Da bi podjetje lahko pravočasno izpolnilo svoje finančne obveznosti, se je treba izogniti denarnim vrzelom – pomanjkanju sredstev, potrebnih za financiranje naslednjih stroškov. Od različice 3.0.43.152 ima program "1C: Računovodstvo 8" "Plačilni koledar", ki ne pomaga le pri soočanju s pomanjkanjem gotovine, ampak tudi prispeva k operativnemu upravljanju finančnih tokov. Koledar lahko prikazuje informacije o prejemkih strank in načrtovanih plačilih dobaviteljem; o plačilih v proračun; zapadla plačila; o sredstvih v tranzitu med banko in blagajno (na primer med prevzemom gotovine) in načrtovanih za prejem po pogodbah o prevzemu. Nova funkcionalnost je še posebej uporabna za mala in srednje velika podjetja, ki nimajo finančnega oddelka ali nimajo zaposlenega finančnega vodje.
| Goljufija o članku iz uredništva BUKH.1C za tiste, ki nimajo časa: 1. Od različice 3.0.43.152 ima program "1C: Računovodstvo 8" "Plačilni koledar" - funkcionalnost, ki pomaga pri soočanju s pomanjkanjem gotovine in prispeva k operativnemu upravljanju finančnih tokov. 2. Dostop do plačilnega koledarja se izvede z istoimensko hiperpovezavo iz razdelka Upravitelj v skupini Načrtovanje. 3. Plačilni koledar je poročilo, ki odraža načrt prejema in porabe sredstev po dnevih ter podatke o stanju sredstev na začetku in koncu vsakega dneva. 4. Poročilo Koledar plačil v različici 3.0 "1C: Računovodstvo 8" lahko vključuje naslednje razdelke (če je primerno): plačila kupcev, drugi prejemki, davki in pristojbine, plačila dobaviteljem, plača, periodična plačila. |
riž. 1. Obrazec plačilnega koledarja
Dostop do Plačilni koledar izvedeno z istoimensko hiperpovezavo iz razdelka V glavo v skupini Načrtovanje... Nastavitve ukazne plošče določajo organizacijo, za katero se generirajo informacije o načrtovanih plačilih, in obdobje napovedi, vključno s trenutnim datumom. Urnik plačila- to je poročilo, ki odraža načrt prejema in porabe sredstev po dnevih ter podatke o stanju sredstev na začetku in koncu vsakega dne.
Negativne vrednosti ob koncu dneva predstavljajo denarne vrzeli. V poročilu so označene z rdečo. Da bi se izognili denarnim vrzelom, je treba zagotoviti, da znesek plačil ne presega zneska prejemkov, ob upoštevanju stanja na začetku dneva. Uporaba Urnik plačila, računovodja vidi, kje je načrtovano pomanjkanje sredstev, in lahko pravočasno sprejme ukrepe za njegovo odpravo.
Opozarjamo vas, da je možnost določitve datumov plačil v teh dokumentih nastavljena v nastavitvah funkcionalnosti. Da bi uporabnik lahko spremljal čas pričakovanih plačil kupcev, v razdelku Glavno -> Funkcionalnost na zaznamku Izračuni morate nastaviti zastavo Načrtovanje plačil od kupcev.
Informacije o zamudah pri plačilih lahko dobite tako, da sledite ustrezni hiperpovezavi do obrazca pomočnika Pričakovano plačilo od kupcev(slika 2).
riž. 2. Pomočnik "Pričakovano plačilo od kupcev"
V obliki pomočnika lahko spremenite rok za enega ali več dokumentov, tako da jih najprej označite s kazalcem. Z gumbom Spremeni plačilni rok odpre se obrazec za vnos novega datuma plačila. Prav tako je mogoče spremeniti datum plačila za dokument neposredno v stolpcu Rok... Z označevanjem vrstic na seznamu lahko poslovnemu partnerju pošljete e-poštni opomnik za plačilo. Črka bo samodejno ustvarjena z gumbom Opomni.
Za plačila v proračun so na voljo dejanja, ki so podobna ustreznim nalogam v Seznam nalog... S klikom na celico se odpre meni, v katerem lahko izberete želeno dejanje – npr. plačati oz Preverite pri Zvezni davčni službi... V primeru, da znesek plačila ni določen, vam bo program "1C: Računovodstvo 8" različice 3.0 povedal, katero dejanje morate izvesti - na primer pripravite izjavo za ustrezen davek.
Informacije o zamudah pri plačilih so na voljo preko ustrezne hiperpovezave. Ko kliknete nanj, se odpre obrazec za pomoč Plačilo dobaviteljem, s katerim lahko samodejno generirate seznam plačilnih nalogov za plačila dobaviteljem. V ta namen označite vrstice, za katere želite generirati plačilne naloge. Plačilni dokumenti se generirajo samodejno s pomočjo gumba Ustvarite plačilne naloge.
riž. 3. Razdelki "Davki in prispevki" in "Plača"
V obliki Plačilni koledar lahko prilagodite načrte za prejem/strošek denarja z ukazom Prenesite na drug dan... Če želite to narediti, morate izbrati območje, ki vsebuje podatke o plačilu. Ukaz je na voljo tudi v kontekstnem meniju plačilne celice. Prenos je na voljo samo za plačila prodajalcem in plačila strank.
Na preprost in intuitiven način Urnik plačila zagotavlja informacije o napovedanem denarnem toku z morebitnimi denarnimi vrzeli in spodbuja hitro sprejetje ukrepov za preprečevanje tega stanja. Rezultat optimizacije plačilnega koledarja je urejen načrt (napoved) denarnih tokov organizacije, v katerem ni denarnih vrzeli.
Danes je glavni problem mnogih podjetij iskanje prostih finančnih virov. Konec koncev, nezmožnost njihovega privabljanja vodi v upad proizvodnje in zmanjšanje ravni dohodka prebivalstva, povpraševanje potrošnikov vodi do zmanjšanja prihodkov podjetij, povečanja terjatev
V času gospodarske recesije so pogoji oskrbe podjetij zaostreni: podjetja ob zmanjševanju tveganj raje delajo na podlagi predplačila. Zato pomanjkanje denarnih sredstev (v nadaljevanju DS) postane glavni problem, ki ga mora podjetje rešiti, da bi zagotovilo svojo likvidnost in plačilno sposobnost v krizni realnosti.
