Kami mempertimbangkan jenis dokumen akuntansi di. Dan berapa lama Anda perlu menyimpan dokumen akuntansi utama, register akuntansi, dan laporan keuangan? Kami akan memberi tahu Anda tentang waktu penyimpanan dokumen akuntansi dalam materi kami.
Undang-undang akuntansi menetapkan bahwa dokumen akuntansi utama, register akuntansi, dan laporan keuangan harus disimpan oleh organisasi untuk periode yang ditetapkan sesuai dengan aturan untuk mengatur urusan kearsipan negara, tetapi tidak kurang dari 5 tahun setelah tahun pelaporan (bagian 1 pasal 29 Undang-Undang Federal 12/06/2011 No. 402-FZ).
Mari kita sajikan persyaratan penyimpanan dokumen akuntansi dalam organisasi dalam tabel (UU Federal No. 125-FZ 22 Oktober 2004, Perintah Kementerian Kebudayaan 25 Agustus 2010 No. 558):
Secara alami, organisasi dalam periode yang ditentukan harus memastikan kondisi penyimpanan yang aman untuk dokumen akuntansi dan perlindungannya dari perubahan (bagian 3 pasal 29 Undang-Undang Federal 12/06/2011 No. 402-FZ).
Pada saat yang sama, ketika mengganti kepala organisasi, transfer dokumen akuntansi harus dipastikan dengan cara yang ditentukan oleh organisasi itu sendiri (bagian 4 pasal 29 Undang-Undang Federal 12/06/2011 No. 402-FZ).
Diindikasikan bahwa keamanan dokumen akuntansi utama, register akuntansi dan laporan keuangan, pelaksanaan dan transfernya ke arsip dipastikan oleh kepala akuntan (
Diatur oleh Undang-Undang "Tentang Akuntansi" No. 402 dan Kode Pajak Federasi Rusia. Setiap akuntan dan pengusaha harus tahu berapa tahun untuk menyimpan dokumen akuntansi dan pajak. Untuk pelanggaran penyimpanan dan pembuangan, hukuman diancam.
Perundang-undangan dapat menentukan periode penyimpanan yang berbeda untuk dokumen. Dalam hal ini, perlu untuk fokus pada periode maksimum. Setiap organisasi itu sendiri menetapkan aturan dan peraturan untuk digunakan. Ini memperhitungkan undang-undang yang mengatur kegiatan perusahaan dan bentuk organisasinya.
Tergantung pada kegiatan perusahaan, dokumen ditentukan untuk disimpan dari 1 tahun sampai akhir masa berlaku perusahaan. Organisasi keuangan yang terkait dengan penerbitan pinjaman dan kredit meninggalkan dokumen bahkan setelah berakhirnya periode penyimpanan oleh hukum. Untuk setiap organisasi ada aturan umum untuk penggunaan data yang diarsipkan, tetapi ada perbedaan yang harus diperhitungkan.
Daftar dokumen yang harus disimpan dalam jangka panjang meliputi:
Persyaratan sederhana berlaku untuk pengusaha perorangan. Sepanjang keberadaan pengusaha perorangan, pemiliknya harus menyimpan laporan tahunan kepada otoritas pajak, sertifikat pendaftaran. Laporan tahunan akuntansi dan informasi tentang karyawan tetap berada di arsip selama 75 tahun. Persyaratan lain dari pengusaha tidak berlaku.
Semakin besar perputaran kas perusahaan, semakin ketat undang-undang yang berlaku bagi mereka. Ditetapkan untuk menyimpan dokumen akuntansi dan pajak selama 75 tahun. Periode penyimpanan telah diperpanjang untuk lembaga keuangan karena kemungkinan konflik pembayaran kembali kewajiban pinjaman. Selama satu dekade, dokumen yang berisi informasi tentang karyawan, faktur, penyelesaian dengan pemasok dan personel tetap berada di arsip.
Perusahaan saham gabungan terus-menerus menyimpan informasi tentang modal dasar, saham pendiri, jumlah simpanan, dan pengembalian aset. Dokumentasi akuntansi yang diserahkan kepada otoritas pajak, penyelesaian dengan pemegang saham dan staf, penerimaan kas besar tetap tetap untuk jangka waktu 75 tahun atau lebih. Dokumen lain disimpan sesuai dengan hukum: hingga 10 tahun atau lebih.
Kode Pajak menetapkan periode retensi lima tahun untuk pembukuan. Hitung mundur dimulai dari tahun depan, setelah berakhirnya dokumen itu sendiri. Kepala perusahaan bertanggung jawab untuk mengatur dan mengarsipkan dokumentasi. 402-FZ dan Peraturan Menteri Kebudayaan No. 558 menyetujui kemungkinan perpanjangan pelestarian dokumen arsip.
Kertas akuntansi perusahaan meliputi:
Laporan tahunan mengacu pada dokumen utama perusahaan, oleh karena itu harus disimpan secara permanen. Makalah dengan umur simpan lebih dari 10 tahun dipindahkan ke arsip perusahaan. Jika umur simpan kurang, maka mereka tertinggal di unit. Setelah berakhirnya periode pembatasan, mereka dihancurkan. Sedangkan organisasi tidak wajib membuat arsip khusus untuk dokumentasi.
Jika perusahaan besar, memiliki banyak divisi struktural, maka pembentukan arsip disarankan. Ini harus menjadi ruang terpisah, dilengkapi sesuai dengan aturan untuk mengatur gudang data klasik. Untuk kenyamanan, berdasarkan konten dokumentasi, jenis pengarsipan disorot:
Unit personel yang terpisah harus bertanggung jawab menjaga ketertiban dalam arsip.
Undang-undang menetapkan jangka waktu penyimpanan dokumen selama empat tahun. Ini berbicara tentang dokumen akuntansi yang diperlukan untuk menghitung pajak.
Secara teori, semuanya jelas, tetapi dalam praktiknya, dokumentasi akuntansi dan pajak tidak berbeda. Ada kebingungan tentang pemisahan jenis kertas ini. Untuk menghindari denda, organisasi disarankan untuk menyimpan dokumen pajak selama lima tahun.
Pasal 283 Kode Pajak Federasi Rusia memungkinkan Anda untuk meneruskan jumlah kerugian ke periode mendatang, jika dikonfirmasi. Sesuai dengan ini, dokumen yang membuktikan terjadinya kerusakan harus disimpan di organisasi sampai jumlah pemotongan pajak dibayarkan.
