроки поставки техники лизинговым компаниям более удобные, чем стандартные.
Что такое лизинг авто для населения? Это, прежде всего, гибкие графики платежей и возможность сразу начать эксплуатацию транспортного средства.
В случае нежелания оформлять технику на себя, эта услуга также доступна клиенту, поскольку авто считается собственностью лизингодателя.

Минусы автолизинга

Проценты по договорам лизинга больше, чем по автокредиту (особенно для малобюджетного транспорта).
Возможность изъятия автомобиля при нарушении лизинговых платежей.
Невозможность сдачи авто в аренду либо в качестве залога без согласия компании, предоставившей лизинговые услуги.
Необходимость предоставления периодического доступа для осмотра предмета лизингового договора.

Таким образом, принимая решение о выборе способа приобретения автомобиля, необходимо тщательно изучить все сопутствующие факторы, а также текущую социально-экономическую ситуацию.

Еще совсем недавно покупка автомобиля в лизинг была недоступной услугой для обычных пользователей. Несколько лет назад она оформлялась лишь субъектами коммерческой деятельности с целью продвижения бизнеса. Сегодня ситуация кардинально изменилась, и машина в лизинг предоставляется также для простых автолюбителей.

Существует два вида автолизинга:

Оперативный (аренда машины без права выкупа).
Финансовый (аренда машины с правом выкупа).

Согласно экспертным данным, лизинг первым способом составляет не более 10%, и в данном случае речь идет о новом автопарке. Таким образом на долю лизинга с правом выкупа приходится более 90% от суммарного числа всех сделок по автолизингу. Для Западной Европы цифры немного отличаются. Здесь процент оперативного лизинга превышает 30 пунктов, а в отдельных странах и вовсе оперативный лизинг составляет 70% и выше. Но что значит автолизинг?

Что такое авто в лизинг

У каждого человека существует несколько возможностей пользоваться собственным автотранспортом:

аренда автомобиля;
покупка авто в кредит;
покупка авто за личные средства.

Машина в лизинг представляет собой такую середину между первыми двумя вариантами. Данный способ пользования транспортом является выгодным для тех, кто не хочет или не имеет возможности приобрести автомобиль за личные деньги.

Таким образом, понятие «автолизинг» значит долгосрочную аренду транспортного средства с возможностью его дальнейшего выкупа, а в некоторых случаях и вовсе без такового.

Этапы покупки машины в лизинг

Автолюбитель, который решил взять машину в лизинг и уже выбрал ее, должен обратиться в лизинговую организацию. Там для заключения данной услуги потребуется предоставление необходимых документов. Многие автосалоны поддерживают связь с лизинговыми компаниями, и поэтому автолизинг можно заключить прямо на месте.
Далее лизингодатель просматривает все документы и выносит свое решение о возможности оформления услуги. Если сделка одобрена, то между сторонами заключается договор автолизинга, где прописываются все условия предоставления услуги, размер платежей и порядок их оплаты, срок перехода автомобиля в собственность пользователя. Сразу заключается и договор купли-продажи между лизинговой организацией и продавцом транспортного средства.
Затем лизингодатель должен купить авто и зарегистрировать на себя. Для этого используются личные средства, а в некоторых случаях и деньги покупателя, которые внесены в качестве первого взноса. Далее машина по договору передается в аренду лизингополучателю.
После чего покупатель может пользоваться транспортом, однако при этом он не является собственником и, соответственно, не может распоряжаться им. Покупатель обязан совершать платежи согласно заключенному договору, а лизинговая организация имеет право систематически проверять техническое состояние машины. Подобные проверки обычно проводятся не меньше одного раза в год.
Если по окончанию срока договора вся сумма платежей оплачена, то автомобиль оформляется в собственность покупателя. Теперь он является владельцем транспортного средства и может полностью распоряжаться им.

Преимущества приобретения машины в лизинг

Для физического лица при желании купить машину в лизинг существует ряд преимуществ:

Взять автомобиль в лизинг намного легче, чем купить его в кредит. Дело в требованиях, предъявляемых покупателю лизингодателями. Они являются более низкими, нежели предъявляемые банками.

Пользование личным транспортным средством, которое можно купить в лизинг, часто интересует такие категорие граждан, кому не хотелось бы озвучивать наличие собственного имущества. К ним можно отнести, к примеру, госчиновников или состоящих в браке людей, беспокоящихся о разделе имущества в случае развода.

Физическому лицу практические недоступен кредит на коммерческий (грузовой или пассажирский) транспорт. Тогда как с помощью автолизинга можно купить даже спецтехнику.

Договор на автолизинг намного легче расторгнуть, чем на автокредит. Благодаря чему можно просто менять автомобили по желанию, не имея при этом хлопот по их продаже.

Зачастую автосалоны предоставляют хорошие скидки своим постоянным клиентам – лизинговым компаниям.

Лизинговая компания может прописать в договоре и, соответственно, взять изначально на себя дополнительные услуги. К таковым можно отнести: сервисное обслуживание автомобиля, предоставление другой машины на время поломки собственной. При этом все расходы будут равномерно поделены на все платежи по лизинг-договору.

Недостатки приобретения машины в лизинг

Безусловно, все услуги так или иначе имеют свои недостатки. Лизинг не является исключением.

Несколько лет транспортное средство не является собственностью покупателя – пока сумма платежей не будет погашена. То есть при нарушении покупателем условий договора лизингодатель вправе вернуть себе транспортное средство.

Зачастую автолизинг выходит дороже, чем кредит. При равных условиях в цене лизинг является невыгодной услугой относительно финансовой стороны вопроса. Это не касается ситуаций, когда автосалоны предоставляют скидки лизингодателям.

В договоре автолизинга может быть прописан определенный сервис технического обслуживания, что иногда может быть не совсем удобно для покупателя. Это касается финансовой и территориальной части вопроса.

Хоть лизинг, в отличии от кредита, и не подразумевает переход автомобиля в собственность изначально, однако вложения личных денежных средств требует (в качестве первого взноса).

Регистрация собственности на транспортное средство в лизинговой схеме проводится два раза: сначала от продавца к лизингодателю, а затем непосредственно к покупателю. Это означает дополнительный расход, который покрывается за счет покупателя.

Процесс приобретения автомобиля в лизинг физическим лицом

Для оформления понравившейся вам машины в лизинг необходимо, во-первых, выбрать лизинговую компанию с хорошей репутацией. Не стоит пользоваться услугами первой попавшейся организации по предоставлению лизинга или, что еще хуже, навязанной компанией в автосалоне.

Сравните условия, которые предлагают разные лизингодатели. Ведь приобретение машины в лизинг означает долгое финансовое сотрудничество на несколько лет. И даже если разница в размере ежемесячного платежа практически не видна, то итоговая сумма переплат может значительно отличаться.

Выбрав удовлетворяющую вашим требованиям компанию, проконсультируйтесь у них по всем вопросам, которые вас волнуют. При окончательном решении в их пользу следует собрать документы, необходимые для автолизинга, и составить заявку.

Перечень требуемых документов для оформления автолизинга обычно схож с пакетом документов для заключения автокредита:

паспорт;
трудовая книжка (или копия);
справка о доходах;
иные документы, которые подтверждают вашу платежеспособность. Это могут быть свидетельства на собственность, выписки со счетов и т. д.

Конечно, перечень документов в конкретной ситуации может отличаться и зависит от лизинговой организации. Список требуемых документов следует уточнять непосредственно у вашего лизингодателя.

Срок вынесения ответа по заявке может достигать 5 дней. При положительном ответе оформляется сделка.

Вот так вкратце вы узнали, как происходит приобретение физическим лицом машины в лизинг, основные преимущества и недостатки подобной услуги. Теперь вы можете самостоятельно решить для себя, подойдет ли такой способ покупки транспортного средства конкретно вам.

Как правильно распланировать свой день, чтобы все успевать? Каких правил нужно придерживаться, чтобы избежать стрессов и чувства неудовлетворенности? В этой статье вы узнаете, что нужно делать, чтобы повысить свою продуктивность и эффективность.

Если вы часто опаздываете, создаете завалы на работе, забываете о важных мероприятиях и нервничаете, что не успели сделать много дел, то эта статья для вас. С чего начать, чтобы научиться правильно планировать свое время?

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство для ваших глаз всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

Заведите ежедневник. Не начинайте свой день, пока не запишите с утра, а еще лучше с вечера планы на будущий день. Составление списка дел – необходимое занятие, чтобы понимать, что нужно сделать и все успеть.
Ставьте себе напоминания о встречах, событиях на мобильном телефоне.
Если вы работаете на компьютере, заведите отдельный документ с списком дел.

Как правильно составлять список дел?

Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера.
В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше.
Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Запишите список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени.
Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия.
Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий.
Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила, как распланировать свой день, чтобы все успевать

Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано . Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.
Очень важно слушать свои биологические часы . Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.
Очень важно при планировании дня расставить приоритеты . Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.
Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат . Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще . Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.
При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время . Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

Не тратьте время на просмотр телевизора . Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх . Это пустая трата времени.
Постарайтесь избавиться от вредных привычек . Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.
Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность . Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать. Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода.
Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов».

Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей.

Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

Высыпаться .
Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
Занятия спортом повышают иммунитет , дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
Придерживайтесь списка дел . Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
Не отвлекайтесь на ненужные вам дела , бесполезное общение. Не делайте работу за других.
При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить . Адекватно оценивайте свое время и силы.
Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте . Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
Оптимизируйте свою работу . Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
Пользуйтесь современной техникой . Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
Всегда поощряйте себя за любой успех . Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
Не стремитесь к идеалу, его не существует . Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
Не накапливайте невыполненные дела . То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Основные методики планирования

Правило Парето или принцип «80 на 20» . Лишь 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентам ваших результатов. И 80% других действий приводят к 20% результату. Поэтому не пытайтесь делать все и сразу, а делайте первоначально те дела, которые принесут вам максимальный результат.
Метод хронометража заключается в том, что вам нужно записывать все свое время, на что и куда вы его тратите. Анализ этих записей покажет вам, от каких действий стоит отказаться, что вас отвлекает, и какие процессы необходимо ускорить.
АВС планирование заключается в том, что вам необходимо распределить дела по степени важности по буквам. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

Если вы хотите научиться правильно распланировать свой день, быть хозяином своей жизни, для этого нужно немного. Всего лишь иметь желание этому научиться, приложить некоторые усилия и начать работать над собой. Вы просто должны ввести в привычку планировать свою жизнь, писать список дел на каждый день, вырабатывать в себе ответственность, усидчивость, пунктуальность. Обучение правильному планированию – это один из способов самосовершенствования, который способен в корне изменить вашу жизнь к лучшему. Вы научитесь расставлять приоритеты, определять главные ценности, ставить цели и достигать их в четко установленный срок.

Из этой статьи вы узнаете:
По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
Какие методы применяются при планировании рабочего времени
Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности. В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.

Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

Личные качества начальника.
Действия руководителя.
Независимые причины.

Личные качества начальника , которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
Систематическая спешка.
Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

Отсутствие мотивации у персонала.
Разрушение межличностной коммуникации в организации.
Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

Длинный перечень заданий, поручений, дел.
Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.

В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
Руководитель не должен быть импульсивным.
Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
Умейте пользоваться временными промежутками.
В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

АВС-планирование

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности. Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C. Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:

К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Метод Эйзенхауэра

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.

Задайте себе вопросы:

Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:

Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.