يعد استخدام البطاقات البلاستيكية في رحلات العمل ظاهرة شائعة بشكل متزايد. انها مريحة وعملية. اكتشفنا مدى شرعية استخدام البطاقات البلاستيكية في رحلات العمل.

في عملية تسجيل رحلات العمل ، وكذلك في مرحلة شطب نفقات السفر ، لدى المحاسب الكثير من الأسئلة. للوهلة الأولى ، كل شيء بسيط. عند إرسال موظف في رحلة عمل ، يجب أن يسترشد المرء بالمادة 166 من قانون العمل في الاتحاد الروسي ، وكذلك اللوائح المتعلقة بخصائص إرسال الموظفين في رحلات عمل (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13 أكتوبر 2008 رقم 749). في الوقت نفسه ، يجب أن نتذكر أنه وفقًا للمادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، فإن نفقات المنظمة تقلل الربح الخاضع للضريبة فقط عندما تهدف إلى توليد الدخل ، وتكون مبررة وموثقة اقتصاديًا. يتم تحديد مقدار النفقات المرتبطة برحلة العمل من خلال اتفاقية جماعية أو قانون معياري محلي. عدد من الوثائق الموحدة التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1 مخصصة لتسجيل رحلات العمل.

في الوقت الحاضر ، أصبحت البطاقات البلاستيكية الخاصة بالشركات ، والتي هي ملك للشركة ، أو بالأحرى مرتبطة بشكل خاص بالحساب الجاري للشركة ، منتشرة على نطاق واسع. تبرم منظمة (عميل) اتفاقية مع البنك ، وحامل البطاقة هو فرد يعمل كممثل مفوض للشركة. كل هذا يتبع قواعد "اللوائح المتعلقة بإصدار البطاقات المصرفية والعمليات التي تتم باستخدام بطاقات الدفع" (التي وافق عليها البنك المركزي للاتحاد الروسي في 24 ديسمبر 2004 رقم 266-P).

كل شيء حسب القواعد

لذلك ، تنص الفقرة 10 من اللوائح المتعلقة بخصائص إرسال الموظفين في رحلات عمل على منح الموظف سلفة نقدية لدفع نفقات السفر واستئجار المسكن والنفقات الإضافية المرتبطة بالعيش خارج مكان الإقامة الدائمة (بدل يومي) . يمكن إصدار دفعة مقدمة نقدًا وعن طريق إصدار بطاقة شركة (البند 2.5 من اللوائح المتعلقة بإصدار البطاقات المصرفية).

بعد العودة من رحلة عمل ، يلتزم الموظف بالإبلاغ عن النفقات التي تكبدها من خلال تقديم تقرير مسبق إلى قسم المحاسبة بالمنظمة مع إرفاق جميع المستندات التي تؤكد هذه النفقات.

وفقًا لذلك ، تعادل البطاقة المصرفية للشركات إصدار سلفة نقدية للموظف ، مع الاختلاف الوحيد هو أن حجم السلفة يمكن أن يكون غير محدود - وهذه بالتحديد إحدى مزايا استخدام بطاقات الشركات في التسويات مع الأشخاص المسؤولين. "البلاستيك" مرتبط بحساب يسهل تجديده إذا لزم الأمر ؛ تتيح لك البطاقة توفير المال أثناء النقل ، وهي مريحة في العمليات الحسابية.

نظرًا لأن الشخص المسؤول هو شخص معين ، ومعظم وثائق السفر شخصية ، فإن الإجابة على سؤال ما إذا كان حامل البطاقة يمكنه دفع فواتير الفندق وتذاكر السفر للجميع أمر واضح. من استلم السلفة وصرفها ، وكذلك يبلغ عن اتجاه صرف الأموال. بعد كل شيء ، يحظر البند 11 من إجراءات إجراء المعاملات النقدية في الاتحاد الروسي ، الذي تمت الموافقة عليه بموجب قرار مجلس إدارة البنك المركزي للاتحاد الروسي المؤرخ 22 سبتمبر 1993 رقم 40 ، تحويل الأموال النقدية الصادرة بموجب التقرير من شخص إلى آخر.

ومع ذلك ، إذا دفع حامل البطاقة نفقات شخص آخر ، فسيقوم الشخص الأول بالإبلاغ عن النفقات المتكبدة ، وسيتعين على الثاني تحويل المبلغ نقدًا إلى الزميل ، نظرًا للمبدأ: "تم استلامه بموجب التقرير - تقرير" لم يتم إلغاؤها.

الحساب الجماعي للفندق يخالف قواعد تقديم الخدمات الفندقية ، وإرفاق وثيقة صادرة لشخص آخر يخالف إجراءات إجراء المعاملات النقدية

في السابق ، نصت "اللائحة المتعلقة بإجراءات إصدار البطاقات المصرفية من قبل مؤسسات الائتمان وإجراء التسويات للعمليات التي تتم باستخدامها" (التي أقرها البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 9 أبريل 1998 رقم 23-P) على أن الأموال المخصومة من حساب كيان قانوني نتيجة لعدد من المعاملات التي تعتبر صادرة عن كيان قانوني مقابل تقرير إلى صاحب بطاقة الشركة. حتى الآن ، لا تحتوي اللوائح على مثل هذا الحكم ، ومع ذلك ، وفقًا للبند 1.4 من اللوائح ، يتم التعرف على البطاقة المصرفية كنوع من بطاقات الدفع وهي وسيلة دفع غير نقدية مخصصة للأفراد ، بما في ذلك الكيانات القانونية المصرح لها ، لأداء العمليات بالأموال التي يحتفظ بها المُصدر ، وفقًا لتشريعات الاتحاد الروسي والاتفاق مع المُصدر.

أكرر: إن الفرد هو الذي يعمل كممثل للمؤسسة ، وبالتالي ، هو شخص مسؤول ، وهو الذي يصنع النفقات.

