Corectitudinea contabilității și concluziile ulterioare din aceasta depind de calitatea documentului primar și a informațiilor conținute în acesta.
Informațiile cuprinse în documentele primare acceptate în contabilitate se acumulează și se sistematizează în registre contabile ale căror formulare sau cerințe pentru care sunt aprobate de către organismul abilitat. Datele registrelor contabile în formă grupată sunt transferate în situațiile financiare.
Conducerea determină persoanele îndreptățite să semneze documentele contabile. În acest caz, se poate stabili o ierarhie a semnăturilor în funcție de funcția deținută, suma de bani, sfera și esența operațiunii.
Întreprinderile sau organizațiile care utilizează semnături electronice ar trebui să stabilească garanții și controale adecvate cu privire la dreptul de a utiliza și de a accesa semnăturile electronice.
Cerințe pentru întocmirea documentelor primare
1. Înscrierile în documentele primare trebuie să se facă cu cerneală, creion chimic, pastă de pix, folosind mașini de scris, echipamente de mecanizare și alte mijloace care să asigure păstrarea acestor înregistrări pe timpul stabilit pentru păstrarea lor în arhivă.
Este interzisă folosirea unui creion simplu pentru scris.
Șeful organizației trebuie, de comun acord cu contabilul-șef, să aprobe sub formă de ordin lista persoanelor îndreptățite să semneze documentele contabile primare.
Executarea la timp și de înaltă calitate a documentelor contabile primare, transferul lor la timp pentru reflectarea în contabilitate, precum și fiabilitatea datelor conținute în acestea sunt asigurate de persoanele care au întocmit și au semnat aceste documente.
Mișcarea documentelor primare în contabilitate (întocmirea sau primirea de la alte entități comerciale, acceptarea în contabilitate, prelucrare, transfer în arhivă) ar trebui, de asemenea, reglementată de grafic, care este aprobat prin ordinul șefului.
Pentru a avertiza atât managerii, cât și interpreții de consecințe negative neprevăzute și pentru a economisi timp la căutarea informațiilor, este necesară, după primirea documentelor de reglementare, crearea unei baze de înregistrare a documentelor primare.
Aceasta înseamnă că toate documentele primare scrise și completate în departamentul de contabilitate trebuie să aibă propriul identificator - un cod (unic, număr unic), care le este atribuit în timpul înregistrării obligatorii într-unul dintre jurnalele de înregistrare, care trebuie să fie deschis la fiecare întreprindere.
Procedura de intocmire a documentelor:
Documentele primare create printr-o metodă mecanizată necesită o confirmare specială a fiabilității datelor obținute, i.e. autorizarea și protecția datelor înregistrate împotriva obținerii neautorizate de informații despre acestea. Orice tip de document poate fi transmis prin fax, dar nu și documentul contabil primar, deoarece nu are confirmarea autenticității acestuia. Responsabilitatea pentru realizarea la timp și de bună calitate a documentelor și transmiterea acestora în timp util pentru reflectarea ulterioară în contabilitate revine persoanelor care au eliberat și semnat aceste documente.
Contabilitatea primară la o întreprindere de producție este o bază de informații pentru management, a cărei calitate depinde direct de calitatea contabilității. Contabilitatea primară este un complex de informații și operațiuni logice cu documente care însoțesc orice fluxuri materiale și financiare și elementele acestora de la intrarea până la ieșirea din facilitățile de producție și economice ale întreprinderii și ale companiei în ansamblu.
Astfel, documentele primare sunt purtătoare de informații despre toate obiectele și subiectele de producție și economice și interacțiunile acestora și permit o evaluare cuprinzătoare a tuturor factorilor de control: cantitativi, calitativi, financiari (12).
Toate înregistrările contabile se fac pe baza documentelor justificative relevante.
Document(informații documentate) sunt informații înregistrate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acesteia. Ca purtător de material, este permisă utilizarea oricărui obiect material adecvat pentru fixarea și stocarea informațiilor de vorbire, sunet sau vizuale pe acesta, inclusiv într-o formă transformată. Cu toate acestea, în scopul documentării în contabilitate, sunt aplicabili numai suporturile de informații pe hârtie sau pe mașini. Această normă este cuprinsă în Regulamentul privind contabilitatea și raportarea în Federația Rusă (aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 nr. 34n cu modificările și completările ulterioare). În acest ultim caz, organizația este obligată să facă copii ale acestor documente pe hârtie pe cheltuiala proprie pentru alți participanți la operațiunile de afaceri, precum și la cererea organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse, instanta si parchetul.
Documentele contabile se întocmesc preponderent după forme unificate, care datorită necesității de a eficientiza fluxurile de informații din economia națională, pentru a asigura comparabilitatea datelor contabile și de raportare ale diferitelor organizații (sau a unei organizații pentru perioade diferite), a caracterului complet și fiabilității acestora, a eliminării dublării informațiilor.
Documentația contabilă face parte din sistemul de documentație de management al organizației în conformitate cu Clasificatorul All-Russian al Documentației de Management (OKUD), aprobat prin Rezoluția Gosstandart al Rusiei din 30.12.93 nr. 229.
În general documente contabile poate fi împărțit în trei niveluri: documentația contabilă primară, registrele contabile și documentația de raportare contabilă... Această gradare îndeplinește pe deplin definiția fluxului de documente în contabilitate, succesiunea și logica documentării activităților economice ale organizației.
Documente contabile primare, pe baza cărora se ține contabilitatea, sunt documente care înregistrează faptele unei tranzacții comerciale.
Registre contabile sunt destinate sistematizării și acumulării informațiilor cuprinse în documentele primare acceptate în contabilitate, pentru reflectarea acestora în conturile contabile și în situațiile contabile.
Situațiile financiare este un sistem unificat de date privind proprietatea, poziția financiară a organizației și rezultatele activităților sale economice, întocmit pe baza datelor contabile în conformitate cu formele stabilite (conform PBU 4/99 „Situațiile contabile ale organizației” , aprobat prin Ordinul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse nr. 43n din 06.07.99 și Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 67n din 22 iulie 2003 „Cu privire la formele situațiilor financiare” cu modificările ulterioare și completări).
În cadrul fiecărui nivel, documentele nu sunt omogene. Amploarea muncii contabile în organizație în toate etapele procesării documentelor depinde de volumul fluxului de lucru- numărul de documente primite de organizație și create de aceasta pentru o anumită perioadă. În același timp, este interesantă structura fluxului de lucru în ceea ce privește compoziția, scopul și tipurile de documente.
Asa de, dupa compozitie se obişnuieşte să se împartă documentele în sosit(primite de organizație), outbound (documente oficiale furnizate de organizație respondenților externi) și intern(un grup de documente oficiale care nu depășesc organizația care le-a pregătit).
Documentul îndeplinește statutul de funcționar, dacă a fost creat de o persoană juridică sau de o persoană fizică, formalizat și certificat în modul prescris.
Clasificarea documentelor după compoziția și analiza structurii lor pe această bază vă permite să evaluați raportul dintre volumele fluxului de lucru intern și extern din organizație, să analizați gradul de autonomie al întreprinderii(după ce a calculat raportul dintre unitățile de informații primite și informațiile interne), estimare activitatea de circulaţie a organizaţiei în mediul extern(după ponderea documentelor de ieșire).
Cu programare
documentele sunt împărțite în documente administrative, executive, combinate și contabile.
Administrativ documentele conțin comenzi, instrucțiuni privind producerea, efectuarea anumitor operațiuni comerciale (ordinul șefului întreprinderii și al persoanelor autorizate de acesta să efectueze operațiuni comerciale).
Executiv documentele atestă faptul tranzacţiilor comerciale. Acestea includ comenzi de primire (acte de acceptare) a materialelor; actele de acceptare și eliminare a OS; documente privind acceptarea de la muncitori a produselor fabricate etc. Documentele executive se semnează de către persoanele responsabile cu efectuarea tranzacțiilor comerciale și pentru corectitudinea executării acestora în documente. De exemplu, șefi de magazine, șefi de depozite (magazieri), maiștri etc.
Combinate documentele sunt atât administrative, cât și executive. Acestea includ ordinele în numerar primite și ieșite; statul de plată pentru eliberarea salariului angajaților întreprinderii; rapoarte anticipate ale responsabililor (călătorii de afaceri), etc.
Documente contabile se intocmesc in cazul in care nu exista alte documente pentru evidenta tranzactiilor comerciale, sau la sintetizarea si prelucrarea documentelor executive si administrative. Acestea includ certificate, fișe de distribuție, calcule de rezerve, situații contabile etc.
Această clasificare relevă necesitatea înregistrării documentare a unui număr de activități economice, a căror înregistrare în cele mai multe cazuri este ignorată de contabilii practicanți. Astfel, acțiunile unui contabil legate de implementarea calculelor metodologice, în conformitate cu principiul înregistrării, trebuie confirmate prin documentele contabile relevante și certificate prin semnătura contabilului șef.
După perioada tranzacțiilor comerciale înregistrate
documentele utilizate în contabilitate sunt împărțite în unică și cumulative.
O dată documentele primare formalizează fiecare tranzacție comercială și sunt întocmite într-o singură etapă.
Cumulativ documentele sunt întocmite pe o anumită perioadă prin acumularea constantă de tranzacţii comerciale omogene. La sfârșitul perioadei, ei calculează totalurile pentru indicatorii corespunzători. Exemple de documente cumulative: comenzi de lucru lunare de două săptămâni; carduri limita pentru eliberarea materialelor din depozitele firmei etc. Documentele acumulative sunt un element al primei etape de sistematizare și generalizare a informațiilor contabile.
După gradul de generalizare a informaţiei
documentele contabile se împart în primare și consolidate.
Primar pentru fiecare operațiune se întocmesc documente la momentul efectuării acesteia. Acestea includ documente privind primirea materialelor la întreprindere și eliberarea acestora din depozitele întreprinderii către ateliere; privind expedierea produselor către clienți; privind acumularea salariului salariaților pentru produsele fabricate, munca prestată sau serviciul prestat etc.
Documente consolidate rezumați indicatorii prin gruparea lor adecvată, sistematizarea din documentele primare (de exemplu, statul de plată pentru lucrătorii din magazin, întreprinderea în ansamblu etc.). Documentele consolidate diferă de documentele cumulate prin faptul că un document consolidat este întocmit pe baza documentelor primare și este rezumatul acestora, iar un document cumulat este un document primar întocmit treptat.... Documentele consolidate includ și toate registrele contabile, iar documentul consolidat final poate fi considerat situații financiare.
Etapa inițială de documentare a situației afacerii în organizație este contabilitate primară , care este prima etapă a percepției și înregistrării sistemice a operațiunilor individuale care caracterizează procesele și fenomenele economice care au loc în întreprindere. Obiectele acesteia sunt: procurarea, achiziționarea și cheltuirea resurselor materiale; utilizarea combustibilului și a resurselor energetice; timp normalizat și lucrat; producția de muncitori la bucată; costurile productiei; circulația semifabricatelor și a reziduurilor de lucru în curs; volumul producției, expedierea și vânzarea acesteia; decontari cu furnizori, cumparatori, clienti, banci, autoritati financiare, fondatori etc. În această etapă a muncii contabile, informațiile inițiale despre procesele și fenomenele economice care apar în numeroase zone, în ateliere, în depozite, puncte de recepție și expediere a produselor finite și alte divizii ale întreprinderii sunt reflectate în documentele primare.
Toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie formalizate cu documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea.
Documente sursă utilizate în descrierea tranzacțiilor comerciale, constituie o singură matrice de informații prelucrate folosind aceleași proceduri contabile. Mai mult, unele dintre documente sunt formalizate la nivel sectorial sau economic general. Aceste documente sunt întocmite pe formulare standardizate aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică al Federației Ruse sau de ministerele și departamentele sectoriale.
Formele departamentale ale documentației contabile primare sunt obligatorii pentru utilizare numai în organizațiile subordonate acestor departamente, totuși, dacă forma documentului răspunde nevoilor altor organizații, acestea o pot adopta.
În toate celelalte cazuri, organizațiile sunt obligate să elaboreze în mod independent formele documentelor contabile primare în cantitatea și în forma în care acestea sunt necesare pentru a reflecta activitățile economice ale companiei. Totodată, documentele create de organizație în mod independent trebuie să fie formalizate în așa fel încât conținutul lor să ofere pe deplin informațiile necesare pentru sarcinile contabile.
Cerințe de bază pentru forma documentului primar:
1. Vă permite să descrieți în mod fiabil un singur fapt al vieții economice a organizației
2. Structura documentului rămâne constantă mult timp dacă condițiile de funcționare ale organizației sunt relativ stabile.
3. Ambiguitatea în interpretarea informațiilor conținute în document este exclusă.
4. Mesajul este codificat pentru ușurința procesării și securitatea informațiilor.
5. Instrumentele de măsurare a informațiilor cuprinse în document (monetare și/sau în natură) asigură fiabilitatea, acuratețea și claritatea necesare informațiilor. Detalierea excesivă sau rafinarea datelor ar trebui evitată, precum și insuficientă.
6. Documentul completează alte documente și nu le dublează.
7. Documentul conține cât mai puține informații redundante - de obicei neutilizate, care sunt incluse în forma originală „pentru orice eventualitate”.
8. Forma documentului este convenabilă pentru prelucrarea acestuia în mediul formei utilizate.
9. Forma documentului este convenabilă pentru prezentare și prelucrare în mediu electronic (pe computer).
10. Forma este aceeași pentru toate faptele omogene ale activității economice din diferite divizii ale organizației (inclusiv cele separate).
11. Pregătit în timp util.
La elaborarea formelor de documente contabile primare, ar trebui să se țină seama de prevederile articolului 9 din Legea federală nr. 129 din 21 noiembrie 1996 „Cu privire la contabilitate” (cu modificări și completări).
Clauza 2 din prezentul art. precizează că documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite conform formei cuprinse în albumele de formulare unificate, iar documentele, a căror formă nu este prevăzută în aceste albume, trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:
a) denumirea documentului;
b) data întocmirii documentului (un document nedatat nu are forță juridică, în plus, în acest caz, este dificil să se raporteze faptul activității economice la o anumită perioadă de raportare în scopuri contabile financiare și fiscale);
c) denumirea organizației în numele căreia a fost întocmit documentul;
e) instrumente de măsurare a unei tranzacții comerciale în termeni fizici și monetari;
f) denumirile funcțiilor persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacției comerciale și corectitudinea înregistrării acesteia;
g) semnăturile personale ale persoanelor indicate (este posibilă și decodarea semnăturilor).
Lista persoanelor îndreptățite să semneze documentele contabile primare se aprobă de șeful organizației de comun acord cu contabilul-șef. Mai mult decât atât, documentele care oficializează tranzacțiile comerciale cu fonduri bănești sunt semnate de șeful organizației și de contabilul șef sau de persoanele împuternicite de aceștia.
Documentul contabil primar trebuie întocmit în momentul tranzacției, iar dacă acest lucru nu este posibil - imediat după finalizarea acestuia.
Cerințele contabilului șef pentru documentarea tranzacțiilor comerciale și transmiterea documentelor și informațiilor necesare către departamentul de contabilitate sunt obligatorii pentru toți angajații organizației. Fără semnătura contabilului șef, documentele bănești și de decontare, obligațiile financiare și de credit sunt considerate nule și nu trebuie acceptate pentru executare.
Documentele contabile primare pot fi întocmite pe suport de hârtie și computer. În acest din urmă caz, organizația este obligată să facă, pe cheltuiala sa, copii ale acestor documente pe hârtie pentru alți participanți la operațiunile de afaceri, precum și la cererea organismelor care exercită controlul în conformitate cu legislația Federației Ruse. , instanta si parchetul.
Pentru a controla și eficientiza procesarea datelor privind tranzacțiile comerciale pe baza documentelor contabile primare, documente contabile consolidate , care, în special, includ registre de numerar, rapoarte de mărfuri, un jurnal de tranzacții comerciale, mandate memoriale, jurnale de ordine, Registrul general și alte registre contabile. Documentul final consolidat este situațiile financiare.
© 2015-2019 site
Toate drepturile aparțin autorilor lor. Acest site nu pretinde autor, dar oferă o utilizare gratuită.
Data creării paginii: 15-04-2016
Activitatea departamentului de contabilitate este parte integrantă a funcționării întreprinderii; presupune implementarea de către angajați a unei varietăți de acțiuni - de la calcul până la execuția și întreținerea documentației primare. De asemenea, gradul de responsabilitate al companiei sau al managerului ei imediat pentru greșelile comise diferă foarte mult: dacă acestea se referă la probleme pur interne, nici nu trebuie să vorbim despre o amendă; dacă vorbim de documente de plată, pe baza cărora se plătesc impozitele în viitor, contravenientul se poate confrunta nu numai cu o pedeapsă bănească, ci și cu închisoarea. De aceea, munca bine organizată cu organizațiile primare este unul dintre domeniile prioritare de lucru ale unei persoane juridice.
Termenul „documentație primară”, spre deosebire de sau similar, este utilizat exclusiv în departamentul de contabilitate, care, dacă este necesar să rezolve în comun probleme organizaționale, provoacă dificultăți reprezentanților altor departamente ale întreprinderii. Mai jos va fi descrisă care este organizația primară în ansamblu și, de asemenea, o listă orientativă a documentelor incluse în aceasta.
În mod ciudat, principalul act normativ utilizat în organizarea activității departamentului de contabilitate, Legea federală „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ, adoptată la 6 decembrie 2011 și care conține modificări din data de 29 iulie 2018, nu oferă o definiție clară. definiția acestei sintagme. Potrivit paragrafului 1 al articolului 9 din legea menționată, documentației primare pot fi atribuite documentației primare orice documente întocmite în mod corespunzător și certificate oficial, care reflectă unul sau altul episod din viața economică a întreprinderii.
Astfel de episoade includ primirea de bani în schimbul produselor furnizate de companie, a serviciilor oferite sau a lucrărilor efectuate sau, dimpotrivă, transferul de bani în vederea achiziționării de obiecte de inventar. La solicitarea conducătorului întreprinderii (clauza 4 a aceluiași articol), lista documentelor contabile primare poate include informații despre decontări reciproce care nu au legătură cu tranzacțiile financiare.
Important: principalul criteriu pentru documentația primară în contabilitate este prezența faptului de transfer de fonduri de la o persoană (angajat, antreprenor individual, companie) la alta. Astfel, lista entităților primare nu va fi inclusă sub nicio condiție, dar o comandă de numerar de intrare sau de ieșire este destul de bună.
CUstocarea documentelor primare în contabilitate - cel puțin cinci ani din anul inregistrarii. După cum arată practica, cel mai adesea, reprezentanții Serviciului Fiscal Federal solicită informații primare în primul an sau trei; în viitor, lucrările pot fi transferate în arhivă pentru păstrare, iar după expirarea perioadei specificate, acestea pot fi distruse în conformitate cu reglementările interne ale întreprinderii și cu prescripțiile legislației interne.
Cu toate acestea, deoarece în practica birocratică rusă este de obicei mai dificil să eliminați documentele decât să le stocați în continuare, un element primar inutil poate fi lăsat în arhivă atâta timp cât există suficient spațiu; nu sunt prevăzute penalități pentru aceasta nici prin Legea federală nr. 402-FZ specificată, nici prin alte reglementări.
De asemenea, întreținerea documentației primare poate fi atribuită atât unuia, cât și mai multor angajați ai întreprinderii, în funcție de calificarea acestora și de numărul de personal. În cazul în care cazul se referă la un antreprenor individual care nu are sub supraveghere specialişti corespunzători, acesta are dreptul, la alegere, fie să întocmească documente pe cont propriu, fie să implice în cauză firme terţe care prestează astfel de servicii.
În cea mai recentă versiune a Legii federale nr. 402-FZ (sau mai degrabă, în paragraful 4 al articolului 9 din document), dreptul de a determina ce documentație aparține principalului este transferat șefului (director general, director) al afacere. Conform practicii consacrate, semnează lista deja pregătită de contabilul-șef, deși își poate asuma munca (de la analiza activităților până la însumarea rezultatelor) în întregime asupra lui.
În consecință, nu este nevoie să vorbim despre o singură listă de documente primare; se pot numi doar cele mai frecvent incluse în această listă de lucrări:
Cel mai adesea, organizația primară este organizată după principiul cronologic - de la primul document privind tranzacția până la ultimul; sunt posibile și alte opțiuni - prin accesoriu, combinate etc.
Componentele necesare oricărui document primar sunt:
După cum rezultă din paragraful 5 al aceluiași articol, documentația primară din compartimentul de contabilitate poate fi întocmită în prezent atât în format hârtie, cât și în format electronic; în acest din urmă caz, se certifică cu ajutorul semnăturilor electronice digitale calificate ale părților și se transmite contrapărților pe orice suport adecvat sau se transmite prin e-mail.
Majoritatea documentelor primare sunt emise pe baza unor formulare unificate care nu pot fi modificate; excepțiile includ contracte, acte de acceptare și transfer și o serie de alte documente, a căror dezvoltare a formei și structurii este direct implicată în entitatea comercială.
Câteva sfaturi pentru pregătirea documentației primare:
Important: nu este permisă folosirea benzilor de corectare, lichidului, aparatelor de ras pentru a corecta erorile sau pur și simplu tăiați datele introduse incorect până când nu este imposibil să le citiți în documentația primară din departamentul de contabilitate. În funcție de situație, puteți utiliza o remediere de schiță pentru a completa corpul înregistrării și inversarea. În primul caz, informațiile eronate sunt tăiate cu o linie subțire, deasupra ei se face o notă care reflectă starea reală a lucrurilor, iar pe partea laterală a paginii se află inscripția „Corectul (poți) crede „, însoțită de semnătura responsabilului și de sigiliul sau ștampila organizației. În al doilea, informațiile existente sunt completate cu informații noi necesare obținerii unei imagini exhaustive a tranzacției. În cea de-a treia, care este folosită mai ales atunci când în primar se găsesc informații exagerate, datele care nu corespund realității sunt duplicate cu pastă roșie, iar lângă acestea, deja uzuale, sunt date cele corecte. În acest caz, este necesară și o semnătură de atestare.
Documentele primare, ca și alte documente, trebuie să fie executate clar, lizibil și frumos. Acest lucru va ajuta pe viitor, în cazul unor situații disputabile, să stabiliți rapid adevărul, să vă dovediți cazul în proceduri judiciare sau să controlați activitatea persoanelor autorizate. Și un stimulent suplimentar pentru eliberarea conștiincioasă și la timp a documentației va fi paragraful 3 al articolului 327 din Codul penal al Rusiei, conform căruia folosirea de hârtii falsificate se pedepsește cu o amendă de până la 80 de mii de ruble sau până la șase luni. ' salariul vinovatului, arestare până la șase luni, muncă obligatorie sau corectivă până la 480 de ore și, respectiv, 24 de luni.
Este dificil să vă dovediți nevinovăția sau absența corpus delicti și necesită mult mai mult timp și nervi decât pregătirea de înaltă calitate a documentației primare.
Documentele primare includ documente care reflectă episoade ale activităților economice ale unei întreprinderi sau organizații. Înregistrarea acestora se ocupă de angajații departamentului de contabilitate, iar dacă nu există - de către întreprinzător însuși sau companii care oferă servicii similare. O listă completă a documentației primare utilizate în activitățile companiei este aprobată de șeful acesteia și, de obicei, este întocmită de contabilul șef.
De obicei, prima se referă la contracte, facturi, acte de acceptare și transfer, inclusiv active fixe, documente de numerar și alte documente. Acestea trebuie să includă blocurile enumerate în paragraful 2 al articolului 9 din Legea federală nr. 402-FZ. Este permisă efectuarea de corecții în documente în moduri strict definite: inversare, contur sau inscripții suplimentare.
1. Pentru ce sunt documentele contabile primare și ce se va întâmpla în cazul absenței acestora.
2. Ce să luați în considerare atunci când vă dezvoltați propriile forme de documente primare.
3. În ce cazuri este obligatorie utilizarea formularelor unificate.
După cum știți, legea actuală a contabilității (Nr. 402-FZ) nu conține o cerință pentru aplicarea obligatorie a formelor unificate de documente contabile primare. Adică, organizațiilor și antreprenorilor li se acordă dreptul de a dezvolta în mod independent formele documentelor primare, ținând cont de nevoile lor și de caracteristicile activităților lor. Cu toate acestea, un astfel de drept ascunde o mulțime de „capcane”. De exemplu, toate documentele primare, inclusiv cele dezvoltate independent, trebuie să îndeplinească anumite cerințe, iar unele documente trebuie să fie întocmite numai după forme unificate datorită altor legi federale. Este necesar să cunoașteți astfel de nuanțe ale procesării documentelor primare atât la întocmirea documentelor dvs., cât și la acceptarea documentelor contrapărților, deoarece documentele contabile primare sunt fundația pe care se construiește nu numai contabilitatea, ci și contabilitatea fiscală. Cum să faceți acest fond de ten de încredere - îl vom afla în acest articol.
Pentru început, să ne amintim de ce, în principiu, sunt necesare documente contabile primare și de ce este atât de important să acordăm atenție corectitudinii înregistrării lor. După cum se precizează în Legea nr. 402-FZ, fiecare fapt al vieţii economice trebuie formalizat cu un document contabil primar(partea 1 a articolului 9). În acest caz, prin fapta vieții economice se înțelege orice eveniment, operațiune, tranzacție care are sau poate avea un impact asupra situației financiare a unei entități economice, rezultatului financiar al activităților acesteia și (sau) fluxului de numerar. Faptele vieții economice includ, de exemplu, achiziția unui mijloc fix și acumularea de amortizare a acestuia, acumularea salariilor și salariilor angajaților etc. Astfel, aproape toate înregistrările contabile ar trebui să se bazeze pe documentele contabile primare corespunzătoare.
În contabilitatea fiscală, documentele primare joacă, de asemenea, un rol important: în conformitate cu prevederile Codului fiscal al Federației Ruse, cheltuielile sunt recunoscute drept cheltuieli rezonabile și documentate ale contribuabilului. Acesta este prezenţa documentelor contabile primare este unul dintre motivele recunoaşterii cheltuielilorși, în consecință, pentru calcularea bazei de impozitare pentru impozitul pe venit (sau conform STS „venituri-cheltuieli”).
Lipsa documentelor primare este considerată de Codul Fiscal al Federației Ruse o încălcare gravă a regulilor de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor, obiecte de impozitare, pentru care este prevăzută o amendă (Articolul 120 din Codul Fiscal al Federației Ruse). ):
În plus, absența documentelor primare poate servi ca bază pentru atragerea funcționarilor la răspunderea administrativă pentru încălcarea gravă a regulilor contabile și prezentarea situațiilor financiare sub forma unei amenzi de la 2 la 3 mii de ruble. (Articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). O încălcare gravă a regulilor de contabilitate și prezentare a situațiilor financiare este considerată:
Din toate cele de mai sus, rezultă două concluzii principale:
1. documentele contabile primare trebuie să fie disponibile;
2. documentele contabile primare trebuie să fie corect executate.
Dacă totul este clar cu prima cerință, atunci cu privire la a doua, în ceea ce privește corectitudinea documentelor contabile primare, ar trebui să ne ocupăm mai detaliat. Cert este că, în conformitate cu actuala Lege „Cu privire la contabilitate” nr. 402-FZ, forma documentelor primare utilizate este determinată de însuși conducătorul entității economice la propunerea funcționarului căruia i se încredințează contabilitatea (clauza 4 al Art. 9 din Legea nr. 402 -FZ). Sunt posibile următoarele opțiuni pentru stabilirea formelor documentelor primare:
! Indiferent de opțiunea aleasă pentru aplicarea formelor documentelor primare, aceasta trebuie reflectată fie în politica contabilă în sine în scopul contabilității contabile și fiscale, fie într-o ordine separată.... În același timp, formele de documente contabile primare dezvoltate independent sunt de obicei prezentate în anexă, dar dacă se utilizează formulare unificate, se face o legătură către documentul corespunzător (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică). Dacă formularele aplicabile ale documentelor contabile primare nu sunt aprobate de către șef, atunci în cazul unei inspecții, inspectorii pot considera că documentele au fost întocmite într-o formă neidentificată, adică cu încălcarea legii și, în consecință , nu stau la baza acceptarii cheltuielilor.
Când dezvoltați propriile formulare de documente contabile primare, sunt posibile două opțiuni:
În orice caz, forma rezultată a documentului contabil primar trebuie să conțină următoarele detaliile necesare, stabilit prin Partea 2 a art. 9 din Legea nr.402-FZ:
! Notă: Legea nr. 402-FZ nu include aplicarea unui sigiliu pe documentul primar ca cerințe obligatorii. Prin urmare, includerea sau nu a acestui atribut în forma documentului este alegerea organizației în sine. Pentru organizațiile care au refuzat să folosească sigiliul rotund (un astfel de drept este acordat de Legea federală nr. 82-FZ din 06.04.2015), este recomandabil să excludeți această cerință din toate formele utilizate de documente contabile primare.
Pentru unele documente, dat lista detaliilor necesare poate fi extinsăîn conformitate cu alte reglementări. De exemplu, scrisoarea de parcurs trebuie să conțină următoarele detalii (clauza 3 din Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 18 septembrie 2008 nr. 152):
Astfel, elaborarea unor forme proprii de documente contabile primare necesită cunoașterea și analiza profundă a legislației în vigoare. Prin urmare, în unele cazuri, este de preferat să folosiți forme gata făcute. De exemplu, forma unui document de transfer universal recomandat de Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse (Scrisoarea din 21 octombrie 2013 nr. ММВ-20-3 / [email protected]). Acest document combină detaliile documentului contabil primar pentru transferul bunurilor materiale, precum și detaliile facturii, prin urmare poate fi utilizat atât în scopuri contabile, cât și în contabilitate fiscală (pentru calcularea TVA). Pe lângă documentul de transfer universal, Serviciul Fiscal Federal al Rusiei a dezvoltat și o formă recomandată a unui document corectiv universal, care este întocmit în cazul unei modificări a costului de livrare după expediere (Scrisoarea din 17.10.2014 nr. . ММВ-20-15 / [email protected]). Faptul că organizația a decis să folosească formularele UPD și UKD ar trebui consacrat în politica contabilă sau într-o ordine separată a șefului.
Legea nr. 402-FZ nu conține o cerință obligatorie de aplicare a formelor unificate de documente contabile primare, dar, în același timp, nu conține o interdicție a utilizării acestora. Prin urmare, o entitate economică are dreptul de a utiliza forme unificate ale acelor documente pentru care sunt stabilite. Utilizarea formelor uniforme are mai multe avantaje:
În plus, înlocuirea tuturor formularelor unificate cu unele dezvoltate independent este riscantă, deoarece formele documentelor contabile primare stabilite de organismele autorizate în conformitate cu legile federale și pe baza acestora sunt încă obligatorii pentru utilizare (Informații ale Ministerului Finanțelor al Federației Ruse Nr. PZ-10/2012 la Legea Federală Nr. 402-FZ). Astfel de documente includ, de exemplu, documentele de înregistrare. Ordonanța Băncii Rusiei nr. 3210-U din 11 martie 2014 „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar de către persoane juridice și o procedură simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor în numerar de către întreprinzătorii individuali și întreprinderile mici” prevede utilizarea următoarelor forme unificate:
Astfel, tranzacțiile în numerar trebuie formalizate cu documente întocmite conform formularelor unificate, aprobate prin Rezoluțiile Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18/08/1998 nr. 88, din 01/05/2004 nr. 1.
O atenție deosebită trebuie acordată la elaborarea documentelor de personal, precum și a documentelor privind contabilitatea muncii și remunerarea și, dacă este posibil, utilizarea formelor unificate ale acestor documente. Acest lucru se datorează faptului că documentele de personal și documentele contabile de muncă trebuie să îndeplinească cerințele legislației muncii, care nu coincid întotdeauna cu cerințele Legii nr. 402-FZ: pornind de la alcătuirea detaliilor (de exemplu, un timp foaia, cardul personal al angajatului etc. .) și se termină cu forma documentului (Codul Muncii al Federației Ruse nu prevede întocmirea documentelor de personal în formă electronică).
Așadar, în acest articol, ne-am amintit cât de importante sunt documentele contabile primare pentru contabilitate și contabilitatea fiscală și ne-am asigurat, de asemenea, că în cazul documentelor primare „contează forma”. Rezumând, vom formula încă o dată teza concluziile principale:
Găsiți articolul util și interesant - distribuie cu colegii de pe rețelele de socializare!
Mai sunt intrebari - intreaba-i in comentariile articolului!
Aflați în secțiune cum să vă familiarizați cu textele oficiale ale acestor documente
♦ Titlu:,.Fluxul de documente în organizații este o parte integrantă a proceselor de afaceri. Documentele contabile sunt concepute pentru a înregistra în scris toate evenimentele care au loc la întreprinderi care afectează momentele de lucru.
Cerințele legislative, în special, prevederile „Legii contabilității” fac obligatorie documentarea tuturor evenimentelor din sfera economică. Documentele contabile sunt folosite pentru a confirma efectuarea oricăror tranzacții, servesc drept dovezi scrise ale proceselor în curs.
Un document contabil este o formă în care evenimentele curente, evaluarea acestora și alte criterii care disting o tranzacție comercială pot fi înregistrate.
După tip, documentele financiar-contabile și scopul acestora pot fi clasificate astfel:
Documentele care reglementează contabilitatea se formează în ordinea întocmirii, adică se împart în primare și consolidate. Pentru implementarea înregistrărilor contabile se bazează documentele contabile primare. Ele pot fi formate direct la întreprindere sau pot fi primite din exterior - de la furnizori, cumpărători și alte contrapărți. Principalele documente contabile legate de primar sunt facturile, plata, numerarul, banca si alte documente. Cele consolidate sunt întocmite pe baza celor primare, conțin informații generalizate.
După conținutul lor, ele pot lua valori materiale și bănești. Partea materială reflectă prezența și mișcarea mărfurilor și a altor valori. De exemplu, actele de acceptare și transfer, bonurile de livrare pentru eliberarea mărfurilor oferă o idee exactă a tipurilor și cantităților de proprietate mutată. De asemenea, este dat devizul de cost al operațiunii efectuate.
Unele titluri de valoare se referă exclusiv la decontare. Vorbim de state de plată, comenzi de numerar, extrase de cont. Informațiile pe care le transportă sunt de natură pur financiară - starea decontărilor cu contrapărțile, remunerarea angajaților.
Până de curând, exista o cerință pentru utilizarea obligatorie a formularelor unificate în contabilitate. Intrarea în vigoare a Legii nr. 402-FZ privind contabilitatea permite conducerii organizațiilor să dezvolte în mod independent formele documentelor primare. Dar, în același timp, rămân unele cerințe pentru prezența detaliilor obligatorii. Adică, în contabilitatea primară, documentul contabil curent este doar o formă care reflectă următoarele informații:
Pentru organizații și chiar pentru antreprenori, importanța documentelor contabile este mare. Ele nu servesc doar ca confirmare a faptului împlinit al activității economice, ci ajută și la determinarea stării financiare actuale a companiei. Pe baza acestora, subiecții efectuează calcule fiscale, în timp ce reducerea bazei impozabile este posibilă doar dacă există documente corect întocmite din punct de vedere al legislației.
Lipsa materialelor primare necesare, certificatelor, declarațiilor poate crea ulterior multe probleme organizației, provocând întrebări suplimentare din partea autorităților de reglementare. Adesea, acest fapt servește drept bază pentru recalcularea bazei impozabile.
Ce documente contabile ar trebui să aibă un SRL pentru a asigura funcționarea curentă a întreprinderii? În funcție de specificul lucrării, acestea sunt documente care reglementează activitățile întreprinderii - comenzi, instrucțiuni, politici contabile. Scrisorile de trăsură, facturile, statul de plată cu personalul, alte numerar și documente bancare servesc drept confirmare a faptelor privind veniturile primite și cheltuielile efectuate. Pentru simplificarea procedurii contabile sunt utilizate pe scară largă cifra de afaceri, fișele acumulative, care conțin informații generalizatoare despre tranzacții omogene.
Având în vedere că rolul și semnificația documentelor contabile sunt incontestabile pentru fiecare entitate de afaceri, deplasarea și depozitarea acestora trebuie să respecte și anumite reguli.
Organizațiile întocmesc în mod independent un program pentru fluxul de lucru principal, care include următoarele etape:
Programul specificat trebuie să conțină termenii optimi pentru procesarea datelor primite. Dacă este necesar, este permisă ajustarea perioadelor specificate.
Depozitarea documentelor primare este asigurată de angajații serviciului de contabilitate. În același timp, la schimbarea persoanelor responsabile, este necesară întocmirea unui act de acceptare și transfer de documente contabile, un eșantion al căruia este elaborat ținând cont de specificul companiei. Dar, în același timp, este necesar să se întocmească un registru detaliat al documentelor contabile atunci când se transferă cazuri, un eșantion din care va conține informații complete despre volumul disponibil de tranzacții.
Perioada de păstrare a documentelor este diferită, în funcție de scopul acestora. Informațiile care oferă date privind calcularea impozitelor trebuie să fie disponibile pentru cel puțin 4 ani. Formularele de informații ale angajaților completate sunt păstrate până la 75 de ani.
Registrul documentelor contabile la transferul cazurilor (eșantion)
