NA ha risposto alle domande. Martynyuk, esperto fiscale
Di recente, la Banca Centrale, in risposta a una richiesta del Servizio fiscale federale, ha spiegato: tutte le divisioni separate (OP) dovrebbero avere il proprio libro di cassa, senza eccezioni. Lettera della Banca Centrale del 04.05.2012 n. 29-1-1-6/3255. Ciò ha posto ai contabili nuove domande relative alla conduzione delle transazioni in contanti nel PO.
NK Esenin, Territorio di Krasnojarsk
Dall'inizio di quest'anno abbiamo agito alla vecchia maniera, ovvero abbiamo inserito le operazioni dell'OP nel libro cassa dell'unità principale. Devo rifare tutta la documentazione da gennaio e, se sì, come?
: Non c'è bisogno. È sufficiente portare i cash book nell'OP dal momento attuale. Dopotutto, è impossibile multare per aver contabilizzato le operazioni del PE in un libro generale dell'organizzazione e non in uno separato. Inviare contanti alla cassa significa effettuare registrazioni nel libro cassa sulla base di tutte le PKO e RKO della giornata (di seguito - Regolamento). E dal fatto che il denaro viene preso in considerazione nel libro di cassa principale dell'organizzazione e non nel libro della sua divisione, non vengono ricevuti.
Se, per maggiore sicurezza, decidessi comunque di rifare gli atti, ricorda che il termine di prescrizione per la sanzione per violazioni "contanti" è di 2 mesi dal momento in cui sono stati commessi Parte 1 art. 4.5 Codice amministrativo. Quindi è inutile spalare periodi precedenti.
V. Fateeva, Rostov sul Don
La nostra organizzazione dispone di 29 punti vendita, ogni punto di transazioni in contanti - accettando solo contanti dai clienti durante il giorno e consegnando tutti i proventi la sera alla cassa della direzione. Fare un libro cassa separato per ogni punto non è un lavoro inutile! Cosa ci minaccia se continuo a riflettere tutte le transazioni in un libro di cassa?
: Poiché ci sono transazioni in contanti nell'OP, devono esserci una cassa, un cassiere e un libro cassa. Ma è secondo le regole. Ma in effetti, in quegli OP che non immagazzinano e non spendono contanti, ha poco senso tenere un libro separato. E se rifletti completamente le entrate di tali unità nel libro cassa principale e comma 6.1 del Regolamento, approvato. Banca Centrale 10.12.2011 n. 373-P (di seguito il Regolamento) e hai documenti per il trasferimento di denaro dall'OP alla cassa principale, quindi non c'è nulla per cui multarti. Nota bene: insieme ai proventi del PO, devono essere trasferiti alla cassa principale anche i documenti che sono alla base della sua affissione. Si tratta di rapporti Z (per le vendite tramite registratori di cassa) e copie di BSO o delle loro parti rimovibili (se una divisione separata emette BSO anziché ricevute di cassa).
Ma quando le transazioni di addebito vengono visualizzate nell'OP (ad esempio, restituzione di denaro ai clienti per merci non il giorno dell'acquisto), ti consigliamo di creare lì un libro cassa separato e di nominare un cassiere. Dopotutto, altrimenti il cassiere della cassa principale dovrà firmare l'RKO e, di conseguenza, essere responsabile dell'emissione di denaro, avvenuta senza di lui.
V. Lago, Togliatti
Dopo aver letto la Lettera della Banca Centrale, iniziamo libri di cassa separati in ciascuno dei nostri OP che non hanno un proprio conto bancario. Sarà necessario consolidare quotidianamente i dati di tutti questi libri in un libro di cassa comune per l'organizzazione?
Il termine per il trasferimento dei fogli OP alla sede centrale per ogni giorno lavorativo è entro e non oltre il giorno lavorativo successivo.
: Fare un libro riassuntivo Il regolamento non obbliga. Puoi conservarlo se è necessario per le tue esigenze interne (analitiche o di controllo), ma le autorità fiscali non hanno il diritto di richiedertelo per verifica e Decreti dell'UO FAS del 04/08/2010 n. Ф09-5313 / 10-С1; FAS CO del 29 ottobre 2010 n. 35-12310/2009.
I fogli dei libri di cassa del PO (le seconde copie a strappo dei fogli del libro cartaceo o delle stampe, se il libro è conservato in formato elettronico) devono essere trasferiti all'unità di testa e ivi cuciti separatamente per ogni PO comma 2.5 del Regolamento.
R. Zhuchinskaya, Novgorod
Abbiamo diversi OP che si occupano di contanti e nell'ufficio principale tutte le transazioni passano attraverso la banca, non ci sono contanti. Ma se ogni OP mantiene il proprio libro di cassa, cosa dovrei scrivere nel libro di cassa principale dell'organizzazione?
: Non essendoci operazioni di cassa nella sede centrale, non può disporre di una propria cassa e del relativo libretto cassa. Cioè, dovresti conservare solo fogli cuciti di libri di cassa OP pp. 1.2, 2.5 Disposizioni.
A. Rusacheva, regione di Leningrado
Abbiamo diversi piccoli negozi che non hanno un proprio limite di saldo in contanti alla cassa, dove i libri di cassa sono tenuti su carta. Non è possibile trasferire ogni giorno fogli sciolti all'ufficio contabilità: vengono consegnati una volta alla settimana. Cosa otterremo per questo?
: Non è prevista la responsabilità per la violazione del termine per il trasferimento dei fogli. La cosa principale è che trasmetti tempestivamente informazioni sul saldo del denaro alle casse dei negozi e non consenti il superamento del limite del saldo di cassa. Dopotutto, per questo è prevista una multa piuttosto grande: da 40.000 a 50.000 rubli. - per l'organizzazione e da 4000 a 5000 rubli. - per il direttore a Parte 1 art. 15.1 Codice amministrativo della Federazione Russa.
B. Korsakov, regione di Mosca
Non riesco a capire chi firmerà i regolamenti in contanti e i regolamenti in contanti per le operazioni OP se non c'è un contabile e manager che ha il diritto di firmare documenti finanziari? Finora avevamo un libro cassa per l'intera organizzazione e tutti gli ordini di cassa per le operazioni del PO venivano redatti e firmati alla cassa centrale. E ora cosa, il direttore, il capo contabile e il cassiere della cassa centrale vanno ogni giorno in tutti i punti vendita per apporre le loro firme?
Per sapere come organizzare la firma degli estratti conto nel PO, leggi:A: Ovviamente non è necessario. Il tuo direttore può trasferire l'autorità di firmare gli ordini di cassa del PO a quel dipendente del PO che è responsabile della completezza degli incassi alla cassa e prende decisioni sulla spesa da esso. Per quanto riguarda la firma del contabile, non è obbligatoria - in assenza di un contabile di registratori di cassa e registratori di cassa, il cassiere firma clausola 2.1 del Regolamento o leader. E quest'ultimo, come abbiamo già detto, ha il diritto di trasferire i suoi poteri pp. 1.2, 2.2 Disposizioni. Inoltre, non ci sono restrizioni su quale dei dipendenti trasferirli. Cioè, può essere lo stesso dipendente che svolge le funzioni di cassiere nell'OP. Lui solo redigerà e firmerà documenti di cassa e libretto di cassa.
V. Zalesskaja, Novosibirsk
Se ogni OP mantiene il proprio libro di cassa e redige personalmente PKO e RKO, come seguire l'ordine cronologico di numerazione dei documenti di cassa nell'intera organizzazione?
: Ora non è più necessario rispettare un tale ordine. Basta mantenere una numerazione continua all'interno di ogni divisione. È possibile aggiungere ai numeri di serie dei documenti di cassa di ogni OP il proprio indice alfabetico o numerico.
N. Ermoshina, Nizhny Novgorod
Abbiamo diversi OP in un'altra città. È più conveniente per noi donare centralmente denaro alla banca attraverso uno di essi e anche, se necessario, ricostituire la cassa di un OP dai proventi di un altro. Nel Regolamento è scritto che le divisioni consegnano il contante solo alla banca e alla sua organizzazione comma 1.5 del Regolamento. E allora, gli OP non possono trasferire denaro l'un l'altro?
: Loro possono. Dopotutto, i PO non sono entità legali separate e Arte. 55 del codice civile della Federazione Russa. Fanno parte dell'organizzazione. Quindi il trasferimento di denaro da un OP all'altro è la consegna di denaro alla tua organizzazione.
N. Semiukhova, Orel
Abbiamo diversi OP senza un conto corrente. Vogliamo impostare il nostro limite di saldo in contanti per ciascuno di essi. Dopotutto, tutti dovrebbero sapere quanti soldi può lasciare nel suo registratore di cassa alla fine della giornata. Come impostare i limiti?
: Puoi:
S. Korobeishchikova, Mosca
Abbiamo diversi OP in diverse città. Lì abbiamo aperto conti speciali nelle banche, a cui gli OP trasferiscono i loro proventi e da lì vengono automaticamente addebitati ogni tre giorni sul conto di regolamento dell'organizzazione. L'OP non può prelevare denaro da tale conto, né trasferirlo da lì. Cioè, solo il CEO può gestire i fondi su questi conti. I nostri OP sono considerati come avere il proprio account, ovvero siamo tenuti a stabilire un limite separato per ciascuno?
: Non è necessario impostare limiti individuali. Il regolamento obbliga le divisioni separate che hanno un conto bancario aperto ad avere un proprio limite. comma 1.2 del Regolamento. Il capo del PE ha il diritto di disporre dei fondi su tale conto pag.4.3, comma. "e" comma 4.1 delle Istruzioni di Banca Centrale del 14 settembre 2006 n. 28-I.
Nel tuo caso non è così: i dipendenti dei tuoi reparti non possono gestire i cosiddetti conti di transito.
O. Nemchenko, Brjansk
Lavoro come contabile per un imprenditore. Ha punti vendita in diversi insediamenti, gli stessi cassieri di questi negozi consegnano i loro proventi alla banca sui conti dei singoli imprenditori o li spendono parzialmente. Come teniamo i libri di cassa? Oltre a divisioni separate dell'organizzazione?
: Non ci sono regole nel Regolamento per il tuo caso. Procediamo dall'obiettivo principale: riflettere tutti i contanti in contanti in tempo. Quindi sarà impossibile multare un singolo imprenditore per non aver registrato entrate. Quindi hai delle opzioni.
OPZIONE 1. In ogni punto in cui ci sono transazioni in contanti, tieni il tuo libro di cassa.
OPZIONE 2. Crea un unico libro, mantenendo le sue sezioni in punti remoti. Cioè, agire nello stesso modo in cui le organizzazioni con OP hanno fatto prima (ne abbiamo parlato in dettaglio in, e, 2009, n. 6, p. 60).
OPZIONE 3. Mantenere un unico libro cassa, trasferendo tutti i documenti di cassa dai negozi all'IP stesso.
In una suddivisione separata, i documenti che eseguono transazioni in contanti possono essere firmati da una persona autorizzata. Qualsiasi dipendente dell'organizzazione (compreso il manager di una suddivisione separata) nominato dal documento amministrativo pertinente (ad esempio, ordine) dell'organizzazione principale può agire come rappresentante autorizzato.
Dal 1 giugno 2014, durante lo svolgimento di transazioni in contanti, la Direttiva della Banca di Russia n. 3210-U dell'11 marzo 2014 "Sulla procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti da parte di persone giuridiche e la procedura semplificata per l'esecuzione di transazioni in contanti da parte di singoli imprenditori e piccole imprese Enti” (di seguito denominata Direttiva n. 3210-U) U).
La nozione di “lottizzazione separata” (OP), utilizzata ai fini dell'applicazione della Direttiva n. 3210-U, è espressa al par. 4, comma 2, dell'Istruzione n. 3210-U, secondo il quale per suddivisione separata si intende una suddivisione di una persona giuridica, nel luogo di cui è dotato un separato luogo di lavoro (luoghi di lavoro).
La clausola 3 della Direttiva n. 3210-U stabilisce che un rappresentante autorizzato di una suddivisione separata può, secondo le modalità stabilite da una persona giuridica, consegnare contanti alla cassa di una persona giuridica, o a una banca, o a un'organizzazione che fa parte del sistema della Banca di Russia, per l'accredito dei propri importi su un conto corrente bancario.
Il concetto di "rappresentante autorizzato" non è spiegato dall'ordinanza n. 3210-U. Tuttavia, la clausola 4 della Direttiva n. 3210-U stabilisce che le operazioni in contanti sono effettuate alla cassa da una cassa o altro dipendente designato dal capo di una persona giuridica, un singolo imprenditore o altra persona autorizzata (di seguito denominata capo) tra i propri dipendenti (di seguito cassiere) con l'istituzione dei relativi diritti e doveri ufficiali, con i quali il cassiere deve prendere dimestichezza con una firma personale. Inoltre, la clausola 14 del regolamento sulla contabilità e la rendicontazione finanziaria nella Federazione Russa (approvata con ordinanza del Ministero delle finanze russo del 29 luglio 1998 n. 34n) stabilisce che il capo dell'organizzazione, d'accordo con il capo contabile, approva un elenco di persone autorizzate a firmare documenti contabili primari ( capoversi 6, 7, parti 2, articolo 9 della legge federale del 06.12.2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità").
Pertanto, i documenti che eseguono transazioni in contanti possono essere firmati da una persona autorizzata, ai fini dell'applicazione dell'istruzione n. 3210-U, tale persona sarà riconosciuta come cassiera. Qualsiasi persona (compreso il manager del PE) che sia un dipendente dell'organizzazione e nominata dal documento amministrativo pertinente (ad esempio, ordine) dell'organizzazione principale può fungere da rappresentante autorizzato. Pertanto, il capo di una persona giuridica ha il diritto di assegnare tutte le responsabilità per l'esecuzione di documenti in contanti nel PO al gestore del PO.
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1. Come accennato, per una suddivisione separata che accetta contanti alla cassa, l'organizzazione capogruppo può stabilire (con provvedimento o altro atto amministrativo) una di due modalità:
La procedura per fissare il limite di liquidità per il PO dipenderà dal metodo di azione scelto. Nel primo caso (quando si trasferisce denaro a una banca), viene fissato un limite separato (proprio) sul saldo del contante per una suddivisione separata. Inoltre, la determinazione di tale limite non è curata dall'unità stessa, ma dal responsabile dell'organizzazione capogruppo, che emette apposito documento amministrativo (ordinanza). Una copia separata di tale documento viene inviata all'unità (paragrafo 6, clausola 2 della direttiva n. 3210-U). Il limite è calcolato secondo le regole generali riportate in appendice all'ordinanza n. 3210-U (di seguito allegato). Nel secondo caso (il denaro viene consegnato alla cassa dell'ente capogruppo), come risulta dalla dicitura del par. 5 p.2 dell'Istruzione n. Ma la procedura per calcolarlo è diversa: in primo luogo, l'ente capogruppo calcola da sé il limite totale e tenendo conto delle unità di cui dispone (escluse quelle che depositano contanti in banca). E poi da questo limite generale, vengono allocati limiti per reparti specifici. Inoltre, la procedura per tale “ripartizione” non è prescritta, pertanto, a nostro avviso, l'organizzazione può stabilirla autonomamente. Ad esempio, puoi utilizzare la formula con cui è stato calcolato il limite totale oppure puoi impostare arbitrariamente il limite per ciascuna divisione. È importante che, come nel primo caso (quando la lottizzazione consegna contanti alla banca), sia inviata alla lottizzazione copia del documento amministrativo relativo alla determinazione del limite di cassa per una suddivisione separata (comma 6, comma 2 del Istruzione n. 3210-U).
2. Ciascuna suddivisione separata in cui vengono effettuate le operazioni in contanti, indipendentemente dal fatto che consegni contanti a una banca oa un'organizzazione capogruppo, deve mantenere un proprio libro di cassa. Si noti che la direttiva n. 3210-U non prevede direttamente tale obbligo, tuttavia, deriva dalla procedura generale per la contabilizzazione del contante, che prevede l'iscrizione nel libro di cassa di ogni fatto di ricezione ed emissione di contante (paragrafo 3 comma 4.6 comma 4 della Direttiva n. 3210-U). Questo requisito è contenuto anche nella lettera della Banca di Russia n. 29-1-1-6/3255 del 4 maggio 2012, che chiarisce disposizioni simili del regolamento della Banca di Russia n. 373-P del 12 ottobre 2011 “ Sulla procedura per effettuare transazioni in contanti con banconote e monete della Banca di Russia Territorio della Federazione Russa” (valido prima dell'entrata in vigore della Direttiva n. 3210-U, ora non più valida).
comma 7 cpv. 4.6, comma 4 della Direttiva n. 3210-U prevede che le divisioni separate trasferiscano una copia del foglio di cassa all'organizzazione madre. La procedura per il trasferimento, compresi i termini, è stabilita dalla persona giuridica stessa, tenendo conto del periodo per la compilazione dei rendiconti contabili (finanziari). Nota: non è assolutamente necessario trasferire una copia del foglio quotidianamente, è necessario fissare la procedura di trasferimento anche in un documento speciale - un ordine o includerlo nella politica contabile dell'organizzazione. L'istruzione n. 3210-U non contiene alcun requisito per questa procedura.
3. L'accettazione alla cassa di una persona giuridica del contante consegnato da una suddivisione separata e l'emissione di contante a una suddivisione separata del contante necessario per lo svolgimento di operazioni di contante, viene effettuata in base agli ordini di cassa in entrata e in uscita. La procedura per ricevere ed emettere denaro è stabilita dalla persona giuridica stessa (sottoclausola 5.3 comma 5, comma 6.4 comma 6 dell'Istruzione n. 3210-U). In altre parole, gli ordini in entrata e in uscita dovrebbero essere emessi al momento dell'effettiva ricezione ed emissione di denaro.
L'istruzione OP n. 3210-U non contiene altre caratteristiche della conduzione di transazioni in contanti.
Molte organizzazioni commerciali e di ristorazione pubblica, così come le farmacie, hanno divisioni separate, che sono una rete di negozi, chioschi, ristoranti, caffè, snack bar, farmacie, ecc. Tali punti vendita lavorano con gli acquirenti (clienti) in contanti o utilizzando carte di plastica. Come organizzare la contabilità delle transazioni in contanti?
Requisiti obbligatori per lo svolgimento di transazioni in contanti
I documenti normativi che regolano la circolazione del contante nella Federazione Russa e determinano la procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti sono:
La Procedura per lo svolgimento di operazioni in contanti nella Federazione Russa, approvata con Decisione n. 40 del Consiglio di amministrazione della Banca di Russia del 22 settembre 1993 (di seguito denominata Procedura per l'esecuzione di operazioni in contanti);
Regolamento della Banca di Russia n. 14-P del 01.05.1998 "Sulle regole per l'organizzazione della circolazione del denaro nel territorio della Federazione Russa" (di seguito denominate le regole della circolazione monetaria);
Ordinanza della Banca di Russia n. 1843-U, del 20 giugno 2007, "Sull'importo massimo dei pagamenti in contanti e sull'uso di contanti ricevuti dal cassiere di una persona giuridica o dal cassiere di un imprenditore individuale".
La questione delle specifiche della conduzione di transazioni in contanti da parte di organizzazioni che hanno divisioni separate non è stata chiarita fino ad oggi. Pertanto, in tali organizzazioni sorgono spesso problemi con il riflesso delle transazioni nel libro cassa, la numerazione degli ordini di cassa e l'istituzione di un limite di cassa. Tuttavia, organizzando correttamente il flusso di lavoro, puoi risolvere problemi ed evitare sanzioni durante le ispezioni.
Nota. I metodi contabili scelti dall'organizzazione sono utilizzati da tutte le filiali, gli uffici di rappresentanza e le altre divisioni dell'organizzazione (compresi quelli assegnati a un bilancio separato), indipendentemente dall'ubicazione (clausola 10 PBU 1/98).
In una suddivisione separata, così come nell'organizzazione stessa, tutte le transazioni commerciali sono documentate da documenti primari. Ciò è stabilito dall'art. 9 della legge federale del 21 novembre 1996 N 129-FZ "On Accounting" (di seguito - Legge N 129-FZ). Inoltre, il flusso documentale deve essere organizzato secondo quanto richiesto dalla normativa vigente e dalla politica contabile adottata nell'organizzazione. Al comma 3 dell'art. 5 della legge N 129-FZ afferma che le organizzazioni, guidate dalla legislazione della Federazione Russa sulla contabilità, dai regolamenti degli organismi che regolano la contabilità, formano autonomamente una politica contabile basata sulla struttura, sull'area aziendale e su altre caratteristiche dell'attività.
Le filiali e gli uffici di rappresentanza di organizzazioni straniere con sede in Russia possono formare principi contabili basati sulle regole stabilite nel paese in cui ha sede l'organizzazione straniera, se non contraddicono gli International Financial Reporting Standards (clausola 4 PBU 1/98). Nell'ambito della politica contabile vengono inoltre approvate le regole per la circolazione dei documenti e la tecnologia per l'elaborazione delle informazioni contabili.
Pertanto, la procedura per mantenere i documenti di cassa, compreso il libro di cassa, è fissata nella politica contabile di un'organizzazione che ha divisioni separate, tenendo conto delle specificità delle sue attività.
Libro di cassa
Gli incassi e i prelievi di contante nelle società sono registrati nel libro cassa (Modulo N KO-4)<1>. Tale requisito è stabilito nell'articolo 22 della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti. Il libro cassa registra gli importi di contanti accettati ed emessi giornalmente dall'organizzazione e il saldo di cassa nel registratore di cassa all'inizio e alla fine della giornata.
Il libro di cassa deve essere mantenuto da tutte le organizzazioni, comprese quelle che applicano regimi fiscali speciali come l'imposta agricola unificata, STS e UTII (clausola 3 della procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti).
<1>Forme unificate di documenti primari per la contabilizzazione delle transazioni in contanti N N KO-1, KO-2, KO-3, KO-4 e KO-5 sono state approvate dal decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 18 agosto 1998 N 88.
Nota. Il cassiere di questa organizzazione non sarà in grado di effettuare registrazioni nel libro cassa delle transazioni in una suddivisione separata territorialmente remota al momento della loro attuazione.
L'organizzazione mantiene un solo libro cassa, che deve essere numerato, allacciato e sigillato con sigillo di cera o mastice, il numero di fogli in esso contenuto deve essere certificato dalle firme del capo e capo contabile di questa organizzazione (clausola 23 della Procedura per effettuare transazioni in contanti). Per le organizzazioni con suddivisioni separate, non sono previste eccezioni dalla legislazione della Federazione Russa. Il libro di cassa di tali società dovrebbe essere unificato e mantenuto nell'organizzazione stessa.
In conformità con i requisiti stabiliti nella Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti, il cassiere dell'organizzazione è obbligato a effettuare un'adeguata registrazione nel libro cassa immediatamente dopo aver ricevuto o emesso denaro per ciascun ordine di cassa o altro documento che lo sostituisce. Ogni giorno, alla fine della giornata lavorativa, il cassiere calcola i risultati delle operazioni della giornata, visualizza il saldo del denaro in cassa alla data successiva e invia il secondo foglio di strappo (copia delle registrazioni nel libro cassa del giorno) con scontrini e documenti di cassa spese contro ricevuta in cassa al reparto contabilità come verbale di cassa. Ovviamente, è molto difficile svolgere tali azioni in una situazione in cui una suddivisione separata è geograficamente lontana dall'organizzazione madre o si trova in un'altra città.
Consideriamo diversi modi per mantenere un libro di cassa da parte di organizzazioni che hanno divisioni separate, che sono più spesso utilizzate nella pratica.
Nota. Indirettamente, la legittimità di questa operazione è confermata dalla presenza di una riga di informazione su una suddivisione separata sul frontespizio del libro cassa del modulo unificato N KO-4.
Mantenimento di sezioni separate del libro cassa unificato
in reparti separati
Alcune società riflettono le transazioni in contanti di divisioni separate territorialmente remote in sezioni separate, volumi o parti di un unico libro di cassa. Tale procedura per la gestione dei documenti deve essere prevista nel principio contabile.
In ogni divisione separata viene aperta una sezione separata, un volume o una parte del libro cassa unificato e il cassiere dell'unità scrive autonomamente ricevute e ordini di cassa di spesa con la propria numerazione specifica e la loro successiva riflessione nel libro cassa unificato del organizzazione.
È più conveniente mantenere le sezioni del libro cassa in modo automatizzato, ovvero generare fogli quotidianamente alla fine della giornata lavorativa sotto forma di stampe con i dettagli previsti nel modulo unificato N KO-4. Alla fine del periodo di rendicontazione sono contabilizzati.
Sul frontespizio di ciascuna sezione (volume, parte) sono indicati il nome dell'organizzazione, la sua suddivisione separata e il numero di sezione del libro cassa unificato.
Poiché in questo caso non è possibile osservare la numerazione passante degli ordini di cassa in entrata e in uscita per l'intera organizzazione, è opportuno assegnare un nome in codice o un numero di codice a ciascuna distinta suddivisione per ordine del capo. Di conseguenza, quando si registrano gli ordini di cassa in entrata e in uscita (moduli NN KO-1 e KO-2), vengono assegnati numeri frazionari, dove il numeratore è il numero di serie dell'ordine di cassa secondo il giornale di registrazione dei documenti di cassa in entrata e in uscita (forma N KO-3) e il denominatore - codice (nome in codice) di una suddivisione separata.
Nota. La procedura per assegnare i numeri a ciascuna delle sezioni del libro cassa dovrebbe essere fissata nel principio contabile.
Esempio. La sede di UpakovkaPlus LLC si trova a Mosca. L'organizzazione ha due divisioni separate che non sono assegnate a bilanci separati e non hanno conti di regolamento. Uno di questi si trova a Odintsovo, l'altro a Tver. In conformità con la politica contabile di UpakovkaPlus LLC per il 2008, il libro cassa unificato dell'organizzazione è composto da tre sezioni separate, a cui sono assegnati codici:
01 - per la sezione del libro cassa dell'organizzazione madre;
02 - per la sezione del libro cassa di una suddivisione separata a Odintsovo;
03 - per la sezione cassa di un'unità separata di Tver.
Secondo la politica contabile, quando si compilano ordini di cassa da divisioni separate dell'organizzazione, vengono utilizzati numeri frazionari. Il loro numeratore è il numero di serie dell'ordine di cassa nella corrispondente suddivisione separata e il denominatore è il codice di una specifica suddivisione separata:
Per l'organizzazione capogruppo: ordine di cassa in entrata del 09.08.2008 N 82/01, ordine di cassa in uscita del 09.12.2008 N 76/01;
- per la filiale di Odintsovo: numero di cassa in entrata del 09.04.2008 N 236/02, ordine di cassa in uscita del 09.04.2008 N 218/02;
Per la filiale di Tver: numero di cassa in entrata N 179/03 del 24.09.2008, ordine di cassa in uscita N 154/03 del 26.09.2008.
Per ordine del capo dell'organizzazione, è necessario stabilire la frequenza di trasferimento delle singole sezioni del libro cassa unificato, i rapporti di cassa con documenti di cassa in entrata e in uscita, nonché altri documenti di cassa primari da divisioni separate all'ufficio contabilità dell'organizzazione madre.
Nota. Le sezioni (volumi, parti) trasferite alla sede complessivamente costituiranno un libro cassa dell'organizzazione. Allo stesso tempo, l'organizzazione deve garantire la rilegatura dei documenti mensili ricevuti, rispettando la cronologia e il rispetto dei codici stabiliti per le divisioni separate.
Nel caso in cui una divisione separata non sia allocata in un bilancio separato e non abbia un conto corrente separato, gli originali dei documenti di cassa primari e delle sezioni (volumi, parti) del libro cassa sono trasferiti all'ufficio contabilità della capogruppo organizzazione. Le copie di questi documenti rimangono in un'unità separata.
Se una divisione separata è allocata in un bilancio separato e ha un conto corrente separato, copie dei documenti di cassa primari e delle sezioni (volumi, parti) del libro di cassa, certificate da un sigillo, firmate dal capo e capo contabile di un separato divisione, sono trasferiti al reparto contabilità dell'organizzazione madre. I documenti originali sono archiviati in un'unità separata.
Al termine del periodo di rendicontazione, le divisioni trasferiscono le prime copie delle sezioni (volumi, parti) del libro di cassa all'ufficio contabilità dell'organizzazione madre per la compilazione dei report consolidati e per confermare i saldi di cassa sul campo, conservare le copie.
Sulla base delle prime copie del libro di cassa (relazioni del cassiere) e dei documenti di cassa delle divisioni separate ad essi allegati, il reparto contabilità dell'organizzazione principale riflette le operazioni sul movimento di contanti nei conti contabili. Inoltre, la data dell'operazione in contabilità deve corrispondere alla data nei documenti di cassa.
Questo metodo per mantenere un libro di cassa dal lato tecnico è conveniente sia per l'organizzazione madre che per le divisioni separate. Al tempo stesso, presenta un rilevante inconveniente: non risultano soddisfatti i requisiti della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti. Ai sensi dell'art. 15.1 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa, la violazione della procedura per lavorare con i contanti e la Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti comporta l'imposizione di una sanzione amministrativa ai funzionari per un importo da 4.000 a 5.000 rubli e a un'organizzazione - da 40.000 a 50.000 rubli.
Mantenere un libro di cassa separato
divisioni separate
Un unico libro cassa dell'organizzazione ti consente di concentrare tutte le transazioni in contanti in un unico posto. Pertanto, l'organizzazione potrà esercitare un controllo adeguato su tali operazioni. La presenza di suddivisioni separate territorialmente remote complica tale controllo. Al riguardo, molte aziende, in violazione dei requisiti della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti, compilano un libro cassa separato in ciascuna di tali divisioni. Di conseguenza, i documenti primari sulle transazioni in contanti sono redatti da divisioni separate separatamente dai documenti dell'organizzazione madre e hanno una propria numerazione.
Nota. All'organizzazione capogruppo ea ogni singola suddivisione vengono preventivamente comunicati gli scontrini e le spese di cassa numerati, per i quali vengono comunicati alla fine di ogni mese e sulla base dei quali viene formato un libro cassa nella capogruppo.
Di norma, questo metodo di organizzazione delle transazioni in contanti viene utilizzato in relazione a divisioni separate allocate in un bilancio separato e con un conto corrente. È il più ottimale in termini di organizzazione contabile, tecnicamente conveniente, ma viola in modo significativo i requisiti della Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti.
Mantenimento di un unico cash book con prenotazione anticipata
gamma di numeri di ordini di cassa
Con il metodo specificato per condurre le transazioni in contanti, l'organizzazione madre compila il libro cassa, riservando in anticipo gli intervalli di ordini di cassa in entrata e in uscita tra divisioni separate. Ad esempio, i moduli di documenti dal 1° al 200° rimangono nell'organizzazione madre, dal 201° al 400° sono riservati a una divisione separata, dal 401° al 600° - per la successiva divisione separata, ecc.
Un metodo simile di organizzazione del flusso di lavoro per le transazioni contabili in contanti può essere utilizzato da organizzazioni la cui rete di filiali è costruita rigorosamente secondo il principio di produzione territoriale e le filiali non vendono prodotti, lavori o servizi per contanti. In altre parole, con tali attività dell'organizzazione, quando è possibile prevedere con precisione il numero di moduli utilizzati, ad esempio, solo per l'emissione di salari, pagamento di materie prime e materiali in base al programma di consegna. Ma anche per queste organizzazioni c'è il rischio di sanzioni per la consegna tardiva del denaro non utilizzato al cassiere.
Inoltre, da un punto di vista tecnico, il metodo considerato non è molto conveniente. È possibile che una suddivisione separata abbia un numero di ordine di cassa per una data anticipata maggiore del numero per una data successiva per un'altra suddivisione separata. Ciò viola le regole di numerazione end-to-end in ordine cronologico per l'organizzazione nel suo insieme (clausola 21 del Regolamento sulla condotta delle transazioni in contanti).
Manutenzione in divisioni separate della cassa operativa
La normativa vigente consente alle organizzazioni, anche con divisioni separate, di disporre di una cosiddetta cassa operativa.
Nota. Se necessario, l'organizzazione ha il diritto di aprire un sottoconto "Cassa operativa" sul conto 50. Ciò è previsto dalle Istruzioni per l'uso del Piano dei conti.
In conformità al paragrafo 28 della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti, il capo (senior) cassiere, prima dell'inizio della giornata lavorativa, fornisce anticipatamente ai cassieri delle casse operative l'importo di contanti necessario per le operazioni di addebito contro ricevuta in libro mastro del contante accettato ed emesso dal cassiere (modulo N KO-5). A loro volta, al termine della giornata lavorativa, i cassieri delle casse operative gli riferiscono di aver ricevuto un anticipo e denaro accettato secondo documenti di ricevuta. Il saldo dei contanti e dei documenti di cassa per le operazioni effettuate viene restituito contro ricevuta (nello stesso libro contabile del denaro ricevuto ed emesso dal cassiere).
In questo caso, gli ordini di cassa di accredito e di addebito oi documenti che li sostituiscono, prima di essere trasferiti in cassa, vengono registrati dall'ufficio contabilità nel registro degli incassi e dei documenti di cassa di addebito (Modulo N KO-3).
Pertanto, nella politica contabile dell'organizzazione, è possibile prevedere che la cassa principale si trovi nella sede dell'organizzazione madre e che le casse operative siano aperte in divisioni separate territorialmente remote. Inoltre, la politica contabile fissa la procedura e la frequenza per il trasferimento dei saldi di cassa dalle casse operative alla cassa principale dell'organizzazione madre (ad esempio, settimanale).
Nota. Dopo l'emissione sono registrati gli ordini di cassa di spesa emessi su rendiconti di pagamento (regolamento e pagamento) per stipendi e altri pagamenti equivalenti (clausola 21 della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti).
Il cassiere dell'ente capogruppo, oltre al libro cassa, deve tenere anche un libro contabile dei fondi ricevuti ed emessi dal cassiere, che apre per un anno. Di conseguenza, i cassieri delle casse operative di divisioni separate devono mantenere i libri di cassa operativi. In questi libri riportano quotidianamente le letture degli sportelli dei registratori di cassa all'inizio e alla fine della giornata lavorativa, l'importo delle entrate giornaliere e l'importo del denaro trasferito alla cassa dell'organizzazione (gli importi sono confermati dal firme dei responsabili). La forma del libretto di cassa operativo deve essere approvata come uno degli allegati al principio contabile, sulla base del modulo unificato N KO-4.
Nonostante la comodità e l'ampia diffusione di tale modalità di organizzazione delle transazioni in contanti, non esclude il rischio di applicare all'organizzazione le sanzioni previste dall'art. 15.1 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa, poiché non soddisfa i requisiti obbligatori stabiliti nella Procedura per lo svolgimento di operazioni in contanti.
Mantenimento di un unico registratore di cassa
Un'analisi dei metodi di cui sopra per mantenere un libro di cassa, utilizzati da molte società con succursali, ci consente di concludere che una tale organizzazione delle transazioni in contanti sarà sempre associata al rischio di reclami da parte delle autorità di regolamentazione: banche e ispettorati fiscali. Il fatto è che la loro posizione su questo tema è inequivocabile. La società non è legittimata a giustificare la creazione di sportelli separati in lotti separati distaccati, il mantenimento di libri di cassa separati, volumi o sezioni separati del libro di cassa unificato con le disposizioni della propria politica contabile.
Nota. I documenti amministrativi e le politiche contabili dell'ente non possono in alcun modo modificare le norme giuridiche stabilite dalla legge e dare loro un significato diverso.
Ad esempio, è impossibile modificare la disposizione della clausola 23 della Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti sull'unità del libro di cassa dell'organizzazione, che è progettata per impedire registrazioni retroattive nel libro di cassa. Inoltre, è impossibile formare volumi o sezioni separati del libro cassa in uno con impaginazione continua.
Il sito Web di uno dei dipartimenti regionali del Servizio fiscale federale russo fornisce le seguenti raccomandazioni per risolvere il problema della contabilità delle transazioni in contanti in un'azienda con un'ampia rete di filiali. I moderni mezzi di comunicazione consentono di organizzare il flusso di lavoro tra l'organizzazione madre e la filiale in modo tale che i dati sulle transazioni in contanti siano ricevuti dall'organizzazione madre nel momento in cui vengono effettuate. Non è un caso che i paragrafi 2.4 e 2.5 delle Regole di circolazione monetaria prevedano il trasferimento di pagamenti attraverso le imprese del Comitato statale per le comunicazioni della Russia. È consentito mantenere un libro di cassa sotto forma di tipogramma informatico (clausola 25 della Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti).
Lettera di legge. Chi controlla le transazioni in contanti nell'organizzazione
Le organizzazioni che non rispettano la procedura per effettuare transazioni in contanti e lavorare con contanti sono soggette a misure di responsabilità previste da atti legislativi e altri atti legali della Federazione Russa (clausola 2.15 delle Regole di circolazione monetaria). Regolarmente (almeno una volta ogni due anni) le banche controllano:
Completezza della capitalizzazione del contante ricevuto in banca, e completezza della consegna del denaro alla cassa della banca;
Adempimento delle condizioni concordate con la banca per la spesa in contanti ricevuta dalla cassa dell'organizzazione;
Rispetto degli importi massimi dei pagamenti in contanti;
Rispetto del limite del saldo del contante nella cassa dell'organizzazione;
Tenere un libro di cassa e altri documenti di cassa.
Sulla base dei risultati dell'audit, vengono emesse due o tre copie di un certificato sui risultati dell'audit sulla conformità dell'azienda alla procedura per lavorare con i contanti, che sono firmati dal capo, dal capo contabile dell'organizzazione e da un rappresentante della banca. Gli esiti dell'assegno sono presi in considerazione in banca entro tre giorni. Quindi la terza copia del certificato viene trasferita all'organizzazione e la seconda rimane in banca. Se sono stati accertati fatti di violazione della procedura per lavorare con il contante, la prima copia del certificato viene inviata all'ufficio delle imposte nel luogo di registrazione del contribuente per determinare le misure di responsabilità. In assenza di violazioni, gli ispettori compilano solo due certificati. Pertanto, i dipendenti della banca non possono redigere protocolli sulla responsabilità amministrativa. Le autorità fiscali non sono autorizzate a condurre ispezioni delle organizzazioni sul rispetto dei limiti stabiliti sui pagamenti in contanti per articoli, lavori e servizi di inventario, sul rispetto della procedura per mantenere i fondi liberi e accumulare denaro alla cassa entro i limiti stabiliti. Allo stesso tempo, le autorità fiscali possono sollevare questi problemi durante il controllo (ad esempio, se un'organizzazione applica il CCP).
Tuttavia, una tale organizzazione dei pagamenti in contanti presenta uno svantaggio: l'implementazione di questo metodo richiede costi significativi. Anche se non meno costoso, a quanto pare, sarà necessario registrare ogni filiale come entità legale separata.
Limite di pagamento
Le regole di circolazione monetaria stabilivano che il contante ricevuto dalle casse delle organizzazioni è soggetto alla consegna alla banca per il successivo accredito sul suo conto di regolamento. Le casse conservano il contante solo entro il limite stabilito dalla banca di servizio in accordo con il responsabile di tale organizzazione. Il limite del saldo di cassa alla cassa è approvato per un anno solare da tutte le organizzazioni che dispongono di una cassa ed effettuano pagamenti in contanti, indipendentemente dalla loro forma giuridica e dall'ambito di attività. Per fare ciò, le organizzazioni presentano alla banca che fornisce servizi di regolamento e contanti, il calcolo nel modulo N 0408020<2>. A ragionevole richiesta, il limite fissato dall'organizzazione per l'anno può essere modificato nel corso dell'anno.
<2>Questo modulo è contenuto nell'Appendice 1 alle Regole di Circolazione Monetaria.
La decisione sulla questione della fissazione di un limite di cassa per un'organizzazione che ha una divisione separata dipende dal fatto che tale divisione sia assegnata a un saldo separato con il suo conto corrente o meno.
Un'organizzazione che include suddivisioni separate che non sono allocate in bilanci separati e non hanno conti di regolamento con istituti bancari è fissato un unico limite di saldo di cassa, tenendo conto di queste suddivisioni strutturali. Vediamo come questo accade nella pratica.
1. Il limite di cassa è approvato dalla banca presso la quale è aperto il conto corrente della casa madre. Se ci sono più conti di regolamento in banche diverse, l'organizzazione madre, a sua discrezione, determina la banca che approverà il limite di cassa.
2. L'importo totale del limite di cassa stabilito è distribuito dall'organizzazione madre in quote separate del limite per l'organizzazione madre e per ciascuna unità strutturale. Questa distribuzione è formalizzata dall'ordine del capo dell'organizzazione, che viene portato all'attenzione dei capi di tutte le divisioni strutturali. L'importo totale di tutte le azioni deve essere uguale all'importo totale del limite di cassa dell'organizzazione.
"Corriere fiscale russo", 2008, N 20
Una procedura speciale per lo svolgimento di transazioni in contanti per le aziende con divisioni separate non è stabilita dalla legislazione della Federazione Russa. A volte è impossibile soddisfare i requisiti per i pagamenti in contanti se la sede centrale dell'organizzazione è geograficamente lontana dalle filiali. L'articolo fornisce consigli pratici per l'organizzazione del flusso di lavoro in tali aziende.
Molte organizzazioni commerciali e di ristorazione pubblica, così come le farmacie, hanno divisioni separate, che sono una rete di negozi, chioschi, ristoranti, caffè, snack bar, farmacie, ecc. Tali punti vendita lavorano con gli acquirenti (clienti) in contanti o utilizzando carte di plastica. Come organizzare la contabilità delle transazioni in contanti?
I documenti normativi che regolano la circolazione del contante nella Federazione Russa e determinano la procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti sono:
La questione delle specifiche della conduzione di transazioni in contanti da parte di organizzazioni che hanno divisioni separate non è stata chiarita fino ad oggi. Pertanto, in tali organizzazioni sorgono spesso problemi con il riflesso delle transazioni nel libro cassa, la numerazione degli ordini di cassa e l'istituzione di un limite di cassa. Tuttavia, organizzando correttamente il flusso di lavoro, puoi risolvere problemi ed evitare sanzioni durante le ispezioni.
Nota. I metodi contabili scelti dall'organizzazione sono utilizzati da tutte le filiali, gli uffici di rappresentanza e le altre divisioni dell'organizzazione (compresi quelli assegnati a un bilancio separato), indipendentemente dall'ubicazione (clausola 10 PBU 1/98).
In una suddivisione separata, così come nell'organizzazione stessa, tutte le transazioni commerciali sono documentate da documenti primari. Ciò è stabilito dall'art. 9 della legge federale del 21 novembre 1996 N 129-FZ "On Accounting" (di seguito - Legge N 129-FZ). Inoltre, il flusso documentale deve essere organizzato secondo quanto richiesto dalla normativa vigente e dalla politica contabile adottata nell'organizzazione. Al comma 3 dell'art. 5 della legge N 129-FZ afferma che le organizzazioni, guidate dalla legislazione della Federazione Russa sulla contabilità, dai regolamenti degli organismi che regolano la contabilità, formano autonomamente una politica contabile basata sulla struttura, sull'area aziendale e su altre caratteristiche dell'attività.
Le filiali e gli uffici di rappresentanza di organizzazioni straniere con sede in Russia possono formare principi contabili basati sulle regole stabilite nel paese in cui ha sede l'organizzazione straniera, se non contraddicono gli International Financial Reporting Standards (clausola 4 PBU 1/98). Nell'ambito della politica contabile vengono inoltre approvate le regole per la circolazione dei documenti e la tecnologia per l'elaborazione delle informazioni contabili.
Pertanto, la procedura per mantenere i documenti di cassa, compreso il libro di cassa, è fissata nella politica contabile di un'organizzazione che ha divisioni separate, tenendo conto delle specificità delle sue attività.
Gli incassi e i prelievi di contante nelle società sono registrati nel libro cassa (Modulo N KO-4)<1>. Tale requisito è stabilito nell'articolo 22 della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti. Il libro cassa registra gli importi di contanti accettati ed emessi giornalmente dall'organizzazione e il saldo di cassa nel registratore di cassa all'inizio e alla fine della giornata.
Il libro di cassa deve essere mantenuto da tutte le organizzazioni, comprese quelle che applicano regimi fiscali speciali come l'imposta agricola unificata, STS e UTII (clausola 3 della procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti).
<1>Forme unificate di documenti primari per la contabilizzazione delle transazioni in contanti N N KO-1, KO-2, KO-3, KO-4 e KO-5 sono state approvate dal decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 18 agosto 1998 N 88.
Nota. Il cassiere di questa organizzazione non sarà in grado di effettuare registrazioni nel libro cassa delle transazioni in una suddivisione separata territorialmente remota al momento della loro attuazione.
L'organizzazione mantiene un solo libro cassa, che deve essere numerato, allacciato e sigillato con sigillo di cera o mastice, il numero di fogli in esso contenuto deve essere certificato dalle firme del capo e capo contabile di questa organizzazione (clausola 23 della Procedura per effettuare transazioni in contanti). Per le organizzazioni con suddivisioni separate, non sono previste eccezioni dalla legislazione della Federazione Russa. Il libro di cassa di tali società dovrebbe essere unificato e mantenuto nell'organizzazione stessa.
In conformità con i requisiti stabiliti nella Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti, il cassiere dell'organizzazione è obbligato a effettuare un'adeguata registrazione nel libro cassa immediatamente dopo aver ricevuto o emesso denaro per ciascun ordine di cassa o altro documento che lo sostituisce. Ogni giorno, alla fine della giornata lavorativa, il cassiere calcola i risultati delle operazioni della giornata, visualizza il saldo del denaro in cassa alla data successiva e invia il secondo foglio di strappo (copia delle registrazioni nel libro cassa del giorno) con scontrini e documenti di cassa spese contro ricevuta in cassa al reparto contabilità come verbale di cassa. Ovviamente, è molto difficile svolgere tali azioni in una situazione in cui una suddivisione separata è geograficamente lontana dall'organizzazione madre o si trova in un'altra città.
Consideriamo diversi modi per mantenere un libro di cassa da parte di organizzazioni che hanno divisioni separate, che sono più spesso utilizzate nella pratica.
Nota. Indirettamente, la legittimità di questa operazione è confermata dalla presenza di una riga di informazione su una suddivisione separata sul frontespizio del libro cassa del modulo unificato N KO-4.
Alcune società riflettono le transazioni in contanti di divisioni separate territorialmente remote in sezioni separate, volumi o parti di un unico libro di cassa. Tale procedura per la gestione dei documenti deve essere prevista nel principio contabile.
In ogni divisione separata viene aperta una sezione separata, un volume o una parte del libro cassa unificato e il cassiere dell'unità scrive autonomamente ricevute e ordini di cassa di spesa con la propria numerazione specifica e la loro successiva riflessione nel libro cassa unificato del organizzazione.
È più conveniente mantenere le sezioni del libro cassa in modo automatizzato, ovvero generare fogli quotidianamente alla fine della giornata lavorativa sotto forma di stampe con i dettagli previsti nel modulo unificato N KO-4. Alla fine del periodo di rendicontazione sono contabilizzati.
Sul frontespizio di ciascuna sezione (volume, parte) sono indicati il nome dell'organizzazione, la sua suddivisione separata e il numero di sezione del libro cassa unificato.
Poiché in questo caso non è possibile osservare la numerazione passante degli ordini di cassa in entrata e in uscita per l'intera organizzazione, è opportuno assegnare un nome in codice o un numero di codice a ciascuna distinta suddivisione per ordine del capo. Di conseguenza, quando si registrano gli ordini di cassa in entrata e in uscita (moduli NN KO-1 e KO-2), vengono assegnati numeri frazionari, dove il numeratore è il numero di serie dell'ordine di cassa secondo il giornale di registrazione dei documenti di cassa in entrata e in uscita (forma N KO-3) e il denominatore - codice (nome in codice) di una suddivisione separata.
Nota. La procedura per assegnare i numeri a ciascuna delle sezioni del libro cassa dovrebbe essere fissata nel principio contabile.
Esempio. La sede di UpakovkaPlus LLC si trova a Mosca. L'organizzazione ha due divisioni separate che non sono assegnate a bilanci separati e non hanno conti di regolamento. Uno di questi si trova a Odintsovo, l'altro a Tver. In conformità con la politica contabile di UpakovkaPlus LLC per il 2008, il libro cassa unificato dell'organizzazione è composto da tre sezioni separate, a cui sono assegnati codici:
Secondo la politica contabile, quando si compilano ordini di cassa da divisioni separate dell'organizzazione, vengono utilizzati numeri frazionari. Il loro numeratore è il numero di serie dell'ordine di cassa nella corrispondente suddivisione separata e il denominatore è il codice di una specifica suddivisione separata:
Per ordine del capo dell'organizzazione, è necessario stabilire la frequenza di trasferimento delle singole sezioni del libro cassa unificato, i rapporti di cassa con documenti di cassa in entrata e in uscita, nonché altri documenti di cassa primari da divisioni separate all'ufficio contabilità dell'organizzazione madre.
Nota. Le sezioni (volumi, parti) trasferite alla sede complessivamente costituiranno un libro cassa dell'organizzazione. Allo stesso tempo, l'organizzazione deve garantire la rilegatura dei documenti mensili ricevuti, rispettando la cronologia e il rispetto dei codici stabiliti per le divisioni separate.
Nel caso in cui una divisione separata non sia allocata in un bilancio separato e non abbia un conto corrente separato, gli originali dei documenti di cassa primari e delle sezioni (volumi, parti) del libro cassa sono trasferiti all'ufficio contabilità della capogruppo organizzazione. Le copie di questi documenti rimangono in un'unità separata.
Se una divisione separata è allocata in un bilancio separato e ha un conto corrente separato, copie dei documenti di cassa primari e delle sezioni (volumi, parti) del libro di cassa, certificate da un sigillo, firmate dal capo e capo contabile di un separato divisione, sono trasferiti al reparto contabilità dell'organizzazione madre. I documenti originali sono archiviati in un'unità separata.
Al termine del periodo di rendicontazione, le divisioni trasferiscono le prime copie delle sezioni (volumi, parti) del libro di cassa all'ufficio contabilità dell'organizzazione madre per la compilazione dei report consolidati e per confermare i saldi di cassa sul campo, conservare le copie.
Sulla base delle prime copie del libro di cassa (relazioni del cassiere) e dei documenti di cassa delle divisioni separate ad essi allegati, il reparto contabilità dell'organizzazione principale riflette le operazioni sul movimento di contanti nei conti contabili. Inoltre, la data dell'operazione in contabilità deve corrispondere alla data nei documenti di cassa.
Questo metodo per mantenere un libro di cassa dal lato tecnico è conveniente sia per l'organizzazione madre che per le divisioni separate. Al tempo stesso, presenta un rilevante inconveniente: non risultano soddisfatti i requisiti della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti. Ai sensi dell'art. 15.1 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa, la violazione della procedura per lavorare con i contanti e la Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti comporta l'imposizione di una sanzione amministrativa ai funzionari per un importo da 4.000 a 5.000 rubli e a un'organizzazione - da 40.000 a 50.000 rubli.
Un unico libro cassa dell'organizzazione ti consente di concentrare tutte le transazioni in contanti in un unico posto. Pertanto, l'organizzazione potrà esercitare un controllo adeguato su tali operazioni. La presenza di suddivisioni separate territorialmente remote complica tale controllo. Al riguardo, molte aziende, in violazione dei requisiti della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti, compilano un libro cassa separato in ciascuna di tali divisioni. Di conseguenza, i documenti primari sulle transazioni in contanti sono redatti da divisioni separate separatamente dai documenti dell'organizzazione madre e hanno una propria numerazione.
Nota. All'organizzazione capogruppo ea ogni singola suddivisione vengono preventivamente comunicati gli scontrini e le spese di cassa numerati, per i quali vengono comunicati alla fine di ogni mese e sulla base dei quali viene formato un libro cassa nella capogruppo.
Di norma, questo metodo di organizzazione delle transazioni in contanti viene utilizzato in relazione a divisioni separate allocate in un bilancio separato e con un conto corrente. È il più ottimale in termini di organizzazione contabile, tecnicamente conveniente, ma viola in modo significativo i requisiti della Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti.
Con il metodo specificato per condurre le transazioni in contanti, l'organizzazione madre compila il libro cassa, riservando in anticipo gli intervalli di ordini di cassa in entrata e in uscita tra divisioni separate. ad esempio, i moduli di documenti dal 1° al 200° rimangono nell'organizzazione madre, dal 201° al 400° sono riservati per una suddivisione separata, dal 401° al 600° - per la successiva suddivisione separata, ecc.
Un metodo simile di organizzazione del flusso di lavoro per le transazioni contabili in contanti può essere utilizzato da organizzazioni la cui rete di filiali è costruita rigorosamente secondo il principio di produzione territoriale e le filiali non vendono prodotti, lavori o servizi per contanti. In altre parole, con tali attività dell'organizzazione, quando è possibile prevedere con precisione il numero di moduli utilizzati, ad esempio, solo per l'emissione di salari, pagamento di materie prime e materiali in base al programma di consegna. Ma anche per queste organizzazioni c'è il rischio di sanzioni per la consegna tardiva del denaro non utilizzato al cassiere.
Inoltre, da un punto di vista tecnico, il metodo considerato non è molto conveniente. È possibile che una suddivisione separata abbia un numero di ordine di cassa per una data anticipata maggiore del numero per una data successiva per un'altra suddivisione separata. Ciò viola le regole di numerazione end-to-end in ordine cronologico per l'organizzazione nel suo insieme (clausola 21 del Regolamento sulla condotta delle transazioni in contanti).
La normativa vigente consente alle organizzazioni, anche con divisioni separate, di disporre di una cosiddetta cassa operativa.
Nota. Se necessario, l'organizzazione ha il diritto di aprire un sottoconto "Cassa operativa" sul conto 50. Ciò è previsto dalle Istruzioni per l'uso del Piano dei conti.
In conformità al paragrafo 28 della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti, il capo (senior) cassiere, prima dell'inizio della giornata lavorativa, fornisce anticipatamente ai cassieri delle casse operative l'importo di contanti necessario per le operazioni di addebito contro ricevuta in libro mastro del contante accettato ed emesso dal cassiere (modulo N KO-5). A loro volta, al termine della giornata lavorativa, i cassieri delle casse operative gli riferiscono di aver ricevuto un anticipo e denaro accettato secondo documenti di ricevuta. Il saldo dei contanti e dei documenti di cassa per le operazioni effettuate viene restituito contro ricevuta (nello stesso libro contabile del denaro ricevuto ed emesso dal cassiere).
In questo caso, gli ordini di cassa di accredito e di addebito oi documenti che li sostituiscono, prima di essere trasferiti in cassa, vengono registrati dall'ufficio contabilità nel registro degli incassi e dei documenti di cassa di addebito (Modulo N KO-3).
Pertanto, nella politica contabile dell'organizzazione, è possibile prevedere che la cassa principale si trovi nella sede dell'organizzazione madre e che le casse operative siano aperte in divisioni separate territorialmente remote. Inoltre, la politica contabile fissa la procedura e la frequenza per il trasferimento dei saldi di cassa dalle casse operative alla cassa principale dell'organizzazione madre (ad esempio, settimanale).
Nota. Dopo l'emissione sono registrati gli ordini di cassa di spesa emessi su rendiconti di pagamento (regolamento e pagamento) per stipendi e altri pagamenti equivalenti (clausola 21 della Procedura per l'effettuazione di operazioni in contanti).
Il cassiere dell'ente capogruppo, oltre al libro cassa, deve tenere anche un libro contabile dei fondi ricevuti ed emessi dal cassiere, che apre per un anno. Di conseguenza, i cassieri delle casse operative di divisioni separate devono mantenere i libri di cassa operativi. In questi libri riportano quotidianamente le letture degli sportelli dei registratori di cassa all'inizio e alla fine della giornata lavorativa, l'importo delle entrate giornaliere e l'importo del denaro trasferito alla cassa dell'organizzazione (gli importi sono confermati dal firme dei responsabili). La forma del libretto di cassa operativo deve essere approvata come uno degli allegati al principio contabile, sulla base del modulo unificato N KO-4.
Nonostante la comodità e l'ampia diffusione di tale modalità di organizzazione delle transazioni in contanti, non esclude il rischio di applicare all'organizzazione le sanzioni previste dall'art. 15.1 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa, poiché non soddisfa i requisiti obbligatori stabiliti nella Procedura per lo svolgimento di operazioni in contanti.
Un'analisi dei metodi di cui sopra per mantenere un libro di cassa, utilizzati da molte società con succursali, ci consente di concludere che una tale organizzazione delle transazioni in contanti sarà sempre associata al rischio di reclami da parte delle autorità di regolamentazione: banche e ispettorati fiscali. Il fatto è che la loro posizione su questo tema è inequivocabile. La società non è legittimata a giustificare la creazione di sportelli separati in lotti separati distaccati, il mantenimento di libri di cassa separati, volumi o sezioni separati del libro di cassa unificato con le disposizioni della propria politica contabile.
Nota. I documenti amministrativi e le politiche contabili dell'ente non possono in alcun modo modificare le norme giuridiche stabilite dalla legge e dare loro un significato diverso.
ad esempio, è impossibile modificare la disposizione dell'articolo 23 della Procedura per lo svolgimento di operazioni in contanti sull'unità del libro cassa dell'organizzazione, che ha lo scopo di impedire registrazioni retroattive nel libro cassa. Inoltre, è impossibile formare volumi o sezioni separati del libro cassa in uno con impaginazione continua.
Il sito Web di uno dei dipartimenti regionali del Servizio fiscale federale russo fornisce le seguenti raccomandazioni per risolvere il problema della contabilità delle transazioni in contanti in un'azienda con un'ampia rete di filiali. I moderni mezzi di comunicazione consentono di organizzare il flusso di lavoro tra l'organizzazione madre e la filiale in modo tale che i dati sulle transazioni in contanti siano ricevuti dall'organizzazione madre nel momento in cui vengono effettuate. Non è un caso che i paragrafi 2.4 e 2.5 delle Regole di circolazione monetaria prevedano il trasferimento di pagamenti attraverso le imprese del Comitato statale per le comunicazioni della Russia. È consentito mantenere un libro di cassa sotto forma di tipogramma informatico (clausola 25 della Procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti).
Lettera di legge. Chi controlla le transazioni in contanti nell'organizzazione
Le organizzazioni che non rispettano la procedura per effettuare transazioni in contanti e lavorare con contanti sono soggette a misure di responsabilità previste da atti legislativi e altri atti legali della Federazione Russa (clausola 2.15 delle Regole di circolazione monetaria). Regolarmente (almeno una volta ogni due anni) le banche controllano:
Sulla base dei risultati dell'audit, vengono emesse due o tre copie di un certificato sui risultati dell'audit sulla conformità dell'azienda alla procedura per lavorare con i contanti, che sono firmati dal capo, dal capo contabile dell'organizzazione e da un rappresentante della banca. Gli esiti dell'assegno sono presi in considerazione in banca entro tre giorni. Quindi la terza copia del certificato viene trasferita all'organizzazione e la seconda rimane in banca. Se sono stati accertati fatti di violazione della procedura per lavorare con il contante, la prima copia del certificato viene inviata all'ufficio delle imposte nel luogo di registrazione del contribuente per determinare le misure di responsabilità. In assenza di violazioni, gli ispettori compilano solo due certificati. Pertanto, i dipendenti della banca non possono redigere protocolli sulla responsabilità amministrativa. Le autorità fiscali non sono autorizzate a condurre ispezioni delle organizzazioni sul rispetto dei limiti stabiliti sui pagamenti in contanti per articoli, lavori e servizi di inventario, sul rispetto della procedura per mantenere i fondi liberi e accumulare denaro alla cassa entro i limiti stabiliti. Allo stesso tempo, le autorità fiscali possono sollevare questi problemi durante il controllo (ad esempio, se un'organizzazione applica il CCP).
Tuttavia, una tale organizzazione dei pagamenti in contanti presenta uno svantaggio: l'implementazione di questo metodo richiede costi significativi. Anche se non meno costoso, a quanto pare, sarà necessario registrare ogni filiale come entità legale separata.
Le regole di circolazione monetaria stabilivano che il contante ricevuto dalle casse delle organizzazioni è soggetto alla consegna alla banca per il successivo accredito sul suo conto di regolamento. Le casse conservano il contante solo entro il limite stabilito dalla banca di servizio in accordo con il responsabile di tale organizzazione. Il limite del saldo di cassa alla cassa è approvato per un anno solare da tutte le organizzazioni che dispongono di una cassa ed effettuano pagamenti in contanti, indipendentemente dalla loro forma giuridica e dall'ambito di attività. Per fare ciò, le organizzazioni presentano alla banca che fornisce servizi di regolamento e contanti, il calcolo nel modulo N 0408020<2>. A ragionevole richiesta, il limite fissato dall'organizzazione per l'anno può essere modificato nel corso dell'anno.
<2>Questo modulo è contenuto nell'Appendice 1 alle Regole di Circolazione Monetaria.
La decisione sulla questione della fissazione di un limite di cassa per un'organizzazione che ha una divisione separata dipende dal fatto che tale divisione sia assegnata a un saldo separato con il suo conto corrente o meno.
Un'organizzazione che include suddivisioni separate che non sono allocate in bilanci separati e non hanno conti di regolamento con istituti bancari è fissato un unico limite di saldo di cassa, tenendo conto di queste suddivisioni strutturali. Vediamo come questo accade nella pratica.
Per gli uffici di rappresentanza, le succursali e le altre suddivisioni separate dell'organizzazione ubicate al di fuori della propria sede, allocate in un bilancio separato e aventi conti di regolamento con banche, il limite del saldo di cassa è fissato dalle banche servitrici nel luogo di apertura dei corrispondenti conti di ogni suddivisione strutturale. Per verificare la disciplina di cassa dell'organizzazione nel suo insieme, le copie dei limiti di cassa stabiliti per ogni divisione separata devono essere trasferite all'organizzazione madre.
Le organizzazioni dovrebbero prestare particolare attenzione alla creazione di saldi di cassa a disposizione. Per quelle società che non hanno presentato un calcolo per la fissazione di un limite di cassa a nessuna delle banche di servizio, il limite di saldo di cassa è considerato zero e il denaro non consegnato alle banche dall'organizzazione è oltre il limite. Pertanto, al fine di evitare la responsabilità amministrativa (articolo 15.1 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa), è necessario concordare con la banca e approvare la procedura e i termini per la consegna del denaro, tenendo conto della modalità operativa di sia l'organizzazione stessa (la sua divisione separata) che la banca di servizio
EV Orlova
Esperto di giornali
"Corriere fiscale russo"
La ricevuta o l'emissione di contanti si riflette in un separato. Questa procedura deriva dalle disposizioni del paragrafo 7 della clausola 4.6 della Direttiva della Banca di Russia n. 3210-U dell'11 marzo 2014. Questa regola deve essere rispettata da tutte le unità separate che effettuano i regolamenti in contanti. Non importa se una tale unità ha un proprio conto bancario o meno.
1.3. I fondi consegnati da un rappresentante di una suddivisione separata sono accettati in una suddivisione separata dal capo della cassa. Il ricalcolo dei fondi viene effettuato dal capo della cassa in presenza di un rappresentante di una divisione separata.
1.4. Per accreditare i fondi ricevuti alla cassa di una suddivisione separata, il dipendente del registratore di cassa emette ordini di cassa in entrata nel modulo n. KO-1.
1.5. Rimozione di fondi da una divisione separata e loro consegna alla sede centrale
l'organizzazione è svolta tramite un rappresentante autorizzato di una suddivisione separata.
1.6. Quando si emettono fondi a un rappresentante autorizzato di un separato
suddivisioni dalla cassa di una suddivisione separata per la consegna alla cassa dell'organizzazione principale, il cassiere-operatore di una suddivisione separata redige ordini di cassa di addebito nel modulo n. KO-2.
1.7. Prima di emettere fondi a un rappresentante autorizzato di una suddivisione separata, un lavoratore di cassa controlla il suo passaporto e la procura per ricevere fondi.
1.8. Per il denaro ricevuto, il rappresentante autorizzato della lottizzazione separata firma gli ordini di cassa.
1.9. L'operatore operativo e di cassa dell'organizzazione principale accetta fondi dal rappresentante autorizzato della suddivisione separata. Per accreditare i fondi accettati alla cassa dell'organizzazione madre, il cassiere emette ordini di ricevuta di cassa nel modulo n. KO-1.
1.10. Un rappresentante autorizzato di una suddivisione separata sostiene l'intero
responsabilità materiale per la sicurezza dei fondi dal momento del ricevimento dalla cassa dell'organizzazione principale fino al momento della consegna alla cassa di una divisione separata (organizzazione principale).
2. Attraverso la cassa di una divisione separata
2.1. Emissione da parte della cassa di una suddivisione separata della cassa ad un autorizzato
rappresentante di altra separata suddivisione è fatto sulla base di domande dietro presentazione di una procura e di un documento di identità.
La domanda di suddivisione separata deve essere firmata dal responsabile della suddivisione separata e dal responsabile della cassa, e contenere anche un'iscrizione permissiva del responsabile dell'organizzazione madre.
2.2. Per i fondi emessi al rappresentante di una suddivisione separata, l'impiegato di cassa della suddivisione separata redige ordini di cassa di debito nel modulo n. KO-2.
2.3. I fondi consegnati da un rappresentante di una suddivisione separata sono accettati in una suddivisione separata dal capo della cassa.
Il ricalcolo dei fondi viene effettuato dal capo della cassa in presenza di un rappresentante di una divisione separata.
2.4. Per accreditare i fondi ricevuti alla cassa di una suddivisione separata, il dipendente del registratore di cassa emette ordini di cassa in entrata nel modulo n. KO-1.
2.5. Il cassiere di una suddivisione separata, prima di emettere fondi a un rappresentante autorizzato di un'altra suddivisione separata, controlla il suo passaporto e la procura per ricevere fondi.
2.6. Per il denaro ricevuto, il rappresentante autorizzato della lottizzazione separata firma gli ordini di cassa.
2.7. Un rappresentante autorizzato di una suddivisione separata ha la piena responsabilità finanziaria per la sicurezza dei fondi dal momento del ricevimento dalla cassa di una suddivisione separata fino al momento della consegna alla cassa di una suddivisione separata.
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