Mehanizem, ki omogoča nadzor likvidnosti podjetja in najbolj učinkovito uporabo DS, je plačilni koledar.
Operativno načrtovanje denarnega toka za določeno obdobje se izvede s sestavo plačilnega koledarja v okviru proračuna denarnih tokov (v nadaljevanju BDDS) na podlagi trenutnega stanja plačil, sklenjenih pogodb, podpisanih pogodb in dejanskih obveznosti.
Z vidika proračuna je plačilni koledar sistem za varnostno kopiranje DS iz načrta. Toda za razliko od BDDS je to bolj podroben dokument. Konec koncev, če pri strateškem načrtovanju ni pomembno, od koga bo denar prejel ali komu bo denar izplačan, potem je pri operativnem načrtovanju vse na prvi pogled: tu so dolžniki-dolžniki in tu so upniki.
Zato lahko v plačilnem koledarju podrobno opišete: komu, kdaj, od koga, za kaj in koliko bi morali plačati (prejeti).
Plačilni koledar je načrt denarnih tokov (v nadaljnjem besedilu - DDS) kratkoročno (teden-mesec), ki odraža vse vrste dejavnosti podjetja (osnovne, finančne, naložbene), ki ga odobri vodstvo v mejah in zmožnostih podjetja.
Informacije, predstavljene v plačilnem koledarju podjetja, so potrebne za lastnike podjetij, najvišje in srednje vodje, vodje centrov finančne odgovornosti (v nadaljevanju CFD) in zaposlene v finančno-gospodarskem bloku.
Z vidika proračuna je plačilni koledar sistem za rezervacijo sredstev iz načrta
Obseg vprašanj, povezanih s pristojnostjo finančnega direktorja, enega najpomembnejših menedžerjev podjetja, je nenavadno širok - od nalog operativnega upravljanja denarnih sredstev do problemov strateškega razvoja podjetja. Poleg tega je v katerem koli podjetju finančno upravljanje tesno povezano z njegovo glavno dejavnostjo - proizvodnjo, trgovino ali opravljanjem storitev, torej z upravljanjem virov. Uvedba plačilnega koledarja bo zmanjšala delo finančnega direktorja pri nadzoru izdatkov DS. Če si je moral prej ogledati in podpisati vsako zahtevo za plačilo, potem z uvedbo plačilnega koledarja, ko so zneski plačil odobreni v proračune, postopek za dogovarjanje plačil je formaliziran, nadzor denarnih tokov je mogoče zaupati finančni službi zaposlenih. Direktor iskanja se bo dogovoril le za omejeno število plačil, običajno prekomernih, velikih ali nerednih. Dovolj je, da se na primer o višini plačila za najem pisarne dogovorite enkrat, ko je proračun odobren, pri čemer finančniku ostane nadzor nad samim postopkom plačila in skladnostjo zneskov s proračunom.
Pravilno zgrajeni poslovni procesi pomagajo zmanjšati tveganje zlorab s strani zaposlenih v podjetju z ločevanjem funkcij nadzora plačil in njihovega sprožitve. Vodja poslovnega področja na primer sprejema vse zahteve za plačilo v svojem CFD in je odgovoren za izvrševanje proračuna, finančni uradnik pa spremlja skladnost vlog s proračunskimi omejitvami in izvajanje regulativnih postopkov plačilnega sistema.
Naloge, ki jih bo rešil plačilni koledar
1. Izogibajte se denarnim vrzelom in neizpolnjevanju obveznosti družbe do nasprotnih strank. Glavni namen oblikovanja plačilnega koledarja je boj proti denarnim vrzelom, v katerih ni denarja v blagajni in na tekočem računu. Kot načrtovani "razpored" toka DDS podjetja, plačilni koledar omogoča napovedovanje denarnih vrzeli, vnaprejšnje ukrepanje za izključitev situacij potrebe po plačilu, če na računu podjetja ni dovolj sredstev. Po načelu "opozorjen je oborožen" je mogoče hitro spremeniti načrte porabe denarja in s tem preprečiti denarno vrzel.
Naredite lahko predhodne "ocene", spremenite datume prejemov in plačil, jih uskladite s nasprotnimi strankami - in vse to odražate neposredno v plačilnem koledarju.
2. Izogibajte se porabi več od odobrenega zneska. Tudi če ima podjetje veliko denarja, to ne pomeni, da ga je mogoče porabiti nepremišljeno. Poraba je dovoljena samo v okviru sprejetih proračunov. Nepredvidene situacije, ki zahtevajo prekoračitev proračuna, so precej izjeme od splošnega pravila. Koledar plačil vam omogoča nadzor nad tem, ali je plačilo v okviru proračuna.
3. Upravljajte likvidnost podjetja. Eno glavnih meril za pravilnost vodstvenih odločitev v finančnem sektorju je pozitivnost agregatnega toka DS v danem trenutku.
4. Zagotovite zanesljive informacije na spletu. Pomembno je, da finančne informacije prejmete pravočasno. Pomanjkljivost plačilnega koledarja, implementiranega v Excelu, je čas, potreben za ponovno izdelavo poročil. Plačilni koledar je treba integrirati v operativni računovodski sistem, tako da za pridobitev zanesljivih podatkov ni potreben dvojni vnos.
5. Zagotoviti, da se postopki za pogajanja o plačilih stroškov ustrezno upoštevajo. Postopek odobritve bi moral vključevati določen prenos odgovornosti, odvisno od pomembnosti posameznega plačila.
6. Čim bolj odpraviti človeški faktor.
Načrtovanje tokov DO implicira možnost upravljanje likvidnosti podjetja. Kazalnik likvidnosti podjetja upošteva stanje in vrednost njegovih kratkoročnih sredstev in obveznosti.
Plačilni koledar je načrt kratkoročnega gibanja denarja, ki odraža vse dejavnosti podjetja, ki ga odobri vodstvo v mejah in zmožnostih podjetja.
Glavne sestavine kratkoročnih sredstev so zaloge, terjatve in DS, kratkoročne obveznosti - obveznosti.
