raport prealabil. Formularul AO-1 este un document contabil primar care reflectă utilizarea intenționată a sumelor contabile de fonduri emise anterior în prealabil cu atașarea documentelor care fac dovada cheltuielilor lor. Formularul de raport este unificat, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 08.01.2001 nr. 55 și codul OKUD 0302001. Pentru organizațiile bugetare este prevăzut un alt formular, nr., aprobat prin ordin al ministerului. al Finanțelor Rusiei din 30.03.2015 N 52n.
Scopul întocmirii unui raport în avans este de a verifica ulterior cheltuirea fondurilor emise în avans, de a confirma utilizarea fondurilor de către șeful organizației, precum și de anularea ulterioară a costurilor de producție. Documentul este completat de persoana care a primit fondurile în avans pentru raport.
Lista persoanelor îndreptățite să primească bani conform raportului este aprobată prin ordinul privind persoanele responsabile, care trebuie să fie disponibil în departamentul de contabilitate al organizației. Fondurile sunt emise prin intermediul casieriei întreprinderii la, care ar trebui să indice scopul vizat al acestei sume. Termenul pentru care se acordă avansul este aprobat și prin ordinul relevant pentru întreprindere.
Furnizarea fondurilor de călătorie se realizează pe baza ordinului șefului sau a certificatului de călătorie. La sfârşitul călătoriei de afaceri, persoana responsabilă este obligată să prezinte un raport cu documente care să confirme caracterul adecvat al cheltuielilor efectuate. Formularul de raportare în avans este completat într-un singur exemplar pe ambele fețe. Fața este completată de persoana responsabilă și conține următoarele date:
În colțul din stânga jos, persoana responsabilă completează un tabel care afișează informații despre avansurile anterioare care i-au fost acordate, sumele de fonduri primite de acesta în momentul de față, consumul acestora, depășirea cheltuielilor, soldul. Pe reversul formularului este trecută o listă de documente care confirmă cheltuirea fondurilor (chitanțe, cecuri KKM, documente de transport, certificat de călătorie etc.), precum și valoarea costurilor pentru fiecare dintre ele (coloana 1-). 6). Documentele care servesc ca anexă la procesul-verbal sunt numerotate în acesta în ordinea în care au fost consemnate.
În cazul în care avansul a fost emis în valută, se completează: rândul 1a din față, precum și coloanele 6 și 8 din verso. După completarea documentului de către persoana responsabilă, acesta este transferat contabilului-șef pentru verificarea corectitudinii completării. În cazul în care documentul este completat corect, contabilul pune un marcaj care indică că raportul este aprobat conform sumei corespunzătoare (în cifre și cuvinte) și completează o chitanță pe față și o predă persoanei responsabile.
După verificarea de către un contabil, raportul de avans este înaintat spre aprobare managerului, după care este acceptat în contabilitate pentru a anula suma corespunzătoare a cheltuielilor. În cazul în care persoana responsabilă are datorii la avansuri emise anterior, emiterea de sume ulterioare către acesta nu poate fi efectuată.
Dacă, la întoarcere, salariatul se îmbolnăvește sau lipsește de la locul său de muncă dintr-un alt motiv întemeiat, acesta este obligat să furnizeze informațiile necesare despre călătoria de afaceri trecută în termen de trei zile lucrătoare de la data plecării la muncă.
Salariatul trebuie să furnizeze toate informațiile în scris în formularul Nr. AO-1 „Raport anticipat”, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din 01.08.2001 nr. 55.
Formularul specificat este completat de către angajat într-un singur exemplar și depus la departamentul de contabilitate cu toate documentele, informații despre care sunt indicate în Formularul nr. AO-1. În acest caz, angajatul nu completează întregul formular, ci doar o parte din față și din spate. Restul se face de departamentul de contabilitate.
Completarea formularului începe ca de obicei cu „antetul” documentului.
