Представительские расходы – это нормируемые расходы. Рассчитывая налог на прибыль, организация должна соблюдать лимит представительских расходов. Можно учесть не больше четырех процентов от расходов на оплату труда за налоговый период.

Так как доходы и расходы подсчитываются нарастающим итогом за год, то бухгалтер должен пересчитать каждый отчетный период, не выходит ли сумма представительских расходов, учтенная для целей налогообложения прибыли, за рамки установленной нормы. Если предприятие платит авансовые платежи ежемесячно, то делать это нужно ежемесячно, а если ежеквартально, то и проверять нормируемые расходы на соответствие лимиту нужно ежеквартально.

В связи с тем, что в бухгалтерском учете сумма представительских расходов будет больше, чем в налоговом учете, у налогоплательщика возникает постоянная разница, согласно пункту 4 ПБУ 18/02. Её можно учесть отдельно, в регистрах аналитического учета, тогда сумма представительских целиком отражается на синтетическом счете, открывать обособленные субсчета не надо. А можно открыть к счету учета затрат два отдельных субсчета, например «Расходы, учитываемые в целях налогообложения» и «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения» и учитывать постоянную разницу на них.

Возникшая в течение года постоянная разница может быть уменьшена или списана совсем, если в последующие периоды сумма представительских расходов уложится в норматив.

К налоговому учету такие затраты в пределах установленного лимита принимаются на основании первичных документов, по которым они были приняты к бухучету.

В тех случаях, когда лимит представительских расходов в бухучете превышен по сравнению с налоговым учетом, бухгалтеру нужно составить еще один документ – бухгалтерскую справку. В этом документе необходимо рассчитать сумму, которая будет учтена в налоговой базе для расчёта налога на прибыль.

ООО «Колосок» платит авансовые платежи ежемесячно, исходя из фактической прибыли. Величину представительских расходов надо рассчитывать так же ежемесячно.

Сумма представительских расходов, отраженная в бухгалтерском учете за 11 месяцев 2012 года, равна 15 600 руб. (без НДС). В неё вошли затраты на организацию делового обеда и транспортное обслуживание партнеров, а так же посещение спектакля в театре, билеты в который стоили 3 600 руб. Расходы на культурное мероприятие не относятся к представительским, более того, они вообще не учитываются для расчета налога на прибыль. Поэтому ООО «Колосок» может включить в состав прочих расходов, связанных с реализацией и производством в целях налогообложения, сумму представительских расходов в размере 12 000 руб. (15 600 – 3 600). За 11 месяцев 2012 года расходы предприятия по оплате труда составили 250 000 руб.

В налоговой базе за этот период компания может учесть в составе затрат текущего периода представительские расходы в сумме 10 000 руб. (250 000 руб. х 4%).

Для того чтобы привести в соответствие данные бухгалтерского учета и налогового, бухгалтер ООО «Колосок» составил следующий расчет:

В бухгалтерском учете ООО «Колосок» были сделаны такие записи:

Дт 26-1 Кт 60, 71, 76…

– 10 000 руб. –сумма представительских расходов, учитываемая в целях налогообложения;

Дт 26-2 Кт 60, 71, 76 ….

– 5 600 руб. (2 000 + 3 600) –сумма представительских расходов, не учитываемая при расчете налога на прибыль.

Сумма расходов, потраченная на проведение культурно-развлекательного мероприятия, в размере 3 600 руб. и сумма представительских расходов, превышающих лимит, в размере 2 000 руб. (12 000 руб. – 10 000 руб.) — это постоянная разница, на основании которой рассчитывается постоянное налоговое обязательство:

Дт 99 с/сч. «ПНО»

Кт 68 с/сч. «Расчеты по налогу на прибыль»

– 1120 руб. (5 600 руб. х 20%) –сумма постоянного налогового обязательства.

В декабре 2012 года затраты на оплату труда составили 20 000 руб. Значит, за весь год затраты на оплату труда равны 270 000 руб. Представительские расходы организацией за отчетный период больше не осуществлялись и их сумма не изменилась.

Максимальная сумма представительских расходов, которую можно учесть в целях налогообложения за 2012 год, составляет 10 800 руб. (270 000 руб. х 4%). Расходы на посещение театра не включатся в состав представительских расходов при расчете налога на прибыль.

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
   • завтрак;
   • обед;
   • выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

2. Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
3. Трансфер участников до места приема и обратно.
4. Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

Неправомерно учитывать как представительские расходы:

• обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
• средства на развлекательную программу для участников;
• стоимость экскурсий;
• деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
• финансы на оформление зала для мероприятия;
• медицинские траты, если они потребовались;
• проезд и проживание гостей;
• оплата визовых услуг участников;
• траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
• любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

• прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
• их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

Документы для подтверждения представительских расходов

Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

• приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
• программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
• смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
• отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
• акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
• платежные документы, которые подтверждают расходы : чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Представительские расходы и бухучет

Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

• материальные затраты;
• амортизационные;
• связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
• прочие.

Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

• дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
• дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

Проводка будет выглядеть так:

• дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось. Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб. Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

• дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

Представительские расходы – это та часть расходов организации, при проверке который налоговые инспекторы действуют особенно тщательно, поэтому организации важно правильно оформить документы и подтвердить, что понесенные траты были именно представительскими. В статье расскажем про представительские расходы при налоге на прибыль, дадим примеры расчета.

Что такое представительские расходы

Для установления контракта с контрагентом иногда недостаточно телефонных переговоров. Так, обсуждение совместных идей, проектов и начинаний можно проводить не только в офисе, но и в более неформальной обстановке, например, за ужином в ресторане. Такие неформальные встречи положительно сказываются на деловых отношениях между сторонами и нередко приводят к заключению крупных контрактов и выгодных сделок.

Итак, давайте обратимся к Налоговому кодексу РФ. Согласно ст. 264 представительские траты организации относятся к прочим расходам, связанным с реализацией и производством и относящиеся к организации официальных приемов и обслуживанием представителей других организаций для проведения переговоров. Также согласно все той же статьи к представительским расходам относятся:

• затраты, понесенные на переговоры с представителями юридических лиц, а также с клиентами, которые являются физическими лицами (причем они могут работать в вашей организации);
• затраты, понесенные на организацию каких-либо официальных встреч и переговоров внутри организации (например, на организацию собрания директоров или членов правления компании).

Давайте рассмотрим что относится к представительским расходам более подробно.

Нормирование представительских трат

Стоит помнить о таком параметре, как нормирование. Представительские расходы учитываются в прочих расходах и не могут превышать 4% от суммы, которая была потрачена на оплату труда персоналу за отчетный период, в котором было проведено мероприятие, на которое расходы были понесены. Это правило регламентируется той же ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Норматив возрастает по мере того, как возрастают траты на оплату труда в течение года. Например, если в первом квартиле вы можете потратить только 4% от суммы, которая ушла на оплату труда работников за этот отчетный период, то в конце года вы уже можете потратить 4% от той суммы, которая была уплачена работникам за весь год (конечно, если до этого сумма не была растрачена на представительские траты в других отчетных периодах в течение года).

Что не относится к представительским расходам

Часто организации неправильно учитывают представительские траты, что ведет к неприятностям с налоговой службой, поэтому следует остановиться на пункте о том, что не относится к представительским расходам более подробно.

Наименование расходов	Разъяснение
Расходы на развлечения и отдых	Согласно разъяснениям Министерства финансов РФ, расходы на развлечения и отдых, как правило, организация несет уже после официальной обязательной части мероприятия, т. е. они имеют меньшее значения для успеха переговоров и поэтому не могут быть отнесены к представительским. Такими расходами считаются оплата гонорара приглашенных артистов, оплата фуршета и проч.
Расходы на покупку билетов	Министерство финансов РФ относится покупку билетов на какое-то мероприятие, на котором будут присутствовать обе стороны, к расходам на развлечения и поэтому эти затраты также не могут быть отнесены к представительским.
Расходы на оплату проживания и проезда	К сожалению, организация не может учесть в представительских расходах оплату проезда и жилья представителям организации-контрагента. Данное правило регламентируется Налоговым кодексом и не может быть нарушено.
Расходы на подарки и сувениры	Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ траты на подарки и сувениры также не могут быть включены в состав представительских, т. к. относятся к развлечениям.

Как оформить траты документально

Для того чтобы подтвердить представительские траты необходимы первичные документы, связанные с этим видов затрат. Однако для подтверждения представительских расходов одних первичных документов будет мало: необходимо также составить отчет о мероприятии, который в обязательно порядке должен быть подписан руководителем организации.

В отчете о мероприятии должны быть указаны:

• дата и место, где было проведено мероприятие;
• примерная программа мероприятия;
• участники (как с принимающей стороны, так и с приглашенной);
• смета расходной части мероприятия.

Если мероприятие оказалось действенным в результате него были заключены какие-либо договоры, либо подписаны какие-либо соглашения, то это также необходимо отразить в отчете.

Кроме отчета следует подготовить приказ руководителя организации о проведении мероприятия, а также отдельную смену по именно представительским расходам компании.

Бухгалтерский учет расходов

Если говорить о счетах, то такой вид затрат отражается в бухгалтерском учете следующим образом:

Пример учета расходов

Давайте остановимся на учете более подробно. Например, в первом квартале 2017 года организация понесла представительских расходов на 40 тыс. руб., во втором квартале такого вида расходов не было. Затраты, связанные с заработной платой работникам составили 600 тыс. рублей в первом квартале и 700 тыс. рублей во втором.

