المستندات هي نقطة البداية للمحاسبة.
يعد التوثيق المحاسبي جزءًا من نظام توثيق إدارة المنظمة وفقًا لمصنف جميع وثائق الإدارة الروسية (OKUD) ، الذي تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299.
يمكن تقسيم المستندات المحاسبية إلى ثلاثة مستويات: وثائق المحاسبة الأولية ، وسجلات المحاسبة ، وإعداد التقارير المحاسبية.
دعونا نتطرق إلى وثائق المحاسبة الأساسية. هذه هي المستندات التي تسجل حقائق المعاملات التجارية. يجب إعداد مستند المحاسبة الأساسي وقت إجراء المعاملة ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فور الانتهاء منه.
تمت الموافقة على نماذج من الوثائق من قبل الجهات الحكومية. تسمى هذه الأشكال من المستندات القياسية أو الموحدة.
تصنف المستندات المحاسبية وفق عدة معايير:
بالميعاد:
إداري. على سبيل المثال: أوامر بشأن السياسات المحاسبية ، ومنح الإجازات ، وإجراء الجرد ، وما إلى ذلك.
تبرئة (تنفيذي). على سبيل المثال: الطلبات النقدية الواردة والصادرة ، ونقل السلع ، والفواتير ، وسندات الشحن ، والأفعال ، وسندات الشحن ، وما إلى ذلك. الفواتير مرفقات بوالص الشحن. جمعت لصالح مصلحة الضرائب
مستندات المحاسبة. على سبيل المثال: كشوف المرتبات ، وحساب أجر الإجازة ، وحساب استحقاقات العجز المؤقت ، وحساب الإهلاك وغيرها.
المستندات المجمعة - تحتوي على تلك العناصر وغيرها. على سبيل المثال ، أوامر الإنفاق النقدية.
مكان التجميع:
داخلي. على سبيل المثال: فاتورة للحركة الداخلية ، PKO ، RKO ، أعمال.
خارجي. على سبيل المثال: TTN ، فاتورة
حسب درجة تعميم العمليات التجارية ؛
الأولية. على سبيل المثال: PKO ، RKO ، TTN ، act ، الفواتير.
موحد. على سبيل المثال: تقرير نقدي ، تقرير سلعة ، تقرير مسبق ، تقرير مواد.
بأمر الاستخدام ؛
مره واحده. على سبيل المثال: أعمال PKO و RKO.
تراكمي. على سبيل المثال: صحيفة المدخول اليومية ، حد بطاقة المدخول.
تتكون المستندات من مؤشرات منفصلة تسمى التفاصيل (من الكلمة اللاتينية "مطلوب ، ضروري").
تحدد مجموعة تفاصيل المستند شكله.
لكي تفي الوثيقة بالغرض منها ، يجب أن يتم إعدادها وفقًا للنموذج المعتمد لهذه الفئة من المستندات.
ولكن على أي حال ، يجب أن يحتوي المستند على التفاصيل الإلزامية التالية:
اسم الوثيقة (نموذج)
كود النموذج
تاريخ إعداد
اسم المنظمة التي جمعت الوثيقة
عدادات المعاملات التجارية
ألقاب ومناصب الأشخاص المسؤولين وتوقيعاتهم الشخصية.
إذا كان المستند مستندًا خارجيًا ، فبالإضافة إلى التوقيعات الشخصية ، يجب لصق الختم الدائري للمؤسسة على المستند.
يحتوي المستند الإلكتروني على نفس المعلومات الموجودة في المستند الورقي. يمكن عرض محتوى المستند الإلكتروني على شاشة الكمبيوتر. يمكن طباعة المستند الإلكتروني في شكل ورقي. يمكن إعادة إنتاج مستند إلكتروني في عدد كبير من النسخ المتطابقة تمامًا ، ويمكن إرساله على الفور إلى كمبيوتر آخر في جزء آخر من العالم باستخدام البريد الإلكتروني.
لكن تزوير المستند الإلكتروني أسهل من تزوير المستند الورقي ، ما لم يتم اتخاذ تدابير أمنية خاصة بالطبع.
مشكلة الحماية من تزوير المستندات الإلكترونية قابلة للحل. في روسيا ، كما هو الحال في العديد من البلدان الأخرى في العالم ، تم اعتماد قانون التوقيع الإلكتروني ، بهدف حل هذه المشكلة.
تستخدم الوثائق الإلكترونية بالفعل على نطاق واسع في الاتصال بين الشركات والبنوك والسلطات الضريبية.
يتم فحص جميع المستندات في قسم المحاسبة بعناية من ثلاث جهات: القانونية ، من حيث التنفيذ ، والحساب.
يتم تسجيل المستندات التي تم التحقق منها في سجل تسجيل المستندات.
لا يسمح بتصحيح المستندات النقدية والبنكية. لا يمكن إجراء تصحيحات على مستندات المحاسبة الأولية الأخرى إلا بعد الاتفاق مع المشاركين في المعاملات التجارية ، والتي يجب تأكيدها بتوقيعات نفس الأشخاص الذين وقعوا على المستندات ، مع الإشارة إلى تاريخ التصحيحات.
