Uvod
Proizvodna praksa je bila opravljena v Chisty Grad LLC. Vrsta izvajanja glavne dejavnosti: opravljanje del in storitev v zvezi s čiščenjem ozemlja in vzdrževanjem mestnega uličnega in cestnega omrežja.
Industrijska praksa, namenjena praktični uporabi veščin, pridobljenih v učnem procesu, je omogočila utrjevanje pridobljenega znanja.
Med pripravništvom so bili moji cilji študij:
Dokumentacija o računovodstvu premoženja organizacije, glavne podrobnosti dokumentov, vrste dokumentov;
Vrstni red pogojev shranjevanja dokumentov organizacije;
· Vodenje evidence sredstev organizacije;
· Vodenje evidenc materialov;
· Vodenje evidenc blaga;
· Vodenje evidenc proizvodnih stroškov;
· Vodenje evidenc prodajnih stroškov;
· Vodenje evidence končnih izdelkov;
· Vodenje evidence osnovnih sredstev in neopredmetenih sredstev;
· Vodenje evidence finančnih naložb;
· Vodenje evidence terjatev organizacije.
Značilnosti organizacije Chisty Grad LLC
Preučevanje računovodske politike organizacije
Splošne določbe
Družba z omejeno odgovornostjo "Chisty Grad", v nadaljnjem besedilu družba, ustanovljena v skladu s civilnim zakonikom Ruske federacije, zveznim zakonom "o družbah z omejeno odgovornostjo", drugimi predpisi, ki urejajo ustanavljanje in delovanje podjetij v Ruski federaciji. in sklep o ustanovitvi družbe.
Ustanovna listina društva je listina.
Polno ime družbe v ruščini: družba z omejeno odgovornostjo "Chisty Grad". Skrajšano ime podjetja v ruščini: Chisty Grad LLC.
Lokacija podjetja: Ruska federacija, Pskov, ul. Dekabristov, 19, pisarna 100.
Pravni status podjetja
Podjetje ima pravice pravne osebe od trenutka državne registracije v skladu z ustaljenim postopkom. Družba ima ločeno premoženje, evidentirano v samostojni bilanci stanja, lahko v svojem imenu pridobiva in uresničuje premoženjske in osebne nepremoženjske pravice, prevzema obveznosti, je tožnik in toženec na sodišču. Podjetje ima okrogel pečat s polnim imenom podjetja v ruskem jeziku, ki označuje lokacijo podjetja. Družba ima pravico do registracije žigov, pisemskih listov z imenom podjetja, lastnega znaka in blagovne znamke na predpisan način.
Družba vodi seznam članov družbe.
Družba odgovarja za svoje obveznosti z vsem svojim premoženjem.
Družba ne odgovarja za obveznosti svojih članov.
Udeleženci družbe ne odgovarjajo za njene obveznosti in nosijo tveganje izgub, povezanih z dejavnostmi družbe, v obsegu vrednosti svojih deležev v odobrenem kapitalu družbe.
V primeru plačilne nesposobnosti (stečaja) družbe po krivdi njenih udeležencev ali po krivdi drugih oseb, ki imajo možnost odločati o njenih dejanjih, lahko navedeni udeleženci ali druge osebe v primeru nezadostnega premoženja družbe dodeli subsidiarno odgovornost za svoje obveznosti.
Namen in predmet dejavnosti
Podjetje je gospodarska organizacija, katere namen je ustvarjanje dobička.
Podjetje ima državljanske pravice in obveznosti, potrebne za izvajanje vseh vrst dejavnosti, ki jih zvezni zakoni ne prepovedujejo.
Predmet dejavnosti podjetja je gospodarska dejavnost, povezana s čiščenjem ozemlja in vzdrževanjem uličnega in cestnega omrežja mesta Pskov:
1. Odvoz smeti s cest, pločnikov in sosednjih ozemelj;
2. košnja trave ob cestah in zelenicah v mejah cest in cestnih križišč mesta;
3. udarna popravila cestnih površin;
4. Popravilo in vzdrževanje paviljonov postajališč javnega prevoza;
5. vzdrževanje in postavitev novih prometnih znakov in drugih sredstev za nadzor prometa;
6. Vzdrževanje peš in električnih ograj;
7. Podobna dejavnost.
Podjetje ima pravico opravljati zunanje gospodarsko dejavnost na način, ki ga določa zakon.
Dejavnosti, za katere so potrebne licence ali posebna dovoljenja, se izvajajo šele po njihovi pridobitvi.
Odobreni kapital družbe
Za zagotovitev dejavnosti družbe je bil ustanovljen odobreni kapital v višini 100.000 (sto tisoč) rubljev. Odobreni kapital je sestavljen iz nominalne vrednosti deležev njegovih udeležencev.
Dokumentacija poslovnih transakcij
Dokumentacija v računovodstvu organizacije "Chisty Grad" LLC se uporablja kot način primarne registracije in pravne registracije opazovanih predmetov, tj. metoda primarnega odražanja vpliva izvedenih dejstev gospodarskega življenja na stanje predmetov računovodstva
Knjigovodska listina mora biti sestavljena v času gospodarskega posla, če to ni mogoče, pa je njena sestava obvezna takoj po zaključku gospodarskega posla opazovanja.
Dokumenti se med seboj razlikujejo tako po obliki kot po kazalnikih, ki določajo vsebino v njih evidentiranih transakcij. Glavni kazalniki dokumentov, ki označujejo bistvo operacij, se imenujejo podrobnosti.
Podrobnosti so informacijski element, ki nosi neodvisno smiselno obremenitev (na primer vrsta materiala, merska enota itd.).
Razlike v oblikah in vsebini dokumentov določajo posebnosti njihove uporabe pri računovodskem delu. Zato so zaradi lažje obdelave knjigovodske listine razvrščene po homogenih značilnostih.
Glavne značilnosti klasifikacije listin so namen, obseg evidentiranih poslovnih poslov (vrstni red oblikovanja), način uporabe, kraj sestave.
Knjigovodske listine nimajo samostojne vrednosti. Sestavljeni so na podlagi upravnih in izvršilnih dokumentov in so tehnično sredstvo za sistematizacijo računov.
Dokumenti o računovodski registraciji so tudi dokumenti, ki jih sestavi računovodja za pripravo in poenostavitev računovodskih evidenc za nadaljnjo uporabo v računovodskem procesu (na primer računovodski izkazi, kalkulacije itd.). Takšni dokumenti se uporabljajo samo v računovodstvu te organizacije. Vsebina in oblike teh dokumentov so odvisne od tehničnih sredstev, ki se uporabljajo pri računovodskem delu, narave in seznama kazalnikov sintetičnega in analitičnega računovodstva.
Pri združevanju računovodskih dokumentov glede na obseg odraženih poslovnih transakcij ločimo primarne in konsolidirane dokumente.
Primarne so listine, ki sestavljajo dejstva gospodarskega življenja v času njihovega zaključka. Ti dokumenti so na samem začetku tehnološke verige računovodskega procesa. Tvorijo osnovo primarnega računovodstva, ker se dejstvo gospodarskega življenja zabeleži v primarni listini s predhodnim opazovanjem in merjenjem. Primarno zajema večino knjigovodskih listin, ki obdelujejo poslovne transakcije (na primer denarne prejemke in izdatke, potrdila o prevzemu, računi itd.).
Zbirni dokumenti beležijo podatke o dejstvih gospodarskega življenja iz več primarnih dokumentov. Uporaba konsolidiranih dokumentov je povezana s potrebo po povzemanju podatkov primarnih dokumentov in pridobitvi konsolidiranih kazalnikov ali pridobitvi dodatnih informacij o poslovnih transakcijah, ki so evidentirane in jih odražajo v računovodstvu v ustreznih oddelkih. Primer konsolidiranega dokumenta so lahko blagajniška poročila (blagajniška poročila), ki povzemajo podatke o vhodnih in izhodnih blagajniških nalogih ter dokumentih, ki so jim priloženi; poročila o blagu, sestavljena na podlagi primarnih dokumentov o prejemu in izdatku materialnih sredstev itd.
Primarne in zbirne knjigovodske listine se lahko sestavijo tako na papirju kot na strojnem mediju. Če je listina sestavljena na strojnem mediju, je treba hkrati pripraviti njeno kopijo na papirju. Ta pogoj se ohrani tudi, če obstaja zahteva organov pregona in organov, ki izvajajo nadzor v skladu z veljavno zakonodajo.
Glede na kraj sestave delimo listine na zunanje in notranje.
Za zunanje dokumente se štejejo dokumenti, ki so sestavljeni izven te organizacije, tj. dokumenti, prejeti od drugih organizacij: računi - plačilne zahteve dobaviteljev; bančni izpiski o poravnalnih in deviznih računih; sklep o izvršbi itd.
Interni so dokumenti, ki se ne glede na njihov namen sestavijo v dani organizaciji.
Za računovodstvo v organizaciji so sprejeti samo pravilno izpolnjeni dokumenti.
Pri dokumentiranju poslovnih transakcij morajo biti dokumenti kakovostni, vsebovati zanesljive podatke o obsegu in času poslovanja. Za točnost podatkov odgovarjajo uradne osebe, ki so dokument podpisale.
Listine morajo biti izpolnjene jasno, jasno, s črnilom ali s pomočjo tehničnih sredstev. Ne dovoljujejo izbrisov in nepooblaščenih načinov popravljanja zapisanih podatkov. Napake v dokumentih popravite tako, da napačno besedilo ali številko prečrtate z eno vrstico, da lahko preberete popravljeno in zgoraj zapisane pravilne podatke. S popravkom napake se strinjajo in s podpisom potrdijo osebe, ki so podpisale dokument, z navedbo datuma popravka.
Za izdajo nekaterih knjigovodskih listin je vzpostavljen poseben nadzor z izpolnjevanjem čekovnih čekov, potrdil o prejemu nalogov in izdajanjem kopij listin. Ta nadzor se izvaja z namenom, da se prepreči nepravilno in nezakonito poslovanje, da se po možnosti preprečijo poneverbe, tatvine in druge zlorabe uradnih oseb.
Računovodske listine, sestavljene na predpisan način, se prenesejo v računovodstvo za njihovo nadaljnjo obdelavo in odraz v računovodstvu transakcij, ki jih izvajajo. Po uporabi se dokumenti prenesejo v hrambo v arhiv.
Proces gibanja knjigovodskih listin od trenutka njihove izdaje (sestave, nastanka), operativne uporabe, računovodske obdelave, evidentiranja v knjigovodskih registrih in do oddaje v arhiv za hrambo se imenuje dokumentarni promet.
Ob vstopu v računovodstvo se knjigovodske listine predvsem preverijo glede vsebine poslovanja in pravilnosti listine.
Preverjanje vsebine operacije je sestavljeno iz preverjanja skladnosti opravljene operacije, ki jo izvaja dokument, z veljavnimi zakonskimi predpisi. Takšno preverjanje je eden najpomembnejših načinov nadzora računovodij nad spoštovanjem zakonitosti in ekonomske upravičenosti opravljenega poslovanja.
Pri preverjanju pravilnosti papirologije se ugotavlja, ali je dokument sestavljen v predpisani obliki, ali so vsi njegovi podatki pravilno izpolnjeni, ali so upoštevana pravila za odpravo napak v dokumentu, pristnost podpisov uradnih oseb itd. . Dokumenti, sestavljeni v nasprotju z uveljavljenimi pravili, se vrnejo v nadaljnjo obdelavo.
V arhivu organizacije se računovodski dokumenti hranijo za obdobja, ki jih določi Zvezna arhivska služba. Minimalno obdobje shranjevanja računovodskih listin v arhivu organizacije je 5 let. Za posamezne dokumente so določeni različni roki hrambe. Na primer, osebne račune zaposlenih v organizaciji je treba hraniti 75 let, pooblastila za prejemanje sredstev in inventarja - 3 leta itd.
Po preteku roka hrambe se posebej pomembni dokumenti predajo lokalnemu državnemu arhivu, ostali pa se uničijo. Prenos dokumentov v državni arhiv se zabeleži v arhivski knjigi s sklicevanjem na listine, ki potrjujejo ta prenos.
Odvzem primarnih dokumentov iz organizacije dovoljujejo samo preiskovalni organi, predpreiskovalni organi, tožilstvo in sodišča, davčni inšpektorat na podlagi odločbe teh organov v skladu z veljavno rusko zakonodajo o kazenskem postopku. Zaseg dokumentov se dokumentira v protokolu, katerega kopija se proti prejemu izroči vodji organizacije in glavnemu računovodji. Glavni računovodja ali drug uradnik ima pravico z dovoljenjem in v prisotnosti predstavnikov organov, ki zasežejo dokumente, narediti kopije dokumentov z navedbo razloga in datuma zasega.
V primeru izgube ali uničenja računovodskih listin vodja organizacije imenuje komisijo, ki razišče razloge za izgubo ali uničenje dokumentov. V nujnih primerih so k sodelovanju pri delu komisije povabljeni predstavniki preiskovalnih organov varstva in državnega požarnega nadzora, kar je določeno v odredbi. Rezultati dela komisije so formalizirani z aktom, ki ga potrdi vodja organizacije.
Zahteve glavnega računovodje (v nadaljnjem besedilu glavni računovodja so tudi osebe, ki vodijo računovodske evidence v primerih iz pododstavkov "b", "c", "d" sedmega odstavka tega pravilnika) za dokumentiranje poslovnih transakcij ter predložitev listin in podatkov računovodskemu servisu so obvezni za vse zaposlene v organizaciji.
(glej besedilo v prejšnji izdaji)
Glede na naravo poslovanja, zahteve regulativnih aktov, metodološke smernice za računovodstvo in tehnologijo obdelave računovodskih informacij se lahko v primarnih dokumentih vključijo dodatne podrobnosti.
14. Seznam oseb, upravičenih do podpisovanja primarnih računovodskih dokumentov, odobri vodja organizacije v soglasju z glavnim računovodjo.
Dokumente, ki formalizirajo poslovne transakcije z gotovino, podpišeta vodja organizacije in glavni računovodja ali osebe, ki jih pooblastijo.
Brez podpisa glavnega računovodje ali osebe, ki jo pooblasti, se denarni in poravnalni dokumenti, finančne in kreditne obveznosti štejejo za neveljavne in jih ni treba sprejeti v izvršitev (razen dokumentov, ki jih podpiše vodja zveznega izvršnega organa, konstrukcijske značilnosti, ki so določene z ločenimi navodili Ministrstva za finance Ruske federacije). Finančne in kreditne obveznosti se razumejo kot dokumenti, ki formalizirajo finančne naložbe organizacije, posojilne pogodbe, posojilne pogodbe in pogodbe, sklenjene o blagovnem in komercialnem posojilu.
V primeru nesoglasja med vodjo organizacije in glavnim računovodjo o izvajanju določenih poslovnih transakcij se lahko primarni računovodski dokumenti o njih sprejmejo v izvedbo s pisnim nalogom vodje organizacije, ki nosi polno odgovornost za posledice. takšnih operacij in vključitev podatkov o njih v računovodstvo in računovodsko poročanje.
15. Primarna knjigovodska listina mora biti sestavljena ob sklenitvi posla, če to ni mogoče, pa takoj po opravljenem poslu.
Pri prodaji blaga, izdelkov, del in storitev z uporabo blagajn je dovoljeno sestaviti primarni knjigovodski dokument vsaj enkrat na dan po njegovem zaključku na podlagi blagajniških prejemkov.
Ustvarjanje primarnih računovodskih dokumentov, postopek in pogoji za njihov prenos za razmislek v računovodstvu se izvajajo v skladu z urnikom poteka dela, ki ga odobri organizacija. Pravočasna in kakovostna izvedba primarnih računovodskih dokumentov, njihov prenos v določenih rokih za razmislek v računovodstvu, pa tudi zanesljivost podatkov, ki jih vsebujejo, zagotavljajo osebe, ki so sestavile in podpisale te dokumente.
16. Popravljanje blagajniških in bančnih dokumentov ni dovoljeno. Popravki drugih primarnih računovodskih dokumentov se lahko izvedejo le po dogovoru z osebami, ki so te dokumente sestavile in podpisale, kar mora biti potrjeno s podpisi istih oseb z navedbo datuma popravkov.
17. Za obvladovanje in racionalizacijo obdelave podatkov o poslovnih transakcijah se lahko na podlagi primarnih knjigovodskih listin sestavijo konsolidirane knjigovodske listine.
18. Primarne in zbirne knjigovodske listine se lahko sestavljajo na papirju in strojnem mediju. V slednjem primeru je organizacija dolžna na lastne stroške izdelati kopije takih dokumentov na papirju za druge udeležence v poslovnih transakcijah, pa tudi na zahtevo organov, ki izvajajo nadzor v skladu z zakonodajo Ruske federacije, sodišče in tožilstvo.
Dokument je informacijsko sporočilo (potrdilo), kodirano na določen način in pritrjeno na poseben medij, ki potrjuje, da dejstvo gospodarskega življenja obstaja ali je storjeno ali mora biti storjeno.
Primarne knjigovodske listine - pisno potrdilo o opravljenem poslovnem poslu ali dajanje pravice do njegovega opravljanja. V skladu z zakonom "O računovodstvu" z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ je treba vse poslovne transakcije evidentirati na podlagi dokazil.
Od 1. januarja 2013 obrazci primarnih knjigovodskih listin, vsebovani v albumih poenotenih obrazcev primarne knjigovodske dokumentacije, niso obvezni. Hkrati so obrazci dokumentov, ki se uporabljajo kot primarni računovodski dokumenti, ki jih določijo pooblaščeni organi v skladu z drugimi zveznimi zakoni in na podlagi njih (na primer gotovinski dokumenti), še naprej obvezni za uporabo (informacija Ministrstva za finance RS Rusija N PZ-10/2012).
Vsako dejstvo gospodarskega življenja je predmet registracije s primarnim računovodskim dokumentom. Za računovodstvo ni dovoljeno sprejemati listin, ki dokumentirajo dejstva gospodarskega življenja, ki se niso zgodila, vključno s tistimi, ki so podlaga za namišljene in lažne transakcije.
Obvezni podatki primarne knjigovodske listine so:
1) ime dokumenta;
2) datum sestave listine;
3) ime gospodarskega subjekta, ki je dokument pripravil;
5) vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;
6) naziv delovnega mesta osebe (oseb), ki je opravila (so opravile) posel, posel in je odgovorna (odgovorna) za njegovo izvedbo, ali naziv delovnega mesta osebe (oseb), odgovornih (odgovornih) za izvedba dogodka;
7) podpise oseb, odgovornih za opravljanje transakcij, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.
Primarna knjigovodska listina mora biti sestavljena v času dejstva gospodarskega življenja, če to ni mogoče, pa takoj po njegovem zaključku. Oseba, odgovorna za registracijo dejstva gospodarskega življenja, zagotavlja pravočasen prenos primarnih računovodskih dokumentov za registracijo podatkov, ki jih vsebujejo, v računovodskih registrih, pa tudi zanesljivost teh podatkov. Oseba, ki ji je zaupano vodenje računovodstva, in oseba, s katero je sklenjena pogodba o opravljanju računovodskih storitev, ne odgovarjata za skladnost primarnih knjigovodskih listin, ki jih sestavijo druge osebe, z uresničenimi dejstvi gospodarskega življenja.
Oblike primarnih računovodskih dokumentov določi vodja gospodarskega subjekta na predlog uradnika, ki mu je zaupano računovodstvo. Oblike primarnih računovodskih dokumentov za organizacije javnega sektorja so določene v skladu s proračunsko zakonodajo Ruske federacije.
V skladu z zveznim zakonom z dne 06.04.2011 N 63-FZ "O elektronskem podpisu" (s spremembami 02.07.2013) v primerih, ko zvezni zakoni in drugi regulativni pravni akti, ki so začeli veljati pred 1. julijem 2013, določajo pri uporabi elektronskega digitalnega podpisa se uporablja izboljšan kvalificirani elektronski podpis.
Primarni računovodski dokument je sestavljen na papirju in (ali) v obliki elektronskega dokumenta, podpisanega z elektronskim podpisom.
Če zakonodaja Ruske federacije ali sporazum določa predložitev primarne računovodske listine drugi osebi ali državnemu organu na papirju, je gospodarski subjekt dolžan na zahtevo druge osebe ali državnega organa na svoje stroške. , za izdelavo tiskanih kopij primarne knjigovodske listine, sestavljene v obliki elektronskega dokumenta.
Popravki so dovoljeni v primarnem računovodskem dokumentu, razen če zvezni zakoni ali regulativni pravni akti državnih organov za računovodstvo določajo drugače. Popravek v primarnem računovodskem dokumentu mora vsebovati datum popravka, pa tudi podpise oseb, ki so sestavile dokument, v katerem je bil opravljen popravek, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.
Če se v skladu z zakonodajo Ruske federacije primarni računovodski dokumenti, tudi v obliki elektronskega dokumenta, umaknejo, se kopije umaknjenih dokumentov, izdelane v skladu s postopkom, ki ga določa zakonodaja Ruske federacije, vključijo v knjigovodske listine.
Seznam oseb, upravičenih do podpisovanja primarnih računovodskih dokumentov, odobri vodja podjetja v soglasju z glavnim računovodjo.
Vrste revizij knjigovodskih listin. Vse primarne dokumente, ki jih prejme računovodski oddelek, je treba preveriti v obliki, aritmetično in v bistvu - to je ena od stopenj računovodske obdelave. Pri formalnem pregledu se ugotovi, ali je bil uporabljen obrazec ustrezne oblike, ali so navedeni vsi potrebni podatki, ali dokument vsebuje potrebne podpise, ali so v njem izbrisi, madeži in nedoločeni popravki. Preverjanje štetja vam omogoča, da ugotovite pravilnost aritmetičnih izračunov, rezultate obdavčitve. Namen vsebinskega preverjanja je ugotoviti zakonitost in smotrnost v dokumentu zapisanega poslovnega posla. Preveri tudi, ali je bila operacija dejansko izvedena in v navedenem obsegu. Če se v gotovinskih in bančnih dokumentih odkrijejo napake, jih je treba prepisati, popravki v njih niso dovoljeni. Prepovedano je izvajati transakcije, ki so v nasprotju z zakonom in uveljavljenim postopkom za ravnanje z gotovino in drugimi vrednostmi.
Metode preverjanja:
trdna
selektivno
Solidno, to je seveda celoten predizbor za obravnavano obdobje. Med revizijami praviloma sodijo blagajna, banka, plača vodstva in glavnega računovodje.
Selektivna metoda - preverjanje določenega dela niza dokumentov, če so to na primer vnaprejšnja poročila, nato pa po presoji inšpektorja dokumenti za sode mesece, za določeno četrtletje ali poročila od te in te številke do tako in tako, na splošno je vse odvisno od fantazij inšpektorja in od tega, koliko priznava, da lahko imate napake in kršitve na tem področju (tako imenovana stopnja revizijskih tveganj).
Kar se tiče načinov.
1. Preverjanje samega dokumenta:
ü prisotnost obveznih podrobnosti - datum, podpisi odgovornih oseb, vsebina operacije itd.
ü logični nadzor - primerjava vsebine operacije in stroškov; odražene fizične lastnosti z količino dokumenta; datum dokumenta in obdobje, kateremu je priložen;
zakonitost operacije ali njena ekonomska izvedljivost;
ü aritmetična kontrola - ali obstajajo seštevki s seštevkom pozicij, prometi za temeljnice s prometi v glavni knjigi ipd.
2. Popis - primerjava knjigovodskih podatkov z dejansko razpoložljivostjo.
3. Analitični postopki - veliko različnih tehnik, na primer primerjava obsega proizvodnje in porabe virov: električne energije, materialov itd.
4. Uporaba zunanjih virov informacij - navzkrižno preverjanje (dokumenti in (ali) informacije se zahtevajo od nasprotnih strank, regulativnih organov).
Pretok dokumentov je sistem za ustvarjanje, interpretacijo, posredovanje, sprejemanje in arhiviranje dokumentov v organizaciji od trenutka, ko so oblikovani ali prejeti, do zaključka izvedbe ali odpreme. Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov nadzoruje izvajanje dela z dokumenti in ščiti dokumentacijo pred nepooblaščenimi dostopi.
Pretok dokumentov- to je eno od orodij za upravljanje podjetja, ki služi za izmenjavo elektronskih informacij tako znotraj podjetja (med zaposlenimi v podjetju) kot z zunanjimi nasprotnimi strankami. Obstaja tudi "pisarniško delo", ki se pogosto uporablja kot sinonim za izraz "pretok dokumentov", vendar jih je treba ločiti. Pisarniško delo je skupek ukrepov v organizaciji za dokumentarno podporo vodenju. Izraz "dokumentni tok" pa opisuje gibanje dokumentov v okviru dokumentarne podpore za upravljanje.
Pretok dokumentov v organizaciji je lahko tako centralizirano kot predstavljeno na ravni posebnih oddelkov. V centraliziranem delovnem toku se upoštevajo tri glavne vrste dokumentov: dohodni (od zunanjih nasprotnih strank), odhodni (od oddelkov) in notranji (za distribucijo znotraj organizacije).
Obstaja več glavnih faz potek dela:
ü Sestavljanje listine (pri poslovni transakciji)
ü Prenos v računovodstvo
ü Preverjanje sprejetih dokumentov s strani računovodje
ü Obdavčitev, grupiranje in sistematizacija dokumenta v računovodstvu
ü Odlaganje v arhiv (zadnja faza življenjskega cikla dokumenta v delovnem toku)
Glavna komunikacijska težava srednjega podjetja je težava, povezana z pretok dokumentov. Pretok dokumentov je lahko slabe kakovosti, nezanesljiv, neformaliziran itd. Te težave so vir izgube informacij, neproduktivnih stroškov sredstev podjetja, ki se na koncu izrazijo v finančnih izgubah. Sredstvo za regulacijo (normalizacijo) interakcije v takem podjetju je optimizacija poteka dela in njegova kasnejša avtomatizacija, tj. ustvarjanje elektronski sistemi za upravljanje dokumentov (ali EDMS). Hkrati se avtomatizacija poteka dela pogosto dogaja vzporedno z nastavitvijo in avtomatizacijo računovodstva v podjetju.
Sistemi za avtomatizacijo delovnega toka so se v tujini začeli uporabljati prej kot v Rusiji, razvila pa se je lastna terminologija, ki opisuje različna področja upravljanja elektronskih dokumentov. Obstaja cel razred izdelkov za avtomatizacijo delovnega toka, tako imenovani sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov ali EDMS.
Na najbolj razširjeni platformi v Rusiji "1C:Enterprise 8.2." Popolna upravljanje dokumentov v 1C se je pojavila skupaj z ustvarjanjem platforme 1C:Enterprise 8, ko je bila distribucija družine programov 1C preusmerjena iz malih na srednje in korporativne segmente podjetij. Elektronsko upravljanje dokumentov je atribut celovitega informacijskega sistema.
Programski izdelki, ki temeljijo na platformi 1C, so tradicionalno močni na področju računovodstva in upravljanja. Glede upravljanje dokumentov v 1C ima številne dodatne prednosti. Ti vključujejo popolno integracijo s poverilnicami - dokumenti in imeniki, brez katerih ni mogoče zgraditi sistema integrirane avtomatizacije poslovnih procesov.
Obstaja več standardnih aplikacij sistema za upravljanje elektronskih dokumentov 1C, na primer avtomatizacija pogodbenega dela. Toda reševanje takšnih nalog, kot so kadrovski potek dela, delo s službenimi potovanji in avansnimi poročili, vloge za sredstva, podporni procesi prodaje, nabave, proizvodnje in skladiščni potek dela, je mogoče rešiti le v enem samem informacijskem sistemu z računovodskim programom. Na primer, na platformi 1C 8.2. elektronski sistem za upravljanje dokumentov ": Upravljanje procesov" lahko deluje v eni sami bazi podatkov z izdelkom "1C: Upravljanje plač in osebja" ali "1C: Upravljanje proizvodnega podjetja", ki vam omogoča celovito reševanje obeh funkcionalnih nalog (na primer zaposlovanje ) in računovodsko (obračunavanje plač) in vodstveno (sprejemanje motivacijske odločitve za povišanje plače ali globe) ter naloge interakcije in prenosa informacij (posredovanje dokumenta po poti, povezano s pravočasnim obveščanjem vseh zainteresiranih udeležencev v postopek v skladu s predhodno odobrenim postopkom). Funkcionalnost programskih produktov, ki rešujejo interakcijske probleme, je standardna tudi za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentov.
Nadzor nad viri podjetja, vodenje in organizacija pravilnega delovanja oddelkov, optimizacija in izboljšanje dela podjetja so rešeni z uporabo sistema za elektronsko upravljanje dokumentov.
Obrazci obrazcev primarnih dokumentov, ki so razvrščeni kot obrazci stroge odgovornosti, morajo biti oštevilčeni na način, ki ga predpisujejo ministrstva in službe (oštevilčenje, tipografska metoda).
Za pravočasno in pravilno pripravo dokumentov, za točnost podatkov, kot tudi za pravočasno posredovanje dokumentov v računovodstvo, nosijo osebe, ki so te dokumente sestavile in podpisale.
Pravila dokumentnega toka in tehnologija obdelave računovodskih informacij so odobrena kot del računovodske politike, ki jo sprejme podjetje. Za racionalno organizacijo delovnega toka v podjetju mora biti urnik delovnega toka odobren z odredbo (navodilom) vodje. Nadzor nad skladnostjo izvajalcev z urnikom poteka dela izvaja glavni računovodja podjetja.
Računovodski registri. Podatki v primarnih računovodskih dokumentih so predmet pravočasne registracije in kopičenja v računovodskih registrih.
Računovodski registri - knjige, kartice, revije ali ločeni listi, pridobljeni z računalniško tehnologijo, magnetnimi trakovi, diski, disketami in drugimi strojnimi mediji, namenjeni sistematizaciji in zbiranju informacij v primarnih dokumentih, sprejetih za računovodstvo, za razmislek o računovodskih računih in v računovodskih izkazih . Pri vodenju računovodskih registrov na strojnem mediju je treba zagotoviti možnost njihovega izpisa na papirni medij.
Pri vpisu knjigovodskih predmetov v knjigovodske registre, vpisu namišljenih in navideznih knjigovodskih predmetov v knjigovodske registre niso dovoljeni opustitve ali umiki. Namišljeni računovodski predmet se razume kot neobstoječi predmet, ki se v računovodstvu odraža le na videz (vključno z neizpolnjenimi stroški, neobstoječimi obveznostmi, dejstvi gospodarskega življenja, ki se niso zgodila), navidezni računovodski predmet pa se razume kot predmet, ki se odraža v računovodstvo namesto drugega predmeta, s katerim bi to prikrili (vključno z navideznimi posli). Rezerve, sredstva, predvidena z zakonodajo Ruske federacije, in stroški njihovega ustvarjanja niso namišljeni predmeti računovodstva.
Računovodstvo se vodi z dvojnim vpisom v računovodske račune, razen če zvezni standardi ne določajo drugače. Izven knjigovodskih registrov, ki jih uporablja gospodarski subjekt, ni dovoljeno voditi računovodstva.
Obvezni podatki računovodskega registra so:
1) ime registra;
2) naziv gospodarskega subjekta, ki je sestavil register;
3) datum začetka in konca vodenja registra in (ali) obdobje, za katero je bil register sestavljen;
4) kronološko in (ali) sistematično združevanje računovodskih predmetov;
5) vrednost denarnega merjenja računovodskih predmetov z navedbo merske enote;
6) imena delovnih mest oseb, odgovornih za vodenje registra;
7) podpis oseb, odgovornih za vodenje registra, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.
Obrazce računovodskih registrov odobri vodja gospodarskega subjekta na predlog uradnika, ki mu je zaupano računovodstvo. Oblike računovodskih registrov za organizacije javnega sektorja so določene v skladu s proračunsko zakonodajo Ruske federacije.
V skladu z zveznim zakonom št. 63-FZ z dne 6. aprila 2011 (s spremembami 2. julija 2013) v primerih, ko zvezni zakoni in drugi regulativni pravni akti, ki so začeli veljati pred 1. julijem 2013, predvidevajo uporabo elektronski digitalni podpis, izboljšan kvalificirani elektronski podpis.
Računovodski register je sestavljen na papirju in (ali) v obliki elektronskega dokumenta, podpisanega z elektronskim podpisom.
Če zakonodaja Ruske federacije ali sporazum določa predložitev računovodskega registra drugi osebi ali državnemu organu v papirni obliki, je gospodarski subjekt dolžan na zahtevo druge osebe ali državnega organa, lastne stroške, na papirnih izvodih knjigovodskega registra, sestavljenega v obliki elektronskega dokumenta.
V knjigovodskem registru niso dovoljeni popravki, ki jih ne odobrijo osebe, odgovorne za vodenje navedenega registra. Popravek v računovodskem registru mora vsebovati datum popravka, pa tudi podpise oseb, odgovornih za vodenje tega registra, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.
Če se v skladu z zakonodajo Ruske federacije računovodski registri umaknejo, tudi v obliki elektronskega dokumenta, se kopije umaknjenih registrov, izdelane na način, ki ga določa zakonodaja Ruske federacije, vključijo v računovodske dokumente.
Ne glede na način računovodenja le-to temelji na dokumentaciji, kjer imajo listine vlogo primarnih nosilcev računovodskih informacij (opravljenih poslovnih transakcij). Združevanje, posploševanje in kopičenje dnevnih operacij se izvajajo v računovodskih registrih, ki jih razvijajo podjetja v skladu s splošnimi metodološkimi načeli. Registri so po videzu razdeljeni na kartice, proste liste in knjige, po vsebini - na registre analitičnega, sintetičnega računovodstva in kombinirane, to je združevanje teh dveh vrst računovodstva.
Klasifikacija dokumentov. Sestava in analiza strukture dokumentov na tej podlagi omogočata oceno razmerja med obsegom notranjega in zunanjega kroženja dokumentov v organizaciji, analizo stopnje avtonomije dejavnosti podjetja (izračun razmerja enot vhodnih informacij). in notranje informacije), oceniti aktivnost kroženja organizacije v zunanjem okolju (z deležem izhodnih dokumentov).
Po dogovoru listine delimo na upravne, izvršilne, združene in knjigovodske listine.
menedžerski dokumenti vsebujejo naročila, navodila o proizvodnji, opravljanju določenih poslov (naročila vodje podjetja in oseb, ki jih ta pooblasti za opravljanje poslov).
izvršilne listine potrjuje dejstvo poslovnih transakcij. Sem spadajo naročila za sprejem (prejemna dejanja) materialov; akti o prevzemu in odtujitvi osnovnih sredstev; dokumenti o prevzemu končnih izdelkov od delavcev itd. Izvršilne dokumente podpišejo osebe, odgovorne za izvajanje poslovnih operacij in za pravilnost njihovega izvajanja v dokumentih, na primer vodje delavnic, vodje skladišč (skladiščniki), delovodje itd. .
Kombinirano listine so upravne in izvršilne. Sem sodijo: vhodni in odhodni blagajniški nalogi; plačilne liste za izplačilo plač zaposlenim v podjetju; predhodna poročila odgovornih (napotenih) oseb itd.
Knjigovodske listine se sestavijo v primeru, ko ni drugih listin za evidenco poslovanja oziroma pri povzemanju in obdelavi izvršilnih in upravnih listin. Sem spadajo potrdila, izjave o razdelitvi, izračuni rezerv, finančni izkazi itd.
Dokumenti, ki se uporabljajo v računovodstvu, so razdeljeni tudi na enkratno in akumulativno.
Enkrat primarni dokumenti sestavljajo vsako poslovno transakcijo in se sestavijo v enem koraku.
Kumulativno dokumenti se sestavljajo v določenem obdobju s postopnim kopičenjem homogenih poslovnih transakcij. Na koncu obdobja ti dokumenti izračunajo vsote za ustrezne kazalnike. Primeri zbirnih dokumentov so dvotedenski, mesečni delovni nalogi, limitne kartice za sprostitev materialov iz skladišč podjetja itd. Zbirni dokumenti so element prve stopnje sistematizacije in posploševanja računovodskih informacij.
Poenotenje in standardizacija dokumentov. Trenutno se uporabljajo enotne, specializirane in posamezne oblike primarnih dokumentov. Enotni dokumenti so standardni dokumenti, ki so potrjeni na predpisan način in so namenjeni registraciji enotnega poslovanja v organizacijah z različnimi lastniškimi oblikami in različnimi panožnimi značilnostmi.
V poenotenih oblikah primarne računovodske dokumentacije (razen obrazcev za obračunavanje gotovinskih transakcij) lahko organizacija po potrebi vnese dodatne podrobnosti. Izločanje posameznih podatkov iz enotnih obrazcev ni dovoljeno.
Uvedene spremembe morajo biti formalizirane z ustreznim organizacijskim in upravnim dokumentom organizacije. Tipični enotni primarni dokumenti so izdani v albumih, v katerih so oblikovani v okviru enotnih računovodskih odsekov in imajo svojo razločevalno številko.
Enotne oblike primarne računovodske dokumentacije za računovodstvo osnovnih sredstev veljajo za pravne osebe vseh oblik lastništva, ki delujejo na ozemlju Ruske federacije (razen kreditnih organizacij in proračunskih institucij).
Obrazci predvidevajo območja kodiranja informacij, ki se izpolnijo v skladu z vseruskimi klasifikatorji:
poslovodna dokumentacija - OKUD;
podjetja in organizacije - OKPO;
osnovna sredstva - OKOF.
Po potrebi se lahko zaradi dodatne sistematizacije kazalnikov za avtomatsko obdelavo podatkov vnesejo dodatne kode v skladu s sistemom kodiranja, sprejetim v organizaciji.
Pri izdelavi praznih izdelkov na podlagi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije je dovoljeno spreminjati v smislu razširitve in zoženja stolpcev ter dodajanja vrstic (vključno s prostimi) in prostih listov za lažjo namestitev in obdelavo potrebnih informacij. . Materialni nosilec dokumenta je lahko knjigovodski obrazec ali magnetni disk, odvisno od tega, ali se knjigovodski podatki beležijo na papirnem ali magnetnem mediju.
Uvedba enotnih oblik primarne računovodske dokumentacije v organizacijah na ozemlju Ruske federacije kot elementa računovodske politike se izvede od začetka poslovnega leta in mora biti formalizirana z ustreznim organizacijskim in upravnim dokumentom organizacije.
Medsektorski enotni standardni obrazci so medsektorske narave in jih uporabljajo vse organizacije. Odobreni so z resolucijami Državnega odbora za statistiko Ruske federacije.
Tipični poenoteni panožni obrazci so specializirane oblike dokumentov, namenjene uporabi v organizacijah v določenih panogah. Tako so bili trenutno razviti standardni obrazci, ki jih je odobril Državni statistični odbor za računovodstvo: trgovinske operacije;
poslovanje v organizacijah javne prehrane; gotovinski obračuni s prebivalstvom z uporabo registrskih blagajn;
kapitalska gradnja ter popravila in gradbena dela;
delo gradbenih strojev in mehanizmov;
dejavnosti v cestnem prometu;
kmetijski proizvodi in surovine.
Posamezne oblike primarnih računovodskih dokumentov se razvijajo in uporabljajo v organizaciji, ki ima posebne operacije, ki so značilne samo za posamezen primer. Takšne oblike dokumentov morajo vsebovati tudi obvezne podrobnosti in biti odobrene v odredbi o računovodski politiki organizacije.
Standardizacija dokumentov je vzpostavitev enotnih velikosti obrazcev iste vrste dokumentov v skladu z resolucijo Državnega odbora Ruske federacije za standardizacijo in meroslovje z dne 03.03.2003 št. 65-st "O sprejetju in izvajanju državni standard Ruske federacije".
Zahteve za dokumentacijo v skladu z GOST 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije" so začeli veljati 1. julija 2003.
Od 1. januarja 2013 obrazci primarnih knjigovodskih listin, vsebovani v albumih poenotenih obrazcev primarne knjigovodske dokumentacije, niso obvezni. Hkrati so obrazci dokumentov, ki se uporabljajo kot primarni računovodski dokumenti, ki jih določijo pooblaščeni organi v skladu z drugimi zveznimi zakoni in na podlagi njih (na primer gotovinski dokumenti), še naprej obvezni za uporabo.
Stanje in perspektive uvajanja »brezpapirnega računovodstva«. Vedno so bili poskusi avtomatizacije računovodstva - abakus, seštevalniki, kalkulatorji in končno računalniki s programi, namenjenimi izključno računovodstvu. Če se sodobne računalniške tehnologije uporabljajo pravilno in učinkovito, se lahko računovodstvo v organizaciji dvigne na kakovostno novo raven: papirne dokumente hranite v arhivu in delajte izključno z njihovimi elektronskimi kopijami.
V skladu z zakonom o računovodstvu je treba primarne dokumente hraniti najmanj pet let. Organizacije hranijo primarne računovodske dokumente, računovodske registre, računovodske (finančne) izkaze, revizijska poročila o njih za obdobja, določena v skladu s pravili za organiziranje državnih arhivov, vendar ne manj kot pet let po letu poročanja. Dokumenti računovodske politike, standardi gospodarskega subjekta, drugi dokumenti v zvezi z organizacijo in vzdrževanjem računovodstva, vključno z orodji, ki zagotavljajo reprodukcijo elektronskih dokumentov, kot tudi preverjanje pristnosti elektronskega podpisa, se hranijo najmanj pet let po letu, v katerem so bili zadnjič uporabljeni za sestavo računovodskih (računovodskih) izkazov.
Popoln prehod računovodstva na brezpapirno tehnologijo s skeniranjem vse primarne dokumentacije je še vedno komaj možen, saj je treba mnoge dokumente iz preteklih let digitalizirati, elektronske podpise oseb, ki lahko potrdijo verodostojnost dokumentov, posebne programe za elektronsko upravljanje dokumentov in še kaj. Bodi pripravljen. Zato bo prehod na »brezpapirno računovodstvo« postopen, saj se iztekajo roki hrambe papirnih listin.
Veliko je bilo že narejenega v smeri zmanjševanja papirnega obtoka dokumentov. Na primer prenos faktur in računov dobaviteljem in kupcem. Trenutna računovodska praksa vključuje izdelavo dokumentov najprej v skladišču (račun), nato v računovodstvu (računi, fakture), zbiranje podpisov, pošiljanje po pošti ali kurirju.
Računalniška tehnologija lahko bistveno pospeši celoten proces. Skladiščnik bo dokument (račun, prenosno potrdilo ali prevzemnico) elektronsko izpolnil, vnesel v program, računovodja bo sestavil račun, ga digitalno podpisal in poslal prejemniku. Računalniški program za upravljanje dokumentov je mogoče konfigurirati tako, da nadzoruje plačila, tako glede časa kot obsega.
Vse to zmanjša količino papirnih dokumentov in olajša iskanje potrebnih informacij.
DOKUMENTACIJA POSLOVANJA
1. Knjigovodske listine in njihov pomen.
3. Klasifikacija dokumentov.
4. Dokumentarni tok in organizacija priprave dokumentov. Shranjevanje dokumentov.
1 . Knjigovodske listine in njihov pomen.
V skladu z zakonom Ukrajine "O računovodstvu in finančnem poročanju v Ukrajini" se računovodstvo vodi v podjetju od datuma njegove registracije do likvidacije. Vodstvu podjetja in zainteresiranim strankam mora zagotoviti zanesljive in popolne podatke. Vprašanja organizacije računovodskega dela so v pristojnosti lastnika v skladu z veljavno zakonodajo in ustanovnimi dokumenti. Hkrati imajo podjetja pravico, da samostojno izberejo računovodsko politiko, obliko računovodstva, postopek in metode evidentiranja računovodskih informacij ob upoštevanju tehnologije proizvodnje in obdelave računovodskih podatkov.
Podjetje razvija oblike in sistem poslovodnega računovodstva, določa pravice zaposlenih do podpisovanja računovodskih dokumentov, potrjuje pravila za kroženje dokumentov in dodatni sistem analitičnih računovodskih registrov. Vodja podjetja je dolžan ustvariti potrebne pogoje za pravilno vodenje računovodstva, ki zagotavlja stalno izpolnjevanje zakonitih zahtev računovodje glede postopka obdelave in predložitve primarnih dokumentov v računovodstvo s strani vseh vključenih proizvodnih enot, služb in zaposlenih. v računovodstvu.
Ena od značilnosti računovodstva, ki ga razlikuje od drugih vrst računovodskih del, je, da se vse poslovne transakcije sproti in v celoti spremljajo. Proizvodne zaloge v podjetju so v stalnem kroženju, mimo in spreminjanje materialno odgovornih oseb. Na primer, iz rastlinske industrije pridejo proizvodi v skladišče, nato pa se prodajo po ustreznih kanalih, izdajo za javno prehrano, za krmo za živino. Mineralna gnojila se od dobaviteljev knjižijo v skladišče podjetja in prenesejo na odgovornost odgovorne osebe. V procesu tega gibanja se izvajajo poslovne operacije. Vsako od njih v računovodstvu, ne glede na vsebino in obseg v času izvajanja, v nekaterih primerih po zaključku, je treba dokumentirati.
knjigovodska listina (izraz listina izhaja iz latinskega DOCUMENTUM kar pomeni dokaz, dokaz) je pisni dokaz ustrezne oblike in vsebine o dejstvu poslovne transakcije ali pisno naročilo za pravico do njene izvedbe. Vknjižba, ki ni potrjena z ustrezno knjigovodsko listino, ni veljavna in je ni mogoče evidentirati v knjigovodstvu. Dokumentacija – pomemben vir informacij o finančnih in gospodarskih dejavnostih podjetja, ki služi kot sredstvo za spremljanje dela posameznih materialno odgovornih, uradnih oseb podjetja kot celote.
Dokumentacija je skupek listin, ki se sestavljajo za vse poslovne transakcije, pa tudi za knjiženje v sistemu računovodskih računov. Poleg tega je element računovodske metode. Prikaz knjigovodskih predmetov (operacij in procesov) v primarnih knjigovodskih listinah se imenuje primarni račun. Primarno računovodstvo je prva faza računovodskega procesa, ki zajema primarno opazovanje proizvodnih in finančnih dejavnosti podjetja, merjenje računovodskih predmetov in njihovo registracijo.
Postopek dokumentacije je pogojno razdeljen na 4 faze (slika 1):
1. Opazovanje- razjasnitev bistva, ekonomske upravičenosti in pravilnosti gospodarskega dejstva.
2. Merjenje- ugotavljanje naravnih in stroškovnih parametrov ekonomskega dejstva.
3. Pritrjevanje- prikazovanje parametrov gospodarskega dejstva na nosilcih informacij (dokumentih).
4. Zdravljenje- združevanje nosilcev informacij glede na določene ekonomske značilnosti.
riž. 1. Faze dokumentacijskega procesa.
Za zagotovitev evidentiranja dejstev o poslovnem prometu v primarnih listinah je odgovoren lastnik oziroma od njega pooblaščeni organ. S podpisom pooblaščeni delavci preverjajo smotrnost in zakonitost poslovanja, ki je sredstvo nadzora in osebne odgovornosti za svoja dejanja.
Dokumenti se uporabljajo za analizo poslovnih aktivnosti. V procesu njihovega sestavljanja se preučujejo dejavniki, ki vplivajo na stopnjo učinkovitosti kmetovanja. Za prepoznavanje razlogov, na primer povečanje proizvodnih stroškov, se uporabljajo primarni dokumenti. Na njihovi podlagi se ugotavlja racionalnost porabe sredstev in izdelujejo ustrezni zaključki za prihodnost.
Velik je tudi pravni pomen dokumentov. So pisno dokazilo o poslovanju in osnova računovodskih evidenc, zato imajo dokazno vrednost pri reševanju sporov z organizacijami in posamezniki, v sodnih preiskovalnih organih in pri izvajanju sodno računovodskih izvedenstev. V vseh primerih imajo dokumenti pravno veljavo le, če so pravilno sestavljeni in sestavljeni pravočasno.
2. Zahteve za dokumente.
Osnova računovodstva je dokumentacija. Zato so za oblikovanje in vsebino dokumentov postavljene stroge zahteve. V naši državi so opredeljena enotna državna pravila in zahteve za pripravo dokumentov. Ta pravila določajo "Pravilnik o dokumentarnem prikazu evidenc v računovodstvu", odobren z odredbo MFU št. 88 z dne 24. maja 1995 in zakon Ukrajine "O računovodstvu in finančnem poročanju v Ukrajini".
Dokumenti morajo imeti vse potrebne kazalnike, ki označujejo poslovne transakcije, ki so jih opravili. Ti kazalniki se imenujejo podrobnosti. Primarne in zbirne knjigovodske listine so lahko sestavljene na papirju ali strojnih nosilcih in jih vsebujejo zahtevane podrobnosti: ime dokumenta (obrazca); datum in kraj sestavljanja; ime podjetja, v imenu katerega je dokument sestavljen; vsebino in obseg poslovnega posla, mersko enoto poslovnega posla; delovna mesta odgovornih oseb za izvedbo poslovnega posla; pravilnost njegove zasnove; osebni podpis ali druge podatke, ki omogočajo identifikacijo osebe, ki je sodelovala pri izvedbi poslovnega posla.
Vse dokumente, ki so sestavljeni za sprostitev denarnih, materialnih in poravnalnih ter kreditnih operacij, morata podpisati vodja in glavni računovodja gospodarskega subjekta. Dokumenti za izdajo in sprejem sredstev in drugih sredstev morajo vsebovati podpise oseb, ki potrjujejo dejstvo njihovega prejema ali sprostitve. Dokumenti lahko poleg naštetih obveznih podatkov vsebujejo dodatne podrobnosti, ki jih določa narava poslovnega posla, prikazanega v dokumentu, na primer, če je potrebno, dokumenti navajajo naslove strank, ki so sodelovale pri poslu, številke računov v poslovnih bankah, odstotek kontaminacije in vsebnost vlage. žita, vsebnost maščobe v mleku itd.
V skladu z zahtevami za listine morajo biti sestavljene med izvedbo poslovnega posla, če to ni mogoče, pa takoj po njegovem zaključku. Vnose v dokumente je treba izvesti s črnilom, kemičnim svinčnikom, kemičnim svinčnikom, pa tudi na pisalnih strojih in tiskalnikih. Rdeče barve ni dovoljeno izpolnjevati. Napake v dokumentih je mogoče popraviti le ob upoštevanju ustreznih pravil. Vsi nepravilni vnosi morajo biti skrbno prečrtani. V bližini je potrebno narediti potreben vnos in ga spremljati z napisom "verjeti popravljenemu", z navedbo datuma popravka in potrditvijo podpisov oseb, ki so popravile.
V primarnih dokumentih, ki so namenjeni obračunavanju gotovine (blagajniški nalogi, plačilni nalogi itd.), Popravki niso dovoljeni. Takšni dokumenti bodo preklicani. Znesek v takih dokumentih ni naveden samo s številkami, ampak tudi z besedami. V vseh dokumentih morajo biti številke in besedilo napisani jasno in čitljivo, podpisi oseb morajo biti jasni in čitljivi.
Trenutno se v računovodstvu vedno bolj uporabljajo orodja za informatizacijo. Pod temi pogoji morajo dokumenti vsebovati podrobnosti, ki jih določajo zahteve za dokumente. Poleg tega je podjetje dolžno na lastne stroške izdelati kopije dokumentov na papirju na zahtevo drugih udeležencev v poslovnih transakcijah, organov kazenskega pregona.
Za evidentiranje številnih poslov, ki se opravljajo v gospodarskih subjektih, se izda veliko število dokumentov, katerih preverjanje in obdelava zahteva velike stroške dela računovodskih in drugih delavcev ter veliko količino papirja za izdelavo obrazcev dokumentov. . Zmanjšanje in poenostavitev dokumentacije je zelo pomembna. S strani državnega vodstva se veliko dela za poenostavitev računovodstva, zmanjšanje in izboljšanje dokumentov.
Eden od pomembnih ukrepov je uporaba kombiniranih, zbirnih in večvrstičnih dokumentov, kar omogoča zmanjšanje števila izdanih dokumentov. Kmetijska podjetja uporabljajo tedenske in dnevne naloge za obračun pridelka pri pogodbenem delu, limitne karte, evidenco porabe krme, evidenco mlečnosti, ki so veljavni in izpolnjeni v ustreznem obdobju.
V nekaterih primerih podjetja sama izpolnijo nepotrebne dokumente, ustvarijo dodatna poročila, registre. Odredba o računovodski politiki mora odobriti potrebno število dokumentov ob upoštevanju njihove nadaljnje uporabe za notranje in zunanje potrebe podjetja. Dokumenti morajo biti izdani v minimalni količini, pri čemer mora biti zagotovljen strog nadzor nad poslovanjem in varnostjo premoženja poslovnega subjekta.
Izvajanje enotnega metodološkega vodenja računovodstva in poročanja s strani IFI omogoča uporabo enotnih dokumentov. Poenotenje dokumentov - to je razvoj enotnih oblik dokumentov za računovodstvo za homogeno poslovanje v podjetjih različnih oblik upravljanja. Oblikovanje poenotenih obrazcev dokumentov olajša njihovo sestavljanje, razvoj tipskih projektov za informatizacijo računovodstva, to pa omogoča tudi centralizirano izdelavo posebnih obrazcev dokumentov.
Skupaj z enotnimi dokumenti, enotnimi in obveznimi za vse sektorje gospodarskega kompleksa Ukrajine, sektorska ministrstva v dogovoru s statističnimi organi razvijajo tudi standardne obrazce dokumentov za posamezne sektorje gospodarstva (kmetijstvo, trgovina, industrija itd.) .
Konstrukcija standardnih obrazcev dokumentov temelji na načelu kopičenja računov, zmanjšanju števila dokumentov in podrobnosti v njih. Široko se uporablja tudi standardizacija dokumentov. Standardizacija dokumentov - to je razvoj istih, standardnih velikosti obrazcev za isto vrsto dokumentov. To omogoča boljši izkoristek papirja pri izdelavi dokumentov, zmanjšuje papirne odpadke. Standardizacija olajša računovodsko obdelavo dokumentov in njihovo kasnejše shranjevanje.
3. Klasifikacija dokumentov.
Za registracijo različnih poslovnih transakcij se uporabljajo listine različnih oblik in vsebin. Zaradi boljšega razumevanja njihovega namena in vrstnega reda izpolnjevanja ter zagotavljanja pravilne uporabe so vsi dokumenti razvrščeni po homogenih značilnostih. Klasifikacija knjigovodskih listin se izvaja po naslednjih merilih: namen, vsebina, postopek sestave, število kontov, način registracije, kraj sestave.
Po dogovoru knjigovodske listine delimo na: upravne, izvršilne, knjigovodske, kombinirane. menedžerski dokumenti (slika 2) vsebujejo nalog, pooblastilo vodje ali drugih oseb za pravico do opravljanja poslov (delovni nalog za pogodbeno delo, nalog za prevzem vrednostnih predmetov, plačilni nalog, blagajniški račun itd.) . Izvršni dokumenti so sestavljeni po izvedbi poslov, potrjujejo dejstvo poslovne transakcije (račun, potrdilo, donosna blagajna, račun). Za finančno odgovorne osebe so takšni dokumenti upravičeni ( riž. 3) o porabi denarja in gospodarskih sredstev. Dokumenti računovodstvo sestavljajo zaposleni v računovodstvu na podlagi podatkov iz upravnih in izvršilnih listin (obračuni plač, davkov, delitev režijskih stroškov, amortizacija, potrdila in obračuni, sestavljeni v računovodstvu). Ti dokumenti nimajo samostojnega pomena, ampak se uporabljajo za poenostavitev in zmanjšanje računov.
(slika 4) združujejo značilnosti upravnih, izvršilnih in računovodskih listin. V takih dokumentih je dano naročilo za izvedbo operacije in potrjeno dejstvo njenega izvajanja. Včasih takšni dokumenti navajajo korespondenco računov (izhodniški blagajniški nalog, vnaprejšnje poročilo, kartica mejne ograje). Z njihovo uporabo se zmanjša število kontov, s tem se olajša računovodska obdelava dokumentov, zmanjšajo se stroški dela in papirja.
riž. 2. Upravni dokumenti. riž. 3. Dokazila.
riž. 4. Združeni dokumenti.
Po vrstnem redu kompilacije dokumente delimo na: primarne in konsolidirane. Izvorni dokumenti sestavijo v času poslovnega posla ali po njegovem zaključku (račun, akt, ček, blagajniški nalog). Zbirni dokumenti so sestavljeni na podlagi podatkov, združenih po določenih enotnih značilnostih primarnih dokumentov (poročilo blagajne in finančno odgovornih oseb, predhodna poročila, registri).
Po številu računov dokumente delimo na enovrstične in večvrstične. Prvi sestavljajo operacije knjiženja ali porabe ene vrste vrednosti, drugi pa več pozicij, vrst vrednosti.
Glede na način izvedbe operacije knjigovodske listine delimo na enkratne (izpolnjene za eno operacijo) in kumulativne (upoštevajo poslovne transakcije za določeno časovno obdobje).
Kraj kompilacije dokumente delimo na: interno, zunanjo in službeno rabo.
4. Dokumentarni tok in organizacija priprave dokumentov.
Shranjevanje dokumentov.
Pomembno vlogo pri pravilnosti sprejemanja vodstvenih odločitev imajo dokumenti, če so pravilno sestavljeni in pravočasno predloženi računovodstvu v obdelavo. Zaposleni v računovodstvu preverijo prejete dokumente v skladu z registri ali povzetki dokumentov za računovodstvo teh predmetov (blagajniško poročilo).
Čas od priprave dokumenta (njegovega izpisa) do njegove oddaje v arhiv imenujemo dokumentni tok. . Čim krajše in racionalno organizirano bo to obdobje - najbolj obsežen in dolgotrajen proces v računovodstvu -, tem učinkoviteje bo prispevalo k organizaciji računovodskega dela kot celote.
Glavne faze gibanja dokumentov:
Sestava in registracija primarnih dokumentov gospodarskega subjekta in prejem od organizacij tretjih oseb;
Izvajanje in razvoj primarnih dokumentov s strani odgovornih oseb v strukturnih oddelkih;
Prenos dokumentov v računovodstvo;
Organizacija hrambe dokumentov v arhivih (tekočih in trajnih).
Pretok dokumentov v podjetjih določi glavni računovodja, ki mora določiti osebno odgovornost zaposlenih za dokumente, s katerimi delajo, in čas njihovega razvoja.
Trajanje pretoka dokumentov je odvisno od velikosti podjetja, panoge, velikosti in oddaljenosti strukturnih enot. Dokumentarni pretok mora biti organiziran tako, da je med izvedbo poslovnega posla in prejemom potrebnih sumarnih podatkov najkrajši čas.
Najpomembnejša v tem procesu sta prenos in obdelava primarnih dokumentov. Zato je treba za vsako strukturno enoto razviti potek dela v obliki urnikov, izdanih proti prejemu njihovim vodjem in obešenih na vidnih mestih.
Odobreni postopek za obdelavo informacij primarnih dokumentov, ki navaja pogoje za sestavo, prenos v računovodstvo in izdelavo, se imenuje urnik poteka dela . Njegov namen je zagotoviti racionalne pogoje za prehod računovodskega dokumenta, zmanjšati dolžino njegovega bivanja na vsakem delovnem mestu. Porazdelitev odgovornosti za sprejemanje dokumentov od odgovornih oseb in njihovo pripravo je določena v opisu delovnih mest računovodskih delavcev in urniku delovnega toka. Urnik poteka dela se razvije v računovodstvu pod nadzorom glavnega računovodje in odobri vodja.
Dokumenti, sestavljeni v strukturnih oddelkih in sprejeti od drugih podjetij, se pošljejo v računovodstvo, kjer se preverijo in obdelajo.
Preverjanje dokumentov izvaja:
Obrazec (izpolnjevanje podatkov, pravilnost njihovega izpolnjevanja);
Vsebina (pravilen prikaz operacij, odgovornost dokumenta);
zakonitost;
Aritmetična pravilnost (pravilnost izračunov).
V primeru odkritja nezakonitosti poslovanja, ponarejanja podpisov, je treba dokumente prenesti glavnemu računovodji, da sprejme potrebne ukrepe. Po pregledu dokumentov jih združimo, cenimo, povzamemo in obračunamo.
združevanje dokumentov se izvaja za vsak predmet, odvisno od vsebine poslovanja. Na primer, dokumenti o porabi krme so razvrščeni po skladiščih, kmetijah. Taksiranje dokumentov se izvede v primerih, ko vsebujejo samo naravni meter, ki določa potrebo po določanju cen in vrednotenju poslovnih transakcij v denarnem metru.
Za povzetki skupinski podatki so zbirni in zbirni izkazi ali druge listine, ki so podlaga za vpise v registre analitičnega in sintetičnega knjigovodstva.
dodelitev računa listine - to je navedba ustreznih kontov, na katerih naj se izkazuje poslovna transakcija, ki jo sestavlja primarna listina. Izvede se lahko za vsak primarni dokument ali njihovo skupino.
Obdelani dokumenti so predmet operativnega računovodskega odplačila, da se izključi možnost njihove ponovne uporabe. Dokumenti, ki so bili v primarni obdelavi, morajo imeti opombo o vpisu v poseben register.
Zadnja faza delovnega toka je oblikovanje primerov za organizacijo njihovega tekočega in dolgoročnega shranjevanja v arhivih. V računovodstvu podjetja je organiziran tekoči arhiv, namenjen shranjevanju dokumentov, računovodskih registrov, preden jih prenesejo v posebne arhivske ustanove.
Knjigovodske listine poslovnega subjekta se pred prenosom v splošni arhiv hranijo v posebnih prostorih ali zaprtih omarah v strogo določenem vrstnem redu (meseci, leta, vrste proizvajalcev, materialno-tehnična sredstva itd.). Za pravilno hrambo dokumentov za določeno obdobje je odgovoren vodja.
Zadeve iz računovodskega arhiva se izdajo strokovnjakom iz gospodarstva, vodjem oddelkov le s pisnim dovoljenjem vodje in glavnega računovodje. Naloge arhivarja opravlja računovodski delavec v skladu z odredbo vodje.
Po čl. 9 odstavek 9 ukrajinskega zakona "O računovodstvu in finančnem poročanju v Ukrajini" se primarni dokumenti lahko umaknejo iz podjetja z odločitvijo ustreznih organov, sprejeto v mejah njihovih pooblastil, določenih z zakoni, na podlagi pisno naročilo teh organov z dovoljenjem vodje podjetja. Uradna oseba podjetja ima v navzočnosti zaposlenih v organih, ki izvajajo zaseg, pravico narediti kopije dokumentov, ki se zasežejo, in namestiti kopije namesto zaseženih dokumentov z opombo na zadnji strani dokumenta. podlaga in datum zasega izvirne listine. Sestava evidence zaseženih listin je obvezna.
V primeru izgube ali uničenja dokumentov iz arhiva razloge preveri komisija, ki jo imenuje vodja podjetja. Rezultati njegovega dela so formalizirani z aktom, o katerem so obveščeni pristojni organi.
Vsi dokumenti in vpisniki so oštevilčeni in vloženi v ločene mape (zadeve) v skladu z nomenklaturo zadev, ki jo potrdi vodja. Trajanje hrambe dokumentov v stalnem arhivu je različno in ga določi Glavni arhivski oddelek pri Kabinetu ministrov Ukrajine.
Računovodske in poročevalske dokumente lahko razdelimo na dokumente, potrebne za uporabo pri praktičnem delu do 3 let, ki se nato uničijo; in dokumenti, ki imajo znanstveno in zgodovinsko vrednost, ki se hranijo v okrožnem arhivu. Tako se letna poročila hranijo trajno, dokumenti o obračunavanju predmetov in delovnih sredstev - 3 leta, evidence plač - 75 let.
Po poteku roka hrambe se dokumenti uničijo. Odvzem dokumentov iz arhiva opravi komisija, v kateri sodeluje predstavnik okrožnega arhiva. Zaseženi dokumenti iz arhiva se predajo podjetjem, ki se ukvarjajo z nabavo reciklažnih materialov. Prejem takih organizacij je izvorni dokument. Akti o zasegu zadev in potrdila o odstranitvi dokumentov so pri glavnem računovodji.
Dokumentacija poslovnih transakcij - 5.0 od 5 na podlagi 2 glasov