لدفع أو عدم دفع؟

لا توجد جريمة في حقيقة أن فواتير الفندق وتذاكر السفر يتم شراؤها على حساب بطاقة الشركة. على سبيل المثال ، تم تعيين المواطن إيفانوف كحامل للبطاقة - كان هو الذي استلمها عشية المغادرة في رحلة عمل. تتكون مجموعة المندوبين من ثلاثة أشخاص. دفع إيفانوف من حساب بطاقة الشركة تكلفة الإقامة في الفنادق ونفقات السفر لثلاثة أشخاص. تم إصدار أمر إرسال الموظفين في رحلة عمل في النموذج رقم T-9a (قرار لجنة إحصاءات الدولة في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1). ينص الأمر على أن مصدر التمويل هو أموال المنظمة المتراكمة في حساب بطاقة خاص ، ويشار إلى حدها. وينص أمر الرئيس بشأن سداد نفقات السفر للموظفين ، بالإضافة إلى حدود إنفاق الأموال على السفر وتأجير المساكن ، على إمكانية تعويض هذه النفقات باستخدام بطاقة بلاستيكية خاصة بالشركات.

أشارت محكمة الاستئناف التاسعة للتحكيم إلى إمكانية إرفاق التقرير المسبق بوثيقة إثبات صادرة لشخص آخر ، بشرط أن تكون الأموال قد استخدمت بالفعل لاحتياجات صاحب العمل (المرسوم المؤرخ 8 أكتوبر 2007 رقم 09AP-12853/2007 -AK). ولاحظت المحكمة أن انتهاك أحكام البند 11 من إجراءات إجراء المعاملات النقدية ليس أساسًا للاعتراف بالمبالغ المستلمة بموجب التقرير كدخل للموظف واستقطاع ضريبة الدخل الشخصي.

عند إرسال مجموعة من الموظفين في رحلة عمل ، يمكن للجميع الحصول على بطاقة مصرفية للشركات مفتوحة على حساب بطاقة خاص واحد للمؤسسة وتحمل جميع النفقات لأنفسهم شخصيًا ، بالإضافة إلى الإبلاغ عن عودتهم من رحلة عمل دون انتهاك القانون المعمول به . في المحلات التجارية والفنادق وما إلى ذلك ، سيتلقى موظف المنظمة مستندات تؤكد النفقات المتكبدة على بطاقة الشركة الصادرة باسمه. هذه المستندات هي فواتير الفندق وتذاكر السفر والإيصالات والشيكات والفواتير وما إلى ذلك. يجب أن تكون مصحوبة بقسائم أصلية وإيصالات من المحطات الإلكترونية وأجهزة الصراف الآلي. سيقوم موظف في الشركة بتقديم جميع هذه المستندات إلى قسم المحاسبة في المؤسسة مع تقرير مسبق.

تم تحديد متطلبات حساب الفندق بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي الصادر في 25 أبريل 1997 رقم 490 "بشأن الموافقة على قواعد تقديم خدمات الفنادق في الاتحاد الروسي". عند تسجيل إقامة في فندق ، يُصدر المقاول إيصالًا (قسيمة) أو مستندًا آخر يؤكد إبرام اتفاقية لتقديم الخدمات ، والتي يجب أن تحتوي على:

- اسم المؤدي (لأصحاب المشاريع الفردية - الاسم الأخير ، الاسم الأول ، اسم الأب ، معلومات عن تسجيل الدولة) ؛

- الاسم الأخير ، الاسم الأول ، اسم العائلة للمستهلك ؛

- معلومات عن الغرفة المقدمة (مكان في الغرفة) ؛

- سعر الغرفة (مكانها في الغرفة) ؛

- البيانات الضرورية الأخرى حسب تقدير المقاول.

يرجى ملاحظة: حساب مجموعة الفنادق ينتهك قواعد تقديم الخدمات الفندقية ، كما أن إرفاق (كتأكيد لمصاريف السفر) بوثيقة صادرة إلى شخص آخر ينتهك إجراءات إجراء المعاملات النقدية.

لا يوجد سوى مخرج واحد: لكل مسافر من رجال الأعمال ، قم بإصدار بطاقة منفصلة للشركة أو استخدم الإجراء القديم وامنح الموظفين الذين ليسوا من حاملي بطاقات الشركة سلفة نقدية لمصاريف السفر من مكتب النقود في المنظمة. سيؤدي ذلك إلى تجنب النزاعات المحتملة مع السلطات الضريبية.

تمارا سودارايفا ، مستشار مالي أول في مكتب محاماة Nalogovik

• سياسة الموارد البشرية ، ثقافة الشركة

مؤتمر الإنترنت

23.05.2016 - 31.05.2016

المصاريف المعقدة: السفر والضيافة

بطاقات الشركات في رحلة عمل

إيكاترينا موخوفا:

- 1 / يتم دفع نفقات السفر والضيافة من قبل موظفي الشركة بمساعدة البطاقات المصرفية الشخصية وبطاقات الشركات. ما هي المستندات الداعمة التي يجب تقديمها إلى قسم المحاسبة إذا تم دفع ثمن تذكرة الطيران التي تم شراؤها عبر المتجر الإلكتروني: - ببطاقة بنكية شخصية؟ - بطاقة الشركة الخاصة بالشركة؟ 2 / عند دفع مصاريف الضيافة ببطاقة بنكية شخصية أو خاصة بالشركات ، هل من الضروري بالإضافة إلى الشيك تزويد قسم المحاسبة بإيصال من جهاز نقاط البيع كوثيقة داعمة؟ 3 / هل يمكن تعويض الموظف عن مصاريف الترفيه عن طريق تحويل الأموال إلى بطاقة بنكية شخصية ، إذا تم دفع المصروفات نفسها نقداً؟ 4 / هل من الممكن ربط البطاقة المصرفية للشركات الخاصة بمؤسسة ما بتطبيق Yandex.taxi لدفع تكاليف رحلات العمل للاجتماعات مع الشركاء؟ هل أحتاج لاستلام إيصال من السائق في هذه الحالة؟

"الكتاب الرئيسي":

- 1) إذا تم دفع ثمن تذكرة الطيران عن طريق البطاقة المصرفية الشخصية للموظف ، يحتاج الموظف إلى إعداد تقرير مسبق. يجب أن يكون مصحوبًا بنسخة مطبوعة من الطلب من المتجر عبر الإنترنت ، بالإضافة إلى نسخة من التذكرة الإلكترونية / إيصال خط سير الرحلة. من هذه الوثائق ، يجب أن يكون واضحًا ما الذي تم دفع ثمنه بالضبط ومن قام به. يجب أن يوافق المدير على هذا التقرير المسبق.

إذا تم دفع تكلفة تذكرة الطيران من بطاقة مصرفية للشركات ، فإن أسهل طريقة هي أيضًا إعداد تقرير مسبق. نظرًا لأنه حتى لو لم يطلب الموظف سداد نفقاته ، فيجب عليه حساب الأموال التي يتم إنفاقها من بطاقة الشركة. يجب أن يكون التقرير مصحوبًا أيضًا بنسخة من كشف الحساب المصرفي الذي يؤكد الدفع ، بالإضافة إلى نسخ من الطلب من المتجر الإلكتروني وإيصال التذكرة الإلكترونية / خط سير الرحلة.

2) يجب توثيق المصروفات التي تؤخذ في الاعتبار للضرائب. فحص CCP هو المستند الأساسي الذي يؤكد هذه النفقات. لذلك حتى إذا لم يكن هناك إيصال / تحقق من محطة نقاط البيع ، فلا ينبغي أن يؤدي ذلك إلى رفض التعرف على النفقات<ст.252 НК РФ>.

3) يمكن للمنظمة أن تسدد للموظف نفقات الترفيه عن طريق تحويل الأموال إلى بطاقة بنكية شخصية. لا يهم بالضبط كيف تم دفع المصاريف نفسها - نقدًا أو غير نقدي. التشريع الحالي لا يحتوي على أي قيود في هذا الصدد.

لا تنسَ أنه يجب على الموظف إعداد تقرير مسبق (إذا حصل على سلفة) أو كتابة طلب لسداد النفقات ، والذي سيشير بالضبط إلى المصاريف التي دفعها الموظف ولأي أغراض. ويجب إرفاق المستندات التي تؤكد نفقات التمثيل بالتقرير / الطلب.

4) نعم ، يمكنك "ربط" البطاقة المصرفية للشركات الخاصة بمؤسستك بتطبيق Yandex.taxi لدفع تكاليف رحلات العمل إلى الاجتماعات مع الشركاء.

يمكنك طلب إيصال ، ولكن حتى إذا لم يعطيك سائق سيارة الأجرة إيصالًا ورقيًا ، يمكنك طباعة البيانات الخاصة برحلة معينة في الحساب الشخصي لتطبيق التاكسي الإلكتروني. يجب أن يتم التصديق على هذه النسخة المطبوعة من قبل موظف مسؤول (على سبيل المثال ، محاسب) يشير إلى منصبه وتاريخ التوقيع. إلى جانب كشف حساب مصرفي ، ستؤكد هذه النسخة المطبوعة تكلفة سيارة الأجرة.

لاحظ أنه في أحد الأسئلة التي طُرحت سابقًا في هذا المؤتمر ، تم بالفعل النظر في مسألة تأكيد الرحلات من خلال خدمات سيارات الأجرة التي توفر المستندات الإلكترونية فقط (انظر إجابة اختصاصي وزارة المالية V.A. Bulantseva).

مثل أي بطاقة مصرفية أخرى ، يتم فتحها لفرد معين. لكن الميزة هي أن هذا الشخص يجب أن يكون موظفًا في الشركة التي دخلت في اتفاقية لإصدار مثل هذه البطاقة.

يمكن للبنوك إصدار بطاقات الخصم والائتمان للشركات (البند 1.5 من اللوائح الخاصة بإصدار بطاقات الدفع والعمليات التي تتم باستخدامها ، والتي وافق عليها بنك روسيا في 24 ديسمبر 2004 رقم 266-P).

يمكن لحامل بطاقة الخصم (التسوية) إجراء معاملات ضمن المبلغ الذي يحدده البنك. تتم هذه الحسابات على حساب أموال الشركة في حسابها. باستخدام بطاقة الائتمان ، يمكن لحاملها إجراء معاملات باستخدام الأموال المقدمة من البنك ضمن الحد المحدد وفقًا لشروط اتفاقية القرض.

يمكن أن تكون كل من هذه البطاقات وبطاقات الشركة الأخرى مسجلة وغير مسماة. يتم إصدار بطاقات الاسم لموظف معين في الشركة. يتم إصدار اسم للشركة. أي من . كما تبين الممارسة ، تستخدم المؤسسات بشكل أساسي بطاقات الخصم مع حد لكل بطاقة لفئات مختلفة من الإنفاق والسحب على المكشوف.

كيف تحصل على بطاقة

من أجل أن تبرم الشركة اتفاقية مع البنك. يجب إرفاقها بـ:

• قائمة الموظفين الذين سيستخدمون البطاقة. يجب أن يتم التصديق على توقيعاتهم بختم الشركة ؛
• نسخ من جوازات سفر الموظفين الذين صدرت بطاقاتهم بأسمائهم ؛
• اتفاقيات بشأن استخدام البطاقات في النموذج الذي وضعه البنك ، وملؤها وتوقيعها شخصيًا من قبل الموظفين.

يتم إصدار البطاقة المصرفية للشركات مباشرة إلى المالك المحدد من قبل الشركة في طلب إصدار بطاقة مصرفية ، أو إلى ممثل الشركة الذي يعمل على أساس توكيل رسمي.

إجراءات استخدام بطاقات الشركات

لكي يتمكن الموظفون من تشغيل بطاقات الشركة بحرية ، تحتاج المنظمة إلى وضع لائحة بشأن إجراءات استخدامها (الجزء 1 من المادة 8 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). يوصى بالتثبيت:

• قائمة بالمصروفات والمعاملات التي يمكن أن يقوم بها الموظف باستخدام بطاقة الشركة ؛
• قيود على بطاقات الشركات ؛
• الفترة التي يجب بعدها على الموظف إعادة البطاقة ؛
• إجراءات رفع تقرير من قبل حاملي البطاقات عن المبالغ التي أنفقت.
• الفترة التي يجب على الموظف خلالها تقديم تقرير مسبق إلى الشركة مع إرفاق المستندات الداعمة ؛
• قائمة بالوثائق التي تم قبولها كتأكيد للنفقات المتكبدة.

بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري الموافقة على قائمة مناصب الأشخاص الذين تشمل واجبات عملهم استخدام بطاقات الشركات (البند 1 ، المادة 847 من القانون المدني للاتحاد الروسي). يجب أن يكون الموظفون المدرجون في القائمة على دراية بالحكم المنصوص عليه في التوقيع (الجزء 2 من المادة 22 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

لاستبعاد حالات فقدان بطاقات الشركات ، وكذلك سوء استخدام الأموال أو سرقتها ، من الضروري تنظيم المحاسبة لقبول وإصدار البطاقات المصرفية للشركات في الشركة (المادة 9 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم. 402-FZ "في المحاسبة"). للقيام بذلك ، يُنصح بتطوير سجل يعكس البيانات التالية: أرقام البطاقات ، والأسماء الكاملة لحامليها ، وتواريخ التحويل وإرجاع البطاقات. سيتم تأكيد حقيقة إصدار وإرجاع بطاقة الشركة من قبل الموظف الذي استلمها ومن يحتفظون بسجلات بيانات البطاقة.

يمكن أن تكون البطاقات المصرفية للشركات المسماة في أيدي حامليها ، بشرط أن تتوافق مع متطلبات الأمان. يتم تخزين جميع بطاقات الشركة غير المسماة في خزنة الشركة. كقاعدة عامة ، يتم إصدار البطاقات غير الشخصية للموظف لأداء مهمة محددة - الدفع مقابل السفر أو الضيافة أو النفقات الأخرى.

ما هي المصاريف التي يمكن إجراؤها على البطاقة

وفقًا للفقرة 2.5 من اللائحة رقم 266-P ، يمكن للكيان القانوني أن يقوم ، باستخدام البطاقات المصرفية ، على وجه الخصوص ، بالعمليات التالية:

• تلقي مبالغ نقدية للتسويات في روسيا المتعلقة بأنشطة كيان قانوني ، بما في ذلك دفع نفقات السفر والضيافة ؛
• تسديد المدفوعات بالروبل فيما يتعلق بأنشطة كيان قانوني ، بما في ذلك دفع نفقات السفر والضيافة في الاتحاد الروسي ؛
• تلقي العملات الأجنبية نقدًا في الخارج لدفع نفقات السفر والضيافة ؛
• دفع مصاريف السفر والضيافة بالعملة الأجنبية خارج الاتحاد الروسي.

غالبًا ما يكون لدى محاسب الشركة سؤال: هل يمكن للموظف المعار استخدام بطاقة الشركة في الخارج لدفع ثمن الخدمات نيابة عن المنظمة نفسها؟ وإذا كان الأمر كذلك ، فكيف يمارس البنك المرخص له الرقابة على العملة في مثل هذه العمليات؟

القانون الاتحادي رقم 173-FZ المؤرخ 10 ديسمبر 2003 "بشأن تنظيم العملة ومراقبة العملة" لا يضع قيودًا على معاملات العملة بين المقيمين وغير المقيمين.

لذلك ، يمكن للموظف الذي يتم إرساله إلى الخارج ، والذي يتصرف نيابة عن منظمته ونيابة عنها ، نظريًا استخدام بطاقة الشركة لدفع ثمن الخدمات.

تضمنت اللوائح المعمول بها سابقًا بشأن إجراءات إصدار البطاقات المصرفية من قبل مؤسسات الائتمان (التي وافق عليها بنك روسيا في 9 أبريل 1998 رقم 23-P) حكمًا ينص على أنه عند إجراء معاملات الصرف الأجنبي باستخدام بطاقات الشركات ، كان الكيان ملزمًا بتقديم في غضون شهر واحد من تاريخ المعاملة إلى البنك المصرح له لتبرير العملية ، بما في ذلك تقرير المصروفات. لا يوجد مثل هذا الشرط في اللائحة الحالية رقم 266-P.

في الوقت نفسه ، تحدد الفقرة 2.5 من تعليمات بنك روسيا بتاريخ 4 يونيو 2012 رقم 138-I أنه عند شطب عملة أجنبية من حساب جاري باستخدام بطاقة مصرفية ، لا يتم تقديم شهادة معاملة صرف أجنبي إلى بنك معتمد. باستثناء حالة معاملات الصرف الأجنبي التي تتطلب إصدار جواز سفر للمعاملات. تذكر أنه عند إجراء معاملات الصرف الأجنبي ، لا يجوز إصدار جواز سفر المعاملة إذا كان المبلغ الإجمالي للعقد لا يتجاوز ما يعادل 50 ألف دولار أمريكي بسعر الصرف الرسمي في تاريخ العقد (البند 5.2 من التعليمات رقم. 138I).

وبالتالي ، يحق للمنظمة الدفع مقابل الخدمات في الخارج بالعملة الأجنبية باستخدام بطاقة مصرفية للشركات.

تقرير إنفاق بطاقة الشركة

في الوقت الحالي ، لا توجد لوائح تحدد الوثيقة التي يجب على موظف الشركة وضعها لتأكيد إنفاق الأموال على بطاقة الشركة. لذلك ، يمكن للمنظمة استخدام النموذج الموحد للتقرير المسبق رقم AO-1.

ملحوظة. تمت الموافقة على شكل التقرير المسبق بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 1 أغسطس 2001 رقم 55.

أيضًا ، يحق للشركة تطوير نموذج التقرير الخاص بها (البند 4 ، المادة 9 من القانون رقم 402-FZ) ، والذي يجب أن يرد في ملحق السياسة المحاسبية (الفقرة الفرعية 4 ، البند 3 ، المادة 21 من القانون رقم 402-FZ ، الفقرة 4 PBU 1/2008).

متى يحصل الموظف على دخل خاضع للضريبة؟

عند إجراء مدفوعات لبطاقات الشركة ، يجب أن نتذكر أنه يجب على الموظف حساب الأموال المستلمة: تقديم تقرير مسبق مع المستندات الداعمة.

إذا لم يقم الموظف بالإبلاغ على الفور عن إنفاق الأموال أو لم يُعيد الأموال المسحوبة من البطاقة ، فإن دخله يخضع لضريبة الدخل الشخصي (قرار هيئة رئاسة محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 5 مارس 2013 رقم 14376/12 ، FAS لمنطقة غرب سيبيريا في 19 فبراير 2014 رقم A45-25321 / 2012). على الرغم من أنه ، وفقًا لبعض القضاة ، فإن عدم وجود مستندات داعمة بشأن إنفاق الأموال الصادرة بموجب التقرير أو إعادتها إلى مكتب الصرف ليس دليلاً على أن هذه المبالغ يمكن أن تُعزى إلى دخل الموظفين (قرار محكمة التحكيم الأولى في استئناف بتاريخ 11 أبريل 2013 رقم A43-14173/2012 ، قرار محكمة التحكيم لمنطقة نيجني نوفغورود بتاريخ 31 يناير 2013 رقم A43-14173 / 2012).

هل من الضروري الالتزام بحد الدفع

يقيد البند 6 من التوجيه رقم 3073-U الصادر عن بنك روسيا بتاريخ 7 أكتوبر 2013 التسويات النقدية بين الكيانات القانونية والكيانات القانونية ورجال الأعمال. الحد الأقصى هو 100000 روبل. بموجب عقد واحد.

استخدام البطاقة المصرفية للشركات هو دفع غير نقدي. لذلك ، قد يتجاوز مبلغ الدفع 100000 روبل إذا دفع الموظف مقابل سلع (عمل ، خدمات) باستخدام بطاقة.

ومع ذلك ، فإن سحب الموظف النقدي من البطاقة يعني استلام الأموال بموجب التقرير. ونظرًا لأن الشخص المسؤول يقوم بمدفوعات أخرى نيابة عن الشركة ، فيجب استخدام هذه الأموال النقدية في المستوطنات وفقًا للحد الأقصى.

تتراوح غرامة انتهاك حد التسوية لشركة ما من 40.000 إلى 50000 روبل ، للمسؤول - من 4000 إلى 5000 روبل. (المادة 15.1 من قانون RF للمخالفات الإدارية).

محاسبة المعاملات مع بطاقات الشركات

يجب الاحتفاظ بالسجلات المحاسبية للمعاملات باستخدام بطاقات الشركات في الحساب 55 "حسابات خاصة في البنوك". لمزيد من المحاسبة الملائمة للعمليات على بطاقات الشركة ، يتم فتح حساب فرعي "بطاقات الشركات" لهذا الحساب. يجب الاحتفاظ بالمحاسبة التحليلية لهذا الحساب الفرعي لكل بطاقة شركة مستلمة.

ملحوظة. يتم احتساب وجود وحركة الأموال بالعملة الأجنبية بشكل منفصل.

مثال 1 أرسلت الشركة موظفًا في رحلة عمل. في الوقت نفسه ، حصل على بطاقة شركة ، بعد أن أضاف لها 45000 روبل من الحساب الجاري. عند العودة من رحلة عمل ، قدم الموظف تقريرًا مسبقًا.

كانت النفقات:

• 16000 فرك. - للسفر
• 30000 فرك. - للإقامة؛
• 6300 فرك. - اليومي؛
• 3500 فرك. - مصاريف التمثيل.

المدين 55 الحساب الفرعي "بطاقة الشركة"
الائتمان 51

• 45000 فرك. - يتم إضافة الأموال إلى البطاقة ؛

الخصم 71
CREDIT 55 الحساب الفرعي "بطاقة الشركة"

• 45000 فرك. - تم خصم الأموال من البطاقة عندما دفعها موظف في شكل غير نقدي أو في حالة السحب النقدي ؛

الخصم 26 ائتمان 71

• 52300 فرك. - نفقات السفر المنعكسة ؛

الخصم 44 ائتمان 71

• 3500 فرك. - شطب مصاريف التمثيل.

الخصم 71 الائتمان 50

• 10800 فرك. - تتم التسوية النهائية مع الموظف.

بمساعدة بطاقة الشركة ، يمكنك إجراء المدفوعات بالعملة الأجنبية. ثم سيتم استخدام الحساب 57.

مثال 2دعنا نغير بيانات المثال السابق. لنفترض أنه تم إرسال موظف في رحلة عمل إلى الخارج.

تم تحويل 36900 روبل من الحساب الجاري لشراء العملات الأجنبية ، وتم إيداع 900 دولار أمريكي في البطاقة. كان سعر الصرف في تاريخ الشراء 40 روبل / دولار أمريكي. نفقات:

• 24000 فرك. (600 دولار أمريكي × 40 روبل روسي / دولار أمريكي) - نفقات المعيشة ؛
• 12000 فرك. (50 دولارًا أمريكيًا × 40 روبل / دولار أمريكي × 6 أيام) - باليوم الواحد.

تم إجراء الإدخالات التالية في المحاسبة:

المدين 57 الحساب الفرعي "بطاقة الشركة بالروبل"
الائتمان 51

• 36900 فرك. - تحويل الأموال لشراء العملات الأجنبية ؛

المدين 55 الحساب الفرعي "بطاقة الشركات بالعملة الأجنبية"
الائتمان 57

• 36000 فرك. ((600 دولار أمريكي + 50 دولار أمريكي 6 أيام) 40 روبل روسي / دولار أمريكي) - العملة المضافة ؛

الخصم 91 ، الحساب الفرعي "مصروفات أخرى"
الائتمان 57

• 900 فرك. (36900 - 36000) - تنعكس نفقات تحويل الروبل إلى الدولار الأمريكي ؛

الخصم 71

• 12000 فرك. (50 دولارًا أمريكيًا × 40 روبل / دولار أمريكي × 6 أيام) - تم سحب الأموال من البطاقة لدفع البدل اليومي ؛

الخصم 71
CREDIT 55 الحساب الفرعي "بطاقة الشركات بالعملة الأجنبية"

• 24000 فرك. (600 دولار أمريكي × 40 روبل روسي / دولار أمريكي) - تم خصم الأموال بالعملة الأجنبية من البطاقة لدفع تكاليف الفندق ؛

الخصم 26 ائتمان 71

• 36700 فرك. (36 700 + 700) - تنعكس مصاريف سفر الشخص الخاضع للمساءلة بناءً على التقرير المسبق.

ملحوظة. بالنسبة ليوم السفر عبر روسيا ، يتم تحديد البدلات اليومية وفقًا للمعايير الموضوعة لرحلات العمل في الاتحاد الروسي (700 روبل).

نظرًا لأنه تم تحويل أموال الشركة إلى عملة أجنبية بقيمة نفقات سفر الموظف وتحويلها إلى بطاقة الشركة في تاريخ التسوية على البطاقة ، فلا توجد فروق في أسعار الصرف في المحاسبة (البنود 4 ، 5 ، 9 PBU 3 / 2006 ، ملحق PBU 3/2006).

ملحوظة! يجب توثيق مصاريف البطاقة. خلاف ذلك ، فإن المفتشين يعتبرون الأموال التي ينفقها موظفو الشركة كدخل خاضع للضريبة.

عند إرسال موظف في رحلة عمل ، يحق لإدارة الشركة إصدار بطاقة بلاستيكية للشركة بدلاً من "النقد". في كثير من الحالات ، يكون هذا مناسبًا جدًا.

يمكن استخدام البطاقات البلاستيكية للشركات في روسيا وخارجها. بمساعدتهم ، يمكنك دفع نفقات السفر بالروبل والعملة الأجنبية (البند 2.5 من لائحة البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 24 ديسمبر 2004 رقم 266-P (المشار إليها فيما يلي باسم اللائحة)) . تبعا لذلك ، فإن البطاقات هي الروبل والعملة. آلية استخدامها بسيطة للغاية. يفتح البنك حساب بطاقة خاص (SCS ، حساب تجاري) وتقوم الشركة بتحويل الأموال إليه (يتم إصدار بطاقة تسوية (خصم)). إذا قدم البنك للعميل قرضًا ، وتم إيداع المبلغ في الحساب الخاص المحدد ، فإن البطاقة تسمى بطاقة ائتمان. حول الايجابياتلا يحق للشركات شراء العملات الأجنبية إلا إذا كان لديها حساب بالعملة الأجنبية (البند 2 ، المادة 14 من القانون الصادر في 10 كانون الأول (ديسمبر) 2003 رقم 173-FZ "بشأن تنظيم العملة ومراقبة العملة"). عند استخدام "البلاستيك" ، لا داعي لفتحه: يكفي فقط حساب بالروبل. الحقيقة هي أنه يمكن إجراء المعاملات باستخدام بطاقات الشركات بعملة أخرى غير عملة الحساب (البند 2.6 من اللوائح). إذا كان لدى الشركة حساب بعملة أجنبية ، فستكون البطاقة مفيدة أيضًا. في الواقع ، عند استخدامه ، لا تحتاج الشركة إلى استبدال العملة الصادرة (على سبيل المثال ، بالدولار الأمريكي) بعملة بلد رحلة العمل. نتيجة لذلك ، لن تخسر المنظمة سعر الصرف. ميزة أخرى هي أنه يمكن للشركة تجديد حساب البطاقة في أي وقت ، حتى عندما يكون الموظف موجودًا بالفعل في إقليم دولة أجنبية. هذا مهم إذا تبين فجأة أنه من الضروري تمديد الرحلة. بطاقة العملة ...عند عكس العمليات على بطاقات الشركات ، يتم استخدام الحساب 55 "حسابات خاصة في البنوك". في الوقت نفسه ، يتم فتح حساب فرعي "حسابات بطاقة خاصة". للراحة ، يمكن للشركة فتح حسابات فرعية منفصلة لكل بطاقة. بالنسبة لمحاسبة معاملات الصرف الأجنبي ، فإن تواريخ إتمامها لها أهمية خاصة. يتم تحويل العملة الأجنبية إلى روبل في تاريخ المعاملة بالعملة الأجنبية (إيداع العملة في الحساب أو الخصم منه) ، وكذلك في تاريخ إعداد البيانات المالية (البند 7 PBU 3/2000). يعتبر تاريخ سداد دين الشخص المسؤول من حيث المبالغ بالعملة الأجنبية هو تاريخ موافقة رئيس الشركة على التقرير المسبق للموظف (ملحق PBU 3/2000 "قائمة تواريخ معاملات معينة في عملة أجنبية").

مثال 1شركة ذات مسؤولية محدودة "كيروف جراد" ترسل A. V. Kondrashov إلى الولايات المتحدة الأمريكية (شيكاغو) في الفترة من 5 إلى 9 ديسمبر 2006 (باستثناء الرحلات الجوية). تكلفة الدفعة المقدمة لرحلة العمل التي سيتم إصدارها هي (يتم تحديد معايير دفع البدلات اليومية بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13 مايو 2005 رقم 299 ، معايير استئجار المساكن - من خلال قرار وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 2 أغسطس 2004 رقم 64 ن): - البدل اليومي - 360 دولارًا أمريكيًا (72 دولارًا أمريكيًا) 5 أيام) ؛ - دفعة مقدمة لإيجار المسكن - 1300 دولار أمريكي (260 دولار أمريكي) 5 أيام). في 4 ديسمبر ، قامت المنظمة بتحويل 1660 دولارًا من حسابها الجاري بالعملة الأجنبية إلى حساب بطاقة خاص (SCA). تم شراء تذكرة الطيران مقدمًا ولا يتم تضمين تكلفتها في نفقات الموظف. تم تقديم التقرير المسبق مع جميع المستندات اللازمة (فاتورة من الفندق ، والشيكات ، والإيصالات ، وما إلى ذلك) إلى قسم المحاسبة في 11 ديسمبر 2006 (وافق عليه المدير في نفس اليوم). وفقًا لتقرير البنك وتصريحاته ، في 5 كانون الأول (ديسمبر) ، سحب كوندراشوف بدل الإقامة بالكامل ودفع أيضًا تكاليف الإقامة في الفندق (1300 دولار). سعر الصرف الرسمي للدولار بسعر البنك المركزي لروسيا الاتحادية في:

• 4 - 27 ديسمبر روبل / دولار أمريكي ؛
• 5 ديسمبر - 27.4 روبل / دولار أمريكي ؛
• 11 - 28 روبل / دولار أمريكي.

عكس محاسب شركة Kirov-Grad LLC هذه المعاملات بالإدخالات التالية: 4 ديسمبر:الخصم 55 من الحساب الفرعي 4 "حساب البطاقة الخاص" الائتمان 52 "حسابات العملة"- 44820 روبل. (1660 روبل) 27 روبل / دولار أمريكي - تم تحويل دولار أمريكي إلى حساب بطاقة خاص ؛ الخامس من ديسمبر:الخصم 71 "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" الائتمان 55-4- 45484 روبل. (1660 دولارًا أمريكيًا) 27.4 روبل / دولار أمريكي) - إصدار الأموال مقابل تقرير البدل اليومي وتأجير المباني السكنية ينعكس (ينعكس شطب الأموال من حساب البطاقة المصرفية للشركة) ؛ الخصم 55-4 الائتمان 91-1 "الدخل الآخر"- 664 روبل. (1،660 دولارًا أمريكيًا) (27.4 روبل روسي / دولار أمريكي - 27 روبل روسي / دولار أمريكي)) يعكس فرق سعر الصرف الإيجابي على حساب البطاقة اعتبارًا من تاريخ المعاملة ؛ 11 ديسمبر:الخصم 71 الائتمان 91-1- 996 روبل. (1660 دولارًا أمريكيًا) (28 روبل روسي / دولار أمريكي - 27.4 روبل روسي / دولار أمريكي)) - تمت إعادة تقييم نفقات السفر (ينعكس فرق سعر الصرف في حساب التسويات مع الأشخاص المسؤولين) ؛ - 46480 روبل. ((45484 + 996) أو (1660 دولارًا أمريكيًا) 28 روبل روسي / دولار أمريكي)) - يتم شطب نفقات السفر. يرجى ملاحظة: إذا قامت الشركة بتحويل أموال إلى هيئة الأوراق المالية والسلع بمبلغ أكبر من نفقات السفر الفعلية (على سبيل المثال ، 2000 دولار) ، ففي تاريخ الموافقة على التقرير المسبق ، يجب على المحاسب إعادة تقييم رصيد الأموال في حساب البطاقة: الخصم 55-4 الائتمان 91-1- 204 روبل. ((2000 دولار أمريكي - 1660 دولار أمريكي)) (28 RUR / USD - 27.4 RUR / USD)) - يعكس فرق سعر الصرف الإيجابي على حساب البطاقة المصرفية للشركة.

... وروبلبطاقة التسوية.إذا استخدم الموظف بطاقة الروبل لدفع نفقات رحلات العمل المحلية ، فلا توجد مشاكل كقاعدة عامة.

مثال 2ترسل شركة Kirov-Grad LLC موظفًا في رحلة عمل محلية. تم تحويل أموال بقيمة 10500 روبل من حساب تسوية المنظمة إلى الحساب الخاص. العامل لم ينفقهم بالكامل. عمولة البنك لخدمة الحساب هي 20 روبل. الخصم 55-4 ائتمان 51 "حسابات التسوية"- 10500 روبل. - يتم تحويل الأموال إلى حساب بطاقة خاص ؛ الخصم 71 الائتمان 55-4- 10000 روبل. - تم خصم الأموال من حساب البطاقة لدفع نفقات السفر ؛ الخصم 20 (25 ، 26 ، 44) ائتمان 71- 10000 روبل - شطب نفقات السفر ؛ الخصم 91-2 "مصاريف أخرى" ائتمان 55-4- 20 روبل. - يعكس عمولة البنك لخدمة حساب بطاقة خاص ؛ الخصم 51 الائتمان 55-4- 480 روبل. - إعادة رصيد المبالغ غير المستخدمة إلى الحساب الجاري.

ولكن عند استخدام بطاقة الروبل في الخارج ، عليك الانتباه إلى عدد من النقاط. لذلك ، عندما يسحب الموظف الأموال من جهاز الصراف الآلي أو يدفع مصاريف بالعملة الأجنبية ، يبيعها البنك بسعره الخاص ، ويسحب ما يعادله من حساب الروبل. في هذه الحالة ، ينشأ اختلاف في تاريخ البيع. يتم تشكيلها بسبب انحراف سعر بيع العملة الأجنبية من قبل البنك المصدر عن السعر الرسمي لبنك روسيا. تاريخ المعاملة بالعملة الأجنبية هو تاريخ الخصم من حساب المؤسسة أموال الروبل اللازمة للتحويل.