Plačilni koledar vam omogoča upravljanje plačilnih in terjatev. To še posebej velja, ko število kupcev ali dobaviteljev raste, saj je mogoče jasno določiti datume plačila za pravočasen prejem surovin, storitev, zagotoviti učinkovitost podjetja in preprečiti nastanek kazni.
Upravljanje DC, povezanih z zalogami, takoj postavi nalogo upravljanja obračanja zalog. Hitreje kot je, manj je zalog na zalogi, cenejši je za podjetje, učinkoviteje se DS uporablja za nabavo potrebnih surovin, materiala, blaga za glavno dejavnost.
Kadar primanjkuje »pravega« denarja, je še posebej pomembno, da si podjetje prizadeva za dogovor o plačilnem načrtu na vseh ravneh upravljanja in kompetentno, premišljeno prioritizacijo.
V praksi se pogosto pojavi situacija, ko načrt prejemkov ni izpolnjen, načrt porabe DS pa je v celoti izpolnjen, oziroma skupni znesek zahtevkov za plačilo presega dejanski prejem DS. Da bi se izognili denarnim vrzelom, je priporočljivo, da vsa plačila razvrstite glede na njihovo prednost ali pomembnost. Plačilo artiklov z najvišjo prioriteto je obvezno, z nižjo prioriteto - ob upoštevanju dodatnih pogojev. Na primer, vloge za plačilo dolgov do glavnih dobaviteljev izdelkov, davki so v prvi vrsti izpolnjeni, stroški za usposabljanje, posodobitev pisarniške opreme pa se financirajo, ko je prodajni načrt izpolnjen za najmanj 90 %.
V zvezi s tem je zelo uporabna analiza tako imenovanih stalnih plačil: pogosto imajo podjetja stroške, ki so jih vajena in ne dvomijo v njihovo smotrnost. Nov pogled na vašo plačilno strukturo vam bo pomagal ugotoviti, ali so ti stroški res potrebni. Priprava DDV načrta je smiselna le, če ste prepričani, da so upoštevana vsa potrebna plačila. Načrt je sestavljen tako, da izključi potrebo po "nenadnem" financiranju kakršnih koli "super pomembnih" projektov. Vnaprej je treba razmisliti o smereh porabe DS, v kriznih razmerah je primerno uvesti strožje roke za dogovor o plačilnem načrtu na vseh ravneh vodenja podjetja.
Kar zadeva izvedbo načrta, je pozornost vredna praksa dnevnega usklajevanja denarnega stanja DS, ki bo odpravila morebitne zlorabe, upravljavcem bo dala zanesljive informacije o trenutnem stanju sredstev na računih in na blagajni DS. podjetje, ki je potrebno za sprejemanje odločitev o izvajanju tekočih plačil.
Pri izgradnji sistema gotovinskih plačil mora podjetje razlikovati dve področji dela. Prvič - oblikovanje srednjeročnih finančnih načrtov, členi DDS in drugih analitikov (organizacij, pogodb, nasprotnih strank), omejevanje plačil D. Rezultat je dokument - "Plačilni koledar". Drugič - opis gibanja vlog (plačilnih registrov) v kontekstu udeležencev procesa, časovnih okvirov, ki se z vidika interakcije med oddelki obravnava kot poslovni proces podjetja, katerega namen je implementacija dokumenta "Plačilni koledar" in upravljanje podjetja, kar zahteva jasno usklajevanje in veliko pozornost menedžerjev in delovnega osebja.
Glavne faze razvoja sistema plačilnega koledarja
1. Oblikovanje podatkov za načrtovanje (ta postopek se izvaja v okviru proračuna in je obvezna pripravljalna faza, saj se preverjanje možnosti plačil izvaja po načrtovanih podatkih).
2. Določitev seznama analitikov (članek DDS, nasprotne stranke, pogodbe, vir DC), v okviru katerega se bo preverjala možnost plačil in prejemkov.
3. Izgradnja mehanizma za oblikovanje registrov plačil, vlog.
4. Opis poslovnega procesa "Plačilni koledar", opredelitev v njegovem okviru odgovornih oseb za postopke, naloge.
5. Ureditev in dokumentacija poslovnega procesa »Plačilni koledar«.
6. Avtomatizacija poslovnega procesa »Plačilni koledar«.
1. Oblikovanje planskih podatkov
Predpostavlja se, da ima podjetje finančno strukturo z namenskimi CFD-ji, proračun kot orodje upravljanja je implementiran in deluje. Ta faza je osnova za plačilni koledar, saj preverjanje možnosti plačila/prejema poteka v okviru določenih podatkov načrtovanja.
Pomembna je izdelava BDDS glede denarnih tokov za glavne, investicijske in finančne dejavnosti, za katere je treba imeti proračune tako za glavne dejavnosti kot za investicijske projekte. Za vsak člen je priporočljivo določiti odgovorno osebo (to je zaposlenega, ki odloča in je odgovoren tako za načrtovane kot dejanske kazalnike, odstopanja od plana dejstev).
2. Določitev seznama analitikov
Seznam analitikov vam omogoča, da ustvarite orodje za preverjanje plačil / prejemkov za možnost izvedbe.
Uporabite lahko naslednjo analitiko: CFD, vir DC, nasprotna stranka (prejemnik DC), pogodba z nasprotno stranko (v okviru katere bodo izvedena plačila), postavka DDS (prek katere se bodo izvajala DC plačila), projekt (za katerega plačila naložb), prednost plačila.
Če izpostavimo analitike v računovodskem sistemu, se je treba spomniti načela ekonomske smotrnosti - precenjene zahteve za seznam analitikov naredijo sistem težaven in nepomični. Zato se morate osredotočiti na seznam, ki je najmanj potreben za reševanje nalog, ki jih je podjetje postavilo za računovodski sistem.
3. Izgradnja mehanizma za oblikovanje registrov plačil, vlog
Po opredelitvi analitika in podrobnosti plačila se oblikuje komplet orodij za plačilo/prejem. Sistem operativnega upravljanja financ podjetja, ki ga izvajamo skozi poslovni proces »Plačilni koledar«, vključuje več udeležencev (zaposlenega, oddelka, službe), vsak pa potrebuje orodje, s katerim bo deloval v tem sistemu. Zaposleni v oddelkih in službah vlagajo vloge za plačilo/prejem DC, vodstvo oziroma zaposleni, pooblaščeni za sprejemanje odločitev, pa jih izvajajo preko registrov prijav. Aplikacija je dokument-zahteva za prejemke ali plačila DC, ki vsebuje opisne informacije o tej operaciji. Aplikacija odraža vso odobreno analitiko, pomožne podatke, prednost, če je potrebno, in polje za pripombe vsakega od udeležencev v prihodnjem procesu plačilnega koledarja.
