Documentazione primaria in contabilità
Benvenuti, cari lettori, nel mio blog!
Di solito controllo la posta di lavoro ogni giorno, ma questa settimana non è cresciuta insieme e si sono accumulate molte lettere. Oggi ho deciso di smontare e l'argomento di un nuovo articolo è venuto da solo. Parleremo di documentazione primaria, perché questa è la base dei registri e una parte importante del lavoro di un contabile.
Durante i miei studi, questo argomento non era il più importante, ed era difficile padroneggiarlo in teoria, ma quando ho trovato un lavoro, ho dovuto recuperare. Analizziamo in anticipo tutte le sfumature per evitare difficoltà in futuro. Nell'argomento precedente abbiamo analizzato i registri contabili, lo so, un po' complicato, ma dopo l'articolo di oggi diventerà un po' più semplice.
Per navigare con sicurezza nel piano della documentazione primaria, considereremo:
L'obiettivo principale è imparare a distinguere il documento principale dal resto della massa di documenti non meno importanti, a ricordarne i dettagli e le tipologie. Prometto che sarà interessante, iniziamo!
Per i principianti, i contabili inesperti e gli imprenditori, vorrei spiegare i principi del lavoro con la documentazione contabile primaria.
I documenti su cui lavorerai sono divisi in due gruppi:
1. Determina: questo documento è contabile?
Un documento accettato per la contabilità deve contenere informazioni essenziali per la riflessione in contabilità, ovvero deve contenere informazioni su qualsiasi evento aziendale che si è verificato.
Ad esempio, una ricevuta di cassa "parla" di pagare qualcuno (spesa di denaro), una fattura sulla circolazione di merci e materiali (entrate-spese), ecc. Ma, ad esempio, la domanda di un dipendente con la richiesta di emettere un anticipo il pagamento senza un visto di manager non può essere accettato per lavoro.
Eventuali appunti, bozze, ritagli di giornale, ecc. non sono documenti contabili. Oltre a documenti redatti in violazione delle regole stabilite per loro.
2. Determinare se questo documento si applica alla tua organizzazione o no?
Il documento, in altre parole, deve essere correlato a questa impresa, ovvero deve contenere i dettagli della tua organizzazione, oppure devono essere rilasciati al tuo dipendente.
Succede che per vari motivi ti portano documenti che non sono legati a questa organizzazione. Questo è forse solo un errore. Oppure può essere che il dipendente cerchi consapevolmente di cancellare da se stesso importi contabili.
È anche possibile che i documenti per l'acquisto di beni e materiali (lavori, servizi) siano rilasciati deliberatamente a questa impresa al fine di ricevere importi aggiuntivi per le detrazioni fiscali.
Se la discrepanza tra il tuo tipo di attività e l'essenza del documento è sorprendente, è meglio non tenere conto di questo documento.
Un'altra cosa: forse la controparte non ha motivo di scriverti questo documento, cioè non hai un rapporto contrattuale con loro.
Ad esempio, la società di fornitura di energia elettrica ti ha fatturato senza capire che un'altra organizzazione, come un proprietario, sta pagando per l'elettricità che consumi.
3. Controlla i dettagli.
La controparte è responsabile della correttezza dei propri dati. Ora molte aziende utilizzano programmi per computer e quindi, di regola, non commettono errori nei loro dettagli, sebbene ciò avvenga. Ma i tuoi dati dovrebbero essere ricontrollati: spesso possono contenere errori.
Separatamente, bisogna dire dei documenti manoscritti: oltre al fatto che contengono errori, capita anche che il documento sia falso, cioè, ad esempio, sono stati emessi per conto di un'impresa inesistente.
L'esistenza o meno di tale impresa può essere verificata tramite il registro dei contribuenti sul sito Web del Comitato tributario della Repubblica del Kazakistan.
Le firme nel documento devono essere autentiche, cioè delle persone a cui appartengono, e queste persone devono avere il diritto di firmare tali documenti. I documenti non possono essere firmati in facsimile.
Ci possono essere più sigilli in un'organizzazione. Controllare se il sigillo è su questo documento. Ad esempio, la fattura non deve essere timbrata con la scritta "Dipartimento risorse umane".
Succede anche che un documento venga erroneamente rilasciato a un'organizzazione simile nel nome. In tutti questi casi, è necessario contattare questa organizzazione e richiedere che il documento venga rifatto.
4. L'evento registrato nel documento si è effettivamente verificato?
È possibile che il fornitore non ti abbia fornito questi articoli o non ti abbia fornito questi servizi. O forse la controparte ha emesso una fattura per un volume, un prezzo e, di conseguenza, l'importo maggiori.
Ad esempio, le merci specificate nella fattura non sono state consegnate al tuo magazzino. I tuoi specialisti dovrebbero accettare (confermare) questo documento. In questo esempio, ciò deve essere confermato dal responsabile del magazzino con la sua firma al ricevimento della merce.
E il prezzo, il volume e le condizioni di acquisto devono essere confrontati con i termini del contratto. O deve essere confermato da un economista - marketer o fornitore.
5. Determinare a quale periodo appartiene il documento.
I periodi possono essere:
Dipende se è necessario prendere in considerazione questo documento. Sì, capita anche che, ad esempio, portino una Fattura per il periodo passato - è a tua discrezione accettarla per la contabilità o meno.
In generale, ovviamente, sei obbligato ad accettare il documento per la contabilità, ma se lo accetti, sarà necessario adeguare i rapporti, compresi quelli fiscali.
Tuttavia, se i rapporti del periodo passato dell'anno in corso (ultimo trimestre, mese scorso) non sono difficili da correggere, i rapporti dell'ultimo anno possono essere molto difficili da correggere. La scelta è tua;
Forse avevi già (avevi) questo documento. Quindi o questo è un duplicato (copia) o questo documento è stato preso da te per qualcosa e ora è stato restituito. Fai attenzione a non inviare due volte lo stesso documento. Ciò creerà doppi fatturati, ovvero aumenterà irragionevolmente determinati importi.
6. Determinare a quale sezione contabile appartiene il documento.
Sezioni di contabilità:
Come lavorare con i documenti in arrivo
C'è una regolamentazione dei documenti per sezioni di contabilità. Questo può essere letto in qualsiasi libro di testo di contabilità. Ad esempio, un estratto conto bancario è un documento della sezione "Banca", viene chiamato anche il registro in cui si deposita questo documento.
È semplice. Ma con i documenti relativi all'arrivo di merci e materiali, la situazione è più complicata.
Determina quali sono i beni e i materiali ricevuti per la tua azienda: materiale, prodotto, cespite, bene immateriale o servizio/lavoro (e questo accade)?
Materiale- questo è ciò che si usa nell'opera e allo stesso tempo si consuma, cioè finisce. Ad esempio, è carta, benzina, cemento e così via. Il materiale cambia forma: c'era il cemento, è diventato un prodotto concreto.
Il prodotto, a differenza del materiale, non viene utilizzato nell'opera, viene acquistato per ulteriore vendita, cioè per vendita. Questa è la sua unica differenza. Ma in pratica, carta, benzina e cemento possono essere una merce, a seconda di ciò che commerciamo.
L'elenco delle merci nel programma 1C si chiama "Nomenclatura".
La stessa cosa- questo è un tipo di strumento utilizzato nel lavoro, che, a differenza del materiale, non cambia la sua forma fisica. Cioè, non finisce e non si consuma.
Ad esempio, questo è un tavolo, un computer, un'auto, ecc. E dopo alcuni anni di funzionamento rimarranno un tavolo, un computer e un'auto. Solo nel processo operativo si verifica l'ammortamento (usura) del sistema operativo.
Nel programma 1C, i sistemi operativi sono chiamati immobilizzazioni.
Succede anche che venga emesso un documento per un determinato servizio (lavoro), come se ti fosse venduto un prodotto. Ad esempio, una stazione di servizio ha cambiato l'olio nel motore della tua auto e invece di "cambio olio" sulla fattura, scrivono "olio motore tale e tale, tale e tale quantità, a tale e tale prezzo".
Ponetevi la domanda: abbiamo effettivamente ricevuto questo prodotto a portata di mano? No. Quindi - questo è un servizio (lavoro) e questo documento deve essere ricevuto di conseguenza.
7. In quale registro (rivista) archivierai questo documento?
Determinarlo immediatamente e preferibilmente orlare il documento in posizione immediatamente dopo l'elaborazione. È vero che il documento non può ancora essere "rimosso" - richiede ancora qualche affinamento o chiarimento di alcune circostanze. Si consiglia di disporre di una cartella separata per tali documenti o di un vassoio separato.
Uno dei peggiori difetti che un contabile può avere è la pigrizia. Un documento messo da parte "per dopo" può causare molti problemi.
Pertanto, è meglio elaborare i documenti il prima possibile dopo il ricevimento. I documenti rinviati per ragioni oggettive dovrebbero essere finalizzati non appena si presenta tale opportunità.
8. Determinare: ci saranno eventi futuri legati a questo documento?
Alcuni documenti potrebbero avere delle conseguenze in futuro. Ad esempio, la Notifica alla commissione tributaria può comportare in futuro spiacevoli conseguenze: arresto dell'account, ecc. Pertanto, tali documenti devono essere evasi immediatamente, rimandando ogni altra questione.
Ci sono anche documenti che possono avere conseguenze spiacevoli dopo averne confermato la correttezza. Ad esempio, una dichiarazione di riconciliazione che indichi i tuoi debiti: questa potrebbe essere la base per intentare una causa contro la tua azienda.
Pertanto, se non si è sicuri, è meglio lasciare tali documenti a discrezione del gestore. Altri documenti possono richiedere altri documenti.
Ad esempio, fatture per la ricezione di merci senza fattura. È possibile che la tua controparte ti emetta successivamente una fattura generale per un determinato periodo o quantità di merci.
In questo caso, queste fatture devono essere ritirate e immediatamente dopo la fine del periodo o il ricevimento del volume concordato, ricordare la fattura al fornitore.
Qui è necessario menzionare quanto segue: il commercialista deve tenere sotto controllo la tempestiva ricezione dei documenti necessari.
I documenti, di cui si conosce la prevista ricezione, devono essere richiesti alla controparte o al dipendente responsabile in caso di mancato ricevimento.
Fonte: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/
Le basi per le registrazioni nei registri contabili sono documenti di origine.
I documenti primari sono accettati per la contabilità se sono redatti nella forma contenuta negli album dei moduli unificati della documentazione contabile primaria, in conformità con il regolamento sulla contabilità e la rendicontazione finanziaria nella Federazione Russa, approvato dall'Ordine del Ministero delle Finanze di Russia del 29 luglio 1998 n. 34 n (modificato dal 26.03.2007 n. 26n)
Se necessario, nel modulo standard possono essere inserite righe e colonne aggiuntive, ma devono essere conservati tutti i dettagli previsti nel modulo approvato. Le modifiche da apportare devono essere formalizzate dall'apposito ordine (istruzione).
Solo le forme di documenti per la contabilizzazione delle transazioni in contanti non sono soggette a modifica in conformità con la Procedura per l'utilizzo di forme unificate di documentazione contabile primaria, approvata dal decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 24 marzo 1999 n. 20.
I moduli approvati dal Comitato statale di statistica della Russia prevedono zone di codifica delle informazioni che vengono compilate secondo i classificatori tutti russi.
I codici per i quali non ci sono riferimenti a classificatori tutti russi (ad esempio colonne con il nome "Tipo di operazione") hanno lo scopo di riassumere e sistematizzare le informazioni durante l'elaborazione di dati mediante tecnologia informatica e sono apposti secondo il sistema di codifica adottato nell'organizzazione.
Inoltre, per la contabilità sono accettati i moduli sviluppati in modo indipendente da una piccola impresa contenenti i relativi dettagli obbligatori previsti dalla legge federale "Sulla contabilità".
Solo quei documenti che non sono contenuti negli album dei moduli unificati possono essere sviluppati in modo indipendente.
I dettagli obbligatori dei documenti contabili primari includono:
L'esecuzione tempestiva e di alta qualità dei documenti contabili primari, il loro trasferimento all'ufficio contabilità entro i termini stabiliti per la riflessione in contabilità, nonché l'affidabilità dei dati in essi contenuti, sono assicurati dalle persone che hanno compilato e firmato questi documenti .
L'elenco delle persone autorizzate a firmare documenti contabili primari è approvato dal capo dell'organizzazione d'intesa con il capo contabile.
I documenti che ufficializzano le transazioni commerciali con denaro contante sono firmati dal capo dell'organizzazione e dal capo contabile Al posto del capo e del capo contabile, altri funzionari possono firmare documenti primari, ma il loro elenco deve essere approvato dal capo dell'organizzazione e concordato con il capo contabile.
Il documento principale è una prova scritta di un'operazione commerciale (pagamento della merce, prelievo di contanti a fronte di un verbale, ecc.) e deve essere redatto al momento dell'operazione e, se ciò non è possibile, immediatamente dopo il suo completamento.
Tutti i documenti primari possono essere suddivisi nei seguenti gruppi:
I documenti organizzativi e amministrativi sono ordini, ordini, istruzioni, procure, ecc. Questi documenti consentono lo svolgimento di determinate operazioni commerciali.
I documenti giustificativi includono fatture, requisiti, ordini di ricevuta, certificati di accettazione, ecc. Questi documenti riflettono il fatto di una transazione commerciale e le informazioni in essi contenute sono iscritte nei registri contabili.
Alcuni documenti sono sia permissivi che giustificativi. Questi includono, ad esempio, un mandato in contanti per spese, buste paga, ecc.
Diagramma di flusso del documento nell'organizzazione
Per il corretto svolgimento della contabilità primaria, viene sviluppato e approvato un programma del flusso di lavoro, che determina la procedura e i termini per lo spostamento dei documenti primari all'interno dell'impresa, la loro ricezione da parte dell'ufficio contabilità.
I documenti primari ricevuti dall'ufficio contabilità (contabile) devono essere controllati:
Dopo l'accettazione, le informazioni del documento principale vengono trasferite ai registri contabili e sul documento stesso viene apposto un segno per escludere la possibilità di un suo doppio utilizzo (ad esempio, viene annotata la data di iscrizione nel registro contabile).
Registri contabili- si tratta di fogli di carta appositamente adattati per la registrazione e il raggruppamento delle credenziali. Sono conservati in libri speciali (riviste), su fogli e schede separate, sotto forma di dattiloscritti ottenuti con l'uso della tecnologia informatica, nonché su nastri magnetici, dischetti, floppy disk e altri supporti macchina.
Le transazioni commerciali dovrebbero essere riportate nei registri contabili in ordine cronologico e raggruppate in base ai corrispondenti conti contabili.
In apparenza, i registri contabili sono:
A seconda delle tipologie di atti prodotti, i registri sono suddivisi in:
In base al grado di dettaglio delle informazioni contenute nelle scritture contabili, esse sono:
Le iscrizioni negli atti primari devono essere effettuate con mezzi che garantiscano la sicurezza di tali atti per il tempo previsto per la loro conservazione in archivio.
I documenti contabili primari e di sintesi possono essere redatti su supporto cartaceo e informatico. In quest'ultimo caso, l'organizzazione è obbligata a produrre a proprie spese copie cartacee di tali documenti per gli altri partecipanti alle transazioni commerciali, nonché su richiesta degli organi che esercitano il controllo in conformità con la legislazione della Federazione Russa, il tribunale e l'ufficio del pubblico ministero.
Per l'archiviazione, i documenti vengono selezionati in ordine cronologico, completati, rilegati e archiviati in cartelle. La presentazione dei documenti all'archivio è accompagnata da un certificato.
Quando si archiviano i registri contabili, questi devono essere protetti da correzioni non autorizzate. La rettifica di un errore nel registro contabile deve essere motivata e confermata dalla firma di chi ha effettuato la rettifica, indicando la data della rettifica.
Le persone che hanno avuto accesso alle informazioni contenute nei registri contabili e nei bilanci interni sono tenute a mantenere il segreto commerciale. Per la sua divulgazione, hanno la responsabilità stabilita dalla legislazione della Federazione Russa.
Correzione di errori in documenti primari e registri contabili. Ai sensi dell'art. 9 della legge federale "Sulla contabilità" non è consentito apportare correzioni a contanti e documenti bancari.
Ad altri documenti contabili primari possono essere apportate rettifiche solo previo accordo con i partecipanti alle operazioni commerciali, che devono essere confermate dalle firme delle stesse persone che hanno sottoscritto i documenti, indicando la data delle rettifiche.
Il requisito del documento primario, che è soggetto a correzione, è barrato con una linea chiara ma sottile, in modo che sia visibile il valore (contenuto) originario del requisito corretto. Accanto ad essa viene apposta una nota manoscritta “credere Corretto”, e la correzione è certificata dalla firma di chi ha effettuato la correzione, indicando il cognome e le iniziali.
Ai sensi dell'art. 17 della legge federale "Sulla contabilità", le organizzazioni sono tenute a conservare documenti contabili primari, registri contabili e rendiconti finanziari per i periodi stabiliti secondo le regole per l'organizzazione degli archivi di stato, ma almeno cinque anni.
Recupero documenti primari
La normativa in materia contabile non contiene regole ben definite che regolino la procedura di ripristino dei documenti primari in caso di smarrimento.
In una serie di regolamenti vengono determinati solo i termini di conservazione dei documenti contabili primari. La normativa non stabilisce cosa dovrebbe fare l'organizzazione in caso di smarrimento di documenti per motivi indipendenti dalla sua volontà. Nella Lettera dell'UMNS della Russia per Mosca del 13 settembre 2002 n. 26-12 / 43411, si raccomanda al capo dell'organizzazione in caso di perdita o distruzione di documenti primari:
Ma non sempre è possibile ottenere duplicati di tutti i documenti smarriti, ad esempio se sono presenti un numero elevato di controparti, per assenza di fornitori (acquirenti) a indirizzi precedentemente noti, o per assenza di tali contatti. Pertanto, per ragioni oggettive, l'organizzazione non sarà in grado di ripristinare tutti i documenti primari persi.
Secondo alcuni esperti, non è necessario avvisare l'ispettorato tributario, tanto più che ciò non aiuterà ad evitare possibili responsabilità e l'assenza di documenti primari potrebbe comportare una sanzione ai sensi dell'art. 120 del Codice Fiscale della Federazione Russa.
In questo caso, il contribuente ha tre opzioni:
Possono essere ritirati solo da organi di indagine, indagine preliminare e procura, tribunali, autorità fiscali e organi degli affari interni sulla base delle loro decisioni in conformità con la legislazione della Federazione Russa.
Lettera del Ministero delle Finanze della RSFSR n. 16/176 del 26 luglio 1991 ha approvato l'Istruzione sulla procedura di sequestro da parte di un funzionario dell'Ispettorato tributario statale dei documenti Prove di occultamento (understatement) di profitto (reddito) o occultamento di Altri Oggetti dalla Fiscalità di Imprese, Istituzioni, Organizzazioni e Cittadini.
Il capo contabile o altro funzionario dell'ente ha il diritto, con l'autorizzazione e in presenza di rappresentanti degli organi preposti al sequestro, di farne copia indicando il motivo e la data del sequestro.
Oggi, in contabilità, un posto importante è occupato dalla corretta esecuzione della documentazione primaria. Pertanto, ogni commercialista deve sapere come redigere correttamente questo tipo di documento. Questo articolo sarà dedicato a questo problema.
I documenti primari sono considerati la base per effettuare un'iscrizione in contabilità e inserirla nel registro. Questi documenti, utilizzati in contabilità, sono considerati parte del sistema di documentazione gestionale.
In contabilità, i documenti possono essere registrati nel registro della documentazione primaria solo quando sono redatti secondo la struttura, che si trova in alcuni album contenenti moduli unificati. Sono progettati specificamente per la documentazione primaria. In questi moduli è possibile trovare un campione dei documenti richiesti. Questo modulo è determinato dalla legislazione della Federazione Russa. Il modulo è stato confermato in Russia dall'Ordine del Ministero delle Finanze.
Sono classificati secondo la classificazione tutta russa della documentazione di gestione, abbreviazione OKUD. Secondo questa classificazione, a ogni documento primario viene assegnato un codice secondo OKUD.
Nel reparto contabilità, se necessario, esiste un modulo standard per l'elaborazione di tali informazioni. Può includere linee aggiuntive e nuove. Questi nuovi dettagli, previsti nella forma precedentemente legalizzata, devono essere mantenuti immancabilmente invariati. Le nuove modifiche apportate vengono redatte secondo l'ordine esistente (ordine). Queste modifiche ai moduli relativi alla contabilità non si applicano alle transazioni in contanti.
I moduli che sono stati approvati dal Comitato statale di statistica della Russia contengono determinate zone con informazioni codificate. Sono compilati in piena conformità con i classificatori adottati nella Federazione Russa. Va ricordato che i codici che non hanno collegamenti secondo il classificatore accettato (questo vale per la colonna con il nome "Tipo di procedure" e altri) vengono utilizzati per riassumere e classificare le informazioni ricevute, quando si elaborano dati utilizzando apparecchiature informatiche . Sono apposti in stretta conformità con il sistema di codifica scelto, che è stato legalizzato da questa organizzazione. 
Inoltre, la documentazione contabile, che è stata sviluppata dall'impresa in modo indipendente, viene ignorata per la contabilità. Questi sono moduli speciali in contabilità che hanno i dettagli richiesti. Sono previsti dalla legge russa. La contabilità consente lo sviluppo indipendente, ma solo per le informazioni che non contengono campioni unificati negli album.
Oggi, in contabilità, sono considerati dati obbligatori per il trattamento delle informazioni primarie:
L'esecuzione tempestiva e di alta qualità di tutta la documentazione primaria (non dimenticare l'affidabilità dei dati in essa indicati), nonché l'ulteriore trasferimento all'ufficio contabilità, deve essere effettuato entro i termini strettamente specificati dalla legge. Questo viene fatto per riflettere la data nella contabilità. Tali procedure sono redatte dalle persone che hanno redatto e firmato gli atti.
Devi sapere che nel reparto contabilità l'elenco di queste persone che hanno il diritto di firmare sul documento principale può essere stabilito solo dal capo di questa organizzazione (con un accordo preliminare con il capo contabile). Solo queste persone possono determinare l'elenco dei funzionari che hanno il diritto di firmare. La documentazione, in base alla quale l'esecuzione delle varie procedure aziendali relative al contante, può essere firmata solo dal capo e capo contabile. Oltre alle persone di cui sopra, sono consentite anche le firme di altre persone. Allo stesso tempo, va ricordato che tutti devono essere preventivamente approvati dal capo e capo contabile.
Di conseguenza, in contabilità, i documenti primari sono una prova diretta dell'implementazione dei seguenti tipi di procedure aziendali: prelievi di contanti, pagamento di merci e altri. Sono redatti al momento della procedura o dopo il suo completamento (se è impossibile redigere al momento della procedura stessa). 
Secondo la classificazione esistente, i documenti contabili primari sono suddivisi nelle seguenti tipologie:
Diamo un'occhiata più in dettaglio agli ultimi due gruppi:
Al fine di mantenere correttamente un elenco della documentazione principale in contabilità, è stato sviluppato e quindi approvato un programma di flusso di lavoro specifico. Determina i tempi del movimento, la procedura per il trasferimento della documentazione primaria all'interno dell'impresa e l'ulteriore ingresso nel reparto contabilità.
Tutti questi documenti ricevuti dal contabile devono essere verificati per i seguenti punti:
Se vengono rilevate incongruenze nel documento per qualsiasi parametro, è necessario correggerle. La persona che è stata coinvolta nella sua progettazione dovrebbe modificare. A volte è necessario ricostruire l'intero documento.
Solo dopo la verifica avviene il trasferimento della documentazione all'ufficio contabilità. Le informazioni da loro vengono trasferite ai registri contabili. Il documento stesso riceve un contrassegno che consente di escludere la possibilità del suo riutilizzo. Tale contrassegno può rappresentare la data di iscrizione e di iscrizione nel registro contabile.
In contabilità è consentito redigere documentazione primaria su supporto macchina o cartaceo. Quando è stato utilizzato un supporto macchina, è necessario eseguire una copia cartacea. 
Tutte le informazioni vengono archiviate solo in ordine cronologico. Viene completato, quindi rilegato e archiviato in cartelle. Questa procedura è accompagnata dal rilascio di un certificato. Durante la conservazione nell'edificio dell'archivio, le informazioni devono essere protette da correzioni non autorizzate. L'attuazione del processo di correzione è possibile solo se viene confermata la fondatezza della causa. Le correzioni apportate sono confermate dalla firma del funzionario. È necessario inserire la data corretta.
La conservazione della documentazione primaria avviene secondo determinati termini, che sono prescritti dalla legislazione della Federazione Russa. Secondo esso, l'organizzazione deve conservare tutti i documenti primari, nonché i registri contabili e di rendicontazione per un periodo di almeno 5 anni. Allo stesso tempo, le informazioni necessarie per il pagamento e il calcolo delle tasse devono essere conservate per 4 anni. Inoltre, la documentazione attestante la perdita è conservata per tutto il periodo di riduzione dell'utile imponibile della società per l'importo della perdita precedentemente percepita. La documentazione che tiene traccia del personale, gli account personali di tutti i dipendenti è stata archiviata per 75 anni.
Si ricorda che il periodo di conservazione decorre dal 1° gennaio dell'anno successivo a quello di rilascio della documentazione.
La normativa non contiene regole chiare per quanto riguarda l'attuazione della procedura per il ripristino di tali documenti. Questo aspetto è importante in una situazione di danneggiamento o perdita di ciò che è necessario.
Alcuni regolamenti contengono istruzioni chiare sui termini di conservazione della documentazione contabile per lo scopo principale. Ma non è definita la procedura graduale che dovrebbe essere svolta in caso di smarrimento. In questa situazione, è necessario nominare una commissione con ordinanza, che conduce un'indagine per determinare le cause del danno, della perdita, della violazione dell'integrità del documento. Allo studio è possibile collegare rappresentanti delle autorità inquirenti, rappresentanti della sicurezza e dei vigili del fuoco. Questo è seguito da un'azione correttiva. 
Abbiamo parlato brevemente della correzione degli errori nella documentazione principale sopra. La correzione degli errori esistenti nei documenti e nei registri contabili è prescritta dalla legislazione russa.
Secondo tali norme legislative, è assolutamente vietato apportare correzioni alla documentazione relativa alle informazioni bancarie e di cassa. In altre situazioni, le correzioni vengono apportate solo quando c'è un accordo con tutti i partecipanti alla procedura commerciale. Tale accordo deve essere certificato dalle firme di tutti i partecipanti alla correzione. Assicurati anche di indicare la data di immissione di tutte le correzioni.
Si ricorda che nella contabilità i dettagli del documento da correggere devono essere barrati con una linea sottile e netta in modo che il contenuto/significato originale barrato della correzione effettuata rimanga ben visibile. Vicino agli oggetti di scena, dovresti prendere una nota "Corretto per credere". Successivamente, la correzione deve essere certificata dalla firma del funzionario che ha effettuato tale correzione. Il documento deve contenere le sue iniziali e cognome.
La conoscenza delle disposizioni di cui sopra aiuterà a redigere correttamente e rapidamente la documentazione primaria per la contabilità.
Dopo aver guardato il record, imparerai come presentare la documentazione principale all'ufficio delle imposte in Russia.
Ogni giorno nell'azienda vengono eseguite decine di operazioni. I contabili inviano denaro ad appaltatori, fondi e fondatori, calcolano gli stipendi, arrivano computer e mobili, addebitano sanzioni, calcolano l'ammortamento, ecc. Per ciascuna di tali operazioni, è necessario redigere un documento primario (clausola 1, articolo 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità", di seguito legge n. 402-FZ).
L'atto primario è creato al momento dell'operazione o al termine della stessa come conferma del fatto dell'operazione (clausola 3, articolo 9 della legge n. 402-FZ). Sulla base dei contabili primari effettuano le registrazioni.
Una fattura, un atto per la fornitura di servizi per la creazione di un sito Web, un rendiconto contabile: tutti questi sono i documenti primari che i contabili utilizzano nel loro lavoro quotidiano. Esistono molti tipi di primarie e la sua varietà dipende dalle caratteristiche dell'azienda. Ad esempio, in un'azienda di trasporti, uno dei principali tipi di documentazione primaria sarà una polizza di carico e in una biblioteca, un atto di cancellazione della letteratura.
I documenti primari dovrebbero essere conservati presso l'impresa per almeno cinque anni, mentre il periodo inizia a contare dopo l'anno di riferimento (clausola 1, articolo 29 della legge n. 402-FZ). Ovvero, un documento datato 07/03/2016 deve essere conservato almeno fino al 2021 compreso. Periodi di conservazione separati per i documenti primari sono stabiliti dall'Elenco approvato con Ordinanza del Ministero della Cultura del 25 agosto 2010 n. 558. Per la conservazione dei documenti contabili, presso l'impresa vengono spesso creati archivi speciali.
Il primario può essere cartaceo o elettronico. In pratica, sempre più aziende utilizzano la gestione elettronica dei documenti (EDF). In particolare le aziende si scambiano contratti, fatture di pagamento, atti, lettere di vettura e fatture.
EDI semplifica notevolmente la procedura di elaborazione dei documenti primari dal momento della creazione al momento della contabilizzazione e velocizza il lavoro tra le controparti. Un grande vantaggio è che i documenti elettronici non devono essere stampati, se ciò non è in contrasto con la legge o i termini del contratto (clausola 6, articolo 9 della legge n. 402).
Un documento elettronico è certificato con una firma elettronica qualificata. Se le parti prendono una decisione appropriata, il primario può essere firmato con una firma semplice o non qualificata (lettera del Dipartimento delle politiche fiscali e doganali del Ministero delle finanze russo del 12 settembre 2016 n. 03-03-06/2 /53176).
L'assenza di documenti primari nella società può comportare una grave multa da 10.000 a 30.000 rubli (articolo 120 del codice fiscale della Federazione Russa). Le autorità fiscali emetteranno anche una sanzione per errori di registrazione. Inoltre, le persone responsabili delle pratiche burocratiche possono essere multate ai sensi dell'articolo 15.11 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa per un importo compreso tra 2.000 e 3.000 rubli. C'è un altro pericolo: se durante la verifica il fisco non trova la documentazione necessaria, può sottrarre parte delle spese dalla base imponibile, quindi l'impresa dovrà pagare un'addizionale IRPEF.
Ha valore legale solo il documento primario con tutti i dettagli richiesti (clausola 4, articolo 9 della legge n. 402-FZ):
Un documento correttamente eseguito aiuterà, se necessario, nel contenzioso, ad esempio quando l'acquirente non paga il debito o cerca di invalidare la transazione. Ma un documento con errori o firme fittizie può giocare uno scherzo crudele, quindi non dovresti mai firmare per un fornitore se improvvisamente si è dimenticato di firmare. Conserva con cura tutti i documenti primari e controlla sempre attentamente tutti i dettagli nei documenti in entrata.
Fino ad ora, in pratica, è possibile riscontrare lamentele dei clienti per la mancanza di stampa. Ricordiamo che dal 04/07/2015, per la maggior parte delle organizzazioni, il sigillo è stato cancellato e puoi usarlo a piacimento (Legge Federale del 04/06/2015 n. 82-FZ). Le informazioni sulla presenza del sigillo dell'organizzazione devono essere esplicitate nella carta. Se la controparte richiede insistentemente il sigillo, e tu non lo possiedi legalmente, puoi notificare per iscritto alla controparte la sua assenza e fornire un estratto del principio contabile.
Nel lavoro è possibile utilizzare forme unificate e proprie di documenti primari (clausola 4, articolo 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità"). In questo caso, una primaria fatta in casa deve avere tutti i dettagli richiesti. Molte aziende sono costrette a sviluppare la propria versione dell'atto di cancellare i materiali, poiché non esiste una forma unificata del documento.
È consentito utilizzare un modulo combinato del documento principale, quando viene preso come base un modulo unificato e integrato con le colonne o le righe necessarie. Allo stesso tempo, tutti i dettagli obbligatori devono essere conservati (Risoluzione del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 24 marzo 1999 n. 20).
La scelta dell'azienda in merito alle forme primarie utilizzate deve essere specificata nel principio contabile.
Nel processo di attività, potrebbero essere necessari nuovi documenti primari, quindi possono essere sviluppati e approvati dal principio contabile.
Nota! Poiché la tua controparte può utilizzare anche documenti primari sviluppati in modo indipendente, è necessario indicare nel principio contabile che accetti anche questi documenti per la contabilità.
Per la maggior parte dei documenti, hai il diritto di non utilizzare moduli unificati, ma le transazioni in contanti devono essere eseguite solo secondo forme di documenti approvati (informazioni del Ministero delle finanze della Federazione Russa n. PZ-10/2012).
Gli specialisti possono trovare le principali forme di documenti primari negli album dei moduli unificati approvati dalle risoluzioni del Comitato statale di statistica della Federazione Russa. Diamo un'occhiata a quelli più comuni.
Le transazioni in contanti vengono eseguite esclusivamente in conformità con la Procedura per lo svolgimento delle transazioni in contanti (Istruzione della Banca centrale della Federazione Russa dell'11 marzo 2014 n. 3210-U). È impossibile, ad esempio, emettere un "materiale di consumo" in forma gratuita o sviluppare una propria versione.
Le forme dei documenti di cassa primari sono approvate dal decreto del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 18 agosto 1998 n. 88:
I documenti di cassa devono essere controllati in modo molto scrupoloso, perché un'organizzazione così primaria è direttamente correlata alla circolazione del contante e attira sempre l'attenzione degli organismi di controllo. Ad esempio, le autorità fiscali presteranno sicuramente attenzione al PKO, in cui l'importo supera i 100.000 rubli. E tutto perché è impossibile pagare in contanti con una controparte per un importo superiore a 100.000 rubli. L'assenza di firme nei documenti in contanti diventerà anche motivo di procedimento con il Servizio fiscale federale.
Ricapitoliamo. Quindi, i documenti primari sono parte integrante della contabilità e della contabilità fiscale. Le operazioni non possono essere eseguite senza documenti giustificativi. Spesso, i contabili formano registrazioni in contabilità sulla base di una copia o scansione del primario. È molto importante sostituire tempestivamente le copie con i documenti originali, altrimenti le autorità di regolamentazione potrebbero considerare fittizia la transazione o la transazione. Solo i documenti redatti a norma di legge sono garanti della sicurezza e dell'affidabilità della contabilità aziendale.
La contabilità primaria è una prova documentale dell'esecuzione di determinate transazioni commerciali.
Tali prove documentali hanno pieno valore giuridico e il loro strumento principale sono i documenti contabili primari.
A seconda del tipo di operazione che deve essere riflessa, i documenti contabili primari possono avere una forma standard o specializzata.
La prima forma di documenti contabili primari viene utilizzata quando si registrano transazioni commerciali omogenee tipiche della maggior parte delle imprese in uno o più settori.
In poche parole, per le consuete operazioni che la maggior parte delle organizzazioni nel nostro Paese effettuano.
Per operazioni altamente specializzate è richiesta un'uniforme specializzata
I documenti primari includono:
Qualsiasi documento principale deve includere quanto segue:
Tutti i documenti contabili primari devono essere compilati in modo chiaro e accurato.
Oggi la maggior parte delle organizzazioni utilizza moduli standard già pronti per i documenti primari: fatture, warrant, fatture, coupon, estratti conto, ecc.
I documenti contabili primari sono divisi in due tipi: esterni e interni.
I documenti esterni arrivano all'organizzazione (azienda) dall'esterno.
Il mittente può essere enti governativi, organizzazioni superiori, banche, ispettorati fiscali (in questo caso si tratta già di documenti contabili fiscali primari), fondatori, fornitori, acquirenti, ecc.
Sono redatti in una forma standard.
Una fattura di un fornitore, un ordine di pagamento, una richiesta di pagamento, una richiesta di ordine di pagamento, ecc. possono fungere da esempio di documento contabile esterno.
I documenti contabili interni sono creati esclusivamente all'interno dell'organizzazione
A loro volta, i documenti contabili interni sono suddivisi nelle seguenti tipologie di documenti primari:
Ci sono momenti in cui anche un contabile esperto commette un errore nella progettazione del documento principale.
Ciò solleva la domanda: è possibile correggerlo e il documento avrà valore legale dopo?
È possibile correggere l'errore solo se (il documento principale) non si è ancora riflesso nella contabilità, ovvero non è stato registrato.
In nessun caso le correzioni nei documenti primari devono essere apportate con l'aiuto di un "tratto".
Ci sono tre modi specifici per farlo:
Il metodo correttivo di correzione viene utilizzato esclusivamente nei casi in cui è stato commesso un errore nei registri contabili e non pregiudica la corrispondenza dei conti.
Questo metodo è appropriato prima di redigere un bilancio. Un numero, importo o testo errato deve essere accuratamente barrato con una linea sottile e accanto ad esso deve essere scritto il valore corretto.
A lato del documento è necessario apporre una nota a piè di pagina: per ritenere il corretto apporre una firma e la data di rettifica.
Il metodo può essere utilizzato su documenti contabili cespiti primari. Sui documenti monetari, l'uso di questo metodo è inaccettabile.
Il metodo di registrazione aggiuntivo può essere utilizzato se l'importo della transazione commerciale è sottostimato.
Ad esempio, se il fornitore ha trasferito 1000 rubli dal conto corrente. La transazione commerciale è stata effettuata mediante la corretta corrispondenza dei conti e solo l'importo stesso è stato erroneamente sottovalutato a 500 rubli.
Questo problema viene risolto in modo molto semplice: viene effettuata una registrazione aggiuntiva per l'importo mancante
Può essere fatto sia nel mese corrente che nel prossimo mese.
E infine, il metodo di inversione. Implica la modifica della voce sbagliata con un numero negativo.
In parole povere, ripetono la corrispondenza sbagliata e la figura con inchiostro rosso.
Insieme a questo, viene immediatamente elaborata la voce corretta (è già utilizzato l'inchiostro normale). Questo metodo viene utilizzato quando si registra un importo esagerato o una corrispondenza errata dei conti.
I documenti contabili primari sono importanti sia in materia contabile che per determinare l'importo delle passività fiscali. È importante che uno specialista aziendale responsabile della compilazione dei documenti contabili primari comprenda chiaramente il contenuto e le forme di tali documenti, nonché conosca le specifiche della tenuta dei registri contabili.
I documenti primari sono documenti con l'aiuto dei quali la società redige gli eventi economici accaduti nell'impresa (clausola 1, articolo 9 della legge "Sulla contabilità" del 12.06.2011 n. 402-FZ).
La prima cosa che i contabili di qualsiasi organizzazione dovrebbero capire chiaramente è che oggi non esiste un elenco specifico di forme di documenti contabili primari obbligatori per tutti. Qualsiasi azienda determina autonomamente le forme dei documenti primari, a seconda dello scopo della loro domanda.
Tuttavia, per tali documenti, è legalmente stabilito un elenco di dettagli obbligatori (clausola 2, articolo 9 della legge n. 402-FZ).
IMPORTANTE! I moduli utilizzati nella contabilità devono essere necessariamente fissati nella politica contabile dell'organizzazione (clausola 4 PBU 21/2008, approvata con ordinanza del Ministero delle finanze della Federazione Russa del 06.10.2008 n. 106n).
L'elenco dei documenti contabili primari nel 2018-2019 può essere il seguente:
Vedi un esempio di un atto del genere.
Per ulteriori informazioni su queste affermazioni, vedere l'articolo "Compilazione busta paga T 49" .
Per ulteriori informazioni su questo atto, vedere il materiale "Modulo unificato n. OS-1 - Atto di accettazione e trasferimento di OS" .
Per maggiori dettagli, vedere l'articolo "Modulo unificato n. OS-1a - modulo e campione" .
Vedere il materiale per maggiori dettagli. "Modulo unificato n. OS-4 - Atto sulla disattivazione dell'oggetto OS" .
Per ulteriori informazioni su tale documento principale, vedere l'articolo "Modulo unificato n. INV-1 - modulo e campione" .
Vedi questo nel materiale "Modulo unificato n. INV-1a - modulo e campione" .
Per ulteriori informazioni sulla sua compilazione, vedere l'articolo "Come viene compilato un ordine di ricevuta di pagamento (PKO)?" .
Leggi le regole per l'emissione di questo documento.
Leggi le caratteristiche dell'applicazione di questo documento.
Per i principi della sua progettazione, vedere il materiale "Certificato contabile per la correzione di un errore - campione".
L'elenco di cui sopra non esaurisce l'intero volume dei documenti primari utilizzati nella contabilità e può essere ampliato a seconda delle caratteristiche della contabilità svolta in ogni particolare organizzazione.
IMPORTANTE! Non sono documenti contabili primari dell'elenco 2018-2019 - l'elenco è stato proposto sopra:
Va tenuto presente che i moduli unificati dei documenti contabili primari elencati nell'elenco non sono obbligatori per l'uso, poiché dal 2013 (dopo l'adozione della legge n. 402-FZ) i moduli di tali moduli possono essere sviluppati in modo indipendente. Ma nella maggior parte dei casi continuano ad essere utilizzati. Pertanto, nel triennio 2018-2019, continua ad avere rilevanza l'elenco delle forme unificate dei documenti contabili primari contenuti nelle delibere del Comitato di Statistica dello Stato.
Nonostante al momento non ci siano documenti primari obbligatori per tutti i moduli, il legislatore ha stabilito requisiti per il contenuto di tali documenti. L'elenco degli elementi obbligatori che devono essere contenuti in ciascun documento primario è riportato al comma 2 dell'art. 9 della Legge n. 402-FZ. Questi sono, in particolare:
Come possono essere classificati i documenti contabili primari?
Se il documento principale è stato emesso dalla società stessa, può appartenere al gruppo degli interni o al gruppo degli esterni. Un documento che viene redatto all'interno dell'azienda ed estende i suoi effetti all'azienda compilante è un documento primario interno. Se il documento è stato ricevuto dall'esterno (o compilato dall'azienda ed emesso all'esterno), questo sarà un documento principale esterno.
I documenti interni della società sono suddivisi nelle seguenti categorie:
Dopo che l'evento aziendale è stato emesso dal documento principale, è necessario riflettere l'evento nei registri contabili. Essi, infatti, sono portatori di informazioni ordinate, in essi si accumulano e si distribuiscono segni e indicatori di transazioni commerciali.
In apparenza, si distinguono i seguenti registri:
In base alla modalità di tenuta del registro, si distinguono i seguenti gruppi:
Secondo il criterio del contenuto delle informazioni riflesse nei registri, si distinguono:
Per ulteriori informazioni sui registri contabili, vedere l'articolo "Registri contabili (moduli, campioni)" .
Attualmente non ci sono obbligatori per tutti i moduli e un elenco di documenti contabili primari: qualsiasi entità aziendale ha il diritto di determinare autonomamente i moduli dei documenti primari che utilizzerà nelle proprie attività.
Allo stesso tempo, i documenti contabili primari più comuni sono quelli che hanno analoghi tra i moduli unificati approvati dal Comitato statale di statistica.
Dopo l'esecuzione del documento principale, è necessario trasferire le informazioni da esso al registro contabile.
