Minden vállalkozás tevékenységének és méretének archívumnak kell rendelkezésére állnia. Ez az a hely, ahol az összes mentési dokumentációt elhelyezik. Itt találhatók az éves beszámolók, pénztárkönyvek, számlák, igazolások, bérjelentések, készletnyilvántartások stb. Figyelemre méltó, hogy a számviteli bizonylatok tárolási ideje közvetlenül függ azok jellegétől. Egyes papíroknak 75 évig kell lenniük a szervezet archívumában, másoknak csak egy évig. Mindezeket a kereteket törvény írja elő. Nézzük meg, milyen határidőket szabnak bizonyos fontos értékpapírokra.
A számviteli bizonylatok tárolási idejét számos törvény szabályozza. Így 2004. október 22-én aláírták a következő szövetségi törvényt, amelynek száma 125. Ennek a rendelkezésnek a címe: „A levéltári ügyekről”. A tizenhetedik cikk különösen fontos a szervezetek számára. Kimondja, hogy minden vállalkozásnak be kell tartania a rendeletek, rendeletek és egyéb törvények előírásait, amelyek megjelölik, hogy bizonyos papíroknak mennyi ideig kell az archívumban lenniük. Korábban is léteznek olyan szabályozások, amelyek a számviteli bizonylatok tárolási idejét határozzák meg. Például az Orosz Föderáció törvénye a 129. szám alatt. A neve „A számvitelről”. 1996. november 21-én lépett hatályba. Jelen határozat tizenhetedik cikkének első bekezdése kimondja, hogy minden vállalkozás, okától függetlenül, köteles megőrizni az elsődleges és egyéb számviteli bizonylatokat, valamint a jelentéseket és nyilvántartásokat, ameddig az ország levéltára megállapította. A legtöbb értékpapír futamideje azonban nem lehet kevesebb öt évnél.
Az adójogszabályoknak megvannak a maga posztulátumai. Az egyik a kódex huszonharmadik cikkelye, pontosabban az első bekezdés nyolcadik albekezdése. Fel vannak tüntetve a számviteli dokumentáció, valamint egyéb értékpapírok tárolási ideje, nevezetesen:
1. Az adók kiszámításához és utólagos fizetéséhez használják.
2. A bevétel igazolása.
3. A felmerülő költségek feltüntetése.
4. Adófizetés igazolása.
Minden adózói kategória esetében ezek az időszakok négy évre szólnak. Azt gondolhatja, hogy ezek a törvények ellentmondanak egymásnak. Nem szabad azonban elfelejteni, hogy az első szabályozás a számviteli, a második az adójogban érvényes. Mivel a szervezetnek az egyik és a másik kódexhez is vezérelnie kell, ezért érdemes a határidőt választani, azaz öt évet.
A számviteli bizonylatok tárolási idejét a következő törvények is szabályozzák:
1. Jóváhagyta és 2002. február 6-án aláírta a Rosarkhiv vezetősége „A szervezet archívumára vonatkozó alapvető szabályok”.
2. Jóváhagyva 2000. október 6-án "A szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos vezetési dokumentumok jegyzéke a tárolási idő megjelölésével."
3. A Szovjetunió Pénzügyminisztériuma aláírta a „Számviteli dokumentumokra és munkafolyamatokra vonatkozó szabályzat” 105. számon, amely 1983. július huszonkilencedikén lépett hatályba.
A számviteli bizonylatok minimális tárolási ideje egy év. Ilyen időszak csak az értékpapírok egy bizonyos kategóriájára vonatkozik, amely magában foglalja az illetékes hatóságokkal folytatott levelezést a jelentés időpontjáról. A készpénzes dokumentumok tárolási ideje öt év. Rajtuk kívül a következő nyomtatott példányokat kell hasonló ideig az archívumban megőrizni:
1. Egyenlegek a negyedévre.
2. A szervezet negyedéves beszámolói magyarázó megjegyzésekkel.
3. Főkönyv.
4. Az értekezletek valamennyi jegyzőkönyve megvitatásra, valamint a negyedév egyenlegeinek és az azonos időszakra vonatkozó jelentések jóváhagyása.
5. Sakk magazinok.
6. Pénztárkönyvek és forrásokiratok.
7. Egyenlegszámlák (analitikai és szintetikus) lapjai (keringő és felhalmozó).
8. A rendszeren kívüli, valamint a rendszerszintű könyvelés összes dokumentuma (ellenőrző és segédkönyvek, folyóiratok, irattárak).
9. A társaság pénzügyi-gazdasági tevékenységének ellenőrzéséről szóló okiratok, valamint mindenféle elsődleges anyag.
10. Kártyák, iratszekrények és könyvek az elszámoltatható személyekkel végzett tranzakciókról.
Legalább tíz évig kell tárolni:
1. Egyenlegek, valamint a szervezet évre vonatkozó beszámolói. Azokhoz magyarázó megjegyzéseket kell csatolni.
2. Leltárkészlet.
3. Az átviteli és elválasztási karakter egyensúlya.
4. Összevetési nyilatkozatok.
5. Felszámolási jellegű egyenlegek. Azokhoz magyarázó megjegyzéseket és egyéb mellékleteket kell csatolni.
6. Könyvek, amelyekhez az épületeket és építményeket vezetik.
7. Jegyzőkönyv azokról az ülésekről, amelyeken az éves időszak mérlegeit és beszámolóit megvizsgálták vagy jóváhagyták.
8. Az építmények, épületek leltárára vonatkozó információkat tartalmazó mindenféle anyag.
9. Azokról az ülésekről készült jegyzőkönyv, amelyeken a leltározási folyamatok összesítő kimutatásait tárgyalták.
A leghosszabb ideig, hetvenöt évig minden munkavállaló személyes számláját kell vezetni. Ha nincsenek ilyen dokumentumok, akkor azokat olyan nyilatkozatokkal helyettesítik, amelyekre a béreket kiállítják. Ismeretes, hogy a befektetett eszközöket meghatározott idő elteltével a teljes értékcsökkenés után írják le a mérlegből. A törvény szerint az útlevelüket pontosan ugyanannyi ideig kell megőrizni.
Bármely könyvelő tudja, hogy minden elsődleges dokumentumot meg kell őrizni egy bizonyos ideig. A nagy cégek speciális archívumokkal rendelkeznek a könyvelési dokumentumokat tartalmazó mappák tárolására. Az elektronikus dokumentumkezelés megjelenésével a dokumentumok egy része nem nyomtatható, hanem elektronikus formában tárolható. Az elsődleges dokumentáció tárolásának választott módszerétől függetlenül a törvényben meghatározott feltételeknek megfelelően kell dolgoznia. Az alábbiakban róluk fogunk beszélni.
Az elsődleges dokumentumok tárolási idejére vonatkozó általános információkat a 2011.12.06. sz. 402-FZ szövetségi törvény tartalmazza. A jogalkotási aktus ezen része kimondja, hogy az elsődleges terméket legalább öt évig kell tárolni. A futamidő még magasabb is lehet - és mi az adott dokumentum tárolási ideje, az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának végzése megmondja. Ez a bizonylat egy táblázatot tartalmaz az elsődleges számviteli bizonylatok, adónyilvántartások, személyi bizonylatok és egyéb dokumentumok tárolási időszakairól. A táblázat 1003 tételt tartalmaz dátummal bizonylattípus szerint.
A számviteli elsődleges bizonylatok tárolási ideje 2017-ben nem változott.
Ne keverje össze az elsődleges bizonylatok tárolási idejét az adószámviteli bizonylatok tárolási időszakával. Például egy számla adódokumentum, és csak négy évig tárolható (az Orosz Föderáció adótörvényének 8. szakasza, 1. szakasz).