1. Specificați numele organizației și codul din opt cifre conform OKPO
2. În coloanele „număr” și „data” notăm detaliile corespunzătoare
3. În coloana „Raportare în sumă” indicați cifra pe care angajatul a cheltuit-o într-o călătorie de afaceri. De exemplu, dacă i s-au dat cincizeci de mii de ruble și a cheltuit șaizeci, atunci în această coloană el indică șaizeci de mii. Sau invers, dacă s-au emis cincizeci de mii, s-au cheltuit aproximativ douăzeci, atunci raportul va fi de douăzeci de mii de ruble
4. Introducem numele unității structurale și codul acesteia (dacă există)
5. Indicăm numele, prenumele, patronimul persoanei raportoare, numărul de personal și funcția acestuia
6. În coloana „Desemnarea avansului” introduceți scopul călătoriei
7. În rubrica „Plata în avans primită...” indicăm detaliile mandatului de numerar de cheltuială (dacă banii au fost emiși în numerar la casierie, dacă a existat un transfer fără numerar, indicăm doar suma) si suma emisa
8. În coloana „Total primit” indicați cât a primit în total
10. Și introduceți soldul de fonduri pe care trebuie să-l returneze
Să presupunem că angajatul a călătorit la locul călătoriei de afaceri și înapoi cu avionul, a locuit într-un hotel (mesele au fost incluse în costul vieții) și a călătorit la locul de muncă într-o călătorie de afaceri pe jos (un hotel în apropiere de loc de munca).
11. În primul rând, introduceți detaliile documentelor de călătorie
13. Introducem informatii despre suma diurnelor emise
14. În coloana „Total” introducem suma fondurilor cheltuite, care trebuie să corespundă cu suma pentru care se depune raportul (vezi paragraful 3)
După ce salariatul introduce toate informațiile necesare în coloanele și coloanele, semnează raportul de avans, anexează la formularul nr. AO-1 toate documentele pe care le are la care s-a referit, le numerotează, introduce informații despre numărul de ataseaza documentele in sectiunea corespunzatoare a formularului (situat pe fata) si transfera intregul pachet de documente catre departamentul de contabilitate.
Contabilul trebuie să verifice cu atenție raportul angajatului în prezența acestuia pentru erori și inexactități (dacă se constată erori, angajatul va trebui să completeze din nou formularul).
15. Dacă contabilul este mulțumit de toate, în rubrica „Raport verificat” face o înscriere corespunzătoare și semnează
16. Contabilul acceptă bani necheltuiți de la angajat la casierie (dacă au fost emise în numerar, dacă a existat un transfer fără numerar, banii vor fi reținuți la cererea angajatului pe baza raportului de avans) , indică suma și detaliile documentului pentru care s-a efectuat rambursarea și semnează din nou
18. Pe reversul formularului, contabilul introduce informații despre sumele de bani acceptate în contabilitate și le înregistrează în conturile corespunzătoare. Sumele introduse de angajat și de contabil trebuie să se potrivească
19. În partea din față în tabelul din dreapta, contabilul introduce informații despre sumele cheltuite și conturile
20. În continuare, contabilul anexează la formularul de raportare o copie a ordinului de călătorie de afaceri a salariatului și o poartă spre semnare contabilului șef, care verifică din nou toate informațiile și documentele, semnează procesul-verbal și îl transmite spre aprobare generalului. director
21. Directorul general aprobă raportul și îl returnează compartimentului de contabilitate, unde se păstrează timp de cinci ani cu toate documentele anexate, după care se distruge în modul stabilit de organizație.
Pe baza informațiilor specificate în formularul nr. AO-1, departamentul de contabilitate al organizației anulează sumele bănești în modul prevăzut de lege.
De asemenea, autoritățile pot solicita.
Persoana responsabilă, la eliberarea de fonduri către acesta (pentru nevoi gospodăreşti, pentru achiziţionarea de bunuri materiale, atunci când este trimisă în călătorie de afaceri etc.), este obligată să completeze un raport în avans asupra fondurilor cheltuite. Conform paragrafului 11 din Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă, aprobată prin Decizia Consiliului de Administrație al Băncii Centrale a Federației Ruse la 22 septembrie 1993 N 40, persoanele care au primit numerar în cont sunt obligate cel târziu mai mult de trei zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost emise, sau din ziua întoarcerii acestor persoane dintr-o călătorie de afaceri, depun la departamentul de contabilitate al organizației un raport privind sumele cheltuite și efectuează o decontare definitivă pe lor. Totodată, perioada pentru care se eliberează fonduri pentru raport este determinată de șeful organizației.