Dokumen pajak disimpan selama 5, 75 tahun dan permanen. Kelompok terbesar memiliki umur simpan lima tahun. Itu termasuk:
Jika kartu pajak dan informasi tentang pendapatan individu tidak berisi informasi tentang akun pribadi, maka dokumen tersebut disimpan selama 75 tahun.
Penyimpanan dokumentasi mewajibkan untuk mengetahui tentang periode inspeksi di tempat dari otoritas pajak. Biasanya diadakan setiap tiga tahun sekali. Pada pembuangan dokumen kedaluwarsa berikutnya, perlu untuk memeriksa apakah kontrol berikutnya telah ditetapkan.
Premi asuransi juga berlaku untuk catatan akuntansi perusahaan. Sebelumnya, urutan penyimpanan ditentukan oleh 212-FZ. Menurut hukum, dokumen pembayaran asuransi disimpan selama enam tahun. Namun pada 2017 dihapus. Sekarang prosedur penyimpanan diatur oleh Kode Pajak dan Undang-Undang Federal No. 250.
Tabel 1 menunjukkan dokumentasi pengarsipan yang diperlukan untuk premi asuransi.
Tabel 1. Daftar dokumen dan jangka waktu penyimpanan.
Nama | Periode (tahun) |
Perintah pembayaran untuk kontribusi | |
Penyelesaian triwulanan ke Dana Asuransi Sosial | |
Penyelesaian tahunan di FSS | Selama organisasi beroperasi |
Melaporkan ke FIU untuk bulan itu | |
Pelaporan tahunan ke FIU | Selama organisasi beroperasi |
Tanda terima, inventaris yang mengonfirmasi pengiriman laporan | Simpan bersama dengan pelaporan |
Memastikan penyimpanan dokumen kepegawaian yang benar diatur oleh Undang-Undang Federal No. 125. Untuk memudahkan pencarian informasi di dalam perusahaan, dokumen kepegawaian dibentuk menjadi kasing. Ini terjadi pada awal tahun kalender baru. Dengan demikian, urutan penyimpanan data dipastikan, kebingungan dihilangkan.
Jangka waktu penyimpanan untuk dokumentasi yang berkaitan dengan data pribadi seorang karyawan adalah 50 dan 75 tahun. Ini termasuk semua kertas yang mencerminkan hubungan antara majikan dan karyawan. Dapat diklasifikasikan:
Asli dan salinan buku kerja disimpan di organisasi sampai mantan karyawan memintanya kembali. Umur simpan maksimum adalah 50 tahun. Menurut undang-undang baru, jika seseorang terdaftar di sebuah perusahaan sebelum tahun 2003, maka buku tersebut dapat disimpan hingga 75 tahun.
Perlu diingat bahwa Anda dapat meninggalkan salinan dokumen karyawan di suatu organisasi hanya jika ia telah menandatangani perjanjian tentang pemrosesan data pribadi. Jika tidak, penyimpanan dianggap ilegal, dan organisasi mengeluarkan denda.
Data pribadi karyawan yang terdaftar sebelum tahun 2003 diarsipkan selama 50 tahun. Bagi mereka yang menetap kemudian - 75 tahun.
Aturan penyimpanan dijelaskan dalam video:
Paling tidak, organisasi mempertahankan cuti sakit dan jadwal liburan. Sertifikat cacat sementara tetap berada di perusahaan selama lima tahun. Jadwal liburan selama setahun setelah digunakan. Tabel kepegawaian mengacu pada dokumen utama perusahaan dan disimpan secara permanen.
Semua catatan dapat dimusnahkan ketika periode penyimpanan menurut undang-undang berakhir. Perusahaan mengambil langkah-langkah berikut sebelum penghancuran:
Penting untuk mengikuti aturan untuk pembuangan dokumen organisasi, karena pelanggarannya memerlukan tanggung jawab administratif. Jadi, transfer kertas untuk daur ulang disertai dengan faktur pengiriman dan penerimaan. Mereka menunjukkan tanggal, jumlah kasus, dan berat totalnya.
Prosedur pemusnahan dokumen dilakukan dalam organisasi setiap tahun atau dengan cara yang ditentukan oleh kepala perusahaan. Kementerian Keuangan Federasi Rusia mendefinisikan pembuangan dokumen sebagai rekomendasi, dan bukan kewajiban perusahaan.
Penting untuk mengecualikan kemungkinan mendapatkan kertas arsip untuk didaur ulang, yang validitasnya belum kedaluwarsa. Pemeriksaan yang cermat dan teliti akan membantu dalam proses ini.
Organisasi penyimpanan dokumen organisasi yang kompeten memungkinkan Anda menghindari masalah saat diperiksa oleh pemeriksa pajak. Perusahaan dapat mengatur penyimpanannya sendiri atau menggunakan layanan perusahaan yang berspesialisasi dalam pengarsipan data. Saat membuat arsip di kantor, ruang terpisah digunakan, dokumen dikeluarkan di bawah pengawasan kepala akuntan sesuai dengan daftar yang disiapkan sebelumnya.
Pengarsipan yang benar dari dokumentasi usang penting saat menyortir. Dokumen yang tetap berada di perusahaan secara permanen - selama lebih dari sepuluh tahun - tunduk pada pendaftaran penuh dalam daftar. Itu terjadi sebagai berikut:
Selain media kertas, penting untuk menyimpan arsip elektronik dengan benar. Periode penyimpanan untuk data dalam bentuk elektronik tidak berbeda dari yang standar.
Fitur dari proses ini adalah kontrol atas kondisi teknis dokumen elektronik. Pemeriksaan harus dilakukan setiap lima tahun. Jika masalah ditemukan, transfer data dari media yang rusak ke yang baru harus diatur. Prosedurnya disepakati dengan kepala perusahaan.
Cara menyiapkan dokumen untuk arsip:
Kondisi penyimpanan berikut diatur:
Kepala perusahaan bertanggung jawab penuh atas penyimpanan dokumentasi. Itu harus diatur sesuai dengan aturan, sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia. Kepala akuntan juga bertanggung jawab atas pemeliharaan primer, kertas akuntansi, catatan akuntansi dan dokumen.
125-FZ mengasumsikan tanggung jawab administratif, pidana, perdata untuk pejabat yang bersalah karena kehilangan dokumentasi (manajer, kepala akuntan). Sedangkan jika kesalahannya tidak terbukti, maka tanggung jawab tersebut dicabut.
Kehilangan dokumentasi dapat terjadi akibat pencurian oleh pihak ketiga, bencana alam - kebakaran, banjir, gempa bumi. Dalam kasus pertama, fakta pencurian harus dicatat oleh polisi. Yang kedua, bukti dokumenter diperlukan dari komisi ahli untuk situasi darurat.
Akuntansi diatur oleh Undang-Undang Federal No. 402. Menurut undang-undang, semua organisasi diwajibkan untuk menyimpan catatan akuntansi, menyimpan dan menghancurkannya. Untuk perusahaan atau pengusaha yang mengabaikan hukum, tanggung jawab administratif dan denda disediakan.
Satu pelanggaran akan merugikan organisasi 200-50.000 rubel. Selama audit pajak, sebagai suatu peraturan, lebih dari selusin pelanggaran tersebut terungkap. Denda terkecil - 200 rubel untuk setiap dokumen - dikeluarkan untuk perusahaan ketika tidak memberikan laporan pajak tepat waktu.
Memberikan informasi yang menyimpang atau kegagalan untuk memberikan laporan akuntansi memerlukan pengenaan denda dalam jumlah 300-500 rubel untuk pejabat dan 3000-5000 untuk badan hukum. 10 ribu diberhentikan oleh organisasi jika mereka tidak memiliki:
Dalam kasus ketidakpatuhan sistematis terhadap persyaratan, denda 30 ribu rubel dikenakan, dan jika itu menyebabkan penurunan basis pajak - dari 40 ribu. Distorsi data penerimaan kas dapat dihukum dengan denda 2.000- 5.000 untuk pejabat dan sepuluh kali lebih banyak untuk badan hukum.
Tentu saja, Anda perlu memulihkan sebanyak mungkin. Tapi, pastikan untuk memiliki sertifikat dari Kementerian Situasi Darurat bahwa ada kebakaran dan begitu banyak dokumen yang hancur. Sangat penting untuk menyusun tindakan terperinci.
Karena fakta bahwa arsip perusahaan sering meluap, kami mentransfer dokumen penyimpanan jangka panjang darinya, misalnya, 75 tahun, ke arsip kota.
Tidak jelas, dalam 75 tahun karyawan arsip kota akan menghancurkan dokumen-dokumen ini sendiri, tanpa sepengetahuan kita.
Untuk menjawab
Pertanyaan ini ditanyakan oleh semua, tanpa kecuali, pengusaha yang baru saja membuka usaha dan belum memahami seluk-beluk sistem. Jadi berapa lama LLC menyimpan dokumen, satu tahun, dua atau lebih? Anda dapat memahami masalah ini secara rinci dengan membaca Undang-Undang Federal No. 125-FZ “Tentang Urusan Kearsipan di Federasi Rusia”.
Periode penyimpanan untuk dokumen akuntansi berbeda. Apa yang bisa dikatakan dengan menggabungkan semua subparagraf? Dokumen akuntansi harus disimpan di LLC setidaknya selama ada kemungkinan bahwa audit pajak mungkin memerlukannya. Menurut Pasal 89 Kode Pajak Federasi Rusia, periode tidak lebih dari tiga tahun sebelum keputusan untuk melakukan audit ini harus diverifikasi. Artinya, kami menyimpannya selama tiga tahun, dan kemudian hal yang paling menarik dimulai.
Pasal 23 Kode Pajak Federasi Rusia, sub-paragraf 8 paragraf 1, dengan jelas memberi tahu kami bahwa wajib pajak wajib menyimpan dokumentasi yang mengonfirmasi akrual pajak selama empat tahun dan tidak kurang. Jadi tuan-tuan. Bukan tiga tahun, tapi empat tahun kami dengan hati-hati menyimpan dokumen akuntansi dan memastikan tidak ada selembar kertas pun yang hilang.
Dokumen spesifik apa yang kita sukai dan simpan seperti biji mata kita?
Akuntansi juga menegaskan aturan untuk menyimpan dokumentasi utama. Menurut perintah "pada akuntansi" No. 129-FZ, laporan keuangan harus disimpan sebagaimana ditentukan dalam aturan urusan kearsipan negara. Tetapi tidak kurang dari lima tahun setelah laporan akuntansi terakhir dibuat.
Jadi apa yang terjadi? Dan fakta bahwa Anda diwajibkan untuk menyimpan dokumen secara ketat selama periode di mana dokumen tersebut mungkin diminta untuk diperiksa oleh layanan pajak. Artinya, tiga tahun. Jika, sebagai akibat dari cek, Anda tidak memiliki dokumen yang berusia lima tahun, Anda dapat didenda karena penyimpanan dokumen yang tidak benar dan tidak lebih.
Tapi tidak semuanya begitu sederhana dan transparan di hutan belantara akuntansi dan pajak. Ada dokumentasi yang harus disimpan lebih lama dari kerangka waktu yang baru saja kita bahas. Apa sajakah dokumen-dokumen ini?
Sekali lagi, otoritas pajak harus dipandu oleh undang-undang tentang pajak dan biaya selama inspeksi. Dan Daftar tidak termasuk di sana.
kesimpulan perbuatan: berapa lama Anda perlu menyimpan dokumen LLC? Ternyata tidak kurang dari lima tahun, dan dalam hal aset tetap dan secara umum, seluruh periode keberadaan perusahaan. Penting untuk menghitung periode penyimpanan dokumen dari 1 Januari setelah tahun pembuatannya.
Kebijakan akuntansi perusahaan harus menentukan bagaimana dan di mana dokumentasi harus disimpan, dan juga orang yang bertanggung jawab atas penerapan paragraf ini atau bahkan komisi yang terdiri dari karyawan yang paling memenuhi syarat harus ditunjuk.
Omong-omong, tidak perlu menyimpan dokumentasi di kantor. Undang-undang tidak melarang memilih tempat lain untuk penyimpanan, misalnya, perusahaan arsip khusus. Tetapi perusahaan saham gabungan diwajibkan oleh hukum untuk menyimpan dokumen seperti laporan tahunan dan anggaran dasar persis di mana kantor pusat berada. Omong-omong, penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik diizinkan oleh undang-undang dengan ketentuan kecil bahwa dokumen tersebut harus berisi tanda tangan elektronik dari orang yang bertanggung jawab untuk membuat dokumen. Untuk menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik, perusahaan membuat sistem informasi perusahaan. Ini dilayani oleh pusat sertifikasi, yang memastikan penggunaan tanda tangan elektronik dalam dokumen elektronik.
Dokumen yang disimpan dalam jangka panjang akan memburuk dan memudar seiring waktu. Agar isinya dapat dibaca, orang yang bertanggung jawab atas penyimpanan harus berhati-hati dan membuat salinan pada waktu yang tepat.
Ketika sebuah perusahaan dilikuidasi, dokumen yang disimpan untuk jangka panjang diserahkan ke arsip. Jika perusahaan direorganisasi, dokumen ditransfer ke organisasi penerus. Ketika sebuah perusahaan baru dialokasikan, ia mendapatkan file pribadi karyawan yang pindah ke struktur baru dan dokumen yang terkait dengan ruang lingkup perusahaan baru.
Pemusnahan dokumen. Untuk menghancurkan dokumen, Anda harus terlebih dahulu membuat tindakan, yang akan ditandatangani oleh kepala perusahaan, dan baru kemudian Anda dapat melanjutkan langsung ke penghancuran dokumen. Selain itu, dalam tindakan, tidak perlu hati-hati menulis ulang setiap kertas yang akan dimusnahkan. Cukup menulis ulang nama grup yang homogen. Apa yang dianggap kelompok homogen harus dipikirkan secara independen. Misalnya, faktur - dapat dianggap sebagai dokumen homogen dan sebagainya.
Bakar saja? Jawabannya salah. Dalam hal ini, sangat mungkin untuk mendapatkan masalah dengan jasa lingkungan.
Daur ulang sebagai kertas bekas? Pilihannya bagus, tetapi tidak ada jaminan bahwa dokumen tidak akan berakhir dengan perusahaan pesaing, yang tidak baik. Untuk mencegah hal ini terjadi, folder dengan dokumen harus ditransfer untuk dibuang dengan faktur. Selain itu, pemindahan dokumen harus dilakukan di bawah kendali karyawan perusahaan yang bertanggung jawab untuk menyimpan dokumentasi.
Tidak mungkin juga dibuang begitu saja karena menurut undang-undang, majikan wajib merahasiakan data pribadi karyawan.
Apa yang tersisa? Hal yang paling benar adalah menggunakan mesin khusus untuk merobek-robek kertas. Secara umum, Anda memutuskan bagaimana Anda akan menyingkirkan kertas yang tidak perlu.
Agar tidak ada keinginan untuk memfasilitasi arsip dokumenter saya sebelumnya, saya akan menambahkan bahwa tidak adanya register akuntansi atau faktur untuk masa pajak dianggap sebagai pelanggaran berat dan dapat dihukum dengan denda lima ribu rubel.
Dan ini jika dokumennya kurang untuk satu masa pajak. Dalam kasus yang lebih parah, denda tidak lagi 5.000, tetapi 15.000 rubel.
Jika basis pajak dikecilkan dengan hilangnya dokumen yang mengkonfirmasi pendapatan, wajib pajak akan membayar denda dalam jumlah 10 persen dari jumlah pajak yang belum dibayar dan tidak kurang dari 15.000 rubel yang sama.
Omong-omong, ada juga ketentuan dalam undang-undang pidana tentang pelestarian dokumen akuntansi. Jika terbukti bahwa dokumen-dokumen itu dirusak untuk kepentingan pribadi, orang yang terlibat dapat dijebloskan ke penjara paling sedikit satu tahun. Jika Anda ingin membiasakan diri dengan poin ini secara lebih rinci, lihat pasal 352, ayat 1 KUHP Federasi Rusia untuk lebih jelasnya.
Dan juga perlu diingat bahwa perwakilan dari otoritas arsip memiliki hak untuk memeriksa penyimpanan dokumen arsip yang tepat di organisasi Anda. Dan kemudian Anda, menurut pasal 13.20 Kode Federasi Rusia tentang pelanggaran aturan penyimpanan, akuntansi dan akuisisi, serta penggunaan dokumen arsip, dapat dihukum dengan denda 300 hingga 500 rubel atau saran administratif .
Direktur perusahaan bertanggung jawab untuk menciptakan tempat untuk menyimpan dokumen dan, khususnya, pengarsipan, dan kepala akuntan harus menyimpan dokumen yang sama ini secara terorganisir dan mentransfernya dengan benar ke arsip.
Jangan lupa bahwa peraturan itu bersifat nasihat.
Perhatian harus diberikan pada perubahan terbaru dalam undang-undang federal yang diperkenalkan pada Maret 2016 pada Pasal 22.1 Undang-Undang 125-FZ, yang menetapkan periode baru untuk retensi nomenklatur kasus dalam organisasi - khususnya, untuk pesanan personel yang dibuat setelah 2003, alih-alih periode 75 tahun, istilah baru ditunjukkan - 50 tahun.
Perhatian harus diberikan pada benturan yang timbul sehubungan dengan perubahan ini. Menurut Seni. 3 UU di atas, mutlak semua informasi tentang kepegawaian mengacu pada dokumen arsip yang mencerminkan hubungan kerja antara pekerja dengan pemberi kerja. Namun, perubahan baru tidak termasuk dalam Daftar yang disetujui oleh Pesanan No. 558. Dalam hal ini, perbedaan pendapat muncul. Menurut beberapa ahli, periode retensi berubah dari 75 menjadi 50 hanya untuk dokumen sesuai dengan nomenklatur kasus dengan periode retensi yang ditetapkan selama 75 tahun. Bagi yang lain, persyaratan baru berlaku untuk seluruh arsip.
Karyawan yang bertanggung jawab untuk memelihara manajemen catatan personel dan menyimpan informasi ditunjuk atas perintah kepala organisasi, tugas fungsionalnya ditetapkan dalam uraian tugas.
Informasi personel dibentuk menjadi kasus-kasus sesuai dengan yang disetujui.
Pembentukan kasus harus dipahami sebagai pengelompokan dokumen yang dieksekusi ke dalam kasus (folder) sesuai dengan nomenklatur kasus.
Di bawah ini adalah urutan pembentukan kasus
1. Di sampul kasing, perlu untuk menunjukkan detail berikut:
2. Berkas diajukan dengan:
Di dalam kotak, kertas-kertas diarsipkan dengan nomor dan tanggal, jika melebihi 250 lembar atau volume (4 cm), dokumen dibagi menjadi beberapa volume. Di organisasi besar, sejumlah besar pesanan dikeluarkan, sebagai suatu peraturan, mereka diajukan ke berbagai kasus (misalnya, perintah untuk memberikan cuti orang tua, perintah untuk memberikan cuti tanpa bayaran, dll.).
Periode penyimpanan dokumentasi ditunjukkan dalam tabel.
|
Periode penyimpanan |
Nama |
|---|---|
|
data orang yang tidak dipekerjakan |
|
|
jadwal liburan |
|
|
kredensial yang mengonfirmasi pekerjaan dan senioritas karyawan |
|
|
catatan disiplin kerja |
|
|
tindakan, peraturan, laporan keselamatan |
|
|
ekstrak untuk meningkatkan kondisi dan keselamatan tenaga kerja |
|
|
dokumen keselamatan dan kepatuhan |
|
|
dokumen perjalanan |
|
|
50 tahun (diminta oleh pemilik) |
informasi pribadi, asli (sertifikat, ijazah, buku kerja, sertifikat, dll.) |
|
karakteristik dan kartu pribadi karyawan |
|
|
kontrak kerja |
|
|
Selalu |
kesepakatan bersama |
|
file pribadi para pemimpin |
Arahan kegiatan organisasi yang lebih rinci diberikan dalam Daftar, yang terdiri dari 12 bagian. Langsung ke layanan personel adalah sebagai berikut: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Di bawah ini kami akan mempertimbangkan tabel dengan daftar perkiraan dokumen personel.
Umur simpan permanen |
||||
|
Peraturan perlindungan data pribadi |
||||
|
Peraturan tentang pengesahan |
||||
|
Peraturan tentang sistem pelatihan |
||||
|
Perintah untuk kegiatan utama |
||||
Penyimpanan jangka panjang |
||||
|
Pesanan untuk masuk, transfer, pemecatan, liburan tanpa bayaran |
||||
|
Jurnal, buku untuk mendaftar pesanan untuk masuk, transfer, pemberhentian |
||||
|
Kontrak kerja, perjanjian untuk mereka |
||||
|
sebelum diganti dengan yang baru |
||||
|
Daftar profesi |
sampai kebutuhan itu hilang |
|||
Dokumen dengan jangka waktu permanen disimpan dalam organisasi komersial sampai dilikuidasi. Tetapi di organisasi negara bagian dan kota, dokumentasi diselesaikan dengan cara yang ditentukan untuk ditransfer ke arsip.
Penting untuk mempertimbangkan peran khusus komisi ahli ketika menetapkan periode retensi untuk kasus-kasus dalam layanan personalia. Dalam Skema 1, Anda dapat melihat tugas diselesaikan oleh badan di atas.
Peraturan tentang kerja komisi semacam itu, sebagai suatu peraturan, dikembangkan berdasarkan perintah Rosarkhiv tanggal 19 Januari 1995 No. 2 "Atas persetujuan perkiraan peraturan tentang komisi ahli permanen dari suatu lembaga, organisasi, perusahaan."
Saat menetapkan tenggat waktu, tanda diletakkan di kolom 4 nomenklatur kasus:
Jangka waktu penyimpanan dokumen menurut nomenklatur perkara dimulai dari tanggal 1 Januari tahun takwim berikutnya. File kedaluwarsa disiapkan untuk dihancurkan.
Tidak dapat diterima untuk mengurangi periode penyimpanan yang tercantum dalam daftar atau peraturan. Jika dua peraturan menetapkan periode penyimpanan yang berbeda untuk jenis informasi yang sama, lebih baik memilih periode yang lebih lama.
Dalam seni. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 dari Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia mengatur berbagai tanggung jawab administratif dan perdata untuk pelanggaran yang berkaitan dengan penyimpanan dokumentasi - dalam bentuk peringatan, pengenaan denda, diskualifikasi.
Kasus pelanggaran administrasi di bidang legislasi kearsipan dipertimbangkan dalam proses perdata. Sebagian besar, saat ini, pengendalian ditujukan untuk mengidentifikasi pelanggaran yang ada. Para inspektur dipandu oleh Aturan 2007 untuk Mengorganisir Penyimpanan Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia: terlepas dari kenyataan bahwa tindakan normatif agak ketinggalan jaman, yang baru belum dikembangkan.
Saat ini, denda minimum digunakan sesuai dengan Art. 13.20, tetapi kita seharusnya tidak senang dengan hal ini, karena ini terutama berlaku untuk arsip negara bagian dan kota. Tetapi dalam kaitannya dengan organisasi komersial, Art. 13.25, di mana denda adalah urutan besarnya lebih tinggi dan mencapai hingga 300.000 rubel.
Prosedur dan ketentuan penyimpanan dokumen akuntansi dan akuntansi pajak, dokumen kepegawaian
Setiap organisasi, terlepas dari jenis kegiatannya, volume produksi, ukuran staf, pasti dihadapkan dengan persyaratan undang-undang tentang mendokumentasikan transaksi keuangan dan ekonomi, hubungan kerja. Persyaratan ini tidak hanya disebabkan oleh kebutuhan untuk merampingkan proses produksi, tetapi juga untuk kebutuhan kontrol negara atas kegiatan entitas ekonomi. Undang-undang menetapkan persyaratan tertentu untuk komposisi, bentuk dokumen yang meresmikan proses produksi, serta persyaratan untuk persyaratan dan prosedur penyimpanan dan pemusnahan dokumen-dokumen ini.
Persyaratan untuk periode penyimpanan dokumen akuntansi dan akuntansi pajak
Undang-undang tentang akuntansi dan akuntansi pajak, tentang kearsipan menetapkan berbagai persyaratan untuk periode penyimpanan dokumen akuntansi dan akuntansi dan pelaporan pajak. Perbedaan jangka waktu penyimpanan dokumen disebabkan oleh pentingnya dokumen, kebutuhan untuk akuntansi, untuk menghitung dan membayar pajak.
Dengan demikian, Kode Pajak Federasi Rusia menetapkan periode penyimpanan maksimum empat tahun untuk akuntansi dan dokumen akuntansi pajak yang diperlukan untuk menghitung dan membayar pajak. Periode ini sesuai dengan klausul 8 hal. 1 seni. 23 Kode Pajak Federasi Rusia juga berlaku untuk dokumen yang mengonfirmasi penerimaan pendapatan, pelaksanaan pengeluaran (untuk organisasi dan pengusaha perorangan), serta pembayaran (pemotongan) pajak.
Undang-undang akuntansi menetapkan periode penyimpanan minimal lima tahun untuk data akuntansi dan pelaporan. Jangka waktu penyimpanan lainnya, tergantung pada jenis dokumen, ditetapkan oleh undang-undang tentang kearsipan. Jadi, menurut Seni. 17 Undang-Undang Federal 21 November 1996, No. 129-FZ "Tentang Akuntansi" (selanjutnya - Undang-Undang No. 129-FZ), organisasi berkewajiban untuk menyimpan dokumen akuntansi utama, register akuntansi, dan laporan keuangan untuk periode yang ditetapkan sesuai dengan aturan pengarsipan negara organisasi, tetapi tidak kurang dari lima tahun.
