Rapporto anticipato. Il modulo AO-1 è un documento di rendicontazione contabile primaria, che riflette l'uso previsto degli importi contabili dei fondi precedentemente emessi in anticipo con l'allegato di documenti che ne attestano la spesa. Il modulo di relazione è unificato, approvato dalla risoluzione del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 01.08.2001 n. 55 e dal codice OKUD 0302001. Per le organizzazioni di bilancio, viene fornito un altro modulo, n. approvato con ordinanza del Ministero della Finanza della Russia del 30.03.2015 n. 52n.
Lo scopo della redazione di una relazione anticipata è la successiva verifica della spesa dei fondi emessi in anticipo, la conferma da parte del capo dell'organizzazione del loro utilizzo, nonché la successiva cancellazione dei costi di produzione. Il documento è compilato dalla persona che ha ricevuto i fondi in anticipo per il rapporto.
L'elenco delle persone autorizzate a ricevere denaro sul conto è approvato dall'ordine sulle persone responsabili, che deve essere disponibile nel reparto contabilità dell'organizzazione. I fondi vengono emessi tramite la cassa dell'impresa, che deve indicare lo scopo previsto di tale importo. Anche il periodo per il quale viene fornito il pagamento anticipato è approvato dall'ordine pertinente per l'impresa.
La fornitura di fondi di viaggio viene effettuata sulla base di un ordine del capo o di un certificato di viaggio. Al termine del viaggio d'affari, il responsabile è tenuto a fornire una relazione con l'allegato di documenti attestanti la fattibilità delle spese sostenute. Il modulo della relazione anticipata è compilato in una copia su entrambi i lati. Il frontespizio è compilato dal segnalante e contiene i seguenti dati:
Nell'angolo in basso a sinistra, la persona responsabile compila una tabella che mostra le informazioni sugli anticipi precedenti emessi a lui, la quantità di denaro che ha ricevuto in quel momento, le loro spese, le spese eccessive e il saldo. Sul retro del modulo, un elenco di documenti che confermano la spesa dei fondi (ricevute, ricevute di cassa, documenti di trasporto, documenti di viaggio, ecc.), nonché l'importo dei costi per ciascuno di essi (colonne 1-6 ) è inserito. I documenti che fungono da allegato al rapporto sono numerati in esso nell'ordine in cui sono stati registrati.
Nel caso in cui l'anticipo sia stato emesso in valuta estera, compilare: riga 1a del fronte, nonché colonne 6 e 8 del retro. Dopo aver compilato il documento da parte della persona responsabile, viene trasferito al capo contabile per la verifica della correttezza del riempimento. Se il documento è compilato correttamente, il contabile mette un segno che indica che il rapporto è approvato in base all'importo corrispondente (in cifre e parole) e sul lato anteriore compila una ricevuta e la trasferisce alla persona responsabile.
Dopo il controllo da parte del contabile, la relazione anticipata viene presentata per l'approvazione al manager, dopodiché viene presa in considerazione per cancellare l'importo corrispondente delle spese. Se il responsabile è in arretrato su anticipi precedentemente emessi, l'emissione di importi successivi a lui non può essere effettuata.
Se, al rientro, il lavoratore è ammalato o si assenta dal posto di lavoro per altro valido motivo, è tenuto a fornire le necessarie informazioni circa la trasferta trascorsa entro tre giorni lavorativi dalla data di inizio del lavoro.
Il dipendente deve fornire tutte le informazioni per iscritto secondo il modulo n. AO-1 "Rapporto anticipato", approvato con la risoluzione del Comitato statale di statistica del 01.08.2001 n. 55.
Il modulo specificato viene compilato dal dipendente in una copia e presentato all'ufficio contabilità con tutti i documenti, le cui informazioni sono indicate nel modulo n. AO-1. In questo caso, il dipendente non compila l'intero modulo, ma solo una parte del fronte e del retro. Il resto lo fa l'ufficio contabilità.
La compilazione del modulo inizia come di consueto dalla "testa" del documento.
