Как обычно, до 1 апреля организациям и ИП необходимо отчитаться за доходы своих работников за 2012 год. Как заполнить справку 2-НДФЛ за 2012 год правильно? Когда сдавать отчеты? Как вернуть излишне уплаченный или излишне удержанный налог? Рассмотрим эти вопросы подробнее.
Как сдавать отчеты?
При численности работников до 10 человек, справки 2-НДФЛ можно сдать на бумаге. Если численность более 10 человек, справки сдаются только в электронном виде путем передачи сведений в налоговую на флешке, дискете, через интернет или по почте.
Помимо справок, необходимо сдать реестр сведений о доходах физических лиц. Его форма - в приложении1 к Порядку, который утвержден приказом ФНС России № ММВ-7-3/576@. от 16 сентября 2011 г. Реестр заполняется в двух экземплярах, в бумажном виде сдается в налоговую.
Форма справки с прошлого года не изменилась.
Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ за 2012?
На каждого работника заполняется всего одна справка, даже если он получал доходы по разным ставкам, например, 9 и 13%. В этом случае необходимо заполнить разделы 3 и 5 отдельно по каждой ставке (приказ ФНС РФ № ММВ-7-3/611@ от 17 ноября 2010 г.)
В справке 2-НДФЛ указываются все доходы за 2012 год независимо от того, когда они были выплачены (даже если в 2013 году).
Рассмотрим теперь, куда их занести. Общая сумма дохода, налоговая база и сам налог (НДФЛ) отражаем по строкам 5.1-5.5 справки 2-НДФЛ. Когда начисленные и перечисленные в бюджет суммы касаются 2012 года, здесь вопросов нет, поскольку перечислять НДФЛ организации обязаны в день выдачи денег работникам (или путем перечисления на карту, или путем получения в кассу наличных из банка) (п. 6 ст. 226 НК).
Что делать с доходами, которые были начислены в 2012 году (например, заработная плата), а перечислены уже в 2013 году. Как разъясняет письмо ФНС России № ЕД-4-3/74 от 12.01.2012 г. суммы, начисленные в 2012 году, отражаются в справке за этот же год. Таким образом, заработок за декабрь отражается в общей сумме доходов за 2012 год по строке 5.2. А НДФЛ, оплаченный в январе, указывается в строках 5,3-5,5.
Как отразить излишне уплаченный НДФЛ, но не удержанный из заработка работника?
Если вы перечислили в бюджет сумму большую, чем начислили работнику, то такая переплата в справке 2-НДФЛ не отражается. Это считается вашей ошибкой, а не переплатой налога, по мнению налоговиков. Поэтому переплату невозможно зачесть в счет будущих платежей (письмо ФНС России № ЕД-4-3/10764 от 4 июля 2011 г.).
Почему у налоговиков такое мнение? На основании ст. 226 НК работодатель обязан перечислить удержанный с работников НДФЛ. Из собственных средств он оплачивать НДФЛ не имеет права. Поэтому переплату можно вернуть только из бюджета, поскольку переплата компании к доходам работника не имеет никакого отношения.
Чтобы вернуть деньги из бюджета, необходимо сделать сверку с вашей ИФНС и написать ей письмо (заявление) о возврате денег с указанием реквизитов вашего расчетного счета.
Как заполнить форму 2-НДФЛ, если вы с заработка работника удержали сумму больше, чем нужно, и еще не вернули ее работнику?
Обнаружилось это уже после окончания 2012 года, когда вы начали заполнять справки. Тогда вы должны вернуть излишне удержанную сумму работнику, но показать это в удержаниях 2013 года вы не имеете права (ст. 231 НК).
Вам нужно сообщить об этом работнику в течение 10 дней с момента обнаружения ошибки. Затем вам необходимо взять с него заявление о возврате суммы, и перечислить излишки на банковский счет или карту сотрудника в течение 3 месяцев.
Бывает ситуация, что ошибка возникла не по вашей вине, когда у работника изменился статусс нерезидента на резидента. Тогда возникает вопрос: нужно ли отражать излишки в форме 2-НДФЛ? Здесь все зависит от того, был ли возвращена сумма излишне удержанного НДФЛ работнику или нет к моменту составления справки.
Если вы не вернули работнику переплату, тогда необходимо сделать перерасчет начисленного НДФЛ по сотруднику, и правильную сумму занести в строку 5.3., а сумму переплаты в строку строке 5.6 (только разницу между начисленной и суммой в строке 5.3.).
Если вы переплату работнику уже вернули к моменту составления справки, то никаких изменений по 2-НДФЛ по этому работнику делать не нужно.
Коды для выплат.
Для каждой выплаты существует свой код (Приложение № 3 к приказу ФНС № ММВ-7-3/611@.от 17.11.2010 г. № ММВ-7-3/611@). Например, из самых распространенных: для заработной платы существует код «2000», для отпускных - «2012».Виды выплат по кодам отражаются в разделе 3 справки.
Что делать, если вы не можете найти нужный код выплаты или не знаете точно, куда именно отнести выплату? Тогда ставьте код иных выплат«4800» – это не будет ошибкой. Главное – чтобы у вас сходилась сумма начисленного налога по необходимой ставке.
Если доходы не облагаются НДФЛ по определению, они в справку 2-НДФЛ не заносятся. Необлагаемые налогом доходы определяются статьей 217 НК РФ. Сюда включают те выплаты, с которых НДФЛ не начисляется вовсе и те, которые не облагаются НДФЛ в пределах норм.
Например, детские и выходные пособия не облагаются НДФЛ, и в справке 2-НДФЛ, соответственно, не отражаются. Форма справки не предусматривает даже строку для не облагаемых доходов.
Рассмотрим, как отразить сверхнормативные доходы, если нормативы налогом не облагаются.
Для таких доходов и проставляются соответствующие коды, и они отражаются в справке следующим образом.
Например, материальная помощь и подарки до 4000 рублей, НДФЛ не облагаются. В справку они вносятся так: общая сумма выплат включается в состав облагаемых доходов раздела 3 справки. Напротив этой суммы, где указываются вычеты, вы ставите такую же сумму и соответствующий код. При выплате материальной помощи в графе 4 вы ставите код «503», в графе 5 отражаете сумму 4000руб.
Отражаем стандартные вычеты на детей
Напомню, что ежемесячный доход работника уменьшается на на детей до тех пор, пока доход сотрудника не будет превышать 280 000 руб. Он считается нарастающим итогом с начала года. Причем на первого и второго ребенка доход уменьшается на 1400 руб., на третьего и каждого последующего - на 3000руб.
Стандартные вычеты отражаются в разделе 4,1 справки 2-НДФЛ. Каждый вычет имеет свой код.
Стандартные вычеты могут быть предоставлены работнику только по его заявлению. Если у вас заявления работника нет, и он его принес только в 2013 году с просьбой сделать перерасчет за 2012, вы можете ему отказать и посоветовать обратиться в его налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 НК РФ). Это не ваша ошибка, и пусть работник исправляет ее сам.
Отражаем имущественный вычет по купленному жилью.
Работник при покупке жилья в первый раз имеет право на имущественный вычет. Чтобы его получить, он в бухгалтерию должен принести уведомление из налоговой инспекции. В справке 2-НДФЛ нужно указать дату и номер уведомления, и код ИФНС, выдавшей его. Форма уведомления утверждена приказом ФНС № ММ-7-3/714@ от 25 декабря 2009 г. Код и сумма имущественного вычета указываются в разделе 4.1. Остальные сведения из уведомления отражаются в разделах 4.2- 4.4. справки.
Уведомление об имущественном вычете выдается на конкретного работодателя. Обязательно проверяйте этот реквизит. Если в уведомлении стоит другая организация, смело отказывайте работнику. Возможно, он работает не только у вас, и хочет получить вычет два раза. Возможно, это и ошибка налоговой. Тогда уведомление необходимо исправить и принести новое, выписанное уже на вашу организацию.
Образец заполнения 2-НДФЛ скачать .
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
По окончании 2012 года не позднее 1 апреля 2013 года в налоговую инспекцию компании должны отчитаться по налогу на доходы физических лиц: его удержанию и уплате в бюджет. Для этого предусмотрена форма 2-НДФЛ.
Порядок заполнения этого документа и форма этой справки регламентируются нормами приказа ФНС России от 17 ноября 2010 года № ММВ-7-3/611@ (в редакции приказа ФНС России от 6 декабря 2011 года № ММВ-7-3/611@).
Справка должна составляться на каждого работника предприятия. Также ее составление и подача в контролирующие органы обязательна для тех граждан, которые сотрудничали с предприятием в рамках гражданско-правовых договоров (кроме индивидуальных предпринимателей). Если в течение года компания выплачивала доходы работнику-резиденту, которые облагались различными ставками налога: 9, 13 и 35 процентов, то на такого работника делается одна справка с повторяющимися трижды разделами с 3 по 5. Справка подается в налоговую инспекцию не только для того, чтобы сообщить сведения о доходах физических лиц (п. 2 ст. 230 НК РФ), но и в случае, когда данный налог не удерживается (п. 5 ст. 226 НК РФ).
В разделе справки, который посвящен общей информации, касающейся плательщика и налогового агента, есть поле «Признак». В данном поле цифры «1» или «2» будут показывать основание представления сведений о доходах:
Раздел 1 требует заполнения сведений о налоговом агенте (его наименовании, КПП, ИНН)
В Раздел 2 заносится информация о физическом лице, получившим доход. Если плательщик - налоговый резидент, то в строке 2.3 «Статус налогоплательщика» ставим код «1». Если физическое лицо не налоговый резидент, то ставим «2». Если физическое лицо не налоговый резидент, но по нормам Закона от 25 июля 2002 года № 115-ФЗ является иностранным специалистом, имеющим высокую квалифицию, то ставим «3».
В третьем разделе отражаются суммы доходов в разрезе каждого месяца налогового периода. Так, в колонку «Сумма дохода» заносят общую сумму дохода. Если есть доходы, которые не в полном размере должны облагаться (по статье 217 НК РФ) или имеют профессиональные налоговые вычеты, то напротив них (в колонке «Код вычета») указывают код соответствующего вычета. Данный параметр выбирается из выпадающего списка-справочника «Коды вычетов».
Раздел 4 справки посвящен налоговым вычетам. В нем находят отражение стандартные, социальные и имущественные вычеты, а также вычеты, связанные с пенсионным обеспечением. Так, например, в строке 4.1 «Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов» необходимо показать суммы налоговых вычетов, которые были фактически предоставлены физическому лицу в отчетном периоде по соответствующим кодам.
Раздел 5 является обобщающим. В строке 5.1 «Общая сумма доходов» отражается сумма всех доходов, отраженных в третьем разделе. В строку 5.2 «Налоговая база» - вносится разница показателей 5.1 и вычетов из разделов 3 и 4.
Строки 5.3 и 5.4 отражают суммы исчисленного и удержанного налога. Строка 5.5 предназначена для отражения сумм НДФЛ, которые были перечислены в 2012 году. Если по каким-то причинам из дохода физического лица были излишне удержана сумма налога, то ее размер указывается в строке 5.6. В строке 5.7, наоборот, отражается сумма, которую не удержали из дохода физ.лица.
Если налоговый агент делал перерасчет НДФЛ в отношении доходов физического лица в предшествующих налоговых периодах (поскольку требовались уточнения его налоговых обязательств), то эти сведения отражаются в соответствующих справках, а в форме 2-НДФЛ в полях «№ ___» и «от _____» проставляется номер справки, которая предоставляясь ранее (дата ставится новая).
Если компанией в течение 2012 года физическому лицу выплачивались доходы, освобожденные от НДФЛ в соответствии со статьей 217 НК РФ, то она не является налоговым агентом и освобождается от представления сведений по форме 2-НДФЛ (согласно письму Минфина России от 5 сентября 2011 г. № 03-04-06/1-202).
Также освобождены от обложения налогом подарки, полученные от организаций, если их стоимость в течение отчетного периода не превысила 4000 рублей. Не включаются в справку и всевозможные компенсационные выплаты, которые не облагаются НДФЛ, например, связанные с командировками.
Свежую форму 2-НДФЛ вы можете .
Физические лица, как и все налогоплательщики, должны сдавать отчеты о полученных доходах и уплаченным с них налогам. Те работники, которые получают заработную плату на предприятии, такую отчетность не сдают - за них это делает работодатель, подавая в инспекцию справку по форме 2-НДФЛ. Предприниматели и отдельные категории физических лиц должны предоставлять декларацию 3-НДФЛ. Рассмотрим, какие бывают типичные ошибки при заполнении этой формы.
Полтора года назад утвердили новую форму бланка нетрудоспособности. Заполнение данной формы дополнилось новыми требованиями. С одной стороны, данные изменения стоят на защите листков нетрудоспособности от подделок, с другой стороны, они зачастую являются причиной допущения ошибок при их заполнении и бухгалтерами, и медицинскими работниками.
Есть способы, благодаря которым можно сэкономить на налогах, но ними нельзя пользоваться часто. В основном они связаны с разовыми крупными сделками. Работая по предложенным ниже схемам, вы не привлечете внимание контролирующих органов. Однако с целью безопасности, такими схемами лучше пользоваться одноразово.
Код дохода 2012 в Справке 2-НДФЛ нужен для отражения отпускных выплат, начисленных работнику. Напомним, что в Справке приводят все доходы, которые организация начислила работнику и в отношении которых она выступает в роли налогового агента по НДФЛ. Рассмотрим порядок заполнения доходов с кодом 2012 подробней. Также расскажем об отражении в документе доходов, которым присвоен код 2000 и 2300.
Справка по форме 2-НДФЛ нужна для того, чтобы подтвердить величину доходов, которые человек получил за тот или иной период (как правило, за год), а также сумму НДФЛ, удержанную из этих доходов. С помощью таких справок налоговые инспекции проверяют, правильно ли организация применила вычеты и рассчитала сумму налога к уплате в бюджет. В справке указывают коды каждого вида дохода, полученным от налогового агента.
Форма справки о доходах физического лица (2-НДФЛ) и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.
У многих бухгалтеров возникает вопрос: «Код дохода 2012, что это?» По коду 2012 в Справке приводят сумму отпускных выплат, которые причитаются работнику. Напомним, что оплатить отпуск нужно не позднее, чем за три календарных дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Если отпуск начинается 4 августа, три календарных дня до его начала − это 1, 2 и 3 августа. Значит, выдать отпускные надо не позднее 31 июля. 1 августа выдавать отпускные уже поздно, так как с этого дня начинаются три дня до отпуска, раньше которых надо выплатить деньги.
Как отразить в отчете сумму отпускных (код дохода 2012 в Справке 2-НДФЛ), если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом? В справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отразите в том месяце, в котором их выплатили сотруднику. И вот тому объяснение. В разделе 3 справки доходы отражают на дату их фактического получения. При определении этой даты нужно руководствоваться положениями статьи 223 НК.
Во время отпуска сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Поэтому в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2017 года, за отпуск, который заканчивается в январе 2018 года, нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2017 год. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина от 06.03.2008 № 03-04-06-01/49 и ФНС от 09.04.2012 № ЕД-4-3/5888.
Пример
Экономисту организации А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 26 декабря по 15 января следующего года. Сумма начисленных отпускных составляет 10 000 руб. Детей у Кондратьева нет.Сумма НДФЛ с отпускных составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).
10 000 руб. – 1300 руб. = 8700 руб.
Несмотря на то что отпуск сотрудника заканчивается в следующем году, сумму начисленных отпускных бухгалтер организации включил в его налогооблагаемый доход за текущий год.
В разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ за год бухгалтер указал:
- в графе «Месяц» – 12 (порядковый номер месяца);
- в графе «Код дохода» – 2012 (на основании приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387);
- в графе «Сумма дохода» – 10 000 руб.
Какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки 2-НДФЛ для выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск? С 1 января 2018 года указывайте код 2013. Поле «Код дохода» в справке по форме 2-НДФЛ заполняют на основании приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. С 2018 года в этом приложении появился специальный код для компенсации за неиспользованный отпуск. До 2018 года для компенсации использовали код 4800 «Иные доходы» (письма ФНС от 19.09.2016 № БС-4-11/17537, от 08.08.2008 № 3-5-04/380).
По коду дохода 2000 указывают заработную плату сотрудника. Месяц, за который начислен доход. Зарплату за декабрь отчетного года, выплаченную в январе, отражайте в декабре. Обратите внимание: сумму НДФЛ с зарплаты за декабрь прошлого года нужно отразить в справке за этот же год по строкам раздела 5:
При этом не имеет значения, когда налог удержан и перечислен: в декабре прошлого года или в январе текущего (письма ФНС от 02.03. 2015 г. № БС-4-11/3283, от 03.02. 2012 г. № ЕД-4-3/1692). Код дохода 2000 приводят в отношении суммы начисленной зарплаты с учетом доплат и надбавок.
Код дохода 2300 указывают в отношении пособий по временной нетрудоспособности, с которых был начислен НДФЛ. Налог платите со всей суммы больничного пособия. Налог удержите независимо от того, в связи с каким страховым случаем (болезнь самого сотрудника, уход за больным ребенком и т. п.) назначено пособие. Облагается НДФЛ и пособие, назначенное в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием. Такие выводы следуют из пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ и подтверждены письмом Минфина России от 29 апреля 2013 № 03-04-05/14992.
Удержите НДФЛ в день выплаты больничного пособия (п. 4 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 10 октября 2007 № 03-04-06-01/349). Этим днем признается ближайший после назначения пособия день выплаты зарплаты (ч. 1 ст. 15 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ).
Налоговые агенты при выплате сотрудникам пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) должны перечислять с них НДФЛ в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором эти доходы выплачивались. Так предусмотрено пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Лектор
семинара: Н. . Эстеркина
директор НОУ «Центр индивидуального образования»
План семинара:
1. Как указать статус работника и ставку налога.
2. Как заполнить данные о налоговых вычетах.
3. Какие ошибки легко допустить в отчетности по НДФЛ.
Отчитаться о доходах работников за 2012 год надо не позднее 1 апреля. Форма 2-НДФЛ в этом году не менялась. Вы найдете ее в приказе ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.
Рассмотрим подробно, как нужно составить справку 2-НДФЛ , чтобы к ней не придрались инспекторы.
Как указать статус работника и ставку налога
Порядок заполнения в справке поля 2.3 «Статус налогоплательщика» зависит от того, является ли работник налоговым резидентом. Как это определить? Все просто. Сотрудник будет налоговым резидентом, если в течение последних 12 месяцев он находился в России дольше 183 календарных дней.
Кстати, некоторые работники считаются налоговыми резидентами независимо от того, как долго находятся в России. К ним относятся:
–
высококвалифицированные специалисты (их годовой доход
превышает 2 000 000 руб.);
– российские военнослужащие, проходящие воинскую службу
за границей;
– сотрудники органов государственной власти, проходящие
службу за границей;
– сотрудники местного самоуправления.
Так вот, в поле 2.3 указывайте следующие значения. Если работник – налоговый резидент, то проставьте 1. В справках тех, кто не является таковым, – 2. Отдельный код предусмотрен для случаев, когда работники – высококвалифицированные специалисты. У них статус обозначайте цифрой 3.
От того, какой статус вы присвоили работнику, будет зависеть ставка налога. Если резидент, то 13 процентов, нет – 30.
Именно на этот показатель вы умножите облагаемые налогом доходы и получите сумму к уплате.Если в начале года работник не был налоговым резидентом, а потом им стал, то возникнет переплата по НДФЛ. Ведь сначала его доходы облагались по ставке 30 процентов, а потом – по ставке 13 процентов. Поэтому сумма исчисленного по итогам года налога окажется меньше удержанного. Такую переплату, возникшую по итогам года, компания вернуть не может. Работнику придется самостоятельно обращаться в ИФНС. Заметьте, что в справке такого работника надо указать обычный статус – 1. Ведь сотрудник по итогам года уже является налоговым резидентом.
Как заполнить данные о налоговых вычетах
Если у сотрудника есть право на вычет, то на его сумму нужно уменьшить базу по НДФЛ. Есть несколько видов вычетов.
СТАНДАРТНЫЕ ВЫЧЕТЫ
Стандартные и имущественный вычеты, которые компания предоставила работнику в течение года, отражайте в специальном разделе 4 справки.
Как вы помните, в статье 218 НК РФ предусмотрено несколько ситуаций, когда работник имеет право на стандартный вычет. Так, например, пострадавшим в результате аварии на Чернобыльской АЭС полагается вычет в размере 3000 руб. в месяц. А инвалидам с детства, I и II группы – в размере 500 руб. ежемесячно. Кроме того, стандартные вычеты получают работники, у которых есть дети. Сумма вычета зависит от того, какой ребенок у сотрудника по счету. У единственных родителей размер вычета удваивается. Чтобы вычет предоставили, сотрудник должен написать заявление. А к нему приложить подтверждающие документы. К примеру, свидетельство о рождении ребенка.
ИМУЩЕСТВЕННЫЙ ВЫЧЕТ
Есть еще и другой вид вычетов – имущественный. Заявить его граждане могут после того, как купили или продали недвижимость. Все особенности – размер, подтверждающие документы и способ получения – прописаны в статье 220 НК РФ.
Допустим, ваш сотрудник купил квартиру. Значит, он имеет право на имущественный вычет. Налоговики могут вернуть сотруднику 13 процентов стоимости жилья. Но не более 260 000 руб. При этом инспекция будет возвращать деньги не сразу, а в сумме НДФЛ, удержанного компанией с доходов сотрудника. Так, например, если работник в 2012 году купил квартиру за 1 млн руб., из бюджета можно вернуть 130 000 руб. Предположим, сумма НДФЛ, удержанного вами в том же периоде, составила 50 000 руб. Вот их сотруднику вернут в 2013 году. Для этого ему придется обратиться в ИФНС, подать декларацию по форме 3-НДФЛ и написать заявление. Остаток вычета ИФНС перенесет на следующие годы. При этом есть два варианта переноса вычета. Работник может ежегодно обращаться в инспекцию и возвращать вычет в пределах НДФЛ, удержанного в истекшем налоговом периоде. Тогда покупателю жилья придется каждый раз дожидаться окончания года.
Второй вариант: работник обращается за остатком вычета к вам. В этом случае дожидаться окончания года, в котором сотрудник хочет получить деньги, не придется.
Если сотрудник выбрал второй вариант, спросите у него уведомление, выданное в ИФНС. Налоговики должны указать в нем, на какую сумму вычета может претендовать работник. И пока его доходы не превысят сумму вычета, удерживать НДФЛ вам не надо.
Если в 2012 году вы предоставляли имущественный вычет работникам, то дату и номер уведомлений ИФНС укажите в подразделах 4.2 и 4.3 справок. Не забудьте также указать коды инспекций. Обратите внимание, что имущественный вычет опасно предоставлять с января, если работник обратился в компанию позже (письмо Минфина России от 29 декабря 2012 г. № 03-04-06/4-374). Лучше начните уменьшать базу в последующих месяцах.
ДРУГИЕ ВИДЫ ВЫЧЕТОВ
Некоторые доходы облагаются НДФЛ, только если они превышают определенные нормативы. Например, удерживайте налог со стоимости подарков и материальной помощи, только если они превышают 4000 руб. в год. Все вычеты, кроме стандартных и имущественных, укажите в разделе 3 справки. Их коды приведены в приложении № 4 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@. Рассмотрим на примере.
Как составить справку 2-НДФЛ на сотрудника, которому за год вы предоставили два разных вычета
Бухгалтер ООО «Альфа» заполняет справку о доходах за 2012 год Иванова К.П. – менеджера компании. С января по декабрь оклад работника составил 25 000 руб. У него есть один ребенок, не достигший 18 лет. В связи с этим Иванов написал заявление с просьбой предоставить ему стандартный вычет по НДФЛ в размере 1400 руб. в месяц. Доходы Иванова превысили 280 000 руб. только в декабре, поэтому компания предоставила ему вычеты за 11 месяцев в размере 15 400 руб. (1400 руб. 11 мес.). В июне Иванов был в отпуске. Оплата за него составила 8900,15 руб.
Оклад за отработанные дни июня – 18 478,26 руб. В декабре работник получил от компании новогодний подарок стоимостью 5000 руб. Вот как будет выглядеть справка по форме 2-НДФЛ (см. образец ниже. – Примеч. ред .).
Какие ошибки легко допустить в отчетности по НДФЛ
Остановимся на тех ошибках, которые бухгалтеры допускают при заполнении справок 2-НДФЛ чаще всего.
Компания подала в инспекцию отчет, датированный декабрем. Это неверно. Справки по форме 2-НДФЛ за 2012 год должны датироваться в период с 1 января по 1 апреля 2013 года. Именно в это время по итогам года бухгалтерия их заполняет.
Бухгалтер не заполнил адрес работника в России (строка 2.8). Если речь идет о налоговых резидентах, то такой реквизит заполняйте обязательно. Другое дело, когда вы оформляете справку о доходах работников, которые не являются резидентами. Тогда адрес места жительства в России можно не указывать. Но только при условии, что вы заполните в справке строку 2.9 – адрес постоянного проживания за границей.
Кстати, в строке 2.8 обязательно прописывайте код региона и индекс. Заполняя справки, об этом часто забывают.
Сумма, перечисленная налоговым агентом, не соответствует данным ИФНС (строка 5.5). В этом случае сверьтесь с бюджетом и разберитесь, у кого отражены неверные данные – у компании или инспекторов. Чтобы избежать такой ошибки, проводите чаще сверку расчетов с налоговой инспекцией.
Не забудьте про простое правило. Если отчитаться вам надо менее чем за 10 человек, то справки можно составить на бумаге. В остальных случаях заполнить 2-НДФЛ обязательно в электронном виде. А передать их можете на магнитных носителях или отправить по телекоммуникационным каналам связи.
И еще. Если справки вы понесете на бумаге или на магнитных носителях, то вместе с этим надо заполнить и подать реестр сведений о доходах физических лиц. Его форму вы найдете в Приложении № 1 к приказу ФНС России от 16 сентября 2009 г. № ММВ-7-3/576@. Заполните ее в двух экземплярах и строго в бумажном виде.
А теперь дадим вам несколько подсказок, с которыми вам станет проще заполнить справки. Наряду с этим покажем на наглядном примере, какие суммы в какую графу занести.
На каждого работника заполняйте одну справку по всем доходам
Возможно, некоторые работники компании получили в 2012 году доходы, облагаемые по разным ставкам. В частности, для заработной платы, как вы знаете, ставка НДФЛ составляет 13 процентов. А вот для дивидендов - 9 процентов.
Так вот, все доходы работника, независимо от применяемой к ним налоговой ставки, должны попасть в одну справку по форме 2-НДФЛ. Просто разделы 3 и 5 вы заполните по каждой ставке отдельно. Такую рекомендацию содержит приказ ФНС России от 17 октября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.
В форме 2-НДФЛ отразите все доходы за 2012 год, даже если их выплатили в 2013 году
Давайте разберемся, какую сумму занести в строки 5.1-5.5 справки. Здесь вы отражаете общую сумму дохода, налоговую базу и НДФЛ, который рассчитали, удержали и направили в бюджет. Если доход вы начислили и выплатили в 2012 году, то тут все ясно. Эти суммы вы занесете в справку за 2012 год. Ведь на доходы физлиц надо платить в бюджет в тот же день, когда компания перечисляет деньги на счета работников или получает средства в банке для выдачи из кассы. Об этом прямо сказано в пункте 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Сомнения могут возникнуть, если доходы за 2012 год (например, декабрьскую зарплату) работники получили уже в январе следующего. Ведь тогда НДФЛ с этих сумм вы перечислили тоже в 2013 году. Отражать ли вам такие суммы в справке за 2012 год? Да, отражайте. Ведь именно к этому периоду они относятся. Такие рекомендации есть в письме ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.
То есть декабрьскую заработную плату включайте в общую сумму доходов за 2012 год. Эти данные отражают в строке 5.1 справки. А уплаченный в январе НДФЛ покажите по строкам 5.3, 5.4, 5.5.
Излишне уплаченный, но не удержанный налог, нигде в справке не заявляйте
Допустим, вы удержали с доходов работников одну сумму, а в бюджет перечислили больше - техническая ошибка. Так вот, подобные излишки, то есть все, что превысило удержанный налог, в справке 2-НДФЛ не показывайте.
Дело в том, что подобную переплату чиновники не считают налогом, как таковым. И не разрешают направлять в счет будущих платежей по НДФЛ. Это подтверждает письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.
Аргументы у налоговиков следующие. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, работодатель должен перечислять в бюджет удержанный НДФЛ. То есть не имеет право платить НДФЛ за счет собственных средств. По этой причине переплату, возникшую у компании, можно только вернуть из бюджета. А к доходам работников такие излишки никакого отношения не имеют.
Напомним вкратце. Чтобы вернуть подобные излишки из бюджета, сначала надо написать в ИФНС заявление с просьбой провести совместную сверку расчетов. А потом уже подайте заявление на возврат денег.
НДФЛ, удержанный сверх положенного, покажите в справке, только если к этому моменту еще не вернули излишки работнику
А вот другая ситуация. Вы обнаружили, что по итогам 2012 года по ошибке удержали у работника больше, чем нужно. В этом случае вы должны вернуть переплату этому сотруднику. Зачесть ее в счет удержаний 2013-го года нельзя. Такой вывод следует из статьи 231 Налогового кодекса РФ.
В течение 10 дней после того, как вы нашли ошибку, сообщите о ней работнику. После этого у вас есть три месяца на то, чтобы вернуть деньги. Причем обязательно в безналичном порядке, то есть на банковский счет сотрудника. Но есть ситуация -исключение, когда переплата возникла из-за того, что работник в течении года сменил статус с нерезидента на резидента.
Отражать ли излишне удержанный налог в форме 2-НДФЛ? Тут все зависит от того, вернули ли вы деньги работнику. Предположим, вы еще не сделали этого к тому дню, как стали составлять справки. Тогда пересчитайте начисленный НДФЛ, и верную сумму отразите по строке 5.3. А переплату - по строке 5.6. То есть в строку 5.6 попадает разница между суммой по строке 5.3 и возникшими излишками.
Если же до заполнения справки вы успели перечислить средства на счет работника, то никакую переплату в справке отражать не придется.
Если в справочнике кодов нет нужного дохода, отнесите его к иным выплатам
Налогооблагаемые доходы работников вы указываете в разделе 3 справки 2-НДФЛ. При этом каждому доходу присваивается свой код. Значения таких кодов есть в Приложении № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2011 г. № ММВ-7-3/611@.
Например, код заработной платы - «2000», отпускных - «2010». Но не всегда удается точно отнести тот или иной доход к определенному шифру. В утвержденном перечне названы лишь самые основные виды. Не теряйтесь. Доходы, коды для которых вы не найдете в приказе, ставьте с признаком «4800» - он предусмотрен для иных выплат.
К счастью, штрафов за ошибку в коде законодательство не предусматривает. Главное удержать НДФЛ с облагаемых доходов по верной ставке.
Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справку не заносите
Перечень выплат, с которых не надо удерживать НДФЛ, содержит статья 217 Налогового кодекса РФ. Здесь поименованы два вида выплат: те, с которых удерживать НДФЛ не надо вовсе, и те, что не облагаются этим налогом только в пределах нормативов (вычетов).
К первой группе относятся, к примеру, детские пособия, выходные пособия, предусмотренные законодательством. А раз эти доходы полностью не облагаются НДФЛ, то и отражать в справке их не надо. Ведь специальных строк для необлагаемых сумм в форме не предусмотрено.
Про вторую группу выплат (которые не облагаются НДФЛ только в пределах нормативов) мы подробно расскажем в следующем разделе.
По доходам, частично облагаемым НДФЛ, проставьте суммы и коды вычетов
Как мы уже отметили, некоторые виды доходов облагаются НДФЛ, только если они превышают установленные лимиты (вычеты). Например, не надо удерживать налог с материальной помощи или подарков на сумму 4000 руб. в год.
Такие доходы попадут в раздел 3 справки как облагаемые доходы. Но напротив суммы выплаты в этом случае требуется указать, какой вычет вы применили - его код и сумму. В случае с материальной помощью в графе 4 таблицы вы покажете код «510», а в графе 5 - 4000 руб.
Точно так же надо заполнять раздел 3, если работник имеет право на стандартные или имущественный вычеты в соответствии со статьями 218 и 220 Налогового кодекса РФ. Об этих случаях расскажем подробнее.
Стандартные вычеты на детей
Код таких вычетов зависит от того, в какой сумме и на какого ребенка по счету, они предоставлены. Вы отразите их в особом разделе справки - 4.1. Здесь покажите код каждого вычета и его сумму.
Само собой, стандартные вычеты вы предоставляли сотруднику, только если он сам написал заявление об этом. А что если такую бумагу работник принес только сейчас, в 2013 году, и просит предоставить вычеты с начала 2012 года, то есть задним числом? В этом случае можете смело отказывать сотруднику. Такие запоздалые вычеты он может заявить, лишь обратившись в свою налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). А вашей ошибки тут нет.
Имущественный вычет по купленному жилью
Еще работник может получить в компании имущественный вычет, одобренный налоговыми инспекторами. В этом случае он приносит в бухгалтерию уведомление из ИФНС. Если в течение 2012 года вы предоставляли кому-нибудь из сотрудников такой вычет, то в форме 2-НДФЛ укажите номер и дату уведомления, а также код ИФНС, выдавшей документ. Кстати, форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 25 декабря 2009 г. № ММ-7-3/714@.
Причем, даже если работник принес уведомление не с начала года, предоставить имущественный вычет ему нужно с января. Реквизиты уведомления ИФНС укажите в специальных разделах справки 4.2, 4.3 и 4.4. А код вычета и его сумму - в разделе 4.1.
Кстати, уведомление об имущественном вычете инспекторы выписывают на определенного работодателя. Поэтому проверьте, чтобы в таком документе значилась именно ваша компания. Если же там стоит наименование какой-то другой организации, вычет работнику можете не предоставлять. Во всяком случае, пока он не принесет вам правильный вариант уведомления.
