الصفحة الرئيسية - استشارات
أصبح استخدام بطاقات الشركات كوسيلة لإجراء المدفوعات أكثر شيوعًا. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن هذه البطاقات هي وسيلة موثوقة وملائمة لدفع النفقات المتعلقة بالأنشطة الاقتصادية للمؤسسة ، وفي المقام الأول نفقات السفر والترفيه. كيف تبدو عملية إصدار بطاقات الشركات عمليا؟ ما هي المستندات التي يمكن استخدامها لتأكيد النفقات المصروفة؟ ما هي الجهات التي يجب إخطارها بشأن فتح حساب مصرفي خاص؟
بطاقة الشركة ، مثل أي بطاقة بنكية بلاستيكية أخرى ، هي وسيلة دفع مسجلة مصممة لدفع ثمن السلع أو الخدمات ، وكذلك لسحب النقود من أجهزة الصراف الآلي والبنوك.
يخضع إجراء تداول البطاقات المصرفية على أراضي الاتحاد الروسي للائحة الخاصة بإصدار البطاقات المصرفية والمعاملات التي تتم باستخدام بطاقات الدفع ، والتي وافق عليها بنك روسيا في 24 ديسمبر 2004 N 266-P. وتجدر الإشارة إلى أنه تم إجراء عدد من التعديلات على نص هذه اللائحة N 266-P من خلال التعليمات N 2862-U ، والتي ستدخل حيز التنفيذ في 1 يوليو 2013 (تعليمات بنك روسيا بتاريخ 10.08.2012 N 2862- U "بشأن التعديلات على لائحة بنك روسيا بتاريخ 24 ديسمبر 2004 N 266-P" بشأن إصدار البطاقات المصرفية والمعاملات التي تتم باستخدام بطاقات الدفع "المسجلة لدى وزارة العدل في 21 نوفمبر 2012 N 25863).
مع الأخذ في الاعتبار التعديلات التي تم إجراؤها على البند 1.5 من اللائحة N 266-P ، فقد ثبت أن لمؤسسة الائتمان الحق في إصدار بطاقات مصرفية من الأنواع التالية: بطاقات الدفع (الخصم) ، وبطاقات الائتمان والبطاقات مسبقة الدفع ، وحاملو وهم الأفراد ، بما في ذلك أولئك المرخص لهم من قبل الكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد.
من السمات المميزة لبطاقة الشركة أن الشخص الذي تم إصدارها من أجله يجب أن يكون موظفًا في المؤسسة أبرم اتفاقية لإصدار مثل هذه البطاقة ، بينما يحصل الموظف على حق الوصول الكامل إلى أحد حسابات كيان قانوني ، أي يدير أموال المنظمة.
يمكن تعيين حد إنفاق فردي لكل بطاقة. يمكنك تعيين حدود دائمة لإنفاق الأموال على البطاقات ، وحدود مؤقتة مع تحديد أي فترة زمنية. بالإضافة إلى ذلك ، عند استخدام بطاقات الشركات ، يمكنك تعيين حدود لفئات الإنفاق المختلفة: المدفوعات النقدية وغير النقدية ، والمعاملات في الخارج ، وما إلى ذلك.
عادة ، عند استخدام بطاقات الشركة ، يتم تعيين عدد من المتطلبات والقيود:
هناك عدد من مزايا استخدام بطاقات الشركة لكل من المؤسسة والموظفين الذين تم إصدارها لهم:
غالبًا ما يُطرح هذا السؤال من أصحاب العمل الذين نفذوا مشاريع "الرواتب" في مؤسساتهم. للتذكير ، في وقت سابق ، في الرسالة رقم 14-27 / 513 بتاريخ 24/12/2008 ، أشار بنك روسيا إلى وجود قيود على قائمة المعاملات التي يقوم بها الأفراد الذين يستخدمون البطاقات المصرفية ، وفقًا لأحكام التشريع الحالي من الاتحاد الروسي. في الوقت نفسه ، أكد ممثلو بنك روسيا أن مسألة مقبولية سداد المصاريف المتعلقة برحلات العمل عن طريق تحويلها إلى الحسابات المصرفية للموظفين الأفراد المفتوحة للمعاملات باستخدام البطاقات المصرفية هي في مستوى تطبيق تشريعات العمل. لذلك ، وفقًا للفن. 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، يتم تحديد إجراءات ومبلغ سداد النفقات المتعلقة برحلات العمل بموجب اتفاقية جماعية أو قانون تنظيمي محلي.
أما الدائرة المالية فلا تمانع في استخدام بطاقات "الرواتب" للتسويات مع المسؤولين. في الرسالة المؤرخة 05.10.2012 N 14-03-03 / 728 ، لاحظت وزارة المالية أنه فيما يتعلق باستخدام البنوك الحديثة وتقنيات الدفع الأخرى ، بدلاً من إصدار النقد ، يتم إدخال المدفوعات غير النقدية إلى الحسابات المفتوحة لـ هؤلاء الموظفين للتسويات باستخدام بطاقات الخصم المصرفية الصادرة عن مؤسسات الائتمان ، بما في ذلك في إطار مشاريع "الرواتب".
وفقًا لمسؤولي الدائرة ، يُنصح بتوسيع نطاق تطبيق بطاقات الدفع (الخصم) المصرفية (بالإضافة إلى مدفوعات الأجور في إطار مشاريع "الراتب") ليشمل التسويات مع الأشخاص المسؤولين. تتمثل مزايا طريقة الدفع مثل التسويات غير النقدية مع الأشخاص المسؤولين الذين يستخدمون بطاقات التسوية (الخصم) المصرفية في زيادة كفاءة عمليات الدفع وأتمتة تسوية التسويات والتحكم في استلام (إيداع) الأموال واستخدامها .
قد تتضمن قواعد تنظيم ومتابعة المحاسبة مع الأشخاص الخاضعين للمساءلة أحكامًا تنص على التسويات معهم سواء نقدًا أو عن طريق التحويل المصرفي.
على سبيل المثال ، استشهد المموّلون بالممارسة المتبعة في إدارتهم: كجزء من تنفيذ السياسة المحاسبية ومع مراعاة أحكام الاتفاقية الجماعية ، تصدر وزارة المالية أموالاً مقابل تقرير نفقات السفر في شكل غير نقدي. الطريقة بناءً على طلب الشخص المسؤول الذي يحتوي على التفاصيل اللازمة للتحويل إلى حساب موظف في وزارة المالية تم فتحه في مؤسسة ائتمانية في رحلة عمل:
كقاعدة عامة ، لتنفيذ مشروع "بطاقة الشركة" ، يجب على المؤسسة ، بالإضافة إلى الحساب الجاري الموجود في البنك ، فتح حساب ثانٍ خصيصًا للتسويات باستخدام بطاقات الشركة. لهذا تحتاج:
بعد استكمال جميع المستندات اللازمة وفتح حساب جاري ثان ، تقدم المنظمة للبنك:
ملحوظة! يتم إصدار البطاقة المصرفية للشركات مباشرة إلى صاحبها المشار إليه من قبل المنظمة في طلب إصدار بطاقة مصرفية ، أو لممثل العميل الذي يعمل على أساس توكيل رسمي صادر وفقًا لمتطلبات القانون.
لتنفيذ المحاسبة والرقابة على حركة بطاقات الشركة للمنظمة ، من المستحسن وضع لائحة مناسبة. من الممكن عدم وضع لائحة منفصلة بشأن إجراءات استخدام بطاقات الشركة ، ومع ذلك ، في هذه الحالة ، يجب توضيح إجراءات استخدامها في قانون تنظيمي محلي آخر ، على سبيل المثال ، في اللائحة الخاصة بالإجراء ومقدار سداد نفقات السفر ، وإصدار الأموال الخاضعة للمساءلة ، وتقديم تقارير مسبقة عن نفقات السفر والأعمال. على سبيل المثال ، يمكننا الاستشهاد بأمر JSC "السكك الحديدية الروسية" بتاريخ 07.11.2006 N 2193r ، والذي وافق على اللائحة الخاصة بإصدار الأموال للتقرير. تحتوي هذه اللائحة على قسم منفصل هو "إجراء استخدام البطاقة المصرفية للشركات" ، والذي يحدد:
بالإضافة إلى اللائحة ، من الضروري الموافقة على سجل محاسبة بطاقات الشركات. يجب أن يعكس هذا السجل:
يجب تأكيد وقائع استلام وإرجاع بطاقة الشركة من قبل الموظف الذي استلمها (أعادها) والشخص المسؤول عن الاحتفاظ بسجلات هذه البطاقات.
يتم انعكاس النفقات على أساس سجل المدفوعات الصادر عن البنك أو مجلة إلكترونية.
عادةً ما يتم الخصم أو قيد الأموال لمعاملات البطاقة في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي لليوم الذي يتلقى فيه البنك سجلًا للمدفوعات أو دفتر يومية إلكتروني من مركز تسوية واحد (يمكن بعد ذلك تحويل هذه المستندات إلى المؤسسة).
تذكر أنه عند استخدام البطاقة في المتاجر والفنادق وأماكن الدفع الأخرى ، يتلقى موظفو المنظمة مستندات تؤكد النفقات المتكبدة (الشيكات ، وفواتير الفنادق ، وتذاكر السفر ، والإيصالات ، والفواتير ، وما إلى ذلك). يجب أن تكون هذه المستندات مصحوبة بنسخ أصلية من القسائم والإيصالات من المحطات الإلكترونية وأجهزة الصراف الآلي. يجب على موظف المنظمة تقديم جميع هذه المستندات مع تقرير مسبق إلى قسم المحاسبة في المنظمة.
التفاصيل الإلزامية التي يجب أن يحتوي عليها مستند المعاملات باستخدام بطاقة الدفع مدرجة في الفقرة 3.3 من اللائحة N 266-P. وتشمل هذه:
يجب أن تحتوي التفاصيل المدرجة على علامات تسمح بتحديد المراسلات بشكل موثوق بين تفاصيل بطاقة الدفع وحساب الكيان القانوني ، وكذلك بين معرفات المنظمات التجارية (الخدمات) وأجهزة الصراف الآلي والحسابات المصرفية للمنظمات التجارية (الخدمات) (ص.
3.6 المخصصات N 266-P).
لمعلوماتك. يجب أن يحتوي المستند الورقي الخاص بالمعاملات باستخدام بطاقة الدفع بالإضافة إلى ذلك على توقيعات حامل بطاقة الدفع والصراف. لا ينطبق هذا المطلب على الحالات التي يتم فيها إعداد مستند في نقطة استلام نقدي باستخدام نظير توقيع مكتوب بخط اليد.
ماذا تفعل في حالة عدم قيام ماكينة الصراف الآلي بإصدار شيك يؤكد العملية عند سحب الأموال من بطاقة مصرفية؟ وقد لوحظ أعلاه أن هذه الشيكات يرفقها الأشخاص المسؤولون بالتقرير المسبق. لكن الموظف نفسه - الشخص الخاضع للمساءلة - لا يحق له طلب الشيك الذي يحتاجه من البنك. هذا يرجع إلى حقيقة أن عميل البنك ليس موظفًا ، ولكنه منظمة. وبالتالي ، يجب على المنظمة التقدم بطلب إلى البنك للحصول على مستخرج. في الوقت نفسه ، لا يحق للبنك رفض إصدار مستخرج (الفقرة 2.1 ، القسم 2 ، الجزء الثالث من اللائحة التنفيذية لقواعد المحاسبة في المؤسسات الائتمانية الموجودة في الاتحاد الروسي ، والتي وافق عليها بنك روسيا في 16 يوليو 2012 N 385-P).
نظرًا لأن الأموال المحولة إلى هذه البطاقات تنتمي إلى المنظمة ، وليس إلى الأشخاص الذين يستخدمونها ، فلا توجد التزامات بدفع ضريبة الدخل الشخصي وأقساط التأمين (ما لم يثبت خلاف ذلك). ومع ذلك ، يجب تنفيذ جميع المستندات الداعمة بشكل صحيح. توصل القضاة إلى مثل هذه الاستنتاجات ، على وجه الخصوص ، في قرار FAS SZO المؤرخ 18 يوليو 2011 N A05-11476 / 2010. وأشار قرار المحكمة إلى أنه بموجب الاتفاقية ، يتم استخدام البطاقات لتنفيذ العمليات المتعلقة بالأنشطة الاقتصادية للمنشأة ، بما في ذلك دفع نفقات السفر والترفيه. اعتبر المحكمون أن المطالبات من السلطات الضريبية لا أساس لها ، لأن IFTS لم تتحقق من الحساب المصرفي ، ولم تتحقق من الأغراض التي تم بها خصم الأموال من بطاقة الشركة ، ولم تقدم أدلة على أن المبالغ المتنازع عليها كانت فائدة اقتصادية لـ موظفي وكيل الضرائب.
يُطلب من دافعي الضرائب ، سواء المنظمات أو أصحاب المشاريع الفردية ، إخطار مصلحة الضرائب كتابيًا بشأن فتح أو إغلاق الحسابات في غضون سبعة أيام (الفقرة الفرعية 1 من الفقرة 2 من المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). تمت الموافقة على نموذج الرسالة وإجراء ملئها بأمر من دائرة الضرائب الفيدرالية لروسيا بتاريخ 09.06.2011 N ММВ-7-6 / [بريد إلكتروني محمي]
أيضًا ، يجب تقديم المعلومات الخاصة بفتح حساب مصرفي في غضون سبعة أيام إلى صندوق المعاشات التقاعدية وصندوق التأمين الاجتماعي ، وهما السلطات التي تشرف على دفع أقساط التأمين (ص.
1 ص .3 م. 28 من القانون الاتحادي بتاريخ 24.07.2009 N 212-FZ).
إذا تم إصدار بطاقة شركة بالإضافة إلى حساب موجود ولم يتم فتح حسابات بنكية جديدة ، فلا ينبغي تقديم المعلومات إما إلى مفتشية الضرائب أو إلى السلطات التي تشرف على دفع أقساط التأمين.
ملحوظة! وفقا للفقرة 1 من الفن. 118 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، فإن انتهاك دافع الضرائب للموعد النهائي المحدد لتزويد مصلحة الضرائب بمعلومات حول فتح أو إغلاق حساب لدى أحد البنوك سيؤدي إلى غرامة قدرها 5000 روبل.
ابريل 2013
تمت الموافقة اسم المنظمة ________________________________ اللوائح اسم منصب رئيس المنظمة __________ N _____ _________ _____________________ التوقيع التوقيع فك الشفرة __________________ ________________________________ تاريخ الإعداد في إجراءات استخدام البطاقات المصرفية للشركات
1. المعلومات حول رمز PIN لبطاقة الشركة هي معلومات سرية. لا يُسمح لحاملي البطاقات بالإفصاح عن هذه المعلومات لأي طرف ثالث.
2. يتم تقديم تقرير عن الإنفاق المستهدف للأموال على البطاقة المصرفية للشركات إلى قسم المحاسبة في المنظمة:
- عند استخدام بطاقة الشركة فقط لتلقي النقد - في موعد لا يتجاوز 3 أيام عمل بعد انتهاء الفترة التي تم إصدارها من أجلها ، وعند إصدار بطاقة لدفع مصاريف السفر - في موعد لا يتجاوز 3 أيام عمل من يوم العودة من رحلة عمل ، باستثناء يوم الوصول (لموظفي أقسام المنظمة الموجودة في مستوطنات خارج موقع المنظمة ، تقديم تقرير إلى قسم المحاسبة في المنظمة - في موعد لا يتجاوز 5 أيام عمل) ؛
- عند استخدام بطاقة شركة لسداد المصروفات غير النقدية - في موعد لا يتجاوز 15 يوم عمل من تاريخ الدفع في شكل غير نقدي ، باستثناء يوم الدفع ، أو عند إجراء الدفع جزئيًا في شكل غير نقدي ، أو جزئيًا نقدا ، باستثناء يوم الدفع.
بالإضافة إلى المستندات التي تؤكد النفقات ، يجب أن تكون التقارير مصحوبة بإيصالات تؤكد الدفع عن طريق البطاقة.
3. في حالة عدم وجود مستندات تؤكد الاستخدام المقصود للأموال ، أو إذا لم يوافق المدير على التقرير المسبق ، يتم تحصيل المبالغ المخصومة من بطاقة الشركة من حامل البطاقة وسيتم خصمها من راتبه.
4. ترد قائمة الموظفين الذين صدرت باسمهم بطاقات الشركة في الملحق رقم 1.
يتم إصدار وإرجاع البطاقات في دفتر بطاقات الشركات بالشكل حسب الملحق رقم 2.
6. في حالة ضياع أو سرقة البطاقة المصرفية للشركات ، يلتزم حامل البطاقة بإخطار البنك الذي أصدر البطاقة على الفور لمنع التعامل معه. إذا لم يتم إغلاق الحساب بسبب خطأ حامل البطاقة في الوقت المناسب ، يجب استرداد مبلغ الضرر الناجم من حامل البطاقة.
الملحق ن 1
إلى المنصب من _______ N __
قائمة الموظفين _______________________________ (اسم المنظمة) الذين صدرت باسمهم البطاقات المصرفية للشركات ————————————————————————- ¦N ¦ الاسم الكامل
¦ بيانات جواز السفر ¦ نوع البطاقة¦ رقم البطاقة ¦ п / п¦ للموظف ¦ (الرقم ، من قبل من ومتى صدر) ¦ ¦ ¦ + - + —————- + ————————— + - —— + ————— + ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + - + —————- + ————————— + ——— + ————— + ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + - + —————- + ————————— + ——— + ————— + ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —- + ————— —- + ————————— + ——— + —————-
الملحق ن 2
إلى المنصب من _______ N __
دفتر سجل لبطاقات الشركات ___________________________ (اسم المنظمة) ————————————————————————— رقم ¦F.AND. ¦ تاريخ التاريخ التوقيع التاريخ التوقيع ¦ البطاقة ¦ حامل البطاقة ¦ البطاقة الصادرة ¦ الاستغناء حامل البطاقة موظف البطاقة ¦ ¦ البطاقة ¦ ¦ + ——— + ——— - + ————— - + ——- + ——— + ——— + ——— + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + ——— + ———- + —————- + ——- + ——— + ——— + ——— + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + ——— + ———- + —————- + ——- + ——— + - —— + ——— + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ——— + ———- + ——————- + ——- + ——— + ——— + ———-
24.12.2004 رقم 266-P.
لكي يتمكن الموظفون من العمل بحرية باستخدام بطاقات الشركة ، يجب على الشركة:
وضع لائحة بشأن إجراءات استخدام بطاقات الشركات (الجزء 1 من المادة 8 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
الموافقة على قائمة الوظائف التي تنطوي واجباتها على العمل باستخدام بطاقات الشركات في الشركة (البند 1 من المادة 847 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، الفقرتان 2 و 7 ، البند 1.12 من تعليمات بنك روسيا رقم 28- الأول في 14 سبتمبر 2006 "عند فتح وإغلاق الحسابات المصرفية ، حسابات الودائع (الودائع)" ؛
للتعرف على الموقف ضد توقيع جميع الموظفين المدرجين في القائمة (الجزء 2 من المادة 22 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
تنظيم المحاسبة في الشركة لقبول وإصدار البطاقات المصرفية للشركات (المادة 9 من القانون الاتحادي المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة" ، فيما يلي - القانون رقم 402-FZ ، المعلومات رقم PZ-10 / 2012 "بدء نفاذ القانون الاتحادي المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ" بشأن المحاسبة "اعتبارًا من 1 يناير 2013 ؛
وصف في طريقة المحاسبة للمحاسبة عن مبالغ التقارير على حساب خاص (البند 7 من PBU 1/2008).
في المقال ، سوف ننطلق من حقيقة أن الشركة قررت فتح حساب بطاقة خاص منفصل.
اللائحة الخاصة بإجراءات استخدام بطاقات الشركات هي دليل منهجي لجميع موظفي الشركة الذين ، بسبب واجبهم ، يشاركون بطريقة ما في هذه العملية.
في لائحة استخدام بطاقات الشركات ، نوصي بتحديد:
قائمة المصاريف والعمليات التي يمكن أن يقوم بها الموظف باستخدام بطاقة الشركة. يرجى ملاحظة ما يلي: تختلف قائمة المعاملات المسموح بها داخل الاتحاد الروسي عن قائمة المعاملات المسموح بها في الخارج. تظهر كلتا القائمتين في الجدول ؛
حدود بطاقات الشركات. قد تختلف من وظيفة إلى أخرى ؛
الفترة التي يجب على الموظف بعدها إعادة البطاقة ؛
طلب حاملي البطاقات بالمبالغ التي تم إنفاقها ؛
الفترة التي يجب على الموظف خلالها تقديم تقرير مسبق للشركة مع إرفاق المستندات الداعمة ؛
قائمة تقريبية بالوثائق المقبولة كتأكيد للتكاليف المتكبدة. يمكنك تجميع ألبوم من عيناتهم وجعله مرفقًا بالموقف. ثم سيكون لدى الموظفين فكرة مرئية عن المستند المطلوب عند الدفع بالبطاقة ؛
متطلبات ضمان حماية المعلومات حول الرمز الشخصي ؛
إجراء فقدان البطاقة ؛
أنواع مخالفة أوامر وإجراءات التعويض عن الضرر الذي يلحق بحامل البطاقة.
قائمة معاملات البطاقة
| نوع العملية | الغرض من الإنفاق | منطقة | |
| الترددات اللاسلكية | خارج الترددات اللاسلكية | ||
| سحب النقد بالروبل من بطاقة الشركة | + | - | |
| السفر والنفقات | + | - | |
| المدفوعات غير النقدية بالروبل ببطاقة الشركة | الأنشطة التجارية للشركة | + | - |
| + | - | ||
| سحب نقدي من بطاقة الشركة | الأنشطة التجارية للشركة | - | - |
| مصاريف السفر والترفيه | - | + | |
| المدفوعات غير النقدية بالعملة الأجنبية باستخدام بطاقة الشركة | الأنشطة التجارية للشركة | - | - |
| مصاريف السفر والترفيه | - | + | |
يمكن أن يكون أحد البدائل للبند الخاص بإجراءات استخدام بطاقات الشركة قسمًا منفصلاً عن استخدام بطاقات الشركة في قانون تنظيمي محلي آخر للشركة. يمكن استكمال هذا القسم ، على سبيل المثال ، بنص على إجراءات ومبالغ سداد نفقات السفر ، وتقديم تقارير مسبقة عن نفقات السفر والأعمال لموظفي الشركة. هو مبين أدناه.
يحق للموظفين الذين أصدروا هذه البطاقات استخدام بطاقات الشركة. عند إصدار بطاقات الشركة ، تقدم الشركة للبنك قائمة معتمدة بموظفي الشركة الذين يحق لهم استخدام البطاقات.
إذا قرر رئيس الشركة أنه من الأنسب استخدام بطاقات الشركة غير المسماة ، فإنه يصدر أمرًا بالموافقة على قائمة الوظائف ، والتي يمنح استبدالها الحق في استخدام بطاقات الشركة غير المسماة للدفع مقابل السلع والخدمات نيابة عن ولصالح الشركة. انظر أدناه للحصول على طلب عينة.
عند إنشاء قائمة ، ضع في اعتبارك أنه لا يمكن تكرار جدول التوظيف تمامًا. من الضروري عمل عينة معقولة وعدم تضمينها في المناصب (المهن) ، وأداء الواجبات الرسمية التي لا تنطوي على دفع مقابل السلع والخدمات نيابة عن الشركة ولصالحها.
يجب التعرف على جميع الموظفين الذين تم إصدار بطاقات شخصية لهم والذين تم سرد مناصبهم في الطلب مقابل التوقيع على اللائحة المعتمدة بشأن إجراءات استخدام البطاقات المصرفية للشركات أو مع القانون التنظيمي المحلي الذي يوجد فيه قسم مطابق.
يمكن تسجيل حقيقة التعارف في الورقة الأخيرة من اللائحة أو في وثيقة منفصلة (على سبيل المثال ، في بيان أو مجلة).
لاستبعاد حالات فقد بطاقات الشركة ، وكذلك سوء الاستخدام أو السرقة ، يجب على الشركة فرض رقابة صارمة على تخزين وحركة بطاقات الشركة.
يمكن أن تكون البطاقات المصرفية الشخصية للشركات في أيدي حامليها ، مع مراعاة امتثالهم لمتطلبات الأمان.
كقاعدة عامة ، يتم إصدار بطاقات الشركة غير المسماة للموظف لأداء مهمة محددة - لدفع تكاليف السفر أو الترفيه أو النفقات الأخرى.
توثيق تحويل البطاقة للموظف لا ينظمه القانون. من الأفضل الموافقة على هذا الإجراء في اللائحة الخاصة بإجراءات استخدام بطاقات الشركات. يمكن أن يكون الترتيب على النحو التالي:
يكتب الموظف طلبًا لإصدار بطاقة شركة غير مسماة مع تبرير الغرض من الإنفاق المقصود من الأموال ؛
يوافق المدير على طلب الموظف ويشير إلى حد البطاقة غير المسماة. يتم إعطاء نموذج التطبيق أدناه.
يرجى ملاحظة: التشريع لا ينص على أي استثناءات للموقف عندما يكون الشخص المسؤول هو رئيس الشركة. لكن للشركة الحق في ترتيب شروط استخدام بطاقات الشركة بشكل مستقل حسب المركز.
تصدر بطاقات الشركات لمدة تحددها اللائحة. يمكن إصدار بطاقة لفترة أطول تختلف عن البطاقة المحددة في لائحة الشركة بناءً على أمر رئيس الشركة.
إذا كان الموظف يسافر باستمرار في رحلات عمل ، بأمر منفصل من المدير ، فيمكن إصدار بطاقة شركة لفترة أطول.
إذا فات الموعد النهائي لإعادة بطاقة الشركة غير المسماة ، يجب على الشخص المخول بالتحكم في حركتهم إبلاغ الرئيس بذلك ، وبعد ذلك ، يتم اتخاذ قرار بحظر البطاقة أو أي قرار آخر مع الشخص المسؤول المذنب.
يتم تسجيل التاريخ والمدة والغرض من إصدار بطاقة الشركة ورقمها وحدها وموقعها ولقب الموظف في السجل لاستلام وإصدار البطاقات (مجلة حركة البطاقات المصرفية للشركات).
يجب تأكيد وقائع استلام وإرجاع بطاقة الشركة من قبل الموظف بالتوقيعات في مجلة الشخص المسؤول عن الإبلاغ وموظف المحاسبة المسؤول عن تخزينهما.
انظر أدناه للحصول على مثال على التسجيل.
لم يتم تحديد الإجراء الخاص بالإبلاغ عن الموظفين بشأن إنفاق الأموال على بطاقة الشركة بموجب قانون تنظيمي منفصل. لكن يمكن للشركة تطويرها بشكل مستقل ، بناءً على القواعد التي تحكم إجراءات الإبلاغ عن إنفاق المبالغ النقدية الخاضعة للمساءلة.
يمكن تحديد الموعد النهائي لتقديم تقرير مسبق عن استخدام الأموال من البطاقة المصرفية للشركات في اللائحة الخاصة بإجراءات استخدام بطاقات الشركة. يمكن تعيينه في أيام العمل من تاريخ انتهاء صلاحية الفترة المخصصة لتنفيذ الطلب أو العودة من رحلة عمل.
يمكنك استخدام النموذج الموحد للتقرير المسبق رقم AO-1 ، المعتمد بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية الروسية بتاريخ 01.08.2001 رقم 55.
أيضًا ، يحق للشركة تطوير ميزات المحاسبة الخاصة بها المرتبطة بمزيج من الأموال النقدية وغير النقدية للإنفاق (البند 4 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ).
اجذب انتباه المحاسبين إلى إحدى ميزات إعداد تقرير مسبق عن إنفاق الأموال من بطاقة الشركة.
لا يمكن اعتبار الإيصال الذي يتلقاه الموظف عند سحب النقود من جهاز الصراف الآلي في حد ذاته مستندًا يؤكد نفقات الموظف.
يجب أن يكون التقرير المسبق مصحوبًا بشيكات (مستندات أخرى) تشير إلى الإنفاق المستهدف للنقد المسحوب من البطاقة. يجب أن يدفع الموظف باقي المبالغ النقدية غير المستخدمة والمسحوبة من البطاقة إلى أمين الصندوق في الشركة. يجب اعتماد التقرير المسبق للموظف من قبل رئيس الشركة.
1. قائمة المصاريف والعمليات التي يمكن أن يقوم بها موظف المنظمة على بطاقة الشركة التابعة للمنظمة
يعد استخدام بطاقات الشركات في تنفيذ الأنشطة التجارية لأي منظمة أمرًا مريحًا للغاية وكل عام يزداد عدد المنظمات التي تستخدمها في أنشطتها.
من أجل استخدام بطاقة مصرفية للشركات في مؤسسة ، يُنصح بإصدار لائحة بشأن استخدام مثل هذا المنتج المصرفي ، والتي ستنشئ قائمة بمناصب الموظفين الذين يحق لهم استخدام هذه البطاقة ، وحدود الدفع على هذه البطاقة ، مثل بالإضافة إلى قائمة المصاريف التي يمكن لكل موظف القيام بها باستخدام هذه البطاقات ، والمسؤولية عن خسارتها والعمليات الأخرى اللازمة للسيطرة.
لاستبعاد النزاعات المحتملة مع الموظفين ، من الضروري وفقًا للجزء 2 من الفن. 22 من قانون العمل في الاتحاد الروسي للتعريف ، مقابل التوقيع ، جميع الموظفين الذين يحق لهم استخدام هذه البطاقة.
لتسجيل حركة بطاقات الشركات ، من الضروري تطوير واعتماد نماذج المستندات الأولية ، والتي على أساسها سيتم تنفيذ محاسبة قبول وإصدار البطاقات المصرفية للشركات (المادة 9 من القانون الاتحادي الصادر في 06.12.2018). 2011 N 402-FZ "بشأن المحاسبة" ، من الآن فصاعدًا - القانون N 402 -FZ).
في السياسة المحاسبية ، من المستحسن وصف طريقة المحاسبة لمبالغ التقارير على حساب خاص (البند 7 من PBU 1/2008) ، وكذلك منهجية المحاسبة التي سيتم مناقشتها في هذه المقالة
يتم تحديد قائمة النفقات التي يمكن تضمينها في تكوين النفقات التي تقلل من القاعدة الخاضعة للضريبة وفقًا للقواعد العامة وفقًا لأحكام الفن. 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي (قانون الضرائب للاتحاد الروسي).
للمعاملات المحاسبية باستخدام البطاقات المصرفية للشركات ، يتم استخدام الحسابات 51 "الحساب الجاري" أو 55 "الحسابات المصرفية الأخرى". ينعكس سحب الأموال من البطاقة المصرفية من خلال النشر على ائتمان الحساب 51 "الحساب الجاري" أو 55 "الحسابات المصرفية الأخرى" بالتوافق مع حسابات الخصم لحساب التسويات أو النفقات ، اعتمادًا على الحدث الاقتصادي الحياة تنعكس في المحاسبة.
تم تحديد قائمة العمليات التي يمكن أن يقوم بها الفرد باستخدام بطاقة مصرفية في اللوائح المتعلقة بإصدار بطاقات الدفع والعمليات التي يتم إجراؤها باستخدامها (تمت الموافقة عليها من قبل بنك روسيا في 24.12.2004 N 266-P) ( بصيغته المعدلة في 10.08.2012) (مسجلة في وزارة العدل الروسية في 25 مارس 2005 N 6431) (يشار إليها فيما يلي باسم اللائحة N 266-P).
وفقًا للبند 2.3 من اللائحة المذكورة ، العميل - يقوم الفرد بالعمليات التالية باستخدام بطاقة مصرفية:
العميل - يمكن للفرد أن يقوم ، باستخدام بطاقات الدفع (الخصم) ، وبطاقات الائتمان ، والعمليات المحددة في هذا البند على الحسابات المصرفية المفتوحة بعملة الاتحاد الروسي ، و (أو) الحسابات المصرفية المفتوحة بالعملة الأجنبية.
يمكن للعميل - وهو فرد مقيم ، تنفيذ العمليات المحددة في هذا البند باستخدام بطاقات الائتمان على حساب قرض مقدم بعملة الاتحاد الروسي دون استخدام حساب مصرفي.
استخدام العميل للبطاقة المدفوعة مسبقًا - يتم تنفيذ الفرد وفقًا لمتطلبات القانون الفيدرالي للاتحاد الروسي N 161-ФЗ المؤرخ 27 يونيو 2011 N 161-ФЗ "في نظام الدفع الوطني" (المشار إليه فيما يلي - القانون الاتحادي للاتحاد الروسي N 161-ФЗ) على حساب رصيد الأموال الإلكترونية بعملة الاتحاد الروسي و (أو) بالعملة الأجنبية.
يمكن للعميل - أي فرد غير مقيم ، تنفيذ العمليات المحددة في هذا البند باستخدام بطاقات الائتمان على حساب قرض مقدم بعملة الاتحاد الروسي ، بعملة أجنبية دون استخدام حساب مصرفي.
وفقًا للبند 2.4 من اللائحة المذكورة N 266-P ، العملاء - الأفراد الذين يستخدمون بطاقات الدفع (الخصم) ، يمكن لبطاقات الائتمان إجراء المعاملات بعملة أخرى غير عملة الحساب ، وعملة القرض المقدم ، بالطريقة وعلى الشروط المنصوص عليها في اتفاقية الحساب المصرفي ، اتفاقية القرض. يمكن للأفراد الذين يستخدمون البطاقات المدفوعة مسبقًا إجراء تحويلات مالية إلكترونية بعملة غير عملة رصيد النقود الإلكترونية. عند إجراء العمليات المحددة في هذا البند ، يتم تحويل العملة التي تتلقاها المؤسسة الائتمانية - المُصدر نتيجة لعملية التحويل على النحو المنشود دون إيداع في حساب العميل - فرد.
وفقًا للفقرة 2.5 من اللائحة N 266-P ، يعتبر العميل كيانًا قانونيًا ، ويقوم رائد الأعمال الفردي بتنفيذ العمليات التالية باستخدام بطاقات الدفع (الخصم) وبطاقات الائتمان:
العميل - كيان قانوني ، يمكن لرجل الأعمال الفردي أن يقوم ، باستخدام بطاقات الدفع (الخصم) ، وبطاقات الائتمان ، والعمليات المحددة في هذا البند على الحسابات المصرفية المفتوحة بعملة الاتحاد الروسي و (أو) على الحسابات المصرفية المفتوحة في عملة أجنبية.
مؤسسة الائتمان - يلتزم المُصدر بتحديد الحد الأقصى للمبلغ النقدي بعملة الاتحاد الروسي التي يمكن إصدارها للعميل - كيان قانوني ، ورجل أعمال فردي خلال يوم عمل واحد للأغراض المحددة في هذا البند. مؤسسة ائتمانية - يُنصح المُصدر بإنشاء كيان قانوني للعميل - كيان قانوني ، ورجل أعمال فردي ، وإمكانية تلقي النقد بعملة الاتحاد الروسي للأغراض المحددة في هذه الفقرة ، بمبلغ لا يتجاوز 100000 روبل في حدود يوم تشغيل واحد.
العميل هو كيان قانوني ، رجل أعمال فردي ، يستخدم بطاقات مدفوعة مسبقًا ، يحول الأموال الإلكترونية ، ويعيد رصيد الأموال الإلكترونية وفقًا لمتطلبات القانون الفيدرالي N 161-FZ.
وفقًا للبند 2.6 من اللائحة المذكورة ، يمكن للعملاء - الكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد الذين يستخدمون بطاقات الدفع (الخصم) ، وبطاقات الائتمان إجراء معاملات بعملة غير عملة حساب الكيان القانوني ، ورجل الأعمال الفردي ، في بالطريقة وبالشروط المنصوص عليها في اتفاقية الحساب المصرفي ... عند تنفيذ العمليات المحددة في هذا البند ، يتم تحويل العملة التي تتلقاها مؤسسة الائتمان - المُصدر نتيجة لعملية التحويل على النحو المنشود دون إضافة رصيد إلى حساب العميل - كيان قانوني ، ورائد أعمال فردي. العملاء - يمكن للكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد الذين يستخدمون البطاقات المدفوعة مسبقًا تحويل الأموال الإلكترونية بعملة غير عملة رصيد النقود الإلكترونية.
وفقًا للبند 2.7 من اللائحة N 266-P ، في حالة غياب أو عدم كفاية الأموال في الحساب المصرفي عندما يقوم العميل بإجراء معاملات باستخدام بطاقة التسوية (الخصم) ، العميل ، ضمن الحد المنصوص عليه في الحساب المصرفي الموافقة ، قد يتم تزويدها بسحب على المكشوف لإجراء عملية التسوية هذه إذا كان هناك شرط مماثل في اتفاقية الحساب المصرفي.
وفقًا للبند 2.8 من اللائحة N 266-P ، يجوز لمنظمات الائتمان ، عند إصدار بطاقات التسوية (الخصم) ، وبطاقات الائتمان ، أن تنص في اتفاقية الحساب المصرفي ، على اتفاقية قرض شرطًا للعميل لتنفيذ المعاملات باستخدام هذه البطاقات ، المبلغ الذي يتجاوز:
يمكن إجراء التسويات لهذه العمليات من خلال تزويد العميل بقرض بالطريقة والشروط المنصوص عليها في اتفاقية الحساب المصرفي أو اتفاقية القرض ، مع مراعاة قواعد هذه اللائحة.
في حالة عدم وجود حساب مصرفي في الاتفاقية وفي اتفاقية القرض - شروط تقديم قرض للعميل للعمليات المحددة ، يقوم العميل بسداد الديون الناشئة وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي.
وفقا للفقرات. ب ص .1 ساعة .1 ملعقة كبيرة. 9 من قانون الاتحاد الروسي الصادر في 10.12.2003 N 173-FZ) عملة الاتحاد الروسي هي الأموال الموجودة في الحسابات المصرفية. العملات الأجنبية - الأوراق النقدية في شكل أوراق نقدية وأذون خزانة وعملات معدنية متداولة وهي وسائل قانونية للدفع النقدي على أراضي الدولة الأجنبية المقابلة (مجموعة من الدول الأجنبية) - ص. أ ص .2 ح .1 ملعقة كبيرة. 9 من قانون الاتحاد الروسي بتاريخ 10.12.2003 N 173-FZ.
العملات الأجنبية هي نوع من قيم العملات (البند 5) من الجزء 1 من الفن. رقم 9 من قانون RF الصادر في 10.12.2003 N 173-FZ).
إن اغتراب مقيم لصالح شخص غير مقيم لقيم العملات ، وعملة الاتحاد الروسي لأسباب قانونية ، وكذلك استخدام قيم العملات ، وعملة الاتحاد الروسي كوسيلة للدفع هي عملية عملة ( الفقرات الفرعية ب ، الفقرة 9 ، الجزء 1 من المادة 9 من قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 10 ديسمبر 2003 N 173- FZ).
بناءً على ذلك ، فإن الدفع عن طريق بطاقة الشركة بالعملة الأجنبية هو معاملة عملة ، وبالتالي ، لتعكس هذه المعاملة في السجلات المحاسبية ، من الضروري تطبيق PBU 3/2006 "محاسبة الأصول والخصوم ، والتي يتم التعبير عن قيمتها بعملة أجنبية "(يشار إليها فيما يلي باسم PBU 3/2006).
يحدد PBU 3/2006 ميزات التكوين في المحاسبة والبيانات المالية للمعلومات المتعلقة بالأصول والخصوم ، والتي يتم التعبير عن قيمتها بالعملة الأجنبية ، بما في ذلك تلك المستحقة الدفع بالروبل ، من قبل المنظمات التي تعتبر كيانات قانونية بموجب التشريع الروسي الاتحاد (باستثناء مؤسسات الائتمان والمؤسسات الحكومية (البلدية)) - البند 1 PBU 3/2006.
نقدم قائمة بمعاملات البطاقة المحتملة في الجدول 1.
الجدول N 1. قائمة عمليات البطاقة المحتملة.
2. دفع نفقات السفر من قبل موظفي المنظمة بالعملة الأجنبية في أراضي روسيا وفي الخارج باستخدام بطاقات الشركات بالروبل. ميزات المحاسبة
كما ذكر أعلاه ، يُسمح بدفع نفقات السفر والترفيه بالعملة الأجنبية خارج الاتحاد الروسي باستخدام بطاقة شركة صادرة بعملة الاتحاد الروسي وبالعملة الأجنبية (البند 2.5 من اللائحة N 266-P).
استنادًا إلى قواعد البند 5.2 من تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 04.06.2012 N 138-I "بشأن إجراءات تقديم المقيمين وغير المقيمين إلى البنوك المصرح لها بالوثائق والمعلومات المتعلقة بمعاملات العملة ، الإجراء الخاص بإصدار جوازات سفر المعاملات ، بالإضافة إلى إجراءات المحاسبة من قبل البنوك المصرح لها بمعاملات العملة والتحكم في تنفيذها "(يشار إليها فيما بعد - التعليمات N 138-I) ، عندما يقوم مقيم بتنفيذ عملية صرف أجنبي بموجب معاملة ( عقد ، اتفاقية قرض) ، مبلغ الالتزامات التي بموجبها لا يتجاوز ما يعادل 50 ألف دولار أمريكي ، المرتبط بشطب عملة RF من الحساب الجاري المقيم بعملة الاتحاد الروسي ، جواز سفر المعاملة هو لا توضع.
ينص البند 3.1 من التعليمات رقم 138-I على أن المقيم ، عند تنفيذ عملية صرف أجنبي تتضمن خصم عملة RF من حسابه الجاري بعملة RF ، المفتوحة لدى بنك مرخص ، يقدم في نفس الوقت المستندات التالية إلى البنك المرخص له: إجراء صادر عن بنك روسيا يحكم قواعد تحويل الأموال (يشار إليه فيما بعد باسم وثيقة تسوية لمعاملة العملة) ؛ المستندات المتعلقة بإجراء معاملة العملة المحددة في مستند التسوية لمعاملة العملة.
في نفس الوقت ، البند 3.3 من التعليمات رقم 138-I ، لا يتم وضع مستند تسوية لعملية العملة ولا يتم تقديمه من قبل أحد المقيمين إلى بنك مصرح له عندما يقوم المقيم بإجراء معاملات العملة باستخدام البطاقات المصرفية.
بناءً على ما سبق ، يقدم المقيم ، عند إجراء معاملات العملة بعملة الاتحاد الروسي باستخدام بطاقات مصرفية ، إلى مستندات بنكية معتمدة تتعلق بتنفيذ معاملة عملة دون إعداد وتقديم مستند تسوية لمعاملة العملة. في الوقت نفسه ، لا ينص الأمر N 138-I بشكل مباشر على الموعد النهائي لتقديم المستندات المصرفية المتعلقة بمعاملات العملة باستخدام البطاقات المصرفية. في رأينا ، يجب الاتفاق على هذه الفترة مع البنك المرخص له قبل بدء معاملات الصرف الأجنبي. نوصي أيضًا بالموافقة على قائمة المستندات المقدمة إلى البنك (على سبيل المثال ، الفواتير ، والأفعال التي تؤكد النفقات التي تكبدها الموظفون).
إذا تم الدفع من بطاقة شركة روبل على أراضي الاتحاد الروسي ، فلا توجد خصوصيات لمسك الدفاتر والمحاسبة الضريبية.
من أجل الانعكاس الصحيح في الضرائب ومحاسبة المعاملات للدفع من بطاقة شركة روبل خارج أراضي الاتحاد الروسي ، من الضروري الإجابة على عدة أسئلة.
في رأينا ، يتم نقل ملكية قيم العملات إلى المنظمة في الوقت الذي يتلقى فيه الموظف العملة من ماكينة الصراف الآلي من بطاقة شركة روبل (أو في وقت إجراء الدفع بالعملة من بطاقة شركة روبل).
أولاً ، يتم نقل ملكية العملة إلى المنظمة ، ثم تصدر المنظمة العملة لموظفها.
هذا الاستنتاج يقوم على ما يلي.
حسب الفن. 30 من القانون الاتحادي الصادر في 02/12/1990 N 395-1 "بشأن البنوك والأنشطة المصرفية" ، تتم العلاقات بين مؤسسات الائتمان وعملائها على أساس الاتفاقات.
وفقا للفقرة 1 من الفن. 845 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، بموجب اتفاقية حساب مصرفي ، يتعهد البنك بقبول وإيداع الأموال المستلمة في الحساب المفتوح للعميل (صاحب الحساب) ، لاتباع تعليمات العميل بشأن تحويل وإصدار المبالغ المقابلة من الحساب والقيام بعمليات أخرى على الحساب.
تم إبرام اتفاقية بشأن استخدام حساب مصرفي مع كيان قانوني ، وبالتالي ، تتم جميع العلاقات المتعلقة بالاتفاقية (سحب الأموال من الحساب ، وتحويل الأموال ، وما إلى ذلك) بين البنك والكيان القانوني. ترتبط بطاقة الشركة بحساب وهي في الواقع وسيلة دفع فقط.
وفق أحكام الفن. 140 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، الروبل هو مناقصة قانونية يجب قبولها بالقيمة الاسمية في جميع أنحاء الاتحاد الروسي.
في الوقت نفسه ، فإن قيم العملات - العملات الأجنبية والأوراق المالية الخارجية لها نظام قانوني مختلف (على وجه الخصوص ، فهي ليست وسيلة دفع على أراضي روسيا مع بعض الاستثناءات) وفقًا لأحكام المواد الفيدرالية القانون الصادر في 10 ديسمبر 2003 N 173-FZ "بشأن تنظيم العملة ومراقبة العملة".
وبالتالي ، فإن الروبل والعملات هما موضوعان مختلفان للحقوق المدنية ، بما في ذلك تلك التي لها تقديرات قيمة مختلفة في فترات زمنية مختلفة. في الوقت نفسه ، يجب أن ينعكس هذا الاختلاف أيضًا في المحاسبة والمحاسبة الضريبية.
تمت الموافقة على البند 2.6 من اللوائح المتعلقة بإصدار بطاقات الدفع والعمليات التي تتم باستخدامها. أنشأ بنك روسيا 24.12.2004 N 266-P (المسجل لدى وزارة العدل الروسية 25.03.2005 N 6431) أن العملاء - الكيانات القانونية التي تستخدم بطاقات الدفع (الخصم) ، يمكن لبطاقات الائتمان إجراء معاملات بعملة مختلفة عن عملة حساب الكيان القانوني بالطريقة والشروط المنصوص عليها في اتفاقية الحساب المصرفي. عند إجراء هذه العمليات ، يتم تحويل العملة التي تتلقاها مؤسسة الائتمان - المُصدر نتيجة لعملية التحويل على النحو المنشود دون قيد إلى حساب العميل - الكيان القانوني.
ومع ذلك ، هذا لا يعني أن المعاملة التجارية لتحويل العملات لم يتم تنفيذها. وفق أحكام الفن. 9 من القانون الاتحادي الصادر في 06.12.2011 N 402-FZ "بشأن المحاسبة" ، تخضع كل حقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية للتسجيل بموجب مستند محاسبة أولي. ويجب أن ينعكس ذلك في المحاسبة.
وتجدر الإشارة إلى أنه عند استخدام بطاقات الروبل الخاصة بالشركات الخاصة بمؤسسة ما ، من الضروري مراعاة أن السعر التجاري لبنك الخدمة المستخدم لتحويل العملات ، كقاعدة عامة ، يختلف اختلافًا كبيرًا عن السعر الرسمي للبنك المركزي للبلد. الاتحاد الروسي ، والتي ستكون نفقات إضافية للمنظمة. يحق للمنظمة أن تأخذ في الاعتبار مثل هذه التكاليف مثل المصاريف غير التشغيلية عند حساب ضريبة الدخل على أساس الفقرات. 6 ص 1 من الفن. 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي.
أيضًا ، لأداء عمليات التحويل نيابة عن العميل ، يجوز للبنك حجب المكافأة ، إذا تم النص على هذا الشرط في اتفاقية الحساب المصرفي ، والتي تنص على التسويات باستخدام بطاقة الخصم (الدفع). هذه النقطة مهمة أيضًا عند تحديد ما إذا كان التحويل يتم على حساب مؤسسة أو طرف ثالث (موظف).
محاسبة. المبادئ والميزات الأساسية
تعتمد محاسبة المعاملات مع البطاقات المصرفية للشركات على الحساب الذي "ترتبط" به هذه البطاقة. إذا كانت البطاقة "مقيدة" بأحد الحسابات الجارية للشركة ، فإن التسويات التي تمت باستخدامها تنعكس على الحساب 51 "الحساب الجاري". إذا تم فتح حساب منفصل للتسويات ، فإن هذا الحساب في المحاسبة هو الحساب 55 "حسابات بنكية أخرى".
تنعكس جميع عمليات سحب الأموال من البطاقة المصرفية للشركات التي قام بها الأشخاص المرخص لهم من الشركة (إيصال المدفوعات النقدية وغير النقدية) من خلال نشر على الخصم من الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" وائتمان الحساب 51 " الحساب الجاري "(55" حسابات بنكية أخرى ") ، إذا تم الخصم من الروبل.
إذا كان الموظف قد تلقى عملة أجنبية من البطاقة ، فعندئذ ، مع مراعاة ما تقدم فيما يتعلق بنقل ملكية قيم العملات لمرة واحدة ، أولاً إلى المنظمة ، ثم من المنظمة إلى الشخص المسؤول ، يجب أن تكون حقيقة الحياة الاقتصادية هذه تنعكس في المحاسبة. نظرًا لعدم وجود منهجية محاسبية لهذه المعاملة في معايير المحاسبة الروسية (RAS) ، يجب دمج الطريقة المستخدمة في السياسة المحاسبية. في رأينا ، لتعكس شراء العملة ، يمكنك استخدام حساب ترانزيت ، على سبيل المثال ، الحساب 57 مع تعريف معين (D57 K55) ويعكس المبلغ بالعملة للشخص المسؤول عن التقرير بسعر البنك المركزي للدولة الاتحاد الروسي وتعكس الاختلاف في معدلات الشراء والتحويل في المصروفات (D71 ، 91.2 K57). يجب أن يكون أساس هذه العملية مستندًا من البنك يؤكد أداء هذه العملية.
علاوة على ذلك ، من الحساب 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" يتم خصم الأموال إلى حسابات التسويات المحاسبية (60 "التسويات مع الموردين والمقاولين" ، 76 "التسويات مع مختلف المدينين والدائنين") ، أو حسابات محاسبة النفقات (20 "الرئيسية الإنتاج "، 23" الإنتاج والمرافق المساعدة "، 25" تكاليف الإنتاج العامة "، 26" تكاليف التشغيل العامة "، 44" تكاليف المبيعات ") اعتمادًا على طبيعة الحدث الاقتصادي والمستندات الأولية.
بالنظر إلى أنه يمكن إعداد المستندات الأساسية بلغة أجنبية ، فمن الضروري إجراء ترجمة سطرية سطرية إلى اللغة الروسية (البند 9 من لائحة المحاسبة والتقارير المالية في الاتحاد الروسي ، التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية لروسيا بتاريخ 29 يوليو 1998 N 34n "بشأن الموافقة على لائحة المحاسبة ومسك الدفاتر في الاتحاد الروسي" ، المادة 68 من دستور الاتحاد الروسي) ، والتي يمكن تنفيذها بواسطة مترجم محترف و موظف في المنظمة يتحدث لغة أجنبية (خطاب وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 20.04.12 N 03-03-06 / 1/202)
يرجى ملاحظة الميزات التالية. كما ذكر أعلاه ، تتعلق هذه العملية بالعملات الأجنبية ، لذلك يجب على المنظمة تطبيق PBU 3/2006.
وفقًا للبنود 4 و 5 و 6 من PBU 3/2006 في المحاسبة ، يتم احتساب السلفة الصادرة بعملة أخرى غير عملة الاتحاد الروسي بالروبل بسعر الصرف الرسمي للبنك المركزي للاتحاد الروسي المعمول به في تاريخ إصدار الأموال من مكتب الصرف. على أساس البنود 7 و 9 و 10 من PBU 3/2006 ، لا يتم تحويل الدين بالعملة الأجنبية إلى روبل في نهاية الفترة المشمولة بالتقرير أو في تاريخ الموافقة على التقرير المسبق. أي أن نفقات الشخص المسؤول تنعكس في المحاسبة بسعر الصرف للبنك المركزي للاتحاد الروسي في تاريخ الإصدار.
ومع ذلك ، هناك استثناءات. إذا تم الكشف عن تجاوز السلفة أو لم يتم إنفاق السلفة بالكامل ، فسيتم تطبيق سعر البنك المركزي للاتحاد الروسي اعتبارًا من تاريخ الموافقة على التقرير المسبق على هذه المبالغ.
يجب على الموظف تسليم رصيد المبالغ الخاضعة للمساءلة إلى أمين الصندوق في المنظمة في غضون ثلاثة أيام عمل بعد عودته من الخارج (البند 26 من القرار الصادر في 13 أكتوبر 2008 رقم 749 "بشأن تفاصيل إرسال الموظفين في رحلات عمل"). يجب إدخال العملة غير المنفقة في مكتب أمين الصندوق وتحويلها إلى روبل بسعر الصرف في اليوم الذي يُعيد فيه الموظف الأموال (البند 20 من PBU 3/2006 والمادة 24 من اللوائح المتعلقة بالمحاسبة والتقارير المالية في الاتحاد الروسي ، والتي تمت الموافقة عليها من قبل قرار من وزارة المالية الروسية مؤرخ في 29 جويلية 1998 ن 34 ن).
محاسبة الضرائب. المبادئ والميزات الأساسية
يتم الاعتراف بفرق سعر الصرف الموجب لأغراض المحاسبة الضريبية لضريبة الدخل على أنه فرق سعر الصرف الناشئ عن إعادة تقييم الممتلكات في شكل قيم ومطالبات العملات ، والتي يتم التعبير عن قيمتها بالعملة الأجنبية ، أو عند انخفاض قيمة الالتزامات ، والتي يتم التعبير عن قيمتها بالعملة الأجنبية (البند 11 من المادة 250 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).
يتم الاعتراف بفرق سعر الصرف السالب لأغراض المحاسبة الضريبية لضريبة الدخل على أنه فرق سعر الصرف الناتج عن استهلاك الممتلكات في شكل قيم ومطالبات صرف العملات الأجنبية ، والتي يتم التعبير عن قيمتها بالعملة الأجنبية ، أو إعادة تقييم الخصوم ، والتي يتم التعبير عن قيمتها بالعملة الأجنبية (البنود 5 ص 1 المادة 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).
في الوقت نفسه ، تستبعد القواعد المحددة لقانون الضرائب للاتحاد الروسي فروق أسعار الصرف الناشئة عن إعادة تقييم السلف الصادرة عن تكوين الإيرادات والمصروفات غير التشغيلية.
تاريخ مصاريف السفر وفق الفقرات. 5 ص .7 م. 272 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، يتم التعرف على تاريخ الموافقة على التقرير المسبق.
حتى اللحظة المحددة في الفقرات. 5 ص .7 م. 272 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، يجب أن يكون لدى الشركة مقتطف من حساب الروبل وبيانات بنكية حول تحويل العملات. بناءً على مستندات من البنك تؤكد التحويل ، يكون الفرق بين سعر البنك المركزي وسعر تحويل العملة وفقًا للفقرات. 6 ص 1 من الفن. 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي والمادة 2 من الفن. ينعكس 250 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي في النفقات في NU.
للحصول على مثال للمحاسبة والمحاسبة الضريبية لبطاقة الشركة ، نقدم جدولًا بأرقام الصيد.
جدول رقم 2. المحاسبة والمحاسبة الضريبية على الأرقام الشرطية والأمثلة الشرطية
أصبح استخدام بطاقات الشركات كوسيلة لإجراء المدفوعات أكثر شيوعًا. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن هذه البطاقات هي وسيلة موثوقة وملائمة لدفع النفقات المتعلقة بالأنشطة الاقتصادية للمؤسسة ، وفي المقام الأول نفقات السفر والترفيه. كيف تبدو عملية إصدار بطاقات الشركات عمليا؟ ما هي المستندات التي يمكن استخدامها لتأكيد النفقات المصروفة؟ ما هي الجهات التي يجب إخطارها بشأن فتح حساب مصرفي خاص؟
بطاقة الشركة ، مثل أي بطاقة بنكية بلاستيكية أخرى ، هي وسيلة دفع مسجلة مصممة لدفع ثمن السلع أو الخدمات ، وكذلك لسحب النقود من أجهزة الصراف الآلي والبنوك.
يخضع إجراء تداول البطاقات المصرفية على أراضي الاتحاد الروسي للائحة الخاصة بإصدار البطاقات المصرفية والمعاملات التي تتم باستخدام بطاقات الدفع ، والتي وافق عليها بنك روسيا في 24 ديسمبر 2004 N 266-P. وتجدر الإشارة إلى أنه تم إجراء عدد من التعديلات على نص هذه اللائحة N 266-P من خلال التعليمات N 2862-U ، والتي ستدخل حيز التنفيذ في 1 يوليو 2013 (تعليمات بنك روسيا بتاريخ 10.08.2012 N 2862- U "بشأن التعديلات على لائحة بنك روسيا بتاريخ 24 ديسمبر 2004 N 266-P" بشأن إصدار البطاقات المصرفية والمعاملات التي تتم باستخدام بطاقات الدفع "المسجلة لدى وزارة العدل في 21 نوفمبر 2012 N 25863).
مع الأخذ في الاعتبار التعديلات التي تم إجراؤها على البند 1.5 من اللائحة N 266-P ، فقد ثبت أن لمؤسسة الائتمان الحق في إصدار بطاقات مصرفية من الأنواع التالية: بطاقات الدفع (الخصم) ، وبطاقات الائتمان والبطاقات مسبقة الدفع ، وحاملو وهم الأفراد ، بما في ذلك أولئك المرخص لهم من قبل الكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد.
من السمات المميزة لبطاقة الشركة أن الشخص الذي تم إصدارها من أجله يجب أن يكون موظفًا في المؤسسة أبرم اتفاقية لإصدار مثل هذه البطاقة ، بينما يحصل الموظف على حق الوصول الكامل إلى أحد حسابات كيان قانوني ، أي يدير أموال المنظمة.
يمكن تعيين حد إنفاق فردي لكل بطاقة. يمكنك تعيين حدود دائمة لإنفاق الأموال على البطاقات ، وحدود مؤقتة مع تحديد أي فترة زمنية. بالإضافة إلى ذلك ، عند استخدام بطاقات الشركات ، يمكنك تعيين حدود لفئات الإنفاق المختلفة: المدفوعات النقدية وغير النقدية ، والمعاملات في الخارج ، وما إلى ذلك.
عادة ، عند استخدام بطاقات الشركة ، يتم تعيين عدد من المتطلبات والقيود:
هناك عدد من مزايا استخدام بطاقات الشركة لكل من المؤسسة والموظفين الذين تم إصدارها لهم:
غالبًا ما يُطرح هذا السؤال من أصحاب العمل الذين نفذوا مشاريع "الرواتب" في مؤسساتهم. للتذكير ، في وقت سابق ، في الرسالة رقم 14-27 / 513 بتاريخ 24/12/2008 ، أشار بنك روسيا إلى وجود قيود على قائمة المعاملات التي يقوم بها الأفراد الذين يستخدمون البطاقات المصرفية ، وفقًا لأحكام التشريع الحالي من الاتحاد الروسي. في الوقت نفسه ، أكد ممثلو بنك روسيا أن مسألة مقبولية سداد المصاريف المتعلقة برحلات العمل عن طريق تحويلها إلى الحسابات المصرفية للموظفين الأفراد المفتوحة للمعاملات باستخدام البطاقات المصرفية هي في مستوى تطبيق تشريعات العمل. لذلك ، وفقًا للفن. 168 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، يتم تحديد إجراءات ومبلغ سداد النفقات المتعلقة برحلات العمل بموجب اتفاقية جماعية أو قانون تنظيمي محلي.
أما الدائرة المالية فلا تمانع في استخدام بطاقات "الرواتب" للتسويات مع المسؤولين. في الرسالة المؤرخة 05.10.2012 N 14-03-03 / 728 ، لاحظت وزارة المالية أنه فيما يتعلق باستخدام البنوك الحديثة وتقنيات الدفع الأخرى ، بدلاً من إصدار النقد ، يتم إدخال المدفوعات غير النقدية إلى الحسابات المفتوحة لـ هؤلاء الموظفين للتسويات باستخدام بطاقات الخصم المصرفية الصادرة عن مؤسسات الائتمان ، بما في ذلك في إطار مشاريع "الرواتب".
وفقًا لمسؤولي الدائرة ، يُنصح بتوسيع نطاق تطبيق بطاقات الدفع (الخصم) المصرفية (بالإضافة إلى مدفوعات الأجور في إطار مشاريع "الراتب") ليشمل التسويات مع الأشخاص المسؤولين. تتمثل مزايا طريقة الدفع مثل التسويات غير النقدية مع الأشخاص المسؤولين الذين يستخدمون بطاقات التسوية (الخصم) المصرفية في زيادة كفاءة عمليات الدفع وأتمتة تسوية التسويات والتحكم في استلام (إيداع) الأموال واستخدامها .
قد تتضمن قواعد تنظيم ومتابعة المحاسبة مع الأشخاص الخاضعين للمساءلة أحكامًا تنص على التسويات معهم سواء نقدًا أو عن طريق التحويل المصرفي. على سبيل المثال ، استشهد المموّلون بالممارسة المتبعة في إدارتهم: كجزء من تنفيذ السياسة المحاسبية ومع مراعاة أحكام الاتفاقية الجماعية ، تصدر وزارة المالية أموالاً مقابل تقرير نفقات السفر في شكل غير نقدي. الطريقة بناءً على طلب الشخص المسؤول الذي يحتوي على التفاصيل اللازمة للتحويل إلى حساب موظف في وزارة المالية تم فتحه في مؤسسة ائتمانية في رحلة عمل:
كقاعدة عامة ، لتنفيذ مشروع "بطاقة الشركة" ، يجب على المؤسسة ، بالإضافة إلى الحساب الجاري الموجود في البنك ، فتح حساب ثانٍ خصيصًا للتسويات باستخدام بطاقات الشركة. لهذا تحتاج:
بعد استكمال جميع المستندات اللازمة وفتح حساب جاري ثان ، تقدم المنظمة للبنك:
ملحوظة! يتم إصدار البطاقة المصرفية للشركات مباشرة إلى صاحبها المشار إليه من قبل المنظمة في طلب إصدار بطاقة مصرفية ، أو لممثل العميل الذي يعمل على أساس توكيل رسمي صادر وفقًا لمتطلبات القانون.
لتنفيذ المحاسبة والرقابة على حركة بطاقات الشركة للمنظمة ، من المستحسن وضع لائحة مناسبة. من الممكن عدم وضع لائحة منفصلة بشأن إجراءات استخدام بطاقات الشركة ، ومع ذلك ، في هذه الحالة ، يجب توضيح إجراءات استخدامها في قانون تنظيمي محلي آخر ، على سبيل المثال ، في اللائحة الخاصة بالإجراء ومقدار سداد نفقات السفر ، وإصدار الأموال الخاضعة للمساءلة ، وتقديم تقارير مسبقة عن نفقات السفر والأعمال. على سبيل المثال ، يمكننا الاستشهاد بأمر JSC "السكك الحديدية الروسية" بتاريخ 07.11.2006 N 2193r ، والذي وافق على اللائحة الخاصة بإصدار الأموال للتقرير. تحتوي هذه اللائحة على قسم منفصل هو "إجراء استخدام البطاقة المصرفية للشركات" ، والذي يحدد:
بالإضافة إلى اللائحة ، من الضروري الموافقة على سجل محاسبة بطاقات الشركات. يجب أن يعكس هذا السجل:
يجب تأكيد وقائع استلام وإرجاع بطاقة الشركة من قبل الموظف الذي استلمها (أعادها) والشخص المسؤول عن الاحتفاظ بسجلات هذه البطاقات.
يتم انعكاس النفقات على أساس سجل المدفوعات الصادر عن البنك أو مجلة إلكترونية.
عادةً ما يتم الخصم أو قيد الأموال لمعاملات البطاقة في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي لليوم الذي يتلقى فيه البنك سجلًا للمدفوعات أو دفتر يومية إلكتروني من مركز تسوية واحد (يمكن بعد ذلك تحويل هذه المستندات إلى المؤسسة).
تذكر أنه عند استخدام البطاقة في المتاجر والفنادق وأماكن الدفع الأخرى ، يتلقى موظفو المنظمة مستندات تؤكد النفقات المتكبدة (الشيكات ، وفواتير الفنادق ، وتذاكر السفر ، والإيصالات ، والفواتير ، وما إلى ذلك). يجب أن تكون هذه المستندات مصحوبة بنسخ أصلية من القسائم والإيصالات من المحطات الإلكترونية وأجهزة الصراف الآلي. يجب على موظف المنظمة تقديم جميع هذه المستندات مع تقرير مسبق إلى قسم المحاسبة في المنظمة.
التفاصيل الإلزامية التي يجب أن يحتوي عليها مستند المعاملات باستخدام بطاقة الدفع مدرجة في الفقرة 3.3 من اللائحة N 266-P. وتشمل هذه:
يجب أن تحتوي التفاصيل المدرجة على علامات تسمح بإقامة المراسلات بشكل موثوق بين تفاصيل بطاقة الدفع وحساب الكيان القانوني ، وكذلك بين معرفات المنظمات التجارية (الخدمات) وأجهزة الصراف الآلي والحسابات المصرفية للمنظمات التجارية (الخدمات) ) (البند 3.6 من اللائحة N 266-P).
لمعلوماتك. يجب أن يحتوي المستند الورقي الخاص بالمعاملات باستخدام بطاقة الدفع بالإضافة إلى ذلك على توقيعات حامل بطاقة الدفع والصراف. لا ينطبق هذا المطلب على الحالات التي يتم فيها إعداد مستند في نقطة استلام نقدي باستخدام نظير توقيع مكتوب بخط اليد.
ماذا تفعل في حالة عدم قيام ماكينة الصراف الآلي بإصدار شيك يؤكد العملية عند سحب الأموال من بطاقة مصرفية؟ وقد لوحظ أعلاه أن هذه الشيكات يرفقها الأشخاص المسؤولون بالتقرير المسبق. لكن الموظف نفسه - الشخص الخاضع للمساءلة - لا يحق له طلب الشيك الذي يحتاجه من البنك. هذا يرجع إلى حقيقة أن عميل البنك ليس موظفًا ، ولكنه منظمة. وبالتالي ، يجب على المنظمة التقدم بطلب إلى البنك للحصول على مستخرج. في الوقت نفسه ، لا يحق للبنك رفض إصدار مستخرج (الفقرة 2.1 ، القسم 2 ، الجزء الثالث من اللائحة التنفيذية لقواعد المحاسبة في المؤسسات الائتمانية الموجودة في الاتحاد الروسي ، والتي وافق عليها بنك روسيا في 16 يوليو 2012 N 385-P).
نظرًا لأن الأموال المحولة إلى هذه البطاقات تنتمي إلى المنظمة ، وليس إلى الأشخاص الذين يستخدمونها ، فلا توجد التزامات بدفع ضريبة الدخل الشخصي وأقساط التأمين (ما لم يثبت خلاف ذلك). ومع ذلك ، يجب تنفيذ جميع المستندات الداعمة بشكل صحيح. توصل القضاة إلى مثل هذه الاستنتاجات ، على وجه الخصوص ، في قرار FAS SZO المؤرخ 18 يوليو 2011 N A05-11476 / 2010. وأشار قرار المحكمة إلى أنه بموجب الاتفاقية ، يتم استخدام البطاقات لتنفيذ العمليات المتعلقة بالأنشطة الاقتصادية للمنشأة ، بما في ذلك دفع نفقات السفر والترفيه. اعتبر المحكمون أن المطالبات من السلطات الضريبية لا أساس لها ، لأن IFTS لم تتحقق من الحساب المصرفي ، ولم تتحقق من الأغراض التي تم بها خصم الأموال من بطاقة الشركة ، ولم تقدم أدلة على أن المبالغ المتنازع عليها كانت فائدة اقتصادية لـ موظفي وكيل الضرائب.
يُطلب من دافعي الضرائب ، سواء المنظمات أو أصحاب المشاريع الفردية ، إخطار مصلحة الضرائب كتابيًا بشأن فتح أو إغلاق الحسابات في غضون سبعة أيام (الفقرة الفرعية 1 من الفقرة 2 من المادة 23 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). تمت الموافقة على نموذج الرسالة وإجراء ملئها بأمر من دائرة الضرائب الفيدرالية لروسيا بتاريخ 09.06.2011 N ММВ-7-6 / [بريد إلكتروني محمي]
أيضًا ، يجب تقديم المعلومات المتعلقة بفتح حساب مصرفي في غضون سبعة أيام إلى صندوق التقاعد وصندوق التأمين الاجتماعي ، وهما السلطتان اللتان تشرفان على دفع أقساط التأمين (الفقرة الفرعية 1 من الفقرة 3 من المادة 28 من القانون الاتحادي الصادر في 24.07.2007). 2009 N 212-FZ).
إذا تم إصدار بطاقة شركة بالإضافة إلى حساب موجود ولم يتم فتح حسابات بنكية جديدة ، فلا ينبغي تقديم المعلومات إما إلى مفتشية الضرائب أو إلى السلطات التي تشرف على دفع أقساط التأمين.
ملحوظة! وفقا للفقرة 1 من الفن. 118 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، فإن انتهاك دافع الضرائب للموعد النهائي المحدد لتزويد مصلحة الضرائب بمعلومات حول فتح أو إغلاق حساب لدى أحد البنوك سيؤدي إلى غرامة قدرها 5000 روبل.
يخضع إجراء تداول البطاقات المصرفية على أراضي الاتحاد الروسي للائحة المتعلقة بإصدار البطاقات المصرفية والعمليات التي تتم باستخدامها ، والتي وافق عليها بنك روسيا في 24.12.2004 رقم 266-P.
لكي يتمكن الموظفون من العمل بحرية باستخدام بطاقات الشركة ، يجب على الشركة:
وضع لائحة بشأن إجراءات استخدام بطاقات الشركات (الجزء 1 من المادة 8 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
الموافقة على قائمة الوظائف التي تتضمن واجباتها العمالية استخدام بطاقات الشركات في الشركة (البند 1 من المادة 847 من القانون المدني للاتحاد الروسي ، الفقرات والبند 1.12 من تعليمات بنك روسيا رقم 28-I بتاريخ سبتمبر 14 ، ودائع 2006 (ودائع) "؛
للتعرف على الموقف ضد توقيع جميع الموظفين المدرجين في القائمة (الجزء 2 من المادة 22 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
تنظيم المحاسبة في الشركة لقبول وإصدار البطاقات المصرفية للشركات (المادة 9 من القانون الاتحادي المؤرخ 06.12.2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة" ، فيما يلي - القانون رقم 402-FZ ، معلومات وزارة المالية رقم PZ-10/2012 لروسيا "عند الانضمام حيز التنفيذ اعتبارًا من 1 يناير 2013 ، القانون الاتحادي بتاريخ 06.12.2011 رقم 402-FZ" بشأن المحاسبة ") ؛
تحدد في السياسة المحاسبية طريقة المحاسبة عن مبالغ التقارير على حساب خاص (البند 7 من PBU 1/2008).
في المقال ، سوف ننطلق من حقيقة أن الشركة قررت فتح حساب بطاقة خاص منفصل.
اللائحة الخاصة بإجراءات استخدام بطاقات الشركات هي دليل منهجي لجميع موظفي الشركة الذين ، بسبب واجبهم ، يشاركون بطريقة ما في هذه العملية.
في لائحة استخدام بطاقات الشركات ، نوصي بتحديد:
قائمة المصاريف والعمليات التي يمكن أن يقوم بها الموظف باستخدام بطاقة الشركة. يرجى ملاحظة ما يلي: تختلف قائمة المعاملات المسموح بها داخل الاتحاد الروسي عن قائمة المعاملات المسموح بها في الخارج. تظهر كلتا القائمتين في الجدول ؛
حدود التسوية لبطاقات الشركات. قد تختلف من وظيفة إلى أخرى ؛
الفترة التي يجب على الموظف بعدها إعادة البطاقة ؛
إجراءات تقديم تقرير من حاملي البطاقة بالمبالغ المصروفة.
الفترة التي يجب على الموظف خلالها تقديم تقرير مسبق للشركة مع إرفاق المستندات الداعمة ؛
قائمة تقريبية بالوثائق المقبولة كتأكيد للتكاليف المتكبدة. يمكنك تجميع ألبوم من عيناتهم وجعله مرفقًا بالموقف. ثم سيكون لدى الموظفين فكرة مرئية عن المستند المطلوب عند الدفع بالبطاقة ؛
متطلبات ضمان حماية المعلومات حول الرمز الشخصي ؛
إجراء فقدان البطاقة ؛
أنواع المسؤولية عن انتهاك الإجراءات المعمول بها وإجراءات التعويض عن الضرر من قبل حاملي البطاقات.
قائمة معاملات البطاقة
| نوع العملية | الغرض من الإنفاق | منطقة | |
| الترددات اللاسلكية | خارج الترددات اللاسلكية | ||
| سحب النقد بالروبل من بطاقة الشركة | + | - | |
| + | - | ||
| المدفوعات غير النقدية بالروبل ببطاقة الشركة | الأنشطة التجارية للشركة | + | - |
| مصاريف السفر والترفيه | + | - | |
| سحب النقد بالعملة الأجنبية من بطاقة الشركة | الأنشطة التجارية للشركة | - | - |
| مصاريف السفر والترفيه | - | + | |
| المدفوعات غير النقدية بالعملة الأجنبية باستخدام بطاقة الشركة | الأنشطة التجارية للشركة | - | - |
| مصاريف السفر والترفيه | - | + | |
يمكن أن يكون أحد البدائل للبند الخاص بإجراءات استخدام بطاقات الشركة قسمًا منفصلاً عن استخدام بطاقات الشركة في قانون تنظيمي محلي آخر للشركة. يمكن استكمال هذا القسم ، على سبيل المثال ، بنص على إجراءات ومبالغ سداد نفقات السفر ، وتقديم تقارير مسبقة عن نفقات السفر والأعمال لموظفي الشركة. هو مبين أدناه.
يحق للموظفين الذين أصدروا هذه البطاقات استخدام بطاقات الشركة. عند إصدار بطاقات الشركة ، تقدم الشركة للبنك قائمة بموظفي الشركة المعتمدين من قبل الرئيس والذين يحق لهم استخدام البطاقات.
إذا قرر رئيس الشركة أنه من الأنسب استخدام بطاقات الشركة غير المسماة ، فإنه يصدر أمرًا بالموافقة على قائمة الوظائف ، والتي يمنح استبدالها الحق في استخدام بطاقات الشركة غير المسماة للدفع مقابل السلع والخدمات نيابة عن ولصالح الشركة. انظر أدناه للحصول على طلب عينة.
عند إنشاء قائمة ، ضع في اعتبارك أنه لا يمكن تكرار جدول التوظيف تمامًا. من الضروري عمل عينة معقولة وعدم تضمينها في المناصب (المهن) ، وأداء الواجبات الرسمية التي لا تنطوي على دفع مقابل السلع والخدمات نيابة عن الشركة ولصالحها.
يجب التعرف على جميع الموظفين الذين تم إصدار بطاقات شخصية لهم والذين تم سرد مناصبهم في الطلب مقابل التوقيع على اللائحة المعتمدة بشأن إجراءات استخدام البطاقات المصرفية للشركات أو مع القانون التنظيمي المحلي الذي يوجد فيه قسم مطابق.
يمكن تسجيل حقيقة التعارف في الورقة الأخيرة من اللائحة أو في وثيقة منفصلة (على سبيل المثال ، في بيان أو مجلة).
لاستبعاد حالات فقد بطاقات الشركة ، وكذلك سوء استخدام الأموال أو سرقتها ، يجب على الشركة فرض رقابة صارمة على تخزين وحركة بطاقات الشركة.
يمكن أن تكون البطاقات المصرفية الشخصية للشركات في أيدي حامليها ، مع مراعاة امتثالهم لمتطلبات الأمان.
كقاعدة عامة ، يتم إصدار بطاقات الشركة غير المسماة للموظف لأداء مهمة محددة - لدفع تكاليف السفر أو الترفيه أو النفقات الأخرى.
توثيق تحويل البطاقة للموظف لا ينظمه القانون. من الأفضل الموافقة على هذا الإجراء في اللائحة الخاصة بإجراءات استخدام بطاقات الشركات. يمكن أن يكون الترتيب على النحو التالي:
يكتب الموظف طلبًا لإصدار بطاقة شركة غير مسماة مع تبرير الغرض من الإنفاق المقصود من الأموال ؛
يوافق المدير المفوض على طلب الموظف ويشير إلى حد البطاقة غير المسماة. يتم إعطاء نموذج التطبيق أدناه.
يرجى ملاحظة: التشريع لا ينص على أي استثناءات للموقف عندما يكون الشخص المسؤول هو رئيس الشركة. لكن للشركة الحق في ترتيب شروط استخدام بطاقات الشركة بشكل مستقل حسب المركز.
تصدر بطاقات الشركات لمدة تحددها اللائحة. يمكن إصدار بطاقة لفترة أطول تختلف عن البطاقة المحددة في لائحة الشركة بناءً على أمر رئيس الشركة.
إذا كان الموظف يسافر باستمرار في رحلات عمل ، بأمر منفصل من المدير ، فيمكن إصدار بطاقة شركة لفترة أطول.
إذا فات الموعد النهائي لإرجاع بطاقة الشركة غير المسماة ، يجب على الشخص المخول بالتحكم في حركتهم إبلاغ كبير المحاسبين بذلك. ثم يتم اتخاذ قرار بحظر البطاقة أو حل المشكلة بطريقة أخرى مع الشخص المسئول المذنب.
يتم تسجيل التاريخ والمدة والغرض من إصدار بطاقة الشركة ورقمها وحدها وموقعها ولقب الموظف في السجل لاستلام وإصدار البطاقات (مجلة حركة البطاقات المصرفية للشركات).
يجب تأكيد وقائع استلام وإرجاع بطاقة الشركة من قبل الموظف بالتوقيعات في مجلة الشخص المسؤول عن الإبلاغ وموظف المحاسبة المسؤول عن تخزينهما.
انظر أدناه للحصول على مثال على التسجيل.
لم يتم تحديد الإجراء الخاص بالإبلاغ عن الموظفين بشأن إنفاق الأموال على بطاقة الشركة بموجب قانون تنظيمي منفصل. لكن يمكن للشركة تطويرها بشكل مستقل ، بناءً على القواعد التي تحكم إجراءات الإبلاغ عن إنفاق المبالغ النقدية الخاضعة للمساءلة.
يمكن تحديد الموعد النهائي لتقديم تقرير مسبق عن استخدام الأموال من البطاقة المصرفية للشركات في اللائحة الخاصة بإجراءات استخدام بطاقات الشركة. يمكن تعيينه في أيام العمل من تاريخ انتهاء صلاحية الفترة المخصصة لتنفيذ الطلب أو العودة من رحلة عمل.
يمكنك استخدام النموذج الموحد للتقرير المسبق رقم AO-1 ، المعتمد بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية الروسية بتاريخ 01.08.2001 رقم 55.
وللشركة أيضًا الحق في تطوير نموذج تقرير خاص بها ، مع مراعاة الخصائص المميزة المرتبطة بدمج الأموال النقدية وغير النقدية للإنفاق (البند 4 من المادة 9 من القانون رقم 402-FZ).
اجذب انتباه المحاسبين إلى إحدى ميزات إعداد تقرير مسبق عن إنفاق الأموال من بطاقة الشركة.
لا يمكن اعتبار الإيصال الذي يتلقاه الموظف عند سحب النقود من جهاز الصراف الآلي في حد ذاته مستندًا يؤكد نفقات الموظف.
يجب أن يكون التقرير المسبق مصحوبًا بشيكات (مستندات أخرى) تشير إلى الإنفاق المستهدف للنقد المسحوب من البطاقة. يجب أن يدفع الموظف باقي المبالغ النقدية غير المستخدمة والمسحوبة من البطاقة إلى أمين الصندوق في الشركة. يجب اعتماد التقرير المسبق للموظف من قبل رئيس الشركة.