Ne feledje, hogy a számviteli osztályon az elsődleges dokumentumok tárolási idejét nem a dokumentum elkészítésének napjától, hanem az új jelentési év kezdetétől számítják (az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának levele).
Például a számla 2017.08.24-én készült. A szabályok szerint a minimális eltarthatósági idő öt év. Ez azt jelenti, hogy egy ilyen számla 2023.01.01-nél korábban nem semmisíthető meg.
Egyes dokumentumok tárolási ideje az ellenőrzés tényétől függ. Például az előlegnyilatkozatokat öt évig meg kell őrizni. Ha ebben az időszakban az adóhatóság nem ellenőrizte őket, a futamidő növekszik (Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i 558. sz. rendelete).
A maximális tárolási időt a személyi dokumentumok (megbízások, alkalmazotti kártyák), különféle bérdokumentumok számára határozzák meg. Az ilyen dokumentumokat legalább 75 évig meg kell őriznie.
Tárolja az elektronikus dokumentumokat a Diadoc-ban - biztonságosabb, mint egy személyi számítógépen. Minden dokumentumot több példányban tárolnak különböző szervereken, ami lehetetlenné teszi az információvesztést. Értékelje ingyenesen a Diadoc lehetőségeit a "2 hónapig korlátlan" akció keretében.
A törvény kimondja, hogy az elsődleges szervezet papír és elektronikus formában is kiadható (a 2011. december 6-i 402-FZ szövetségi törvény 5. része). Ha az elektronikus dokumentumot a jogszabályoknak megfelelően állítják össze, akkor arra ugyanazok a tárolási idők vonatkoznak, mint a papíralapú változatra.
A dokumentumok elektronikus tárolására nincs egységes program. Így a fizetési megbízások az ügyfél-banki bankrendszerben tárolhatók. Az elsődleges bizonylatok, mint például a számlák, az UPD, az aktusok, tárolhatók egy olyan könyvelő programban vagy szolgáltatásban, amelyen keresztül elektronikus dokumentumáramlás történik. Lehetőség van elektronikus dokumentumok tárolására is speciális elektronikus archívumban vagy felhőben. Az elektronikus dokumentumokat többféleképpen tárolhatja, a főkönyvelő feladata, hogy évek múltán is gondoskodjon ezek biztonságáról, olvashatóságáról.
Szóval, foglaljuk össze. Arra a kérdésre, hogy mi a törvény által meghatározott elsődleges számviteli bizonylatok minimális tárolási ideje, nyugodtan megválaszolható - öt év. Az elektronikus dokumentumok megőrzési ideje a papíralapú dokumentumok megőrzési idejéből számítható ki. Ezek a dátumok megegyeznek. A bizonylatok tárolásának választott módját tükröznie kell a számviteli politikában.
A cikkben egy kész táblázatot talál a számviteli, adó- és egyéb dokumentumok tárolási időszakairól egy szervezetben. Ha korábban megsemmisíti a papírokat, pénzbírsággal és további költségekkel kell számolnia.
Vannak olyan dokumentumok, amelyeket az intézménynek folyamatosan meg kell őriznie, mint például a számviteli szabályzat. Az eltarthatósági táblázat segít meghatározni, mely papírokat lehet kidobni. Hiszen az időzítés mindenkinél más. Ha hibázik a határidővel és korábban megsemmisíti az archívumot, az intézmény bírságot szab ki.
Bármely gazdálkodó szervezet gazdasági tevékenysége során keletkezett számviteli bizonylatok és egyéb ügyek tárolási idejét jogszabályi szinten határozzák meg.
A tárolás időtartamát az alábbi jogszabályok szabályozzák:
Ezen előírások szerint az adó- és számviteli papírok többségét a lejárattól számított 5 évig megőrzik.
Más határidők is megállapíthatók, amelyek időtartama 5 évnél hosszabb:
A 402. számú szövetségi törvény és a lista meghatározott tárolási időszakokat határoz meg a számviteli dokumentumok számára egy szervezetben. Az elõzõ részben megadott táblázat ezeket minden névre (csoportra) külön szabályozza.
Annak ellenőrzéséhez, hogy a papírokat ki lehet-e dobni, az eltarthatósági táblázat segít:
|
Dokumentum |
Tárolási időszak |
|
1. Díjazás |
|
|
Jóváhagyott javadalmazási fokozatok (szintek), bérfizetés az intézményben dolgozók beosztásainál. |
Állandóan* |
|
A munkavállalók bérére és prémiumára vonatkozó előírások |
Állandóan |
|
Jelenléti ív: Normál munkakörülmények Súlyos, káros és veszélyes munkakörülmények |
|
|
Bérszámfejtés |
|
|
Dokumentumok (kalkulációk, igazolások, listák) az alkalmazottak bónuszfizetéséről |
|
|
2. Biztosítási díjak |
|
|
Egyéni regisztrációs kártya |
|
|
Fizetési megbízások a biztosítási díjak átutalására |
|
|
Kérelem a kifizetés alapjának, típusának és hovatartozásának, a beszámolási (elszámolási) időszaknak vagy a biztosítási díj befizetőjének státuszának tisztázására |
|
|
A biztosítási díjak számítása (4-FSS és RSV-1 nyomtatványok) |
|
|
2.1 Dokumentumok az oroszországi FSS számára |
|
|
Sérülésmegelőzési finanszírozási nyilatkozat |
|
|
Cselekvési terv az ipari sérülések megelőzésére |
|
|
Finanszírozási terv a munkahelyi balesetek és megbetegedések visszaszorítását célzó megelőző intézkedésekre |
|
|
Beszámoló a sérülésmegelőzés finanszírozására elkülönített pénzeszközök felhasználásáról |
|
|
2.1 A FIU dokumentumai |
|
|
Egyéni információ |
|
|
Munkavállaló nyilatkozata a járulékok béréből történő további levonásáról |
|
|
A biztosítottak nyilvántartása (DSV-3 űrlap) |
|
|
Adókártya személyi jövedelemadóhoz |
|
|
Segítség a 2-NDFL űrlapon |
|
|
Levonási kérelem (normál, gyermek, szakmai, vagyoni, szociális) |
|
|
Levonási kötelezettség |
|
|
Sorozati nyilatkozat a levonások alkalmazásában |
|
|
Számviteli igazolás a személyi jövedelemadó hátralék azonosításáról |
|
|
Az adóügynök magyarázó megjegyzése az IFTS-ben |
|
|
A személyi jövedelemadó hátralék adózói értesítése |
|
|
Munkaképtelenség |
|
|
A rokkantsági bizonyítványok naplói |
|
|
Kérelem ellátások kifizetésére |
|
* A tárolás időtartama nem lehet kevesebb 10 évnél (ez azokra a szervezetekre vonatkozik, amelyek nem állami, önkormányzati levéltárak beszerzésének forrásai).
Válaszok a témával kapcsolatos népszerű kérdésekre:
A személyi dokumentációk határidejét a Lista határozza meg. Ezek 12 hónaptól 50 (75) évig terjednek. Vannak ügyek, amelyeket tartósan meg kell őrizni, vagyis amíg a jogi személy végzi tevékenységét.
2016-ban módosult a 125. számú szövetségi törvény, amely a személyzet személyi aktáit érintette. A változások hatályba lépését követően az alábbi határidők érvényesek:
A cégnek tartósan tárolnia kell:
A munkavállalók személyi okmányainak eredeti példányát a felszólításig meg kell őrizni. Ha nem igényelnek, 75 évre az archívumba kerülnek.
Rövidebb feltételeket állapítanak meg:
Jegyzet! Ha a listán szereplő papírok veszélyes és veszélyes körülmények között végzett munkáról tartalmaznak információkat, tárolási idejük 75 évre nő.
Ha továbbra is kérdései vannak a dokumentumok tárolási feltételeivel kapcsolatban, tekintse meg a feljegyzésben található feltételek teljes táblázatát
Az iratok hosszú távú, papír alapon történő tárolása esetén mindig fennáll az elvesztésük, sérülésük veszélye (költözés, baleset stb.), ezért sok cég elektronikusan sokszorosítja azokat. Ezek a fájlok archiválhatók is. Ehhez a módszerhez számos árnyalatot kell figyelembe vennie:
Az elektronikus dokumentumok megsemmisítésre történő átadásához, amelyek tárolási ideje lejárt, töltse ki a dokumentumok megsemmisítésre történő kiosztásáról szóló okiratot
Jegyzet! A 10 évnél hosszabb szavatossági idővel rendelkező irattári papírokra át kell adni. A többi dokumentum a munkahelyen tárolható. Ez ugyanúgy vonatkozik a papírhordozókra is.
A bizonylat tárolási idejét a lejártától vagy a jelentési időszak (év) lezárásától számítják. A bizonylat tárolási időszakának visszaszámlálása főszabály szerint a bizonylat lejárati évét követő év január 01-től kezdődik.
Ez alól van néhány kivétel:
Ha egy dokumentum lejárt, megsemmisíthető. Általában ehhez évente egyszer leltárt készítenek a levéltári aktákról. A lejárt könyvelési bizonylatok selejtezését szigorúan a szabályzat előírásainak megfelelően kell végezni. Az ügy irattárából való eltávolítása és megsemmisítése a szükséges dokumentumok nyilvántartása nélkül lehetetlen.
A lejárt fájlok megsemmisítése a következőképpen történik:
Ha a térfogat kicsi, akkor saját maga is megsemmisítheti őket, ellenkező esetben jobb, ha kapcsolatba lép egy speciális szervezettel.
A megsemmisítést általában aprítógéppel végzik.
A következő módon nem semmisítheti meg a fájlokat:
Jegyzet! A jogszabályok nem kötelezik a cégeket az iratok azonnali megsemmisítésére a megőrzési idő lejárta után. Ezenkívül tanácsos bizonyos dokumentumokat nem semmisíteni, mielőtt az adófelügyelőség ellenőrizné.
A tárolási feltételek megsértése esetén a következő felelősséget vállaljuk:
Ezt az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke határozza meg.
Ezenkívül az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.11. cikke előírja a bűnös tisztviselő megbüntetését. A bírság ebben az esetben 2000-3000 rubel.
A dokumentumok tárolási idejét az orosz kulturális minisztérium 2010.08.25-i rendeletével jóváhagyott, az állami szervek, helyi hatóságok és szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos közigazgatási irattári dokumentumok listája határozza meg, feltüntetve a tárolási időszakokat. N 558, és hatálya bármely tulajdonformára vonatkozik.
|
A számviteli dokumentumok minimális tárolási idejét a „Számvitelről” szóló, 2011. december 6-i 402-FZ szövetségi törvény 29. cikkének 1. pontja is meghatározza. Kimondja, hogy az elsődleges számviteli bizonylatokat, számviteli nyilvántartásokat, számviteli (pénzügyi) kimutatásokat, könyvvizsgálói jelentéseket a gazdálkodó szervezet az állami levéltári ügyek szervezésének szabályai szerint megállapított időtartamig, de legkésőbb az átadást követő öt évig megőrzi. beszámolási év. A részvénytársaságokról és az LLC-ről szóló törvények tartalmazzák a kötelezően megőrizendő dokumentumok listáját (az 1995. december 26-i N 208-FZ törvény 89. cikke, az 1998. február 8-i N 14-FZ törvény 50. cikke) . Ide tartoznak különösen az elsődleges dokumentumok, a számviteli nyilvántartások és a pénzügyi kimutatások. A leggyakoribb dokumentumtípusok tárolási idejére vonatkozó információkat a táblázat tartalmazza.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ezt a kérdést kivétel nélkül minden olyan vállalkozó felteszi, aki nemrégiben nyitott vállalkozást, és nem értette a rendszer bonyolultságát. Tehát mennyi ideig őrzi meg egy LLC a dokumentumokat, egy évet, kettőt vagy többet? Ezt a kérdést részletesen megértheti, ha elolvassa a 125-FZ "Az archiválásról az Orosz Föderációban" szövetségi törvény pontjait.
A számviteli bizonylatok tárolási ideje eltérő. Mit mondhatunk az összes albekezdés kombinálásával? A számviteli dokumentumokat legalább addig meg kell őrizni az LLC-ben, amíg fennáll annak a lehetősége, hogy az adóellenőrzés megkövetelheti. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 89. cikke szerint az ellenőrzés elvégzésére vonatkozó döntést megelőző három évnél nem hosszabb időszakot kell ellenőrizni. Vagyis három évig megőrizzük, aztán kezdődik a legérdekesebb.
Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 23. cikke (1) bekezdésének 8. albekezdése egyértelműen tájékoztat bennünket arról, hogy az adóalanyok kötelesek megőrizni az adó felhalmozódását igazoló dokumentumokat legfeljebb négy évig. Szóval uraim. Nem három, hanem négy évig gondosan tároljuk a számviteli bizonylatokat, és ügyelünk arra, hogy egyetlen papírdarab se vesszen el.
Milyen konkrét dokumentumokat részesítünk előnyben és őrizzük meg, mint a szemünk fényét?
A könyvelés az elsődleges dokumentáció tárolásának szabályait is megerősíti. A 129-FZ számú „számviteli” rendelet szerint a pénzügyi kimutatásokat az állami levéltári ügyek szabályaiban meghatározottak szerint kell vezetni. De legalább öt évvel azután, hogy az utolsó számviteli jelentéseket elkészítették.
Szóval mi történik? És az a tény, hogy a dokumentumokat szigorúan arra az időszakra köteles megőrizni, ameddig az adóhatóság általi ellenőrzéshez szükséges lehet. Azaz három év. Ha az ellenőrzés eredményeként nem állnak rendelkezésére öt éves okmányok, akkor az iratok nem megfelelő tárolása miatt pénzbírsággal sújtható, semmi több.
De nem minden ilyen egyszerű és átlátható a számviteli és adózási vadonban. Vannak olyan dokumentumok, amelyeket sokkal tovább kell megőrizni, mint az imént tárgyalt időkeret. Mik ezek a dokumentumok?
Az adóhatóságoknak az ellenőrzések során ismét az adókra és illetékekre vonatkozó jogszabályokat kell követniük. És a Lista nincs benne.
Tettek következtetése: mennyi ideig kell megőrizni az LLC dokumentumait? Kiderül, hogy nem kevesebb, mint öt év alatt, és a befektetett eszközöket tekintve és általában a cég fennállásának teljes időtartama alatt. A dokumentumok tárolási idejét a keletkezés évét követő január 1-től kell számolni.
A vállalkozás számviteli politikájában meg kell határozni, hogy a dokumentációt hogyan és hol kell tárolni, valamint ki kell jelölni egy e bekezdés végrehajtásáért felelős személyt, vagy akár a legképzettebb munkavállalókból álló bizottságot.
A dokumentációt egyébként nem szükséges az irodában tartani. A törvény nem tiltja más tárolási helyek, például szakosított levéltári irodák kiválasztását. De a részvénytársaságot törvény kötelezi arra, hogy az olyan dokumentumokat, mint az éves beszámolók és az alapszabály pontosan ott tárolja, ahol a székhelye található. A dokumentumok elektronikus formában történő tárolását egyébként törvény teszi lehetővé azzal a kis kitétellel, hogy az iratok szükségszerűen tartalmazzák majd az iratkészítésért felelős személy elektronikus aláírását. A dokumentumok elektronikus formában történő tárolására a cég információs vállalati rendszert hoz létre. Hitelesítési központ szolgálja ki, amely biztosítja az elektronikus aláírás használatát az elektronikus dokumentumokban.
A hosszú ideig tárolt dokumentumok idővel romlanak és kifakulnak. A tartalmuk olvashatósága érdekében a tárolásért felelős személyek kötelesek gondoskodni és időben másolatot készíteni.
Vállalkozás felszámolása esetén a hosszú távú megőrzésre kötelezett dokumentumok az irattárba kerülnek. A cég átszervezése esetén a dokumentumok átkerülnek a jogutód szervezethez. Az új cég kijelölésekor megkapja az új struktúrába költözött munkavállalók személyi aktáit és az új cég tevékenységi körére vonatkozó dokumentumokat.
Iratok megsemmisítése. Egy dokumentum megsemmisítéséhez először egy okiratot kell készítenie, amelyet a cég vezetője ír alá, és csak ezután folytathatja közvetlenül a dokumentumok megsemmisítését. Sőt, az aktusban nem szükséges gondosan átírni a megsemmisítésre kerülő papírokat. Elég átírni a homogén csoportok nevét. A homogén csoportokat egymástól függetlenül kell átgondolni. Például a számlák - homogén dokumentumoknak tekinthetők és így tovább.
Csak égesse el? A válasz rossz. Ebben az esetben a környezetvédelmi szolgáltatásokkal kapcsolatos problémák merülhetnek fel.
Újrahasznosítani papírhulladékként? Az opció jó, de nincs garancia arra, hogy a dokumentumok nem kerülnek egy versengő céghez, ami nem jó. Ennek elkerülése érdekében a dokumentumokat tartalmazó mappákat számlával kell átadni selejtezésre. Ezen túlmenően, az iratok eltávolítását a cég dokumentumok tárolásáért felelős alkalmazottjának felügyelete mellett kell elvégezni.
Azért sem lehet egyszerűen kidobni, mert a törvény szerint a munkáltató köteles a munkavállalók személyes adatait bizalmasan kezelni.
Ami marad? A leghelyesebb az lenne, ha egy speciális gépet használnánk a papír aprítására. Általában Ön dönti el, hogyan szabadul meg a felesleges papíroktól.
Annak érdekében, hogy ne legyen szándékom az irattáram idő előtti megkönnyítésére, hozzáteszem, hogy az adózási időszakra vonatkozó számviteli nyilvántartások vagy számlák hiánya súlyos jogsértésnek minősül, és ötezer rubel pénzbírsággal sújtható.
Ez pedig akkor van, ha egy adózási időszakra hiányoznak a dokumentumok. Súlyosabb esetekben a bírság már nem 5000, hanem 15 000 rubel lesz.
Ha az adóalapot alábecsülik a jövedelmet igazoló dokumentumok elvesztése miatt, az adózó a meg nem fizetett adó összegének 10 százalékának megfelelő bírságot fizet, de nem kevesebb, mint ugyanaz a 15 000 rubel.
A büntetőjogban egyébként a számviteli bizonylatok biztonságának biztosítására is vannak rendelkezések. Ha bebizonyosodik, hogy az iratokat személyes érdekből sértették meg, az érintett legalább egy évre börtönbe kerülhet. Ha részletesebben szeretne megismerkedni ezzel a ponttal, további részletekért lásd az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyve 352. cikkének 1. szakaszát.
És ne feledje, hogy a levéltári hatóságok képviselőinek jogukban áll ellenőrizni a levéltári dokumentumok megfelelő tárolását az Ön szervezetében. Ezután Önt az Orosz Föderáció kódexének a tárolási, elszámolási és beszerzési szabályok megsértéséről, valamint az archív dokumentumok felhasználásáról szóló 13.20. cikke szerint 300-500 rubel pénzbírsággal vagy adminisztratív javaslattal büntethetik. .
A dokumentumok tárolására és különösen az archiválásra szolgáló helyek kialakításáért a társaság igazgatója a felelős, a főkönyvelő pedig köteles ezeket a dokumentumokat szervezetten megőrizni és az irattárba helyesen átadni.
