A műveletek dokumentálása. Összegzés: Üzleti tranzakciók dokumentálása a kereskedelemben. Számviteli és belső ellenőrzési sajátosságok számítógépes környezetben

A számvitel kezdeti szakasza az összes üzleti tranzakció dokumentálása elsődleges számviteli bizonylatok összeállításával. Az üzleti tranzakciók dokumentálásához a kisvállalkozások az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak albumaiban található űrlapokat, az osztályok nyomtatványait, valamint a „Számvitelről szóló” szövetségi törvényben előírt kötelező adatokat tartalmazó, önállóan kidolgozott űrlapokat használják. Az ilyen dokumentum formáját a számviteli politikáról szóló végzésben kell jóváhagyni. A befejezett üzleti tranzakciók nyilvántartása a számviteli nyilvántartásokban szigorúan bizonylati alapon történik.

A könyvelésben a dokumentálás a megfigyelt tárgyak elsődleges nyilvántartásának és jogi nyilvántartásának egyik módja, pl. a gazdasági élet megvalósult tényeinek a számviteli felügyelet tárgyainak állapotára gyakorolt hatásának elsődleges tükrözésének módszere. A számviteli munka ezen szakaszában, amely az egyes tranzakciók (tények) rendszerszintű észlelésének és nyilvántartásának kezdeti szakasza, az elsődleges dokumentumokban szereplő információknak megbízhatóan kell tükröződniük, és bizonyítékokkal kell rendelkezniük. A számviteli bizonylatot az üzleti tranzakció időpontjában kell elkészíteni, és ha ez nem lehetséges, akkor az összeállítása az üzleti tranzakció befejezését követően azonnal kötelező.

A dokumentumok formájukban és a bennük rögzített tranzakciók tartalmát meghatározó mutatókban is különböznek egymástól. A dokumentumok fő mutatóit, amelyek a műveletek lényegét jellemzik, részleteknek nevezzük.

A részletek önálló értelmes terhelést hordozó információs elem (anyagtípus, mértékegység stb.). A részletek minőségi részletekre (jellemzők) és tartalomra (mutatókra) vannak osztva. A minőségi (jelek) részletek megjelenítik a számviteli objektumokat (anyag neve stb.); értelmes részletek -- a könyvelési objektum jellemzője (minőség, szabványos anyagméret stb.).

A számviteli bizonylatok céljuk szerinti csoportosítása során elosztó, végrehajtó (felmentő), számviteli bizonylatokra és kombinált bizonylatokra osztják őket.

Az adminisztratív dokumentumok olyan dokumentumok, amelyek egy üzleti tranzakció végrehajtására vonatkozó megbízást vagy utasítást tartalmaznak. Ide tartoznak a szervezet vezetőjének és a strukturális részlegek vezetőinek különféle megrendelései és írásos rendelkezései, meghatalmazások a szervezet anyagi javainak átvételére, csekk a banktól történő pénzfelvételre stb. Az adminisztratív okmányok bizonyos gazdasági műveletek végrehajtásának alapjául szolgálnak, és nem tartalmazzák az üzleti ügyletek tényének megerősítését.

A végrehajtó (felmentő) dokumentumok megerősítik a megvalósult tényt. Ilyen bizonylatok közé tartoznak az anyagok raktári átvételének nyilvántartására szolgáló átvételi megbízások, szállítólevelek, különböző értéktárgyak átvételét jelző bizonylatok stb. A végrehajtó dokumentumok a tranzakciók időpontjában készülnek, és a számviteli nyilvántartás alapját képezik.

A számviteli bizonylatoknak nincs önálló értéke. Közigazgatási és végrehajtói (felmentő) iratok alapján állítják össze, és az elszámolások rendszerezésének technikai eszközei.

A számviteli nyilvántartási bizonylatok egyben a könyvelő által a könyvelés elkészítéséhez és egyszerűsítéséhez a számviteli folyamatban való további felhasználás (számviteli kimutatások, számítások stb.) céljából készített dokumentumok. Az ilyen dokumentumokat csak a szervezet számviteli osztálya használja. E dokumentumok tartalma és formája a számviteli munka során alkalmazott technikai eszközöktől, a szintetikus és analitikus számvitel mutatóinak jellegétől és mutatóitól függ.

Kombinált bizonylatok azok, amelyek több fajta dokumentum jellemzőit egyesítik - például az üzleti ügyletek lebonyolítására vonatkozó adminisztratív dokumentumok jeleit és a művelet tényét igazoló vezetői okmányokat, például az anyagok raktárból történő kiadásának követelményeit. , munkamegrendelés. A pénztári kifizetési utalvány egyben ügyviteli, ügyviteli és számviteli bizonylat is. A számviteli gyakorlatban igen elterjedt a kombinált bizonylatok alkalmazása.

A számviteli bizonylatok a tükrözött üzleti tranzakciók mennyisége (alakítási sorrend) szerinti csoportosítása során az elsődleges és az összesítő bizonylatokat megkülönböztetik.

Elsődlegesek azok az okiratok, amelyek a gazdasági élet tényállását elkészítik. Ezek a dokumentumok a számviteli folyamat technológiai láncolatának legelején vannak. Ezek képezik az elsődleges elszámolás alapját, mert a gazdasági élet ténye előzetes megfigyeléssel, méréssel az elsődleges bizonylatban rögzítésre kerül. Az elsődleges tartalmazza a legtöbb üzleti tranzakciót feldolgozó számviteli bizonylatot (például pénztárbizonylatok és kiadások, átvételi igazolások, számlák stb.).

Az összefoglaló dokumentumok több elsődleges dokumentumból rögzítenek adatokat a gazdasági élet tényeiről. Az összevont bizonylatok használata összefügg az elsődleges bizonylatok adatainak összegzésével és konszolidált mutatók beszerzésével, vagy további információk megszerzésével azokról az üzleti tranzakciókról, amelyeket rögzítenek és tükröznek a könyvelésben a megfelelő szakaszokban. Összevont bizonylatra példaként szolgálhatnak a pénztári jelentések (pénztári jelentések), amelyek a bejövő és kimenő pénztári utalványok és a hozzájuk csatolt bizonylatok adatait összegzik; elsődleges bizonylatok alapján összeállított árujelentések tárgyi eszközök átvételéről, kiadásáról stb.

A felhasználás módja szerint a dokumentumokat egyszeri és kumulatívra osztják.

Az egyszeri bizonylatok azok, amelyeket csak az üzleti tranzakciók egyszeri nyilvántartására és tükrözésére használnak: bevételi és kiadási pénztári utalványok, anyagok raktárból történő kiadásának követelményei. (1. melléklet)

Felhalmozó bizonylatok azok, amelyeket egy időszak (hét, évtized, hónap) alatti homogén üzleti tranzakciók többszöri végrehajtására és bennük való tükrözésére használnak: limitkártyák; limit-kerítés kártyák, amelyekkel regisztrálják az anyagoknak a raktárból történő kiadását ugyanannak a címzettnek - a műhelynek, a gyártási helynek; kéthetes termelési jelentések stb. A kumulatív bizonylatok használata hozzájárul a dokumentáció jelentős csökkenéséhez.

Az összeállítás helye szerint a dokumentumokat külső és belső részekre osztják.

Külső okiratnak minősülnek azok a dokumentumok, amelyeket e szervezeten kívül, pl. más szervezetektől kapott dokumentumok: számlák - szállítók fizetési követelményei; banki kivonatok elszámolási és devizaszámlákról; végrehajtási okirat stb.

A belső olyan dokumentumok, amelyek céljuktól függetlenül egy adott szervezeten belül készülnek.

Könyvelésre csak a megfelelően elkészített (egységes vagy a szervezetben kidolgozott) bizonylatokat fogadjuk el.

Egységesek az előírt módon jóváhagyott, minden gazdálkodó szervezetben azonos (homogén) üzleti tranzakciók nyilvántartására szolgáló szabványos dokumentumok: nyugta- és kiadási utalványok, előlegjelentések, számlák - fizetési felszólítások stb. Felhasználása minden szervezet számára kötelező, függetlenül a szervezetek tulajdonától és tevékenységi típusaitól.

A számviteli elsõdleges bizonylatok formáinak egységesítése nagy jelentõséggel bír a számvitel javítása szempontjából, mivel egységes követelményeket állapít meg és egységesít a szervezetek gazdasági tevékenységének dokumentálására. Az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formái papíron vagy gépi adathordozón is összeállíthatók. Az Orosz Föderáció kormánya az 1997. július 8-i, „Az elsődleges számviteli bizonylatokról” szóló 835. számú rendeletével az Orosz Föderáció Goskomstatját bízta meg az elsődleges számviteli dokumentumok egységes formáinak albumainak és elektronikus változatainak fejlesztésével, jóváhagyásával és terjesztésével. Az automatizált módon elkészített dokumentumok külön megerősítést igényelnek a beérkezett adatokról, ami a dokumentumok másolatának papírra történő kinyomtatásával és a megfelelő okmányok által biztosított tisztviselők aláírásával történik. Az automatizált információs és távközlési rendszerekkel tárolt, feldolgozott és továbbított irat jogi bizonyítéka a hatályos eljárás szerint elektronikus digitális (kódos) aláírással is igazolható. Minden más esetben, amikor a dokumentumok, amelyek formája nem szerepel az egységes űrlapok albumaiban, jogi bizonyítékot szereznek be a „Számviteli” szövetségi törvényben meghatározott kötelező adatok megléte mellett.

Az üzleti tranzakciók dokumentálásakor a dokumentumoknak jó minőségűnek kell lenniük, megbízható adatokat kell tartalmazniuk az üzleti tranzakciók mennyiségéről és ütemezéséről. Az adatok pontosságáért a dokumentumot aláíró tisztviselők felelősek.

A dokumentumokat egyértelműen, áttekinthetően, tintával vagy technikai eszközök segítségével kell kitölteni. Nem teszik lehetővé a törlést és az írott adatok jogosulatlan javítását. A bizonylatokban elkövetett hibákat a hibás szöveg vagy szám egy sorral történő áthúzásával kell kijavítani, hogy a fentebb írt javított és helyes adat olvasható legyen. A hiba kijavítását az okiratot aláíró személyeknek meg kell állapodniuk és aláírásukkal meg kell erősíteniük a javítás dátumának megjelölésével. Számos dokumentumban (banki, készpénz) nem megengedett a javítás. Nyilvántartásukat az Orosz Föderációban a készpénzes tranzakciók lebonyolítására vonatkozó eljárás szabályozza. jóváhagyta az Orosz Föderáció Központi Bankja (CBR). Tehát a pénz fogadásának és kibocsátásának számviteli bizonylatain az összeget nemcsak számokkal, hanem szavakkal is feltüntetik, míg a bejegyzés nagybetűvel kezdődik a kiegészítések elkerülése érdekében. Ez az eljárás vonatkozik az anyagi javak kiadására vonatkozó számviteli bizonylatokra is.

Egyes számviteli bizonylatok kiállítása esetében speciális ellenőrzést hoznak létre a csekk-, megbízási bizonylatok kitöltésével, valamint a bizonylatok másolatának kiállításával. Ezt az ellenőrzést a helytelen és jogellenes műveletek megakadályozása, lehetőség szerint a sikkasztás, lopás és egyéb tisztviselői visszaélések megelőzése érdekében végzik.

Ugyanazon dokumentumok kétszeri felhasználásának elkerülése érdekében egyesek törlés tárgyát képezik, például készpénzes utalvány, meghatalmazás stb. A „Megváltott” bélyegző minden banki bizonylat, valamint a munkabér kiszámításával és kifizetésével kapcsolatos számviteli bizonylat érvényességét megszünteti.

Az előírt módon elkészített számviteli bizonylatokat a számviteli osztálynak továbbítják további feldolgozásra és az általuk végrehajtott ügyletek könyvelésében való megjelenítésére. Használat után a dokumentumok az archívumba kerülnek tárolásra.

A számviteli bizonylatok mozgásának folyamatát a kiállításuktól (kiállításuktól, keletkezésüktől), az operatív felhasználástól, a számviteli feldolgozástól, a számviteli nyilvántartásokba történő rögzítéstől és az archívumban történő tárolásig történő elhelyezéséig iratforgalomnak nevezzük.

A munkafolyamat megszervezése előírja a számviteli bizonylatok mozgására vonatkozó sémák és ütemezések kidolgozását. Az ütemezések dokumentumlistát állítanak fel, amelyben feltüntetik, hogy ki milyen dokumentumokat készít, kinek és hova adja át ellenőrzésre, feldolgozásra és csoportosításra.

Az okmány egy meghatározott módon kódolt, speciális hordozóra rögzített tájékoztató üzenet (tanúsítvány), amely igazolja, hogy a gazdasági élet ténye vagy fennáll, vagy megtörtént, vagy meg kell kötni.

Elsődleges számviteli dokumentumok - írásos igazolás a befejezett üzleti tranzakcióról vagy annak végrehajtására jogosító. A 2011. december 6-án kelt 402-FZ számviteli törvény szerint minden üzleti tranzakciót igazoló dokumentumok alapján kell rögzíteni.

2013. január 1-től a számviteli elsődleges bizonylatok egységes nyomtatványainak albumaiban szereplő elsődleges számviteli bizonylatok nyomtatványai nem kötelezőek. Ugyanakkor továbbra is kötelezően felhasználhatók az elsődleges számviteli bizonylatként használt bizonylatok, amelyeket felhatalmazott szervek más szövetségi törvényekkel összhangban és azok alapján hoztak létre (például pénztárbizonylatok) (a Pénzügyminisztérium tájékoztatása). Oroszország N PZ-10/2012).

A gazdasági élet minden tényét az elsődleges számviteli bizonylaton kell nyilvántartani. Nem fogadható el számviteli bizonylat, amely a gazdasági élet meg nem történt tényeit dokumentálja, beleértve a képzeletbeli és színlelt ügyleteket is.

Az elsődleges számviteli bizonylat kötelező adatai:

1) a dokumentum neve;

2) a dokumentum elkészítésének dátuma;

3) az okmányt készítő gazdálkodó szervezet neve;

5) a gazdasági élet tényének természetes és (vagy) pénzbeli mérésének értéke, a mértékegységek megjelölésével;

6) az ügyletet, a műveletet lebonyolító és annak lebonyolításáért felelős (felelős) személy (személyek) beosztásának megnevezése, vagy az ügyletért felelős (felelős) személy (személyek) beosztásának megnevezése a rendezvény regisztrációja;

7) az ügyletek lebonyolításáért felelős személyek aláírása, feltüntetve vezetéknevüket és kezdőbetűjüket, vagy az ilyen személyek azonosításához szükséges egyéb adatokat.

Az elsődleges számviteli bizonylatot a gazdasági élet tényének időpontjában, illetve ha ez nem lehetséges, akkor annak kitöltését követően haladéktalanul kell elkészíteni. A gazdasági élet tényének nyilvántartásáért felelős személy gondoskodik az elsődleges számviteli bizonylatok időben történő átadásáról a bennük szereplő adatok számviteli nyilvántartásba történő bejegyzéséhez, valamint ezen adatok megbízhatóságáról. A számvitel vezetésével megbízott személy, valamint az, akivel a számviteli szolgáltatás nyújtására szerződést kötöttek, nem vállal felelősséget a más által összeállított elsődleges számviteli bizonylatoknak a gazdasági élet megvalósult tényeinek való megfeleléséért.

A számviteli elsődleges bizonylatok formáit a gazdálkodó szervezet vezetője határozza meg a könyveléssel megbízott tisztviselő javaslatára. A közszféra szervezetei számára az elsődleges számviteli dokumentumok formáit az Orosz Föderáció költségvetési jogszabályaival összhangban állapítják meg.

Az elektronikus aláírásról szóló 2011. április 6-i N 63-FZ szövetségi törvénnyel összhangban (a 2013. július 2-i módosítással) azokban az esetekben, amikor a 2013. július 1-je előtt hatályba lépett szövetségi törvények és egyéb szabályozási jogi aktusok előírják a elektronikus digitális aláírás használata, továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírást alkalmaznak.

Az elsődleges számviteli bizonylatot papír alapon és (vagy) elektronikus aláírással aláírt elektronikus bizonylat formájában állítják össze.

Ha az Orosz Föderáció jogszabályai vagy egy megállapodás előírja az elsődleges számviteli bizonylat más személynek vagy állami szervnek papíron történő benyújtását, a gazdálkodó szervezet köteles más személy vagy állami szerv kérésére saját költségén. , az elektronikus bizonylat formájában elkészített elsődleges számviteli bizonylatról nyomtatott másolatot készíteni.

A korrekciók megengedettek az elsődleges számviteli bizonylatban, hacsak a szövetségi törvények vagy az állami számviteli szabályozó testületek szabályozási jogi aktusai másként nem rendelkeznek. Az elsődleges számviteli bizonylaton szereplő javításnak tartalmaznia kell a helyesbítés dátumát, valamint a helyesbítést tartalmazó bizonylatot író személyek aláírását, vezetéknevük és kezdőbetűjük vagy az ezen személyek azonosításához szükséges egyéb adatok feltüntetésével.

Ha az Orosz Föderáció jogszabályaival összhangban az elsődleges számviteli bizonylatokat, beleértve az elektronikus dokumentumokat is, visszavonják, a visszavont dokumentumoknak az Orosz Föderáció jogszabályai által megállapított eljárásnak megfelelően készített másolatait a dokumentum tartalmazza. számviteli dokumentumok.

A számviteli elsődleges bizonylatok aláírására jogosultak névsorát a főkönyvelővel egyetértésben a vállalkozás vezetője hagyja jóvá.

A számviteli bizonylatok ellenőrzésének fajtái. A számviteli osztályhoz beérkezett összes elsődleges dokumentumot formailag, számtanilag és lényegében ellenőrizni kell - ez a számviteli feldolgozás egyik szakasza. A formai ellenőrzés során kiderül, hogy megfelelő nyomtatványt használtak-e, minden szükséges adat fel van-e tüntetve, az irat tartalmazza-e a szükséges aláírásokat, vannak-e rajta törlések, foltok, pontosítások. A számlálási ellenőrzés lehetővé teszi az aritmetikai számítások helyességének, az adózás eredményeinek megállapítását. Az érdemi ellenőrzés célja az okiratban rögzített üzleti ügylet jogszerűségének és célszerűségének megállapítása. Azt is ellenőrzi, hogy a műveletet valóban elvégezték-e és a jelzett mértékben. Ha hibákat találnak a készpénzben és a banki bizonylatokban, azokat át kell írni, javításuk nem megengedett. Tilos olyan ügyletet végrehajtani, amely a törvénybe, valamint a készpénz- és egyéb értékkezelési rendbe ütközik.

Ellenőrzési módszerek:

szilárd

szelektív

Szilárd, természetesen ez a teljes elsődleges a vizsgált időszakra. Az ellenőrzések során főszabály szerint ez alá tartozik a pénztár, a bank, a vezetőség és a főkönyvelő fizetése.

Szelektív módszer - a dokumentumtömb egy részének ellenőrzése, ha például előzetes jelentésekről van szó, akkor az ellenőr belátása szerint akár hónapokra, egy adott negyedévre is választható dokumentumokat, vagy ilyen-olyan jelentéseket. egy szám ilyen-olyan, általában minden az ellenőr fantáziáitól függ, és attól, hogy mennyire ismeri el, hogy ezen a területen lehetnek hibái és szabálysértései (az ún. ellenőrzési kockázatok mértéke).

Ami a módokat illeti.

1. A dokumentum ellenőrzése:

ü kötelező adatok megléte - dátum, felelős személyek aláírása, a művelet tartalma stb.

ü logikai vezérlés - a működés és a költség tartalmának összehasonlítása; tükrözi a fizikai jellemzőket a dokumentum mennyiségével; a dokumentum kelte és az az időszak, amelyhez csatolták;

a művelet jogszerűsége vagy gazdasági megvalósíthatósága;

ü számtani ellenőrzés - vannak-e végösszegek a pozíciók összegével, a főkönyvi forgalmú folyóiratoknál a forgalom stb.

2. Leltár - számviteli adatok összehasonlítása a tényleges elérhetőséggel.

3. Analitikai eljárások - sokféle technika, például a kibocsátás mennyiségének és az erőforrások fogyasztásának összehasonlítása: villamos energia, anyagok stb.

4. Külső információforrások használata - keresztellenőrzés (dokumentumok és (vagy) információk bekérése a szerződő felektől, szabályozó hatóságoktól).

Dokumentumfolyamat egy olyan rendszer, amely dokumentumok létrehozására, értelmezésére, továbbítására, fogadására és archiválására szolgál egy szervezetben a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer ellenőrzi a dokumentumokkal történő munkavégzést és védi a dokumentációt az illetéktelen hozzáféréstől.

Dokumentumfolyamat- ez az egyik olyan vállalatirányítási eszköz, amely mind a vállalkozáson belüli (a vállalkozás dolgozói között), mind a külső partnerekkel történő elektronikus információcserét szolgálja. Létezik olyan is, hogy "irodai munka", amelyet gyakran a "dokumentumfolyam" kifejezés szinonimájaként használnak, de ezeket külön kell választani. Az irodai munka olyan intézkedések összessége, amelyek a szervezetben a vezetés dokumentált támogatását szolgálják. A „dokumentumfolyamat” kifejezés pedig a dokumentumok mozgását írja le a menedzsment dokumentációs támogatása keretében.

Dokumentumfolyamat egy szervezetben egyaránt lehet központosított, és meghatározott osztályok szintjén is bemutatható. A központosított munkafolyamatban a dokumentumok három fő típusát veszik figyelembe: bejövő (külső partnerektől), kimenő (részlegektől) és belső (a szervezeten belüli terjesztéshez).

Számos fő szakasz van munkafolyamat:

ü Bizonylat készítése (üzleti tranzakció során)

ü Áthelyezés a számviteli osztályra

ü Az elfogadott bizonylatok könyvelő általi ellenőrzése

ü Számviteli osztályon a bizonylat adózása, csoportosítása, rendszerezése

ü Archívumba helyezés (egy dokumentum életciklusának utolsó szakasza a munkafolyamatban)

Egy középszintű vállalat fő kommunikációs problémája a kapcsolódó probléma dokumentumfolyamat. A dokumentumfolyamat lehet rossz minőségű, megbízhatatlan, formálatlan stb. Ezek a problémák az információvesztés forrásai, a vállalati erőforrások improduktív költségei, amelyek végső soron pénzügyi veszteségekben fejeződnek ki. Az interakció szabályozásának (normalizálásának) eszköze egy ilyen vállalkozásnál a munkafolyamat optimalizálása és az azt követő automatizálás, pl. Teremtés elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (vagy EDMS). Ugyanakkor a munkafolyamatok automatizálása gyakran párhuzamosan történik a számvitel beállításával és automatizálásával a vállalatnál.

A munkafolyamat-automatizálási rendszerek korábban széles körben elterjedtek külföldön, mint Oroszországban, és kialakult saját terminológia, amely az elektronikus dokumentumkezelés különböző területeit írja le. A munkafolyamatok automatizálására szolgáló termékek egész osztálya létezik, az úgynevezett elektronikus dokumentumkezelő rendszerek vagy EDMS.

Oroszország legelterjedtebb platformján az "1C:Enterprise 8.2." teljes dokumentumkezelés 1C-n Az 1C:Enterprise 8 platform létrehozásával együtt jelent meg, amikor az 1C programcsalád terjesztését a kis- és középvállalkozási szegmensekről átirányították a közép- és vállalati szegmensekre. Elektronikus dokumentumkezelés egy teljes információs rendszer attribútuma.

Az 1C platformon alapuló szoftvertermékek hagyományosan erősek a számvitel és a menedzsment területén. Ennek köszönhetően dokumentumkezelés 1C-n számos további előnnyel jár. Ezek közé tartozik a teljes körű integráció a hitelesítő adatokkal - dokumentumokkal és könyvtárakkal, amelyek nélkül lehetetlen az üzleti folyamatok integrált automatizálásának rendszerét felépíteni.

Az 1C elektronikus dokumentumkezelő rendszernek számos szabványos alkalmazása létezik, például a szerződéses munka automatizálása. De az olyan feladatok megoldása, mint a személyzeti munkafolyamat, az üzleti utakkal és az előlegjelentésekkel végzett munka, a forrásigénylés, az értékesítési, beszerzési, termelési és raktári munkafolyamatok támogatási folyamatai, csak egyetlen információs rendszerben, könyvelési programmal oldható meg. Például az 1C 8.2 platformon. a ": Process Management" elektronikus dokumentumkezelő rendszer egyetlen adatbázisban működhet az "1C: Bér- és személyzeti menedzsment" vagy "1C: Termelési Vállalatmenedzsment" termékkel, amely lehetővé teszi mindkét funkcionális feladat átfogó megoldását (például toborzás). ) és a számviteli (felhalmozási fizetés) és a vezetői (motivációs döntés meghozatala fizetés vagy pénzbírság emeléséről), valamint az interakciós és információátadási feladatokról (a dokumentum továbbítása az útvonalon, amelyhez kapcsolódik az összes érdekelt résztvevő időben történő értesítése). folyamat a korábban jóváhagyott eljárás szerint). Az interakciós problémákat megoldó szoftvertermékek funkcionalitása az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben is szabványos.

A vállalati erőforrások ellenőrzését, a részlegek megfelelő munkájának irányítását és megszervezését, a vállalkozás munkájának optimalizálását, javítását elektronikus dokumentumkezelő rendszer alkalmazásával oldják meg.

A szigorú számadási formák közé sorolt elsődleges iratok nyomtatványait a minisztériumok, főosztályok által előírt módon (számozás, tipográfiai módszer) kell számozni.

A bizonylatok időben történő és helyes elkészítéséért, az adatok pontosságáért, valamint a bizonylatok számviteli osztályhoz történő időben történő továbbításáért az ezen dokumentumokat összeállító és aláíró személyek viselik a felelősséget.

A bizonylatkezelési szabályokat és a számviteli információfeldolgozási technológiát a vállalkozás által elfogadott számviteli politika részeként hagyják jóvá. A munkafolyamat ésszerű megszervezéséhez a vállalatnál a munkafolyamat ütemezését a vezető utasításával (utasításával) kell jóváhagyni. A munkafolyamat ütemtervének előadók általi betartását a vállalkozás főkönyvelője ellenőrzi.

Számviteli nyilvántartások. Az elsődleges számviteli bizonylatokban szereplő adatok időben történő nyilvántartásba vétele és a számviteli nyilvántartásokban történő felhalmozása kötelező.

Számviteli regiszterek - számítógépes technológiával előállított könyvek, kártyák, folyóiratok vagy külön lapok, mágnesszalagok, lemezek, hajlékonylemezek és más gépi adathordozók, amelyek a könyvelésre elfogadott elsődleges bizonylatokban található információk rendszerezésére és felhalmozására, a számviteli számlákon és a pénzügyi kimutatásokban található információk rendszerezésére és felhalmozására szolgálnak. . Számviteli nyilvántartások gépi adathordozókon történő vezetésekor biztosítani kell azok papíralapú adathordozókra történő kiadásának lehetőségét.

Kihagyás vagy visszavonás nem megengedett a számviteli objektumok számviteli nyilvántartásba történő rögzítésekor, képzeletbeli és színlelt számviteli objektumok számviteli nyilvántartásokban történő nyilvántartása során. Képzelt számviteli tárgy alatt az elszámolásban csak látszat miatt tükröződő nem létező tárgyat kell érteni (beleértve a teljesítetlen kiadásokat, nem létező kötelezettségeket, a gazdasági élet meg nem történt tényeit), színlelt számviteli tárgy alatt olyan tárgyat kell érteni, amely az elszámolásban tükröződik. könyvelés egy másik tárgy helyett, hogy elfedje (beleértve a színlelt ügyleteket). Az Orosz Föderáció jogszabályai által előírt tartalékok, pénzeszközök és előállításuk költségei nem képzeletbeli elszámolási tárgyak.

A könyvelést kettős könyvvitel vezeti a számviteli számlákon, hacsak a szövetségi szabványok másként nem rendelkeznek. A gazdálkodó szervezet által használt számviteli nyilvántartásokon kívül számviteli számlát vezetni nem lehet.

A számviteli nyilvántartás kötelező adatai:

1) a nyilvántartás neve;

2) a nyilvántartást összeállító gazdálkodó szervezet nevét;

3) a nyilvántartás vezetésének kezdetének és befejezésének dátuma és (vagy) az az időszak, amelyre a nyilvántartást készítették;

4) a számviteli objektumok kronológiai és (vagy) szisztematikus csoportosítása;

5) a számviteli tárgyak pénzbeli mérésének értéke, a mértékegység megjelölésével;

6) a nyilvántartás vezetéséért felelős személyek beosztásának megnevezése;

7) a nyilvántartás vezetéséért felelős személyek aláírása, feltüntetve vezetéknevüket és kezdőbetűjüket vagy az azonosításhoz szükséges egyéb adatokat.

A számviteli nyilvántartások formáit a könyveléssel megbízott tisztviselő javaslatára a gazdálkodó szervezet vezetője hagyja jóvá. A közszféra szervezetei számára a számviteli nyilvántartások formáit az Orosz Föderáció költségvetési jogszabályaival összhangban hozzák létre.

A 2011. április 6-i 63-FZ szövetségi törvénnyel összhangban (a 2013. július 2-án módosított) olyan esetekben, amikor a 2013. július 1-je előtt hatályba lépett szövetségi törvények és egyéb szabályozási jogi aktusok előírják egy elektronikus digitális aláírás, továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírás.

A számviteli nyilvántartást papír alapon és (vagy) elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentum formájában állítják össze.

Ha az Orosz Föderáció jogszabályai vagy a megállapodás előírja a számviteli nyilvántartás más személynek vagy állami szervnek papíron történő benyújtását, a gazdálkodó szervezet köteles más személy vagy állami szerv kérésére saját költségén, elektronikus bizonylat formájában elkészített számviteli nyilvántartás papíralapú másolatán.

Az említett nyilvántartás vezetésével megbízott személyek által nem engedélyezett javítások a számviteli nyilvántartásban nem megengedettek. A számviteli nyilvántartásban szereplő javításnak tartalmaznia kell a helyesbítés dátumát, valamint a nyilvántartás vezetésével megbízott személyek aláírását, feltüntetve vezetéknevüket és kezdőbetűjüket, illetve az azonosításhoz szükséges egyéb adatokat.

Ha az Orosz Föderáció jogszabályaival összhangban a számviteli nyilvántartásokat visszavonják, ideértve az elektronikus dokumentumot is, a visszavont nyilvántartásoknak az Orosz Föderáció jogszabályai által meghatározott módon készített másolatait a számviteli dokumentumok tartalmazzák.

A könyvelés módjától függetlenül dokumentáción alapul, ahol a bizonylatok a számviteli információ elsődleges hordozói (befejezett üzleti tranzakciók) szerepét töltik be. A napi műveletek csoportosítása, általánosítása és felhalmozása a vállalkozások által az általános módszertani elvek szerint kialakított számviteli nyilvántartásokban történik. A regiszterek megjelenésében kártyákra, ingyenes lapokra és könyvekre, tartalmilag analitikus, szintetikus könyvelési nyilvántartásokra és kombinált, azaz e két típusú számvitel kombinálására oszlanak.

A dokumentumok osztályozása. A dokumentumok szerkezetének ezen alapon történő összetétele és elemzése lehetővé teszi a szervezeten belüli belső és külső iratforgalom volumenének arányát, a vállalkozás tevékenységeinek autonómiájának elemzését (a bejövő információ egységeinek arányának kiszámítása). és belső információk), értékeli a szervezet külső környezetben történő forgalmának aktivitását (a kimenő dokumentumok aránya szerint).

Bejelentkezés alapján a dokumentumokat adminisztratív, végrehajtói, kombinált és számviteli dokumentumokra osztják.

vezetői az iratok utasításokat, utasításokat tartalmaznak egyes üzleti műveletek előállítására, végzésére (a vállalkozás vezetőjének és az általa üzleti tevékenység végzésére felhatalmazott személyeknek a megbízásai).

végrehajtói dokumentumok igazolja az üzleti ügyletek tényét. Ide tartoznak az anyagok átvételi megbízásai (átvételi aktusai); tárgyi eszközök átvételének és selejtezésének aktusai; a késztermékek munkásoktól történő átvételéről szóló dokumentumokat stb. A végrehajtó okmányokat az üzleti műveletek végrehajtásáért és a dokumentumokban történő végrehajtásuk helyességéért felelős személyek írják alá, például műhelyvezetők, raktárvezetők (raktárosok), művezetők stb. .

Kombinált a dokumentumok adminisztratív és végrehajtó jellegűek. Ide tartoznak: bejövő és kimenő készpénzes megbízások; bérszámfejtési kimutatások a vállalkozás alkalmazottainak bérezéséhez; elszámoltatható (kirendelt) személyek előzetes jelentései stb.

Számviteli dokumentumok abban az esetben állítják össze, ha az üzleti ügyletek nyilvántartására nincs más dokumentum, illetve a vezetői és ügyviteli iratok összesítése és feldolgozása során. Ide tartoznak az igazolások, elosztási kimutatások, tartalékkalkulációk, pénzügyi kimutatások stb.

A számvitelben használt bizonylatok is fel vannak osztva egyszeri és halmozódó.

Egyszer Az elsődleges dokumentumok minden üzleti tranzakciót elkészítenek, és egy lépésben kerülnek összeállításra.

Halmozott a dokumentumok meghatározott időszak alatt készülnek homogén üzleti tranzakciók fokozatos felhalmozásával. Az időszak végén ezek a dokumentumok kiszámítják a vonatkozó mutatók összegeit. A halmozódó bizonylatok példái a kéthetes, havi munkamegbízások, limitkártyák a vállalkozás raktáraiból származó anyagok kiadásához stb. A gyűjtő bizonylatok a számviteli információk rendszerezésének és általánosításának első szakaszának elemei.

A dokumentumok egységesítése és szabványosítása. Jelenleg az elsődleges iratok egységes, szakosított és egyedi formáit alkalmazzák. Az egységes dokumentumok az előírt módon jóváhagyott szabványos dokumentumok, amelyek különböző tulajdoni formákkal és eltérő iparági jellemzőkkel rendelkező szervezetek homogén tevékenységeinek nyilvántartására szolgálnak.

Az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáiban (kivéve a készpénzes tranzakciók elszámolására szolgáló nyomtatványokat) a szervezet szükség esetén további részleteket is megadhat. Az egyes részletek kizárása az egységes űrlapokból nem megengedett.

A bevezetett változtatásokat a szervezet vonatkozó szervezeti és adminisztratív dokumentumával kell formalizálni. A tipikus egységesített elsődleges bizonylatokat albumokban adják ki, amelyekben homogén számviteli szekciók keretei között alakítják ki, és saját megkülönböztető számmal rendelkeznek.

A befektetett eszközök elszámolására vonatkozó elsődleges számviteli dokumentáció egységes formái az Orosz Föderáció területén működő valamennyi tulajdonformájú jogi személyre vonatkoznak (kivéve a hitelintézeteket és a költségvetési intézményeket).

Az űrlapok információkódoló zónákat írnak elő, amelyeket az összoroszországi osztályozók szerint töltenek ki:

vezetői dokumentáció - OKUD;

vállalkozások és szervezetek - OKPO;

befektetett eszközök - OKOF.

Szükség esetén az automatizált adatfeldolgozás mutatóinak további rendszerezése érdekében további kódok adhatók meg a szervezetben elfogadott kódrendszer szerint.

Üres termékek gyártásakor az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formái alapján megengedett az oszlopok bővítése és szűkítése, valamint sorok (beleértve az ingyenesek) és laza lapok hozzáadása a szükséges információk elhelyezésének és feldolgozásának megkönnyítése érdekében. . A bizonylat anyaghordozója lehet számviteli nyomtatvány vagy mágneslemez, attól függően, hogy a könyvelési információkat papírra vagy mágneses adathordozóra rögzítik.

Az Orosz Föderáció területén működő szervezetekben az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak bevezetése a számviteli politika elemeként a pénzügyi év elejétől kezdődik, és azt a szervezet megfelelő szervezeti és adminisztratív dokumentumával kell formalizálni.

Az ágazatközi egységes formanyomtatványok ágazatközi jellegűek, és minden szervezet használja. Ezeket az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága határozatai hagyják jóvá.

A tipikus egységes iparági nyomtatványok a dokumentumok speciális formái, amelyeket bizonyos iparágakban működő szervezetek használnak. Tehát jelenleg szabványos nyomtatványokat dolgoztak ki és hagytak jóvá az Állami Statisztikai Bizottság a következők elszámolására: kereskedelmi műveletek;

közétkeztetési szervezetekben végzett tevékenység; készpénzes elszámolás a lakossággal pénztárgép használatával;

beruházási és javítási és építési munkák;

építőipari gépek és mechanizmusok munkája;

közúti szállítási műveletek;

mezőgazdasági termékek és nyersanyagok.

