По долгу службы все работники должны четко следовать должностным инструкциям и выполнять возложенные на них обязанности. На многих предприятиях нашей бескрайней родины эти трудовые обязанности выполняются, как правило, на стационарном рабочем месте, но случается такое, что некоторые специалисты отправляются в командировки.
На эти командировки работнику выделяется определенная сумма на суточные расходы. При командировках в 2017 году норму этих трат определит правительство Российской Федерации.
Как правило, оклад у “командировочных” сотрудников несколько выше, чем у тех, кто находится постоянно на стационарном рабочем месте. Это объясняется тем, что человек попадает в непривычную для него обстановку, отрывается от семьи и близких, проводит много времени в дороге. Размер командировочных зависит от обязанностей сотрудника, а также от их сложности.
В 2017 году руководство страны не станет изменять размер суточных выплат при командировках , даже учитывая, что бьет все рекорды.
На каждом предприятии нормы суточных выплат устанавливаются индивидуально. Руководство, отталкиваясь от действующего законодательства, может каждый год изменять размеры выплат в зависимости от финансового состояния фирмы.
Эти суммы должны быть прописаны в приказе или служебной записке предприятия. В зависимости от статуса работника и региона командировки, при расчете выплат может быть применен дифференцированный подход.
Суточные в 2017 году, так же как и в предыдущих периодах, учитываются в расходах учреждения. Если будет заметное увеличение подобных выплат, то руководство может заинтересоваться данным фактом, поэтому под рукой всегда должны быть аргументы, подтверждающие все произведенные расходы. Хотя документальное подтверждение потраченных денег не предусмотрено в действующем законодательстве.
Особенности расчета суточных в 2017 году:
Прежде чем начать высчитывать максимальный суточный размер командировочных расходов в 2017 году, для начала нужно понять, кого же можно отправлять в оплачиваемые рабочие поездки.
В пределах страны или заграницу следует посылать лишь того сотрудника, который заключил трудовой договор с компанией. Это значит, что человек должен быть официально зарегистрирован на своем рабочем месте. Если это условие не выполнить, то казенные поездки вряд ли могут посчитать командировкой и расходы на них работнику не вернут.
Стоит отметить, что к командировкам не относятся поездки служащих, если их работа связана с частыми разъездами и они оговорены в должностной инструкции.
Все эти расходы следует вычитать из графы “Доходы” в официальном порядке, но следует учитывать то, что по закону, предписанном Российской Федерацией, размер суточных расходов по стране не превышает 700 рублей, а заграницей — не больше двух с половиной тысяч рублей. Если сотрудник потратил большие суммы, они будут подлежать налогооблажению согласно НК РФ.
Как только командировка заканчивается, сотрудник, который был в отъезде, должен предоставить руководству все чеки, подтверждающие факты трат казенных денег.
Если будет обнародовано документальное подтверждение растрат вложенных в поездку, то все суммы возместят в полном размере. Желательно сохранить все квитанции, дабы избежать дополнительных расспросов о том, куда была потрачена та или иная сумма.
Если во время командировки работник совершит траты личного характера, а также выйдет за рамки установленного предприятием суточного лимита, то такие расходы начальством не оплачиваются.
Если служебная поездка предполагает пересечение границы, то к главным расходам на проезд, питание и проживание могут добавиться дополнительные: на оформление заграничного паспорта, визы и остальных документов. Также по желанию начальника сотруднику могут оформить страховку. Все комиссионные сборы, связанные с обменом валюты, провозом багажа должны учитываться и оплачиваться руководством.
В перечень командировочных выплат могут включить расходы на телефонные разговоры или за пользование интернетом. Возмещение денежных сумм сотруднику происходит в валюте той страны, куда он ездил или в рублях.
Каждый человек может рассчитать сумму, которую он может потратить во время служебной поездки. Для этого следует знать какова стоимость билета, стоимость проживания и прибавить примерные суточные расходы, с учетом непредвиденных трат.
В 2016 году руководство России пыталось аннулировать суточные выплаты на предприятиях . Связывали они это решение с ухудшением экономических показателей государства и бушующим . Однако до сих пор суточные не отменили, а это значит, что в 2017 году можно смело рассчитывать на денежное обеспечение каждого дня во время поездок, связанных с работой.
При назначении работника в командирование компания не только оплачивает расходы на транспорт и по аренде жилья, но выплачивает и суточные. В связи с последними расходами у бухгалтеров и руководителей возникают вопросы. Не всегда понятно, в каких случаях данные выплаты назначаются, каков их размер и порядок расчета.
Для начала необходимо разобрать, что такое суточные расходы в командировке. По статье 168 ТК РФ законодательство определяет данные выплаты как возможность компенсировать сотруднику расходы в связи с его проживанием вне пределов постоянного места жительства.
До недавнего времени такие выплаты при расчете не облагались налогом. С начала 2018 года Постановление Правительства предписывает определенные лимиты, которые по-прежнему не облагаются налоговыми и страховыми взносами:
Предел данных выплат при этом не ограничен как и раньше. Однако суммы сверх указанного лимита теперь облагаются взносами в стандартном порядке.
Минимальный размер суточных в командировке на 2018 год по России, как и за границей, законодательством не предусматривается. То есть на практике начисление осуществляется по усмотрению работодателя в соответствии с локальными нормами организации.
Однако правила направления в командировку предписывают, что сотрудник не должен оказаться в худших условиях по сравнению с текущими. Поэтому во избежание трудовых споров при расчете рекомендуется придерживаться следующих минимальных рамок:
Законодательство предусматривает, что норма суточных должна быть прописана в локальном положении о командировках . Также она может указываться в нормативных актах, по которым работник направляется в поездку.
Отдельно необходимо рассмотреть командировочные расходы при направлении за границу. В данной ситуации рекомендуется руководствоваться Постановлением Правительства под номером 812 . Данное законоположение предписывает определенные размеры расходов для каждой страны.
Такое предписания относятся к работникам бюджетных организаций. Поэтому для внебюджетных компаний они носят скорее рекомендательный характер. В данном вопросе также необходимо учитывать установленный порог в 2500 рублей. Все средства, которые превышают данное значение подлежат налогооблажению.
Руководитель вправе самостоятельно решать, в какой валюте он выплачивает командируемому деньги. Расчет при этом производится в соответствии с текущим курсом Центрального Банка РФ.
Постановление Правительства под номером 729 регулирует начисление всех командировочных выплат. Оно также предписывает фиксированный размер начислений по расходам на одни сутки для поездок в пределах России. На 2018 год для работников бюджетных учреждений размер суточных составляет 100 рублей.
Для расчета выплат в сутки при заграничных поездках необходимо обращаться к Постановлению Правительства под номеров 812. Приложение к данному документу регулирует выплаты согласно расчету по каждой стране в отдельности.
Один из главных вопросов, который возникает при выдаче командировочных - это как считают суточные в командировке. Рассчитать данное положение не составляет труда. Для этого необходимо установить количество командировочных дней. Полученное значение умножается на указанную в нормативе сумму.
Если к примеру сотрудник 4 дня находится за пределами России и на пятый день приезжает, то выплата рассчитывается соответственно этим значениям. То есть 4 дня оплачиваются как заграничные, пятый - как внутри России.
Для наглядности можно рассмотреть пример расчета на 2018 год. Сотрудник отправляется в командировку с первого по девятое октября. Едет он за границу, по приказу прибывает девятого вечером, то есть всего восемь дней.
Организация установила, что для страны назначения выплата средств в сутки составляет 2800 рублей, а по России - 600 рублей. Первое значение необходимо умножить на семь дней - выходит 19600. К ним прибавляются 600 рублей за день по России, итого 20200 выдаются на руки командируемому.
Но поскольку лимит превышен, то следует вычесть и налоги. Вместе со страховыми взносами они к примеру составят 18%. Лимит превышен на 300 рублей, их также необходимо умножить на 7 дней - 2100. Далее нужно найти указанный процент от полученной суммы - 378 рублей потребуется уплатить за превышение лимита.
Законодательство предписывает, что однодневная командировка не требует начисления суточных. То есть возмещаются фактически только транспортные услуги и организационные расходы. Однако локальное положение организации может предусматривать такое начисление на расходы.
Оформляется такая сумма обычно из расчета 50% от установленного размера начислений для поездок за границу. По России такие средства могут не выплачиваться вообще, но работодатель может оформить их отдельным платежом на текущие расходы. Налог с такой выплаты при расчете не удерживается, если сумма находится в пределах лимита.
Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.
Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.
Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.
На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.
Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).
Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.
Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .
В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:
Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.
Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.
Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.
В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.
Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.
В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.
Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.
Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.
В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.
Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.
Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При этом работодатель обязан возмещать работникам расходы, связанные с командировками. К числу возмещаемых расходов относятся и суточные, т. е. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ). О величине суточных при командировках за рубеж, а также их налогообложении мы рассказывали в нашей . В этом материале расскажем о суточных при командировках по РФ.
Величина суточных при командировках по РФ, а также порядок их возмещения устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ). Это означает, что единая норма суточных командировочных расходов в 2017 году, которая была бы обязательна для всех организаций, не установлена.
При этом, в любом случае, такая величина должна быть экономически обоснована.
В расходах по налогу на прибыль выплаченные суточные учитываются в фактическом размере (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это объясняется тем, что норматив таких затрат в НК РФ не предусмотрен. Аналогично, в размерах, установленных организацией, признаются суточные при применении УСН (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
А вот по НДФЛ норматив в отношении суточных имеется. К суточным по России в 2017 году применяется ограничение в размере 700 рублей за день командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, суточные, выплаченные сверх данной величины за каждый день командировки, облагаются НДФЛ.
Размер командировочных расходов в 2017 году (суточных), облагаемый страховыми взносами по НК РФ, аналогичен применяемому при исчислении НДФЛ. Это значит, что взносами на обязательное пенсионное, медицинское и соцстрахование на случай временной нетрудоспособности суточные по РФ облагаются в той части, в которой они превышают 700 рублей в расчете на 1 день командировки (п. 2 ст. 422 НК РФ).
А вот что касается страховых взносов «на травматизм», то вся сумма выплаченных работнику суточных не облагается этими взносами (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ , Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
В бухгалтерском учете оплата суточных командировочных расходов в 2017 году отражается привычной записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов учета денежных средств. При этом выплата суточных при командировках в 2017 году может производиться как наличными из кассы организации, так и путем перечисления на счет работника (обычно на его зарплатную карту) (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):
Дебет счета 71 – Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»
Когда авансовый отчет будет утвержден, сделаны будут такие бухгалтерские записи:
Дебет счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. – Кредит счета 71
Работа многих граждан связана с командировками. Организация обязана оплачивать их в соответствии со ст. 167 НК РФ. Кроме среднего заработка, командированный сотрудник вправе претендовать на оплату проезда, проживания и суточных. Закон не устанавливает конкретные размеры данных выплат. Поэтому, они могут утверждаться индивидуально в каждой организации.
Под суточными подразумевается оплата расходов командированного лица во время поездки. Они выплачиваются с учетом двух основных правил:
Фиксированной суммой за каждый день командировки, включая суточные в выходные дни в командировке и праздничные.
День отъезда – дата отправления транспортного средства из города постоянного места труда в населенный пункт, куда направляется работник. День возвращения – дата прибытия сотрудника в город постоянного места труда.
Если транспорт прибывает до 0 часов включительно, в расчет берутся текущие сутки. При прибытии после 0 часов, сотруднику оплатят еще одни сутки.
Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году производится сотруднику за день до направления в командировку авансом.
Такие выплаты положены сотруднику, если командировка занимает больше одних суток. Когда работник утром уезжает, а вечером уже возвращается, суточные ему не положены.
Это определяет п. 10 постановления Правительства РФ от 13.10. 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В командировочные расходы суточные в 2018 году включают ежедневные траты в стороннем от места жительства городе (питание, иные допрасходы, связанные с проживанием вне дома). Кроме суточных сумм, командировочное лицо получит средства на оплату жилья и билетов до места назначения и назад.
Законодательство не устанавливает пределы выплат суточных сумм работникам. Работодатель вправе самостоятельно локальным актом определить размер суточных командировочных расходов в 2018 году. При этом, они могут быть отличны для руководителя и простого служащего.
На законодательном уровне существуют ограничения для начисления налогов и взносов. Согласно ст. 217 НК не подлежат налогообложению нормы суточных в командировке 2018 г.:
Также согласно Постановлению Правительства РФ №729 от 02.10.2002 г. суточные при командировках в 2018 году в коммерческих организациях не могут быть меньше величины, установленной для бюджетных учреждений. Минимальный размер суточных составляет 100 рублей в день.
Получается, размер суточных при командировках в 2018 году работодатель устанавливает самостоятельно. Но, забывать о начислении налогов не стоит.
Если командированному сотруднику на территории РФ за сутки выплачивается, к примеру, 500 рублей, налоги платить не нужно. А при выплате суточных сумм по РФ, предположим 1400 руб., с суммы (1400 – 700) = 700 рублей, придется заплатить страховые взносы в ПФ и ФСС, а также НДФЛ 13 %. Поэтому, как рассчитать суточные, напрямую зависит от размера выплачиваемых сумм.
Предположим, сотрудник был направлен в командировку по России на срок 14 дней: на 1 июля 2018 г. 13 - 00 у него куплен билет на поезд, 14 июля в 17- 00 он прибывает назад. Размер ежедневных суточных в организации составляет 650 рублей. Получаем следующий расчет:
За 14 дней у командированного лица в любом случае будут выходные дни. Оплата суточных в выходные дни в командировке производится также в полном объеме, поэтому дни отдыха выкидывать из расчета нельзя.
Пример, как считаются суточные в командировке при превышении лимита.
Если, допустим, сотрудник отправляется в командировку на тот же срок, но сумма командировочных расходов суточных в 2018 году составит 800 рублей, расчет будет несколько иным:
- С разницы (800 – 700) = 100 рублей, работодатель удержит НДФЛ 13 %:
- 100 – (100 х 13 %) = 87 руб.
- Сумма суточных составит тогда:
- (700 + 87) х 14 = 11018 руб., а в бюджет надо перечислить 13 руб. х 14 дней = 182 руб. НДФЛ
- Дополнительно с суммы превышения лимита организация за счет собственных средств заплатит страховые взносы в ПФ и ФСС.
Также, сотруднику будут оплачены билеты на поезд и каждый день на оплату жилья, в зависимости от потраченных сумм. Заработная плата на время пребывания в командировке выплачивается по среднему заработку.
Норма суточных командировочных расходов в 2018 году не установлена законом. Организации вправе утверждать такие суммы самостоятельно специальными локальными актами. При этом, существуют минимальные суточные по РФ – 100 руб. Выплата суточных при командировках в 2018 году сверх установленных законом норм, подразумевает удержание НДФЛ 13 %. Оплата положенных сумм производится до отъезда в командировку. Если такое условие не исполнено, сотрудник вправе не ехать в командировку.