في الوقت الحالي ، يتم إيلاء اهتمام خاص لتوحيد وتوحيد الوثائق. توحيد المستندات هو تطوير نموذج واحد من المستندات في روسيا لمعالجة المعاملات التجارية المتجانسة في مختلف المنظمات. في روسيا ، تم توحيد أشكال المستندات النقدية والوثائق المصرفية وما إلى ذلك.
إنها إلزامية لجميع مجالات النشاط. إلى جانب التوحيد ، يعد توحيد الوثائق أمرًا مهمًا. التوحيد القياسي هو إنشاء نفس الأحجام القياسية لنماذج المستندات القياسية. عند إجراء المحاسبة ، من المهم إنشاء سير عمل عقلاني ، أي نظام أمثل لتكوين المستندات المحاسبية ، وقبولها للمحاسبة ، والتنقل حول المؤسسة ، وتخزينها الحالي ونقلها إلى الأرشيف. يوفر هذا درجة عالية من الموثوقية المحاسبية بأقل وقت وتكلفة.
لكن أي نشاط ريادي تقريبًا يكون مصحوبًا بقدر كبير من الوثائق المختلفة. يصبح السؤال معقولا ، ما هي الوثائق الأولية؟
تعني المحاسبة الأولية المرحلة الأولية من تلخيص العمليات التجارية الفردية ، والتي تميز العمليات الرئيسية للمؤسسة.
أهداف المحاسبة هي:
كل هذه العمليات مصحوبة بالوثائق. يتم عرض معلومات حول العمليات التجارية والفروق الدقيقة ذات الصلة في الوثائق الأولية.
تعريف المستند الأساسي هو مستند يغطي معلومات المصدر لنتائج أي نشاط.
الوثيقة الأساسية هي دليل مكتوب على تنفيذ عملية تجارية. يتم تجميع هذا المستند في وقت العملية أو بعد اكتمالها مباشرة.
أي أن المستندات المحاسبية التي تؤكد حقيقة المعاملة التجارية تعتبر أساسية. يجب عرض أي معلومات موجودة في المستندات الأولية في المحاسبة.
لتجميعها وتنظيمها ، يتم استخدام سجلات المحاسبة. أنها تحتوي على بيانات عن جميع المعاملات التجارية التي تتم في المنظمة.
بعد فترة معينة ، يتم نقل المعلومات من سجلات المحاسبة في شكل مجمع إلى البيانات المالية.
الأنواع الرئيسية للوثائق الأولية هي:
تحتوي هذه المستندات على معلومات حول المعاملات التجارية. في بعض الحالات ، يتم تصنيف أشكال المستندات الأولية على أنها أشكال من التقارير الصارمة.
بناءً على نوع العمليات ، يتم تقسيم الوثائق الأولية إلى محاسبة ورقية للأصول الثابتة والأجور والمعاملات النقدية والنقد وما إلى ذلك.
يستحق اهتماما خاصا. في الواقع ، هذه الوثيقة ليست أولية ، لأنها لا تصف معاملة تجارية معينة ، كونها ملحق للوثيقة الأساسية.
تنشأ الحاجة إلى فاتورة في عملية تلقي ضريبة القيمة المضافة. ومع ذلك ، في نفس الوقت ، سوف تحتاج إلى تقديم فاتورة أو تصرف.
في الوقت نفسه ، يذكر قانون الضرائب الفاتورة في اتصال مباشر مع المستندات الأساسية.
الغرض الأساسي من المستند الأساسي هو تأكيد القوة القانونية للصفقة التجارية.
في الوقت نفسه ، لإجراء العمليات ، يتم تحديد المسؤولية لبعض المؤدين للعمليات المنفذة.
يخزن المستند الأساسي جميع المعلومات الضرورية حول معاملة تجارية معينة ، ويؤكد وجود المستند تنفيذ الإجراء.
بمعنى ، يتم تخزين البيانات المتعلقة بجميع الأنشطة الاقتصادية للمنظمة في المستندات الأولية. يتم تخزين الوثائق الأساسية لتلبية الاحتياجات الشخصية للمؤسسة ، وكذلك لتوفير هياكل التحكم.
يتم إجراء المحاسبة على أساس المستندات الأولية. بناءً على البيانات المتوفرة في المستندات ، يتم إنشاء التقارير المالية والضريبية.
يتم تحديد القواعد الأساسية لمستندات المحاسبة الأولية في القانون الاتحادي رقم 402 المؤرخ 6 ديسمبر 2011 "بشأن المحاسبة".
ولكن على الرغم من أن استخدام بعض النماذج الموحدة لا يعتبر إلزاميًا ، فلا شيء يمنع استخدامها.
يتخذ القرار في هذا الشأن رئيس الكيان الاقتصادي. هو الذي يوافق على نماذج الوثائق الأولية بناءً على اقتراح الشخص المسؤول عن المحاسبة.
في النموذج ، يوجد الرمز في الزاوية اليمنى العليا. إذا تم تنفيذ العملية الاقتصادية ليس باستخدام نموذج قياسي ، ولكن باستخدام نموذج تم تطويره بشكل مستقل ، فليس من الضروري تدوين "الكود".
وفقًا للبند 19 من هذا الحكم ، لا يُسمح بوجود تصحيحات أو بقع أو محو أو استخدام وسائل تصحيحية في المستندات المصرفية ، والإيصالات النقدية / أوامر الإنفاق النقدية ، والإيصالات المرفقة والمستندات التي تحل محلها.
في حالة اكتشاف خطأ ، لا يمكن قبول المستندات المصرفية والنقدية للتنفيذ. يجب إعادة تجميعها مع مراعاة المتطلبات الأساسية.
من المهم ألا تتعرض المستندات النقدية التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح أو التالفة للتلف. يجب شطبها ، ثم إرفاقها بالتقرير النقدي (التسجيل) ليوم إصدارها.
في عملية تجميع المستندات الأولية ومعالجتها ، هناك العديد من الفروق الدقيقة المختلفة. من بين أهمها ما يلي:
| يتم توقيع المستند الأساسي بواسطة شخص من قائمة معتمدة بشكل خاص | يتم تحديد قائمة الأشخاص الذين لديهم الحق في التوقيع على المستندات الأولية من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين. إذا كانت المستندات تتعلق بمعاملات ذات طبيعة مالية ، فيقوم رئيسها والمسؤول بالتوقيع. يحظر نسخ توقيع الرئيس في عملية معالجة المستندات الأولية بالفاكس |
| يجب إعداد الوثيقة الأولية في وقت الانتهاء | معاملة تجارية أو فور اكتمالها. الوثيقة التي يتم إعدادها بعد مرور بعض الوقت لا يتم التعرف عليها على أنها قانونية |
| يحظر تصحيح المستندات المصرفية والنقدية | يُسمح بإجراء تصحيحات على مستندات أولية أخرى ، ولكن فقط في حالة وجود تواقيع مؤكدة من الأشخاص المسؤولين والإشارة إلى تاريخ التعديل |
| من الضروري التحقق بعناية من صحة تنفيذ المستندات الأولية. | لا يسمح عدم وجود تفاصيل إلزامية بالاعتراف الواضح بالوثيقة كتأكيد رسمي. حتى إذا تمكن دافع الضرائب من إثبات شرعية المستند من خلال الوثائق المصاحبة ، فسيتعين عليه قضاء الكثير من الوقت في النزاعات القابلة للنقاش وربما التقاضي |
| الشرط الإلزامي هو تنفيذ المستندات الأولية | بلغة الدولة بالعملة الوطنية. إذا كانت هناك مستندات بلغة أجنبية ، فمن الضروري ترجمتها إلى اللغة الروسية |
في بعض الحالات ، عند إعداد الوثائق الأولية ، يُسمح باستخدام مستند أساسي على الوجهين. هذا هو شكل مستند التحويل الشامل (UPD).
فيديو: وثائق أولية
نموذج UPD هو نموذج فاتورة عاملة ، يتم استكماله بمؤشرات لا غنى عنها للوثائق الأولية.
تسمح الحالة "1" من UPD لهذا المستند أن يستبدل ليس الفاتورة فحسب ، بل الفعل أو الفاتورة أيضًا.
في الوقت نفسه ، يتم تطبيق UPD في نفس الوقت في الحسابات الخاصة بالمصروفات وفي الاعتراف بها في عملية فرض الضرائب على الأرباح. يستبدل UTD بالحالة "2" فقط فعل أو فاتورة.
يجمع UPD بين عناصر الفاتورة والمستند الأساسي الذي يؤكد اكتمال عملية الأعمال. لا يحظر التشريع إصدار فواتير أو سندات شحن على كلا وجهي ناقل ورقية واحد.
الطباعة ليست من بين التفاصيل الإلزامية للمستندات الأساسية. لم يرد ذكره في المادة 9 ، الجزء 2 من القانون الاتحادي رقم 402.
لذلك ، من الضروري وضع ختم إذا كانت المنظمة تستخدم التطوير الخاص بها لمستند يوفر وجود ختم.
ولكن في الوقت نفسه ، من الضروري المصادقة بختم على تلك المستندات التي ينص القانون على وجود الختم فيها. على سبيل المثال ، تشمل هذه الفواتير و.
أيضًا ، قد يتم تحديد الحاجة إلى الختم من خلال السياسة المحاسبية للمنظمة أو باتفاق الأطراف.
تُلزم المادة 17 من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" المؤسسات بالاحتفاظ بالوثائق الأولية وسجلات المحاسبة والبيانات المالية لفترة محددة.
وبحسب معايير الهيئة الحكومية للأرشفة ، لا يمكن أن تقل هذه الفترة عن خمس سنوات. أثناء التخزين ، من الضروري ضمان الحماية ضد عمليات التحرير غير المصرح بها.
يجب أن تكون أي تصحيحات مسببة ومعتمدة بشكل صحيح. يعد محتوى سجلات المحاسبة والقوائم المالية سرًا تجاريًا.
من أجل الكشف عنها ، يكون الأشخاص الذين لديهم إمكانية الوصول إلى المعلومات مسؤولين وفقًا لقواعد تشريعات الاتحاد الروسي. في البداية ، يتم تخزين مستندات المحاسبة الأولية في خزائن مغلقة تحت إشراف كبير المحاسبين في المؤسسة.
يتم نقل المستندات التي تمت معالجتها بشكل صحيح إلى الأرشيف للتخزين. صاحب المشروع مسؤول بشكل مباشر عن سلامته.
يعد وجود مستندات المحاسبة الأولية جزءًا لا يتجزأ من أنشطة أي منظمة.
بدونهم ، يكاد يكون الوجود الطبيعي للمشروع مستحيلًا. لذلك ، من المهم جدًا معرفة إجراءات تجميع المستندات الأولية ومعالجتها واتباعها.
يجب على كل شركة استخدام النماذج القياسية لتعكس حقائق المعاملات التجارية. النظر في النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية المعتمدة من قبل الحكومة. المحتويات الجوانب الهامة ما هي أشكال وثائق المحاسبة الأولية المستخدمة (قائمة)؟ ما هي مدة صلاحيتها ...
يعمل التوثيق الأساسي كأساس لعمل قيود محاسبية في سجلات المحاسبة. تم تصميم هذه النماذج لتسجيل موثوقية حقيقة الصفقة التجارية التي أدت إلى تغيير في الوضع الاقتصادي للمؤسسة على الورق. تسجيل المنظمة الأولية ينظمه القانون. يجب أن يتوافق كل قالب مع متطلبات قانون 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ.
يمكن توحيد وتطوير أشكال المستندات الأولية التي تستخدمها كيانات الأعمال من قبل أطراف المعاملة بشكل مستقل. تمت الموافقة على قائمة النماذج القياسية الإلزامية للاستخدام في حالات محددة بموجب القانون. في مثل هذه العينات ، لا يحق للمنظمات تغيير الهيكل أو المحتوى بشكل مستقل. يمكن إنشاء مستندات غير موحدة من قبل الشركة ، مع مراعاة خصوصيات أنشطتها. تخضع لموافقة الإجراءات المحلية للشركة.
يتضمن تصنيف الوثائق الأولية تقسيمها إلى أشكال للاستخدام الداخلي والخارجي. تصف المستندات الداخلية المعاملات التي تؤثر على أنشطة مؤسسة واحدة - الشركة التي جمعت هذه الشهادة. تم تصميم المعاملات الخارجية لإصلاح المعاملات ونتائجها بين مشاركين أو أكثر.
بالنسبة للأشكال الداخلية ، يعتبر التقسيم إلى المجموعات التالية نموذجيًا:
تشمل سجلات المحاسبة الكتب والمجلات والبطاقات المحاسبية. يمكن تقسيم هذا النوع من الوثائق إلى أنواع فرعية ، والتي تختلف في طريقة تعبئتها وصيانتها:
قد تتخذ الوثائق الأولية شكل اتفاق بين الأطراف المقابلة ، وفاتورة للدفع ، ومذكرة شحنة ، وأعمال قبول وتسليم المهام المكتملة. تتضمن الوثائق الأساسية مجموعة من النماذج للتسويات مع الموظفين. هذه الفئة تشمل الجداول الزمنية ، كشوف المرتبات.
ملاحظة!يتم إضفاء الطابع الرسمي على الترحيل والتخلص من أصول المؤسسة باستخدام الأساسي. تتميز هذه الفئة من الوثائق بوجود نماذج قياسية. في السابق ، كانت إلزامية لجميع كيانات الأعمال. الآن تقرر كل مؤسسة بنفسها ما إذا كانت ستستخدم النماذج الموصى بها أو تطوير قوالبها الخاصة.
يتم إيلاء اهتمام خاص في الممارسة المحاسبية لسجل النقد الأساسي. إنها موحدة. يمكن أن يؤدي تغيير مجموعة التفاصيل أو هيكل النموذج إلى الحرمان حتى من شكل موقّع من القوة القانونية. تشمل هذه المجموعة جميع أنواع المستندات التي توضح استلام الأموال في مكتب النقدية والتخلص منها. وهي تشمل دفتر النقدية ، الذي يلخص مجموعة كاملة من الإجراءات النقدية.
اعتمادًا على المرحلة التي يقع فيها العمل حاليًا ، يتم استخدام شكل أو آخر من أشكال وثائق المحاسبة الأولية. عادة يمكن تقسيم المعاملات ، من حيث تقديم المستندات ، إلى ثلاث مراحل.
هذه المستندات إلزامية لتقديم الضريبة ، لأنها تؤكد النفقات التي تكبدها الطرف الأول ، والتي تؤثر بشكل مباشر على الوعاء الضريبي.
يجب تنظيم محاسبة الوثائق الأولية بحيث يمر كل نموذج من خلال نظام التسجيل داخل المؤسسة. يعد هذا ضروريًا لتقليل مخاطر فقدان الشهادات والأشكال الأخرى. يبدأ الموظف أو أي شخص مسؤول آخر سجلات تسجيل الوثائق. تتم معالجة جميع النماذج الواردة على أنها واردة. الصادرة هي النماذج التي يتم إنشاؤها داخليًا بواسطة المؤسسة (بغض النظر عما إذا تم إصدارها إلى جهات خارجية أو تظل في المؤسسة).
يجب أن تمر الوثائق الواردة عبر عدة مراحل من المحاسبة والتسجيل:
لتنظيم نظام فعال لإدارة المستندات وضمان التحكم في سلامة النماذج ، من الضروري تطوير واعتماد جدول سير العمل مع تصنيف الحالات. في الجدول الزمني ، من الضروري الكشف عن مراحل التسجيل ، وتسجيل المستندات ، وإجراءات نقلها إلى التخزين ، مع الإشارة إلى الإطار الزمني ، وإدراج الموظفين المسؤولين عن كل خطوة.
من الضروري الاحتفاظ بالوثائق الأولية المنفذة والمنعكسة في المحاسبة لمدة 5 سنوات على الأقل. يوفر الأمر الصادر عن وزارة الثقافة بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558 تصنيفًا للنماذج بالإشارة إلى توقيت تقديمها للأرشيف:
المرجعي! القانون رقم 402-FZ في الفن. 29 فترة تخزين محدودة بـ 5 سنوات. ينص التشريع الضريبي على ضمان سلامة وتوافر الوثائق المحاسبية لمدة 4 سنوات على الأقل.
يتم توفير شروط وفترات تخزين خاصة لهذه الأشكال:
بالنسبة للنماذج الإلكترونية ، تكون فترات الاحتفاظ مماثلة للمستندات الورقية. يجب أن يتم إجراء شطب المرحلة الابتدائية بمشاركة لجنة تم إنشاؤها خصيصًا.
يمكن تطوير الوثائق الأولية غير الموحدة من قبل كيانات الأعمال بشكل مستقل. بالنسبة لمثل هذه الأشكال ، فإن المعيار الرئيسي للامتثال للقانون هو الامتثال لمعايير القانون رقم 402-FZ من حيث التفاصيل الإلزامية:
يتذكر!لاستخدام القوالب المطورة ذاتيًا كوثائق أولية ، من الضروري الموافقة عليها من خلال إجراء محلي للمؤسسة.
تنتمي المستندات النقدية والدفع إلى مجموعة من النماذج المنظمة بدقة. لا يُسمح للمؤسسات ، بأمرها أو بأي ترتيب آخر ، بإزالة الخطوط أو الخلايا منها أو تغيير الهيكل. يمكن للمؤسسات إجراء التعديلات الخاصة بها على القوالب غير الموحدة وإضافة كتل المعلومات وإزالتها. عند تطوير نماذج جديدة بنفسك ، يمكنك أخذ عينات قياسية كأساس.
للموافقة على الأساسي ، يمكنك أخذ الأمثلة الخاصة به في تطبيق منفصل للسياسة المحاسبية. الخيار الثاني - لكل نموذج ، يصدر الرئيس طلبًا للمؤسسة. يشير نص الأمر إلى معلومات حول إدخال أشكال جديدة من التوثيق في المحاسبة ، والتي يجب وضعها وفقًا لقالب واحد. يتم تضمين النماذج نفسها في الترتيب في شكل تطبيقات مستقلة.
إذا كانت منظمة ما ستستخدم النماذج القياسية التي أوصت بها الإدارات ذات الصلة لتعكس المعاملات الفردية ، فلن تحتاج هذه النماذج إلى الموافقة عليها من خلال الإجراءات الداخلية. لإصلاح مثل هذا القرار ، يكفي إدخال إدخال في السياسة المحاسبية على استخدام القوالب الموحدة.
عند إدخال أشكال جديدة من المستندات في نظام إدارة المستندات ، يُنصح بالموافقة عليها بالترتيب.
تعد الحالة المثالية للوثائق الأولية شرطًا ضروريًا لعدم وجود مشاكل أثناء عمليات التدقيق والتدقيق الضريبي ، وإثبات براءة الفرد في نزاع مع الطرف المقابل ، وما إلى ذلك ، فيما يلي عدد من الفروق الدقيقة المهمة التي يجب على المحاسب تذكرها دائمًا عند العمل مع مستند أساسي.
الأهمية!بدون "أولية" في حالات نادرة ، من الممكن إثبات حقيقة تقديم الخدمات: قد تأخذ المحكمة في الاعتبار آراء الخبراء الإضافية والوثائق الداعمة. إذا تم تقديم حقيقة أداء العمل ، فإن عدم وجود عقد موقع من العميل لن يعفيه من الدفع.
تعد مستندات المحاسبة الأساسية مهمة في كل من مسائل المحاسبة وفي تحديد مبلغ الالتزامات الضريبية. من المهم لأخصائي الشركة المسؤول عن تجميع مستندات المحاسبة الأولية أن يفهم بوضوح محتوى وأشكال هذه المستندات ، وكذلك معرفة تفاصيل الاحتفاظ بسجلات المحاسبة.
المستندات الأساسية هي المستندات التي تساعد من خلالها الشركة في إعداد الأحداث الاقتصادية التي حدثت في المؤسسة (البند 1 ، المادة 9 من قانون "المحاسبة" بتاريخ 06.12.2011 رقم 402-FZ).
أول شيء يجب أن يفهمه محاسبو أي منظمة بوضوح هو أنه لا توجد اليوم قائمة محددة لأشكال وثائق المحاسبة الأولية التي تعتبر إلزامية للجميع. تحدد أي شركة لنفسها أشكال المستندات الأولية ، اعتمادًا على الغرض من تطبيقها.
ومع ذلك ، بالنسبة لمثل هذه المستندات ، يتم وضع قائمة بالتفاصيل الإلزامية قانونًا (البند 2 ، المادة 9 من القانون رقم 402-FZ).
الأهمية! يجب أن تكون النماذج المستخدمة في المحاسبة ثابتة بالضرورة في السياسة المحاسبية للمنظمة (الفقرة 4 من PBU 21/2008 ، المعتمدة بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 06.10.2008 رقم 106n).
قد تكون قائمة المستندات المحاسبية الأولية في 2018-2019 على النحو التالي:
شاهد مثالا على مثل هذا الفعل.
لمزيد من المعلومات حول هذه البيانات ، راجع المقال "ملء نموذج في كشوف المرتبات T 49" .
لمزيد من المعلومات حول هذا القانون ، راجع المادة "رقم النموذج الموحد OS-1 - إجراء قبول ونقل نظام التشغيل" .
لمزيد من التفاصيل ، انظر المقال "رقم النموذج الموحد OS-1a - النموذج والعينة" .
انظر المواد لمزيد من التفاصيل. "رقم النموذج الموحد OS-4 - العمل على إيقاف تشغيل كائن نظام التشغيل" .
لمزيد من المعلومات حول هذا المستند الأساسي ، راجع المقالة "النموذج الموحد رقم INV-1 - النموذج والعينة" .
انظر الى هذا في المادة "النموذج الموحد رقم INV-1a - الشكل والعينة" .
لمزيد من المعلومات حول تجميعها ، راجع المقالة "كيف يتم تنفيذ أمر الإيصال النقدي (PKO)؟" .
اقرأ عن قواعد إصدار هذا المستند.
اقرأ عن ميزات تطبيق هذا المستند.
للاطلاع على مبادئ تصميمه ، راجع المادة "شهادة محاسبة لتصحيح خطأ - عينة".
لا تستنفد القائمة أعلاه الحجم الكامل للوثائق الأولية المستخدمة في المحاسبة ، ويمكن توسيعها اعتمادًا على خصائص المحاسبة المنفذة في كل مؤسسة معينة.
الأهمية!إنها ليست مستندات محاسبية أولية من قائمة 2018-2019 - تم اقتراح القائمة أعلاه:
يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية المدرجة في القائمة ليست إلزامية للاستخدام ، منذ عام 2013 (بعد اعتماد القانون رقم 402-FZ) ، يمكن تطوير أشكال من هذه النماذج بشكل مستقل. لكن في معظم الحالات يستمر استخدامها. لذلك ، في 2018-2019 ، لا تزال قائمة النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية الواردة في قرارات لجنة الإحصاء الحكومية ذات صلة.
على الرغم من عدم وجود وثائق أولية إلزامية حاليًا لجميع الأشكال ، فقد وضع المشرع متطلبات لمحتوى هذه المستندات. ترد قائمة التفاصيل الإلزامية التي يجب أن يتضمنها كل مستند أساسي في الفقرة 2 من الفن. 9 من القانون رقم 402-FZ. هذه ، على وجه الخصوص:
كيف يمكن تصنيف وثائق المحاسبة الأولية؟
إذا تم إصدار المستند الأساسي من قبل الشركة نفسها ، فيمكن أن ينتمي إما إلى مجموعة داخلية أو إلى مجموعة خارجية. المستند الذي يتم إعداده داخل الشركة ويمتد تأثيره إلى الشركة المترجمة هو مستند أساسي داخلي. إذا تم استلام المستند من الخارج (أو قامت الشركة بتجميعه وتم إصداره للخارج) ، فسيكون هذا مستندًا أساسيًا خارجيًا.
تنقسم المستندات الداخلية للشركة إلى الفئات التالية:
بعد إضفاء الطابع الرسمي على حدث العمل من خلال المستند الأساسي ، فمن الضروري أن يعكس الحدث في سجلات المحاسبة. هم ، في الواقع ، هم ناقلات للمعلومات المطلوبة ؛ يتم تراكم علامات ومؤشرات المعاملات التجارية وتوزيعها فيها.
في المظهر ، يتم تمييز السجلات التالية:
بناءً على طريقة حفظ السجل ، يتم تمييز المجموعات التالية:
ووفقاً لمعيار محتوى المعلومات المنعكس في السجلات ، يميز ما يلي:
لمزيد من المعلومات حول سجلات المحاسبة ، راجع المقال "السجلات المحاسبية (النماذج والعينات)" .
لا يوجد حاليًا أي إلزامي لجميع النماذج وقائمة مستندات المحاسبة الأولية: يحق لأي كيان تجاري أن يحدد لنفسه بشكل مستقل أشكال المستندات الأساسية التي سيستخدمها في أنشطته.
في الوقت نفسه ، فإن أكثر مستندات المحاسبة الأولية شيوعًا هي تلك التي لها نظائر بين النماذج الموحدة المعتمدة من قبل لجنة الإحصاء الحكومية.
بعد تنفيذ المستند الأساسي ، من الضروري نقل المعلومات منه إلى السجل المحاسبي.
يتم تنفيذ العشرات من العمليات في المؤسسة كل يوم. يرسل المحاسبون الأموال إلى المقاولين والصناديق والمؤسسين ، ويحسبون الرواتب ، ووصول أجهزة الكمبيوتر والأثاث ، ويفرضون غرامات ، ويحسبون الاستهلاك ، وما إلى ذلك. لكل عملية من هذا القبيل ، من الضروري إعداد وثيقة أساسية (البند 1 ، المادة 9 من القانون الاتحادي المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة" ، المشار إليه فيما بعد بالقانون رقم 402-FZ).
يتم إنشاء المستند الأساسي في وقت العملية أو في نهايتها كتأكيد لحقيقة العملية (البند 3 ، المادة 9 من القانون رقم 402-FZ). على أساس المحاسبين الأساسيين جعل التعيينات.
فاتورة ، إجراء لتقديم خدمات لإنشاء موقع ويب ، بيان محاسبي - كل هذه مستندات أولية يستخدمها المحاسبون في عملهم اليومي. هناك الكثير من الأنواع الأولية ، ويتوقف تنوعها على خصائص الشركة. على سبيل المثال ، في شركة النقل ، سيكون أحد الأنواع الرئيسية للوثائق الأولية عبارة عن بوليصة شحن ، وفي المكتبة ، عمل لشطب الأدب.
من المفترض أن يتم تخزين المستندات الأساسية في المؤسسة لمدة خمس سنوات على الأقل ، بينما تبدأ الفترة في العد بعد السنة المشمولة بالتقرير (البند 1 ، المادة 29 من القانون رقم 402-FZ). وهذا يعني أنه يجب الاحتفاظ بوثيقة بتاريخ 07/03/2016 على الأقل حتى عام 2021 ضمناً. يتم تحديد فترات تخزين منفصلة للسجلات الأولية من خلال القائمة المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة بتاريخ 25 أغسطس 2010 برقم 558. للحفاظ على وثائق المحاسبة ، يتم إنشاء أرشيفات خاصة في المؤسسة.
يمكن أن يكون الأساسي ورقيًا أو إلكترونيًا. من الناحية العملية ، تستخدم المزيد والمزيد من الشركات إدارة المستندات الإلكترونية (EDF). على وجه الخصوص ، تقوم الشركات بتبادل العقود وفواتير الدفع والتصرفات ووثائق الشحن والفواتير.
يبسط التبادل الإلكتروني للبيانات بشكل كبير إجراءات معالجة المستندات الأولية من لحظة إنشائها إلى لحظة المحاسبة ، ويسرع العمل بين الأطراف المقابلة. ميزة كبيرة هي أن المستندات الإلكترونية لا تحتاج إلى طباعتها ، إذا كان هذا لا يتعارض مع القانون أو شروط العقد (البند 6 ، المادة 9 من القانون رقم 402).
يتم اعتماد المستند الإلكتروني بتوقيع إلكتروني مؤهل. إذا اتخذ الطرفان قرارًا مناسبًا ، فيمكن توقيع الأساسي بتوقيع بسيط أو غير مؤهل (خطاب إدارة الضرائب وسياسة الجمارك بوزارة المالية الروسية بتاريخ 12 سبتمبر 2016 رقم 03-03-06 / 2 / 53176).
يمكن أن يؤدي عدم وجود مستندات أولية في الشركة إلى غرامة كبيرة تتراوح من 10000 إلى 30000 روبل (المادة 120 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي). ستصدر السلطات الضريبية أيضًا غرامة على الأخطاء في التسجيل. بالإضافة إلى ذلك ، يجوز تغريم الأشخاص المسؤولين عن الأعمال الورقية بموجب المادة 15.11 من قانون المخالفات الإدارية للاتحاد الروسي بمبلغ 2000 إلى 3000 روبل. هناك خطر آخر: إذا لم تجد السلطات الضريبية المستند اللازم أثناء المراجعة ، فيمكنها إزالة جزء من النفقات من القاعدة الخاضعة للضريبة ، وبالتالي ، سيتعين على الشركة دفع ضريبة دخل إضافية.
المستند الأساسي فقط مع جميع التفاصيل المطلوبة له القوة القانونية (البند 4 ، المادة 9 من القانون رقم 402-FZ):
سيساعد المستند المنفذ بشكل صحيح ، إذا لزم الأمر ، في التقاضي ، على سبيل المثال ، عندما لا يدفع المشتري الدين أو يحاول إبطال الصفقة. لكن المستند الذي يحتوي على أخطاء أو توقيعات وهمية يمكن أن يلعب مزحة قاسية - لذلك لا يجب عليك أبدًا التوقيع مع مورد إذا نسي التوقيع فجأة. قم بتخزين جميع المستندات الأساسية بعناية وتحقق دائمًا بعناية من جميع التفاصيل في المستندات الواردة.
حتى الآن ، من الناحية العملية ، يمكنك مواجهة شكاوى العملاء حول قلة الطباعة. تذكر أنه من 04/07/2015 ، بالنسبة لمعظم المنظمات ، تم إلغاء الختم ويمكنك استخدامه كما تشاء (القانون الفيدرالي بتاريخ 04/06/2015 رقم 82-FZ). يجب توضيح المعلومات حول وجود ختم المنظمة في الميثاق. إذا طلب الطرف المقابل ختمًا ، ولم يكن لديك ختم قانوني ، فيمكنك إخطار الطرف المقابل كتابيًا بغيابه وإعطاء مستخرج من السياسة المحاسبية.
في العمل ، يمكنك استخدام النماذج الموحدة والخاصة بك من المستندات الأساسية (الفقرة 4 ، المادة 9 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة"). في هذه الحالة ، يجب أن تحتوي المرحلة الأساسية محلية الصنع على جميع التفاصيل المطلوبة. تضطر العديد من الشركات إلى تطوير نسختها الخاصة من عملية شطب المواد ، نظرًا لعدم وجود نموذج موحد للوثيقة.
يجوز استخدام نموذج مجمع من المستند الأساسي ، عندما يتم أخذ نموذج موحد كأساس وتكميله بالأعمدة أو الأسطر اللازمة. في الوقت نفسه ، يجب الاحتفاظ بجميع التفاصيل الإلزامية (قرار لجنة الإحصاء الحكومية للاتحاد الروسي بتاريخ 24 مارس 1999 رقم 20).
يجب تحديد اختيار الشركة فيما يتعلق بالنماذج الأولية المستخدمة في السياسة المحاسبية.
في عملية النشاط ، قد تكون هناك حاجة إلى مستندات أولية جديدة ، ثم يمكن تطويرها والموافقة عليها من خلال السياسة المحاسبية.
ملحوظة! نظرًا لأن الطرف المقابل يمكنه أيضًا استخدام المستندات الأساسية المطورة بشكل مستقل ، فمن الضروري الإشارة في السياسة المحاسبية إلى أنك تقبل أيضًا هذه المستندات للمحاسبة.
بالنسبة لمعظم المستندات ، يحق لك عدم استخدام النماذج الموحدة ، ولكن يجب تنفيذ المعاملات النقدية فقط وفقًا لأشكال المستندات المعتمدة (معلومات وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم PZ-10/2012).
يمكن للمتخصصين العثور على الأشكال الرئيسية للوثائق الأولية في ألبومات النماذج الموحدة المعتمدة بموجب قرارات لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي. دعنا نلقي نظرة على أكثرها شيوعًا.
يتم تنفيذ المعاملات النقدية حصريًا وفقًا لإجراءات إجراء المعاملات النقدية (تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U). من المستحيل ، على سبيل المثال ، إصدار "مستهلك" بشكل حر أو تطوير نسختك الخاصة.
تمت الموافقة على نماذج المستندات النقدية الأولية بموجب مرسوم صادر عن لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88:
يجب فحص المستندات النقدية بدقة شديدة ، لأن مثل هذه المنظمة الأساسية مرتبطة بشكل مباشر بحركة النقد وتجذب دائمًا انتباه هيئات التفتيش. على سبيل المثال ، ستولي سلطات الضرائب اهتمامًا بالتأكيد لـ PKO ، حيث يتجاوز المبلغ 100،000 روبل. وكل ذلك بسبب استحالة الدفع نقدًا لطرف مقابل بمبلغ يتجاوز 100000 روبل. سيصبح غياب التوقيعات في المستندات النقدية أيضًا سببًا لإجراءات مع دائرة الضرائب الفيدرالية.
دعونا نلخص. لذلك ، تعد المستندات الأساسية جزءًا لا يتجزأ من المحاسبة والمحاسبة الضريبية. لا يمكن تنفيذ العمليات بدون مستندات داعمة. في كثير من الأحيان ، يقوم المحاسبون بتشكيل التعيينات في المحاسبة بناءً على نسخة أو مسح ضوئي من الأساسي. من المهم جدًا استبدال النسخ بالمستندات الأصلية في الوقت المناسب ، وإلا فقد تعتبر السلطات التنظيمية المعاملة أو المعاملة وهمية. فقط المستندات التي يتم إعدادها وفقًا للقانون هي الضامن لأمن وموثوقية المحاسبة في الشركة.
