Самый часто встречающийся документ, который отражает информацию о доходах физических лиц, полученных от работодателя, - справка по форме 2-НДФЛ. Данный документ может понадобиться каждому работнику для различных инстанций. Справка о доходах физических лиц требуется в том случае, если работник проходит процедуру оформления кредита в банке, при судебных спорах или для представления в государственные учреждения. В нашей статье мы постараемся рассмотреть основные особенности, связанные с этой справкой.
2-НДФЛ представляет собой стандартную форму отчетности предприятия о доходах, полученных его сотрудником, а также о предоставленных налоговых вычетах и налогах, которые были удержаны. Как правило, справка составляется за отчетный год, полгода. Однако ее можно получить за любой требуемый период.
Информация, которая содержится в справке, может различаться и зависеть от того, кто данную справку получает - непосредственно сам работник или ИФНС.
Форма справки о доходах физического лица имеет утвержденный Федеральной налоговой службой образец. Тем не менее рекомендовано предварительно ознакомиться с текущей, действующей редакцией приказа для того, чтобы убедиться в актуальности бланка и не заполнять его устаревший образец.
Справка 2-НДФЛ выдается работнику организацией, которая является его работодателем.
Выделяют два основных типа справки, зависящих от цели:
1. Для представления физическому лицу (являющемуся настоящим или уже уволенным сотрудником предприятия). Выдается по требованию.
2. Для представления в ИФНС в порядке обязательной отчетности.
В справке о доходах физических лиц, которая выдается сотруднику, должны содержаться следующие данные:
Справка может быть представлена предприятием для следующих типов отчетности налоговой службы:
1. По всем физическим лицам, которые получили доход от данной организации за прошедший отчетный период (отображается в бланке как признак № 1).
2. По всем физическим лицам, с дохода которых предприятие не произвело удержание налога на доход физического лица (отображается в бланке как признак № 2).
При заполнении справки о доходах физического лица с признаком № 1 должны содержаться следующие данные:
При представлении налоговой справки о доходах физического лица с признаком № 2 должна быть отображена следующая информация:
Справка 2-НДФЛ о доходах физического лица может понадобиться физическому лицу, который числится в штате предприятия, в следующих случаях:
1. При прохождении процедуры оформления займа в банке.
2. При подготовке к сдаче и оформлению налоговых вычетов в Федеральной налоговой службе.
3. При оформлении пенсии в Пенсионном фонде Российской Федерации.
4. При оформлении социальных пособий путем подачи соответствующего заявления в органы социальной защиты.
5. В ходе судебного разбирательства, касающегося трудовых вопросов, или при определении суммы алиментов.
6. Когда подается в ИФНС налоговая декларация (формы 3-НДФЛ; требуется в качестве документа, подтверждающего доход).
7. При прохождении процедуры оформления опекунства.
8. При прохождении процедуры оформления визы.
Непосредственно в ИФНС справку предприятие подает в обязательном порядке. Она предоставляется для общего мониторинга налогов на доход физического лица, а также для контроля за нарушениями, которые могут повлечь проверку на предприятии.
Представление копий справки о доходах физических лиц является незаконным. Поэтому она выдается только в оригинальном виде. Выдача может производиться не только сотруднику, который является гражданином РФ, но и иностранному гражданину по его требованию.
1. Законодательной базой для выдачи служат Трудовой и Налоговый кодекс РФ.
2. Основанием для выдачи справки может служить письменное заявление от работника (может быть оформлено в свободной форме).
3. Срок, в течение которого должна быть выдана данная бумага, не должен превышать трех дней после даты написания заявления с просьбой о выдаче.
4. Справка должна быть выдана в том количестве экземпляров, которое запросит сотрудник.
5. Она может быть представлена либо лично в руки сотруднику либо посредством почтовой пересылки по месту жительства. Экземпляры, которые представлены в электронном виде, а также экземпляры, на которых не стоит печать организации и подпись уполномоченного лица, являются недействительными.
Заполняется справка о доходах физического лица по образцу, который имеется в организации.
В случае предоставления справки с признаком № 1 должны соблюдаться следующие правила:
Возможны следующие способы представления:
В случае представления справки о доходах физических лиц с признаком № 2 должны соблюдаться следующие правила:
Возможны следующие способы предоставления:
В том случае, если предприятие уклоняется от представления справки о суммах дохода выплаченных физическому лицу по требованию сотрудника либо же допускает нарушения при выдаче справки, то такие действия могут быть расценены с двух позиций, каждая из который влечет за собой наступление ответственности административного характера:
1. Невыдача справки (регламентируется третьим пунктом статьи 230 Налогового кодекса и статьей 62 Трудового кодекса РФ). В этом случае, соответственно с Кодексом об административных правонарушениях, возможно применение таких мер пресечения:
2. Отказ от выдачи справки. В соответствии с Кодексом об административных правонарушениях может быть наложен административный штраф на должностное лицо, ответственное за выдачу справок, в размере от 1 тысячи рублей до 3 тысяч рублей.
В случае если говорить о представлении сводной справки о доходах физических лиц в разрезе подачи годовой отчетности в органы ИФНС, то можно дифференцировать два случая:
1. Задержка подачи (просрочка). По каждой справке, несвоевременно сданной, налагается на предприятие штраф в размере двухсот рублей (в соответствии с первым пунктом статьи 126 Налогового кодекса РФ).
2. Действия по непредставлению справок, запрошенных ИФНС, либо же осознанное искажение информации, содержащейся в них (второй пункт статьи № 126 НК РФ). При обнаружении подобных действий законодательством предусматривается наложение штрафа в размере, не превышающем 10 тысяч рублей, также может повлечь административное наказание в виде штрафа на должностное лицо в размере от 300 до 500 рублей.
Когда нужна справка с работы для банка, образец ее должен соответствовать актуальной форме 2-НДФЛ или внутреннему шаблону кредитного учреждения. Документ нужен для подтверждения текущего уровня платежеспособности потенциального заемщика, оценки стабильности его финансового положения. Банк обращает внимание на общую сумму заработка, производимые удержания, налоговые льготы, проверяются реквизиты работодателя.
Если работодателем используется нестандартный шаблон справки о доходах, в нем надо предусмотреть поля для таких сведений:
Дополнительно может потребоваться информация о занимаемой физическим лицом должности и стаже работы в компании.
Период, который должен охватываться справкой, необходимо уточнять в банке. Для потребительских кредитов распространена практика отражения заработков за последние полгода. Для получения крупных сумм на длительный период может понадобиться форма, в которой обозначены доходы за год и более.
Справка 2-НДФЛ для банка (образец скачать можно ниже) оформляется по запросу работника за любой интервал времени. Если отражаемый срок захватывает несколько календарных лет, то формируются отдельные справки за каждый год.
Образец справки 2-НДФЛ (2018) для банка заполняется по обновленной форме, имеющей штрих-код 39909015. Форма бланка утверждена приказом ФНС от 30.10.2015 г. № ММВ-7-11/485 (в ред. от 17.01.2018).
Разбивка доходов по кодам позволяет банку оценить уровень стабильности работы заемщика. Например, если в расчетном интервале зафиксировано несколько сумм с кодом 2300 (больничные пособия), это является свидетельством возможных проблем со здоровьем у кредитуемого лица, что в перспективе может стать причиной снижения доходов. Коды доходов берутся из приложения 1 Приказа ФНС от 10.09.2015 г. № ММВ-7-11/387@ (в ред. от 24.10.2017). Наиболее распространенными являются шифры:
Если работник пользуется налоговыми вычетами , суммы примененных льгот должны быть отражены в разделе 4 справки. Образец справки 2-НДФЛ (2018) для банка содержит отдельные поля для внесения информации об основаниях для пользования правом на уменьшение суммы налогооблагаемого заработка. В раздел 5 заносятся обобщенные данные по заработанным средствам и удержанному из этой суммы налогу.
Банки самостоятельно разрабатывают шаблоны справок о доходах заемщиков, единой формы для них нет. Сведения о доходах и вычетах в такой справке могут приводиться не помесячно, а усредненно. Кроме руководителя такую справку подписывает главный бухгалтер. Мы приведем пример справки, заполненной на бланке Сбербанка.
Обязанность оформлять и предоставлять в налоговые органы и при необходимости сотруднику предприятия справку 2-НДФЛ ложится на налоговых агентов (НА) . В данной статье рассмотрим зачем нужна справка 2-НДФЛ и в каких ситуациях ее оформление не требуется.
2-НДФЛ включает в себя данные о физлице, с зарплаты которого удерживали налог, его НА, суммах доходов служащего и удержанного с них налога.
2-НДФЛ содержит разделы:
Оформление справки по форме 2-НДФЛ оказывается нужным для:
Оформление справки 2-НДФЛ вызывает много вопросов и затруднений, потому что она состоит из большого числа полей, и к заполнению ее предъявлены строгие требования. Опустим очевидные пункты заполнения документа и перейдем к спорным разделам.
Все графы с кодами нужно заполнять очень внимательно, на сайте ИФНС есть справочники по всем кодам и их обновлениям, проверять актуальность данных следует не реже одного раза за налоговый период.
Если работник предприятия обратился с просьбой выдать ему справку по форме 2-НДФЛ, ответственный сотрудник бухгалтерии не вправе отказать (несмотря на отсутствие в НК РФ каких-либо мер наказания за непредоставление документа). В течение 3 трудовых дней с момента подачи заявления 2-НДФЛ должна быть на руках у служащего. В случае поступления запроса на выдачу 2-НДФЛ в середине года, НА оформляет документ по данным, которыми он располагает на сегодняшний день.
| В ИФНС | Налогоплательщику |
| 1. НА заплатил сотруднику, и теперь обязан удержать с этой зарплаты НДФЛ и отчислить его в бюджет. 2. У работника были денежные поступления, с которых НА по законным основаниям не сможет удержать НДФЛ. В налоговую отправляется справка 2-НДФЛ, включающая разъяснения причин, по которым перечисление налога является невозможным. | 1. Для предъявления в бухгалтерию на новой работе с целью получения стандартных налоговых вычетов (при назначении вычетов будут учтены все денежные поступления с начала года, в т. ч. зарплаты от предыдущего начальства). 2. Для заполнения декларации по форме 3-НДФЛ (потребуются данные из 2-НДФЛ). 3. Для других целей, например, для подачи заявления на выдачу кредита или займа. |
В случае, когда предприятие или ИП не учитывает и не высчитывает НДФЛ с зарплат основных налогоплательщиков, имея на то законные основания, такие компании не выполняют функций НА и не отправляют справки 2-НДФЛ в ИФНС.
Такое возможно в следующих случаях:
Ситуаций, когда служащему предприятия может потребоваться справка по форме 2-НДФЛ, бывает множество, и он не обязан объяснять бухгалтеру компании причину, по которой она ему понадобилась:
Разберем самые распространенные причины оформления 2-НДФЛ для работников:
Цели запроса справки 2-НДФЛ налоговыми органами:
Обычно при увольнении сотрудник автоматически получает справку по форме 2-НДФЛ. Если ее не выдали, работник имеет право потребовать подготовить ее в трехдневный срок или по необходимости на новой работе. А документ непременно пригодится, так как без него невозможно грамотно рассчитать НДФЛ по новому месту работы и определить полагающиеся работнику по праву стандартные налоговые вычеты.
Документ должен содержать данные обо всех денежных поступлениях служащего, начиная с января текущего года, и заканчивая датой расторжения трудового договора. Не нужно упоминать о выплатах, с которых не положен вычет НДФЛ:
Отправка в ИФНС справок осуществляется не позднее:
Пример заполнения представлен следующим видом:
Нормативные акты представлены следующими документами:
Ошибка №1: Указание в справке 2-НДФЛ сокращенных форм фамилии, имен, отчеств сотрудников.
Таблицу раздела 3 заполняйте помесячно. В заголовке укажите налоговую ставку, по которой облагаются доходы, отраженные в этом разделе. Если в течение года один и тот же человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, раздел 3 заполняйте отдельно для каждой налоговой ставки.
При заполнении таблицы раздела 3 используйте приложения 1 «Коды доходов» и 2 «Коды вычетов» к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. Каждому виду доходов и каждому виду налоговых вычетов присвоены индивидуальные коды. Например, доходам в виде зарплаты соответствует код 2000. В отношении доходов от сдачи в аренду транспортных средств применяется код 2400, в отношении доходов от сдачи в аренду другого имущества - код 1400. При выплате вознаграждений по другим гражданско-правовым договорам (кроме авторских вознаграждений) используйте код 2010, при выплате пособий по временной нетрудоспособности - код 2300.
Перечень вычетов, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ, приведен в таблице .
В разделе 3 показывайте профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ), вычеты в размерах, предусмотренных статьей 217 Налогового кодекса РФ, а также суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии со статьями 213.1, 214, 214.1 Налогового кодекса РФ. Отражайте эту информацию напротив тех доходов, в отношении которых должны быть применены вычеты.
Ситуация: как отразить в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом?
В справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отразите в том месяце, в котором их выплатили сотруднику. И вот тому объяснение.
В разделе 3 справки доходы отражают на дату их фактического получения. При определении этой даты нужно руководствоваться положениями статьи 223 Налогового кодекса РФ.
Во время отпуска сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Поэтому в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2015 года, за отпуск, который заканчивается в январе 2016 года, нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2015 год.
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 6 марта 2008 г. № 03-04-06-01/49 и ФНС России от 9 апреля 2012 г. № ЕД-4-3/5888.
Пример отражения отпускных в справке по форме 2-НДФЛ. Отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом
Экономисту организации А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2015 года по 15 января 2016 года. Сумма начисленных отпускных составляет 10 000 руб. Детей у Кондратьева нет.
Сумма НДФЛ с отпускных составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).
19 декабря 2015 года Кондратьев получил в кассе организации отпускные в сумме:
10 000 руб. - 1300 руб. = 8700 руб.
Несмотря на то что отпуск сотрудника заканчивается в 2016 году, сумму начисленных отпускных бухгалтер организации включил в его налогооблагаемый доход за 2015 год.
В разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ за 2015 год бухгалтер указал:
Ситуация: какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки по форме 2-НДФЛ для премии, выплаченной за добросовестное отношение к работе, качественное исполнение трудовых обязанностей и высокую дисциплину? Премию приурочили к отраслевому профессиональному празднику.
В этом случае следует указать код дохода 2000 «Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей».
Поле «Код дохода» справки по форме 2-НДФЛ заполняется на основании приложения 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. Для отражения вознаграждений за выполнение трудовых обязанностей установлен код - 2000. С таким кодом можно включать в ставку и суммы премий за добросовестное отношение к работе, качественное исполнение трудовых обязанностей и высокую дисциплину. То, что выплата премии приурочена к профессиональному празднику, значения не имеет.
Ситуация: какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки 2-НДФЛ для выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск?
В этом случае надо указать код 4800 «Иные доходы».
Поле «Код дохода» в справке по форме 2-НДФЛ заполняют на основании приложения 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. В этом приложении нет специального кода для доходов в виде компенсации за неиспользованный отпуск. По мнению налогового ведомства, при отражении в справке компенсации за неиспользованный отпуск нужно указать код 4800 «Иные доходы» (письмо ФНС России от 8 августа 2008 г. № 3-5-04/380).
Ситуация: как в справке 2-НДФЛ отражать доходы, которые не облагаются налогом в пределах установленных нормативов (например, матпомощь, выходное пособие и т. п.)?
Доходы отражайте полностью, а не облагаемую налогом часть указывайте в графе «Сумма вычета».
Порядок заполнения справки 2-НДФЛ, утвержденный приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485, не обязывает указывать в справке доходы, которые налогом не облагаются. Отсутствие таких требований позволяет сделать вывод, что в справке достаточно отразить только сумму доходов, которая превышает норматив. Например, организация выплатила сотруднику матпомощь в размере 5000 руб. Из этой суммы 4000 руб. не облагается налогом (п. 28 ст. 217 НК РФ). В такой ситуации в разделе 3 формы 2-НДФЛ в графе «Сумма дохода» можно отразить только 1000 руб., а в графе «Сумма вычета» не указывать ничего. Формально заполненная таким образом справка не искажает налоговую базу по НДФЛ, и санкции налоговому агенту в этом случае не грозят. Однако такой подход все же нежелателен, и вот почему.
Помимо налоговой инспекции, справка 2-НДФЛ выдается на руки сотруднику, в отношении которого она заполнена, по его запросу (п. 3 ст. 230 НК РФ). А он может использовать ее в различных целях. Например, на основании сведений из справки заполняется декларация по форме 3-НДФЛ. Справка может понадобиться для подтверждения доходов при получении кредита в банке или визы при выезде за границу. С этой точки зрения указание в справке 2-НДФЛ только облагаемых выплат не будет отражать реальную сумму доходов, полученных сотрудником. Более того, вполне вероятна ситуация, когда в течение года человек получит матпомощь сначала у одного работодателя (например, 5000 руб.), а затем - у другого. При увольнении ему выдадут справку 2-НДФЛ, в которой будет указана матпомощь в размере 1000 руб. (5000 руб. - 4000 руб.). Устроившись на другую работу, он может получить матпомощь повторно. Предположим, снова в размере 5000 руб. По закону в такой ситуации сотрудник должен уплатить НДФЛ с дохода 6000 руб. (5000 руб. + 5000 руб. - 4000 руб.). Однако из-за отсутствия полной информации в справке 2-НДФЛ от предыдущего работодателя бухгалтер на новом месте работы сотрудника снова не включит в расчет дохода 4000 руб. и удержит НДФЛ только с 1000 руб. В результате налоговая база по НДФЛ будет занижена, и если при проведении выездной проверки этот факт вскроется, организации грозит не только доначисление налога, но также пени и штраф по статье 123 Налогового кодекса РФ.
Чтобы избежать возможных конфликтов, сведения о выплате нормируемых доходов в справке 2-НДФЛ лучше указывать в двух графах:
Кроме того, если организация выплачивает нормируемые доходы сотруднику, который устроился в организацию в середине года, с него стоит взять заявление. В нем сотрудник должен указать, что подобных доходов в текущем году он нигде не получал. А если получал - то в какой сумме. При наличии такого заявления можно не облагать НДФЛ льготируемые выплаты в пределах 4000 руб. Ответственность за достоверность сведений о доходе, указанных в этом заявлении, будет нести сам сотрудник.
Пример отражения в справке по форме 2-НДФЛ доходов, которые освобождаются от налогообложения в пределах установленных нормативов
А.С. Кондратьев в марте получил от своей организации материальную помощь в сумме 10 000 руб. Такие доходы не облагаются НДФЛ в пределах 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). В июле Кондратьев уволился, при этом получив компенсацию в размере 8000 руб. Так как сумма компенсации не превышает трехкратный размер среднего месячного заработка Кондратьева, то НДФЛ такая выплата также не облагается (абз. 8 п. 3 ст. 217 НК РФ). На руки Кондратьев получил справку 2-НДФЛ, в разделе 3 которой бухгалтер указал:
Ситуация: как в справке 2-НДФЛ отразить доходы, выплаченные учредителю при выкупе его доли в уставном капитале в связи с выходом из общества?
Доходы отразите полностью, указав для них код 1540. Заполнить справку надо даже в том случае, если удержать НДФЛ с выплаты бывшему учредителю организация не может.
Вообще, заполняя раздел 3 формы 2-НДФЛ, доход всегда следует указывать в полной сумме. Даже если человеку положен тот или иной вычет. Это прописано в Порядке заполнения справки, утвержденном приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485.
Доход при выкупе доли в уставном капитале может быть выплачен в натуральной форме. Однако это не повод для того, чтобы не указывать такой доход в разделе 3 формы 2-НДФЛ. Например, если с участником расплатятся автомобилем, удержать налог можно будет только при наличии других денежных выплат. Если же их нет, то налоговый агент обязан в установленные сроки уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать и заплатить НДФЛ . По доходам, полученным в 2015 году, сообщить о невозможности удержания нужно до 1 марта 2016 года (Закон от 2 мая 2015 г. № 113-ФЗ, письмо ФНС России от 19 октября 2015 г. № БС-4-11/18217). При этом по окончании года форму 2-НДФЛ в отношении этого человека нужно будет сдать повторно.
Код доходов, полученных от реализации долей в уставных капиталах, - 1540 (приложение 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387). Этот же код нужно использовать для обозначения доходов, полученных учредителем при выходе из общества.
В разделе 4 укажите стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ), социальные (ст. 219 НК РФ), инвестиционные, а также имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ).
Код, который надо проставить в графе «Код вычета», можно определить по приложению 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. В графе «Сумма вычета» впишите сумму вычета, соответствующую указанному коду.
Отражая в форме 2-НДФЛ стандартные налоговые вычеты, применяйте коды 104-105, 114-125 (приложение 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387).
В отношении вычетов, которые не указаны в приложении 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387, указывайте код 620 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии с положениями главы 23 «Налог на доходы физических лиц». Об этом сказано в письме ФНС России от 11 февраля 2014 г. № БС-4-11/2189.
В строках «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» укажите номер и дату соответствующего уведомления и код инспекции, которая выдала такой документ.
Налоговая инспекция хочет знать все. И не только о том, все ли налоги заплатила за себя ваша организация. Кроме своих налогов любая организация или ИП, имеющий в штате сотрудников или заключивший гражданско-правовые договоры на выполнение работ, оказание услуг, должны удерживать и уплачивать в бюджет налоги с доходов, полученных физическими лицами.
Связано это с тем, что работодатель по отношению к своим работникам является налоговым агентом. Как можно проверить, выполнил он свои обязанности или нет, и все ли заплатил работник, что должен был? Только посмотрев отчетность.
Уже много лет такие сведения подаются в виде справок по форме 2-НДФЛ. На каждого сотрудника составляется отдельная справка. А значит, бухгалтер должен знать, как заполнить справку 2-НДФЛ.
1. Правила заполнения справки 2-ндфл
3. Как заполнить справку 2-НДФЛ
5. Сведения о налоговой базе и налоге
6. Куда сдавать справки 2-НДФЛ
7. Справка 2-ндфл в 1с 8.3
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.
Форма 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица», по которой сдается отчетность в настоящее время, утверждена приказом ФНС России от 30.10.15г. №ММВ-7-11-485@. Этим же нормативным документов утверждены и правила заполнения справки 2-НДФЛ.
Справки предоставляются:
Также информация о том, как заполнить справку 2-НДФЛ, пригодится не только для отчета в налоговую. Справку также нужно выдавать по просьбе работников, например, для банка (п.3 ст.230 НК).
Все показатели в справке (кроме суммы НДФЛ) отражаются в рублях и копейках. Сумма налога показывается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются в большую сторону).
Давайте рассмотрим практическую ситуацию из жизни организации, и на ее основе составим пример заполнения справки 2-НДФЛ. Параллельно будем обсуждать и важные теоретические моменты.
Рассчитаем величину НДФЛ за каждый месяц работы и за год в целом Осетрову Олегу Алексеевичу, менеджеру ООО «Премудрый пескарь». Оклад работника 35 000 руб. в месяц.
Кроме оплаты за отработанное время, выплачено:
У Осетрова есть дети:
Заявление на предоставление детских вычетов Осетров написал. Подтверждающие документы на получение вычетов есть.
5 июля 2016 года дочь Осетрова закончила ВУЗ, следовательно, с августа 2016 года налоговый вычет на нее уже не предоставляется. Дальше вычет Осетров получает только на младшего ребенка – школьника.
В мае 2016 года Осетров приобрел квартиру. Поскольку имущественный вычет он до этого не использовал, то 18 июня 2016 года он принес в бухгалтерию заявление на предоставление имущественного вычета за 2016 год на сумму 1 500 000 руб. и уведомление из налоговой инспекции о праве на вычет. Вычет будет предоставляться с июня 2016 года.
Доходы, облагаемые по ставке 13% для дивидендов и 35%, в 2016 году Осетров не получал.
Все доходы, вычеты и начисленный НДФЛ по данному работнику представлены в таблице.
Кроме оплаты по окладу сотрудник получал материальную помощь: 2000 руб. в январе, 6000 руб. в июне.
В ноябре налогооблагаемые доходы нарастающим итогом с начала года превысили 350 тыс. руб., поэтому начиная с ноября, детские вычеты предоставляться не будут. Для расчета данного лимита используются только налогооблагаемые доходы.
Обратите внимание по внесению данных о выплаченной материальной помощи в справку 2-НДФЛ. Если у сотрудника была в году материальная помощь, полностью не облагаемая НДФЛ независимо от суммы, то вносить ее в справку не нужно.
Если была обычная матпомощь, которая не облагается только в пределах 4000 руб., то в справке она отражается.
Теперь, когда все исходные данные для примера у нас есть, будем по шагам смотреть, как заполнить справку 2-НДФЛ.
В графе признак справки нужно указать:
1 – если сообщаются сведения о доходах физического лица и начисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ;
2 – если удержать НДФЛ невозможно (не позже 1 месяца по окончании года);
«Номер корректировки» — поле заполняется и при сдаче первичной справки, и при сдаче уточненных сведений. Если справка первичная, то надо поставить номер 00, для уточненных - 01, 02 и т. д.
Есть возможность аннулировать справку 2-НДФЛ, которую компания сдала ошибочно. Для этого в поле «Номер корректировки» надо поставить значение 99, а в справке заполнить только разделы 1 и 2 со сведениями об организации и физлице. Такая аннулирующая справка будет иметь новую дату составления, но старый номер (т.е. номер той старой ошибочной справки).
В каких случаях это может потребоваться? Например, если вы по ошибке сдали на одного работника несколько справок, сдали справку на работника, который у вас уже давно не работает и др.
Заполнение справки начинается с внесения сведений о налоговом агенте в Раздел 1: ИНН/КПП, наименование организации или ФИО физического лица – индивидуального предпринимателя, код по ОКТМО, телефон.
В Разделе 2 отражаются сведения о физическом лице, которое получало доходы: ИНН, ФИО, гражданство, дата рождения, паспортные данные, место жительства. Для иностранцев есть и свои поля: ИНН в стране гражданства, адрес места жительства в РФ, код страны проживания и адрес в стране постоянного проживания (указывается один из адресов).
В поле «Статус налогоплательщика» указывается один из следующих:
По данным об организации и физическом лице мы заполнили разделы 1 и 2.
Далее справка НДФЛ представляет детальную информацию о доходах и вычетах. Раздел 3 содержит сведения о доходах, которые получены работниками в денежной или натуральной форме, за каждый месяц налогового периода (года). В заголовке данного раздела отражаются ставки НДФЛ, на которые заполняется раздел. В нашем примере будет один раздел, потому что все доходы, которые получил работник, облагаются по ставке 13%.
За каждый месяц в графе Сумма дохода указывается общая величина дохода, полученная работником за месяц. Если в каком-то месяце работник имел право на получение профессионального налогового вычета, а также вычета по доходу, облагаемому НДФЛ не в полном размере, то указывается код вычета и его сумма.
Полностью освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включают, например, пособие по уходу за ребенком, пособие по беременности и родам.
Коды заполнения справки 2-НДФЛ берутся из приказа ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@. Нам для заполнения формы в нашем примере потребуются:
Коды доходов:
Коды вычетов:
В Разделе 4 обобщаются данные о вычетах в соответствии с их кодами, указывается суммарная величина каждого вычета. Здесь приводятся вычеты, которые не связаны с конкретной выплаченной суммой (в отличие от вычетов, указываемых в разделе 3 – по материальной помощи, профессиональные вычеты).
В разделе 4 мы запишем вычеты на детей – по первому и второму ребенку отдельно, и имущественный вычет. Здесь же могут быть указаны вычеты на самого работника, а также социальные и инвестиционные.
Для занесения данных об имущественном вычете необходимо иметь Уведомление из налогового органа, которое подтверждает право работника на его применение.
В Разделе 5 подводятся итоги доходов, определяется налоговая база и делается расчет НДФЛ. Отражается общая сумма доходов – итоговая величина столбца Сумма дохода из Раздела 3. По следующей строке записывается налоговая база, которую можно найти как разность между общей суммой доходов и величиной налоговых вычетов (сумма вычетов по Разделам 3 и 4).
По строке Сумма налога исчисленная записывается исчисленная сумма налога, т.е. произведение налоговой базы на налоговую ставку. Далее заполняются строки с данными о сумме удержанного, перечисленного налога, излишне удержанной и не удержанной.
Для Осетрова:
Общая сумма полученных доходов – 423 500 руб.
Сумма вычетов – 9800 (первый ребенок) + 14 000 (второй ребенок) + 238 200 (имущественный) + 4000 (необлагаемая матпомощь) = 266 000 руб.
Налоговая база – 157 500 руб.
Сумма налога – 20 475 руб.
Если в отношении доходов работника в течение года использовались разные ставки, то и разделов 3-5 будет несколько. Число разделов 3-5 будет равно количеству использованных ставок.
Тем компаниям, где работают иностранные сотрудники из «безвизовых» стран, пригодится строка с данными по фиксированным авансовым платежам.
Налоговые агенты сдают справки по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета. Такое требование прописано в пункте 2 статьи 230 НК РФ. То есть по местонахождению организации (или подразделения) либо по месту жительства физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.
Справки сдавайте в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. На бумаге составлять справки разрешено только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, менее 25 человек.
С 1 января 2016 года для налоговых агентов введен штраф за представление документов, содержащих недостоверные сведения. Штраф выпишут, если налоговики выявят ошибки в форме 2-НДФЛ. Сумма штрафа — 500 рублей за каждую справку с недостоверными сведениями.
Поэтому внимательнее изучайте, как заполнить справку 2-НДФЛ и не допускайте ошибок. А если вдруг заметили ошибку, то бегом исправлять ее, пока налоговики не нашли ее раньше вас.
Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как заполнить справку 2-НДФЛ в 1С: Бухгалтерия в видео-формате.
Какие проблемные вопросы по заполнению справок 2-НДФЛ возникают у вас? Задавайте их в комментариях!
Как заполнить справку 2-НДФЛ на практическом примере