Register prijav je seznam prijav, združen po določenem kriteriju (datum, odgovorna oseba, vir DS, vrsta artiklov).
Tako vloga kot register vlog za izplačilo DC morata vsebovati popolno in zadostno količino podatkov za odločitev o plačilu/prejemu denarja.
4. Opis poslovnega procesa "Plačilni koledar"
Po preverjanju in odobritvi plačila za oddane vloge se šteje, da se plačilni koledar kot poslovni proces izvaja v registrih odobrenih vlog.
Nato morate odgovoriti na vprašanja: kdo, kaj, kdaj in v kakšnem časovnem okviru. V tej fazi je pomemben proces razvoja plačilnega koledarja, ki vzpostavlja postopek interakcije med zaposlenimi in s tem določa rezultat plačilne discipline podjetja in njegov ugled kot dobrovernega partnerja. Obstaja veliko možnosti za interakcijo zaposlenih v postopku odobritve prijav in vsako podjetje razvije shemo, ki je zanj primerna in priročna.
Pri načrtovanju poslovnega procesa je treba upoštevati določena načela:
- zadostnost pooblastil in funkcij udeležencev v procesu (to pomeni, da ima vsaka od pogajalcev in strani, ki soglaša, pravico do takšne ali drugačne odločitve o plačilu);
- organizacijska varnost (vsako poslovno plačilo ali prijava za prejem mora imeti en sam organ za odobritev in odobritev, iz cikla oblikovanja plačilnega koledarja pa ni mogoče izključiti niti ene enote, katere sodelovanje v procesu je predvideno);
- zmogljivost nadzorne funkcije (vse aplikacije morajo imeti zadostno stopnjo preverjanja možnosti plačila, da se izognemo nepooblaščenim plačilom);
- dinamiko (plačilni sistem z gotovino mora imeti optimalen postopek odobritve, ki ustreza zahtevam plačilne discipline podjetja (običajno dva do pet dni), postopek odobritve plačil pa optimiziran v skladu z delom z dobavitelji).
Najbolj očiten način predstavitve poslovnega procesa je grafični, v obliki diagrama (slika).
5. Ureditev poslovnega procesa »Plačilni koledar«.
Na zadnji stopnji je poslovni proces upravljanja denarnih tokov določen v regulativnih dokumentih, ki so odobreni z internim redom in so obvezni za vse oddelke in zaposlene v podjetju. Interni dokument, ki opredeljuje pravila delovanja plačilnega sistema družbe, mora vsebovati podatke o postopku sprejemanja zahtevkov za plačilo, rokih, osebah, odgovornih za usklajevanje in odobritev, dolžnostih in pooblastilih zaposlenih ter zaporedju dejanj.
6. Avtomatizacija poslovnega procesa »Plačilni koledar«.
Za ohranjanje operativnega upravljanja denarnih tokov bo potrebna avtomatizacija ustreznih poslovnih procesov. Programska oprema mora omogočati:
Nekatera podjetja uporabljajo Excel in druge neosnovne programe za avtomatizacijo poslovnih procesov upravljanja denarnih tokov, čeprav ima ta metoda številne pomanjkljivosti: nizka učinkovitost pri prikazovanju informacij in ustvarjanju poročil, negotovost pred napakami, problem dvojnega vnosa podatkov, potreba po porabiti čas za obnovo poročil. Zato se vedno več podjetij nagiba k izbiri specializirane programske opreme.
Da bi podjetje lahko pravočasno izpolnilo svoje finančne obveznosti, se je treba izogniti denarnim vrzelom – pomanjkanju sredstev, potrebnih za financiranje naslednjih stroškov. Od različice 3.0.43.152 ima program "1C: Računovodstvo 8" "Plačilni koledar", ki ne pomaga le pri reševanju pomanjkanja gotovine, ampak tudi pomaga pri učinkovitem upravljanju finančnih tokov. Koledar lahko prikazuje informacije o prejemkih strank in načrtovanih plačilih dobaviteljem; o plačilih v proračun; zapadla plačila; o sredstvih v tranzitu med banko in blagajno (na primer med prevzemom gotovine) in načrtovanih za prejem po pogodbah o prevzemu. Nova funkcionalnost je še posebej uporabna za mala in srednje velika podjetja, ki nimajo finančnega oddelka ali nimajo zaposlenega finančnega vodje.
Za stabilno delovanje podjetja je potrebno pravočasno izvajanje vseh načrtovanih plačil. Če želite to narediti, mora biti v času plačila na blagajni ali na obračunskih računih organizacije zadosten znesek sredstev. Stanje, ko sredstva začasno ne zadostujejo, se imenuje denarna vrzel. V programu "1C: Računovodstvo 8" različice 3.0 za preprečevanje pomanjkanja gotovine je na voljo nova funkcionalnost - (slika 1).
riž. 1. Obrazec plačilnega koledarja
Dostop do Plačilni koledar izvedeno z istoimensko hiperpovezavo iz razdelka V glavo v skupini Načrtovanje... Nastavitve ukazne plošče določajo organizacijo, za katero se generirajo informacije o načrtovanih plačilih, in obdobje napovedi, vključno s trenutnim datumom. - to je poročilo, ki odraža načrt prejema in porabe sredstev po dnevih ter podatke o stanju sredstev na začetku in koncu vsakega dne.
Negativne vrednosti ob koncu dneva predstavljajo denarne vrzeli. V poročilu so označene z rdečo. Da bi se izognili denarnim vrzelom, je treba zagotoviti, da znesek plačil ne presega zneska prejemkov, ob upoštevanju stanja na začetku dneva. Uporaba , računovodja vidi, kje je načrtovano pomanjkanje sredstev, in lahko pravočasno sprejme ukrepe za njegovo odpravo.