Az elsődleges számviteli bizonylatok egyedi formáit olyan szervezetben dolgozzák ki és használják, amely csak egyetlen esetre jellemző műveletekkel rendelkezik. Az ilyen bizonylatoknak tartalmazniuk kell a kötelező adatokat, és azokat a szervezet számviteli politikájáról szóló végzésben kell jóváhagyni.

A dokumentumok szabványosítása a hasonló dokumentumok formanyomtatványainak egységes méretű kialakítása az Orosz Föderáció Szabványügyi és Metrológiai Állami Bizottságának 2003. március 3-i 65. sz. „Az állami szabvány elfogadásáról és végrehajtásáról” szóló határozatával összhangban. az Orosz Föderáció”.

A papírmunkára vonatkozó követelmények a GOST 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere” 2003. július 1-jén léptették életbe.

2013. január 1-től a számviteli elsődleges bizonylatok egységes nyomtatványainak albumaiban szereplő elsődleges számviteli bizonylatok nyomtatványai nem kötelezőek. Ugyanakkor továbbra is kötelezőek az elsődleges számviteli bizonylatokként használt, felhatalmazott szervek által az egyéb szövetségi törvényeknek megfelelően és azok alapján megállapított formái (például készpénzes bizonylatok).

A „papírmentes könyvelés” bevezetésének helyzete és kilátásai. Mindig is történtek kísérletek a könyvelés automatizálására - abakuszok, összeadó gépek, számológépek és végül számítógépek kizárólag könyvelésre tervezett programokkal. A modern számítástechnikai technológiák helyes és hatékony alkalmazása esetén a szervezeti számvitel minőségileg új szintre emelhető: a papíralapú dokumentumokat archívumban tárolhatja, és kizárólag elektronikus másolataikkal dolgozhat.

A számviteli törvény értelmében az elsődleges dokumentumokat legalább öt évig meg kell őrizni. Az elsődleges számviteli bizonylatokat, a számviteli nyilvántartásokat, a számviteli (pénzügyi) kimutatásokat, az ezekről készült könyvvizsgálói jelentéseket a szervezetek az állami levéltári rendszerre vonatkozó szabályok szerint megállapított időtartamig, de legalább a beszámolási évtől számított öt évig megőrzik. A számviteli politika dokumentumait, a gazdálkodó szervezet szabványait, a számvitel szervezésével és vezetésével kapcsolatos egyéb dokumentumokat, ideértve az elektronikus dokumentumok sokszorosítását, valamint az elektronikus aláírás valódiságának ellenőrzését biztosító eszközöket is, legalább ideig meg kell őrizni. öt évvel azt az évet követően, amikor utoljára felhasználták számviteli (pénzügyi) kimutatások készítésére.

Még mindig aligha lehet a könyvelést teljes mértékben papírmentes technológiára átvinni az összes elsődleges dokumentum szkennelésével, hiszen sok korábbi évek dokumentumát digitalizálni kell, a dokumentumok valódiságát ellenőrizni képes személyek elektronikus aláírását, speciális elektronikus dokumentumkezelő programokat stb. felkészültnek lenni. Ezért a „papírmentes könyvelésre” való átállás fokozatos lesz, hiszen a papíralapú dokumentumok tárolásának határideje lejár.

Sokat tettek már a papíralapú dokumentumok forgalmának csökkentése érdekében. Például a számlák és számlák átadása szállítóknak és vevőknek. A jelenlegi számviteli gyakorlat a bizonylatok előállítása először a raktárban (számla), majd a könyvelésben (számlák, számlák), aláírásgyűjtés, postai úton vagy futárral történő feladás.

A számítástechnika jelentősen felgyorsíthatja az egész folyamatot. A raktáros a bizonylatot (számla, átadási igazolás vagy átvételi igazolás) elektronikusan kitölti, beírja a programba, a könyvelő számlát állít ki, digitálisan aláírja és megküldi a címzettnek. A dokumentumkezelő számítógépes program konfigurálható a kifizetések ellenőrzésére, mind az időzítés, mind a mennyiség tekintetében.

Mindez csökkenti a papíralapú dokumentumok mennyiségét, és megkönnyíti a szükséges információk megtalálását.

Bármely szervezet számviteli szolgáltatásának fő feladatai a következők:

A szervezet üzleti folyamatairól és tevékenységének pénzügyi eredményeiről teljes körű és megbízható információk kialakítása, amelyek szükségesek az operatív irányításhoz, valamint annak befektetők, hitelezők, adó- és pénzügyi hatóságok, bankok és más érdekelt felek általi felhasználásához;

Ellenőrzés biztosítása az ingatlanok rendelkezésre állása és mozgása, az anyagi, munkaerő- és pénzügyi erőforrások felhasználása felett a jóváhagyott normáknak, szabványoknak és becsléseknek megfelelően;

A pénzügyi és gazdasági tevékenységek negatív jelenségeinek időben történő megelőzése, a gazdaságon belüli tartalékok azonosítása és mozgósítása.

E feladatok teljesítése közvetlenül függ a szervezet által tevékenysége során lebonyolított üzleti tranzakciók számviteli elszámolásának teljességétől és időszerűségétől, ami viszont a végrehajtott tranzakciók dokumentálásának következménye.

A szervezet számviteli osztálya által felhasználóinak nyújtott számviteli információk megbízhatósága a végrehajtás helyességétől függ. Ezért a szervezetekben az üzleti tranzakciók dokumentálásának folyamatára nemcsak a számviteli szolgálatok alkalmazottainak, hanem más strukturális egységek alkalmazottainak is nagy figyelmet kell fordítaniuk, mivel a szervezetek számvitelének hatékonysága a dokumentumokkal végzett munka helyes megszervezésétől függ. az üzleti ügylet tényének írásos igazolása (jogi bizonyítékaik).

Ha a szervezet nem alakított ki rendszert az elsődleges számvitel megszervezésére és vezetésére, akkor az irányítási rendszer nem fog hatékonyan működni a szükséges vezetői döntések meghozatalakor.

A számvitel egyik alapelve, hogy a nem megfelelően végrehajtott üzleti ügyletnek nincs helye gazdasági jogi eseményként (nincs számviteli tárgya).

Emellett figyelmet kell fordítani arra, hogy az adóhatóságnak jogában áll közigazgatási felelősségre vonni a szervezet azon tisztségviselőit, akik a törvényben meghatározott eljárási rend megsértésével könyvelést vezettek.

Az elsődleges bizonylatok képezik az alapját a befejezett üzleti tranzakciókra vonatkozó információk számviteli nyilvántartásokban való megjelenítésének. Az elsődleges dokumentumok egy üzleti tranzakció tényét rögzítik. Az elsődleges számviteli dokumentációra vonatkozó fő követelmények a következők:

1) csak azokat a dokumentumokat fogadják el könyvelésre, amelyek az elsődleges dokumentáció egységes formáinak albumaiban található formában készültek.

A pénzügyi és gazdasági tevékenységek végzése során a befejezett üzleti tranzakciók formalizálása érdekében a szervezeteknek az Orosz Föderáció Statisztikai Állami Bizottsága által az előírt módon jóváhagyott elsődleges dokumentumok szabványos osztályközi formáit kell használniuk. Szükség esetén a szervezetek jogosultak önállóan kialakítani az elsődleges bizonylatok és a számviteli nyilvántartások különálló formáit, amelyek nem szerepelnek az elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak albumaiban és az iparág-specifikus speciális dokumentumformák albumaiban (például kereskedelem és beszerzés). magánszemélyektől anyagok vásárlására vonatkozó cselekmények). Ezen túlmenően megengedett a meglévő nyomtatványok módosítása, azok részletezése, pontosítása, valamint a nyomtatványok adatainak kiegészítése, feltéve, hogy a főbb adatok változatlanok maradnak;

2) az elsődleges dokumentumoknak a jogerőt biztosító kötelező adatokkal kell rendelkezniük: az okirat megnevezése, az okirat kiállításának dátuma, annak a szervezetnek a neve, amelynek nevében az okirat készült, a vállalkozás tartalma ügyletet, az üzleti tranzakció fizikai és pénzbeli mérőszámait, az üzleti ügylet lebonyolításáért és lebonyolításának helyességéért felelős személyek beosztásának megnevezését, ezen személyek személyes aláírását.

Az elsődleges számviteli bizonylatokban a felsorolt kötelező adatokon túl további részletek is feltüntethetők, amelyek jellegét az adott művelet tartalma határozza meg, és amelynek célja az kontroll, kognitívÉs működőképes dokumentum értékei:

Az elsődleges számviteli bizonylatokat az ügylet lebonyolításával egyidejűleg, kivételes esetekben - közvetlenül annak befejezését követően kell elkészíteni;

Az elsődleges dokumentumoknak tartalmazniuk kell minden szükséges információt, amely lehetővé teszi az ügyletek tartalmának és feltételeinek pontos megállapítását, azaz szükségessé válik a dokumentumok formájában előírt összes adat kitöltése;

Az elsődleges dokumentációban található javításokat a dokumentumokat aláíró személyek aláírásával kell igazolni, feltüntetve a javítás dátumát;

Az elsődleges dokumentumok kitöltésével biztosítani kell az iratok biztonságát az irattári megőrzésük idejére.

Az üzleti tevékenységekben jelenleg használt összes dokumentum a következő főbb jellemzők szerint osztályozható:

1) bejelentkezés alapján:

közigazgatási- bizonyos üzleti tranzakciók végrehajtására vonatkozó engedélyt tartalmazó dokumentumok (a vezető utasítása a jelentés szerinti pénzeszközök kiadásáról);

felmentés- a megrendelés teljesítésére vonatkozó információkat tartalmazó dokumentumok (előzetes jelentés);

könyvelés- olyan dokumentumok, amelyek a könyvelési folyamatban való további felhasználás céljából számviteli nyilvántartások készítésére szolgálnak (bérből származó időbeli elhatárolás számítása);

kombinált- olyan dokumentumok, amelyek egyesítik az adminisztratív, vezetői és számviteli dokumentumok jellemzőit (bérkimutatás a bérekről);

anyag- A leltári tételek mozgásával kapcsolatos műveletek nyilvántartására használt dokumentumok (átvételi megbízás);

pénzügyi- a vállalkozás készpénzes és nem készpénzes pénzeszközeivel végzett műveletek nyilvántartására szolgáló dokumentumok (fizetési megbízás);

település- a vállalkozás és a szerződő felekkel fennálló kötelezettségek elszámolási kapcsolatának formalizálására szolgál (számla);

3) a rögzített tranzakciók mennyisége szerint:

elsődleges- egy üzleti tranzakcióra vonatkozó információkat tartalmazó dokumentumok (bejövő és kimenő készpénzes utalványok);

konszolidált- dokumentumok, amelyek célja, hogy összefoglalják az információkat a hasonló gazdasági rendszerek teljes halmazáról

műveletek meghatározott ideig (pénztári jelentés);

4) felhasználás útján:

egyszer- egyszeri üzleti tranzakció lebonyolításához használt dokumentumok (számla-követelmény anyagkiadásról (belső mozgásról));

finanszírozott- többszöri egyszeri üzleti tranzakcióra használják (limit-fence kártya);

5) a figyelembe vett pozíciók számával:

egysoros- egy könyvelési pozíciót tartalmazó bizonylatok;

többsoros- két vagy több könyvelési pozíciót tartalmazó dokumentumok (bérszámfejtés);

6) összeállítás helye:

belső- magában a szervezetben összeállított dokumentumok a belső üzleti tranzakciók nyilvántartására (meghatalmazás a leltári tételek átvételére);

külső- külső szervezetektől kapott dokumentumok, amelyek tükrözik a szervezet kapcsolatát partnereivel (fizetési felszólítások-megbízások);

7) töltés módja:

manuálisan kitöltve;

Számítástechnika segítségével kitöltve.

Ezenkívül az összes felsorolt számviteli bizonylattípus feltételesen csoportosítható a következő kritériumok szerint:

szervezeti és adminisztratív- a szervezet általános irányításának, valamint termelési és operatív tevékenységének kérdéseit tükröző dokumentumok. Ezeket a dokumentumokat a szervezet vezető testületei állítják össze;

pénzügyi elszámolás- olyan dokumentumok, amelyek hozzájárulnak a pénzeszközök ésszerű felhasználásához, és összefoglalják a szervezet és az elosztás pénzügyi helyzetére vonatkozó információkat;

párok a piaci kapcsolatok más résztvevőivel. Az ilyen típusú dokumentumokat a szervezet számviteli szolgálata állítja össze;

szállítási és értékesítési dokumentumok- tárgyi dokumentumok.

A dokumentumok számviteli feldolgozásának fő szakasza a szervezetben a beérkezett elsődleges dokumentumok formai ellenőrzése, számtani ellenőrzés és érdemi ellenőrzés.

Űrlap érvényesítése lehetővé teszi, hogy megbizonyosodjon arról, hogy egy adott üzleti tranzakció lebonyolításához a megfelelő űrlap űrlapját használták, és a bizonylat minden részlete ki van töltve.

Aritmetikai ellenőrzés célja a dokumentum kitöltésekor esetlegesen előforduló hibák észlelése. Ha a készpénzes tranzakciók lebonyolítására használt bizonylatokban (bejövő és kimenő készpénzes utalványok) és banki bizonylatokban (csekk, fizetési megbízás stb.) hibák fordulnak elő, akkor ezeket a bizonylatokat könyvelésre nem kell átvenni, hanem újra kell készíteni, függetlenül attól, hogy a hiba jellege, mivel tilos a készpénz- és banki bizonylatok javítása.

Érdemi ellenőrzés a folyamatban lévő üzleti ügylet jogszerűségének és célszerűségének megállapítása érdekében szükséges.

A hatályos számviteli rend szerint a törvénybe, valamint a pénz, leltár és egyéb értéktárgyak átvételének, tárolásának és elköltésének megállapított rendjébe ütköző üzleti ügyletekről szóló elsődleges bizonylatok végrehajtására nem kerülhet sor. Abban az esetben, ha ilyen elsődleges dokumentumokat kap a számviteli osztály, a főkönyvelőnek értesítenie kell a szervezet vezetőjét egy adott üzleti tranzakció jogellenességéről. Abban az esetben, ha a szervezet vezetője és a főkönyvelő között nézeteltérés merül fel egyes üzleti ügyletek lebonyolításában, a róluk szóló elsődleges számviteli bizonylatok a szervezet vezetőjének írásbeli rendelkezése alapján fogadhatók el, aki erre tekintettel teljes felelősséggel tartozik az ilyen műveletek következményeiért, valamint az ezekre vonatkozó adatok számviteli és pénzügyi jelentésekben való szerepeltetéséért.

A jóváírási és terhelési pénztári utalványokhoz csatolt, valamint a munkabér kiszámításának alapjául szolgáló dokumentumokat a dátumot (nap, hónap, év) megjelölő bélyegzővel vagy kézzel írt „Fogvetve” vagy „Kifizetve” felirattal kell törölni. .

Az elsődleges iratok visszavonása tisztviselő indokolással ellátott határozata alapján történik. A dokumentumok hibátlan lefoglalása tanúk jelenlétében történik, és lefoglalási jegyzőkönyvben készül, amelynek egy példányát átvételi elismervény ellenében átadják a szervezet vezetőjének vagy főkönyvelőjének. A lefoglalt iratok felsorolása és leírása a jegyzőkönyvben vagy az ahhoz csatolt leírásokban szerepel a lefoglalt iratok megnevezésének és számának pontos feltüntetésével.

Lehetetlen egyetlen vállalkozást sem irányítani (legyen az egy kis üzlet vagy egy jó hírű, sok részleggel rendelkező társaság), ha ott nincs kialakítva számvitel - számviteli, működési, statisztikai. Bármilyen típusú számvitelnek megvan a maga alapja - egy dokumentum. Ahogy nincs ház alapítvány nélkül, úgy nincs könyvelés bizonylatok nélkül, a hozzáértő és hatékony gazdálkodás pedig lehetetlen a számvitel, működési és statisztikai számvitel során szerzett információk átfogó elemzése nélkül.

Az elsődleges dokumentumok eleve eltérőek, de két típusra oszthatók. Első - alapítási dokumentumok (szerződések, számlák, számlák, szolgáltatási igények), az ügyfelekkel folytatott ügyletek szabályozása (kliensek). Ezek a bizonylatok a rendszerben azért jönnek létre, hogy összekapcsolják az áruk mozgását, a szolgáltatásokat és a fizetési bizonylatokat, ezért nem szükséges könyvelni őket. A második típusú bizonylatok az áruk (szolgáltatások) és pénzeszközök mozgását kísérő okmányok (számlák, okiratok, raktári utalványok, fizetési utalványok, készpénzes utalványok stb.). Ilyen bizonylatok közé sorolhatók azok a könyvelések, amelyek értékben tükrözik a művelet lényegét.

Az alapbizonylatok túlnyomórészt az üzemi számvitelhez, míg a kísérő bizonylatok minden típusú számvitelhez kapcsolódnak. Az alapdokumentumok három állapotúak lehetnek: folyamatban, végrehajtható és lezárt. A végrehajtottak kizárólag beszerzések és eladások tervezésére szolgálnak, nem számítanak bele a gazdasági forgalomba, nem tartoznak a végrehajtási ütemterv ellenőrzése alá. A végrehajtható bizonylatok felhasználásával számlákat és az ezek alapján végzett munkáról (szolgáltatásról) szóló aktusokat állítanak elő, valamint a teljesítési határidők és a bírságszámítás ellenőrzésébe is beletartoznak. A „Végrehajtható” állapotú dokumentumon bármilyen művelet elvégezhető: adja meg a tényleges fizetés és az áruszállítás dátumát; számlákat és cselekményeket állít elő a jelen dokumentumhoz kapcsolódó szolgáltatásokról, valamint fizetési bizonylatokat; számlákkal kapcsolatos raktári megrendeléseket állít ki. Az ebben az állapotban lévő dokumentumot munkadokumentumnak nevezhetjük, mivel ez az alapja a hozzá kapcsolódó kísérő dokumentumok láncának létrehozásának.

Az előírások teljesítése (raktárból történő áru fizetés és kiszállítás) után a bizonylat „Zárt” állapotba kerülhet. Mint ilyen, a rendszer nem dolgozza fel (az archívumban tárolja). Az alapbizonylat lezárása a teljesített szerződésekről szóló beszámoló adatai alapján csak akkor történik meg, ha azon nincs tartozás.

Az alapdokumentumok felhasználását automatikusan ellenőrizheti. Azok a dokumentumok, amelyekkel a megadott dátum után nem történt művelet, a felhasználó jóváhagyását követően törlődnek a rendszerből.

A végrehajtható dokumentumbázison alapuló kísérő dokumentumok létrehozása egy speciális funkció segítségével egyidejűleg is elvégezhető. Bármely kísérő bizonylatban a felhasználó kérésére lehetőség van számla készítésére (erről szinte minden adat automatikusan kitöltésre kerül az előző bizonylatból), a számláról pedig az elvégzett művelet rögzíthető a vásárlási vagy eladási könyv.

Az értékesítés menedzsmentben a teljes bizonylatlánc "számla > számla > raktári rendelés" számla kiállításakor további átmenetek nélkül létrehozható.

Az automatikusan generált számlák, okiratok utólagos szerkesztésre állnak rendelkezésre, melynek igénye hiányos kézbesítés vagy több kísérő bizonylat kézbesítése esetén is felmerülhet. Az okmánybázis alapján a következő kísérő bizonylat generálásakor a rendszer automatikusan figyelembe veszi a korábban teljesített szállításokat. Ünnepnapi számlák készítésekor a kiadott áruk elérhetőségét raktári szekciók ellenőrzik: raktár - anyagi felelős - tétel. A nagy mennyiségű dokumentummal való munka megkönnyítése érdekében lehetőség van raktári rendelések generálására egyetlen számlára és számlacsoportra is.

A számlán szereplő áruk jellemzői közötti eltérés esetén, például hibák, lejárati idők stb., visszáru számla és raktári rendelés jön létre.

Tekintettel arra, hogy az ügyletet szabályozó elsődleges dokumentumok lebonyolítását különböző időpontokban és különböző munkavállalók végezhetik, célszerű azok megfelelőségét időszakonként ellenőrizni. A rendszer számos lehetőséget kínál az átfogó vezérléshez.

Megvalósult az okmánybázisok és fuvarlevelek, fuvarlevelek és raktári megbízások megfelelőségének ellenőrzési funkciói. Végrehajtásuk eredményeként különböző részletességű jelentések készülnek. A program kérésére a jelentésekbe csak olyan dokumentumokat vehet fel, amelyeknél inkonzisztenciát állapítottak meg.

Ha az értékesítés bizonylati alapja szerint a fizetési összegek számlatételenként kerültek könyvelésre, akkor a jelentés tartalmazza a „Befizetés” oszlopot, amely számlánként mutatja a fizetési összegeket.

A fizetési bizonylatok automatikus generálásakor az operatív vezérlőhurok moduljaiból kiválasztható a fizetési bizonylat típusa (rubel vagy pénznem), beállítható a dátum, módosítható az összeg (alapértelmezés szerint az alap teljes összegének kifizetetlen egyenlege dokumentumokat fogadnak el), fizetési bizonylatokat generál a kiválasztott dokumentumok egy csoportjához.

A fizetési bizonylattal való további munka - a fizetési dátum megadása és a könyvelések készítése - a könyvelési körben történik. Természetesen a fizetési bizonylatok közvetlenül bevihetők a könyvelési körbe, és ezzel egyidejűleg létrehozhatók kapcsolatuk az alapbizonylatokkal. Minden esetben lehetséges egyszerre több bizonylatért és egy bizonylatért többszöri fizetés is.

Sőt, az áruk (szolgáltatások) kölcsönös elszámolásának elszámolása is megvalósult, méghozzá többféle módon. Először is barter megállapodást köthet két korábban megkötött végrehajtható szerződés bevonásával: az adásvételre és az eladásra. A szerződések között kialakult kapcsolat alapján történik a kölcsönös adósságok törlesztése kifizetésekre. Másodszor, az üdülési számlát összekapcsolhatja az adásvételi szerződéssel, és fordítva, ekkor a teljesített szerződésekről szóló jelentés terhelési és jóváírási része is tartalmazni fogja a szállítási dokumentumokat.