Primarni računovodski dokumenti. Obdelava primarne dokumentacije: zahteve, primer. Primarna računovodska dokumentacija

primarni računovodski dokument

Primarni dokumenti so osnova vsega računovodstva. Finančno in gospodarsko dejavnost organizacije spremlja izvajanje številnih operacij. V ta namen se uporablja element računovodske metode - dokumentacija. Dokumentacija je glavna metoda računovodskega spremljanja gospodarske dejavnosti organizacije, njen primarni nadzor. dokument - To je pisni dokaz o opravljeni poslovni transakciji, ki daje pravno veljavo računovodskim podatkom. Dokumentacija služi kot osnova za kasnejše računovodske vknjižbe in zagotavlja točnost, zanesljivost in nespornost računovodskih kazalnikov ter možnost njihovega nadzora.

Dokumenti morajo imeti pravno veljavo, torej vsebovati številne obvezne podatke (kazalnike):

• - naslov dokumenta;
• - datum;
• - ime organizacije, v imenu katere je dokument sestavljen;
• - Vsebina delovanja;
• - kvantitativni in stroškovni števci;
• - priimek in položaj odgovornih za njegovo dokončanje in pravilno izvedbo;
• - osebni podpisi teh oseb in njihovi prepisi;
• - pečati organizacije, žigi.

Dokumente je treba sestaviti na sredstva, ki zagotavljajo dolgotrajno hrambo zapisov (črnilo, kemični svinčnik, pisalni stroj, tiskalnik). Primarne dokumente je treba sestaviti bodisi v času transakcije (gotovina, bančništvo) bodisi takoj po njenem zaključku. Tisti, ki so dokument sestavili in podpisali, so odgovorni za njegovo pravočasno in kakovostno izdelavo, za zanesljivost podatkov in njihov prenos v določenih rokih za vpis v računovodske registre.

Dokumenti vključujejo:

• - primarni (računi, računi, prejemni in odhodni blagajniški nalogi, ograjni listi ipd.);
• - računovodske registre (blagajna poročila, dnevniki naročil, glavna knjiga, izročila blaga itd.);
• - poročanje (bilanca stanja in priloge k njej).

Vse računovodske evidence se vodijo na podlagi primarnih dokumentov, nato pa se podatki iz njih prenesejo v računovodske registre, kjer se sistematizirajo, torej evidentirajo na računovodskih računih. Ob koncu poročevalskega obdobja se po računovodskih registrih zaključi poročanje podjetja.

Primarna dokumentacija povzroča gibanje računovodskih informacij, zagotavlja računovodstvu informacije, potrebne za stalno in neprekinjeno odražanje gospodarske dejavnosti podjetja.

Po dogovoru so vsi primarni dokumenti razdeljeni na: organizacijske in administrativne, utemeljitvene, računovodske dokumente, združene.

• - organizacijski in administrativni (odredbe, navodila, navodila, pooblastila) omogočajo opravljanje poslov, podatki, ki jih vsebujejo, pa se ne odražajo v računovodskih registrih;
• - boni (računi, zahtevki, prejemni nalogi itd.) odražajo dejstvo operacije, podatki, ki jih vsebujejo, so evidentirani v računovodskih registrih. Obstajajo številni dokumenti, ki združujejo dovoljeno in opravičevalno naravo (odhodkovni nalogi, plačilne liste za izplačilo plač), podatki, ki jih vsebujejo, se vnesejo v računovodske registre;
• - računovodske dokumente sestavljamo v računovodstvu na podlagi administrativnih ali dokazil za povzetek računovodskih evidenc, to so računovodski izkazi, režijski izračuni, razvojne tabele.
• - kombinirani dokumenti hkrati opravljajo upravne in razbremenilne ter računovodske funkcije. Na primer, račun za sprostitev materialnih sredstev vsebuje nalog za sprostitev materiala iz skladišča v delavnico, pa tudi registracijo njihove dejanske izdaje itd.

Glede na način evidentiranja transakcij se dokumenti delijo na enkratne in kumulativne.

Enkratni dokumenti se uporabljajo samo enkrat, da odražajo posamezno transakcijo ali več transakcij, izvedenih hkrati. Po registraciji enkratni dokument vstopi v računovodstvo in služi kot podlaga za odraz v računovodstvu. Na primer, vhodni in odhodni gotovinski nalogi, obračuni plač itd.

Kumulativni dokumenti so sestavljeni v določenem obdobju (teden, desetletje, mesec), da odražajo homogene ponavljajoče se transakcije, ki so v njih zabeležene, ko so zaključene. Ob koncu obdobja se izračunajo vsote za kazalnike, ki se uporabljajo za račune. Kumulativni dokumenti vključujejo kartice z omejitvami, dvotedenska ali mesečna naročila itd.

Glede na kraj sestavljanja so dokumenti notranji in zunanji.

Notranji dokumenti se sestavljajo v podjetju, da odražajo notranje poslovanje. Na primer gotovinski vhodni in odhodni nalogi, računi, akti, obračun plač itd.

Zunanji dokumenti se izpolnijo zunaj podjetja, prispejo v formalizirani obliki. Na primer računi, bančni izpiski, nakladnice itd.

Glede na vrstni red sestavljanja so dokumenti primarni in združeni.

Primarni dokumenti se sestavijo za vsako posamezno transakcijo ob njenem zaključku. Na primer vhodni blagajniški nalog, plačilni nalogi, akti o odpisu osnovnih sredstev itd.

Konsolidirano dokumenti so sestavljeni na podlagi predhodno sestavljenih primarnih dokumentov. Njihova uporaba olajša nadzor homogenih operacij. Lahko so izvršilni, računovodski in kombinirani. Na primer predujmi in gotovinska poročila, skupinski in akumulacijski izpiski. Predvsem vnaprejšnje poročilo, ki je združeno, opravlja funkcije utemeljitvenega in računovodskega dokumenta. Poda popoln opis obračunov z odgovornimi osebami: stanje ali prekoračitev prejšnje akontacije, znesek te akontacije, porabljeni znesek, stanje in datum plačila na blagajno ali prekoračitev ter datum njegovega vračila. s strani podjetja. Poleg tega vnaprejšnje štetje zagotavlja opis proizvodnih stroškov računov po preverjanju in odobritvi poročila. Na hrbtni strani poročila je podan seznam posameznih stroškov in njihova dokazila.

Glede na vrstni red izpolnjevanja dokumente lahko razdelimo na ročne in računalniško izdelane.

Pripravljeni dokumenti ročno, izpolnjeno ročno ali pisalnim strojem.

Dokumenti, ki se izvajajo s računalništvo, samodejno registrira podatke o proizvodnih operacijah ob njihovem zaključku.

Sprejem, preverjanje in računovodska obdelava dokumentov. Dokumente, ki jih prejme računovodstvo, obdeluje, da jih pripravi za vpise v računovodske registre. Glavna faza računovodske obdelave dokumentov v organizaciji je preverjanje prejetih dokumentov v bistvu, v obliki, aritmetično.

Pri meritornem preverjanju dokumentov je treba ugotoviti zakonitost, pravilnost in smotrnost posla. Po veljavnem računovodskem postopku se primarne listine o poslovnih poslih, ki so v nasprotju z zakonom in uveljavljenim postopkom sprejemanja, hrambe in porabe denarja, zalog in drugih dragocenosti, ne smejo sprejemati v izvršbo. V primeru, da računovodstvo prejme takšne primarne dokumente, mora glavni računovodja obvestiti vodjo organizacije o nezakonitosti določene poslovne transakcije.

Predhodno kontrolo izvaja računovodstvo pri pripravi dokumentov. Pomemben je tudi zato, ker je večina dokumentov finančno odgovornih oseb in ne računovodskih delavcev.

Preverjanje obrazca vam omogoča, da se prepričate, da je bil za obdelavo določene poslovne transakcije uporabljen obrazec ustreznega obrazca, vse številke so jasno označene, vsebina operacije in vse podrobnosti.

Po tem računovodja opravi aritmetično preverjanje, ki se skrajša na preverjanje pravilnosti aritmetičnih izračunov in izračunov, obdavčitev dokumentov. Obdavčitev se izvede tako, da se količina pomnoži s ceno. Aritmetično preverjanje vam omogoča nadzor aritmetičnih izračunov rezultatov, pravilnosti odraza kvantitativnih in stroškovnih kazalnikov.

Po preverjanju računovodja obdela dokumente. Razporeditev dokumentov sestoji iz določitve računov, na katere naj se v breme in dobro knjižijo poslovni posli, evidentirani v dokumentih.

Glavni smeri za izboljšanje dokumentacije sta poenotenje in standardizacija .

Primarni računovodski dokumenti so sprejeti v računovodstvo, če so sestavljeni v skladu z obrazcem, ki ga vsebuje album enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije.

Poenotenje oblik primarne računovodske dokumentacije je zelo pomembno za izboljšanje računovodstva, saj vzpostavlja in utrjuje enotne zahteve za dokumentiranje gospodarskih dejavnosti organizacij, sistematizira računovodstvo, izključuje zastarele in poljubne oblike iz obtoka ter prispeva k racionalni organizaciji računovodstvo.

Poenoteni dokumenti- gre za standardne dokumente, odobrene na predpisan način in namenjene registraciji homogenega poslovanja v organizacijah z različnimi oblikami lastništva in različnimi panožnimi značilnostmi.

Standardizacija - vzpostavitev enakih, standardnih velikosti za standardne dokumente, kar zmanjša porabo papirja za izdelavo dokumentov, poenostavi njihovo obdelavo in shranjevanje.

Primarna dokumentacija služi kot osnova za računovodske vpise v računovodske registre. Ti obrazci so zasnovani tako, da na papirju zabeležijo zanesljivost dejstva poslovne transakcije, ki je privedla do spremembe gospodarskega položaja podjetja. Registracija primarne organizacije je urejena z zakonom. Vsaka predloga mora biti v skladu z zahtevami zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ.

Obrazci in vrste primarne dokumentacije

Obrazce primarnih dokumentov, ki jih uporabljajo poslovni subjekti, lahko stranke v poslu poenotijo ​​in razvijejo samostojno. Seznam standardnih obrazcev, ki so obvezni za uporabo v posebnih situacijah, je odobren z zakonom. V takih vzorcih organizacije nimajo pravice samostojno spreminjati strukture ali vsebine. Neenotne dokumente lahko ustvari podjetje ob upoštevanju posebnosti svojih dejavnosti. Odobriti jih je treba z lokalnimi akti družbe.

Razvrstitev primarne dokumentacije vključuje delitev na oblike notranje in zunanje uporabe. Interni dokumenti opisujejo transakcije, ki vplivajo na dejavnost ene institucije – podjetja, ki je sestavilo to potrdilo. Zunanji so namenjeni popravljanju transakcij in njihovih rezultatov med dvema ali več udeleženci.

Za notranje oblike je značilna razdelitev v naslednje skupine:

1. Upravna vrsta - uporablja se za izdajanje navodil in navodil strukturnim enotam in osebju.
2. Izvedbena različica predlog se uporablja za prikaz transakcij, ki so bile opravljene v tekočem obdobju.
3. Dokumenti za računovodsko registracijo - njihov namen je sistematizirati celoten kompleks dogodkov in povzeti prejete dokumentarne informacije (presenetljiv primer so računovodski registri).

Računovodski registri vključujejo knjige in dnevnike, računovodske kartice. To vrsto dokumentacije lahko razdelimo na podvrste, ki se razlikujejo po načinu izpolnjevanja in vzdrževanja:

• kronološko - vse operacije v njih so prikazane v strogem skladu z dejansko kronologijo dogodkov;
• sistematično (primer - blagajna);
• kombinirano;
• analitični;
• sintetično, ki vključuje razčlenitev zneskov po splošnih računovodskih računih.

Primarna dokumentacija je lahko v obliki dogovora med nasprotnimi strankami, računa za plačilo, tovornega lista, prevzema in predaje opravljenih nalog. Primarni dokumenti vključujejo nabor obrazcev za obračune z osebjem. Ta kategorija vključuje časovne liste, plačilne liste.

OPOMBA! Knjiženje in odtujitev sredstev podjetja se formalizira z uporabo primarne. Za to kategorijo dokumentov je značilna prisotnost standardnih obrazcev. Prej so bili obvezni za vse poslovne subjekte. Zdaj se vsaka organizacija sama odloči, ali bo uporabila priporočene obrazce ali razvila lastne predloge.

Posebna pozornost v računovodski praksi je namenjena primarni blagajni. Je poenoten. Sprememba nabora podrobnosti ali strukture predloge lahko privede do odvzema celo podpisane oblike pravne moči. Ta skupina vključuje vse vrste dokumentov, ki kažejo prejem denarja na blagajni, njihovo razpolaganje. Vključujejo blagajno, ki povzema celotno paleto dejanj z gotovino.

Razvrstitev primarnih podjetij po stopnjah podjetništva

Glede na stopnjo, v kateri se podjetje trenutno nahaja, se uporablja ena ali druga oblika primarne računovodske dokumentacije. Običajno lahko transakcije v smislu zagotavljanja dokumentov razdelimo na tri stopnje.

1. Določitev pogojev posla. Partnerji se pogajajo in razvijejo soglasje, ki bo ustrezalo obema stranema. Denar in blago še ne menjavajo lastnika, storitve se še ne izvajajo, dela se ne opravljajo, vendar je vse pripravljeno za začetek interakcije. Rezultat te faze bodo naslednje vrste primarnih:
   • pogodba (možne so različne oblike);
   • račun za plačilo.
2. Nagrada za dogovor. Plačilo je možno v različnih oblikah. To pomembno točko določi primarni vir, ki potrjuje prenos denarja:
   • če plačilo ni bilo opravljeno v gotovini, bo to potrjeno z izpiskom s TRR, čekom s plačilnega terminala itd.;
   • če je bil denar nakazan z "gotovino", bo za potrditev služil blagajniški ček, obrazec stroge odgovornosti ali potrdilo o položnici.
3. Prenos blaga, opravljanje storitev, opravljanje dela. Ona stran je plačala, zdaj je čas, da druga stran izpolni svoje obveznosti. Da je to storila v dobri veri in prva stranka nima nobenih zahtevkov, bodo dokazovali naslednji primarni dokumenti:
   • tovorni list (če je bilo blago preneseno);
   • potrdilo o prodaji (lahko se izda skupaj z gotovinskim računom ali pa kot en dokument);
   • dejanje opravljenih storitev (ali opravljenega dela).

Ti dokumenti so potrebni za zagotovitev davka, saj potrjujejo izdatke, ki jih ima prva oseba, kar neposredno vpliva na davčno osnovo.

Nadzor, shranjevanje in organizacija računovodstva primarnih dokumentov

Obračun primarne dokumentacije je treba organizirati tako, da gre vsak obrazec skozi sistem registracije v podjetju. To je potrebno za zmanjšanje tveganja izgube potrdil in drugih obrazcev. Referent ali druga odgovorna oseba začne evidentiranje dokumentacije. Vsi vhodni obrazci se obravnavajo kot vhodni. Izhodni so obrazci, ki jih podjetje ustvari interno (ne glede na to, ali so izdani tretjim osebam ali ostanejo v podjetju).

Vhodna dokumentacija mora iti skozi več stopenj računovodstva in registracije:

1. sprejem.
2. začetna obdelava.
3. Porazdelitev po vrstah obrazcev in njihov namen.
4. Vpis v računovodske dnevnike z žigom na dokumentu in dodelitvijo vhodne številke z datumom prevzema.
5. Ogled s strani vodstva podjetja (ko direktor pogleda vhodno korespondenco, nanjo zapiše sklepe).
6. Izvedba dokumenta.

Za organizacijo učinkovitega sistema upravljanja z dokumenti in zagotavljanje nadzora nad varnostjo obrazcev je potrebno razviti in odobriti urnik poteka dela z nomenklaturo zadev. V urniku je treba razkriti faze registracije, registracije dokumentov, postopek njihovega prenosa v hrambo, navesti časovni okvir, navesti zaposlene, odgovorne za vsak korak.

Primarno dokumentacijo je potrebno hraniti, izdelano in odraženo v računovodstvu najmanj 5 let. Odredba Ministrstva za kulturo z dne 25. avgusta 2010 št. 558 določa klasifikacijo obrazcev glede na čas njihove oddaje v arhiv:

• upravna dokumentacija mora biti na voljo 75 let (če ukazi in navodila vplivajo na vodenje osnovne dejavnosti družbe) oziroma 5 let, če obrazec odraža reševanje upravnih vprašanj;
• obrazci, ki spremljajo izvajanje poslovnih poslov, se hranijo 3-5 let.

REFERENCA! Zakon št. 402-FZ v čl. 29 obdobje skladiščenja je omejeno na 5 let. Davčna zakonodaja predpisuje zagotavljanje varnosti in razpoložljivosti računovodske dokumentacije najmanj 4 leta.

Za takšne oblike so predvideni posebni pogoji in obdobja skladiščenja:

1. Dokumentov, s pomočjo katerih se je odražala usredstvenitev sredstev, ki so predmet amortizacije, ni mogoče arhivirati 4 leta od dneva odpisa tega premoženja.
2. Če je bila primarna dokumentacija sestavljena v obdobju nastanka izgube, ki se uporablja za zmanjšanje zneska dohodnine, jo je treba hraniti do prenehanja vpliva na davčno osnovo rezultatov takšne nedonosnosti.
3. Primarne značilne operacije za nastanek terjatev je treba hraniti 4 leta od dneva, ko je neporavnan dolg pripoznan kot neizterljiv (če se to zgodi).

Za elektronske obrazce so roki hrambe enaki kot pri papirnih dokumentih. Postopek odpisa primarne je treba izvesti s sodelovanjem posebej ustvarjene komisije.

Odobritev obrazcev primarne dokumentacije

Neenotno primarno dokumentacijo lahko poslovni subjekti razvijajo samostojno. Za takšne oblike je glavno merilo za skladnost z normami zakona skladnost s standardi zakona št. 402-FZ v smislu obveznih podrobnosti:

• Naslov dokumenta;
• datum registracije;
• podatke o podjetju, ki sestavlja obrazec, po katerem je podjetje mogoče identificirati;
• vsebina prikazane poslovne transakcije z navedbo vrednotenja predmeta posla;
• zmanjšanje naravnih števcev in kvantitativnih vrednosti;
• prisotnost podpisov odgovornih uradnikov (z obvezno navedbo njihovega položaja in polnega imena).

ZAPOMNITE! Za uporabo samorazvitih predlog kot primarne dokumentacije jih je treba odobriti z lokalnim aktom podjetja.

Gotovina in plačilni dokumenti spadajo v skupino strogo urejenih obrazcev. Podjetja po svojem ali drugem naročilu nimajo dovoljenja za odstranjevanje vrstic, celic iz njih ali spreminjanje strukture. Podjetja lahko sami prilagajajo nepoenotene predloge, dodajajo in odstranijo informacijske bloke. Ko sami razvijate nove obrazce, lahko za osnovo vzamete standardne vzorce.

Za odobritev primarnega lahko njegove primere vzamete v ločeni aplikaciji k računovodski politiki. Druga možnost - za vsak obrazec vodja izda naročilo za podjetje. Besedilo odredbe navaja informacije o uvedbi novih oblik dokumentacije v računovodstvo, ki morajo biti sestavljene po enotni predlogi. Sami obrazci so vključeni v naročilo v obliki samostojnih prijav.

Če bo organizacija za odražanje posameznih transakcij uporabljala standardne obrazce, ki jih priporočajo ustrezni oddelki, potem teh obrazcev ni treba potrditi z internimi akti. Za popravo takšne odločitve je dovolj, da v računovodsko politiko naredite vpis o uporabi standardiziranih predlog.

Pri uvajanju novih oblik dokumentov v sistem upravljanja z dokumenti je priporočljivo, da jih potrdite z odredbo.

Kaj se mora računovodja vedno spomniti?

Idealno stanje primarne dokumentacije je nujen pogoj za odsotnost težav pri davčnih revizijah in revizijah, dokaz o nedolžnosti v sporu s nasprotno stranko itd. Tu je nekaj pomembnih odtenkov, ki se jih mora računovodja vedno spomniti pri delu. s primarnim dokumentom.

1. Primarno je edini dokaz. Brez primarne dokumentacije je nemogoče dokazati dejstva o dostavi, stroških, izpolnjevanju ali neizpolnjevanju pogojev posla. Tudi sodišče ne bo postalo pomočnik - obstajajo precedensi, ko so bili tožniki zavrnjeni ali pa so toženi stranki zaradi pomanjkanja dokazov o določenih fazah posla zaradi pomanjkanja vrste primarne dokumentacije zapustili svoje terjatve.

   POMEMBNO! Brez "primarnega" je v redkih primerih mogoče dokazati dejstvo opravljanja storitev: sodišče lahko upošteva dodatna izvedenska mnenja in dokazno dokumentacijo. Če je podano dejstvo o izvedbi dela, ga odsotnost podpisanega akta ne oprosti plačila.

2. Bolje brez napak, vendar manjše pomanjkljivosti niso polne. Nočna mora za vsakega računovodjo je zavrnitev vračila DDV zaradi napačnih podatkov v primarnih dokumentih. Če pa so napake manjše, se odbitka ne sme zanikati. Pomen napak je urejen z 2. delom čl. 9 zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu". Davčni organi so to potrdili v dopisu z dne 12. februarja 2015 št. GD-4-3/ [email protected]). Glavna stvar je, da predstavljeni podatki natančno pričajo o dejstvu plačila in dostave blaga (opravljanje storitev). Torej, če na primer nakladnica ne vsebuje sklicevanja na pogodbo ali ni navedena teža tovora, je to slabost, ne pa razlog za zavrnitev DDV. Če pa manjkajo ime in datum dokumenta, skupni stroški blaga in številni drugi obvezni podatki, lahko sodišče takšno transakcijo šteje za nerealno.
3. Pazite na lažni podpis!Če so podpisi odgovornih oseb na dokumentih ponarejeni ali je dokument podpisan s strani osebe, ki za to nima pooblastil, organi takega primarnega ne priznajo. Poleg tega je zelo pomembno, da je podpis lastnoročen – faksimile bodo neveljavne.
4. Primarnega z napako ne zamenjamo.Če je na primer račune, v katerih je ugotovljena napaka, mogoče prepisati z izdajo novega, popravljenega dokumenta z enakimi podatki, potem ta številka ne bo delovala s primarno dokumentacijo. Kljub temu, da včasih sodišča priznavajo popravne listine, je napako bolje popraviti po pravilih čl. 7 "Zakona o računovodstvu" - v dokument vnesite datum popravka in ga potrdite s podpisi pooblaščenih oseb.
5. Prevod ni vedno potreben. Seveda je primarni sestavljen v državnem jeziku. Včasih pa je prevod posameznih besed iz tujega jezika neprimeren, na primer, če gre za ime znamke ali izdelka.
6. Elektronski primarni - samo z EDS. Danes se ni treba omejiti na papirno obliko primarne dokumentacije, zakon dovoljuje tudi elektronske medije. A papirnati bo izenačen le, če bo potrjen s kvalificiranim digitalnim podpisom. Nekvalificiran EDS je dovoljen le v določenih, posebej določenih posebnih primerih, primarni pa vanje ni vključen.

Vodenje primarne računovodske dokumentacije vključuje pisna dejstva o gospodarski dejavnosti organizacije. Primarna dokumentacija služi kot osnova računovodstva in je potrebna za poročanje. Primarni računovodski dokumenti imajo pravno veljavo, če so pravilno in kompetentno sestavljeni.

Pomembno je vedeti! V skladu z zveznim zakonom "o računovodstvu" z dne 6. decembra 2011 N 402-FZ morajo biti vse poslovne transakcije, ki jih izvaja organizacija, dokumentirane z dokazili. Ti dokumenti služijo kot primarni računovodski dokumenti, na podlagi katerih se vodi računovodstvo. Primarni računovodski dokumenti so sprejeti v računovodstvo, če so sestavljeni v obliki, ki jo vsebujejo albumi enotnih obrazcev primarne računovodske dokumentacije, dokumenti, katerih oblika ni predvidena v teh albumih, pa morajo vsebovati številne obvezne podatke.

Torej mora vsak primarni dokument vsebovati:

• ime dokumenta (kakšen dokument je)
• datum dokumenta
• ime organizacije, v imenu katere je bil dokument sestavljen, in v večini primerov vse podrobnosti
• vsebina poslovnega posla (katera dejavnost potrjuje ta dokument)
• merilniki poslovnih transakcij v fizičnem in denarnem smislu (na primer število poslanih izdelkov v kosih in njihova cena v rubljih)
• Polno ime in položaj oseb, odgovornih za poslovanje, pa tudi njihovi podpisi (običajno direktor ali glavni računovodja)

Primarni dokumenti morajo biti sestavljeni v času transakcije. Če iz objektivnih razlogov to ni mogoče, se primarna dokumentacija izda takoj po zaključku operacije. Poleg normativne komponente ima to pravilo tudi praktično veljavo. Če odložite registracijo primarnih dokumentov "za pozneje", tvegate, da boste zamudili pomembne podrobnosti, se zmedli v datumih in številkah. Ni zagotovila, da boste lahko hitro stopili v stik z dobavitelji ali izvajalci in po potrebi pojasnili njihove podrobnosti. Poleg tega lahko primarno dokumentacijo, ki ni bila izvedena pravočasno, odkrije z nenačrtovano računovodsko revizijo, kar bo povzročilo veliko več težav in posledično glob.

Vrste primarnih dokumentov

Primarni dokumenti so razdeljeni na notranje in zunanje.

Zunanji dokumenti prihajajo od tretjih udeležencev v finančnih in gospodarskih dejavnostih. Sem spadajo plačilni nalogi in zahtevki, papirji ustanoviteljev, zahtevki državnih organov, računi dobaviteljev itd.

Dokumenti so interni. sestavi organizacija sama. Lahko so:

• Upravni: naročila, navodila za proizvodnjo, izvajanje kakršnih koli poslovnih operacij (na primer naročila itd.).
• Razbremenilno (izvršno): ugotoviti dejstvo transakcije (prejemni nalogi, akti o prevzemu materiala itd.).
• Kombinirani: so administrativni in izvršilni (vhodni in izhodni nalogi, poročila odgovornih oseb, obračuni plač za izdajo plač, akontacije ipd.).
• Računovodski dokumenti: sestavljajo se v odsotnosti standardnih dokumentov ali pri povzemanju in obdelavi spremnih in administrativnih dokumentov (potrdila, izkazi o razdelitvi posrednih stroškov itd.).

Računovodstvo finančnih dejavnosti se začne s sprejemom pravilno izvedenih primarnih dokumentov. To je posledica veljavne zakonodaje in je potrebno za sam gospodarski subjekt, njegove partnerje in inšpekcijske organe. Dejstva iz gospodarskega življenja, potrjena s primarnimi dokumenti, je enostavno dokazati. V konfliktnih situacijah bo takšna pomoč, kot je dobro oblikovana računovodska dokumentacija, pomagala rešiti primer v korist podjetja.

Kaj je primarna dokumentacija v računovodstvu

Gospodarski subjekti poročajo državi o rezultatih svojih finančnih dejavnosti z uporabo računovodskih registrov, ki odražajo vse značilnosti dela organizacije.

Računovodstvo se začne s sprejemom in obdelavo primarnih dokumentov.

Primarni dokumenti (čeki, tovorni listi, akti, računi ipd.) so neizpodbitni dokazi o nastanku finančnih življenjskih dogodkov, ki vplivajo na izid finančne dejavnosti. Ugotavljajo in potrjujejo odgovornost za opravljeno poslovanje.

Pravila za oblikovanje "primarnega"

Primarni dokumenti vsebujejo obvezne podatke (podrobnosti):

1. Naslov dokumenta;
2. datum priprave dokumenta;
3. naziv gospodarskega subjekta, ki je sestavil dokument;
4. vsebina dejstva gospodarskega življenja;
5. vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;
6. ime položaja osebe (oseb), ki je izvedla (izvedla) transakcijo, operacijo in odgovorne (odgovorne) za njeno registracijo ali ime položaja osebe (oseb), odgovorne (odgovorne) za registracijo dogodek;
7. podpise oseb iz 6. člena tega dela z navedbo njihovih priimkov in začetnic.

Za verodostojnost podatkov teh dokumentov skrbijo tisti, ki so jih podpisali.

Kakšne so zahteve za izpolnjevanje in obdelavo računovodskih dokumentov

Primarni računovodski dokument je sestavljen na papirju in (ali) v obliki elektronskega dokumenta, podpisanega z elektronskim podpisom.

9. člen, 5. odstavek

Primarni dokumenti se izpolnijo ročno - z nalivnimi peresi in s pomočjo tehničnih sredstev, ki omogočajo shranjevanje zapisov med dolgotrajnim shranjevanjem v arhiv. "Primarnega" ne morete izpolniti s preprostim svinčnikom. Vsa prazna mesta so prečrtana.

Vodja s soglasjem glavnega računovodje imenuje osebe, ki s podpisi potrjujejo resničnost in zakonitost teh primarnih dokumentov.

Ob sprejemu v računovodstvo preverijo razpoložljivost obveznih informacij, točnost izračunov in označijo, da preprečijo njihov ponovni sprejem.

Seznam plačilnih dokumentov

Vsako dejstvo gospodarskega življenja je predmet registracije v primarni računovodski listini. Ni dovoljeno sprejemati za računovodske listine, ki dokumentirajo dejstva iz gospodarskega življenja, ki se niso zgodila, vključno s tistimi, ki so podlaga za namišljene in lažne transakcije.

Zvezni zakon št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011 (s spremembami 23. maja 2016) "O računovodstvu"

9. odstavek

Vsak finančni dogodek je potrjen z ustreznimi vrstami primarnih dokumentov.

Na primer, prevzem in odtujitev blaga se sestavi z računi. Prejem in odhod sredstev preko banke je dokumentiran s plačilnimi nalogi. Gibanje denarja preko blagajne je potrjeno z blagajniškimi boni. Odhod voznikov na progo spremljajo tovorni listi.

Oblike plačilnih nalogov in položnic so odobrene z zakonom. V celoti morajo ustrezati odobrenim vzorcem. Položaji teh dokumentov so sestavljeni strogo v skladu z navodili, ki določajo pravila za izpolnjevanje. Ni dovoljeno sestavljati plačilnih nalogov in blagajniških nalogov v kakršni koli obliki ter izvrševati plačilni promet prek banke ali blagajne z drugimi dokumenti.

V kakšni obliki naj bo sestavljen "primarni".

Vzorci pravnih oblik plačilnih dokumentov so prikazani na spodnjih fotografijah.

Plačilni nalogi se polnijo s sodelovanjem banke.

Vhodni blagajniški nalog podpišejo samo zaposleni v računovodstvu. Osebi, ki je položil denar, se izda potrdilo o prejemu, odrezano od posebnega naloga. Potrjuje dejstvo polaganja denarja po tem naročilu.

Odhodkovni blagajniški nalog poleg glavnega računovodje in blagajne podpišeta vodja in prejemnik denarja. Če samostojni podjetnik nima računovodje, dokumente podpiše sam. To potrjuje predvideni namen izdanega zneska.

Kako izpolniti trgovinske dokumente

Pri dokumentiranju dejstva prodaje se običajno uporablja tovorni list. Vsebuje podatke o imenih, naslovih, bančnih podatkih strank, dodeljeni številki, datumu transakcije, imenih blaga, njihovi ceni, količini, ceni, merskih enotah, znesku zaračunanega davka in priloženi dokumenti. Podpišejo ga osebe, ki jih pooblastijo vodje vsake stranke v transakciji. Podpisi morajo biti dešifrirani, navesti položaje, priimke in začetnice. Na račune se po izpolnitvi dajo pečati obeh strani.

Obrazec za račun je prikazan spodaj.

V primeru prenosa blaga prek prevoznika se običajno izda tovorni list - dokument, ki potrjuje tristranski posel med prodajalcem, kupcem in prevoznikom. Prodajalec dostavi blago prevozniku. Prevoznik prevzame blago od prodajalca, ga prepelje in preda kupcu. Kupec prevzame blago od prevoznika. Na ta način se potrdi dejstvo prenosa lastništva s kupca na prodajalca.

Obdavčitev poslovanja v skupnem sistemu

Osebe, ki so zavezanci davka na dodano vrednost, za vsako prodajo sestavijo račun, ki ni primarni računovodski dokument. Ne potrjuje dejstva prodaje, saj ga podpiše le ena stranka v poslu. Davek, ki ga prodajalec zaračuna na računu, ne vpliva na finančni rezultat prodajalca, ker prodajalec tega DDV ne plača. Kupec računa ne sprejema v obračun, ker ga podpiše oseba, ki mu za točnost podatkov ne odgovarja - pooblaščenec prodajalca.

Računa za plačilo izdelkov, ki ga je izdal prodajalec, ne priznavajo kot primarni dokument. Ne dokazuje nastanka dogodka, ki vpliva na finančni rezultat, ne potrjuje posla – podpis ene stranke ne potrjuje plačila.

Ali se pogodba nanaša na primarne dokumente?

Številne dogodke gospodarskega življenja spremljajo pogodbe, ki praviloma določajo namere udeležencev in ne potrjujejo vsake finančne transakcije. Dobavne pogodbe na primer določajo obveznosti ene stranke, da dostavi določeno količino izdelkov pred rokom, druge pa sprejme in plača. Ker pogodbe določajo dogodke, ki se niso zgodili, niso sprejeti v obračun.

Kaj bi moral računovodja vedeti o oblikah "primarnega"

Obrazce primarnih računovodskih listin določi predstojnik gospodarskega subjekta na predlog uradne osebe, ki je pooblaščena za vodenje računovodstva. Obrazci primarnih računovodskih dokumentov za organizacije javnega sektorja so določeni v skladu s proračunsko zakonodajo Ruske federacije.

Zvezni zakon št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011 (s spremembami 23. maja 2016) "O računovodstvu"

9. člen, 4. odstavek

Seznam organizacij javnega sektorja vključuje:

• državne (občinske) ustanove;
• državni organi;
• lokalne samouprave;
• strukture upravljanja državnih izvenproračunskih skladov;
• organi upravljanja teritorialnih državnih neproračunskih skladov.

Za te osebe so bili primarni registracijski obrazci odobreni z odredbo Ministrstva za finance Rusije z dne 30. marca 2015 št. 52n (s spremembami 16. novembra 2016).

Med obrazci, navedenimi v tem vrstnem redu, ni računov in pogodb. Pridobitev in odtujitev je dokumentirana s tovornimi listi in akti.

Spodaj je prikazan primer enega od računov, ki so jih izdale vse državne organizacije.

Kako narediti popravke v računovodskih dokumentih

Popravki so dovoljeni v primarni računovodski listini, razen če ni drugače določeno z zveznimi zakoni ali regulativnimi pravnimi akti državnih računovodskih regulativnih organov. Popravek v primarnem znanstvenem dokumentu mora vsebovati datum popravka, pa tudi podpise oseb, ki so sestavile dokument, v katerem je bil popravek narejen, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.

Zvezni zakon št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011 (s spremembami 23. maja 2016) "O računovodstvu"

9. člen, 7. odstavek

Če želite popraviti napako, prečrtajte napačno in napišite pravilno.

Popravek napake v primarnem dokumentu mora biti označen z napisom "popravljeno", potrjen s podpisom oseb, ki so dokument podpisale, naveden pa je tudi datum popravka.

Pravilnik o dokumentih in poteku dela v računovodstvu (odobren s strani Ministrstva za finance ZSSR 29. julija 1983 št. 105)

Vsak popravek potrjuje:

• datum popravka;
• podpisi oseb, ki so sestavile dokument, v katerem je bil popravek narejen;
• navedbo imen in začetnic oseb, ki so sestavile dokument, ali druge podatke, potrebne za identifikacijo teh oseb.

Zaradi odsotnosti rekvizitov na seznamu je popravek nezakonit.

Primer popravka na računu je prikazan na fotografiji.

Da bi imel popravek nesporno pravno veljavo, je sestavljen takole. Na prostih robovih dokumenta je napisan napis: "Popravljeno z" in zapišite, kaj se je izkazalo za napačno. Nadaljujejo: "vklop" in zapišejo, kaj se jim zdi pravilno. Nato napišejo: "verjamem", navedejo datum, postavijo podpise odgovornih oseb, njihova imena in začetnice. S takšno zasnovo popravka so izključene spremembe, ki niso dogovorjene s podpisniki.

Popravki gotovine in bančnih dokumentov niso dovoljeni.

Toda skoraj vsako podjetniško dejavnost spremlja precejšnja količina različne dokumentacije. Vprašanje postane razumno, kateri so primarni dokumenti?

Osnovni podatki

S primarnim računovodstvom je mišljena začetna faza povzemanja posameznih poslovnih operacij, ki označujejo glavne procese organizacije.

Predmeti računovodstva so:

• nabava surovin za proizvodni proces;
• nakup materialnih sredstev in njihova kasnejša poraba;
• izdatki za izvajanje proizvodnih dejavnosti;
• gibanje proizvedenih izdelkov in nedokončane proizvodnje;
• količina končnih izdelkov;
• pošiljanje in prodaja izdelkov;
• poravnalne operacije z dobavitelji, kupci in kupci;
• poročanje bankam, ustanoviteljem in finančnim institucijam;
• drugo.

Vse te operacije spremlja dokumentacija. Informacije o poslovnih procesih in z njimi povezanih niansah so prikazane v primarni dokumentaciji.

Osnovni koncepti

Opredelitev primarnega dokumenta je dokument, ki zajema izvorne informacije o rezultatih katere koli dejavnosti.

Primarni dokument je pisno dokazilo o izvajanju posla. Ta dokument se sestavi v času operacije ali takoj po njenem zaključku.

To pomeni, da se računovodski dokumenti, ki potrjujejo dejstvo poslovne transakcije, štejejo za primarne. Vse informacije, ki so prisotne v primarnih dokumentih, morajo biti prikazane v računovodstvu.

Za njegovo kopičenje in sistematizacijo se uporabljajo računovodski registri. Vsebujejo podatke o vseh poslovnih transakcijah, ki se izvajajo v organizaciji.

Po določenem obdobju se podatki iz računovodskih registrov v združeni obliki prenesejo v računovodske izkaze.

Glavne vrste primarnih dokumentov so:

• denarna nakazila;
• / itd.

Ti dokumenti vsebujejo podatke o poslovni transakciji. V nekaterih primerih so obrazci primarnih dokumentov razvrščeni kot oblike strogega poročanja.

Glede na vrsto poslovanja se primarna dokumentacija deli na papirno knjigovodstvo osnovnih sredstev, plače, gotovinski promet, gotovino itd.

Zasluži posebno pozornost. Pravzaprav ta dokument skorajda ni primaren, saj ne opisuje določene poslovne transakcije, saj je priloga k primarnemu dokumentu.

Potreba po računu se pojavi v postopku prejema DDV. Vendar pa boste morali hkrati predložiti račun ali akt.

Hkrati Davčni zakonik omenja račun v neposredni povezavi s primarnimi dokumenti.

Kakšne so njihove funkcije

Temeljni namen primarnega dokumenta je potrditev pravne veljavnosti posla.

Hkrati je za izvajanje operacij določena odgovornost za nekatere izvajalce za izvedene operacije.

V primarnem dokumentu so shranjeni vsi potrebni podatki o določeni poslovni transakciji, dejstvo obstoja dokumenta pa potrjuje izvedbo dejanja.

To pomeni, da so podatki o vseh gospodarskih dejavnostih organizacije shranjeni v primarnih dokumentih. Primarna dokumentacija se shranjuje za zadovoljevanje osebnih potreb podjetja, pa tudi za zagotavljanje nadzornih struktur.

Računovodstvo se izvaja na podlagi primarnih dokumentov. Na podlagi podatkov, ki so na voljo v dokumentih, se izdela finančno in davčno poročanje.

Trenutni regulativni okvir

Osnovna pravila o primarnih računovodskih dokumentih so opredeljena v Zveznem zakonu št. 402 z dne 6. decembra 2011 "O računovodstvu".

Toda čeprav uporaba nekaterih enotnih oblik ni obvezna, nič ne preprečuje njihove uporabe.

Odločitev o tej zadevi sprejme vodja gospodarskega subjekta. On je tisti, ki na predlog osebe, odgovorne za računovodstvo, odobri obrazce za primarne dokumente.

Na obrazcu se koda nahaja v zgornjem desnem kotu. Če se poslovna operacija ne izvaja s standardnim obrazcem, ampak z neodvisno razvitim obrazcem, potem ni treba zapisati "kode".

V skladu z 19. členom te določbe ni dovoljena prisotnost popravkov, lis in izbrisov ali uporaba korektivnih sredstev v bančni dokumentaciji, blagajniških prejemkih / odhodnih blagajniških nalogah, priloženih potrdilih in dokumentih, ki jih nadomeščajo.

V primeru odkritja napake bančnih in gotovinskih dokumentov ni mogoče sprejeti v izvršitev. Treba jih je ponovno sestaviti ob upoštevanju osnovnih zahtev.

Pomembno je, da napačno izpolnjeni ali poškodovani denarni dokumenti niso predmet uničenja. Prečrtati jih je treba in nato priložiti blagajniškemu poročilu (register,) za dan izdaje.

Nastajajoče nianse

V procesu sestavljanja in obdelave primarnih dokumentov obstaja veliko različnih odtenkov. Med glavnimi so naslednje:

Kaj je dvostranski dokument

V nekaterih primerih je pri pripravi primarne dokumentacije dovoljena uporaba dvostranskega primarnega dokumenta. To je oblika univerzalnega prenosnega dokumenta (UPD).

Video: primarni dokumenti

Obrazec UPD je delujoč obrazec računa, ki je dopolnjen z nepogrešljivimi kazalniki primarne dokumentacije.

Status "1" UPD omogoča, da ta dokument nadomesti ne samo račun, ampak tudi akt ali račun.

Hkrati se UPD hkrati uporablja pri izračunih za in pri pripoznanju odhodkov v postopku obdavčitve dobička. UTD s statusom "2" nadomešča samo akt ali račun.

UPD združuje elemente računa in primarnega dokumenta, ki potrjuje zaključek poslovanja. Zakonodaja ne prepoveduje izdajanja računov ali tovornih listov na obeh straneh enega papirnega nosilca.

Ali moram žigosati

Tisk ni med obveznimi podatki primarnih dokumentov. Ni omenjen v 2. delu 9. člena Zveznega zakona št. 402.

Zato je treba postaviti pečat, če organizacija uporablja lasten razvoj dokumenta, ki predvideva prisotnost pečata.

Toda hkrati je nujno s pečatom potrditi tiste dokumente, za katere je prisotnost pečata predvidena z zakonom. Ti na primer vključujejo račune in.

Tudi potreba po pečatu se lahko določi z računovodsko politiko organizacije ali po dogovoru strank.

Kdo je odgovoren za njihovo varnost

Člen 17 Zveznega zakona o računovodstvu zavezuje organizacije, da za določeno obdobje hranijo primarno dokumentacijo, računovodske registre in finančne izkaze.

To obdobje po standardih državne organizacije arhivarstva ne sme biti krajše od petih let. Med shranjevanjem je treba zagotoviti zaščito pred nepooblaščenim urejanjem.

Vsi popravki morajo biti utemeljeni in ustrezno potrjeni. Vsebina računovodskih registrov in računovodskih izkazov je poslovna skrivnost.

Za njihovo razkritje so osebe, ki imajo dostop do informacij, odgovorne v skladu z normami zakonodaje Ruske federacije. Na začetku so primarni računovodski dokumenti shranjeni v zaprtih omarah pod nadzorom glavnega računovodje organizacije.

Ustrezno obdelani dokumenti se prenesejo v arhiv za shranjevanje. Lastnik podjetja je neposredno odgovoren za njihovo varnost.

Prisotnost primarnih računovodskih dokumentov je sestavni del dejavnosti katere koli organizacije.

Brez njih je normalen obstoj podjetja skoraj nemogoč. Zato je tako pomembno poznati in upoštevati postopek sestavljanja in obdelave primarnih dokumentov.

Vsako podjetje mora uporabljati standardne obrazce, ki odražajo dejstva poslovnih transakcij. Razmislite, katere enotne oblike primarnih računovodskih dokumentov odobri vlada. VsebinaPomembni vidiki Katere oblike primarnih računovodskih dokumentov se uporabljajo (seznam)? Kakšen je njihov rok trajanja...