Poročilo v "1C: Računovodstvo 8" izdaja 3.0 lahko vključuje naslednje razdelke (če obstajajo primerne situacije):
Razmislimo, katere informacije so prikazane v vsakem od razdelkov.
V poglavju Plačilo od kupcev prikazana so načrtovana plačila po dokumentih računovodskega sistema Račun kupca, Izvedba (akti, računi), Nudenje proizvodnih storitev, prenos OS, Prenos neopredmetenih sredstev... Opozarjamo vas, da je možnost določitve datumov plačil v teh dokumentih nastavljena v nastavitvah funkcionalnosti. Da bi uporabnik lahko spremljal čas pričakovanih plačil kupcev, v razdelku Glavna stvar je funkcionalnost na zaznamku Izračuni morate nastaviti zastavo Načrtovanje plačil od kupcev.
Informacije o zamudah pri plačilih lahko dobite tako, da sledite ustrezni hiperpovezavi do obrazca pomočnika Pričakovano plačilo od kupcev(slika 2).
riž. 2. Pomočnik »Pričakovano plačilo od kupcev »
V obliki pomočnika lahko spremenite rok za enega ali več dokumentov, tako da jih najprej označite s kazalcem. Z gumbom Spremeni plačilni rok odpre se obrazec za vnos novega datuma plačila. Prav tako je mogoče spremeniti datum plačila za dokument neposredno v stolpcu Rok... Z označevanjem vrstic na seznamu lahko poslovnemu partnerju pošljete e-poštni opomnik za plačilo. Črka bo samodejno ustvarjena z gumbom Opomni.
V poglavju Druga dobava prikažejo se podatki o sredstvih, deponiranih v blagajni kreditnih organizacij, hranilnic ali blagajne poštnih uradov, ki bodo knjižena v dobro na račun organizacije, vendar še niso knjižena v dobro namembnega kraja (stanja na računu 57.01 "Prenosi v tranzitu"). V rubriki je prikazan tudi načrtovani prejem sredstev po pogodbah o prevzemih (stanja na računih 57.03 »Prodaja s plačilnimi karticami«).
V poglavju Davki in pristojbine prikaže naloge za plačevanje plačil v proračun (davki, takse, zavarovalne premije). Zneski davkov, taks in prispevkov, ki jih je treba plačati, so izračunani na podlagi podatkov informacijske baze – to so bodisi obračunani zneski davka bodisi podatki iz pripravljenih napovedi ali poročil. Če zneska za plačilo ni bilo mogoče določiti (na primer ni deklaracije ali časovnih razmejitev), se namesto zneska v polju prikaže pomišljaj. Za plačila v proračun so na voljo dejanja, ki so podobna ustreznim nalogam v Seznam nalog. S klikom na celico se odpre meni, v katerem lahko izberete želeno dejanje – npr. plačati oz Preverite pri Zvezni davčni službi... V primeru, da znesek plačila ni določen, vam bo program povedal, katero dejanje morate izvesti - na primer pripraviti napoved za ustrezen davek.
V poglavju Plačila dobaviteljem prikazana so načrtovana plačila po dokumentih Račun dobavitelja, Račun (akti, računi), Dodatek za sprejem. izdatki, Prejem neopredmetenih sredstev... S klikom na celico se odpre dokument, na podlagi katerega je načrtovano plačilo. Da lahko uporabnik določi plačilne pogoje v dokumentih dobavitelja, je potrebno v nastavitvah funkcionalnosti programa na zavihku Izračuni postavite zastavo Načrtovanje plačil dobaviteljem.
Informacije o zamudah pri plačilih so na voljo preko ustrezne hiperpovezave. Ko kliknete nanj, se odpre obrazec za pomoč Plačilo dobaviteljem, s katerim lahko samodejno generirate seznam plačilnih nalogov za plačila dobaviteljem. V ta namen označite vrstice, za katere želite generirati plačilne naloge. Plačilni dokumenti se generirajo samodejno s pomočjo gumba Ustvarite plačilne naloge.
V razdelek vključena izplačila za izplačilo plač zaposlenim. S klikom na celico se odpre meni, v katerem lahko na primer izberete želeno dejanje Izplačati oz Za dohodnino preverite pri Zvezni davčni službi(slika 3).
riž. 3. Razdelki "Davki in prispevki" in "Plača"
V poglavju Ponavljajoča se plačila prikažejo se podatki o rednih plačilih - na primer za komunalo, komunikacije, najemnino, internet itd. Datum opomnika naslednjega plačila in pogostost opomnikov lahko nastavite v obliki plačilnega naloga s hiperpovezavo Ponovite plačilo?. Informacije o zamudah pri plačilih so na voljo preko ustrezne hiperpovezave.
V obliki Plačilni koledar lahko prilagodite načrte za prejem/strošek denarja z ukazom Prenesite na drug dan... Če želite to narediti, morate izbrati območje, ki vsebuje podatke o plačilu. Ukaz je na voljo tudi v kontekstnem meniju plačilne celice. Prenos je na voljo samo za plačila prodajalcem in plačila strank.
Na preprost in intuitiven način zagotavlja informacije o napovedanem denarnem toku z morebitnimi denarnimi vrzeli in spodbuja hitro sprejetje ukrepov za preprečevanje tega stanja.
Rezultat optimizacije plačilnega koledarja je urejen načrt (napoved) denarnih tokov, v katerem ni denarnih vrzeli.
Finančno načrtovanje ima pomembno mesto pri finančnem upravljanju organizacije. V procesu načrtovanja podjetje ocenjuje finančno stanje, ugotavlja možnosti za povečanje finančnih sredstev in smer njihove najučinkovitejše porabe. Hkrati se odločitve upravljanja sprejemajo na podlagi analize finančnih informacij.
Načrt prejema in porabe sredstev, izdelan za prihodnje leto, razčlenjeno po mesecih (proračun denarnih tokov), predstavlja le splošno osnovo za upravljanje denarnih tokov družbe. Za denarne tokove organizacije v enem mesecu je značilna visoka dinamika in nestabilnost. Operativno finančno upravljanje lahko pomaga odpraviti te pomanjkljivosti.
Finančno upravljanje v sodobnih razmerah je nujna sestavina poslovne uspešnosti. Podjetje, ki natančno in sproti spremlja dinamiko prihodkov, odhodkov in drugih ključnih finančnih kazalnikov, mora imeti zadostno informacijsko bazo za sprejemanje pravilnih vodstvenih in finančnih odločitev, potrebnih za rast podjetja.
Operativno finančno upravljanje je sklop organizacijskih, metodoloških in tehnoloških ukrepov, ki zagotavljajo kratkoročno (praviloma do enega meseca) vodenje tekočega finančnega poslovanja in finančnih virov organizacije. V nasprotju s proračunskim sistemom operativno finančno poslovodenje načrtuje plačila v bolj podrobni obliki (po nasprotni stranki in namenu plačila) in uporablja večjo granularnost obdobij načrtovanja (do enega dne).
Opomba. Glavni instrument za operativno upravljanje financ organizacije je plačilni koledar. Plačilni koledar je načrtovan finančni dokument, ki zagotavlja dnevno upravljanje prejema in porabe sredstev podjetja.
Plačilni koledar, razvit v podjetju, vam omogoča reševanje naslednjih glavnih nalog:
zmanjšati napovedne variante načrta za prejem in porabo sredstev (optimistične, realne, pesimistične) na eno realno nalogo za oblikovanje denarnih tokov podjetja v roku enega meseca;
v največji možni meri sinhronizirati pozitivne in negativne denarne tokove in s tem povečati učinkovitost denarnega toka podjetja;
zagotoviti prednost plačil podjetju glede na merilo njihovega vpliva na končne rezultate njegove finančne dejavnosti;
v največji možni meri zagotoviti potrebno absolutno likvidnost denarnega toka podjetja, to je njegovo plačilno sposobnost v kratkoročnem obdobju;
vključiti upravljanje denarnih tokov v sistem operativnega kontrolinga (oziroma tekočega spremljanja) finančnih dejavnosti podjetja.
Pri izvajanju plačilnega koledarja ima organizacija naslednje prednosti:
postane mogoče napovedati finančno stanje podjetja;
poveča se preglednost procesov upravljanja prihodkov in odhodkov organizacije;
fleksibilnost in veljavnost odločitev se povečata, ko se spremenijo ekonomski pogoji delovanja podjetja;
kreditna politika organizacije se optimizira;
povečujeta se stopnja zanesljivosti in zaupanja v podjetje s strani upnikov, investitorjev in matične organizacije.
Glavni namen plačilnega koledarja- oblikovanje razporeda denarnih tokov za naslednje obdobje (od več delovnih dni do enega meseca) tako, da se zagotovi plačilo vseh potrebnih plačil, zmanjša presežek sredstev na računih in se izogne denarnim vrzelom.
Je pomembno. Vsebina plačilnega koledarja se lahko razlikuje (odvisno od posebnosti poslovanja in preferenc zadevnih zaposlenih), vendar mora vedno vključevati podatke o prejemih in odtujitvah ter o načrtovanem stanju gotovine (običajno razčlenjeno po dnevih in vir).
Tabela prikazuje primer obračunskega koledarja za trgovino z avtomobilskimi deli. Za lažje zaznavanje je plačilni koledar predstavljen za pet delovnih dni in ne za cel mesec.
|
Plačilni koledar trgovine z avtodeli za prihodnji teden, rub. |
||||||
|
Indikator |
Teden, skupaj |
1. dan |
2. dan |
3. dan |
4. dan |
5. dan |
|
Stanje gotovine na začetku obdobja |
39 648,96 |
39 649,96 |
50 834,55 |
-53 029,35 |
-13 649,98 |
53 711,48 |
|
Pozitiven denarni tok |
736 495,40 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
147 299,08 |
|
Vključno s prihodki od prodaje rezervnih delov |
||||||
|
Negativen denarni tok |
712 379,27 |
136 114,49 |
251 162,98 |
107 919,71 |
79 937,62 |
137 244,47 |
|
vključno z: najem |
||||||
|
državna dolžnost sodišču |
||||||
|
dostava tovora |
||||||
|
plača |
||||||
|
računalnik, pisarniška oprema, programska oprema |
||||||
|
namestitev znaka |
||||||
|
servis blagajn |
||||||
|
plačilo dobaviteljem rezervnih delov |
||||||
|
socialni prispevki |
||||||
|
zavarovanje |
||||||
|
Bančne storitve |
||||||
|
komunikacijske storitve |
||||||
|
gospodinjske potrebe |
||||||
|
elektrika |
||||||
|
Neto denarni tok |
24 116,13 |
11 184,59 |
-103 863,90 |
39 379,37 |
67 361,46 |
10 054,61 |
|
Stanje gotovine ob koncu obdobja |
63 765,09 |
50 834,55 |
-53 029,35 |
-13 649,98 |
53 711,48 |
63 766,09 |
Informacije o razporeditvi stroškov skozi čas bodo pomagale prepoznati najbolj tvegane trenutke v zvezi z nastankom denarnih vrzeli in sprejeti ukrepe za prerazporeditev bremena plačil (na primer za knjiženje plačil na izplačane plače in prenose v proračun davkov na različnih tednih, pravočasno uporabiti posojilo itd.). Torej, v našem primeru se pričakuje, da bo prihodnji teden prejel pozitiven denarni tok v višini 736 495,40 rubljev, negativni denarni tok za to obdobje pa bo znašal 712 379,27 rubljev. (glej tabelo). Tako bo neto denarni tok enak 24.116,13 rubljev. (povečanje stanja gotovine z 39.648,96 rubljev na 63.765,09 rubljev). Če pa načrtovane pozitivne in negativne denarne tokove razporedimo po dnevih (na podlagi računov za plačila, plačilnih pogojev, določenih s pogodbami itd.), se izkaže, da ima organizacija konec drugega dne denarni primanjkljaj v višini 53.029, 35 rubljev. Da bi ga odpravili, mora podjetje nekatera od načrtovanih plačil (na primer plačilo za kupljeno blago od dobaviteljev ali nakup pisarniške opreme) preložiti na naslednji dan. Če to ni mogoče, morate uporabiti kratkoročno bančno posojilo v obliki prekoračitve.
