Predhodno poročilo (obrazec AO-1)- To je enoten dokument za obračunavanje stroškov zaposlenega med službenim potovanjem. Ob vrnitvi s službenega potovanja se mora uslužbenec prijaviti, za kar se predloži izpolnjeno potno potrdilo, ki ga lahko prenesete, in predračun, katerega obrazec ima enoten obrazec AO-1.
Poročilo o izdatkih AO-1 je primarni dokument, potreben za obračunavanje zneska gotovine, izdane zaposlenemu za določene namene, kot so:
Izdaja obračunskega zneska se sestavi na blagajni podjetja z računom blagajne (RKO). Prejeti denar je treba porabiti samo za namene, ki so bili predpisani v blagajni. Blagajnik je dolžan osebno izdajati denarne zneske na računu samo delavcu, ki je z organizacijo sklenil pogodbo o zaposlitvi, njegovo ime pa je vključeno v seznam odredbe o osebah, ki lahko prevzamejo denar na račun. . Prav tako bo osnova za izdajo zneska nalog za pošiljanje na službeno pot oz potni dodatek potrdilo .
Ko računovodja porabi izdana sredstva, je treba v treh delovnih dneh sestaviti in oddati računovodskemu servisu predračun.
Kako pravilno izpolniti AO-1? Vabimo vas, da prenesete vzorčno poročilo o stroških, ki ga najdete na koncu članka. Spodaj lahko prenesete tudi prazen obrazec vnaprejšnjega poročila.
Če potrdilo o potovanju potrjuje samo dejstvo, da je delavec na službenem potovanju, potem je predračun potrditev opravljenega dela delavca. Avansnemu poročilu so priloženi dokumenti, ki potrjujejo porabo izdanih zneskov.
Predračun se izpolni tudi pri izdaji sredstev po poročilu zaposlenim za različne potrebe. Hkrati je treba opozoriti, da se denar po poročilu lahko izda zaposlenemu le, če je vključen v odredbo o odgovornih osebah.
Dokument sestavita tako zaposleni kot uslužbenec računovodskega servisa.
Odgovorna oseba mora izpolniti naslednje podatke:
ena . Ime organizacije;
2. Datum priprave ;
3 . Imenovanje predplačila ( proizvodnja, predstavnik, poslovna potovanja stroški itd.);
4 . Osebni podatki, in sicer: priimek in začetnice, strukturni oddelek, v katerem dela računovodja, kadrovska številka, delovno mesto;
pet . Podatek o znesku zadnjega predplačila;
6. Znesek podporočila, ki ga je izdala blagajna;
7. Stolpci "Porabljeni", "Stanje/presežek", kot tudi podatki o številu dokumentov, ki so priloženi AO -1, se izpolnijo po pisanju in izračunu potrebnih podatkov na drugi strani poročila;
8 . Tabelarni del o porabili pomeni, in sicer:
Ko je računovodja opravil AO-1, mora računovodja preveriti razpoložljivost vsakega dokumenta, ki potrjuje znesek porabljenih sredstev, njihovo pravilno porabo za zastavljene cilje, izpolniti pa morate tudi preostale razdelke. Za potrditev, da je bilo poročilo v obrazcu AO-1 predloženo v računovodstvo, se zaposlenemu izda potrdilo. Po pregledu vseh dokumentov v izvirniku, ki potrjujejo strošek, preverjanje pravilnosti izpolnjevanja predhodnega poročila AO-1 podpišejo glavni računovodja, računovodja in direktor, nato se sprejme v računovodstvo.
Obrazec za predhodno poročilo je dvostranski obrazec, izpolnita ga tako računovodstvo kot delavec sam.
Na sprednji strani obrazca so narisane vrstice:
Na hrbtni strani obrazca odgovorna oseba izpolni tabelo, v kateri navede, za kaj je bil porabljen denar. Za vsako razpoložljivo spremno dokumentacijo se izpolni vrstica tabele, v kateri so v stolpcih zaporedoma zapisana številka, datum, ime tega dokumenta in porabljen znesek, ki se odraža v tem dokumentu. Ko izpolnite celotno tabelo obrazca vnaprejšnjega poročila, se na koncu rezultati seštejejo, upošteva se skupni porabljeni znesek, ki je zapisan v vrstici »skupaj«. Po tem odgovorna oseba računovodski službi predloži obrazec vnaprejšnjega poročila, ki priloži vso dokazno dokumentacijo.
Po prejemu poročila mora računovodja preveriti pravilnost izpolnjevanja, primerjati podatke v tabeli s tistimi, navedenimi v priloženih dokumentih. Dokumentu je dodeljena edinstvena številka.
Na dnu sprednje strani računovodja izpolni vrstice »prejem«: od koga je bil obrazec poročila prejet, njegova številka in datum, porabljen znesek, število priloženih dokumentov, datum sprejema poročila in računovodja podpis se postavi. Tako izpolnjeno potrdilo se odtrga od glavnega dela obrazca AO-1 in prenese na odgovorno osebo kot znak, da je poročilo sprejeto in preverjeno.
Na hrbtni strani obrazca računovodja izpolni vrstici 7 in 8, v katerih odraža znesek, ki je bil sprejet v računovodstvo, in vrstico 9, v kateri je vpisana breme računa, kjer se odpišejo nastali stroški.
Nato se morate vrniti na sprednjo stran in izpolniti dve majhni tabeli:
Spodnja slika prikazuje vzorec izpolnjevanja obrazca vnaprejšnjega poročila.
Vzorec izpolnjevanja sprednje strani poročila
Spodnja slika prikazuje primer izpolnjevanja hrbtne strani poročila.
Vzorčna zasnova hrbtne strani obrazca št. AO-1
Poročilo o stroških - primarni dokument, ki se sestavi za poročilo zaposlenega o porabi denarja za nakup blaga, storitev, del. Skupaj izpolnimo poročilo o stroških: upoštevali bomo celotno verigo poslovanja, katere rezultat bo pravilna sestava poročila o stroških. Obrazec vnaprejšnjega poročila lahko prenesete na koncu tega članka.
Organizacija mora razviti in odobriti lokalne predpise, ki urejajo postopek obtoka gotovine, vključno z njihovo izdajo odgovornim osebam. Takšni dokumenti so:
Tako se zneski predplačil izdajajo le po določenem vrstnem redu na podlagi odredbe direktorja podjetja in/ali vloge zaposlenega.
Splošni postopek za izdajo sredstev po poročilu je določen s točko 6.3 postopka št. 3210-U. Zato lahko podjetje izplača odgovorna denarna sredstva na naslednje načine:
Zaposlenim, s katerimi je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi ali civilnopravna pogodba, je mogoče izdati gotovino (glej pismo Centralne banke Ruske federacije z dne 02. 10. 2014 št. 29-R-R-6 / 7859).
Neposredno pred izdajo sredstev uslužbencu računovodske službe podjetja je treba preveriti prisotnost dolgov zaposlenega za izdane predčasne predujme. Če teh podatkov ni (zaposleni ni poročal o predhodno izdanih sredstvih), nima pravice do prejema drugih obračunanih zneskov (3. odstavek 6.3. člena postopka št. 3210-U).
Oblika predhodnega poročila za leto 2019 je ostala nespremenjena. Ne pozabite, da je treba vnaprejšnjemu poročilu nujno priložiti dokazila.
Zakon ne vsebuje zahtev za obvezno uporabo enotnih obrazcev primarnih računovodskih dokumentov. Hkrati je vsako dejstvo gospodarskega življenja predmet registracije primarne računovodske listine, ki je določena s 1. odstavkom čl. 9 zakona št. 402-FZ. Organizacije imajo pravico izbrati:
Obrazec vnaprejšnjega poročila v obrazcu št. AO-1 v formatu preglednice Excel lahko brezplačno prenesete na koncu članka, primer izpolnjevanja pa je prikazan na spodnji sliki.
Vsi uporabljeni primarni dokumenti morajo biti odobreni v računovodski politiki (zakon št. 402-FZ, člen 4 PBU 1/2008 "Računovodska politika organizacije").
Po prejemu sredstev je odgovorna oseba dolžan v roku, ki ni daljši od treh delovnih dni po izteku roka, za katerega so bila izdana sredstva za poročilo, oziroma od dneva vstopa na delo, nakazati predračun s priloženim dokazila (člen 6.3 Navodila št. 3210-C) računovodstvo. Če predhodno poročilo ni sestavljeno pravočasno, je to kršitev denarne discipline (člen 15.1 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije).
Razmislite, kako izpolniti predhodno poročilo (glej spodaj za vzorec izpolnjevanja 2019). Primeren je na primer enoten obrazec AO-1 "Napredno poročilo".
Odgovorna oseba vnese podatke v naslednja polja.
Izpolnjevanje sprednje strani obrazca št. AO-1:
Izpolnjevanje hrbtne strani obrazca št. AO-1:
Uslužbenec finančne ali računovodske službe preveri polja, ki jih izpolni odgovorna oseba, in dodatno izpolni naslednja polja:
Po preverjanju pravilnosti izpolnjevanja dokumenta, točnosti in namenske porabe izdanih sredstev se obrazec pošlje v odobritev vodji organizacije.
Po odobritvi avansnega poročila so na njegovi hrbtni strani navedeni zneski v stolpcu »Znesek izdatkov, sprejetih v obračun« z navedbo računovodskih računov, na katere bodo bremenili stroški odgovorne osebe. Predhodno poročilo, knjižbe na njem morajo ustrezati vpisom v računovodskih registrih. Nadalje se izvedejo končni obračuni z odgovorno osebo.
Odtrgni del akontacije se vrne delavcu. Ta škrbina je dokaz poročanja o odgovornosti.
Spremne dokumente lahko razdelimo v dve skupini:
Vsa dokazila morajo vsebovati zahtevane podatke: ime nasprotne stranke, datum, vsebino dejstva gospodarskega življenja, količino, stroške, pa tudi polno ime, položaj in podpis osebe, ki je pripravila poročilo.
Razmislite o značilnostih izpolnjevanja različnih vrst dokazil.
Gotovinski prejemek ali obrazec strogega poročanja (v nadaljnjem besedilu - BSO) potrjuje dejansko plačilo (to je dejstvo, da je odgovorna oseba porabila prejeti denar). Obrazci morajo vsebovati obvezne podatke iz čl. 4.7 54-FZ.
Ob upoštevanju posebnosti svojih dejavnosti ali posebnosti njihove lokacije nasprotne stranke izvajajo poravnave brez uporabe blagajn (2., 3., 5.-7. člen, 2. člen zakona št. 54-FZ).
Obvezni rekviziti BSO so:
BSO mora vsebovati podatke o tiskarni (ime, naslov, TIN); v posebni vrstici morata biti tipografsko natisnjena vrsta in številka obrazca.
Potrdilo o prodaji nima enotne oblike. V skladu s tem ima vsaka organizacija pravico, da samostojno razvija obrazce. To velja tudi za račune. V obrazcu je treba preveriti le prisotnost obveznih podrobnosti.
Upoštevati je treba, da so ti dokumenti odpremni dokumenti in ne vsebujejo potrdila o plačilu, oziroma ne zmanjšujejo zneska obračunanih zneskov, razen v primerih, ko se nakup blaga in materiala izvaja od plačnikov UTII, ki ne uporabljajo gotovine. registri. V tem primeru bo potrditev stroškov potrdilo o prodaji (glej pismo Ministrstva za finance Rusije z dne 19. januarja 2010 št. 03-03-06 / 4/2, z dne 11. novembra 2009 št. 03-01- 15/10-492 z dne 01. 9. 2009 št. 03-01-15/9-436).
Račun je davčni dokument, ki v tem primeru omogoča sprejem DDV odbitnega iz proračuna. Upoštevajte, da se računi posameznikom, ki kupujejo blago (dela, storitve) za gotovino, izdajo le, če obstaja pooblastilo za prejem tega obrazca (7. člen 168. člena davčnega zakonika).
Univerzalni prenosni dokument je tako davčna kot odpremna listina. Po UPD lahko hkrati sprejemate blago in material ter upoštevate DDV, odbitni iz proračuna.
Račun in UPD nista dokumenta, ki potrjujeta plačilo materialnih sredstev, oziroma ne zmanjšujeta zneska obračunanih zneskov.
V letu 2019 so uvedeni novi obrazci računov in UPD!
Ločeno obravnavanje zahteva postopek dokumentiranja potnih in gostinskih stroškov. Spodaj so navedene ključne točke za te stroškovne skupine.
Po uveljavitvi sprememb, sprejetih z Uredbo Vlade RS št. 749 »O posebnostih napotitve delavcev na službena potovanja« (v nadaljnjem besedilu - Uredba št. 749), se obrazci za potrdilo o službenem potovanju, razporeditev dela in poročilo o opravljenem delu v podjetju potovanja niso obvezna. Organizacije imajo pravico določiti potrebo po izpolnjevanju teh obrazcev v lokalnem regulativnem aktu.
Če se organizacija odloči, da ne bo uporabljala potnih potrdil, je treba za potrditev dnevnice k predhodnemu poročilu o službenem potovanju priložiti potrdilo o računovodstvu katere koli oblike. Obrazec potrdila mora biti odobren kot del računovodske politike.
Zakonodaja ne omejuje zneska plačil v obliki dnevnic zaposlenim v organizaciji. Višino dnevnic je treba potrditi z odredbo oziroma navesti v pravilniku o potnih stroških. Dnevnice so oproščene plačila zavarovalnih premij v znesku, ki ne presega 700 rubljev za vsak dan službenega potovanja na ozemlju Ruske federacije in ne več kot 2.500 rubljev za vsak dan službenega potovanja v tujini ( 2. člen 422. člena davčnega zakonika). V enakem znesku dnevnice niso vključene v dohodek zaposlenega pri izračunu dohodnine (člen 3, člen 217 Davčnega zakonika Ruske federacije).
Ne smemo pozabiti, da se pri potovanju na lokacijo, kjer ima delavec vsak dan možnost vračanja domov, ali napotitvi delavca na enodnevni izlet, dnevnice ne izplačujejo (11. člen Sklepa št. 749).
Predhodno poročilo o službenem potovanju 2019 je potrebno izpolniti ob upoštevanju mnenja Ministrstva za finance iz dopisa št. 03-03-06/1/35214 z dne 06.06.2017. V tem dopisu je pojasnjeno, da sta, če je vozovnica kupljena v elektronski obliki, potrdilo o prejemu elektronske vozovnice in vstopni kupon dokumentarna dokazila za namene dohodnine.
Hkrati mora vstopni kupon odgovorni osebi potrditi dejstvo storitve letalskega prevoza. Praviloma je ta rekvizit inšpekcijski žig.
Če na natisnjenem elektronskem vstopnem kuponu ni inšpekcijskega žiga, mora zavezanec potrditi dejstvo, da je bila storitev zračnega prevoza odgovorni osebi opravljena na drug način.
Zelo pogosto premium vozovnica vključuje stroške storitev (nabor hrane, potrebščine in higienske pripomočke, vključno s posteljnino, tiskovinami itd.).
Ministrstvo za finance je v dopisu št. 03-03-РЗ/37488 z dne 16. 6. 2017 pojasnilo, kako se upoštevajo stroški dodatnih storitev.
Stroški dodatnih storitev pri potovanju z luksuznimi avtomobili niso predmet dohodnine (člen 3, člen 217 Davčnega zakonika).
Za namene obdavčitve dobička organizacij se stroški dodatnih storitev v celoti upoštevajo kot del drugih odhodkov (člen 12, člen 1, člen 264 Davčnega zakonika).
Toda za DDV je mnenje nasprotno: če se znesek dodatnih pristojbin in storitev oblikuje ob upoštevanju stroškov gostinskih storitev, se znesek DDV ne odbije (člen 7, člen 171 Davčnega zakonika Ruske federacije). ).
Noben od veljavnih predpisov ne vsebuje navodil o višini in postopku evidentiranja stroškov gostovanja. Na podlagi tega mora organizacija samostojno razviti in odobriti v računovodski politiki ali posebnem regulativnem aktu seznam dokazil, ki potrjujejo veljavnost in poslovne namene stroškov gostoljubja, ki jih imajo odgovorne osebe.
Za pravilno odražanje stroškov sprejema in servisiranja ruskih in tujih delegacij priporočamo, da sestavite naslednje dokumente (glejte Pisma Ministrstva za finance št. ):
Poročilom je treba priložiti dokumente, ki potrjujejo nakup izdelkov, spominkov in drugih artiklov.
Odhodki za gostoljubje vključujejo odhodke v višini največ 4 % stroškov dela zavezanca za obračunsko (davčno) obdobje. Naslednji stroški se ne pripoznajo kot stroški gostoljubja:
Datum priznavanja stroškov reprezentance, izdanega prek odgovorne osebe, je datum, ko vodja organizacije odobri predhodno poročilo.
Za namene davčnega računovodstva je treba dokumente hraniti 4 leta (člen 8, člen 1, člen 23 Davčnega zakonika Ruske federacije). Upoštevati je treba, da je treba v primeru prejetja izgube dokumente, ki potrjujejo stroške, hraniti 10 let (člen 4
Izpolnjevanje predhodnega poročila se zgodi v primerih, ko zaposleni v podjetjih in organizacijah prejmejo od računovodske službe določen znesek denarja za stroške, povezane z njihovimi poklicnimi dejavnostmi.
DATOTEKE
Najpogosteje se izdaja sredstev pojavi za potne stroške ali stroške, povezane z gospodinjskimi dejavnostmi podjetja (nakup pisarniškega materiala, pisarniškega papirja, pohištva itd.). Toda pred izdajo financ mora računovodja od direktorja podjetja prejeti ustrezen nalog ali nalog, v katerem bo naveden točen znesek in namen predplačila.
Po opravljenih stroških je delavec, ki je prejel denar, dolžan preostanek vrniti v blagajno podjetja ali, če je prišlo do prekoračitve, prejeti preveč porabljen denar iz blagajne. Na tej stopnji se je dokument pozval "Napredno poročilo".
Preostalega denarja je nemogoče vrniti na blagajno podjetja kar tako. Strokovnjakom računovodskega oddelka je treba prenesti dokumente, ki potrjujejo, da so bila odgovorna sredstva porabljena točno za namene, za katere so bila zagotovljena. Kot taka dokazila se uporabljajo predvsem gotovina in računi, vozovnice za vlak, obrazci za strogo poročanje itd. Vsi zgoraj navedeni dokumenti morajo vsebovati jasno čitljive podatke, datume in zneske.
Do danes ni enotnega, strogo obveznega vzorca poročila, vendar večina računovodij na stari način raje uporablja prej splošno veljaven obrazec. To je razumljivo: vključuje vse potrebne informacije, vključno z −
Na dokument ni treba žigati, saj je del internega dokumentnega toka podjetja, poleg tega imajo od leta 2016 pravne osebe, tako kot doslej in samostojni podjetniki, polno zakonsko pravico, da ne uporabljajo pečatov in žigov za zaznamovanje papirjev.
Dokument je ustvarjen v eni izvirni kopiji in ni vredno odlašanja z izpolnjevanjem - v skladu z zakonom, izdati ga je treba v največ treh dneh potem ko je denar porabljen.
Ker se predhodno poročilo nanaša na primarno knjigovodsko dokumentacijo, ga je treba izpolniti zelo previdno in poskušati ne delati napak. V primerih, ko se temu ni bilo mogoče izogniti, je bolje izpolniti nov obrazec.
Kljub resnemu imenu in pomembnosti dokumenta izpolnjevanje ni velika težava.
Prvi del dokumenta izpolni delavec, ki je prejel denar za poročilo.
Na levo mizo odgovorni uslužbenec vnese podatke o izdanih sredstvih, zlasti navede skupni znesek, pa tudi podatke o valuti, v kateri je bila izdana (če se uporabljajo valute drugih držav). Spodaj je vpisan znesek preostalega zneska ali prekoračitve porabe.
na desno mizo podatke vnese računovodski strokovnjak. Tukaj se vnesejo informacije o računovodskih računih in transakcijah, zlasti so navedeni podračuni, skozi katere prehajajo denar in določeni zneski.
Pod tabelo navedite število prilog k poročilu o stroških (tj. dokumentov, ki potrjujejo stroške).
Po izpolnitvi vseh potrebnih podatkov mora glavni računovodja preveriti poročilo in priložene papirje in v ustrezni vrstici (z besedami in številkami) navesti odobreni znesek za poročilo.
Nato se v poročilo vnesejo avtogrami računovodje in glavnega računovodje ter podatki o preostalih ali preveč porabljenih sredstvih - zahtevane celice označujejo določen znesek in blagajniški nalog, skozi katerega gre. Blagajnik, ki je prevzel stanje ali izdal prekoračitev, prav tako podpiše dokument.
Na hrbtni strani poročila o stroških so podatki o vseh dokumentih, ki so mu priloženi:
Pod tabelo mora odgovorna oseba postaviti svoj podpis, ki bo pričal o točnosti vnesenih podatkov.
Zadnji del (odrezni del) vključuje potrdilo računovodje, ki mu je odgovorni izročil dokumente, ki dokazujejo stroške. Tukaj so navedeni
Nato mora računovodja pod dokument podpisati svoj podpis in datum izpolnjevanja dokumenta ter ta del prenesti na zaposlenega, ki je predložil poročilo.
Enotna oblika AO-1uporablja se za poročanje zaposlenih o predujmah, prejetih od organizacije. Ukvarjajmo se z njegovo zasnovo.
Obrazec enotnega obrazca AO-1 in navodila za njegovo izpolnjevanje so bili odobreni z Odlokom Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 01.08.2001 št. 55. Obrazec lahko prenesete na naši spletni strani.
Spomnimo, da je uporaba enotnih obrazcev trenutno neobvezna. Po želji se lahko vnaprejšnje poročilo sestavi na obrazcu, ki ga razvije organizacija in potrdi njen vodja.
Več o tem - "Primarni dokument: zahteve za obliko in posledice njegove kršitve" .
Predhodno poročilo pripravi odgovorna oseba, to je delavec:
To je predvideno v pod. 6.3 str.6 Direktive Banke Rusije št.3210-U z dne 11. marca 2014 in str.26 Uredbe o službenih potovanjih, potrjena. Odlok vlade Ruske federacije z dne 13. oktobra 2008 št. 749.
O posledicah kršitve tega roka preberite v našem gradivu. "Če se delavec v 3 dneh ni javil na račun in ga niste zadržali od njegove plače, morate obračunati prispevke" .
Poročilo je sestavljeno v enem izvodu, kateremu so priloženi dokumenti, ki potrjujejo stroške, ki jih ima zaposleni. Da zaposleni ne bi delali napak, je priporočljivo izdati navodila o postopku sestavljanja predhodnih poročil.
Upoštevajte: pred kratkim je predhodno poročilo mogoče sestaviti ne samo v papirni, ampak tudi v elektronski obliki.
Več o tem - "Predpis se lahko podpiše z elektronskim podpisom" .
Vzorec izpolnjevanja enotnega obrazca AO-1 lahko prenesete na naši spletni strani.
Po prejemu predhodnega poročila od zaposlenega nadaljujte po naslednjem vrstnem redu:
Pogosto mora podjetje kriti z gotovino, ki se izda strogo določenim uradnikom. V predpisanih rokih morajo predložiti obrazec, kot je predhodno poročilo, ki mu je priložena dokazila o nastalih stroških. Slednje je treba navesti v vlogi pri izdaji denarja. Razmislite, kako izpolniti vnaprejšnje poročilo v obliki AO-1.
Na začetku vsakega leta je zaželeno, da podjetje izda nalog za odgovorne osebe, torej osebe, ki lahko prejemajo sredstva za izdatke za proizvodne namene. Opredeljuje tudi cilje in trajanje časa, v katerem se poraba izvaja.
Denar se lahko izda tako zaposlenim v podjetju kot osebam, ki jih pritegnejo od zunaj po civilnih pogodbah. Možno jih je prenesti na kartico računovodje.
Bodite pozorni! Obveznost sestave predhodnega poročila je določena s postopkom za vodenje blagajniškega poslovanja. Ni ga mogoče sestaviti samo za podjetnike, ki vodijo računovodstvo v poenostavljeni obliki.
Ta normativni akt strogo opredeljuje seznam navodil za izdajo sredstev na račun. Sem spadajo nakup goriva, pisalne potrebščine, gospodinjski in reprezentančni stroški itd. Za nekatere transakcije je na voljo samo negotovinsko naročilo. Obstaja tudi omejitev za gotovinske poravnave med podjetji po eni pogodbi, ki znaša 100 tisoč rubljev.
Obliko predhodnega poročila določi Državni odbor za statistiko. Podjetja imajo pravico, da na njeni podlagi razvijejo svojo obliko v skladu z značilnostmi gospodarske dejavnosti.
Zaposleni, ki je prejel denar v podporočilu, ga lahko izpolni sam ali pa ga nakaže odgovornemu računovodji, ki bo samodejno sestavil predhodno poročilo Obrazec AO-1 z uporabo spremnih primarnih dokumentov.
Na podlagi odobrenega obrazca bo moral zaposleni v podjetju vrniti neporabljen denar. Če želite to narediti, se prijavite.
Pomembno! Ob vrnitvi od napotena oseba mora v 3 delovnih dneh po vrnitvi od nje poročati o porabljenem znesku.
Oglejmo si podrobneje, kako izpolniti predhodno poročilo.
Na vrhu obrazca sta navedena ime podjetja in njegova šifra po imeniku OKPO.
Spodaj na levi strani morate za imenom dokumenta napisati njegovo serijsko številko in datum sestavljanja. Desni del, ki se začne za besedami "Soglašam", izpolni vodja podjetja. Tam z besedami navede skupni znesek poročila, postavi stališče, podpis, datum odobritve.
Pomembno! Ne smemo pozabiti, da v skladu z regulativnimi dokumenti osebi ni mogoče dati računa, če ni v celoti poročal o prejšnjem predplačilu. Nekateri davčni inšpektorji med revizijo za to naložijo globo.
Po tem se obrazec razdeli v dve tabeli, ki ju izpolni računovodja. Na levi strani je zabeleženo gibanje sredstev - stanje ali prekomerna poraba, prejeti znesek, porabljen znesek, končno stanje. 
V desno tabelo računovodja vpiše korespondenco računov in zneske, ki jim ustrezajo.
Spodaj zaposleni navede, koliko dokumentov zagotavlja in koliko listov zavzemajo.
Po preverjanju računovodja z besedami in številkami navede njen znesek in ga podpiše. Dokument potrdi tudi glavni računovodja.
Če ima zaposleni stanje ali prekomerno porabo, morate zapisati številko in datum gotovinskega dokumenta ter znesek transakcije.
Za vpis v dnevnik je potrebno izpolniti tudi odcepni del predhodnega poročila.
Na tej strani je tabela, v katero odgovorna oseba vnese podatke o predloženih dokumentih. Vsak od njih mora ustrezati eni vrstici.
Stolpec 1 vsebuje številko vrstice. V stolpcih 2 in 3 se zapišeta datum in številka spremne listine, v stolpcu 4 - njeno ime.
V stolpcu 5 zaposleni vnese znesek dokumenta v rubljih ali v stolpcu 6 - v tuji valuti.
Vse prazne stolpce je treba prečrtati. Na koncu tabele v vrstici "Skupaj" je zabeležen skupni znesek. Po izpolnjevanju odgovorna oseba s svojim podpisom potrdi pravilnost navedenih podatkov.
Po preverjanju pravilnosti podatkov in veljavnosti odhodkov računovodja izpolni stolpca 7 in 8, kjer vpiše dejansko upoštevan znesek, v stolpcu 9 pa navede ustrezni račun. V prihodnosti se posplošeni podatki iz teh stolpcev prenesejo na sprednjo stran dokumenta.
V skladu s poročilom lahko izdate zneske, ki presegajo 100 tisoč rubljev - ta omejitev ne velja za obračune z zaposlenimi. Toda znesek za katerega koli od predloženih dokumentov ne sme presegati te omejitve.
Če gre zaposleni na službeno pot v tujino, mu lahko daste odgovorne zneske v tuji valuti. Njeno podjetje samostojno menja na banki. V tem primeru je ta znesek naveden po menjalnem tečaju, ki je bil določen na dan izdaje.
Od leta 2015 je dovoljeno poročanje izvajalcem. Po porabi sredstev je dolžan predložiti tudi predhodno poročilo. Vendar se v tem primeru stolpec "Številka osebja" ne izpolni, v stolpcu "Položaj" pa je naveden "izvajalec".
Obračunski znesek se lahko nakaže na zaposlenega na kartici. Za to mora oddati vlogo, podrobnosti operacije (datum in številka plačilnega naloga) pa so navedene v stolpcu »Prejeto predplačilo«.