Sebelumnya, persyaratan file arsip negara untuk penyimpanan dokumen tercantum dalam Daftar dokumen manajemen khas yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi dengan indikasi periode penyimpanan, disetujui oleh Layanan Arsip Federal Rusia pada 6 Oktober 2000 Sesuai dengan perintah Rosarkhiv tanggal 26 Agustus 2010 No 63, Daftar yang ditentukan berakhir. Saat ini, ada Daftar dokumen arsip administrasi standar yang dihasilkan selama kegiatan badan-badan negara, otoritas lokal dan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan, disetujui atas perintah Kementerian Kebudayaan Rusia tertanggal 25.08.10, No. 558 (selanjutnya disebut Daftar). Daftar ini menetapkan jenis tertentu dari dokumen akuntansi dan pelaporan dengan indikasi waktu penyimpanannya.
Secara umum, menurut jangka waktu penyimpanan, dokumen dibagi menjadi beberapa kelompok berikut: dokumen dengan jangka waktu penyimpanan terbatas (1 tahun, 3 tahun, 5 tahun, dll.), dokumen penyimpanan permanen; penyimpanan sampai tidak diperlukan lagi; penyimpanan sampai penggantian dengan dokumen baru. Misalnya, dokumen analitis (tabel, laporan) untuk laporan keuangan tahunan harus disimpan selama 5 tahun; kartu pribadi, akun karyawan - 75 tahun. Pemindahtanganan, pembagian, neraca likuidasi, lampiran-lampiran, catatan-catatan penjelasannya, sertifikat pendaftaran harus disimpan secara permanen. Perintah eksekusi untuk pekerja - sampai kebutuhan untuk itu. Bentuk formulir pelaporan statistik dalam organisasi yang bukan pengembangnya - sampai diganti dengan yang baru, dll.
Dokumen yang mengkonfirmasi perhitungan dan pembayaran premi asuransi untuk dana di luar anggaran harus disimpan selama 6 tahun (klausul 6, bagian 2, pasal 28 Undang-Undang Federal No. 212-FZ 24.07.09).
Periode retensi untuk dokumentasi SDM
Periode penyimpanan untuk dokumentasi personel ditetapkan dalam Daftar untuk:
Dokumentasi personel dalam Daftar berisi bagian 7 "Hubungan tenaga kerja" dan 8 "Kepegawaian". Misalnya, kontrak kerja (kontrak layanan), kontrak kerja, kontrak kerja yang tidak termasuk dalam arsip pribadi disimpan selama 75 tahun; kartu pribadi karyawan, termasuk pekerja sementara, disimpan selama 75 tahun; ciri-ciri, riwayat hidup pegawai yang tidak termasuk dalam arsip pribadi disimpan selama 5 tahun dan seterusnya sesuai daftar; dokumen pribadi asli (buku kerja, ijazah, sertifikat, lisensi, sertifikat) disimpan sesuai permintaan, dan yang tidak diklaim selama 75 tahun.
Prosedur untuk menyimpan dokumen akuntansi
Untuk tujuan menyimpan dokumen, organisasi membuat arsip (bagian 2 pasal 13 Undang-Undang Federal 22.10.04, No. 125-FZ "Tentang arsip di Federasi Rusia"). Menurut Peraturan tentang dokumen dan alur kerja dalam akuntansi, yang disetujui oleh Kementerian Keuangan Uni Soviet No. 105 tanggal 29 Juli 1983, dokumen utama, register akuntansi, laporan akuntansi, dan saldo wajib ditransfer ke arsip. Pada saat yang sama, pekerjaan diatur sesuai dengan Aturan Dasar untuk Arsip Organisasi (disetujui oleh keputusan Rosarkhiv Collegium 6 Februari 2002).
Dokumen utama, register akuntansi, laporan akuntansi, dan saldo sebelum mentransfernya ke arsip perusahaan, lembaga harus disimpan di departemen akuntansi di ruang khusus atau lemari yang dapat dikunci di bawah tanggung jawab orang yang diberi wewenang oleh kepala akuntan. Bentuk pertanggungjawaban yang ketat harus disimpan di brankas, lemari besi atau ruangan khusus untuk memastikan keamanannya.
Prosedur untuk menyimpan dokumen utama dan keluaran pada media yang dapat dibaca mesin ditentukan dalam dokumen peraturan terkait yang mengatur akuntansi dalam kondisi mekanisasi (otomatisasi).
Dokumen utama bulan berjalan yang diproses secara manual, terkait dengan register akuntansi tertentu, diselesaikan dalam urutan kronologis dan disertai dengan referensi untuk arsip. Pesanan tunai, laporan di muka, laporan bank dengan dokumen terkait harus dipilih dalam urutan kronologis dan saling terkait. Jenis dokumen tertentu (perintah kerja, laporan shift) dapat disimpan tanpa ikatan, tetapi disimpan dalam folder untuk menghindari kehilangan atau penyalahgunaannya.
Kementerian Keuangan Rusia dalam surat tertanggal 24 Juli 2008 No. 03-02-07 / 1-314 mencatat bahwa penyimpanan dokumen utama, akuntansi dan dokumen akuntansi pajak dapat dilakukan dalam bentuk elektronik, kecuali ditentukan lain oleh tindakan hukum pengaturan Federasi Rusia. Pada saat yang sama, penyimpanannya di media komputer harus dilakukan sesuai dengan Undang-Undang Federal 10.01.02, No. 1-FZ "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" dengan menggunakan tanda tangan digital elektronik, yang setara dengan tulisan tangan tanda tangan dalam dokumen di atas kertas.
Pengawetan dokumen utama, register akuntansi, laporan akuntansi dan saldo, pelaksanaannya dan transfernya ke arsip dijamin oleh kepala akuntan perusahaan atau lembaga. Penerbitan dokumen utama, register akuntansi, laporan akuntansi dan saldo dari departemen akuntansi dan dari arsip perusahaan, institusi kepada karyawan divisi struktural lain dari suatu perusahaan, institusi, sebagai suatu peraturan, tidak diperbolehkan, dan dalam beberapa kasus itu hanya dapat dilakukan atas perintah kepala akuntan.
Penyitaan dokumen utama, daftar akuntansi, laporan akuntansi dan saldo dari perusahaan, lembaga hanya dapat dilakukan oleh badan penyelidikan, penyelidikan pendahuluan, kantor kejaksaan, dan pengadilan berdasarkan keputusan badan-badan ini sesuai dengan pidana saat ini. perundang-undangan prosedur. Penarikan dibuat dalam protokol, yang salinannya diserahkan dengan tanda terima kepada pejabat perusahaan, lembaga yang sesuai. Dengan izin dan di hadapan perwakilan dari badan yang melakukan penyitaan, pejabat perusahaan yang relevan, lembaga dapat membuat salinan dari dokumen yang disita, yang menunjukkan alasan dan tanggal penyitaan mereka. Jika volume dokumen yang tidak lengkap disita (tidak diajukan, tidak diberi nomor, dll.), maka dengan izin dan di hadapan perwakilan otoritas yang melakukan penyitaan, pejabat perusahaan yang relevan, lembaga dapat menyelesaikan volume ini (membuat inventaris, lembar nomor, renda, segel, nyatakan dengan tanda tangan Anda, segel).
Prosedur untuk menyimpan dokumentasi SDM
Dokumen personalia dapat disimpan di departemen personalia atau arsip organisasi. Prosedur untuk menyimpan catatan personel diatur oleh ketentuan terpisah dari undang-undang ketenagakerjaan terkait dengan berbagai jenis dokumentasi.
Jadi, misalnya, dalam Seni. 87 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia menetapkan kewajiban majikan untuk memastikan keamanan data pribadi karyawan. Data pribadi seorang karyawan adalah informasi yang diperlukan oleh pemberi kerja sehubungan dengan hubungan kerja dan terkait dengan karyawan tertentu (Pasal 85 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia). Data pribadi termasuk informasi yang terkandung dalam file pribadi.
Prosedur untuk menyimpan data pribadi karyawan ditetapkan oleh pemberi kerja sesuai dengan persyaratan Kode Perburuhan Federasi Rusia dan undang-undang federal lainnya (Pasal 87 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Akibatnya, pemberi kerja harus mengeluarkan undang-undang peraturan lokal yang sesuai yang mengatur penyimpanan dan penggunaan data pribadi, serta memastikan perlindungan mereka dari penyalahgunaan atau kehilangan.
Undang-undang tidak menetapkan persyaratan khusus untuk peralatan tempat penyimpanan data pribadi. Sementara itu, untuk menghindari akses tidak sah ke data pribadi karyawan, disarankan untuk melengkapi ruangan tempat data tersebut disimpan dengan lemari yang dapat dikunci untuk menyimpan informasi di atas kertas. Majikan harus menetapkan dalam undang-undang setempat persyaratan untuk tempat penyimpanan data pribadi karyawan, dan kondisi penyimpanan mereka. Juga harus diingat bahwa data pribadi karyawan disimpan dalam bentuk yang terdokumentasi, yang sifatnya juga ditentukan oleh pemberi kerja.
Persyaratan terpisah dikenakan pada penyimpanan formulir catatan kerja. Bentuk buku kerja dan sisipan ke dalamnya, sebagai bentuk pelaporan yang ketat, harus disimpan di brankas, lemari logam atau ruangan khusus untuk memastikan keamanannya (klausul 42 Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, pasal 6.2 Peraturan tentang dokumen dan alur kerja di bidang akuntansi, disetujui Kementerian Keuangan USSR 29/07/83, No. 105).
Jenis dokumen dan syarat penyimpanannya
Sesuai dengan paragraf 4 Seni. 89 dari Kode Pajak Federasi Rusia, sebagai bagian dari audit pajak di tempat, periode tidak lebih dari tiga tahun kalender sebelum tahun di mana keputusan untuk melakukan audit dibuat dapat diperiksa. Periode ini sesuai dengan periode penyimpanan dokumen, yang ditetapkan oleh cl. 8 hal. 1 seni. 23 Kode Pajak Federasi Rusia - empat tahun.
Adalah penting bahwa tidak adanya dokumen dari wajib pajak karena pelanggaran persyaratan keselamatan memberikan hak kepada inspektorat pajak untuk menentukan jumlah pajak yang harus dibayar ke anggaran dengan perhitungan. Hak ini tunduk pada ketentuan cl. 7 hal 1 Seni. 31 dari Kode Pajak Federasi Rusia. Sesuai dengan kedudukan hukum Mahkamah Konstitusi Federasi Rusia, yang diatur dalam Putusan No. 301-О tanggal 5 Juli 2005, metode penghitungan pajak, jika dibenarkan, tidak dapat dianggap sebagai pelanggaran hak wajib pajak. Kebenaran pendekatan ini juga dikonfirmasi oleh Mahkamah Arbitrase Tertinggi Federasi Rusia dalam Definisi 31 Maret 2010 No. VAS-5/10.
Adapun periode inspeksi oleh inspektorat ketenagakerjaan negara, perlu dicatat bahwa peraturan yang mengatur pelaksanaan inspeksi tersebut tidak menetapkan periode di mana kegiatan organisasi dapat diperiksa kepatuhannya dengan undang-undang perburuhan. Berkaitan dengan hal tersebut, dapat disimpulkan bahwa periode verifikasi harus dikaitkan dengan periode penyimpanan dokumentasi.
Kehilangan dokumen
Kehilangan dokumen dalam suatu organisasi dapat terjadi karena berbagai alasan: jika terjadi kebakaran, pencurian, kehilangan, dll.
Dalam hal kematian atau kehilangan dokumen utama, kepala organisasi menunjuk dengan perintah komisi untuk menyelidiki penyebab kehilangan, kematian, yang, jika perlu, perwakilan dari badan investigasi, keamanan dan pengawasan kebakaran negara. diundang (klausul 68 Peraturan tentang dokumen dan alur kerja dalam akuntansi, disetujui oleh Kementerian Keuangan Uni Soviet 29/07/83, No. 105).
Sesuai dengan paragraf 2 Seni. 12 Undang-Undang No. 129-FZ Dalam hal terjadi bencana alam, kebakaran atau keadaan darurat lainnya yang disebabkan oleh kondisi ekstrim, inventarisasi wajib dilakukan. Hasil inventarisasi yang dilakukan menjadi dasar untuk pencerminan kerugian dalam akuntansi.
Prosedur untuk melakukan inventarisasi dan metode untuk mencerminkan hasil ditetapkan oleh Instruksi Metodologis untuk Inventarisasi Properti dan Kewajiban Keuangan, disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 13 Juni 1995 No. 49. Selain itu, kepala organisasi harus mengambil langkah-langkah untuk memulihkan dokumen-dokumen utama yang tunduk pada pemulihan dan penyimpanan selama periode yang ditetapkan oleh undang-undang. Misalnya, salinan laporan arus kas pada rekening di bank dapat diminta dari bank tempat rekening organisasi dibuka; kontrak, tindakan, faktur dapat diminta dari rekanan, dll. (Surat RF UMNS di Moskow tertanggal 13.09.02, No. 26-12/43411).
Pemusnahan dokumen
Pemusnahan dokumen dalam suatu organisasi dilakukan sesuai dengan persyaratan Peraturan Dasar Pengoperasian Arsip dalam Suatu Organisasi (disetujui dengan Keputusan Rosarkhiv Collegium pada tanggal 6 Februari 2002). Sebagai aturan, dokumen dengan periode penyimpanan yang kedaluwarsa dihancurkan.
Dokumen untuk pemusnahan dipilih oleh komisi ahli. Dalam hal ini, komisi ahli membuat undang-undang tentang alokasi dokumen untuk dimusnahkan. Inventarisasi kasus dengan jangka waktu penyimpanan sementara untuk jangka waktu tertentu dilampirkan pada undang-undang. Catatan kasus dan tindakan harus dipertimbangkan oleh komisi ahli dalam satu kompleks dan disetujui oleh kepala organisasi. Kasus-kasus yang termasuk dalam tindakan yang disetujui tentang alokasi dokumen untuk pemusnahan dipisahkan dari kasus-kasus lain dan disimpan di tempat yang ditentukan secara khusus. Dokumen yang dipilih untuk dimusnahkan dan termasuk dalam akta dipindahkan untuk dimusnahkan.
Prosedur berikut disediakan untuk pemusnahan dokumen organisasi. Folder dengan dokumen (file) yang akan dimusnahkan ditransfer untuk diproses (disposal). Sebelum pengiriman, folder dengan dokumen dikemas dan, jika perlu, disegel.
Kasus yang akan dimusnahkan ditransfer untuk diproses (disposal). Pemindahan kasus dibuat dengan catatan pengiriman, yang menunjukkan tanggal transfer, jumlah kasus yang akan diserahkan dan berat kertas bekas. Pemuatan dan pemindahan untuk pembuangan dilakukan di bawah pengawasan seorang karyawan yang bertanggung jawab untuk memastikan keamanan dokumen arsip.
Komisi ahli harus mencatat fakta pemusnahan semua kertas (transfer untuk diproses) dan membuat undang-undang lain tentang pemusnahan dokumen. Faktur dilampirkan pada tindakan, yang dengannya dokumen-dokumen itu ditransfer untuk diproses. Tindakan ini juga disetujui oleh kepala organisasi. Undang-undang tentang pembagian dokumen untuk pemusnahan bersama dengan catatan kasus, tindakan pemusnahan dokumen disimpan dalam arsip masyarakat dalam file yang sedang dibentuk.
Tanggung jawab atas keamanan dokumen
Berkenaan dengan dokumen akuntansi dan pelaporan, undang-undang menetapkan tanggung jawab administratif atas pelanggaran ketentuan penyimpanan dokumen berdasarkan Art. 15.11 Kode Administratif Federasi Rusia. Menurut norma ini, pelanggaran berat terhadap aturan akuntansi dan penyajian laporan keuangan, serta urutan dan ketentuan penyimpanan dokumen akuntansi, memerlukan pengenaan denda administrasi pada pejabat dalam jumlah dua hingga tiga ribu rubel.
Pada saat yang sama, kepala organisasi akan bertanggung jawab untuk mengatur penyimpanan dokumen akuntansi utama, register akuntansi, dan laporan keuangan dalam organisasi (bagian 3 pasal 17 UU No. 129-FZ).
Selain itu, pelanggaran prosedur penyimpanan dokumen, yang menyebabkan kerugiannya, dapat menyebabkan kewajiban pajak organisasi berdasarkan Art. 120 atau 126 dari Kode Pajak Federasi Rusia.
Norma seni. 120 dari Kode Pajak Federasi Rusia menetapkan kewajiban pajak untuk pelanggaran berat oleh organisasi aturan akuntansi untuk pendapatan dan (atau) pengeluaran dan (atau) objek perpajakan. Pada saat yang sama, di bawah pelanggaran berat aturan akuntansi untuk pendapatan dan pengeluaran dan objek perpajakan untuk keperluan Seni. 120 dari Kode Pajak Federasi Rusia berarti tidak adanya dokumen utama atau tidak adanya faktur, atau daftar akuntansi. Denda untuk pelanggaran ini adalah dari 5.000 hingga 15.000 rubel. tergantung pada durasi pelanggaran. Jika pelanggaran tersebut mengakibatkan tidak membayar pajak, maka jumlah denda akan menjadi 10% dari jumlah pajak yang belum dibayar, tetapi tidak kurang dari 15.000 rubel.
Penerapan hukuman berdasarkan Art. 120 dari Kode Pajak Federasi Rusia dibenarkan jika pelanggaran urutan penyimpanan dokumen menyebabkan kerugian mereka, yang dikonfirmasi oleh pengadilan arbitrase.
Misalnya, Layanan Antimonopoli Federal Distrik Barat Laut dalam keputusannya tertanggal 4.08.04 dalam kasus No. A13-4401 / 03-11 menunjukkan legalitas penerapan denda berdasarkan Art. 120 dari Kode Pajak Federasi Rusia karena fakta bahwa perusahaan tidak memastikan keamanan dan pemulihan dokumen akuntansi utama yang dihancurkan oleh api. Posisi serupa dianut oleh FAS Distrik Moskow dalam resolusinya tertanggal 23 September 2008 No. KA-A40 / 8513-08-2 dalam kasus No. A40-52908 / 07-115-325.
Norma seni. 126 dari Kode Pajak Federasi Rusia menetapkan tanggung jawab atas kegagalan untuk memberikan otoritas pajak dengan dokumen yang diperlukan untuk pengendalian pajak. Hukuman untuk pelanggaran ini adalah 50 rubel. untuk setiap dokumen yang tidak diserahkan.
Namun, perlu dicatat bahwa penerapan tanggung jawab berdasarkan Art. 120 dan 126 dari Kode Pajak Federasi Rusia tergantung pada kesalahan pelaku. Oleh karena itu, dalam situasi di mana hilangnya dokumen terjadi bukan karena kesalahan wajib pajak, penerapan tindakan pertanggungjawaban tidak dapat dibenarkan.
Adapun pelanggaran aturan untuk menyimpan dokumentasi personel, maka sehubungan dengan pejabat organisasi, tanggung jawab berdasarkan Art. 13.20 dari Kode Administratif Federasi Rusia. Menurut norma ini, pelanggaran aturan untuk menyimpan, mengumpulkan, menghitung atau menggunakan dokumen arsip memerlukan peringatan atau pengenaan denda administratif pada pejabat - dari 300 hingga 500 rubel.
.jpg)