In questa lezione considereremo la riflessione in 1C: Contabilità 8.3 (edizione 3.0) delle operazioni con le carte aziendali.
Aziendaleè chiamata carta di credito collegata al conto della carta dell'organizzazione.
In genere, un'organizzazione lo farà conto carta speciale in banca e lega a questo conto il numero richiesto di carte bancarie, che sono chiamate corporate.
L'organizzazione trasferisce fondi su questo conto della carta dal suo conto corrente principale e dipendenti organizzazioni a cui sono state emesse carte aziendali, prelevare denaro da queste carte a se stessi sotto il rapporto.
Poi i dipendenti riferire sulla spesa di fondi prelevati dalle carte aziendali con l'aiuto di rapporti anticipati.
I vantaggi delle carte aziendali sono evidenti:
Requisiti per lavorare con le carte aziendali:
Ti ricordo che questa è una lezione e puoi tranquillamente ripetere le mie azioni nel tuo database (preferibilmente una copia o una formazione), l'importante è che la versione del database è 1C: Accounting 8.3, edizione 3.0.
Per lavorare con un conto di carta nel reparto contabilità, viene utilizzato l'account 55 "Conti speciali nelle banche".
Ora esaminiamo le stesse operazioni nella "troika" (1C: Accounting 8.3, edizione 3.0).
Il trasferimento di fondi dal conto di regolamento principale dell'organizzazione al conto della carta viene emesso dal normale addebito sul conto corrente.
Andiamo alla sezione "Banca e cassa" voce "Estratti bancari":
Crea un documento "Cancellazione dal conto corrente":
Indichiamo il tipo di operazione "Trasferimento su un altro conto dell'organizzazione", il nostro conto carta e conto contabile 55.04.
Passiamo il documento:
Il prelievo di denaro da parte di un dipendente tramite una carta aziendale viene visualizzato dallo stesso documento di addebito dal conto corrente.
Specificare il tipo di operazione "Trasferimento a persona responsabile"; come conto indichiamo 55.04 e il nostro conto carta; il titolare della carta funge da destinatario (persona responsabile):
Passiamo il documento:
Quando un dipendente preleva contanti utilizzando una carta aziendale, la banca tratterrà una commissione. Tale commissione è documentata anche da un documento di addebito sul conto corrente:
Passiamo il documento:
E, infine, il dipendente che ha ritirato il denaro ai sensi del rapporto è obbligato a riferirlo - allegare documenti giustificativi.
In contabilità, questa operazione si riflette nel documento "Relazione anticipata".
Andiamo alla sezione "Banca e cassa" voce "Relazioni anticipate":
Creiamo un nuovo documento:
Eseguiamolo:
Ecco com'è facile e semplice lavorare con le carte aziendali in 1C: Contabilità 8.3, edizione 3.0.
Siamo grandi, ecco tutto
A proposito, nuove lezioni...
La contabile Olga Klimova ha condiviso preziose aggiunte all'articolo: sono felice di pubblicarle per tutti i lettori.
Nelle organizzazioni molto piccole è possibile aprire una carta nominativa aziendale direttamente sul conto corrente principale. Sberbank, ad esempio, lo pratica attivamente per le microimprese. E poi la contabilità viene tenuta senza utilizzare il conto 55 e "Addebitare dal conto corrente". Il dipendente preleva semplicemente denaro tramite un bancomat o paga con una carta: Dt 71 Kt 51.
Citazione dall'articolo: "... L'organizzazione rifornisce il conto della carta a cui sono allegate le carte aziendali dei dipendenti ... Creiamo il documento "Addebito dal conto corrente" ...".
Una carta aziendale può essere emessa per effettuare piccoli acquisti per le esigenze attuali dell'impresa o per utilizzarla nei viaggi di lavoro. Le carte sono emesse in tre versioni:
Una carta aziendale emessa da un istituto finanziario rimane di sua proprietà e il denaro su di essa appartiene alla società per la quale è stata emessa la plastica. Il cliente riceve l'autorità solo per utilizzare la carta di plastica negli insediamenti, per effettuare operazioni di accredito e spesa di fondi sul conto della carta. La carta di plastica emessa dalla banca non è contabilizzata dall'impresa in contabilità.
IMPORTANTE! La società non è obbligata ad informare l'ufficio delle imposte dell'apertura di una carta aziendale (debito o credito). Tale funzione è affidata agli istituti bancari che forniscono servizi per l'emissione e la manutenzione di tali prodotti di pagamento.
I dipendenti devono presentare al datore di lavoro rapporti scritti sul movimento su una carta aziendale in ogni caso in cui incassano fondi da essa o effettuano transazioni di addebito con il suo aiuto. Le risorse di cassa trasferite su questo tipo di carte si riflettono nella contabilità dell'azienda come parte degli importi contabili. I dipendenti responsabili a cui è stato concesso il diritto di disporre di una carta aziendale sono tenuti a:
L'ufficio contabilità, dopo aver ricevuto le segnalazioni dei funzionari responsabili sulla spesa di fondi provenienti dalle carte aziendali, riconcilia i dati con gli estratti conto bancari. In caso di carenze associate a una spesa irragionevole o inappropriata di fondi da una carta aziendale, l'azienda può trattenere l'importo del danno dal dipendente se sono soddisfatte una serie di condizioni:
IMPORTANTE! Con l'aiuto delle carte aziendali, è impossibile rilasciare salari e prestazioni sociali ai dipendenti.
Il numero di carte aziendali per un'azienda non è limitato. Un'organizzazione può ordinare diverse carte personalizzate o non personalizzate dalla banca, collegarle a uno o più conti. Per ogni plastica è possibile limitare l'importo delle spese fissando un valore limite individuale.
Utilizzando una carta aziendale è possibile effettuare le seguenti operazioni di addebito:
Per eseguire il debug del lavoro con le carte all'interno dell'azienda, si consiglia di monitorare l'ordine in cui le risorse delle carte aziendali vengono utilizzate dai dipendenti. A tal fine, è possibile approvare un atto locale che regoli lo schema di regolamento delle carte e la frequenza di rendicontazione del denaro speso.
Il regolamento interno per l'utilizzo di una carta aziendale svolge una serie di compiti:
Nelle regole per l'uso delle carte aziendali approvate dall'impresa, è necessario fissare limiti sui vari tipi di attività di spesa, approvare l'elenco dei lavoratori ammessi al denaro sulla plastica e stabilire un lasso di tempo per tali tolleranze. L'atto locale dovrebbe contenere un modello per un rapporto sulla spesa dei fondi dalla carta, le scadenze per presentarlo all'ufficio contabilità. I dipendenti che hanno diritto ad effettuare pagamenti con carte aziendali devono redigere a terzi una ricevuta per la conservazione del codice PIN del plastico.
NOTA! Nel regolamento interno sulla procedura per l'utilizzo delle carte di pagamento aziendali, è necessario prevedere una sezione che descriva le misure di responsabilità per violazioni di natura finanziaria per il personale autorizzato all'uso delle carte plastiche aziendali.
Se una società ha aperto una carta di credito o una carta di debito con uno scoperto, il limite di denaro fissato per essa può essere aumentato a spese delle risorse della banca di servizio. In questo caso, la società avrà obblighi di credito nei confronti di un istituto finanziario.
RICORDARE! Il prestito appartiene al gruppo ricevuto solo dopo che il denaro contante o non monetario ha superato la procedura di cancellazione. È in questo momento che gli obblighi di credito a breve termine per l'importo del limite di credito utilizzato dovrebbero essere riflessi nella contabilità.
I responsabili, soggetti all'utilizzo di carte aziendali, non sono soggetti ai limiti stabiliti dalla Banca Centrale nella Direttiva n. 3073-U del 07.10.2013.
Il fatto di rilasciare una carta aziendale di pagamento a un dipendente non dovrebbe riflettersi nelle registrazioni contabili dell'azienda. Le registrazioni vengono effettuate in presenza di transazioni effettuate con questo tipo di carta. Tutti i regolamenti che utilizzano questi strumenti di pagamento sono indicati sul conto 55. I dati delle segnalazioni delle persone ammesse a spendere fondi dalle carte sono inseriti in 71 conti. L'analisi viene condotta con una suddivisione in conti di carte e separatamente per ogni persona responsabile.
Tutte le transazioni in contabilità possono riflettersi attraverso tale corrispondenza:
Se i fondi sul conto della carta vengono reintegrati con valuta estera, i loro saldi alle date di riferimento devono essere rivalutati. Le differenze di cambio derivanti da tale procedura sono iscritte in 91 conti.
Se l'ufficio contabilità dell'azienda non ha accesso tempestivo agli estratti conto sui conti delle carte, le registrazioni contabili vengono effettuate con la partecipazione di 57 conti:
L'ultima voce viene creata entro la data di ricezione dei documenti che confermano il movimento sul conto dall'istituto finanziario in servizio. Se il dipendente non è stato in grado di documentare le spese da lui sostenute dalla carta, le spese vengono mostrate sull'estratto conto della transazione D73 - K55. Tali importi devono essere confermati dal dipendente al fine di accertare il fatto della loro fattibilità economica, oppure restituiti dal responsabile.
Le aziende, come i comuni cittadini, possono pagare le proprie spese utilizzando le carte bancarie. Tuttavia, nonostante tutta la comodità di un tale schema, ci sono alcune difficoltà nella progettazione e nella contabilizzazione di questi costi. Proviamo a considerarli.Stas Bely, Impiegato Ru
Per emettere una carta di pagamento per un'azienda, è necessario stipulare un accordo con la banca. La maggior parte degli istituti di credito fornisce tali servizi. Tuttavia, se un'organizzazione (cliente) conclude un accordo con una banca, il titolare della carta di credito è un individuo che agisce come rappresentante autorizzato dell'azienda. Può essere il direttore della società o qualsiasi altra persona. È il suo nome, e non il nome dell'azienda, che sarà indicato sulla mappa.
Le persone giuridiche possono aprire due tipi principali di carte per i propri dipendenti. La prima è una carta di pagamento, è destinata alle transazioni del suo titolare entro l'importo stabilito dalla banca, i cui pagamenti vengono effettuati a spese del denaro della società sul suo conto bancario. La seconda carta è una carta di credito. I pagamenti su tali carte vengono effettuati a spese dei fondi forniti dalla banca entro il limite stabilito secondo i termini del contratto di prestito.
Pertanto, questi due tipi di carte bancarie differiscono tra loro in quanto nel primo caso, per ricevere una carta bancaria, un'organizzazione deve trasferire fondi in anticipo su un conto bancario già aperto o aprire un conto speciale in una banca. Nel secondo caso, la banca fornisce effettivamente un prestito all'organizzazione.
I clienti (es. imprese) stipulano un accordo con un istituto di credito, che determina le condizioni specifiche per l'erogazione dei fondi per i regolamenti delle transazioni effettuate con carte di pagamento, carte di credito, la procedura di restituzione dei fondi forniti, nonché per la maturazione e il pagamento degli interessi denaro specificato.
Un titolare di carta autorizzato dalla società può effettuare transazioni utilizzando più carte di pagamento e di credito emesse da una banca. Le transazioni possono essere effettuate su più conti cliente utilizzando una carta di pagamento o carta di credito emessa da un istituto di credito - emittente a una persona autorizzata dal cliente. Tutto questo dovrebbe essere previsto nel contratto di servizio con la banca.
Una carta di credito viene rilasciata direttamente a una persona, il titolare della carta, che può effettuare le seguenti operazioni utilizzando carte di pagamento e di credito:
Ricevuta di contanti;
Pagamento delle spese relative alle attività commerciali, compreso il pagamento delle spese di viaggio e di ospitalità, sul territorio della Federazione Russa;
Ricevimento di contanti in valuta estera al di fuori del territorio della Russia;
Pagamento delle spese di viaggio e ospitalità in valuta estera al di fuori del territorio della Federazione Russa.
A proposito, molto spesso le aziende utilizzano le carte bancarie per pagare le spese di ospitalità e di viaggio.
Un grande vantaggio di tali operazioni è che il limite dei pagamenti in contanti - 60 mila rubli - non si applica al pagamento di beni, lavoro, servizi tra organizzazioni. Dopotutto, questo limite si applica solo ai pagamenti in contanti. E il pagamento di beni, lavori o servizi tramite carta di credito "è uno strumento per i pagamenti non in contanti".
Registrato
La base per compilare il regolamento e altri documenti per riflettere gli importi delle transazioni eseguite utilizzando le carte di pagamento nella contabilità è un registro dei pagamenti o un giornale di registrazione elettronico. Entrambi i documenti sono emessi dalla banca e il registro è solitamente emesso su carta e il giornale di registrazione è in formato elettronico.
La cancellazione o l'accredito dei fondi per le transazioni con carta viene generalmente effettuato entro e non oltre il giorno lavorativo successivo al giorno in cui la banca riceve il registro dei pagamenti o il giornale di registrazione elettronico da un unico centro di regolamento. Successivamente, questi documenti possono essere ottenuti dall'azienda.
È importante!Il trasferimento di fondi sui conti delle carte dovrebbe riflettersi nella contabilità come segue:
L'azienda deve segnalare all'Agenzia delle Entrate il rilascio della tessera. La società, oltre all'apertura di qualsiasi altro conto, deve darne comunicazione al Fisco entro dieci giorni. La violazione di questo periodo comporta una sanzione per un importo di cinquemila rubli (paragrafo 1 dell'articolo 118 del codice fiscale della Federazione Russa).
D 55 Sottoconto "Conto carta speciale" K 51 "Conto di regolamento"
Trasferiti fondi su un conto di carta di credito da un conto corrente
D 55 Sottoconto "Conto carta speciale" K 52 "Conto valuta"
Trasferimenti di fondi su un conto di carta bancaria da un conto in valuta estera
L'importo della remunerazione che la banca addebita per il servizio di un conto di carta speciale è una spesa operativa in contabilità ed è contabilizzato nell'addebito del conto 91 "Altre entrate e spese", sottoconto "Altre spese".
Nella contabilità dell'organizzazione, quando si pagano i servizi bancari, viene inserita la seguente voce:
Servizi bancari pagati
Tuttavia, la cosa più difficile è organizzare la contabilità analitica per il sottoconto "Conto carta speciale". Dopotutto, la contabilizzazione di questo sottoconto dovrebbe essere organizzata nel contesto di conti di carte specifici aperti in una determinata banca. Inoltre, la contabilità analitica risente in modo significativo delle condizioni di emissione e utilizzo delle carte bancarie offerte dalla banca.
Quindi, ad esempio, al momento della conclusione di un accordo, una banca può porre una condizione sulla presenza di un saldo minimo sul conto dell'organizzazione (un deposito assicurativo che può essere utilizzato per le liquidazioni in casi eccezionali per coprire l'eccesso del limite di pagamento) . In questo caso, è consigliabile utilizzare i sottoconti di secondo ordine "Conto carta speciale - saldo minimo" e "Conto carta speciale - limite di pagamento".
Se vengono aperte più carte per un conto carta speciale, qualsiasi titolare può effettuare transazioni utilizzandole entro il limite di pagamento generale. In questo caso, la contabilità analitica dei titolari di carta non è richiesta fino al momento in cui i fondi vengono emessi alla persona responsabile.
Se ogni carta di pagamento corrisponde a un conto carta separato, quando si trasferiscono fondi su un conto carta speciale, viene inviato alla banca un estratto conto speciale contenente i dati dei titolari e dei numeri di carta, nonché gli importi da accreditare su ciascuna carta bancaria . In questo caso, la contabilità analitica è tenuta nell'ambito dei titolari di carte emesse.
Quando si apre una carta bancaria in valuta estera, è necessario tenere presente che in conformità con il regolamento contabile "Contabilità di attività e passività il cui valore è espresso in valuta estera" PBU 3/2000, approvato con decreto del Ministero delle finanze di la Federazione Russa del 10 gennaio 2000 n. 2n " In occasione dell'approvazione del regolamento contabile "Contabilità di attività e passività denominate in valuta estera" RAS 3/2000 (di seguito RAS 3/2000), la valuta estera detenuta su un conto di carta speciale deve essere rivalutato alla data dell'operazione e alla data di redazione del bilancio.
Ai fini della contabilità e della contabilità fiscale si tiene conto delle differenze di cambio che ne derivano; inoltre, in entrambe le tipologie di contabilizzazione, l'ammontare delle differenze cambio è considerato provento (onere) non operativo. Nella contabilità, le differenze di cambio sono incluse nei risultati finanziari e si riflettono nel conto 91 "Altri proventi e oneri":
Sottoconto D 55 "Conto carta speciale" Sottoconto K 91 "Altre entrate"
Riflette l'importo della differenza di cambio positiva
Sottoconto D 91 "Altre spese" Sottoconto K 55 "Conto carta speciale"
Riflette l'importo della differenza di cambio negativa
Sotto rapporto
Il denaro addebitato sul conto di una persona giuridica è considerato emesso sul conto del titolare della carta bancaria. Inoltre, il titolare della carta può utilizzare direttamente la carta di pagamento per prelevare contanti. In questo caso, il dipendente deve fornire relazioni anticipate e documenti che confermano i costi. Se non lo ha fatto e l'estratto conto bancario indica che il contante è stato prelevato dal conto della carta, il contabile dell'organizzazione riflette il debito del dipendente dell'organizzazione come segue:
D 73 "Transazioni con il personale" K 55 Sottoconto "Conto carta speciale"
Cancellazione riflessa di contanti da un conto di carta speciale non confermato da documenti primari
Al ricevimento della relazione anticipata, i costi sostenuti (relativi alle attività di produzione dell'organizzazione) si riflettono in modo generale. Se le spese sostenute dal dipendente dell'organizzazione non sono correlate alle attività di produzione dell'organizzazione, quest'ultima è obbligata a rimborsarle. Il rimborso da parte del dipendente di questi importi può essere effettuato in due modi: o il dipendente dell'organizzazione contribuisce in contanti alla cassa dell'organizzazione o l'organizzazione trattiene l'importo del danno dallo stipendio del dipendente.
Come qualsiasi altra carta di credito, è aperta per un individuo specifico. Ma la particolarità è che questa persona deve essere un dipendente dell'azienda che ha stipulato un accordo per il rilascio di tale carta.
Le banche possono emettere carte aziendali di debito e di credito (clausola 1.5 del Regolamento sull'emissione di carte di pagamento e sulle operazioni effettuate con il loro uso, approvato dalla Banca di Russia il 24 dicembre 2004 n. 266-P).
Il titolare di una carta di debito (regolamento) può effettuare transazioni entro l'importo stabilito dalla banca. Questi calcoli vengono effettuati a spese del denaro della società sul suo conto. Utilizzando una carta di credito, il titolare può effettuare transazioni utilizzando il denaro fornito dalla banca entro il limite stabilito secondo i termini del contratto di prestito.
Sia quelle che le altre carte aziendali possono essere sia registrate che senza nome. Le tessere nominative vengono emesse per un determinato dipendente dell'azienda. Senza nome vengono rilasciati all'azienda. Uno qualsiasi dei . Come mostra la pratica, le organizzazioni utilizzano principalmente carte di debito con un limite per ciascuna carta per diverse categorie di spesa e uno scoperto.
Affinché l'azienda possa concludere un accordo con la banca. Deve essere allegato a:
La carta di credito aziendale viene rilasciata direttamente all'intestatario indicato dalla società nella domanda di emissione della carta di credito, oa un rappresentante dell'azienda che agisce sulla base di una procura.
Affinché i dipendenti possano utilizzare liberamente le carte aziendali, l'organizzazione deve sviluppare un regolamento sulla procedura per il loro utilizzo (parte 1 dell'articolo 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Si consiglia di installare:
Inoltre, è necessario approvare l'elenco delle posizioni delle persone le cui mansioni lavorative comportano l'uso di carte aziendali (clausola 1, articolo 847 del codice civile della Federazione Russa). I dipendenti le cui posizioni sono elencate nell'elenco devono avere familiarità con la disposizione sotto la firma (parte 2 dell'articolo 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa).
Per escludere casi di smarrimento di carte aziendali, nonché uso improprio o furto di fondi, è necessario organizzare la contabilità per l'accettazione e l'emissione di carte bancarie aziendali nell'azienda (articolo 9 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità"). Per fare ciò, è consigliabile sviluppare un registro che rifletta i seguenti dati: numeri di carta, nomi completi dei loro titolari, date di trasferimento e restituzione delle carte. Il fatto di emissione e restituzione di una carta aziendale sarà confermato dal dipendente che l'ha ricevuta e da chi conserva i dati della carta.
Le carte bancarie aziendali nominative possono essere nelle mani dei titolari, a condizione che soddisfino i requisiti di sicurezza. Tutte le carte aziendali senza nome sono archiviate nella cassaforte dell'azienda. Di norma, le carte non personalizzate vengono rilasciate a un dipendente per svolgere un compito specifico: il pagamento di spese di viaggio, ospitalità o altre spese.
Secondo il paragrafo 2.5 del Regolamento n. 266-P, una persona giuridica può effettuare, utilizzando carte di credito, in particolare, le seguenti operazioni:
Un contabile aziendale ha spesso una domanda: un dipendente distaccato può utilizzare una carta aziendale all'estero per pagare servizi per conto dell'organizzazione stessa? E se sì, in che modo la banca autorizzata esercita il controllo valutario su tali transazioni?
La legge federale n. 173-FZ del 10 dicembre 2003 "Regolamento e controllo valutario" non stabilisce restrizioni sulle transazioni valutarie tra residenti e non residenti.
Pertanto, un dipendente inviato all'estero, che agisce in nome e per conto della sua organizzazione, può teoricamente utilizzare una carta aziendale per pagare i servizi.
Il precedente Regolamento in vigore sulla procedura per l'emissione di carte bancarie da parte degli istituti di credito (approvato dalla Banca di Russia il 9 aprile 1998 n. 23-P) conteneva una disposizione secondo la quale, quando si eseguono transazioni in valuta utilizzando carte aziendali, un legale l'ente era obbligato a presentare entro un mese dalla data dell'operazione alla banca autorizzata la giustificazione dell'operazione, inclusa la nota spese. Non esiste un tale requisito nell'attuale regolamento n. 266-P.
Allo stesso tempo, il paragrafo 2.5 delle Istruzioni della Banca di Russia del 4 giugno 2012 n. 138-I determina che quando si cancella valuta estera da un conto corrente utilizzando una carta bancaria, non viene presentato un certificato di transazione in valuta estera ad una banca autorizzata. Salvo il caso di transazioni in valuta estera che richiedono il rilascio di un passaporto di transazione. Ricordiamo che quando si effettuano transazioni in valuta estera, un passaporto di transazione non può essere rilasciato se l'importo totale del contratto non supera l'equivalente di 50mila dollari USA al tasso di cambio ufficiale alla data del contratto (clausola 5.2 dell'Istruzione n. 138I).
Pertanto, l'organizzazione ha il diritto di pagare i servizi all'estero in valuta estera con una carta bancaria aziendale.
Attualmente non ci sono regolamenti che stabiliscano quale documento debba redigere un dipendente dell'azienda per confermare la spesa di fondi su una carta aziendale. Pertanto, l'organizzazione può utilizzare la forma unificata della relazione anticipata n. AO-1.
Nota. La forma del rapporto anticipato è stata approvata dal decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 1 agosto 2001 n. 55.
Inoltre, la società ha la facoltà di elaborare un proprio modulo di rendicontazione (articolo 4, articolo 9 della legge n. 402-FZ), che deve essere riportato in appendice alla politica contabile (articolo 4, articolo 3, articolo 21 della legge 402-FZ, clausola 4 PBU 1/2008).
Quando si effettuano pagamenti su carte aziendali, è necessario ricordare che il dipendente deve contabilizzare i fondi ricevuti: presentare una relazione anticipata con documenti giustificativi.
Se il dipendente non ha segnalato tempestivamente la spesa dei fondi o non ha restituito i fondi prelevati dalla carta, ha un reddito soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche (risoluzione del Presidium della Corte suprema arbitrale della Federazione Russa del 5 marzo 2013 14376/12, FAS del Distretto della Siberia occidentale del 19 febbraio 2014 n. A45-25321/2012). Sebbene, secondo alcuni giudici, l'assenza di documenti giustificativi sull'esborso dei fondi emessi nell'ambito del verbale o il loro ritorno in cassa non costituisce una prova che tali importi siano imputabili al reddito dei dipendenti (delibera del Primo Tribunale Arbitrale di Appello dell'11 aprile 2013 n. A43- 14173/2012, decisione del tribunale arbitrale della regione di Nizhny Novgorod del 31 gennaio 2013 n. A43-14173/2012).
La clausola 6 della Direttiva n. 3073-U della Banca di Russia del 7 ottobre 2013 limita i pagamenti in contanti tra persone giuridiche, persone giuridiche e imprenditori. Il limite è di 100.000 rubli. sotto un contratto.
L'utilizzo di una carta di credito aziendale non è un pagamento in contanti. Pertanto, l'importo del pagamento può superare i 100.000 rubli se il dipendente paga beni (lavoro, servizi) utilizzando una carta.
Tuttavia, il prelievo di contanti da parte di un dipendente dalla carta significa la ricezione di fondi ai sensi del rapporto. E poiché la persona responsabile effettua ulteriori pagamenti per conto dell'impresa, tali liquidazioni in contanti dovrebbero essere utilizzate entro il limite.
La multa per la violazione del limite di liquidazione per una società va da 40.000 a 50.000 rubli, per un funzionario - da 4.000 a 5.000 rubli. (Articolo 15.1 del Codice degli Illeciti Amministrativi RF).
Le registrazioni contabili delle transazioni con carte aziendali devono essere conservate sul conto 55 "Conti speciali nelle banche". Per una contabilità più conveniente delle operazioni sulle carte aziendali, per questo account viene aperto un sottoconto "Carte aziendali". La contabilità analitica per questo sottoconto deve essere conservata per ciascuna carta aziendale ricevuta.
Nota. La presenza e il movimento di fondi in valuta estera sono contabilizzati separatamente.
Esempio 1 L'azienda ha inviato un dipendente in viaggio d'affari. Allo stesso tempo, gli è stata data una carta aziendale, dopo avervi accreditato 45.000 rubli dal conto corrente. Al ritorno da un viaggio di lavoro, il dipendente ha presentato una relazione anticipata.
Le spese sono state:
DEBIT 55 sottoconto "Carta aziendale"
CREDITO 51
DEBITO 71
CREDITO 55 sottoconto "Carta aziendale"
DEBITO 26 CREDITO 71
DEBITO 44 CREDITO 71
DEBITO 71 CREDITO 50
Con l'aiuto di una carta aziendale, puoi effettuare pagamenti in valuta estera. Quindi verrà utilizzato l'account 57.
Esempio 2 Cambiamo i dati dell'esempio precedente. Supponiamo che un dipendente sia stato mandato in viaggio d'affari all'estero.
36.900 rubli sono stati trasferiti dal conto corrente per l'acquisto di valuta estera e sulla carta sono stati accreditati 900 dollari USA. Il tasso di cambio alla data di acquisto era di 40 rubli / USD. Costi:
In contabilità sono state effettuate le seguenti registrazioni:
DEBIT 57 sottoconto "Carta aziendale in rubli"
CREDITO 51
Sottoconto DEBIT 55 "Carta aziendale in valuta estera"
CREDITO 57
Sottoconto DEBIT 91 "Altre spese"
CREDITO 57
DEBITO 71
DEBITO 71
CREDITO 55 sottoconto "Carta aziendale in valuta estera"
DEBITO 26 CREDITO 71
Nota. Per un giorno di viaggio attraverso la Russia, le indennità giornaliere sono stabilite secondo le norme stabilite per i viaggi d'affari nella Federazione Russa (700 rubli).
Poiché i fondi dell'azienda sono stati convertiti in valuta estera per l'importo delle spese di viaggio del dipendente e trasferiti sulla carta aziendale alla data di regolamento sulla carta, non ci sono differenze di cambio nella contabilità (clausole 4, 5, 9 PBU 3/ 2006, Appendice alla PBU 3/2006).
Nota! Le spese della carta devono essere documentate. In caso contrario, gli ispettori considereranno i fondi spesi dai dipendenti dell'azienda come reddito imponibile.
LA. Elina, economista-contabile
Una carta bancaria aziendale è una buona via d'uscita se i dipendenti devono pagare qualcosa da soli. Il denaro nel conto appartiene all'organizzazione, ma la carta viene emessa a un dipendente specifico comma 1.5 del Regolamento, approvato. Banca Centrale del 24 dicembre 2004 n. 266-P (di seguito - Regolamento n. 266-P). Ti parleremo delle regole per l'utilizzo di una carta aziendale e la contabilizzazione delle operazioni ad essa correlate.
Viene aperto un conto bancario separato per una carta aziendale comma 2 dell'art. 11 Codice fiscale della Federazione Russa. Questo conto (sia la sua apertura che la sua chiusura) deve essere segnalato all'IFTS, alla FIU e all'FSS presso la sede dell'organizzazione.
Il modulo consigliato dalla FIU per la segnalazione dell'apertura di un conto è reperibile all'indirizzo: Sito web PFR→ Datori di lavoro → Pagamento dei premi assicurativi e presentazione delle segnalazioni → Segnalazione e modalità di presentazione → Esempi di documenti consigliatiQuesto deve essere fatto entro 7 giorni lavorativi dalla data di apertura di tale conto. comma 2 dell'art. 23, comma 6 dell'art. 6.1 Codice Fiscale della Federazione Russa; pag.1 ore 3 art. 28, parte 6 dell'art. 4 della Legge 24 luglio 2009 n. 212-FZ (di seguito - Legge n. 212-FZ); Delibera del Presidium della Suprema Corte Arbitrale del 21.09.2010 n. 2942/10. Per fare ciò, invia:
Rapporti
| 1 - sull'apertura di un conto 2 - sulla chiusura di un conto 3 - sull'emergere del diritto di utilizzare KESP 4 - sulla cessazione del diritto di utilizzo di KESP |
Quando si segnala all'Ispettorato l'apertura di un conto bancario per utilizzare una carta bancaria aziendale, in queste celle del modulo n. C-09-1, è necessario inserire "1" | 1 - in banca 2 - nel corpo del Tesoro federale (altro organismo che apre e mantiene conti personali) |
A proposito, è possibile emettere più carte su un conto della carta: la principale e aggiuntiva e clausola 2.1 del Regolamento n. 266-P. Inoltre, sullo stesso conto possono essere emesse carte per diversi dipendenti della tua organizzazione. Non è necessario segnalare l'emissione di ciascuna delle carte aggiuntive all'ispezione e ai fondi.
La carta stessa appartiene alla banca, quindi non si riflette nella contabilità. Se la carta bancaria è registrata e il dipendente stesso la riceverà in banca, non è necessario tenere un registro delle carte aziendali bancarie. Anche se a volte un contabile deve compilare una procura per un determinato dipendente per ricevere una carta aziendale in una banca (una procura campione, di norma, è fornita dalla banca stessa).
La banca può informare la vostra organizzazione sul dipendente a cui sono state emesse le carte nel registro per l'emissione di carte aziendali internazionali o in un altro documento (questo dipende dal sistema di gestione dei documenti adottato dalla banca e dalle condizioni specificate nel vostro accordo con essa).
Recentemente, i contabili si sono lamentati del fatto che gli ispettori facciano loro osservazioni durante le ispezioni: il libro di cassa non riflette le operazioni di prelievo di denaro da una carta bancaria da parte dei dipendenti. Presumibilmente, il giorno del loro prelievo, questo denaro deve essere registrato come ricevuto alla cassa e immediatamente - come emesso contro un verbale. Se tale denaro non è passato alla cassa, l'organizzazione viene multata per non aver inviato contanti alla cassa e Arte. 15.1 Codice amministrativo della Federazione Russa.
“Quando abbiamo aperto per la prima volta una carta aziendale bancaria, temevamo che ci sarebbero state difficoltà nel calcolo del saldo di cassa. Dopotutto chiudiamo alle 18.00 e un dipendente può prelevare contanti tramite un bancomat anche a tarda notte. Ma si è scoperto che questi soldi alla cassa non hanno bisogno di essere spesi affatto.
Zuhra,
Ufa
Tuttavia, è chiaro che i soldi fisicamente “non sono entrati nel registratore di cassa”. Quindi l'ufficio contabilità non può né capitalizzarli, né emetterli sotto il rapporto. Pertanto, tali transazioni non dovrebbero riflettersi nel libro di cassa. E i tribunali sostengono proprio una tale posizione, rifiutando alle autorità fiscali di riscuotere multe dalle organizzazioni Decreto 7 della CAA del 20 dicembre 2012 n. A03-6142/2012; 3 ААС del 30.01.2013 n. А33-15574/2012.
Ne consegue anche che il denaro prelevato dalla carta in contanti non deve essere preso in considerazione nel calcolo del saldo in contanti a fine giornata.
Il dipendente a nome del quale viene emessa la carta può utilizzarla per pagare gli acquisti o prelevare contanti tramite uno sportello automatico clausola 2.5 del Regolamento n. 266-P. Il denaro che si trova sul conto della carta di credito aziendale è il denaro che il dipendente non ha ancora ricevuto e che non ha ancora utilizzato in alcun modo. Il dipendente dovrà presentarsi per loro solo quando preleva contanti dalla carta o paga qualcosa con la carta.
Soldi ricevuti da un bancomat essenzialmente simile al denaro dato a un dipendente in acconto. Dopotutto, prima di tutto, sono i soldi dell'organizzazione. Naturalmente, dopo ogni acquisto, il dipendente non dovrebbe correre immediatamente all'ufficio contabilità e scrivere un rapporto. È sufficiente farlo una volta ogni pochi giorni: l'ordine deve essere approvato dal capo dell'organizzazione. L'importo che un dipendente può spendere è limitato dal saldo di una carta aziendale (a meno che, ovviamente, non sia impostato un limite di credito sulla carta e non sia prevista la possibilità di scoperto). Contattando la banca, l'organizzazione può stabilire ulteriori restrizioni per ciascuna delle carte.
a controllare la spesa del denaro dell'azienda,è meglio emettere un'ordinanza sulle regole per l'utilizzo delle carte bancarie aziendali. È importante fissare il periodo durante il quale il dipendente è obbligato a segnalare i soldi spesi tramite la carta o prelevati dalla stessa.
Un dipendente può redigere un rapporto nel modulo unificato n. AO-1 o in un modulo sviluppato in modo indipendente dalla tua organizzazione. Ad esempio, al posto della riga "anticipo ricevuto dalla cassa", è possibile fornire le righe "denaro ricevuto tramite uno sportello automatico utilizzando una carta aziendale" e "denaro da una carta aziendale è stato utilizzato per pagamenti non in contanti".
C'è un'opinione secondo cui quando un dipendente ha acquistato qualcosa per l'azienda, pagandolo con carta senza contanti, non è necessario preparare una relazione anticipata completa. Indubbiamente, il dipendente deve comunque presentare documenti giustificativi all'ufficio contabilità e le scadenze per questo dovrebbero essere regolate anche dalla leadership della tua organizzazione (ad esempio, nello stesso ordine). Solo ora un dipendente può allegare tali documenti (assegni di CCP, lettere di vettura, ricevute di vendita) a un promemoria.
Ma devo dire che la maggior parte dei contabili è più abituata a quando tutti i rapporti sono redatti nel modulo n. AO-1. Inoltre, il nome "rapporto anticipato" aiuterà a evitare controversie con gli ispettori durante il controllo della correttezza del calcolo dell'imposta sul reddito. Dopotutto, la data di approvazione della relazione anticipata sui soldi spesi dal dipendente x sub. 5 p.7 art. 272 Codice Fiscale della Federazione Russa.
Una volta al mese, la banca, di norma, fornisce all'organizzazione un rapporto su ciascuna carta aziendale. Dopo averlo ricevuto, è possibile verificare la completezza delle relazioni anticipate dei dipendenti. Il modo più semplice è per quelle organizzazioni che hanno una banca Internet connessa.
Se il dipendente non ha presentato documenti che giustificano la spesa di denaro addebitata sulla carta entro il periodo stabilito nella tua organizzazione, per ordine della direzione, l'ufficio contabilità può trattenerli dallo stipendio del dipendente. Lo stesso può essere fatto se il dipendente ha speso il denaro per altri scopi, ad esempio per alcuni dei suoi scopi personali e articoli 238, 241 del Codice del lavoro della Federazione Russa.
Non puoi dire a nessuno il codice PIN di una carta bancaria. E se è stata rubata o smarrita, dovresti chiamare la banca che ha emesso la carta il prima possibile e bloccarla.
Tuttavia, tieni presente che un ordine di gestione per tale sospensione non è sufficiente. È necessario provare l'ammontare del danno e la colpevolezza del dipendente. L'importo del danno causato all'organizzazione può essere recuperato dal dipendente per ordine del capo, se e articoli 238, , 246, 247, 248 del Codice del lavoro della Federazione Russa:
Se almeno una di queste condizioni non è soddisfatta, la detrazione dallo stipendio del dipendente è illegale.
Vicecapo del Servizio federale del lavoro e dell'occupazione
“ La responsabilità di spendere fondi su una carta bancaria aziendale entro i limiti di spesa stabiliti spetta al titolare di tale carta (ovvero il dipendente a nome del quale viene emessa).
In assenza di documenti che confermino l'uso previsto di una carta bancaria aziendale, l'importo utilizzato per altri scopi viene recuperato dal dipendente colpevole ai sensi degli articoli 238, 241 e 248 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Cioè, hai bisogno di:
- dimostrare che il danno causato all'organizzazione è stato il risultato delle azioni colpevoli del dipendente;
- determinare l'importo di questo danno;
- rispettare la procedura per il recupero di tale danno, prevista dal Codice del lavoro. In particolare, ciò significa che, per ordine del datore di lavoro, i danni possono essere risarciti nei suoi confronti solo nei limiti della retribuzione media mensile.
È possibile questo il dipendente utilizza il denaro della carta aziendale per altri scopi. Per tutelare l'azienda, è meglio limitare a un certo limite la possibilità di utilizzare denaro sulla carta. Se tale limite è inferiore alla retribuzione media mensile di un dipendente, sarà più facile recuperare da lui il denaro utilizzato per altri scopi.
Si noti che non è sempre possibile recuperare dal dipendente l'importo del danno da lui causato in una sola volta, anche se il suo importo non supera la retribuzione mensile media del dipendente, il titolare della carta. Infatti, in questo caso, l'importo totale di tutte le trattenute per ciascuna retribuzione non può superare il 20%. Arte. 138 Codice del lavoro della Federazione Russa. Inoltre, l'importo massimo delle detrazioni deve essere calcolato dall'importo che rimane dopo la ritenuta dell'imposta sul reddito delle persone fisiche Lettera del Ministero della Salute e dello Sviluppo Sociale del 16 novembre 2011 n. 22-2-4852.
È vero, un dipendente può anche risarcire volontariamente il danno che gli è stato causato, anche se l'importo di tale danno è superiore alla sua retribuzione mensile media.
Se il dipendente si oppone alla trattenuta di qualcosa dal suo stipendio, questo denaro non è ancora andato perso per la tua organizzazione. Puoi andare in tribunale.
Le voci che dovrebbero riflettere le transazioni utilizzando una carta bancaria aziendale dipendono dal tipo di questa carta. Lei succede:
Ma in entrambi i casi, l'addebito di denaro dalla carta, che avviene su iniziativa del dipendente (il suo titolare), è più consuetudine effettuare tramite il conto 71 "Transazioni con persone responsabili". I revisori sono d'accordo.
Direttore generale della società di revisione Vector Development LLC
“La spesa di fondi da parte di un dipendente da una carta di credito aziendale non è espressamente prevista da documenti normativi (compreso il Piano dei conti), ma in termini economici si tratta di fondi contabili. Pertanto, in pratica, le organizzazioni utilizzano l'account 71 "Insediamenti con persone responsabili". È molto importante che colui che ha effettuato pagamenti con una carta di credito o ha prelevato contanti da essa debba denunciare questi soldi.
Fino a quando il dipendente non presenterà una relazione anticipata, avrà un saldo a debito sul conto 71. Non importa come sono stati spesi i fondi dalla carta, pagando nei negozi o prelevando contanti.
L'account 73 "Transazioni con il personale per altre operazioni" è meno logico da utilizzare per riflettere la spesa di denaro da una carta bancaria aziendale. Dopotutto, il suo carico semantico è in qualche modo diverso: di norma, riflette transazioni una tantum diverse dalla normale spesa di fondi nell'ambito delle funzioni ufficiali dei dipendenti (prestiti ai dipendenti, risarcimento per danni materiali, acquisto di buoni, ecc.) ”.
Ecco i messaggi sulle operazioni su una carta di debito (considereremo l'esempio delle carte in rubli).
| Contenuto dell'operazione | Dt | ct |
| Alla data di rabbocco del conto della carta | ||
| Denaro trasferito dal conto corrente alla carta | 51 "Conti di liquidazione" | |
| A partire dalla data di addebito della commissione da parte della banca | ||
| La commissione bancaria dedotta dal conto della carta viene contabilizzata come altre spese | 91-2 "Altre spese" | 55, sottoconto "Conto carta" |
| Nella contabilità fiscale, la commissione bancaria è considerata come spese non operative. sub. 15 p.1 art. 265 Codice Fiscale della Federazione Russa | ||
| Alla data di utilizzo della carta da parte del dipendente (se l'organizzazione ha accesso immediato ai dati sui movimenti di denaro sui conti) * | ||
| La carta veniva utilizzata per pagare beni, lavori, servizi acquistati da un dipendente | 55, sottoconto "Conto carta" | |
| Contanti prelevati dalla carta da parte del dipendente | ||
| Alla data il dipendente comunica gli importi spesi | ||
| Il dipendente ha segnalato per contanti prelevati dalla carta e spesi per le esigenze dell'organizzazione o per spese non in contanti | 26 “Spese generali” (60 “Transazioni con fornitori o appaltatori”, 10 “Materiali”, 44 “Spese di vendita”, ecc.) | 71 "Transazioni con soggetti responsabili" |
| 19 "IVA sugli oggetti di valore acquisiti" | ||
* Alcune organizzazioni lo fanno. Quando i dipendenti presentano rapporti al reparto contabilità con documenti giustificativi allegati, viene effettuata una registrazione sull'addebito del conto 71 e sull'accredito del conto 57 "Trasferimenti in arrivo". Quando i rapporti mensili sulle carte provengono dalla banca, viene effettuata una registrazione sull'addebito del conto 57 e sull'accredito del conto 55.
Rifletti nella contabilità gli importi per i quali il dipendente non ha segnalato, è necessario in questo modo.
Responsabile del dipartimento di metodologia e audit interno, PRODO Management LLC
“ I fondi addebitati sul conto bancario dell'organizzazione a seguito di una transazione utilizzando una carta bancaria aziendale sono considerati emessi contro la denuncia del dipendente. Se non presenta una relazione anticipata con documenti giustificativi entro il periodo di tempo stabilito dalla direzione dell'organizzazione, è necessario effettuare una registrazione sull'addebito del conto 94 "Mancanze e perdite da danni a oggetti di valore" e il credito di conto 71.
Quando l'organizzazione stabilisce la colpa e l'importo del danno causato dal dipendente, è necessario effettuare una registrazione sull'addebito del conto 73 e l'accredito sul conto 94.
Dopo che il denaro è stato detratto dallo stipendio del dipendente o pagato in contanti al cassiere, ciò deve riflettersi nell'accredito del conto 73 e nell'addebito del conto 70 "Insediamenti con personale per salari" o sul conto 50 "Cassiere" ".
Le transazioni con carta di credito a proprie spese sono trattate allo stesso modo delle transazioni con carta di debito. E le operazioni sull'utilizzo del limite di credito e sulla restituzione di denaro alla banca si rifletteranno come segue.
Il denaro bancario aumenta il limite di pagamento della carta. Tuttavia, il prestito si considera ricevuto solo dopo che l'azienda lo utilizza. Cioè dopo che il denaro è stato addebitato sulla carta (in contanti o tramite bonifico bancario) a spese del limite di credito. Pertanto, non è necessario registrare la ricezione di un prestito (effettuare una registrazione sul conto 66 "Regolamenti su prestiti e prestiti a breve termine") immediatamente dopo che la banca ha fissato un limite di credito.
| Contenuto dell'operazione | Dt | ct |
| A partire dalla data di addebito di fondi sulla carta a spese del limite di credito su iniziativa del dipendente | ||
| Il denaro utilizzato dal dipendente per l'acquisto di beni, lavori, servizi è stato addebitato sulla carta | 71 "Transazioni con soggetti responsabili" | 55 "Conti bancari speciali", sottoconto "Conto carta" |
| 55, sottoconto "Conto carta" | ||
| A partire dalla data la banca cancella la commissione a causa del limite di credito | ||
| La commissione bancaria è stata detratta dal conto della carta a causa del limite di credito | 91-2 "Altre spese" | 55, sottoconto "Conto carta" |
| 55, sottoconto "Conto carta" | 66 "Regolamenti su crediti e finanziamenti a breve termine" | |
| A partire dalla data di ricarica della carta di credito e rimborso del credito utilizzato | ||
| Il denaro è stato trasferito dal conto corrente al conto della carta per saldare il debito sul limite di credito utilizzato | 55, sottoconto "Conto carta" | 51 "Conti di liquidazione" |
| 66 "Regolamenti su crediti e finanziamenti a breve termine" | 55, sottoconto "Conto carta" | |
| A partire dalla data la banca addebita gli interessi sul prestito | ||
| Interessi maturati su un prestito bancario | 91-2 "Altre spese" | 66 "Regolamenti su crediti e finanziamenti a breve termine" |
| Nella contabilità fiscale, gli interessi su obbligazioni di qualsiasi natura sono rilevati come costi non operativi e sub. 2 p.1 art. 265 Codice Fiscale della Federazione Russa. Tuttavia, sono presi in considerazione all'interno delle norme Arte. 269, comma 8 dell'art. 270 Codice Fiscale della Federazione Russa. Se l'importo degli interessi che può essere preso in considerazione nella contabilità fiscale è inferiore all'importo maturato e l'organizzazione deve applicare RAS 18/02, è necessario riflettere una passività fiscale permanente (conto 99 debito - conto 68 credito) | ||
Di norma, per diversi giorni di utilizzo del denaro di credito speso da tale carta, la banca non addebita alcun interesse. Condizioni specifiche sono fissate nel contratto con la banca. Il Codice Fiscale non contiene regole per valutare i benefici materiali dei prestiti a tasso zero. Pertanto, anche se l'organizzazione ha un tale vantaggio, non deve pagare l'imposta sul reddito. Questa la posizione assunta dalla Suprema Corte Arbitrale. Delibera del Presidium della Suprema Corte Arbitrale del 03.08.2004 n. 3009/04. Sono d'accordo con lei e il Ministero delle Finanze Lettera del Ministero delle Finanze del 18 aprile 2012 n. 03-03-10/38.
I contabili spesso chiedono se è possibile incassare denaro tramite una carta bancaria aziendale per pagare gli stipendi ai dipendenti. In linea di principio, non ci sono restrizioni per questo ora. La cosa principale è organizzare tutto correttamente:
