Napidíj átutalása a munkavállaló kártyájára. Mit kell keresni a költségek tekintetében

A kibocsátott pénzeszközök „fizetési” kártyára utalhatók.

Megjegyzés: Oroszország Pénzügyminisztériumának és a Szövetségi Pénzügyminisztérium 09/10/13 levele, 02-03-10 / 37209 és 42-7.4-05 / 5.2-554

Az Oroszországi Bank által 2004. december 24-én jóváhagyott 266-P számú, a bankkártyák kibocsátására vonatkozó rendelet szabályozza azon műveletek listáját, amelyeket magánszemélyek és jogi személyek bankkártyákkal végezhetnek. Ez azt írja ki, hogy a meghatalmazott alkalmazott a szervezet bankkártyájával fizetheti az üzleti költségeket (ideértve az áruszállítás, a munkavégzés, a szolgáltatásnyújtás költségeit, az utazási költségeket).

De ilyen helyzetben az elszámolható összegek átutalása a szervezet kártyájára némi kellemetlenséget okoz. Mivel az utazási költségek kifizetésekor céges kártyaszámlát kell nyitnia minden üzleti útra küldött számlavezető számára. Ezenkívül az alkalmazottak dokumentált kiadásainak kompenzálásához - ehhez készpénzt kell kapnia a szervezet kártyájával, majd készpénzt kell kiadnia az alkalmazottnak a szervezet pénztárából.

Ezzel kapcsolatban felmerül a kérdés:

Lehetséges-e a feltüntetett elszámolható összegeket az üzleti útra és a visszaigazolt költségtérítésre nem céges kártyákra, hanem a munkavállalók bérkártyájára utalni?

Megjegyzés: A munkavállalói bérkártya egy fizetési kártya, amelyre a számviteli osztály utalja át a munkavállaló bérét. Ez kényelmes, mert a fizetési kártya jelenléte könyvelési időt és pénzt takarít meg a kifizetéshez

Ezt meg lehet tenni, a Pénzügyminisztérium és a Szövetségi Pénzügyminisztérium pedig nem lát ennek akadályát. " A készpénzforgalom minimalizálása érdekében”, Figyelembe véve a szervezeti igazolványok minden kiküldött munkavállaló számára történő kiállításának célszerűtlenségét és a visszaigazolt költségek megtérítésével kapcsolatos kiadások sajátosságait is, a levél szerzői lehetségesnek tartják a fenti elszámolható pénzeszközök munkavállalói kártyákra történő átutalását.

Megjegyzés: A lényeg az, hogy az elszámolható pénzeszközök kifizetésének eljárását a szervezet számviteli politikája rögzíti.

A bérkártya egy fizetési kártya

Fizetési kártya- banki plasztikkártya, amellyel fizetési projekt keretében bankkal szolgáltatási szerződést kötött szervezet a munkavállalónak bért és egyéb pénzbeli költségeket (prémium, utazási költségtérítés, anyagi segítség stb.) fizet ki. .

Általában a fizetések jóváírására adnak ki betéti kártyákat, de gyakran a bankok két vagy több fizetés összegű folyószámlahitel-limitet határoznak meg az ilyen kártyákra.

Bérkártya segítségével egy szervezet munkatársa is hozzáférhet az internetes banki rendszerhez, amely lehetővé teszi a bérkártya státuszának nyomon követését és az interneten keresztüli különböző kifizetések lebonyolítását.

A bérkártyák funkcionalitása megegyezik az engedélyezett folyószámlahitellel rendelkező normál betéti vagy betéti kártyákéval. A fizetési bankkártya használatára nincs korlátozás.

1. 
   A vezetőnek joga van bármilyen időtartamot megállapítani, amely alatt a pénz a könyvelőnél lehet. De amíg a munkavállaló nem számol be az átvett pénzeszközökről, nem kaphatja meg a következő előleget.

Lehet-e pénzt utalni üzleti útra a munkavállaló bérkártyájára

Ebből a cikkből megtudhatja:

1. Lehet-e pénzt utalni üzleti útra az alkalmazottak bérkártyájára?
2. Milyen dokumentumokat kell kiállítani, hogy szabadon utalhasson pénzt a kártyára.
3. Hogyan ellenőrizhető, hogy az alkalmazott szándékosan költötte el az utazási pénzt?

Ha "egyszerűsített" a "jövedelem" tárggyal.

Az oldal nem található

Ez a cikk minden munkáltatót érdekelni fog, aki üzleti útra küldi alkalmazottait, beleértve Önt is.

Leggyakrabban a munkáltatók, akik üzleti útra küldik alkalmazottaikat, készpénzt adnak nekik étkezésre, szállásra és egyéb költségekre. Ebben az esetben egy bizonyos összegre költségpénztári utalvány készül. Azonban nem mindenki érzi jól magát. Manapság egyre több cég utalja át a fizetéseket kártyákra. És lehet, hogy egyszerűen nincs pénz a kasszában, mert sokan banki átutalással dolgoznak. Lehetséges ilyen esetekben az utazási költségtérítést ugyanúgy - közvetlenül a munkavállaló bérkártyájára utalni? A válasz erre a kérdésre sokáig nem volt egyértelmű. Mert a szabályozó dokumentumokban nincs egyértelmű tiltás az ilyen cselekvésekre, de nincsenek engedélyek sem. Ilyen helyzetben a könyvelők kénytelenek voltak önállóan eldönteni, hogy mit tegyenek, saját kárukra és kockázatukra utalva pénzt a fizetési kártyára.

Fontos körülmény. Lehetőség van az utazási költségtérítés átutalására a munkavállalók bérkártyájára, miután ezt az eljárást belső dokumentum rögzíti. Például, a számviteli politikáról.

Azonban alig néhány nappal ezelőtt az orosz pénzügyminisztérium a Szövetségi Pénzügyminisztériummal együtt egyértelmű álláspontot alakított ki: lehetséges az utazási támogatások fizetési kártyára történő átvitele, a lényeg az, hogy az ilyen számítások eljárása megfelelően történik. formalizálva (Oroszország Pénzügyminisztériumának N 02-03-10 / 37209, Szövetségi Pénzügyminisztérium N 42-7.4-05 / 5.2-554 levele, 2013.10.09.). Rögtön megjegyezzük: annak ellenére, hogy jelen levél a költségvetési intézményeknek szól, rendelkezései a kereskedelmi cégekre is kiterjeszthetők. És ajánlunk Önnek egy megjegyzést ezekhez a pontosításokhoz.

Az utazási költségtérítés kiadásának módja

Az alkalmazottak bérkártyájára utazási pénzt csak akkor lehet átutalni, ha a bankkal kötött szerződés ezt lehetővé teszi. Például, oda lehet írni, hogy az elszámolható pénzeszközöket, beleértve az utazási költségeket is, átutalják a bérkártyára (az Oroszországi Bank által jóváhagyott szabályzat 2.5. pontja, 2004. 12. 24. N 266-P). És ha a bankkal kötött megállapodás feltételei csak a fizetés átutalását írják elő a kártyára, akkor más összegek oda utalása ellentmond annak felhasználási szabályainak. És ez tekinthető fizetésnek. Ekkor személyi jövedelemadót kell fizetni, vagy a bank egyáltalán nem mulaszt el egy ilyen befizetést.

Ezenkívül az üzleti utak nem készpénzes fizetésének lehetőségét rögzíteni kell a vállalat belső dokumentumában (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 168. cikke). Például, a számviteli politikában. Oda lehet írni, hogy a fizetési kártyával akkor lehet utazási költséget fizetni, ha a munkavállaló az üzleti útra előre, az utazás megkezdése előtt kapott előleget (Oroszország Pénzügyminisztériumának december 29-i levele, 2011 N 14-01-07 / 1396-1966).

Nem zavarja a vezető azon utasítása sem, hogy utalja át az előleget a munkavállalónak az üzleti útra a személyes kártyájára. E dokumentum szükségességét a bíróság megerősítette (Az Északnyugati Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2008. február 11-i határozata az A52-174 / 2007. sz. ügyben). És természetesen rendelkeznie kell minden, a kifizetés célját igazoló irattal: a munkavállaló kiküldetéséről szóló végzés, az utazási igazolás, a lakóhelyiség bérbeadásáról szóló dokumentumok stb. "utazási költségek" a fizetési adatoknál. Ugyanez az ok segít a banknak a fizetés kihagyásában.

Egy megjegyzésre. Annak érdekében, hogy a bank lemaradjon a fizetési megbízásról az utazási költség összegével a munkavállaló bérkártyájára, ne felejtse el feltüntetni az „utazási költségre” kifejezést a fizetési célban.

Annak megerősítése, hogy a munkavállaló nem költött pénzt személyes szükségleteire, az előzetes jelentése lesz, amelyhez csatolják az igazoló dokumentumokat. A kényelem érdekében kidolgozhatja saját előzetes jelentési formáját, amely nem csak készpénzt, hanem más pénzkibocsátási módokat is biztosít.

Különös figyelmet igénylő árnyalatok. Az üzleti útra befizetett előleg a munkavállaló bérkártyájára utalható. A lényeg az, hogy ezt a lehetőséget a bank megállapodása biztosítja, és magát az eljárást egy belső dokumentum rögzíti. Például, számviteli politika.

Az előlegre vonatkozó banki fizetési megbízásban meg kell jelölni a fizetés célját „utazási költségre”.

N. N. Titova

Az "Egyszerűsített" magazin szakértője

Szinte minden az üzleti utakról szól. utazási költség befizetése a munkavállaló kártyaszámlájára. 7. rész

A korábbi számokban részletesen megvizsgáltuk az utazási költségek költségvetési elszámolásának eljárását mind az oroszországi, mind a külföldi üzleti utak esetében.

Szándékosan nem érintettük azonban az utazási költségek banki (műanyag) kártyával történő fizetésének kérdését, bár az utóbbi időben a gyakorlatban egyre elterjedtebb ez a konstrukció, különösen külföldi utazások esetén. Hiszen sokkal kényelmesebb, ha az elszámolandó összegeket nem készpénzben (beleértve a készpénzt devizában is) adják ki, hanem az alkalmazottak kártyabankszámlájára utalják át a szükséges összegeket.

Mai cikkünket ennek a kérdésnek szenteljük.

Az opció használatának lehetőségéről

Az üzleti utakkal kapcsolatos költségek megtérítésének lehetőségét az egyes alkalmazottak bankkártyás tranzakciókra nyitott bankszámláira történő pénzeszközök átutalásával erősíti meg különösen az Orosz Föderáció Központi Bankjának 2008.24.12-i levele N 14- 27 / 513.

Természetesen az esetleges ellentmondásos helyzetek elkerülése végett - például azért, hogy a revizorok, adóellenőrök ne gondolják úgy, hogy a munkavállaló számlájára utalt összeg munkabér (a személyi jövedelemadó és biztosítási díj), és nem utazási költségtérítés. kiadások - az intézmény a banki átutalással (alkalmazottak bankkártyájával) történő számlapénz kibocsátásának lehetőségét a belső dokumentumokban (helyi szabályzatban), például a kiküldetésről szóló szabályzatban, vagy az elszámoltatható elszámolásokról szóló szabályzatban rögzítse. személyek, vagy kollektív szerződésben.

Mellesleg, az Orosz Föderáció Központi Bankjának ugyanabban a levelében hangsúlyozzák, hogy ha a szervezet kollektív szerződés vagy helyi szabályozási aktus révén lehetővé tette, hogy az utazási költségekre pénzt utaljanak át az alkalmazottak bankkártyáira. , a banknak nincs oka arra, hogy ne mulasszon el egy ilyen fizetést.

A bírák megerősítik az alkalmazottak személyes fiókjainak használatának lehetőségét is. Például, az Északnyugati Kerület Szövetségi Monopóliumellenes Szolgálatának 2008. február 11-i, az A52-174 / 2007 sz. ügyben hozott határozatában a bírák nem értettek egyet az adóellenőrökkel, akik úgy döntöttek, hogy mivel a pénzeszközöket a " fizetés" bankkártyája a szervezet alkalmazottjának, és kivonták onnan, ezeket a kifizetéseket bérnek kell tekinteni, és ennek megfelelően a felhalmozott UST-nak, a személyi jövedelemadónak, az OPS-hez való hozzájárulásoknak, a büntetéseknek és pénzbírságoknak. Mivel a szervezet ezen befizetések egy részére előlegbevallást nyújtott be, valamint az el nem költött előleg egy részének visszautalására pénztárbizonylati utalványt, valamint az igazgatói végzést, amely lehetővé tette számla terhére pénz kibocsátását a pénztárból, ill. a pénzforgalmi számlát az adatszolgáltató bankkártyájára, továbbá mivel a pénzösszeg átutalására vonatkozó fizetési meghagyások nem tartalmaztak utalást arra vonatkozóan, hogy ez munkabérről van szó, a bíróság megállapította, hogy az adóhatóságnak nem volt megfelelő indoka. a cég által a munkavállaló részére kiadott összegek munkavállalói munkabérként való elismeréséért.

Költségvetési könyvelés

Természetesen egy ilyen rendszer használata azt a tényt eredményezi, hogy a költségvetési könyvelésben szereplő bejegyzések eltérnek azoktól, amelyeket az utazási költségek előlegének készpénzben történő kifizetésekor állítanak össze.

Ha üzleti útra előleget állítanak ki

Az Orosz Pénzügyminisztérium 2008. december 30-i N 148n számú rendeletével jóváhagyott, a költségvetési számvitelről szóló utasítás 166. pontja értelmében a jelentésre vonatkozó előlegeket az intézmény vezetőjének rendelete alapján kell kiadni. a címzett írásbeli kérelme, amelyben megjelöli az előleg célját és a folyósítás időtartamát. Ezen a kérvényen a számviteli alkalmazottnak le kell vezetnie a megfelelő számlát a KRB 020800000 „Elszámolások elszámolókkal” számla analitikus könyveléséhez, és meg kell jegyeznie, hogy a korábbi előlegeknél nem volt tartozás.

Ez az eljárás alkalmazható abban az esetben is, ha az előleget készpénzben fizetik ki, és abban az esetben is, ha az utazási költségek előlegét a munkavállaló bankkártya-számlájára (például bérkártyájára) történő átutalással teljesítik.

Ez azt jelenti, hogy az előleg megszerzéséhez a munkavállalónak kérvényt kell írnia a költségvetési intézmény vezetőjének címezve, aki viszont felhatalmazást ad a kártyára utalással előleg kiállítására, amit a számviteli osztály.

Útiköltség előleg átutalása a munkavállaló kártya bankszámlájára (banki átutalással) hasonló fizetési móddal az alábbi bejegyzések tükrözik:

A bankkártyával fizetett költségek alátámasztására az alkalmazottaknak nem csak "standard" dokumentumokat kell benyújtaniuk: utazási jegyek, szállodák nyugtái, tárgyi érték vásárlásáról szóló számlák stb., hanem a felhasználás tényét igazoló speciális dokumentumokat (cédulákat) is be kell nyújtaniuk. a kártya az elszámolásokban (általában szállodában, kereskedelmi szervezetben stb. kártyával végrehajtott tranzakciókkor a számlákat nyomtatják ki a tranzakció visszaigazolásaként), valamint a számlán lévő banki kivonatok, amelyek megerősítik a terhelés tényét pénzeszközök a számláról bizonyos szolgáltatások és áruk fizetésére.

A bankkártya használata esetén a dokumentumok benyújtásának eljárását javasolt tükrözni a számviteli politikában vagy az intézmény más helyi jogszabályában.

A munkavállalók bankkártyájával történő kifizetése esetén felmerülő üzleti úti költségek leírása ugyanúgy történik, mint az üzleti útiköltség-előleg készpénzben történő kifizetésekor.

1. példa... Az intézmény munkatársát üzleti útra küldték. Az utazási költségeket a költségvetésből finanszírozzák.

Előleget fizetnek neki az utazási költségekre 6900 rubel összegben, beleértve:

• napidíj - 800 rubel;
• utazási jegyek vásárlására szolgáló pénzeszközök - 5000 rubel;
• alapok a lakásbérlés költségeinek kifizetésére - 1100 rubel. Az intézményi belső szabályzat szerinti előleg kifizetése a munkavállaló bankkártya számlájára történő átutalással történik.

Az intézményvezető által jóváhagyott munkavállalói előleg-beszámolónak és az ahhoz csatolt dokumentumoknak megfelelően a kiküldetés tényleges költségei a következők voltak:

• napidíj - 800 rubel;
• az utazási jegyek ára 4860 rubel. (mellékelt, készpénzben fizetett jegyek, amelyeket a munkavállaló ATM-ben levett a kártyáról);
• ágynemű díja - 140 rubel. (pénztárbizonylat csatolva);
• a szállodai szállás költsége 1100 rubel. (kártyával fizetve, mellékelve a szállodától kapott nyugta, szelvény, bankszámlakivonat az alkalmazott számláján a szálloda javára történő pénzterhelésről).

A könyvelő a következőképpen tükrözte az elszámolásokat a kiküldött munkással:

Ha a tényleges költségek eltérnek a kifizetett előleg összegétől (megtakarítás, költségtúllépés van), a különbözetet a munkavállaló és az intézményvezető megállapodása alapján rendezik.

Például túlköltés esetén a pénztárból készpénzben, vagy a különbözet ​​munkavállaló azonos bankszámlájára történő átutalásával lehet megtéríteni. Ha pedig a dolgozónak fel nem használt összege van, akkor elképzelhető, hogy azt készpénzben letétbe helyezi az intézmény pénztárában, vagy visszatartja a munkavállaló béréből.

Ha a kiadásokat utólag térítik meg

A hatályos jogszabály előírja a munkáltató azon kötelezettségét, hogy a munkavállalónak üzleti útra küldésekor készpénzelőleget adjon az üzleti úttal kapcsolatos költségek megfizetésére. Ezt a követelményt különösen az Orosz Föderáció kormányának 2008.10.13-i N 749 számú rendeletével jóváhagyott, az alkalmazottak üzleti utakra küldésének sajátosságairól szóló szabályzat 10. pontja tartalmazza.

A gyakorlatban azonban előfordulnak olyan helyzetek, amikor a kiküldött munkavállaló elkölti személyes pénzeszközeit, vagyis szigorúan véve jóváír egy intézményt. Ugyanakkor szállítónak (hitelezőnek) nem tekinthető és a Költségvetési Számviteli Utasítás a KRB 020800000 „Elszámolások számlavezetőkkel” számla kivételével a számlaköteles elszámolások elszámolására más számlát nem ír elő. Ez azt jelenti, hogy ezt a számlát kell használni a tranzakciók megjelenítésére, függetlenül attól, hogy a kiküldött munkavállaló kapott-e előleget vagy sem.

A költségtérítés alapja a vezető által jóváhagyott, igazoló okiratokkal ellátott előlegjelentésen túlmenően a munkavállaló részére (beleértve a kártyaszámlájára is) vonatkozó kártérítési kérelme lesz. Ezen túlmenően a kollektív szerződésben vagy más helyi szabályozásban célszerű előírni a munkavállaló saját költségén felmerült utazási költségeinek megtérítésének lehetőségét és eseteit.

2. példa. Változtassuk meg az 1. példa feltételeités tegyük fel, hogy az üzleti út sürgős volt, és a munkavállaló saját forrásból fizette a költségeket. Az intézményvezető határozatot hozott a dolgozó kiadásainak megtérítéséről a megfelelő összegek bérkártyájára utalással. A dolgozó ennek megfelelő nyilatkozatot írt az intézményvezetőnek.

Ebben az esetben a műveletek a következőképpen jelennek meg:

Egy megjegyzésre. Magyarázatok az üzleti utakról

Gyakran előfordul, hogy az üzleti utazó saját költségén az üzleti út végét követően még több napig (például hétvégén) szeretne az üzleti út helyén tartózkodni, ezért az üzleti út befejezési dátuma nem esik egybe a feltüntetett dátummal. a retúrjegyen. A munkavállaló kirendelése gazdaságilag indokolt és dokumentált.

Az orosz Pénzügyminisztérium 2010.08.16-án kelt N 03-03-06 / 1/545 levélben részletes, de nem teljesen egyértelmű választ adott erre a kérésre. A félreértés elsősorban a jegyekre költött összegek személyi jövedelemadójának megadóztatását érinti.

A 2010.09.06-án kelt N 03-04-06 / 6-205 levél elmagyarázza, hogyan kell kiszámítani a személyi jövedelemadót a külföldi utazás utolsó napjának napidíjából. Az adómentes napidíj összegének meghatározása érdekében az üzleti út utolsó napjára 700 rubel összegű napidíjat fogadnak el. Az elektronikus jegyekkel kapcsolatos további magyarázatok az Oroszországi Pénzügyminisztérium 2010.08.16-i N 03-03-07 / 27-i levelében találhatók.

N.N. Shishkoedova

Szakértő tanácsadó

A Könyvelő Tanácsadó Kiadótól

A szervezet „megállapodást kötött a bankkal a szervezet dolgozóinak elszámolási (betéti) bankkártyáinak kibocsátásáról, kiadásáról és karbantartásáról”, amelyet röviden „bérprojekt megállapodásnak” nevezünk. A bank Visa Classic bankkártyákat bocsát ki az alkalmazottak számára, és speciális kártyaszámlákat nyit az alkalmazottak fizetésének átutalására. Ezekre a kártyákra nem csak a fizetéseket lehet utalni, hanem a hitelösszegeket, utazásokat és elszámolható összegeket is?

A bérprojektek célja tisztán gazdasági. A bank csökkenti költségeit azáltal, hogy nagy kötegeket bocsát ki kártyaként, megszervezi a fizetések átutalása során a dokumentumáramlást, és a kártyák kiszolgálási költségeinek nagy részét áthárítja a magánszemélyekről a munkáltatókra. A foglalkoztató szervezet a készpénzes kifizetések összegének csökkentésével csökkenti a költségeket. Ugyanakkor a magánszemélynek bérprojektkártya kiállításakor a bank továbbra is bankszámlaszerződést köt vele.

(3) bekezdése értelmében Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 845. §-a értelmében a bank nem jogosult meghatározni és ellenőrizni az ügyfél pénzeszközeinek felhasználási irányait, és nem állapíthat meg egyéb, a törvényben vagy a bankszámla-szerződésben nem szereplő korlátozásokat a pénzeszközök feletti rendelkezési jogára vonatkozóan. saját belátása szerint. Ezen túlmenően a bank köteles az ügyfél részére a jogszabály, az ennek megfelelően kialakított banki szabályok és a banki gyakorlatban alkalmazott üzleti szokások által meghatározott számlatípusra előírt műveleteket végrehajtani, ha a bankszámla eltérően nem rendelkezik. megállapodás (az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyvének 848. cikke).

A bankkártyák oroszországi forgalmát a Fizetési kártyák kibocsátására és a használatukkal végrehajtott tranzakciókra vonatkozó, a Bank of Russia által 2004.12.24-én jóváhagyott, 266-P sz. szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) szabályozza. E dokumentum szerint a magánszemélynek joga van rubel tranzakciókat végrehajtani a bankkártyaszámláján, amelyre vonatkozóan a törvény nem ír elő tiltást (korlátozást) a teljesítésre.

A bank fizetési kártyával történő elszámolások során végzett tevékenységének rendjét ezen túlmenően a bankon belüli szabályok határozzák meg (Szabályzat 1.11. pont). Ezen szabályok alapján köt szerződéseket a bank különösen bérprojektekre. Ezért ez a megállapodás rögzítheti (vagy éppen ellenkezőleg, korlátozhatja), valamint a szervezet jogát arra, hogy a fizetési projekt kártyaszámláin bármilyen „nem fizetési” összeget jóváírjon.

Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 168. cikke szerint az üzleti utakkal kapcsolatos költségek megtérítésének eljárását és összegét a szervezet kollektív szerződése vagy helyi szabályozási aktusa határozza meg. Ugyanakkor az AO-1 számú előlegjelentés egységes formája, amelyet az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 2001.08.01-i 55. számú határozata hagyott jóvá, csak készpénzben írja elő az elszámoltatási célú pénzek kibocsátását. . A szervezet azonban kidolgozhatja saját előzetes jelentési formáját, figyelembe véve az elszámolandó összegek fogadásának és visszaküldésének egyéb módjait (a 2011.12.06. 402-FZ "Számvitelről" szövetségi törvény 9. cikkének 4. része). .

Ennek megfelelően tanácsos a szervezet számviteli politikájába belefoglalni a bankkártyákkal történő elszámolások eljárását az alkalmazottakkal, ideértve az elszámolandó összegek, utazások és kölcsönök kiadását is (a 402-FZ szövetségi törvény 8. cikkének 2. része, kelt. 2011.12.06., 4. o. PBU 1/2008).

A fenti normák alapján, valamint a szabályozó hatóságok álláspontját és a választottbírósági gyakorlatot figyelembe véve (lásd az Oroszországi Pénzügyminisztérium 2014. augusztus 25-i, 03-11-11 / 42288 sz., december 29-i leveleit, 2011. sz. 14-01-07 / 1396-1966, Pénzügyminisztérium Oroszország 2011. július 26-tól 42-7.4-05 / 5.2-500, Oroszország Pénzügyminisztériuma 02-03-10 / 37209 és az Államkincstár Oroszország /42-7.4-05/5.2-554 sz., 2013.09.10., az Orosz Föderáció Központi Bankja 2008.12.24.-i 14-27/513, a Tizennegyedik Választott Fellebbviteli Bíróság 2011.04.05-i határozata A05-11476 / 2010, Északnyugati körzet FAS, 2008.02.11. sz. A52-174 / 2007), a következő következtetés vonható le.

A szervezet jogosult utazási, egyéb elszámolható összegeket, valamint hitelösszegeket átutalni a munkavállalók bérkártyájára:

Ha azt a bérprojekt megállapodás nem tiltja;

Ha ez összhangban van a szervezet számviteli politikájának az alkalmazottakkal történő elszámolások bizonylatkezelési rendjére vonatkozó rendelkezéseivel;

Ha ez nem mond ellent a kollektív szerződésben vagy a szervezetnek az utazási költségek megtérítésének rendjéről szóló helyi jogszabályában foglaltaknak.

Sőt, a Pénzügyminisztérium szerint az elszámolható pénzeszközök átutalására vonatkozó fizetési meghagyásokon fel kell tüntetni, hogy elszámolhatóak. Ezen túlmenően a szervezetnek írásos kérelmet kell kapnia a munkavállalótól az elszámolandó összegek személyes bankkártyájára történő átutalására az adatok megjelölésével, valamint az előlegjelentéshez csatolnia kell a bankkártyás fizetést igazoló dokumentumokat.

Minden ilyen "viszontbiztosítási" intézkedés szükség esetén segít bebizonyítani a Szövetségi Adószolgálat és a költségvetésen kívüli alapok felügyelőinek, hogy a fizetési kártyára utalt pénz nem olyan fizetés, amelyből tévedésből nem vonták vissza a személyi jövedelemadót. és amelyekre nem számítottak fel biztosítási díjat.

Az alkalmazottak üzleti úton történő regisztrációja a munkavállaló üzleti útra küldésére vonatkozó végzéssel kezdődik. Jelzi, hogy a munkavállaló milyen időszakra, milyen helyre és milyen célból megy üzleti útra. A kísérőokmány olyan szolgáltatási megbízás, amely részletesebben meghatározza az utazás célját, a vállalkozókkal, ügyfelekkel, potenciális vásárlókkal vagy más személlyel való interakció szakaszait.

A megrendelés teljesítését és a szolgáltatási megbízást követően az üzleti út alatti kiadásra szánt előleg kifizetése következik. Az előleg fedezi a napi költségeket: szállás, étkezés és kapcsolódó költségek (utazás a helyszínre).

Mikor kell előleget fizetni – üzleti út előtt vagy után?

A munkavállaló üzleti útra küldésekor készpénzelőleget kap az utazási és bérleti költségek, valamint az állandó lakóhelyen kívüli életvitelhez kapcsolódó többletkiadások fedezésére (napidíj).

A végső számításokat a munkavállaló üzleti útról való visszatérésekor, előzetes jelentés elkészítése és az összes felmerült kiadás felsorolása után kell elvégezni. Ha az utazás előtt kiadott előleg nem fedezi ezeket a költségeket, a munkavállalónak a fennmaradó összeget kifizetik. De ez az előlegjelentésnek a szervezet igazgatója vagy meghatalmazottja általi jóváhagyása után történik, mert gyakran vannak olyan kiadások, amelyek kereskedelmi tevékenység szempontjából nem indokoltak. Tegyük fel, hogy egy alkalmazott üzleti úton van, hogy egy nagyot ebédeljen egy étteremben, és csatoljon egy nyugtát a költségkimutatáshoz. Az igazgató ezeket a költségeket indokolatlannak ítélheti, ezért a munkavállalónak ebben az esetben nem jár költségtérítés.

Hogyan lehet utazási költségtérítést kiadni - a szervezet pénztárgépéből vagy átutalással a munkavállaló bankkártyájára?

Ebben az esetben mindkét lehetőség lehetséges.

Ha pénzt adnak ki a pénztárból, akkor fel kell jegyezni, hogy az utazási költségekre adták ki. Ezenkívül a pénztári megbízáshoz csatolják egy alkalmazott nyilatkozatát, amelyben pénzt kér. Ez a követelmény 2012 óta van érvényben.

Az utazási költségtérítés munkavállaló személyi igazolványára történő átutalásakor a fizetési célban is szerepel, hogy ez a pénz üzleti útra szól, vagy napidíj, attól függően, hogy az utazási igazolásban hogyan fogalmazódik meg az utazás célja.

Utazási igazolvány kitöltése

A pénz beérkezésekor minden dokumentumot elkészítenek, a munkavállalónak úti igazolást állítanak ki, majd a személyzeti osztályon, a számviteli osztályon vagy a titkárnál lebélyegzik, amikor üzleti útra megy (a dátum feltüntetve), ahol távozik, annak a személynek az aláírása, aki megerősíti a munkavállaló munkahelyéről való távozását.

Az utazási igazolvány hátoldalán az indulásra vonatkozó oszlopok kitöltésének dátuma a munkavállaló célállomásra történő kiküldetésének dátuma. Az üzleti út helyszínére való megérkezés után a számviteli osztályra érkezéskor jelölést helyez el egy titkárral vagy más olyan személlyel, aki rendelkezik a szervezet bélyegzőjével.

Előfordul, hogy egy üzleti utazót egy helyre küldenek, és más szervezetekhez kell mennie néhány munkafeladat megoldásához. Ilyenkor az utazási igazolás hátoldalán minden olyan pontot fel kell tüntetni, ahová a munkavállaló érkezik és ahonnan távozik, hogy ne legyen probléma az útiköltség igazolásával.

A hátoldal kitöltésének utolsó szakasza akkor következik be, amikor a munkavállaló visszatér a szervezetéhez. A szervezethez érkezésről jegyzetet tesz a személyzeti osztályra, és ezen az utazási igazolvány hátoldala kitöltöttnek minősül. A munkavállalónak az üzleti útról való visszatérést követő három munkanapon belül be kell jelentenie és előzetesen be kell jelentenie minden felmerült költségét.

Hogyan kell kitölteni a költségelszámolást

Az előlegjelentés olyan dokumentum, amelyhez a kiadásokat igazoló összes elsődleges dokumentumot rögzítik.

A címlap tartalma:

• Az alkalmazott teljes neve
• felosztás
• előzetes jelentés dátuma

Az előlegjelentés hátoldalán a munkavállaló feltünteti:

• az elsődleges dokumentumok vagy a kiadások nevei
• a dokumentumban feltüntetett összeget
• lekötött összköltség
• aláírás

A hátoldal kitöltése után az előlegjelentés benyújtásra kerül a számviteli osztálynak. A számviteli szolgálat az előlegbevallás alján egy gerincet tölt ki, amelyen a következő adatok szerepelnek: ki nyújtotta be az előlegbevallást, az előlegbevallás száma, az előlegbejelentés átvételének dátuma. A gerincet letépik és átadják a munkavállalónak, annak megerősítéseként, hogy ezt az előlegjelentést benyújtotta.

Mire kell figyelni a költségek tekintetében?

1. Szállítás

Figyelembe kell venni, hogy a közösségi közlekedésben (trolibusz, autóbusz, villamos) történő utazás költségét a napidíj tartalmazza, így a munkáltatónak joga van ezeket nem téríteni. Ezt a törvény nem írja elő. A metró viteldíját nyugta és jegy bemutatása esetén térítik.

Az elővárosi és távolsági vonatok költségeit a munkáltató köteles megtéríteni. A kisbusszal egyik településről a másikra történő utazást is megtérítik. Ebben az esetben a városon belüli kisbusszal történő utazást nem térítik meg.

2. Lakásfelvétel

2012-ig korlátozások vonatkoztak a lakhatási költségekre. Jelenleg a törvény semmilyen módon nem korlátozza a lakásbérletet, minden attól függ, hogy a munkavállaló hogyan tárgyal a munkáltatóval. Ha a munkáltató belső dokumentumokkal engedélyezi a szállás bérlését egy ötcsillagos szállodában, akkor ezt a munkavállaló megteheti. Ebben az esetben a teljes összeg költségét a költség tartalmazza.

3. Szórakoztatási költségek

Az üzleti út során a delegációnak különféle többletköltségei merülhetnek fel, például vendéglátóhelyek költségeivel, stb. Ilyen esetekben a reprezentációs költségek korlátozása lép életbe (legfeljebb az adózó bérköltségének 4%-át). erre a beszámolási / adózási időszakra) ... Ha ezt a korlátot nem sikerül áthidalni, akkor az adószámításnál minden költség figyelembe vehető (jövedelemadó vagy az egyszerűsített adórendszer alkalmazásához kapcsolódó adó).

Mi a teendő, ha a kiadások meghaladták a megengedett határt? Ilyen esetekben a munkáltató a normatíva túllépése ellenére minden költséget megtéríthet a munkavállalónak, de azokat csak a törvény hatálya alá tartozó részben tudja majd figyelembe venni az adószámításnál, és leírni veszteségként pihenni.

Napidíj fizetés

Napidíj

Jelenleg a törvény lehetővé teszi, hogy 700 rubelen belül fizessen napidíjat, amelyre nem vonatkozik személyi jövedelemadó. naponta. De ha például az igazgató üzleti útra megy, akkor feltételezhetjük, hogy 700 rubel. egy nap nem lesz elég neki. Előfordulhat, hogy nagy összeget rendelnek hozzá, míg a 700 RUB-ot meghaladó összegre 13%-os személyi jövedelemadót kell fizetni.

Külföldi üzleti utak esetén a napidíj összege attól függően változik, hogy az üzleti utazót melyik országba küldik. Ezt is törvény szabályozza.

A napidíj összegét igazoló dokumentumok

A napidíj mértékét az igazgató rendelete hagyja jóvá, amelyben elő lehet írni, hogy a munkavállalók mely kategóriái mekkora összegű napidíjat állapítanak meg. Bármilyen kritériumot beállíthat (osztály, beosztás, vezetéknév stb. szerint), amely egyértelműen értelmezhető és felhasználható a napidíjak sorrendben történő megadásakor.

Utazási költségtérítés számítása

A napidíj a munkavállaló üzleti útjának minden napjára jár. Az utazási költségtérítés számítása naptári napokon történik az átlagkereset alapján.

Példa

Egy alkalmazott fizetése 20 000 rubel, üzleti útra küldik. De a múlt hónapban a munkavállaló 100 000 rubel éves bónuszt kapott. Ezt az utolsó hónapban kifizetett bónuszt vesszük figyelembe az utazási napok kifizetésének kiszámításakor. Ez hatással lesz a munkavállalóra naponta felszámított összegre. Ha ebben a hónapban egy szervezetben dolgozna, és nem megy üzleti útra, 20 000 rubelt kap. De mivel üzleti útra ment, a kapott összeget a következőképpen számítják ki:

Hibák a napidíj számításánál

Néha a könyvelő helytelenül számítja ki az utazási költségtérítés összegét, és a munkavállaló elkezdi kitalálni, hogyan számították ki számára az átlagbért. Előfordul, hogy nem vettek figyelembe néhány kifizetést, vagy nem is az átlagkereset alapján számolták ki az üzleti utat, hanem egyszerűen felhalmozták a fizetést. A munkavállalónak joga van követelni a bérek átlagkereset alapján történő kiszámítását, ami jelentősen megnöveli a folyó havi kifizetéseit.

Van, amikor megtörténik, és fordítva. Például a múlt hónapban egy alkalmazott egyik pozícióból a másikba költözött, és az átlagkereset kevesebb volt, mint a fizetése. Ebben az esetben az üzleti úton töltött idő fizetése kevesebb lesz.

Hétvégi és üzleti úti túlóra fizetése

Előfordul, hogy a munkavállalónak nem csak egy hétvégi üzleti úton kell dolgoznia, hanem túlóráznia is kell. Ezt a hivatali körülmények megkövetelik. Ebben az esetben a munkavállalót igazolni kell, hogy valóban túlterhelt. A visszaigazolás közvetlenül abban a szervezetben adható ki, amelyben dolgozott. Például a túlóra tényét a személyzeti osztályon lehet megerősíteni. Ugyanakkor a visszaigazoláson túl fontos, hogy legyen olyan feladat is a munkáltatótól, amely közvetlenül jelzi, hogy ezeken a napokon két órával tovább tartott a munkanap. Ha a munkáltató erre nem adott közvetlen utasítást, akkor jogában áll nem fizetni a munkavállalónak ezért a feldolgozásért. Előfordulhatnak olyan esetek, amikor egy gátlástalan alkalmazott összejátszik azzal a szervezettel, ahová került, és ott a valóságnak nem megfelelő dokumentumokat készítenek számára. Az adatkezelést a munkáltató kezdeményezi, a munkavállaló maga nem hosszabbíthatja meg a munkanapot.

Ugyanez vonatkozik a hétvégi munkára is. Ha egy munkavállaló, aki üzleti úton van, hétvégén megy dolgozni, akkor ezt meg kell egyeztetni a munkáltatóval, megbízást kell készíteni, majd a hétvégi munkáját ki kell fizetni.

Ha a munkáltató arra utasítja a munkavállalót, hogy hétvégén vagy ünnepnapon menjen ki dolgozni, akkor a fizetés a Munka Törvénykönyve szerint dupla összegben történik. De mivel a kiküldött munkavállaló kifizetése az átlagkereset alapján történik, felvetődik a kérdés, hogyan tudja kiszámolni a szabadnapi munkát: az átlagbér vagy fizetés duplájára?

Az üzleti úton végzett hétvégi munkáért kétszeres fizetést kell fizetni, vagyis nem az átlagkeresetet számítják ki, hanem az arányt vagy a fizetést, elosztva a munkanapok számával, az így kapott összeget megszorozzák 2-vel.

Példa

Az adófizetőknek sok kérdésük van azzal kapcsolatban, hogy miként utalják át a szervezet által a bejelentésre és az utazási költségekre kiadott pénzeszközöket alkalmazottai "bérkártyáira". És mi a helyzet a munkavállaló hozzájárulásának regisztrációjával, hogy pénzeszközöket kapjon a „bér” bankkártyára történő átutalással. A pénzügyi tisztviselők felvilágosítást adtak ezekről a kérdésekről.

Az utazási költségek kifizetése és (vagy) megtérítése érdekében, valamint a szervezetnek jogában áll pénzeszközöket átutalni alkalmazottai „bér”kártyáira. A tisztviselők azonban úgy vélik, hogy minden pénzátutaláshoz szükség van egy alkalmazott tetszőleges formában megírt nyilatkozatára, amely meghatározza a „fizetési” kártya részleteit, a célokat, a pénzeszközök összegét és időtartamát. Emlékeztetni kell arra, hogy a jelentéstételhez és az utazási költségekhez való pénzeszközök biztosításának ezt a módját feltétlenül elő kell írni a helyi szabályozási aktusban és a szervezet számviteli politikájában. Erről korábban írtunk az egyik cikkben.

Ez annak a ténynek köszönhető, hogy a jogi személy vagy egyéni vállalkozó tevékenységével kapcsolatos költségek elszámoltatható személy részére történő pénzeszközök kiadásának általános eljárását és feltételeit az Oroszországi Bank 3210-es számú irányelvének 6.3. pontja tartalmazza. U kelt: 2014.03.11. "A jogi személyek készpénzes tranzakcióinak fenntartási eljárásáról, valamint az egyéni vállalkozók és kisvállalkozások készpénzes tranzakcióinak egyszerűsített eljárásáról." A meghatározott bekezdésben foglaltaknak megfelelően a jogi személy, egyéni vállalkozó tevékenységének végrehajtásával kapcsolatos kiadások fedezésére számlás munkavállaló (a továbbiakban: elszámoló) készpénz kibocsátására a 0310002. elszámoltatható személy írásbeli kérelmével. Ez a dokumentum bármilyen formában készült, és tartalmazza a készpénz mennyiségének és a készpénzkibocsátás időtartamának feljegyzését, valamint a vezető aláírását és az írás dátumát.

A beszámoló ellenében csak abban az esetben kerül kibocsátásra készpénz, ha az elszámoló a tartozást maradéktalanul törleszti a jelentésre korábban átvett készpénz összegére. Más szóval, minden kérdést meg kell erősíteni a munkavállaló írásos nyilatkozatával. Erről a Kilencedik Választottbíróság 2014.02.10-i N 09AP-47028/13 sz.

Megjegyzendő, hogy nincs olyan szabály, amely szabályozná azt az eljárást, hogy a bejelentés alapján a munkavállalónak milyen eljárást kell biztosítania. Ezen túlmenően nem szabályozták azt az időtartamot sem, amelyen belül az elszámolónak be kell számolnia az általa átvett, nem üzleti utakhoz kapcsolódó pénzeszközökről.

Következésképpen mindazokat a rendelkezéseket, amelyek meghatározzák az elszámoltatható személyekkel való elszámolás menetét, az elszámolható összegek biztosításának módját, például a munkavállalók banki ("bér"kártyáira történő átutalással), a szervezet önállóan állapítja meg. A „Szervezetek számviteli politikája” című 7/2008. A 2011.12.06.-i N 402-FZ "A számvitelről" szövetségi törvény 8. cikke, Oroszország Pénzügyminisztériumának és a Szövetségi Pénzügyminisztérium 2013.09.10-i levelei NN 02-03-10 / 37209, 42-7.4-05 / 5.2 -554, Oroszország Pénzügyminisztériumának 2014. 01. 28-i levelei N 02-03-09 / 3057) a nem készpénzes jelentéstételhez szükséges források biztosításának eljárását, valamint az ilyen pénzeszközök felhasználásának bejelentési eljárását a szervezetnek a helyi jogszabályban és a számviteli politikában kell rendelkeznie.

Az Orosz Bank 2004. december 24-i N 266-P „A fizetési kártyák kibocsátásáról és a használatukkal végzett tranzakciókról” című rendeletének 2.3. pontja szerint az ügyfél - magánszemély bankkártya használatával olyan műveleteket hajthat végre, mint pl. készpénz átvétele, áruk (munkák, szolgáltatások, szellemi tevékenység eredményei) fizetése az Orosz Föderáció pénznemében az Orosz Föderáció területén, valamint devizában - az Orosz Föderáció területén kívül.

A fentiekből következik, hogy nyitva áll azon műveletek listája, amelyeket a magánszemélyek fizetési (betéti) hitelkártyával végezhetnek. Csak azokra a műveletekre korlátozódik, amelyek végrehajtására vonatkozóan az Orosz Föderáció jogszabályai által meghatározott tilalmak (korlátozásai) vonatkoznak.

Ezt a körülményt az Orosz Központi Bank is irányítja, megjegyezve, hogy a munkavállalók számlájára történő pénzkibocsátás lehetőségének kérdése a bankkártyákkal történő tranzakciókra szánt bankszámlájukon történő jóváírással a munkajog alkalmazásának síkjába tartozik. Ez az Oroszországi Központi Bank 2009.07.23-i N 29-1-1-7 / 4625, 2008.12.24-i N 14-27 / 513 leveléből következik.

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve jelenleg nem tartalmaz tilalmakat az utazási, általános üzleti és egyéb dokumentált költségek kifizetésére vagy kompenzálására vonatkozóan a szervezet pénzeszközeinek átutalásával az alkalmazottak bankkártyáira. A fentiek figyelembevételével a tisztviselők úgy vélik, hogy ahhoz, hogy ezek az alkalmazottak ilyen kártyákat használhassanak a szervezetek feladataival és szükségleteivel kapcsolatos kiadások teljesítésére, jogukban áll pénzeszközöket átutalni alkalmazottaik bankkártyájára, beleértve a fizetésüket is. "kártyákat. Mellesleg, .

Figyelembe véve a szervezeti kártyák kibocsátásának célszerűtlenségét minden egyes üzleti útra küldött munkavállaló számára, valamint az alkalmazottak dokumentált kiadásainak megtérítésével kapcsolatos költségek végrehajtásának sajátosságait, az Oroszországi Pénzügyminisztérium és a Szövetségi Pénzügyminisztérium a szükséges következtetést. Lehetővé teszik a pénzeszközök átutalását magánszemélyek - szervezetek alkalmazottai bankszámláira, hogy a magánszemélyek „bér keretében” kiállított kártyáival lehessen végrehajtani az utazási költségeket, és kompenzálják az alkalmazottak dokumentált kiadásait.

Ennek érdekében a szervezetnek a fizetési megbízásban jeleznie kell, hogy az átutalt pénzeszközök elszámolhatók, és a munkavállalóktól írásos nyilatkozatot kell kapnia az elszámolandó összegek személyes bankkártyájukra történő átutalásáról, feltüntetve ezen kártyák adatait. Emellett a Pénzügyminisztérium 2014.08.25-i, N 03-11-11 / 42288 sz. levele szerint a munkavállalóknak bankkártyás fizetést igazoló dokumentumokat kell csatolniuk az előzetes jelentésekhez.