Emiterea numerarului conform raportului se face numai unei persoane care se află într-o relație de muncă cu organizația, sub rezerva raportului complet al unei anumite persoane responsabile cu privire la plata avansului eliberat anterior acesteia. Este interzis transferul de bani eliberați în baza raportului de către o persoană către alta.
Pentru a contabiliza fondurile emise persoanelor responsabile, se utilizează un raport în avans. Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 01.08.2001 N 55 a aprobat forma unui raport anticipat (formular N AO-1) pentru contabilizarea fondurilor emise în cadrul raportului pentru cheltuieli administrative și de afaceri.
Reguli generale pentru completarea unui raport prealabil
Raportul anticipat este utilizat pentru a contabiliza decontările cu persoane responsabile. Formularul de raport în avans este un document cu două fețe. Persoanele responsabile furnizează informații despre ei însele pe fața din fața raportului de cheltuieli și completează coloanele 1-6 pe reversul sumelor efectiv cheltuite, anexând documente care confirmă cheltuielile efectuate. În cadrul departamentului de contabilitate se verifică rapoartele de avans pentru executarea corectă și disponibilitatea documentelor care confirmă cheltuielile efectuate, cheltuirea țintită a fondurilor și se completează coloanele 7-10 din reversul raportului de avans, cuprinzând informații despre cheltuielile acceptate de către departamentul de contabilitate pentru contabilitate. Rapoartele prealabile verificate sunt aprobate de șeful organizației.
Sumele plătite în valută sunt contabilizate atât în valută, cât și în ruble la cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse. Rambursarea sumei datoriilor în valută străină de către persoanele responsabile și reflectarea acestei sume în raportul de avans în termeni de ruble se efectuează la cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse la data aprobării raportului anticipat. de către conducătorul instituţiei.
Procedura de acceptare a unui raport de avans pentru contabilitate
1. Emiterea de bani conform raportului.
La baza emiterii banilor conform raportului se află o cerere de emitere a banilor, în care persoana responsabilă este obligată să indice scopul concret al primirii avansului, perioada de primire a banilor. Cererea este trimisă șefului organizației. După aprobarea corespunzătoare de către șef, acesta intră în compartimentul de contabilitate pentru emiterea de bani. În acest caz, contabilul este obligat să verifice absența unui sold la plata avansului anterioară (care este indicată pe cerere cu o notă corespunzătoare).
La trimiterea într-o călătorie de afaceri, baza pentru emiterea de bani este ordinul corespunzător al șefului, după citirea căruia angajatul întocmește o cerere cu un calcul preliminar al fondurilor de care va avea nevoie într-o călătorie de afaceri.
2. Când sunt efectuate cheltuieli.
La întoarcerea unui angajat dintr-o călătorie de afaceri (sau după achiziționarea inventarului, primirea serviciilor etc.), acesta întocmește un raport în avans într-o formă unificată, care trebuie depus la departamentul de contabilitate.
Dacă s-a cheltuit mai puțin decât a primit, atunci soldul sumelor necheltuite este returnat casieriei conform ordinului de numerar primit.
Dacă s-a cheltuit mai mult decât a primit, atunci supracheltuirea din raportul de avans este eliberată angajatului pe mandatul de numerar pentru cheltuieli.
3. Contabilul verifică cheltuirea vizată a fondurilor eliberate salariatului.
4. Raportul de cheltuieli verificat se aprobă de către manager sau o persoană împuternicită.
Despre documentele primare
În conformitate cu art. 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate” (în continuare - Legea N 129-FZ), toate tranzacțiile comerciale efectuate de organizație trebuie să fie documentate prin documente justificative. Aceste documente servesc ca documente contabile primare pe baza cărora se ține contabilitatea. Documentele contabile primare sunt acceptate în contabilitate dacă sunt întocmite în forma cuprinsă în albumele formelor unificate de documentație primară. Documentele, a căror formă nu este prevăzută în aceste albume, trebuie să conțină detaliile obligatorii enumerate la paragraful 2 al art. 9 din Legea N 129-FZ. După expirarea perioadei stabilite, angajatul organizației care a primit fondurile conform raportului este obligat să depună un raport în avans la departamentul de contabilitate cu toate documentele justificative care confirmă cheltuielile efectuate.
Documentele justificative anexate raportului anticipat trebuie să îndeplinească următoarele cerințe de bază:
- documentele justificative se depun în original;
- în formă, trebuie să respecte cerințele acceptate pentru prelucrarea și completarea documentelor primare;
- prin natura tranzacțiilor, trebuie stabilită legătura documentelor justificative cu scopul propus al avansului de numerar emis persoanei responsabile.
Completarea raportului de avans
Procesul-verbal se intocmeste intr-un singur exemplar de catre persoana responsabila.
Pe partea de titlu a formularului de raportare anticipată, persoana responsabilă indică:
- numele organizației care l-a trimis într-o călătorie de afaceri;
- unitatea structurală (departament, sector) în care lucrează salariatul;
- numele, prenumele și patronimul dumneavoastră (coloana „Persoană responsabilă”);
- pozitia;
- numirea unui avans (achizitie de valori, plata serviciilor, cheltuieli de calatorie etc.).
Contabilul, pentru exercitarea controlului, indică în titlul formularului de raport de avans informații despre emiterea banilor (indică numărul și data documentului la care au fost emise banii, precum și numărul contului corespunzător) și date privind prezența. a unui sold sau supracheltuire a avansului anterior.
Pe partea de titlu a formularului de raport de avans există și un tabel „Înregistrare contabilă”, în care contabilul transferă sumele care urmează să fie înregistrate de pe reversul raportului de avans conform corespondenței corespunzătoare a conturilor.
În partea de jos a raportului de avans se află o secțiune - chitanța contabilului că raportul a fost acceptat pentru verificare cu toate documentele anexate. Pe chitanță se indică numele, prenumele, patronimul persoanei responsabile, numărul și data raportului de avans, în cuvinte suma cheltuielilor documentate, numărul documentelor anexate, precum și numărul de foi din aceste documente. După completarea întregului raport, contabilul rupe chitanța de-a lungul liniei de tăiere și o dă persoanei responsabile.
Înainte de completarea reversului raportului de avans, persoana responsabilă trebuie să sistematizeze documentele primare (bilete, facturi de transport, bonuri de bagaje, facturi de la hoteluri sau de la alte persoane care prestează servicii de cazare și cazare pentru o persoană fizică, certificate de cumpărare, facturi, borderouri). etc.) d.). Documentele trebuie întocmite în ordine cronologică, numerotate. De regulă, documentele mici (de exemplu, un bilet de tren) trebuie lipite pe o coală A4.
Reversul raportului de avans este completat în următoarea ordine în coloane:
N p/p - Numărul documentului este indicat în ordine, în funcție de modul în care persoana responsabilă le-a numerotat și sistematizat. Documentele sunt atașate raportului de avans în ordine.
Data - Specifică data tranzacției comerciale, însoțită de plata fondurilor, și indicată pe document. Aceasta este data documentului. În ceea ce privește diurna pentru o călătorie de afaceri, se poate indica data executării ordinului șefului pentru o călătorie de afaceri.
Număr - Se indică numărul documentului (numărul bonului de numerar, numărul biletului etc.)
Cui, pentru ce și în funcție de ce document s-a plătit - Destinatarul fondurilor, conținutul operațiunii (tarif, achiziția de bunuri, plata așternutului, diurna etc.), numele documentului (bilet , chitanță, certificat de cumpărare, factură, certificat de călătorie) etc.)
Suma cheltuielilor - Indică suma de bani care trebuie rambursată
de către întreprindere pentru fondurile cheltuite de persoana responsabilă
În cazul în care numărul documentelor justificative depășește numărul de rânduri din formularul de raportare anticipată, persoana responsabilă primește a doua filă posterior a formularului, dacă este cazul, a treia etc., formulare de raport și întocmește un raport prealabil pe mai multe formulare. La sfârşitul primei forme a procesului-verbal se indică: „Pentru sfârşitul calculului, vezi continuarea (continuările N) raportului de avans.” În partea de sus a celei de-a doua forme de raport și ulterioare se indică: „Continuarea raportului de avans... Nume complet. N…”.
Formularul de raport prealabil completat trebuie semnat de persoana responsabilă.
Un raport prealabil al unei persoane responsabile care nu îndeplinește cerințele de mai sus nu este acceptat de departamentul de contabilitate pentru verificare și contabilitate. Persoana responsabilă în acest caz rămâne debitorul întreprinderii în valoarea fondurilor primite în baza raportului până la rambursarea sumei acestor fonduri.
Verificarea raportului anticipat de către un contabil
Dupa primirea de la persoana responsabila a raportului de avans completat de acesta si a documentelor anexate acestuia, contabilul verifica astfel de documente si corectitudinea completarii raportului de avans. Verificarea se efectueaza:
- conform formularului - prezenta tuturor documentelor justificative si anexelor la acestea, completarea detaliilor si corectitudinea executarii raportului de avans, corectitudinea transferului datelor din documente in raportul de avans, prezenta semnătura persoanei responsabile;
- din punct de vedere al conținutului - conformitatea documentelor depuse cu scopul misiunii primite, fiabilitatea acestora, prezența detaliilor completate în ele, marcajele corespunzătoare din certificatul de călătorie, datele costurilor în timp real de se stabilesc sarcinile;
- verificare aritmetică - verifică corectitudinea calculului sumei totale a fondurilor de rambursat în baza acestui raport etc.
Se verifică și caracterul complet al raportului persoanei responsabile cu privire la fondurile primite, adică restituirea de către această persoană a soldului fondurilor necheltuite.
Nerespectările de completare a raportului de avans relevate de contabil sunt indicate de acesta pe formularul acestui document completat de persoana responsabilă. Contabilul are dreptul, în caz de nerespectare a cerințelor stabilite pentru întocmirea unui raport prealabil și a documentelor, să le restituie unei persoane responsabile pentru o prelucrare corespunzătoare.
Raport în avans (formular AO-1)- Acesta este un document unificat pentru contabilizarea costurilor unui angajat în timpul unei călătorii de afaceri. La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul este obligat să raporteze, pentru care se depune un certificat de călătorie completat, pe care îl puteți descărca, și un raport prealabil, al cărui formular are un formular unificat AO-1.
Raportul de cheltuieli AO-1 este documentul principal necesar pentru a contabiliza suma de numerar emisă unui angajat în anumite scopuri, cum ar fi:
Emiterea sumei contabile se întocmește la casieria întreprinderii cu mandat de numerar de cont (RKO). Banii primiți trebuie cheltuiți numai în scopurile care au fost prescrise în casa de marcat. Casierul este obligat să emită sume de bani în cont personal doar în mâinile salariatului care a încheiat un contract de muncă cu organizația, iar numele acestuia este inclus în lista comenzii asupra persoanelor care pot lua bani în cont. . De asemenea, la baza emiterii sumei va fi o comandă de expediat într-o călătorie de afaceri sau indemnizație de călătorie certificat .
După ce contabilul a cheltuit fondurile eliberate, este necesar să întocmească și să depună la serviciul de contabilitate un raport în avans în termen de trei zile lucrătoare.
Cum se completează corect AO-1? Vă invităm să descărcați un exemplu de raport de cheltuieli, pe care îl veți găsi la sfârșitul articolului. De asemenea, puteți descărca un formular de raport preliminar alb de mai jos.
Dacă certificatul de călătorie confirmă însuși faptul că angajatul se află într-o călătorie de afaceri, atunci raportul prealabil este o confirmare a muncii depuse de angajat. La raportul de avans se anexează documentele care confirmă cheltuirea sumelor emise.
De asemenea, raportul de avans se completează la emiterea de fonduri în cadrul raportului către angajați pentru diverse nevoi. În același timp, trebuie amintit că banii conform raportului pot fi eliberați unui angajat numai dacă acesta este inclus în ordinul privind persoanele responsabile.
Documentul este intocmit atat de un angajat, cat si de un angajat al serviciului de contabilitate.
Persoana responsabilă trebuie să completeze următoarele date:
unu . Numele organizației;
2. Data pregătirii;
3 . Numirea avansului ( producție, reprezentant, calatorii de afaceri cheltuieli etc.);
4 . Date personale si anume : prenume si parafa , subdiviziune structurala in care lucreaza contabilul , numar de personal , functie ;
cinci . Informații despre valoarea ultimului avans;
6. Suma subraportului emis de casier;
7. Coloanele „Utilizat”, „Sold / Supracheltuieli”, precum și informații despre numărul de documente care sunt anexate la AO -1, se completează după redactarea și calcularea datelor necesare pe cealaltă parte a raportului;
8 . Parte tabelară despre a petrecutînseamnă, și anume:
După ce contabilul a trecut de AO-1, contabilul trebuie să verifice disponibilitatea fiecărui document care confirmă suma de fonduri cheltuite, cheltuielile corecte ale acestora pentru obiectivele stabilite și, de asemenea, trebuie să completați secțiunile rămase. Pentru a confirma că raportul în formularul AO-1 a fost depus la departamentul de contabilitate, angajatului i se eliberează o chitanță. După examinarea tuturor documentelor din original, care confirmă cheltuiala, verificarea corectitudinii completării raportului de avans al AO-1 este semnată de contabilul-șef, contabil și director, apoi este acceptată pentru contabilitate.
Formularul de raportare anticipată este un formular cu două fețe, se completează atât de către departamentul de contabilitate, cât și de către angajatul însuși.
Pe partea din față a formularului sunt trasate liniile:
Pe reversul formularului, persoana responsabilă completează un tabel în care indică pe ce s-au cheltuit banii. Pentru fiecare document justificativ disponibil, se completează un rând din tabel, în care numărul, data, denumirea acestui document și suma cheltuită reflectată în acest document sunt scrise succesiv în coloane. După completarea întregului tabel al formularului de raportare în avans, la final se însumează rezultatele, se ia în considerare suma totală cheltuită, care este scrisă în rândul „total”. După aceea, persoana responsabilă depune la departamentul de contabilitate formularul de raport în avans, anexând toate documentele justificative.
După primirea raportului, contabilul trebuie să verifice corectitudinea completării, să compare datele din tabel cu cele indicate în documentele anexate. Documentului i se atribuie un număr unic.
În partea de jos a feței, contabilul completează rândurile „chitanță”: de la cine a primit formularul de raport, numărul și data acestuia, suma cheltuită, numărul documentelor anexate, data acceptării raportului și raportul contabil. se pune semnătura. Chitanța completată în acest mod este smulsă din partea principală a formularului AO-1 și transferată persoanei responsabile ca semn că raportul a fost acceptat și verificat.
Pe reversul formularului, contabilul completează rândurile 7 și 8, în care reflectă suma acceptată în contabilitate, și rândul 9, în care se înscrie debitul contului, unde cheltuielile efectuate sunt anulate.
Apoi trebuie să vă întoarceți în partea din față și să completați două tabele mici:
Figura de mai jos prezintă un exemplu de completare a formularului de raportare în avans.
Exemplu de completare a părții din față a raportului
Figura de mai jos prezintă un exemplu de completare a reversului raportului.
Exemplu de proiect al reversului formularului nr. AO-1
Sumele contabile necesită un control precis. În acest scop este utilizat raportul în avans.
Cu ajutorul său, departamentul de contabilitate stabilește scopul cheltuirii fondurilor și dovezile lor documentare, precum și prezența unui sold sau a cheltuielilor excesive și natura decontării ulterioare cu o persoană responsabilă.
Raportul de cheltuieli (denumit în continuare SA), în primul rând, este un document primar în care persoana responsabilă reflectă direcțiile de cheltuire a fondurilor care i-au fost eliberate și confirmă aceste cheltuieli cu documente.
Tot în acest document este reflectat O mulțime de alte informații, inclusiv:
Iar atingerea tuturor acestor obiective este posibilă numai cu pregătirea competentă și la timp a raportului prealabil.
Raportul de avans poate fi întocmit fie manual pe hârtie, fie tipărit pe hârtie folosind software, fie în formă electronică.
Dar acest lucru este mai dificil pentru că:
AO trebuie completat persoană responsabilăîntr-un singur exemplar. Acest lucru este menționat în mod direct în Instrucțiunea Băncii Rusiei din 11 martie 2014 nr. Nr 3210-U: o persoană care a cheltuit numerar în interesul societății trebuie să prezinte contabilului sau contabilului șef un raport în avans pentru verificare cu toate documentele care confirmă cheltuielile efectuate de persoana specificată.
Dar persoana responsabilă completează doar partea sa din document. Iar departamentul de contabilitate, după verificarea raportului de cheltuieli, este partea sa, unde este necesar să se înscrie înregistrările, să se indice decizia de acceptare a cheltuielilor pentru contabilitate etc. Cu toate acestea, în practică, raportul de cheltuieli este întocmit de departamentul de contabilitate și aceasta nu este o încălcare - la urma urmei, documentul în sine este prezentat, cheltuielile din acesta sunt confirmate prin documente, semnăturile sunt la locul lor și raportul este aprobat.
În ciuda faptului că Ordonanța nr. 3210-U nu stabilește ce formă ar trebui să aibă raportul prealabil, în practică se propune cele două variante ale sale:
SA trebuie furnizate de către o persoană responsabilă în termen de 3 zile lucrătoare (și nu mai) de la expirarea perioadei pentru care i-au fost eliberate fondurile la cerere, sau de la data la care a început lucrul. Termenul de depunere a raportului este de obicei aprobat în politica contabilă a întreprinderii. Iar termenul de depunere a unui raport anume, fără a contrazice cel aprobat în politica contabilă a societății, se stabilește în momentul în care șeful întreprinderii semnează o cerere de eliberare a banilor pentru raport. Acest document indică perioada pentru care sunt emise aceste fonduri.
AO este prezentat fie departamentului de contabilitate, fie șefului întreprinderii.
Semnat document de mai multe persoane:
Imediat ce raportul de avans este verificat, acesta este acceptat în contabilitate. Acest document se păstrează, de regulă, în departamentul de contabilitate și pentru cel puțin 5 ani.
Ce este un raport prealabil și regulile pentru completarea lui folosind 1C8.2 sunt descrise în următorul videoclip:
Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci cel mai usor acest lucru se poate face folosind servicii online care vă vor ajuta să generați toate documentele necesare în mod gratuit: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să facilitați și automatizați contabilitatea și raportarea, atunci vin în ajutor următoarele servicii online, care va înlocui complet un contabil la fabrica dumneavoastră și va economisi o mulțime de bani și timp. Toate raportările sunt generate automat, semnate cu o semnătură electronică și trimise automat online. Este ideal pentru un antreprenor individual sau SRL pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă și vei fi surprins ce usor a devenit!
În primul rând, se aplică numărul și data documentului. Numărul trebuie furnizat de departamentul de contabilitate, iar data documentului este ziua în care este completat (și nu predat!).
Apoi persoană responsabilă pe pagina de titlu spune ceea ce știe sigur:
Înainte de a începe verificarea SA, la acceptarea documentului, contabilul trebuie să completeze o chitanță detașată și să o transfere persoanei responsabile.
Toate secțiunile rămase trebuie să completeze contabilitatea. Mai mult, completarea începe pe reversul raportului de avans, unde sunt verificate mai întâi toate înregistrările realizate prin compararea acestora cu documentele justificative.
Imediat ce managerul a confirmat raportul de avans, plata finală se face pe acesta.
în funcţie din motivul cheltuirii fondurilor responsabileîn coloana „Desemnarea plății în avans” se pune fie „în scop de afaceri”, fie „pentru o călătorie de afaceri”.
Pe baza acesteia, lista documentelor care confirmă cheltuirea banilor, în cazul călătoriei de afaceri vor fi completate cu bilete. Diurnele care sunt emise unei persoane detașate nu sunt incluse în raportul de avans, dar sunt de obicei emise separat. În caz contrar, raportul în avans va trebui să reflecte și diurna.
Dacă cheltuiesc bani pentru nevoile casnice, ca confirmare a plății, a fost emisă o chitanță către , apoi raportul de avans trebuie să conțină următoarea postare:
D 60 „Decontări cu furnizorii și antreprenori” K 71 „Decontări cu persoane responsabile”.
Facturile trebuie atașate la această chitanță (de exemplu,). Dacă nu sunt acolo, fie au fost primite mai devreme și persoana responsabilă a plătit pur și simplu pentru tranzacția deja finalizată, fie aceste documente nu au fost încă primite de întreprindere. Și atunci această cheltuială se va reflecta ca un avans către furnizor până când documentele pentru mărfuri, produse sau lucrări vor ajunge la departamentul de contabilitate.
În cazul în care există cost depășit, atunci persoana responsabilă nu trebuie să completeze o cerere pentru ei. Dar se recomandă atașarea unei scrisori explicative din partea persoanei responsabile cu privire la faptul depășirii cheltuielilor. Această notă explicativă este scrisă în formă liberă. Semnalul pentru calcul va fi aprobarea raportului de avans de către șef. În caz contrar, data viitoare când angajatul primește bani în baza raportului, angajatul va trebui să indice în raportul de avans suma reportată a cheltuielilor excesive. Mai mult, nu va putea face o compensare internă pe sume. Acestea. dacă există un sold pe o altă sumă contabilă, va trebui să indicați atât soldul curent, cât și depășirea reportului. Dar până când managerul aprobă SA cu cheltuieli excesive.
Pentru a completa AO, ar trebui să accesați mai întâi fila „Casier” sau fila „Producție” - acest document este disponibil atât acolo, cât și acolo. Apoi, ar trebui să faceți clic pe „Raport anticipat” - va apărea un jurnal gol sau deja cu documente. Acest jurnal are un buton „Adăugați”. Acest buton vă permite să deschideți un nou raport. De îndată ce este deschis un nou raport, este imediat clar că organizația și data finalizării sunt deja aplicate pe acesta.
Rândul „Persoană fizică” (persoană responsabilă) se completează prin lista de angajați.
Fila „Plată în avans” indică suma care a fost emisă acestei persoane pentru un raport. Pentru a face acest lucru, selectați din listă unul dintre documentele pentru care au fost emise fonduri. Această listă apare când faceți clic pe o linie goală. Cu ajutorul unui document selectat din această listă, puteți intra în lista lor și îl puteți adăuga la raportul de avans făcând clic pe butonul „Selectați”.
În rândul „Programări” (mai jos, în fila „Plata în avans”) trebuie să introduceți „cheltuieli casnice” sau „călătorie de afaceri”.
În fila „Marfuri”, adăugând rânduri, introduceți toate bunurile care au fost achiziționate de persoana responsabilă. Liniile sunt adăugate prin butonul cu același nume. Pretul, cantitatea, disponibilitatea taxelor si alte detalii sunt trecute din documentele pe baza carora este intocmit acest raport.
Postările sunt aplicate automat, dar trebuie să verificați corectitudinea acestora.
Fila „Plată” este utilizată numai atunci când persoana responsabilă a efectuat o plată, și nu o achiziție de bunuri, de exemplu, pentru Internet, telefon etc.
Depozitul „Alt” este utilizat dacă angajatul a plecat într-o călătorie de afaceri.
Procedura de completare a unui raport prealabil în 1C 8.3 este prezentată în următoarea lecție video:
