المحاسبة وثائقية. يتم تنفيذ انعكاس المعاملات التجارية على الحسابات فقط على أساس التوثيق. المستند هو دليل مكتوب على عمل أو معاملة مالية والحق في تنفيذها. تعتمد جودة المحاسبة على صحة وتوقيت إعداد الوثائق. تعتبر قيمة المستندات في إجراء النشاط الاقتصادي كبيرة جدًا ، حيث تعمل المستندات من أجل السيطرة الأولية واللاحقة على سلامة الممتلكات ، وعلى شرعية وملاءمة العمليات التجارية.
يعد التوثيق كطريقة لإضفاء الطابع الرسمي على المعاملات التجارية مع المستندات وإثبات السجلات المحاسبية أحد عناصر طريقة المحاسبة. ترتبط ارتباطا وثيقا بالتوثيق العناصر الأخرى لطريقة المحاسبة ، مثل الحسابات والمخزونات.
لا يمكن أن يكون أساس انعكاس المعاملات التجارية في النظام المحاسبي سوى مستندات منفذة بشكل صحيح ، حيث يتم إنشاء شرعية وملاءمة العمليات على أساسها. الوثائق مهمة في تدقيق الأنشطة المالية والاقتصادية ، وفي التدقيق ، وفي النظر في القضايا الجنائية والمدنية في عملية التحقيق والتحقيق والمحاكمة ، واكتساب القوة القانونية للأدلة.
يتم عرض تصنيف المستندات المحاسبية في الجدول 2.
الجدول 2- تصنيف المستندات المحاسبية
|
تصنيف |
أنواع المستندات |
اسم الوثائق |
|
بالميعاد |
إداري |
الأوامر والتعليمات والتوكيلات وأوامر الدفع |
|
تبرئة |
الفواتير والأفعال والإيصالات |
|
|
التسجيل المحاسبي |
الشهادات المحاسبية ، والشهادات - الحسابات ، وبيانات التوزيع والتجميع |
|
|
مجموع |
تقرير مسبق ، كشوف المرتبات ، إلخ. |
|
|
إجراء التجميع |
ابتدائي |
جداول الدوام وأوامر الاستلام والنفقات النقدية والمتطلبات وما إلى ذلك. |
|
تقرير أمين الصندوق ، تقرير المستودع ، إلخ. |
||
|
نقدي |
الطلبات النقدية الواردة والصادرة والشيكات وما إلى ذلك. |
|
|
مواد |
بوليصة الشحن وشهادات القبول وما إلى ذلك. |
|
|
مُقدَّر |
شيكات التسوية والتقارير المسبقة وطلبات الدفع وأوامر الدفع وما إلى ذلك. |
|
|
طريقة تعكس المعاملات التجارية. مكان التجميع |
الفواتير والأوامر والأوامر النقدية وما إلى ذلك. |
|
|
تراكمي |
بطاقات الحد الأقصى ، والجداول الزمنية ، وما إلى ذلك. |
|
|
مكان التجميع |
داخلي |
تقارير السلع ، وكشوفات التسوية والدفع ، والأوامر النقدية للائتمان والمدين |
|
كشوف الحسابات البنكية وسندات الشحن والفواتير وما إلى ذلك. |
يتم تنفيذ العملية الكاملة لتجميع المستندات وفحصها ومعالجتها وتجميعها وعكسها في السجلات ذات الصلة وفقًا لخطة محددة. لضمان صحة وتوقيت تسجيل جميع المعاملات مع المستندات ، يلزم إجراء لنقل المستندات. تسمى الطريقة التي تمر بها المستندات من لحظة إصدارها إلى النقل إلى الأرشيف تدفق المستندات.
المعاملات النقدية هي الأكثر عددًا والأكثر شيوعًا في المؤسسة. ويصاحب حساباتهم تنفيذ عدد من الوثائق ، والتي ترد في الملحق رقم 8 لهذا العمل.
الضمانات النقدية هي مستندات تثبت شرعية استلام الأموال في مكتب النقد للمؤسسة وإنفاقها للغرض المقصود. يمكن إصدار المستندات النقدية إما في شكل ورقي أو إلكتروني. في شكل إلكتروني ، يتم طباعتها على الورق.
يتم قبول النقد في مكتب النقد وفقًا لأمر استلام نقدي (ص. رقم KO-1) ، موقع من قبل كبير المحاسبين. يملأ المحاسب الإيصال النقدي (PKO) والإيصال الخاص به في نسخة واحدة. في السطر الأول ، يتم كتابة اسم المنظمة ، بالترتيب في الأماكن المحددة:
الرقم التسلسلي للأمر (يتم تنفيذ ترقيم PKO بالترتيب ، بدءًا من 1 يناير حتى نهاية العام) ؛
تاريخ استلام الأموال ؛
في العمود "الحساب المقابل ، الحساب الفرعي" ، يُشار إلى الحساب المودع في العملية ، أي تم إصلاح القيد المحاسبي ؛
إذا لزم الأمر ، يتم تثبيت تشفير المحاسبة التحليلية وشفرة الغرض المقصود من الأموال المستلمة ؛
أدناه ، في السطر "تم الاستلام من" ، يشار إلى الاسم الكامل للفرد أو اسم الكيان القانوني.
يشير السطر "السبب" إلى مصدر استلام النقد المستلم في مكتب النقدية ، أي ينعكس محتوى العملية المالية والاقتصادية. يمكن ان تكون:
1. المساهمة في رأس المال المصرح به.
2. عائدات بيع الخدمات والمنتجات والسلع ؛
3. قرض من فرد.
4. رصيد الأموال الخاضعة للمساءلة غير المستخدمة.
5. رسوم الكفالة.
6. نقدا من البنك.
7. سداد القروض ، النقص ، السرقة ، إلخ.
يشير السطر "التطبيق" إلى المستندات الأساسية التي تشكل المعاملات التجارية:
1. ترتيب الزي.
2. بوليصة الشحن.
3. الفاتورة.
4- عقد قرض.
5. مقتطف من قرار اجتماع المؤسسين.
6. كشف حساب مع الحساب.
7. خطاب العميل.
8. ترتيب الرأس.
9. شيك مصرفي.
10. البيان الشخصي للموظف ، إلخ.
يقبل أمين الصندوق النقد في مكتب النقدية. عند استلامه لعملية السلام ، يتحقق من:
حضور توقيع كبير المحاسبين أو المحاسبين ، وفي غيابهم - توقيع الرئيس ، الذي يجب أن يتوافق مع العينات الموجودة ؛
مطابقة المبلغ النقدي بالأرقام والكلمات ؛
توافر المستندات الداعمة لعملية PKO ؛
مطابقة المبلغ الموضح في عملية السلام والمبلغ النقدي الذي تم قبوله بالفعل.
في حالة عدم الامتثال لأحد هذه المتطلبات ، يقوم أمين الصندوق بإرجاع المستندات إلى قسم المحاسبة للمعالجة المناسبة.
إذا تم فحص جميع المستندات ولم تكن هناك تعليقات ، فإن أمين الصندوق يوقع على PKO وإيصالًا لها ويضع ختمًا يؤكد المعاملة النقدية. يُمنح المودع إيصالاً بعملة PKO في يديه.
يتم قبول النقد بطريقة تمكن المودع النقدي من مراقبة تصرفات أمين الصندوق.
إذا كان المبلغ المودع لا يتوافق مع المبلغ الموجود في عملية حفظ السلام ، فإن أمين الصندوق يعرض إما زيادته إذا كان هناك نقص ، أو يعيد الفائض.
إذا رفض المودع دفع المبلغ المفقود ، يعيد أمين الصندوق المبلغ المودع إليه ، ويشطب عملية حفظ السلام ويعيدها إلى رئيس أو كبير المحاسبين لإعادة إصدار المبلغ.
يتم قبول الأموال على أوامر الضمان النقدية فقط في يوم تحريرها. عندما يتم استلام النقد في مكتب النقد من البنك ، يتم أيضًا إعداد أمر نقدي وارد. الموصل هو المحاسب الرئيسي الذي يسلمه الصراف الإيصال. الإيصال مرفق بكشف الحساب البنكي.
يتم ترقيم الطلبات النقدية الواردة والصادرة بشكل منفصل بالترتيب الزمني ، من بداية السنة إلى نهايتها. بناءً على هذه الطلبات والمستندات المرفقة بها ، يقوم أمين الصندوق بإدخال إدخالات في دفتر النقدية.
في اللائحة الجديدة ، سارية اعتبارًا من 01.01.12. لم يذكر أي شيء عن الاحتفاظ بسجل لتسجيل عمليات حفظ السلام و RKOs ، كما كان من قبل.
يتم إصدار النقد مباشرة إلى المستلم ، والذي يمكن الإشارة إليه في مستندات الدفع التالية:
في أمر النفقة النقدية ؛
في كشوف المرتبات
على كشوف المرتبات
على أساس جواز السفر (أو وثيقة هوية أخرى) أو توكيل رسمي بجواز السفر.
بعد استلام أمر نقدي صادر ، يتحقق أمين الصندوق من كل شيء ، ونفس الأعمدة المكتملة فيه بنفس طريقة استلام أمر نقدي وارد ، وكذلك مراسلات بيانات جواز سفر المستلم واسمه واسمه بالكامل. في إيصال الدفع النقدي.
عند إصدار النقد بالوكالة ، يقوم أمين الصندوق بالشيكات:
الامتثال للاسم الكامل المستلم في الأمر النقدي والاسم الكامل للمستلم المحدد في التوكيل الرسمي ؛
الامتثال للاسم الكامل المستلم المحدد في التوكيل ، وتفاصيل جواز سفره أو أي وثيقة هوية أخرى.
في سجل الدفع أو النقد ، يكتب أمين الصندوق "بالوكالة" قبل توقيع المدير.
يتم إرفاق التوكيل الرسمي في مثل هذه الحالات بمذكرة النفقات النقدية أو كشوف المرتبات أو كشوف المرتبات.
إذا تم إصدار التوكيل لعدة مدفوعات ، في هذه الحالة يتم عمل النسخ والتصديق عليها بالطريقة المنصوص عليها. يتم إرفاق نسخة مصدقة بوثائق الإنفاق ، ويتم الاحتفاظ بالتوكيل الأصلي من قبل أمين الصندوق ويتم إرفاقه بوثائق الإنفاق في آخر سحب نقدي.
عند استلام الأموال بموجب أمر نقدي للإنفاق ، يشير المستلم إلى المبلغ المستلم بالروبل - بالكلمات ، بالكوبيكي - بالأرقام ويوقع عليه. يحسب أمين الصندوق الأموال تحت إشراف المستلم ويعطيه نقودًا بالمبلغ المحدد في RKO.
يلتزم المستلم بالتحقق من المبلغ عن طريق إعادة حسابه دون مغادرة مكتب الدفع النقدي.
بعد إصدار النقد وفقًا لـ RKO ، يوقعه أمين الصندوق.
يتم إصدار الأموال كحساب للمصروفات المتعلقة بمباشرة الأنشطة للموظف بأمر نقدي بالمصروفات وفقًا لطلبه المكتوب ، والذي يتم إعداده بأي شكل ويحتوي على:
- كتابة الرأس بيده عن مقدار النقد ومدة إصداره ؛
توقيع المدير وتاريخه ؛
يلتزم الخاضع للمساءلة ، في نهاية الفترة التي تم فيها إصدار الأموال ، بإعداد تقرير مسبق مرفق بالمستندات الداعمة وتقديمه إلى دائرة المحاسبة.
تم تقديم الحاجة إلى إصدار طلب إصدار نقود بموجب التقرير اعتبارًا من 01/01/12.
في السابق ، كان على الأشخاص المسؤولين تقديم تقرير مسبق إلى قسم المحاسبة وإجراء التسوية النهائية للمبالغ غير المنفقة في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل بعد انتهاء الفترة التي صدرت من أجلها ، أو من اليوم الذي عادوا فيه من رحلة عمل ، ما لم يتم وضع شروط أخرى من قبل رئيس المؤسسة.
يحدد الرئيس أيضًا الفترة التي يجب خلالها فحص التقرير المسبق واعتماده وإجراء التسوية النهائية عليه.
يتم فحص التقرير المسبق من قبل كبير المحاسبين أو المحاسبين ، وفي غيابهم - من قبل الرئيس. يتم اعتماد التقرير المسبق من قبل الرئيس.
يتم إصدار النقد على الحساب مرة أخرى ، كما كان من قبل ، إذا تم سداد الدين السابق على المبالغ الخاضعة للمساءلة بالكامل.
يتم دفع الأجور والمدفوعات الأخرى على أساس كشوف المرتبات أو كشوف المرتبات. يتم تحديد مدة إصدار الأموال لهذه الاحتياجات من قبل الرئيس والمشار إليها في مستندات الدفع. من 01.01.12. لا يمكن أن تزيد مدة دفع الأجور والمدفوعات الأخرى عن خمسة أيام عمل من تاريخ استلام النقد من البنك.
في السابق ، لم يتم تحديد مدة إصدار الأموال للرواتب والمدفوعات الأخرى لأكثر من 3 أيام.
يقوم أمين الصندوق أو أمين الصندوق بإصدار المبلغ المحدد في كشوف المرتبات إلى الصرافين أو الأشخاص المخولين لدفع الأجور ، وفقًا للتسويات النقدية للفترة المحددة في كشوف المرتبات.
المستلم يوقع في كشوف المرتبات أو كشوف المرتبات مقابل اسمه الأخير. ثم يعيد أمين الصندوق حساب المبلغ الذي سيتم إصداره حتى يتمكن الموظف من مراقبة تصرفاته وإصدارها للموظف.
المستلم يتحقق من المبلغ الصادر. إذا كان المبلغ لا يتوافق مع المبلغ المشار إليه في مستندات الدفع ، فلن يقبل أمين الصندوق المطالبات في هذا الصدد ، ما لم يقم الموظف بإعادة حساب المبلغ تحت إشراف أمين الصندوق.
في اليوم الأخير من إصدار الأجور والمدفوعات الأخرى في كشوف المرتبات أو كشوف المرتبات ، يقوم أمين الصندوق بما يلي:
يضع ختمًا أو يكتب يدويًا "المودعة" مقابل أسماء الموظفين الذين لم يتم إصدار أموال لهم ؛
يحسب ويدون في نهاية البيان في السطر الأخير مبلغ الأموال التي تم إصدارها بالفعل والأموال المودعة لإيداعها في البنك ؛
يوفق بين المبالغ المحددة والمبلغ الإجمالي في البيان ؛
يصنع سجلاً للمبالغ المودعة بأي شكل من الأشكال.
يجب أن يحتوي سجل المبالغ المودعة على:
اسم الكيان القانوني أو الاسم الكامل IP ؛
تاريخ تسجيل سجل المبالغ المودعة ؛
مدة حدوث الدين المودع.
رقم بيان الدفع (التسوية والدفع) ؛
الاسم الكامل للموظف الذي لم يستلم المال ؛
مبلغ النقد غير المسدد ؛
المبلغ الإجمالي وفقًا لسجل المبالغ المودعة ؛
توقيع أمين الصندوق مع فك التشفير ؛
تفاصيل إضافية إذا لزم الأمر.
يتم ترقيم سجلات المبالغ المودعة من بداية العام بترتيب زمني. بعد التوقيع على السجل من قبل أمين الصندوق ، يصادق أمين الصندوق بتوقيعه على الدفع أو التسوية وكشوف الرواتب ، ويقدمها للمطابقة والتوقيع إلى قسم المحاسبة.
بالنسبة للمبالغ المدفوعة بالفعل ، وفقًا لكشوف المرتبات أو كشوف المرتبات ، يتم إصدار أمر نقدي بالمصروفات ، ويشار إلى رقمها وتاريخها في كشوف المرتبات.
إذا تم وضع السجل من قبل الرئيس ، فسيتم تنفيذ جميع الإجراءات المذكورة أعلاه من قبله.
يحصل الأشخاص غير المدرجين في قوائم الشركة على أموال من مكتب النقد فقط بناءً على أذونات نقدية للحساب. لا يمكن إصدار الأموال من مكتب الصرف إلا للشخص المشار إليه في الأمر النقدي.
غير مسموح بأي تصحيحات في الأوامر النقدية. إذا تم العثور على خطأ في الأمر النقدي ، فسيتم إصداره مرة أخرى. الأمر النقدي المنفذ مختومًا بختم "مدفوع" ، ويوقعه أمين الصندوق ويسجل في دفتر النقدية.
يمكن الاحتفاظ بالمستندات النقدية الواردة والصادرة ، وسجل الطلبات النقدية الواردة والصادرة ودفتر النقد يدويًا أو تلقائيًا.
في نهاية الشهر ، من خلال مقارنة مجاميع المبيعات على الخصم والائتمان للحساب 50 "أمين الصندوق" ، يتم عرض الرصيد النقدي في نهاية الشهر ، والذي يتم تسويته مع الرصيد في دفتر النقدية. يظهر مخطط سير العمل للمعاملات النقدية في الشكل 1.
الصورة 1. مخطط تدفق المستندات للمعاملات النقدية
يتناول الفصل الأول الأسئلة التالية:
مفهوم المعاملات النقدية وأهداف وأهداف المحاسبة ؛
التنظيم التشريعي والتنظيمي للمحاسبة النقدية ؛
توثيق المعاملات النقدية.
يتوافق الاحتفاظ بسجلات المعاملات النقدية لحركة النقد ووثائقها في Ross-El LLC مع الوثائق التنظيمية التي تحكم هذه المشكلة في الاتحاد الروسي.
تعتبر العمليات النقدية (المرتبطة بتداول النقد) مكونًا مهمًا في حياة أي مؤسسة ، سواء كوحدة هيكلية أو كأداة فنية. توثيق المعاملات النقدية المنفذة ضروري لضمان موثوقية المعلومات المتعلقة بحركة النقد. في الوقت نفسه ، من الضروري الامتثال للمعايير المحددة قانونًا المتعلقة بحركة الأموال. أيضًا ، تأثرت الأعمال الورقية في آلة تسجيل النقد بالتشريعات في مجال سجلات النقد فيما يتعلق باستخدام سجلات النقد عبر الإنترنت.
دعنا نلقي نظرة على إجراءات إيداع الأوراق عند الخروج.
تمت الموافقة على إجراء الاحتفاظ بمكتب النقد من قبل البنك المركزي بموجب التعليمات رقم 3210-U بتاريخ 11 مارس 2014. فيما يتعلق بالاستخدام الواسع النطاق لسجلات النقد عبر الإنترنت ، فقد تم تضييق هذا الإجراء ، والذي تحدده المنظمة أو رجل الأعمال الفردي بشكل مستقل ويصفه (من أجل سلامة النقد والتخزين والنقل).
في الوقت نفسه ، هناك دور مهم يلعبه حقيقة أن البنك المركزي يسمح بالتسجيل في شكل إلكتروني ويسمح بمزيج من المستندات الإلكترونية والورقية. في الوقت نفسه ، تجدر الإشارة إلى أنه بالنسبة للمستندات الإلكترونية ، يجب أن يكون هناك توقيع إلكتروني لأمين الصندوق وكبير المحاسبين.
تقع مسؤولية المعاملات النقدية على عاتق أمين الصندوق ، ولكن إذا لم تكن الشركة كبيرة ، فيمكن لشخص آخر مسؤول (مدير أو كبير محاسبين) تولي واجبات أمين الصندوق ، ويجب تضمين هذه النقطة في الحكم ذي الصلة. في هذه الحالة ، يجب أن يكون الشخص المسؤول عن مكتب النقد موظفًا متفرغًا في المؤسسة.
يتم الاحتفاظ بالمحاسبة التركيبية للمعاملات النقدية في الحساب 50 (نشط) ، ويعكس الخصم استلام الأموال ، والقرض - الإصدار) ، والتي يُسمح لها بفتح مثل هذه الحسابات الفرعية:
بالنسبة للمؤسسات ، يجب تعيين حد نقدي ، ويجب تحويل المبالغ التي تزيد عن الحد إلى مؤسسات الائتمان (لا ينطبق هذا على رواد الأعمال الفرديين - فلهم الحق في الاحتفاظ بالمبلغ النقدي الذي يرونه مناسبًا).
فيما يتعلق بالتسويات مع الأفراد وأصحاب المشاريع الفردية ، لا توجد قيود على التسويات النقدية. يتعين على الكيانات القانونية الالتزام بحد المدفوعات النقدية البالغة 100000 روبل. بناءً على تعليمات البنك المركزي بتاريخ 7/10/2013 برقم 3073-ش.
إذا كان عقد الكيان القانوني 200000 روبل ، فيمكنك ذلك
تحدد المنظمة الحد النقدي من تلقاء نفسها ، بناءً على تفاصيل أنشطة المنظمة وحجم التدفق النقدي ، وتوافق عليه بأمر من الرئيس.
لحساب الحد النقدي ، يمكنك استخدام الطرق الواردة في توجيه البنك المركزي N 3210-U: استنادًا إلى التدفق النقدي (اعتمادًا على التفاصيل).
يقوم الكيان القانوني التشغيلي بإجراء الحساب بناءً على حجم إيصالات (إصدارات) النقد ، والكيان القانوني المنظم - بناءً على أحجام الإيصالات المتوقعة (الإصدارات).
يتم حساب حد الرصيد بالصيغة:
الحد = مبلغ إيصالات (إصدارات) النقد / فترة الفوترة (1 - 92 يومًا) * عدد الأيام لشروط التسليم إلى البنك
في Alpha and Omega LLC للفترة من 1 يونيو إلى 30 يونيو (اليوم 30) ، بلغت الإيرادات 3،000،000 روبل. يتم تحصيل الأموال في البنك مرة واحدة كل 3 أيام. الحد النقدي هو:
3000000/30 يوم * 3 أيام = 300000 روبل.
بناءً على الحسابات التي تم إجراؤها ، يتم تشكيل أمر من قبل الرئيس على حد الرصيد النقدي.
الأهمية! إذا لم يتم تعيين حد الرصيد ، فسيتم اعتباره مساوياً لـ 0.
تخضع جميع حقائق النشاط الاقتصادي للتسجيل بالوثائق الأولية. فيما يتعلق باستخدام مكاتب النقد عبر الإنترنت ، يُسمح بالاحتفاظ بالمستندات النقدية في شكل إلكتروني (مع توقيع إلكتروني) وورقي ، وكذلك في شكل مشترك. على سبيل المثال ، من أجل الحصول على مستند داعم مع الشخص الذي يودع الأموال في مكتب النقد ، يمكن إصدار عملية PKO في شكل ورقي ، حيث يبقى الجزء القابل للفصل من عملية PKO مع الشخص الذي أودع الأموال في مكتب النقدية.
اعتبارًا من 01/01/2013 ، النماذج القياسية ليست إلزامية للاستخدام ، تظل المستندات الخاصة بإجراء المعاملات النقدية إلزامية (معلومات وزارة المالية في روسيا N PZ-10/2012).
يتم استخدام RKO و PKO لتأكيد حقيقة حركة الأموال عند الخروج. يتم إعداد هذه المستندات مباشرة أثناء حركة الأموال في مكتب النقدية ، ويتم تشكيلها في نسخة واحدة من قبل أمين الصندوق ، موقعة من قبل رئيس المحاسبة وكبير المحاسبين (أو شخص مخول لمثل هذه الإجراءات) ، ونتائج حركة يجب تسجيل الأموال في سجل التسجيل () ، والذي قد لا يحتفظ به رواد الأعمال الأفراد.
يحدد القانون الاتحادي رقم 402-FZ بتاريخ 06.12.2011 المتطلبات التالية لتنفيذ المستندات الأولية:
توجد ميزات التصميم هذه في PKO و RKO مباشرة:
تشمل الانتهاكات:
فن. يحدد 15.1 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي المسؤولية الإدارية في مجال انتهاك إجراءات إجراء المعاملات النقدية
بالنسبة لانتهاك مماثل (نقص المستندات الأولية) ، يتم النص على المسؤولية بموجب الفن. 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. بالنسبة لمثل هذه الأفعال المرتكبة خلال فترة ضريبية واحدة ، في حالة عدم وجود علامات على المخالفة الضريبية بموجب الفقرة 2 من الفن. 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي ، يتم فرض غرامة قدرها 10000 روبل.
خبير خدمة الاستشارات القانونية GARANT I. Bashkirova
عند إصدار الأجور ، هل هناك حاجة لعمل سجلات نقدية لكشوف الرواتب؟
على أساس كشوف المرتبات ، يتم إصدار RKO إلزاميًا. وفقًا لتعليمات البنك المركزي بتاريخ 11 مارس 2014 N 3210-U ، يتم إصدار النقد وفقًا لـ: التسوية النقدية ، وكشوف المرتبات ، وكشوف المرتبات. بالنسبة للمبلغ الذي سيتم دفعه ، يجب وضع تسوية نقدية ، بينما يتم تسجيل رقمه وتاريخه في كشوف المرتبات في الصفحة الأخيرة.
يتم التصديق على جميع المعاملات المالية من خلال المستندات ذات الصلة. توثيق المعاملات النقدية هو تأكيد لجميع إجراءات المحاسب (أمين الصندوق).
تخضع إدارة مستندات المعاملات النقدية للتشريع الحالي للاتحاد الروسي.
العمل الأكثر مسؤولية في المؤسسة هو محاسبة الأموال والتنفيذ الصحيح للمستندات النقدية.
وافقت لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي على وثائق معينة ، بمساعدة المحاسب يقوم بإجراء المحاسبة الأولية للمعاملات النقدية في المؤسسة. يتم إعداد المستندات النقدية للمنظمة من قبل كبير المحاسبين ، أمين الصندوق ، وأحيانًا - من قبل المدير (في حالة عدم وجود محاسب). جميع المستندات التي تؤكد أساس تسجيلهم مرفقة بها.
تحضير المستندات:
دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل وثيقة.
يتم ملء PKO يدويًا أو بالوضع الآلي (البرنامج 1C: المحاسبة). يبسط هذا البرنامج بشكل كبير المحاسبة في المؤسسة ويوفر فرصة فريدة ، من خلال ملء نماذج المحاسبة الأولية فقط ، لإنشاء جميع التقارير تلقائيًا ، دون أي جهد إضافي ، (دفتر النقدية ، كشوف المرتبات ، وما إلى ذلك).
عند استلام الأموال ، يجب على أمين الصندوق أو المحاسب التحقق من توقيع كبير المحاسب أو المدير. ثم تحقق من المبلغ الفعلي للنقد والمشار إليه في المستند. يجب أن تتم إعادة الحساب على مرأى ومسمع من العميل.
من أجل التسجيل الصحيح لـ PKO ، تحتاج إلى ملء التفاصيل التالية:
يتم إصدار أمر ائتمان في الحالات التالية:
تم تصميم RKO للتسجيل السريع والدقيق لإصدار الأموال من مكتب النقد للإنتاج. يتم إصدار النقد وفقًا لوثائق معينة (على سبيل المثال ، وفقًا للبيانات ، وما إلى ذلك) وبطاقات هوية المستلم. البيانات الإلزامية في RKO و PKO هي نفسها. يتم توقيعه فقط من قبل كبير محاسبين الإنتاج ومديره. يتم تنفيذ العمليات التالية بهذا الأمر:
لحساب الأموال الصادرة والمستلمة في مكتب النقد ، يتم إعداد دفتر نقدي (0310004). يتم إجراء جميع الإدخالات وفقًا للمستندات الأولية ، وهي أوامر الدفع النقدي للاستلام والمصروفات. بعد الانتهاء من كل منهم ، يتم إدخال إدخال في الكتاب.
بعد ذلك ، يجب على أمين الصندوق التحقق من جميع المبالغ المشار إليها في المستندات الأساسية والكتاب ، وفي حالة الامتثال الكامل ، يسحب الرصيد في نهاية يوم العمل الحالي. كل ورقة مختومة بتوقيع أمين الصندوق ، المسؤول عن دقة البيانات المقدمة. إذا لم يتم إدخال أي إدخالات في الكتاب خلال اليوم ، فسيكون باقي يوم العمل السابق هو الرصيد النهائي لليوم الحالي.
هذه الوثيقة معدّة ليتم تعبئتها فقط من قبل أمين الصندوق الأول للمؤسسة. الغرض منه هو الإنتاج الكبير ، حيث يتم توزيع المستندات بوضوح بين الصرافين الكبار والعاديين (0310005).
في بداية يوم العمل الحالي ، يصدر كبير المحاسبين للمؤسسة مبلغًا معينًا من المال ، يتم توزيعه بين الصرافين ، مقابل التوقيع. يتم تسليم باقي الأموال في نهاية نفس اليوم أيضًا بموجب توقيع الأشخاص المسؤولين ماديًا. ولكن إذا تم إصدار الأموال لدفع الرواتب ، فلا يتم تقديم الرصيد أو التقرير الكامل إلا في نهاية الفترة المحددة بدقة من خلال كشوف المرتبات.
ضروري لدفع الرواتب في الوقت المناسب لموظفي وموظفي المؤسسة (0301009) ويحتوي على بيانات مثل:
يتم تجميع هذا البيان في نسخة واحدة فقط للمحاسبة الداخلية للمنظمة. إذا لم يتم صرف الراتب للموظف في الوقت المحدد ، توضع علامة "الإيداع" مقابل بياناته. يتم وضع المبلغ الكامل للأجور المدفوعة في المؤسسة من خلال مذكرة المصروفات ، والتي يتم تسجيل بيانات التسجيل الخاصة بها في كشوف المرتبات. تقوم كشوف المرتبات بنفس وظائف كشوف المرتبات.
تلعب المحاسبة الصحيحة لمكتب النقد دورًا مهمًا للغاية في أنشطة كل مؤسسة.للقيام بذلك ، يجب عليك اتباع القواعد التالية:
دفتر النقدية هو مجلة داخلية خاصة للمؤسسات والمنظمات ، يتم فيها إدخال جميع المعاملات التي تتم بمساعدة النقود. أي أن جميع الكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد الذين يستخدمون المدفوعات النقدية مطالبون باستخدام دفتر النقدية في أنشطتهم. في الوقت نفسه ، لا يهم حجم الدوران النقدي ، إذا حدثت معاملة واحدة أو اثنتين على الأقل من هذه المعاملات خلال الفترة المشمولة بالتقرير ، فلا يزال يتعين ملء هذا المستند. لا يهم أي شكل من أشكال الضرائب المستخدمة.
ملفات افتح هذه الملفات على الإنترنت 2 ملف
الحفاظ على هذا المستند هو مسؤولية الموظف المسؤول عن المعاملات النقدية في المؤسسة (عادة ما يكون إما أمين الصندوق أو محاسب المؤسسة). أيضًا ، يجب على الشركة تنظيم التحكم في إكمال المستند ، والذي يتم تعيينه عادة إلى كبير المحاسبين أو مباشرة إلى رئيس المؤسسة.
يجب إعداد دفتر النقدية بأكثر الطرق دقة ، حيث يتم دائمًا فحص المعلومات الواردة فيه بعناية من قبل متخصصي الضرائب أثناء عمليات التدقيق الميدانية.
أي أخطاء يتم اكتشافها يمكن أن تؤدي إلى عقوبة إدارية خطيرة ، في شكل عقوبات كبيرة.
يجب الاحتفاظ بالدفتر النقدي لمدة خمس سنوات على الأقل.
المستندات النقدية هي أوراق يتم إعدادها فيما يتعلق بحركة أموال كيان قانوني أو رجل أعمال فردي. تمت الموافقة على نماذجهم من قبل لجنة الدولة للإحصاء. دعونا نفكر أكثر في ما يمكن أن تستخدمه مؤسسات المستندات النقدية.
أنها بمثابة المستندات النقدية الأولية. يمكن أن تكون الطلبات واردة أو صادرة. يتم تطبيق الأول عند استلام النقد. صدرت في نسخة واحدة من قبل موظف محاسبة وموقعة من ش. محاسب أو مسؤول مخول للقيام بذلك. في حالة عدم وجود مسؤولين مسؤولين ، يمكن لرئيس الكيان القانوني أو صاحب المشروع الفردي نفسه اعتماد المستندات النقدية الأولية. يجب أن يتم توقيع إيصال أمر الائتمان من قبل الأشخاص المصرح لهم (محاسب وصراف) ، مصدق بختم (ختم). بالإضافة إلى ذلك ، يتم تسجيله في المجلة ذات الصلة. يتم تسليم الإيصال للموضوع الذي قام بإيداع الأموال. أمر الإيصال نفسه يظل في مكتب النقدية. يتم ملء ورقة المصروفات عند إصدار النقد. يجب القول أنه يتم إعداد المستندات النقدية إذا كانت المؤسسة تستخدم كل من الأساليب التقليدية لمعالجة المعلومات وأدوات BT. يتم إصدار الأمر الصادر ، مثل الأمر الوارد ، في نسخة واحدة. يجب أيضًا أن يتم اعتمادها من قبل الأشخاص المصرح لهم وتسجيلها في المجلة المناسبة.
كيف يتم إصدار المستندات النقدية المذكورة أعلاه؟ يتم التعبئة على النحو التالي:
يجب تسجيل المستندات النقدية في مجلة خاصة. يسجل كل من الطلبات الواردة / الصادرة والأوراق التي تحل محلها. وتشمل الأخيرة ، على سبيل المثال ، كشوف المرتبات وطلبات إصدار الأموال والفواتير وغيرها. في الوقت نفسه ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن أوامر الإنفاق ، التي يتم وضعها في سجلات الرواتب للأجور والمبالغ الأخرى المعادلة لها ، يجب تسجيلها بعد إصدار المدفوعات.
يتم استخدامه لحساب إصدار واستلام النقد. الكتاب مُرقّم ومُرقم ومُصدق بختم يوضع على الصفحة الأخيرة. يتم عمل سجل هنا أيضًا يشير إلى عدد الأوراق. يجب توقيع الصفحة الأخيرة. محاسب ومدير أعمال. كل ورقة من الكتاب مقسمة إلى جزئين متساويين. يجب ملء أحدهما (بمسطرة أفقية) كأول ، والآخر كمثال ثان. يتم إصدار الأخير من الجانبين الخلفي والأمامي باستخدام ورق الكربون. يتم ترقيم كلتا الحالتين بنفس الرقم. الأول يبقى في الكتاب ، في حين أن الأخير قابل للفصل. هذا الأخير بمثابة الإبلاغ عن المستندات النقدية. حتى نهاية جميع العمليات لليوم الحالي ، فإنها لا تؤتي ثمارها. تبدأ الإدخالات على الجانب الأمامي للنسخة الأولى بعد العمود "الرصيد في بداية اليوم". قبل الملء ، يجب طي الورقة على طول الخط المسيل للدموع. يتم وضع الجزء المقطوع أسفل الجزء المتبقي في الكتاب. لإدخال المعلومات بعد "النقل" ، يتم تثبيت جانب التقطيع على الجانب الأمامي للنسخة الثانية. تستمر الإدخالات على طول الخط الأفقي للجانب العكسي للجزء غير المنفصل.
يمكن تسجيل المعاملات النقدية بأوراق مختلفة. واحد منهم ، على سبيل المثال ، هو تقرير مسبق. يتم استخدامه لحساب الأموال التي يتم إصدارها للأشخاص المسؤولين عن النفقات الإدارية والتجارية. كيف يتم إعداد هذه الوثائق؟ يتم أخذ المعاملات النقدية من هذا النوع في الاعتبار مباشرة من قبل الشخص المسؤول ، وكذلك من قبل موظف المحاسبة. يتم إعداد التقارير المسبقة على الورق أو وسائط الكمبيوتر. يتم تسجيل المستندات النقدية بدقة وفقًا للقواعد. يتم تعبئة كل نموذج في نسخة واحدة. على الجانب الآخر ، يشير الشخص المسؤول إلى قائمة الأوراق التي تؤكد النفقات التي تكبدها. هذه ، على سبيل المثال ، تشمل شهادة السفر ، بوالص الشحن ، إلخ. هنا ، يشير الموضوع إلى مقدار النفقات. يجب ترقيم الأوراق المرفقة بالتقرير بالترتيب الذي تم سردها به. يتم فحص المستندات النقدية من قبل موظفي قسم المحاسبة. يقوم الموظفون ، على وجه الخصوص ، بمراجعة الإنفاق المستهدف للأموال ، واكتمال الأوراق المؤيدة المقدمة ، وصحة إكمالها وحساب المبالغ. يشير الجانب العكسي إلى التكاليف المقبولة للمحاسبة ، والحسابات التي تم تسجيلها في الخصم منها.
يجب ملء التفاصيل المتعلقة بالعملة الأجنبية (الصفحة 1 أ في المقدمة والعمودان 6 و 8 في الخلف) فقط إذا كان الشخص المسؤول يتلقى أموالاً ليست بالروبل. يجب أن تتم الموافقة على التقرير المسبق بعد التحقق من قبل رئيس المؤسسة أو شخص مخول من قبله. فقط بعد ذلك يؤخذ في الاعتبار. إذا لم يتم استخدام السلفة بالكامل ، يقوم الشخص المسؤول بإرجاع الرصيد مرة أخرى إلى أمين الصندوق. في نفس الوقت ، يتم ملء أمر الاستلام. يتم شطب الأموال وفقًا للمعلومات الواردة في التقرير المعتمد.
يتم تسجيل المستندات النقدية عند حساب ودفع الرواتب لموظفي المؤسسة. يقوم قسم المحاسبة بإعداد البيان المقابل في نسخة واحدة. يتم إجراء استحقاق الأجور وفقًا للمعلومات الموجودة في الوثائق الأولية للمحاسبة عن وقت العمل الفعلي ، والمخرجات ، وما إلى ذلك. تشير البنود "المستحقة" إلى المبالغ وفقًا لأنواع المدفوعات من كشوف المرتبات. المداخيل الأخرى (المزايا المادية والاجتماعية) المقدمة للموظف ، والتي يتم سدادها على حساب أرباح المؤسسة وخاضعة للتضمين في القاعدة الخاضعة للضريبة ، يتم إلصاقها هنا أيضًا. في الوقت نفسه ، يتم احتساب الخصومات من الراتب وتحديد المبلغ الذي سيتم تسليمه إلى الموظف. على صفحة غلاف البيان ، يتم لصق المبلغ الإجمالي الذي يجب دفعه للموظفين. يجب على رئيس المؤسسة التوقيع على تصريح لإصدار الأجور. في حالة غيابه ، يتم إصدار هذه الوثيقة من قبل موظف معتمد. في نهاية البيان يتم إدخال مبالغ الرواتب المودعة والصادرة. بعد انقضاء الفترة المحددة لدفع الأموال للموظفين ، مقابل أسماء الموظفين الذين لم يتلقوا الأموال في العمود 23 ، يتم وضع الملاحظة "المودعة". يتم وضع أمر صرف للمبلغ المصروف. يجب الإشارة إلى رقمه وتاريخ الانتهاء منه في كشوف المرتبات في الورقة الأخيرة.
تحتوي هذه الوثيقة على قراءات عدادات KKM والعائدات لكل وردية (يوم عمل). يتم تعبئة تقرير التعليمات بنسخة واحدة يوميًا. يجب على أمين الصندوق التوقيع عليها وتسليمها إلى كبير المسؤولين (رئيس المؤسسة). في نفس الوقت ، يتم ملء أمر الاستلام. في الشركات الصغيرة ، يتم تسليم الأموال مباشرة إلى هواة جمع الأموال. عند تحويل النقد ، يتم ملء المستندات النقدية ذات الصلة الخاصة بالبنك. يتم تحديد الإيرادات لكل وردية (يوم عمل) وفقًا لمؤشرات عدادات الجمع في بداية اليوم ونهايته. في نفس الوقت ، يتم خصم المبالغ المعادة للعملاء على الشيكات غير المستخدمة. يتم تأكيد الإيرادات المحددة من قبل رؤساء الأقسام. عند نشر الأموال في التقرير ، يوقع رئيس المؤسسة أيضًا. يعمل التقرير المرجعي كأساس لتجميع "معلومات عن قراءات عدادات KKM وإيرادات الشركة".
هذا المستند ضروري لحساب المصاريف والإيصالات النقدية لكل KKM للمؤسسة. تعمل المجلة أيضًا كمراقبة وتقرير تسجيل لقراءات العدادات. هذه الوثيقة مرقمة ومختومة بتوقيعات الفصل. محاسب ، رئيس الشركة ، وكذلك المجلة معتمدة أيضًا بختم المؤسسة. يتم إجراء جميع الإدخالات بواسطة الصراف كل يوم. لا يسمح الإجراء الخاص بإصدار المستندات النقدية بالمسح والبقع في المجلة. يجب الموافقة على جميع التصحيحات التي تم إجراؤها والمصادقة عليها بتوقيعات الأشخاص المخولين. إذا كانت القراءات متطابقة ، يتم تسجيلها في الوردية الحالية في بداية العمل. يجب أن تكون هذه البيانات مصدقة بتوقيعات المسؤول المناوب وأمين الصندوق. يشير السطر 15 إلى المبالغ التي تم إدخالها في الشيكات المرتجعة من قبل العملاء. المعلومات الخاصة بذلك مأخوذة من القانون ذي الصلة. يشير نفس العمود إلى عدد الشيكات الصفرية المطبوعة أثناء المناوبة. في نهاية يوم العمل ، يُنشئ المشغل تقريرًا نهائيًا عن المناوبة ويسلم معه الإيرادات المستلمة. يؤدي هذا إلى إنشاء طلب وارد. بعد أخذ قراءات العداد ، يتم التحقق من المبلغ الفعلي للإيصالات ، ويتم إدخال الإدخال المقابل في المجلة. يتم تأكيد ذلك من خلال توقيعات رئيس (المسؤول المناوب) وكبير الصراف والصراف. في حالة وجود اختلافات بين المبالغ الموضحة على شريط التحكم ومقدار الإيرادات ، يتم تحديد سبب الاختلاف. يتم تسجيل أي فوائض أو نقص موجود في سطور دفتر اليومية المناسبة.
يتم استخدامها لإنشاء تقرير موجز عن التحول الحالي. تعمل هذه البيانات كملحق لبيان الصراف الذي يتم تجميعه يوميًا. يتم تكوين البيانات الخاصة بالمؤشرات والإيرادات في نسخة واحدة. جنبا إلى جنب مع أوامر الإنفاق والاستلام ، وكشوف الصرافين ، يتم نقلهم إلى قسم المحاسبة في المؤسسة حتى التحول التالي. تتضمن عينة المستندات النقدية ، وفقًا لقراءات العداد ، في بداية ونهاية يوم العمل لكل سجل نقدي ، حساب الإيرادات. في الوقت نفسه ، من بين أمور أخرى ، يشار إلى توزيعها حسب الإدارات. يجب تأكيد الأخير بتوقيعات المديرين. في نهاية الجدول المكتمل ، يتم عرض النتائج وفقًا لقراءات عدادات جميع سجلات النقد ، ويتم تلخيص إيرادات الشركة مع توزيع الأموال حسب الأقسام. وفقًا للقوانين ، يُشار إلى المبلغ الإجمالي الذي تم إصداره للعملاء على الشيكات التي قاموا بإعادتها. هذا المبلغ يقلل من إجمالي إيرادات الشركة. يجب أن يتم التوقيع على المعلومات من قبل أمين الصندوق الأول ورئيس المؤسسة.
عند إصدار المستندات النقدية ، من الضروري الالتزام بالإجراءات المنصوص عليها في القوانين التشريعية والتنظيمية الأخرى. بالإضافة إلى ذلك ، هناك العديد من القواعد البسيطة إلى حد ما ، والتي سوف يؤدي التقيد بها إلى تجنب عدم الدقة عند ملء الأوراق:
يتم تخزين المستندات النقدية ، وفقًا للقانون المعمول به ، لمدة 5 سنوات. يبدأ حساب هذه الفترة في الأول من يناير من العام الذي يلي فترة إتمام عملية حفظ السجلات. تعتبر هذه القاعدة عامة. تم وضع إجراء خاص لبيانات كشوف المرتبات. إذا لم يكن لدى الموظفين حسابات شخصية ، يتم الاحتفاظ بهذه الأوراق في المؤسسة لمدة 75 عامًا. في نهاية هذه الفترة ، قد يتم نقل جميع الوثائق إلى الأرشيف أو إتلافها إذا لم تكن هناك قضايا أو خلافات أو نزاعات قضائية بشأنها. عند العمل بالأوراق ، يجب مراعاة القواعد التالية:
تقع مسؤولية سلامة المستندات النقدية على عاتق رئيس المؤسسة. في حالة عدم الامتثال للقواعد المذكورة أعلاه ، يجوز توقيع عقوبة إدارية على شكل غرامة مالية على المخالف. يتم تحديد مقدار الغرامة وفقا للقانون.
يعتبر الاحتفاظ بالسجلات النقدية مهمة مسؤولة إلى حد ما. يجب التعامل مع ملء الأعمال الورقية بكل مسؤولية. يتم استخدام المستندات النقدية عند تلخيص مختلف البيانات والتقارير والمحاسبة. في هذا الصدد ، يمكن أن تؤدي الأخطاء التي ارتكبت في المراحل الأولى من إصلاح المعاملات إلى تشوهات خطيرة في الأوراق النهائية. يجب أن يكون لدى الموظف الذي تم تعيينه في المنصب المسؤول عن معالجة المستندات النقدية المعرفة والخبرة ذات الصلة. يجب أن نتذكر أن جميع الأوراق التي يملأها المشغل تتم مراجعتها من قبل كبار المسؤولين ويوافق عليها رئيس الشركة. يجب إيلاء اهتمام خاص لتسجيل الوثائق. يجب أن تتم الإدخالات في المجلات والكتب في الوقت المحدد وفقًا للقواعد. نظرًا لاستخدام المستندات النقدية في إعداد التقارير ، يتم تنفيذ جميع التصحيحات الواردة فيها بدقة بترتيب معين. إذا لم يتم اتباع القواعد المعمول بها ، تفقد الأوراق صحتها ، ولا يمكن للشركة استخدام المعلومات الواردة فيها في أعمال إدارية أخرى.