1. Indichiamo il nome dell'organizzazione e il codice di otto cifre per OKPO
2. Nelle colonne "numero" e "data" inseriamo i dettagli appropriati
3. Nella colonna "Report in totale", indicare la cifra che il dipendente ha speso per un viaggio di lavoro. Ad esempio, se gli sono stati dati cinquantamila rubli e ne ha spesi sessanta, in questa colonna indica sessantamila. O viceversa, se ne sono stati emessi cinquantamila e ne sono stati spesi venti, il rapporto sarà di ventimila rubli
4. Inseriamo il nome dell'unità strutturale e il suo codice (se presente)
5. Indichiamo il cognome, nome, patronimico della persona segnalante, il suo numero di personale e posizione
6. Nella colonna "Finalità del pagamento anticipato" inseriamo lo scopo del viaggio di lavoro
7. Nella colonna "Anticipo ricevuto ..." indichiamo i dettagli dell'ordine di uscita di cassa (se il denaro è stato emesso in contanti alla cassa, se c'è stato un trasferimento non in contanti, indichiamo solo l'importo) e l'importo emesso
8. Nella colonna "Totale ricevuto", indica quanto hai ricevuto in totale
10. E inserire il saldo dei fondi che deve restituire
Supponiamo che un dipendente si sia recato sul luogo del viaggio di lavoro e sia tornato in aereo, abbia vissuto in un hotel (i pasti erano inclusi nel costo della vita) e si sia recato sul luogo di lavoro per un viaggio di lavoro (hotel vicino al luogo di lavoro) .
11. Nella prima riga, inserisci i dettagli dei documenti di viaggio
13. Inseriamo le informazioni sull'importo delle diarie emesse
14. Nella colonna "Totale" inseriamo l'importo dei fondi spesi, che deve corrispondere all'importo per il quale viene presentata la segnalazione (vedi paragrafo 3)
Dopo che il dipendente ha inserito tutte le informazioni necessarie nelle colonne e nelle colonne, firma la relazione anticipata, allega tutti i documenti in suo possesso a cui ha fatto riferimento al modulo n. (che si trova sul lato anteriore) e trasferisce l'intero pacchetto di documenti a il reparto contabilità.
L'addetto alla contabilità deve controllare attentamente la relazione del dipendente in sua presenza per errori e inesattezze (se vengono rilevati errori, il dipendente dovrà compilare nuovamente il modulo).
15. Se il ragioniere è soddisfatto di tutto, nella colonna "La relazione è verificata" fa una registrazione appropriata e firma
16. Il contabile accetta denaro non speso dal dipendente al cassiere (se è stato emesso in contanti, se c'è stato un trasferimento non in contanti, il denaro verrà trattenuto su richiesta del dipendente sulla base della relazione anticipata), indica l'importo e gli estremi del documento sul quale è stato effettuato il rimborso, ed è firmato nuovamente
18. Sul retro del modulo, l'addetto alla contabilità inserisce le informazioni sugli importi di denaro accettati per la contabilità e le registra nei conti appropriati. Gli importi inseriti dal dipendente e dal contabile devono corrispondere
19. Nella parte anteriore della tabella di destra, il contabile inserisce le informazioni sugli importi spesi e sui conti
20. Successivamente, il contabile allega al modulo di relazione una copia dell'ordine di distacco del dipendente e lo porta per la firma al capo contabile, che ancora una volta verifica tutte le informazioni e i documenti, firma il rapporto e lo invia per l'approvazione al direttore generale
21. Il Direttore Generale approva la relazione e la restituisce all'ufficio contabilità dove viene conservata per cinque anni con tutti i documenti ad essa allegati, dopodiché viene distrutta nell'ordine stabilito dall'organizzazione.
Sulla base delle informazioni specificate nel modulo n. AO-1, il dipartimento di contabilità dell'organizzazione cancella gli importi di denaro secondo le modalità prescritte dalla legge.
I capi possono anche richiedere.
La persona responsabile, quando gli emette denaro (per esigenze economiche, per l'acquisizione di valori materiali, quando viene inviata in viaggio d'affari e altri) è obbligata a compilare un rapporto anticipato sui fondi spesi. Secondo la clausola 11 della Procedura per lo svolgimento di operazioni in contanti nella Federazione Russa, approvata dalla Decisione del Consiglio di amministrazione della Banca centrale della Federazione Russa il 22 settembre 1993 N 40, le persone che hanno ricevuto contanti in conto non sono tenute entro tre giorni lavorativi dalla scadenza del periodo per il quale sono stati rilasciati, o dal giorno del ritorno di queste persone da un viaggio di lavoro, presentare una relazione sugli importi spesi all'ufficio contabilità dell'organizzazione ed effettuare il regolamento finale su loro. In questo caso, il periodo per il quale vengono emessi fondi sul conto è determinato dal capo dell'organizzazione.
Il denaro viene emesso a fronte di una relazione solo a una persona che ha un rapporto di lavoro con un'organizzazione, soggetta a una relazione completa di una persona responsabile specifica su un anticipo precedentemente emesso a lui. È vietato il trasferimento di denaro emesso per conto di una persona a un'altra.
Per la contabilizzazione dei fondi emessi a persone responsabili, viene utilizzata una relazione anticipata. La risoluzione del Goskomstat della Russia del 01.08.2001 N 55 ha approvato la forma di una relazione anticipata (modulo N AO-1) per la contabilizzazione dei fondi monetari emessi a fronte della relazione per le spese amministrative e aziendali.
Regole generali per la compilazione di un report anticipato
Un rapporto anticipato viene utilizzato per registrare gli accordi con le persone responsabili. Un modulo di nota spese è un documento a due facciate. Le persone responsabili forniscono informazioni su se stesse sul lato anteriore del rapporto anticipato e compilano le colonne 1 - 6 sul lato posteriore sugli importi effettivamente spesi con l'allegato dei documenti che confermano le spese sostenute. Nel reparto contabilità, i rapporti anticipati vengono controllati per la correttezza dell'esecuzione e la disponibilità di documenti che confermano le spese sostenute, la spesa mirata dei fondi e vengono compilate le colonne 7 - 10 del retro del rapporto anticipato, contenenti informazioni su le spese accettate dall'ufficio contabilità. I rapporti anticipati verificati sono approvati dal capo dell'organizzazione.
Gli importi pagati in valuta estera sono registrati sia in valuta estera che in rubli al tasso della Banca Centrale della Federazione Russa. Il rimborso dell'importo del debito in valuta estera da parte delle persone responsabili e il riflesso di tale importo nella relazione anticipata in equivalente in rubli sono effettuati al tasso di cambio della Banca centrale della Federazione Russa alla data di approvazione della relazione anticipata dal capo dell'istituto.
La procedura per l'accettazione di una relazione anticipata per la contabilità
1. Emissione di denaro in conto.
La base per l'emissione di denaro in conto è un'applicazione per l'emissione di denaro, in cui la persona responsabile è obbligata a indicare lo scopo specifico di ricevere un anticipo, il periodo di tempo per ricevere denaro. La domanda viene inviata al capo dell'organizzazione. Dopo l'apposita vidimazione da parte del capo, si passa all'ufficio contabilità per l'emissione di denaro. In questo caso, il contabile è obbligato a verificare l'assenza del saldo sul precedente pagamento anticipato (a proposito del quale viene apposto un segno corrispondente sulla domanda).
Quando inviato in viaggio d'affari, la base per l'emissione di denaro è l'ordine corrispondente del capo, dopo aver letto il quale il dipendente redige una domanda con un calcolo preliminare dei fondi di cui avrà bisogno in viaggio d'affari.
2. Quando si sostengono le spese.
Al ritorno di un dipendente da un viaggio d'affari (o dopo aver acquistato l'inventario, aver ricevuto servizi, ecc.), redige un rapporto anticipato in forma unificata, che deve essere presentato all'ufficio contabilità.
Se è stato speso meno di quanto ricevuto, il resto degli importi non spesi viene restituito al cassiere in base all'ordine di cassa in entrata.
Se è stato speso più di quanto ricevuto, la spesa eccessiva sul rapporto anticipato viene emessa al dipendente nell'ordine di uscita di cassa.
