Mennyi ideig kell tárolni az elsődleges bizonylatokat, adóbevallásokat, számlákat, számviteli adatbázisokat? A dokumentumok tárolása és megsemmisítése. Rosarkhiv. A dokumentumok tárolásának felelőssége. A SZERVEZETEK TEVÉKENYSÉGÉBEN ELŐÁLLÍTOTT SZABVÁNYOS KEZELÉSI DOKUMENTUMOK JEGYZÉKE, TÁROLÁSI FELTÉTELEK MEGJELÖLÉSE Oroszország Szövetségi Levéltári Szolgálata A dokumentumok számviteli tárolására vonatkozó szabályok.
Felmerül a kérdés, hány évig kell megőrizni a számviteli bizonylatokat.
Egyes dokumentumok szerint - 5 év.
Ezzel szemben egy adóellenőrzés ún. „mélysége” 3 év.
Ugyanakkor a 2011. december 6-i 402-FZ törvény 1. része kimondja, hogy az elsődleges számviteli bizonylatokat, számviteli nyilvántartásokat, pénzügyi kimutatásokat, valamint az ezekről készült könyvvizsgálói jelentéseket az archiválási szabályokban meghatározott ideig kell megőrizni. . De legalább öt év. A szabványos levéltári dokumentumok tárolási idejét az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558. számú rendeletével jóváhagyott lista határozza meg.
A 2011. december 6-i 402-FZ törvényben meghatározott szabályok megsértése miatti büntetés elkerülése érdekében az adóbevallásokat, számításokat, nyilvántartásokat és egyéb dokumentumokat legalább öt évig őrizze meg. Hosszabb - csak azok, amelyekre a törvény hosszabb időszakot ír elő.
Legalább öt évig őrizze meg a beérkezett készpénz összegét igazoló, szigorú bejelentőlapok (csonkok) másolatait, zárt zsákokba csomagolva. Ezen időszak lejárta után, és az utolsó leltározás időpontja óta legalább egy hónap eltelt, a felhasznált nyomtatványok másolatai a leírásuk aktusa alapján megsemmisíthetők. Az ilyen szabályokat az Orosz Föderáció kormányának 2008. május 6-i 359. számú rendeletével jóváhagyott szabályzat 19. pontja állapítja meg.
menübe
A személyi dokumentumok tárolásának időtartamát a 2004. október 22-i 125-FZ törvény 22. cikkének (1) bekezdése és az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558. számú rendelete által jóváhagyott lista határozza meg. A dokumentumok tárolási ideje az összeállítás évét követő év január 1. (az Oroszország Kulturális Minisztériuma 2010. augusztus 25-i rendeletével jóváhagyott lista 1.4. pontjának 4. bekezdése). 558).
A személyzet felvételére, áthelyezésére, elbocsátására vonatkozó és egyéb megbízásokat általában legalább 75 évig meg kell őrizni, ha azokat 2003 előtt hozták létre. Ha ezek a dokumentumok 2003 után készültek, akkor legalább 50 évig meg kell őrizni őket.
A munkaszerződéseket, a személyi igazolványokat és a munkavállalói iratokat is 75 évig kell megőrizni, ha 2003 előtt, illetve 50 évig, ha 2003 után készültek. A nem állami közszolgálati jogviszonyban álló közalkalmazotti jogviszony időtartama alatt keletkezett személyi állományra vonatkozó dokumentumokat 75 évig meg kell őrizni, függetlenül a keletkezés időpontjától.
Az adójogszabályok határozzák meg azt az időszakot, amely alatt meg kell őrizni a dokumentumokat, amelyek megerősítik, hogy a munkavállaló a szervezet költségén végzett oktatást. Az a tény, hogy az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 264. cikkének (3) bekezdése kimondja, hogy ezen költségek adóköteles nyereség csökkentése érdekében történő leírásához a szervezetnek meg kell őriznie minden képzést igazoló dokumentumot (egy oktatási intézménnyel kötött megállapodás, a fejét, hogy elküldjön egy alkalmazottat képzésre, szolgáltatásnyújtásra, oklevélre, bizonyítványra, bizonyítványra stb.). Tárolási ideje a képzési szerződés időtartamára és a munkavállaló egy évére korlátozódik, de legalább négy év.
Az Oroszország Kulturális Minisztériuma 2010. augusztus 25-i, 558. számú rendeletével jóváhagyott listán a személyi állományra vonatkozó dokumentumokon kívül más dokumentumok is szerepelnek. Alkalmazási körüktől függően szakaszokba vannak csoportosítva.
Tartsa be a munkaügyi előírásokat az újakra cserélve is. Az eltarthatóság egy év. Az egyéves eltarthatósági idő a nyaralási időbeosztásra is vonatkozik.
Öt évig őrizze meg a munkaidő-nyilvántartását. És nehéz, káros és veszélyes munkakörülmények között - 75 év.
az összeállításukat követő év január 1-jének számítanak (elszámolásra elfogadták) (az Oroszország Kulturális Minisztériuma 2010. augusztus 25-i, 558. számú rendeletével jóváhagyott lista 1.4. pontjának 4. bekezdése). Például, ha egy dokumentum 2017-ben készült, akkor a tárolási időszakot 2018. január 1-től kezdik számolni. Ez alól a szabály alól két kivétel van.
Tehát a négyéves időszak azt a beszámolási (adó) időszakot követően kezdődik, amelyben a bizonylatot utoljára adóbevallás készítésére, adószámításra és -fizetésre használták.
Például az állóeszközök kezdeti bekerülési értékét igazoló dokumentumok esetében a tárolási időszak azután kezdődik, hogy a tárgyi eszköz bekerülési értékét már nem veszik figyelembe a „nyereséges” kiadások között az amortizációs mechanizmuson keresztül. Azok. amikor a tárgyi eszközöket teljes mértékben amortizálják, felszámolják vagy értékesítik (FM 2016. február 12-i levele 03-03-06/1/7604).
menübe
Ha egy vállalkozás az árvíz következtében elvesztette elsődleges iratát, köteles a dokumentumokat helyreállítani. Beleértve az elmúlt négy évet, és nem csak 2011-ben. Az orosz pénzügyminisztérium szakemberei erre a 08/11/11 03-02-07/1-288 számon kelt levelükben emlékeztettek.
Ami az (5) bekezdésben foglaltakra vonatkozik. Amely kimondja, hogy az adóellenőrzés során az ellenőröknek nincs joguk kikérni a cégtől azokat az iratokat, amelyeket korábban (íróasztali vagy helyszíni ellenőrzés során) benyújtottak a felügyelőséghez. Kivételt képeznek azok a papírok, amelyeket korábban eredeti formájában mutattak be, de az adóhatóság visszaküldte, majd vis maior okok miatt elvesztette a cég.
Az iratok helyreállításának másik oka, hogy az adószámításhoz szükséges dokumentumok tárolási ideje négy év. Ezt az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 23. cikke (1) bekezdésének 8. albekezdése tartalmazza.
Formálisan az eljárás a következő:
Az adótörvény kimondja: a veszteséget igazoló dokumentumokat a teljes időszakra meg kell őrizni, miközben a veszteség csökkenti az adóalapot. Ez maximum 10 év. Plusz még négy év a veszteség kifizetése után.
De mi a helyzet a követelési dokumentumokkal? Csak az előző évek bevallása vagy a teljes előválasztás?
Az orosz pénzügyminisztérium ragaszkodik hozzá: minden elsődleges dokumentumot meg kell őrizni (2009. április 23-i levél, 03-03-06/1/276).
menübe
menübe
A számviteli dokumentumok tárolásához speciális helyiségeket, széfeket vagy szekrényeket kell felszerelni (a Szabályzat 6.2. pontja, amelyet a Szovjetunió Pénzügyminisztériuma 1983. július 29-én kelt 105. sz. levele hagyott jóvá). Az ilyen tároló létesítmények építésére vonatkozó követelményeket az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i 526. számú rendeletével jóváhagyott szabályzat tartalmazza.
A szigorú jelentési űrlapokat széfekben, fémszekrényekben vagy speciális helyiségekben tárolják biztonságuk biztosítása érdekében (az Orosz Föderáció kormányának 2008. május 6-i 359. számú rendeletével jóváhagyott szabályzat 16. pontja). A készpénzes utalványokat, előlegjelentéseket, bankszámlakivonatokat a kapcsolódó bizonylatokkal időrendi sorrendben gyűjtjük és kötjük.
Az „üzleti titok” feliratú dokumentumokat széfekben tárolják.
Az egyéb dokumentumokat a főkönyvelő által felhatalmazott személyek felelőssége mellett külön helyiségekben vagy zárt szekrényekben lehet tárolni.
Megjegyzés: A Szovjetunió Pénzügyminisztériumának 1983. július 29-i, 105. számú levelében jóváhagyott szabályzat 6.2–6.4 pontja, valamint az Oroszországi Szövetségi Értékpapír Bizottság 2003. július 16-i határozatával jóváhagyott szabályzat 3.2 és 3.6 pontja 03-33/ps sz.
A számvitelre vonatkozó jogszabályok értelmében az elsődleges és összesítő számviteli bizonylatok papíron vagy elektronikus formában is elkészíthetők (a 2011. december 6-i 402-FZ törvény 9. cikkének 5. része). Az adószámviteli nyilvántartások papír alapon, elektronikusan és (vagy) bármilyen számítógépes adathordozón (). Végül az adóbevallásokat (kalkulációkat) lehet, és bizonyos esetekben be is kell nyújtani elektronikusan (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 80. cikke).
És mivel az elsődleges bizonylatok, a számviteli és adószámviteli bizonylatok, valamint az adóbevallások (kalkulációk) elkészíthetők elektronikus formában is, így ezek azonos formátumban is tárolhatók. Nem kell nyomtatni. Az egyetlen feltétel az, hogy az ilyen dokumentumokat az összes szabálynak megfelelően elektronikus aláírással kell hitelesíteni.
Megjegyzés: Oroszország Pénzügyminisztériumának 2012. augusztus 22-i 03-02-07/1-202 és 2008. július 24-i levelei 03-02-07/1-314.
A szabályozó ügynökségek, köztük az adófelügyelet kérésére az elektronikus dokumentumok másolatait ki kell nyomtatni és személyesen hitelesíteni kell, mielőtt azokat betekintésre benyújtják (az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve 252. cikkének 1. szakasza, 93. cikkének 1. szakasza). ). Ez a következtetés a 2011. december 6-i 402-FZ törvény 9. cikkének 6. részének, valamint az Orosz Föderáció adótörvényének 313. és 314. cikkén alapul.
A dokumentumok elektronikus formában történő tárolásának megszervezéséhez a Szovjetunió Pénzügyminisztériumának 1983. július 29-én kelt 105. számú levelében jóváhagyott szabályzatot kell alkalmazni (a törvénnyel nem ellentétes részben), valamint a Szovjetunió Pénzügyminisztériumának rendeletével jóváhagyott szabályzatot. Az Orosz Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i 526. sz. kiadása. Tegye ezt a szövetségi számviteli standard jóváhagyásáig, amely meghatározza a dokumentumokra és a számviteli dokumentumáramlásra vonatkozó követelményeket. Ez áll az orosz pénzügyminisztérium PZ-13/2015 számú tájékoztatójában.
A szervezet archívumában tárolandó szöveges elektronikus dokumentumokat PDF/A formátumban kell benyújtani. Ötévente legalább egyszer ellenőrizni kell az elektronikus dokumentumhordozók állapotát, illetve azt, hogy maguk az iratok reprodukálhatók-e. Ezek a Szabályok 2.31. és 2.32. pontjában foglalt követelmények, amelyeket az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i 526. számú rendelete hagyott jóvá.
menübe
Amikor a dokumentumok tárolási ideje lejár, azokat meg kell semmisíteni (az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i, 526. számú rendeletével jóváhagyott Szabályzat 2.3. pontja). A dokumentumok megsemmisítésének dokumentálása a szervezet számára előnyös. Elvégre megsemmisítési cselekményekre lehet szükség az ellenőrzések vagy bírósági ügyek során, ha a szervezet köteles dokumentumokat szolgáltatni. A megsemmisítési eljárást az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i, 526. számú rendeletével jóváhagyott Szabályzat 4.6–4.13.
Szakértői bizottság választja ki a megsemmisítésre szánt dokumentumokat. A szakértői bizottságba a szervezet alkalmazottai (titkár, könyvelő, ügyintéző stb.) tartozhatnak.
A kiválasztott dokumentumok megsemmisítését a Szabályzat 21. függelékének (.xls 35Kb) formanyomtatványnak megfelelő, az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i 526. számú rendeletével jóváhagyott formanyomtatványban kell hivatalossá tenni. írja le az összes dokumentum adatait. A hasonló dokumentumokat közös címszó alatt lehet felsorolni. Jelölje be a hasonló dokumentumok határidejét. Például: „2009-es előzetes jelentések, a határidők 2009.01.20.–2009.01.12.
A választott megsemmisítési módot az aktusban fel kell tüntetni.
menübe
Ha nincsenek számviteli bizonylatok, például elvesztek, ez a bevételek és kiadások elszámolására vonatkozó szabályok durva megsértése. A szervezetet 10 000 rubel pénzbírsággal sújtják. az Orosz Föderáció adótörvénykönyve szerint. Ugyanez a büntetés jár, ha nem tartja be a dokumentumok tárolására vonatkozó eljárást és időtartamot.
Ha a dokumentumok hiánya az adóalap alulbecsléséhez vezet, az adózót a meg nem fizetett adó összegének 20 százalékára, de legalább 40 000 rubelre kiszabják.
A tisztviselőkkel szemben a következő szankciókat lehet alkalmazni:
Ilyen szankciókat írnak elő az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének számviteli követelményeinek, beleértve a pénzügyi kimutatásokat is, súlyos megsértése esetén.
Az iratok biztonságát a büntetőjog nem hagyja figyelmen kívül. Az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyve 325. cikkének (1) bekezdése alapján a hivatalos dokumentumok személyes érdekből történő ellopása, megsemmisítése, megrongálása vagy elrejtése egy évig terjedő szabadságvesztéssel büntethető. De természetesen a bűnüldöző szerveknek bizonyítaniuk kell ezt az érdeklődést.
menübe
|
A számviteli dokumentumok minimális tárolási idejét a 2011. december 6-i N 402-FZ „A számvitelről” szövetségi törvény 29. cikkének (1) bekezdése is meghatározza. Kimondja, hogy az elsődleges számviteli bizonylatokat, a számviteli nyilvántartásokat, a számviteli (pénzügyi) kimutatásokat, valamint az azokra vonatkozó könyvvizsgálói jelentéseket a gazdálkodó szervezet az állami levéltári ügyek szervezésére vonatkozó szabályok szerint megállapított időtartamig, de legalább öt évig megőrzi. a jelentési év. A részvénytársaságokról és az LLC-kről szóló törvények tartalmazzák a megőrzendő dokumentumok listáját is (az 1995. december 26-i N 208-FZ törvény 89. cikke, az 1998. február 8-i N 14-FZ törvény 50. cikke). Ide tartoznak különösen az elsődleges dokumentumok, a számviteli nyilvántartások és a pénzügyi kimutatások. A leggyakoribb dokumentumtípusok tárolási idejére vonatkozó információkat a táblázat tartalmazza.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Az iratokat legalább addig meg kell őrizni, ameddig az adóellenőr az ellenőrzés során megköveteli. Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 89. cikkének (4) bekezdése alapján az ellenőrzés az ellenőrzésről szóló határozat meghozatalának évét megelőző három naptári évnél nem hosszabb ideig végezhető el. Ez azt jelenti, hogy meg kell őrizni az előző három év dokumentumait.
Eközben az adójogszabályok újabb egy évvel bővítik ezt az időszakot. Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve 23. cikke (1) bekezdésének 8. albekezdése szerint az adóalanyoknak négy éven keresztül biztosítaniuk kell az adószámításhoz és -fizetéshez szükséges dokumentumok biztonságát. Ide tartoznak a számviteli és adószámviteli adatok, valamint a bevételek, kiadások beérkezését és az adók megfizetését (visszatartását) igazoló dokumentumok. Hasonló követelmény vonatkozik az adóügynökökre is (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 5. alpontja, 3. cikk, 24. cikk). Mikor kezdi el számolni a négyéves időszakot?
Az adókat az adózási időszakok eredményei alapján számítják ki (az Orosz Föderáció adótörvényének 1. szakasza, 55. cikk). Ebből kiderül, hogy a négyéves időszakot az adózási időszak végét követő naptól kell számolni. Vegyük például az áfát: meddig őrizzük meg ennek az adónak a 2012 negyedik negyedévére vonatkozó számításaival kapcsolatos dokumentumokat? A négyéves mandátum 2013. január 1-jén kezdődik és 2016. december 31-én ér véget. Kiderül, hogy 2016-ban 2012-től szükséges dokumentumokat tárolni. Vagyis olyan év, amely nem tartozik a helyszíni szemle.
Ez alól a szabály alól két kivétel van. Az első az áfa levonásához szükséges nyilvántartások: beszerzési könyv és értékesítési könyv, valamint a kiállított és átvett számlák rögzítésére szolgáló naplók. Tárolási idejük kezdetét a bennük való utolsó bejegyzés időpontjától kell meghatározni (a Korm. rendelet 4. számú melléklet II. szakaszának 24. pontja, 5. számú melléklet II. pontjának 22. pontja és 3. számú mellékletének II. pontja 13. pontja). az Orosz Föderáció 2011. december 26-i 1137. sz. A második kivételt azok a dokumentumok, amelyek megerősítik az amortizálható ingatlan eredeti költségét. Az eltarthatósági időt attól a pillanattól számítják, amikor leállították az amortizációt (Oroszország Pénzügyminisztériumának 2011. április 26-i levele, 03-03-06/1/270).
A számviteli bizonylatok tárolási idejét is a számviteli jogszabályok rögzítik. A számvitelről szóló, 2011. december 6-i 402-FZ szövetségi törvény (a továbbiakban: számviteli törvény) 29. cikkéből az következik, hogy:
- az elsődleges számviteli bizonylatokat, a számviteli nyilvántartásokat és a pénzügyi kimutatásokat az állami levéltári ügyek szabályaiban meghatározott ideig, de legalább öt évig meg kell őrizni. (A szabványos levéltári dokumentumok tárolási idejét az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i, 558. számú rendeletével jóváhagyott lista határozza meg);
- a számviteli politika dokumentumait, a gazdálkodó szervezet standardjait, a számvitel szervezésével és vezetésével kapcsolatos egyéb dokumentumokat, ideértve az elektronikus bizonylatok sokszorosítását, valamint az elektronikus aláírás valódiságának ellenőrzését biztosító eszközöket is, meg kell őrizni legalább öt évvel attól az évtől számítva, amikor utoljára felhasználták a pénzügyi kimutatások elkészítéséhez.
Így annak érdekében, hogy a 2011. december 6-i 402-FZ törvényben meghatározott szabályok megsértéséért ne kapjon büntetést, legalább öt évig őrizze meg az adóbevallásokat, számításokat, nyilvántartásokat és egyéb dokumentumokat.
Általános szabályként tehát a papírokat legalább öt évig kell tárolni. Ez a számviteli törvény által meghatározott maximális időtartam. Ugyanakkor az adóellenőrzés maximális mélysége három év. Ezért ebben az időszakban különösen fontos az adószámítással kapcsolatos papírok biztonságának megőrzése. Ha nincs elég, mondjuk öt évvel ezelőtti iratod, akkor csak az irattárolási szabályok megsértéséért kaphat pénzbírságot.
Eközben számos esetben a számviteli bizonylatok tárolási idejét speciális szabályok szerint határozzák meg. Emiatt a papírok hiánya még például hat évvel ezelőtt is büntetést vonhat maga után az adófizetés alulbecsléséért. Nézzük külön az ilyen helyzeteket.
„Elsődleges” a megszerzett ingatlanokhoz. A tárgyi eszközök és immateriális javak beszerzésére vonatkozó dokumentumokat e tárgyak hasznos élettartamától függetlenül meg kell őrizni. Hiszen papírokra van szükség az eredeti költség igazolására az értékcsökkenés, valamint az ingatlanadó kiszámításához. Ráadásul „elsődleges” dokumentum nélkül a cég eladáskor sem tudja megerősíteni az ingatlan értékét. Sőt, ez vonatkozik mind az állóeszközökre, mind az egyéb ingatlanokra. Ezért a papírokat négy évig meg kell őrizni azt a beszámolási időszakot követően, amelyben az ingatlant a mérlegből kivezették vagy eladták (az az időszak, amikor az ingatlant a mérlegből kivezették vagy eladták (8. alpont, 1. pont, 23. cikk). Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve, Oroszország Pénzügyminisztériumának 2011. április 26-i levele, 03-03-06/1/270).
Külön követelmény a veszteséges társaságok számára. A jövedelemadó-alanynak jogában áll a tárgyidőszak adóalapját csökkenteni az előző adózási időszakok veszteségei után az Adótörvénykönyv 283. cikkében előírt módon. A veszteségeket a következő 10 évben lehet figyelembe venni.
Ha azonban egy vállalat a veszteségeket a jövőre ruházza át, akkor az előny felhasználásának teljes időtartama alatt köteles megőrizni a felmerült veszteség összegét igazoló dokumentumokat (Az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 283. cikkének 4. szakasza). Ez a rendelkezés lehetővé teszi az adóhatóság számára, hogy a múltbeli veszteségekről dokumentumokat kérjen, amelyeket a társaság a tárgyidőszakra vonatkozó nyilatkozatában bevall. Ennek alapján a veszteségek leírása csak az elért pénzügyi eredményt igazoló elsődleges dokumentumok bemutatása esetén lehetséges.
Az a követelmény, hogy a veszteségekkel kapcsolatos dokumentumokat a leírásuk teljes időtartama alatt meg kell őrizni, az egységes mezőgazdasági adó fizetőire is vonatkozik (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 346.6 cikkének 5. cikke) és az „egyszerűsített munkavállalókra” (7. cikk). Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 346.18. cikke).
Rossz követelések leírása. Négy évig meg kell őrizni attól az időszaktól számítva, amikor az ügyfél tartozását rossznak minősítették. Ebben az esetben a tárolási idő meghosszabbodik, ha a kötelezettség elévülési ideje megszakadt és újra lejárt .
Emlékeztetjük Önöket: az Orosz Föderáció Adótörvénykönyve 265. cikke (2) bekezdésének 2. albekezdése értelmében a behajthatatlan követelések összege az adózó nem működési költségeivel egyenlő a jelentésben (adó) kapott veszteségként. időszak. Az ilyen kiadások csökkentik az adóalapot a jövedelemadó kiszámításakor. Természetesen igazoló dokumentumokkal.
Így a követelések összegét alátámasztó elsődleges számviteli bizonylatok az elidegenített vagyoni értékű jogok értékét, vagyis a ráfordítások összegét jellemzik. Ezért az ilyen dokumentumok tárolási idejének visszaszámlálását a rossz követelés leírásának pillanatától újra kell kezdeni. Ha a dokumentumokat határidő előtt megsemmisíti, a cég elveszíti a jogát a rossz követelések költségként való elismerésére, mivel nem tudja megerősíteni azok összegét az adóhatóság felé.
Azok a papírok, amelyekkel a számviteli osztály dolgozik, két csoportra oszthatók:
- adószámviteli és beszámolási dokumentumok;
- számviteli és beszámolási dokumentumok.
Az adóelszámolási és beszámolási dokumentumok közé tartoznak az adóbevallási űrlapok és az adónyilvántartások. Ide tartoznak az áfa-számítás alapjául szolgáló papírok is (számlák, vételi és eladási könyvek). A számviteli bizonylatok (beszámolók) három fő csoportra oszthatók:
- számviteli beszámolási űrlapok;
- számviteli nyilvántartások (főkönyv, megrendelési naplók stb.);
- az üzleti ügyletek tényét rögzítő elsődleges dokumentumok.
Ezenkívül a számviteli bizonylatok közé tartoznak az e csoportokba nem tartozó egyéb papírok is (pénz és értéktárgyak átvételére vonatkozó meghatalmazások, számviteli igazolások, kintlévőségekről és tartozásokról szóló levelezés, alkalmazottak személyes számlái stb.)
Nézzük meg, mennyi ideig kell tárolni bizonyos számviteli (adó) bizonylatokat.
Jogi követelmények
Milyen határidőket kell betartania egy intézménynek? A szerző szerint a törvényben meghatározott szabályok be nem tartása miatti felelősség elkerülése érdekében szükséges az iratok tárolása:
- legalább öt év, ha a Lista a számviteli bizonylatokra rövidebb tárolási időt állapít meg;
- a Lista által meghatározott időtartamon belül, ha öt évet meghaladó tárolási időt ír elő.
Az intézmény vezetője felelős a számviteli dokumentumok, a számviteli nyilvántartások és a pénzügyi kimutatások tárolásának megszervezéséért (1996. november 21-i szövetségi törvény 129-FZ 3. szakasz, 17. cikk). Biztonságukról, nyilvántartásukról és irattárba adásukról pedig a főkönyvelő gondoskodik.
A számviteli dokumentumok tárolási eljárásának és feltételeinek megsértéséért adminisztratív felelősséget kell fizetni - a tisztviselők pénzbírsága 2000 rubel. akár 3000 dörzsölje. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 15.11. cikke).
Az elsődleges bizonylatok, számlák, számviteli nyilvántartások hiánya adóbűncselekmény. A felelősséget az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 120. cikke írja elő. A cikk szerinti minimális bírság 5000 rubel.
Számvitel és adóbevallás
Számos dokumentum esetében azonban a tárolási időt az általánostól eltérő módon kezdik kiszámítani.
Például az általános szabály alól kivételt képez a beszerzési főkönyv és az értékesítési főkönyv. Tárolási időszakuk kezdete (öt év) az utolsó bejegyzés időpontjától (és nem a következő év január 1-jétől) kerül meghatározásra. Ezt az Orosz Föderáció kormányának 2000. december 2-i 914. számú rendeletével jóváhagyott bekezdések és szabályok állapítják meg.
A határidők kiszámítására vonatkozó külön eljárást maga a Lista is előírja. Pontosabban, az ötéves tárolási időszak kezdődik:
- szerződésekre (könyvvizsgálói szolgáltatás nyújtására, hitel-, vállalkozás-, vagyonbiztosításra) - a lejárat pillanatától;
- a pénzügyi felelősségre vonatkozó megállapodásra - a pénzügyileg felelős személy elbocsátásának pillanatától;
- az adóhivatali nyilvántartásba vételről szóló igazolások esetében - attól a pillanattól kezdve, amikor a szervezetet törölték az adóbejegyzésből.
A számviteli dokumentumok tárolására az intézménynek speciális helyiségeket, széfeket vagy szekrényeket kell felszerelnie.
Különösen a szigorú jelentési űrlapokat széfekben, fémszekrényekben vagy speciális helyiségekben tárolják biztonságuk biztosítása érdekében (az Orosz Föderáció kormányának 2008. május 6-i 359. számú rendeletével jóváhagyott szabályzat 16. pontja). Az „üzleti titok” feliratú dokumentumokat széfekben tárolják.
A fennmaradó papírokat speciális helyiségekben vagy zárt szekrényekben tárolják a főkönyvelő által felhatalmazott személyek felelőssége mellett.
A számviteli dokumentumok tárolásának feltételeinek biztosítása érdekében az intézmény archívumot szervezhet (a 2004. október 22-i 125-FZ törvény 13. cikkének 2. cikkelye).
Az állandó (örök) és a hosszú távú (10 év feletti) tárolás dokumentumai az archívumba kerülnek. A fennmaradó papírokat (a tárolási idő legfeljebb 10 év) a könyvelési osztályon tárolják megsemmisítésükig. Alap - a Szabályzat 3.3.1. és 3.3.2. pontja, jóváhagyva a Rosarkhiv igazgatótanács 2002. február 6-i határozatával.
A lejárt megőrzési idővel rendelkező iratok megsemmisítését azok vizsgálata előzi meg, melynek során megkülönböztetik a tartós, átmeneti megőrzésre és a megsemmisítésre kötelezett dokumentumokat. Ezeket a tevékenységeket az intézményben a vezető utasítására kijelölt szakértői bizottság látja el.
A dokumentumok megsemmisítésének két módja van.
Speciális szervezet szolgáltatásainak igénybevétele. Ebben a helyzetben a dokumentumok megsemmisítésre történő átadását átvételi igazolással vagy számlával formálják, amelyen feltüntetik az átadás dátumát, a benyújtott ügyek számát és súlyát. A papírok selejtezésre történő átadását az iratok biztonságáért felelős alkalmazott felügyelete mellett kell végrehajtani.
Saját maga semmisítse meg a dokumentumokat. Például elégetve vagy papíraprítóval. Ebben az esetben az elavult dokumentumok megsemmisítésének tényét szakértői bizottságnak kell rögzítenie megfelelő aktus elkészítésével. A törvény egységes formájának hiánya miatt bármilyen formában készül (lásd).
Ezt a kérdést kivétel nélkül minden vállalkozó felteszi, aki nemrégiben nyitott vállalkozást, és nem értette a rendszer bonyolultságát. Tehát mennyi ideig kell megőrizni az LLC-dokumentumokat, egy évig, kettőig vagy még tovább? Ezt a kérdést részletesen megértheti, ha pontról pontra elolvassa a 125-FZ számú szövetségi törvényt „Az archiválásról az Orosz Föderációban”.
A számviteli bizonylatok tárolási ideje változó. Mit mondhatunk az összes alpont kombinálásával? A számviteli dokumentumokat legalább addig meg kell őrizni az LLC-ben, amíg fennáll annak a lehetősége, hogy az adóellenőrzés megköveteli. Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyvének 89. cikke szerint az ellenőrzés az ellenőrzés lefolytatására vonatkozó döntést megelőző három évnél nem hosszabb időszakra vonatkozik. Vagyis pontosan három évig tároljuk, aztán kezdődik a móka.
Az Orosz Föderáció Adótörvénykönyvének 23. cikke, az 1. pont 8. albekezdése egyértelműen tájékoztat bennünket arról, hogy az adófizetők kötelesek megőrizni az adók elhatárolását igazoló dokumentumokat legfeljebb négy évig. Ennyi, uraim. Nem három, hanem négy éve gondosan tároljuk a számviteli dokumentációt, és ügyelünk arra, hogy egyetlen papír se vesszen el.
Milyen konkrét dokumentumokat részesítünk előnyben és őrizzük meg a szemünk fényét?
A könyvelés az elsődleges dokumentáció tárolásának szabályait is megerősíti. A „Számvitelről” szóló 129-FZ számú rendelet szerint a pénzügyi kimutatásokat az állami levéltári ügyek szabályaiban meghatározottak szerint kell tárolni. De nem kevesebb, mint öt évvel azután, hogy utoljára összeállították számukra a pénzügyi kimutatásokat.
Mi történik? Az pedig tény, hogy az iratokat szigorúan arra az időtartamra köteles tárolni, ameddig az adószolgálat ellenőrzésre kérheti. Ez három év. Ha az ellenőrzés eredményeként nem állnak rendelkezésére öt éves okmányok, akkor a dokumentumok nem megfelelő tárolása miatt pénzbírsággal sújtható.
De nem minden ilyen egyszerű és átlátható a számviteli és adózási dzsungelben. Vannak olyan dokumentumok, amelyeket sokkal hosszabb ideig kell tárolni, mint az imént tárgyalt időszakok. Mik ezek a dokumentumok?
Az adóhatóságnak az ellenőrzés során ismét az adókra és illetékekre vonatkozó jogszabályokat kell követnie. De a Lista nincs benne.
Következzünk: Mennyi ideig kell megőrizni az LLC dokumentumokat? Kiderül, hogy nem kevesebb, mint öt év, és az állóeszközök tekintetében általában a társaság teljes fennállása alatt. A dokumentumok tárolási idejét a keletkezés évét követő január elsejétől kell számítani.
A vállalkozás számviteli politikájában meg kell határozni, hogyan és hol kell a dokumentációt tárolni, valamint ki kell jelölni egy, a tétel végrehajtásáért felelős személyt, vagy akár a legképzettebb munkavállalókból álló bizottságot.
A dokumentációt egyébként nem szükséges az irodában tárolni. A törvény nem tiltja más tárolási helyek, például szakosodott archiváló cégek választását. Ám a részvénytársaságot a törvény kötelezi arra, hogy a dokumentumokat, például az éves beszámolókat és az alapszabályt pontosan ott tárolja, ahol a székhelye található. A dokumentumok elektronikus formában történő tárolását egyébként a törvény megengedi azzal a kis megkötéssel, hogy a dokumentumok szükségszerűen tartalmazzák a dokumentum elkészítéséért felelős személy elektronikus aláírását. A dokumentáció elektronikus formában történő tárolására a cég vállalati információs rendszert hoz létre. Hitelesítési központ szolgálja ki, amely biztosítja az elektronikus aláírások használatát az elektronikus dokumentumokban.
A hosszú ideig tárolt dokumentumok idővel romlanak és elhalványulnak. A tartalom olvashatóságának biztosítása érdekében a tárolásért felelős személyeknek gondoskodniuk kell, és időben másolatot kell készíteniük.
Vállalkozás felszámolása esetén a hosszú távú megőrzésre kötelezett iratok a levéltárba kerülnek. A társaság átszervezése esetén a dokumentumok átkerülnek a jogutód szervezethez. Egy új cég kiválásakor megkapja az új struktúrába átkerült munkavállalók személyi iratait és az új cég tevékenységi körére vonatkozó dokumentumokat.
Iratok megsemmisítése. Egy dokumentum megsemmisítéséhez először egy okiratot kell készíteni, amelyet a cég vezetője ír alá, és csak ezután lehet közvetlenül az iratok megsemmisítését végezni. Ráadásul az aktusban nem szükséges gondosan átírni a megsemmisítésre kerülő papírokat. Elég átírni a homogén csoportok nevét. Azt, hogy mit tekintünk homogén csoportoknak, egymástól függetlenül kell átgondolni. Például a számlák homogén bizonylatoknak tekinthetők és így tovább.
Csak égesse el? A válasz helytelen. Ebben az esetben gondjai lehetnek a környezetvédelmi szolgáltatásokkal.
Hasznosítsam újra papírhulladékként? A lehetőség jó, de nincs garancia arra, hogy a dokumentumok nem kerülnek egy versengő céghez, ami nem jó. Ennek elkerülése érdekében a dokumentumokat tartalmazó mappákat számlával kell leadni selejtezésre. Ezen túlmenően a dokumentumok eltávolítását a dokumentumok tárolásáért felelős vállalati alkalmazott felügyelete mellett kell elvégezni.
Egyszerűen kidobni sem lehet, mert a törvény szerint a munkáltató köteles a munkavállalók személyes adatait titokban tartani.
Mi maradt? A legjobb megoldás egy speciális papíraprítógép használata. Általában Ön dönti el, hogyan szabadul meg a felesleges papíroktól.
Annak elkerülése érdekében, hogy a dokumentumarchívumot idő előtt könnyítsen, hozzáteszem, hogy az adózási időszakra vonatkozó számviteli nyilvántartások vagy számlák hiánya súlyos jogsértésnek minősül, és ötezer rubel pénzbírsággal sújtható.
És ez akkor van, ha egy adózási időszakra hiányoznak a dokumentumok. Súlyosabb esetekben a bírság már nem 5000, hanem 15 000 rubel lesz.
Ha az adóalapot alábecsülik a jövedelmet igazoló dokumentumok elvesztésével, az adózó a meg nem fizetett adó összegének 10 százalékának megfelelő bírságot fizet, de nem kevesebb, mint ugyanaz a 15 000 rubel.
A büntetőjogban egyébként a számviteli bizonylatok biztonságának biztosítására is vannak kitételek. Ha bebizonyosodik, hogy az iratok személyes okokból sérültek, az érintett személyt legalább egy év börtönbüntetésre ítélhetik. Ha részletesebben szeretne megismerkedni ezzel a bekezdéssel, olvassa el az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyve 352. cikkének (1) bekezdését.
Ne feledje továbbá, hogy a levéltári hatóságok képviselőinek jogukban áll ellenőrizni a levéltári dokumentáció megfelelő tárolását az Ön szervezetében. És itt az Orosz Föderáció kódexének a tárolási, elszámolási és beszerzési szabályok megsértéséről, valamint az archív dokumentumok felhasználásáról szóló 13.20. cikke szerint 300-500 rubel pénzbírsággal vagy közigazgatási bírsággal sújtható. büntetés.
A dokumentumok tárolására és különösen az archiválásra szolgáló helyek kialakításáért a társaság igazgatója a felelős, a főkönyvelő köteles ezeket a dokumentumokat szervezetten megőrizni és az irattárba helyesen átadni.
