расчет поставщик подрядчик безналичный
Любая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным документом, который служит основанием для отражения ее в бухгалтерском учете (ст. 9 Закона №129-ФЗ). Первичные учетные документы принимают к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России.
Формы документов, которые не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, организации разрабатывают самостоятельно и утверждают в рамках приказа об учетной политике (ст.5 ПБУ 1/98, утвержденного приказом МФ РФ от 09.12.98 №60н).
Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации.
В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом НДС) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.
Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере".
Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров. Если товары получает материально-ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.
Все расчеты с заготовительными организациями строятся на основании заключаемых с ними договоров - контрактов, где указаны сроки и условия поставки продукции, порядок оплаты и т. д.
Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура. Ее выписывает поставщик на отпускаемые (отгружаемые) ТМЦ. В документе заполняются следующие реквизиты: поставщик и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, дата и др. В нем указывают наименование отгруженных ценностей по их видам, единицу измерения, количество, цену и сумму, а также сумму, на которую отпущено всего товаров. Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.
Допускаемое изменение внешней формы счета-фактуры не должно нарушать последовательности расположения и количества реквизитов, утвержденных этим постановлением Правительства № 914. Счет-фактура имеет существенное значение только при предъявлении бюджетных сумм НДС, уплаченных поставщикам (подрядчикам). При начислении бюджету НДС счета-фактуры перестают играть кардинальную роль.
Все поставки отражаются в книге покупок. Контроль за достоверностью показателей книги покупок предполагает следующие дополнительные процедуры: документальный анализ обоснованности включения счетов-фактур в книгу покупок; взаимный контроль первичных документов и регистров бухгалтерского учета с записями в книге покупок по исключению сумм НДС по материальным ценностям, не использованным на производственные цели; арифметическая проверка восстановленных сумм НДС по материальным ценностям, на использованным на производственные цели; документальная и арифметическая проверка сумм НДС, предъявляемых по первичным документам и специальным расчетам по нормируемым расходам, затратам на командировки и приобретение материальных ценностей за наличный расчет.
При журнально-ордерной форме учета учет расчетов с поставщиками ведут в журнале-ордере №6. В этом журнале синтетический учет сочетается с аналитическим. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах в порядке плановых платежей ведется в ведомости № 5, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам в журнал-ордер № 6. На основании поступающих первичных документов поставщиков и подрядчиков, товарно-транспортных накладных, других расчетных документов в реестрах в течение месяца делают записи в хронологическом порядке, т.е. по каждому поставщику набирают суммы расчетных операций по соответствующим материальным ценностям, задолженности по счет 60, ее оплату и др. в конце месяца обороты по счету 60 из реестров переносят в журнал-ордер, где на каждого поставщика отводят для этого одну строку. Разовые операции фиксируют в журнале сразу.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками являются одним из объектов проверки финансово-хозяйственной деятельности учреждения, причем вне зависимости от того, как проводится проверка: в рамках мероприятий внутреннего финансового контроля в учреждении или в рамках осуществления внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля. Иногда проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками может проводиться в рамках реализации мероприятий по проверке соблюдения учреждением требований Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон о контрактной системе). В рамках этой консультации рассмотрены основные вопросы проведения проверок расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также нарушения, которые выявляются в ходе проверок.
При проведении проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками контролеры запрашивают:
Учетную политику учреждения;
сформированные за проверяемый период формы бухгалтерской (бюджетной) отчетности;
журналы операций расчетов с поставщиками и подрядчиками за проверяемый период и приложенные к ним первичные учетные документы;
оборотные ведомости по счетам 0 206 00 000, 0 302 00 000;
аналитические данные по счетам 0 206 00 000, 0 302 00 000;
контракты (договоры) поставки товаров, выполнения работ, возмездного оказания услуг;
акты выполненных работ, оказанных услуг, накладные на поставку товаров;
акты инвентаризации (сверок) расчетов.
На основании анализа представленных проверяющим внутренних локальных актов, регистров бухгалтерского учета, первичных учетных документов, аналитических сведений проводится проверка:
правового основания заключения контрактов, договоров и их исполнения (проверка соблюдения требований Закона о контрактной системе, Закона о закупках товаров, работ, услуг, ГК РФ и требований других законодательных актов);
расчетов перечисленных авансов (соблюдение в контракте размера авансового платежа, установленного законодательством РФ, правовое основание наличия по счету 0 206 00 000 суммы дебиторской задолженности и др.);
достоверности и законности совершения расчетно-платежных операций;
соответствия первичных учетных документов, приложенных к журналам операций, требованиям законодательства РФ;
соответствия расчетов, отраженных на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета и отчетности, фактам хозяйственной жизни проверяемого учреждения;
правового основания возникновения дебиторской, кредиторской задолженности у учреждения;
списания сумм дебиторской и кредиторской задолженности;
мер, принимаемых для взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности, а также наличия актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами.
Четкий порядок действий, которым контролер может руководствоваться при проверке финансово-хозяйственной деятельности учреждения, прописать достаточно сложно; это связано с особенностями организации деятельности каждого учреждения и личностными характеристиками проверяющего. Поэтому программой проверки обычно устанавливается перечень вопросов, обязательных для изучения, но не порядок действий работника, проводящего проверку. Тем не менее среди всех контрольных процедур можно выделить несколько основных блоков:
1. Приходя на проверку (если говорить о проверке, проводимой в рамках реализации мероприятий внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля), конторолеры изучают особенности организации деятельности учреждения (специфики отрасли, в которой осуществляет свою деятельность учреждение, источники поступления денежных средств и др.). Для получения необходимой в дальнейшей работе информации ревизоры знакомятся с уставом учреждения, учетной политикой и внутренними локальными актами, имеющими отношение к вопросам проводимой проверки. До начала проверки ревизоры на своем рабочем месте готовятся к проверке, изучая законодательные акты, регулирующие деятельность проверяемого учреждения.
2. Проводится анализ контрактов (договоров), заключенных, исполненных в проверяемом периоде. Если предметом проверки является проверка только расчетов с поставщиками и подрядчиками, то проверка соблюдения учреждением норм законов о контрактной системе и о закупках товаров, работ, услуг не осуществляется. Контролеры изучают контракты (договоры) на предмет правильности расчетов, то есть смотрят, на какую сумму был заключен контракт (договор), каков размер авансового платежа по нему, был или нет перечислен авансовый платеж по контракту (договору), исполнен ли контракт (договор), завершены ли расчеты по контракту (договору) и др.
3. Далее проводится проверка уже непосредственно совершенных в проверяемом периоде расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для этого изучаются журналы операции и непосредственно первичные учетные документы, приложенные к ним. Осуществляется проверка соответствия фактов хозяйственной жизни учреждения и правильности их отражения на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Например, по заключенному контракту (договору), в рамках которого осуществлялись расчеты, изучаются своевременность, полнота и правильность отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. При этом обращается внимание:
на соблюдение учреждением методологии учета при отражении бухгалтерских записей (при принятии к учету первичных учетных документов, представленных контрагентом, бухгалтерских справок, счетов на оплату);
на наличие в принятых к бухгалтерскому учету первичных учетных документах, приложенных к журналу операций, всех обязательных реквизитов (перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов приведен в п. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 7 Инструкции № 157н, ФСБУ «Концептуальные основы» (применяется с 1 января 2018 года));
на правильность оформления журналов операций (наличие всех первичных учетных документов, операции по совершению которых отражены в журнале операций;
на полноту и точность регистрации документа в учетных регистрах;
на своевременность принятия к учету первичных учетных документов;
на достоверность (полноту и точность) фактов оприходования товарно-материальных ценностей (ТМЦ), принятия к учету работ, услуг;
на своевременность отражения в учете расчетных обязательств. Ревизоры сверяют данные первичных приходных документов с контрактами (договорами) на поставку, заключенными с тем или иным поставщиком, анализируют наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов-фактур или отражение операций в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо карточке учета средств и расчетов.
4. Особое внимание уделяется наличию у учреждения дебиторской и кредиторской задолженности, сформированной на отчетные даты. Обязательно устанавливаются причины возникновения такой задолженности. В ходе деятельности учреждения дебиторская, возникает постоянно, однако ее наличие всегда должно быть обоснованным. Со стороны учредителя (органа исполнительной власти, выполняющего функции учредителя) ведется особый контроль за наличием в учреждении кредиторской и (или) дебиторской задолженности на отчетную дату. Размер задолженности, причины ее возникновения, принятые меры по погашению такой задолженности отражаются в отчетных бухгалтерских формах. В ходе проверки устанавливается соответствие сведений, отраженных в отчетности, фактическим данным.
5. Проверка устранения учреждением нарушений, отраженных в акте предыдущей проверки. Ошибки, которые совершаются учреждением, часто бывают типовыми. Они нередко повторяются. Выявленные в ходе проверки нарушения должны быть устранены, однако некоторые учреждения данный факт игнорируют. Поэтому, приходя на проверку, контролеры иногда замечают те же нарушения норм законодательства РФ, которые были выявлены ранее (в ходе предыдущей проверки).
6. Проверка результатов инвентаризации расчетов. Перед составлением годовых отчетных форм проведение инвентаризации обязательно. Это требование установлено п. 7 Инструкции № 191н, п. 9 Инструкции № 33н, п. 20 Инструкции № 157н, п. 81 ФСБУ «Концептуальные основы». Инвентаризация проводится в порядке, установленном учетной политикой учреждения. Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Чтобы проверить, проводилась ли в учреждении , ревизоры запрашивают инвентаризационные описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) (с приложением к ним актов сверок расчетов, актов о результатах инвентаризации (ф. 0504835)). На основании представленных документов контролеры выясняют, проводилась ли инвентаризация перед составлением годовых отчетных форм, каковы ее результаты, приведены ли в соответствие друг другу фактические данные и показатели бухгалтерского (бюджетного) учета (в случае выявленного по итогам проведенной инвентаризации несоответствия данных учета и сведений, представленных контрагентом, подтвержденных документально).
При проверке расчетов по выданным авансам ревизор:
1. Изучает информацию о наличии ограничений по выплате авансовых платежей при оплате договоров (государственных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ (оказание услуг), полноту отражения в учете отражения в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам по принятым обязательствам (с поставщиками, подрядчиками, а также по расчетам с бюджетом).
2. Изучает карточку учета средств и расчетов (ф. 0504051) по счетам 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам» и определяет, соответствует ли итоговая сумма данным оборотной ведомости и показателям, отраженным в бухгалтерской отчетности. При этом следует учитывать, что кредитовый остаток по счету 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам» не допускается, отражение показателя в активе баланса со знаком минус не допускается.
3. Проводит проверку валюты баланса. Для этого он анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность для выявления сумм, требующих обоснованного зачета (например, зачета выплаченного аванса и кредиторской задолженности перед поставщиком (заказчиком) в рамках одного договора (контракта, заказа) по поставленной продукции, работам, услугам). В случае выявления нарушения ревизор уточняет наличие корректирующих записей по зачету сумм взаимных задолженностей в финансовом периоде, следующим за проверяемым). В случае необходимости корректирующие записи необходимо произвести датой выявления ошибки.
4. Проводит анализ сроков погашения дебиторской задолженности, связанной с операциями по приобретению товаров, работ, услуг, сопоставив сроки поставки (выполнения работ, оказания услуг), предусмотренные договорами (государственными контрактами). Контролер также запрашивает причину необычно больших (по его мнению) или других необычных обстоятельств, а также информацию о работе, проводимой по погашению дебиторской задолженности (наличие претензионной работы, передача на взыскание в судебном порядке).
5. Проводит анализ данных по долгосрочной задолженности, задолженности по сделкам с заинтересованными лицами, а также задолженности руководителя и его заместителей, членов совета (наблюдательного совета) и других аффилированных лиц. При проверке казенных учреждений (получателей бюджетных средств) ревизор дополнительно анализирует показатели дополнительной бюджетной отчетности об исполнении федерального бюджета.
6. Проводит анализ операций по списанию дебиторской задолженности по расчетам по выданным авансам, устанавливает наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской задолженности.
7. Убеждается, что по расчетам по выданным авансам проведена инвентаризация.
8. Убеждается, что выявленные в результате инвентаризации расчеты по выданным авансам отклонения своевременно отражены в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности.
9. Убеждается, что все записи в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета по расчетам по выданным авансам произведены на основании первичных учетных (оправдательных) документов, оформленных в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, своевременно и в правильной оценке.
При выявлении у учреждения на отчетную дату сумм дебиторской задолженности ревизор:
1. Проводит анализ учетной политики в отношении порядка отражения (признания) в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам, в том числе по отражению обеспечительных платежей, залоговых операций.
2. Проводит проверку всех записей в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета по расчетам с дебиторами, произведенных на основании первичных учетных (оправдательных) документов, оформленных в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, на предмет их своевременного отражения в учете и правильной оценки.
3. Проводит анализ операции по списанию дебиторской задолженности по расчетам с дебиторами, устанавливает наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской задолженности.
4. Проводит проверку осуществления учреждением инвентаризации расчетов с дебиторами. При этом обращается внимание на то, что выявленные в результате инвентаризации отклонения своевременно и в полном объеме отражены в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности.
Если в ходе проверки у учреждения на отчетную дату будет выявлена сумма кредиторской задолженности, то ревизор:
1. Запрашивает у руководителя, главного бухгалтера экономического субъекта разъяснения по поводу расхождений остатков по счетам учета кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками с аналогичными показателями предыдущих периодов (в частности, по поводу необоснованного роста показателей).
2. Запрашивает реестр кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками и определяет, соответствует ли итоговая сумма данным оборотной ведомости.
3. Запрашивает информацию о проведении учреждением сверки остатков, числящихся на соответствующих счетах, с данными кредиторов, сравнивает их с аналогичными показателями предыдущих периодов (сравнивает оборот кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками с аналогичными показателями предыдущих периодов).
4. Определяет, могут ли иметь место существенные неучтенные обязательства.
5. Запрашивает, раскрыты ли раздельно в бухгалтерской (бюджетной) отчетности данные по кредиторской задолженности перед руководителями, членами совещательных органов (наблюдательного совета) и прочими аффилированными лицами экономического субъекта (при наличии).
Своевременность и достоверность отражения в учете расчетов с поставщиками и подрядчиками по заключенным договорам (контрактам) проводится на основании первичных учетных документов (счетов-фактур, актов выполненных работ), регистров бухгалтерского учета (журналов операций «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»), контрактов (договоров).
Обычно проверка проводится выборочным методом. Договоры, попавшие в выборку, заносятся в аналитическую таблицу. Ниже приведем пример такой таблицы.
|
Наименование контрагента |
Реквизиты контрагента (дата и номер контракта (договора)) |
Сумма контракта (договора), руб. |
Дата и номер первичных документов |
Оплата, дата и номер п/п |
Сумма оплаты, руб. |
Дата отражения операции в ж/о № 4 |
|
ООО «Бета» |
От 11.01.2017 № 122/3-17 |
Счет-фактура от 31.01.2017 № 11 |
От 20.02.2017 № 250 |
|||
|
ООО «Альфа» |
От 11.01.2017 № 189 |
Счет от 11.01.2017 № 4689556 |
От 26.01.2017 № 236 |
|||
|
ОАО «Гамма» |
От 11.01.2017 № 120329 |
Счет от 25.01.2017 № 617-080-04 |
От 26.01.2017 № 237 |
Среди нарушений норм законодательства РФ, которые чаще всего выявляются по результатам проверок расчетов с поставщиками и подрядчиками, можно назвать следующие.
В нарушение п. 11 Инструкции № 157н устанавливаются факты неправильного ведения журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, а именно:
первичные учетные документы принимаются без подписей и печатей поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (например, счета и счета-фактуры по услугам связи);
отсутствуют необходимые реквизиты на первичных документах (отсутствуют подписи должностных лиц учреждения на актах приемки-передачи, выполненных работ, сверках расчетов, не заполнено поле «основание» в первичных учетных документах, отсутствуют печати в месте для печати и пр.);
нарушена хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета (например, к журналу операций за текущий месяц подложены первичные документы за предыдущий месяц или последующий, первичные документы подложены в хаотичном порядке);
не подобраны и не сброшюрованы по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующему журналу операции;
в большинстве случаев отсутствуют первичные документы, подтверждающие исполнение обязательств поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (к счетам-фактурам не приложены товарные накладные, акты выполненных работ);
в журналах операций расчетов с поставщиками и подрядчиками указываются неверные реквизиты первичных учетных документов (даты, номера), имеет место отсутствие реквизитов первичных учетных документов.
В нарушение п. 18 Инструкции № 157н в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками и оборотных ведомостях наблюдаются исправления путем обводки текущего значения, приписки и замазывания корректирующей жидкостью.
Кроме того, часто выявляются факты:
установления в контракте авансового платежа в размере, не соответствующем нормам законодательства РФ;
превышения предельного размера расчетов наличными деньгами, совершенных с поставщиками, подрядчиками;
списания с учета сумм дебиторской (кредиторской) задолженности с нарушением требований законодательства;
несвоевременности отражения расчетных обязательств в учете.
В завершение отметим, что в актах проверок соблюдения проверяемым учреждением законодательства РФ и иных нормативных правовых актов РФ в разделе «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражается информация, касающаяся также соблюдения учреждением положений Закона о контрактной системе. Если соблюдение учреждением требований законодательства РФ о контрактной системе является объектом проверки, то в акте проверки фиксируются нарушения таких законодательных актов. Среди нарушений Закона о контрактной системе можно привести следующие:
отсутствуют Положение (регламент) о контрактной службе, приказ о назначении должностного лица, ответственного за осуществления закупки, включая исполнение каждого контракта (нарушение ст. 38 Закона о контрактной системе);
нарушается срок размещения на официальном сайте в Интернете первоначального плана-графика (нарушение п. 2 ст. 112 Закона о контрактной системе);
предусмотренная планом-графиком на конец года по статье 223 «Коммунальные услуги» сумма меньше, чем сумма фактически произведенных расходов (нарушение п. 2 ст. 72 БК РФ и п. 11 ст. 21 Закона о контрактной системе).
Первичные документы по поступлению материальных ценностей, выполненным работам, оказанным услугам являются основой организации расчётных отношений с поставщиками и подрядчиками. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль расчётов, кредиторской задолженности, а также движения и сохранности материальных ценностей и выполнения работ, услуг.
На поставку материалов, сырья, товаров, оказания различного вида услуг, выполнения строительных и ремонтных работ ОАО УОХ «Пригородное» в качестве покупателя или заказчика заключает договоры соответственно либо с поставщиками, либо с подрядчиками и исполнителями. В каждом конкретном договоре указывается предмет договора, качество и комплектность, права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции, работ, услуг. Так же в договоре сторонами могут быть предусмотрены различные условия оплаты, например, с отсрочкой платежа, или в счёт оплаты производится выплата займа и порядок отгрузки.
Основанием для поставки сырья, а также материальных ценностей является заключение договора поставки (приложение 5).
Непосредственно оформление и регистрацию договоров на предприятии осуществляет секретарь. После оформления и подписания договор регистрируется в журнале регистрации договоров. В ОАО УОХ «Пригородное» предусмотрено ведение двух журналов регистрации - «Долгосрочных» и «Краткосрочных» договоров.
Договор подписывается обеими сторонами и заверяется печатями сторон.
Договоры сторонами заключаются в двух экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу.
В данном случае ОАО УОХ «Пригородное» заключает договор на оказание автотранспортных и услуг специальной техники (приложение 5).
Расчеты производятся на основании товарно-транспортных накладных, путевых листов, актов на приемку выполненных работ, подписанных представителями заказчиков и ремонтной организации. С автотранспортными предприятиями за оказанные работы и услуги организации рассчитываются по тарифам на перевозку грузов, которые являются неотъемлемой частью договора.
Несоблюдение договорных обязательств, при поставке материальных ресурсов, выполнения работ, услуг влечет за собой применение санкций. При нарушении исполнения обязательств одна из сторон сделки оформляет и направляет в адрес оппонента претензию по поставке, либо расчётам.
Одним из видов обеспечения исполнения обязательств применяемого в предприятии может выступать неустойка. Согласно (ст. 330 ГК РФ) неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, в частности, в случае просрочки исполнения.
Если изготовитель (поставщик) в установленный срок устранил дефекты в поставленной продукции, штраф не взыскивается. Покупатель в праве отказаться от принятия и оплаты продукции, не соответствующей договору.
Если она уже оплачена, он в праве потребовать возврата перечисленных сумм и замены продукции.
Договором может быть предусмотрен срок устранения обнаруженных в оборудование дефектов.
Обязательным условием договоров по поставке товаров является определение срока исполнения обязательств по расчетам.
Отражение в учёте поступления ТМЦ производится при получении права собственности на ценности, то есть подписания сторонами сделки накладных либо актов в графах «сдал» и «принял» непосредственно генеральным директором либо уполномоченными им на то лицами.
Бухгалтерский учёт в ОАО УОХ «Пригородное» согласно положения по бухгалтерскому учету «Учет материально - производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина от 9 июня 2001 г. № 44н, организован в порядке оформления поступлений по каждому виду товарно-материальных ценностей.
При поступлении ТМЦ кладовщик регистрирует документы в журнале учета поступающих грузов. Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации) уполномоченному лицу выдаётся соответствующие документы и доверенность на получение материалов.
При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.
При перевозке продукции, сырья, товаров автотранспортом в качестве первичного документа для оприходования ценностей применяется товарная накладная.
Товарная накладная составляется грузоотправителем в трех экземплярах: первый из них служит основанием для отгрузки у грузоотправителя, второй для оприходования груза получателем, третий - является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарная накладная используется в качестве приходного документа в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной.
При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству, указанному в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемка осуществляется комиссией, которая оформляет акт о приемке материалов.
Приемный акт служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.
Акт составляется в двух экземплярах: первый - передается в бухгалтерию, второй - в отдел снабжения. В данном случае поставка считается неотфактурованной. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта.
Второй экземпляр акта направляется поставщику. При этом применяются меры по установлению поставщика (если он неизвестен) и получению от него расчетных документов. Материальные запасы приходуются по рыночным ценам (по последним аналогичным отфактурированным поставкам). Бухгалтер после получения расчетных документов (обязательная регистрация входящего номера через секретариат) по неотфактурованным поставкам их учетную цену корректирует с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняет расчеты с поставщиком (составляется акт сверки).
Имеющиеся у ОАО УОХ «Пригородное» основные средства требуют реконструкции, ремонта и модернизации. Поэтому текущий и капитальный ремонт основных средств проводится как работниками, занятыми обслуживанием оборудования, то есть хозяйственным способом, так и привлечёнными организациями подрядным способом. При осуществлении работ хозяйственным способом затраты на ремонт списываются в дебет счетов по учёту затрат с кредита счетов 70 «Расчёты по оплате труда», 69 «Расчёты по социальному страхованию» и другие.
В случае проведения ремонтных работ подрядными организациями кредитуется счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчёты с разными дебиторами кредиторами».
При осуществлении ремонта основных средств подрядными организациями ОАО УОХ «Пригородное» заключает договоры. По окончании работ составляется акт выполненных работ и справка формы № 2 к смете договора.
ОАО УОХ «Пригородное» осуществляет закупки товарно-материальных ценностей у организаций имеющих статус юридического лица. В свою очередь юридические фирмы поставляют товар, как с налогом на добавленную стоимость, так и без указанного налога.
Все предприятия осуществляющие предпринимательскую деятельность на общем режиме налогообложения, согласно Налогового кодекса РФ, обязаны выделять в расчётах сумму налога на добавленную стоимость (НДС).
Учёт налога на добавленную стоимость производится на основании выписанных поставщиками счетов-фактур (приложение 6). Счет-фактура служит показателем НДС, который идет к вычету из бюджета.
Счет-фактура содержит все необходимые данные о видах поступающих материальных ценностей, их количестве, цене, суммах и общей стоимости. При этом обязательно выделяются суммы НДС в соответствии с требованиями Порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС (утвержденный Постановлением Правительства РФ от 02.12.2010 № 914 (ред.15.03.2001) для целей правильного исчисления и зачета НДС.
Счет-фактура является основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками и подрядчиками. Этот документ выписывает поставщик или подрядчик. Счета-фактуры служат основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на погашение задолженности: платежных поручений, платежных требований, чеков. В счете-фактуре заполняются следующие реквизиты: продавец (поставщик или подрядчик) и его адрес, идентификационный номер продавца (ИНН); грузополучатель и грузоотправитель; покупатель, его адрес и идентификационный номер. В нем указываются сведения о поставленных товарах или описание выполненных работ, оказанных услуг по их видам, единицу измерения, количество (объем), цену; стоимость за все количество товаров (выполненных работ или оказанных услуг) с налога на добавленную стоимость.
Счета - фактуры поставщиков тщательно проверяют с точки зрения всех реквизитов, применяемых цен, и после проверки соответствия количества поступивших грузов количеству, указанному в счете - фактуре, их принимают к записи в бухгалтерском учете фирмы.
Оплата поставщикам производится, как правило, на основании счёта.
Для этого используются платежные поручения (приложение 7), в котором указывается наименование получателя и адрес его банка, сумма перечисления и вид платежа. В этих документах обязательно ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера, которые сверяются с карточкой, хранящейся в банке. На основании этих документов банк перечисляет средства со счета.
Часть наличных расчётов с поставщиками производится через подотчётных лиц. Выдача подотчетных сумм производится на основании расходного кассового ордера. Список подотчетных лиц в ОАО УОХ «Пригородное» установлен приказом директора. По мере расходования денежных средств подотчётные лица составляют авансовые отчёты, где отражается (на основании оправдательных первичных документов (квитанции, чеки, билеты и т.д.) фактический расход денежных средств.
Все первичные документы по поступившим материальным ценностям со складов и подразделений поступают в бухгалтерию, где после соответствующего контроля передаются для последующей обработки. На этой стадии бухгалтер осуществляют действенный контроль за правомерностью, целесообразностью и правильностью документального оформления.
Все первичные документы в бухгалтерии подвергаются проверке по форме (полноте и правильности оформления, заполнению реквизитов) и содержанию (законности операций, логической увязке отдельных показателей). На основании прошедших проверку первичных документов с помощью соответствующих обработок формируются учетные регистры по расчетам с поставщиками и подрядчиками.
2. За товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков и подрядчиков не поступили, т.е. так называемые неотфактурованные поставки.
3. За излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке - когда фактическое количество поступивших ценностей превышает количество, указанное в расчетных документах поставщиков.
4. За полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта).
5. За все виды услуг связи и т. д.
Учет на счете 60 ведется методом начисления, т. е. все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются независимо от времени оплаты.
Учет по счету 60 осуществляется в журнале-ордере № 6. В данном регистре синтетический и аналитический учет совмещены. Аналитические счета открываются на каждого поставщика и подрядчика отдельной строкой.
Кроме того, на счете 60 учитывают расчеты по авансам, выданным под поставку материальных ценностей либо под выполнение работ. Для этого на счете 60 открывается отдельный субсчет «Расчеты по авансам выданным». Аналитический учет по субсчету ведется по каждому дебитору .
Если в обеспечение своей задолженности организация поставщику или подрядчику выдает собственный вексель , то для учета такой задолженности к счету 60 открывается отдельный субсчет «Векселя выданные».
Регистр аналитического и синтетического учета - журнал-ордер № 6.
При использовании организацией автоматизированной формы учета с применением программного продукта «1С: Предприятие» регистрами синтетического учета являются обороты счета 60 (Главная Книга), анализ счета 60, оборотно-сальдовая ведомость и др. Регистрами аналитического учета выступают оборотно-сальдовая ведомость по счету 60, анализ счета 60 по субконто, обороты между субконто, карточка счета 60, карточка счета 60 по субконто и др.
| Содержание операций | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Приняты к оплате счета поставщиков за приобретенные у них материальные ценности | 07, 08, 10, 15,41 | 60 |
| Приняты к оплате счета подрядчиков за выполненные ими работы, оказанные услуги | 20, 23, 25, 26, 44 | 60 |
| 19 | 60 | |
| Налоговый вычет по НДС | 68 | 19 |
| Предъявлены претензии поставщикам или подрядчикам за обнаруженную при приемке ценностей, работ недостачу сверх норм естественной убыли, несоответствие цен, ошибки в отгрузочных документах, нарушение условий договоров и т. д. | 76-2 | 60 |
| Оплачены счета поставщиков, подрядчиков | 60 | 50, 51, 52, 55 |
| Произведен взаимозачет задолженностей (если поставщик является одновременно и покупателем продукции (работ, услуг) данной организации) | 60 | 62 |
| Списана задолженность перед поставщиком (подрядчиком) в связи с истечением срока исковой давности (3 года) | 60 | 91-1 |
| Выдан аванс поставщику (подрядчику) | 50, 51, 52 | |
| Принят к вычету НДС с аванса | 68 | 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» |
| Оприходованы материальные ценности, в счет оплаты которых ранее был перечислен аванс | 08, 10, 20, 26, 41 | 60 |
| Учтен НДС, подлежащий уплате поставщику (подрядчику) | 19 | 60 |
| Налоговый вычет по НДС | 68 | 19 |
| Учтен аванс | 60 | 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» |
| Восстановлен НДС, принятый к вычету после перечисления аванса | 68 | 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» |
| Возвращены поставщиками (подрядчиками) неиспользованные суммы авансов | 50,51,52 | 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» |
| Выдан поставщику (подрядчику) собственный вексель | 60 | 60 субсчет «Векселя выданные» |