Opomba. Ena od značilnosti plačilnega koledarja je njegovo nenehno posodabljanje. V primeru pomanjkanja sredstev za zadovoljitev vseh prispelih vlog se uporabljajo pravila za razvrščanje plačil glede na njihovo vrsto in prednostno stopnjo.
V praksi se pogosto pojavi situacija, ko je načrt porabe sredstev v celoti izpolnjen (na podlagi predloženih vlog), načrt za prejem sredstev pa delno (skladno s tem skupni znesek zahtevkov za plačilo presega dejanski prejem denarja). Da bi se izognili denarnim vrzelom, je priporočljivo, da vsa plačila razvrstite glede na njihovo prioriteto (pomen). Plačilo artiklov z najvišjo prioriteto je obvezno, z nižjo prioriteto - ob upoštevanju dodatnih pogojev. Na primer, vloge za plačilo dolgov do glavnih dobaviteljev izdelkov, davki se izpolnijo v prvi vrsti, stroški za nenujne poslovne potrebe, posodobitev pisarniške opreme pa se financirajo, ko je prodajni načrt izpolnjen vsaj 90 %.
Zaporedje oblikovanja plačilnega koledarja
Preden začnete sestavljati in obdelovati vloge, je potrebno izvesti celo vrsto ukrepov za razvoj in implementacijo plačilnega koledarja v podjetju.
Prva faza- oblikovanje planskih podatkov. Ta proces se izvaja v okviru proračuna (proračun denarnega toka) in je obvezna pripravljalna faza. Na podlagi načrtovanih podatkov (letnih, z mesečno razčlenitvijo) poteka poglobljena detajlizacija prejemkov in plačil.
Druga faza- določitev seznama analitikov (proračunske postavke denarnih tokov, nasprotne stranke, pogodbe), v okviru katerih bo oblikovan plačilni koledar. To bo ustvarilo orodje za spremljanje prihodnjih plačil in prejemkov.
Po določitvi seznama analitikov se oblikuje mehanizem za sestavo in izvedbo plačilnega koledarja. Prejemki in plačila se načrtujejo na podlagi vlog naročnikov. Po preverjanju skladnosti z določenimi omejitvami se prijavljena plačila vključijo v plačilni koledar. Plačilni koledar uravnotežen po zneskih prejemkov in plačil je osnova za sestavo registra plačil in prenosa v izvršbo.
V končni fazi izvajanje plačilnega koledarja, mehanizem za njegovo sestavljanje in izvedbo je določen v regulativnih dokumentih, ki so odobreni z internim redom in so obvezni za vse oddelke in zaposlene v podjetju. Interni dokument, ki opredeljuje pravila delovanja plačilnega sistema družbe, mora vsebovati podatke o postopku sprejemanja zahtevkov za plačilo, rokih, osebah, odgovornih za usklajevanje in odobritev, dolžnostih in pooblastilih zaposlenih ter zaporedju dejanj. V večini primerov predpisi opisujejo naslednji postopek za delo s plačilnim koledarjem (glej sliko).
Diagram postopka implementacije plačilnega koledarja
V idealnem primeru bi moral biti koledar obračunavanja organizacije avtomatiziran. To bo povečalo učinkovitost prejemanja finančnih informacij in odpravilo negativni vpliv človeškega dejavnika na upravljanje tekočih financ.
Plačilni koledar je pomembno orodje za učinkovito upravljanje sredstev podjetja. Najpogosteje se oblikuje v Excelu. Preberite, kako ustvarite plačilni koledar in si shranite primer v Excelu.
Finančni direktor, ki želi povečati vrednost podjetja, ne more prezreti plačilnega koledarja, saj je to netvegani način za zaslužek dodatnih sredstev, krepitev finančne discipline in prepoznavanje problematičnih področij v strukturi denarnega prometa.
Plačilni koledar v Excelu je glavno orodje v sistemu operativnega finančnega načrtovanja. Pomaga najprej rešiti naslednje pomembne naloge:
Kako avtomatizirati plačilni koledar z uporabo Excela
Prenesite Excelov model za avtomatizacijo vseh del vodenja in izpolnjevanja plačilnega koledarja ter registra plačil. Srednje velika podjetja bodo morda potrebovala manjše prilagoditve, kot so spremembe v sestavi prejemkov in odsvojitev. Za velika podjetja bo model uporaben kot prototip prihodnjega modula za upravljanje tekočih plačil integriranega informacijskega sistema.
Preden ustvarite plačilni koledar, morate narediti dva ključna koraka za razvoj strukture predloge: določiti obliko vnosa podatkov in razviti vmesnik za udobno spremljanje. Za to sta potrebna dva delovna lista.
Če želite zmanjšati število naključnih napak (tipkarskih napak), morate podatke zajeti kot ločene operacije z edinstvenim naborom analitike. Standardni nabor za namene poslovodnega računovodstva je sestavljen iz 10 analitikov:
Naveden nabor polj lahko po potrebi enostavno dopolnite (številka pogodbe, DDV, račun, pobudnik in drugo).
Podobne operacije se dodajo s preprostim kopiranjem in manjšimi prilagoditvami (datum, znesek, nasprotna stranka). Vrednosti vseh dimenzij (razen polj »Znesek«, »Komentar«) so omejene na sezname, da se izognemo podvojenim imen. V primeru imen "Členi" in "Šifra artikla" sta povezana s funkcijo "VLOOKUP". Tako dodajanje nove operacije traja le nekaj sekund. Filtri so nastavljeni v glavi tabele z imenom analitika, kar omogoča izbiro več analitikov in oblikovanje zahtevanega podatkovnega niza (slika 1).