В первом квартале согласно нормативу можно учесть только 4% от 600 тыс. рублей, т. е. 24 тыс. рублей. Остальную сумму, а именно 16 тыс. рублей придется учесть для цели налогообложения дохода в первом полугодии.

Налоговый учет представительских расходов

Как вы уже поняли, все, что связано с налоговым учетом представительских расходов, можно узнать и ст. 364 Налогового кодекса РФ. Если вы показываете представительские траты, то будьте готовы к тому, что у налоговых органов могут возникнуть сомнения о том, нужны ли они были и поэтому обязательно подготовьте все документы, которые были перечислены выше. При устных переговорах с налоговыми органами обязательно упомяните о том, что переговоры принесли результаты и организации, которые участвовали в мероприятии, обязательно будут взаимовыгодно сотрудничать.

В качестве устного обоснования необходимости проведения мероприятия и расходов можно упомянуть следующие цели, которые ваша организация возможно преследовала:

• переговоры были совершены для того чтобы обсудить вопросы, касающиеся сотрудничества и дальнейшей работы контрагентов;
• переговоры затронули продление контрактов и согласование условий, на которые они будут продлены;
• во время переговоров успешно прошло согласование предстоящих договоров и сделок.

Официально Налоговый кодекс РФ не налагает запрета на какие-либо цели, которые были преследуемы при проведении переговоров, однако, если вы упустите тот факт, что мероприятие привело к достижению каких-либо положительных результатов по сотрудничеству, налоговая инспекция в праве оспорить целесообразность таких затрат. В таком случае организации придется пытаться поспорить с налоговой уже в суде.

Статистика показывает, что более половины исков налоговой службы к организациям, чьи представительские траты ей показались необоснованными, закачиваются выигрышем компании, а не налоговой инспекции.

Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ мероприятие, на которое компания понесла траты, может быть приурочено к какому-либо событию, либо празднику, причем обоснованность такого мероприятия, а также расходов на его, никак не падает.

Представительские расходы и судебное оформление

Суд и представительские траты – это достаточно частый случай в юриспруденции. Известны прецеденты, когда к рассматриваемым нами затратам были отнесены даже траты, которые были совершены на основании контракта об услугах консультирования.

Каждый случай индивидуален. Так, на практике не редки случаи того, что суд признает представительскими расходам и затраты на организацию перевозки журналистов (если мероприятие крупное и значимое для региона), тогда как налоговая служба категорически отрицала возможность того, что ни траты могут быть отнесены к представительским.

Позиция налоговой службы также известна по отношению к тем расходам, которые несет организация на оплату проживания приглашенных гостей. Налоговая инспекция руководствует в первую очередь Налоговым кодексом, который категорически не относит такую расходную часть к представительским затратам, однако, суд может принять другое решение. Например, значение слова «обслуживание», употребленного для описания рассматриваемых затрат можно истолковать по-разному, чем и пользуются компании, отвечая на судебный иск.

Итак, представительские расходы – это затраты, прежде всего, на обслуживание мероприятия, основная цель которого – это установление партнерских отношений с контрагентами, а именно обсуждение вопросов о текущей работе, обсуждение моментов, касающихся долгосрочных и краткосрочных планов обеих компаний.

Такой вид расходов должен быть тщательно задокументирован и помимо первичных документов необходимо предоставить в налоговую службу отчет о мероприятии, приказ о его проведении, а также смету как общих расходов, так и расходов, которые компания готова назвать представительскими.

Рейтинг 5 часто задаваемых вопросов

Вопрос №1. Как отчитываться за представительские расходы? В наличии только чеки – будет ли их достаточно?

В Налоговом кодексе отсутствует перечень документов, которые необходимы для отчетности, однако, на практике налоговая инспекция чаще всего требует приказ о проведении мероприятия, отчет, а также смету.

Вопрос №2. Входят ли такие представительские траты в себестоимость продукта?

Нет, не входят.

Вопрос №3 . Учреждения могут принять собственный акт о том, что именно относится к представительским затратам.

Да, могут. Такой акт, как правило, принимается один раз в год и может быть оспорен налоговой инспекцией.

Вопрос №4. Ансамбль от нашей организации ездил на конкурс, естественно расходов оказалось немало. Можно ли хоть какую-нибудь часть списать на представительские траты?

Так, нельзя, т. к. вы не организатор, а участник.

Вопрос №5. Принимали делегацию из другой страны, оплачивали проезд и проживание. Вышла кругленькая сумма. Можно ли списать это на представительские расходы?

Согласно налоговому законодательству нет, однако, вы можете это сделать и если налоговая подаст на вашу организацию иск, оспорить решение в суде. На практике известны случаи когда суд относил расходы на проживание делегаций к представительским, если по итогу мероприятия были достигнуты значимые договорённости.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Представительские расходы: гуляем для дела

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Для поддержания сложившихся деловых связей, а также для установления новых нередко компании организовывают встречи с деловыми партнерами - будь то поставщики или клиенты. При учете расходов на такие встречи самое главное - правильное документальное оформление.