3. Il contabile controlla l'obiettivo di spesa dei fondi emessi al dipendente.
4. La nota spese verificata è approvata dal manager o da una persona autorizzata.
Informazioni sui documenti primari
Ai sensi dell'art. 9 della legge federale del 21.11.1996 N 129-FZ "On Accounting" (di seguito - Legge N 129-FZ), tutte le transazioni commerciali effettuate dall'organizzazione devono essere formalizzate da documenti giustificativi. Questi documenti fungono da documenti contabili primari sulla base dei quali viene tenuta la contabilità. I documenti contabili primari sono accettati per la contabilità se sono redatti nella forma contenuta negli album delle forme unificate di documentazione primaria. I documenti, la cui forma non è prevista in questi album, devono contenere i dati obbligatori elencati al comma 2 dell'art. 9 della Legge N 129-FZ. Dopo la scadenza del periodo stabilito, il dipendente dell'organizzazione che ha ricevuto i fondi per il rapporto è obbligato a presentare una relazione anticipata all'ufficio contabilità con l'allegato di tutti i documenti giustificativi che confermano i costi sostenuti.
I documenti giustificativi allegati alla relazione anticipata devono soddisfare i seguenti requisiti di base:
- i documenti giustificativi sono presentati in originale;
- in forma, devono rispettare i requisiti accettati per la registrazione e la compilazione dei documenti primari;
- per la natura delle operazioni, deve essere stabilito un nesso tra i documenti giustificativi e la destinazione dell'anticipo di cassa rilasciato al responsabile.
Compilare un rapporto anticipato
Il rapporto preventivo è redatto in una copia dalla persona responsabile.
Nella parte del titolo del modulo di segnalazione anticipata, la persona segnalante indica:
- il nome dell'organizzazione che lo ha inviato in viaggio d'affari;
- unità strutturale (dipartimento, settore) in cui opera il dipendente;
- il tuo cognome, nome e patronimico (colonna "Segnalante");
- posizione;
- nomina di un anticipo (acquisto di valori, pagamento di servizi, spese di viaggio, ecc.).
Per esercitare il controllo, il contabile indica nella parte del titolo del modulo di relazione anticipata le informazioni sull'emissione di denaro (indica il numero e la data del documento per il quale è stato emesso il denaro e il numero di conto corrispondente) e i dati sulla presenza di un saldo o una spesa eccessiva sull'anticipo precedente.
Nella parte del titolo del modulo del rapporto di anticipo c'è anche una tabella "Registrazione contabile", in cui il contabile trasferisce gli importi alla contabilità dal retro del rapporto di anticipo per la corrispondenza dei conti corrispondente.
In fondo alla relazione anticipata c'è una sezione: la ricevuta del commercialista che la relazione è stata accettata per la verifica con tutti i documenti allegati. La ricevuta indica il cognome, nome, patronimico del segnalante, il numero e la data della relazione anticipata, la somma delle spese documentate, il numero dei documenti allegati e il numero dei fogli in questi documenti. Dopo aver completato l'intero rapporto, il contabile strappa la ricevuta lungo la linea di taglio e la consegna alla persona responsabile.
Prima di compilare il retro del rapporto di anticipo, la persona responsabile deve sistematizzare i documenti primari (biglietti, bolle di trasporto, ricevute bagagli, fatture di hotel o di altre persone che forniscono alloggio e servizi di alloggio per un individuo, atti di acquisto, fatture, fatture , ecc.) ecc.). I documenti devono essere formati in ordine cronologico e numerati. Di norma, i documenti di piccole dimensioni (ad esempio un biglietto del treno) devono essere incollati su un foglio A4.
Il retro del report anticipato viene compilato nel seguente ordine secondo le colonne:
N p / p - Il numero del documento è indicato in ordine, a seconda di come la persona responsabile li ha numerati e sistemati. I documenti sono allegati alla relazione anticipata in ordine.
Data - Indica la data dell'operazione commerciale, accompagnata dal pagamento dei fondi, e indicata sul documento. Cioè, la data del documento. Per le indennità giornaliere in viaggio d'affari, può essere indicata la data di esecuzione dell'ordine del capo per un viaggio d'affari.