مثال 3دعنا نستخدم بيانات المثال 1 مع الاختلاف الوحيد الذي حصل فيه A.V. Kondrashov على بطاقة بنكية روبلية. البنك التجاري المُصدِر اعتبارًا من 5 ديسمبر هو 27.6 روبل / دولار أمريكي. يحتاج محاسب شركة Kirov-Grad LLC إلى إجراء الإدخالات الإضافية التالية: الخامس من ديسمبر:الخصم 71 الائتمان 55-4- 45484 روبل. (1660 دولارًا أمريكيًا) 27.4 روبل / دولار أمريكي) - في تاريخ الإنفاق ، ينعكس شطب مبلغ العملة بسعر البنك المركزي للاتحاد الروسي ؛ الخصم 91-2 الائتمان 55-4- 332 روبل. (1660 دولارًا أمريكيًا) (27.4 روبل روسي / دولار أمريكي - 27.6 روبل روسي / دولار أمريكي)) - يعكس الفرق السلبي بين سعر الصرف لبنك روسيا والبنك المُصدر للعملة التي يتم صرفها في ماكينة الصراف الآلي ؛

بطاقة الائتمان. تعكس حسابات الائتمان "البلاستيكية" نفس استلام الشركة لقرض منتظم.

مثال 4تلقت شركة Kirov-Grad LLC حد ائتمان من البنك بمبلغ 100000 روبل. لمدة عام واحد بمعدل 10 بالمائة سنويًا. وفقًا لشروط الاتفاقية ، يتم احتساب الفائدة فقط على الائتمان المستخدم بالفعل. موظف يذهب في رحلة عمل في روسيا. بلغت نفقات السفر 10000 روبل. بعد رحلة أ.ف.كوندراشوف ، أعادت الشركة جزءًا من الدين إلى البنك. الخصم 55-4 الائتمان 66 "التسويات على القروض والاقتراضات قصيرة الأجل"- 10000 روبل. - تعكس الأموال المقترضة المستلمة على حساب بطاقة خاص ؛ الخصم 71 الائتمان 55-4- 10000 روبل. - تم خصم أموال نفقات السفر من حساب بطاقة خاص ؛ الخصم 20 (25 ، 26 ، 44) ائتمان 71- 10000 روبل. - خصم مصاريف السفر ؛ الخصم 66 الائتمان 51- 10000 روبل. - يعكس سداد جزء من الدين بموجب اتفاقية القرض ؛ الخصم 91-2 الائتمان 66- 83.3 روبل (10000 روبل × 10٪ / 12 شهرًا) - تُستحق الفائدة الشهرية لاستخدام القرض ؛ الخصم 66 الائتمان 51- 83.3 روبل. - يتم سرد الفائدة على القرض.

تحصيل الضرائبمصاريف السفر.يتم تصنيفها كمصروفات أخرى مرتبطة بالإنتاج والمبيعات (البند الفرعي 12 ، البند 1 ، المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). لاحظ أن مثل هذه النفقات للموظف كدفعة لخدمات بار ، مطعم ، حمال ، تنظيف جاف ، خدمة غرف (تنظيف) ، دفع للمحادثات الهاتفية ، إلخ ، لن تقلل من القاعدة الخاضعة للضريبة (خطاب من وزارة المالية الاتحاد الروسي بتاريخ 3 يوليو 2006 رقم 03-03-04 / 2/170). تعتبر الأموال المخصومة من البطاقة المستخدمة لهذه الاحتياجات نفقات شخصية للمسافر (حسابات القبض على الشركة). بعد العودة من الرحلة ، سيتعين على الموظف إعادتها إلى الشركة. عند استخدام بطاقة الائتمان ، يتم تخفيض قاعدة ضريبة الدخل بمقدار الفائدة على القرض. يتم تصنيف هذه النفقات على أنها نفقات غير تشغيلية (البند الفرعي 2 ، البند 1 ، المادة 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). فروق أسعار الصرف.يتم تضمين فروق الصرف إما في النفقات غير التشغيلية (البند الفرعي 6 ، البند 1 ، المادة 265 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) ، أو في الدخل غير التشغيلي (البند 2 ، المادة 250 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي) . تنعكس في تاريخ بيع (شراء) العملة (الفقرة الفرعية 7 ، الفقرة 4 ، المادة 271 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، الفقرة الفرعية 6 ، الفقرة 7 ، المادة 272 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). ومع ذلك ، فإن هذه الاختلافات يمكن أن تقلل من قاعدة ضريبة الدخل فقط إذا أنفق الموظف الأموال التي حصل عليها لأغراض رسمية. خلاف ذلك ، لن يتم الاعتراف بالنفقات على أنها مبررة اقتصاديًا (البند 1 ، المادة 252 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي).

انه مهمفي ترتيب الرئيس بشأن سداد نفقات السفر للموظفين ، بالإضافة إلى حدود إنفاق الأموال على السفر وتأجير السكن ، ينبغي تقديم تعويض ، بما في ذلك استخدام بطاقة بلاستيكية للشركة. سيؤدي ذلك إلى تجنب النزاعات المحتملة مع السلطات الضريبية.

انه مهمتعتبر جميع الأموال المخصومة من حساب البطاقة صادرة مقابل التقرير للموظف - صاحب البطاقة.

انه مهمفي كثير من الأحيان ، تفرض السلطات الضريبية غرامة على الشركة لإبلاغها متأخرًا بفتح (إغلاق) حساب بطاقة خاص (البند 2 ، المادة 23 ، البند 1 ، المادة 118 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). ومع ذلك ، فإن القضاة لا يؤيدون المفتشين (قرارات دائرة مكافحة الاحتكار الفيدرالية للمنطقة الشمالية الغربية بتاريخ 31 أكتوبر 2005 في القضية رقم A52-2151 / 2005/2 بتاريخ 21 يونيو 2005 في القضية رقم A52- 46/2005/2). يعتقد المحكمون أن SCA ليس حسابًا مصرفيًا جاريًا بالمعنى المقصود في المادة 11 من قانون الضرائب. في الواقع ، عند فتحه ، لا يتم إبرام اتفاقية حساب مصرفي (المادة 845 من القانون المدني للاتحاد الروسي).

أ. بونينا ، مدقق حسابات