Рассматривать будем учет только при методе начисления.

Упрощенцы не могут учесть представительские расходы в целях налогообложения, так как в закрытом перечне расходов их нетПисьмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22 .

Определяемся, какие расходы относятся к представительским

Для целей налогообложения к представительским относятся те расходы, которые связаны с официальным приемом и/или обслуживание мподп. 22 п. 1 , п. 2 ст. 264 НК РФ :

• физических лиц и представителей организаций, участвующих в переговорах в целях установления и/или поддержания взаимного сотрудничеств аПисьма Минфина от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149 , от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351 ;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа компании.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

С налоговой точки зрения будет безопаснее, если иногородние представители контрагентов сами оплатят свой проезд и проживание. Если же такие затраты оплатит приглашающая компания, налоговики наверняка не разрешат учесть их в качестве представительских расходов.

Под официальным приемом понимается завтрак, обед, ужин или иное аналогичное мероприятие.

А под обслуживанием подразумевается:

• доставка участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно (однако нельзя учесть как представительские затраты на оплату авиационных и железнодорожных билетов и издержки, связанные с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, а также расходы по проживани юПисьмо ФНС от 18.04.2007 № 04-1-02/306@ );
• буфетное обслуживание во время переговоров. В Налоговом кодексе нет перечня продуктов и напитков, затраты на которые нельзя включать в состав представительских расходов. Поэтому расходы на алкогольные напитки, купленные для проведения официальных мероприятий, тоже можно учесть в составе представительских расходо вПисьмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 ; Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А55-14189/2012 ;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы можно учесть даже в том случае, если по итогам встречи желаемый договор или контракт не будет подписан. Ведь Налоговый кодекс не ставит возможность признания представительских расходов в зависимость от результативности проведенного мероприяти яп. 2 ст. 264 НК РФ ; Постановления ФАС ЦО от 27.08.2009 № А48-2871/08-18 ; ФАС УО от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2 .

Затраты, направленные на повышение лояльности клиентов, поставщиков или иных организаций и физических лиц, однако не подходящие строго под определение представительских расходов, данное в Налоговом кодексе, лучше представительскими в своем учете не называт ьПостановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 . Безопаснее учесть их как прочие расход ыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Такой подход не только предотвратит возможные разногласия с проверяющими, но и позволит учесть ваши обоснованные расходы без каких-либо ограничений в налоговом учете. К примеру, нельзя отнести к представительским расходам затраты на чай, кофе и сладости, которыми секретарь угощает клиентов, посещающих офисПисьмо Минфина от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327 .

Иногда организации учитывают в составе представительских расходов затраты на проведение корпоративных праздников, к примеру Нового года, 8 Марта или 23 Февраля. Однако подобные расходы связаны с развлечением работников, поэтому их нельзя учесть при расчете налога на прибыль ни в качестве представительских, ни в качестве иных прочих расходо вп. 2 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 11.09.2006 № 03-03-04/2/206 .

А вот если на развлекательное мероприятие были приглашены представители контрагентов и цель его проведения - улучшение деловых связей и поддержание сотрудничества, в суде можно будет настаивать, что расходы на проведение такого мероприятия представительски еПостановление ФАС УО от 19.01.2012 № Ф09-9140/11 . Но риск спора с инспекцией все же сохраняется.

Место встречи изменить можно

Место официального приема можно выбрать на свой вкус. Это может быть и ваш офис, и бизнес-центр, и ресторан или кафе. Но вы не должны давать проверяющим повода усомниться в том, что встреча была организована с деловыми целями. К примеру, у инспекторов могут возникнуть претензии к расходам на организацию встречи в театре, сауне, аквапарке, бильярдном клубе или боулинг-центре (особенно если в них нет ресторанного обслуживания).

Время проведения переговоров никак не влияет на налоговый учет представительских расходов. Переговоры можно проводить и в нерабочее время, и даже в выходные дни.

Составляем подтверждающие документы

В НК нет жесткого перечня документов, которыми подтверждаются представительские расходы. По мнению Минфина, подтвердить их помогу тПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 :

• первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
• отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.

Налоговая служба солидарна с Минфином и уточняет: можно составить любой документ, главное - чтобы из его содержания следовало, что конкретные документально подтвержденные затраты организации связаны с проведением представительских мероприяти йПисьмо ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 .

Ранее Минфин настаивал на том, что дополнительно нужны приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смета представительских расходо вПисьма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 , от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 . Однако в рамках совершенствования налогового администрирования количество документов, подтверждающих представительские расходы, сокращен оп. 10 разд. IV Плана, утв. Распоряжением Правительства от 10.02.2014 № 162-р .

Привычнее все же составлять отчет. Форма его произвольная. Предлагаем вам образец такого отчета.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Красная смородинка»

Отчет о проведении официального приема представителей ООО «Любимые сады»

Официальный прием представителей ООО «Любимые сады» состоялся 21 апреля 2014 г. Место проведения переговоров - г. Москва, Ленинский проспект, д. 38, банкетный зал ресторана «Спутник».

На приеме присутствовали:
- представители ООО «Любимые сады» - 7 человек, в том числе генеральный директор Ю.И. Велебужский;
- представители ООО «Красная смородинка» - 8 человек, в том числе генеральный директор Е.В. Слейман.Нет необходимости перечислять тех, кто присутствовал на официальном банкете. Подобных требований в НК нет. Но в отчете об официальном банкете не лишним будет указать количество присутствовавших представителей контрагентов и потенциальных клиентов

По итогам официального приема подписан контракт на поставку новой продукции - сока «Юбилейный». Также заключено дополнительное соглашение к действующему договору № 1168/2013 о поставках продукции.

Общая сумма расходов на проведение представительского мероприятия составила 47 000 руб., в том числе:
- на аренду банкетного зала - 10 000 руб.;
- на покупку еды и напитков - 37 000 руб.

Копия кассового чека за ресторанное обслуживание прилагается.Если расходы на проведение представительского мероприятия были оплачены наличными деньгами, оригиналы документов, подтверждающих такую оплату (чек ККТ, бланк строгой отчетности), должны быть приложены к авансовому отчету работника, оплачивавшего наличными затраты на мероприятие

Налоговый учет: норматив для прибыли и НДС

Налоговый учет представительских расходов состоит из трех этапов.

ЭТАП 1. Считаем представительские расходы текущего месяца (квартала).

Дата признания представительских расходов определяется:

• <если> мероприятие оплачивалось в безналичном порядке - то как дата утверждения отчета о представительском мероприяти ип. 1 ст. 272 НК РФ ;
• <если> представительские расходы были оплачены работником наличными - то как наиболее поздняя из двух датп. 1 , подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ :

• <или> дата утверждения отчета о проведенном мероприятии;
• <или> дата утверждения руководителем авансового отчета.

ЭТАП 2. Выясняем, какую часть представительских расходов можно учесть в текущем периоде исходя из норматива - 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий отчетный/налоговый перио дп. 2 ст. 264 , п. 4 ст. 272 НК РФ .

Учтите, что и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала го дап. 7 ст. 274 , ст. 315 НК РФ . И если какая-то часть представительских расходов не будет учтена в одном квартале, с большой долей вероятности она может быть (хотя бы частично) учтена в следующем квартале того же календарного года.

ЭТАП 3. Принимаем к вычету НДС по представительским расходам, учтенным в пределах норматива в качестве расходов текущего периода.

Если по всем представительским расходам продавцами был предъявлен входной НДС, то формула для расчета части налога, который можно предъявить к вычету, такая (отметим, что все суммы берутся нарастающим итогом с начала года).

Но такое бывает довольно редко. И если по каким-либо затратам продавцами был предъявлен входной НДС, а по другим - входного налога не было, то выгоднее пойти по иному пути. Исходите из того, что при расчете налога на прибыль в пределах норматива вы учитываете прежде всего те расходы, которые сопровождаются входным НДС. НК такой подход не запрещает. Главное, чтобы предъявляемый к вычету налог относился к расходам, принимаемым при исчислении налога на прибыл ьп. 7 ст. 171 НК РФ .

Если сумма представительских расходов в пределах норматива больше суммы расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС, то к вычету можно принять весь входной НДС по представительским расходам.

В иной ситуации для расчета суммы, предъявляемой к вычету, потребуется расчет. Приведем пример, подходящий в большинстве случаев. Опять же все суммы в нем считаются нарастающим итогом с начала года.

Поскольку представительские расходы надо нормировать нарастающим итогом с начала года, то может получиться, что НДС по таким расходам вы сможете принять к вычету частично в одном квартале, а частично - в другом (когда расходы перестанут быть сверхнормативными в целях налогообложения прибыли). В частности, из-за того, что в течение года фонд оплаты труда увеличивается и появляется возможность учесть в «прибыльных» расходах дополнительную сумму нормируемых затра тПисьмо Минфина от 06.11.2009 № 03-07-11/285 .

Внимание

НДС по сверхнормативным представительским расходам нельзя ни принять к вычету, ни учесть в налоговых расходах.

Если же по итогам года часть входного НДС по представительским расходам, которые не укладываются в «прибыльный» норматив, осталась не заявленной к вычету, то в налоговом учете такую сумму НДС нельзя учесть как самостоятельный расхо дп. 1 ст. 170 , ст. 270 НК РФ .

Для нормирования представительских расходов и подсчета принимаемого к вычету НДС лучше создать налоговый регистр-расчет. Он может быть, к примеру, таким.

ООО «Красная смородинка»
форма утв. Приказом от 20.12.2013 № 25

Регистр-расчет представительских расходов
за 20 14 годФорма предлагаемого регистра предусматривает нормирование представительских расходов в течение всего года. Однако ее надо заполнять по итогам каждого квартала тем плательщикам налога на прибыль, у кого отчетные периоды - квартал, полугодие и 9 месяцев.
Если же отчетные периоды - месяц, 2 месяца и так далее, граф в регистре-расчете должно быть больше (суммы нормируемых представительских расходов надо считать на конец каждого отчетного периода и на конец года)ст. 285 НК РФ

№ строки	Показатель	Сумма, руб.
		I квартал	Полугодие	9 месяцев	Год
1	Сумма расходов за последний квартал текущего отчетного/налогового периода	240 000	90 000	30 000
1а	В том числе сумма расходов, по которым продавцом предъявлен НДС	160 000	40 000	10 000
2	Сумма расходов за отчетный/налоговый период, рассчитанная нарастающим итогом с начала года (стр. 1 + стр. 2 за предыдущий отчетный период)	240 000	330 000	360 000
2а	В том числе сумма расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС (стр. 1а + стр. 2а за предыдущий отчетный период)	160 000	200 000	210 000
3	Сумма входного НДС, относящегося к представительским расходам последнего квартала текущего отчетного/налогового периода	28 800	7 200	1 000
4	Сумма входного НДС, относящегося к представительским расходам текущего года (стр. 3 + стр. 4 за предыдущий отчетный период)	28 800	36 000	37 000
5	Сумма расходов на оплату труда, рассчитанная нарастающим итогом с начала года	3 000 000	3 900 000	6 000 000
6	Норматив представительских расходов - предельная величина, принимаемая для целей налогообложения (стр. 5 х 4%)	120 000	156 000	240 000
7	Сумма расходов за отчетный период, принимаемая для целей налогообложения (меньшее значение из показателей, отраженных в стр. 6 и в стр. 2)Суммы представительских расходов участвуют при расчете показателя строки 040 «Косвенные расходы - всего» приложения № 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль за соответствующий отчетный/налоговый период	120 000	156 000	240 000
8	Сумма расходов, принимаемая для целей налогообложения в последнем квартале (стр. 7 – стр. 7 за предыдущий отчетный период текущего года)	120 000	36 000	84 000
9	Сумма входного НДС, принимаемого к вычету с начала года: <если> стр. 2а ≤ стр. 7, то стр. 4; <если> стр. 2а > стр. 7, то стр. 4 х стр. 7 / стр. 2а	21 600	28 080	37 000
9а	Сумма входного НДС, принимаемого к вычету в последнем квартале (стр. 9 – стр. 9 за предыдущий отчетный период)	21 600	6 480	8 920

Лицо, ответственное за составление регистра, п. 20 ПБУ 10/99 . Они отражаются на счете 44 «Расходы на продажу» или на счете 26 «Общехозяйственные расходы»:

• <или> на дату утверждения авансового отчета - если работник отчитался о потраченных наличных деньгах после проведения представительского мероприятия;
• <или> на дату завершения мероприятия и утверждения отчета по нему - если работник отчитался о расходах до этой даты.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Встречу с контрагентами лучше не организовывать в театрах, саунах и различных увеселительных заведениях, в которых нет ресторанного обслуживания. Проверяющие сочтут расходы на такую встречу необоснованными и не разрешат учитывать их при расчете налога на прибыль.

В ситуации, когда организация применяет в бухгалтерском учете ПБУ 18/02 и часть представительских расходов будет превышать налоговый норматив, придется начислить отложенный налоговый актив (дебет счета 09 «Отложенные налоговые активы» – кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»). Если в следующих кварталах того же календарного года появится возможность признать в налоговом учете дополнительную часть расходов, которые ранее были сверхнормативными, то отложенный налоговый актив надо будет уменьшить обратной проводкой.

Если же на конец года останется часть расходов, которые в налоговом учете признать нельзя, с ней можно поступить так:

• <или> погасить остаток ОНА проводкой по дебету счета 68 и кредиту счета 09 и на ту же сумму начислить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» (субсчет «Постоянное налоговое обязательство») в корреспонденции с кредитом счета 68п. 7 ПБУ 18/02 ;
• <или> списать остаток ОНА на счет 99 «Прибыли и убытки» (как при выбытии актива/обязательства, по которому оно было начислено в связи с тем, что списываемая сумма не повлияет на налогооблагаемую прибыль как текущего, так и последующих отчетных периодо в)п. 17 ПБУ 18/02 . Этот способ проще, но он не совсем верный (поскольку как такового выбытия актива/обязательства не происходит). Однако итоговая сумма налога на прибыль по данным бухучета будет такой же, как и при предыдущем варианте проводок.

При списании в конце года на расходы суммы НДС, относящегося к сверхнормативным представительским расходам, надо отразить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 и кредиту счета 68 (субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»)п. 7 ПБУ 18/02 .

Если встречи руководства с представителями контрагентов не будут оформлены как официальные представительские мероприятия, инспекторы наверняка расценят их как личные встречи директора. А возмещение затрат на такие личные встречи не учитывается как представительские расход ыПисьма Минфина от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759 , от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 . Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему дохо даст. 209 НК РФ . А значит, с этой суммы организация должна исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и начислить страховые взносы.

ЫЛЬ

Глава 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) устанавливает два возможных метода определения доходов и расходов для целей налогообложения: метод начисления и кассовый метод.

Так, при методе начисления доходы и расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они имели место независимо от фактического поступления денежных средств и (или) иного имущества. Кассовый метод, наоборот, связывает момент возникновения доходов и расходов с фактическим поступлением (выбытием) денежных средств и (или) иного имущества.

Напомним, что применение кассового метода ограничено предельным размером выручки, поэтому далеко не все налогоплательщики будут в своей деятельности применять данный метод.

В том случае, если налогоплательщик использует метод начисления, то в соответствии со статьей 318 НК РФ, в целях исчисления налога на прибыль расходы на производство и реализацию, осуществленные в отчетном периоде подразделяются на прямые и косвенные. К прямым расходам будут отнесены: материальные расходы, определяемые в соответствии со статьей 254 НК РФ, расходы на оплату труда (статья 255), ЕСН без пенсионного фонда и сумма амортизационных отчислений. Все остальные расходы, понесенные налогоплательщиком, будут представлять собой косвенные расходы. Таким образом, представительские расходы организации – это косвенные расходы. А так как сумма косвенных расходов на производство и реализацию, осуществленных в отчетном периоде относится в полном объеме на уменьшение доходов от производства и реализации, следовательно, это правило, относится и к представительским расходам.

Особенностью представительских расходов является то, что данный вид расходов является нормированным в целях исчисления налога на прибыль. Так было и до момента введения главы 25 НК РФ, такой порядок сохранился и сейчас. Однако, в отношении норм представительских расходов, нужно отметить, что они претерпели значительные изменения. Для большей наглядности представим основные изменения, касающиеся представительских расходов, в виде таблицы.

		Порядок, установленный Налоговым Кодексом РФ
Состав представительских расходов	Затраты, связанные с посещением культурно-зрелищных мероприятий включаются в состав представительских расходов.	Затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний участников представительского мероприятия не включаются в состав представительских расходов.
База для расчета норматива представительских расходов	Объем выручки от продажи продукции (выполнения работ, оказания услуг)	Расходы на оплату труда
Норматив представительских расходов	От 1 до 0,5% в зависимости от величины выручки	4% от расходов на оплату труда

База для расчета норматива представительских расходов установлена пунктом 2 статьи 264 НК РФ, согласно которому представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

При этом, необходимо иметь в виду, что расходы организации на оплату труда должны определяться в соответствии со статьей 255 НК РФ. Согласно указанной статье к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме: стимулирующие надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом труда и работы, премии, единовременные поощрительные выплаты, расходы по содержанию работников, предусмотренные требованиями ТК РФ и (или) коллективными договорами.

А как быть в том случае, если представительские расходы не укладываются в данные нормы? На этот вопрос дает ответ статья 270 НК РФ. Согласно пункту 44 данной статьи представительские расходы в части превышающей их размеры, установленной пунктом 2 статьи 264 НК РФ относятся к расходам, не учитываемым в целях налогообложения.

Рассмотрим на конкретном примере.

Пример 1.

(В рассматриваемом примере суммы приведены без учета налога на добавленную стоимость).

ООО «Мелена» в феврале провело переговоры с ООО «Радуга» с целью организации совместного производства мебели. Предположим, что затраты организации на проведение данных переговоров составили:

Затраты на официальный прием (обед в ресторане) – 10 000 рублей.

Транспортное обслуживание участников переговоров – 1000 рублей.

В ходе переговоров была предусмотрена культурная программа, а именно посещение местного драматического театра.

Билеты в театр – 1000 рублей.

Доставка участников в театр и обратно - 500 рублей.

Буфетное обслуживание в театре составило 1200 рублей.

Таким образом, общая сумма затрат по приему делегации у ООО «Мелена» составила 13 700 рублей.

Анализируя данные затраты организации, бухгалтер организации должен исключить из состава представительских расходов, относящихся к данной встрече, сумму, связанную с посещением театра, так как расходы, связанные с организацией развлечений, а именно: стоимость билетов в театр, доставка участников делегации в театр и буфетное обслуживание в театре, не относятся к представительским в целях налогообложения прибыли. Следовательно, сумма расходов организации, в целях налогообложения признаваемых представительскими, составит 11 000 рублей.

В 1 квартале расходы на оплату труда в ООО «Мелена» составили 235 000 рублей, следовательно, норматив представительских расходов будет равен 235 000 рублей х 4% = 9400 рублей. Норматив по величине меньше, чем сумма фактических затрат - 11 000 рублей. Следовательно, ООО «Мелена» в целях налогообложения сможет принять представительские расходы в пределах норматива (9 400 рублей), а величина 1600 рублей (11 000 рублей – 9 400 рублей) при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль учтена не будет.

Окончание примера.

Необходимо отметить, что в настоящее время работа бухгалтера достаточно сложна и трудоемка, так как ведение двойного учета (бухгалтерского и налогового), которое необходимо в рамках действующего налогового законодательства, влечет за собой определенные трудности. Поэтому, как правило, бухгалтер в организации стремится организовать такую систему налогового учета, которая позволяет максимально использовать данные бухгалтерского учета. Нужно отметить, что сближение бухгалтерского и налогового учета снимает и многие вопросы, по учету требований Приказа Минфина РФ от 19 ноября 2002 года №114н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02. Ведь когда в организации бухгалтерская прибыль совпадает с налогооблагаемой базой по налогу на прибыль, тогда меньше в учете будет выявлено постоянных разниц, налоговых обязательств и налоговых активов.

Создавая систему налогового учета, каждая организация использует систему налоговых регистров, в которых систематизируются данные из первичных документов или из данных бухгалтерского учета, необходимых для расчета налога на прибыль. При этом каждая организация формирует налоговые регистры с учетом своих индивидуальных особенностей. В том случае, когда доходы и расходы признаются в налоговом и в бухгалтерском учете в одном отчетном периоде и в одинаковом размере, формирование отдельного налогового регистра не является необходимостью, то есть в данной ситуации организация может использовать данные бухгалтерского учета для расчета налога на прибыль. Если требования налогового учета идут в разрез с требованиями бухгалтерского законодательства, создание налогового регистра необходимо. Представительские расходы являются как раз одним из тех случаев, когда создание такого регистра обоснованно, так как в бухгалтерском учете признается вся сумма в размере фактических затрат, а для целей налогового учета данные расходы списываются в пределах норм.

Форма налогового регистра утверждается приказом о налоговой политике организации, сроки заполнения такого регистра зависят от того, какие сроки у предприятия являются отчетными. Если отчетными периодами являются квартал, полугодие, 9 месяцев, то налоговый регистр составляется ежеквартально.

Составляя регистр-расчет представительских расходов, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

а) Представительские расходы являются косвенными расходами, поэтому в налоговом регистре нет необходимости деления расходов на прямые и косвенные.

б) Представительские расходы, относящиеся к различным видам деятельности, учитываются для целей налогообложения в одинаковом порядке, поэтому распределение данных расходов по видам производственной деятельности не требуется.

Примерная форма налогового регистра-расчета представительских расходов приведена ниже.

Пример 2.

Воспользуемся данными примера 1, однако дополним его некоторой информацией.

Предположим, что во 2 квартале 2005 года ООО «Мелена» провело официальную встречу с представителями Германии, при этом сумма представительских расходов составила 15 000 рублей. Расходы на оплату труда с начала года в ООО «Мелена» составили 520 000 рублей.

Регистр-расчет представительских расходов

за 1 полугодие 2005 года

		Вид расхода	Оправдательный документ
		По состоянию на конец предыдущего отчетного периода (на 01.04.05) Строка 030 регистра – расчета за 1 квартал 2005 года
		Представительские расходы, осуществленные за 2 квартал 2005 года, в том числе:
	03.02. 2005 года	Деловые переговоры с немецкой фирмой	Договор о сотрудничестве, акт, авансовый отчет
		Всего представительских расходов с начала года
		Сумма расходов на оплату труда с начала года
		Предельная величина представительских расходов
		Сумма представительских расходов с начала года, принимаемая для целей налогообложения (стр. 030, если строка 050 меньше суммы, указанной по строке 030, строка 050, если сумма по строке 030 больше суммы, указанной по строке 050)
		Сумма представительских расходов, принятая в качестве расходов в 1 квартале 2005 года
		Сумма представительских расходов, принимаемая в качестве расходов в 2 квартале 2005 года

Подпись лица, ответственного за составление налогового регистра ___________________

Таким образом, на основании данных этого налогового регистра, бухгалтер определяет из общей суммы представительских расходов, принимаемых для целей налогообложения, ту часть представительских расходов, которая принимается в качестве расходов текущего квартала.

Окончание примера.

В отношении налога на прибыль хочется еще отметить один момент. Как правило, переговоры с партнерами принято вести за обеденным столом. Иначе говоря, такие мероприятия редко обходятся без спиртного. Можно ли учесть такие расходы на алкоголь в составе представительских?

Обратимся к письму Минфина РФ от 19 ноября 2004 года № 03-03-01-04/2/30. Согласно разъяснениям Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики, расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговой) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок).

При этом статья 5 Гражданского кодекса Российской Федерации под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.