Numero - Viene indicato il numero del documento (numero dello scontrino di vendita, numero del biglietto, ecc.)
A chi, per cosa e su quale documento è stato versato - Indicare il destinatario dei fondi, il contenuto dell'operazione (pagamento del viaggio, acquisto della merce, pagamento della biancheria da letto, diaria, ecc.), il nome del documento (biglietto, ricevuta, atto di acquisto, fattura, certificato di viaggio ecc.)
Importo spesa - Indica l'importo dei fondi da rimborsare
la società per i soldi spesi dal segnalante
Se il numero di documenti giustificativi supera il numero di righe del modulo di relazione anticipata, il responsabile riceve il secondo foglio rotante del modulo, se necessario, il terzo, ecc., moduli di relazione e redige un rapporto anticipato su più forme. Alla fine della prima scheda del verbale è indicato: "Per la fine del calcolo, vedere la continuazione (N continuazione) del rapporto di anticipo". Nella parte superiore della seconda e delle successive schede di segnalazione è indicato: “Proseguimento della segnalazione anticipata... N ... ".
Il modulo di segnalazione anticipata compilato deve essere firmato dalla persona segnalante.
La relazione anticipata del ragioniere che non soddisfa i requisiti di cui sopra non è accettata dall'ufficio contabilità per la verifica e la contabilità. La persona responsabile in questo caso rimane il debitore dell'impresa per l'importo dei fondi ricevuti in base al rapporto fino al rimborso dell'importo di questi fondi.
Controllo del rapporto di anticipo da un contabile
Dopo aver ricevuto dalla persona responsabile la relazione anticipata da lui compilata e i documenti ad essa allegati, il contabile verifica tali documenti e la correttezza della compilazione della relazione anticipata. Il controllo viene effettuato:
- secondo il modulo - viene stabilita la presenza di tutti i documenti giustificativi e allegati agli stessi, vengono compilati i dettagli e viene redatto correttamente il rapporto preventivo, i dati vengono correttamente trasferiti dai documenti al rapporto preventivo, la firma del persona responsabile è presente;
- per contenuto - la corrispondenza dei documenti presentati allo scopo dell'incarico ricevuto, la loro affidabilità, la presenza dei dettagli in essi compilati, i segni corrispondenti nel certificato di viaggio, le date dei costi del tempo effettivo dell'incarico è determinato;
- controllo aritmetico - viene verificata la correttezza del calcolo dell'importo totale dei fondi da rimborsare per questo rapporto, ecc.
Viene anche verificata la completezza della relazione della persona responsabile sui fondi ricevuti, ovvero la restituzione da parte di questa persona del saldo dei fondi non spesi.
Le violazioni della compilazione del rapporto anticipato rivelate dal contabile sono indicate da lui sul modulo di questo documento compilato dalla persona responsabile. Il contabile ha il diritto, in caso di mancato rispetto dei requisiti stabiliti per la preparazione di una relazione e dei documenti anticipati, di restituirli alla persona responsabile per la corretta esecuzione.
Rapporto anticipato (modulo AO-1)È un documento unificato per la contabilizzazione delle spese dei dipendenti durante un viaggio d'affari. Al ritorno da un viaggio d'affari, un dipendente è obbligato a segnalare, per il quale viene presentato un certificato di viaggio completato, che è possibile scaricare, e un rapporto anticipato, il cui modulo ha un modulo unificato AO-1.
Il rapporto anticipato AO-1 è il documento principale richiesto per registrare la quantità di denaro emesso a un dipendente per scopi specifici, come ad esempio:
L'emissione di un importo contabile viene redatta presso la cassa dell'impresa con un ordine di cassa (CSC). Il denaro ricevuto deve essere speso solo per gli scopi prescritti nella liquidazione in contanti. Il cassiere è obbligato a emettere somme di denaro per rendere conto personalmente solo al dipendente che ha stipulato un contratto di lavoro con l'organizzazione e il suo nome è incluso nell'elenco dell'ordine sulle persone che possono prendere in considerazione il denaro. Inoltre, la base per l'emissione dell'importo sarà un ordine da inviare in viaggio d'affari o viaggio di lavoro certificato.
Dopo che il contabile ha speso i fondi emessi, è necessario redigere e fornire al servizio di contabilità un rapporto anticipato entro tre giorni lavorativi.
Come compilare correttamente AO-1? Ti invitiamo a scaricare un report anticipato di esempio, che troverai alla fine dell'articolo. È inoltre possibile scaricare un modulo di rapporto anticipato vuoto di seguito.
Se il certificato di viaggio conferma il fatto stesso che il dipendente è in viaggio d'affari, il rapporto anticipato è una conferma del lavoro svolto dal dipendente. I documenti che confermano la spesa degli importi emessi sono allegati alla relazione anticipata.
Inoltre, il rapporto anticipato viene compilato quando si emettono fondi per la segnalazione ai dipendenti per varie esigenze. Allo stesso tempo, va ricordato che il denaro può essere emesso a un dipendente solo se è incluso nell'ordine sulle persone responsabili.
Il documento è redatto sia da un dipendente che da un dipendente del servizio di contabilità.
La persona responsabile deve compilare i seguenti dati:
uno . Nome dell'organizzazione ;
2. Data di preparazione;
3. Nomina del pagamento anticipato ( produzione, rappresentante, viaggio di lavoro spese, ecc.);
4 . Dati anagrafici, ovvero: cognome e iniziali, unità strutturale in cui opera il commercialista, matricola, posizione;
5 . Informazioni sull'importo dell'ultimo pagamento anticipato;
6. L'importo del subreport emesso dal cassiere;
7. Le colonne "Spento", "Saldo / Sconfinamenti", nonché le informazioni sul numero di documenti allegati a JSC –1, vengono compilate dopo aver scritto e calcolato i dati necessari sull'altro lato del rapporto;
otto . Parte tabulare su trascorso significa, vale a dire:
Dopo che il contabile ha superato l'AO -1, l'impiegato del servizio di contabilità deve verificare la presenza di ciascun documento che confermi l'importo dei fondi spesi, la loro spesa corretta per gli obiettivi e inoltre è necessario compilare il resto delle sezioni. Per confermare che il rapporto sotto forma di AO-1 è stato presentato all'ufficio contabilità, viene rilasciata una ricevuta al dipendente. Dopo aver esaminato tutti i documenti nell'originale che confermano la spesa, verificando la correttezza della compilazione, il rapporto anticipato di JSC-1 viene firmato dal capo contabile, contabile e direttore e quindi preso in considerazione.
Il modulo di relazione anticipata è un modulo a due facciate, viene compilato sia dall'ufficio contabilità che dal dipendente stesso.
Sul lato anteriore del modulo sono disegnate le seguenti linee:
Sul retro del modulo, la persona responsabile compila una tabella in cui indica quanto è stato speso il denaro. Per ogni documento di conferma disponibile, viene compilata una riga della tabella, in cui nelle colonne sono scritti in sequenza il numero, la data, il nome di questo documento e l'importo speso, riflesso in questo documento. Dopo aver compilato l'intera tabella del modulo di relazione anticipata, i risultati vengono riassunti alla fine, viene considerato l'importo totale speso, che è scritto nella riga "totale". Successivamente, la persona responsabile presenta un modulo di relazione anticipata all'ufficio contabilità, allegando tutti i documenti giustificativi.
Ricevuta la denuncia, il commercialista deve verificare la correttezza della compilazione, verificare i dati riportati in tabella con quelli indicati nei documenti allegati. Al documento viene assegnato un numero individuale.
In fondo al frontespizio il contabile compila le righe “ricevuta”: da chi ha ricevuto la denuncia, il suo numero e data, l'importo speso, il numero dei documenti allegati, la data di accettazione della denuncia e il la firma del ragioniere è messa. La ricevuta così compilata viene strappata dalla parte principale del modulo AO-1 e trasferita alla persona responsabile come segno che il rapporto è stato accettato e verificato.
Sul retro del modulo, il contabile compila le righe 7 e 8, che riflette l'importo accettato per la contabilità, e la riga 9, in cui viene scritto l'addebito del conto, in cui vengono cancellate le spese sostenute.
Quindi devi tornare al lato anteriore e compilare due piccole tabelle:
La figura seguente mostra un esempio di come compilare un modulo di rapporto anticipato.
Esempio di compilazione della parte anteriore del rapporto
La figura seguente mostra un esempio di compilazione del retro del rapporto.
Un esempio del disegno del retro del modulo No.AO-1
Gli importi contabili richiedono un controllo preciso. È a questo scopo che viene utilizzata una nota spese.
Con il suo aiuto, il dipartimento di contabilità stabilisce gli obiettivi dei fondi di spesa e le loro prove documentali, nonché la presenza di un saldo o di una spesa eccessiva e la natura dell'ulteriore accordo con la persona responsabile.
Il rapporto anticipato (quindi nel testo - JSC), prima di tutto, è il documento principale in cui la persona responsabile riflette le direzioni di spesa dei fondi a lui emessi e conferma le spese indicate con i documenti.
Anche in questo documento si riflette molte altre informazioni, in particolare:
E il raggiungimento di tutti questi obiettivi è possibile solo con la preparazione competente e tempestiva del rapporto anticipato.
Un report anticipato può essere redatto sia su supporto cartaceo a mano o visualizzato su supporto cartaceo tramite software, sia in formato elettronico.
Ma questa è un'opzione più complicata, perché:
AO deve essere riempito persona responsabile in una copia. Ciò è affermato direttamente nell'ordinanza della Banca di Russia dell'11.03.14. N. 3210-U: una persona che ha speso denaro nell'interesse della società deve presentare una relazione anticipata al contabile o al capo contabile per la verifica con tutti i documenti che confermano le spese sostenute dalla persona specificata.
Ma la persona responsabile compila solo la sua parte del documento. E il reparto contabilità dopo aver verificato il rapporto anticipato fa parte della sua parte, dove è necessario apporre voci, indicare una decisione sull'accettazione delle spese per la contabilità, ecc. Tuttavia, in pratica, il reparto contabilità redige il rapporto anticipato e questa non è una violazione: dopo tutto, viene presentato il documento stesso, le spese in esso contenute sono confermate dai documenti, le firme lo sono e il rapporto viene approvato.
Nonostante il fatto che l'Istruzione n. 3210-U non stabilisca quale forma dovrebbe essere nella relazione anticipata, in pratica si propone le sue due opzioni:
JSC dovrebbe essere fornito una persona responsabile entro 3 giorni lavorativi (e non oltre) dalla scadenza del periodo per il quale i fondi gli sono stati emessi su richiesta, o dalla data del suo ingresso al lavoro. Il termine per la presentazione della relazione è generalmente approvato nella politica contabile dell'impresa. E il termine per la consegna di un rapporto specifico, senza contraddire quello approvato nella politica contabile della società, è stabilito quando il capo dell'impresa firma una domanda per l'emissione di denaro contro il rapporto. Questo documento indica il periodo per il quale vengono emessi questi fondi.
L'AO viene presentato al reparto contabilità o al capo dell'impresa.
si iscrive documento di più persone:
Non appena la relazione anticipata è verificata, viene accettata per la contabilità. Questo documento viene archiviato, di norma, nell'ufficio contabilità e per almeno 5 anni.
Che cos'è un rapporto anticipato e le regole per compilarlo utilizzando 1C8.2 è descritto nel seguente video:
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Prima di tutto, vengono apposti il numero e la data del documento. Il numero deve essere fornito dall'ufficio contabilità e la data del documento è il giorno della sua compilazione (e non della consegna!).
Dopo persona responsabile sul frontespizio mette per iscritto ciò che sa per certo:
Prima di iniziare a controllare JSC, all'accettazione del documento, il contabile deve compilare una ricevuta a strappo e trasferirla alla persona responsabile.
Tutte le sezioni rimanenti deve compilare l'ufficio contabilità... Inoltre, inizia la compilazione dal retro del rapporto di anticipo, dove prima controllato tutte le registrazioni effettuate confrontandole con i documenti giustificativi.
Non appena il gestore ha confermato la relazione anticipata, su di essa viene effettuato il saldo finale.
A seconda di il motivo per spendere fondi responsabili nella colonna "Appuntamento di pagamento anticipato" viene inserito "per motivi di lavoro" o "per viaggio di lavoro".
Sulla base di ciò, l'elenco dei documenti che confermano la spesa di denaro, in caso di viaggio di lavoro sarà integrato con i biglietti. L'indennità giornaliera che viene rilasciata al viaggiatore non è inclusa nella relazione anticipata, ma di solito è rilasciata a un individuo. In caso contrario, anche l'indennità giornaliera dovrà essere riportata nella relazione anticipata.
Se quando spendi fondi per le esigenze domestiche, a conferma dell'avvenuto pagamento, è stata rilasciata una ricevuta a, poi nel verbale di anticipo va apposto prossimo cablaggio:
Д 60 "Accordi con fornitori e appaltatori" К 71 "Accordi con persone responsabili".
Questa ricevuta deve essere accompagnata da fatture (ad esempio). Se non ci sono, o sono stati ricevuti prima e la persona responsabile è stata semplicemente pagata per la transazione già completata, oppure questi documenti non erano ancora arrivati all'impresa. E quindi questa spesa si rifletterà come anticipo al fornitore fino a quando i documenti per merci, prodotti o lavoro non arriveranno all'ufficio contabilità.
Se c'è superamento dei costi, quindi la persona responsabile non ha bisogno di compilare una domanda per loro. Ma si consiglia di allegare una nota esplicativa della persona responsabile sul fatto degli sforamenti dei costi che ha fatto. Questa nota esplicativa è scritta in forma libera. Il segnale per il calcolo sarà l'approvazione della relazione anticipata da parte del capo. Diversamente, alla successiva ricezione del denaro per la denuncia, il dipendente dovrà indicare nella denuncia di anticipo l'importo a riporto della spesa eccedente. Inoltre, non potrà effettuare una compensazione interna in termini di importi. Quelli. se c'è un saldo per un altro importo contabile, dovrai indicare sia il saldo corrente che gli scostamenti rotanti. Ma fino a quando il manager non approva l'AO con gli overrun.
Per compilare il JSC, devi prima andare alla scheda "Cassa" o "Produzione" - questo documento è lì e là. Successivamente, dovresti fare clic su "Rapporto avanzato": apparirà un diario vuoto o già con documenti. Questo diario ha un pulsante "Aggiungi". Questo pulsante consente di aprire un nuovo rapporto. Non appena si apre un nuovo report, si vede subito che contiene già l'organizzazione e la data di compilazione.
La riga "Individuo" (persona responsabile) viene compilata attraverso l'elenco dei dipendenti.
Nella scheda "Anticipo", è indicato l'importo che è stato emesso a questa persona per il rapporto. Per fare ciò, seleziona dall'elenco uno dei documenti per i quali sono stati emessi i fondi. Questo elenco viene visualizzato quando si fa clic su una riga vuota. Con l'aiuto di un documento selezionato da questo elenco, puoi entrare nel loro elenco e aggiungerlo al rapporto anticipato con il pulsante "Seleziona".
Nella riga "Appuntamento" (sotto, nella scheda "Anticipo") è necessario inserire "spese di lavoro" o "viaggio di lavoro".
Nella scheda "Prodotti", aggiungendo delle righe, inserire tutti i prodotti che sono stati acquistati dal segnalante. Le righe vengono aggiunte tramite il pulsante con lo stesso nome. Prezzo, quantità, presenza di imposte e altri dettagli sono desunti dai documenti in base ai quali viene redatto il presente verbale.
Le registrazioni vengono pubblicate automaticamente, ma è necessario verificare se sono corrette.
La scheda "Pagamento" viene utilizzata solo quando la persona responsabile ha effettuato il pagamento e non l'acquisto di beni, ad esempio per Internet, telefono, ecc.
Il deposito "Altro" viene utilizzato se il dipendente è andato in viaggio d'affari.
La procedura per la compilazione di un report anticipato in 1C 8.3 è illustrata nel seguente video tutorial:
