A vállalkozásnál néha előfordulnak olyan helyzetek, amikor az alkalmazottak pénzt kapnak különféle üzleti feladatok elvégzésére, és ezeket a pénzeszközöket a kiállításkor nem vezetik át a dokumentumokon (kivéve a készpénzes utalványt). Ez lehet egy munkavállaló üzleti útja, irodaszerek vagy alkatrészek vásárlása egy összetört autóhoz. Az alapok elköltésének megerősítéséhez össze kell állítania előzetes jelentés (minta kitöltés alább közöljük), az összes szabály szerint. Elkészítésénél nem lehet hibázni, hiszen ez egy szigorú elszámoltathatóság dokumentuma. Fontoljuk meg, hogyan kell helyesen rajzolni, és mit kell pontosan írni a papírra.
Először is nézzük meg, mi is ez a kifejezés általában. Az előlegjelentés olyan dokumentum, amelynek fő feladata az elszámoltatható munkavállaló pénzeszköz -kiadásának megerősítése. Vagyis az egész eljárás így néz ki:
Az előlegjelentés lehetővé teszi a vállalati források elosztásának ellenőrzését
A dokumentumot a könyvelő és az a munkavállaló tölti ki, akinek a pénzeszközöket kiosztották. A dokumentumnak az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága által 2001. évi 55. számú, AO-1 néven jóváhagyott speciális formája van, és elsődleges jelentési dokumentum.
Figyelem:a bizonylat nyilvántartását az elszámoltatható személy kezdi meg, aki beleírja az alapadatokat. Ezt követően átadják a könyvelőnek, aki beleírja a szükséges adatokat, kiegészítéseket, majd jóváhagyásra és aláírásra átadja a cégvezetőnek.
Miután a vezető aláírta a papírt, a számviteli osztály lezárja az adósságot, és elvégzi a készletek átvételét, számolva azt akár a kiadásokkal, akár a meglévő tartozások visszafizetésével. Emlékeztetni kell arra, hogy az Orosz Föderáció jogszabályai szerint az elsődleges dokumentumnak nincs szabványosított formája, és a vállalat vezetőjének joga van azt saját belátása szerint megváltoztatni. De előlegjelentés kitöltésének szabályai a költségvetési cégeknél ez némileg eltér, ők csak jóváhagyott nyomtatványokat használhatnak.
Nézzük meg a dokumentum elkészítésének néhány finomságát. Tehát azt legkésőbb három nappal azután kell elkészíteni, hogy a munkavállaló elhagyta a munkahelyét, vagy annak az időszaknak a lejárta után, amelyre ezeket a pénzeszközöket kiosztották.
Példa:az alkalmazott 3000 rubelt kapott üzleti útra. Innen visszatérve a munkahelyére megy, és három napon belül jelentést kell benyújtania a számviteli osztálynak. A következő helyzet is elképzelhető: a munkavállaló augusztus 15-én, hétfőn kapott pénzt, hogy irodaszert vásároljon a cég számára. Az az időszak, amelyre a pénzeszközöket kiosztották, 2 nap, azaz ez idő alatt a munkavállalónak vásárolnia kell. Ennek megfelelően a feladatot augusztus 17-ig bezárólag, a beszámolókat pedig augusztus 20-ig (3 nap) kell benyújtani.
Ha egy munkavállalónak augusztus 20-a előtt kellett volna jelentést benyújtania, de megbetegedett és betegszabadságra ment, akkor a 3 nap normája átkerül arra a pillanatra, amikor a munkavállaló elhagyja a munkahelyét. Például a betegszabadság augusztus 18-tól 7 napig tartott. Augusztus 24-én munkába áll, és három napja van a bejelentésekre. Ha a munkavállaló késlelteti az esedékességet, akkor anyagi szankciókat szabhatnak ki rá.
Elemezzük Egységes formában, az AO-1 nyomtatványon készül. A jelentésnek a következő adatokat kell tartalmaznia:
Szabványos jelentési rendszer
A lényeg az, hogy a dokumentum a következő kérdésekre ad választ:
Figyelem:az előleg adható személyek listáját a vezető hagyja jóvá. Nem minden alkalmazott kaphat pénzt a pénztárból - ha nem elszámoltatható, akkor a kiadás tilos.
A jelentés egy kétoldalas lapból áll. A fő, azaz az elülső részt általában a munkavállaló tölti ki, mivel ez tartalmazza a személyére közvetlenül kapcsolódó információkat és az általa ismert adatokat. Az elülső oldalon található a szervezet neve, a jelentési szám, az alkalmazott teljes neve és egyéb adatai (beosztás, személyi szám), a dokumentum kitöltésének dátuma és a kinevezés. Szintén az elülső oldalon található egy tábla, amelyen a korábbi előlegek adatai szerepelnek. A hátoldalon a fizetés megtörténtét igazoló dokumentumok (csekkek, nyugták), valamint a teljes elköltött pénzösszeg szerepelnek.
Miután a dokumentumot a munkavállaló kitöltötte, átadja a könyvelőnek. Beleírja a megfelelő összegeket és számlákat, valamint egy megjegyzést, hogy a jelentést ellenőrizték, hibát nem tartalmaz. Az összeget mindig számokkal és szavakkal tüntetik fel, ezután kerül a könyvelő aláírása dekódolással (név, beosztás), feltüntetik a túllépést és egyenleget, különféle részleteket stb. Jelen dokumentum egy példányban készül, hagyományos papíron és elektronikus formában is kitölthető. Meg kell érteni, hogy ha a dokumentum elkészítése során hibákat követnek el, és a vezető azt javítások nélkül írja alá, akkor az adótisztviselők nem veszik figyelembe, és bevételként ismerhetik el a kiutalt összeget, amelyet további személyi jövedelemadó és egyéb elhatárolás követ. hozzájárulásokat. Ezért aláírásuk előtt feltétlenül ellenőrizze a dokumentumokat.
A cikk végén megadjukmost nézzük meg közelebbről azokat a pontokat, amelyeket be kell írni a papírba.
Felhívjuk figyelmét, hogy a bejelentést akkor lehet javítani, ha még nem regisztrálták. Ha az elszámolás megtörtént, de hibát találtak, akkor a bizonylat törölhető (ezt a vezető teszi, mivel jóváhagyta). Javasoljuk, hogy a hibás nyomtatványt ne dobja ki vagy törölje, hogy szükség esetén a tévedés bizonyítékaként az adóhatóság rendelkezésére álljon.
Szabványos kitöltési minta
Milyen dokumentumok igazolhatják, hogy a pénzeszközöket valóban a meghatározott összegben költötték el? Két lehetőség van:
Figyelem:A munkavállaló részére a benyújtott kérelem alapján előleget adnak ki. A bejelentési határidőt a társaság szabályozza. Legalább 1 napot, legalább 50 napot állíthat be. De jobb, ha betartja a klasszikus 3 napos időszakot.
Javasoljuk továbbá, hogy mindkét oldalon szigorúan előírják a tartozások lejárati idejét. Például, ha egy alkalmazott több pénzt költött, mint amennyit kapott, akkor egy bizonyos időszakon belül további kifizetést kell kapnia. Ugyanígy kell eljárni fordított helyzetben is - ha a költségek alacsonyabbak lettek a kiadottnál, akkor a munkavállalónak vissza kell adnia a "változtatást".
A könyvelőknek gyakran vannak kérdéseik a tervezéssel kapcsolatos különféle árnyalatokkal kapcsolatban. Tekintsünk néhány ellentmondásos pontot ezzel a dokumentummal kapcsolatban:
Felsoroltuk a főbb nehéz helyzeteket, amelyek a papírmunka során előfordulhatnak. Reméljük, hogy most már megérti, hogyan kell helyesen kitölteni a papírt, és milyen hibákat kell elkerülni. Ezért
Az előlegjelentés a számviteli kimutatásokban szereplő dokumentumok egyike. Meg kell erősíteni az alkalmazottak számára előleg formájában kiadott pénzeszközök elköltését. De a dokumentum szabályai és jellemzői ezzel nem érnek véget.
Maga az előlegjelentés formanyomtatvány, amelyet elölről és hátulról töltenek ki. A kitöltésben két felelős személynek kell részt vennie: egy könyvelőnek és egy második alkalmazottnak.
A nyomtatványok egységes formája olyan mezőket tartalmaz, ahol minden felelős munkatárs aláírást lát el.
A vezető mindent megold. Ezeket a területeket azoknak is biztosítani kell, akik saját formáikat fejlesztik.
A munkavállalónak csatolnia kell a jelentéshez minden dokumentumot, amely bizonyítékként és kifogásként szolgálhat. Javasoljuk, hogy vastag kartonlapra ragasszák őket, akkor kényelmesebb lesz a tárolás.
Ingyenes mintaköltségjelentés letölthető Word formátumban.
Az utolsó sorral szemben írják az összegeket orosz és külföldi pénznemben is.
Az átvett iratcsomagról a könyvelőnek a számlavezető jelenlétében nyugtát kell kiállítania. Ez közvetlenül a jelentés kitöltése után történik. A bizonylaton fel kell tüntetni a dokumentumok könyvelő általi kézhezvételének dátumát.
A dokumentumot csak alapos ellenőrzés után nyújtják be jóváhagyásra a vezetőségnek. És egyetértenek abban, hogy nincsenek hibák.
A menedzser megismerkedik a dokumentum tartalmával. Ha semmi sem kétséges, aláírásával megerősíti maguknak a költségeknek a fennállását, valamint a jogszabályoknak való megfelelést.
A virágüzlet megnyitása jó ötlet saját vállalkozása számára. lásd a linket.
A könyvelőnek számos konkrét műveletet kell végrehajtania, miután megkapta a vezető által aláírt jelentést.
Az űrlap nem csak papíron, hanem az 1C program segítségével, elektronikus formában is elkészíthető.
A beszámoló benyújtásának határideje 5 nap, ha a számlavezető pontosan készpénzt kapott, és ez a vállalkozás pénztárában történt. A futamidőt attól a naptól kell számítani, amikor a munkavállaló befejezte üzleti útját.
Más dolog, ha a pénzeszközöket vállalati elektronikus fizetési eszköz formájában bocsátották ki.
A személyes fizetőeszközök használata azt eredményezi, hogy a szabályok ugyanazok lesznek a készpénzes és nem készpénzes fizetésekre.
A könyvelőnek legfeljebb három napon belül meg kell kapnia a jelentéseket.
Igazoló dokumentumok nélkül a jelentést egyszerűen nem fogadják el. Az elsődleges bizonylatok típusa azt is meghatározza, hogy a könyvelő képes lesz-e levonni az „input” típusú áfát.
Saját franchise -vállalkozás elindítása sokkal könnyebb, mint a semmiből. Minden megtalálható a link alatt.
A költségjelentéshez többféle dokumentum is csatolható:
Az elszámolási napon a szállító a tüzelőanyag mintavételéről jegyzőkönyvet küld számlával együtt, ha a szervezet megállapodást köt az üzemanyag társasággal, átutalással üzemanyagra, kenőanyagra előleget teljesít.
A munkavállalónak előzetesen kiadott pénzeszközök kiadását igazoló számviteli bizonylat előlegjelentésként szerepel - egy űrlap, amely két oldalból áll: elöl és hátul.
Az elszámoló kitölti az adatlapot, a beszámolóhoz csatolva a kiadásokat igazoló dokumentumokat.
A könyvelő, miután megkapta a dokumentumokat, azokat ellenőrzi és előzetes jelentés formájában rögzíti a könyvelők számára kijelölt helyeken.
A beszámolót a vezetővel alá kell írni, az elszámolható összegeket le kell írni
Ezt követően a jelentés az egységes nyomtatványok albumába kerül, készpénzforgalomként figyelembe véve, az AO-1 számú egységes formára redukálva.
Előleget adnak ki a vállalkozás alkalmazottai számára, ha reprezentációs vagy üzleti kiadásokat terveznek.
Meghatározott pénzösszeg kibocsátásához a számlavezetőkről szóló vezetői végzés szükséges, amely tartalmazza a személyjegyzéket és a kibocsátás indokait.
Az elszámoltatható személy azok a munkavállalók, akik a beszámoló alapján a jövőbeni kiadások összegére jogosultak.
Vannak bizonyos határidők, amelyek során egy személynek előzetes jelentést kell készítenie az elköltött pénzeszközökről.
Előlegjelentést írunk a munkavállaló üzleti útra küldésének példáján.
A számviteli osztály és a személyzeti osztály összegyűjti és elkészíti a szükséges úti okmányokat:
A megbízás bemutatásával és költségpénztári utalvány megléte esetén a pénztárból pénzeszközöket adnak ki a számlavezetőnek. Bizonyos költségek mellett a munkavállalónak meg kell őriznie az igazoló dokumentumokat.
Miután a munkavállaló visszatér az üzleti útról, még aznap előzetes jelentést kell készítenie, és azt be kell nyújtania a számviteli osztálynak.
A könyvelő, miután ellenőrizte a jelentést, lefordítja azt egy speciális programba és leírja, megerősíti a hulladék érvényességét.
Ha el nem költött összeg van, az egyenleget a munkavállaló befizeti a pénztárba, ellenkező esetben előfordulhat, hogy túlköltekeznek, akkor a visszatérítést az elszámolónak kell megtenni.
Ha a munkavállaló előző előlegjelentéséből hiány van, a következő előleg kiadása tilos.
A munkavállalónak nincs joga az előleget másra utalni
Minden dokumentumot a jogszabályokban (Számviteli törvény) megállapított követelményeknek megfelelően kell elkészíteni az adóhatósági követelések és az azt követő bírságok elkerülése érdekében.
Az előlegjelentés nyomtatványait csak az AO-1 számú egységes formanyomtatvány szerint töltik ki, hivatalos forrásokból letölthetők az internetről.
Többféleképpen is lehet kitölteni: speciális számviteli programokkal vagy elektronikus fájllal (Excel) formátumban, amely letölthető az internetről. Az egyik részt a felelős személy készíti el, a másikat pedig a könyvelő.
A bejelentőlap első oldalán a munkavállalónak fel kell tüntetnie a szükséges adatokat:
A pénzeszközök kiadásának céljai az előleg céljára szolgáló oszlopban vannak feltüntetve.
Az igazoló dokumentumok teljes listája a hátoldalon található. A kitöltéshez szükséges oszlopok 1-6.
A lista megadásának sorrendje sorrendben történik, magában a jelentésben is, feltüntetve a dokumentumokat.
Könyvelések az előlegjelentésben: az egyes műveletek költségeinek összege, a számla terhelése, az alszámla sorrendben vannak feltüntetve.
Az összes összeg megadása után az űrlapot aláírják és visszafejtik. Az elülső oldalon az „elköltött” oszlopban az összegek szerepelnek, az előző oldalon az „összesen” oszlopban.
Az előlegjelentés ellenőrzésére szolgáló bizonylat elfogadása után a könyvelőnek bizonylatot kell készítenie és át kell adnia a számlavezetőnek.
A könyvelő ellenőrzi a könyveléseket és az átvett összegeket, a számlaszámokat, amelyekre a kiadásokat terhelik, és a nyomtatvány hátoldalán feltünteti.
Ha túllépéseket vagy egyenlegeket állapítottak meg egy korábban beérkezett vagy folyó előlegből és azok számviteli műveleteiből, akkor a könyvelő jegyeket tesz a jelentés űrlap első oldalára.
Vállalkozási igényekre történő forrásköltés esetén külön előlegjelentés kitöltése javasolt
Az idegen nyelvű dokumentumokat az Orosz Föderáció számviteli és pénzügyi beszámolási előírásainak megfelelően orosz nyelvre kell fordítani.
A könyvelő összes szükséges alaki követelménye és ellenőrzése után az előzetes jelentést jóváhagyásra benyújtják a szervezet vezetőjének.
A vezető az űrlap elejére felírja a pozíciót, átirattal és a jóváhagyás dátumával aláírja. A jelentést csak ezután veszik figyelembe.
Időben történő előzetes bejelentés elmulasztása esetén pénzforgalmi fegyelem megsértése állapítható meg.
Az előzetes jelentés benyújtására vonatkozó határidők be nem tartásának lehetséges eseteinek mérlegeléséhez segítségért forduljon az Orosz Föderáció közigazgatási kódexének 15.1. cikkéhez.
Megjegyzendő, hogy az előzetes bejelentésért való felelősséget nem állapítják meg, de a szabálysértést rögzítik. Ezért a szervezet nem számíthat szankciókra az adóhatóságtól.
A kiadásokra elkülönített pénzeszközök ellenőrzése a szervezet feladata, hiszen ez pusztán a menedzsment belső ellenőrzése.
Abban az esetben, ha az elszámoltatható személy nem küldi vissza az összeget, a szervezetnek joga van leírni azokat a munkavállaló fizetéséből, csak a visszatartás összegére vonatkoznak korlátozások (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 137. cikke). Ha a munkavállaló nem ért egyet a munkáltató intézkedéseivel, a helyzet bírósági úton oldódik meg.
Mivel minden pénzeszközért az igazgató a felelős, az elszámolható pénzeszközök vissza nem adása miatti tartozás nem a munkavállalót, hanem az igazgatót terheli. És akkor elveszik a könyvelő: mit lehet kezdeni azzal az előleggel, amelyről az igazgató nem számolt be?
Kötelező tájékozódni, hogy hova kell beszámítani azt az előlegösszeget, amelyre nincs (alkalmazotti vagy igazgatói) előlegjelentés.
Mi van azzal, hogy a munkavállaló nem nyújt be időben költségelszámolást?
Korábban az adószolgálat közölte, hogy az ilyen elszámolható összegekből levonták a jövedelemadót. De, mint kiderült, ez a kijelentés nem jogi norma.
Mivel a pénzt a munkavállaló számára a szervezet felé fennálló tartozásként tartják nyilván, de nem az ő bevétele.
Az a munkavállaló, aki ezt követően benyújtotta a költségelszámolást, kifizeti a tartozást. Ennek megfelelően ebből a bevételből nem vonják le a személyi jövedelemadót.
Téves azt állítani, hogy abban a percben, amikor a munkavállaló nem nyújtotta be a jelentést, automatikusan bevételhez jutott. Ezen intézkedések betartásával nincs szükség biztosítási díjra.
Mert csak magánszemélyek javára történő kifizetések és díjazásuk miatt írhatók jóvá. Következésképpen a munkavállalót tartozás terheli, és nem történik elhatárolás.
Minta az előlegjelentéshez, letöltés 
Az előlegjelentés kitöltésének általános szabályai a következők:
A határidő megszegéséért a munkavállaló anyagi büntetést kaphat.
„A munkás ismét letartóztatta az elsődleges szervezetet? Büntess rubellel" .
A jelentési űrlapot letöltheti weboldalunkról - lásd. "AO-1 számú egységes nyomtatvány - előzetes jelentés (letöltés)" .
Az előzetes jelentés feltételesen három részre osztható:
A jelentést egy alkalmazott, egy könyvelő és egy főkönyvelő írja alá. Ezután átadják a vezetőnek jóváhagyásra - a megfelelő bélyegző a dokumentum elülső oldalán található.
JEGYZET! Az előlegjelentés nemcsak papír, hanem elektronikus formában is elkészíthető.
További részletekért lásd a cikket "Az előlegjelentés elektronikus aláírással is aláírható" .
2019 -ben (valamint 2017-2018 -ban sem) nem történt változás az előzetes jelentésekben - ezt a dokumentumot még ki kell tölteni. Ha az előlegjelentést elektronikus formában állítják össze, akkor annak kitöltésében részt vevő valamennyi alkalmazottnak elektronikus aláírást kell használnia (a Pénzügyminisztérium 2015. 08. 20-i levele, 03-03-06 / 2/48232) .
Weboldalunkon megismerkedhet az előzetes jelentés kitöltésének példájával és mintájával. Tekintsünk egy feltételes példát.
Például 2019.01.21-én az IKS LLC alkalmazottjának Smirnov O.D. pénzt bocsátott ki 20 000 rubel értékben. 5 db nyomtatóhoz való patron vásárlásához. Nem volt számára fel nem használt előleg. A vásárlás még aznap megtörtént, a munkavállaló másnap, azaz január 22-én nyújtotta be a bejelentést.
Az alkalmazott csak 18 950 rubelt költött. (A vásárlás nem volt ÁFA-köteles, mivel az eladó az egyszerűsített adórendszert alkalmazza). Fel nem használt pénzeszközök 1050 rubel összegben. a beszámoló számviteli osztályhoz történő benyújtása után azonnal visszaküldte a pénztárosnak.
Íme egy példa az erre a helyzetre vonatkozó előzetes jelentés kitöltésére.
Az elszámoltatható személy a részére történő pénzkibocsátáskor (gazdasági szükségletekre, tárgyi értékek beszerzésére, üzleti útra küldésekor stb.) köteles az elköltött pénzeszközökről előzetes jelentést kitölteni. Az Orosz Föderációban az Orosz Föderációban történő készpénzes tranzakciók lebonyolítására vonatkozó eljárás 11. szakasza szerint, amelyet az Orosz Föderáció Központi Bankja Igazgatótanácsának 1993. szeptember 22-i N 40 határozata hagyott jóvá, azok a személyek, akik számlára készpénzt kaptak, nem kötelesek legkésőbb a kiadási időszak lejártát követő három munkanapon belül, vagy e személyek üzleti útról való visszatérésének napjától számítva a szervezet számviteli osztályának kell benyújtania az elköltött összegekről szóló jelentést és a végső elszámolást őket. Ebben az esetben a szervezet vezetője határozza meg azt az időszakot, amelyre a pénzeszközöket a számlára bocsátanak ki.
A készpénzt a bejelentéssel szemben csak olyan szervezetnek állítják ki, aki munkaviszonyban áll egy szervezettel, egy adott elszámoltatható személy teljes körű beszámolója alapján, amelyet korábban kiállítottak neki. Tilos az egyik személy által számlára kiállított pénz átutalása a másikra.
Az elszámoltatható személyeknek kibocsátott pénzeszközök elszámolásához előlegjelentést használnak. Az oroszországi Goskomstat 2001.08.01-i határozata N 55 jóváhagyta az előlegjelentés formáját (N AO-1 formanyomtatvány) az adminisztratív és üzleti költségek jelentésére kiadott pénzeszközök elszámolására.
Az előlegjelentés kitöltésének általános szabályai
Az elszámoltatható személyekkel történő elszámolások rögzítésére előlegjelentés szolgál. A költségelszámolási űrlap egy kétoldalas dokumentum. A számlavezetők az előlegbevallás elülső oldalán adnak tájékoztatást magukról, a hátoldalon pedig az 1-6. oszlopot töltik ki a ténylegesen elköltött összegekről a felmerült kiadásokat igazoló dokumentumok csatolásával. A számviteli osztályon ellenőrzik az előlegjelentések végrehajtásának helyességét, a felmerült kiadásokat igazoló dokumentumok rendelkezésre állását, a pénzeszközök célirányos elköltését, valamint kitöltik az előlegjelentés hátoldalának 7-10. a számviteli osztály által elszámolt költségek. Az ellenőrzött előlegjelentéseket a szervezet vezetője hagyja jóvá.
A külföldi pénznemben kifizetett összegeket devizában és rubelben is elszámolják az Orosz Föderáció Központi Bankának árfolyamán. Az adósság összegének devizában történő visszafizetése az elszámoltatható személyek által, és ennek az összegnek az előlegjelentésben rubel egyenértékben történő megjelenítése az Orosz Föderáció Központi Bankjának az előleg jóváhagyásának napján érvényes árfolyamán történik. intézményvezető beszámolója.
Az előlegbejelentés könyvelésre történő elfogadásának eljárása
1. Számlapénz kibocsátása.
A számlapénzkibocsátás alapja a pénzkibocsátási kérelem, amelyben az elszámoló köteles megjelölni az előleg felvételének konkrét célját, a pénz átvételének időtartamát. A pályázatot a szervezet vezetőjének küldik meg. A vezető megfelelő jóváhagyása után a könyvelési osztályra kerül pénzkibocsátás céljából. Ebben az esetben a könyvelő köteles ellenőrizni az előző előleg egyenlegének hiányát (amelyről a kérelemre megfelelő jelölést helyeznek).
Üzleti útra küldéskor a pénzkibocsátás alapja a vezető megfelelő rendelése, amelynek elolvasása után a munkavállaló kérelmet készít, amelyben előzetesen kiszámítja az üzleti úton szükséges pénzeszközöket.
2. Amikor kiadások merülnek fel.
A munkavállaló üzleti útról való visszatérésekor (vagy leltár vásárlása, szolgáltatás átvétele stb. után) egységes formában előlegjelentést készít, amelyet a számviteli osztálynak kell benyújtania.
Ha kevesebbet költöttek el, mint amennyit beérkezett, a beérkező készpénzes utalványon a fennmaradó összeget visszaküldik a pénztárosnak.
Ha többet költöttek el, mint amennyit beérkeztek, akkor az előlegbevalláson szereplő túlköltést a pénzforgalmi utalványon adják ki a munkavállalónak.
3. A könyvelő ellenőrzi a munkavállalónak kiadott pénzeszközök célfelhasználását.
4. Az ellenőrzött előlegjelentést a vezető vagy az arra jogosult személy hagyja jóvá.
Az elsődleges dokumentumokról
Az Art. Az 1996. november 21-i szövetségi törvény N 129-FZ "A számvitelről" (a továbbiakban: N 129-FZ törvény) 9. cikke értelmében a szervezet által végzett minden üzleti ügyletet igazoló dokumentumokkal kell formalizálni. Ezek a bizonylatok elsődleges számviteli bizonylatokként szolgálnak, amelyek alapján a könyvelést vezetik. Az elsődleges számviteli bizonylatokat akkor fogadják el könyvelésre, ha azokat az elsődleges bizonylatok egységes nyomtatványainak albumaiban található formanyomtatvány szerint állítják ki. Azon dokumentumokon, amelyek formáját ezek az albumok nem írják elő, tartalmazniuk kell az Art. 2. pontjában felsorolt kötelező adatokat. Az N 129-FZ. törvény 9. cikke. A megállapított időszak lejárta után a beszámolóhoz pénzeszközöket átvevő szervezet alkalmazottja köteles előzetes jelentést benyújtani a számviteli osztálynak, csatolva a felmerült költségeket igazoló összes igazoló dokumentumot.
Az előzetes jelentéshez csatolt igazoló dokumentumoknak meg kell felelniük az alábbi alapvető követelményeknek:
- az igazoló dokumentumokat eredetiben kell benyújtani;
- formailag meg kell felelniük az elsődleges bizonylatok nyilvántartására és kitöltésére vonatkozó elfogadott követelményeknek;
- az ügyletek jellegénél fogva kapcsolatot kell teremteni az igazoló okiratok és a számlavezető részére kiadott készpénzelőleg rendeltetése között.
Előzetes jelentés kitöltése
Az előlegjelentést a számlavezető egy példányban készíti el.
Az előlegbejelentő lap címében a bejelentő feltünteti:
- annak a szervezetnek a neve, amely üzleti útra küldte;
- szerkezeti egység (osztály, szektor), amelyben a munkavállaló dolgozik;
- vezeték-, kereszt- és családneve ("Bejelentő személy" oszlop);
- pozíció;
- előleg kijelölése (értéktárgy vásárlás, szolgáltatások kifizetése, utazási költség stb.).
Ellenőrzés céljából a könyvelő az előlegbejelentő lap címén feltünteti a pénzkibocsátással kapcsolatos információkat (megjelöli annak a bizonylatnak a számát, dátumát, amelyre a pénzt kiállították, valamint a hozzá tartozó számlaszámot), valamint a pénzkibocsátásra vonatkozó adatokat. egyensúly vagy túlköltekezés az előző előlegre.
Az előlegbevallás lap címrészén található még egy „Számviteli könyvelés” táblázat, amelybe a könyvelő az előlegbevallás hátoldaláról a megfelelő számlázási megfeleltetésekre utalja át a könyvelésbe az összegeket.
Az előlegjelentés alján található egy rész - a könyvelő nyugtája arról, hogy a jelentést az összes mellékelt dokumentummal együtt ellenőrizték. A bizonylaton fel kell tüntetni a bejelentő vezeték-, utónevét, családnevét, az előlegbevallás számát és keltét, az igazolt kiadások összegét szavakban, a csatolt dokumentumok számát, valamint az ezekben a dokumentumokban található lapok számát. A könyvelő a teljes jegyzőkönyv elkészítése után a vágási vonal mentén letépi a bizonylatot és átadja a számlavezetőnek.
Az előlegjelentés hátoldalának kitöltése előtt az elszámolónak rendszereznie kell az elsődleges dokumentumokat (jegyek, szállítási számlák, poggyász bizonylatok, szállodák vagy más magánszemély szállást, szállást biztosító személy számlái, vásárlási okiratok, számlák, küldemény jegyzetek stb.). stb.). A dokumentumokat időrendi sorrendben kell elkészíteni, és számozni kell. Általában a kis dokumentumokat (például jegyet a vonaton) egy A4-es lapra kell beilleszteni.
Az előlegjelentés hátoldalát az alábbi oszlopok szerint kell kitölteni:
N p / p - A bizonylat számát sorrendben tüntetjük fel, attól függően, hogy az elszámoló hogyan számozta és rendszerezte azokat. A dokumentumokat sorrendben csatolják az előzetes jelentéshez.
Dátum – Az üzleti tranzakció dátumát jelöli, a pénzeszközök kifizetésével együtt, és a bizonylaton szerepel. Azaz a dokumentum kelte. A kiküldetésben lévő napidíjnál a vezető kiküldetéséről szóló parancsának végrehajtásának időpontja is feltüntethető.
Szám - Az okmány száma fel van tüntetve (értékesítési bizonylat száma, jegy száma stb.)
Kinek, mire és milyen okmányon fizették ki - Tüntesse fel a pénzösszeg címzettjét, a művelet tartalmát (utazás, áruvásárlás, ágynemű, napidíj fizetése stb.), a bizonylat megnevezését (jegy, nyugta, vásárlási aktus, számla, utazási igazolás stb.)
Költségösszeg – A visszatérítendő pénzeszközök összegét jelzi
a társaságot az adatszolgáltató által elköltött pénzért
Ha az alátámasztó bizonylatok száma meghaladja az előlegbeszámoló formájában szereplő sorok számát, az elszámoló megkapja a nyomtatvány második forgólapját, szükség esetén a harmadik, stb. bejelentőlapokat és többről előlegjelentést készít. formák. A beszámoló első nyomtatványának végén ez szerepel: "A számítás végét lásd az előlegjelentés folytatásában (N folytatás)." A második és az azt követő jelentési űrlapok tetején ez szerepel: „Az előzetes jelentés folytatása ... N...".
A kitöltött előlegbejelentő lapot a bejelentőnek alá kell írnia.
A fenti követelményeknek nem megfelelő könyvelői előlegjelentést a számvitel nem fogadja el ellenőrzésre és elszámolásra. Az elszámoltatható személy ebben az esetben a vállalkozás adósa marad a beszámoló alapján befolyt pénzösszegre, e pénzösszeg visszafizetéséig.
Az előlegjelentés ellenőrzése könyvelő által
Miután az elszámoltatott személytől megkapta az általa kitöltött előlegjelentést és a hozzá csatolt dokumentumokat, a könyvelő ellenőrzi az ilyen dokumentumokat és az előlegjelentés kitöltésének helyességét. Az ellenőrzést végzik:
- formanyomtatvány szerint - minden igazoló okirat és azokhoz csatolt melléklet megléte megállapításra kerül, az adatok kitöltése és az előlegjelentés helyessége, a bizonylatokból az előlegbeszámolóba történő adatátvitel helyessége, a megléte. az elszámoltatható személy aláírásáról;
- tartalmilag - meghatározásra kerül a benyújtott okmányok megfelelése a kapott feladat céljának, megbízhatóságuk, a kitöltött adatok megléte, az utazási igazolványban szereplő megfelelő jelölések, a kiadások időpontjai az átvétel valós idejéhez. feladat;
- számtani ellenőrzés - a jelen beszámoló alapján visszafizetendő pénzeszközök teljes összegének kiszámításának helyességét ellenőrzik stb.
Ugyancsak ellenőrzik az elszámoltatható személy beérkezett pénzeszközökről szóló beszámolójának hiánytalanságát, vagyis azt, hogy ez a személy visszaadja-e az el nem költött pénzeszközök egyenlegét.
A könyvelő által feltárt előlegbejelentési kitöltés megsértését jelen bizonylat nyomtatványán jelzi, amelyet a számlavezető tölt ki. A könyvelőnek joga van az előzetes beszámoló és bizonylatok elkészítésére megállapított követelmények be nem tartása esetén azokat szabályszerű lebonyolításra visszaküldeni a számlavezetőnek.
