يجب تسجيل جميع المستندات التي تثبت معاملات معينة تمر عبر مكتب النقدية للشركة في دفتر يوميات خاص بالاستلام والنفقات النقدية - وهذا هو أحد المعايير الأساسية للانضباط النقدي.
ملفات
تتمثل المهمة الرئيسية للمجلة في ترتيب حركة مستندات الإنفاق والاستلام الأولية ، وبالتالي ، يجب تسجيلها فور إنشائها. وعندها فقط يمكن تحويلها إلى أمين الصندوق لمزيد من العمل (الاستثناءات هي أوامر الأجور ، التي يتم إعدادها ليوم واحد ، ولكن لا يمكن تنفيذها دائمًا في الوقت المناسب).
بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود المجلة يسمح لإدارة المؤسسة بتجنب المواقف المرتبطة بإساءة استخدام مستندات الدفع. لهذا الغرض ، في نهاية كل يوم عمل ، يجب على محاسب الشركة التحقق من جميع الإدخالات التي تم إجراؤها في المجلة مع الجذور المتاحة "للإيصال" و "المواد الاستهلاكية".
أيضًا ، تسمح لك المجلة المكتملة بشكل صحيح في حالات التدقيق الضريبي بالتحكم بسرعة في الرصيد في مكتب النقد (هنا لن يكون من الضروري تذكر أنه عند استخدام السجل النقدي ، يجب عليك الالتزام الصارم بالنقد).
في سجل الإيصالات والنفقات النقدية يجب أن تكون:
بموجب القانون ، يتعين على الشركات التي تعمل مع أجهزة تسجيل النقد الامتثال للانضباط النقدي. تنص إحدى قواعدها الرئيسية على وجوب تسجيل جميع المستندات في مجلة خاصة. في الوقت نفسه ، إذا انتهكت منظمة ما هذه القاعدة ، فإنها تواجه عقوبة إدارية في شكل غرامة كبيرة (في هذه الحالة ، يخضع كل من الكيان القانوني نفسه ورئيسه للعقوبة).
عادة ما تقع مهمة الاحتفاظ بالمجلة على عاتق شخص مسؤول ماليًا - متخصص في قسم المحاسبة ، والذي يمكن أن يكون إما محاسبًا عاديًا أو أمين صندوق مؤسسة. يجب أن يتم التحكم في صحة التسجيل والصيانة بتردد معين من قبل كبير المحاسبين.
لا يحدد القانون مواعيد نهائية محددة لفترة التسجيل ، وبالتالي يتم تحديدها من خلال اللوائح الداخلية للشركة ، اعتمادًا على احتياجاتها.
غالبًا ما تكون هذه فترة ضريبية: ربع أو نصف عام أو عام.
من غير المرغوب فيه للغاية السماح بأي أخطاء وتصحيحات في المجلة. ولكن إذا تسلل بعض عدم الدقة إلى المستند مع ذلك ، فيجب عليك حذف المعلومات غير الصحيحة بعناية ، وكتابة المعلومات الصحيحة في الأعلى ووضع توقيع الشخص المسؤول وتاريخ التصحيح بجانبه.
حتى الآن ، هناك عدة طرق للاحتفاظ بالمجلة ، نظرًا لعدم وجود عينة موحدة واحدة إلزامية للاستخدام. يمكن للشركات الاحتفاظ بمستند في شكل تعسفي أو وفقًا لقالب تم تطويره واعتماده في السياسة المحاسبية للشركة ، أو يمكنهم استخدام نموذج قابل للتطبيق بشكل عام سابقًا.
في هذه الحالة ، يجب أن يحتوي السجل على عدد من المعلومات الإلزامية:
يتم وضع المعلومات الرئيسية في شكل جدول ، يتم فيه إدخال البيانات الخاصة بجميع المستندات النقدية بترتيب زمني: على الجانب الأيسر من الإيصالات ، على الجانب الأيمن بشأن النفقات. لكل منهم ، أدخل الخلايا المقابلة:
يجب ملء جميع الأسطر ، بما في ذلك ملاحظة - فهي تقدم شرحًا لورقة دفع معينة.
يمكن الاحتفاظ بالمجلة في شكل إلكتروني وورقي. في الوقت نفسه ، إذا تم إجراؤها "مباشرة" في المؤسسة ، فيجب ترقيم جميع صفحاتها وتثبيتها بخيط قوي خاص ومصدقة بتوقيع. ليس من الضروري المصادقة على المجلة بختم ، لأن. يشير إلى تدفق المستندات الداخلي للشركة ، علاوة على ذلك ، بدءًا من عام 2016 ، يتم إعفاء الكيانات القانونية قانونًا من شرط استخدام الطوابع والأختام في عملهم.
خلال فترة التسجيل ، يجب أن تقع المجلة في مكان معين ، يجب أن يكون الوصول إليه مقيدًا بشكل صارم. بعد فقدان أهميتها ، يجب نقلها للتخزين في أرشيف المؤسسة ، حيث يجب الاحتفاظ بها للوقت الذي يحدده القانون.
لا يمكن الاحتفاظ بالمحاسبة في مؤسسة بدون وثائق ، والتي تشمل RKO (النفقات والأوامر النقدية) ، وبيانات التسوية والدفع ، و PKO (أوامر الاستلام والنقد) ، والحسابات الدائنة ، وبيانات كشوف المرتبات وغيرها. لحساب جميع الأوراق ، يلزم وجود دفتر يومية لتسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة ، وبفضل ذلك يتم تبسيط حساب الرصيد النهائي لأي فترة من الفترات ، ويتم التحكم في تدفق المستندات.
تحتوي دفتر اليومية لتسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة على نموذج موحد تحت رقم KO-3 (وفقًا لـ OKUD ، رقم النموذج 0310003). يمكن تعبئة المستند يدويًا أو باستخدام تقنية الكمبيوتر.
الأوراق اللاحقة من الكتاب لها نفس التصميم - تتم طباعة الأعمدة عليها ، ثم يتم ملؤها بالطريقة الآتية:
ما هو وكيف تملأه ، يمكنك أن تقرأ في المنشور على الرابط.
تنعكس حركة النقد في الشركة ، أي كل حقيقة من حقائق النشاط الاقتصادي المرتبطة باستلام أو إنفاق النقد من مكتب النقدية للمؤسسة ، في الأمر النقدي الوارد أو الصادر المقابل. يجب أن تخضع الضمانات النقدية ، بدورها ، لسجلات تسجيل معينة ، والتي من شأنها أن توفر القدرة على تتبع المستندات الواردة والصادرة في الوقت المناسب ، وإذا لزم الأمر ، إثبات صحة المعاملات النقدية أثناء التدقيق في دائرة الضرائب الفيدرالية. يمكن أن يكون أحد هذه السجلات دفتر يومية للأوامر النقدية الواردة والصادرة.
كان يُطلب من المنظمات التي تعمل بالنقد الاحتفاظ بدفتر يوميات أوامر الدفع النقدي للائتمان والمدين حتى نهاية عام 2011. جاء ذلك بعد الفقرة 21 من إجراءات إجراء المعاملات النقدية في الاتحاد الروسي ، والتي وافق عليها بنك روسيا في 22 سبتمبر 1993 رقم 40. علاوة على ذلك ، تم إعلان هذا القانون التنظيمي باطلاً ، واعتبارًا من 1 يناير 2012 ، تم إصدار اللائحة بشأن إجراءات إجراء المعاملات النقدية بالأوراق النقدية والعملات المعدنية لبنك روسيا على أراضي الاتحاد الروسي (تمت الموافقة عليها من قبل بنك روسيا في 12 أكتوبر 2011 رقم 373-P). في هذا المستند ، لم يعد الالتزام بالمحافظة على دفتر اليومية منصوصًا عليه. لا يحتوي الإجراء الحالي للمعاملات النقدية (تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U) أيضًا على مثل هذا المطلب ، أي يجب أن تنعكس المعلومات حول PKO و RKO في النقد فقط كتاب (البند 5.2 من اللائحة رقم 373-س).
في الوقت نفسه ، في سياق عمليات التدقيق الضريبي ، غالبًا ما يطلب المفتشون ، إلى جانب المستندات النقدية الأخرى ، توفير دفتر يومية للأوامر النقدية للاستلام والإنفاق. لذلك ، إذا كان لدى الشركة عدد كبير من المعاملات النقدية ، فمن المستحسن أيضًا الاحتفاظ بهذا السجل.
النموذج الموحد لسجل الأوامر النقدية الواردة والصادرة مرمز برقم KO-3 (OKUD 0310003). تمت الموافقة على هذا النموذج بموجب مرسوم صادر عن لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88.
يتكون النموذج القياسي لمجلة الأوامر النقدية الواردة والصادرة ، نسبيًا ، من جزأين. على الجانب الأيسر ، يتم تسجيل المعلومات الخاصة بالأوامر النقدية الواردة ، على اليمين - بيانات عن الطلبات الصادرة. تنعكس عملية PKO و RKO نفسها في المجلة وفقًا للأرقام المخصصة لهما وتواريخها ومبالغها بالإضافة إلى الإشارة إلى ملاحظة تكشف جوهر المعاملة الواردة أو الصادرة.
في نفس الوقت ، هذا النموذج ليس الوحيد الممكن للتطبيق. في الواقع ، هذا المستند ليس سوى سجل محاسبة موحد ، لذلك يحق للشركة استخدام كل من النموذج المعتمد وتطوير دفتر اليومية الخاص بها بناءً عليه. هناك إمكانية مماثلة لتطوير النموذج الخاص بك بشكل مستقل للاستخدام داخل المنظمة منصوص عليه في الجزء 5 من المادة 10 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة". وفقًا للأطروحات المقدمة فيه ، يحق لكبير المحاسبين أو أي شخص آخر مخول لإجراء المحاسبة تطوير مثل هذه النماذج المسجلة من السجلات الموحدة ، وسيتعين على رئيس الشركة الموافقة عليها لاستخدامها في مثل هذه الحالة.
وتجدر الإشارة إلى أن النموذج القياسي للمجلة لتسجيل الطلبات النقدية الواردة والصادرة أساسي تمامًا ، ومن حيث المبدأ ، يوفر جميع البيانات اللازمة للحفاظ على السجل. قد يكون تطوير نموذج بديل منطقيًا إذا كانت الشركة ، لسبب ما ، تتطلب انعكاسًا أكثر تفصيلاً لتفاصيل المعاملات المؤكدة من خلال الأوامر النقدية. على الرغم من أنه في هذه الحالة ، على الأرجح ، لن يختلف النموذج الذي تم تطويره بشكل مستقل كثيرًا عن النموذج القياسي.
يمكن الاحتفاظ بدفتر قياسي ومجلة ذاتية التطوير لتسجيل PKO و RKO على الورق أو في شكل إلكتروني. ومع ذلك ، لا يُسمح بالحفاظ على نموذج إلكتروني إلا إذا تم توقيع المستند بتوقيع إلكتروني.
الطلبات الواردة والصادرة هي المستندات الأساسية الرئيسية في مكتب النقد في أي منظمة. كيف يمكن الاحتفاظ بهذه الأوراق المهمة والتحكم فيها ، وكيف يتم تعبئة ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية دون أخطاء؟ اقرأ في هذا المقال.
على الإطلاق ، يتعين على جميع المنظمات التي لديها مكتب نقدي وعملياتها ملء المستندات النقدية لاستلام وإنفاق النقد. الغالبية العظمى منهم ، لأنه على الرغم من انتشار الوسائل الإلكترونية للمدفوعات غير النقدية ، عادة ما تكون هناك حاجة إلى النقد لتلبية احتياجات الأسرة الصغيرة. هذا يعني أن معظم المنظمات تحتاج دفتر يومية أوامر الاستلام والنفقات النقدية. لذلك دعونا نتعرف عليه بمزيد من التفصيل.
مجلة تسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرةهو دفتر محاسبة يلزم فيه إدخال معلومات وتفاصيل جميع المستندات الصادرة عن أمين الصندوق. تمت الموافقة على شكلها الموحد بموجب مرسوم صادر عن لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88. يطلق عليه رقم KO-3 ، ولكن إذا رغبت في ذلك ، لا يجوز للمنظمات استخدامه وتطوير نسختها الخاصة. في الواقع ، منذ عام 2013 ، تمت التوصية باستخدام هذه الأشكال الموحدة من مستندات المحاسبة الأولية. على الرغم من أن باقي الأوراق النقدية ، ولا سيما نفس الأوامر النقدية ، وفقًا لمعلومات وزارة المالية رقم ПЗ-10/2012 ، إلزامية في النموذج المعتمد.
السجل عبارة عن دفتر أستاذ مدمج منتظم ، لذا يمكنك تطويره بنفسك. بموجب المادة 10 من القانون الاتحادي الصادر في 06.12.2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة" ، تعتبر الموافقة على سجلات المحاسبة من اختصاص رئيس المنظمة بناءً على توصية كبير المحاسبين. الشيء الرئيسي هو بيان الخيار المستخدم في السياسة المحاسبية. ولكن إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام نموذج موحد (يجب ذكر ذلك أيضًا في السياسة المحاسبية). ومع ذلك ، هذا دائمًا كتاب ، يجب ترقيمه وخياطته. عادة ، داخل نموذج سجل أوامر الاستلام والإنفاق يتكون من نصفين من نفس الحجم:
يجرون في نفس الوقت. من المعتاد وضع معلومات الدخل على يمين الورقة والنفقات على اليسار. يسمح التشريع بالاحتفاظ بالسجل ليس فقط على الورق ، ولكن أيضًا في شكل إلكتروني. في هذه الحالة ، يجب أن يكون من الممكن طباعة النموذج المكتمل وتشكيله لفترة زمنية معينة. بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكنك استخدام النسخ الورقية إذا كان لدى الشخص المسؤول (محاسب أو أمين الصندوق) توقيع إلكتروني مؤهل يمكنه من خلاله التصديق على السجلات.
على غلاف العنوان ، بغض النظر عما إذا كان يتم استخدام نموذج مطور ذاتيًا أو نموذجًا موصى به لسجل مستندات الاستلام والنفقات ، يجب أن يكون هناك اسم المنظمة ، ووحدتها الهيكلية حيث يوجد مكتب النقدية ، واسم تشكل نفسها. بالإضافة إلى ذلك ، تحتاج إلى كتابة تاريخ بدء النموذج ، وبيانات الشخص المسؤول عنه (المنصب والاسم الكامل). سيبدو مثل هذا:
داخل النموذج ، من الضروري توفير أعمدة للإشارة إلى المعلومات التالية لكل أمر نقدي:
يجب تعيين أرقام أوامر الخصم والائتمان بشكل منفصل لكل نوع من أنواع الأوراق النقدية هذه. الترقيم المستمر للمقبوضات والنفقات غير مسموح به.
للسؤال هل تحتاج إلى تسجيل نقدي لسجلات النقد عبر الإنترنت ،الجواب لا لبس فيه - لا. يتم إجراء تحديد المعاملات وتعيين أرقام الشيكات تلقائيًا بواسطة المحرك المالي للجهاز. لذلك ، لا يتم توفير أي سجلات محاسبة إضافية في هذه الحالة. قبل إدخال مسجلات النقد بوظيفة نقل البيانات عبر الإنترنت ، احتفظ مشغلو الصرافين بسجلات للإيصالات والديون ، حيث قاموا بتسجيل بيانات الإيرادات ، والآن تم إلغاء هذا الالتزام بالنسبة لهم. تم تقديم التفسيرات ذات الصلة بهذا الموضوع من قبل وزارة المالية الروسية في خطاب بتاريخ 06/16/2017 برقم 03-01-15 / 37692.
على الرغم من أن هذا السجل المحاسبي إلزامي لجميع المنظمات ، لغيابه ، لا يتم توفير مسؤولية إدارية منفصلة للمديرين أو المحاسبين بموجب القانون. ولكن إذا لم يتم الاحتفاظ بها ، فيمكن اعتبار ذلك انتهاكًا لإجراءات المحاسبة في المنظمة.
صيغة جديدة "يوميات تسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة"تمت الموافقة عليه رسميًا بموجب مرسوم وثيقة Goskomstat للاتحاد الروسي بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88.
المزيد حول تطبيق نموذج KO-3:
... "؛ - KO-2 "أمر الإنفاق النقدي" ؛ - KO-3 "مجلة تسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة ... والصادرة (نموذج KO-3) ويتم تسليمها إلى الشخص الذي قدم ... والمستندات النقدية الصادرة (نموذج KO-3). في تلك الحالات عند ... يتم استخدام المستندات النقدية الواردة والصادرة (KO-3) للتسجيل من قبل قسم محاسبة الوارد ...
والمستندات النقدية للحساب (نموذج رقم KO-3) ويتم تسليمها ... والمستندات النقدية للحساب (نموذج رقم KO-3). في تلك الحالات عندما ... كقاعدة عامة ، التسجيل في مجلة النموذج رقم KO-3 للأوامر النقدية الواردة والصادرة ...
والمستندات النقدية للحساب (نموذج رقم KO-3) ويتم تسليمها ... والمستندات النقدية للحساب (نموذج رقم KO-3). في تلك الحالات عندما ... كقاعدة عامة ، التسجيل في مجلة النموذج رقم KO-3 للأوامر النقدية الواردة والصادرة ...
2 "أمر المصروفات النقدية" ؛ ̶ KO-3 "مجلة تسجيل الإيصالات والنفقات ...
والمستندات النقدية للحساب (نموذج رقم KO-3) ويتم تسليمها ... والمستندات النقدية للحساب (نموذج رقم KO-3). إذا تم إنشاء تلك المرفقة بالمواد الاستهلاكية ... وغيرها) في المجلة (نموذج رقم KO-3) قبل نقلها إلى ...
... "؛ رقم KO-2 "مصروفات الأمر النقدي" ؛ رقم KO-3 "مجلة تسجيل الايرادات والنفقات ...
... "، رقم KO-2" أمر الإنفاق النقدي "، رقم KO-3" دفتر اليومية لتسجيل الإيصالات والنفقات ...
... "، رقم KO-2" أمر الإنفاق النقدي "، رقم KO-3" دفتر اليومية لتسجيل الإيصالات والنفقات ...
مستندات المصروفات النقدية في النموذج رقم KO-3. وثالثاً ، تعكس العملية ...