Slika 1... Primer baze podatkov za plačilni koledar (kliknite za povečavo)
List "Baza podatkov" je z vso svojo vsestranskostjo s širokim naborom informacij le odličen pomočnik pri strukturi plačilnega koledarja, katerega primer preučujemo. Glavno vlogo ima graf napovedi likvidnosti (slika 2). Vizualno je to standardni izkaz denarnih tokov, vendar s časovnim korakom enega dneva. Vsaka operacija iz baze najde svoje mesto v matriki napovedi likvidnosti. Prenos podatkov poteka po formuli "SUMIFS" z določenimi parametri za kodo artikla in datum. Tako se vsaka nova operacija samodejno odraža v grafikonu, medtem ko je situacija izključena, ko se podatki ne prenašajo zaradi napak pri vnosu - v tem modelu teh težav ni, saj so ključni analitiki nastavljeni preko seznamov, kar pomeni, da bo vsaka operacija najti svoje mesto na grafikonu likvidnosti.
slika 2... Primer sestave napovedi likvidnosti v plačilnem koledarju
Predlagana predloga koledarja obračunavanja v Excelu lahko presega običajno enomesečno obdobje načrtovanja, saj vrstni red vnosa omogoča identifikacijo katere koli transakcije. Povsem sprejemljivo je izvajati spremljanje do četrtine, vendar je v tem primeru precejšnja odvisnost kakovosti napovedi od načel načrtovanja, ki veljajo v podjetju. V situaciji, ko ima organizacija proces sistematičnega posodabljanja načrtovanih podatkov v vseh osrednjih zveznih okrožjih, je lahko četrtletno dolgo likvidnostno obdobje kakovostno in koristno za sprejemanje vodstvenih odločitev.
Pogostost oblikovanja se lahko razlikuje – odvisno od namena plačilnega koledarja v sistemu finančnega upravljanja podjetja, vendar je treba podatke posodabljati vsaj enkrat tedensko, sicer se bosta vsebina informacij in ustreznost napovedi znižala na raven standardnega poročila o izvedbi.
Če več ljudi vzdržuje koledar plačil v Excelu, vam bo poseben dnevnik sprememb pomagal spremljati njihove spremembe. Zahvaljujoč njemu boste lahko nadzorovali:
Poleg tega je dnevnik sprememb mogoče skriti pred radovednimi očmi.
Pomembna pomanjkljivost plačilnega koledarja je nezmožnost (omejena možnost) dostopa za več uporabnikov. Na žalost danes ni tehnične rešitve, ki bi odpravila to težavo. Vendar se ta ovira uspešno premaga s prenosom pooblastil za vzdrževanje koledarja v roke izkušenega uslužbenca načrtovalsko-gospodarske službe ali zakladnice. Prednosti tega pristopa so očitne: prisotnost enega samega uporabnika sistema bo zmanjšala število napak na minimalno raven, čeprav bo vzela precejšen delež delovnega časa.
V nasprotju s proračunsko kampanjo, ko vsak center finančne odgovornosti enkrat letno oblikuje svoj načrt in ga popravlja četrtletno, zahteva plačilni koledar redne posodobitve – tedensko ali pogosteje). Formalizirano zbiranje informacij iz vseh CFD-jev je lahko težavno, zato bi morali biti ekonomisti globoko potopljeni v situacijo s prometom sredstev na vseh področjih.
Napovedovanje dohodnih denarnih tokov od prodaje je daleč najtežji del dela. Pri velikem številu majhnih stabilnih strank je mogoče uporabiti najpreprostejšo metodo ocenjevanja - aritmetično sredino, ko načrtovani obseg prejemkov za več obdobij delimo s številom obdobij. Podatke je mogoče posodobiti z uporabo številnih posrednih dejavnikov (sezonskost, dinamika panoge/trga, vpliv trenutne faze življenjskega cikla podjetja/strategije). Natančnost načrtovanja postane težja, če je več velikih strank. V tem primeru bi morali uporabiti metodo strokovne presoje. Njegovo bistvo je v tem, da se za vsak znesek določi verjetnost njegovega prejema v treh scenarijih (konzervativni, optimistični, pesimistični) in nato izpelje tehtano povprečje ob upoštevanju specifičnega deleža posameznega scenarija.
Določitev datuma številnih plačil se izvede brez sodelovanja pobudnikov plačila. Koristni so empirični dokazi, zlasti od znanih in dolgoletnih dobaviteljev. Poleg tega bo dober dodatek redno spremljanje rokov plačil po obstoječih pogodbah (pobudniki plačil imajo močno navado navesti datume plačil pred dopustnim rokom za pogodbo). Enako velja za plačevanje davkov. Lahko je dobra praksa, da nekatere račune plačate nekaj dni po izteku roka. Takšni majhni triki nasprotne stranke pogosto ostanejo neopaženi, vendar ne bi smeli uporabljati takšnih taktik v zvezi s ključnimi dobavitelji.
Merjenje učinkovitosti katerega koli načrtskega dokumenta se izvaja z oceno kakovosti napovedovanja. Obračunski koledar ni izjema. določite maksimalni ciljni kazalnik odstopanja dejstva od načrta, odvisno od posebnosti poslovanja, pogostosti posodabljanja poročila in horizonta načrtovanja. V primeru plačilnega koledarja v Excelu, katerega primer smo analizirali, je treba opozoriti, da bo redno preseganje stopnje odstopanja zmanjšalo uporabnost takega dokumenta na minimum, kar pomeni, da podjetje ne bo zaslužilo nekaj dodatno zanimanje.
V praksi se pogosto zgodi, da so isti CFD-ji krivi za netočnosti. Ena od možnosti za ravnanje s šibkimi »planerji« je lahko uvedba rednih analitičnih poročil za višje vodstvo, ki bodo ocenila izgubljena sredstva zaradi slabega načrtovanja posameznih CFD-jev. Drug način motiviranja zaposlenih, odgovornih za izvrševanje proračunov, je lahko določitev dopustnih odstopanj v karti ključnih kazalnikov uspešnosti za določitev višine letne (četrtletne) nagrade zaposlenega.
Kakovosten plačilni koledar upravičeno zavzema osrednje mesto v sistemu vodstvenega računovodstva podjetja. Nedvomno nam celovita uporaba tega univerzalnega orodja omogoča razširitev meja klasične oznake za spremljanje likvidnostnih težav. Logično nadaljevanje danega vektorja za oblikovanje strukture bo avtomatska priprava načrtno-dejstvenega poročila BDDS. Če želite to narediti, morate samo vnesti blok načrta gibanja denarja na urniku (za mesec ali četrtletje) in združiti podatke o dejstvih do istega obdobja. Poleg tega, ko se baza podatkov polni, se oblikuje še eno močno orodje za nadzor in analizo - najbolj prilagodljiva matrika vseh denarnih transakcij podjetja z visoko stopnjo zanesljivosti podatkov.
