Rapporto anticipato (modulo AO-1)È un documento unificato per la contabilizzazione delle spese dei dipendenti durante un viaggio d'affari. Al ritorno da un viaggio d'affari, un dipendente è obbligato a segnalare, per il quale viene presentato un certificato di viaggio completato, che è possibile scaricare, e un rapporto anticipato, il cui modulo ha un modulo unificato AO-1.
Il rapporto anticipato AO-1 è il documento principale richiesto per registrare la quantità di denaro emesso a un dipendente per scopi specifici, come ad esempio:
L'emissione di un importo contabile viene redatta presso la cassa dell'impresa con un ordine di cassa (CSC). Il denaro ricevuto deve essere speso solo per gli scopi prescritti nella liquidazione in contanti. Il cassiere è obbligato a emettere somme di denaro per rendere conto personalmente solo al dipendente che ha stipulato un contratto di lavoro con l'organizzazione e il suo nome è incluso nell'elenco dell'ordine sulle persone che possono prendere in considerazione il denaro. Inoltre, la base per l'emissione dell'importo sarà un ordine da inviare in viaggio d'affari o viaggio di lavoro certificato.
Dopo che il contabile ha speso i fondi emessi, è necessario redigere e fornire al servizio di contabilità un rapporto anticipato entro tre giorni lavorativi.
Come compilare correttamente AO-1? Ti invitiamo a scaricare un report anticipato di esempio, che troverai alla fine dell'articolo. È inoltre possibile scaricare un modulo di rapporto anticipato vuoto di seguito.
Se il certificato di viaggio conferma il fatto stesso che il dipendente è in viaggio d'affari, il rapporto anticipato è una conferma del lavoro svolto dal dipendente. I documenti che confermano la spesa degli importi emessi sono allegati alla relazione anticipata.
Inoltre, il rapporto anticipato viene compilato quando si emettono fondi per la segnalazione ai dipendenti per varie esigenze. Allo stesso tempo, va ricordato che il denaro può essere emesso a un dipendente solo se è incluso nell'ordine sulle persone responsabili.
Il documento è redatto sia da un dipendente che da un dipendente del servizio di contabilità.
La persona responsabile deve compilare i seguenti dati:
uno . Nome dell'organizzazione ;
2. Data di preparazione;
3. Nomina del pagamento anticipato ( produzione, rappresentante, viaggio di lavoro spese, ecc.);
4 . Dati anagrafici, ovvero: cognome e iniziali, unità strutturale in cui opera il commercialista, matricola, posizione;
5 . Informazioni sull'importo dell'ultimo pagamento anticipato;
6. L'importo del subreport emesso dal cassiere;
7. Le colonne "Spento", "Saldo / Sconfinamenti", nonché le informazioni sul numero di documenti allegati a JSC –1, vengono compilate dopo aver scritto e calcolato i dati necessari sull'altro lato del rapporto;
otto . Parte tabulare su trascorso significa, vale a dire:
Dopo che il contabile ha superato l'AO -1, l'impiegato del servizio di contabilità deve verificare la presenza di ciascun documento che confermi l'importo dei fondi spesi, la loro spesa corretta per gli obiettivi e inoltre è necessario compilare il resto delle sezioni. Per confermare che il rapporto sotto forma di AO-1 è stato presentato all'ufficio contabilità, viene rilasciata una ricevuta al dipendente. Dopo aver esaminato tutti i documenti nell'originale che confermano la spesa, verificando la correttezza della compilazione, il rapporto anticipato di JSC-1 viene firmato dal capo contabile, contabile e direttore e quindi preso in considerazione.
Il modulo di relazione anticipata è un modulo a due facciate, viene compilato sia dall'ufficio contabilità che dal dipendente stesso.
Sul lato anteriore del modulo sono disegnate le seguenti linee:
Sul retro del modulo, la persona responsabile compila una tabella in cui indica quanto è stato speso il denaro. Per ogni documento di conferma disponibile, viene compilata una riga della tabella, in cui nelle colonne sono scritti in sequenza il numero, la data, il nome di questo documento e l'importo speso, riflesso in questo documento. Dopo aver compilato l'intera tabella del modulo di relazione anticipata, i risultati vengono riassunti alla fine, viene considerato l'importo totale speso, che è scritto nella riga "totale". Successivamente, la persona responsabile presenta un modulo di relazione anticipata all'ufficio contabilità, allegando tutti i documenti giustificativi.
Ricevuta la denuncia, il commercialista deve verificare la correttezza della compilazione, verificare i dati riportati in tabella con quelli indicati nei documenti allegati. Al documento viene assegnato un numero individuale.
In fondo al frontespizio il contabile compila le righe “ricevuta”: da chi ha ricevuto la denuncia, il suo numero e data, l'importo speso, il numero dei documenti allegati, la data di accettazione della denuncia e il la firma del ragioniere è messa. La ricevuta così compilata viene strappata dalla parte principale del modulo AO-1 e trasferita alla persona responsabile come segno che il rapporto è stato accettato e verificato.
Sul retro del modulo, il contabile compila le righe 7 e 8, che riflette l'importo accettato per la contabilità, e la riga 9, in cui viene scritto l'addebito del conto, in cui vengono cancellate le spese sostenute.
Quindi devi tornare al lato anteriore e compilare due piccole tabelle:
La figura seguente mostra un esempio di come compilare un modulo di rapporto anticipato.
Esempio di compilazione della parte anteriore del rapporto
La figura seguente mostra un esempio di compilazione del retro del rapporto.
Un esempio del disegno del retro del modulo No.AO-1
Una relazione anticipata è un documento primario che viene redatto per la relazione di un dipendente sulla spesa per l'acquisto di beni, servizi, lavori. Compiliamo insieme il report di anticipo: prenderemo in considerazione l'intera catena di operazioni, il cui risultato sarà la corretta redazione del report di anticipo. Potrai scaricare il modulo della relazione anticipata alla fine di questo articolo.
L'organizzazione deve sviluppare e approvare i regolamenti locali che disciplinano la procedura per la circolazione del denaro, compresa la sua emissione alle persone responsabili. Questi documenti sono:
Pertanto, gli importi contabili vengono emessi solo in un ordine specifico basato sull'ordine del direttore della società e / o sulla dichiarazione del dipendente.
La procedura generale per l'emissione di fondi a fronte di una relazione è stabilita dalla clausola 6.3 della procedura n. 3210-U. Di conseguenza, un'entità può emettere liquidità contabile nei seguenti modi:
Puoi dare contanti ai dipendenti con i quali è stato concluso un contratto di lavoro o un contratto di diritto civile (vedi Lettera della Banca centrale della Federazione Russa del 02.10.2014 n. 29-R-R-6/7859).
Immediatamente prima dell'emissione di fondi, il dipendente del reparto contabilità dell'impresa deve verificare la disponibilità del debito del dipendente sugli anticipi emessi anticipatamente. Se non ci sono tali informazioni (il dipendente non ha riferito sui fondi precedentemente emessi), non ha diritto a ricevere altri importi contabili (paragrafo 3, clausola 6.3 della procedura n. 3210-U).
Il modulo di relazione anticipata 2019 è rimasto invariato. Non dimenticare che i documenti giustificativi devono essere allegati alla relazione anticipata.
La legge non contiene requisiti per l'applicazione obbligatoria delle forme unificate dei documenti contabili primari. Allo stesso tempo, ogni fatto della vita economica è soggetto a registrazione da un documento contabile primario, che è determinato dal comma 1 dell'art. 9 della Legge n. 402-FZ. Le organizzazioni hanno il diritto di scegliere:
È possibile scaricare gratuitamente il modulo di una relazione anticipata nel modulo n. AO-1 in formato tabella Excel alla fine dell'articolo e un esempio di compilazione è mostrato nella figura seguente.
Tutti i documenti primari applicati devono essere approvati nella politica contabile (legge n. 402-FZ, clausola 4 PBU 1/2008 "Politica contabile dell'organizzazione").
Dopo aver ricevuto i fondi, il responsabile è obbligato, entro un termine non superiore a tre giorni lavorativi dal giorno di scadenza del periodo per il quale i fondi sono stati emessi sul conto, o dal giorno di inizio del lavoro, a presentare un anticipo relazione con gli allegati documenti giustificativi (punto 6.3 della Direzione n. 3210-Y) all'ufficio contabilità. Se il rapporto anticipato non viene redatto in modo tempestivo, si tratta di una violazione della disciplina in contanti (articolo 15.1 del Codice amministrativo della Federazione Russa).
Consideriamo come compilare un report anticipato (vedi sotto per un esempio di compilazione nel 2019). Ad esempio, è adatto il modulo unificato AO-1 "Rapporto avanzato".
La persona segnalante inserisce i dati nei seguenti campi.
Compilando il lato anteriore del modulo n. AO-1:
Compilando il retro del modulo n. AO-1:
Un dipendente del servizio finanziario o contabile verifica i campi compilati dalla persona segnalante e completa inoltre i seguenti campi:
Dopo aver verificato la correttezza della compilazione del documento, l'accuratezza e l'uso previsto dei fondi emessi, il modulo viene inviato per l'approvazione al capo dell'organizzazione.
Dopo l'approvazione del rendiconto preventivo, sul retro, gli importi sono indicati nella colonna “Importo delle spese ammesse a contabilizzazione” con l'indicazione dei conti contabili ai quali saranno imputate le spese del segnalante. Segnalazione anticipata, le registrazioni su di essa devono corrispondere alle registrazioni effettuate nei libri contabili. Inoltre, gli accordi finali vengono effettuati con la persona responsabile.
La parte staccabile del rapporto anticipato viene restituita al dipendente. Questo stub è la prova della segnalazione di fondi responsabili.
I documenti giustificativi possono essere suddivisi approssimativamente in due gruppi:
Tutti i documenti giustificativi devono contenere i dati obbligatori: nome della controparte, data, contenuto del fatto di vita economica, quantità, costo, nonché nome completo, carica e firma di chi ha redatto la relazione.
Considera le caratteristiche della compilazione di vari tipi di voucher.
Il pagamento effettivo (ovvero il fatto che la persona responsabile abbia speso il denaro ricevuto) è confermato da un assegno del registratore di cassa o da un rigoroso modulo di responsabilità (di seguito - SRF). I moduli devono contenere i dati obbligatori previsti dall'art. 4.7 54-FZ.
Tenendo conto delle specificità dell'attività o delle peculiarità della loro ubicazione, le controparti effettuano i regolamenti senza utilizzare la CCP (clausole 2, 3, 5-7, articolo 2 della legge n. 54-FZ).
I dati obbligatori dell'SSO sono:
SRF dovrebbe contenere informazioni sulla tipografia (nome, indirizzo, TIN); in un apposito rigo devono essere stampati con metodo tipografico la serie e il numero del modulo.
La ricevuta di vendita non ha una forma unificata. Di conseguenza, ogni organizzazione ha il diritto di sviluppare moduli in modo indipendente. Questo vale anche per le fatture. È necessario verificare solo la presenza dei dati richiesti nel modulo.
Si precisa che tali documenti sono documenti di spedizione e non contengono conferma di pagamento, rispettivamente, non riducono l'importo degli importi di rendicontazione, salvo i casi in cui l'acquisto di beni e materiali viene effettuato da contribuenti UTII che non usa KKT. In questo caso, la conferma dei costi sarà una ricevuta di vendita (vedi Lettera del Ministero delle Finanze della Russia del 19.01.2010 n. 03-03-06 / 4/2, del 11.11.2009 n. 03-01- 15 / 10-499, del 06.11.2009 n. 03-01-15 / 10-492, del 01.09.2009 n. 03-01-15 / 9-436).
Una fattura è un documento fiscale che in questo caso offre l'opportunità di accettare l'IVA per la detrazione dal budget. Si ricorda che le fatture alle persone fisiche che acquistano beni (opere, servizi) in contanti vengono emesse solo se esiste una procura per ricevere questo modulo (clausola 7 dell'articolo 168 del TUIR).
Un documento di trasferimento universale è sia un documento fiscale che un documento di spedizione. Secondo la FRT, puoi accettare contemporaneamente merci e materiali e prendere in considerazione l'IVA per la detrazione dal budget.
La fattura e l'UPD non sono documenti che confermano il pagamento di beni materiali, rispettivamente, non riducono l'importo degli importi di rendicontazione.
Nel 2019 sono stati introdotti nuovi moduli fattura e FRT!
La procedura per la documentazione delle spese di viaggio e di rappresentanza richiede una considerazione a parte. Di seguito sono riportati i punti chiave per questi gruppi di costi.
Dopo l'entrata in vigore delle modifiche adottate dal decreto governativo n. 749 "Sulla specificità dell'invio dei lavoratori in trasferta" (di seguito Delibera n. 749), sono entrati in vigore i moduli del certificato di trasferta, dell'incarico di lavoro e della relazione sul lavoro svolto in viaggio d'affari non sono obbligatori. Le organizzazioni hanno il diritto di prevedere la necessità di compilare questi moduli in un atto normativo locale.
Se l'organizzazione decide di non utilizzare i certificati di viaggio, per confermare l'indennità giornaliera è necessario allegare un certificato contabile di qualsiasi forma alla relazione anticipata sul viaggio d'affari. La forma del certificato dovrebbe essere approvata come parte della politica contabile.
La legislazione non limita l'importo dei pagamenti sotto forma di indennità giornaliera per i dipendenti dell'organizzazione. L'importo delle indennità giornaliere deve essere approvato con ordinanza o indicato nel regolamento sulle spese di viaggio. L'indennità giornaliera è esentata dal pagamento dei premi assicurativi per un importo non superiore a 700 rubli per ogni giorno di viaggio d'affari nella Federazione Russa e non più di 2500 rubli per ogni giorno di viaggio d'affari all'estero (clausola 2 di articolo 422 del TUIR). Nello stesso importo, le diarie non sono incluse nel reddito del dipendente nel calcolo dell'imposta sul reddito delle persone fisiche (clausola 3 dell'articolo 217 del Codice Fiscale della Federazione Russa).
Non va dimenticato che per le trasferte di lavoro in una zona dove il dipendente ha la possibilità di rientrare a casa tutti i giorni, o quando un dipendente è inviato per un viaggio di un giorno, le diarie non vengono corrisposte (clausola 11 della delibera n. 749 ).
Una relazione anticipata su un viaggio d'affari 2019 deve essere compilata tenendo conto del parere del Ministero delle finanze di cui alla lettera n. 03-03-06 / 1/35214 del 06.06.2017. Questa lettera spiega che se il biglietto viene acquistato elettronicamente, ai fini della tassazione degli utili, la prova documentale è la ricevuta del biglietto elettronico e la carta d'imbarco.
In questo caso, la carta d'imbarco deve confermare l'avvenuta prestazione del servizio di trasporto aereo alla persona responsabile. Di norma, questo requisito è un timbro di ispezione.
In assenza di un timbro di ispezione sulla carta d'imbarco elettronica stampata, il contribuente deve confermare che la persona segnalante ha fornito servizi di trasporto aereo in altro modo.
Molto spesso, un pass di lusso include il costo dei servizi (cibo, beni di prima necessità e articoli per l'igiene, compresi biancheria da letto, materiali stampati, ecc.).
Il Ministero delle Finanze, in una lettera n. 03-03-RZ / 37488 del 16 giugno 2017, ha spiegato come viene preso in considerazione il costo dei servizi aggiuntivi.
Il costo dei servizi aggiuntivi quando si viaggia in carrozze di lusso non è soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche (clausola 3 dell'articolo 217 del Codice Fiscale).
Ai fini della tassazione degli utili delle organizzazioni, il costo dei servizi aggiuntivi è preso in considerazione per intero come parte delle altre spese (clausola 12 del comma 1 dell'articolo 264 del TUIR).
Ma per quanto riguarda l'IVA, il parere è opposto: se l'importo dei canoni e servizi aggiuntivi è formato tenendo conto del costo dei servizi di ristorazione, l'importo dell'IVA non è detraibile (clausola 7 dell'articolo 171 del TUIR del Federazione Russa).
Nessuno degli attuali atti normativi contiene indicazioni sul volume e sulla procedura per il trattamento delle spese di rappresentanza. Sulla base di ciò, l'organizzazione deve sviluppare e approvare in modo indipendente nella politica contabile o in uno speciale atto normativo un elenco di documenti giustificativi che confermino la validità e gli obiettivi aziendali delle spese di rappresentanza effettuate dalle persone responsabili.
Per riflettere correttamente i costi di ricezione e assistenza alle delegazioni russe e straniere, ti consigliamo di redigere i seguenti documenti (vedi Lettere del Ministero delle Finanze n. 03-03-06 / 4/26 del 22.03.2010 e n. 03 -03-06 / 1/807 del 13.11.2007 ):
I rapporti devono essere accompagnati da documenti che confermano l'acquisto di prodotti, souvenir e altri articoli di inventario.
Le spese per spese di rappresentanza comprendono le spese per un importo non superiore al 4% delle spese del contribuente per la retribuzione del lavoro per il periodo di riferimento (fiscale). Le seguenti spese non sono riconosciute come spese di rappresentanza:
La data di riconoscimento delle spese di rappresentanza, redatta per il tramite del responsabile, è la data di approvazione da parte del responsabile dell'organizzazione della relazione anticipata.
Ai fini della contabilità fiscale, i documenti devono essere conservati per 4 anni (comma 8 del paragrafo 1 dell'articolo 23 del Codice Fiscale della Federazione Russa). Va notato che se viene ricevuta una perdita, i documenti che confermano i costi devono essere conservati per 10 anni (clausola 4
La compilazione di un rapporto anticipato avviene nei casi in cui i dipendenti di imprese e organizzazioni ricevono dal reparto contabilità una certa somma di denaro per le spese associate alle loro attività professionali.
File
Molto spesso, l'emissione di fondi avviene per spese di viaggio o spese associate alle attività domestiche dell'azienda (acquisto di cancelleria, carta per ufficio, mobili, ecc.). Ma prima di emettere finanze, il contabile deve ricevere un ordine o un ordine appropriato dal direttore dell'impresa, che indicherà l'importo esatto e lo scopo del pagamento anticipato.
Dopo che le spese sono state sostenute, il dipendente che ha ricevuto il denaro è obbligato a restituire il saldo alla cassa dell'impresa o, in caso di superamento, a ricevere il denaro in eccesso dalla cassa. È in questa fase che viene redatto un documento chiamato "Rapporto anticipato".
È impossibile restituire i soldi rimanenti all'ufficio del cassiere proprio così. È necessario trasferire agli specialisti del dipartimento di contabilità i documenti che confermano che i fondi contabili sono stati spesi per gli scopi per i quali sono stati forniti. Come tali prove, prima di tutto, ci sono registratori di cassa e ricevute, biglietti del treno, moduli di segnalazione rigorosi, ecc. Tutti i documenti di cui sopra devono avere dettagli, date e importi chiaramente leggibili.
Ad oggi, non esiste un campione unificato e strettamente obbligatorio della relazione, tuttavia, la maggior parte dei contabili alla vecchia maniera preferisce utilizzare il modulo precedentemente generalmente applicabile. Questo è comprensibile: include tutte le informazioni necessarie, tra cui:
Non è necessario apporre un sigillo sul documento, poiché fa parte del flusso di lavoro interno dell'azienda, inoltre, dal 2016, le persone giuridiche, come prima, e i singoli imprenditori hanno il pieno diritto legale di non utilizzare sigilli e timbri per l'approvazione di carte.
Un documento viene creato in un'unica copia originale e non dovresti tardare a compilarlo - secondo la legge, deve essere rilasciato in un massimo di tre giorni dopo che i soldi sono stati spesi.
Poiché il report anticipato fa riferimento alla documentazione contabile primaria, è necessario prestare molta attenzione durante la compilazione e cercare di evitare errori. Nei casi in cui ciò non possa essere evitato, è meglio compilare un nuovo modulo.
Nonostante il titolo serio e l'importanza del documento, compilarlo non è molto difficile.
La prima parte del documento viene compilata dal dipendente che ha ricevuto i soldi per il rapporto.
Al tavolo di sinistra il funzionario responsabile inserisce informazioni sui fondi emessi, in particolare, indica l'importo totale, nonché informazioni sulla valuta in cui è stato emesso (se vengono utilizzate unità monetarie di altri paesi). Di seguito è riportato l'importo del saldo o del superamento dei costi.
Al tavolo giusto i dati sono inseriti da uno specialista contabile. Qui vengono inserite informazioni sui conti e sulle transazioni contabili, in particolare i sottoconti attraverso i quali vengono indicati il denaro e gli importi specifici.
Sotto la tabella è indicato il numero degli allegati alla relazione anticipata (i.e. documenti attestanti le spese).
Dopo aver compilato tutte le informazioni necessarie, la relazione e le carte ad essa allegate, deve controllare il capo contabile e indicare l'importo approvato per la relazione nell'apposito rigo (in lettere e cifre).
Quindi gli autografi del contabile e del capo contabile vengono inseriti nel rapporto, nonché le informazioni sui fondi rimanenti o spesi inutilmente: l'importo specifico e l'ordine di cassa in base al quale passa sono indicati nelle celle necessarie. Il cassiere che ha accettato il saldo o ha emesso lo scoperto appone anche la sua firma sul documento.
Il retro del rapporto anticipato contiene informazioni su tutti i documenti ad esso allegati: si adatta qui
Sotto il tavolo, il responsabile deve apporre la sua firma, che attesterà l'esattezza dei dati inseriti.
L'ultima sezione (la parte di interruzione) include una ricevuta del contabile, al quale il contabile ha consegnato i documenti comprovanti i costi. Qui sono indicati
Quindi il contabile deve mettere la sua firma e la data di compilazione del documento sotto il documento e trasferire questa parte al dipendente che ha fornito il rapporto.
Forma unificata AO-1utilizzato per i rapporti dei dipendenti sugli anticipi ricevuti dall'organizzazione. Affrontiamo il suo design.
Il modulo del modulo unificato AO-1 e le istruzioni per la sua compilazione sono approvati dal decreto del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 01.08.2001 n. 55. È possibile scaricare il modulo sul nostro sito web.
Si ricorda che in questo momento l'uso di moduli uniformi è facoltativo. Se lo si desidera, il rapporto anticipato può essere redatto su un modulo sviluppato dall'organizzazione e approvato dal suo capo.
Maggiori informazioni su questo - "Documento primario: requisiti per la forma e conseguenze della sua violazione" .
Una persona responsabile redige un rapporto anticipato, cioè un dipendente:
Questo è fornito dal sub. 6.3 Approvazione della clausola 6 dell'istruzione della Banca di Russia dell'11 marzo 2014 n. 3210-U e della clausola 26 del regolamento sui viaggi d'affari. Decreto del governo della Federazione Russa del 13.10.2008 n. 749.
Leggi le conseguenze della violazione di questo termine nel nostro materiale. "Se il dipendente non ha segnalato i responsabili entro 3 giorni e non li hai detratti dal suo stipendio, devi addebitare i contributi". .
La relazione è redatta in una copia, che è accompagnata da documenti che confermano le spese sostenute dal dipendente. Per evitare che i dipendenti commettano errori, è consigliabile impartire istruzioni su come redigere rapporti anticipati.
Nota: recentemente è possibile redigere un rapporto anticipato non solo in formato cartaceo, ma anche in formato elettronico.
Maggiori informazioni su questo - "Il verbale anticipato può essere firmato con una firma elettronica" .
Un esempio di compilazione del modulo unificato AO-1 può essere scaricato sul nostro sito web.
Dopo aver ricevuto una segnalazione anticipata dal dipendente, procedere nel seguente ordine:
Spesso in azienda è necessario effettuare spese a spese di denaro contante, che viene rilasciato a funzionari rigorosamente definiti. Entro il termine stabilito, devono presentare un modulo, quale una relazione anticipata, alla quale sono allegati i documenti giustificativi delle spese sostenute. Quest'ultimo deve essere indicato nella domanda al momento dell'emissione di denaro. Considera come compilare un rapporto anticipato nel modulo AO-1.
All'inizio di ogni anno, è consigliabile che l'impresa emetta un ordine per le persone responsabili, cioè le persone che sono autorizzate a ricevere fondi per effettuare spese a fini di produzione. Determina inoltre gli obiettivi e la durata della spesa.
Il denaro può essere emesso sulla base sia dei dipendenti dell'impresa che delle persone coinvolte dall'esterno in base a contratti civili. È possibile trasferirli sulla carta del ragioniere.
Fai attenzione! L'obbligo di redigere una relazione anticipata è stabilito dalla Procedura per l'effettuazione delle operazioni di cassa. Può essere omesso solo per gli imprenditori che conducono la contabilità in forma semplificata.
Questo atto normativo definisce rigorosamente l'elenco delle indicazioni per l'emissione di fondi in considerazione. Questi includono l'acquisto di carburante, forniture per ufficio, spese domestiche e di intrattenimento, ecc. Per alcune transazioni viene fornito solo un ordine non in contanti. C'è anche un limite ai regolamenti in contanti tra le società nell'ambito di un accordo, che è di 100 mila rubli.
La forma del rapporto anticipato è stabilita da Goskomstat. Le imprese hanno il diritto di sviluppare la propria forma sulla base di essa, in conformità con le specificità dell'attività economica.
Un dipendente che ha ricevuto denaro sul conto può compilarlo da solo o trasferirlo al contabile responsabile, che redigerà automaticamente un modulo di relazione anticipata AO-1 utilizzando i documenti primari di supporto.
Sulla base di questo modulo approvato, il dipendente dell'impresa dovrà restituire il denaro non speso. Per questo dovresti fare domanda.
Importante! Al rientro dal viaggiatore, il viaggiatore dovrà comunicare l'importo speso entro 3 giorni lavorativi dal rientro dallo stesso.
Diamo un'occhiata più da vicino a come compilare una nota spese.
Nella parte superiore del modulo, il nome dell'azienda e il suo codice sono indicati secondo la directory OKPO.
In basso a sinistra, dopo il nome del documento, è necessario scrivere il suo numero di serie e la data di compilazione. La parte di destra, che inizia dopo le parole "Approva", è compilata dal capo dell'azienda. Lì indica a parole l'importo totale della relazione, mette la posizione, la firma, la data di approvazione.
Importante! Va ricordato che secondo i documenti normativi, una persona non può essere denunciata se non ha riportato completamente l'anticipo precedente. Alcuni ispettorati fiscali impongono una multa per questo durante un audit.
Successivamente, il modulo è diviso in due tabelle, che vengono compilate dal contabile. In quello di sinistra viene registrato il flusso di cassa: il saldo o la spesa eccessiva, l'importo ricevuto, l'importo speso, il saldo totale. 
Nella tabella di destra il contabile annota la corrispondenza dei conti e gli importi corrispondenti.
Sotto il dipendente indica quanti documenti fornisce e quanti fogli prende.
Dopo la verifica, il contabile indica il suo importo in parole e in numeri e lo firma. Inoltre, il documento è certificato dal capo contabile.
Se il dipendente ha un saldo residuo o è stato effettuato uno sforamento dei fondi, è necessario annotare il numero e la data del documento di cassa e l'importo della transazione.
È inoltre necessario compilare la parte staccabile del rapporto anticipato per registrarlo nel giornale.
Questo lato è una tabella in cui la persona responsabile inserisce le informazioni sui documenti forniti. Ciascuno di essi deve corrispondere a una riga.
La colonna 1 contiene il numero di riga. Nelle colonne 2 e 3, sono registrati la data e il numero del documento di conferma, nella colonna 4 - il suo nome.
Nella colonna 5, il dipendente inserisce l'importo sul documento in rubli o nella colonna 6 - in valuta estera.
Tutte le colonne vuote devono essere barrate. Alla fine della tabella, nella riga "Totale", viene scritto l'importo totale. Dopo la compilazione, il responsabile certifica con la sua firma la correttezza dei dati specificati.
Il contabile, dopo aver verificato la correttezza dei dati e la validità dei costi, compila le colonne 7 e 8, dove inserisce l'importo effettivamente accettato per la contabilità e nella colonna 9 indica il conto corrispondente. In futuro, i dati generalizzati di questi grafici verranno trasferiti sul lato anteriore del documento.
È possibile emettere importi superiori a 100 mila rubli per il rapporto: questo limite non si applica agli accordi con i dipendenti. Ma l'importo per uno qualsiasi dei documenti presentati non deve superare questo limite.
Se un dipendente si reca in viaggio d'affari all'estero, puoi fornirgli importi contabili in valuta estera. La sua azienda si scambia in modo indipendente in banca. In tal caso, tale importo è indicato al tasso di cambio stabilito alla data di emissione.
Dal 2015 è consentito riferire agli appaltatori. È inoltre tenuto a fornire una relazione anticipata dopo aver speso i fondi. Tuttavia, in questo caso, la colonna "Numero del personale" non è compilata e nella colonna "Incarico" è indicato il "contraente".
L'importo contabile può essere trasferito al dipendente sulla carta. Per fare ciò, deve presentare una domanda e i dettagli dell'operazione (data e numero dell'ordine di pagamento) sono indicati nella colonna "Anticipo ricevuto".
